polisi teithio a chynhaliaeth - estyn · ai’n uniongyrchol (drwy neges e-bost yw’r gorau) neu...

Polisi teithio a chynhaliaeth

Fersiwn 1.4 Ebrill 2015

Taflen wybodaeth

Blwch gwybodaeth I gael mwy o gyngor, cysylltwch â: Rheolwr Gwasanaethau Ariannol

Dyddiad cyhoeddi: Ebrill 2015

Dyddiad adolygu arfaethedig: I’w ddiweddaru yn unol â newidiadau Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi i reoliadau yn y dyfodol ac unrhyw newidiadau cynlluniedig yng ngweithdrefnau Estyn.

Rheolaeth fersiwn

Dogfen fersiwn

Dyddiad cyhoeddi

Newidiadau a wnaed

1.0 1 Hydref 2009

1.1 Ebrill 2011 Cyfradd milltiredd safonol

1.2 Ebrill 2012 Paragraff 32 ac Atodiad A pwynt f (cyngor Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi). Paragraffau 32-38 (diweddariadau i’r weithdrefn hurio car) Adran 3 (mae’n adlewyrchu gweithdrefn Sharepoint ar gyfer cyflwyno hawliadau)

1.3 Gorffennaf 2013 Atgyweirio’r Hyperddolen ym Mharagraff 38.

1.4 Ebrill 2015 Adolygu’r drefn ar gyfer cyflwyno derbynebau (paragraffau newydd 9 i 19) ac arweiniad ar linellau amser ar gyfer cyflwyno hawliadau (diweddariad i Adran 3).

Mae’r polisi hwn a gweithdrefnau cysylltiedig wedi’u cytuno gan Estyn a’i Undebau Llafur. Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau neu sylwadau ynghylch y polisi hwn at:

Y Tîm Cyllid Estyn Llys Angor Heol Keen Caerdydd CF24 5JW neu trwy e-bost at [email protected]

Mae’r cyhoeddiad hwn a chyhoeddiadau eraill Estyn ar gael ar ein gwefan: www.estyn.gov.uk

Cyfieithwyd y ddogfen hon gan Trosol (Saesneg i Gymraeg)

Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb

Cynhaliwyd asesiad o’r effaith ar gydraddoldeb ac nid ystyrir bod y polisi hwn yn cael effaith anffafriol ar unrhyw bobl ar sail oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gredo, rhyw a chyfeiriadedd rhywiol na’r iaith Gymraeg.

mailto:[email protected]

http://www.estyn.gov.uk/

Cynnwys Tudalen Adran 1: Teithio Egwyddorion cyffredinol 1 Treuliau afresymol 2 Cyfrifoldebau’r hawliwr 2 Derbynebau 2 Hurio tacsis a childyrnau 4 Cyfraddau milltiredd 4 Defnyddio buddion sy’n cronni o deithio swyddogol 5 Yswiriant yn erbyn marwolaeth ac anafiadau 5 Colled neu ddifrod i eiddo personol 5 Teithio pan fyddwch ar wyliau 5 Ad-daliadau trydydd parti 6 Teithio mewn cerbydau preifat ar fusnes swyddogol 6 Cymhwysedd am daliadau lwfans milltiredd 6 Cyfraddau lwfans 6 Cyfradd safonol 7 Cyfradd cludiant cyhoeddus 7 Beiciau modur preifat 7 Beiciau 7 Hawl i filltiredd 8 Teithiau o’r cartref i’r swyddfa 8 Hurio car 8 Goblygiadau i dreth a chyfraniadau yswiriant gwladol 9 Ychwanegiadau teithiwr 9 Gyrwyr anabl 10 Yswiriant 10 Ffïoedd parcio hirdymor a byrdymor, tollau a thaliadau fferi 12 Taliadau a dirwyon cost sefydlog 12 Teithio ar drên, llong neu awyren ar fusnes swyddogol 12 Adran 2: Cynhaliaeth Egwyddorion a rheolau 15 Lwfans Treuliau Achlysurol Personol 15 Polisi aros dros nos – egwyddorion cyffredinol 15 Trefniadau trefnu llety 16 Cyfraddau llety 16 Aros dros nos gyda ffrindiau neu berthnasau neu mewn ail gartref 17 Trefniadau llety eraill 17 Prydau bwyd pan fyddwch ar ddyletswyddau swyddogol i ffwrdd o’ch man gwaith arferol / oddi cartref 17 Mynychu cynadleddau, digwyddiadau a chyrsiau hyfforddi preswyl 18 Cyfraddau Cynhaliaeth Byd-eang 19

Adran 3: Canllawiau ar gyfer cyflwyno hawliadau Llenwi’r Ffurflen Hawlio Teithio a Chynhaliaeth 20 Atodiadau A: Cyfraddau Lwfans Milltiredd


1

Adran 1: Teithio

Egwyddorion cyffredinol

1 Mae’r adran hon yn cyflwyno’r rheolau ar gyfer talu treuliau yr eir iddynt gan staff

Estyn, secondeion, staff asiantaeth, arolygwyr cymheiriaid, cynghorwyr her, cyfarwyddwyr anweithredol ac aelodau o bwyllgor archwilio Estyn sy’n teithio ar ddyletswydd swyddogol Estyn. Mae’r rheolau’n darparu ar gyfer ad-dalu treuliau yr eir iddynt o reidrwydd wrth gyflawni dyletswyddau swyddogol i ffwrdd o’ch cartref neu eich man gwaith arferol. Ni all hawliadau, felly, gynnwys gwariant nad achoswyd yn sicr gan ddyletswyddau swyddogol.

2 Datblygwyd rheolau Estyn ynghylch teithio a chynhaliaeth yng ngoleuni’r egwyddorion canlynol:

a) yr angen am effeithlonrwydd, effeithiolrwydd a gwerth am arian b) pwysigrwydd sicrhau bod hawlwyr yn cael eu had-dalu’n llawn ac yn brydlon am

dreuliau a gafwyd yn benodol ac o reidrwydd c) yr angen bod y trefniadau gweinyddol yn cyfateb i’r isafbwynt sy’n gydnaws ag

atebolrwydd digonol

ch) yr angen bod gwariant yn cael ei awdurdodi ymlaen llaw, lle bo’n briodol d) yr angen nad yw taliadau’n peri rhwymedigaeth dreth i’r unigolyn nac i Estyn

dd) cymhwyso ar sail deg a chyfartal heb ystyried oedran, rhyw, hunaniaeth rhyw (trawsrywiol), hil, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, crefydd neu gred neu ystyriaethau amherthnasol eraill

3 Bydd Estyn yn talu cost teithio ar fusnes swyddogol. Rydych chi’n gyfrifol am gost

eich teithio bob dydd rhwng eich cartref (ystyr ‘cartref’ yw’r man lle mae’r sawl sy’n gwneud yr hawliad yn ôl y polisi hwn yn byw fel arfer) a’ch man gwaith arferol oni bai eich bod yn derbyn Lwfans Costau Teithio Ychwanegol neu fod y daith wedi’i chynnwys yn y prif eithriadau sydd wedi’u rhestru o dan baragraff 32.

4 Dylech ddefnyddio’r dull mwyaf effeithlon a darbodus o deithio gan ystyried cost y daith, cost y gynhaliaeth, arbedion amser swyddogol ac ymarferoldeb y daith. Ni fydd dulliau drutach o deithio’n cael eu hawdurdodi oni bai bod modd eu cyfiawnhau gan fudd rheoli neu i fodloni anghenion unigolion sydd â phroblemau symudedd.

5 Er mwyn lleihau costau ac ystyried materion cynaliadwyedd ac iechyd a diogelwch,

dylech:

ystyried yn ofalus a oes modd osgoi neu leihau’r angen am deithio e.e. trwy uno ymweliadau, cydweithredu ag eraill sydd hefyd angen cynnal ymweliadau neu fynychu cyfarfodydd (e.e. rhannu car)


2

ystyried yn ofalus pwy ddylai gymryd rhan yn yr ymweliadau/cyfarfodydd a’r defnydd posibl ar gyfleusterau fideo-gynadledda/telegynadledda/data-gynadledda yn lle teithio

archwilio’r posibilrwydd o ddefnyddio cludiant cyhoeddus yn gyntaf oll

ystyried addasrwydd y lleoliad ar gyfer cyfarfodydd, e.e. er mwyn penderfynu p’un ai i gynnal cyfarfodydd mewn lleoliadau sy’n cael eu gwasanaethu gan gludiant cyhoeddus ac sy’n lleihau’r teithio i’r rheiny sy’n mynychu.

Treuliau afresymol

6 Mae Estyn yn cadw’r hawl i wrthod talu hawliad cyfan neu ran ohono o ran treuliau

nad oedd eu hangen at ddibenion swyddogol yr ymweliad neu dreuliau y gellid bod wedi’u hosgoi petai’r daith wedi cael ei threfnu’n well.

Cyfrifoldebau’r hawliwr

7 Disgwylir i chi ddilyn y safonau priodoldeb ariannol uchaf. Gellir eich dal yn atebol

am eich hawliadau, a chewch eich dal yn atebol, a bydd unrhyw enghreifftiau o hawliadau amhriodol neu hawliadau nad oes modd eu cyfiawnhau yn arwain at eu gwrthod, neu, lle gwnaed taliadau eisoes, byddant yn cael eu hadennill. Mae cyflwyno hawliad ffug yn fwriadol ac yn wybodus gan hawliwr yn drosedd ddifrifol a gallai arwain at weithredu yn unol â pholisi gwrth-dwyll a pholisïau disgyblu Estyn. Felly, os oes gennych unrhyw amheuon ynghylch yr hyn y gallwch ei hawlio ar ôl bwrw golwg dros rannau perthnasol y polisi hwn, dylech geisio cyngor gan eich rheolwr llinell neu gan y tîm Cyllid, cyn gwneud taith swyddogol yn ddelfrydol.

8 Yn yr un modd, os ydych yn derbyn taliad gan wybod nad oes hawl gennych iddo, gall hyn fod yn dwyll. Os ydych yn derbyn neu’n parhau i dderbyn taliadau yr ydych yn gwybod neu’n amau nad oes hawl gennych iddynt, mae gennych gyfrifoldeb i roi gwybod i’r tîm Cyllid am yr enghreifftiau hyn. Lle bydd tystiolaeth yn bodoli bod hawliad o bosibl wedi’i wneud trwy dwyll, yna bydd Estyn yn ymchwilio. Os oes tystiolaeth glir o dwyllo, cymerir camau disgyblu yn erbyn unigolyn a allai arwain nid yn unig at ddiswyddo, ond hefyd at gyhuddo’r unigolyn o drosedd.

Derbynebau

Gweithredu’n onest

9 Fel yr hawliwr, sy’n aelod o’r Gwasanaeth Sifil, mae disgwyl i chi gydymffurfio â’r safonau uchaf o ran priodoldeb ariannol. Rhaid i chi sicrhau yr eir ar unrhyw ymweliad busnes gyda gwybodaeth flaenorol ac awdurdod eich rheolwr llinell, naill ai’n uniongyrchol (drwy neges e-bost yw’r gorau) neu drwy Raglen Waith Estyn. Byddwch yn atebol am eich hawliadau a bydd unrhyw achosion o hawliadau amhriodol neu hawliadau nad oes modd eu cyfiawnhau yn arwain at eu gwrthod, neu, lle gwnaed taliad eisoes, byddant yn cael eu hadennill.

10 Os oes gennych unrhyw amheuon ynghylch beth allwch ei hawlio ar ôl darllen y polisi a’r gweithdrefnau hyn, rhaid i chi ofyn am gyngor gan eich rheolwr llinell neu’r tîm cyllid, ac yn ddelfrydol dylech wneud hynny cyn teithio.


3

11 Mae cyflwyno hawliad ffug yn fwriadol ac yn wybodus yn drosedd ddifrifol a gallai arwain at ddisgyblu. Yn yr un modd, os ydych yn derbyn taliad gan wybod nad oes hawl gennych iddo, gall hyn fod yn dwyll. Os ydych yn derbyn neu’n parhau i dderbyn taliadau yr ydych yn gwybod neu’n amau nad oes hawl gennych iddynt, mae gennych gyfrifoldeb i roi gwybod i’r tîm Cyllid am hyn.

12 Lle bydd tystiolaeth yn bodoli bod hawliad o bosibl wedi’i wneud trwy dwyll, yna bydd

Estyn yn ymchwilio a gellir cymryd camau disgyblu o ganlyniad i hynny. Os oes tystiolaeth glir o dwyllo, bydd hyn yn achos sylfaenol o dor-ymddiriedaeth; cymerir camau disgyblu yn erbyn yr unigolyn a allai arwain nid yn unig at gosb hyd at ac yn cynnwys diswyddo, ond gallai hefyd arwain at gyhuddo’r unigolyn o drosedd. Os yw rheolwyr llinell yn amau bod hawliadau amhriodol wedi’u cyflwyno rhaid iddynt ddechrau trafodaethau gyda’r tîm Cyllid a’r tîm Adnoddau Dynol fel y gellir ymchwilio i’r mater yn y lle cyntaf, a chymryd camau disgyblu os yw’n briodol. Cael a chadw derbynebau

13 Wrth hawlio ad-daliad costau gwirioneddol, mae’n rhaid bod gennych dderbynebau

dilys i allu cefnogi pob eitem o’ch hawliad. Mae’n rhaid i chi ofyn am dderbynneb lle na chaiff un ei chynnig yn awtomatig. Fe’ch cynghorir i wirio derbynneb pan gaiff ei rhoi i chi gan nad yw dyddiadau ac amserau yn gywir bob amser. Os nad yw unrhyw rai o’r manylion hyn yn glir neu os gwelwch gamgymeriad, rhaid i chi atodi nodyn wrth yr hawliad i ddarparu’r wybodaeth hon. Ni ddylech newid y dderbynneb.

14 Lle mae bil yn cael ei dalu gan un person neu ar ran nifer o bobl, yna dylai pob unigolyn wneud llungopi o’r dderbynneb a chofnodi’r arian a wariwyd ganddynt o ganlyniad i’w taith fusnes ar eu hawliad. Dylid cadw’r copi hwn o’r dderbynneb, ynghyd â derbynebau gwreiddiol perthnasol, ar y ffeil gofrestredig a ddyrennir gan y tîm cyllid i bob unigolyn sy’n gweithio i Estyn ac yn hawlio treuliau gan Estyn.

15 Cydnabyddir na fydd modd cael derbynneb bob tro. Nid yw absenoldeb derbynneb

yn eich atal rhag hawlio’r treuliau, er y dylech nodi’r esboniad, dogfennu’r cytundeb i’ch hawliad a chynghori eich rheolwr llinell fel rhan o’r broses awdurdodi cyn bod trydydd parti awdurdodedig yn ei wirio; bydd hyn yn helpu i fynd i’r afael ag amheuon posibl ynghylch dilysrwydd yr hawliad. Mae achosion o’r fath yn cynnwys, er enghraifft, teithio ar yr M4 lle byddwch yn defnyddio un o Bontydd Hafren ac yn talu gan ddefnyddio system TAG Hafren. Bydd yn glir o fanylion eich siwrnai eich bod wedi dilyn y llwybr hwn ond dylech gefnogi hyn gydag esboniad ar ffeil a thystiolaeth i ddangos bod gennych TAG Hafren.

16 Os na allwch ddarparu’r dystiolaeth i gefnogi hawliad, mae’n anochel y bydd

cwestiwn ynghylch a yw’r hawliad yn un dilys. Bydd yn arwain at ymchwilio pellach a bydd gofyn i chi ddangos tystiolaeth arall i gefnogi’r hawliad.

17 Nid bwriad y polisi hwn yw cosbi camgymeriadau go iawn yn yr un ffordd â chosbi

twyll bwriadol. Pe baech yn colli’ch derbynebau, dylech geisio cefnogi’r hawliad yn yr un ffordd â’r uchod lle nad oes derbynebau ar gael. Pe na bai’r ffaith eich bod wedi colli derbynebau yn dod i’r golwg hyd nes y gofynnir am eich hawliad i’w wirio, bydd angen i chi ddod o hyd i’r dystiolaeth orau a allwch o hyd. Ni fydd timau gwirio yn afresymol, ond mae Estyn yn cadw’r hawl i adennill treuliau a dalwyd na ellir eu


4

cefnogi, ac i gymryd camau disgyblu os oes angen. Yn amlwg, dangosir llai o gydymdeimlad i fethiannau parhaus nag un camgymeriad unigol, a gellir galw unigolion i gyfrif mewn cyfarfod o Bwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Estyn.

Cadw cofnodion

18 Rydych chi’n gyfrifol am sicrhau bod copi caled o bob hawliad, yn cynnwys elfennau sy’n mynnu derbynebau gwreiddiol a dogfennaeth gefnogol, yn cael ei gadw ar eich ffeil gofrestredig Teithio a Chynhaliaeth Flynyddol bersonol.

19 Rhaid cadw pob cofnod am gyfnod o 6 blynedd o leiaf ar ôl diwedd y flwyddyn dreth y telir yr hawliad ynddi (mae’r flwyddyn dreth bob amser yn dod i ben ar 5 Ebrill). Bydd staff sy’n gweithio gartref yn cael ffeil gofrestredig ar gyfer bob blwyddyn ariannol a byddant yn cadw’r ffeil hon trwy gydol y flwyddyn berthnasol ac yn ei throsglwyddo i’r tîm Cyllid i’w chadw am yr hirdymor ar ddiwedd bob blwyddyn. Rhaid i’r cofnodion hyn gael eu cyflwyno i’w harchwilio os gofynnir amdanynt gan unrhyw berson awdurdodedig. Gall y person awdurdodedig fod yn aelod o dîm gwiriadau cydymffurfio mewnol Estyn (e.e. tîm Cyllid), archwilydd mewnol Estyn neu swyddog awdurdodedig arall fel rheolwr llinell. Gall Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM), sydd â phwerau archwilio statudol, fynnu hawliadau a derbynebau hefyd.

Hurio tacsi a childyrnau

20 Gellir caniatáu hawliadau am hurio tacsi ar adegau pan fydd y daith at ddibenion

busnes swyddogol a bod angen hurio tacsi:

a) i gysylltu â systemau cludiant cyhoeddus, er enghraifft, wrth ddal trên cynnar neu ymadawiad awyren yn gynnar, h.y. nid oes cludiant cyhoeddus cyfleus ar gael o’r pwynt gadael cychwynnol; neu

b) am resymau iechyd a diogelwch personol, er enghraifft, mae gan unigolyn

anhwylder corfforol, neu mae’n teithio gyda bagiau trwm a/neu ddogfennau sensitif, neu’n teithio’n hwyr y nos; neu

c) lle bo arbed amser o’r pwysigrwydd mwyaf.

D.S. Ni ellir derbyn hawliadau am ad-dalu cildyrnau i staff tacsi, trenau a gwesty ac ati.

Cyfraddau milltiredd

21 Mae’r cyfraddau lwfans ar gyfer teithio wedi’u cyflwyno yn Atodiad A.

22 Bydd newidiadau yn y cyfraddau’n berthnasol i deithio yr ymgymerir ag ef yn dilyn

cyhoeddi’r newid. Mae’n rhaid i unrhyw ôl-ddyledion a all fod yn ddyledus o ran y newidiadau mewn cyfraddau gael eu hawlio o fewn deufis o gyhoeddi’r newid.


5

Defnyddio buddion sy’n cronni o deithio swyddogol

23 Sylwer y dylai milltiroedd hedfan a buddion eraill a geir drwy wariant swyddogol (er

enghraifft, talebau di-dâl neu iawndal am oedi wrth deithio), heblaw pan fyddant yn rhai ansylweddol (er enghraifft, mynediad i lolfeydd gadael arbennig neu drefniadau bwcio sy’n dod gydag aelodaeth Clybiau Hedfan Rheolaidd), gael eu defnyddio at ddibenion swyddogol neu eu hildio.

Yswiriant yn erbyn marwolaeth ac anafiadau

24 Mae gweithwyr Estyn sy’n teithio ar fusnes swyddogol yn cael eu hyswirio yn erbyn

marwolaeth a buddion anafiadau o dan Brif Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil (PCSPS), oni bai eu bod yn aelodau o gynllun pensiwn galwedigaethol arall sy’n darparu buddion tebyg. Mae cwmnïau hedfan hefyd yn talu iawndal ar gyfer marwolaeth ac anafiadau er bod y symiau’n gallu gwahaniaethu. Ni fydd iawndal o’r fath a delir gan gwmnïau hedfan yn effeithio ar unrhyw ddyfarniad a wneir o dan y PCSPS. Os nad ydych yn aelod o’r PCSPS, argymhellir eich bod yn cadarnhau eich trefniadau personol gyda’ch cynllun pensiwn perthnasol.

Colled neu ddifrod i eiddo personol

25 Nid oes gan Estyn unrhyw atebolrwydd am dalu iawndal ar gyfer colled neu ddifrod

i’ch eiddo personol yn y wlad hon na thramor pan fyddwch yn teithio ar fusnes swyddogol. Fe’ch cynghorir i drefnu’ch yswiriant eich hun ar gyfer eiddo personol, er enghraifft, bagiau, wrth deithio ar awyren. Wrth deithio mewn awyren, yn enwedig ar deithiau mewnol, mae’n bosibl y cynghorir i chi beidio â throsglwyddo bagiau i’w cadw, os oes modd.

26 Fodd bynnag, gall hawliadau am golledion neu ddifrod i eiddo personol gael eu hystyried ar yr amod y caiff y meini prawf canlynol eu bodloni:

ni chaiff y golled ei chynnwys gan yswiriant neu eiddo newydd am ddim

nid yw’r swyddog wedi bod yn esgeulus

mae modd gwirio’r swm neu’r swm rhannol

rhoddwyd gwybod am y golled i awdurdod cyfrifol

Teithio pan ar wyliau

27 Os oes gofyn i chi wneud taith at ddibenion swyddogol ac rydych yna’n dymuno

cymryd gwyliau neu dreulio penwythnos yn yr un ardal cyn neu ar ôl y busnes swyddogol, mae’n bosibl y caniateir y pris dychwelyd llawn i chi yn ôl y dosbarth neu gyfradd briodol a fyddai wedi cael ei deithio ar gyfer y busnes swyddogol yn unig. Mae angen caniatâd ysgrifenedig y Cyfarwyddwr Strategol neu’r Cyfarwyddwr Cynorthwyol perthnasol cyn cychwyn ar y daith a dylid atodi’r awdurdod hwn wrth y ffurflen hawlio.


6

Ad-daliadau trydydd parti

28 Os ydych yn mynychu gweithgareddau neu ddigwyddiadau a drefnwyd gan gyrff

cyhoeddus eraill, yr hyn a wneir fel arfer yw peidio â hawlio ad-daliad unrhyw dreuliau gan y trefnwr. Dylech bob amser hawlio teithio a chynhaliaeth gan Estyn a sicrhau bod pob math o ad-daliad a all fod yn ddyledus gan gyrff allanol yn cael eu talu i Estyn ac nad ydynt yn cael eu cadw gennych chi.

Teithio mewn cerbydau preifat ar fusnes swyddogol

29 Fel arfer, bydd Estyn ond yn eich ad-dalu am dreuliau yr ydych yn mynd iddynt yn

benodol ac o reidrwydd wrth deithio’n swyddogol gan ddefnyddio’ch cerbyd preifat eich hun. Gwneir yr ad-daliad hwn drwy gyfrwng lwfans milltiredd modurol.

30 Gall cyfradd safonol y lwfans milltiredd gael ei thalu i chi i’ch annog i ddefnyddio’ch cerbyd eich hun, ar yr amod bod budd i Estyn a bod y cyfraddau’n cynrychioli’r dull mwyaf cost-effeithiol o gludiant.

Cymhwysedd am daliadau lwfans milltiredd

31 At ddibenion talu lwfans milltiredd modurol, gall y canlynol gael eu hystyried fel eich

cerbyd preifat:

a) cerbyd wedi’i brynu neu gerbyd sy’n cael ei brynu ar hurbwrcas ac sydd yn y naill achos a’r llall wedi’i gofrestru yn eich enw chi;

b) cerbyd sydd wedi cael ei hurio gennych ar gontract hirdymor (blwyddyn neu fwy); c) cerbyd sydd wedi cofrestru yn enw’ch partner ar yr amod eich bod yn

cydymffurfio â’r gofynion yswiriant isod

32 Fel arfer, telir lwfans milltiredd modurol i chi pan fyddwch yn gyrru’ch cerbyd preifat eich hun. Fodd bynnag, gall taliad lwfans milltiredd modurol hefyd gael ei wneud o dan yr amgylchiadau canlynol:

a) pan fyddwch yn teithio ar fusnes swyddogol mewn cerbyd yr ydych yn berchen arno ond sydd ar yr achlysur hwnnw’n cael ei yrru gan rywun arall; neu

b) yn amodol ar y darpariaethau yswiriant, pan fydd eich cerbyd yn cael ei

ddefnyddio ar fusnes swyddogol yn unig ac nad ydych yn bresennol ar y daith allan na’r daith yn ôl (e.e. pan gaiff ei ddefnyddio i’ch gyrru i faes awyr neu oddi yno).

Cyfraddau lwfans

33 Mae cyfraddau’r lwfans milltiredd modurol a’r bandiau cerbyd ar gyfer cerbydau

modur preifat wedi’u gosod yn Atodiad A.


7

34 Mae dau brif gategori o lwfans milltiredd ar gyfer cerbydau modur preifat; y gyfradd safonol a’r gyfradd cludiant cyhoeddus. Mae’r gyfradd y gallwch ei hawlio’n ddibynnol ar:

a) eich math o yswiriant (h.y. cynhwysfawr neu drydydd parti) b) a ydych wedi cael caniatâd gan reolwr llinell ar gyfer y daith c) a ystyrir mai’r daith yw’r dull mwyaf cost-effeithiol o deithio

Cyfradd safonol

35 Yn amodol ar y darpariaethau yswiriant a nodir ym mharagraff 44, gallwch hawlio’r

gyfradd milltiredd modurol safonol ar gyfer teithiau sy’n fwyaf cost-effeithiol eu gwneud mewn cerbyd modur preifat. Yn unol â rheoliadau Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM), gellir talu’r gyfradd safonol gymeradwy dim ond am gyfanswm o 10,000 o filltiroedd o deithio at ddibenion busnes mewn unrhyw flwyddyn dreth. Gellir hawlio unrhyw filltiredd dros y cyfanswm hwn dim ond ar y raddfa is a gymeradwyir gan CThEM. Er enghraifft, os ydych yn mynd dros nifer y milltiroedd a ganiateir ar raddfa uwch y milltiredd modurol safonol mewn blwyddyn ariannol unigol, ad-delir yr holl hawliadau dilynol yn yr un flwyddyn ariannol ar y raddfa is (gweler Atodiad A).

Cyfradd cludiant cyhoeddus

36 Gall Estyn wrthod hawliadau ar gyfer y gyfradd safonol os oedd eich defnydd ar eich cerbyd modur preifat yn amlwg yn afresymol yn yr achos penodol hwnnw. Yn yr un modd, gall Estyn wrthod hawliadau os gwneir taith a ddylai fod wedi cael caniatâd ymlaen llaw, heb y caniatâd hwnnw (oni bai y bu rhesymau da dros beidio â gofyn am ganiatâd, a phe gofynnid amdano, y byddai wedi cael ei roi). O dan yr amgylchiadau uchod ill dau, bydd y gyfradd cludiant cyhoeddus yn cael ei thalu os ydych yn bodloni’r gofynion yswiriant a osodir ym mharagraff 45. Os ydych yn defnyddio’ch cerbyd eich hun ar gyfer teithiau lle gallai car wedi’i hurio fod yn ddewis mwy cost-effeithiol (e.e. teithiau cyfan dyddiol o 150 o filltiroedd a mwy) bydd hawl gennych hawlio milltiredd modurol ar gyfradd safonol am hyd at 150 o filltiroedd a chyfradd cludiant cyhoeddus ar gyfer unrhyw filltiredd dros 150 o filltiroedd.

Beiciau modur preifat

37 Mae’r cyfraddau ar gyfer beiciau modur preifat sydd ag yswiriant trydydd parti neu

gynhwysfawr wedi’u gosod yn rhan c Atodiad A.

Beiciau

38 Os ydych yn defnyddio beic ar gyfer teithiau swyddogol, gallwch hawlio’r lwfans sydd

wedi’i osod yn rhan ch Atodiad A.


8

Hawl i filltiredd

39 Telir lwfansau milltiredd naill ai ar y raddfa cludiant cyhoeddus neu ar y raddfa

safonol ar gyfer y milltiredd yn ôl y llwybr ymarferol byrraf.

40 Pan fyddwch yn teithio ar fusnes swyddogol, a bod y daith yn cychwyn ac yn gorffen adref, yna gellir hawlio milltiredd cyfan y daith ac eithrio lle nad yw’r teithio i’r man busnes yn sylweddol wahanol i daith gymudo arferol, h.y. o’r cartref i’r swyddfa. Petaech yn cychwyn o adref, yn galw heibio i’r swyddfa i gyflawni dyletswyddau gwirioneddol, ac yn parhau ar eich taith fusnes swyddogol, yna bydd dwy daith – cymudo arferol rhwng eich cartref a’r swyddfa (na ellir hawlio milltiredd ar ei chyfer) a thaith fusnes rhwng eich swyddfa a’r man busnes. Os oes gennych unrhyw amheuon ynghylch yr hyn a allai fod yn daith gymudo arferol, dylech gysylltu ag aelod o’r tîm Cyllid i gael arweiniad.

Teithiau o’r cartref i’r swyddfa

41 Yn gyffredinol, eich cyfrifoldeb chi yw teithio bob dydd rhwng eich cartref a’ch lle

gwaith arferol. Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y gellir talu lwfansau milltiredd i chi pan fyddwch yn defnyddio’ch cerbyd preifat ar gyfer y daith hon a gwneir unrhyw daliadau o’r fath trwy gyfrwng y gyflogres er mwyn cyfrif am rwymedigaethau treth ac yswiriant gwladol.

42 Mae Adran 248 Deddf Treth Incwm (Enillion a Phensiynau) 2003 yn eithrio rhag treth rai teithiau arferol o’r lle gwaith i’r cartref, y gallai cyflogwr dalu amdanynt neu eu darparu. Dylid nodi bod Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM) yn ei gwneud yn ofynnol bod cyfres lawn o amodau’n cael eu bodloni ar gyfer yr amgylchiadau canlynol er mwyn bod yn gymwys ar gyfer yr eithriad rhag treth :

a) pan fydd gofyn i chi aros yn eithriadol o hwyr yn y swyddfa neu pan na fydd trefniadau rhannu car arferol ar gael (arweiniad CThEM ar amodau - http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/EIM10210.htm; http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/eim21831.htm)

b) pan fyddwch yn teithio o dan y trefniadau brys sydd ar waith pan fydd tarfu ar

gludiant cyhoeddus. (Arweiniad CThEM ar amodau: http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/EIM10100.htm; http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/eim10120.htm)

Hurio car

43 Lle bo ar gael, a phan fyddai’n fwy cost-effeithiol i Estyn wneud hynny, dylech

ddefnyddio car wedi’i hurio i wneud eich taith. Fel arfer, darperir cerbydau allyriant isel, gyda blwch gêr llaw, gan y cwmni llogi ceir o dan drefniadau cytundebol a dylid eu derbyn oni bai bod rhesymau pendant iawn dros beidio â gwneud hynny (gall y tîm Cyllid roi cyngor ar y weithdrefn hurio car). Mae’r adeg pan ddaw defnydd unigolyn ar gar wedi’i hurio yn gost-effeithiol yn amrywio gan ddibynnu ar filltiredd ac amseriad y daith a chostau darparu posibl. Gofynnir i chi ddefnyddio’ch crebwyll wrth ystyried yr holl ffactorau perthnasol, gan gadw mewn cof y gwerth i Estyn am arian a chyfiawnhad dros ddefnyddio car wedi’i hurio neu gar preifat petai hyn yn cael ei

http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/EIM10210.htm

http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/eim21831.htm

http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/EIM10100.htm

http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/eim10120.htm


9

herio. Os ydych yn defnyddio’ch car preifat eich hun am deithiau cyfan o dros 150 o filltiroedd (mewn un diwrnod) cewch ad-daliad o’r gyfradd safonol ar gyfer hyd at 150 o filltiroedd a’r gyfradd cludiant cyhoeddus ar gyfer unrhyw filltiredd dros 150 o filltiroedd, oni bai bod eich rheolwr llinell yn cytuno mai teithio mewn car preifat oedd y dewis gorau, ac yn yr achos hwnnw, gellir ad-dalu’r daith gyfan ar y raddfa safonol.

44 Wrth ddefnyddio car wedi’i hurio, cewch ddefnyddio’r car wedi’i hurio y tu hwnt i’ch dyletswyddau swyddogol dim ond ar gyfer ymgymryd â theithiau rhesymol i fodloni eich anghenion dyddiol arferol fel cael pryd bwyd y tu hwnt i’r man lle’r ydych yn aros.

45 Ni chaniateir i chi hawlio am ddefnydd cerbyd preifat pan fydd cerbyd wedi’i hurio yn parhau ar gyfnod hurio.

46 Os yw ceir wedi’u hurio’n cael eu dychwelyd i’r cwmni hurio heb danc llawn o danwydd, bydd tâl yn cael ei godi ar Estyn o ganlyniad ar gyfraddau sydd tua 30% uwchlaw prisiau gorsafoedd petrol. Sicrhewch eich bod yn helpu Estyn i osgoi taliadau gormodol trwy lenwi’r tanc ar ddiwedd y cyfnod hurio. Bydd Cyllid yn monitro ac yn adrodd am unrhyw gostau ail-lenwi er mwyn nodi a oes angen unrhyw gamau gan reolwyr.

47 Dylai staff drefnu hurio’u car ar-lein yn uniongyrchol gyda’r darparwr yn

www.carbooker.com gan ddefnyddio’r Wybodaeth Adnabod Gyrrwr a’r Cyfrinair a ddarparwyd yn uniongyrchol gan y cwmni hurio. Caiff trefniadau bwcio eu hawdurdodi gan y tîm Cyllid a Chaffael. Gall staff sy’n cael trafferth wrth drefnu hurio car eu hunain gysylltu â’r tîm Caffael a Chyllid drwy ([email protected]) am gymorth.

Goblygiadau i dreth a chyfraniadau yswiriant gwladol

48 Mae Cyfraddau Lwfans Milltiredd Awdurdodedig Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi, a

ddefnyddir ar hyn o bryd gan Estyn, yn adlewyrchu costau nodweddiadol defnyddio car preifat at ddibenion busnes. Nid oes unrhyw oblygiadau i dreth nac i gyfraniadau yswiriant gwladol, i unigolion nac i Estyn, lle mae Estyn yn defnyddio Cyfraddau Lwfans Milltiredd Awdurdodedig CThEM a lle na ddaw’r daith o dan yr amodau ym mharagraff 31 uchod. Lle ceir rhwymedigaeth i dreth a/neu i gyfraniadau yswiriant gwladol, mae gan Estyn y disgresiwn i dalu rhywfaint o rwymedigaeth o’r fath, neu’r cyfan ohoni.

Ychwanegiad teithiwr

49 Os ydych yn defnyddio’ch cerbyd modur preifat i gludo teithwyr y byddai cyllid cyhoeddus fel arall yn talu am eu tocynnau, gallwch hawlio ychwanegiad teithiwr ar gyfer pob teithiwr fel y’i nodir yn Atodiad A. Nid yw ychwanegiad teithiwr yn daladwy ar gyfer beiciau modur preifat.

50 Caiff y taliad ei gyfyngu i’r pellter a fyddai wedi cael ei deithio petai taith y teithiwr wedi dechrau a gorffen yn eu man gwaith arferol neu, os yw’n llai, y pellter y bu’n rhaid ei deithio.

http://www.carbooker.com/

mailto:[email protected]


10

Gyrwyr anabl

51 Caiff gyrwyr anabl eu had-dalu yn ôl y gyfradd safonol ar gyfer pob taith ar fusnes

swyddogol lle bo’r anabledd yn atal yr unigolyn rhag defnyddio cludiant cyhoeddus.

Yswiriant

Rheolau cyffredinol

52 Os ydych yn defnyddio’ch cerbydau modur preifat eich hun (gan gynnwys beiciau

modur preifat) ar fusnes swyddogol, mae’n rhaid i chi fodloni amodau yswiriant penodol. Eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod eich polisi yswiriant yn cynnwys y risgiau sydd wedi’u nodi isod a’i fod yn cynnwys naill ai:

a) cymal sy’n caniatáu defnydd ar y cerbyd gan y deiliad polisi ei hun mewn perthynas â’i fusnes/busnes; neu

b) gymal sy’n caniatáu’n benodol ddefnydd ar y cerbyd gan y deiliad polisi ei hun ar

fusnes Estyn.

53 Ystyrir bod staff Estyn ar ddyletswydd at ddiben Prif Gynllun Pensiwn Y Gwasanaeth Sifil [adran 2(1) Deddf Pensiynau 1972] (oni bai eu bod yn aelodau cynllun pensiwn galwedigaethol arall sy’n gwneud darpariaeth debyg) pan fyddant yn defnyddio’u cerbyd modur preifat ar fusnes swyddogol neu’n teithio fel teithiwr swyddogol yng nghar rhywun arall. Caiff staff hefyd eu cynnwys gan Ddeddf Nawdd Cymdeithasol 1975 yn amodol ar benderfyniad yr Awdurdodau Statudol mewn achos penodol. Ym mhob agwedd arall, eich cyfrifoldeb chi yw’r ddarpariaeth ar gyfer anaf neu farwolaeth oherwydd damwain wrth ddefnyddio’ch cerbyd ar fusnes swyddogol.

Arian parod ac offer

54 Pan fo gofyn i chi gludo arian parod neu offer swyddogol yn eich cerbyd modur preifat, dylech sicrhau na fydd effaith ar eich yswiriant. Os oes angen, dylech hysbysu’ch cwmni yswiriant yn benodol. Ni fwriedir i chi drefnu unrhyw yswiriant arbennig o ran risgiau i’r arian parod neu’r offer ei hun – bydd unrhyw golled yn parhau’n atebolrwydd i Estyn. Fodd bynnag, gall presenoldeb offer neu arian parod Estyn wneud eich cerbyd yn fwy deniadol i ladron ceir, felly’n cynyddu’r risg o dorri mewn iddo a difrod yn dilyn hynny. Dylech bob amser ddilyn arweiniad diweddaraf Estyn ar faterion diogelwch. Cyfradd safonol milltiredd modurol (ceir)

55 Bydd lwfans milltiredd yn daladwy ar y raddfa safonol dim ond os oes gennych yswiriant cynhwysfawr arferol ar gyfer eich cerbyd modur; h.y. yr ydych wedi’ch yswirio heb gyfyngiad ariannol yn erbyn hawliadau mewn perthynas â:-

a) anaf corfforol neu farwolaeth unrhyw drydydd parti b) anaf corfforol neu farwolaeth unrhyw deithiwr


11

c) difrod i eiddo trydydd partïon a theithwyr ch) difrod i’r cerbyd neu golli’r cerbyd

Cyfradd gyhoeddus milltiredd modurol (ceir)

56 Os ydych yn defnyddio’ch cerbyd modur preifat ar fusnes swyddogol ar y raddfa

cludiant cyhoeddus, mae’n rhaid eich bod wedi’ch yswirio heb gyfyngiad ariannol yn erbyn hawliadau mewn perthynas â:-

a) anaf corfforol i drydydd partïon, neu eu marwolaeth b) anaf corfforol i deithiwr, neu ei farwolaeth c) difrod i eiddo trydydd partïon

Beiciau modur preifat

57 Mae’n rhaid bod beiciau modur preifat wedi’u hyswirio heb gyfyngiad ariannol yn

erbyn hawliadau mewn perthynas â:

a) anaf corfforol i drydydd partïon, neu eu marwolaeth b) anaf corfforol i deithiwr, neu ei farwolaeth c) difrod i eiddo trydydd partïon

Cymal ymwrthodwr llwyr

58 Os yw eich yswiriant yn cael ei gyfyngu gan gymal ymwrthodwr llwyr neu ardystiad,

gallech fod yn gymwys ar gyfer lwfans milltiredd ar yr amod bod yr yswiriant yn rhoi sicrwydd yswiriant cynhwysfawr arferol ym mhob agwedd arall. Colled neu ddifrod

59 Ni fydd Estyn yn eich ad-dalu chi am unrhyw golled neu ddifrod sy’n deillio o’r defnydd o’ch cerbyd modur preifat ar fusnes swyddogol p’un a ellir hawlio cost y golled neu’r difrod hynny o dan eich polisi yswiriant, ai peidio.

60 Os yw eich polisi yswiriant yn destun cymal tâl-dros-ben, ni fydd Estyn yn ad-dalu cost unrhyw golled neu ddifrod na ellir ei adhawlio oddi wrth y cwmni yswiriant yn sgil rhoi’r cymal tâl-dros-ben hwnnw ar waith. Ymrwymiad yswiriant

61 Cyn defnyddio’ch cerbyd ar fusnes swyddogol Estyn, mae’n rhaid i chi gadarnhau

bod eich cerbyd yn bodloni gofynion yswiriant y polisi hwn a’i fod mewn cyflwr sy’n addas ar gyfer y ffordd fawr (gan gynnwys tystysgrif MOT, os yw’n briodol). Byddwch yn gwneud datganiad cydymffurfiaeth â’r uchod bob tro y byddwch yn cyflwyno hawliad teithio, h.y. mae’r datganiad wedi’i gynnwys ar y ffurflen hawlio.


12

Ffïoedd parcio hirdymor a byrdymor, tollau a thaliadau fferi

62 Pan fyddwch yn defnyddio cerbyd modur preifat (neu gar wedi’i hurio) ar fusnes swyddogol, gellir ad-dalu cost ffïoedd parcio hirdymor a byrdymor, tollau a thaliadau fferi i chi.

63 Dylid cadw costau i’r lefel isaf posibl a dylech geisio defnyddio meysydd parcio am ddim lle bônt ar gael. Ni fydd hawl gennych gael ad-daliad ffïoedd maes parcio nad ydynt yn ymwneud yn uniongyrchol ag ymweliadau swyddogol. Ni fydd ffïoedd parcio y mae’n rhaid eu talu cyn teithio swyddogol yn cael eu had-dalu fel arfer (e.e. chi sy’n gyfrifol am gostau llawn cyrraedd eich man gwaith arferol).

64 Rhaid darparu derbynebau ond gellir ad-dalu taliadau mesuryddion parcio nad ydynt yn rhoi derbynneb, heb dderbynneb, os yw Estyn yn fodlon y bu’n rhaid talu’r taliadau arian parod neu ddisgiau.

65 Bydd taliadau parcio dros nos yn cael eu had-dalu dim ond pan fo angen i chi aros dros nos wrth ymgymryd â dyletswyddau swyddogol.

Cyfradd filltiredd safonol

66 Os ydych yn hawlio cyfradd filltiredd safonol y lwfans milltiredd modurol, gellir ad-dalu cost lawn y ffïoedd parcio, fferi a thaliadau tollau a gafwyd o reidrwydd. Mae’n bosibl na thelir y symiau hyn os nad ydych wedi dewis yr opsiwn mwyaf cost-effeithiol ar gyfer y daith.

Cyfradd cludiant cyhoeddus

67 Os ydych yn hawlio cyfradd cludiant cyhoeddus y lwfans milltiredd modurol, gellir ad-dalu cost lawn y ffïoedd parcio, taliadau fferi a thaliadau tollau a gafwyd o reidrwydd heb osod cyfyngiad o ran unrhyw daith benodol, os yw Estyn yn derbyn bod y taliadau hynny’n rhesymol o ran arbed amser swyddogol.

68 Mewn achosion eraill, gall y gost lawn gael ei thalu dim ond os nad yw cyfanswm y lwfansau milltiredd a’r taliadau tollau ac ati yn fwy na chost y daith ar gludiant cyhoeddus (gan gynnwys costau tocyn unrhyw gyd-deithwyr).

Taliadau a dirwyon cost sefydlog

69 Ni chaiff taliadau parcio anghyfreithlon, goryrru na dirwyon trafnidiaeth, na thaliadau cosb eraill eu talu na’u had-dalu gan Estyn.

Teithio ar drên, llong neu awyren ar fusnes swyddogol

Prynu tocynnau trên

70 Os oes angen i chi deithio ar drên ar fusnes swyddogol ewch i’r dudalen Cyllid a Chaffael [Finance & Procurement] yn Sharepoint a dewiswch “Ceisiadau am Docyn Trên / Rail Applications” ar ochr chwith y dudalen. Trefnwch gymaint ymlaen llaw ag y bo modd er mwyn manteisio ar unrhyw ddewisiadau isel eu cost sydd ar gael, er enghraifft, tocynnau “caeedig” rhatach, lle mae eu defnydd yn cyd-fynd â chyflawni busnes swyddogol yn effeithlon ac yn ddarbodus.


13

71 Lle gellir cyfiawnhau cadw sedd, gellir caniatáu’r gost fel cost swyddogol. Cysylltwch â’r Tîm Cyllid i gael mwy o wybodaeth.

72 Os ydych yn hawlio ad-daliad cost teithio ar drên, bydd angen i chi gadw eich derbynebau (gweler paragraff 93 am fanylion pellach). Teithiau trên o dref eich cartref

73 Pan fyddwch yn teithio ar drên o dref eich cartref ar fusnes swyddogol, gallwch ofyn

bod tocyn trên yn cael ei ddarparu i chi deithio o’ch gorsaf agosaf. Gallwch hefyd hawlio treuliau angenrheidiol ar gyfer teithio o’ch cartref i’r orsaf drenau agosaf ac ar gyfer y daith gyfatebol yn ôl adref. Mannau cysgu

74 Os ydych yn teithio dros nos ar fusnes swyddogol, cewch drefnu man cysgu. Gellir caniatáu mannau cysgu dosbarth cyntaf, lle mae’r rhain ar gael, yn amodol ar awdurdodiad gan y Prif Swyddog Cyllid.

75 Gellir hawlio cost wirioneddol prydau bwyd (heb gynnwys alcohol), yn ogystal â’r Lwfans Treuliau Achlysurol Personol, a rhaid cadw derbynebau. Teithio ar long

76 Mae gan bob unigolyn sy’n gorfod teithio ar long ar fusnes swyddogol Estyn hawl i deithio dosbarth cyntaf beth bynnag yw eu gradd/swydd. Os ydych yn teithio dros nos ar fusnes swyddogol, mae gennych hawl i:-

a) fannau cysgu ar draul Estyn b) cost wirioneddol prydau bwyd (heb gynnwys alcohol), a rhaid cadw derbynebau

c) Lwfans Treuliau Achlysurol Personol

Teithio mewn awyren 77 Dylai teithio mewn awyren gael ei ddefnyddio dim ond lle gellir cyfiawnhau hyn

oherwydd brys y daith neu er mwyn arbed amser swyddogol a lwfansau cynhaliaeth. Dosbarth teithio mewn awyren

78 Bydd dosbarth y daith mewn awyren yn ddosbarth safonol fel arfer (gall cwmnïau hedfan amrywiol hefyd gyfeirio at hyn fel ‘Economy’, ‘Tourist’, ‘Budget’, ac ati). Gall Estyn ddefnyddio’i ddisgresiwn i ganiatáu dosbarthiadau uwch o dan yr amgylchiadau canlynol:

a) ar gyfer teithiau o hyd at 2½ awr o amser hedfan yn Ewrop os oes angen teithio allan ac yn ôl o fewn cyfnod o 24 awr

b) os yw hyd y daith dros 4 awr ac nid oes opsiwn economi ar gael


14

c) pan fyddwch o reidrwydd yn teithio mewn cwmni gyda chydweithiwr sy’n teithio mewn dosbarth uwch er mwyn trafod neu ddelio â busnes swyddogol

ch) phan fydd yn rhaid i chi deithio am resymau swyddogol yng nghwmni unigolyn

nad yw’n Was Sifil yn y Deyrnas Unedig ac sy’n teithio mewn dosbarth uwch

79 Dylech geisio cael y tocyn awyren fwyaf economaidd sydd ar gael. Dylid trefnu’r daith awyren cymaint ymlaen llaw ag y bo modd ac yn gyffredinol, mae’n rhatach trefnu teithiau hedfan ar-lein, a bod yr unigolyn yn talu gan ddefnyddio cerdyn debyd neu gredyd. Gellir adhawlio costau teithiau hedfan gan ddefnyddio’r Ffurflen Hawlio Treuliau Teithio a Chynhaliaeth (dylid cadw derbynebau/manylion bwcio). Dylech sicrhau eich bod yn ymgyfarwyddo â holl delerau ac amodau bwcio’r daith ar-lein a’ch bod yn fodlon â’r rhain cyn cadarnhau’r archeb. Os yw’n well gennych beidio â mynd i’r costau hyn eich hun, dylech gysylltu â’r tîm Cyllid i wneud yr archeb ar eich rhan.


15

Adran 2: Cynhaliaeth

Egwyddorion a rheolau

80 Caiff cynhaliaeth ei ddiffinio fel “bwyd, diod a lle byw dros dro” a’i fwriad yw ad-dalu i

chi unrhyw gostau ychwanegol angenrheidiol gweithio i ffwrdd o’ch man gwaith neu’ch cartref arferol ar ddyletswydd swyddogol. Bydd Estyn yn ad-dalu cynhaliaeth mewn achosion lle cafwyd treuliau ychwanegol o reidrwydd pan rydych oddi cartref neu i ffwrdd o’r swyddfa o ganlyniad uniongyrchol i ddyletswydd swyddogol. Lle na cheir treuliau ychwanegol, y rheol yw na fydd unrhyw ad-daliad ar ffurf cynhaliaeth yn briodol. Nid yw taliadau cynhaliaeth yn fath o iawndal ar gyfer amser sy’n cael ei dreulio y tu allan i’r swyddfa ar fusnes swyddogol, ac nid ydynt ychwaith yn bensiynadwy. Ni chaiff hawliadau am ddiodydd alcohol eu had-dalu o dan unrhyw amgylchiadau o dan drefniadau cynhaliaeth.

81 Ac eithrio’r Lwfans Treuliau Achlysurol Personol, nad yw’n gofyn am gael derbynneb, bydd costau cynhaliaeth yn cael eu had-dalu dim ond pan fydd y rhain yn digwydd, a’u bod yn cael eu cefnogi gan dderbynebau dilys ac o fewn cyfyngiadau cyffredinol cytûn.

Lwfans Treuliau Achlysurol Personol

82 Bwriad lwfans treuliau achlysurol personol (PIEA) yw talu am y treuliau personol, er

enghraifft, galwadau ffôn preifat, y gallech eu cael pan fydd angen i chi aros oddi cartref dros nos ar fusnes swyddogol. Gellir hawlio PIEA ar gyfer pob arhosiad dros nos – nid oes angen unrhyw dderbynebau. Nid oes rhwymedigaeth dreth yn gysylltiedig â PIEA ac mae hefyd wedi’i eithrio rhag cyfraniadau yswiriant gwladol. Y gyfradd PIEA yw £5 y dydd yn y Deyrnas Unedig a £10 y dydd dramor. D.S. Wrth wneud eich hawliad, mae’n rhaid i chi gynnwys enw llawn, cyfeiriad a chod

post y llety lle’r ydych yn aros.

Polisi aros dros nos – egwyddorion cyffredinol

83 Fel arfer, ni ddylech aros dros nos ar draul Estyn cyn nac ar ôl cyfarfod/ymweliad pan

fyddai teithio ar ddiwrnod y cyfarfod/ymweliad yn rhesymol ac na ddisgwylir i chi fod yn gweithio yn yr un ardal ar ddiwrnodau dilynol. Dylech allu cyfiawnhau pob arhosiad dros nos o ran defnydd priodol ar gyllid cyhoeddus a byddwch yn atebol am sicrhau gwerth am arian. Fel canllaw cyffredinol, ni fyddai disgwyl i Estyn dalu costau arhosiad dros nos pan fydd y pellter sydd wedi’i deithio o’r cartref i’r lleoliad gwaith yn llai na 30 milltir; mewn rhai achosion, mae’n bosibl na fydd yn afresymol i staff deithio’n bellach na hynny heb orfod cael llety dros nos.

84 Wrth weithio i ffwrdd o’ch man gwaith arferol ar ddiwrnodau dilynol, dylech ddefnyddio'ch disgresiwn er mwyn penderfynu a oes angen ac a ellir cyfiawnhau aros/arosiadau dros nos. Bydd ffactorau y dylech eu hystyried yn cynnwys amserau dechrau a gorffen y busnes swyddogol a rhesymoldeb teithio bob dydd ai peidio, gan gyfrif am ystyriaethau iechyd a diogelwch. Os oes gennych unrhyw amheuon, dylech


16

ofyn am arweiniad gan eich rheolwr llinell. Yr unigolyn fydd yn gyfrifol o hyd am benderfynu a oes angen aros dros nos ac yn atebol am yr hawliad teithio a chynhaliaeth o ganlyniad.

85 Yn achos gwaith arolygu, dylai’r Arolygydd Arweiniol bennu’r gofynion llety ar gyfer y tîm arolygu a gwneud y cais am drefnu llety i’r tîm Cyllid trwy gyfrwng ei Gydlynydd Arolygu. Ar yr adegau hynny, yr Arolygydd Arweiniol fydd yn gyfrifol am gyfiawnhau’r defnydd ar gyllid cyhoeddus.

86 Mae Estyn yn dymuno sicrhau bod y llety a ddefnyddir gan yr holl unigolion sy’n gorfod aros oddi cartref at ddibenion busnes yn rhesymol ddiogel, a bod cyfleusterau priodol ganddo.

Trefniadau llety a bwcio

87 Mae Estyn wedi cytuno i drefniadau cytundeb gyda Capita sy’n darparu cyfraddau

gostyngedig y llywodraeth ar gyfer llety. Dylai’r holl drefniadau ar gyfer bwcio llety y tu allan i Gymru a threfniadau bwcio grŵp (h.y. lle mae angen i nifer o staff Estyn aros yn yr un lleoliad, e.e. yn ystod arolygiad), gael eu gwneud drwy’r tîm Cyllid. Gallwch fwcio’n unigol yn uniongyrchol ag un o’r darparwyr llety ar y rhestr ganolog o ddarparwyr llety ar y dudalen Cyllid a Chaffael. (Bydd Estyn yn diweddaru ac yn cynnal y rhestr llety yn sgil profiad defnyddwyr a gall staff enwebu ychwanegiadau at y rhestr). Bydd y rhestr hefyd yn dangos tariff / cyfraddau cytûn Estyn lle bo hynny’n briodol. Pan fydd cyfradd â gostyngiad wedi’i threfnu, rhaid i chi ofyn am y gyfradd hon pan fyddwch yn bwcio’n uniongyrchol neu cysylltwch â’r tîm Cyllid a fydd yn prosesu’r bwciad ar eich rhan. Pan fyddwch yn gwneud cais am lety a/neu yn cadw ystafell, dylech gadarnhau a ydych yn bwriadu cael swper yn y gwesty.

88 Ym mwyafrif yr achosion pan gaiff y bwcio ei wneud drwy Capita neu’r tîm Cyllid, caiff Estyn ei anfonebu’n uniongyrchol am lety sydd wedi’i drefnu mewn llety gwely a brecwast a lle trefnwyd swper, gwely a brecwast. Serch hynny, bydd achlysuron pan fydd y gwesty’n gofyn eich bod yn talu’r bil yn bersonol, ac yn yr achos hwnnw, dylech gadw’r holl dderbynebau perthnasol.

89 Cynghorir trefnu llety cymaint ymlaen llaw ag y bo modd. Sylwer, fodd bynnag, oherwydd bod taliadau canslo’n gallu cael eu codi, ni ddylech gadarnhau trefniadau gwesty hyd nes bod yr angen am y daith fusnes wedi cael ei gadarnhau.

Cyfraddau llety

90 Y cyfraddau canlynol yw’r uchaf a ganiateir gan y polisi hwn. Bydd Estyn bob amser

yn edrych i ddefnyddio’r dewis sy’n cynnig y gwerth gorau am arian: Cyfradd uchaf ar gyfer llety gwely a brecwast gan gynnwys ffi parcio car (y tu allan i Lundain): £90 y noson Cyfradd uchaf ar gyfer gwely a brecwast yn Llundain gan gynnwys ffi parcio car: £110 y noson


17

91 Mae’n bosibl y bydd achlysuron pan na fydd llety addas ar gael o fewn y cyfyngiadau uchod, e.e. pwysau tymhorol a chyfyngiadau ar y dewisiadau o lety, neu lle bo angen busnes gwirioneddol am aros mewn llety ar gyfradd uwch, e.e. wrth ymgymryd â gwaith arolygu ar y cyd dan arweiniad partner allanol. Er mwyn cofnodi sut caiff gwerth am arian ei ystyried yn briodol, rhaid cael awdurdod ymlaen llaw gan aelod o’r Uwch Dîm Rheoli ar bob adeg pan fydd cost y llety’n fwy na’r cyfraddau uchod.

92 Chi fydd yn gyfrifol am dalu unrhyw filiau am eitemau heblaw am ystafell sengl, swper gosod a brecwast y gwesty.

Aros dros nos gyda ffrindiau neu berthnasau neu mewn ail gartref

93 Nid oes lwfans cyfradd unradd ar gyfer aros dros nos gyda ffrindiau neu berthnasau,

neu pan fyddwch yn gallu aros mewn llety yr ydych yn berchen arno ond nad yw’n brif gartref i chi, pan fyddwch oddi cartref ar ddyletswydd swyddogol. Serch hynny, gallwch hawlio’r Lwfans Treuliau Achlysurol Personol (gweler paragraff 73) i dalu am unrhyw gostau achlysurol fel galwadau ffôn preifat a phapur newydd.

Trefniadau llety eraill

94 Mae’n dderbyniol bod llety hunanarlwyo addas yn cael ei ddefnyddio dim ond lle bo

angen busnes (i grŵp o gydweithwyr Estyn neu unigolyn) am aros mewn lleoliad penodol; fodd bynnag, dylai manylion llety o’r fath gael eu trosglwyddo i’r tîm Cyllid cyn bwcio fel bod modd diweddaru’r rhestr llety ganolog. Gellir gwneud hawliadau am ad-dalu llety hunanarlwyo yn unigol neu gan unigolyn yn gweithredu ar ran y grŵp cyfan. Gellir hawlio uchafswm o £90 y noson yr unigolyn ar gyfer y costau gwirioneddol a geir am lety a threuliau prydau bwyd (heb gynnwys alcohol). Mae’n rhaid i dderbynebau ar gyfer cost y llety ac unrhyw wariant ar brydau bwyd, e.e. pryniadau bwyd fesul eitem, gael eu cadw yn y ffeil gofrestredig berthnasol.

Prydau bwyd pan fyddwch ar ddyletswyddau swyddogol i ffwrdd o’ch man gwaith arferol / oddi cartref

Brecwast

95 Yn dilyn arhosiad dros nos ar ddyletswyddau swyddogol, a lle na chaiff brecwast ei

gynnwys fel rhan o’r llety a gafodd ei fwcio, cewch hawlio am gost brecwast hyd at uchafswm o £8 (heb gynnwys alcohol), a rhaid cadw derbynebau. Gallwch adhawlio unrhyw gost am frecwast sydd uwchlaw’r gyfradd uchod os ydych yn cael brecwast yn eich man aros dros nos a bod cyfanswm y taliadau ar wahân am lety a brecwast o fewn yr uchafswm cyffredinol ar gyfer gwely a brecwast (gweler paragraff 79). Cewch hefyd hawlio cost brecwast (yn amodol ar y cyfyngiad £8) os oes gofyn i chi adael eich cartref yn eithriadol o gynnar, h.y. cyn 6.30am, i deithio ar ddyletswyddau swyddogol (heblaw am deithio i’ch man gwaith arferol). Cinio

96 Os ydych i ffwrdd o’ch man gwaith arferol am fwy na 4 awr (y tu hwnt i radiws o 5 milltir) sy’n cynnwys y cyfnod o 12:00 i 14:00 o’r gloch, cewch adhawlio cost cinio


18

(gan gynnwys lluniaeth, e.e. te a choffi) hyd at uchafswm o £5 (heb gynnwys alcohol) a rhaid cadw’r derbynebau. Pryd bwyd gyda’r nos (arhosiad dros nos)

97 Bydd cost y pryd bwyd gosod gyda’r nos (heb gynnwys alcohol) sydd ar gael yn y llety lle’r ydych yn aros yn cael ei dalu neu ei ad-dalu gan Estyn. Lle nad oes pryd bwyd gosod ar gael neu lle’r ydych yn dewis peidio â chael y pryd bwyd gosod, caiff uchafswm o £20 ei ad-dalu am bryd bwyd gyda’r nos (heb gynnwys alcohol). Gwnewch yn siŵr eich bod yn cadw pob derbynneb, a lle bo angen, mynnwch gael derbynebau am bryniadau priodol oddi wrth unrhyw adwerthwr bwyd. Pryd bwyd gyda’r nos (heb arhosiad dros nos)

98 Os nad ydych yn gallu cyrraedd adref cyn 9pm wrth deithio’n uniongyrchol o ddyletswyddau swyddogol gallwch adhawlio cost byrbryd/lluniaeth gyda’r nos (heb gynnwys alcohol) hyd at uchafswm o £7.50, a rhaid cadw derbynebau. Prynu prydau ar deithiau trên, awyren neu long

99 Pan fyddwch yn teithio ar fusnes swyddogol ar drên, awyren neu long, am gyfnod o amser pan fyddai’n afresymol disgwyl i chi beidio â chael prif bryd bwyd h.y. cinio neu swper, gellir ad-dalu cost pryd bwyd (heb gynnwys diodydd alcohol), yn llawn; cadwch yr holl dderbynebau. O ran teithiau trên mae hyn yn golygu mai ychydig o deithiau rhwng Caerdydd a Llundain fydd yn cyfiawnhau pryd bwyd ar y trên, ond gall amgylchiadau arbennig fel oedi oherwydd amodau tywydd anffafriol, gweithredu diwydiannol ac ati, fod yn deilwng o hawliadau eithriadol. Enghraifft arall o adeg pan fyddech efallai’n gymwys am gael ad-daliad am bryd bwyd ar drên yw pe na fyddech, yn dilyn busnes swyddogol yn Llundain, yn cael cyfle i gael pryd bwyd cyn dal trên yn ôl ac nad yw’r trên hwn yn cyrraedd Caerdydd cyn 9.00pm yn ôl yr amserlen. Enghraifft arall fyddai swyddog sy’n fodlon gadael yn gynt na 6.30am yn hytrach na gofyn am gynhaliaeth dros nos trwy deithio’r diwrnod cynt. Yn yr achos hwn, byddai brecwast ar y trên, awyren neu long yn rhesymol.

Mynychu cynadleddau, digwyddiadau a chyrsiau hyfforddi preswyl

100 Ystyrir bod mynychu cynadleddau, digwyddiadau a chyrsiau hyfforddi preswyl yn

fusnes swyddogol a bod y rheolau arferol ar gyfer llety a phrydau bwyd yn berthnasol. Os oes gofyn i chi brynu prydau bwyd neu luniaeth ar y safle gellir ad-dalu’r costau llawn i chi (heblaw am ddiodydd alcohol), yn amodol ar ddarparu derbynebau. Os ydych yn mynychu cwrs hyfforddi preswyl (gan gynnwys cyrsiau mewn sefydliadau sy’n cael eu cynnal gan gyrff allanol) y mae Estyn yn talu am yr holl dreuliau llety, cewch hawlio’r PIEA. Gellir hawlio’r lwfans hwn ar gyfer pob noson sy’n cael ei threulio yn y ganolfan hyfforddi ond nid pan fyddwch yn absennol neu’n dychwelyd adref ar benwythnosau.

101 Os nad oes gofyn i chi fod yn bresennol mewn cyrsiau hyfforddi yn y Deyrnas Unedig ar y penwythnos a’ch bod yn dymuno teithio adref, caniateir i chi hawlio cost teithio i’ch cartref ac yn ôl i’r cwrs hyfforddi ar sail y cyfraddau a’r rheolau teithio ar ddyletswyddau swyddogol yn y polisi hwn.


19

Cyfraddau Cynhaliaeth Byd-eang

102 Ar gyfer cyfraddau a chyfyngiadau cynhaliaeth dramor, dylech gyfeirio ymholiadau i’r

tîm Cyllid a fydd yn rhoi cyngor ar gymhwyso’r Cyfraddau Cynhaliaeth Byd-eang diweddaraf sy’n cael eu darparu gan CThEM.


20

Adran 3: Canllawiau ar gyfer cyflwyno hawliadau

Llenwi’r Ffurflen Hawlio Teithio a Chynhaliaeth

103 Fel rhan o’ch cyfrifoldeb ariannol i helpu Estyn fonitro gwariant ac yn unol â

chanllawiau Swyddfa Archwilio Cymru, mae gofyn i chi gyflwyno’ch hawliadau Teithio a Chynhaliaeth cyn gynted ag y bo modd ar ôl diwedd y mis, ond, beth bynnag, o fewn uchafswm o ddeufis.

104 Rhaid i hawliadau staff gael eu cyflwyno drwy gyfrwng system Teithio a Chynhaliaeth Sharepoint. Efallai y bydd neu na fydd modd atodi copi wedi’i sganio o dderbynebau at bob hawliad. Rhaid atodi’r derbynebau gwreiddiol at y copi caled o’r hawliad perthnasol, a rhaid iddynt gael eu cadw ar ffeil gofrestredig Teithio a Chynhaliaeth bersonol yr unigolion am gyfnod o 6 blynedd. (D.S. mae hwn yn ofyniad statudol er mwyn ymrwymiadau archwilio a chadw cofnodion).

105 Rhaid i hawliadau Arolygwyr Cymheiriaid, ymgynghorwyr her a chyfarwyddwyr anweithredol gael eu cyflwyno’n electronig trwy gyfrwng y ffurflen hawlio Teithio a Chynhaliaeth Excel. Llenwch y daflen waith ‘Manylion hawlio’ a’r daflen waith ‘Datganiad’ ar gyfer pob hawliad yr ydych yn ei wneud. Cysylltwch ag aelod o’r tîm Cyllid am gymorth ([email protected]).

106 Cyfrifoldeb yr hawliwr yw sicrhau bod holl fanylion yr hawliadau’n gywir yn unol â’r polisi. Dylai swyddogion sy’n cydlofnodi hefyd fod yn fodlon bod yr holl hawliadau’n cael eu cyflwyno yn unol â’r polisi. Bydd y rheolwr llinell yn ymholi ynghylch unrhyw hawliadau sy’n aneglur neu nad ydynt yn cyd-fynd â’r polisi, a gall hyn achosi oedi cyn cael y taliad.

107 Bydd y tîm Cyllid yn anfon hysbysiad atgoffa i’r holl staff sy’n cyflwyno hawliadau

teithio a chynhaliaeth yn rheolaidd pa bryd bynnag na fydd hawliad wedi’i dderbyn am y cyfnod deufis blaenorol. Bydd yr hysbysiad atgoffa yn rhoi gwybod i staff fod hawliad wedi’i wrthod os: a) na chaiff ei gyflwyno o fewn y mis nesaf, h.y. mae’n hawliad nad yw wedi’i

dderbyn o fewn cyfanswm o dri mis yn dilyn diwedd y mis y gwneir yr hawliad ar ei gyfer; neu

b) nad yw hawliad hwyr o’r fath wedi cael ei gytuno gan y rheolwr llinell perthnasol

(o fewn y ffrâm amser tri mis uchod) i’w gyflwyno’n hwyr i ddarparu ar gyfer amgylchiadau esgusodol, e.e. absenoldeb salwch hirdymor. Nid yw pwysau gwaith yn cael ei ystyried yn rheswm dilys ar gyfer cyflwyno’n hwyr.

Atodiad A

CYFRADDAU LWFANS MILLTIREDD a ddaw i rym o 1 Ebrill 2011 a. CYFRADD SAFONOL Y LWFANS MILLTIREDD SY’N DALADWY AR GYFER DEFNYDDIO CERBYDAU MODUR PREIFAT Trothwy milltiredd y flwyddyn (Ebrill i Fawrth) Pob Maint Cerbyd Hyd at 10,000 milltir: 45 ceiniog y filltir Dros 10,000 milltir: 25 ceiniog y filltir b. CYFRADD CLUDIANT CYHOEDDUS Y LWFANS MILLTIREDD MODUROL AR GYFER CERBYDAU MODUR PREIFAT (fel arfer ar gyfer cerbydau a ddefnyddir heb ganiatâd yn hytrach na dulliau eraill o gludiant) 30 ceiniog y filltir c. CYFRADD Y LWFANS MILLTIREDD SY’N DALADWY AR GYFER DEFNYDDIO BEICIAU MODUR PREIFAT (ni waeth beth fo maint yr injan na’r categori yswiriant) 24c y filltir ch. BEICIAU: 20 ceiniog y ffilltir d. YCHWANEGIAD TEITHIWR 5 ceiniog y teithiwr y filltir Mae Estyn yn annog cydweithwyr i rannu car wrth deithio ar fusnes swyddogol er mwyn lleihau effaith amgylcheddol teithio swyddogol. dd. GOSTYNGIAD YN Y DRETH

Lle nad yw Estyn yn talu’r gyfradd milltiredd safonol i weithwyr (h.y. heblaw yn (a) uchod am deithiau busnes dilys, yna mae gan weithiwr hawl i wneud cais am ostyngiad yn y dreth – Gostyngiad Lwfans Milltiredd ar swm y milltiredd sydd naill ai heb ei dalu neu a dalwyd ar gyfradd is na’r gyfradd milltiredd safonol. Byddai gofyn i’r gweithiwr wneud hawliad ar wahân gyda thystiolaeth ategol i’w swyddfa dreth unigol ei hun. Gellir cael rhagor o wybodaeth trwy ddilyn y ddolen hon: http://www.hmrc.gov.uk/paye/exb/a-z/m/mileage-expenses.htm.

http://www.hmrc.gov.uk/paye/exb/a-z/m/mileage-expenses.htm

polisi teithio a chynhaliaeth - estyn · ai’n uniongyrchol (drwy neges e-bost yw’r gorau) neu...

Documents