proceedit 20120719 metodología en gestión documental

Metodología en Gestión Documental V 01 P 1

Metodología en Gestión Documental


Contenido

� Situación Habitual en Gestión del Conocimiento

� Errores Comunes

� 6 Claves para el Éxito

� Automatización Proceso de Ingreso

� Casos de Deduplicación

� Estrategias de Archivo y Recuperación

� Diagrama Gestión Documental Tradicional

� Diagrama Búsqueda Semántica

� Diagrama Gestión Documental Semántica

� Estructura de Catalogación Documental

� Etiquetado de Documentos – Ejemplos

� Modelo de Datos

� Configuración Áreas, Clase, Entidades y Tipos

� Información Asociada a Documento

� Información Asociada a Ejemplar

� Contacte con Nosotros

� Agradecimiento


Situación Habitual en Gestión del Conocimiento

� Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.

� Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o que genera.

� Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados y formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos.

� Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma no reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.

� Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permiten búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos.

� Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera, en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en el público.

� Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo en el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan.

� Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.

� Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Es complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre.


Errores Comunes� Creer que el problema de la Gestión de Documentos y Expedientes se resuelve instalando

una solución de gestión documental y dando instrucciones a los usuarios de cómo usarla.

� No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por los propios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema.

� Pretender la gestión de todos los tipos de Documentos una única estructura de MetaDatos y un único procesos de tratamiento.

� Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento de Documentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir la norma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los Documentos.

� Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus Documentos adjuntos de forma directa sin un tratamiento previo.

� Permitir que los usuarios sigan guardando sus Documentos en repositorios locales.

� No prever el ingreso de los Documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o el canal origen del Documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío de los mismos.

� Adaptar la gestión procedimental (Expedientes) de los Documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental y no al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en su conjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.


Bases para una Solución Efectiva

� En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para la implantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a los siguientes puntos:

� Definición de la estructura documental:

� Tipologías de Documentos, definidas por un Thesaurus estructurado de n niveles.

� Ontología de cada Tipo de Documento, proveyendo un conjunto estructurado de MetaDatos de contenido semántico.

� Máscaras de Etiquetado normalizado de documentos por Tipo de Documento y Cliente.

� Modelo de Datos.

� Catalogación de:

� Fuentes y canales posibles orígenes de documentos por tipos.

� Destinos y canales de distribución de documentos por tipos.

� Automatización de Procesos:

� Procesos generales de gestión de los documentos, comunes para todos los tipos de documentos.

� Procesos particulares de tratamiento de documentos según su tipo.

� Definición de políticas formales de:

� Permisos.

� Versionado

� Copias.

� Archivo local.

� Provisión de sistemas físicos de:

� Captura e ingreso.

� Archivo y custodia.

� Recuperación.

� Distribución.


6 Claves para el Éxito

Único Punto de Entrada

Catalogación Automática

Búsqueda Semántica

Único Punto de Distribución

Repositorio Unificado

Rastreo y Captura Automatizada

1

2

3

4

5

6


Automatización Proceso de Ingreso

Extracción del Contenido + Datos y Relaciones Asociados

Definición de la Tipología (Área, Clase, Tipo y Frecuencia)

Aplicación de Plantillas, Estilos

Factura a Cliente, Factura de Proveedor, Albarán de Entrega, Pedido, Extracto Bancario, Recibo Bancario, Nómina, Albarán de Transporte, Contrato, Informe de Actividad Mensual , Listado de Clientes, Liquidación de Intereses, Extracto de Cuenta, Aviso de Impago, Análisis de Riesgo, Notificación de Inspección, …

EsquemasContenidos

DMS/ECM/SNS

Deduplicación, Versionado, Copiado, Etiquetado y Archivo

Dominio Origen, Dirección Correo Origen, Teléfono Origen, Fecha Envío, Canal Recepción, Soporte, Documentos Adjuntos, Tamaño, Extensión, Número de Páginas, …

EstándaresDMS/ECM/SNS

Extracción

Definición

Estandarización

Deduplicación

Inferencia de Metadatos del Contenido y de Datos y Relaciones AsociadosDiccionarios

Inferencia


Estrategias de Archivo y Recuperación

Repositorio Local

Captura

Normalización

Copia Local

Copia Central

Copia Remota

Custodia Física

Repositorio Centralizado

Almacén Físico

Recuperación

Repositorio Remoto

Opcional, no recomendado

Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación de desastres

Original para Auditorías e inspecciones

Repositorio Transaccional

Imagen, sólo para consulta

Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación semántica

Imagen o fichero para consulta, edición y reenvío

Imagen más MetaDatos o fichero. Altamente recomendable como medida adicional de seguridad

Imagen o fichero


Casos de Deduplicación

Nombre

Distinto

Nombre

Igual

Contenido Distinto

1. Normalizar Nombres

2. Generar Documentos Distintos

Contenido Igual

1. Normalizar Nombre

2. Generar Copias

1. Normalizar Nombre

2. Unificar Documentos

3. Generar Copias

1. Normalizar Nombres


Diagrama Gestión Documental Tradicional

Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N

MD

Seguridad basada en Repositorio, no a nivel de

Ítem

MD MD MD

Hay que seleccionar en qué Repositorio guardar

el Documento

Recuperación de Documentos cerrada, a través de Repositorios, Filtros sobre Metadatos,

Bandejas y Vistas

Estructura de MetaDatosAsociada a Repositorio

=> Repositorio = Tipo de Documento

P 11

Diagrama Búsqueda Semántica

MetaDatosEstructurados del Documento B

MetaDatosEstructurados del Documento A

Búsqueda Semántica

Proceso de Catalogación

Relaciones Inferidas entre Documentos

Proceso de Catalogación

1 2

3

4

V 01Metodología en Gestión Documental

Búsqueda Semántica sobre MetaDatos Estructurados


Diagrama Gestión Documental Semántica

Repositorio Único Web 3.0

MD

Seguridad basada a nivel de Ítem

MD

Recuperación semántica de Documentos abierta a todo lo publicado en la

Web 3.0

Los Documentos se guardan todos en un único Repositorio

Documental

Estructura de MetaDatosAsociada a Tipo de

Documento


Estructura de Catalogación Documental - 1

Tipología

Clase

Tipo

Frecuencia

Asociado a la naturaleza, función o acción del Documento: Comprobante, Extracto, Liquidación, Envío, Propuesta, …

Asociado a la entidad o acción documentada: Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, …

Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período, … Si es puntual, no se informa.

ÁreaIndica a qué área principal de la Organización pertenece o afecta el Documento

OrigenFecha

Creador

OriginadorIdentificador de la Organización en la que se origina el Documento

Identificador del creador, persona o aplicación, creador del Documento.

1

DestinoDestinatario

Fecha

Destino

Indica el momento o periodo que cubre el contenido del Documento: Fecha, Período, Puntual, …

Identificador de la Organización destinataria del Documento.

Identificador de la Persona de la Organización destinataria del Documento.


Estructura de Catalogación Documental - 2

Versionado

Sujeto

Versión

Copia

Idioma

Asociado a la evolución del Documento, expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12

Asociado a la distribución del Documento: Borrador, Original, Original Firmado, Copia, …

Periodo

Idioma del contenido del Documento (código ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, …

Indica el momento en que se ha generado o el periodo que cubre el contenido del Documento: Fecha, Período, Puntual, …

Sujeto

Entidad

Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el Documento: Cuenta, Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido, Contrato, …

Identificador de la Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el Documento: No. de Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de Pedido, …

1


Etiquetado de Documentos - Ejemplos

proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O

proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O

proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O

Documento generado por persona

Documento generado por aplicación

email saliente


Modelo de Datos Simplificado

FechaPeriodoRevisiónRepositorio OrigenRepositorio destinoTipo de GeneraciónSoporte

Documento

Área Documental

Clase

Tipo

Frecuencia

Organización

Creador

Entidad SujetoIdioma

Persona

Ejemplar

Aplicación

Documento

ProveedorCuentaClienteCartera

Copia

B BorradorO OriginalO Original FirmadoC0 Copia 0C1 Copia 1

Origen

Destino

Destinatario

Acciones Requeridas

Roles para Acciones

Acciones

EstadosRepositorio OrigenRepositorio DestinoControl de VersionesNiveles de VersiónControl de CopiasFracción TiempoAcuse de reciboFirma Destinatario


Configuración Áreas, Clases, Entidades y Tipos

� En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales, Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:

� Áreas:

� CM Comercial.

� AM Administración.

� CP Compras.

� MK Marketing.

� PD Producción.

� LG Logística.

� MT Mantenimiento.

� CL Calidad.

� OP Operaciones.

� IG Ingeniería.

� CT Construcción.

� FN Finanzas.

� ID Investigación.

� PY Proyectos.

� …

� Clases:

� Presentación.

� Propuesta.

� Extracto.

� Pedido.

� Albarán.

� Factura.

� Informe.

� Recibo.

� Comprobante.

� Certificado.

� Memorando.

� Acta.

� Comunicado.

� Alta.

� Baja

� Tipos:

� Presentación de Empresa.

� Factura de Proveedor.

� Extracto de Cuenta.

� Propuesta de Reunión.

� Estudio de Mercado.

� Envío de Documentos.

� Ficha de Contacto.

� Alta de Paciente.

� Acta de Reunión.

� Albarán de Entrega.

� Lista de Clientes.

� …

� Análisis.

� Estudio.

� Envío.

� Resumen.

� Valoración.

� Tasación.

� Comunicado.

� Tarea.

� Ficha.

� Imagen.

� Vídeo.

� Foto.

� Fichero

� Lista.

� …

� Entidades:

� Empresa.

� Proveedor.

� Cuenta.

� Reunión.

� Mercado.

� Documentos.

� Contacto.

� Paciente.

� Reunión.

� Entrega.

� Clientes.

� Intereses.

� MIFID.

� Posición.

� …


Información Asociada a Documento

� Área Documental.

� Clase de Documento.

� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …).

� Tipo de Documento.

� Máscara para construir el Título.

� Organización Origen.

� Creador (Sistema, Empleado).

� Generación (manual, automático).

� Frecuencia de generación.

� Acciones requeridas (Generación, Edición, Revisión, Aprobación, …).

� Actores requeridos (Generador, Editor, Revisor, Aprobador).

� Soporte.

� Repositorio origen.

� Repositorio destino.

� Destino o destinos.

� Versionado (Sí/No).

� Niveles de Versionado.

� Estados Posibles.

� Control de copias (Sí/No).

� Fracción temporal (Día, Hora, Minuto, Segundo, …).

� Requiere firma Destinatario (Sí/No).


Información Asociada a Ejemplar

� Elemento:

� Área Documental.

� Clase de Documento.

� Tipo de Documento.

� Frecuencia.

� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …)

� Título.

� Tipo de generación.

� Soporte.

� Ruta repositorio origen.

� Ruta repositorio destino.

� Versión:

� Acción.

� Actor.

� Fecha.

� Periodo.

� Versión.

� Estado.

� Copia:

� Destino.

� Fecha.

� Permisos.


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