PROCEDURA ZA UPOZORAVANJE NA NEPRAVILNOSTI (whistleblowing systems – WBS)

Holcim je posvećen implementaciji i uspostavljanju efikasnog i funkcionalnog sistema čiji je cilj prevencija i utvrđivanje kako korupcije, tako i drugih vrsta ponašanja koja su povezana sa korupcijom. Holcim uspostavlja sveobuhvatni sistem koji uključuje i predmetnu WBS Proceduru, sastavljenu sa ciljem prevencije i otkrivanja neprihvatljivog ponašanja. Ova Procedura služi radi pružanja podrške Holcimovim kompanijama u ispunjavanju njihove obaveze za uspostavljanje funkcionalnih mehanizama za WBS, kao što je i predviđeno ABCD implementacionom Direktivom

Sadržaj: 1. Uvod i svrha 2. Definicije 3. Opšte odredbe 4. Proces dostavljanja Prijave 5. Proces postupanja sa Prijavom 6. Zaštita podnosioca Prijave 7. Postupanje sa Licem za koje se dokaže Nedozvoljeno postupanje 1. Uvod i svrha WBS Procedure a) Kroz prihvatanje i uvođenje ABCD (Anti-Bribery and Corruption Directive) i Procedure za implementaciju ABCD, Holcim je postavio za cilj da svaka članica Holcim grupacije usvoji WBS, ukoliko to već nije učinila. b) Svrha predmetne Procedure je da pruža podršku Zaposlenima i licima zaduženim za njenu implementaciju, a sa ciljem obezbeđivanja sigurnih i dostupnih kanala koje zaposleni, kao i sva druga zainteresovana lica mogu da koriste radi iskazivanja bojazni da je ABC Direktiva prekršena, te da u tom smislu dostavljaju obaveštenja i prijave, sa sigurnošću da zbog toga neće snositi posledice, ukoliko je bojazan iskazana u dobroj nameri, a ne iz malicioznih razloga. 2. Definicije a) ABCD – Direktiva za sprečavanje mita i korupcije (Anti-Bribery and Corruption Directive) usvojena dana 01.01.2012. godine i predstavlja obavezujuću direktivu za Holcim Grupu, usmerenu ka prevenciji i otkrivanju podmićivanja, prevara i drugih vrsta neprihvatljive prakse u privredi. b) ABC implementaciona Direktiva – usvojena dana 01.01.2012. godine i predstavlja obavezujuću direktivu za Holcim Grupu i pruža pojašnjenja za implementaciju ABCD u organizacionom i proceduralnom smislu. c) Holcim – Podrazumeva, za potrebe ove Procedure, kako Holcim (Srbija) d.o.o, tako i sva privredna društva čiji je društvo Holcim (Srbija) d.o.o. osnivač ili član. d) Zaposleni – za potrebe ove Procedure podrazumeva sve direktore i zaposlene kompanije Holcim, svih nivoa i zvanja, uključujući viši menadžment, službenike,

pripravnike, bilo da su zaposleni za stalno ili na određeno vreme i gde god da su postavljeni. e) Nedozvoljeno postupanje – Svako postupanje koje ukazuje na mito, korupciju, krađu, prevaru, proneveru, trgovinu insajderskim informacijama, postupanje suprotno direktivi za fer konkurenciju, uključujući i od strane Holcima sve ostale nedopuštene aktivnosti, a koje su zabranjene Etičkim kodeksom ili bilo kojom važećom direktivom ili procedurom usvojenom u skladu sa bilo kojom važećom direktivom. f) Prijava – Svaki vid zabrinutosti istaknut od strane zaposlenih ili trećih lica, a koji se tiče sumnje na postojanje nedozvoljenog postupanja Holcimovih zaposlenih ili drugih lica povezanih sa Holcimom. g) Lice – Svako fizičko ili pravno lice koje je predmet Prijave i za koje se tvrdi da je bilo uključeno u Nedozvoljeno postupanje. h) Treće lice – Svaki pojedinac ili organizacija sa kojom Zaposleni dolaze u kontakt tokom obavljanja posla, a to uključuje postojeće i potencijalne klijente, kupce, dobavljače, distributere, poslovne partnere, agente, savetnike i posrednike, vladine i javne organe, uključujući njihove savetnike i posrednike, predstavnike i zvaničnike, te političare i političke stranke. i) Procedura ili WBS – predstavlja Proceduru za upozoravanje na nepravilnosti, u originalu „Whistleblowing systems” koju je definisao Holcim sa ciljem pružanja podrške Zaposlenima i Trećim licima koji žele da izraze svoju zabrinutost o mogućem Nedozvoljenom postupanju bez straha da će zbog toga snositi štetne posledice, ukoliko je bojazan iskazana u dobroj nameri, a ne iz malicioznih razloga. 3. Opšte odredbe a) Procedura teži omogućavanju kako prijema Prijava zaposlenih i trećih lica, tako i pružanju podrške zahtevima zainteresovanih za savete i pomoć pri procenjivanju etičkih kodeksa postupanja u privrednom životu. b) Procedura nije ograničena isključivo na Prijave podmićivanja ili korupcije, već podrazumeva bavljenje i svim drugim zabranjenim postupanjima, uključujući postupanja sa ciljem nezakonitog narušavanja konkurencije, krađe, prevare, kršenja internih procedura, ekološki kriminal i dr. 4. Proces dostavljanja Prijave Zaposleni se podstiču da izraze zabrinutost u pogledu bilo kojeg pitanja ili sumnje da postoji Nedozvoljeno postupanje i to u najranijem mogućem stadijumu. Ukoliko Zaposleni nije siguran da li određeni postupak predstavlja Nedozvoljeno postupanje ili ako ima bilo koje druge nedoumice s tim u vezi, podstiče se da iste iznese svom neposrednom rukovodiocu ili rukovodiocu Pravne službe. U slučaju da Zaposleni poseduje informacije koje ukazuju na bojazan da je došlo do Nedozvoljenog postupanja, Prijavu može podneti na više načina, u zavisnosti od

sopstvene procene koji je način u konkretnom slučaju najpogodniji, i to kako anonimno, tako i uz navođenje svojih podataka: a) Direktnim obraćanjem svom neposrednom rukovodiocu, b) Direktnim obraćanjem rukovodiocu Pravne službe Holcima, c) Upućivanjem pisane pošiljke sa informacijama koje ukazuju na Nedozvoljeno

postupanje, putem pošte na adresu rukovodioca Pravne službe Holcima, pri čemu Zaposleni može u istoj navesti svoje podatke ili izabrati da pošiljku uputi anonimno.

Adresa za slanje:

Holcim (Srbija) d.o.o, n/r rukovodilac Pravne službe, Popovac bb, 35254 Popovac Napomena na koverti: „WBS – NE OTVARATI“

d) Ubacivanjem pisane pošiljke sa informacijama koje ukazuju na Nedozvoljeno

postupanje, u za to posebno postavljenu kutiju sa oznakom „WBS – PRIJAVE“ na ulazu u objekat Kantine u fabričkom krugu, pri čemu Zaposleni može u istoj navesti svoje podatke ili izabrati da pošiljku uputi anonimno,

e) Dostavljanjem informacija koje ukazuju na nedozvoljeno postupanje preko web

portala koji se nalazi na adresi www.abcd-srbija.com čiji je provajder Treće lice koje je nezavisno od Holcima, pri čemu Zaposleni na portalu može izabrati opciju da ostaviti svoje podatke ili da prijavu uputi anonimno.

Ukoliko je Zaposleni odabrao da Prijavu podnese direktno neposrednom rukovodiocu ili rukovodiocu Pravne službe ili na drugi način predviđen ovom Procedurom, tako da u Prijavi navede svoje podatke, sva lica nadležna za postupanje po Prijavi, štitiće anonimnost podnosioca Prijave, tako što će sve informacije koje saznaju iz Prijave i tokom postupka provere navoda iz Prijave tretirati kao poverljive informacije i poslovnu tajnu. Identitet podnosioca prijave sme se otkrivati samo licima koja su nadležna za postupanje u skladu sa procedurom za implementaciju WBS i/ili nadležnim državnim organima ukoliko iz okolnosti konkretnog slučaja proizilazi da je u skladu sa važećim propisima otkrivanje identiteta podnosioca Prijave neophodno. Zaposleni se podstiču da u Prijavi navedu sve infomacije koje su mu poznate u vezi sa slučajem koji izaziva zabrinutost, kao i da je ukoliko je u mogućnosti dostave dokaze ili navedu način na koji se može doći do dokaza koji potkrepljuju njihove navode. 5. Proces postupanja sa Prijavom Proces postupanja sa Prijavom, nadležnosti i odgovornosti lica odgovornih za postupanje, detaljno su regulisane Procedurom za implementaciju WBS.

6. Zaštita podnosioca Prijave Zaposleni koji izraze zabrinutost ili prijave tuđe protivpravno delovanje, u dobroj veri, čak i ako se ispostavi da je u pitanju bila greška, ne smeju zbog toga snositi nikakve štetne posledice. Holcim je posvećen tome da obezbedi da niko ne sme biti podvrgnut bilo kakvom lošem postupanju, usled odbijanja da učestvuje u podmićivanju, korupciji ili bilo kojoj drugoj vrsti protivpravnog delovanja ili zbog prijavljivanja u dobroj veri svojih sumnji da se dogodilo stvarno ili potencijalno podmićivanje ili drugo krivično delo ili da do istih može doći u budućnosti. Loše postupanje uključuje otpuštanje s posla, vođenje postupka utvrđivanja povrede radnih obaveza ili radne discipline, pretnje ili druge vrste nepoželjnog tretmana u vezi sa izražavanjem zabrinutosti. Ukoliko Zaposleni veruje da je bio podvrgnut bilo kojem od navedenih loših postupanja, potrebno je da odmah obavesti svog neposrednog rukovodioca ili rukovodioca Pravne službe, koji će istražiti okolnosti konkretnog slučaja u cilju nalaženja rešenja. 7. Postupanje sa Licem za koje se dokaže Nedozvoljeno postupanje Svaki Zaposleni za koga se tokom procesa postupanja sa Prijavom, dokaže da je prekršio ABC Direktivu, suočiće se sa postupkom utvrđivanja povrede radnih obaveza, koji za posledicu može imati otkaz ugovora o radu zbog teške povrede radnih obaveza. Ukoliko se tokom procesa postupanja sa Prijavom pojave dokazi iz kojih proizilaze osnovi sumnje da u postupanju Zaposlenog postoje elementi krivičnog dela ili prekršaja, Holcim će o tome obavestiti nadležni organ u cilju pokretanja krivičnog ili prekršajnog postupka u skladu sa relevantnim zakonom. Odluke Holcima o utvrđivanju povrede radnih obaveza ne mogu prejudicirati krivičnu i prekršajnu odgovornost Zaposlenog. U Popovcu, 30.11.2012. godine

Holcim (Srbija) d.o.o.

---------------------------- Claudiu Soare,

generalni direktor