receive deposit - download.getmycrm.com¸£ับเงินมัดจำ... ·...

รบเงนมดจ ำ Receive Deposit

สำรบญ

ควำมหมำยของเอกสำรรบเงนมดจ ำ 1

หนำจอกำรบนทกเอกสำรรบเงนมดจ ำ 1

ลกษณะกำรบนทกเอกสำรรบเงนมดจ ำ 1

สถำนะเอกสำรรบเงนมดจ ำ 1

ขนตอนกำรบนทกเอกสำรรบเงนมดจ ำ 2

กำรคดลอกเอกสำรรบเงนมดจ ำ 11

กำรมอบหมำยเอกสำรรบเงนมดจ ำ 12

กำรดำวนโหลด กำรพมพ และสงอเมลเอกสำรรบเงนมดจ ำ 14

1

ตดตอสอบถามเพมเตม Tel : 093-130-1899, 081-359-7685, 062-310-6964 Email : [email protected] Website : www.getmycrm.com

โปรแกรม CRM ออนไลน

บรหารงานขาย จดการขอมลลกคา สรางความสมพนธกบลกคาผานระบบออนไลนอยางมออาชพ

รบเงนมดจ ำ (Receive Deposit)

ควำมหมำยของเอกสำรรบเงนมดจ ำ

หมายถง การบนทกรายการทลกคาวางคามดจ าสนคาทจะซอกบกจการ เปนการจายคาสนคาลวงหนาเพอประกนการซอสนคา และสามารถอางองรายการมดจ าไปใชรวมกบรายการขายสนคาและรายการรบช าระเงน เพอเปนการลดจ านวนเงนคาสนคาทลกคาตองจายช าระ โดยสามารถดงรายการมดจ าไปใชเตมจ านวน หรอบางสวนได

หนำจอกำรบนทกเอกสำรรบเงนมดจ ำ

หนาจอการบนทกจะแบงขอมลออกเปน 7 สวน คอ

Tab ขอมลทวไป คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารรบเงนมดจ า ไดแก เลขท เอกสาร วนทเอกสาร รหสลกคา ระยะเวลามดจ า ผรบผดชอบ เปนตน

Tab รายการเงนมดจ า คอ การบนทกรายละเอยดการรบเงนมดจ า และภาษถกหก ณ ทจาย Tab ทอยเปดใบก ากบภาษ คอ การบนทกรายละเอยดทอยส าหรบออกใบก ากบภาษ

Tab ภาษมลคาเพม คอ การบนทกรายละเอยดภาษมลคาเพม Tab การรบเงน คอ การบนทกรายละเอยดชองทางการจายเงนมดจ า Tab ฟอรมเอกสาร คอ การบนทกรายละเอยดแบบฟอรม หมายเหต และขอมลเพมเตม Tab ผลงนาม คอ การบนทกรายละเอยดขอมลผลงนามในเอกสาร ไดแก ชอ-นามสกล ต าแหนงงาน

วนทลงนาม รปลายเซน เปนตน

ลกษณะกำรบนทกเอกสำรรบเงนมดจ ำ

การบนทกเอกสารรบเงนมดจ า ผใชสามารถบนทกได 1 รปแบบ ไดแก

บนทกทเมนรบเงนมดจ าโดยตรง

สถำนะเอกสำรรบเงนมดจ ำ

สถานะเอกสารรบเงนมดจ า มทงหมด 3 สถานะ คอ Open คอ เอกสารรบเงนมดจ าทสรางขนมาใหม รอการน าไปใชลดราคาสนคาทตองจายช าระ

Partial คอ เอกสารรบเงนมดจ าทมการอางองไปลดราคาสนคาทตองจายช าระบางสวน Full คอ เอกสารรบเงนมดจ าทมการอางองไปลดราคาสนคาทตองจายช าระเรยบรอยแลว

mailto:[email protected]

http://www.getmycrm.com/

2




ขนตอนกำรบนทกเอกสำรรบเงนมดจ ำ

1. ผใชสามารถบนทกเอกสารรบเงนมดจ า โดยกดเมน “iSales” > “รบเงนมดจ า” ดงรป

2. จากนนโปรแกรมจะแสดงหนาจอรายการเอกสารรบเงนมดจ า ผใชสามารถสรางเอกสารรบเงนมดจ าใหมได โดยกดปม “New” ทางดานบนขวาของหนาจอโปรแกรม ดงรป

3. ใน Tab “ขอมลทวไป”คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารรบเงนมดจ า ไดแก เลขทเอกสาร วนทเอกสาร รหสลกคา ระยะเวลามดจ า ผรบผดชอบ เปนตน ผใชควรท าการกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน ดงรป



3




4. ใน Tab “รายการเงนมดจ า” ผใชสามารถเพมเงนมดจ าไดหลายรายการ โดยกดปม “+รายการรบเงนมดจ า” หรออางองเลขทใบสงขาย โดยกดปม “+ รายการใบสงขาย” ดงรป

5. เมอกดปม “+ รายการรบเงนมดจ า” โปรแกรมจะแสดงชองส าหรบกรอกค าอธบายรายการ ผใชสามารถระบค าอธบายรายการ และระบจ านวนเงนได ดงรป



4




6. ผใชสามารถอางองรายการใบสงขาย โดยกดปม “+ รายการใบสงขาย” > “เลอกรายการใบสงขาย” ดงรป

7. โปรแกรมจะรวมจ านวนเงนมดจ าทงหมดใหในสวนทายบลดานลาง ผใชสามารถเลอกภาษมลคาเพมทปรากฏในทายเอกสาร โดยขอมลภาษมลคาเพมจะอางองขอมลตามทผใชไดท าการตงคา “ภาษมลคาเพม” ดงรป



5




8. เมอตองการบนทกขอมลภาษถกหก ณ ทจาย ใหผใชท าเครองหมายถก “ ” ในสวนภาษถกหก ณ ทจาย

จากนนกรอกอตราภาษทถกหก โปรแกรมจะค านวณจ านวนเงนโดยอตโนมต ดงรป

9. ใน Tab “ทอยเปดใบก ากบภาษ” คอ การบนทกรายละเอยดทอยส าหรบออกใบก ากบภาษ โดยโปรแกรมจะอางองขอมลทอยของลกคาตามทผใชมการตงคาเรมตน และผใชสามารถแกไขขอมลในสวนนได ดงรป



6




10. ใน Tab “ภาษมลคาเพม” คอ การบนทกรายละเอยดภาษมลคาเพม โปรแกรมจะแสดงรายละเอยด

ภาษมลคาเพมทนทหลงจากทบนทกขอมลแบบมภาษ ผใชสามารถเพมหรอแกไขขอมลภาษมลคาเพมได โดยกดปม “ + ” เพอเพมขอมลภาษมลคาเพม หรอ “ ” เพอท าการแกไข โดยโปรแกรมจะดงขอมลทผใชไดมการตงคา “ภาษมลคาเพม” และโปรแกรมจะท าการค านวณภาษโดยอตโนมต ดงรป



7




11. ใน Tab “การรบเงน” คอ การบนทกรายละเอยดวธการรบช าระเงนมดจ า โดยผใชตองบนทกขอมลตามท

ลกคาไดมการช าระเงนมดจ าเขามา ทงในรปแบบเงนสด เชค บตรเครดต หรอเงนโอน เปนตน และ “รวมเงนทงสน” จะตองเทากบ “รวมเงนรายไดทงสน” ดงรป

12. ใน Tab “ฟอรมเอกสาร” คอ การบนทกรายละเอยดแบบฟอรม หมายเหต และขอมลเพมเตม ผใชสามารถเลอกรปแบบแบบฟอรม ชอแบบฟอรม ระบหมายเหต ดงรป



8




13. ระบขอมลเพมเตมตาง ๆ ทตองการ โดยกดปม “ + ” ผใชสามารถเลอนล าดบการแสดงขอมลโดยใชสญลกษณ “ ” และ “ ” ได ขอมลเพมเตมทบนทกไวในโปรแกรม สามารถน าไปใชกรณปรบแตงแบบฟอรมได ดงรป



9




14. ใน Tab “ผลงนาม” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลผลงนามในเอกสาร ไดแก ชอ-นามสกล ต าแหนงงาน

วนทลงนาม รปลายเซน ผใชสามารถเลอนล าดบการแสดงขอมลโดยใชสญลกษณ “ ” และ “ ” ได ดงรป

15. ผใชสามารถกดปม “Preview” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม กอนบนทกเอกสารรบเงนมนจ า เพอตรวจสอบความถกตองของขอมลได ดงรป



10




16. หลงจากผใชตรวจสอบขอมลครบถวนแลว ใหกดปม “Save” ทางดานบนขวาของหนาจอโปรแกรม เพอเปนการบนทกขอมลเอกสารรบเงนมดจ า โดยการบนทกขอมลสามารถแบงการบนทกออกเปน 4 รปแบบ ดงน

Save คอการบนทกเอกสารรบเงนมดจ าปกต พรอมแสดงขอมลทมการบนทกเรยบรอยแลว Save & New คอ การบนทกเอกสารใบรบเงนมดจ า พรอมเปดหนาจอสรางเอกสารรบเงนมดจ าใหม

ทนท Save & Copy คอ การบนทกเอกสารใบรบเงนมดจ า พรอมคดลอกขอมลเอกสารทท าการบนทก

และเปดหนาจอสรางเอกสารรบเงนมดจ าใหมทนท Save & Close คอ การบนทกเอกสารรบเงนมดจ า พรอมเปดหนาจอรายการเอกสารรบเงนมดจ า

ทงหมดทนท



11




กำรคดลอกเอกสำรรบเงนมดจ ำ

คอ การคดลอกขอมลในเอกสารรบเงนมดจ า กรณทรายละเอยดรบเงนมดจ าไมมการเปลยนแปลง เพอชวยลดระยะเวลาในการสรางเอกสาร ผใชสามารถท าการคดลอกเอกสารรบเงนมดจ าได โดยมวธการคดลอก ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารรบเงนมดจ าทตองการคดลอก ซงสามารถคดลอก เอกสารไดทกสถานะจากนนใหผใชเลอกเมน “Copy” ดงรป

2. โปรแกรมจะแสดง Pop – up ใหยนยนคดลอกเอกสารรบเงนมดจ า กดปม “ตกลง” เพอยนยนการคดลอกขอมล จากนนโปรแกรมจะแสดงหนาจอสรางเอกสารรบเงนมดจ าใหม และแสดงขอมลทท าการคดลอกมาโดยอตโนมต ดงรป



12




* หมายเหต : การคดลอกเอกสาร โปรแกรมจะไมคดลอกขอมลลกคา และขอมลทมการอางองจากลกคาทท าการคดลอกมาแสดง ผใชตองท าการเลอกขอมลใหมทกครง

กำรมอบหมำยเอกสำรรบเงนมดจ ำ

คอ การเปลยนแปลงผรบผดชอบเอกสารรบเงนมดจ า ในกรณทผใชตองการมอบหมายเอกสารใหกบทมงาน หรอพนกงานทานอนเปนผรบผดชอบเอกสารรบเงนมดจ าแทน ซงมการมอบหมายทงหมด 2 รปแบบ ดงน

Tab พนกงาน คอ การมอบหมายเอกสารรบเงนมดจ าใหกบพนกงาน หรอจากการตงคาพนกงานทเมน “ตงคาขอมลบรษท” > “พนกงาน”

Tab คว คอ การมอบหมายเอกสารรบเงนมดจ าใหกบพนกงานโดยเรยงล าดบการมอบหมายเอกสารใหกบพนกงานในควดงกลาว หรอจากการตงคาควทเมน “ตงคาระบบทวไป” > “คว”

ผใชสามารถท าการมอบหมายเอกสารรบเงนมดจ าได โดยมวธการมอบหมาย ดงน 1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารรบเงนมดจ าทตองการมอบหมาย ซงสามารถมอบหมายเอกสารไดทก

สถานะ จากนนใหผใชเลอกเมน “Assign” ดงรป

2. โปรแกรมจะแสดง Pop – up ใหผใชเลอกพนกงาน หรอควทตองการมอบหมาย กดปม “เลอก” เพอยนยนการเลอกพนกงานหรอคว ดงรป



13




3. เมอยนยนการเลอกพนกงานหรอควเสรจแลว โปรแกรมจะแสดง Pop-up ใหก าหนดการแจงเตอนการมอบหมายทางอเมล โดยใหผใชท าเครองหมายถก “ ” ในตวเลอกทตองการ จากนนกดปม “ตกลง” ดงรป



14




4. เมอผใชก าหนดการแจงเตอนการมอบหมายเรยบรอยแลว ในหนาจอแสดงรายละเอยดรบเงนมดจ าจะแสดง

ขอความในสวนผรบผดชอบ ดงรป

* หมายเหต : การมอบหมายเอกสาร สามารถก าหนดใหมการยอมรบการมอบหมายโดยอตโนมตได โดยตงคาทเมน “ตงคาขอมลบรษท” > “บรษท” > “Tab ตงคา” กรณตงคาเปน “ยอมรบอตโนมต” โปรแกรมจะเปลยนชอผลงนามเปนผไดรบการมอบหมายโดยอตโนมต

กำรดำวนโหลด กำรพมพ และสงอเมลเอกสำรรบเงนมดจ ำ

1. เมอผใชสรางเอกสารรบเงนมดจ าเสรจสน แลวตองการดาวนโหลดเอกสาร พมพเอกสาร หรอสงอเมล ใหผใชเลอกเมน “Print/Send Email” ทางดานขวาของหนาจอโปรแกรม ในหนาจอรายละเอยดเอกสารรบเงนมดจ า ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอใหเลอกแบบฟอรมเอกสารรบเงนมดจ า ผใชสามารถเลอกแบบฟอรมรปแบบอนได จากนนกดปม “ตกลง” เพอยนยนการเลอกแบบฟอรม โปรแกรมจะแสดงหนาจอแบบฟอรมเอกสาร ผใชสามารถเลอกกดปม “Download” “Print” หรอ “Send Email” ทางดานบนขวาของหนาจอโปรแกรม ตามทผใชตองการไดทนท ดงรป



15




* หมายเหต : ไฟลเอกสารรบเงนมดจ าจะอยในรปแบบนามสกล .pdf



receive deposit - download.getmycrm.com¸£ับเงินมัดจำ... ·...

Documents