LAS TABLAS

La tabla es una hoja de datos que nos permite almacenar “registros” (personas, objetos, etc.) cada registro tiene diferente “tipo de datos” por ejemplo si vamos a crear una tabla para almacenar productos cada producto tiene distintos “tipo de datos” (código de barras, descripción, precio, etc.) o personas (Id, nombre, apellido, edad, etc.) en las tablas no se pueden crear operaciones matemáticas son solo para almacenar datos aunque se pueden relacionar es decir buscar un dato que este en otra tabla desde la tabla que estemos usando.

Esta es una tabla en vista de diseño aquí es donde se crean los campos. Los campos son los datos con los que vamos a describir los registros (objetos, personas, etc.) y necesitamos definir que tipo de datos vamos a ingresar en cada campo ejemplo si uno de los campos lo vamos a ocupar para poner el nombre de una persona o describir un producto no debemos escoger como tipo de dato “numero” o “fecha/hora” por que no nos permitiría ingresar el texto que defina a la persona u objeto tendremos que escoger “Texto”

Estas son algunas definiciones de los tipos de datos que se pueden utilizar en los campos.

* Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255 (letras y numeros los espacios cuentan como caracter) * Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres * Numérico: para introducir números * Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora * Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario * Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido secuencial o aleatorio * Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc. * Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc. * Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web * Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Nota: el tipo de dato debe coincidir con el de la otra tabla o referencia ejemplo “texto-texto” “numero-numero”.

Consultas

Las consultas son los objetos que nos permiten interactuar con las tablas y manipular los datos almacenados etc. (Anexar, Eliminar, Actualizar, Seleccionar, etc.) inclusive crear nuevos campos calculados (campos con operaciones matemáticas)

Consulta de selección:Una consulta de selección puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros. Ya sea que cree consultas de selección sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseño, los pasos son, en esencia, los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede

especificar criterios para depurar los resultados. Una vez creada la consulta de selección, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de selección son muy fáciles de ejecutar: sólo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos. Podrá reutilizarlas siempre que lo necesite; por ejemplo, como origen de registros para un formulario, un informe u otra consulta.

Consulta de anexar:

Este tipo de consulta se usa cuando se necesitan agregar nuevos registros a una tabla existente. Una consulta de datos anexados agrega un conjunto de registros (filas) de una o varias tablas de origen (o consultas) a una o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos. Recuerde que no se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe proceder con cuidado. Recuerde también que los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de origen deben ser compatibles con los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de destino. Por ejemplo, se pueden anexar números a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo numérico.

Consultas de actualización:

Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros existentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifican un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, las consultas de actualización aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez. No se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se pueden cambiar valores nulos existentes a valores que no sean nulos. No se puede usar una consulta de actualización para eliminar registros completos (filas) de una tabla, pero se pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Se puede usar una consulta de actualización para cambiar todos los datos de un conjunto de registros. Además, no se puede ejecutar una consulta de actualización con varios tipos de campos de tabla: Campos que son el resultado de un cálculo. Los valores en los campos calculados no residen permanentemente en las tablas; existen únicamente en la memoria temporal del equipo después de que Access los calcule. Dado que los campos calculados no tienen una ubicación de almacenamiento permanente, no se pueden actualizar. Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de registros. Campos de tipo Autonumérico. Los valores en los campos de tipo Autonumérico cambian únicamente cuando se agrega un registro a una tabla. Campos en las consultas de unión. Campos en las consultas de valores únicos y las consultas de registros únicos, que son consultas que devuelven valores o registros no duplicados. Esta regla se aplica cuando se usa una consulta de actualización y también cuando se intenta actualizar datos manualmente especificando valores en un formulario o una hoja de datos. Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las relaciones de modo que se actualicen automáticamente en cascada el campo de clave y todos los campos relacionados. Si se actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los valores de clave externa en una tabla secundaria (la tabla en el lado varios de una relación uno a varios) cuando se cambia un valor de clave principal en una tabla primaria (la tabla en el lado uno de una relación uno a varios). No se pueden actualizar en cascada los registros que usen un campo de tipo Autonumérico para generar valores de clave principal.

Tutorial 1

Primero vamos a crear la tabla productos con los campos que están en la imagen y con el mismo tipo de dato clica la imagen para que la veas en tamaño real o visualiza el vídeo “crear base y primera tabla”.

Ahora vamos a crear la tabla compras con los campos que están en la imagen y con el campo código de producto “relacionado” con el campo código de producto de la tabla productos para ello vamos a usar el asistente de búsqueda ver vídeo tabla relacionada.

Crearemos también la tabla remisión tal y como esta en la imagen (código de venta/ Autonumérico y en nuevos valores aleatoriamente) (código de producto / texto / búsqueda en tabla productos/código de producto) y (cantidad / numero) ver video tabla remisión.

Vamos a crear la primera consulta creando un campo calculado llamado “precio sugerido” que nos calculara un aumento del 30% ver video consulta con operación matemática el campo se edita de la siguiente forma (PRECIO SUGERIDO:[PRECIO DE COSTO]*1.30) sin los paréntesis. Veamos “PRECIO SUGERIDO” significa el nombre del campo “:” significa = “[PRECIO DE COSTO]” es el campo que se va a calcular y “*1.30” es la operación matemática que se aplicara al campo y así cada ves que ingresemos el precio de costo de un producto nos dará el precio sugerido automáticamente. para ahorrarnos el trabajo de estar calculando cada ves que ingresemos un producto.

Nota: Observa bien en el video donde se editan los campos en las consultas y donde se editan las propiedades.

Tutorial 2

Ahora vamos a crear una consulta llamada “C de compras” la crearemos con las tablas compras y productos y vamos a crear un campo calculado que nos de la facha actual cada ves que se registre una compra esta consulta nos mostrara los datos de los productos que están en la tabla productos cuando ingresemos el código de producto así sabremos si el código corresponde al producto que vanos a ingresar cabe aclarar que si usamos un lector de códigos de barra nos mostrara solo números en el código pero si no contamos con un lector podemos abreviar el producto y realizar la búsqueda manualmente con la pestaña que muestra todos los productos esta consulta es solo para ingresar compras que realizamos para surtir nuestro negocio. Observa la imagen y ve el videoconsulta de tablas relacionadas.

Aquí vamos a empezar a ver los frutos del trabajo realizado, vamos a crear una consulta que nos permita generar ventas es decir solo vamos a ingresar el código del producto y la cantidad, y la consulta nos devolverá la descripción del producto tal y como la hayamos guardado en la tabla productos además nos dará el precio y los totales multiplicando la cantidad por el precio del producto además nos devolverá la fecha de venta actual así como la hora de la venta para esto vamos a ver el video consulta de remisión con mucha atención y ver la imagen los campos de la consulta deben quedar de esa forma.

Ahora vamos a editar nuestra tabla ventas para almacenar las ventas que se generen en la consulta de remisión para no tener fallas la copiamos desde la consulta tal como esta en el video y debe quedar como en la imagen copiar solo los nombres de los campos no las formulas de los campos calculados cabe señalar que necesitamos crear la consulta de anexar para que tome los datos de la consulta y los ingrese

a la tabla OJO elimina la llave del primer campo pues solo vamos a almacenar datos en esta tabla por el momento ver video tabla ventas.

Hasta aquí ya tenemos un gran avance de nuestro punto de venta ahora vamos a crear las consultas que hacen posible crear el punto de venta vamos a crear una consulta de anexar que guarde las ventas generadas en la tabla ventas y una consulta de eliminar para dejar la consulta de remisión nuevamente limpia para generar otra venta. Ver video consultas de anexar y eliminar solo observe bien el video esta parte parece ser confusa pero no lo es las consultas de anexar y de eliminar son solo acciones nunca las visualizara son ordenes que Access debe realizar , Nota importante: en el video cuando se crea la consulta de eliminar se selecciona la consulta de remision "C de remision" (segunda parte) cambiela por la tabla "remision"

Tutorial 3

Esta es la parte creativa de nuestra base de datos hasta entonces solo aviamos estado trabajando en lo que era la obra negra, ahora vamos con la fachada aquí es importante que veas el video formulario ingreso de productos las veces que consideres necesarias ya que las cajas de texto tienen que modificarse debemos cambiar el valor que viene por defecto. En la hoja de propiedades clicamos la ficha “Otras” y buscamos la propiedad “Comportamiento de la tecla entra” elegimos “predeterminado” (si elegimos “nueva línea en el campo” cuando presionemos la tecla entrar en ves de avanzar ala siguiente caja de texto nos dará una nueva línea) para todas las cajas de texto y en la ficha “Datos” cambiamos solo los valores de las cajas de texto “PRECIO SUGERIDO Y FECHA DE ALTA” ya que en ellas no vamos a escribir nada son solo de información cambiaremos “Activado” a (NO) y “bloqueado” a (SI). Además podemos cambiar el titulo del formulario clicando dos veces sobre el texto. Para integrar el botón de comando a nuestras cajas vasta con arrastrarlo y pegarlo a las cajas de texto tal como se ve el video.

Ahora vamos a crear el formulario compras, cabe señalar que cuando lo abramos siempre veremos el primer registro que tengamos en la tabla y que lo veremos en pantalla completa estas cosas las corregiremos mas adelante. El formulario se mostrara en forma de ventana y en modo de ingreso es decir listo para ingresar datos. Cada vez que le damos clic en ingresar registro o ingresar compra (según hayamos editado el botón de comando) se anexara la información a la tabla correspondiente, es como si escribiéramos en las tablas pero de una manera mas fácil y cómoda. ver video formulario compras.

Ahora vamos a crear el formulario que nos permita generar ventas de una forma sencilla ver video “formulario remisión” y observar todos los pasos con detenimiento es importante que limpiemos las tablas (ver imagen de tabla) antes de comenzar a trabajar con la base de datos si quieres darle un toque de elegancia crea un formulario en blanco donde puedes editar botones que habrán los distintos formularios en forma de dialogo y vista de ingresar datos puedes inclusive poner etiquetas con nombres e imágenes y darle un toque personalizado a tu formulario de entrada. En opciones de Access pestaña “para esta base” editas con que formulario quieres que habrá la base de datos. En opciones avanzadas desmarca las fichas de confirmar cambios para que cada ves que se ejecuten las consultas de anexar y eliminar no muestre la advertencia de “se van a eliminar registros etc." por ultimo vamos a crear el formulario master que sera con el que abrira nuestra base ver video macro y formulario master. Suerte y si tienes alguna duda o sugerencia no dudes en preguntar. Este tutorial es GRATUITO se requirió de mucho trabajo para elaborarlo lo único que te pedimos es que dejes tus comentarios tus votos y que lo recomiendes a tus amigos por y en cualquier medio copia la direccion desde la barra de direcciones para enviarlo por correo electronico o msn GRAIAS. sagaro