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Prototipo software per l’armonizzazione

Andrea Carnevali

R&D Director

GESINF S.r.l.

GESINF S.r.l.

Obiettivi

Obiettivo del progetto è la realizzazione di un sistema E.R.P. (Enterprise Resource Planning) in grado di coprire i requisiti necessari per l’armonizzazione contabile.

Un sistema E.R.P. estende le funzionalità di un sistema di contabilità tradizionale, tramite elementi extra-contabili e flussi gestionali in grado di fornire risposte immediate alle esigenze di monitoraggio, controllo e operatività degli uffici.

Il sistema E.R.P. frutto del progetto prende il nome di Armony 2g.

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Principi

La contabilità civilistica «pura» è una contabilità «consuntiva» basata sulla rilevazione dei fatti rilevanti sotto il profilo economico e patrimoniale.

Un sistema ERP introduce elementi gestionali a fini di pianificazione e controllo, extra scritture.

L’armonizzazione richiede che tali elementi siano strutturali al sistema di gestione, avendo rilevanza sotto il profilo normativo.

La ricerca ha individuato le aree di intervento ed evidenziato le esigenze di adeguamento dei sistemi gestionali nei diversi comparti e le specificità organizzative.

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Requisiti Specifici

I requisiti specifici introdotti dall’armonizzazione contabile, con impatto sul sistema ERP:

• il budget economico, annuale e pluriennale;

• il prospetto delle previsioni di spesa complessiva articolato per missioni e programmi;

• gli altri allegati al budget economico (piano degli indicatori e dei risultati attesi);

• il rendiconto finanziario (OIC);

• il conto consuntivo in termini di cassa articolato per missioni e programmi;

• i prospetti SIOPE.

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Budget Economico

I requisiti specifici :

• Formazione e formalizzazione del budget economico, secondo la struttura organizzativa aziendale e gli obblighi di armonizzazione.

• Flusso autorizzativo per l’effettuazione della spesa, e monitoraggio, prima della rilevazione della stessa, della copertura e del risultato atteso;

• Budget degli investimenti;

Gli elementi gestionali costituiscono l’ossatura del processo decisionale e di monitoraggio e devono essere integrati al sistema di contabilità generale ed analitica, pena la ridondanza delle informazioni e le difficoltà di quadratura.

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Budget Economico

Nella Formazione del budget intervengono elementi contabili ed analitici, in base all’organizzazione aziendale:

• le voci di spesa, ossia la struttura che si ottiene aggregando conti del bilancio con dettaglio superiore a quanto richiesto dal budget.

• la struttura organizzativa, intesa come dipartimenti, uffici, responsabili, ecc.;

• le linee di attività o aree di business, es. “centri di costo” o “centri di ricavo”;

• gli obiettivi di business o istituzionali e relative funzioni interne, es. «obiettivi/funzioni» o «progetti»

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Budget Economico

Adozione del sistema multi-dimensionale :

Consente di definire la struttura del budget e più in generale delle rilevazioni analitiche.

Voci di spesa, Struttura organizzativa, Aree di business,Obiettivi di business costituiscono singole «dimensioni» del sistema gestionale e contabile.

Ciascuna dimensione è strutturata su n livelli, ciascun livello può intervenire a livello di budget, di monitoraggio o di consuntivazione della spesa.

L’elemento minimo di stanziamento di budget rappresenta l’unità elementare di budget.

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Sistema multidimensionale

Sistema bi-dimensionale :

Voci di spesa (aggregati di conti)CEB.106 Commissioni Bancarie…CEB.108 Imposte diretteCEB.118 Materiale di Consumo

Centri di Costo1. Magazzino…7. Relazioni Esterne8. Sicurezza

1. Magazzino …7. Relazioni Esterne

8. SicurezzaTOTALE

CEB.106 100 … 20 100 1.000

… … … … … …

CEB.108 150 … 80 20 1.500

CEB.118 200 … 120 50 800

TOTALE 700 … 1.200 2.100 8.500

Unità elementare di Budget

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Sistema multidimensionale

Sistema multi-dimensionale :

Voci di spesa (aggregati di conti)CEB.106 Commissioni…CEB.108 Imposte diretteCEB.118 Materiale di Consumo

Centri di Costo1. Magazzino…7. Relazioni Esterne8. Sicurezza

FunzioniA. Prevenzione…D. DivulgazioneE. Ricerca

Voci di spesa Centri di Costo Funzioni Budget

CEB.106 1. Magazzino A. Prevenzione 20

CEB.106 1. Magazzino D. Divulgazione 15

CEB.108 1. Magazzino A. Prevenzione 80

… … … …

TOTALE 8.500

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Budget EconomicoRequisiti garantiti tramite il sistema multi-dimensionale :

• Classificazione del budget per Missioni/Programmi/COFOG, anche tramite identificazione per unità elementare.

• Contabilità Analitica integrata al sistema gestionale, correlata ai seguenti aspetti (D.P.C.M.12/09/2012, art.4) :‒ I programmi di spesa;

‒ gli obiettivi dell’Amministrazione, opportunamente articolati;

‒ gli stakeholder interessati al raggiungimento degli obiettivi;

‒ il centro di responsabilità al quale è attribuito ciascun obiettivo;

‒ le risorse stanziate per la realizzazione di ciascun obiettivo;

‒ Elementi necessari alla definizione degli indicatori ed in generale ai fini dell’analisi delle performance.

• Definizione del processo decisionale e di monitoraggio a fini interni (per fasi di lavoro).

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Budget Economico e FlussiRequisiti necessari al processo decisionale :

Confronto del budget con i costi/proventi già rilevati INTEGRATI dei costi/proventi in corso di autorizzazione e contrattualizzati.

Voci di spesa

Centri di Costo

Budget Autorizzato OrdinatoRilevato

(p.d.)Disponibile

CEB.106 1. Magazzino 100 20 10 5 80

Budget

Impegnoprovvisorio

Impegnodefinitivo

Contabilizzazione

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Budget Economico e FlussiRequisiti necessari al processo decisionale :

La contabilizzazione avviene dal ciclo gestionale, dando origine ad operazioni di partita doppia individuabili.

Budget

Impegnoprovvisorio

Impegnodefinitivo

ContabilizzazioneDa flusso

ScrittureManuali

Partita doppia (generale ed analitica)Disponibilità

Documento

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Budget Economico e Flussi

Capacità di definire strutture a più livelli con diversi gradi di intervento nelle fasi :

1. del budget

2. dell’approvazione

3. del consuntivo

Esigenze Gestionali, di Responsabilità e di controllo interno.

Adeguamento presente e futuro.

Budget Economico

Dipartimento

Servizio

Ufficio

Ufficio

Macro Voce

Raggruppamento

Voce Patrimoniale

Mastro Patrimoniale

Conto

Sottoconto

Conto

Budget

Economico

Impegnato

Economico

Costi

Centro di Costo

Sotto Centro

Progetto

Progetto

Funzione

Obiettivo

Programma

Progamma

Voci di

Spesa

Centri di

Resp.tà

Obiettivi

Centri di

Costo

Piano dei

Conti E.P.

Servizio

Macro Voce

Raggruppamento

Voce Economica

Mastro Economico

Conto

Sottoconto

Conto

Budget degli

investimenti

Sottoconto

Requisiti necessari al processo di monitoraggio :

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Flussi GestionaliObiettivi dei flussi gestionali :

Budget economico o degli investimenti

Flussi amministrativi Procedure esterne

Prima nota

Scritture Co.Ge. Scritture Co.An.

• Determinazione della copertura delle spese future ancora non verificatesi, tenendo conto anche dei costi/ricavi già rilevati nel sistema di scritture. Monitoraggio del risultato atteso.

• Guidare il processo di creazione (automatica o guidata) delle scritture economico patrimoniali da esse derivate.

Ma anche : Consentire la redazione del consuntivo di cassa.

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Consuntivo di Cassa

Obiettivi e criticità :

Individuare le voci di costo/ricavo sottese alle operazioni di pagamento/incasso :• Nella contabilità civilistica «pura» le operazioni sui conti

delle disponibilità liquide non sono correlate alle precedenti rilevazioni di costo/ricavo/variazioni patrimoniali (a differenza della contabilità finanziaria).

• Anche la correlazione alla «partita» (documento) non è esaustiva (documenti con più voci economiche).

E’ necessario pertanto conservare il riferimento alle operazioni che hanno dato origine al debito/credito e associare le operazioni di cassa a tali riferimenti.

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Consuntivo di Cassa

Approccio :

• Utilizzo del ciclo gestionale nelle operazioni di pagamento/incasso, con vincolo di individuazione delle «contabilizzazioni interessate».

• Ciascuna partita (documento) può dare origine a più «contabilizzazioni».

Operativamente :• Ciclo di pagamento/incasso legato all’individuazione

delle «contabilizzazioni» originarie, una o più in relazione alla «partita» corrispondente.

• Partita doppia manuale con individuazione della contropartita corrispondente.

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Consuntivo di Cassa

Il flusso normale di pagamento prevede il passaggio per il ciclo gestionale. Le operazioni manuali si intendono residuali.


ScrittureManuali su conti di disponibilità liquide.

Partita doppia (generale ed analitica) con riferimento alla contropartita di origine del debito/credito

Documento


Pagamento

. . .

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Flussi gestionali

Il flusso passivo ordinato prevede la rilevazione delle obbligazioni (es. ordini), la ricezione della FatturaPA, la formazione automatica delle «contabilizzazioni» e i relativi pagamenti.


Partita doppia (generale ed analitica)

FatturaPA


PagamentoOrdine

Impegno definitivo

Impegno definitivo

Budget

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Altri elementi del sistema• Fattura elettronica Passiva (elemento portante per il ciclo

passivo).

• Funzioni di import/export per il portale certificazione crediti (PCC). Contabilizzazione e Pagamenti.

• Indice di tempestività dei pagamenti.

• Catena dei CIG/CUP. Tracciati ANAC procedure negoziali.

• Tracciabilità Flussi.

• Rilevazioni SIOPE (legate alle voci di spesa ed ai pagamenti)

• Ciclo attivo basato su piani di fatturazione, commesse, richieste di emissione fatture, emissione fatture elettroniche attive e funzioni di incasso.

• Informazioni per il CPM e la BI derivate dal sistema multidimensionale e dalle fasi del ciclo gestionale.

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