Digital forvaltning, samhandling og innbyggerdialog i kommunen.

Sandnes, 3. mars, 2010

Øystein WindingstadProsjektleder og rådgiver IKT/OU

Oppland fylkeskommune

1. Litt om vår IKT-strategiHva jobber vi etterHvordan jobber vi

2. Fylkeskommunalt samarbeid – FOT-prosjektet BakgrunnMetode og organisering av forprosjektetErfaringer og resultater av forprosjektetEtablering og organisering av samarbeidet – hovedprosjektet

Status

- Ett delprosjekt ”Rett i Mappa”

Oppland fylkeskommuneIKT-strategi og fylkeskommunalt samarbeid.

BAKGRUNN

2005 1.10.08 23.2.09 mai 09 juni 09 2010 2011

FORPROSJEKTOrganisering

Gjennomføring

RESULTATRapport

HOVEDPROSJEKTAvtaler

Organisering

FRAMDRIFTGjennomføring

Plan og mål

Styrende dokumenter

Politiske føringer for fylkesrådmannens gjennomføring av RHP 2010

”En åpen og effektiv organisasjon”

1. Åpen organisasjon med høy etisk standard2. Lærende organisasjon med dialog som arbeidsform3. Attraktiv, inkluderende og helsefremmende arbeidsplass4. God og effektiv drift5. Økt deltagelse i internasjonale samarbeidsprosjekter

Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument

IKT-enhetens prioriterte innsats 2010 1. Oppnå god IT-beredskap og stabil tilgjengelighet til IKT infrastruktur og systemer 2. Bidra til å øke kunnskapen om IKT, slik at alle nivåer i organisasjonen utnytter de

muligheter som IKT gir for effektivisering og bedre tjenester3. Bidra til å etablere flere digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne,

kommuner, samarbeidspartnere og de folkevalgte

4. Samarbeid med andre fylkeskommuner og kommuner om utvikling og drift av IKT-løsninger skal bidra til effektivisering og bedre ressursutnyttelse

5. Øke bruken av videokonferanser og verktøy for elektronisk samhandling intern og eksternt

6. Innarbeide energi- og miljøtiltak i styringsdokumenter for IKT, samt innarbeide miljøkrav i anskaffelsesdokumenter

Litt om vår IKT-strategi

IKT-strategiplan fra 2005 – 2008 er under fornying

Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune

2010-2014

Utfordringsområder

Nettverksutfordringer, økende trafikk

Sikkerhetsforståelse hos brukerne

Ressurser og kompetanse i fagenheten

Økende behov for god digital kompetanse hos brukerne

Mer utstyr og økende avhengighet til PC og Internett

Integrasjoner og automatiserte arbeidsprosesser

Det var en gang –noen som hadde så inderlige ønsker om å vinne rådmannen og hele fylkeskommunen.

Eventyret om FOTeladdene….

Hva er FOT

Fylkeskommunal Optimal Tilpasning

Et fylkeskommunalt samarbeidsprosjekt mellom

Finnmark, Nord-Trøndelag, Hordaland, Vest-Agder, Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommune.

Formålet med forprosjektet – oppgaven

1. Definere en fylkeskommunal bransjeløsning, beste praksis, som ønskes som en fylkeskommunal standard i 360 4.0.

2. Seks områder; arkiv, saksbehandler, møte og utvalg, sikret sone, SOA/integrasjoner og teknisk infrastruktur.I tillegg vurdere nye muligheter

3. Prising av denne bransjeløsningen iforprosjektrapport

Avtaler

En avtale m

ed SI

Oppland ble valgt s

om ”verts

fylke

”.

Likelyd

ende avtaler m

ed alle

samarbeidsfy

lkene

Dilemma

Kort og veldig hektisk prosess – ferdig til jul

- eller ta ”den tida vi trenger”.

Oppstart og Arbeidsmøter Evaluering forberedelse Presentasjon og godkjennelse

Oktober November Desember Januar 1. 5. 6. 11. 12. 18. 19. 26. 27. 2. 8. 22. 23.

Rapport

Oppgaven Nye muligheter - kurs Arkiv - Sb MU – Sikret SOA -Teknisk Evaluering MU2 Pres og godkjennelse sone infrastruktur

EN MÅNED

Prosjektplan

Prosjektp

lan

Prosjektetorganisering

StyringsgruppeBjørn Sakariassen NtfkSvein Åge Nottveit Hfk

Ann Karin Lien FfkKnut Nerland Ntfk

ProsjektledelseØystein Windingstad FK

Arild Hofland

Arkiv

Stein E

riksen

SaksbehandlingE

vy Bakke

MU

Ann-K

arin Mellingen

Integrasjoner SO

AG

lenn Paulsen

Teknisk InfrastrukturG

lenn Paulsen

DELTAKEREFinnmark fylkeskommuneVest-Agder fylkeskommNord-Trøndelag fylkeskomSør-Trøndelag fylkeskommHordaland fylkeskommuneOppland fylkeskommuneVestfold fylkeskommuneogSoftware Innovation

AM 1 AM 2 AM 3 AM 4 AM 5 AM 6 AM 7 AM 8 AM 9

Nye m

uligheterS

I

Kurs

SI

Sikret sone

Stein E

riksen

AM 10 Ko

ord

ine

ring

og

kvalite

tssikring

MU

2A

nn-Karin M

ellingen

Konsulenter/rådgivereBjørg Rivenes Skogås, SI

Arne Magne Håvardstun, SI

WSFunksjoner /

fylkeskommuneDato og

tidSted Finnmark Nord- Trøndelag Sør-Trøndelag Oppland Hordaland Vest-Agder Vestfold Software

Innovation

1

Nye muligheter

05.11 10-16

SI -Lysaker

Ann Karin Lien

Knut Nerland Solveig Bigset

Ann-Karin Mellingen

Stein Eriksen, Anita Hervik, Gørill Holte

Grethe Stenberg Tormod Palmesen

Siri Velle Segelstad

Bente Leivestad Evy Bakke Mildrid

Bertelsen Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl   Arne Magne Håvardstun Gunnar Wistad

2

Kurs

06.11. 10-16

SI -Lysaker

Ann Karin Lien

Knut Nerland Solveig Bigset

Ann-Karin Mellingen

Stein Eriksen, Anita Hervik, Gørill Holte

Grethe Stenberg Tormod Palmesen

Bente Leivestad Evy Bakke Mildrid

Bertelsen Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl   Bjørg R Skogås Gunnar Gustavsen

3Arkiv 11.11.

10-16Oslo Rica

VictoriaLill-Johanne Eliseussen

Solveig Bigset Knut Nerland Stein Eriksen Grethe Stenberg

Tormod PalmesenEvy Bakke

Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl

Harriet Marie Terjesen

Bjørg R. Skogås Turid Thangstad

4

Saksbehandling 12.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Lill-Johanne Eliseussen

Knut Nerland Solveig Bigset

Stein Eriksen, Gørill Holte

Siri Velle Segelstad Tormod Palmesen Grethe

Stenberg

Evy Bakke Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl Harriet Marie

TerjesenBjørg R. Skogås

Arne M Håvardstun

5

Møte og Utvalg 18.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Else Marie Larsen

Ann-Karin Mellingen

Anita Hervik Gudrun

Kulbotten Sjøvold

Stein Eriksen

Tormod Palmesen Siv Nermoen

Evy Bakke Mildrid Bertelsen

Sølvi T. Wikstøl Steinar Knutsen

Marit KarlsenBjørg R. Skogås

Gunnar Gustavsen

6

Saksbehandling i Sikret sone

19.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Beathe Olsen Ann Karin Lien

Knut Nerland Stein Eriksen Tormod Palmesen Evy BakkeSølvi T. Wikstøl

Atle Johannessen Torkild HelbergArne Magne

Håvardstun Bjørg R Skogås

7

Integrasjoner - SOA/ RIM -

Skjemaløsninger

26.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

 Arnstein Eidsmo

Knut Nerland

Glen Paulsen Halvar Bakås Tormod Palmesen

 Sølvi T. Wikstøl Kari B. Kleivset  

Øyvind B Fredriksen

Andreas Wicklund

8

Teknisk infrastruktur Sikret sone

27.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Arnstein Eidsmo Knut Nerland

Glen Paulsen Asle Brustad

Halvar Bakås Tormod Palmesen

Geir Storrø

Sølvi T. Wikstøl Kari B. Kleivset

Atle Johannessen

Nils Krane Thvedt Trond

Holmøy

Gaute Handegard Thor Rudi

9

Gjennomgang av rapporter

02.12. 10-16

SI -Lysaker

Ann Karin Lien

Ann-Karin Mellingen

Bjørn Sakariassen

Stein Eriksen Øystein

Windingstad Tormod Palmesen

Evy Bakke Sølvi T. Wikstøl  Arild Hofland

Bjørg R. Skogås

10

Møte og Utvalg 2 08.01. 08-15

SI -Lysaker Else Marie

Larsen

Ann-Karin Mellingen Knut Nerland

 Tormod Palmesen Siv Nermoen Grethe Stenberg

Evy Bakke Mildrid Bertelsen

Steinar Knutsen

 Bjørg R. Skogås

Gunnar Gustavsen

11

Presentasjon av rapport

22.01. 12-17

Raddiss SAS

GardermAnn Karin Lien

Ann-Karin Mellingen

Bjørn Sakariassen

Knut Nerland Solveig Bigset

Anita Hervik Stein Eriksen

Grethe Stenberg Øystein

Windingstad

Svein Åge Nottveit Evy Bakke

 

Torkild Helberg Harriet Marie Terjesen Marit Karlsen

Arild Hofland Bjørg R. Skogås

Arne Magne Håvardstun

Tore Igelkjønn

12

Evaluering 23.01. 09-13

Raddiss SAS

GardermAnn Karin Lien

Ann-Karin Mellingen

Bjørn Sakariassen

Knut Nerland Solveig Bigset

Anita Hervik Stein Eriksen Glen Paulsen

Grethe Stenberg Øystein

Windingstad

Svein Åge Nottveit Evy Bakke

 

Torkild Helberg Harriet Marie Terjesen Marit Karlsen

 

 Prosjektledelse      

Ann-Karin Mellingen

Stein Eriksen Glenn Paulsen

Øystein Windingstad

Evy Bakke    Arild Hofland

 Referansegruppe     Ann Karin Lien

Bjørn Sakariassen Knut Nerland

   Svein Åge

Nottveit     

Rapport fra delprosje

ktleder o

g

rådgiver e

tter h

vert a

rbeidsmøte –

Rapporter

6 delrapporte

r og en hove

drapport ved prosje

ktslutt

Sluttrapport k

lar 22. ja

nuar, 2009.

Statistikk

136 dagsverk er lagt ned fra samarbeidsfylkene og i tillegg kommer reiser og opphold og arbeid ”hjemme”.

= 19,5 dagsverk/arbeidsmøter/møter pr. fylkeskommune.

Gjennomført 10 rene arbeidsmøter med til sammen 110 deltakere= 11 deltakere i snitt pr arbeidsmøte< 2 deltakere i snitt pr arbeidsmøte fra hver fylkeskommune

Resultater

• FOT 4.0 trinn 1 = SI Core FK v. 1.0

• Til sammen 93 punkter er vedtatt innarbeidet i standarden

• Av disse vil 46 være punkter som innarbeides i SI Core SP3, 4 og X

• 47 punkter må programmeres og har blitt priset

• I tillegg kommer punkter og områder som kommer til behandling inn under et evt. ”FOT 2”

Beregnet nytteverdi

Gevinst forprosjektet: > 600.000

RessurserKvalitetInnhold

Gevinst gjennomføringsprosjekt årlig: > 1.000.000

Enklere brukergrensesnittTilpasset skolenes behovFærre tilpasningerEnklere håndtering endringerFærre kostnader

• Et effektivt og målrettet forum for diskusjon og erfaringsutveksling.

• Felles konfigurasjon/oppsett og implementering og bruk av sak- og arkivsystem

• Bygget uunnværlig og verdifull kompetanse

• Viktig erfaringsutveksling knyttet til arbeidsprosessene og 360 v.4.0

• FK Beste praksis som felles ståsted for videreutvikling og utvidelse av sak- og arkivsystemet

Gevinstområder i samarbeidet

Hva skjedde

Fantastisk innsats fra deltakerne

Fantastisk innsats fra et godt SI-team

Arkiv

Saksbehandler

Møte og utvalg

Sikret sone

SOA Rett i Mappa

Teknisk infrastruktur

Samarbeidsfylkenes deltakelse i samarbeidet er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse.

Samarbeidet forutsetter at samarbeidsfylkene bidrar så likt som mulig i forhold til ressursbruk og egeninnsats, og de skal ha samme

økonomiske forpliktelser og rettigheter i samarbeidet.

HovedprosjektetSamarbeidsavtalen

Beslutning om å gå videre med FOT 2 tatt i hver enkelt fylkeskommune, unntatt Hordaland.

Konstituerende møte, 30. mars, i Tromsø;Enighet om;-struktur - organisering og avtaler-framdrift-nye områder for fylkeskommunal standard

Samarbeidsavtalen signert 29. mai.

Beslutninger i styret treffes med alminnelig flertall. Beslutninger om initiering av delprosjekter krever enstemmighet. Ved stemmelikhet på saker som er kritiske for samarbeidet, har styreleder dobbeltstemme.

Beslutninger om økonomiske og rettslige forpliktelser i samarbeidet gjøres i hvert samarbeidsfylke iht. egen organisering, fullmakter og myndighet.

Ett av samarbeidsfylkene velges som vertsfylke. Til funksjonen/rollen som vertsfylke inngår følgende oppgaver:

• Styreledelse, organisering av styremøter• Ansvar for fellesøkonomi• Iverksetting og oppfølging av styrevedtak• Representasjon og informasjon• Rapportering• Prosjektregnskap

Vertsfylke velges av styret for 2 år om gangen. Jf vedlegg 1.

Alle avtaler med eksterne samarbeidspartnere innenfor FOT 2- samarbeidet som har rettslige og/eller økonomiske konsekvenser, må signeres i egen avtale av alle samarbeidsfylkene og gir det enkelte

samarbeidsfylket de rettigheter og forpliktelser som følger av avtalen(e).

Samarbeidsavtalen

Organisering - FOT 2 styret

Nord-Trøndelag

Solveig Bigset

Finnmark

Ann Karin Lien

Sør-Trøndelag

Stein Eriksen

OpplandvertsfylkeØystein

Windingstad

Vestfold Harriet Marie

Terjesen

Vest-AgderSølvi T Wikstøl

LokalStyrings-gruppe

LokalStyrins-gruppe

Sør-Trøndelag

Oppland Vestfold Vest-AgderNord-Trøndelag

Finnmark

Styret

Delp

rosjekter

LokalStyrins-gruppe

LokalStyrins-gruppe

LokalStyrings-gruppe

Rett i Mappa

Utvikling av bransjeløsningen v 1.0

Beslutning i alle 6 fylkeskommuner om å delta i s

amarbeidet om utvikling av versjon 1

- kontraktsforhandlinger er gjennomført og avtale med utvikler (S

I) ble signert

19. juni, 2

009.

Utviklingsavtalen

SI - FOT styringsgruppe/PE

Leder Marte Aasheim NæssHalvor Walla

Knut Erik GudimTore IgelkjønKristian Berg

Prosjektleder PLKnut Andreas Strøm

Gundersen

ReferansegruppeFOT-prosjektet

6 fylkeskommuner

Ressursgruppe RGKristian Berg

Knut Erik Gudim

Opplæring og test

Grete Medalen

Løsnings-arkitekter

Bjørg Rivenes SkogåsGunnar

Gustavsen

Deployment

Hans Øyvind Haga

Produkt

Arne Magne Håvardstun

Merkantilt

Tore Igelkjøn

SI FOT-prosjektet

Leverandøren sin prosjektorganisasjon

FOT styringsgruppe/PE

Styreleder Øystein WindingstadAnn Karin LienSolveig Bigset

Harriet Marie TerjesenStein Eriksen

Sølvi Tanja Wikstøl

Prosjektleder PLØystein Windingstad

Referansegruppe6 fylkeskommuner

Ressursgruppe RG/Utvalg

Petter KolstadBjørn Sakariassen

Torill

Arkiv og RIM

Grethe StenbergHarriet Marie

TerjesenM fl.

Saksbehandler/leder

Torkild HelbergKnut Nerland

M fl.

Møte og Utvalg

Ann-Karin Mellingen

NN

M fl.

Sikret Sone

Stein EriksenAnn Karin Lien

M fl.

Installasjon og drift

Mona Ring Nyheim

Halvar Bakås

Delprosjekt:Utvikling av SI Core FK v. 1.0

FOT delprosjekter og framdrift

NÅ

FOT DELPROSJEKTER:

septemberoktober novemberdesember januar februar mars april mai juni36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25Delprosjekt Utvikling av Bransjeløsningen

Utvikling v 1.0 Test Ferdigstillelse Verifisering og FAT SAT Godkjenningsperiode

Delprosjekt RIM fase 2

Delprosjekt Arbeidsflater

Delprosjekt Opplæring, e-løsing og kurs

Delprosjekter FOT 2, fylkeskommunal standard v 2.0

Identifisering ogspesifisering avarbeidsprosesser ila februar.

FOT verifiseringsteamGjennomføre verifi- sering ila mars.I Oslo eller Lhm.

FOT testteam2 dager ”hjemmefra” først med ”alle” og to dager på Lillehammer med to pers på hvert område

Hva skal verifiseres?FOT-punktene pluss tilhørendearbeidsprosess eller helearbeidsprosesser

BP

BP

1. Identifisering og spesifisere arbeidsprosesserFebruar.

GretheTorkildSteinAnn-Karin

2. Sette opp/organisere team for verifisering3. Gjennomføre verifiseringMars.

GretheTorkildSteinAnn-Karin

4. Lage testplan5. Sette opp team for SAT6.Gjennomføre SATApril.

GretheTorkildSteinAnn-Karin

OPPGAVER OG ANSVAR IFM VERIFISERING OG TEST

Organisering av verifisering og test

Arkiv med RIM: Ansvarlig: Grethe og HarrietSaksbehandler: Ansvarlig: Torkild og KnutSikret sone: Ansvarlig: Stein og Ann KarinMøte og Utvalg: Ansvarlig: Ann-Karin og nn

Fylkeskommunalt samarbeid

Rett i Mappa

Integrasjon mellom skole-fagløsninger og elektronisk NOARK arkiv.

Kommunalt arkivseminar 2010

Prosjektleder Øystein Windingstad og arkivsjef Grethe Stenberg

Oppland fylkeskommune.

Lillehammer, 18. februar, 2010.

1. ”Rett i mappa”-prosjektetLitt om bakgrunnen for arbeidet og historikk

Resultater og status

2. RIM 2Mål, framdrift og organisering

Konklusjon

Hva er Rett i Mappa - en visjon

Papir

Papir

Fra…………………………….……………………… til:

@postWWW

Elevmappa:

VIGO-web ExtensVIGO opplæring Fronter

Noark-arkivet

• Søker etter /oppretter elevmappe

• Arkiverer søknader

• Arkiverer all korrenspodanse i inntaksprosessen

• Arkiverer varsel

• Arkiverer IUP-er

• Arkiverer referat fra gruppeplaner

• Arkiverer vurderinger

• Arkiverer møtereferater

• Arkiverer hendelser som endring av elevstatus, adresseendringer med mer.

• Arkiverer karakterutskrifter, kompetansebevis, vitnemål

Beskrivelse av en prosess

Litt om behovet for ”Rett i mappa”

- Innføring av DocuLive i de videregående skolene i 2003-04 og oppgradering til P360 i hele Ofk.

– Lovverket, - Arkivloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven mfl.• Store mengder saksdokumenter i fagsystemene• Stort behov for å sikre arkivverdig og journalpliktig dokumentasjon• Redusere behovet for manuell registrering og manuell journalføring av dokumenter

• Tidkrevende manuelle håndtering av de journalverdige dokumentene

• Manglende enhetlige rutiner og retningslinjer for håndtering av slike dokumenter

– ”Bestilling” fra fylkesopplæringssjefen på Varsler i første omgang• Og behovet for ”orden i systemene” mhp ”saker.

– Samtaler med Software Innovation– Brukerforum og i andre sammenhenger

G

Hva gjorde vi

• Oppstartsmøte rett før jul 2004 med Riksarkivet, 2 leverandører av fagsystemer, 3 fylkeskommuner og leverandøren av vår sak- og arkivløsning, SI.– Leverandørene av skole- fagløsninger hadde ikke helt forståelse

for behovet for arkiv.

• Opprettet en forprosjekt med Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommuner.– Forprosjekt ble opprettet for å utredet muligheter, utfordringer,

kostnader og mulige gevinster.

Etter forprosjektet

• Hva hadde vi:– Tre samarbeidende fylkeskommuner og 2(?) partnere– En felles målsetting– En kartlegging av dokumenttyper fra Extens og Skole Arena – Avtale med en partner, SI– Avtaleutkast fra IST– Prosjektplan med forslag til;

• Framdrift • Fordeling av oppgaver ifm pilotering

– Dialog med Fronter– Godt samarbeidsklima i de samarbeidende fylkene

• Hva manglet:– Dialog og avtale med VIGO– Avtale med Fronter?– Penger og dedikert tid– En klar teknisk løsning

Vi opprettet et hovedprosjektet

• Oppstart av gjennomføringsprosjekt i februar 2006

• Søknad til Høykom ble sendt våren 2006– Prosjektet ”Rett i mappa” fikk tildelt midler

sensommeren 2006

• Pilotering avsluttet 31. oktober, 2007

• Rapport og dokumentasjon ferdig 30. november, 2007

Resultatmål:

”I henhold til NOARK, sikre behandling og lagring av

journal- og arkivverdige, elev-relaterte dokumenter,

produsert i skole- fagløsningene

på de videregående skolene og i sentral-administrasjonen.”

1. Teste ut og evt. videreutvikle teknisk standard for integrasjon av løsninger

2. Utnytte etablert bredbåndsinfrastruktur.

3. Definere ideell dokumentflyt i saksgang i henhold til hovedmålsetting.

4. Definere prinsipper og retningslinjer for tilgangshåndtering, innsyn i saker og dokumenter, for nye brukergrupper i sak- og arkiv, - lærere på skolene.

5. Definere ensartede og effektive arbeidsprosesser og rutiner (retningslinjer) på skolene, iht. arkivmessige og lovmessige forhold.

6. Opplæring av organisasjonen.

7. Etablere løsningen og rutinene i organisasjonen.

8. Mer motiverte medarbeidere ved hjelp av bedre verktøy og mer effektive rutiner.

9. Bedre service for innbyggere/elever.

10. Enklere intern-administrasjon.

11. Bedre tilgjengelighet, gjenfinning, sikkerhet og oversikt.

Arbeidsmål

Prosjektplan og målsetting

• Elevmappe må opprettes automatisk

• Saksbehandler skal kunne forholde seg til sitt fagsystem

– Arkivverdig informasjon skal arkiveres i Noark-system

• Overføring manuelt via enkle prosesser (knapp for arkivering i fagsystemet)

• Automatisk overføring via forhåndsdefinerte prosesser

Prinsipper funksjonell beskrivelse G

• Opprettelse av elevmappe

• Elevmappa tilsvarer en sak i sak-arkivsystemet. Saken opprettes når det første elev-dokumentet produseres i et fagsystem.

• For å sikre at det bare opprettes en mappe, også manuelt, pr elev, blir elevens fødselsnummer en del av arkivkoden.

• Elevmappa (saken) i sak-arkivsystemet inneholder felter som:– Elevens navn (i sakstittel) ”etternavn, fornavn – elevmappe”– Fødselsnummer– Saksansvarlig (”Fylkesopplæringssjefen”)– Arkivkode B31 (elevforhold)– Saksdato, og hvilket fagsystem som initierte saken

Prinsipper funksjonell beskrivelse G

• Kontaktregister

– Første gang et elev-dokument blir overført til sak-arkivsystemet blir eleven opprettet i P360’s kontaktregister.

• Regler for journalføring av dokument fra elev-fagsystem i sak-arkivsystem

• Følgende regler er innebygget i integrasjonsløsningen:– Saksbehandler på dokument: Det er alltid skolen (journalenhet) og skolens

rektor ”Rektor …..videregående skole, som registreres som saksbehandler på dokument i 360.

– Gradering av dokument. Alle elevdokumenter som kommer fra fagsystem blir registrert med tilgangskode Unntatt Offentlighet og riktig §, systemet er definert slik. I tillegg blir mottaker (elevens navn) skjermet i offentlig journal

– Intern tilgang: Dersom det i fagsystemet er definert at dokument skal være skjermet slik at kun den enkelte skole skal ha tilgang til elevdokumentet vil dette bli registrert med tilgangsgruppe i P360.

Gevinster

• Bedre kvalitet og service kommer i tillegg.

• Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler.

• Besparelser (gevinst/nytteverdi) – For 7.500 elever i den videregående skolen i Oppland genereres hvert år

30.000 varsler og 15.000 kompetansebevis.– Beregnet arbeidstid min 6 min pr. dokument i manuell håndtering

For 45.000 dokumenter blir det 5.000 timer i året til en kostpris på kr. 600/time utgjør dette 3 mill i året i spart arbeid for de videregående skolene i Oppland.

Hva gjorde løsningen mulig

• Bredbånd til alle skolene

• NOARK 4 WebService fra KS

• En felles utfordring for alle organisasjoner

• Nye muligheter, gir nye ønsker og behov

• Ny virksomhetsarkitektur i Ofk.

System Vigo Hendelse I N U El Papir Sakstittel Arkivkode U UO Åpen Sikker MerknaderP360/DL Vigo Søknad om særskilt prioritert utdanningsprogram Inntak Objekt opprettesP360/DL Vedlegg til A -søknader InntakP360/DL Vedlegg til B - søknader InntakP360/DL Vigo Svar på søknad om særskilt prioritert utdanningsprogram InntakP360/DL Enkeltvedtak om særskilt tilrettelagt opplæring OpplæringsordningExtens Vigo Fellesinntak Inntak Objekt opprettesP360/DL Søknad direkte til skolen (skjema) Inntak Objekt opprettesP360/DL Svar på direkte søknader til skolen InntakExtens Oppmelding til privatisteksamen (WEB) Privatist Objekt opprettesP360/DL Individuelle opplæringsplaner (IOP) OpplæringsordningP360/DL Endring av individuelle opplæringsplaner OpplæringsordningFronter Individuelle utviklingsplaner (IUP) Opplæringsordning Fra Arena/Fronter/Its learningExtens Dokumentasjon av oppfølging av planen Opplæringsordning Fra Arena/Fronter/Its learningExtens Dokumentasjon av grunnlag for karakter ElevforholdDL/P360 Søknad om fritak fra fag/vurdering i fag OpplæringsordningDL/P360 Svar på søknad om fritak Opplæringsordning Skal registreres i Extens

Fronter Varsel om fare for bortfall om karakter Elevforhold Fra Arena/Fronter/ILFronter Varsel om fare for nedsatt karakter i adferd Elevforhold Fra Arena/Fronter/ILFronter Varsel om fare for nedsatt karakter i orden Elevforhold Fra Arena/Fronter/ILP360/DL Søknad om overgang fra helkurs- til delkurselev OpplæringsordningP360/DL Vedtak om status som delkurselev Opplæringsordning Skal registreres i ExtensP360/DL Søknad om tilrettelegging ved prøver/eksamen OpplæringsordningP360/DL Svar på søknad om tilrettelegging ved prøver/eksamen OpplæringsordningP360/DL Søknad om reservert skoleplass InntakP360/DL Svar på søknad om reservert skoleplass InntakP360/DL Klage på standpunktskarakter ElevforholdP360/DL Klage på eksamenskarakter ElevforholdP360/DL Klage på bortfall av standpunktkarakter ElevforholdP360/DL Begrunnelse for fastsettelse av karakter ElevforholdP360/DL Svar på klager ElevforholdP360/DL Melding om endring av elevstatus/avbrudd Opplæringsordning Skal registreres i ExtensP360/DL Disiplinærsaker ElevforholdExtens Teminmelding Dokumentasjon

Extens Kompetansebevis DokumentasjonExtens Vitnemål DokumentasjonP360/DL Brev om rett til ny, utsatt eller særskilt prøve ElevforholdP360/DL Søknad om realkompetansevurdering InntakVigo/DL/P360 Søknad om skoleskyss SkoleskyssVigo/DL/P361 Vedtak om skoleskyss SkoleskyssExtens / OTTO Overføring til OT OppfølgingstjenestenExtens / OTTO OT hendelser Oppfølgingstjenesten

Voksenopplæring…. InntakPersonalmappe….

Form Offentlighet Sikker soneDok.type

Hvordan er arbeidsprosessene og hvilke hendelser er arkivverdige

Vurderte hvem vi kommer raskest i gang med.

Arbeidet og arbeidsmøter.

Resultater og status

Ofk:• Extens integrasjon satt i drift hos Oppland fk juni 2008 på overføring av

terminkarakterer og vitnemål– Oppretter elevmapper– Overfører karakterutskrifter, kompetansebevis og vitnemål– Oppfører seg ustabilt med noen feil situasjoner

Stfk:• Skolearena integrasjon satt delvis i drift hos Sør-Trøndelag fk

– Varsel til elever overføres til elevmappa, men i feil format– Oppretter elevmapper via script

Vfk:• Har ikke integrert noe enda pga. endringer i org.

• Fra 1. juni 2008 (oppstart av Rett i Mappa) har 9.985 elevmapper blitt opprettet(Mot kun 2000 i hele perioden fram til 1. juni, 2008.)

• I perioden fram til nå har ca 40000 elevdokumenter, - terminkarakterer, vitnemål og varsler blitt overført og journalført manuelt i elevmappene

• 3010 elevdokumenter har blitt overført i år, fra 1.1 til 1.2.

G

Journalførte dokumenter i de videregående skolene i hele

200814622

Det betyr 10719 i resten av året

Journalførte elevdokumenter i de videregående skolene for

2009 er:

24324

GStatus på journalføring etter juni 2008.

• Valdres 609 • Vinstra 595 • Gjøvik 557 • Hadeland

444396

371

280 218 176175 49 19 12

2 Til sammen 3903

• Sentraladministrasjonen 8158

1. jan – 21. april 2008

Hva har skjedd – hva har vi oppnådd G

• Ved overføring av denne type dokumenter er det også blitt en bevisstgjøring på journalføring av andre typer dokumenter

• Større forståelse for dokumentasjonsplikten

• Samle alle dokumenter om eleven på ett sted – i ei mappe.

• Enklere gjenfinning

• Skolene har stor tro på prosjektet og ser fram til integrasjon med flere fagsystemer

• Saksmappa• Dokumentkortet

Et LMS dokumenterer vurdering av studentene/elevene og studentenes/elevenes arbeidsinnsats, progresjon, kunnskaper og læring. LMS-et dokumenterer også kommentarer og tilbakemeldninger som kommer fra læreren, noe som betyr at LMS-et dokumenterer at læreren utfører oppgaven sin og at studentene/elevene får den oppfølgingen de trenger. Denne dokumentasjonen er det viktig å ta vare i en konsistent og sikker form over tid av hensyn til rettsikkerhet både for parter og for læringsstedet. I tillegg har Riksarkivaren fattet bevaringsvedtak for universitetssektoren for en del av den dokumentasjonen som inngår i et LMS (jf vedlagte vedtaksbrev). Tilsvarende vedtak vil etter hvert bli fattet for høgskolesektoren, videregående skole og grunnskole.

Det er med andre ord påkrevet at en del av dokumentasjonen håndteres på en forskriftsmessig måte, dvs. at dokumenter tilknyttes tilstrekkelige metadata til at dokumentets autentisitet kan opprettholdes over tid og at selve dokumentet arkiveres på en slik måte at det er gjennfinnbart med opprettholdt integritet.

Tydelige føringer

MÅL:

I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i

bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom

portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller

flere av de viktigste tjenesteområdene.

Tydelige forventninger

Organisering av RIM 2, et FOT-prosjekt:

Stein

Harriet Marie TerjesenVestfold

Kari Sør Trøndelag

Øystein Oppland

VIGO IST Extens og Arena

Fronterandre LMS

SIØystein

Arkiv

Grethe Stenberg

Pål Mjørlund

Fronter og Oppland

Øystein Windingstad

Extens

Anton Syverhuset

Fronter

Steinar Moen

FOT-styret

Vigo IKT

Mona Ring Nyheim

Vigo og Vestfold

Harriet Marie Terjesen

Extens/Arenaog Sør-Trøndelag

Stein Eriksen

RIM i Oppland

Fagmiljøene

Tekniske løsningerForslag til ønsket standard.

Noark – arkiv

SOA (Biztalk)

WS – Noark 4.0

Fagsystem 2 (Vigo)

Fagsystem 1 (Lønn)

Fagsystem 3 (Extens)

Fagsystem 4 (Skolearena)

Fagsystem 5 (lms Fronter osv….)WS

WS WS WS

WS

Status RIM 2

• Delprosjekt Extens• Karakterbevis overføres og mapper blir opprettet• Noen feilsituasjoner har blitt oppdaget og er under retting• Løsningen standardiseres og stabiliseres• Fokus fra leverandøren IST

• Delprosjekt Vigo• Har kommet på banen i 2009!!• Vi er i gang med arbeid sammen med VIGO-arkivprosjektet• Kartlegging er utført av Vfk, Stfk og Oppland.• Resultat er overlevert til Vigo

• Delprosjekt Fronter• Modell for teknisk løsning er laget• Pilotering av overføring av Varsler i mars - april

Arkivverdige dokumenter - elevmappe 10.02.2010

Hendelse Tidspunkt Sakstittel Kilde DokumenttypeGenerering av elevmapper medio desember Elevmappe Vigo mappeSøknad om særskilt prioritert utdanningsprogram 01.feb Vigo IVedlegg til søknad om spesialundervisning 01.feb Papirdokument ISøknad om vg-opplæring 01.mar Vigo IVedlegg til søknad - tilrettelegging 01.mar Papirdokument IEndringsønsker fra 1. feb til St.Hans Papirdokument I

Svar på søknad om særskilt prioritert utdanningsprogram God tid før fellesinntaket Noark / Vigo U

For sent innkomne søknader på papir Papirdokument ISøknad om reservert skoleplass Papirdokument IVedtak på bakgrunn av etterlysning av dokumentasjon frem til 1. uka i juli Noark UFellesinntak - vedtak om inntak 1.uka juli - 1. sept Vigo / kort UElevens svar på inntaksvedtaket juli Vigo / ymse IYtterligere vedlegg / informasjon etter 1. inntak - juli Papirdokument IVedtak 2. inntak juli/august Vigo / kort UVedtak etter 2. inntak frem til skolestart Noark USvar på søknad om reservert skoleplass, jf 11 Noark U

Ajourhold - skolene tilbakemelding om reelle elevmasse august (sept) SAS X-notat

Endringer etter ajourhold (Exstens), endringsmelding som skolen skal dokumentere SAS

Eksempel på metode

Framdrift og målsetting for RIM 2

Budsjett på 2.5 mill fram til og med 2011.

• Underskrive en Avtale med alle parter, Extens, Vigo, Fronter og SI.Som regulerer alle forhold, kravspesifikasjon og forventninger,

forpliktelser og roller, framdrift, mål og ikke minst kostnader.

• Enighet om SOA-arkitektur og standard løsning som kan brukes av andre og som kan utvides ved behov for journalføring av nye hendelser.

• All saksbehandling og dokumenthåndtering på skolene skal foregå i fylkeskommunens elektroniske dokumenthåndteringssystem.

• Alle 6 samarbeidsfylkene med RIM-løsning mot sine skole-fagløsninger innen 2012.

• Utvikling av publisering e-dialog/Min side: Løsning for Min Side for elektronisk overføring av dokumenter og innsyn

i mappe.

Ellers samme mål og fokus som i forrige prosjekt.

Hvorfor gjør VI dette?

• FOT-samarbeidet stimulerer og inspirerer.

• FOT-samarbeidet gir oss mulighet til oppgavefordeling og tilgang til flere ressurser.

• Vår ledelse er tydelige på at vi skal arbeide innovativt.

• Vi har sterke fagmiljøer som vil forholde seg til lover og regler.

• Vi har IKT-avdelinger som tenker strategisk og som vil legge til rette for automatiserte arbeidsprosesser og dokumentflyt.

• Vi har sterk tro på at vi (en dag) vil nå fram og lykkes.

• Dette er vårt bidrag til det offentlige fellesskapet.

• Tilbakemeldinger fra andre miljøer og organisasjoner motiverer.

Konklusjon.

• Interesse fra mange gir motivasjon og drivkraft- ny ”forståelse” og ny fokus

• Utfordringer;- leverandørfokus og engasjement- langsiktig satsning, økonomi og tid- personlig engasjement på tvers av fagområder

• RÅD:• Still krav til leverandørene• Stå gjerne flere sammen• Ta ett steg av gangen • Vis til Rett i Mappa – prosjektet

Takk for oss.

FOT 2 er i gang

Fylkeskommunal Optimal Tilpasningfase 2

Nettverk fordeling av kompetanse og økt kunnskap,

fokus og utvikling.

”Sammen er vi enda klokere”.

Oppgaver FOT 2

• Utvikling av SI Core FK v 1.0• Arbeidsflater - Enda enklere Outlook-grensesnitt. 360 og Sharepoint• Integrasjoner – Rett i Mappa fase 2. Venter tilbakemelding fra alle• Sikret sone trinn 2, tilgangsstyring. Øystein sjekker med Petter• Elektronisk avlevering til depot• Opplæring og kompetansebygging. Innhold, metode erfaringer.• Publisering (Offentlig Journal)• Politisk agenda PA – KFI) og publisering på Internet• Forenklet dokumentproduksjon MU • Papirløst byråd - One-note adapter• 360-Prosess - Prosesstøttet saks-behandling/predifinert arbeidsflyt – • MS Workflow• Samhandling/prosjektrom arkivering av prosjektdokumenter• Kontrakter, administrasjon og oppfølging• Dokumentarkiv for styrende dokumenter inkl. revisjonskontroll• Ledelsesrapportering OM(SA)

Kontaktinformasjon

Øystein Windingstad, Oppland fylkeskommune. Tlf 907 51220 – 612 89328oystein.windingstad@oppland.org

Stein Eriksen, Sør-Trøndelag fylkeskommune. Tlf 916 19768 – 738 66372stein.eriksen@stfk.no

Harriet Marie Terjesen, Vestfold fylkeskommune. Tlf 975 31336.harriett@vfk.no

Grethe Stenberg, Oppland fylkeskommune. Tlf 920 91832 – 612 89438grethe.stenberg@oppland.org