PRILOGA I K POVABILU K ODDAJI PONUDB

RAZPISNE ZAHTEVE

EU SI TI – komunikacijske aktivnosti v regijah

POSTOPEK S POGAJANJI LV/2018-10/LJU

Ref. Ares(2018)3546987 - 04/07/2018

2

Kazalo

1. CILJ IN OKVIR ....................................................................................................... 3

2. PREDMET JAVNEGA NAROČILA ....................................................................... 3

2.1 Zahtevane storitve ..................................................................................... 3

2.2 Poročila ........................................................................................................... 6

3. OBSEG JAVNEGA NAROČILA ............................................................................ 7

4. POGODBENI OKVIR ............................................................................................. 7

5. PREDLOŽITEV PONUDB ..................................................................................... 7

6. TEHNIČNA PONUDBA .......................................................................................... 7

7. FINANČNA PONUDBA .......................................................................................... 9

8. MERILA ZA IZKLJUČITEV IN IZBOR .............................................................. 9

8.1 Merila za izključitev ................................................................................. 10

8.2 Merila za izbor ........................................................................................... 10

8.3 Dodatne zahteve za skupne ponudbe in ponudbe, ki vključujejo oddajo naročil podizvajalcem ....................................... 12

9. MERILA ZA ODDAJO JAVNEGA NAROČILA ............................................... 12

9.1 Tehnična ocena ......................................................................................... 12

9.2 Finančna ocena ......................................................................................... 13

9.3 Oddaja javnega naročila ........................................................................ 13

3

1. CILJ IN OKVIR

Predstavništvo Evropske komisije v Sloveniji (v nadaljevanju naročnik) v letu 2018 in 2019 kot del svoje strategije komuniciranja z državljani nadaljuje z nizom

aktivnosti po regijah s skupnim imenom EU SI ti. Z njimi želi Evropsko unijo, predvsem pa aktualne teme, povezane s prednostnimi nalogami Evropske

komisije, približati lokalnemu prebivalstvu. Obenem želi naročnik skozi projekt še okrepiti prepoznavnost informacijske mreže Europe Direct kot osrednjega

ponudnika informacij o Evropski uniji v lokalnem okolju. Pri tem gradi na izkušnjah projekta EU SI ti v letu 2016 in 2017.

Cilja projekta EU SI ti sta: 1) prikazati konkretne koristi in priložnosti EU in članstva Slovenije v EU v

lokalnem okolju, 2) omogočiti temeljno debato o prihodnosti EU ter o aktualnih evropskih temah.

Ta cilja se zasledujeta na način, da so vsebine prilagojene potrebam in zavedanju

lokalnega prebivalstva, uporabljajo pa se formati, ki te vsebine čim bolj približajo državljanom, imajo močno uporabniško izkušnjo, spodbujajo soustvarjanje

vsebine dogodkov iz občinstva, izogibajo se klasičnim frontalnim predstavitvam in

omizjem, spodbujajo aktivno udeležbo občinstva in temeljijo na osebnih dobrih, navdihujočih zgodbah in izkušnjah.

Evalvacija projekta EU SI ti 2017 je pokazala, da si udeleženci želijo še več konkretnih zgodb EU in živahnih razprav o aktualnih tematikah, uporabnih

informacij, interaktivnosti, animacije, vključujočih formatov na razpravah, družabne vsebine in na splošno še več sproščenega vzdušja. Obenem se kaže

paradoks, da ljudje pričakujejo konkretne, uporabne informacije na specifične tematike po eni strani in več splošnega komuniciranja o EU na drugi. Prevelika

razpršenost vsebin pa slabša doseg kampanje in otežuje bolj učinkovito

izvajanje.

Zato bo kampanja EU SI TI izbrane aktualne tematike komuniciranja izpostavila in komunicirala na način, ki bo upošteval te izkušnje in se čim bolj približal

ljudem.

Kampanja bo v letu 2018 in 2019 sistematično gradila komuniciranje na družbenih omrežjih, okrepila stike z mediji in vidnost navzven.

Deloma bo kampanja to prilagodljivost z vsebinami ohranila, vendar pa se bo osredotočila na ožji nabor tematik, obenem bo na vsakem dogodku ponujenih in

predstavljenih nekaj enakih vsebin in gradiv s splošnimi informacijami o EU in prednostnimi temami.

Osrednje prioritete, ki bodo služile kot ozadje za aktivnosti projekta EU SI ti v

2018 in 2019, so:

- širša razprava o prihodnosti EU kot del širšega političnega procesa, ki bo trajal

vsaj do volitev v Evropski parlament 2019, - volitve v Evropski parlament 2019 http://thistimeimvoiting.eu/ (več informacij

sledi)

- prihodnji proračun Evropske unije, ki je tesno povezan tudi s procesom razprave o prihodnosti EU https://ec.europa.eu/commission/future-europe/eu-budget-

future_sl - kampanja EU and ME za mlade https://europa.eu/euandme.

Evropska komisija je na terenu prisotna z mrežo informacijskih centrov Europe Direct (www.europedirect.si). Mreža deluje kot osrednji ponudnik informacij o

Evropski uniji v lokalnem okolju, organizira dogodke in druge aktivnosti.

4

Kampanja EU SI Ti teče v tesnem sodelovanju z informacijskimi točkami Europe

Direct, saj se kaže potreba po tem, da pred in po dogodkih EU SI Ti podobne manjše aktivnosti po regijah tečejo naprej, da torej aktivnosti niso le enkratne

narave. Vendar pa komunikacijske aktivnosti kampanje EU SI ti omejene zgolj na območja, kjer je mreža Europe Direct prisotna, pokriva tudi kraje in regije, kjer

mreže ni.

Z aktivnostmi po regijah naročnik razume zasnovo, organizacijo, koordinacijo in izvedbo dogodkov in drugih komunikacijskih aktivnosti skupaj z načrtom

komuniciranja z javnostmi, organizacijami, mediji in na družbenih omrežjih.

Aktivnosti bodo izvedene pod skupno znamko EU SI ti, katere lastnik je naročnik in ki bo dana v uporabo izvajalcu za čas trajanja projekta.

Naročnik bo storitve izvajal predvidoma med avgustom 2018 in do konca

decembra 2019.

2. PREDMET JAVNEGA NAROČILA

2.1 Zahtevane storitve

Naročnik od ponudnika pričakuje zasnovo, organizacijo in izvedbo aktivnosti pod

skupnim imenom EU SI TI, skupaj z načrtom komuniciranja z javnostmi,

organizacijami, mediji in družbenimi omrežji.

V trajanju pogodbe je izvedenih

- najmanj deset dogodkov s spremljajočimi promocijskimi aktivnostmi v regijah

- stalna komunikacija in vzdrževanje profila na Facebooku EU SI Ti @eudogodki.

Aktivnosti je lahko tudi več, vendar le do porabe sredstev. Celoten proračun akcije je največ 50.000 EUR v trajanju celotne kampanje, 25.000 je namenjenih

za leto 2018. Naročnik bo storitve izvajal predvidoma med avgustom 2018 in do konca decembra 2019.

Zasnova dogodkov

Naročnik pričakuje:

- pripravo zgoščenega vsebinskega predloga, ki ima opredeljeno temo z

obrazložitvijo, cilj dogodka, koncept in format, ciljno publiko, predlog nastopajočih oz. sogovornikov in poteka dogodka.

- Dogodki imajo lahko različne formate - delavnice, posveti, družabni, kulturni dogodki in javni forumi, dogodki na prostem, njihova skupna točka je, da

zasledujejo cilj in okvir projekta EU SI TI, kot je opredeljen v točki 1.

- Izvajalec lahko predlaga, da se aktivnosti umestijo v obstoječe večje javne prireditve, občinske praznike, festivale, poletno dogajanje, … v kolikor bi

aktivnosti tako bolj učinkovito in smotrno dosegle cilj projekta in obenem pritegnile več pozornosti ciljnih javnosti, pripomogle k boljši kakovosti dogodka,

vodile k trajnejšemu sodelovanju in imele večjo vidnost ter doseg aktivnosti v medijih. Izjemoma lahko naročnik odobri tudi, da se aktivnosti v sklopu dogodka

v nekem kraju izvede v dveh delih zaradi posebnih zunanjih okoliščin ter bi pripomogle k večjemu dosegu in udeležbi;

- Zasnova posameznega dogodka je lahko izvedena samostojno, izvajalec pa

lahko k sodelovanju pritegne ustrezne partnerske organizacije v regiji. Smotrno je k sodelovanju pritegniti lokalne skupnosti, prepoznane in kredibilne organizacije

ali medije. Takšno sodelovanje mora potrditi naročnik. - Zasnovo in temo potrdi naročnik. Potrjena je najmanj 45 dni pred aktivnostjo.

5

Organizacija in izvedba aktivnosti

Manjši dogodki v zaprtih prostorih

Naročnik od izvajalca pričakuje naslednje storitve:

- najem ustreznega prostora, ki sprejme vsaj 100 ljudi in je v lokalnem okolju prepoznan, dobro obiskan javni prostor za dogodke in srečanja, če je le mogoče,

omogoča enostaven dostop za invalide;

- najem potrebne tehnične opreme, najmanj pa najem ozvočenja in označitev prostora, projektorja in platna za predvajanje AV vsebin, ustrezno scensko

osvetlitev, brezžični internet, zagotovitev evropske in slovenske zastave, tipu dogodka primerne sedeže in mizice, vizualni scenski dodatki (okrasitev,

aranžmaji, …); - najem ustreznega moderatorja oziroma povezovalca, priprave in koordinacija;

- zagotovitev ustreznih, zanimivih in v okolju prepoznanih gostov, kar vključuje tudi morebitne potne stroške in / ali honorarje. Pri sestavi gostov stremimo k

temu, da je sestava uravnotežena glede na spol, starost, sektor in podobno,

upoštevaje temo in format; - vabljenje znanih osebnosti z navdihujočo zgodbo, ki sodi v koncept projekta;

- glasbeni ali spremljajoči kulturni ali družabni program, - povezovanje in koordinacijo z drugimi ustreznimi akterji v regiji, ki so aktivni na

področju teme, so nosilci javnega življenja ali pa so izvajalci programov in projektov EU in podobno, zagotovitev foto ali video gradiva za predvajanje ob

dogodku; - po potrebi povezovanje in koordinacijo z drugimi mrežami Evropske komisije za

njihovo udeležbo na dogodku;

- vabljenje na dogodke, pri čemer stremi k temu, da se vsakega udeleži vsaj 50 ljudi ali več;

- manjšo pogostitev ob dogodku, minimalno pa voda in brezalkoholni napitki; - info kotiček z gradivi o EU, ki omogoča tudi prikaz projektov iz različnih

programov EU v regiji, zaslon za predvajanje video vsebin; - fotokotiček za fotografiranje.

Na dogodkih lahko izvajalec uporabi tudi aplikacijo sli.do, ki je namenjena

postavljanju vprašanj prek spleta, glasovanju, evalvaciji in podobno. Uporablja se

smiselno glede na format dogodka. Brezplačno osnovno uporabo aplikacije izvajalcu omogoči naročnik. Aplikacija je preprosta za uporabo, a izvajalec mora

zagotoviti osebo za njeno moderiranje med dogodkom.

Dogodki na prostem

Ti dogodki se praviloma odvijajo v sklopu drugih večjih javnih prireditev v mestu, oziroma kraju in imajo potencial, da pritegnejo večje število ljudi, najmanj pa

100. Lahko se izvedejo tudi v kombinaciji z dogodki v zaprtih prostorih.

Naročnik od izvajalca pričakuje naslednje storitve:

- izvajalec mora zagotoviti, da je dogodek umeščen v program prireditve in

ustrezno izpostavljen pri komuniciranju ter v gradivih in objavah te prireditve; - oder oziroma javno prizorišče z ustrezno in jasno označitvijo, panojem,

ozvočenje in osvetlitev, platno, tudi ustrezno število sedišč; - ustrezna in jasna označitev prizorišča, ki pritegne obiskovalce in spodbudi k

sodelovanju, najmanj pa stoječi pano ali pingvin, označitev z logotipi,

- animacija na prizorišču: glasbeni ali plesni program, filmske ali video projekcije, ustvarjanje ali družabni program za otroke, mlade in družine, nagradni kviz;

- stojnice z gradivom in drugim promocijskim materialom ter usposobljenim osebjem;

6

- fotografije ali AV prikaz relevantnih projektov ali pobud v regiji, aktualnih pobud

EU, - najem foto kabine ali ozadja za fotografiranje;

- moderator/ka oziroma animator/ka, hostesa ter najmanj ena oseba, ki obiskovalcem lahko pojasni projekt in odgovori na osnovna vprašanja o EU,

- voda ali brezalkoholni napitki, pri čemer se trudi zagotoviti lokalne proizvode; - izvajalec je pozoren, da pri teh dogodkih nastane čim manj odpadkov in da

uporabi materiale, ki se lahko uporabijo ponovno ali reciklirajo (npr. čim manj plastenk).

Naročnik bo izvajalcu zagotovil promocijski material, kolo sreče, gradiva, video gradivo Evropske komisije.

Komuniciranje projekta in vseh dogodkov

- komuniciranje z javnostjo, poleg pošiljanja vabil tudi osebni stiki in preklici

organizacij, društev, zavodov, napovedi v prepoznanih glasilih, novičnikih in napovednikih v lokalnem okolju;

- po potrebi priprava dodatnih adrem prejemnikov, skladno z zakonodajo o

varstvu osebnih podatkov, - po potrebi (glede na format dogodka) sprejemanje in vodenje prijav skladno z

zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, registracijo na mestu samem; - okrepljeno je ciljano komuniciranje na socialnih omrežjih, vključno s

promoviranimi objavami, interakcijo, več AV vsebinami in osebno noto (utrinki, zakulisje dogajanja, prilagojeno besedilo objav, izkoriščanje funkcionalnosti

spletnih omrežij, kot so FB live, Gif, …). V 2018 je merljivi cilj vsaj 10% rast sledilcev na Facebooku ter večjo vključenost (engagement), ki v povprečju

dosega 3%;

- zagotovitev ustreznega obstoječega ali novega informativnega ali promocijskega materiala za udeležence na mestu samem ali v komunikaciji pred in po dogodku,

v elektronski ali tiskani obliki; - (spletni) prenos ali snemanje lokalne televizije na najmanj štirih dogodkih.

Predstavništvo Evropske komisije se kot naročnik zavezuje, da bo skušal za vsako

aktivnost zagotoviti lastno udeležbo.

Pri načrtu komuniciranja naročnik pričakuje:

- pripravo predloga načrta obveščanja za lokalne medije, ki ga uskladi z naročnikom,

- objave napovedi, vabil, zanimivih informacij, foto utrinkov in po potrebi video utrinkov na spletnih straneh,

- objave na socialnih omrežjih partnerjev Europe Direct v projektu (Facebook, Twitter, Instagram) ter na Facebook in twitter strani EU SI Ti pred, med in po

aktivnostih, vključno s fotografijami, videoposnetki in infografikami, pri čemer

lahko uporabi avdio vizualni material Evropske komisije; smiselno uporabi tudi funkcijo Facebook live ali Periscop, Instagram zgodbe.

- V času med posameznimi dogodki morajo biti na Facebook strani EU SI Ti vsaj 3 objave na teden (promocijske in vsebinske objave, ki so skladne z vsebino

projekta EU SI ti in načinu komuniciranja na Facebooku, utrinki, ozadja projekta in ekipe, objave zgodb o projektih in posameznikih, ki izvajajo aktivnosti EU v

lokalnem okolju), - osnutek vabila, na katerem sta logotip Evropske komisije in logotip EU SI TI;

- vabljenje ciljnih javnosti, kar vključuje pripravo seznamov kontaktiranje

organizacij, lokalnih skupnosti, šol, izobraževalnih in kulturnih središč, gospodarskih združenj, razvojnih agencij, posameznih podjetij;

7

- vabljenje in preklic medijev, dogovore za intervjuje, tiskovne konference pred

dogodkom (po potrebi), pogovorne oddaje, javljanje, sporočilo za medije po dogodku – aktivnosti, ki pripomorejo k večji vidnosti in dosegu,

- Zakup oglasnega prostora na družabnih omrežjih in v lokalnih medijih, pri čemer skupni strošek za vse dogodke za celoten projekt ne sme preseči 3.000

EUR. Izvajalec teži k temu, da zagotovi brezplačne objave s pomočjo privlačnih vsebin za lokalne medije (earned media).

- Pripravo letakov ali plakatov (vsaj 10 na dogodek), distribucija na javnih dobro obiskanih mestih,

- zagotovitev profesionalnih fotografij na vsaj 4 dogodkih.

Naročnik bo izvajalcem projekta zagotovil dostop za administriranje profilov EU SI

TI na Facebooku ter izdelal osnovni opis projekta za potrebe promocije.

Koordinacija celotnega projekta

vodenje projekta, vključno z načrtovanjem, časovnico in stroškovnikom

projekta;

usklajevanje morebitnih partnerjev ali podizvajalcev v projektu za nemoteno opravljanje storitev ter za zagotavljanje kakovosti opravljenih storitev;

usklajevanje z naročnikom, vključno s telefonskimi konferencami in z morebitnimi delovnimi sestanki na sedežu naročnika ali izvajalca (največ

enim); uredništvo Facebook strani EU SI ti in stalna komunikacija projekta na njej;

predlog metodologije za merjenje udeležbe in evalvacijo zadovoljstva udeležencev. Med obveznimi merili za merjenje uspešnosti projekta so: število

udeležencev glede na ciljno število ob začetku projekta, število gledalcev

spletnih prenosov glede na ciljno število ob začetku projekta, doseg in interakcije v povezavi s projektom na FB profilu EU SI TI, število in ton

medijskih objav glede na ciljno število ob začetku projekta. Merila za evalvacijo vključujejo tudi merilo, koliko odstotkov udeležencev aktivnosti se

je strinjalo, da so ti dogodki izboljšali njihovo razumevanje EU in koliko odstotkov ljudi je bilo zadovoljnih s formati dogodkov. Vpliv projekta bomo

merili z rastjo dosega profilov, števila uporabnikov ter rasti števila interakcij kot posledico okrepljenih komunikacijskih aktivnosti v okviru projekta EU SI ti.

Morebitna dodatna in najbolj primerna merila uspešnosti za posamezen

dogodek doreče izvajalec v dogovoru z naročnikom; končno poročilo naročniku skladno s točko 2.2 in evalvacija projekta s

priporočili za naprej; objava dogodkov pod znamko EU SI TI na spletni strani Europe Direct

Slovenija (v sodelovanju z mrežo Europe Direct) www.europedirect.si.

Stroški vodenja projekta (brez organizacije dogodkov in komunikacijskega načrta

ter njegovega izvajanja) ne smejo preseči 7.000 EUR. Aktivnosti so jasno

označene z logotipom EU SI TI. Logotip in grafično podobo izvajalcu zagotovi naročnik.

Posamezni dogodki se lahko navezujejo na aktivnosti informacijskih točk Europe

Direct v regijah, z jasnim ciljem, da so aktivnosti komuniciranja EU v regiji čim bolj stalne, ne le enkratne, vendar pa jih v nobenem primeru ne smejo

nadomeščati ali podvajati.

2.2 Poročila

Operativno poročilo po vsaki izvedeni aktivnosti vključuje število

občinstva, število objav v lokalnih medijih s poglavitnimi poudarki,

8

spletnimi povezavami, če je to izvedljivo, in, kadar je to ustrezno, število

ogledov spletnega prenosa ali posnetka. Izvajalec ga predloži v treh delovnih dneh, če je možno, pa že naslednji delovni dan. Poročilo naj ne

presega ene strani wordovega dokumenta. Namenjeno je hitremu pregledu odmeva dogodka v lokalnem okolju in naročniku omogoča

poročanje naprej. Če so se z izvedbo posameznega dogodka pojavile nepričakovane težave, ki vplivajo na vsebinsko ali finančno izvajanje

projekta, izvajalec operativnemu poročilu po izvedeni aktivnosti priloži kratko evalvacijo s priporočili.

Izvajalec v 30 koledarskih dneh po končanju nalog iz točke 2.1 Komisiji

predloži končno tehnično poročilo o izvajanju javnega naročila. Poročilo vključuje zgoščen pregled izvedenih aktivnosti v času trajanja projekta,

število udeležencev, število gledalcev spletnih prenosov, skupno statistiko dosega in interakcij v povezavi s projektom na profilih EU SI TI, kratko

analizo celotnega medijskega poročanja in evalvacijo projekta s priporočili naročniku za naprej. Merila za evalvacijo vključujejo tudi merilo, koliko

odstotkov udeležencev aktivnosti se je strinjalo, da so ti dogodki izboljšali njihovo razumevanje EU in koliko odstotkov ljudi je bilo zadovoljnih z

dogodkom.

Jezik poročil je slovenščina.

Naročnik v desetih delovnih dneh poročilo potrdi. V tem času lahko izvajalca pozove k dopolnitvam. Če ga v sedmih delovnih dneh ne potrdi, a

izvajalca ne pozove k dopolnitvam, se šteje, da je poročilo potrjeno.

Stroške priprave poročil je treba vključiti v skupno ceno.

3. OBSEG JAVNEGA NAROČILA

Največji možni proračun za ta javni razpis je 50 000 EUR od sklenitve naročila do

najkasneje 30. decembra 2019, vključno z okvirno indeksacijo in brez DDV.

4. POGODBENI OKVIR

Zgoraj navedene storitve bodo predmet neposredne pogodbe med Evropsko komisijo, Predstavništvom v Sloveniji, in ponudnikom, ki mu je javno naročilo

oddano. Osnutek pogodbe je kot del Priloge II priložen povabilu k oddaji ponudb.

Ponudnik mora pri pripravi ponudbe upoštevati določbe osnutka pogodbe, zlasti:

Člen 1.4 Cena

Člen I.5 Ureditev plačil

Člen I.10 Izkoriščanje rezultatov pogodbe

Člen II.4 Izvajanje pogodbe

Člen II.4.2 Izpolnjevanje minimalnih zahtev, vključno z veljavnimi

obveznostmi na podlagi okoljskega, socialnega in delovnega

prava

Člen II.13 Pravice intelektualne lastnine

Člen II.21 Plačila in jamstva

9

5. PREDLOŽITEV PONUDB

Ponudnikova ponudba mora vsebovati vse dokumente, ki se zahtevajo v kontrolnem seznamu iz dela A in B Priloge IV.

6. TEHNIČNA PONUDBA

Ponudniki morajo v svojo ponudbo vključiti tehnično ponudbo, v kateri podrobno

navedejo, kako bodo izvajali naloge iz javnega naročila ob upoštevanju vseh razpisnih zahtev.

Tehnična ponudba vključuje

- metodologija vodenja projekta in razdelitve nalog, - predlog treh dogodkov v regijah, pri čemer je vsaj en na prostem, z

opredeljeno temo, konceptom, utemeljitvijo izbora in okvirnim programom, ki vključuje tudi okvirno časovnico in izbrane kraje,

- predlog najave enega izmed petih dogodkov na Facebooku z vizualijo, - kakovost ukrepov, izvedenih za neprekinjeno visokokakovostno

izvajanje javnega naročila v času veljavnosti pogodbe, vključno z ukrepi za nadzor kakovosti.

Tehnična ponudba ne sme vključevati nobenega od dokumentov, navedenih v

merilih za izključitev ali merilih za izbor, niti se nanašati na zadeve, ki so že zajete v merilih za izključitev in merilih za izbor.

Samo tehnične ponudbe, ki izpolnjujejo naštete minimalne tehnične zahteve iz

točke 2.1, se bodo štele za skladne in bodo ocenjene.

Tehnična ponudba se oceni ob upoštevanju meril za oddajo javnega naročila iz

točke 9, ki se nanašajo na kakovost.

7. FINANČNA PONUDBA

Finančna ponudba mora biti navedena na priloženem obrazcu iz Priloge V, ki ga je

treba ustrezno podpisati in datirati.

Cene morajo biti določene in izražene v evrih, tudi za države, ki niso članice evrskega območja.

Cene morajo vključevati vse izdatke in zajemati vse stroške, povezane z izvedbo javnega naročila, kakor je opisano zgoraj.

8. MERILA ZA IZKLJUČITEV IN IZBOR

Izpolnjevanje meril za izključitev in izbor se oceni, kot je opisano v nadaljevanju.

Ob predložitvi ponudbe morajo ponudniki vključiti naslednje dokumente:

– Ustrezno izpolnjeno, datirano in podpisano častno izjavo o merilih za izključitev in merilih za izbor iz Priloge III ter ustrezna dokazila v zvezi s popravnimi ukrepi,

kadar je primerno.

V primeru skupnih ponudb morajo vsi gospodarski subjekti, ki sodelujejo pri ponudbi, predložiti častno izjavo o merilih za izključitev in merilih za izbor.

10

V primeru ponudb, ki vključujejo oddajo naročil podizvajalcem, ponudnik predloži

ločeno častno izjavo o merilih za izključitev in merilih za izbor, ki je ustrezno datirana in so jo podpisali vsi znani podizvajalci nalog javnega naročila ali ki

prispevajo k izpolnjevanju meril za izbor.

– Ustrezno izpolnjen kontrolni seznam dokumentov, ki jih je treba predložiti, iz Priloge IV ter ustrezna dokazila, ki se zahtevajo na podlagi odgovorov na

vprašanja v delu A (glej popravne ukrepe) in B.

8.1 Merila za izključitev

Ponudbe ponudnikov, ki so v katerem od položajev za izključitev iz členov 106 in

107 finančne uredbe1, se ne upoštevajo pri oddaji javnega naročila.

8.2 Merila za izbor

Ponudnik mora dokazati zadostno pravno in poslovno sposobnost, ekonomsko in finančno sposobnost ter tehnično in strokovno usposobljenost za izvedbo nalog iz

točke 2 teh razpisnih zahtev.

Gospodarski subjekt lahko po potrebi in za posamezno javno naročilo uporabi

zmogljivosti drugih subjektov za dosego zahtevane ravni ekonomske, finančne in tehnične sposobnosti, ne glede na pravno naravo povezave z njimi (podizvajalec,

matična družba, tretja oseba). V tem primeru mora javnemu naročniku dokazati, da bo imel na voljo potrebne vire za izvajanje javnega naročila, na primer z izjavo

teh subjektov, da mu bodo te vire dali na voljo (glej točko 8.3 spodaj).

Če celotno finančno sposobnost ali zelo velik del le-te zagotavlja tretja oseba,

lahko v primeru oddaje javnega naročila za navedeno ponudbo javni naročnik zahteva, da ta subjekt podpiše pogodbo ali zagotovi solidarno jamstvo na prvi

poziv.

a) Pravna in poslovna sposobnost

Ponudnik predloži ustrezno izpolnjeno in podpisano „dokumentacijo o pravni

osebi“ in „dokumentacijo o bančnem računu“ ter vse potrebne priloge. Obrazci, ki jih je treba uporabiti, so na voljo na naslednjih povezavah:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm

Pri skupnih ponudbah mora „dokumentacijo o pravni osebi“ predložiti vsak subjekt, „dokumentacija o bančnem računu“ pa se zahteva samo za vodjo

skupine.

Ponudniki, ki so že vpisani v računovodski sistem naročnika (tj. ki so že bili neposredni izvajalci), morajo predložiti obrazec, ni pa jim treba predložiti dokazil.

b) Ekonomska in finančna sposobnost

Finančni in ekonomski položaj je treba dokazati s predložitvijo naslednjih dokumentov:

1 Uredba (EU, Euratom) 2015/1929 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 28. oktobra 2015 o

spremembi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni

proračun Unije (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX:32015R1929).

11

- izkaza celotnega prometa v zadnjih dveh poslovnih letih, z najmanj 30.000 na

leto.

Če ponudnik zaradi posebnega razloga, za katerega javni naročnik meni, da je

upravičen, ne more predložiti dokazil, ki jih zahteva javni naročnik, lahko svojo ekonomsko in finančno sposobnost dokaže na kateri koli drug način, za katerega

javni naročnik meni, da je ustrezen (dokazilo o zavarovanju poklicne odgovornosti, poslovni načrt za novo ustanovljene subjekte itn.).

V vsakem primeru mora biti javni naročnik o posebnem razlogu in njegovi utemeljitvi uradno obveščen vsaj v ponudbi. Komisija si pridržuje pravico, da

zahteva kateri koli drug dokument za preverjanje ekonomske in finančne

sposobnosti ponudnika.

c) Tehnična in strokovna usposobljenost

Ponudnik mora prepričljivo dokazati, da je sposoben prevzeti naloge iz tega javnega razpisa.

Ponudnik s poklicnim navzkrižjem interesov, ki bi lahko vplivalo na izvedbo

javnega naročila, se lahko zavrne zaradi neizpolnjevanja meril za izbor o

strokovni usposobljenosti.

Merilo 1:

Delovne izkušnje v zvezi s podobnimi storitvami: ponudnik mora dokazati svoje

izkušnje na področju komuniciranja zadev EU, pri čemer mora biti najmanjša

vrednost vsakega projekta 5000 EUR.

Kot dokazilo mora ponudnik predložiti seznam najmanj treh in največ petih

storitev komuniciranja, opravljenih v zadnjih treh letih, s približnimi zneski, datumi in prejemniki, ki dokazujejo njegovo usposobljenost na področju

komuniciranja zadev EU v javnosti, vključno z dogodki za najmanj 50 udeležencev v lokalnem okolju in izvedenimi medijskimi aktivnostmi.

Merilo 2:

Potrebni človeški viri za izvedbo javnega naročila v skladu z najboljšo strokovno

prakso:

- Vodja projekta, ki je odgovoren za izvajanje nalog iz točke 2.1, stroškovno učinkovito vodenje projekta, poročanje naročniku in skrb za kakovost projekta

skladno s cilji razpisa. Vodja projekta mora imeti univerzitetno izobrazbo družboslovne smeri in najmanj tri leta delovnih izkušenj na primerljivem

področju, kot ga zahteva razpis, znanje angleškega jezika (stopnja B2) in odlične sposobnosti govornega in pisnega izražanja v slovenskem jeziku.

- Vsaj 2 člana projektne skupine, ki bosta skrbela za nemoteno tekoče izvajanje projekta na terenu, vsebinsko podporo in komunikacijski načrt skladno z

zahtevami iz točke 2.1. Člana projekte skupine morata imeti univerzitetno izobrazbo družboslovne smeri in najmanj tri leta delovnih izkušenj na

primerljivem področju, kot ga zahteva razpis, znanje angleškega jezika (stopnja B2) in odlične sposobnosti govornega in pisnega izražanja v

slovenskem jeziku.

12

Kot dokazilo ponudnik predloži potrdila o izobrazbi in poklicne kvalifikacije oseb,

ki bodo opravljale storitve za to ponudbo (življenjepisi), vključno z vodstvenim osebjem. V vsakem življenjepisu mora biti navedena predvidena funkcija pri

opravljanju storitev.

8.3 Dodatne zahteve za skupne ponudbe in ponudbe, ki vključujejo oddajo naročil podizvajalcem

Glej kontrolni seznam dokumentov, ki jih je treba predložiti (Priloga IV).

Kakršna koli sprememba v sestavi skupine gospodarskih subjektov med postopkom oddaje javnega naročila (po predložitvi ponudbe) je možna zgolj v

izjemnih okoliščinah (npr. prevzem) in mora Komisija zanjo podati soglasje.

Vsako zamenjavo podizvajalca med postopkom oddaje javnega naročila (po

predložitvi ponudbe) mora odobriti Komisija.

Komisija bo zahtevala zamenjavo člana skupine ali podizvajalca, če predlagani

član skupine ali podizvajalec izpolnjuje pogoje za izključitev ali ne izpolnjuje določenega merila za izbor.

9. MERILA ZA DODELITEV JAVNEGA NAROČILA

Ponudbe ponudnikov, ki izpolnjujejo merila za izključitev ali ne izpolnjujejo meril

za izbor, se pri oddaji javnega naročila ne bodo upoštevale.

Javno naročilo bo oddano ekonomsko najugodnejši ponudbi.

9.1 Tehnična ocena

Tehnična ponudba, ki jo je treba predložiti kot del ponudbe (glej točko 6), se oceni, kot sledi:

Merilo za oddajo javnega naročila, ki se nanaša na

kakovost

Obrazložitev obsega merila

Največje število

točk na merilo

(utež)

Najmanjše število

točk, ki jih je treba

zbrati

(najmanj 60 % na

merilo in 70

skupaj)

metodologija vodenja projekta

Ustreznost glede na zahteve

razpisa, verjetnost, da bodo cilji projekta doseženi, učinkovitost

načrtovanja in spremljanja projekta, razdelitve nalog in

logistike

25 15

13

Rezultat tehnične ocene je seštevek točk, prejetih na podlagi ocene posameznega

merila. Samo ponudbe, ki dobijo najmanj [60 %] za vsako merilo in skupaj najmanj [70] točk, se upoštevajo pri oddaji javnega naročila.

9.2 Finančna ocena

Ponudnik mora za finančno ponudbo uporabiti standardno preglednico cen iz

Priloge V.

V primeru kakršne koli opustitve ali spremembe te standardne preglednice cen se

ponudba šteje za nično.

predlog treh

dogodkov v regijah, od tega enega na

prostem, z

opredeljeno temo, konceptom,

utemeljitvijo in okvirnim

programom, ki vključuje, okvirno

časovnico in izbrane kraje

Ustreznost in skladnost s cilji in zahtevami razpisa, primeren izbor teme, ustreznost sogovornikov privlačnost dogodka za udeležbo lokalnega prebivalstva, realistična izvedba

30 18

predlog najave enega izmed petih dogodkov na Facebooku z vizualijo

sporočilnost, učinkovitost in privlačnost objave, ki jasno nagovarja in vabi in upošteva zakonitosti socialnih omrežij. Primeren jezik, primerna in privlačna vizualija, ki nagovarja občinstvo na Facebooku.

20 12

Kakovost ukrepov, izvedenih za neprekinjeno visokokakovostno izvajanje javnega naročila v času veljavnosti pogodbe, vključno z ukrepi za nadzor kakovosti.

S tem merilom se bo ocenjeval sistem nadzora kakovosti, ki se uporablja za storitve, predvidene v teh razpisnih zahtevah, glede kakovosti dobav in neprekinjenosti storitve. Sistem nadzora kakovosti mora biti podrobno razložen in prilagojen zahtevanim nalogam; generičen sistem nadzora kakovosti bo imel za posledico nizko oceno.

25 15

Skupaj 100 70

14

9.3 Oddaja javnega naročila

Javno naročilo se odda ponudbi, ki dobi največ točk z uporabo naslednje formule:

število točk za

ponudbo X =

najugodnejša cena

* skupno število točk za kakovost (od 100) za ponudbo X za vsa

merila cena ponudbe X