reserveringen in topdesk
DESCRIPTION
Met de module Reserveringenbeheer van TOPdesk krijgt u inzicht in de beschikbaarheid, planning, kosten en afspraken die gelden voor te reserveren bedrijfsmiddelen en ruimtes. In deze presentatie ziet u hoe u snel en eenvoudig het reserveringsproces doorloopt, van aanvraag in de SSD tot doorbelasting in het Behandelaarsgedeelte.TRANSCRIPT
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen in TOPdeskTOPdesk Symposium 2012Jan-Willem Bastmeijer, Accountmanager FM
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Agenda· Reservering?
· Reserveringen in TOPdesk· Registratie
· Communicatie
· Aansturing
· Doorbelasting
· Rapporteren
· Handigheden
· Voordelen
Jan-Willem Bastmeijer
Even voorstellen
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen?
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Betekenis en reden
· Betekenis“het vooraf bespreken van een plaats in een openbare gelegenheid, een ruimte, vervoermiddel, restaurant e.d.”
· RedenHet voorkomen van het niet op het gewenste moment tot je
beschikking hebben van een ruimte, werkplek, dienst of middel.
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Verantwoordelijkheid
Reserveringenbeheer is typisch een facilitaire verantwoordelijkheid
Want Facility Management houdt zich bezig met het besturen en beheersen van de ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces van een organisatie.
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Verantwoordelijkheid
Reserveringenbeheer wordt veelal belegd bij de servicedesk of receptie
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Verantwoordelijkheid
Reserveringenbeheer wordt veelal belegd bij de servicedesk of receptie
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveerbaar?
Wat is er zoal te reserveren binnen organisaties?
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reservering: huidige aanpak
· Wat treffen wij aan bij veel organisaties?· Agenda’s en schriftjes
· Excel
· Outlook
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reservering: huidige aanpak
· Wat treffen wij aan bij veel organisaties?· Agenda’s en schriftjes
· Excel
· Outlook
· En soms, de achterkant van een..
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reservering: problematiek
· Waar lopen organisaties en medewerkers tegen aan?
• Dubbele boekingen• Geen centraal inzicht• Communicatie & reminders• Beschikbaarheid• Bezettingsgraad
• Geen rapportages• Capaciteit ondersteunende diensten• Gebrek aan inzicht• Aansturen betrokken disciplines• Doorbelasting (intern & extern)
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen in TOPdesk
TOPdesk Reserveringenbeheer
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen in TOPdesk
· Registratie
· Communicatie
· Aansturing
· Doorbelasting
· Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Registratie
· Servicedesk
· SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Registratie: ServicedeskAanvrager
SD
Uitvoerder
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Zoekcriteria
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen in TOPdesk
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reservering registreren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
E-mailbevestiging
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Deelnemers koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Deelnemers koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Kosteninformatie
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
E-mailbevestiging
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringsbon
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen kopiëren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen kopiëren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen kopiëren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Overzichtreeks
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Bladwijzers toevoegen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Registratie: SelfServiceDesk
Aanvrager
SSD
Uitvoerder
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
SelfServiceDesk
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Grafische planner
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Grafische planner
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reservering registreren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reservering registreren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Middelen koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Middelen koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Diensten koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Diensten koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Grafisch overzicht
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Weergave in het behandelaarsgedeelte
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringsaanvraag goedkeuren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringsaanvraag goedkeuren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen in TOPdesk
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Communicatie
· Bevestiging aanvrager
· Bevestiging uitvoerder
· Presentatie
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
E-mailbevestiging
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Presentatiemogelijkheid
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Aansturing
· Werklijsten (digitaal/ hardcopy)
· Checklist
· E-mail reminders
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Werkoverzicht Catering
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Werklijst Catering
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Checklist Catering
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
· Op basis van kostenplaats
· Dagelijkse export (en import)
· Export (en import) op basis van CSV of XML
Doorbelasting
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringen in TOPdesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Dashboard
· Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Reserveringsrapport
· Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
· Eenvoudig opgeven zoekcriteria
· Openingstijden en bloktijden
· Standaarddiensten
· SelfServiceDesk
· Planner
Handigheden
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
· Presentatie
· Favorieten
· Integratie
· Feedback
Handigheden
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
· 24/7 inzicht in beschikbaarheid
· Nooit meer dubbele boekingen
· Zelfredzaamheid
· Eenvoudig doorbelasten
Voordelen
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
· Rapportagemogelijkheden
· Automatische e-mailmomenten
· Eenduidige aansturing
· Heldere communicatie
· Integratie TOPdesk-suite
Voordelen
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Vragen en ideeën
???????
· ??????
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
U vindt deze presentatie online op
www.slideshare.net/topdesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12
Dank voor uw aandacht