propuesta madurez
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PLANEAMIENTO Y ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA
Propuesta para la implementar PMO
TUTOR:
M.A.P. ALBERTO RENDODO SALAS
REALIZADO POR:
Sandra B
San José Costa Rica
Agosto, 2015
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CONTENIDO
ContenidoINTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................3
ANTECEDENTES....................................................................................................................................4
PROBLEMÁTICA....................................................................................................................................4
JUSTIFICACIÓN.....................................................................................................................................5
OBJETIVO GENERAL............................................................................................................................6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................................6
DESARROLLO.........................................................................................................................................7
1.1 Características de la estructura organizacional de la Municipalidad de Escazú...........................7
1.2 Diagnóstico de Madurez Organizacional a la Municipalidad de Escazú......................................8
1.3 Principales proyectos de la Municipalidad de Escazú................................................................10
1.4 Implementación de una PMO en la Municipalidad de Escazú...................................................14
CONCLUSIONES...................................................................................................................................15
RECOMENDACIONES.........................................................................................................................16
BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................................................................18
ANEXO No. 1 - CHARTER...................................................................................................................19
ANEXO No. 2 - COMPONENTES POR NIVEL DEL MODELO DE KERZNER..........................22
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INTRODUCCIÓN
La Municipalidad de Escazú es una institución pública que brinda servicios a la comunidad,
durante el año 2013 actualizó su plan estratégico, lo cual le permite tener una visión clara de su
gestión a mediano plazo. Con la presente investigación se desea ubicar en qué nivel de madurez
se encuentra la organización de manera que se puedan definir acciones para mejorar este nivel de
madurez organizacional.
A partir del diagnostico de madurez se propone además recomendar la instauración de una
Oficina de dirección de Proyectos (PMO) que permita eficientizar la ejecución de los recursos
públicos de esta institución.
El diagnóstico de Madurez se va a realizar con base en el modelo de madurez que propuso
Harold Kerzner en su libro Strategic planning for project management, using a project
management maturity model, este indica que “los modelos de madurez en administración de
proyectos pueden ser utilizados para dar soporte a las empresas que realizan planeamiento
estratégico y que buscan excelencia en su administración. Los mismos permiten alcanzar
madurez y excelencia en un periodo razonable de tiempo” (Kerzner, 2001).
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A partir de los resultados del Modelo de Madurez, se va a presentar una propuesta para que inicie
funciones la Oficina de dirección de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de Escazú, para lo
cual se tomará como base los tipos de PMO de Taylor.
ANTECEDENTES
El cantón de Escazú se encuentra ubicado a escasos tres kilómetros de la capital de Costa Rica.
En los últimos años ha tenido un crecimiento económico y demográfico muy importante, que
según manifiestan sus propios habitantes, ha impactado la realidad del cantón, de manera
positiva y negativa. Según estudios realizados por el Fondo para las Naciones Unidas (PNUD),
Escazú se encuentra entre los primeros cantones del país, en materia de calidad de vida.
Actualmente la ciudad cuenta con más de 60.000 habitantes y cubre aproximadamente 3,7 km2.
Es el cantón de Costa Rica donde se localizan la mayor cantidad de Centros comerciales y
restaurantes del país, es conocido también por el alto nivel económico de muchos de sus
habitantes, pero también tiene un alto número de su población en pobreza extrema. Esta
diversidad demanda servicios municipales de mejor calidad y eficiencia, los cuales aumentan de
forma acelerada cada año, aspecto que se aboca a la necesidad de implementar soluciones para
satisfacer esta demanda.
PROBLEMÁTICA
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El presente trabajo de investigación está dirigido a diagnosticar el nivel de madurez de la
Municipalidad de Escazú y a recomendar las acciones a seguir para implementar con éxito una
Oficina de dirección de Proyectos (PMO), de manera que se logre una mejor ejecución en los
proyectos que ejecuta la Municipalidad.
Actualmente la subejecución presupuestaria y de obra pública en la Municipalidad de Escazú es
muy alta, lo que causa perdida de confianza en la población y encarece los proyectos, situación
que se espera cambiar al gestionar la cartera de proyectos con la PMO.
JUSTIFICACIÓN
En las prioridades establecidas por la Municipalidad de Escazú, está definido el reto de
garantizar la prestación de los servicios con calidad y eficiencia. Este Gobierno Local conocedor
de obligaciones y atribuciones que le otorga la legislación y normativas vigentes, está dispuesto a
disponer de aquellas herramientas e instrumentos necesarios para lograr brindar a la comunidad
obras y servicios de calidad.
Dentro de la globalización mundial la administración de proyectos se ha constituido en un
instrumento para que las empresas logren no solamente solucionar problemas sino que
evolucione hacia la mejora continua aportando una visión de conjunto, fijando los objetivos
estratégicos por encima de las visiones particulares de cada grupo o departamento.
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Sin embargo, el éxito de la administración de proyectos dentro de una organización depende una
metodología introductoria adecuada valorando sus fortalezas y debilidades a fin de lograr los
objetivos de éxito esperados. De tal manera, el presente trabajo de estudio pretende medir el
nivel de madurez actual en la Municipalidad de Escazú para establecer la introducción paulatina
de un esquema de administración de proyectos exitoso.
OBJETIVO GENERAL
Describir el nivel de madurez de la Municipalidad de Escazú para proponer con base en dicha
información la Oficina de dirección de Proyectos (PMO).
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Investigar la organización jerárquica de la Municipalidad de Escazú para determinar el tipo de
estructura organizacional existente en dicha institución.
2. Analizar la gestión realizada en la Municipalidad de Escazú para definir el nivel de madurez
de dicha institución.
3. Agrupar los principales proyectos que está desarrollando la Municipalidad de Escazú para
identificar el rango de la organización.
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3. Detallar las características de la Oficina de Proyectos de la Municipalidad de Escazú para
gestionar su implementación.
DESARROLLO
1.1 Características de la estructura organizacional de la Municipalidad de Escazú
Los Gobiernos locales en Costa Rica están divididos en dos poderes, el Alcalde Municipal como
máximo jerarca de la Administración y el Concejo Municipal como ente político.
La estructura organizacional de la Municipalidad de Escazú está basada en procesos, donde se
identifican cuatro Macroprocesos descritos de la siguiente manera:
1. Macro Proceso Estratégico, integrado por el Proceso del Alcalde Municipal, el Proceso de
Recursos Humanos, el Proceso de Contraloría de Servicios, el Proceso de Planificación y el
Proceso de Informática.
2. Macro Proceso Financiero, compuesto por el Proceso de Proveeduría, Proceso de Servicios
Institucionales, el Proceso de Recursos Financieros y el Proceso de Contabilidad.
3. Macro Proceso Ingeniería y Obras, integrado por el Proceso de Infraestructura y obras
comunales, el Proceso de Servicios Comunales, el Proceso de Desarrollo Territorial y el
Proceso de Contraloría Ambiental.
4. Macro Proceso Desarrollo Humano, integrado por los procesos de Desarrollo Económico
Local, Igualdad y Equidad, Cultura y Seguridad Ciudadana.
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La Municipalidad de Escazú se puede considerar una Organización Matricial débil, donde el
Alcalde Municipal cumple el rol del Director Ejecutivo, las Directoras de los Macroproceso
ocupan los roles de Gerentes Funcionales y el Concejo Municipal cumple un rol similar al de las
Juntas Directivas de las organizaciones.
1.2 Diagnóstico de Madurez Organizacional a la Municipalidad de Escazú.
Un modelo de madurez, es un conjunto estructurado de buenas prácticas, herramientas de
medición, criterios de análisis que permiten identificar las capacidades instaladas en la dirección
de proyectos de la organización con el propósito de compararlas con estándares e identificar
vacios o debilidades y establecer procesos de mejora continua.
Para el análisis de madurez de la Municipalidad de Escazú se va a utilizar el modelo de Kerzner,
el cual propone cinco niveles con los cuales la organización va creciendo hacia un modelo
proyectizado (Kerzner, 2005).
Nivel 1: Lenguaje común: La organización reconoce la importancia de la administración de
proyectos y la necesidad de un buen entendimiento de los conocimientos básicos de esta área, su
lenguaje y terminología.
Nivel 2: Procesos comunes: La organización reconoce que los procesos comunes deben ser
definidos y desarrollados para que los éxitos de un proyecto se puedan repetir en otros
proyectos.
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Nivel 3: Metodología única: La organización reconoce el efecto sinérgico de combinar todas las
metodologías corporativas en una metodología singular, cuyo centro es la administración de
proyectos. Este efecto hace que el control de procedimientos sea más fácil.
Nivel 4: Benchmarking: Es el reconocimiento de que la mejora de procesos es necesaria para
mantener una ventaja corporativa. Las comparaciones se deben realizar sobre una base continua.
Las organizaciones decide con quién compararse y que comparar.
Nivel 5: Mejora continua: La organización evalua la información obtenida en las
comparaciones (Benchmarking) y entonces debe decidir si realmente esa información le va a
permitir mejorar la metodología singular.
Cada uno de los cinco niveles descritos cuenta con componentes, los cuales describen
características propias de cada nivel, obstáculos que deben ser solventados para avanzar al
siguiente nivel, criterios de avance o progreso y riesgos potenciales. Estos componentes
permiten realizar un diagnóstico del nivel de madurez para cada organización, en el presente
estudio se realiza el análisis para la Municipalidad de Escazú; se toma cada una de las
características descritas para el componente del Nivel 1 y se tienen las observaciones descritas en
el siguiente cuadro:
Cuadro No. 1 Nivel de madurez Municipalidad de Escazú.
Característica
(Componentes del Nivel 1;
Lenguaje Común del Modelo de
Kerzner)
Descripción relacionada con la Municipalidad de
Escazú
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No existe apoyo de la alta
gerencia.
La alta Gerencia no tiene un especial interés en la
implementación de una Oficina de dirección de
proyectos, se considera que la oficina en la cual
actualmente se realizan los proyectos de infraestructura
cumple su función, aunque presentan grandes atrasos en
la ejecución de cada proyecto.
Existen pequeños grupos de interés
en administración de proyectos;
provenientes principalmente del
área que maneja los proyectos de
la organización.
Existe un grupo de profesionales que tiene conocimiento
de la Administración de proyectos y considera que se
lograrían grandes mejoras en la gestión si se implementa
en la Municipalidad.
No se intenta reconocer los
beneficios de la administración de
proyectos.
No hay un especial interés en reconocer las ventajas de la
administración de proyectos.
El interés propio se antepone a los
intereses de la organización.
Existe conformismo y temor por parte de las personas
que desarrollan proyectos, para impulsar un cambio hacia
la administración de proyectos.
No existe inversión en
capacitación y entrenamiento en el
área de administración de
proyectos.
No existe inversión en capacitación o entrenamiento en
Administración de proyectos.
(Fuente: la autora)
En el Anexo No. 2 se pueden detallar los componentes por nivel del Modelo de Kerzner
(Kerzner, citado por Fonseca, 2006).
1.3 Principales proyectos de la Municipalidad de Escazú
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En el documento de Plan operativo y presupuesto que formuló la Municipalidad de Escazú para
el año 2015 se incluyeron los varios proyectos de gran importancia para el desarrollo del cantón,
a continuación se presenta una breve descripción de estos:
1. Construcción de Villa Deportiva.
Es un proyecto de infraestructura de aproximadamente 9500 metros cuadrados área de
construcción, incluye una piscina semiolimpica y un gimnasio.
2. Construcción de Centro de cuido infantil.
Este es un proyecto de infraestructura de 380 metros cuadrados de área, incluye espacios
administrativos y salas de juegos, formación y atención para niños entre 2 y 7 años.
3. Construcción de Centro Comunal y Bodega en Barrio El Carmen.
Este proyecto incluye una bodega para la Municipalidad (600 metros cuadrados) con un
gimnasio multiuso y áreas recreativas (900 metros cuadrados).
4. Estudio de ordenamiento vial.
Se desea realizar un estudio de tránsito que contemple ordenamiento vial en el centro urbano,
para optimizar la circulación de los vehículos y peatones.
5. Compra e instalación de un sistema de video vigilancia.
Se desea implementar un sistema que permita integrar la vigilancia mediante el uso de la
tecnología con los mecanismos existentes de Seguridad Ciudadana.
6. Construcción del puente sobre la Quebrada Herrera.
Se desea construir un nuevo puente sobre la Quebrada Herrera que contemple una mayor
capacidad hidráulica y mayor soporte de tránsito vehicular.
7. Reconstrucción de 1,5 kilómetros de calles en el cantón.
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El proyecto consiste en la construcción de sistemas de alcantarillado pluvial (tuberías, cajas
de registro, pozos, tragantes y cordón de caño) y reconstrucción del pavimento.
8. Comprar una propiedad para ubicar el Centro diurno de ancianos en Escazú.
Con el propósito de atender la población de personas adultas mayores, se desea adquirir una
propiedad de aproximadamente 600 metros cuadrados.
9. Estudio de Desarrollo Económico del Territorio.
Consiste en realizar un estudio que identifique las potencialidades de desarrollo económico
del cantón y que permita promover un desarrollo equitativo para el cantón.
10. Instalar equipos y mobiliarios deportivos en los parques del cantón.
Consiste en equipar las áreas de parques públicos con equipos para la práctica de ejercicios al
aire libre.
Actualmente el seguimiento de los proyectos en la Municipalidad de Escazú se da en dos etapas,
mediante evaluaciones cualitativas durante el periodo de trámites preliminares y contratación
administrativa del proyecto y con evaluaciones cuantitativas, pruebas de control de calidad y
seguimiento de cronogramas durante la ejecución de obra. Estas evaluaciones se dan de manera
mensual a través de un instrumento denominado DELPHOS.
Cuadro No. 2. Seguimiento de proyectos en la Municipalidad de Escazú.
Nombre del Proyecto Quien es la persona encargada de seguimiento
Cómo se da el seguimiento
Cuándo se da el seguimiento
Construcción de Villa Coordinador de Mediante Mensual.
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Deportiva. Proceso Infraestructura y Obras
seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Construcción de Centro de cuido infantil.
Coordinador de Proceso Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Mensual.
Construcción de Centro Comunal y Bodega en Barrio El Carmen.
Coordinador de Proceso Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Mensual.
Estudio de ordenamiento vial.
Coordinador de Proceso Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Mensual.
Compra e instalación de un sistema de video vigilancia.
Coordinador de Proceso Seguridad Ciudadana
Mediante seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Mensual.
Construcción del puente sobre la Quebrada Herrera.
Coordinador de Proceso Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Mensual.
Reconstrucción de 1,5 kilómetros de calles en el cantón.
Coordinador de Proceso Infraestructura y Obras
Mediante seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Mensual.
Comprar una propiedad para ubicar el Centro diurno de ancianos en Escazú.
Directora Desarrollo Humano
Mediante seguimento de cronograma de planificación.
Mensual.
Estudio de Desarrollo Económico del
Directora de Mediante seguimento de cronograma de
Mensual.
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Territorio. Desarrollo Humano planificación.
Instalar equipos y mobiliarios deportivos en los parques del cantón.
Coordinador de Proceso Servicios Comunales
Mediante seguimiento de cronogramas y verificación de controles de calidad.
Mensual.
(Fuente: la autora)
Con el propósito de obtener mejores resultados en la ejecución de estos proyectos, se propone
agruparlos en un Portafolio como un grupo, con el objeto de alcanzar los objetivos estratégicos;
este portafolio estaría compuesto por dos programas y tres proyectos de la siguiente manera:
Cuadro No. 3 Agrupación de proyectos de la Municipalidad de Escazú.
Programa proyectos de construcción
Programa proyectos de infraestructura vial y en áreas
recreativas
Proyectos
Construcción de Villa Deportiva.
Estudio de ordenamiento vial. Compra e instalación de un sistema de video vigilancia.
Construcción de Centro de cuido infantil.
Construcción del puente sobre la Quebrada Herrera.
Comprar una propiedad para ubicar el Centro diurno de ancianos en Escazú.
Construcción de Centro Comunal y Bodega en Barrio El Carmen.
Reconstrucción de 1,5 kilómetros de calles en el cantón.
Estudio de Desarrollo Económico del Territorio.
Instalar equipos y mobiliarios deportivos en los parques del cantón.
(Fuente: la autora)
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1.4 Implementación de una PMO en la Municipalidad de Escazú
Una Oficina de Dirección de Proyectos es “Una estructura de gestión que estandariza los
procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos,
metodologías, herramientas y técnicas.” (Project Management Institute [PMI], 2013, p.11)
Del análisis realizado a la Municipalidad de Escazú, considerando la importancia de los
proyectos que se desarrollan cada año y que en algunos casos esos proyectos tienen
características similares, es válido recomendar la implementación de una Oficina de Proyectos
(PMO), de manera que se centralice y coordine la gestión de los proyectos, así como la
administración de la cartera de proyectos. Esta PMO debería estar ubicada a nivel de los
Macroprocesos, con la suficiente autoridad para implementar la plataforma metodológica que
permita estandarizar la gestión de proyectos.
Para la Municipalidad de Escazú se propone una PMO según Taylor, en la Etapa 1 “Supervisión
de Proyectos”, lo cual establece en primer lugar crear la Oficina de proyectos para mejorar los
entregables de proyecto y lograr el cumplimiento en costos, alcance y tiempo.
Para implementar en la Municipalidad de Escazú la PMO, se propone seguir los siguientes pasos:
1. Hacer un diagnóstico del nivel de conocimiento sobre la metodología de Administración
de Proyectos al personal de la institución.
2. Diseñar un Plan para la implementación de la PMO.
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3. Diseñe un plan de capacitación al personal e impleméntelo. El temor a la
reestructuración organizacional es un riesgo muy alto para el éxito de la PMO, por lo que
se propone capacitación e información para mitigarlo.
4. Definir el Alcance de la PMO y su ubicación en el organigrama institucional, tal como se
recomendó anteriormente, es importante que se ubique en una posición estratégica, para
que pueda tomar decisiones estratégicas.
5. Otro aspecto fundamental es aclarar la autoridad dentro de la PMO, con los Directores de
Proyecto y con el personal de la institución.
6. Debe darle seguimiento a la implementación de la PMO, para poder avanzar hacia las
otras etapas propuestas por Taylor, PMO Básica, PMO estándar, PMO avanzada y Centro
de excelencia.
7. Establecer detalladamente las funciones de la PMO, para evitar que se convierta en
ejecutora de proyectos.
CONCLUSIONES
comunidad, en los últimos años su presupuesto se ha incrementado y esto ha provocado que también la cantidad de proyectos se aumente. Sin embargo la falta de una estructura orientada a proyectos ha provocado
incrtambién los proyectos se han multiplicado, lo que nos presenta un escenario con los recursos humanos saturados y
e saturan y resultan insuficientes. La consecuencia es que no hay suficiente tiempo
para atender los nuevos clientes, junto con los que ya se habían ganado.
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En conclusión, una empresa, debe tener una sólida base de conocimientos sobre la administración de estos, que sea conocida, aceptada y utilizada por todos sus colaboradores, lo que le brindará un nivel de madurez cada vez mayor, si establece un proceso de mejora continua.
RECOMENDACIONES
Se recomienda a la Municipalidad de Escazú, institución en la cual actualmente laboro
implementar un modelo de madurez organizacional, con el propósito de definir el nivel de
madurez en que actualmente se encuentra la institución y a partir de esta información trabajar
una estrategia de buenas prácticas.
Se recomienda a la Dirección de Informática de la Municipalidad de Escazú realizar las acciones
necesarias para implementar Spice en los sistemas de software de la institución para conocer el
nivel organizacional de la institución en este aspecto y procurar subir de nivel con la
implementación de mejoras.
Se recomienda a las autoridades de la Municipalidad de Escazú, procurar dirigir la institución
hacia la administración de proyectos, programas y portafolios para obtener mejores resultados en
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la gestión y enfocar la ejecución de los proyectos hacia el logro de los objetivos estratégicos.
Una vez que la institución este enfocad a la Gestión de proyectos se recomienda utilizar la
herramienta de Microsoft Project, para el manejo de los programas.
Se recomienda a la Municipalidad de Escazú que una vez implementada la gestión de proyectos,
se establezca la cartera de portafolios y se implemente el uso de la herramienta Clarity para su
manejo, ya que va a permitir una gestión óptima para la toma de decisiones.
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BIBLIOGRAFÍA
Fonseca, Elmer. Determinación de Madurez en Administración de Proyectos de Grupo CMA y propuesta de Plan de Trabajo. (Tesis de maestria). Universidad para la Cooperación Internacional, Costa Rica.
Kerzner, H. (2001). Strategic planning for projec Management, using a project management maturity model. USA. John Wiley & Sons, Inc.
Project Management Institute. (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Quinta edición. Recuperado de: http://www.pmi.org
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ANEXO No. 1 - CHARTER
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ACTA DEL PROYECTOFecha Nombre de Proyecto3 de agosto de 2015 Propuesta para la implementación de una PMO en la
Municipalidad de Escazú. Areas de conocimiento / procesos: Area de aplicación (Sector / Actividad):De los 5 grupos de procesos y de las 10 áreas debe colocar el nombre de los que estan relacionados con su proyectoProcesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, Cierre.Areas: Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos, Interesados, Adquisiciones.
Debe colocar el sector o actividad con la que está relacionado su proyecto por ejemplo Banca, comercial, educación, agricola etc
Servicios
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto3 de Agosto de 2015 9 de agosto de 2015 Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general
Describir el nivel de madurez de la Municipalidad de Escazú para proponer con base en dicha información la Oficina de dirección de Proyectos (PMO).
Objetivos específicos
1. Investigar la organización jerárquica de la Municipalidad de Escazú para determinar el tipo de estructura organizacional existente en dicha institución.
2. Analizar la gestión realizada en la Municipalidad de Escazú para definir el nivel de madurez de dicha institución.
3. Agrupar los principales proyectos que está desarrollando la Municipalidad de Escazú para identificar el rango de la organización.
4. Detallar las características de la Oficina de Proyectos de la Municipalidad de Escazú para gestionar su implementación.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
En las prioridades establecidas por la Municipalidad de Escazú, está definido el reto de garantizar la prestación de los servicios con calidad y eficiencia. Este Gobierno Local conocedor de obligaciones y atribuciones que le otorga la legislación y normativas vigentes, está dispuesto a disponer de aquellas herramientas e instrumentos necesarios para lograr brindar a la comunidad obras y servicios de calidad.
Dentro de la globalización mundial la administración de proyectos se ha constituido en un instrumento para que las empresas logren no solamente solucionar problemas sino que evolucione hacia la mejora continua aportando una visión de conjunto, fijando los objetivos estratégicos por encima de las visiones particulares de cada grupo o departamento.
Sin embargo, el éxito de la administración de proyectos dentro de una organización depende una metodología introductoria adecuada valorando sus fortalezas y debilidades a fin de lograr los objetivos de éxito esperados. De tal manera, el presente trabajo de estudio pretende medir el nivel de madurez actual en la Municipalidad de Escazú para establecer la introducción
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ANEXO No. 2 - COMPONENTES POR NIVEL DEL MODELO DE KERZNER
(Fuente: Kerzner, citado por Fonseca, 2006)
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