NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA

4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Rendezvényszervezés

Nyíregyháza

2012

1

A rendezvényszervezéssel kapcsolatos alapfogalmak, alapismeretek

A rendezvény

A rendezvény: adott helyen és időben megtartott összejövetel.

A rendezvényszervezés

A rendezvényszervezés: előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális,

sport és egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő- és

szervezőmunka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra

(helyszín, technika, tolmácsolás, kiszolgáló egységek, stb.) biztosítását, valamint a résztvevőkről

való gondoskodást (szállás, étkezés, kísérő programok, stb.).

A rendezvényszervezést meghatározó tényezők

Alapinformációk: időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma;

Események: főesemény, kiegészítő esemény, protokolláris esemény;

Arculat: jelmondatok, jelképek;

Résztvevők: szervezetek, szállítmányozók;

Közreműködők.

Minden rendezvény résztvevői:

Főszervező: felelős a rendezvény teljes körű szervezési feladataiért.

Rendezvényszervező: a rendezvény lebonyolításában részt vevők munkájának koordinátora.

Protokollosok1: a program szervezőjeként felelősek a zökkenőmentes lebonyolításért, szemé-

lyük meghatározó, de nem állnak az események központjában. Jó kapcsolatteremtő-

képességgel, illetve kommunikációs képességgel kell rendelkezniük, illemtudóak, viselkedé-

sük kifogástalan.

Hostessek, hostok: ők a rendezvény helyszínén regisztrálják, útbaigazítják a vendégeket, köz-

reműködésükkel segítenek a programok lebonyolításában. Idegen nyelv tudása elengedhetet-

len ebben a munkakörben. Speciális feladatokat is elláthatnak, például: transzferálás, vagyis a

vendégek átkísérése egyik helyről a másikra; felvezetés, amikor a hostess a felvezetett dísz-

vendég előtt haladva biztosítja az utat stb.

Tolmácsok: amennyiben szükség van rájuk, feladatuk kizárólag az elhangzott szöveg idegen

nyelvre való fordítása.

Testőrök, biztonsági őrök: a biztonsági személyzet feladata a rendkívüli események megelő-

zése, illetve bekövetkeztük esetén azok kezelése. Ők felelnek a rendezvény, illetve a vendé-

gek biztonságáért.

Újságírók: a sajtó képviselői tájékoztatják a közvéleményt a rendezvény eseményeiről.

1 Protokoll: a hivatalos meghívásokra vonatkozó íratlan szabályok, szokások összessége (diplomáciai képviselők)

2

Hatáskör, felelősség

Egy rendezvény lebonyolítása összehangolt tevékenységet, csapatmunkát, váratlan módosításokat

és döntéseket jelent. Az egyes részfeladatok levezényléséhez felelősöket kell kijelölni, akik a legap-

róbb részletekig ismerik a teendőiket, a közreműködő személyeket és a helyszíneket.

A szervezőmunka idején és a végrehajtás alatt is nagyon fontos az alá-fölérendeltségek meghatáro-

zása és a felelősségek pontos elhatárolása:

ki miben dönthet,

ki mit írhat alá,

ki mit ellenőriz,

ki miben intézkedik és kivel,

ki kinek tartozik beszámolni, mikor és hogyan.

Ellenőrzőlisták (check list)

A nagyszámú és határidőre futó feladatok között a rendezvény szervezőjének áttekintéssel kell ren-

delkeznie. Ehhez segítséget nyújthat az ellenőrző lista (check list), ahol minden fontos részletkér-

dést címszóként kell feltüntetni, amely segíti és megkönnyíti az idővel és a személyekkel való ter-

vezést. Elegendő naponta egyszer átfutni rajta és máris láthatók a teendők.

Fontos megemlíteni, hogy a szervezőmunka egyes lépéseit folyamatosan adminisztrálni és ellen-

őrizni kell. A rendezvény végső elszámolásáig lényeges, hogy megőrizzünk minden fontos iratot,

telefonszámot, jegyzetet. (Ezeket ráérünk a feladat befejezése után szelektálni.)

Íratlan szabályok:

Érkezést követően orientációs városnézéssel kell kezdeni a programot, hogy a vendég tisztá-

ban legyen vele, hol is van.

Első este érdemes egy magyaros vagy egyszerűbb étteremmel indítani, esetleg a szállodában

maradni vacsorára. Ez utóbbinak két előnye is van: a szálloda örül, hogy a vendég ott fo-

gyaszt, a vendéget pedig utazás után nem kell újabb utazással fárasztani.

Ha egy csoportnak kétféle programot szerveznek (hölgy-program, úr-program) vigyázni kell

arra, hogy egyik csoport tagjai se érezzék úgy, valami érdekesből, fontosból kimaradtak.

3

A rendezvényszervezés főbb nemzetközi szervezetei

Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO)

(International Association of Professional Congress Organizers)

A világ élvonalbeli kongresszusszervezőit tömöríti, kb. 41 tagja van. A szövetség megjelentette a

kongresszusi szakma kilencnyelvű szakszótárát, amely megadja a szakzsargon szavainak magyará-

zatát is.

Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége (ICCA)

(International Congress and Convention Association)

1964-ben jött létre, titkársága Amszterdamban működik. A legátfogóbb szervezet, hét kategóriában

(utazásirodák, légitársaságok, kongresszus- és kiállítás szervezők, állami irányító hivatalok és testü-

letek, kongresszusi központok, kongresszusi irodák, szállodák, egyéb szállítók, szolgáltatók) tömö-

ríti tagjait. Az ICCA állította össze és rendelkezik a világ legnagyobb konferencia-adatbankjával,

amelyben jelenleg 9000 rendezvény története és jellemzői találhatóak meg (létszám, teremigény,

titkársági címek, időpontok, stb.)

Európai Kongresszusi Városok Szövetsége (EFCT)

(European Federation of Conference Towns)

Az Európai Kongresszusi Városok Szövetsége 1958-ban alakult. Egy várost csak egy tag képvisel-

het, ez leggyakrabban a város idegenforgalmi hivatalának kongresszusi osztálya vagy kongresszusi

központja. Titkársága Brüsszelben működik. Szoros kapcsolatban áll az Európai Unió vezető hiva-

talaival.

Nemzetközi Szervezetek Szövetsége (UIA)

(Union of International Associations)

Székhelye Brüsszelben van. Óriási adatbázissal és szakmai elemzésekkel rendelkezik, amelyek a

szakma számára nagy jelentőségűek. Az általános statisztikai felmérések eredményeit évente teszik

közzé.

Mind a négy fent említett szervezetnek vannak magyar tagjai is.

Feladat:

1. Keresse meg az interneten ezeket a nemzetközi szervezeteket!

2. Nézze meg, melyik szervezetnek vannak magyar tagjai és mely szervezetek ezek!

3. Ismerje meg, milyen területeken működnek ezek a szervezetek, és foglalja össze, miért előnyös,

ha egy rendezvényszervező cég tagja ezeknek a szervezeteknek!

4

A rendezvényszervezés legfontosabb magyar szervezetei

Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége (MARESZ)

A MARESZ 1994-ben alakult meg a rendezvényszervezői szakma hazai és nemzetközi elismerteté-

sére. A MARESZ-t 15 cég alapította, a taglétszám ma már 61-re emelkedett és folyamatosan bővül.

A MARESZ célja a hazai rendezvényszervezés működési feltételeinek javítása. Minden fórumon

törekszik arra, hogy elősegítse a rendezvényszervezést támogató gazdasági és pénzügyi környezet

kialakítását, valamint az infrastruktúra fejlesztését. A rendezvényszervezést akadályozó intézkedé-

sek és jelenségek elleni fellépés a MARESZ érdekvédelmi tevékenységének alappillére.

Szigorú tagfelvételi kritériumokkal, valamint az etikai kódex következetes betartatásával éri el,

hogy a MARESZ név országos és nemzetközi szinten is elfogadott minőségi tanúsítvánnyá váljon.

A MARESZ tagjai fő profiljukat tekintve az alábbi tevékenységi körökbe sorolhatók:

helyszíngazdák

kiállítás-szervezés

kivitelezés

konferenciaszervezés

rendezvénytechnika

vendéglátás, party-service

sport- és egyéb rendezvények szervezése

A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége védnöke a Compexpo kiadásában megjelent Rendez-

vényszervezői Kézikönyvnek.

Magyar Kongresszusi Iroda (MKI)

A Magyar Kongresszusi Iroda 1990-ben alakult, és 2000. január elseje óta a Magyar Turizmus Rt.

szervezeti egységeként működik. Non-profit szervezetként az a fő célja és feladata, hogy Magyaror-

szágon minél több nemzetközi ülést, konferenciát, kongresszust tartsanak, és ehhez felhasználja a

marketing és a public relations (PR = közönségkapcsolat) minden lehetséges eszközét. Célja továb-

bá, hogy összehangolja a rendezvényszervezők munkáját, és technikájukat egyesítse. Tagjai a kong-

resszusi turizmust szervező és lebonyolító gazdálkodó szervezetek. A legjobb ajánlat elkészítése

érdekében az Egyesülés egymás között is versenyezteti tagjait egy-egy konferencia megrendezésé-

nek elnyerésére. Tevékenységi körébe tartozik az adatgyűjtés- és szolgáltatás, információszerzés- és

továbbítás, kiadványok összeállítása és publikálása, nemzetközi szervezetek munkájában való rész-

vétel, segítségnyújtás pályázatok elkészítéséhez, ötletek közvetítése. Tehát fontos tervező, piackuta-

tó, koordináló, érdekképviseleti és információs tevékenységet lát el. Két fő kiadványa a magyaror-

szági rendezvénynaptár és a tagok szolgáltatásainak ismertetője.

Feladat:

1. Keresse meg az interneten ezeket a magyar szervezeteket!

2. Nézze meg, melyik szervezetnek kik a tagjai!

3. Keresse meg ezeknek a honlapját, és értékelje az alapján, mennyire tudta megismerni tevé-

kenységüket, kapott-e választ minden kérdésére, vagyis, felkérné-e a céget egy rendezvény

megszervezésére!

5

Magyarország és a rendezvények

Budapest a világ legjelentősebb nemzetközi rendezvényszervező városai közül az előkelő 6. helyet

foglalja el. Budapest esetében évek óta hangsúlyozzák azt, hogy földrajzi fekvése és az ország nyi-

tottsága fontos az ország „hídszerepének” betöltésében a kelet-nyugati kapcsolatok területén.

Konferencia-helyszínek Magyarországon

Nemzetközi viszonylatban a kongresszusi központok és a konferencia-szállodák aránya közel ha-

sonló. Magyarországon a konferencia-szállodák adják a konferenciák helyszínének döntő részét

(62%), mivel a kongresszusi központok száma nálunk sokkal kevesebb.

Fontosabb budapesti helyszínek és kapacitásuk

Magyarországon a legfontosabb konferenciákat Budapesten rendezik meg. Mára számos épület áll

rendelkezésre konferenciák és egyéb rendezvények számára. (A befogadóképesség körasztalos ülte-

téses elrendezésben értendő.)

1. Hotel InterContinental Hatalmas báltermét (520 fős), három részre lehet felosztani, melyek külön-külön is bérelhetőek.

Ezen kívül öt panoráma-szobával rendelkezik még, melyekből gyönyörű kilátás nyílik a Dunára.

2. Grand Hotel Royal Corinthia

Harminc konferenciatermében 2200 fős rendezvények szervezésére van lehetőség. Első emeleti

termei között található egy bálterem (450 székkel) és hét ülésterem, amelyek összenyithatók egy

nagyteremmé. Van egy olyan konferenciaterme is, ami hat elkülönített teremmé alakítható át.

3. Hilton Budapest

A Hilton Budapest 20 rendezvényterme és nemrégiben felújított 660 fő befogadására alkalmas Kon-

ferencia és Bálterme korszerű audiovizuális és tolmácsberendezésével ideális színhelyt biztosít

nemzetközi konferenciák, sajtótájékoztatók, tréningek, fogadások és gálavacsorák megrendezésére.

Mindegyik terme rendelkezik hangosító-berendezéssel, elektromos csatlakozással, szélessávú és

vezeték nélküli Internet csatlakozási lehetőséggel, légkondicionálással stb.

4. Pesti Vigadó

A Vigadó rendelkezik a legnagyobb hangversenyteremmel: 300 fő ültethető le. Bérleti díja is attól

függ, hogy át kell-e rendezni a termet. Közepes árkategóriába sorolható.

5. Magyar Tudományos Akadémia Roosevelt téri főépülete A neo-reneszánsz épület a Duna rakpartján található, a Lánchíd mellett. Az egyik legnépszerűbb

hely a budapesti tudományos konferenciák és rendezvények körében. Az épület belülről is szépen

díszített.

6. Hungexpo „A” pavilon

Ebben az épületben 500 fő ültethető le. Főleg vásárokat és kiállításokat rendeznek itt. Egy évre szó-

ló vásárnaptárt adnak ki, tehát többnapos rendezvény esetén minimum egy évvel (egynapos rendez-

vény esetében 3 hónappal) előbb le kell foglalni az időpontot. Bérleti díját tekintve közepes árkate-

góriába sorolható.

7. Budapesti Kongresszusi Központ Az egyik legfontosabb helyszín a Budapesti Kongresszusi Központ. Itt 400 főt lehet leültetni. Főleg

kongresszusok, konferenciák rendezésére alkalmas.

8. CEU Konferencia Központ

A Konferencia Központ számos termében egyidejűleg 750-800 főt lehet leültetni. Legnagyobb ter-

mük 400 fő befogadására is alkalmas. Modern technikai berendezésekkel rendelkeznek a termek.

6

Vidéki helyszínek és kapacitásuk

1. Győri Nemzetközi Kereskedelmi Központ

Egy 300 fős nagyteremmel és három 30-50 fő befogadóképességű légkondicionált kisteremmel ren-

delkezik. Az épület Győr központjában található. Infrastrukturális szempontból kiváló az elhelyez-

kedése (a Budapest Ferihegy repülőtér 120 km-re, a Bécsi Schwechat repülőtér 100 km távolságra

található).

2. Hotel Eger Park Kongresszusi terem

A közelmúltban épült kongresszusi terem (a terem előtt található előcsarnokkal és árkád-résszel,

hangszigetelt falakkal), számos rendezvény lebonyolítására nyújt lehetőséget. A konferencia elő-

csarnoka kiállítások, fogadások, rendezvények lebonyolítására önállóan, de a kongresszusi terem-

mel együtt is kiválóan alkalmas. A leválasztás következtében három-négy kisebb terem is kialakít-

ható. A konferenciaterem 700 fő befogadására alkalmas.

3. Hotel Panoráma Siófok A négycsillagos szálloda a Balaton partján található. Az összesen 600 fő befogadására alkalmas

konferenciatermeivel egész évben lehetőséget nyújt a rendezvények és konferenciák megrendezésé-

re. Rendelkezik még egy 400 fős konferenciateremmel, egy kis konferenciateremmel (150 fő) és

számos szekcióteremmel. A termek technikailag jól felszereltek, de csak néhányban biztosított a

légkondicionálás.

A termek befogadóképességét az alábbi ábrákkal szokás jelezni (a berendezés formájától függően):

300 50 m 60 m -- 250 fő

90 fő -- 140 fő 140 fő 200 fő

Feladat:

1. Keresse meg az interneten ezeket a konferenciahelyszíneket!

2. Keressen a saját lakóhelye közelében rendezvényhelyszíneket a következő rendezvényekhez:

- Csapatépítő tréning, kb. 25 fő részvételével (hegyvidéken)

- Kétoldalú tárgyalás, 10-15 fő részvételével (borvidéken)

- Konferencia, 100-120 fő részvételével (Debrecen közelében)

3. Térképezze fel Nyíregyháza rendezvényhelyszíneit!

7

Nemzetközi trendek és statisztikák

A konferenciák és kongresszusok területén Európa a világvezető. Az ülések tartalmát illetően nö-

vekszik a tudományos és technikai témájú ülések iránti érdeklődés. A kiállítások és vásárok világát

is Európa határozza meg, itt realizálódik a „világpiac” 70-80 százaléka. Szinte nincs konferencia

kísérő-kiállítás, trade show nélkül, és ugyanez igaz fordítva is, mert a kiállításokat általában szemi-

náriumok, szakmai konferenciák kísérik.

Nagy a verseny az országok és városok között is, ki rendelkezik a legjobb feltételekkel ahhoz, hogy

a világ konferenciáinak összességéből a legtöbbet tudja magához vonzani. Az élen évek óta nem

történt változás az országok tekintetében, a legtöbb ülést az Egyesült Államokban rendezik (az

egész piac 7-8 százalékát birtokolja), a második helyen Spanyolország áll, majd Nagy Britannia, s

évente változó módon, de általában Németország és Olaszország következik. Az első tíz ország

között foglal helyet Japán, amely a technikai fejlődésének köszönhetően a technikai és informatikai

konferenciák szervezője lett. A nagyvárosok közül Barcelona, Koppenhága, Stockholm foglalja el

az első három helyet. A közép-Európai régióban vezető szerep jut Bécsnek és Budapestnek.

(Simonyi Norbert: A konferenciaturizmus nemzetközi piacának áttekintése in Turizmus Bulletin X. évf. 4. sz. 50. o.)

Hivatásturizmus

A szakmai zsargon a szolgáltatásbeli hasonlóságok miatt együtt kezeli az üzleti meetingeket, céges

utazásokat, kongresszusokat és kiállításokat a mára már elterjedt MICE-Market kifejezéssel, amely

mozaikszó a Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions szavak kezdőbetűit takarja.

A hivatásturizmus az egész turisztikai ipar legdinamikusabban fejlődő ágazata. A piac igen széles,

felső határait egyelőre nem ismerjük, csak becslések vannak arról, hogy mennyi még a piac tartalé-

ka vagy esetleg a rohamosan terjedő interaktív kommunikációs eszközök mennyi teret hódítanak el.

A konferenciaturizmus a XX. század második felében komoly iparággá nőtte ki magát. Az ülések

gyűjtőfogalmaként a magyar nyelvben a konferencia-turizmust vagy kongresszusi turizmust hasz-

náljuk, habár a sok elnevezés között maga a konferencia csak az egyik, a kongresszusok, közgyűlé-

sek, vitafórumok, szimpóziumok, work shopok stb. mind az ülések egy-egy fajtáját jelentik.

8

A konferencia-résztvevőkre általánosságban jellemző, hogy magas szintű szolgáltatásokat vesznek

igénybe, vagyis presztízsfogyasztók. Ennek fő oka az, hogy költségeiket általában a küldő intéz-

mény, hivatal, cég, vállalat vagy a szponzoruk fizeti.

Incentive programajánlat

Az incentive (incentive = ösztönző) program résztvevői luxus-utakhoz szoktak, akik bárhova el

tudnak utazni saját költségükön. Nekik a privát emberként meg nem vásárolható, extra-programok

(pl. vacsora a Nemzeti Galériában, vagy "Trabant-rally") jelentik a vonzerőt. Ezeket az embereket

az utaztató – általában – már nem tudja anyagiakkal jutalmazni, motiválni, ezért küldi extra élmé-

nyeket nyújtó luxusutazásokra őket. Figyelembe véve a leírtakat, az incentive program legyen min-

dig „testre szabott”, ekkor lesz igazán incentive. Ezért a lehető legtöbb információt kell megszerez-

ni a partnertől, vele egyeztetve kell megtalálni a résztvevők ízlésének és érdeklődésének megfelelő

programokat. Minden rendezvény különbözik a másiktól, de számos visszatérő elem található meg

bennük. Fontos, hogy figyelembe vegyük korábbi tapasztalatainkat, illetve a megrendelő tapasztala-

tait. A program percre beosztott sémát, jó szervezettséget és vonzó társadalmi találkozási lehetősé-

geket foglal magában.

Feladat:

1. Keressen rá az interneten a következő fogalmakra: MICE marketing, MICE turizmus,

incentive, incentive turizmus!

2. Ismerje meg az incentive.lap.hu oldalt, keressen egy ön számára incentive programot!

3. Egy kb. 3 perces bemutatóval győzze meg csoporttársait, hogy vegyenek részt ezen a prog-

ramon! A bemutatóhoz természetesen használhatja az internetet!

9

Rendezvények csoportosítása

Rendezvény: Adott helyen és időben megtartott összejövetel.

Bővebben: egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem ütemszerű ismétlődéssel

szervezett eseménysorozat, amelynek során emberek csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi

jelleggel.

A rendezvényeket több szempont szerint lehet csoportosítani.

Szervezettségük szerint lehetnek:

tervezett rendezvények,

spontán rendezvények.

A gazdasági cél szerint lehetnek:

nyereségorientált (profitcélú) rendezvények,

nem nyereségorientált (non profit) rendezvények.

A helyszín szerint lehetnek:

zárt térben, épületben lebonyolódó rendezvények,

szabad téren lebonyolódó rendezvények.

A helyszínek száma alapján lehetnek:

egyhelyszínes rendezvények,

többhelyszínes rendezvények.

A marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint:

kandidált (meg kell pályázni a rendezvény szervezésének jogát),

adaptált (már bevezetett rendezvények),

innovált (amelyet még sehol nem rendeztek meg),

konvencionális (továbbfejlesztett rendezvények).

A rendezvényesemények jellegük (szakmai szempontok) szerint lehetnek:

Protokolláris események (pl. megnyitó, záróünnepség, fogadások),

Főesemények (szakmai programok),

Mellékesemények (pl. termékbemutató, szakmai látogatások hazai intézményeknél),

Kiegészítő események, kísérőprogramok (hölgy-program, úr-program).

(Utóbbi lehet például: városnézés, sétahajózás, kirándulások, sportrendezvények megtekintése,

sportolás, gasztronómiai élmények, hazai specialitások, borkóstoló, bár, éjszakai mulatók, koncer-

tek, opera, színház, film, múzeumlátogatás, arborétum, kiállítások (művészeti v. szakmai), vásárlás

stb.)

Külön programokat lehet biztosítani:

a VIP (Very Important Person) számára,

szakmai résztvevők számára,

nagyközönség számára.

10

Jellegük szerint lehetnek:

tudományos jellegűek:

Kongresszus: több témájú tárgyalássorozat 100-800 fő részvételével, de bizonyos esetek-

ben meghaladhatja a több ezret is. Lehet egy-, két- vagy többnapos rendezvény, plenáris

és szekciós ülések váltakozásával.

Konferencia: egy téma kerül megtárgyalásra. Egy konferencia lehet tudományos, polit ikai

vagy szakmai, de jellegét tekintve lehet sport-, kulturális vagy szociális jellegű is. A

résztvevők száma átlagosan 100-200 fő.

Vándorgyűlés: ismétlődő időpontban végrehajtott multilaterális rendezvény, melyet egy

vagy kétévente rendeznek meg, rendszerint más-más városban.

Közgyűlés: többnyire a szervezeti szabályzatban lefektetettek alapján hívják össze.

Létszáma lehet 10-20 főtől kezdve, akár 1000 fő is. Lebonyolítására mindig forgatókönyv

alapján kerül sor.

Ankét: olyan 50-100 fős, nyilvános értekezlet, melynek célja, egy előre meghatározott

téma megvitatása, és hogy az adott témában útmutatót dolgozzanak ki.

Szimpózium: általában 30 főnél kisebb létszámú szakmai kör megbeszélése körülhatárolt

szakmai témában.

Vitaülés: a résztvevők egy előre leírt és megkapott anyagot vitatnak szűk körben.

Kerekasztal-beszélgetés: azonos szakmai felkészültséggel rendelkező szakemberek rész-

vételével zajló, egy-két órán át tartó, egy adott témát felölelő beszélgetés. A résztvevők

(10-15 fő) egyenrangú partnereknek tekintendők. A kerekasztal-beszélgetésben a vezető

öt-tízperces bevezetőjét ötperces hozzászólások követik. Csak kis létszám esetén haté-

kony.

Munkabizottsági értekezlet: 10-15 fős értekezlet, melynek célja döntés-előkészítés vagy

döntéshozatal.

művészeti jellegűek

közművelődési jellegűek

társadalmi, politikai jellegűek

egyházi jellegűek

sportjellegűek

gazdasági, kereskedelmi jellegűek

társasági jellegűek

családi jellegűek

egyéb jellegűek

komplex, többfunkciós jellegűek.

A résztvevők hovatartozása szerint lehetnek:

belföldi (országos, helyi),

nemzetközi (esetleg világméretű, vagyis bilaterális vagy multilaterális).

Látogatások minősége szerint:

Hivatalos (ceremoniális): amennyiben hivatalos államfői és kormányfői látogatásról van szó,

a program ceremoniális rendezvényeket tartalmaz: ünnepélyes fogadás, koszorúzás, díszva-

csora/díszebéd stb.

Nem hivatalos (ceremóniamentes): nem tartalmaz ceremoniális elemeket.

11

A résztvevők aktivitásának jellege szerint:

Előadás jellegű rendezvény: a megnyitót hozzászólások követik, és végül zárszóval fejezik

be.

Vitakör jellegű rendezvény: a megnyitót, és a hozzászólásokat vitakör ülések követik, majd a

végén zárszóval fejeződik be.

Munkaterv jellegű rendezvény: plenáris üléssel kezdődik, melyet szekcióülések követnek,

ahol egy-egy témát részletesen kifejtenek, átbeszélnek. Ezt ismét plenáris ülés követi, majd

újabb szekcióülések következnek, ahol elkészítik a jegyzőkönyveket. A jegyzőkönyv elfoga-

dása után záró plenáris üléssel fejeződik be.

A vendéglátás jellege szerint lehetnek:

Álló alkalmak

1. állófogadás

2. állófogadás különleges alkalmai

a) pezsgőbontás (coup de champagne)

b) koccintás borral (vin d’honneur)

c) cercle (kör)

d) cocktail party (állófogadás kicsiben)

e) délutáni tánc (for drinks and dances)

f) buffet-dinner (ültetett állófogadás)

Ültetéses alkalmak

1. díszétkezések

2. munkaebéd (üzleti ebéd, business lunch), munkavacsora

3. gálavacsora (műsor is van)

4. villásreggeli

5. ötórai tea

6. „tárgyalóasztal”

Egyéb alkalmak

1. gardenparty

2. karácsonyi party

3. „Hajts be party”

4. „Happening party”

Feladat:

1. Idézzen fel 3 rendezvényt, amelyen a közelmúltban részt vett, és sorolja be ezeket a tanult

csoportosítás alapján szervezettségük, gazdasági céljuk, helyszínük stb. szerint!

2. Fogalmazza meg, mit jelent a VIP rövidítés!

3. Mondja meg, hogy jellegük szerint melyik csoportba tartoznak a következő rendezvények:

- Budapesti Nemzetközi Vásár,

- FŐHE (Főiskolások Hete),

- Húsvéti körmenet,

- Sziget Fesztivál,

- Vidor Fesztivál (Nyíregyháza),

- Nyári Olimpiai Játékok.

12

A rendezvényhez kapcsolódó vendéglátás jellemzői

Álló alkalmak

1. Az állófogadás

Az álló alkalmak legünnepélyesebb formája. Időpontja korábban a délutáni és esti órákra esett, de

újabban divatba jött a délben adott fogadás is. Időtartama kb. másfél-két óra. A fogadás jó alkalom

arra, hogy a meghívottak megkeressék az ismerőseiket, megismerkedjenek másokkal, és megragad-

va a találkozás kínálta lehetőséget, esetleg rövid megbeszélésre is sort kerítsenek, vagy későbbi

találkozót beszéljenek meg. A meghívó nem kötelez a részvételre, de, ha a meghívó lemondás ese-

tén választ kér, feltétlenül jelezni kell a távolmaradást.

A fogadáson az öltözék napközben félünnepélyes, esti alkalomkor ünnepélyes. Az érkezés időpont-

ja nem kötődik szorosan a fogadás kezdetéhez, 15-20 perces késés elfogadható. Az érkezőket az ún.

fogadási vonal várja (ez lehet a fogadást adó vállalat, intézmény két-három vezető beosztású mun-

katársa, de lehet más munkatárs is). Az érkezőket üdvözlik a fogadási vonal tagjai: az üdvözlés rö-

vid kézfogás, rendszerint nincs idő néhány szónál hosszabb társalgásra, hiszen a vendégek egymás

után érkeznek, s feltartani őket udvariatlanság lenne. A fogadási vonalon túljutva a meghívottak

ismerősökhöz csatlakoznak, változó összetételű csoportok alakulnak ki. A fogadási vonal legfeljebb

15-20 percig marad a bejáratnál, ezután a teremben a legfontosabb vendégekhez csatlakoznak.

Az italt az első vendégek megérkezésétől kezdve pincérek kínálják körbe. Nagyobb fogadásokon a

terem sarkaiban állítanak fel italpultokat, ahol ugyancsak pincérek szolgálnak ki. Az italkínálat kez-

detben lehet tömény (pálinka, vodka, vagy a fogadást adók országának specialitása, például whis-

ky), kétféle bor és sör, a végén kávé, fontosabb alkalmakkor konyak vagy pezsgő. A kínált ital in-

gyenes. Kivételt jelentenek bizonyos, a fogadás és a szakmai bemutató keverékét jelentő alkalmak

(pl. egy vendéglátó-ipari vállalat fogadást rendez nemzetközi vásár alkalmából, amelyen bemutatja

éttermeinek specialitásait, akkor az étel ingyenes, az italt azonban rendszerint a legalacsonyabb fo-

gyasztói áron árusítják).

Az ételeket a terem közepén felállított asztalokra helyezik. Általában hidegtálakat, salátákat, sajtot,

gyümölcsöket, desszertet kínálnak, a meleg ételek közül legfeljebb a melegítőtálban forrón tartható

kisdarabos specialitásokat: apró töltöttkáposztát, magyaros (lecsós) virslidarabkákat, pörköltet, má-

jat, esetleg hazai különlegességeket. Az étkezés megkezdésére a házigazda ad jelet, szóban kérve fel

erre a jelenlévőket, vagy legmagasabb rangú vendégét az asztalhoz vezetve. Az asztalnál vagy pin-

cérek segítenek a tálalásban (a meleg ételeknél mindenképpen), vagy a vendégek maguk szednek. A

tányérok, evőeszközök, szalvéták az asztal szélére vannak elkészítve. Használt tányérba nem illik

még egyszer szedni, új tányért és evőeszközt kell venni. Nagyobb helyiségekben a fal mellett az

idősebbek számára és az étkezés megkönnyítésére néhány asztal elhelyezhető. Kisebb asztalok tehe-

tők ki a hamutartók és a használt tányérok, poharak számára (a használt edényt nem illik arra az

asztalra visszatenni, amelyen az ételek és a tiszta tányérok, evőeszközök vannak). Mivel az állva

étkezés nem egyszerű, célszerű olyan ételeket kínálni, amelyek ilyen módon is könnyen elfogyaszt-

hatók.

A fogadáson való tartózkodás ideje viszonylag szabadon dönthető el, de fél óránál rövidebb részvé-

tel nem számít teljes értékűnek. Nem illik addig távozni, amíg a fogadási vonal az ajtónál áll és üd-

vözli az érkezőket. Távozáskor el kell búcsúzni a házigazdától (kivéve igen nagy létszámú fogadá-

son, ha nem vagyunk kitüntetett vendégek, illetve ha a házigazda másokkal van elfoglalva). A foga-

dás vége előtt (kétórás fogadásnál 15-20 perccel, egyórás fogadásnál kb. 10 perccel), amikor a ven-

dégek távozni kezdenek, a fogadási vonal (ezúttal ellentétes irányban) ismét feláll az ajtónál (bár ez

nem mindig kötelező). Kézfogással és a meghívásért mondott néhány köszönő szóval illik távozni.

13

2. Az állófogadás különleges alkalmai

a) Pezsgőbontás (coup de champagne)

Délelőtt vagy délben, csak pezsgő kínálásával, amit falatkák vagy hasonlóan szerény ételek kínálása

kísér, időtartama egy-másfél óra.

b) Koccintás borral (vin d’honneur)

Lényegében azonos a pezsgőbontással, csak itt pezsgő helyett bort kínálnak. Közületek, intézmé-

nyek is rendezik esetenként ünnepélyes alkalmakkor.

c) Cercle (kör)

Rendszerint államfői fogadás: más államfő vagy a diplomáciai testület tiszteletére. A meghívottak

rangsor szerint állnak fel, és az államfő megy végig előttük mindenkit üdvözölve, vagy rangsor sze-

rint vezetnek az államfő elé minden meghívottat. A résztvevőket az államfőnek a protokollfőnök

mutatja be.

d) Cocktail party

Az állófogadás szerényebb vagy egyszerűbb formája. Az egyik legkötetlenebb vendéglátási alka-

lom. Neve és szokása Amerikából származik, ahol a kakasfarok (cocktail) fantázianevű italkeverék

hajdan olyan népszerű volt, hogy nemcsak a rendezvény vette át a megnevezést, hanem a hasonló

elv alapján készült italkeverékek is, bár az eredeti ital talán már egyetlen itallapon sem szerepel.

Hagyományos időpontja késő délelőtt vagy késő délután. Az öltözet lehet hivatali ruha, de lehet

ünnepélyesebb is, nőknek például koktélruha.

Az italt pincérek kínálják körbe, a tömény italoktól az üdítő italokig terjedhet, bár tömény italok

közül általában csak a hazai specialitásokat kínálják. Kötelező alkoholmentes italt is kínálni, hiszen

sokan saját gépkocsival érkeznek. A pincérek tálcán hordanak körbe hideg vagy meleg harapniva-

lót, sonkás, sajtos, pástétomos, kaviáros falatkákat, esetleg hús- vagy májszeleteket, amelyeket pál-

cikákra szúrva kínálnak.

e) Délutáni tánc (for drinks and dances)

Ünnepélyes koktélpartyhoz hasonlítható, kevés étel kínálásával, de zenével és tánccal. A mindenna-

pi hivatalos kapcsolatokban ritkán fordul elő, elsősorban egyes országok bizonyos társadalmi körei-

ben divatos.

f) Buffet-dinner (ültetett állófogadás)

Büfészerű estebéd. Rendszerint az ültetéses vacsorát helyettesíti, annál kötetlenebb körülmények

között. Először aperitifet szolgálnak fel, amelyet állva isznak meg. Az ételkínálatban túlsúlyban van

a meleg étel, többféle választékkal, salátákkal. Miután a vendégek szedtek a büféasztalnál, helyet

foglalnak az asztalok mellett. Ültetési rend általában nincs, bár a házigazdának és a fővendégeknek

a megfelelő helyről előre gondoskodnak, a többi vendég alkalmilag csoportosul. Az italt az aszta-

loknál szolgálják fel a pincére, az ételhez illő választékot kínálva, amelyből a megkínáltak kívánsá-

ga szerint töltenek. Ugyancsak pincérek szolgálják fel a sajtot, desszertet, feketekávét.

14

Ültetéses alkalmak

1. Díszétkezések (ebéd, vacsora)

A díszebéd, díszvacsora az étkezés ünnepélyes formája. Díszétkezést délben vagy este rendeznek,

Magyarországon az esti a gyakoribb. Különteremben rendezik, ahová idegenek nem mehetnek be.

A díszétkezés időpontja ebédnél 13 vagy 14 óra, vacsoránál 19 vagy 20 óra. Egyes országokban

ettől eltérhetnek. Időtartama ebéd esetén másfél-két óra, vacsora esetén két-két és fél óra. Ez a leg-

ünnepélyesebb forma, tekintélyét a díszítés, a díszek adják meg. A legnívósabb rendezvény a ven-

déglátásban. Aperitifet, elő- és főételeket, desszertet és kávét szolgálnak fel. Minden fogást minden

asztalnál egyszerre szolgálnak fel, ezt tükörszerviznek nevezik, időpontját a teremfőnök jelzi a sze-

mélyzetnek. Kb. 5-8 féle fogás van, az étkezés menetét a vendégek számára a menükártyák jelzik.

Külsőségeiben is a legdíszesebb: porcelán és ezüst tálaló- és evőeszközökkel terítenek. Szép abro-

szok, textilszalvéták, elegáns poharak, az asztalon gyertyák, virágdíszek. Minden fogáshoz a hozzá

illő italt kínálják. A vendéglátók a meghívottak előtt fél órával érkeznek, ellenőrzik az előkészüle-

teket. Az étkezésre általában a pohárköszöntő után kerül sor. A legelőkelőbb gasztronómiai vonat-

kozású rendezvény.

Díszétkezés

2

Az ültetőtabló (ültetési tabló), szinte kötelező. Ez a terem formájával és beosztásával, az asztalok

helyével megegyező tábla a bejáratnál (esetleg mindkét oldalon), ami az ültetési rendet mutatja.

Ezen mindenki megtalálhatja a saját nevét és ezáltal a kijelölt helyét is. A tájékozódást a táblák mel-

lett álló hostessek, hostok segíthetik.

2 Forrás: www.protokolloktatas.hu

15

Ültetőkártya

Nagyobb rendezvényeken a meghívóhoz mellékelik, vagy a ruhatárnál, bejáratnál névjegyboríték-

ban adják át a vendégnek. A kártyán az asztal sematikus rajza található, X-el megjelölve az illető

helye. Több asztal esetén az asztalának a számát is jelölik. Az érkezőket itt is 3-4 tagú fogadóbizott-

ság, az ún. fogadási vonal várja (vö.: állófogadás). Nemzetközi gyakorlatban a választék a francia

konyhát követi, ahol először előételt szolgálnak fel, majd azt követi a leves, bár ez el is maradhat,

ha meleg előételt szolgálnak fel. A főétel után következik a desszert, kávé, esetleg tea.

Az ételhez választjuk a bort: vörös húsokhoz általában testes száraz vörösbort, fehér húsokhoz szá-

raz, félszáraz bort, desszertekhez desszert-borokat, amelyek édesek (ebből keveset töltenek). Ha a

pohárköszöntő az étkezés előtt van, akkor a pincér először száraz pezsgőt hoz be, esetleg külön ké-

résre száraz vörösbort. Asztalnál csak a közvetlen jobb és bal szomszédunkkal koccintunk, a többi-

ek felé csak megemeljük a poharunkat.

Ajánlott a menükártya, hogy a vendégek tudják, mire számíthatnak: tájékoztat arról, hogy hány fo-

gásos ételt és az ételekhez milyen italokat kínálnak. Általában négyoldalas, ízléses kartonból készül,

lehet kétnyelvű, esetleg háromnyelvű. A fogások száma általában 4-6, de keleten akár a 20-ig is

elmehet.

Teremdekoráció: látványos legyen, általában virág, de egyéb látványelem is lehet, ami esetleg a

céghez kapcsolódik. Az asztalt az adott alkalomhoz illően, illetve a rendelő kívánságát figyelembe

véve kell dekorálni, ügyelve arra, hogy a dekoráció sem az étkezést, sem a beszélgetést ne zavarja

(pl. a virág ne legyen túl magas, hogy a szemben ülők is jól láthassák egymást).

A textilszalvéta az étkezés megkezdéséig pusztán esztétikai funkciót tölt be, az étkezés megkezdé-

sekor nyissuk szét és tegyük az ölünkbe. Az étkezés végén a textilszalvétát könnyedén hajtogassuk

össze és tegyük a tányér bal oldalára. Az étrendhez alkalmazkodva, a felszolgálás sorrendjének

megfelelően terítünk, de nem szokás a tányér mellé 3 párnál több evőeszközt felrakni. A menühöz

szükséges evőeszközöket kívülről befelé haladva kell használni. A kések (élükkel a tányér felé for-

dítva) és a kanalak mindig a tányér jobb oldalára kerülnek, a villák a bal oldalra. A főétel utáni fo-

gásoknál a tányér fölé helyezett evőeszközöket felülről kezdve kell használni. Vannak speciális

használatú evőeszközök, például: kenyérvágókés, osztrigavilla (ezt ferdén helyezik el a tányér jobb

oldalán és a tányér fölött lévő evőeszközök között).

Terítéskor általában minden szükséges evőeszközt felkészítenek, de újabban szokás, hogy minden

fogás előtt teszik fel a hozzá szükséges evőeszközöket. Ez segítség a vendégnek, hogy melyik étel-

hez melyik evőeszközt kell használnia, de egyrészt időigényes, másrészt (ha nincs menükártya) a

vendég nem tudja, hogy milyen fogások várnak rá.

A couvert tányér a teríték bal oldalára felhelyezett kisebb méretű tányér, amelyre a vendég a péksü-

teményt vagy kenyeret helyezheti. A couvert tányér beállítása a teríték bal oldalán háromféleképpen

történhet:

tányérközépre,

a dísztányér és a couverttányér felső pereme egy vonalban van,

a dísztányér felső pereme és a couvert tányér alsó pereme van egyvonalban (savanyúság fel-

szolgálásához előre helyet biztosítunk).

Ha befejeztük az étkezést, az evőeszközöket helyezzük a tányérra, egymással párhuzamosan. Amíg

az evőeszközeink kereszt-alakot formáznak, a felszolgáló nem viszi el előlünk a tányért, mert azt

jelezzük, hogy még étkezünk.

16

Pohárfajták

Feladat:

1. Párosítsa össze a poharakat a megnevezésükkel:

Megnevezés Száma Megnevezés Száma

Unicumos Long drinkes

Pálinkás (szeszes) Martinis

Likőrös Konyakos

Sörös Whiskys

Boros 1 Pezsgős

Boros 2 Pezsgős

Boros 3 Koktélos

A poharakat a tányér felett, középtől jobb felé haladva, nagyság szerint csökkenő sorrendben kell

felállítani, vagyis a poharak bal szélén áll a vizespohár, amibe az étkezés kezdetén vagy előtte tölte-

nek, és bármikor illik is inni belőle. Mellette jobbra a pezsgőspohár (vagy konyakos pohár, ha sze-

repel az italrendben), majd a vörös- és fehérboros poharak, és ha az aperitifet az asztal mellett fo-

gyasztják, akkor a legkisebb (pálinkás, likőrös) pohár áll a jobb szélen. Az aperitif lehet pálinka

helyett koktél, martini stb., amit az ehhez illő pohárban szolgálnak fel.

17

A menü összeállításának szabályai

Egy ételsoron belül nem ismétlődhetnek egynemű húsok (fehér illetve barnahúsok); halak vagy a

tenger gyümölcsei; azonos alapanyagú, azonos ízesítésű fogások, köretek, mártások, azonos elkészí-

tési mód, azonos színhatás.

Egynemű húsok:

Fehér húsok: csirke, jérce, bárány, galamb, pulyka, házinyúl.

Barna húsok: vadak, marha, liba, kacsa, sertés, illetve minden annak minősül, ami vörösborral, bar-

namártással vagy pörköltösen készül.

Hal: akár fehér húsú, akár barna húsú csak egyszer fordulhat elő egy ételsorban, illetve egyszer sem,

ha a tenger gyümölcsei is szerepelnek a menüben.

Hús- és halétel sorrendje a menüben: először a hal, majd a fehér hús, végül a barna hús következhet.

Saláták adhatók előételként (tenger gyümölcseivel, hallal, hússal, gombával dúsítva), savanyúság-

ként (magyar ételekhez egyidejűleg feltálalva).

Sajttál: 3-6 különböző sajt (tehén-, kecske-, juhtejből készült, kemény, illetve lágysajt, fűszerezett

stb.) szerepelhet fa- vagy üvegtányéron.

Desszertek: könnyű krémek, fagylaltok, parfé, sok gyümölccsel és kevés tésztával készült édessé-

gek. (Vajkrémes torták, piték, kelt tészták és zsírban/olajban sült tészták nem ajánlottak.)

Gyümölcstál az étkezés végén kínálható, de amennyiben valamilyen formában már szerepelt a me-

nüben gyümölcs, úgy ne ismétlődjék.

Az italokat meghatározott hőfokon kell kínálni:

tömény szeszes ital hűtött pohárban 10-12 oC-on adható, a vodka jéghidegen, a koktélok jég-

kockával,

a vörösbor szobahőmérsékleten (18 oC-on) kínálható, és fogyasztás előtt ki kell venni a du-

gót, hogy szellőzzön a bor,

a sört 8-10 oC-ra lehűtve szolgálják fel,

a pezsgőt jéghidegen, pezsgősvödörben bejegelve teszik az asztalra (francia-magyar pezsgő-

szótár: sec = száraz, demi sec = félszáraz, doux = édes, demi doux = félédes),

a konyakot nem hűtik le, szobahőmérsékleten fogyasztják.

A menühöz illő italok

Az aperitif étvágygerjesztő ital, ezért édes ital nem lehet aperitif, mert az csökkenti az étvágyat.

Leggyakrabban tömény italokat kínálnak: pálinka, whisky szódával vagy töményen, vodka, száraz

pezsgő, Martini vagy Cinzano, Campari narancslével és más koktélok. A szeszes italt nem kedve-

lőknek gyümölcslevet, paradicsomlevet kínálnak.

Száraz fehérbort adnak az előételekhez, száraz vagy félszáraz fehérbort a halhoz, fehér pecsenye-

bort a fehér húsokhoz (esetleg rosét vagy könnyű vörösbort). Könnyű vörösbor illik a pörköltesen

készült fehér húsokhoz és a sajttálhoz. Nehéz vörösbort adnak a barna húsokhoz. Édes aszúbort,

likőrbort vagy édes pezsgőt a desszertekhez. Konyakot (vagy likőrt) a kávéhoz. Sört a leves után

adnak, ha a levest nem előzi meg előétel. Protokollban általában nem szolgálnak fel, a vendég

egyéni kérésére azonban kihozzák.

Pohárköszöntő

Díszebédeken, díszvacsorákon általában a vendéglátó és/vagy a fővendég mond pohárköszöntőt.

18

Rendezvények gasztronómiája

A rendezvények többségének része valamilyen vendéglátás. Különösen így van ez az üzleti rendez-

vények esetében, de máshol is szóba kerülhet a gasztronómia. A terület számos veszélyt rejt magá-

ban, hiszen meglehetősen bonyolult feladat az összes vendég igényeit figyelembe venni. Semmi-

képpen sem szabad azonban megfeledkezni a vendégek vallásáról és étkezési szokásairól, hiszen

bizonyos ételeket nem fogyaszthatnak a zsidó vallásúak illetve a vegetarianizmus hívei sem.

ÉTTERMI ETIKETT

Az étterembe a férfi lép be először. Az érkezőket valakinek fogadni kell. Ha foglaltak asztalt, oda

kell kísérni, ha nem, akkor választani. Kabátját a férfi veszi le először, majd lesegíti a hölgyét (tá-

vozáskor fordítva). Először a hölgy ül le. Neki adják először az étlapot is, kinyitva, majd a gyere-

keknek, időseknek, végül a férfiaknak. Ha meghívnak, ne a legdrágábbat rendeljük, ha vendéglátók

vagyunk, ne a legolcsóbbat! Telefont ne használjunk!

Ha nem ízlik az étel, ne fogyasszuk el! Az étkezés végén már ne reklamáljunk, ha közben nem tet-

tük meg! Ha az asztaltársaság tagjai külön fizetnek, előre jelezzük, egyébként a fizető veszi át a

számlát. Ha szervizdíj van, ne adjunk borravalót!

ÉTELEK TÁLALÁSA

Többféle mód: angol, francia, svájci-amerikai, orosz.

Magyarországon: angol (tálon hozzuk ki, majd a vendég tányérjára szedjük) vagy svéd-amerikai

(tányéron hozzuk ki). A legmagasabb szintű protokoll rendezvényeken szokás a vendégek előtti

szeletelés.

Szabályai:

A szakszerűen elvégzett szeletelés látványa fokozza a vendégek étvágyát.

A szeletelést végző szakembernek tisztán és gyorsan kell dolgoznia, az ételnek nem szabad

kihűlnie (mindig a hús rostjaira merőlegesen kell szeletelni)

Az egészben sült húsok, pl. bélszín, hátszín, kacsamell felszeletelése után a szélső szeleteket

a férfiaknak, a középső szeleteket a hölgyeknek tálalják.

Az angolosan készített bélszínbe szeleteléskor a húsvillát nem szabad beleszúrni .

A szeletelés közben kipréselődött pecsenyelét ráöntik a felszeletelt húsételre.

A szárnyasok szeletelése után a világosabb részeket a hölgyeknek, a sötétebb részeket az

uraknak tálalják.

EVŐESZKÖZÖK HASZNÁLATA

Az evőeszközök fejlődése szinte egyidős az étkezési kultúrával. Kezdetben kézzel ettek, később

gasztronómiatörténetünk fejlődése során nemcsak az evőeszközök palettája bővült, hanem szabá-

lyok születtek az evőeszközök használatáról is.

Evőeszköz nélkül fogyaszthatók

Számos gyümölcs, virslifélék, száraz teasütemények, lángosok, pogácsák

19

Kanállal fogyaszthatók

Kiskanállal fogyaszthatók egyes előételek, rákkoktél, lágytojás, kompótok, pudingok, felfújtak,

aprószemű gyümölcsök, ananász, gyümölcssaláta. Fagylaltkanál a fagylaltokhoz. Erőleves-

(consommés) kanál az erőlevesekhez. Nagykanál az egyéb levesekhez.

Amihez csak villa illik

Főtt tésztákhoz, néhány előételhez, fasírozotthoz, karfiolhoz, gombához, ha nem köret a szerepe.

Süteményes villa: a tortákhoz általában.

Amihez villát és kanalat használnak

Néhány előételhez, spagettihez és makarónifélékhez.

Sajtkés a sajtokhoz, ennek hiányában kisváltás.

Steakkéssel és steakvillával fogyasztják

A steaket, egészben készült vadhúsokat.

Különleges evőeszközök

Például: csigafogó, csigavilla, csirágfogó, halkés, halvilla, kaviárkanál, kaviárkés.

ITALOK FELSZOLGÁLÁSA

Sör

Típusok:

Anglia két vezető sörfajtája: ale (világos), porter (füstízű, erős).

Németország kedvelt búzasöre a "Weissbier" szűretlen és szűrt változata árpa és búzamaláta

együttes felhasználásával készül.

A cseh eredetű pilseni típus nemcsak a legvilágosabb, de a legmagasabb komlótartalom hor-

dozója is. Pilsner Urquell, Budweiser.

A müncheni sörök ezzel szemben sötétbarnák és enyhén komlózottak.

A bécsi típust félbarnának mondják, valahol félúton van a pilseni és a müncheni között. Ilyen

sör például a Kaiser Doppel Malz csapolt.

Léteznek még az úgynevezett dupla sörök, mint például a Dreher Bak. Enyhén komlózottak,

édeskések, és melegben könnyen romlandók.

Mexikó kedvelt söre a hazánkban is népszerű kukoricasör, a Coronita.

Belgium híressége a Stella Artois és a Leffe.

Spanyolország egyik legnevesebb nedűje a malagai San Miguel.

Ahhoz, hogy a sör valóban élvezhető ital legyen, elengedhetetlen a márkára jellemző pohár haszná-

lata:

Ilyen például a hagyományosan ismert kis füles korsó: 3 dl, a korsó 0,5 liter. A legtöbb helyen 2 dl-

2,5 dl-4 dl a poharak mérete. A literes korsó nevéből adódóan 1 literes. Ritkán előforduló a sörös

csizma: 1,5-2 literes változata létezik. A vékony falú kiszerelés között található a pikoló pohár és a

pikoló kehelypohár. Mindkettő 2 dl űrtartalmú, valamint létezik a vékonyfalú söröspohár 3 és 5

decis változata is. Söröspohár híján a sör vizespohárba is tölthető.

20

A sörfelszolgálás alapelvei:

A felszolgált sört csak hitelesített pohárba lehet kitölteni!

Ha a vendég melegen (langyosan) kéri a sört, ún. sörmelegítőt visznek az asztalhoz!

A csapolt sört tálcán szabad felszolgálni!

Palackos sör esetén a sörnyitást mindig a vendég asztalánál kell végezni. Legújabban a palac-

kos italokat a pultnál kinyithatják. A betöltés jobb oldalról történik!

Sörre bor mindenkor, borra sör meggyötör!

Bor

A borok tulajdonságainak értékmérője lehet a cukortartalomból következő osztályozás.

Száraz borok: 0-4 g/liter

Félszáraz borok: 4-12 g/liter

Félédes borok: 12-50 g/liter

Édes borok: 50 g/liter

A borok minőség-meghatározó kategorizálását az Országos Borellenőrző Állomás végzi el. Köve-

telmény a belföldi borok forgalmazásakor az OBA minősítés és engedély. A különleges minőségű

borok minősítését az Országos Borszakértő Bizottság adja az arra érdemes termékeknek. Ez az ál-

lami ellenőrző jegy (címerrel és sorszámmal) található meg például az Egri Bikavér palackján.

A borok kategorizálása

Természetes borok:

Asztali bor: 12 mustfokot meghaladó bor.

Tájbor: Tájjelleget magában hordozó, minőségi asztali bor.

Minőségi bor: 15 mustfokot meghaladó bor, melynek eredete egy adott történelmi borvidék-

ről származik, meghatározott fajtajelleggel bír, és az előállítás évjárata közismert.

Különleges minőségű bor: Legalább 19 mustfokkal rendelkezik, a minőségi borokra jellemző

ismert borvidékről vagy termőhelyről származik. A származási helyre jellemző különleges

szőlőfajtából készül, ezért és évjárata miatt különleges bornak minősül.

Muzeális bor: Legalább ötéves minőségi, vagy különleges minőségű bor, termőhelyre, szőlő-

fajtára és bukéra jellemző jelleggel.

Tokaji borkülönlegességek

Likőrborok: jellemzői, hogy mesterséges úton előállított italok.

Csemegeborok

Ürmösborok

Fűszerezett borok

Szénsavas borok: jellemzői, hogy az előállítás során mesterséges vagy természetes folyamat követ-

kezményeként különböző mennyiségű széndioxiddal telítődik.

Pezsgők

Habzóborok

A savtartalom szerint a bor lehet:

éles

kemény

savanykás

rendes

lágy

21

Alkoholtartalom szerint a bor lehet:

gyenge

könnyű

nehéz

rendes

tüzes

erős

Választás: ételhez megfelelőt, a rendelő kóstolja meg. Ha jó: a felszolgáló tölthet a hölgyeknek, ha

nem: a vendég visszaküldi. Töltéskor a címke látható legyen. Töltéskor folyamatos az utántöltés, a

pohár 2/3 részéig.

A borok optimális fogyasztási hőmérsékletének adatai:

Habzóborok: 6C

Aperitifborok: 6-8C

Champagne, pezsgők: 5C

Könnyű, fiatal fehér borok: 8-9C

Rosék, sillerborok: 9-10C

Különleges minőségű fehérborok: 11-13C

Aszúborok: 12-14C

Aszúeszencia: 15C

Fiatal vörösborok: 14-16C

Különleges vörösborok: 17-18C

Érett, testes vörösborok, óborok: 16-19C [A vörös óborokat csak fektetve tárolják, felszolgá-

lásakor kuriózum az eredeti állapot (pókháló, por stb.)]

A különféle bortípusok poharai:

A sommelier pohara, a kóstolópohár űrtartalma 2,5 dl és 155 mm magas.

A habzóborok pohara széles talpú, széles, de alacsony peremű, űrtartalma 2 dl.

A pezsgős kehelypohár, vagy flúte pohár igazi eleganciát kölcsönöz az italnak. Keskeny tal-

pú, hosszú szárú, űrtartalma 2-2,5 dl.

A könnyű, fiatal fehérborokhoz enyhén kifelé ívelő, 2 dl űrtartalmú pohár illik.

A rozéborok pohara enyhén kifelé ívelő, de a fehérboros pohárnál valamivel alacsonyabb pe-

remű és öblösebb. Űrtartalma 1,8-2 dl.

Az édesebb, szárazabb, alacsony savtartalommal rendelkező borokhoz a hagyományosan be-

felé ívelő 2 dl űrtartalmú pohár illik.

A chardonnay pohara nagyobb és öblösebb a hagyományos fehérboros poharaknál, űrtartalma

3 dl

A fiatal, könnyű vörösbor pohara befelé ívelő, 1,6-1,8 dl űrtartalmú.

A testesebb vörösboros pohár öblösebb. Űrtartalma 3-3,2 dl.

A különleges vörösborok, óborok pohara az élvezhetőség miatt 6 dl űrtartalommal rendelke-

zik.

A fahordós érlelésű portói borospohara egyenes vonalú, enyhén befelé ívelő, űrtartalma 2 dl.

A palackos érlelésű portói boros pohár hosszú nyelű, befelé ívelő nyakú, űrtartalma 2 dl.

A tokajis pohár vékony falú, 0,8-1,2 dl űrtartalmú.

Pezsgő

Pezsgősvödörben, jéggel hűtve, 5 fokon szolgálják fel. Nem kell kóstoltatni. Először az ünnepeltnek

vagy a hölgynek, kehely vagy kúp alakú pohárba, ¾ részig töltenek.

22

Röviditalok

1. Gabonapárlatok: gin(talpas pohár, jég, citrom), vodka (jeges szeszes kehely), whisky

(whiskyspohár, szájjég, szódavíz)

Gyümölcspárlatok: vékony falú szeszes kehelyben, szódával.

Borpárlatok: konyak. Étkezés végén, kávé mellé. Szobahőmérsékleten, spec. pohárban, szódával.

Rumféleségek: vékony falú szeszes kehely. Vagy koktélalap is lehet.

2. Likőrök: hölgyeknek kávé mellé. Vékony falú talpas kehely, szóda.

Báritalok

A koktélok története Nyugat-Európából indult el, Amerikában vált világhírűvé, és a világ szinte

minden országában meghonosodott.

A mixer szenvedélye és egyben munkája a mixelés tudománya. A vendégek mindig csodálattal

figyelik a mixerek munkáját. Azonban néhány követelménynek meg kell felelni, ha valaki a bárpul-

tot választja: legyen kreativitása, fantáziája és kifogástalanul működő érzékszervrendszere. Azonfe-

lül vannak a standard, nemzetközileg meghatározott koktélok, és a mixer kreativitását megdolgozta-

tó fantázia italok.

A koktélokat csoportosítva megkülönböztetünk alkoholmentes és alkoholt tartalmazókat.

Gasztronómiai szempontból léteznek:

Welcome-koktélok: Az aperitif-et helyettesítik. Űrtartalmuk 4-6 cl. Üdvözléskor kínáljuk

meg vele a vendégeket.

Digestivek: Az emésztés elősegítésében van szerepük

Happy Hour-koktélok: Üzleti fogás, 30%-os kedvezményt jelentenek. Csalogató jellegűek, ál-

talában 16-19 óra közötti időszakban érvényes.

Klasszikus (standard) koktélok: Vékony falú, színtelen poharakban szolgálják fel őket. Is-

mertségük a koktélkedvelők körében maximális.

Long drinkek: Nevükből adódóan hosszú italok, általában egy decilitert meghaladó mennyi-

ségben készítik őket.

A koktélszakma másik besorolása az alapitalok típusai szerint különbözteti meg az italokat. E sze-

rint léteznek:

alkoholmentes koktélok

brandy-alapú koktélok

calvados-alapú koktélok

gin-alapú koktélok

keserű-alapú koktélok

likőr-alapú koktélok

pezsgő-alapú koktélok

rum-alap ú koktélok

tequila-alapú koktélok

vodka-alapú koktélok

whisky-alapú koktélok

Üdítőitalok, gyümölcslevek

Ezeket 4-14 fokon kell felszolgálni

Lehetnek: gyümölcslevek: szűrt, rostos v. frissen facsart, zöldséglevek, szörp, szénsavas üdítők,

energiaitalok.

Ásványvizek

Vizespohárban kell felszolgálni. Fajtái: szénsavmentes, enyhe, szénsavas.

23

Az ültetési rend

Téglalap alakú asztal

Téglalap alakú asztalnál a mai európai gyakorlat kétféle megoldást alkalmaz.

(V = Vendég, HG = Házigazda)

A francia rendszer

Előnye, hogy a legfontosabb személyiségek közel vannak egymáshoz, így lehetőségük nyílik a tár-

salgásra, esetleg a már korábban megkezdett tárgyalás folytatására.

hg7 v

5 hg

2 V

1 hg

3 v

4 hg

6

hg7

m5

v3

M1

v2

m4

v6

Ha az étkezésen a delegációvezetők feleségei is részt vesznek, a házigazda felesége nem háziasszo-

nyi minőségben van jelen. Az ültetés így alakul:

hg5

v3

Hg

felesége

V1

hg2

v4

hg6

v6

hg4

v2

Hg1

Vendég

felesége

hg3

v5

Angol rendszer

Ebben az esetben a vendégdelegáció vezetője (V) és a magyar delegáció vezetője (M) az asztal két

végén foglal helyet, mellettük jobbra-balra az asztal közepe felé haladva csökkenő a rangsor.

hg3

v5

hg4

v2

V1

Hg1

hg2

v4

hg5

v3

Ebben az esetben a két delegáció vezetője messze kerül egymástól. Amennyiben ők beszélgetnek, a

többieknek nem illik egymással beszélgetni közben, ezért a társalgás töredezettebb lesz, korlátozot-

tabbá válik.

24

Más megoldások:

Csak férfi résztvevők esetén alkalmazható az az ülésrend, amikor a házigazdával (M) szemben nem

ül vendég, s a vendégek tőle jobb-balra csökkenő rangsorban (felváltva magyar és vendég) foglal-

nak helyet az asztal körül. Ez ritka, mert divatjamúlt megoldás.

3 1 Hg 2 4

5 6

7 9 10 8

Patkó alakú asztal

A vezetővel szemben lévő belső oldalt célszerű üresen hagyni, hogy nagyjából mindenki láthassa a

vezetőt. A patkó két szárán a külső helyek magasabb értékűek, mint a belső. A vendéglátók vezetője

a főhelyet átengedheti a vendégdelegáció vezetőjének.

5 3 1 Vezető 2 4 6

7 8

9 11 12 10

13 15 16 14

17 19 20 18

U-alakú asztal

Hasonlít a patkó alakú asztalelrendezéshez. Ha az asztal belső oldalára is ülnek, elkerülhetetlen,

hogy többen háttal lesznek egymásnak, és ha kicsi a hely, még megfordulni sem tudnak, illetve a

közlekedés is nehézkes.

1

3 5 7 9 11 13

Vezető

2

4 6 8 10 12 14

25

Fésű alakú asztal

Nem túl szerencsés megoldás, többen háttal ülnek egymásnak és a vezetőt csak oldalról látják. A

belső szárakon az összekötő részre (1 és 2 hellyel szemben) nem ültethetünk senkit, mert az ott ülő

túl sok embernek fordítana hátat.

3 1 Vezető 2 4

Kör alakú asztal

Szűkebb körű tárgyaláson alkalmazható. A két delegáció vezetője egymással szemben ül, tőlük

jobbra-balra a saját delegációjuk tagjai, csökkenő rangsorban. Előnye: a résztvevők jól látják egy-

mást, könnyű a kommunikáció. Hátránya: vizuális szemléltetéskor (írásvetítő, digitális tábla) a

részvevőknek forogniuk kell, hogy lássák a szemléltetőanyagot.

M1

m2

m3

v3

v2

V1

Több kerek asztalnál vegyes ültetés esetén a házigazda és a háziasszony külön asztalnál ül, a házi-

gazda asztalánál foglalnak helyet a legfontosabb hölgyvendégek, s az utánuk következő férfi ven-

dégek, a háziasszony mellett a legfontosabb férfi vendégek stb. Több kerek asztal használatát ban-

kett-ültetésnek is nevezik.

Tárgyaláson elképzelhetőek még a következő megoldások is, bár ritkán használatosak:

Négyzet alakú asztal

vezető

1 2

3 4

5

26

Nagyobb létszámú tárgyalás esetén a négyzet közepe üres, ott nem ülhet senki (egyébként is meg-

közelíthetetlen (max. alacsony virágszigetet szoktak ott elhelyezni).

T-betűs elrendezés

A legrosszabb forma. Azt kívánja kifejezésre juttatni, hogy az asztalfőn ülő „főnöki” helyzetből

tárgyal, éppen ezért manapság kevésbé használatos.

vezető

Társalgóasztal

A kötetlen formák közé tartozik, ezért kevés a hozzá tartozó formalitás. Rendszerint csak előre be-

készíthető sós/édes süteményeket, italokat kínálnak.

27

2. Munkaebéd (üzleti ebéd, business lunch), munkavacsora

Ha a partner programja zsúfolt, vagy rövid ideig tartózkodik városunkban, a tárgyalás helyéhez kö-

zeli étteremben rendezett munkaebéd igen jó megoldás. Viszonylag kötetlen és nem ünnepélyes

külsőségek mellett biztosítja a partner megbecsülésének kifejezését, ugyanakkor alkalmat biztosít a

munka folytatására. Célszerű, de kisebb létszám esetén nem kötelező különteremben rendezni.

Azonban a túl hangos hely nemcsak a figyelmet vonja el, hanem akadályozza a partnerek társalgá-

sát. A menü előre megrendelhető, de étlap szerint is lehet rendelni, a fogások száma 3-4. Nincs ülte-

tési rend, a célszerűség dönt.

3. Gálavacsora

A munkavacsorához hasonlít, a különbség az, hogy műsor is van.

4. Villásreggeli

A villásreggeli ritka alkalom, általában 10-11 órai kezdéssel rendezik. Jellegében a munkaebéd és a

díszétkezés közé sorolható, ételválasztékában viszont a reggeli és az ebéd közé. Szükségtelen az

ültetési rend és az asztaldísz is minimális. A brunch a villásreggeli sajátos változata, az utóbbi idő-

ben vált divatossá. Az angol breakfast (reggeli) és lunch (ebéd) szavak összevonásával elnevezett, a

két étkezés jellegzetességeit vegyítő alkalom.

5. Ötórai tea

Nyugat-Európában főleg a hölgyek társadalmi érintkezésének jellegzetes formája. Időpontja a dél-

után közepe, 16.30

-17 órai érkezéssel. Formalitásai a létszámtól függően változnak, kevés résztvevő

esetén a háziasszony szolgálja fel a teát, nagyobb létszámnál a pincér vagy a résztvevők maguk töl-

tenek. Sós és édes süteményeket, szendvicseket, teát, egyéb süteményeket, tortát, gyümölcssalátát,

gyümölcsöt kínálhatnak.

6. Tárgyalóasztal

Nem igazi vendéglátás, de gyakorisága miatt érdemes szólni róla. A kínálás szerény és egyszerű,

gyakorlatias: üdítőitalok, ásványvíz, sós és/vagy édes aprósütemény. A kávét (teát) később szolgál-

ják fel, vagy a tárgyalás megkezdése után 10 perccel, vagy annak várható hosszától függően még

később.

Feladat:

1. Egy héten keresztül figyelje a híradásokat (legalább 2 tv-csatornán) és jegyezze fel, hogy mi-

lyen rendezvényekről tudósítottak! A rendezvények körülményeit is jegyezze fel (terem berende-

zése, vendégek fogadása, protokoll-események, vendéglátás, sajtó képviselői stb.)

28

Egyéb alkalmak

1. Garden-party

A „kerti összejövetel” elnevezés inkább a helyet jelöli, mint az alkalom jellegét. Lehet fogadás vagy

koktélparti is, ezeknek megfelelő mértékű vendéglátással. Mindössze arról van szó, hogy a rendez-

vényt a szabadban bonyolítják le, és a helyszín lehetőséget nyújt az alkalom színesítésére, ezért

semmiképpen sem megengedett a sportos öltözet.

2. Karácsonyi party

Egyre népszerűbb hazánkban is, nyugati minta alapján. A karácsonyi partikat a hagyományos kará-

csonyi ételek, nyersanyagok, desszertek jellemzik. Így nem maradhatnak el a pulyka- és halételek, a

diós, mákos desszertek és a halászlé sem.

Általában zenés, táncos mulatság, amelyen esetleg elhangzik egy-két évértékelő beszéd (persze,

csak röviden) esetleg jutalomosztásra is sor kerül, de ez már ritkább, mert az elsődleges cél mégis-

csak az ünneplés.

Alapvetően ez is egyfajta csapatépítő tréning, amelyre a fontosabb partnerek is meghívást kaphat-

nak. A nagyobb cégeknél azért is jelentős ez az esemény, mert az egyes részlegek munkatársai nem

találkoznak minden nap egymással, de a karácsonyi party remek lehetőséget biztosít az ismerkedés-

re.

A party időpontja mindenképpen az utolsó munkanap estéjére, vagy az azt követő napra kell, hogy

essen, biztosítva ezzel a felhőtlen hangulatot és a megfelelő részvételi arányt. Ha a munkatársak jól

érzik magukat az adott munkahelyen, akkor a rendezvény akár egy nagy családi összejövetel érzetét

is keltheti.

3. „Hajts be-party”

A meghívottaknak megadják a gépkocsival követendő útvonalat, s egy adott ponttól a kihelyezett

jelzéseket kell követniük, amíg egy családi házhoz, egy nyaralóhoz, egy kiskocsmához, vagy más,

speciálisan kiválasztott helyhez nem érnek. A vendéglátás itt a helyi sajátosságok szerint történik.

Hazánkban egyelőre nem szokásos, külföldön az „út az ismeretlenbe” utazási ajánlat egyik magán-

jellegű és veszélyt nem jelentő formája.

4. „Happening-party”

A legkülönbözőbb bolondságok és programok megszervezésének formája (happening = történés).

Lehet jelmezbál, de lehet játszani különböző társasági játékokat is.

Minden esetben külön oda kell figyelni a betegséggel küszködőkre, például az utak akadálymentesí-

tésére a kerekesszékben ülők számára.

29

Rendezvényekhez szükséges eszközök

A rendezvénytermek bútora speciális, hiszen rendszeresen átrendezésre kerül a terem, így a bútor-

nak strapabírónak kell lenni.

Székek

minimum 45 cm-es ülőfelület

egymásba rakható legyen (könnyű szállítás és tárolás)

lehet karfás vagy karfa nélküli

van felhajtható írólapost változata is

a szék ülőfelülete és háttámlája kárpitozott legyen (könnyű az újrakárpitozás, kellenek tarta-

lék ülőlapok és háttámlák)

szükség lehet kávéházi székre, fotelre, stb. is

Asztalok

magasságuk 72-76 cm közötti (funkciótól függően)

a konferencia-asztal: 40-50 cm széles, hossza 120-180 cm, általában felhajtható lábakkal ren-

delkezik (a könnyű szállítás és tárolás érdekében), víz és karcmentes a felülete (terítő nélkül)

a bankett-asztalok éttermi asztalok, különböző méretben (80x80 cm, 80x120 cm, illetve

80x180 cm-es is van), filccel, vagy filcpapuccsal borítottak (az utóbbi könnyen eltávolítható),

elegáns bankettnél 180x200 cm-es asztalokat is használnak

a legelegánsabb a körasztal, de a termet kevésbé lehet kihasználni ezekkel

a könyöklőasztal 110 cm-es kerek asztal (pl. állófogadásokhoz az étkezés megkönnyítésére)

egyéb kiegészítő asztalok (esküvői, gueridon asztal: 40x80 cm-es a tálalás segítésére stb.)

Egyéb bútorok

szószék: megvilágított felület, mikrofonnal és/vagy egyéb technikákkal

paravánok: térfelosztás, el lehet mögé dolgokat rejteni, de lehet kiállítási felület is, rögzített

kerekei vannak, lehet álparaván is, ami csak jelzi a tér megosztását

kordonok: terelésre, elzárásra (kb. 1 m magas sárgaréz vagy rozsdamentes acélból kordontar-

tó oszlopok, a talapzatban ólombetétekkel, a fejében kihúzható szalaggal vagy vastag kor-

donkötéllel)

kocsik: gyorsabbá és egyszerűbbé teszik a munkát, általában rozsdamentes fémből készülnek

(kiszolgáló kocsi, kiszolgáló kocsi hűtött vagy melegen tartó résszel stb.)

pultok

− fix telepítésű büfépult: rendszeres büféjellegű kiszolgálás, a vendég és a személyzet

is könnyen hozzáférhet. Vannak hideg, meleg és semleges részei

− mobil büfépult: semleges, hűtött, fűtött része van, lehet belőlük kisebb vagy nagyobb

pultot építeni

− mobil drink-bárpult

táncparkett (lehet fixen telepített vagy mobil

színpadtechnika

− süllyeszthető és kiemelhető kifutókkal

− ha nincs színpad, akkor dobogókból rakják össze

− lépcsők, függönyök, oldaltakarások a színpadhoz

megállító-táblák

− cserélhető betűs vagy elektronikus kiírás

− stabil, hogy ne lehessen felborítani

30

Technikai berendezések

hangtechnika

látvány- és fénytechnika (sötétítő berendezések, fényeffektek, háttérképek, logók, pódium

megvilágítása)

szavazatszámláló berendezések

Dekorációk

feliratok (körben a fal mentén sínek, amikre bármi elhelyezhető vagy mobilvászon)

asztali dekoráció (étkezésnél tilos az illatos gyertya, csöpögés-mentes legyen)

virágdíszítés (asztalon nem lehet cserepes növény, a friss virág max. 30 cm-es)

egyéb díszítések (léggömb, jégszobor, csokoládé szökőkút, élőképek)

Feladat:

1. Tanáruk vezetésével járják be a főiskola tanulmányi és egyéb épületeit, vizsgálják meg a kü-

lönböző rendezvényhelyszíneket! Készítsenek feljegyzést a látottakról, majd az órán értékel-

jék a látottakat az elméleti ismeretek alapján!

2. Kérdéseket tehetnek fel a meghívott szakembernek (a főiskola üzemeltetési munkatársának),

aki a rendezvények előkészítésének felelőse.

31

Jelképek és használatuk szabályai

Címer

Magyarország címerét hivatali feladataik ellátása során külön engedély nélkül használhatják a kö-

vetkezők:

az országgyűlés,

az országgyűlési képviselők,

a köztársasági elnök,

az Alkotmánybíróság és tagjai,

az országgyűlési biztosok,

az Állami Számvevőszék,

a Magyar Nemzeti Bank,

a kormány tagjai,

a fegyveres erők,

a helyi önkormányzat,

a kisebbségi önkormányzat,

a bíróság,

az ügyészség,

a rendvédelmi szervek,

a közigazgatási feladatot ellátó szervek képviseletére jogosult személyek.

Magyarország címere

3

3 Forrás: www.otm.gov.hu

32

Nemzeti himnusz

Törvények, rendeletek szabályozzák használatát: meghatározzák, hogy milyen eseményeken kötele-

ző megszólaltatni és milyeneken tilos. Amikor egy ország magas rangú képviselője (államfő, mi-

niszterelnök) hivatalos látogatást tesz egy másik államban, megérkezésekor elhangzik a vendég által

képviselt állam himnusza és gyakran a vendéglátó állam nemzeti himnusza is.

Zászló

A nemzeti és állami zászló használatának szabályait a világ számos országában ún. zászlókódex írja

elő.

Általános szabályok:

Állami zászló díszíti a kormányépületeket, állami hivatalokat, intézményeket, általában nap-

keltétől napnyugtáig;

Magas rangú külföldi vendég érkezésekor a magyar zászló mellé felvonják az általa képviselt

állam lobogóját is;

Az államfőket szállító autók jobb oldalán lobog a vendég által képviselt állam zászlaja, balo l-

dalt pedig a vendéglátó állam lobogója;

Nagykövetek esetében nincs kint a vendéglátó állam zászlója;

Tilos bármely ország nemzeti zászlaját egy másik alá felvonni, vagyis nem lehet egy rúdon

két zászló;

Azonos magasságú rúdon azonos méretű zászlóknak kell lenniük;

Ha csak két állam zászlaját kell elhelyezni, akkor a vendéglátó ország zászlója kerül a szem-

lélő bal oldalára;

Ha a zászlók csokorban helyezkednek el, akkor a saját zászlót kell a csokor közepére helyez-

ni;

Nemzetközi rendezvények alkalmával vagy nemzetközi szervezetek előtt (pl. Európa Parla-

ment, Brüsszel) a zászlókat általában az angol abc szerinti sorrendben vonják fel.

Magyarország nemzeti zászlója

4

Európa Parlament, Brüsszel

5

Feladat:

1. Keressen képeket az interneten az Európa Parlamentről, mondja el, milyen jelképeket lát, és

beszéljen ezek használatának szabályairól!

2. Keressen képeket külföldi delegációk honi látogatásáról, mondja el, milyen jelképeket és ho-

gyan használnak az adott esetben!

4 Forrás: www.otm.gov.hu 5 www.ackermann-gemeinde.de

33

Az öltözködés szabályai

Általában az öltözködésről

Az első benyomásokat a megjelenés, öltözködés segítségével szerezzük az emberről, ezért a hivata-

los életben különösen nagy jelentősége van az öltözéknek. A jó megjelenés tükrözi az egyén igé-

nyességét magával és másokkal szemben, meghatározza a környezethez, munkahelyhez való viszo-

nyát. Az öltözködésnél személyiségünkkel harmonizáló, kissé visszafogott, de elegáns megjelenés

legyen a cél.

Megjelenésünkben fokozott jelentősége van a színek használatának is. A színeket mindig az arcbő-

rünkhöz és a szemünkhöz igazítsuk. Általában elmondható, hogy a kifelé forduló, könnyen kapcso-

latot teremtő emberek színesebben öltözködnek, míg a befelé forduló típusú emberek, akiknek a

kapcsolataikra a fegyelmezettség, megbízhatóság a jellemző, inkább a semleges színeket kedvelik.

Nőknél elvárás, hogy a cipő, a táska színe egyezzen meg, hűvösebb időben pedig a többi kiegészí-

tőnek – kalap, kendő, sál – is harmonizálni kell egymással.

A felsőruházat összeállításához és kiválasztásához néhány alapvető szabály

Az öltözet színárnyalata általában követi az évszakot (nyáron világosabb, télen sötétebb),

klasszikus kivételt jelentenek a diplomáciai etikett által előírt félünnepélyes és ünnepélyes al-

kalmak sötét színei.

A kiegészítő tartozékok egymással harmonizálnak (nyakkendő, zokni), a cipő színe a ruha

színével árnyalatban összhangban van.

A színösszetétel divat szerint változik, a szabás is, ezért általános érvényű útmutatás nehezen

adható, annál fontosabb a divat változásainak ismerete és mértéktartó követése.

A mintás inghez egyszínű, egyszínű inghez mintás nyakkendő illik.

Az öltözködésnél fel kell készülni minden váratlan lehetőségre, például külföldi partner váratlanul

is érkezhet, s kellemetlen, ha nincs kéznél a férfiaknak a zakó és a nyakkendő.

Általános tanácsok mindkét nem számára

Mindkét nemnél hűvösebb napokon a zakóra vagy blézerre csak hosszú kabát ajánlott.

Az óraviseletről: törekedjünk a konzervatívabb viselethez igazodó stílusú, jó minőségű, ele-

gáns óra kiválasztására.

Szemüveg viselésekor legyünk tekintettel az uralkodó divatra, de még inkább az arcformánk-

ra, életkorunkra, megjelenésünk összhangjára.

A megjelenés része a frizura is. A haj szépségünk koronája. A frizura igazodjon egyénisé-

günkhöz, hajtípusunkhoz és az arcunkhoz is.

34

Az öltözetek csoportosítása

Az öltözködés mindig alkalomhoz igazodik. Az alkalmakat az ünnepélyesség foka szerint rangso-

rolják, eszerint különböztetik meg az öltözetet is (zárójelben a meghívón szereplő jelzés):

1. Hivatalos öltözet (uniform informal):

Nincs ünnepi jellege. Napunk jelentős részét munkahelyünkön, hivatalban töltjük. Az öltözködésnél

általános szabály, hogy jól érezzük magunkat abban az öltözékben, amit viselünk, de feleljen meg a

szokásos társadalmi elvárásoknak, valamint az ápoltság és tisztaság is elengedhetetlen.

A nőknél az ápolt, konszolidált hajviselet, körömápolás (férfiaknál is), nappali viseletre szolid,

diszkrét smink, ékszerek visszafogott viselete, a jól megválasztott parfümök – ezek mindenkori

megjelenésünk fontos feltételei.

Hivatali viselet férfiaknak

A hivatali életben a férfiaknak kötelező viselet az öltöny, amely a „földszínek” (szürke, bar-

na, kék stb.) árnyalataiban készült. Anyaga jó minőségű szövet. Elegáns szabású, kidolgozás-

ban hibátlan és gondos.

Az öltönyhöz világos színű vagy fehér ing illik nyakkendővel, amely nem kirívó mintájú.

Kiegészítőként sötét színű, szolid csatú, bőr nadrágszíj javasolt.

A zakó alá illő a most nagyon divatos mellény, vagy vékony pulóver, V vagy kerek kivágás-

sal. (Ha a férfiak leülnek, zakójukat ki kell gombolni, felálláskor újból be kell gombolni.)

Cipőválasztáskor a minőség elsődleges. Legyen a cipő bőrből, lehetőleg bőrtalpú, de ha nem

is az, vékony gumitalpú legyen. A férfi lábbeli is követheti az aktuális divatot, de nem végle-

tes formában, hanem tartózkodóan. A színe legyen az öltönyhöz igazodó, de sohasem világos.

Nyáron ne viseljenek a férfiak a munkahelyen az öltönyhöz szandált.

Hivatali öltözet nőknek

Általánossá vált a hölgyeknél a térdközeli hosszúságú, egyszerű vonalú, szolid szövetszok-

nya, blúzzal, blézerrel.

Csak olyan blúz hordható, amely elfedi a vállat, még a nyári nagy melegben is, és nem túlsá-

gosan mélyen kivágott.

Ezenkívül elfogadott az egybeszabott ruha és a kosztüm (a nadrágkosztüm is egyre inkább).

Fontos viselet a harisnya. Vannak munkahelyek, ahol a formaruhához még a legnagyobb me-

legben is előírják viselését. (A táskában mindig legyen egy pótharisnya!) A társadalmi elvárá-

soknak megfelelni akaró nő az üzleti életben leginkább testszínű harisnyát hord, egyszerű,

kényelmes, de elegáns, sötét vagy ahhoz közeli színű, sem túl magas, sem túl lapos sarkú,

nem túl hegyes és nem is túl szögletes orrú cipővel.

Az ékszerek viselésénél vegyük figyelembe, hogy a nemes bizsu öltöztet, de nem szabad túl-

zásba vinni a mennyiséget. A kosztümökhöz jól mutatnak a színes selyemsálak.

35

2. Félünnepélyes öltözet (nappali, nem diplomáciai rendezvényekre)

Férfiaknak: sötét árnyalatú öltöny (sötétbarna, sötétkék, szürke), fehér ing, nem élénk vagy fel-

tűnő mintás nyakkendővel, sötétbarna vagy fekete cipő.

Nőknek: nappal kosztüm, esetleg egybeszabott ruha, este kisestélyi.

3. Ünnepélyes öltözet (esti vagy diplomáciai rendezvény)

Black tie, cravate noire (fekete nyakkendős)

Férfiaknak: szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete (lakk)cipő, szertartásosan fe-

kete puha- vagy keménykalap.

Nőknek: kisestélyi, selyemszerű anyagból készült, a ruhához illő színű, zárt körömcipő vagy

estélyi szandál.

White tie, cravate blanche (fehér nyakkendős)

Férfiaknak: frakk, fehér mellény, fehér keményített ing, fehér csokornyakkendő, fekete

(lakk)cipő, szertartásosan cilinderrel és fekete kesztyűvel.

Nőknek: nagyestélyi (selyemszerű anyagból készült, hosszú ruha), a ruhához illő színű, zárt

körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú fehér kesztyű.

4. Casual (alkalmi, alkalomnak megfelelő)

Például: tudományos, kulturális intézményben, ipari üzemekben, mezőgazdasági létesítményekben

tett látogatáskor, sportrendezvényeken, horgászat, vadászat esetén.

Férfiaknak: alkalomhoz illő divatos, praktikus öltözet.

Nőknek: alkalomhoz illő divatos, praktikus öltözet.

36

Megjelenés-kultúra

Feladat:

1. Értékelje saját öltözetét! Ne feledje, Ön most a munkahelyén tartózkodik!

2. Válaszoljon az egyes képekhez kapcsolódó kérdésekre!

1. Mi a hiba ebben az öltözékben, ha a hölgy felvételi beszélgetésre megy?

2. Ezt az öltözéket milyen alkalomra tartja megfelelőnek?

37

3. Ez az öltözék alkalmas garden party-ra?

4. Ezt az öltözetet hordhatja-e egy hostess?

38

5. A cége bált rendez, melyen Ön a protokollos. A modellen szereplő ruha megfelelő a szerep-

hez?

6. A képen látható hölgy tárgyalásra készül. Milyen hibákat lát a viseletben?

39

7. Milyen alkalmakra lehet a fotón látható „klub-öltözéket” viselni?

8. Felvételi beszélgetésre alkalmas-e ez az összeállítás?

40

9. Hűvösebb időben tárgyalásra megfelelő ez az öltözék?

10. Ezt az összeállítást a hivatali életben lehet hordani?

41

11. A képen milyen öltözék szerepel és azt milyen alkalomra lehet viselni?

12. A képen szereplő ing melyik felsőruházathoz illik?

42

13. Az Ön főnöknője meghívót kap egy délutáni koktélpartira, amely 14 órakor kezdődik.

Ön szerint melyik öltözék megfelelő?

14. Milyen alkalmakhoz illik ez az öltözék?

43

15. Milyen alkalomra viselhető ez az öltözék?

16. Mondja el, milyen szituációról készülhetett a kép! Értékelje a résztvevők öltözékét!

6

6 A képek forrása: www.protokolloktatas.hu

44

A névjegyhasználat alapvető ismérvei

A névjegy a hivatalos érintkezés segédeszköze, széleskörűen elterjedt és nélkülözhetetlen. Fölösle-

gessé teszi a magyarázkodást a nevek írásmódja, a megértés, a képviselt cég, a beosztás, rang tekin-

tetében, tartalmazza az ezekkel kapcsolatos legfontosabb információkat, bizonyos esetekben pedig

helyettesítheti a személyes találkozást is. Napjainkban nemcsak az üzleti, de a magánéletben is új-

ból fénykorát éli a névjegyhasználat. Meghatározott munkakörökben, helyzetekben ma már elen-

gedhetetlen, hogy a kommunikáló partnerek bemutatkozáskor, a tárgyalás folyamán névjegyet cse-

réljenek.

A névjegy tartalma és típusai

A magánnévjegynek több változata lehetséges, formáját tekintve is szabadabb, mint a hivata-

los névjegy (lehet színesebb, összehajtott formátumú stb.). Tetszés szerinti adatok szerepel-

nek rajta, de általában a vezeték- és keresztnév, alatta rang, beosztás, tudományos fokozat jel-

zése, cím, telefonszám, email-cím, egyéb elérhetőség.

A hivatalos névjegy tartalmazza a teljes nevet, a rangot, a beosztást, amely a név alatt áll. A

névjegyen feltüntetjük a hivatal, cég pontos nevét, címét, telefonját, faxszámát, email-címét.

Gyakran megjelenik a képviselt cég emblémája, logoja is. A hivatalos névjegy esetében nincs

különbség a férfiak és a nők névjegye között.

– Amennyiben a beosztás szorosan kapcsolódik a munkahelyhez, a munkahely megnevezé-

se is a név alatt szerepel (pl. a .....Minisztérum osztályvezetője).

– Ha a beosztás nem kötődik szorosan a munkahelyhez, a vállalat neve a névjegy bal alsó

sarkában áll a címmel együtt.

– A névjegy jobb alsó sarkában tüntetik fel a telefonszámot, esetleg a telex- és a faxszámot.

– A név elé írandók a (családi) korviszonyt (ifj., id.), illetve a tudományos rangokat jelző

rövidítések (Prof.), bizonyos tudományos végzettséget jelentő rövidítéseket viszont a név

után írnak (Phd).

Az úgynevezett kombinált névjegy az egyéni adatok (lakcím, telefon) mellett a hivatali ada-

tokat is tartalmazza.

A diplomáciai névjegyen csupán a név szerepel. Ezen a szinten szokás, hogy a házastársak-

nak közös névjegyük van. Ilyenkor a név után „és” kötőszóval következik a házastárs neve.

Diplomaták névjegyén színes dombornyomással szokás feltüntetni az ország címerét.

Egyéb névjegyfajta: ha idegen nyelvű névjegyre is szükségünk van, célszerű, ha a kártya

egyik oldala magyar, a másik a választott idegen nyelven van nyomtatva. Így a magyar oldal

segítséget ad a külföldinek levelezéskor a cím és a név helyes sorrendben történő leírásához.

Elkülöníthetünk még reklámcélú és fényképes névjegyet. A reklámcélú névjegyen valamilyen

plusz információ szerepel (pl. az üzlet neve, címe, elérhetőségének útvonala, nyitva tartása, a

szolgáltatások köre). A fényképes névjegy az illető arcképével segíti a személy és a név azo-

nosítását. Ilyen névjegyekkel gyakran találkozunk különböző szolgáltatóvállalatoknál, üzle-

tekben, bankokban. Ezeket a névjegyeket általában kitűzve viselik.

45

A névjegy formája

A névjegy anyaga általában fehér, jó minőségű, fényes vagy matt kartonlap. A szín, a papír minősé-

gének kiválasztásakor mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célra, kit, mit képviselve készíttetünk

névjegyet. Egy nőnek elfogadható a halványlila névjegy, ha pl. egy kozmetikai céget képvisel. A

névjegy külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg. Ügyeljünk arra, hogy az adatok látha-

tóak, jól olvashatóak legyenek. A magánnévjegy legyen egyszerű, szolid, a hivatalos névjegy pedig

jó, ha formájában és tartalmában is közvetíti a cég egyéni arculatát.

A névjegy méretére vonatkozóan nincsenek egyértelmű elvárások, de általában 90 x 50 mm vagy az

EU-n belül 85 x 55 mm. Mindkettő szabvány névjegy méret. Léteznek kétlapos névjegyek is.

Az írásbeli udvariasság része, hogy tollal átjavított névjegykártyát soha nem illik átnyújtani vagy

küldeni. Ha adatainkban változás történt, akkor új névjegykártyát kell készíttetnünk.

A névjegy használatának szabályai

Megismerkedéskor a névjegy a bemutatkozás kiegészítő kelléke lehet. Minden esetben hozzátarto-

zik a névjegy figyelmes elolvasása, tanulmányozása, még akkor is, ha már felületesen ismerjük az

illetőt. A kapott névjegyet megtekintés nélkül zsebre vágni illetlen dolog, visszaadni pedig egyene-

sen sértés. Ezután beszélgetésnél, tárgyalásnál a névjegy kitehető az asztalra annak érdekében, hogy

partnerünk nevét el ne tévesszük.

Bemutatkozás alkalmával csak azután adjuk át a névjegyünket, miután bemutatkoztunk. Olyan al-

kalmakkor, amikor névjegycserére kerülhet sor, erre fel kell készülni. (Ne hagyjuk otthon, és ne

fogyjon el!) Névjegyünket tartsuk névjegykártya-tartóban!

A névjegyküldés pótolhatja a személyes megjelenést, találkozást. A névjegyküldés minden esetében

fel kell tüntetni annak indítékát. A legfontosabb és leggyakoribb alkalmakra vonatkozóan a francia

etikettből származó rövidítéseket alkalmazzák. Több személy egy személynek küldhet egy boríték-

ban több névjegyet (pl. egy szálloda alkalmazottjai egy ügyfelüknek; egy üzlet vezetői, dolgozói

törzsvásárlójuknak az újévi üdvözlet kísérőjeként). A névjegykártyát átadhatjuk úgy is, ha írunk rá.

A hétköznapi életben az alkalomnak megfelelő szöveget általában magyarul és tintával írjuk. A

nemzetközi érintkezésben a francia szavakat, illetve azok rövidítéseit szokás írni. A kártya bal alsó

sarkába írjuk tollal a rövidítéseket akkor, ha küldönccel küldjük el (virág más ajándék küldésekor).

Ceruzával pedig akkor írjuk a rövidítéseket a kártya bal alsó sarkába ceruzával, ha személyesen

adjuk át a névjegyünket.

Névjegyeken használatos speciális rövidítések:

p. r. (pour remercier): köszönet az előbbiért

p. f. c. (pour faire connaissance): megismerkedés céljából

p. p. (pour présenter): bemutatás céljából

a. c. (avec compliment): üdvözlettel (ajándékot, virágot, egyéb küldeményt kísér)

p. f. (pour féte vagy pour feliciter): szerencsekívánat

p. c. (pour condoléances): részvétnyilvánítás

p. f. n. a. (pour feliciter la nouvelle année): szerencsekívánat újév alkalmából

Utóbbi négy esetében köszönetképpen válasznévjegyet kell küldeni p. r. rövidítéssel.

Feladat:

1. Vizsgálja meg a tanárától kapott névjegyet! Állapítsa meg, hogy milyen típusú névjegy, és

mondja el a véleményét (méret, anyag, szín, szöveg stb.), utalva a tartalom és a forma össz-

hangjára is!

2. Tervezze meg saját névjegykártyáját!

46

A meghívó

A meghívó fogalma, tartalma

A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott

eszköze. Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges információt:

a meghívó nevét és hivatalos rangját,

a meghívás tényét,

a meghívott nevét (esetleg rangját),

a meghívás alkalmát, indítékát,

a rendezvény jellegét, helyét és időpontját,

a részvétel visszajelzését vagy a lemondást lehetővé tévő utalásokat,

egyéb hasznos információkat (megközelítés, szállás, megjelenés stb.).

A meghívás módjai

A meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon

való részvételnek. A meghívás történhet:

szóban: személyesen vagy telefonon

írásban: levélben vagy meghívóval.

A meghívó elkészítésének tudnivalói

A meghívott neve teljesen kiírandó. A név helyett az „Önt” kerülendő, mert személytelen és

így udvariatlan forma, de nagy létszámú fogadáson előfordulhat.

A meghívott neve után kiírható a rang, beosztás, de nem kötelező; ha kiírják, fokozott fi-

gyelmességnek számít.

A klasszikus hagyományok szerint a meghívás időpontjának megjelölésekor az évszámot nem

kell feltüntetni, ma azonban már sok meghívón szerepel. A hónapot mindig betűvel, sohasem

számmal írják.

A részvétel visszajelzése, azaz a meghívás elfogadásának közlése kívánatos, ültetéses alkal-

maknál kötelező. Ha a meghívott a meghívással nem tud élni, azt le kell mondania.

Az öltözetre vonatkozó előírásokat ma általában kerülik, de ritkán előfordul.

Egyes rendezvényeken a meghívó nemcsak udvariassági formula, hanem szó szerint a részvé-

teli jogot jelenti, ezért belépéskor fel kell mutatni.

47

A meghívó formája, anyaga

A meghívó formája nemzetközileg egységes: téglalap alakú, mérete kb. azonos a levelezőlapéval,

vagy hosszított formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapos meghívót. A meghívó anyaga

egyszerű sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír.

A meghívó elküldése

A meghívó elküldése a társasági életben 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, a meghívót

postán küldik. A hivatalos életben ez a határidő gyakran sokkal rövidebb. A meghívókra legkésőbb

1-2 napon belül válaszolni kell. Bizonytalanság esetén ajánlatos a lemondás.

Egy jó tanács a meghívásokkal kapcsolatban: a látogatást követő nap személyesen, telefonon vagy

írásban illik a vendéglátást megköszönni.

Feladat:

1. Hozza el a saját ballagási meghívóját! Mondja el, miért ezt a formát választották!

2. Készítsen meghívót egy Krúdy-korabeli étterem megnyitójára!

48

A rendezvények szervezése és lebonyolítása

A rendezvények előkészítése

Információk összegyűjtése

Össze kell gyűjteni az induláshoz szükséges információkat: hol, mikor, milyen rendezvényt kívá-

nunk megszervezni, milyen kiegészítő-, fakultatív programok kísérik a főrendezvényt, mennyi lesz

a résztvevők száma, milyen helyszín(ek)en történnek az események stb.

Programtervezet készítése

Valamennyi szükséges információ összegyűjtése után sor kerülhet a programtervezet elkészítésére.

Ebben fel kell tüntetni minden lényeges eseményt, és jelölni kell a nyitott kérdéseket, például a vá-

lasztási lehetőségeket két program, esemény között. A tervezetet jóvá kell hagynia az illetékes veze-

tőnek (a programszervezés megrendelőjének), és csak utána kezdődhet meg a program végleges

kialakítása.

Szerződéskötés

A beadott pályázat eredményeként valamelyik rendezvényszervező elnyeri a konferencia teljes körű

szervezését. A szerződő felek megbízási szerződés vagy együttműködési megbízás keretében rögzí-

tik mindazokat a feltételeket, pénzügyi szabályokat, megállapodásokat, lemondási feltételeket, fel-

adatköröket, amelyekben előzetesen szóban megegyeztek. Ezzel egy szabályzatot állítanak össze,

amely a megállapodás pillanatától a konferencia elszámolásáig kötelező erejű a szerződő felekre

nézve.

A szerződés legfontosabb tartalmi elemei:

a szerződő felek neve, címe, adószáma,

a szerződés tárgya és alapadatai (konferencia időpontja, neve, helye),

a megbízó által vállalt feladatok (szakmai vállalások),

a megbízott által vállalt feladatok (konferencia szervezése során vállalt feladatok),

a pénzügyi megállapodások rögzítése,

a szervezési díj mértéke (költségvetési tétel),

szponzorok után fizetendő jutalék százaléka (támogatás összegének x százaléka, amit a szak-

mai szervező felajánl és fizet a szponzort szerzőnek),

kiállítók szerzése után fizetendő jutalék (megegyezik a szponzori százalékkal),

a lemondási feltételek, visszamondási határidők (meddig és milyen feltételekkel mondhatja le

bármely fél a rendezvény szervezését),

a lemondásból származó költségterhek fedezetének elosztása (melyik félnek kötelessége vál-

lalni a lemondásig már felmerült előzetes kiadásokat),

a rendezvény elszámolásának határideje (konferenciák esetében az utolsó konferencia naptól

számított minimum 1, maximum 3 hónap),

megállapodás egy esetleges veszteség vállalásának arányairól (és a felelős megállapításáról),

esetleges szerződésszegés és vitás kérdések megoldásának módjai (közös megegyezés, bíró-

ság stb.),

a szerződés megkötésének dátuma,

a szerződő felek részéről az aláírásra jogosult személy eredeti aláírása, cégbélyegző mellékle-

tek csatolása (költségvetés, ütemterv).

49

Forgatókönyv készítése

Kétféle forgatókönyvet különböztetünk meg: előkészületi, más néven: program-forgatókönyvet és

technikai forgatókönyvet. A program-forgatókönyv listaszerűen tartalmazza az eseményeket. A

technikai forgatókönyv részletesen tartalmaz mindent, ami a rendezvény lebonyolításához szüksé-

ges, vagyis a technikai forgatókönyv az egész rendezvény teljes dokumentációja.

Minden rendezvénynek egyedi forgatókönyve van, de vannak olyan általános feladatok, amelyek

minden rendezvénynél előfordulnak. Ezek a következők:

Előkészítés

Anyaggyűjtés, előzetes információk beszerzése.

Lebonyolítás

Minden feladatot időrendben tartalmaz a forgatókönyv, amit a rendezvény lebonyolításával kapcso-

latban el kell végezni, és egyben megjelöli a felelős személyt is.

Rendezvény forgatókönyvének táblázata:

Kezdés

időpontja

Befejezés

időpontja Esemény/technikai igény

Felelős

személy neve

Utómunkák

A rendezvény befejezése utáni teendők, például a rendezvény dokumentálása, pénzügyi elszámolás,

rendezvény utókövetése.

50

A rendezvények lebonyolítása

A rendezvényszervező feladatai a lebonyolításkor

Konferencia-titkárság, regisztrációs titkárság felállítása, a főszervező kijelölése, aki a továb-

biakban a szervezési feladatokat koordinálja a regisztrációs irodán belül, és egyszemélyes fe-

lelősként tartja a kapcsolatot a szakmai szervezőbizottsággal és titkársággal.

Megtalálja és kialakítja azon szolgáltatók, szolgáltatások körét, akiknek a munkájáért garan-

ciát vállal, és akikkel jó kapcsolatot tud kialakítani. Ők lesznek a rendezvényszervező iroda

alvállalkozói, beszállítói, szerződéses partnerei.

A véglegesített szolgáltatások, és költségvetésben elfogadott árak alapján megrendeli a szo l-

gáltatásokat, és írásban rögzíti is.

A korrekt pénzügyi háttér, tiszta, gördülékeny munkafolyamat biztosítása az elszámolások te-

rén, alszámla nyitása, amely átláthatóvá teszi a kifizetett számlákat és a bevételeket.

Kapcsolatrendszer elindítása a szponzorkeresés területén is, amelyből extra jutaléka származ-

hat a rendezvényszervezőnek.

A már előzetesen megrendelt szolgáltatások aktualizálása. Az előregisztráció folyamán a lét-

számok alapján a már meglévő megrendeléseket ellenőrizni kell.

– Szállás: A konferenciavendéget egyéni vendégként kezeli a szálloda. 24 órával az érkezé-

se előtt még lemondható a szoba kötbérmentesen akkor, ha a lemondott szobák száma

nem haladja meg a módosítható maximális százalékot. Szállodai megállapodástól függő-

en, a rendezvény előtt egy hónappal általában az eredeti foglalás 10 százalékát, rendez-

vény előtt 2 hónappal 20 százalékát, 3 hónappal előtte pedig nagyobb mértékű lemondást

is elfogadnak.

– Vendéglátás: Ellenőrizni kell, hogy a létszámokat milyen mértékben módosíthatjuk,

csökkenthetjük, ami az eredeti létszámhoz képest 10-20% lehet, úgy, hogy a rendezvény-

hez közeledve egyre csökken a lemondás lehetősége. Végleges létszámokat általában egy

héttel a tényleges rendezvény előtt kell adni, ami tovább már nem változtatható.

Forgatókönyvek elkészítése. Koordináljuk érkezésüket, megadjuk számukra a szükséges in-

formációkat, a kontaktszemélyek nevét, ez megkönnyíti, és gördülékennyé teszi a helyszíni

munkát. Forgatókönyv vagy betelepülési ütemterv készül, feladatokra, cégre, személyre le-

bontva. A egyes feladatokért felelős személyeknek csak az adott területre vonatkozó informá-

ciókat adjuk meg!

A rendezvények zárása utáni teendők

A rendezvények zárása utáni teendők ellátása lehet a rendezvényszervező, de lehet az alvállalkozók

feladata is. Ezek a következők lehetnek:

helyszín visszaállítása,

technikai eszközök, kellékek, bútorok stb. visszaszállítása,

pénzügyi elszámolás,

dokumentálás (jegyzőkönyvek, nyomtatott vagy más típusú anyagok elkészítése),

közreműködőknek írásban vagy szóban köszönetnyilvánítás,

részvevők véleményének megismerése (program utókövetése – follow up).

51

Konferencia szervezése

A konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló, általában problémamegoldó

ülés, ahol a hallgatóság kérdezhet, reagálhat, vitatkozhat. Programja egyöntetű, anyaga meghatáro-

zott, a részvételhez meghívó (több esetben befizetett részvételi díj) szükséges. Nagyobb, nemzet-

közi konferenciáknál egy elismert politikus, miniszter, államtitkár, polgármester személyében véd-

nököt is választanak a rendezvény színvonalának emelése érdekében. A konferencia lehet tudomá-

nyos, politikai, szakmai (orvosi, közlekedési, sporttal kapcsolatos) jellegű. A konferencia általában

egynapos: a plenáris ülés után szekciókban tárgyalják meg a szakmai témákat. A szekciók száma 2-

6 közötti. A szekció-ülések után a konferencia összefoglalása következik.

Egy konferencia megszervezésének lépései

1. Szakmai szervezőbizottság létrehozása és tevékenysége

Első rendezvénynél új szakmai szervező bizottságot kell felállítani, hagyományokkal rendelkező

rendezvénynél pedig csak frissítésre van szükség. A bizottság elemzi a külső és belső forrásokat, és

dönt arról, hogy a konferencia saját szervezésű lesz-e vagy külső szervezőt kér fel a szervezésre.

Ezzel a folyamattal megszületett a döntés egy konkrét rendezvény megszervezéséről.

Ha saját szervezésű lesz a konferencia, akkor ezután kiválasztják a bizottsági tagokat, esetleg albi-

zottságokat hoznak létre a konferencia jellege, mérete függvényében. A funkciófelelősök kiválasz-

tása is megtörténhet már ekkor, de elképzelhető, hogy csak a fő feladatok felelőseit sikerül kijelölni.

2. A konferencia időpontjának és időtartamának megállapítása

Figyelnie kell arra, hogy a tervezett időpontban vagy közvetlen közelében ne legyen olyan, hasonló

célközönséget érintő rendezvény, amely kedvezőtlenül befolyásolhatná a konferencián résztvevők

létszámát.

A konferencia időtartamát úgy kell megállapítani, hogy minden fontos esemény kényelmesen lebo-

nyolítható legyen, ne forduljon elő, hogy a tervezett programok közül bármit el kell hagyni, de arra

is ügyelni kell, hogy ne legyenek céltalan „üresjáratok”, mert akkor a résztvevők úgy érzik, lopják

az idejüket. Természetesen hagyni kell normális időtartamú ebédidőt, pihenőidőt, szabad programra

időt.

3. Fő célok, téma, szakmai program meghatározása, kidolgozása

Meg kell határozni az előadások alaptémáit, és egy ún. vezetőszálra kell felfűzni a fő témákhoz

kapcsolódó előadásokat. A szakmai anyagokat az előadóktól célszerű több formában is bekérni:

nyomtatott formában, bármilyen információhordozón és internetes megjelenésre alkalmas formá-

tumban is. Minderre azért van szükség, mert a szervezőbizottságnak el kell tudnia dönteni, hogy

egy-egy előadásra mennyi időt tervezzen, illetve elképzelhető, hogy a konferencia után az elhang-

zott előadásokat megjelenteti nyomtatott vagy elektronikus formában. Az előadók biztosítása, koor-

dinálása során a szakmai szervező véglegesen eldönti az előadók személyét, időrendbe sorolja az

előadásokat. Ez az ún. időrendi tábla (Time-table), amely bekerül a konferencia körlevelébe, majd a

végleges programfüzetbe is. Az előadókkal való kapcsolattartás célja, feladata, hogy megbeszélje az

előadók technikai igényeit, egyeztesse érkezési időpontjukat, szállásigényüket. Ez alapján előadói

regisztrációs listát állítanak össze. Az előadók egy része meghívott vendég lesz, akinek költségeit a

konferencia bevételeiből fedezik.

52

4. A rendezvény arculatának kialakítása

Jelmondat meghatározása, jelképek meghatározása;

Szerzői jogok tisztázása (pl. zeneanyag esetén);

A rendezvényen részt vevők csoportosítása.

5. A rendezvényen résztvevők csoportosítása

résztvevő szervezetek,- közreműködő szervezetek,

szponzorok, támogatók,

alvállalkozók (pl. kiállításnál pavilont készítenek),

beszállítók,

hatósági és nem hatósági szervezetek, pl. tűzoltók, parkolási szervezetek.

6. Szponzor(ok) keresése

Manapság a konferenciák megszervezése elképzelhetetlen szponzor(ok) segítsége nélkül. A támo-

gatókat a szervezőknek kell felkutatniuk, bár elképzelhető, hogy ismétlődő konferenciák esetében a

szponzorok maguk jelentkeznek, illetve az elmúlt időszakhoz hasonlóan folytatni kívánják szponzo-

ri tevékenységüket. A legtöbb esetben a szponzor a támogatásáért cserébe kér is valamit, például

reklámfelületet (a konferenciateremben, az autókon), esetleg reklámajándékok szétosztását (ame-

lyek saját tevékenységét népszerűsítik), vagy kísérőrendezvény megtartásának lehetőségét (termék-

bemutató a konferenciateremhez vezető folyosón vagy különteremben).

Az előkészítés fázisában még csak elvi beleegyezést, elvi megállapodást kell kötni a szponzorokkal,

majd a szervezés fázisában kell megkötni a tényleges szponzori szerződéseket.

7. Körlevelek elkészítése és kiküldése, közzététele

Nemzetközi konferenciák körlevelei a következők:

Első körlevél (first announcement):

Értesíti a potenciális résztvevőt a tervezett konferenciáról, időpontjáról és figyelemfelkeltés céljából

a főbb, ún. „húzóelőadások” témáiról és előadóiról. Célja: felmérni az érdeklődők létszámát. A hoz-

zá mellékelt jelentkezési lapok visszaküldésével az érdeklődés nagyságáról kapunk visszajelzést.

Második körlevél (second announcement)

Bővebb tájékoztatást adunk az előadásokról, ezek tervezett időpontjáról, időtartamáról, előadójáról.

Ennek a második körlevélnek a része a jelentkezési lap.

53

A jelentkezési lap tartalmi elemei:

A jelentkező neve, munkahelye, elérhetősége. Ez fontos a létszám (esetleg névkitűző készíté-

se) miatt. A résztvevők végső listája (participant list) ez alapján készül. Nem mellékesen ez

az adatbázis lehet az alapja a következő konferencia címlistájának is.

A jelentkezővel érkező kísérők adatai. Ez azért fontos, mert ez alapján állítják össze a kísérői

programokon résztvevők létszámát.

A részvételi díj kategóriájának megjelölése. Néhány meghívott, előadó kedvezményes részvé-

teli díjat fizet, esetleg a személye, rangja vagy előadásának fontossága miatt nem is kell meg-

fizetnie a részvételi díjat.

Szállásadatok. Tudni kell, hogy kinek, milyen időtartamra, milyen kategóriában kell szállást

foglalni (egy-, kétágyas szoba, apartman, nem dohányzó stb.).

Esetleges transzferhez szükséges adatok (mikor érkezik, távozik a vendég, kér-e transzfert,

milyen szállítóeszközt küldjünk a vendégért, ha autóval jön, biztosítanunk kell-e parkolót

stb.).

Fizetési, lemondási feltételek (a vendégnek is tudnia kell, rá éppúgy vonatkozik a pénzügyi

fegyelem, mint a szervezőkre). A jelentkezési lapon a vendég az aláírásával a feltételek elfo-

gadását és teljesítését garantálja.

A szervező cég bankjának adatai (a bank neve, címe, a szervező bankszámlaszáma). Ismer-

tetni kell azokat az adatokat, amelyeket az átutaláskor a jelentkezőnek is fel kell tüntetni: a

konferencia nevét, a résztvevő nevét is (nem elég a cég, aki befizeti, hiszen a jelentkezőt és

nem a céget regisztrálják).

Különleges információk: ezek vonatkozhatnak étkezésre (pl. vegetáriánus), szállásra (túlsú-

lyos a vendég, extra méretű ágyat kér), egyéb igényre (pl. kerekesszékes a résztvevő).

A résztvevő aláírása és a kitöltés dátuma.

54

Minta a második körlevélre:

A DCD Labor és a HTE egynapos konferenciát szervez a dokumentumkezelésről, amelyen az Adobe PDF és Flash-alapú rendszere is bemutatásra kerül. A Hírközlési és Informatikai Tudományos Egyesület (HTE) Dokumentum-technológiai Szakosztálya és a DCD Labor a tavalyi DCD Extra mintájára egynapos szakmai kon-ferenciát rendez

"DCD Forte – Dokumentumkezelési újdonságok" címmel.

A címben szereplő "forte" az elektronikus dokumentumkezelés egyre erősödő szere-pére utal. Éppen ezért érdemes tájékozódni és megismerni az újdonságokat, aktuali-tásokat. A szervezők olyan előadásokat válogattak össze, amelyek bemutatják a dokumentum-, irat-, tartalomkezelés és adatarchiválás hazai helyzetét, fejlődési irányvonalait és a nemzetközi trendeket. A konferencia második felében Kőhegyi Gábor, az Adobe dokumentumkezelési technológiáinak szakértője bemutatja a PDF és Flash alapon működő Adobe Live Cycle ES dokumentumkezelő rendszert. Témák:

az archiválás jogszabályi hátterének hatása a gyakorlati megvalósításban OCR technológiák alkalmazása és kiaknázása a szkennelés során termékfejlődés az elektronikus dokumentumkezelő-rendszerekben minősített iratkezelési szoftverek megjelenése és terjedése a közigazgatás

területén.

A részvétel előzetes regisztrációhoz kötött!

Időpont: 2009. február 21. hétfő, 10:00-17:00 Helyszín: Rendezvényközpont 1103 Budapest, Kállói út 32. Részvételi díj: 7000 Ft + Áfa (helyszínen: 9000 Ft + Áfa) További részletek (például az előadások címei és időpontjai) a rendezvény webolda-lán olvashatók:

www. dcdlabor.hu/konferencia

Az előzetes jelentkezési lap is innen tölthető le, illetve innen küldhető vissza.

55

8. A konferenciára szóló meghívó elkészítésének tartalmi és formai tudnivalói

A konferencián általában csak meghívóval lehet részt venni. A meghívónak tartalmaznia kell a

meghívó szervezet nevét, a meghívott(ak) nevét, a meghívás alkalmát, témáját, indítékát, az ese-

mény helyszínét (pontos címét, esetleg megközelítésének módját is), az esemény időpontját (időtar-

tamát). Gyakran küldenek olyan meghívót is, amely programot is tartalmaz. Ilyenkor a szerkesztés-

ben a meghívást el kell választani a programismertetéstől.

A meghívó készülhet egyedi példányként vagy sokszorosítva. Egy konferenciára (amely hivatalos

összejövetel) minden meghívottnak névre szóló meghívót küldenek. Nem megfelelő, ha a név he-

lyett az Ön szót írják, mivel ez személytelen és nem udvarias forma. A konferenciára szóló meghí-

vást annak időpontja előtt 2-3 héttel illik elküldeni, ennek indoka, hogy a meghívott így be tudja

illeszteni programjába, fel tud rá készülni.

9. Árajánlat kérése a szolgáltatóktól

A rendezvény szervezője írásban is bekéri az esetleg szóban már megbeszélt ajánlatokat a konfe-

rencia alapszolgáltatásaira, a költségvetési tételekben szereplő szolgáltatások áraira vonatkozóan.

Az árajánlat bekérése még nem minősül végleges foglalásnak, anyagi kihatása nincs. Az árajánlato-

kat faxon, e-mailben, levélben vagy személyesen is benyújthatják a szervezőknek.

Szolgáltatásokra opciós foglalások is lehetségesek. Az opció: az árajánlat megadásától számított

olyan időpont, amelyen belül a döntésünket meg kell hoznunk. Az opció elsősorban helyszínekre,

de programra, személyekre, műsorokra is vonatkozhat.

Ha a megadott opciós határidő lejártáig nem jelzünk vissza az ajánlattevőnek (akár pozitív, akár

negatív választ, akár hosszabbítást kérve), akkor jogában áll a szolgáltatást, helyszínt, stb. másnak

értékesíteni. Az opció az opciót adó (szálloda, helyszín, stb.) anyagi érdekeit védi és az értékesítést

tervezhetőbbé, átláthatóbbá teszi, így a gazdálkodás biztonságosabbá válik. A második, harmadik

stb. opciós foglalás azt jelenti: ha az általunk kért helyszínt ugyanarra az időpontra előttünk már

másnak kiajánlották (akiknek szintén van opciós határidejük), akkor várólistára kerülünk. Ameny-

nyiben az első opciós kéri a helyszínt, úgy az őt illeti meg, amennyiben él az opciós lemondásával,

úgy automatikusan a második opciós foglalás lép az első helyre. Vannak kiemelt időszakok (pl.

Forma1-verseny), amikor sokadik opciós helyet is kiadnak, vagy ha egy olyan rendezvényről, kon-

ferenciáról van szó, amit több szervezőirodával is pályáztatnak.

10. Közlekedés – transzfer megszervezése

Minden jelentkezőnek a programmal együtt el kell küldeni egy ismertetőt arról, hol található a kon-

ferencia helyszíne, hogyan lehet oda eljutni (tömegközlekedés, taxi-állomások helye, esetleg tele-

fonszám, amelyen taxit lehet rendelni). Amennyiben a vendég autóval érkezik, tudnia kell a parko-

lás lehetőségéről (hol parkolhat, milyen feltételekkel, van-e VIP-parkoló, van-e kell parkoló-

személyzet). Ha a transzfert a konferencia-szervező saját (vagy bérelt) járművel (autóbuszok, gép-

kocsik) oldja meg, elegáns, ha egyforma járművek szállítják a vendégeket. Ilyen esetben szerencsés

egységes jelzést alkalmazni, például a szélvédőn a rendezvény logója, a jármű sorszáma (amelyet a

meghívóban, programban személyre szólóan meghatároztunk), de címkézni lehet akkor is, ha meg-

határozott, hogy ki hová hajthat be (például többhelyszínes rendezvény esetében).

56

11. Technikai szolgáltatások végleges megrendelése

Az előadók igényeinek visszajelzése után, a résztvevők várható létszámának ismeretében megren-

delhető a végleges technika (hangosítás, konferencia-berendezések stb.), tolmács (esetleg szinkron-

tolmács).

12. Sajtónyilvánosság

A konferenciák különböző mértékű sajtónyilvánosságot igényelhetnek. Szükség lehet sajtószolgá-

latra. A konferencia belső sajtószolgálatának ellátása: pl. konferencia-újság szerkesztése, kiadása,

napi sajtófigyelés és hírtájékoztató a résztvevők számára, fotószolgálat stb. E feladatok ellátása cél-

jából a sajtószolgálatnak rendelkeznie kell a rendezvény témájával és eseményeivel kapcsolatos

minden kiadható információval. Élő kapcsolatot kell tartania a sajtó- és hírközlő szervekkel.

(Megkülönböztetünk sajtótájékoztatást és sajtókonferenciát. A sajtótájékoztatón általában egyetlen

témáról esik szó, egyetlen bejelentést történik. Ebben az esetben a sajtó képviselői is állnak, hiszen

az egész pár perces időtartamú. A sajtókonferencia nagyobb méretű rendezvény, ahol a sajtó képvi-

selői is ülnek, időtartama általában 30-40 perc. A tájékoztató és a sajtókonferencia után a sajtó kép-

viselői kérdéseket tehetnek fel a jelenlévőknek.)

13. Költségvetés elkészítése

A költségvetés elkészítése akkor lehetséges, ha már a következő információk a birtokunkban van-

nak.

összes bevétel: fizető résztvevők, szponzori pénzek, saját erő stb.)

kiadások.

Az előkalkuláció költségtételei:

Bérleti díjak (szálloda, terembérlet stb.),

Közlekedési költségek (autóbusz, gépkocsi bérleti díja, parkolás, behajtási engedély stb.),

Étkezési költségek,

Szolgáltatási díjak (pl. tolmács),

Egyéb programok költsége,

Technikai berendezés költsége,

Hostessek, hostok, biztonsági személyzet díjazása,

Ajándékok költsége,

Nyomdai és egyéb információhordozók költsége,

Tartalékalap.

A költségvetést mindig úgy kell elkészíteni, hogy a váratlan (előre nem látható) kiadásokra tartalé-

kolni kell bizonyos alapot.

57

14. Egyéb szolgáltatások megszervezése

Egyéb szolgáltatások közé tartozik például a hírközlési lehetőségek biztosítása (internet-

hozzáférés), iratkészítés biztosítása (számítógép, nyomtató, fénymásoló, sokszorosító); elsősegély

biztosítása (konferencia jellegétől függően), biztonsági szolgálat megszervezése.

Nagyon fontos, hogy azokat a telefonszámokat (a mellékeket is), amelyekre a konferencia résztve-

vőinek szüksége lehet, a konferenciaszervezők előzetesen megismerjék, és azokat a konferencia

programfüzetében feltüntessék. Kényelmes megoldás, ha a konferenciát egy olyan szállodában ren-

dezzük meg, amely biztosítani tudja a konferenciához szükséges valamennyi feltételt (infrastruktú-

ra, humán erőforrás stb.). Ebben az esetben a szállodának eleget kell tennie a következőknek:

A szállodának a konferencia igényeinek megfelelő méretű nagyteremmel, több kisteremmel

és kizárólag a konferencia résztvevőinek mozgását biztosító közlekedőterekkel kell rendel-

keznie.

Az összes teremben biztosítani kell a megfelelő szellőzést, a fűtést és a légkondicionálást.

Lehetőség szerint az ezekhez tartozó berendezéseket a teremből is lehessen szabályozni (lehe-

tőleg egyedileg).

A termeknek természetes megvilágítással és megfelelő központi és helyi megvilágítással kell

rendelkezniük (valamint bárhol hozzáférhető kapcsolókkal, elegendő számú elektromos fog-

lalattal és tartalék hosszabbító-kábelekkel stb).

Meg kell oldani az üléstermek elsötétítését.

A nagyteremben – és lehetőség szerint a többi ülésteremben is – biztosítani kell az alapvető

színpadtechnikai és audiovizuális, multimédiás eszközöket. A konferenciák lebonyolításához

gyakorlott műszaki szakemberek közreműködésére van szükség. A technikai személyzet és az

előadók közötti kapcsolatot meg kell teremteni.

Az üléstermeknek elég magasnak kell lenniük ahhoz, hogy a vetítővászon vagy az interaktív

tábla a hátsó sorokból is jól látható legyen.

Ahol az üléstermek oszthatók, a szeparálásnak egyben megfelelő hangszigetelést is kell jelen-

tenie.

A konferenciaszervezőknek ismerniük kell az összes terem kapacitására vonatkozó adatokat.

Elengedhetetlenül fontos kellék az üléstermek méretarányos alaprajza. Az alaprajzon fel kell

tüntetni a világítás- és fűtéskapcsolók, az elektromos csatlakozók és telefondugaszok helyét, a

különböző ülésmódozatokat, a székek számát, az oszlopok (pillérek) és más akadályok helyét,

az ajtókat, ablakokat, faliszekrényeket és a vészkijáratot.

A szervezők számára zárható raktárhelyiséget és azok kulcsait már legalább 24 órával a kon-

ferencia kezdete előtt és az alatt végig kell biztosítani. Lényeges, hogy széfet is igénybe le-

hessen venni.

A szervezők és a konferencia titkársága részére irodákat kell biztosítani a fő ülésterem köze-

lében.

A szálloda vezetőségében helyt kell kapnia egy konferencia-menedzsernek is, akinek elsődle-

ges feladata a kapcsolattartás a szálloda üzemeltetői és a konferenciaszervezők között. A kon-

ferencia-menedzsernek kell gondoskodnia arról, hogy a szálloda személyzete megfelelően tá-

jékozott legyen a konferenciák és a konferenciaszervezők speciális igényeit illetően.

58

A szálloda konferencia-menedzserének – akinek teljes mértékben tisztában kell lennie a szál-

loda által vállalt kötelezettségekkel – a konferencia ideje alatt, de már a szervezés, a berende-

zés időszakában is folyamatosan elérhetőnek kell lennie, hogy koordinálhassa a hotel külön-

böző részlegeinek a munkáját, elháríthasson minden apró akadályt még mielőtt azok megold-

hatatlanná válnának, s hogy meg tudjanak beszélni minden szükséges változtatást a konferen-

ciát szervezőkkel.

A szálloda vezetőségének dolga a személyzet valamennyi tagjának ellenőrzése; a konferen-

ciaszervezőnek ne kelljen olyan dolgokért „könyörögnie”, netán külön fizetnie, ami egyéb-

ként a hotel személyzetének a feladata.

A szálloda vezetőségének tájékoztatnia kell a konferenciaszervezőket a hotel tűzvédelmi és

biztonsági előírásairól.

Amennyiben a delegátusok a szálloda éttermében étkeznek, akkor vagy külön területet kell

számukra fenntartani, vagy egyéb intézkedéseket kell tenni: különösen a reggelinél kell

ügyelni a delegátusok pontos, és a megállapított időkereten belül történő kiszolgálására.

A konferencia résztvevőinek kiszolgálását nem lehet a többi vendégnek alárendelni.

Ajánlott külön ruhatár és elkülönített (de azonnal látható és könnyen megközelíthető) regiszt-

rációs pult.

A konferenciaszállodában megfelelő eligazító-táblákat kell kihelyezni, amelyek segítségével

az üléstermek és más konferenciaszolgáltatások könnyen megtalálhatók.

A konferencia szolgáltatásait a mozgáskorlátozottak számára is elérhetővé kell tenni.

Az üléstermeket és a konferenciához kapcsolódó egyéb területeket minden nap, az ülés kez-

dete előtt ki kell takarítani. Szeméttartóknak és a hulladék eltakarításához szükséges eszkö-

zöknek folyamatosan rendelkezésre kell állniuk.

15. Visszaigazolás, szerződéskötés

Visszaigazolás Extra és ritkán előforduló programok esetében mindig ki kell várni a szolgáltató visszaigazolását,

mert csak akkor lehet megalapozottan szerződést kötni.

Szerződéskötés Szerződés létrejöhet:

alvállalkozóval: keretszerződés vagy esetenkénti megbízás formájában

szolgáltatóval: megrendelés vagy adásvételi szerződés formájában

16. A technikai forgatókönyv elkészítése

A szervezőbizottság feladattervet határoz meg a saját maga, továbbá az albizottságok, a rendezvény

lebonyolításában résztvevő alvállalkozók, munkatársak, külsős személyek részére, ami az esemény-

nyel kapcsolatos célok és elvárások összefoglalása (rögzíti a feladatokat, a határidőket, név szerint

kijelöli a felelősöket).

59

Technikai forgatókönyv: Felelősök kijelölése

Helyszín, időpont megválasztása

Helyszín szóbeli, írásbeli lefoglalása

Helyszín felmérése (termek)

Helyszínbejárás

Szinkrontolmács berendezése (pihenőszoba, fordítandó téma vázlatosan)

Hangosítás, mikrofonok

Sajtó és hírközlő szervek

Parkolóhelyek biztosítása

Étkezési lehetőségek

Beléptetések a biztonsági előírások figyelembe vételével

Szervezők, hostessek (egyenruha, stb.)

Pénzváltás lehetősége

Utazási jegyek, repülőjegyek esetleges cserelehetősége (legyen lehetősége)

Orvosi ellátás biztosítása

Nyomdai munkák (elképzelés - grafikai tervezés – nyomdai tervezés - kivitelezés) / nagy tel-

jesítményű sokszorosító

Kitűzők elkészítése (személyek megkülönböztetése, funkciók)

Ajándékozás ki által?

Időpont elképzelések

A rendezvény egész ideje alatt folyamatos információ-áramlás a hostessekkel, szervezőkkel.

Kommunikációs eszközök a konferencia-teremben

A szervezési feladatok közé tartozik a felhasználandó szemléltető, illetve segédeszközök előkészíté-

se, működésük ellenőrzése. A partnerek bizalmának elnyerése, a kedvező benyomás érdekében a

tárgyalótermek berendezésekor nemcsak a bútorzatra, hanem a technikai felszereltségre is figye-

lemmel kell lennünk. Ma már a gyártók olyan egységes rendszereket kínálnak, amelyeknél egyetlen

kivetítő berendezés látja el az összes megjelenítési feladatot, így nincs szükség külön írásvetítőre,

televízióra, monitor-kivetítőre. A képi megjelenítést jó minőségű hangzásnak kell támogatnia an-

nak érdekében, hogy ne keletkezzen kommunikációs zavar még akkor sem, ha idegen nyelven fo-

lyik a megbeszélés. Megtalálhatók a piacon olyan konferencia-rendszerek, amelyek kifejezetten az

emberi hangra érzékenyek és nem erősítik fel az egyéb környezeti zajokat. A rendszerhez tolmács-

csatorna, telefon vagy akár szavazó-gépek is hozzákapcsolhatók, tovább növelve a gyors és ered-

ményes kommunikáció lehetőségét.

Egyre több helyen használják a videokonferencia-berendezést, amely lehetővé teszi a közvetlen

kommunikációt több felhasználó között, egymástól távol lévő helyszínek összekapcsolásával. A

beszélgetés közben nemcsak a tárgyalópartner arcát, gesztusait láthatjuk, de mód van képi anyagok,

grafikonok, táblázatok, egyéb dokumentumok továbbítására is. A videokonferencia különösen az

egymástól földrajzilag távol eső szervezeti egységek összekapcsolásának kitűnő eszköze, hiszen

meggyorsítja a cégen belüli kommunikációt, a döntéshozatalt.

60

Interaktív tábla

Egy termékben négy funkció:

Vetítőfelület

Fehértábla, szárazon törölhető filctollal írható, törölhető

Táblamásoló: a kapcsolat számítógépen a táblára írt szövegek és rajzok grafikus fájlként ke-

zelhetők, elmenthetők, kinyomtathatók, módosíthatók.

Interaktív tábla PC kapcsolattal és projektoros vetítéssel: a tábla felületéről a PC minden

funkciója vezérelhető (touch screen – akár az ujjunk érintésével is), mint egy vezeték nélküli

egér. A vetített ábrába (bármilyen alkalmazásban: Word, Excel, PowerPoint) az előadó bele-

írhat, belerajzolhat, az On screen klaviatúra segítségével a programokba adatokat gépelhet.

Akár kétméteres képátlóval is kapható.

Az interaktív rajztábla kellékei:

elektronikus toll: kábel nélküli, akkumulátoros toll, amelybe a hagyományos szárazon töröl-

hető filctollat lehet beletenni,

radír: olyan kombinált elektronikus és hagyományos száraz radír, amely egyszerre törli a táb-

la felületét és a számítógépen tárolt adatokat,

szoftver ikonok: az interaktív rajztábla két szélén elhelyezett ikonok egyszerűen használható-

ak: az elektronikus tollal a megfelelő ikonra kell kattintani,

WhiteBoard-szoftver: a fehér táblára írt minden adatot valós időben rögzít a számítógép. A

felvett anyag – mint egy film – bármikor visszajátszható. A tábla felületéről „pillanatfelvétel”

készíthető, és az bemásolható valamelyik alkalmazásba.

61

Projektor

Számítógép képernyőjének kivetítésére szolgál

Kivetítési távolság: 1,2 m – 10 m

Távvezérlő tartozik hozzá

Lézeres mutatópálca

Episzkóp:

Könyv és kép kivetítésére szolgál (A/4). Maximum 5 cm vastag tárgy felületét képes kivetíteni

Térkép felületén mozgatva, az is kivetíthető. Ma már kevésbé használatos

Videotechnika

Mára általánossá vált – egyszerű kezelhetősége és elérhető ára alapján – a videoberendezések hasz-

nálata. Az általános célú alacsonyabb minőségi igényeket kielégítő berendezések mellett megtalál-

hatók professzionális igényeknek eleget tevő berendezések is, ezek jóval drágábbak. Napjainkban a

képmagnó iránt az érdeklődés csökken, ennek oka a dvd-lejátszók elterjedésével magyarázható.

62

A diavetítő

Az állóképvetítő felhasználását behatárolja, hogy csak statikus állapotok, fázisképek bemutatását

teszi lehetővé.

Hangosított diasorozatok, diaporáma műsorok, PowerPoint-prezentációk

Olyan információhordozók, amelyek szoros tartalmi kapcsolatban álló hang-, illetve képanyagot

tartalmaznak. A hangosított diasorozat, diaporáma helyett ma már inkább PowerPoint-os pre-

zentációkat használnak.

Az írásvetítő

Az írásvetítő átlátszó, átvilágítható pozitív képek, modellek kivetítésére szolgáló berendezés. Kiala-

kítása: helyhez kötött vagy hordozható. Mindkét kialakítás nagy fényerővel, a terem elsötétítése

nélkül alkalmas előadások kiszolgálására. A vetítők fényerejének növelését az is szükségessé tette,

hogy velük LCD számítógépes felületek is kivetíthetők legyenek. Az írásvetítő hatékony, eredmé-

nyes használatához fóliaképek (transzparensek) szükségesek.

Tolmácsberendezés

Ha a részvevők több nyelvterületről érkeztek, tolmácsberendezés és szinkrontolmács(ok) alkalma-

zása szükséges.

A konferencia lebonyolítása

A konferencia lebonyolítása igen nagy koncentrációt, szervezettséget, sok esetben higgadt, tervsze-

rű cselekvést megkövetelő feladat. Nem mindenki képes egy konferencia megszervezésére és lebo-

nyolítására, hiszen sok embert kell irányítani, sok eseményt kell elindítani, figyelemmel kísérni.

A konferencia utáni feladatok

Az egyik legfontosabb feladat a számlák kifizetése (pl. a külső szállítóknak, szolgáltatóknak, autó-

busz-társaságnak, fotósoknak, hostesseknek stb.)

Ahol veszteség van, ott hiba történt az előzetes kalkulációnál, vagy esetleg drasztikus árfolyamvál-

tozás következett be, illetve előre nem látható költség merült fel, ami veszélybe sodorta a nyeresé-

ges költségvetést.

Záróértékelés

Az összefoglaló jelentés tanulságokkal szolgál a soron következő rendezvények előkészítéséhez és

megszervezéséhez. A záróértékelés:

tényszerűen magában foglalja a történteket,

értékelést ad a kitűzött érdemi célok megvalósításáról,

elemzi a költségeket és bevételeket,

értékeli a szervezők és munkatársaik tevékenységét,

javaslatot tesz hasonló rendezvények újbóli megrendezésére és annak formájára,

intézkedik a profitról vagy veszteségekről.

63

Az utókövetés (follow up) megtervezése

Kérdőív A rendezvény végén érdemes átadni a partneriroda képviselőjének egy (a bonyolítás nyelvén írt)

értékelő kérdőívet és megkérni arra, hogy a jövőbeni munka megkönnyítése érdekében töltse ki.

A kitöltött kérdőíveket minden esetben gondosan át kell olvasni és értékelni a későbbi munkákhoz.

Referenciadosszié

Minden rendezvény méretétől függetlenül tapasztalatszerzésre nyújt lehetőséget. Fontos a jegyzete-

ink, munkapapírok lefűzése időrendi sorrendben, ami nagy hasznunkra lehet a pénzügyi elszámolás

időszakában, vagy ha egy következő alkalommal hasonló típusú munkafázissal szembesülünk. Ebbe

a dossziéba kell tenni a vendégektől és a megismert szolgáltatóktól kapott névjegyeket, a megma-

radt fotókat, mintanyomtatványokat, prospektusokat. Ehhez manapság nagy segítséget nyújt a szá-

mítógépek használata, ami az adatok tárolására kitűnően alkalmazható és az egész munkafolyamat

alatt nagy segítséget nyújt. Ma már elképzelhetetlen a hatékony szervezőmunka számítógép haszná-

lata nélkül.

64

Kétoldalú tárgyalás megszervezése

Programszervezés

Nem közömbös, hogy a hivatalos tárgyalásokat folytató delegációk, tárgyaló felek milyen összképet

alkotnak a vendéglátókról. Látogatásuk érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de ezt pontos

szervezőmunkának kell megelőznie, mert hiába sikeres a tárgyalás, ha a vendéget nem megfelelő

szinten fogadják, nem megfelelő a szállodai elhelyezése, nincs ott idejében a gépkocsija, ha elkésik

a következő helyszínen lévő tárgyalásáról, stb. Ilyen esetben azt fogja mondani, hogy nagyon szer-

vezetlen volt minden, és ezzel a kellemetlen élménnyel fog elutazni.

A tárgyalópartnerek érkezését megelőző feladatok (a találkozó előkészítése)

A sikeres hivatalos tárgyalások érdekében háttér-információkat kell beszerezni, így lehet fel-

készülni pontosan a tárgyaló feleknek a megbeszélésekre. Tudakozódni kell többek között az

iránt, hogy a vendégeknek van-e az ajánlott programmal kapcsolatban valamilyen kívánsá-

guk, kivel óhajtanak találkozni.

Egy-két üzleti partnerrel a vezető a saját szobájában is tud tárgyalni, de nagyobb létszám ese-

tén külön helyiségre van szükség. Külön tárgyalóteremre nemcsak nagyobb létszámú tárgya-

lópartnerek megbeszélésekor lehet szükség, akár két-három ember is elvonulhat külön terem-

be, hogy zavartalanul tudják a megbeszélésüket folytatni.

Ha a tárgyalásra a mi munkahelyünkön kerül sor, akkor megfelelően előkészített helyiségről

kell gondoskodni (tiszta levegőjű, megfelelő hőmérsékletű, kellően megvilágított helyiség),

amelyik megfelel a tárgyalófelek létszámának. A teremnek is, a vezető szobájának is a kon-

szolidáltságot kell árasztania. Ehhez hozzátartozik a tisztaság, a székek kényelmessége, a

technikai eszközök korszerűsége. A kellemes légkör mindenkire jó hatással van, és ha jól érzi

magát a tárgyalópartner, akkor várhatóan könnyebben lehet vele tárgyalni, megegyezni.

A jó közérzetet a kellemes tárgyalóhelyiség mellett a vendéglátás megfelelő módja, színvona-

la is segíti. Általában aprósüteményt (sósat, édeset), esetleg szendvicset, üdítőitalt, kávét vagy

teát szokás kínálni. Ezek között van, amit előre be lehet készíteni az asztalra (vagy egy kis

asztalra), és van, amit nem viszünk be a tárgyalás megkezdése előtt. Arra is gondot kell fordí-

tani, hogy a bekészített étel, ital elfogyasztásához szükséges eszközök rendelkezésre álljanak.

Azt is meg kell tudni, hogy a vendégek milyen témák iránt érdeklődnek, így ezek ismeretében

lehet megszervezni a szabadidős programot (ha kell).

65

A tárgyaló felek fogadása, bemutatása

Meg kell szervezni a vendégek fogadását, tehát hogy ki fogja várni a vendégeket és pontosan

hol. Célszerű olyan helyet megbeszélni, amit könnyen megtalálnak, és onnan elvezetni a tár-

gyalás helyszínére őket.

A bemutatás történhet egy harmadik fél segítségével (ez lehet az a személy, aki fogadta a de-

legációt). A bemutatás hivatalos életben a protokoll szükségszerű tartozéka, a társasági érint-

kezésben a kapcsolatteremtés nélkülözhetetlen és gyakori formája. A tárgyaló fél megérkezé-

sekor a rendezvény szervezésével megbízott személy – udvarias szavak kíséretében – bemu-

tatja egymásnak a tárgyaló feleket, akik esetleg átadják egymásnak a névjegykártyájukat,

amit illik elolvasni és úgy eltenni. A névjegykártya használata az üzleti életben elengedhetet-

len, és sok esetben megkönnyíti, egyszerűbbé teszi a munkát.

Kétoldalú tárgyalásokon a delegációvezetők kötelessége, hogy bemutassák kollégáikat vagy a

delegáció tagjait, név és rang szerint. A bemutatásra a kölcsönös üdvözlés után, az érdemi

tárgyalási témákra való rátérés előtt kell sort keríteni.

A bemutatás sorrendje: a fiatalabbat az idősebbnek, a férfit a nőnek, az alacsonyabb rangút a

magasabb rangúnak kell bemutatni.

Gyakran elkövetik azt a hibát, hogy a bemutatottak maguk is bemutatkoznak. Ez fölösleges.

Minden programnak van egy főfelelőse, aki összefogja, átlátja az egész eseményt, az esetek

többségében a protokollos. A többiek részfeladatokat kapnak. Csak annyi intézkedést tegye-

nek, amennyire felhatalmazásuk van.

A protokollosnak mindig törődnie kell azzal, hogy az alkalomhoz illő, egyszerű, elegáns, tisz-

ta legyen az öltözete és ápolt a frizurája. A protokollosnak határozottnak kell lennie. Ő ellen-

őriz mindent. Legyen udvarias, figyelmes, tudjon az állandóan változó helyzetben gyorsan

dönteni. Érzelmi megnyilvánulásoktól mentesen kell beszélnie, cselekednie. Ha ideges, ezt a

vendégek nem vehetik észre. A protokollos magatartása tükrözze a kellő szakmai és általános

műveltséget, a jó ízlést és a kiegyensúlyozott lelkialkatot.

Tárgyalás lebonyolítása

A szervezők az előzetes forgatókönyvek alapján segítik a tárgyalás lebonyolítását, de annak irányí-

tója a tárgyalást kezdeményező cég, intézmény vezetője.

Tárgyalás befejezése utáni teendők

Ha a tárgyalás eredményes volt, és szükséges a megállapodás(ok) rögzítése, akkor szerződés, jegy-

zőkönyv készítése, esetleg közlemény kiadása szükséges.

A tárgyalás utókövetése nem követelmény (mint például egy kongresszus, konferencia esetében).

Összefoglalva tehát: a tárgyalás folyamatának különböző szakaszai vannak:

A tárgyalás kezdeményezése (megállapodás az időpontjában, a helyében és a tárgyában);

A tárgyalásra való felkészülés (információk szerzése, a cél eldöntése);

Találkozás a megbeszélt időpontban és helyen (üdvözlés, udvariassági formulák, semleges

témáról való beszélgetés kezdeményezése);

A tárgyalás megkezdése, lebonyolítása (indítás, ajánlattétel, engedmények, alku);

Megállapodás;

Tárgyalás lezárása, utólagos rögzítése (pl. szerződés, jegyzőkönyv stb.).

66

Értekezlet szervezése

A munkahelyi értekezleteket az egyszerűbb események közé soroljuk szervezés tekintetében, mert

vannak nagyobb, sokrétű szervezőmunkát igénylő rendezvények, programok (pl. konferenciák,

kongresszusok stb.). Értekezletet azért tartunk, hogy a résztvevők (általában a munkahely dolgozói)

információkat kapjanak a vezetőktől, elmondják véleményüket a napirendi témában, hogy megtalál-

ják az aktuális problémára a megoldást. Összehívását általában a vezető kezdeményezi, és többnyire

ő vállalja a levezetését is.

Az értekezlettel kapcsolatban tisztázni kell a következőket:

kik a résztvevők,

hol és mikor tartják,

mi a tárgya,

ki vezeti le,

kb. mennyi ideig tart,

ki vezeti a jegyzőkönyvet, illetve ki készíti a feljegyzést,

kell-e előzetesen információs anyagot eljuttatni a résztvevőknek (az előző értekezletről ké-

szült jegyzőkönyvet, feljegyzést, napirendi programot, egyéb írásos anyagot).

Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása több-kevesebb szervezőmunkával jár, amit a tennivalók

mennyiségétől függően bíznak rá 1-2 szervezőre.

A szervező feladatai

Ha a munkahelyen van ilyen célra fenntartott terem (tárgyaló), akkor le kell foglalni a termet.

Ezután értesíteni kell a résztvevőket az időpontról, a témáról. Ezt célszerű az összejövetel

előtt 5-6 nappal megtenni, különösen akkor, ha olyan írásos anyagot is kapnak a résztvevők,

amelyet el kell olvasniuk még az értekezlet előtt.

A szervezőnek az értekezlet napján meg kell néznie, hogy a tárgyalóterem berendezése, hő-

mérséklete, szellőztetése, tisztasága megfelelő-e.

Ha az értekezlet vezetőjének szüksége van a beszámolójához valamilyen szemléltetőeszközre,

akkor azt is meg kell néznie, hogy a helyén van-e, megfelelően működik-e.

Fel kell kérni a jegyzőkönyv vezetésére valakit.

Ha szükséges, gondoskodni kell kávéról, üdítőről, esetleg szendvicsről stb.

Az értekezlet vezetőjének feladatai

Az értekezlet vezetőjének alapvető feladata a kollektív aktivitás kiváltása. Ezt segíti az ő jó

problémafelvetése, a mások kezdeményezése iránti fogékonysága. Növelhetik (vagy csök-

kenthetik) a résztvevők aktivitását az értekezlet vezetőjének kommunikációs megnyilvánulá-

sai (a nyugalma, figyelme, az egyértelmű megfogalmazása és főként a témában való felké-

szültsége).

Jó szervező- és irányítókészség szükséges ahhoz, hogy az értekezlet hatékony legyen, min-

denki szót kapjon, aki érdemben kíván hozzászólni, de felesleges „szócsépléssel” ne menjen

el az idő.

Az értekezletről készült írásos dokumentumok

Az értekezletről általában készíteni kell írásos anyagot (szándéknyilatkozat, szerződés, jegyzőkönyv

vagy feljegyzés), ezért az ezzel kapcsolatos tennivalókat meg kell beszélnie a szervezőnek azzal a

munkatárssal, aki megfelelően tudja elvégezni ezt a feladatot. Előfordul, hogy a megbízott személy

jó gyorsíró, illetve gyakorlata van abban, hogy mit, hogyan jegyezzen fel, és nem okoz neki gondot

a feladat megoldása. Az is lehet, hogy az értekezleten elhangzottak rögzítéséhez diktafonról kell

gondoskodni, amiről aztán utólag készül jegyzőkönyv vagy feljegyzés (esetleg mindkettő). Ha az

értekezleten magnófelvétel rögzíti az elhangzottakat, akkor az értekezlet elején a résztvevők bele-

egyezését kell ehhez kérni.

67

Sajtórendezvények szervezése

A rendezvényeknek gyakran kiegészítője valamilyen sajtórendezvény, amely a médiával való kap-

csolattartás eszköze. Speciális célcsoportnak tartják, célja az információ-átadás.

A sajtókapcsolatok alapelvei

A sajtótól való kategorikus elzárkózás soha nem lehet indokolt. A "nem nyilatkozom" elutasítás

helyett célszerűbb az udvarias stílusban adott kitérő válasz, a konkrét és részletes tájékoztatás kilá-

tásba helyezése egy későbbi időpontra. A hiteles és pontos tájékoztatást az állami szervek, a társa-

dalmi szervezetek és az egyesületek kötelesek elősegíteni. Ezt a kötelességet törvény is előírja.

Adott vállalat, intézmény kijelölheti, hogy a tájékoztatásra az intézménynél, vállalatnál ki jogosult.

A média szerepe a rendezvényszervezésben:

innen értesülhetnek az érdeklődők a rendezvényről (reklám)

itt jelenik meg annak visszhangja is.

Reklámok a médiában:

nyomtatott sajtó (tartalom, gyakoriság, méret, elhelyezés);

szabad- és zárttéri reklámok (plakátok, vetített reklámok, járműreklámok);

rádió (országos és helyi csatornák);

televízió (magas presztízsű reklám);

mozi (kettős befogadói szituáció: a filmet meg akarják nézni, a reklámot kénytelenek);

Internet (a célközönség könnyen megtalálható, magas presztízsű).

A sajtórendezvények fajtái:

sajtótájékoztató,

sajtókonferencia,

sajtófogadás,

sajtóreggeli, -ebéd, -vacsora,

sajtó-háttérbeszélgetés.

1. A sajtótájékoztató:

rövid ideig tart, ezért a meghívottakat nem szükséges leültetni

kizárólag előre meghatározott kérdésekről szól,

az előkészítésben a meghívón kívül esetleg tájékoztatóanyagot is küldenek,

a lebonyolításakor fontosak a kényelmes körülmények (mindenki jól lásson és halljon min-

dent),

a tájékoztatás legyen korrekt és teljes körű (hiszen a résztvevők nem tehetnek fel kérdéseket),

a fotósoknak megfelelő helyet kell biztosítani,

az utómunkák közé tartozik a sajtófigyelés, annak értékelése, hogy mennyire volt korrekt a

sajtóban megjelent anyag.

A sajtótájékoztató menete:

hivatalos üdvözlés,

a sajtótájékoztató céljának, témájának ismertetése,

a tájékoztatást adó bemutatása és felkérése a tájékoztató megtartására,

köszönetnyilvánítást a sajtónak a megjelenésért, elbúcsúzás, esetleg meghívás a következő

sajtótájékoztatóra.

A sajtótájékoztató levezetése a sajtófőnök feladata. Ha nincs állandó sajtófőnök, akkor valakit ki

kell jelölni erre a feladatra.

68

2. A sajtókonferencia

A sajtókonferenciát legcélszerűbb a délelőtti órákra kitűzni (10 vagy 11 óra), hogy a tájékoztatón

elhangzottakról lapzártáig lehessen írni, hogy az a másnapi újságokban megjelenhessen. Az össze-

jövetel időtartama általában: 30-60 perc, fontos, hogy csak a lényegre szorítkozzanak a tájékoztatást

adó hivatalos emberek. Szünetre általában nem kerül sor. A sajtókonferencia, tájékoztató helyszínén

információs, vagy háttéranyagot és egyéb írásos dokumentációs anyagot szoktak elhelyezni. Ezek

terjedelme összességükben két esetleg három gépelt oldal legyen, gondosan szerkesztve, amely tar-

talmazza a legfontosabb tényeket, információkat, számokat. Ezek közül az újságíró választja ki az

általa legfontosabbnak ítélt részeket. A sajtókonferencia levezetése a sajtófőnök feladata. Ha nincs

állandó sajtófőnök, erre a feladatra alkalmilag nevezhető ki megfelelő személy. Az ő feladata a

vendégek fogadása, elhelyezése, a sajtókonferencia megnyitása és levezetése.

A sajtókonferencia menete:

a hivatalos üdvözlés,

a rendezvény alkalmának ismertetése,

a nyilatkozatot adó bemutatása és felkérése a nyilatkozat megtartására,

a nyilatkozat után a sajtó képviselőinek felkérése kérdések feltevésére, valamint ezekhez és a

válaszokhoz a szó megadása,

a konferencia végén a köszönetmondás a nyilatkozatért, a megjelenésért, elbúcsúzás a meghí-

vottaktól, vagy azok meghívása a sajtókonferenciát követő fogadásra.

Vendéglátás: mindig az anyagi lehetőség függvénye, hogy milyen szintű vendéglátást biztosítunk a

tájékoztatást adók, a résztvevő újságírók és a vendégek részére. Legyen ásványvíz, aprósütemény

esetleg pogácsa, ezen kívül kínálhatunk kávét, teát, esetenként szendvicset. Ha moziszerűen van

berendezve a terem, külön asztalon helyezik el. A reprezentatív (vagy reklám jellegű) sajtókonfe-

renciát állófogadás zárhat.

3. A sajtófogadás: ünnepélyes alkalom, sajtótájékoztató vagy sajtókonferencia után szokás rendez-

ni.

4. A sajtóreggeli, -ebéd, -vacsora: „étkezéssel egybekötött informálisabb jellegű sajtóesemény,

mely alkalmas arra, hogy egy bizonyos témát részletesebben megismertessen a meghívott újság-

írókkal, akik informális beszélgetés során nyernek betekintést az adott téma részleteibe.

5. A sajtó-háttérbeszélgetés: szintén egy speciális sajtótájékoztató. A háttérbeszélgetés műfaja

alkalmas arra, hogy egy adott témát mélyebben, részleteibe menve ismerjenek meg a főleg az adott

területtel foglalkozó szakújságírók. A háttérbeszélgetés informálisabb sajtóesemény, célja háttéris-

meretek átadása, részletek tisztázása. Legtöbb esetben szűkebb szakmai közönség informálisabb

közegben történő tájékoztatását jelenti.”7

7 http://ktnye.akti.hu

69

MELLÉKLET

Az üzleti élet ajándékozási szokásai

Ajándéknak tekinthető az a dolog, amivel másoknak örömet szerzünk, általában nem várunk érte

viszonzást. Az örömteli ajándékozáshoz viszont megfelelő alkalom és jól megválasztott ajándékra

van szükség.

Az ajándékozás az ember közösségek kialakulásával párhuzamosan vált társadalmi szokássá, így a

rá vonatkozó szabályok is – erkölcsi normák, hatósági előírások, üzleti megfontolások – a társadal-

mi viszonyok függvényében változtak. A történelem folyamán uralkodók ajándékoztak egymásnak

országokat, várakat, falvakat, s velük együtt embereket is. A korok szokásai változtak. Volt idő-

szak, amikor a követek, vagy a hivatalos küldöttek kötelezően vittek ajándékot, sőt ennek nagysága

és értéke alapján ítéltettek meg országok, uralkodók egymás közötti kapcsolatai.

A hivatalos ajándékozás - reprezentáció - szokásaiban 3 kategóriát különböztetünk meg:

- állami ajándék,

- lekötelező ajándék,

- figyelmességi ajándék.

Az állami ajándék diplomáciai protokolláris kérdés. Nem személyeknek szól, hanem az országnak,

ill. az ország illetékes tisztségviselőjének, aki viszont hivatalának lejártával rendszerint közkinccsé

teszi a kapott ajándékokat.

A lekötelező ajándék tekintetében a legrégebbi jogrendszerek is előírtak olyan intézkedéseket,

amelyek az állami hivatalnokok tisztességének megóvására voltak hivatottak.

A lekötelező ajándék jelentős értéket képvisel, bizonyos vagyoni gyarapodást eredményez, és az

ajándékozottban a lekötelezettség érzését kelti. Adható személyre szólóan, vagy cégnek, intéz-

ménynek. Könnyen válik a megvesztegetés eszközévé, máshol viszont jelentős üzletkötés értékes

ajándékok nélkül el sem képzelhető.

A lekötelező ajándék visszautasítása nehéz perceket okozhat, amelyből a határozottság és az udva-

riasság segíthet ki – elkerülve a még nehezebb perceket. Amennyiben az ilyen ajándékot postán

vagy küldönccel küldik, azonnal vissza kell küldeni.

A figyelmességi ajándék jelkép, amely utal a kapcsolat kellemes vagy hasznos voltára, emlékeztet

az adott országra, cégre, személyre, a közös munkára. Értéke viszonylag csekély.

Az ajándék kiválasztása az előírások ismeretén túl is sok tapintatot, jó ízlést, figyelmet igényel.

Kiindulási szempontok lehetnek, hogy az ajándék:

- személyre szóló,

- emlékeztet valamire (országra, annak kultúrájára, kapcsolatra stb.),

- gyakorlati szempontoknak is megfelel (l. méret, súly, szállítás stb.).

70

Rossz ajándék például:

- pénz és értékpapír,

- vámszabályok előírásai által tiltott dolgok,

- fehérnemű, alsóruházat, élelmiszerek (kivéve hungarikum),

- bóvli, giccs.

Jó ajándék például:

- népművészeti cikkek,

- könyvek, albumok, fotók,

- CD, DVD

- művészeti reprodukciók,

- vállalati reklámtermékek.

Fontosak az ajándékozás formalitásai:

- személyesen kell átadni, néhány kedves szó kíséretében,

- a megajándékozott felbonthatja (ha ehető-iható körbekínálja),

- ha nem felbontható, közölhetjük, mi az ajándék,

- küldésekor mellékelni kell a névjegyet.

Az ajándékozás alkalmait, szükségességét vagy célszerűségét minden esetben egyedi szempontok

alapján kell eldönteni, különösen ügyelve a partner velünk szemben korábban megnyilvánult gya-

korlatára, ill. viszonzására, helyi szokásokra stb. Minden munkahelynek ki kell alakítania saját

ajándékozási szokásait és rendszerét a belső munkahelyi és a partneri kapcsolatokra vonatkozóan.

A hivatali ajándékozás alkalmai:

- munkahelyi kapcsolatok fenntartására (névnap, kitüntetés, évzárás),

- hivatalos látogatáskor (l. érkező, esetleg fogadó),

- ügyfelek ajándékozása (pl. év végi zárórendezvényen vagy a cég reprezentációs keretéből,

reklámajándék stb.)

71

Felhasznált irodalom

Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz (Budapest, 2005.)

Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező kézikönyv (Budapest, 20001.)

Langer Katalin – dr. Raátz Judit: Üzleti kommunikáció (Budapest, 1999.)

Dr. Sille István: Illem, etikett, protokoll (Budapest, 2005.)

Simonyi Norbert: A konferenciaturizmus nemzetközi piacának áttekintése (Turizmus Bulletin X/4.)

72

Tartalomjegyzék

A rendezvényszervezéssel kapcsolatos alapfogalmak, alapismeretek ............................................... 0

A rendezvényszervezéssel kapcsolatos alapfogalmak, alapismeretek ............................................... 1

A rendezvényszervezés főbb nemzetközi szervezetei ...................................................................... 3

A rendezvényszervezés legfontosabb magyar szervezetei ................................................................ 4

Magyarország és a rendezvények .................................................................................................... 5

Nemzetközi trendek és statisztikák .................................................................................................. 7

Hivatásturizmus .............................................................................................................................. 7

Incentive programajánlat ................................................................................................................. 8

Rendezvények csoportosítása .......................................................................................................... 9

A rendezvényhez kapcsolódó vendéglátás jellemzői ...................................................................... 12

Rendezvényekhez szükséges eszközök .......................................................................................... 29

Jelképek és használatuk szabályai ................................................................................................. 31

A névjegyhasználat alapvető ismérvei ........................................................................................... 43

A névjegyhasználat alapvető ismérvei ........................................................................................... 44

A meghívó .................................................................................................................................... 46

A rendezvények szervezése és lebonyolítása ................................................................................. 48

Konferencia szervezése ................................................................................................................. 51

Kétoldalú tárgyalás megszervezése ............................................................................................... 64

Értekezlet szervezése .................................................................................................................... 66

Sajtórendezvények szervezése ....................................................................................................... 67

MELLÉKLET ............................................................................................................................... 69