provincia di udine direzione d’area amministrazione … · cittadino- cliente come primo livello...
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PROVINCIA DI UDINE
Direzione dArea Amministrazione Generale
Servizio Archivio e Protocollo
MANUALE DI GESTIONE
PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO
(art.5 del D.P.C.M. 31.10.2000)
SOMMARIO
PARTE PRIMA.
Introduzione e atti preliminari.
Che cos', a cosa e a chi serve questo Manuale___________________________________ Pag 1
Atti di organizzazione preliminari_____________________________________________ Pag. 2
Individuazione dell'Area organizzativa omogenea (AOO)__________________________ Pag. 2
Accreditamento dellAmministrazione/AOO allAIPA____________________________ Pag. 2
Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e
degli archivi__________________________________________________
Pag. 2
Funzioni e responsabilit____________________________________________________ Pag. 3
Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni_______________ Pag. 3
PARTE SECONDA.
Il documento
Il documento amministrativo_________________________________________________ Pag. 4
Il documento informatico____________________________________________________ Pag. 4
Il documento analogico-cartaceo______________________________________________ Pag. 4
Tipologia documenti_______________________________________________________ Pag. 4
Documenti in arrivo________________________________________________________ Pag. 4
Documenti in partenza______________________________________________________ Pag. 5
Documenti interni_________________________________________________________ Pag. 5
PARTE TERZA.
Il protocollo di rilevanza giuridico-probatoria.
Protocollo di documenti in entrata_____________________________________________ Pag. 6
Timbro di protocollo (segnatura)______________________________________________ Pag. 7
Il registro di Protocollo_____________________________________________________ Pag. 8
Documenti da protocollare___________________________________________________ Pag. 8
Documenti da non protocollare_______________________________________________ Pag. 8
Casistica_________________________________________________________________ Pag. 9
Fattura___________________________________________________________________ Pag. 9
Registrazione a protocollo della busta di gara____________________________________ Pag. 9
Mozioni, Interrogazioni, Interpellanze, Ordini del Giorno, Question Time_____________ Pag. 9
Documenti di particolare urgenza_____________________________________________ Pag.10
Lettere anonime___________________________________________________________ Pag.10
Lettere prive di firma_______________________________________________________ Pag.10
Fax_____________________________________________________________________ Pag.11
Posta elettronica certificata__________________________________________________ Pag.11
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Registrazione "a fronte"_____________________________________________________ Pag.11
Protocollo differito_________________________________________________________ Pag.11
Protocollo riservato________________________________________________________ Pag.12
Errata assegnazione di competenza____________________________________________ Pag.12
Errata ricezione di documenti cartacei_________________________________________ Pag.12
Annullamento di una registrazione____________________________________________ Pag.12
Registro di emergenza______________________________________________________ Pag.13
PARTE QUARTA .
Il protocollo dei documenti in Partenza.
Documenti in partenza______________________________________________________ Pag.14
PARTE QUINTA.
Larchivio.
Definizione di archivio______________________________________________________ Pag.15
Suddivisione dellArchivio__________________________________________________ Pag.15
Archivio corrente__________________________________________________________ Pag.15
Archivio di deposito________________________________________________________ Pag.15
Sezione Sparata dArchivio o Archivio storico___________________________________ Pag.15
Conservazione e custodia dei documenti________________________________________ Pag.16
Titolario di classificazione___________________________________________________ Pag.16
Classificazione dei documenti________________________________________________ Pag.16
Fascicolazione dei documenti________________________________________________ Pag.17
Inventario_______________________________________________________________ Pag.17
Trasferimento dei fascicoli nellarchivio di deposito______________________________ Pag.17
Selezione e scarto_________________________________________________________ Pag.17
Procedura di scarto________________________________________________________ Pag.18
Versamento di Archivi di Enti estinti__________________________________________ Pag.18
Ricerche e richieste di documenti_____________________________________________ Pag.18
GLOSSARIO______________________________________________da pagina 19 a pagina 24
APPENDICE
Riferimenti normativi________________________________________da pagina 25 a pagina 26
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PARTE PRIMA
Introduzione e atti preliminari
Che cos', a cosa e a chi serve questo Manuale.
Entro il 31 dicembre 2003 tutte le pubbliche amministrazioni devono adottare un sistema di
protocollo informatico, secondo quanto stabilito dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
L'art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, contenente le Regole tecniche sul protocollo Informatico,
prevede, inoltre, che le pubbliche amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del
protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, che qui si presenta.
Si tratta di uno strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni amministrazione
chiamata ad effettuare, pu rappresentare un primo e significativo passo verso la certificazione di
qualit del servizio.
Il dettato del DPCM 31 ottobre 2000 prevede, infatti, che il Manuale affronti alcuni aspetti
cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti
informatici, l'introduzione dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione.
Il protocollo in s non pu essere concepito solo come un dispensatore asettico di numeri
sequenziali, n il protocollo informatico pu essere progettato come semplice trasposizione su un
supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo. In un sistema informativo documentale
moderno il protocollo deve diventare uno snodo irrinunciabile e una risorsa strategica per il buon
andamento dei procedimenti amministrativi. Per raggiungere questi obiettivi, devono essere
garantiti l'interoperabilit, la trasparenza e il controllo dell'azione amministrativa attraverso i
documenti che ogni Ente produce durante la propria attivit pratica o l'esercizio delle proprie
funzioni. Proprio a questo fine orientato il citato complesso di norme approvate in materia di
gestione documentale, la cui parte relativa al protocollo informatico ha come strategia di base la
trasformazione del sistema documentario in un sistema informativo specializzato e altamente
qualificato.
Questo Manuale pertanto uno strumento di lavoro per la gestione dei documenti e dei
procedimenti amministrativi.
Il Manuale, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei
flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di
esecuzione, responsabilit e controllo, in una visione d'insieme dal protocollo all'archivio storico.
Una volta reso pubblico, secondo quanto previsto dalla normativa, esso potr anche servire al
cittadino- cliente come primo livello di Carta dei servizi.
Alla fine del Manuale si trovano i riferimenti normativi e un breve glossario dei termini tecnici
usati pi frequentemente.
1
Atti di organizzazione preliminari.
L'entrata in vigore del protocollo unico deve essere preceduta dall'adozione di specifici atti di
organizzazione, cos come previsto dal decreto legislativo 30 Marzo 2001 n. 165 (e successive
modificazioni) e in armonia con le disposizioni gi previste dal DPR 20 ottobre 1998, n. 428
(oggi confluito nel DPR 445/2000).
Tali atti di organizzazione sono i seguenti:
individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) nelle quali adottare il protocollo unico;
individuazione delle Unit Organizzative (UO) in cui articolata l' AOO e che afferisce al protocollo unico;
introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni;
approvazione di un titolario di classificazione e di un massimario di selezione. Una volta introdotti questi strumenti si passer allindividuazione di un sistema informativo
documentale efficace, efficiente ed economico, garantendo la comunicazione interna ed esterna e
il monitoraggio sui flussi documentali.
Individuazione dell'Area organizzativa omogenea (AOO).
NellAmministrazione Provinciale di Udine stata considerata una sola area organizzativa
omogenea (AOO) con deliberazione della Giunta Provinciale 1 dicembre 2003 n. 110056/423.
E attivato quindi un protocollo unico per tutti i settori e le attivit amministrative presenti.
Presso gli Uffici provinciali decentrati di Tolmezzo, San Pietro al Natisone, i Centri Provinciali
per lImpiego e gli uffici della Motorizzazione Civile facenti parte della AOO sopraccitata, sono
istituite delle postazioni periferiche di protocollo abilitate anche alla protocollazione in entrata.
Accreditamento dellAmministrazione/AOO allAIPA.
Lamministrazione, nellambito degli adempimenti previsti, si accreditata presso l'indice delle
pubbliche amministrazioni (AIPA) tenuto e reso pubblico dal CNIPA fornendo le seguenti
informazioni che individuano lamministrazione stessa e la AOO in cui articolata:
la denominazione della amministrazione;
il codice identificativo proposto per la amministrazione;
lindirizzo della sede principale della amministrazione;
la casella di posta elettronica certificata;
il nominativo del responsabile per la tenuta del protocollo informatico e dei flussi documentali;
la data di istituzione;
lelenco dei Servizi e delle U.O. Lindice delle pubbliche amministrazioni (AIPA) accessibile tramite il relativo sito internet da
parte di tutti i soggetti pubblici o privati.
Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali
e degli archivi.
Nell'ambito dellArea Amministrazione Generale, istituito un Servizio, con il compito di gestire
il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi. Per quanto di competenza si avvale
del supporto del Responsabile del Servizio Informatico. Il Responsabile del protocollo
informatico svolge anche le funzioni di responsabile della conservazione dei documenti.
2
Funzioni e responsabilit.
Sono determinate dal combinato disposto degli articoli 61, comma 3, del testo unico, e
dallarticolo 4 del DPCM 31.10.2000.
Il responsabile del servizio svolge i seguenti compiti, ed in primo luogo quelli previsti
dallarticolo 61 comma 3 , del testo unico, ovvero:
attribuisce il livello di autorizzazione per laccesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazione alla consultazione e abilitazione allinserimento e alla modifica
delle informazioni;
garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del testo unico;
garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui allart. 53;
cura che le funzionalit del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro le 24 ore dal blocco delle attivit e, comunque, nel pi breve tempo possibile;
conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri e differenti;
garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dellorganizzazione delle attivit di registrazione di protocollo, gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzioni di accesso esterno e delle pubbliche amministrazioni e le attivit di gestione degli
archivi;
autorizza le operazioni di annullamento;
vigila sullosservanza delle disposizioni del regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Il responsabile, inoltre provvede ad una serie di adempimenti, ai sensi del DPCM 31.10.2000.
propone il suo vicario;
indica allamministrazione i tempi e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli interni, quali i protocolli di settore, di reperto,protocolli multipli,
protocolli di fax e, pi in generale, dei protocolli diversi da quello informatico;
predispone lo schema di manuale di gestione, previsto dallarticolo 5 del DM;
predispone il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, allinterscambio, allaccesso, alla conservazione dei documenti informatici
dintesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della
sicurezza dei dati personali di cui alla legge 196/2003.
Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni.
Con l'entrata in vigore del protocollo unico cessano, di fatto, e di diritto tutti i cosiddetti
protocolli interni o altri sistemi di registrazione o registratura dei documenti diversi dal
protocollo unico. Il responsabile del servizio di protocollo deve periodicamente effettuare
controlli a campione sulla congruit delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena
documentale, e sull'utilizzo di un unico registro di protocollo informatico, verificando, attraverso
controlli e ispezioni mirati la classificazione e la fascicolazione archivistica.
3
PARTE SECONDA
Il documento
Il documento amministrativo.
Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica,
informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti,
anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'attivit amministrativa, cos come prevede l'art. 22
comma 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241 nonch l'art. 1 del D.P.R. 445/00.
Il documento informatico.
Per documento informatico si intende qualsiasi rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti, cos come previsto dall'art. 3 della legge 23 dicembre 1993, n. 547 e
dell'art. 1 del D.P.R. 445/2000.
Lart. 20 del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dellamministrazione
digitale prevede che il documento informatico, da chiunque formato, la registrazione su
supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice ed alle regole tecniche di cui
all'articolo 71.
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale
soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche
stabilite ai sensi dell'articolo 71 che garantiscano l'identificabilit dell'autore e l'integrit del
documento.
Il documento analogico cartaceo.
Per documento analogico si intende un documento amministrativo formato utilizzando una
grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio i documenti
cartacei), come le immagini su film (esempio le pellicole mediche, microfiche, i microfilm)
come le magnetizzazioni su nastro (esempio le cassette e nastri magnetici audio e video) su
supporto non digitale.
Un documento amministrativo cartaceo pu essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad
esempio, una lettera scritta a mano o a macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una
lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor ) e poi stampata.
In questultimo caso si definisce originale il documento cartaceo, nella sua redazione
definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli
elementi di garanzia e di informazione del mittente e destinatario, stampato su carta intestata e
dotato di firma autografa.
Un documento analogico pu essere convertito in documento informatico tramite opportune
procedure di conservazione sostitutiva.
Tipologia dei documenti.
I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni.
Documenti in arrivo.
Per documenti in arrivo si intendono i documenti acquisiti dall'AOO nell'esercizio delle proprie
funzioni e che hanno rilevanza giuridico-probatoria. L'operazione di registratura per i documenti
in arrivo effettuata centralmente in un punto di registratura unico. I documenti registrati sono
poi smistati alla U.O. di competenza che procede alle operazioni di classificazione e
fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo al
procedimento amministrativo cui il documento smistato si riferisce.
4
Documenti in partenza.
Per documenti in partenza si intendono i documenti prodotti dal personale nell'esercizio delle
proprie funzioni e che hanno rilevanza giuridico-probatoria. La registratura dei documenti in
partenza effettuata dalloperatore di protocollo che incaricato anche delle operazioni di
creazione e classificazione e della gestione del fascicolo relativo al procedimento amministrativo.
Documenti interni.
Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unit Organizzative.
I documenti interni con carattere informativo sono memorie informali, appunti, brevi
comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici e di norma non vanno
protocollati, ma se ne deve garantire la conservazione e la classificazione.
I documenti interni con carattere giuridico-probatorio sono atti che hanno lo scopo di
documentare fatti inerenti all'attivit svolta e alla regolarit delle azioni amministrative o
qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi,
e, come tali, devono essere protocollati.
5
PARTE TERZA
Il protocollo di rilevanza giuridico-probatoria.
Protocollo di documenti in Entrata.
Per documenti in entrata si intendono tutta la corrispondenza indirizzata alla Provincia di Udine.
La corrispondenza in ingresso pu essere acquisita con diversi mezzi e modalit in base alla
tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.
Un documento informatico pu essere recapitato:
a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;
su supporto rimovibile quale, ad esempio, cd rom, dvd, floppy disk, tape, pen drive, etc,
consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere. Un documento analogico pu essere recapitato:
a mezzo posta convenzionale o corriere;
a mezzo posta raccomandata;
per fax o telegramma;
con consegna diretta da parte dellinteressato o consegnato tramite una persona dallo stesso delegata allo sportello dellufficio protocollo.
I documenti che transitano attraverso il servizio postale sono ritirati quotidianamente e
consegnati al servizio protocollo e archivio.
Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dellindirizzo e
del destinatario sugli stessi apposti.
La corrispondenza relativa a bandi di gara registrata e successivamente consegnata chiusa
allufficio responsabile della gara.
Esclusivamente la corrispondenza che riporta la dicitura riservata personale non deve essere
aperta, n protocollata ma deve essere consegnata al destinatario che ne valuter il contenuto ed
eventualmente, nel caso dovesse riguardare listituzione, provveder a inoltrarla allufficio
protocollo per la registrazione.
La corrispondenza ricevuta via telegramma o via fax sono trattate come un documento cartaceo.
Quando la corrispondenza non rientra nelle categorie da ultimo indicate, si procede allapertura
delle buste e si eseguono gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione.
La corrispondenza in arrivo aperta il giorno lavorativo in cui pervenuta, apposto il timbro di
arrivo, e successivamente protocollata. La busta raccomandata si allega al documento per la
parte relativa ai timbri postali.
Di norma la ricezione dei documenti informatici assicurata tramite la casella di posta elettronica
certificata istituzionale che accessibile solo al servizio protocollo e archivio.
Laddetto protocollatore controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta
istituzionale e verifica se sono da protocollare.
La ricezione dei documenti su carta che avviene attraverso uno dei qualsiasi uffici aperti al
pubblico dellAmministrazione Provinciale di Udine, oltre, ovviamente allufficio protocollo
istituzionale, faranno recapitare la corrispondenza medesima allufficio protocollo nella stessa
giornata, prima della chiusura, per le successivi fasi di competenza.
Il personale preposto alla apertura della corrispondenza stato regolarmente autorizzato al
trattamento dei dati personali.
Superati tutti i controlli precedenti i documenti, digitali o analogici, sono protocollati e segnati
nel protocollo generale o particolare (riservato).
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Timbro di protocollo (segnatura).
La segnatura di protocollo l'apposizione o l'associazione al documento, in forma permanente e
non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo in modo da
consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la
segnatura costituiscono un'operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto
pubblico.
Nel documento in arrivo la segnatura posta, di norma, attraverso un timbro (meccanico,
etichettatrice, etc.) che dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:
Provincia di Udine
Anno ............Mese.Giorno...
N. . Servizio/U.O...................
Classifica
Il timbro si divide in tre parti.
Nella prima parte individuata l'area organizzativa omogenea (Ufficio di Registratura), nella
seconda parte vanno riportati gli elementi per la gestione del documento (numero e data di
registrazione) e U.O. di competenza ai sensi della circolare AIPA 28/2002, nella terza parte va
riportata la classifica.
I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi vanno
protocollati.
Il protocollo serve, infatti, ad attestare, per un determinato documento data e provenienza e ad
attribuire ad esso una classificazione sulla base del titolario. All'atto della protocollazione vanno
notati i seguenti elementi:
data di registrazione;
numero di protocollo;
mittente per il documento in arrivo;
oggetto;
numero degli allegati; L'insieme di tali elementi denominato Registratura.
Il sistema deve prevedere anche la registrazione, se il documento in arrivo e se sono disponibili,
dei seguenti elementi:
data del documento ricevuto;
numero di protocollo del documento ricevuto. I documenti ricevuti dallamministrazione in formato cartaceo, sono acquisiti in formato
immagine con lausilio di scanner.
Loperazione di acquisizione dellimmagine dei documenti cartacei eseguibile solo dopo che
loperazione di segnatura stata eseguita, in modo da acquisire con loperazione di scansione,
come immagine, anche il segno sul documento.
Il processo di scansione avviene in diverse fasi:
acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da pi pagine, corrisponda un unico file;
verifica della leggibilit e della qualit delle immagini acquisite;
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;
memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su
supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.
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Concluse le operazioni, i documenti sono fatti pervenire al RPA (responsabile procedimento
amministrativo) di competenza per via informatica attraverso la rete interna
dellamministrazione/AOO. Loriginale cartaceo successivamente trasmesso al RPA.
Nel caso dei documenti informatici, il sistema prevede anche la registrazione dell'impronta, cio
di una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento cos come previsto
dalle vigenti regole tecniche.
Il documento protocollato in arrivo classificato e fascicolato dal servizio o allU.O. cui
destinato.
Il registro di protocollo.
Il registro di protocollo un atto pubblico originario che fa fede della tempestivit e dell'effettivo
ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarit del documento
stesso. idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
Il registro di protocollo soggetto alle forme di pubblicit e di tutela di situazioni giuridicamente
rilevanti previste dalla normativa vigente. Al fine di tutelare l'integrit e la regolarit delle
registrazioni, il responsabile del servizio di protocollo provvede alla stampa del registro di
protocollo.
Entro il mese di gennaio, si provvede alla stampa e rilegatura del registro di protocollo dell'intero
anno precedente.
Documenti da protocollare.
Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dallamministrazione e
tutti i documenti informatici, come previsto allart. 53, comma 5, del T.U.
Documenti da non protocollare.
Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo come previsto allart. 53, comma
5, del T.U.
gazzette ufficiali,
bollettini ufficiali P.A.,
notiziari P.A.,
materiali statistici,
atti preparatori interni, (individuati nellapposito allegato al Manuale di gestione e comunque riferenti a una pratica)
giornali,
riviste,
libri,
materiali pubblicitari,
inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi,
biglietti di auguri,
modulo richiesta ferie e recuperi,
registro delle presenze,
lettere accompagnatorie di fatture,
avvisi di pagamento comunicazioni di bonifici bancari,
bandi di altri enti (Repertorio-Albo),. E comunque memorie informali, appunti, brevi comunicazioni scambiate tra uffici e
convocazioni alle riunioni.
Sono esclusi dalla protocollazione i seguenti documenti:
Delibere, Determine, Ordinanze, Decreti del Presidente e tutti i documenti gi soggetti a registrazione particolare dellamministrazione.
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Casistica.
Qui di seguito sono fornite alcune indicazioni pratiche riguardo ai comportamenti operativi che
devono essere svolti per la protocollazione di alcune tipologie di documenti.
Fattura.
Ogni fattura indirizzata allAmministrazione Provinciale di Udine, dovr avere vicino
allindicazione generica dellAmministrazione anche la specificazione dellU.O. competente al
pagamento. Sar cura dei responsabili dei vari uffici richiedere che lintestazione della fattura
riporti i dati sopra descritti in quanto lUfficio Protocollo in caso contrario non garantir la
corretta assegnazione del documento in parola.
Registrazione a protocollo della busta di gara.
La corrispondenza in busta chiusa riportante la dicitura offerta, gara dappalto o simili, o
comunque quella dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non aperta,
restando comunque obbligatoria, per questultima, la registrazione, con lapposizione del numero
di protocollo, della data e ora di ricezione e della sigla delladdetto al ritiro, direttamente sulla
busta che va trasmessa al Servizio competente.
La commissione di gara provvede, successivamente, ad aprire la busta con lofferta economica
per laggiudicazione di lavori, forniture o servizi. Il Protocollo ha l'obbligo di completare la
registrazione del documento contenuto, conservando la busta come elemento probante lavvenuta
ricezione del documento nei termini previsti. Per le offerte che perverranno tramite via
informatica, rispettando il codice in materia di protezione dei dati personali, lUfficio Protocollo
si riserva di integrare il presente Manuale con nuove disposizioni.
Mozioni, Interrogazioni, Interpellanze, Ordini del giorno, Question time.
Come da circolare del Direttore Generale i dipendenti degli uffici destinatari di una nota avente
ad oggetto una mozione, interrogazione, interpellanza, ordine del giorno, question time, dovranno
consegnarla allUfficio Atti Consiglio e Giunta che avr cura di provvedere a far attribuire al
documento il numero di protocollo in entrata. I destinatari del documento sono :
Presidente;
Presidente del Consiglio;
Assessore competente;
Segretario Generale;
Dirigente dellufficio competente per materia;
Ufficio Atti Consiglio e Giunta. Il Question time deve essere protocollato almeno 48 ore prima dellinizio del Consiglio
Provinciale.
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Documenti di particolare urgenza.
La corrispondenza in arrivo presso lEnte, valutata particolarmente urgente dal Responsabile del
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, protocollata con priorit rispetto la restante
corrispondenza. Le principali tipologie di documenti considerati urgenti sono:
fatture;
buste relative a gare;
richieste di autorizzazione per chiusure strade provinciale;
richieste di concessioni stradali;
richieste di autorizzazioni a transiti eccezionali;
corrispondenza degli amministratori;
mozioni, interpellanze, interrogazioni, ordini del giorno, question time;
certificati di malattia e infortunio;
istanze di accesso;
domande di partecipazione ai concorsi;
richiesta di concessione uso sale dellAmministrazione Provinciale di Udine, palestre scolastiche, Aule magne istituti scolastici di competenza dellEnte;
i documenti unici di regolarit contributiva;
richiesta risarcimento danni da fauna selvatica riguardanti le colture;
convenzioni disabili;
richiesta titolo di viaggio agevolato ecc. Tutta la corrispondenza e la documentazione in entrata deve pervenire direttamente allUfficio
Protocollo competente per la procedura di protocollazione.
Le richieste da parte di dipendenti dellEnte di assegnazione del numero di protocollo urgente di
documentazione in entrata non pervenuta presso lUfficio Protocollo centrale, ma consegnata
direttamente alle U.O., devono essere valutate, ai fini della protocollazione, dal responsabile
dellUfficio Protocollo che ne attester leffettiva urgenza.
Lettere anonime.
La ratio che deve governare il comportamento di un operatore durante la fase di registrazione di
un documento in arrivo deve essere improntata, per quanto possibile, alla avalutativit.
In altre parole, il protocollista deve attestare che un determinato documento cos come si registra
pervenuto. Si tratta dunque di una delicata competenza di tipo notarile, attestante la certezza
giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento.
Le lettere anonime, pertanto, vanno protocollate.
In questi casi, si pu utilizzare il protocollo particolare/riservato al fine di evitare di diffondere e
divulgare notizie ed informazioni delle quali non possibile una completa valutazione.
La consegna del documento cartaceo allufficio cui destinata la lettera anonima avviene in
busta chiusa e sui lembi della stessa apposto il timbro adesivo a barre di protocollazione.
La lettera anonima diventa quindi un documento importante per comprendere e interpretare
vicende e attivit che altrimenti sfuggirebbero ai documenti ufficiali.
Lettere prive di firma. Le lettere prive di firma vanno protocollate. Non compete all'ufficio di protocollo l'eventuale
correzione dell'errore/omissione al fine di non incorrere, anche se involontariamente, nel
danneggiamento di terzi.
La funzione notarile del protocollo (cio della registratura) quella di attestare data e
provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sar poi compito della U.O. e, in
particolare, del RPA valutare, caso per caso ai fini della sua efficacia riguardo ad un determinato
procedimento amministrativo, cio se la lettera priva di firma ritenuta valida o quant'altro.
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Fax.
Il documento, in quanto tale, indipendente dal supporto sul quale scritto e dal mezzo di
trasporto sul quale veicolato. L art. 7, comma 3 del DPR 403/1998 ha stabilito che il fax
soddisfa il requisito della forma scritta ed quindi "documento" a tutti gli effetti di legge: come
tale e quindi soggetto a protocollazione. In seguito, pervenuto l'originale, non si dovr procedere
ad una nuova registrazione, ma si dovranno riportare tutti i dati della registratura del documento
pervenuto via fax: si tratta, infatti, del medesimo documento, anche se pervenuto in tempi e con
modalit diverse. Un altro importante motivo di tale procedura risiede nel fatto che la
registrazione del fax causa l'avvio dei termini del procedimento amministrativo cui si riferisce in
una determinata data. Non possibile posticipare quest'ultima semplicemente riprotocollando il
medesimo documento: ci causerebbe un'incertezza del diritto e, nel caso ipotetico - ma non raro
- di assegnazione ad un responsabile del procedimento diverso da quello precedente, anche
un'incoerenza dell'azione amministrativa. Il sistema di protocollazione informatica, attualmente
in uso presso lAmministrazione Provinciale di Udine, segnala lavvenuta protocollazione
solamente dei documenti aventi un loro numero di protocollo. Nel caso di doppia protocollazione
di fax seguito da documento originale, si utilizzer il numero di protocollo pi basso e i
documenti saranno collegati fra loro.
Casella fax.
Tutti i fax in arrivo a qualunque numero di fax vengono trasformati automaticamente in
messaggi di posta elettronica ed inviati allindirizzo di posta corrispondente allindirizzo di
posta certificata PEC dellEnte gestita dal Servizio protocollo (cio la casella
Rimangono i fax tradizionali per:
o gruppi maggioranza, minoranza
o presidenza
o assessori .
Posta elettronica certificata.
Di norma la ricezione dei documenti informatici assicurata tramite la casella di posta elettronica
certificata istituzionale che accessibile solo al Servizio archivio e protocollo.
I messaggi di posta elettronica certificata che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa
vigente vanno protocollati. Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o pi
dei file ad esso allegati, purch corredati di firma digitale o di altro sistema idoneo di
sottoscrizione, secondo le indicazioni della normativa vigente.
La Provincia di Udine ha individuato una casella di posta elettronica certificata alla quale far
pervenire la corrispondenza, e lha comunica all' AIPA per l'inserimento nell'indice delle
Amministrazioni Pubbliche ([email protected]).
Sono protocollati i messaggi inviati alla casella di posta elettronica certificata o a questa
reindirizzati. Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga ad una casella diversa da quella
certificata, reindirizzato alla casella di posta elettronica certificata dellAmministrazione
Provinciale di Udine.
Protocollo differito.
Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la
corrispondenza ricevuta nei termini e qualora questa situazione possa pregiudicare un diritto di
terzi, (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad
un concorso in scadenza), il responsabile del servizio di protocollo dispone, previa
comunicazione al dirigente competente, la protocollazione differita.
Il differimento dei tempi di registrazione dei documenti ricevuti si applica solo ai documenti in
arrivo e per tipologie omogenee.
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mailto:[email protected]
Il protocollo riservato
Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per:
documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Presidente o del Direttore Generale, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi
prefissati;
documenti dalla cui contestuale pubblicit possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell'attivit amministrativa; (di carattere politico o gestionale);
tipologie di documenti individuati dalla normativa vigente. Laccesso al protocollo riservato consentito solamente agli utenti cui il documento stesso
destinato.
Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso
riservato, comprese la protocollazione, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse
adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.
A salvaguardia dei dati personali, il documento trasmesso in busta chiusa allufficio
competente.
Errata assegnazione di competenza.
Nel caso in cui un Servizio ricever un documento originale protocollato non di propria
competenza dovr restituire allufficio protocollo sia il documento in formato cartaceo che
informatico.
Lufficio protocollo provveder alla sua riassegnazione.
Errata ricezione di documenti cartacei.
Nel caso in cui pervengono erroneamente allufficio protocollo dellamministrazione documenti
indirizzati ad altri soggetti, si procede secondo le seguenti modalit:
busta indirizzata ad altra amministrazione: si restituisce alla posta;
busta aperta per errore: si restituisce al mittente apponendo sulla busta la dicitura Aperta per errore ;
busta aperta per errore e documento protocollato: si restituisce al mittente in originale il documento cartaceo. Il documento informatico sar inserito dal servizio protocollo in un
fascicolo avente ad oggetto documenti non di competenza dellEnte con allegata una nota
nella quale sono riportati tutti i dati del documento in parola.
Annullamento di una registrazione.
Lattivit di protocollazione non esente da errori.
La corretta gestione della documentazione amministrativa non pu ammettere che un atto, una
volta formato, e divenuto perfetto sia modificato. Non si pu in parole povere sbanchettare un
provvedimento e correggerlo. In particolare, ci vale sia per il documento prodotto, sia per la
registrazione di protocollo, che a sua volta un atto amministrativo di natura certificativa. Una
registrazione pertanto non pu essere modificata, ma semmai eliminata e sostituita da unaltra.
consentito l'annullamento di una registrazione di protocollo solo attraverso l'apposizione della
dicitura annullato, che deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle
informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi
obbligatori del protocollo.
Solo il responsabile del servizio di protocollo informatico autorizzato ad annullare i documenti.
A lui vanno trasmesse le richieste in forma scritta contenenti il numero di protocollo da
annullare, i motivi dell'annullamento.
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Registro di emergenza.
I documenti che per ragioni oggettive di impossibilit materiale non possono essere registrati nel
protocollo, vanno registrati nel protocollo demergenza.
Qualora limpossibilit di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore,
per cause di eccezionale gravit, il responsabile del servizio del protocollo informatico pu
autorizzare luso del protocollo demergenza per periodi successivi di non pi di una settimana.
Sul protocollo demergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
Spetta al responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi autorizzare con provvedimento motivato luso del protocollo
demergenza. In sua assenza provveder un funzionario del Servizio gi incaricato formalmente
dallo stesso.
In assenza del responsabile del servizio del protocollo informatico, il dirigente competente, pu
autorizzare luso del protocollo demergenza.
Le registrazioni sul protocollo demergenza avvengono esclusivamente a cura dellufficio
protocollo centrale.
Sul registro di emergenza vanno riportate la causa, la data e lora dinizio dellinterruzione del
protocollo informatico, nonch la data e lora di ripristino della funzionalit del sistema.
Per ogni giornata di registrazione di emergenza il responsabile dellufficio protocollo o il
Dirigente del Servizio, ciascuno per quanto di sua competenza, deve riportare sul protocollo
demergenza il numero totale di registrazioni anche manuali. (art 63 D.P.R.445/2000).
Nel registro di emergenza, che nellAmministrazione Provinciale di Udine cartaceo, le
correzioni che si renderanno necessarie vanno apportate manualmente con inchiostro rosso, e in
modo tale da rendere leggibile quanto scritto in precedenza.
La sequenza numerica utilizzata sul protocollo demergenza deve garantire lidentificazione
univoca dei documenti protocollati nellambito della AOO.
Dopo il ripristino delle funzionalit del sistema, le informazioni relative ai documenti registrati
nel protocollo demergenza devono essere inserite nel sistema informatico manualmente. A
ciascun documento registrato nel protocollo demergenza attribuito anche un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, in modo da mantenere stabilmente la correlazione
con il numero utilizzato in emergenza. Ai fini giuridici e amministrativi valgono la data di
registrazione riportata nel registro demergenza. La data assegnata dal protocollo informatico
indica quando il sistema ha recepito il documento.
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PARTE QUARTA
Il protocollo dei documenti in Partenza.
Per documenti in partenza si intendono i documenti prodotti, indipendentemente dal supporto
scrittorio, dallAmministrazione Provinciale di Udine nell'esercizio delle proprie competenze, e
destinato a terzi esterni.
Documenti in partenza Non necessario il timbro sul documento in partenza.
I dati della registratura, compresa la classificazione e la fascicolazione, sono inseriti sul sistema
di protocollazione informatico direttamente dal dipendente abilitato alla protocollazione degli atti
in uscita.
I modelli istituzionali opportunamente predisposti dovrebbero riportare le seguenti informazioni:
stemma della Provincia e dicitura "Provincia di Udine ";
unit organizzativa responsabile e Servizio di appartenenza;
indirizzo completo della Provincia i (via, numero, c.a.p., citt, provincia);
numero di telefono;
numero di fax;
indirizzo istituzionale di posta elettronica;
data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;
numero di protocollo;
numero degli allegati;
oggetto del documento;
nominativo del responsabile del procedimento amministrativo;
nominativo del referente;
firma autografa o informatica (digitale) del dirigente.
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PARTE QUINTA
Larchivio.
Definizione di archivio.
Larchivio il complesso dei documenti prodotti, acquisiti o utilizzati dallEnte nello
svolgimento della propria attivit e nellesercizio delle proprie funzioni.
Fanno parte dellarchivio anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o
a qualsiasi altro titolo.
Suddivisione dellArchivio.
Larchivio in relazione alla sua gestione si suddivide in:
archivio corrente;
archivio di deposito;
archivio storico.
Archivio corrente.
Larchivio corrente costituito dallinsieme dei documenti prodotti, ricevuti ed acquisiti dalla
Provincia, riuniti in fascicoli, per lespletamento dei procedimenti in corso di trattazione.
Ogni documento, dopo la protocollazione, va fascicolato a cura del responsabile del
procedimento amministrativo.
I fascicoli e i documenti costituenti larchivio corrente sono conservati in modo ordinato presso
ogni struttura della Provincia. Il responsabile del procedimento amministrativo tenuto alla
corretta conservazione e custodia dei documenti relativi ai procedimenti amministrativi di propria
competenza. Gli archivi gi esistenti presso le diverse strutture della Provincia devono essere
conservati e ordinati in modo da consentire il costante reperimento delle pratiche. Tutti i fascicoli
e procedimenti chiusi da almeno tre anni devono essere trasferiti allarchivio di deposito.
Archivio di deposito.
Larchivio di deposito costituito dallinsieme dei documenti e dei fascicoli relativi ad
procedimenti esauriti e, come tali, non suscettibili di ulteriore trattazione ovvero suscettibili di
consultazione meno frequente, i quali sono inviati dalle strutture della Provincia allArchivio
Generale per la conservazione agli atti.
I fascicoli e i documenti costituenti larchivio di deposito arrivano allArchivio Generale con il
codice di classificazione ricavato dallattuale Titolario che comunque suscettibile di eventuali
integrazioni.
Sezione Separata dArchivio o Archivio storico.
La Sezione Separata dArchivio, detta anche Archivio Storico della Provincia di Udine, formata
dai fascicoli e dai documenti relativi a procedimenti esauriti da oltre quarantanni (art. 40,
comma 1, D. Lgs. n. 490/99) selezionati per la conservazione permanente.
Gli archivisti del servizio Archivio Generale curano il passaggio dallArchivio di deposito alla
Sezione Separata dArchivio dei documenti e dei fascicoli relativi a procedimenti esauriti da oltre
quarantanni, aggiornando contestualmente linventario dellArchivio Generale.
Il passaggio dei documenti e dei fascicoli nella Sezione Separata dArchivio preceduta dalle
operazioni di selezione e scarto.
I documenti e i fascicoli costituenti la Sezione Separata dArchivio mantengono lordinamento e
la classificazione che avevano nellarchivio di deposito.
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Conservazione e custodia dei documenti.
Il responsabile del procedimento amministrativo tenuto alla corretta conservazione e custodia
dei documenti e dei fascicoli relativi ai procedimenti di propria competenza.
Ogni struttura organizzativa tenuta alla conservazione dei documenti che compongono
larchivio corrente di quella stessa struttura nel rispetto delle procedure descritte dal presente
manuale.
In particolare ogni struttura organizzativa, deve:
assicurare la conservazione e la custodia dei documenti e dei fascicoli;
far s che tutti i documenti che costituiscono larchivio corrente siano classificati secondo quanto previsto dal Titolario di classificazione adottato dallEnte;
verificare che ogni nuovo fascicolo aperto sia inserito nel repertorio dei fascicoli della struttura organizzativa;
far s che il trasferimento della documentazione allarchivio di deposito avvenga con modalit che consentano di mantenere lorganizzazione che i documenti, fascicoli e serie,
avevano nellarchivio corrente.
La responsabilit della conservazione e della tutela della documentazione trasferita nellarchivio
di deposito assunta dal responsabile dellArchivio Generale se la documentazione depositata
rispecchia quanto previsto dal presente manuale.
Titolario di classificazione.
Con l'entrata in vigore del protocollo unico adottato un unico titolario di classificazione, cos
come previsto dalla normativa e dalle correnti impostazioni disciplinari in materia.
La classificazione unattivit di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati
e non (spediti, ricevuti, interni) secondo uno schema di voci che identificano attivit e materie
specifiche del soggetto produttore.
Il sistema complessivo di organizzazione dei documenti definito nel titolario di classificazione.
Lo scopo del titolario di classificazione quello di guidare larchiviazione dei documenti
secondo le funzioni del soggetto. La classificazione collega ciascun documento in maniera
univoca ad una precisa unit archivistica: il fascicolo.
Il DPR 445/2000, articolo 64, comma 4, individua nella classificazione il mezzo per consentire la
corretta organizzazione dei documenti, presupposto per il corretto svolgimento dellattivit
amministrativa e garanzia del diritto daccesso ai documenti amministrativi riconosciuta dalla
legge 241/1990.
Linsieme di competenza della Provincia diviso in 15 gruppi, denominati Categorie. Ciascuna
categoria formata da un numero variabile di ripartizioni chiamate Classi e Sottoclassi
contrassegnate da simboli numerici.
Classificazione dei documenti.
Ogni documento se soggetto a protocollazione classificato mediante lassegnazione della
categoria, della classe e della sottoclasse previste dal Titolario di classificazione nel momento
della presa in carico dellatto dallU.O. competente.
Il Titolario non pu essere modificato.
Solo il Responsabile del Servizio Archivio Generale, a fronte di nuove competenze della
Provincia, qualora le tipologie di documenti non trovino idonea collocazione nelle attuali
Categorie e Classi e Sottoclassi, potr istituirne di nuove.
La classificazione dei documenti protocollati avviene mediante procedura informatizzata ed
effettuata presso gli uffici a cui il documento destinato eseguendo le seguenti operazioni:
prendono visione del documento assegnano la classifica in riferimento al Titolario di Classificazione;
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formano i fascicoli relativi in base allargomento trattato dai documenti se questi non giungono gi formati;
ordinano cronologicamente i documenti allinterno dei fascicoli;
se loggetto del documento si collega ad un altro, operano un reciproco riferimento di richiamo;
riportano sul documento cartaceo la classifica assegnata.
Fascicolazione dei documenti.
Per ogni procedimento si forma un fascicolo, riunendo in ordine di data le lettere ricevute, le
minute di quelle spedite, le relazioni, le perizie, gli studi, le deliberazioni, ecc., che al medesimo
affare si riferiscono.
Per i documenti relativi al personale si forma un fascicolo per ogni persona, con le modalit in
uso presso gli uffici del personale.
Se latto il primo di un procedimento si forma con lui un fascicolo nuovo; se ha dei precedenti
si unisce al fascicolo che li contiene.
Se un procedimento si collega ad un altro, i fascicoli non si devono riunire, ma si opera un
reciproco riferimento di richiamo.
Nel momento in cui i fascicoli giungono allArchivio Generale essi sono inseriti in un contenitore
recante il codice di classificazione (Categoria, Classe, Numero di Fascicolo) e loggetto trattato.
Il fascicolo cos composto inserito nel faldone che va a far parte dellArchivio di deposito Il
faldone un contenitore darchivio al cui interno sono collocati uno o pi fascicoli. I faldoni che
si formano presso lArchivio Generale recano sul dorso il codice di classificazione e la
descrizione dei fascicoli contenuti al loro interno.
Inventario
Linventario costituisce il corredo fondamentale dArchivio, e lo strumento essenziale per
eseguirvi ricerche.
Linventario costituito da un elenco costantemente tenuto aggiornato dei fascicoli classificati in
base alle partizioni stabilite dal Titolario di Classificazione (Categorie, Classi e Sottoclassi) e
riporta la descrizione del contenuto dei fascicoli stessi, nonch gli estremi cronologici e la loro
collocazione topografica allinterno dei locali dellArchivio Generale.
Linventario redatto tramite procedura informatizzata.
Ogni variazione apportata al faldone ovvero al fascicolo gi agli atti registrata con procedura
informatizzata nellinventario.
Trasferimento dei fascicoli nellarchivio di deposito.
Ogni struttura organizzativa deve conferire allarchivio di deposito i fascicoli delle pratiche
chiuse. Il trasferimento deve essere concordato, preventivamente, con il responsabile
dellArchivio Generale il quale valutata la corretta tenuta della documentazione da depositare e lo
spazio disponibile nei locali dellarchivio ne concede il deposito.
Il materiale archivistico versato allarchivio di deposito deve essere condizionato in fascicoli-
faldoni e accompagnato da un elenco di versamento, firmato dal responsabile della struttura
organizzativa competente che ne attesti leffettiva corrispondenza con i documenti ivi contenuti.
Selezione e scarto.
Lo scarto consiste nella selezione ed eliminazione dei documenti di cui si ritiene inutile la
conservazione.
Lo scarto effettuato periodicamente e comunque prima del versamento dei documenti e dei
fascicoli alla Sezione Separata dArchivio o Archivio Storico per la loro conservazione
permanente, nel rispetto della procedura stabilita dall'art. 21 del Decreto legislativo 29 ottobre
1999, n. 490.
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Procedura di scarto
I documenti selezionati per lo scarto sono eliminati con la seguente procedura:
redazione di un elenco descrittivo del materiale documentale che si intende eliminare;
richiesta scritta di scarto del Dirigente del Servizio Archivio Generale con allegata redazione dellelenco dei documenti da eliminare , da sottoporre allesame della Soprintendenza
Archivistica per il Friuli Venezia Giulia (autorit che esercita la vigilanza sugli archivi e i
documenti della Provincia) per lottenimento del nulla osta allo scarto;
cessione gratuita del materiale documentale da eliminare alla Croce Rossa Italiana (ai sensi del RDL n. 84/1930, convertito nella L. n. 578/1930 e successive modificazioni) che si
occuper delle operazioni di carico e trasporto del materiale da mandare al macero;
aggiornamento dellinventario con procedura informatizzata, in relazione alleliminazione del materiale documentario.
Versamento di archivi di Enti estinti
In caso di richiesta di versamento allArchivio Generale della Provincia di Udine di Archivi di
Enti estinti, tali richieste sono proposte al competente Archivio di Stato per la presa in carico
degli stessi.
Ricerche e richieste di documenti
Nessun documento ovvero fascicolo originale deve uscire dallArchivio Generale che ne
garantisce la custodia e la conservazione secondo lordinamento di classificazione adottato.
LAutorit Giudiziaria, presentando richiesta, pu richiedere lestrazione temporanea di
documenti ovvero fascicoli originali dallArchivio Generale.
In caso di estrazione di documento o fascicolo originale dallArchivio Generale, la copia della
richiesta, occupa il posto del materiale estratto fino al momento della sua restituzione.
Loriginale della richiesta di estrazione del documento o fascicolo dellAutorit Giudiziaria deve
essere protocollata e conservata in un faldone contenente tutte le richieste pervenute allArchivio
Generale.
La richiesta di consultazione, ovvero estrazione di copie di documenti, pu essere fatta dal
personale dipendente (utente interno) del servizio interessato al procedimento amministrativo; la
richiesta pu essere redatta su moduli forniti dallArchivio Generale, nonch mediante posta
elettronica o fax.
La richiesta di ricerca per motivi di studio da parte di studenti ovvero cittadini (utenti esterni) che
intendono consultare documenti e fascicoli conservati in una delle due sezioni dArchivio
(Deposito e Storico) deve pervenire allUfficio Archivio tramite unistanza daccesso.
Il richiedente accede allArchivio Generale che ne curer la ricerca e la consultazione ai sensi del
D. Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490, e del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, "Codice in materia di
protezione dei dati personali";
Le richieste di Enti pubblici e privati e di cittadini (utenti esterni) di ricerca di documenti
depositati in Archivio devono essere inoltrate allUfficio Archivio che constater il diritto di
accesso e curer il rilascio delle copie.
Tutte le richieste di ricerca documenti o fascicoli sono prese in esame dal Servizio Archivio ed
evase in ordine di arrivo a partire dal giorno di ricevimento, e comunque mai oltre il termine
stabilito dalla Legge del 7 agosto 1990, n. 241 (30 giorni).
La consultazione dei documenti e dei fascicoli deve avvenire alla presenza del personale
dellArchivio per la tutela del materiale consultato.
18
GLOSSARIO
Definizioni
AMMINISTRAZIONI
PUBBLICHE
Per amministrazioni pubbliche si intendono quelle indicate nellart. 1, comma 2
del d.. lgs.30 marzo 2001, n. 165;
ARCHIVIO Larchivio la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati
dellAmministrazione nellesercizio delle funzioni attribuite per legge o
regolamento, per il conseguimento dei propri fini istituzionali.
Gli atti formati e/o ricevuti dallAmministrazione o dalla Area Organizzativa
Omogenea sono collegati tra loro da un rapporto di interdipendenza, determinato
dal procedimento al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in modo
coerente e accessibile alla consultazione; luso degli atti pu essere
amministrativo, legale o storico.
Larchivio unico, anche se, convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici,
funzionali e di responsabilit, larchivio suddiviso in tre sezioni: corrente, di
deposito e storica;
ARCHIVIO
CORRENTE
Costituito dal complesso dei documenti relativi a procedimenti amministrativi in
corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse
attuale;
ARCHIVIO DI
DEPOSITO
Costituito dal complesso dei documenti relativi a procedimenti amministrativi
conclusi, per i quali non risulta pi necessaria una trattazione per il corrente
svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista
un interesse sporadico;
ARCHIVIO STORICO Costituito da complessi di documenti relativi a procedimenti amministrativi
conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di
scarto, alla conservazione perenne;
ARCHIVIAZIONE
ELETTRONICA
Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti
informatici, anche sottoscritti univocamente identificati mediante un codice di
riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione (art.1 della
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n.11);
AREA
ORGANIZZATIVA
OMOGENEA
(AOO)
Un insieme di funzioni e di strutture, individuate dallAmministrazione, che opera
su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione
in modo unitario e coordinato (art.2, lett. n) del DPCM 31 ottobre 2000);
ASSEGNAZIONE Loperazione dindividuazione dellUfficio competente per la trattazione del
procedimento amministrativo cui i documenti si riferiscono;
AUTENTICAZIONE DI
SOTTOSCRIZIONE
L'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione stata
apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identit della persona che
sottoscrive (Art 1., comma 1, lett.i) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
AUTENTICAZIONE
INFORMATICA
La validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un
soggetto, che ne distinguono l'identit nei sistemi informativi, effettuata attraverso
opportune tecnologie al fine di garantire la sicurezza dell'accesso; (art. 1, comma 1
lett.b) del d. lgs.7 marzo 2005, n.82);
19
BANCA DI DATI Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o pi unit
dislocate in uno o pi siti (art.4 comma 1 lett.o) del d. lgs 30 giugno 2003 n.196);
CASELLA DI POSTA
ELETTRONICA
ISTITUZIONALE
CERTIFICATA
La casella di posta elettronica istituita, attraverso la quale vengono ricevuti i
messaggi da protocollare (ai sensi del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, articolo 15,
comma 3) (art.1 dellallegato A alla circolare AIPA 7 maggio 2001 n.28);
CERTIFICATI
ELETTRONICI
Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme
elettroniche ai titolari e confermano l'identit dei titolari stessi (art. 1, comma 1 lett. e) del Dlgs.7 marzo 2005, n.82);
CERTIFICATO
QUALIFICATO
Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato della direttiva
1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato
II della medesima direttiva (art. 1 comma 1 lett.f) del Dlgs.7 marzo 2005, n.82);
CLASSIFICAZIONE Loperazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e
alle modalit operative dellAmministrazione;
DATI GIUDIZIARI I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1,
lettere da a) a o) e da r) a u), del DPR 14 novembre 2002, n. 313, in materia di
casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato
e dei relativi carichi pendenti, o la qualit di imputato o di indagato ai sensi degli
articoli 60 e 61 del codice di procedura penale (art.4, comma 1 lett. e) del Dlgs 30
giugno 2003 n.196);
DATI IDENTIFICATIVI I dati personali che permettono lidentificazione diretta dellinteressato (art.4,
comma 1 lett.c) del d. lgs 30 giugno 2003 n.196);
DATI SENSIBILI I dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti,
sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o
sindacale, nonch i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale (art.4 comma 1, lett. d) del d. lgs 30 giugno 2003 n.196);
DATO ANONIMO Il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non pu essere associato ad un
interessato identificato o identificabile (art.4 comma 1 lett.n) del d.lgs 30 giugno
2003 n.196);
DATO PERSONALE Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od
associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante
riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di
identificazione personale (art.4 comma 1 lett.b) del d.lgs 30 giugno 2003 n.196);
DATO PUBBLICO Il dato conoscibile da chiunque (art. 1comma 1 lett.n) del d. lgs.7 marzo 2005,
n.82);
DICHIARAZIONE
SOSTITUTIVA DI
ATTO DI NOTORIET
Il documento sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualit personali e
fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal art.1 comma 1 lett.h) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
20
DICHIARAZIONE
SOSTITUTIVA DI
CERTIFICAZIONE
Il documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione del certificato
.(art.1 comma 1 lett. g) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
DIFFUSIONE Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma,
anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione (art.4 del Dlgs 30 giugno 2003 n.196);
DOCUMENTO Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati
intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art
1.comma 1 lett.a) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n,11);
DOCUMENTO
AMMINISTRATIVO
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni,
delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attivit
amministrativa.(art.1 comma 1 lett.a) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
DOCUMENTO
ANALOGICO
Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui,
come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film
(esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su
nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in
documento originale e copia (art 1comma 1 lett.b). Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n.11);
DOCUMENTO DI
RICONOSCIMENTO
Ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto
cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di
altri Stati, che consenta l'identificazione personale del titolare (art.1 comma 1 lett.c) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
DOCUMENTO
D'IDENTIT
La carta d'identit ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e
rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico,da una pubblica
Amministrazione competente dello Stato italiano odi altri Stati, con la finalit
prevalente di dimostrare l'identit personale del suo titolare (art.1 comma 1 lett.d) del DPR 28dicembre 2000, n. 445);
DOCUMENTO
INFORMATICO
La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1
comma 1 lett. t) del Dlgs 7 marzo 2005, n.82);
ESIBIZIONE Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne
copia (art.1 comma 1 lett. n) della deliberazione AIPA 19 febbraio 2004 n.11);
FASCICOLAZIONE Loperazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli
corrispondenti ad altrettanti procedimenti amministrativi;
FASCICOLO Insieme ordinato di documenti, che pu fare riferimento ad uno stesso
procedimento/processo amministrativo, o ad una stessa materia, o ad una stessa
tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attivit amministrative del
soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi tutti i
documenti utili allo svolgimento di tali attivit.
Nel fascicolo possono trovarsi inseriti documenti diversificati per formati, natura,
contenuto giuridico, ecc., anche se non frequente la creazione di fascicoli
formati di insieme di documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base
a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc.).
I fascicoli costituiscono il tipo di unit archivistica pi diffusa degli archivi
contemporanei e sono costituiti, in base alle esigenze di servizio, secondo criteri
che sono stabiliti per ciascuna voce del piano di classificazione al momento della
sua elaborazione o del suo aggiornamento;
21
FIRMA DIGITALE Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al
titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e lintegrit di
un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1
comma 1 lett.s) del Dlgs.7 marzo 2005, n.82);
FIRMA ELETTRONICA Linsieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di
autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett.q) del Dlgs.7 marzo 2005, n.82);
FIRMA ELETTRONICA
QUALIFICATA
La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce
la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica,
creata con mezzi sui quali il firmatario pu conservare un controllo esclusivo e
collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati
stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato
qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma,
quale l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1
comma 1 lett.r) del Dlgs.7 marzo 2005, n.82);
FORMAZIONE DEI
DOCUMENTI
INFORMATICI
Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti,
fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all'amministrazione che lo hanno
prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed sottoposto
alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla
vigente normativa.(art.2 della deliberazione AIPA 23 novembre 2000 n.51);
GARANTE
(della Privacy)
Lautorit di cui allarticolo 153 del Dlgs 30 giugno 2003 n.196, istituita dalla
legge 31 dicembre 1996, n. 675 (art.4 comma 1 lett.q) del Dlgs 30 giugno 2003
n.196);
GESTIONE
INFORMATICA DEI
DOCUMENTI
L'insieme delle attivit finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo,
nonch alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e
conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato,
effettuate mediante sistemi informatici (art. 1 comma lettl del d. lgs.7 marzo 2005, n.82);
INCARICATI DEL
TRATTAMENTO DEI
DATI PERSONALI
Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento di dati
personali dal titolare o dal responsabile;
MASSIMARIO DI
SELEZIONE E
SCARTO DEI
DOCUMENTI/PIANO
DI CONSERVAZIONE
Il massimario di selezione e scarto lo strumento che consente di effettuare
razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle
pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce lelenco delle partizioni e
sottopartizioni del titolario con una descrizione pi o meno dettagliata dei
procedimenti/procedure attivate per le funzioni a cui ciascuna partizione si
riferisce e della natura dei relativi documenti; indica per ciascun
procedimento/procedura, quali documenti debbano essere conservati
permanentemente (e quindi versati dopo quarantanni dallesaurimento dei
procedimenti nei competenti archivi di Stato per gli uffici dello Stato o per la
sezione degli archivi storici per gli Enti Pubblici) e quali invece possono essere
destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci anni, dopo venti anni, ecc.
secondo le esigenze dellAmministrazione/AOO. Ne consegue il PIANO DI
CONSERVAZIONE periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle
vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; 22
MISURE MINIME DI
SICUREZZA
Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e
procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto
in relazione ai rischi previsti nellarticolo 31 del d.lgs 30 giugno 2003 n.196.
(art.4 comma 3 lett. a) del d.lgs 30 giugno 2003 n.196);
PROFILO DI
AUTORIZZAZIONE
Linsieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona, che
consente di individuare a quali dati essa pu accedere, nonch i trattamenti ad
essa consentiti (art.4, comma 3, lett. f) del d.. lgs 30 giugno 2003 n.196);
RESPONSABILE DEL
TRATTAMENTO DI
DATI PERSONALI
La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi
altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati
personali (art.4, comma 1, lett. g) del d. lgs 30 giugno 2003 n.196);
RESPONSABILE DEL
SERVIZIO DI
PROTOCOLLO
Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione
dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 62, comma 2, del DPR 28
dicembre 2000, n. 445;
RESPONSABILI DEI
PROCEDIMENTI
AMMINISTRATIVI
(RPA)
la persona, alla quale stata affidata la trattazione di un procedimento
amministrativo ivi compresa la gestione/creazione del relativo fascicolo
dellarchivio corrente;
RIFERIMENTO
TEMPORALE
Informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o pi
documenti informatici (art 1,, comma 1, lett. g) del DPCM 13 gennaio 2004) o ad
un messaggio di posta elettronica certificata (art.1, comma 1, lett. i), del DPR 11 febbraio 2005, n.68);
RIVERSAMENTO
DIRETTO
Processo che trasferisce uno o pi documenti conservati da un supporto ottico di
memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica
(art , comma 1, lett. n) . Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
RIVERSAMENTO
SOSTITUTIVO
Processo che trasferisce uno o pi documenti conservati da un supporto ottico di
memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica
(art 1., comma 1, lett. o) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
SEGNATURA DI
PROTOCOLLO
L'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e
non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso;
SISTEMA DI
CLASSIFICAZIONE
Lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un
ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attivit
dellamministrazione interessata (art.2, comma 1, lett. h) del DPCM 31 ottobre
2000);
SISTEMA DI
GESTIONE
INFORMATICA DEI
DOCUMENTI
L'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e
delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti (art. 1., comma 1, lett. r) del DPR 28 dicembre 2000 n.445);
STRUMENTI
ELETTRONICI
Gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o
comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento di dati;
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TITOLARIO.
Lo schema di classificazione cui deve ricondursi la molteplicit dei documenti per
consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchia, anche
storicamente, lo sviluppo dellattivit svolta dallEnte; esso serve a collegare i
documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, a stabilire un
vincolo tra tutte le unit archivistiche e larchivio, e a guidare la stratificazione dei
documenti e dei fascicoli secondo uno schema gerarchico di categorie, classi e
sottoclassi connesso alle funzioni esercitate nelle materie di competenza. Il
titolario di classificazione della Provincia di Udine articolato su tre gradi
divisionali suddividendosi gerarchicamente in titoli, classi e sottoclassi.
Lattuazione delle norme, in materia di protocollo e di sistema documentale informatico, strettamente correlata
allaggiornamento del presente Manuale di Gestione. Pertanto lo stesso sar sottoposto a verifiche e
aggiornamenti periodici al fine di renderlo conforme alle esigenze organizzative amministrative e informatiche
dellAmministrazione Provinciale di Udine cos come previsto dalla Determina n. 116914/1035 del 10 dicembre
2003.
Allegato 1
Titolario di classificazione dei documenti
Allegato 2
Massimario di selezione e conservazione
Allegato 3
Il sistema informatico.
Piano di sicurezza dei documenti informatici
24
APPENDICE
Riferimenti normativi.
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di
accesso ai documenti amministrativi. (G.U. del 18 agosto 1990, n. 192);
D.P.R. 27 giugno 1992, n. 352 - Regolamento per la disciplina delle modalit di esercizio e dei casi di
esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della
Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto
di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. 29 luglio 1992, n. 177);
D.P.R. 12 febbraio 1993, n. 39 - Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle
amministrazioni pubbliche, a norma dell'art. 2, comma 1, lettera m), della legge 23 ottobre 1992, n. 421.
(G.U.