Dinamiki aspekti pisane komunikacijePisanje - oblik verbalne komunikacije, kojim se saoptavaju poruke, iskazi ili kreiraju sloeni sadraji poslovnih dokumenata.

Osnovu pisanog saoptenja ini - tekst.

Tekst je smisaona celina sastavljena od vie razliitih iskaza povezanih razliitim vrstama semantikih i sintaksikih veza.

Tekst je najee organizovan u formi pisanog izvetaja (osnovnog poslovnog dokumenta).

Nain pisanja mora biti takav da:tedi vreme, bude usmeren ka itaocu, bude zanimljiv, inicira akciju.

Pre poetka pisanja potrebno je pripremiti plan pisanja koji zahteva da se:Odredi konaan cilj,Predvide rezultati,Odredi italac (karakteristike savremenog itaoca su: u urbi je, manje je zvanian, obrazovan je),Organizuje uvodni, sredini i zavrni deo dokumenta,Odredi nain odravanja panje itaoca,Dizajnira format izvetaja,Dizajniraju struktura i obim izvetaja.

Dva osnovna formata su:Faktualni (injenini),Administrativni.

Pripremne aktivnosti za pisanje poslovnih dokumenataPre izrade pisanog poslovnog dokumenta potrebno je znati da postoje razliiti naini da se ostvari jasno, koncizno i efektivno pisanje.

Ozbiljan pristup organizovanju ideja podrazumeva: Razmatranje svih ideja,Selekciju ideja,Nain organizovanja ideja mora biti logian, analitian i kreativan.

Organizovanje ideja zahteva izbor strukture koju odreuju dva faktora:Informacija iitalac.

Cilj prethodnih (pripremnih) aktivnosti jeste generisanje ideja, definisanje onoga o emu e se pisati i izbor naina na koji e se to saoptavati.

Ove aktivnosti mogu biti realizovane razliitim tehnikama:"Oluja misliNizanje ideja,Kruenje ili spajanje,Uslonjavanje,Klasina invencija.

Organizovanje teksta dokumentaOrganizovanje teksta dokumenta obuhvata nekoliko karakteristinih taaka:Hronoloki sled,Prioritetni sled,Isticanje problema/uzroka/reenja,Poreenje/kontrast,Prednosti/mane,Negativno/pozitivno.

Poetak realizacije dokumenta bie uspean ukoliko mu prethodi uspostavljanje samokontrole i kontrole nad temom (svrha, delokrug, sadraj, ogranienja).

Grupa reenica koja razrauje jednu ideju ili deo produene ideje naziva se - paragraf.

itaocima je lake da itaju kratke paragrafe sa ne vie od 10-12 redova.

Ritam pisanja ne sme postati monoton.Dobro poslovno pisanje podrazumeva izbegavanje konfuznog, nejasnog izraavanja.U poslovnoj komunikaciji vano je ta se kae i kako se to kae. Kod saoptavanja negativnih informacija pisci koriste indirektan pristup da bi se ublaio "udarac.U dokumentu koji prezentuje nepovoljne informacije pisac mora da pripremi itaoca za loe vesti, navodi razloge za odbijanje, nudi alternative i sl.

Pisac poslovnih dokumenata mora da izgrauje svoj stil iako ak i nain pisanja jednog autora varira od dokumenta do dokumenta, zavisno od stepena strunosti i vrste dokumenta i njegovog znaaja za itaoca.

Dobro kreirani i napisani naslovi omoguavaju itaocima da pogledom prelete strukturu testa, dobiju pregled sadraja i fokusiraju se na pitanja od interesovanja.

Kad doemo do kraja dokumenta potrebno je da poslovni dokument zavrimo jakom finalnom impresijom. Dobar zakljuak fokusiramo na kljune take za koje smatramo da treba da ostanu u memoriji naih italaca.

Vetine efektivnog sluanjaSluanje proces u kome se ostvaruje percepcija i razumevanje onoga to ujemo.

Sluanje sagovornikaU toku konverzacije od 10 min. Zapamtimo samo pola od onog to je reeno. U roku od 48h zaboravljamo jo polovinu zapamenog.esto meamo injenice koje smo uli zato to iako sluamo rei esto ne ujemo njihovo znaenje.

Prosena osoba u normalnim okolnostima govori brzinom od 125-200 rei/min dok proseni slualac moe da dekodira i razume 400 rei/min (loa navika sluanja).

Efekti pamenja zavise od dizajna poruke:Najbolje pamtimo vizuelne, zatim zvune, a tek onda impusle mirisa, dodira, ukusa.

Prepreke efektivnom sluanjuDa biste bili dobar slualac neophodna je sposobnost uoavanja i predvianja razliitih fizikih i mentalnih barijera:

Predrasude,Okrenutost ka sebi (tendencija ka preuzimanju kontrole),Selektivno sluanje.

Saveti za izgradnju vetine efektivnog sluanja:

Uspostaviti vizuelan kontakt sa oima govornika.Pronaite oblast interesovanja ta va sagovornik zna a vi ne znate.Depersonalizujte sluanje tako da umanjite uticaj emocija na ono ta je reeno.Koristite pokrete glavom.Iskljuite kinestetike radnje sa raznim predmetima (olovkom, satom).Borite se protiv odvraanja panje iskljuivanjem radija, pribliavnjem sagovorniku itd.Ostvarite interakciju postavljanjem pitanja.Procenjujte sadraj a ne njegovu isporuku.Sluajte ideje pravite razliku izmeu ideja, injenica, principa itd.Probajte da ideje sagovornika iznesete svojim reima (parafrazirajte ih).

Tragajte za neizgovorenim porukama radite dok sluate.Potujte potrebu celovite interpretacije govornika bez prekidanja kontinuiteta misli.Praviti glatke prelaze u promeni uloga sluaoca u govornika i obratno.Budite sigurni da razumete ideje sagovornika pre nego to formuliete odgovor.

HURIER ModelEfektivno sluanje je sainjeno od sledeih 6 komponenti: Sluanje (Hearing), Shvatanje (Understanding), Pamenje (Remembering), Interpretiranje (Interpreting), Ocenjivanje (Evaluating) i Odgovaranje (Responding).

Sluanje(obraanje panje na ono ta je reeno)

Shvatanje(razumevanje poslate poruke)

Pamenje(sposobnost priseanja poslate poruke)Efektivno sluanje

Evaluacija(ne trenutno prosuivanje poruke koja je poslata)

Interpretiranje(dodeljivanje znaenja poruci koja je poslata)Odgovor(slanje odgovora poiljaocu, kako bi znao da ste obratili panju)

DAVIS-MARTIN ODNOSI S JAVNOUUTVRIVANJE ORGANIZACIONE ODGOVORNOSTI

-primer-

Zadatak 2 Primer A: Faks za Kena Datum: 10. mart 2005.Za: Ken Davenport-aOd: Rite SevernsTema: Zadatak Privredne komore

Ken,Poastvovana sam to mi je dodeljen ovaj zadatak sa Privrednom komorom. Ovo je klijent koji se zaista kod mene nalazi na prvom mestu.

Meutim, mislim da je ovaj novi zadatak u suprotnosti sa mojim oseanjima i principima. Zbog toga uz izvinjenje moram da odbijem ponudu. Mislim da je to najbolji izbor i za nau kompaniju i za klijenta, uzevi u obzir injenicu da ne bih mogla efikasno da obavim zadatak u uslovima koji su protiv mojih najdubljih uverenja.

Shvatam da je ovo ozbiljna stvar i nadam se da emo moi da porazgovaramo o svemu pre mog susreta sa Roderom.

Zadatak 2 Primer B: Faks za KenaDragi Ken,

Poastvovana sam to ste me pitali da zauzmem ovu novu poziciju, da radim sa Privrednom komorom. Volela sam i ranije da radim sa Komorom i oni su jasno bili moj, lino i profesionalno, najdrai klijent.

Meutim, moram da iznesem da sam saraivala sa dravnim senatorom Pat Sitwell, koja podrava predlog zakona protiv koga Komora trenutno lobira. Iz toga razloga, trebalo bi da prodiskutujemo moju ulogu u ovom projektu, pre mog sastanka sa Roderom u petak. Molim vas da me nazovete to je pre mogue.

Iskreno vaa,Rita

Zadatak 2 Primer C: Faks za KenaDatum: 10. mart 2005.Za: Ken Davenport-aOd: Rita SevernsTema: Zadatak Privredne komore

Hvala vam to ste mi pruili priliku da radim na kampanji Komore. Meutim, postoji nekoliko injenica kojih bi trebalo da budete svesni.

Bila sam veoma aktivna u Childrens First, drutvenoj grupu koja je zastupala prava dece. Tokom svog rada sa ovom grupom, bila sam javno povezana sa senatorkom Pat Sitwell i doprinela sam njenoj kampanji.

Zabrinuta sam da e se moje prethodne aktivnosti u zajednici negativno odraziti na sposobnost kompanije da najbolje zastupa interese klijenta, ako ja budem radila na ovom projektu. Volela bih da dalje prodiskutujemo ovo pitanje i pronaemo najbolje mogue reenje za nau kompaniju i klijenta.

Zadatak 2 Primer D: Faks za KenaDatum: 10. mart 2005.Za: Ken Davenport-aOd: Rita SevernsTema: Zadatak Privredne komore

elela bih da vam se zahvalim na prilici da pomognem Komori protiv zakonodavstva u oblasti zdravstvene zatite. Poastvovana sam to sam pojedinac pozvan da obavi ovaj zadatak; meutim, postoji konflikt interesa.

U prolosti sam bila volonter u Children First, grupi koja podrava prava dece i koja trai podrku zajednice u unapreenju obrazovanja i zdravlja dece. Daleko vanije, takoe sam uloila i vreme i novac u predizbornoj kampanji senatorke Sitwell, koja inae podrava predlog zakona kome se Komora suprotstavlja. To bi moglo da ugrozi poziciju Davis-Martin Public Relations-a.

Bila bih vie nego srena da pomognem bilo kome ko bude odabran za ovaj zadatak. alim to ne mogu biti aktivno ukljuena u ovom projektu, ali oseam da bi profesionalni interesi DavisMartina trebali da budu na prvom mestu.