COMPRAR

Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las

compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno.”

Asimismo, “las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una

determinada necesidad”. Esto sin hacer definición de necesidad.

Según Mercado, la compra se define de la siguiente manera: “adquirir bienes y servicios

de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor apropiado.

Michel Calimeri define así las compras: “la operación que se propone suministrar, en las

mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias

primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, entre

otros) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma a

definido”.

También se considera que comprar es adquirir materias primas o cualquier otro artículo,

con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir, precio,

calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, así como la negociación de los servicios

de postventa.

En toda organización o empresa, cualquiera sea su importancia, debe existir la FUNCIÓN

O SISTEMA DE COMPRAS Y SUMINISTROS o lo que podríamos llamar también

ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES. Esta función implica las gestiones de: adquisición y

entrega de los materiales, los suministros, la maquinaria, las herramientas y los servicios

requeridos para la instalación, la conversación y la operatividad de la empresa.

La efectividad del sistema de compras y suministros, contribuye directamente a la

organización de la misma. Esto implica que se debe lograr una perfecta INTERACCIÓN entre el

sistema de compras y suministros y los demás elementos (unidades) o subsistemas.

Así mismo, es conveniente señalar, que un adecuado sistema de compras y suministros,

también contribuye a obtener beneficios financieros, ya que si logramos optimizar los costos

de los materiales y de las existencias, se podrá incrementar el capital de trabajo y orientarlo

hacia otras áreas de interés comercial.

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

En la actualidad las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de

cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Para tal fin, las empresas que

se precien de ser modernas deben considerar en su estructura organizacional como mínimo un

Departamento de Compras sobre el que recaigan precisamente sus funciones.

OBJETIVO DE LAS COMPRAS

Adquirir las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los

bienes a

que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios

adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo (datos

estadísticos para evaluar a los proveedores, sistemas de información y concertación de

acuerdos y negociaciones con sus proveedores).

Desde el punto de vista económico, es el área de Compras la que debe utilizar de la

mejor manera posible los recursos monetarios de la empresa, pues es su responsabilidad

obtener en esencia la mejor calidad, el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y

pago, así como los servicios de postventa para lograr el objetivo mencionado.

Las compras tienen, entre otros, los siguientes objetivos:

Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible, en virtud de que las

compras representan una inversión.

Servir eficazmente en la consecución de materias primas y artículos indispensables para

la fabricación, comercialización de productos o servicios, a fin de mantener a la empresa

competitivamente en operación, es decir, interpretar de manera efectiva las metas de la

empresa.

Sin embargo, también tiene otros propósitos.

Mantener la continuidad de abastecimiento de las materias primas para el departamento

de producción.

Realizar las compras con la inversión mínima en existencias de materiales, y que sea

compatible con la seguridad y el beneficio económico.

Evitar desperdicios de las materias primas.

Adquirir materias primas a los precios más bajos posibles y con la calidad requerida.

Mantener en posición competitiva a su empresa en lo que refiere a costos de materiales.

Por otra parte, el objetivo ideal de las empresas que se dedican a la comercialización de

productos terminados sería compararlos y desplazarlos en periodos similares a los plazos de

pago, para evitar aumentos en el costo financiero, lo que evitaría excedentes en los inventarios

al operar al ritmo de las ventas.

OBJETIVO DEL SISTEMA DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Proveer en cantidad, calidad, costo y oportunidad, los bienes indispensables que

garantice el flujo de la alimentación del proceso productivo, para el cumplimiento cabal del

objetivo de la empresa, así como del funcionamiento de las unidades que la integran.

OBJETIVO DE LA UNIDAD DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Esta unidad tiene como responsabilidad la administración del sistema de compras y

suministros. Su objetivo es el de procurar los materiales, los suministros, la maquinaria, las

herramientas y los servicios a un costo final compatible, con el funcionamiento de la empresa

y salvaguardando el estándar de calidad y la continuidad del servicio.

“La unidad de compras, también materializa la política de compras y suministros en la

empresa”. La existencia de esta política es de importancia, ya que orienta a los usuarios del

sistema al ambiente interno de la organización y sobre las decisiones que se deben tomar en

relación a la materia de compras.

En vista de que hemos venido mencionando que la función de compras y suministros es

un sistema, el desarrollo de la asignatura tendrá este enfoque: se estudiará el Sistema

Estructural y el Sistema Funcional.

SISTEMA ESTRUCTURAL: está referido a identificar a quien corresponde la administración del

sistema de compras y suministros en la empresa. Se llama estructura de una organización, al

conjunto de órganos (unidades) que lo constituyen, es decir nos referimos a todas las

unidades organizativas, según lo estipulado en el organigrama de la empresa.

SISTEMA FUNCIONAL

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Clasificación: función responsable de la identificación, codificación y catalogación de

datos referentes a los materiales y a los proveedores.

Normalización y establecimiento de patrones para los materiales: se caracteriza por la

definición de instrumentos y la especificación de los materiales y su empleo en el sistema.

Gestión de la existencia: su función es responsable de la programación de las

necesidades de materiales, vigilancia del volumen de las existencias, plazos de entrega de los

proveedores y el control de los niveles de existencias.

Valoración de las existencias: determinación económica de las existencias, así como de

las entradas y salidas.

Compra de materiales: determinan cuales deben ser los proveedores y los materiales

sobre los datos suministrados por la normalización y establecimiento de patrones y es la

función más relacionada con el mercado.

Eliminación de materiales: se caracteriza por la venta en el mercado de bienes

inservibles, obsoletos, en desuso, existencias excesivas.

Control de calidad: es la responsable de la verificación de la calidad y especificaciones

definidas en las órdenes de compras y de acuerdo con la normalización y establecimientos de

patrones para los materiales.

Movimientos y trasporte de materiales: desempeña la función de enlace entre el sistema

de administración de materiales y los proveedores

Almacenamiento: es responsable de la guarda y conservación de los materiales.

FUNCIONES GENERALES

Función de normalización: se refiere a los instrumentos necesarios para la perfecta

especificación de los materiales utilizados por las empresas, indica también los

procedimientos para la utilización de los materiales (clasificación).

Función de control: es la responsable de aplicar las normas contables y la fijación de

objetivos para la dirección de organización.

Función de compras: es la que tiene a su cargo la compra de materiales, atendiendo a

los requisitos de calidad exigidos por los usuarios, con el menor gasto posible y con miras a

maximizar la eficacia.

Función de almacenamiento: está vinculado a la recepción, almacenamiento y

distribución de los materiales para los usuarios de la empresa.

INTERESES QUE CONCURREN EN LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

EL USUARIO: su interés primordial es obtener bienes de buena calidad y buscar fines

para que la entrega sea lo más rápido posible.

FINANCIERO: su interés es el precio, lo más bajo posible. El nivel de inversión sea

menor y los pagos a plazos largos.

PROVEEDOR: su interés es suministrar la mayor cantidad de material, al precio que más

lo beneficie y con la menor responsabilidad posible en el futuro.

Estos intereses pueden originar conflictos, como por ejemplo; la calidad requerida por el

usuario, el precio aceptable por las partes financieras y el precio que impone el vendedor. El

sistema de compras y suministros, trata de conciliar estos intereses para alcanzar su objetivo.

RELACIONES EXISTENTES CON OTROS SISTEMAS DE LA EMPRESA

Ambiente Interno

Planificación: es el órgano técnico y asesor en la dirección y coordinación de los

programas surgidos del plan de desarrollo de los planes operativos y asesora la formulación

del presupuesto anual.

Presupuesto: coordina las funciones de formulación, ejecución y control del

presupuesto.

Administración: constituye el nivel logístico de la estructura y tiene como objetivo

realizar todas las actividades tendientes a la sana administración de los recursos financieros;

es guarda y custodia de los bienes, coordina el mantenimiento de bienes y equipos; y realiza la

administración de personal, de manera tal que los niveles políticos, estratégicos y operativos

puedan cumplir a cabalidad su objetivo.

Contraloría: se encarga de vigilar que todas las operaciones se realicen de acuerdo al

presupuesto aprobado, al plan de actividades planificadas y a los principios legales

establecidos. La actividad administrativa será controlada a través de los sistemas de control

previo, posterior y perceptivo.

Legal: se encarga de verificar la legalidad de los registros de los proveedores y de

cualquier problema que se presente en la realización de las compras.

Ambiente Externo (Proveedores)

Mercado Real: es aquel segmento de mercado que la empresa considera como real por

ser en donde realiza sus adquisiciones en la actualidad.

Mercado Potencial: es aquella porción del mercado donde la empresa aun no compra,

pero podría a futuro hacerlo por reunir condiciones para ello.

Mercado Total: es el formado por el conjunto de fabricantes del producto que se desea

adquirir, naturalmente se trata de un mercado ideal.

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Normalmente se acostumbra clasificar las compras en dos grandes grupos:

BIENES

Materias Primas o Materiales. Pueden ser de procedencia agrícola, minera o de otras

industrias, por medio de las cuales tendrán su primer grado de transformación.

Mercancías. Productos terminados que se destinan a la venta de quienes los necesitan.

Suministros. Bienes o servicios que se proveen en forma periódica o continua a una

empresa, a fin de que pueda realizar adecuadamente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabón,

papelería, energía eléctrica, gas, diesel, teléfono, agua entre otros).

Cabe mencionar que los suministros, en sentido estricto, también son materias primas o

materiales que sirven para abastecer al Departamento de Producción de una empresa. Al

respecto, el Diccionario de la Real Academia Española señala: “suministro es acción y efecto

de suministrar.

Suministrar, del latín subministrare, del verbo transitivo proveer a uno de algo que

necesita”.

SERVICIOS

Los servicios pueden ser.

Personales o Profesionales

Financieros (bancos, seguros)

Transportes (terrestres, aéreos y marítimos)

Turísticos

Por su ámbito territorial también pueden clasificarse en:

COMPRAS NACIONALES. Son aquellas que se efectúan dentro de las fronteras de un país, con

apego a las leyes del mismo, que a su vez pueden ser locales (aquellas que se realizan en la

misma plaza) o foráneas (las que se realizan en plazas distintas, pero dentro del mismo país. Y

pueden realizarse en:

Sector Privado

Sector Público (gobierno)

COMPRAS INTERNACIONALES. Son aquellas que se efectúan entre dos o más países, y se

rigen por las leyes de los que las realizan, o bien de los acuerdos, convenios o tratados.

Asimismo, puede considerarse otra clasificación para las compras.

Compra por Acervo

Compra sobre Muestras

Compra de Esperanza

Igualmente, pueden señalarse otros tipos de compras.

Compras ajustadas a necesidades inmediatas (materias primas)

Compras para fines específicos (maquinaria y equipo).

Compras especulativas (para almacenarse con propósito de lucro)

Compras según las necesidades del mercado (oferta y demanda)

Compras sobre contrato (compras fijas, a través de la orden de compras).

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

El funcionario ejecutivo bien preparado que tiene a su cargo la labor de compras

buscará siempre utilizar los recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la

empresa, y para ello deberá observar con toda atención los siguientes principios:

Las prácticas en el mundo de las compras deberán sujetarse a las necesidades

particulares de la empresa, sea ésta comercial, industrial o de servicios; por ejemplo, en la

industria hotelera se tiene necesidades muy propias para bebidas y alimentos, y exigencias

muy distintas de las que comercializan ropa, calzado y otros. Sin embargo estos principios

aplican para cualquiera de ellas.

Las compras deberán hacerse basándose en un examen minucioso de las características

de las mercancías y los servicios ofrecidos por los proveedores.

El acuerdo de lo que se haya de comprar y cuál sea el momento de hacerlo lo toma el

comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado, así como del

estado de la oferta y la demanda.

Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones más

ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y

servicios de postventa.

El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolución futura del mercado.

Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales.

Fijar claramente lo que la empresa necesita

Localizar a los proveedores que tienen los materiales que necesita, dentro y fuera del

país.

Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad,

cantidad, condiciones de entrega y de pago así como servicios de postventa.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN APLICADOS AL SERVICIO DE COMPRAS

En organización deben de ser considerados algunos principios fundamentales, que se

aplican plenamente a Compras.

Principio del Objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue

este departamento.

Principio de la Ubicación: consiste en definir la posición del departamento de Compras

dentro de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás

sectores de la misma.

Principio de la Centralización y Descentralización: consiste en fijar qué actividades

pueden ser centralizadas y cuáles descentralizadas.

Principio de la Sencillez: la organización del departamento de Compras debe de ser lo

más sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo.

Principio de la Armonía: la estructura de la organización debe de funcionar de tal manera

que las relaciones que tenga con los demás departamentos de la empresa sean positivas.

Principio de la Flexibilidad: durante su funcionamiento el departamento de Compras

deberá adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa.

Principio de la eficiencia: es el resultado de todos los principios indicados

anteriormente.

RELACIONES DIRECTAS CON OTRAS ÁREAS

El área de compras como parte integral de una empresa tiene relación con todas las

áreas de la misma, sin embargo, la vinculación directa por razón obvia de sus actividades es

con los siguientes departamentos:

Almacén. Esta relación existe debido a que precisamente este departamento mantiene a

Compras en constante información sobre las existencias reales de materias primas,

mercancías o materiales a través de controles minuciosos (control de inventarios), además de

ser el área donde se originan las requisiciones y pone en movimiento a Compras para su

debido “resurgimiento” o “reaprovisionamiento”, y de esa manera estar en posibilidades de

proveer oportunamente a Producción o alguna otra área de la empresa.

Producción. Es de considerable importancia que Compras obtenga las materias primas

requeridas en el tiempo adecuado, al precio más bajo posible, pero sin menoscabo de la

calidad, para que Producción pueda transformarlas en artículos que coloquen

competitivamente a su empresa con otras de su misma especie, de ahí la importancia de la

coordinación con el Departamento de Compras.

Tráfico. En las grandes empresas, Tráfico es el responsable de la recepción de los

materiales que ingresan la compañía, al verificar que reúnan los requisitos de calidad,

cantidad, oportunidad, que no haya mermas significativas o faltantes de los artículos

amparados por la orden de compra o pedido emitidos por el área de Compras. Esto justifica el

vínculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos.

Contabilidad. Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en forma

sistemática las operaciones comerciales que realiza una empresa. Así, las compras de

materias primas u otros materiales deben registrarse oportunamente por Contabilidad para

evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar al máximo todos los descuentos que

éstos ofrezcan a la empresa.

En conclusión, para que una empresa funcione correctamente debe vigilar sus compras

de materias primas o materiales; que la recepción de las mismas las realice tráfico; que se les

resguarde adecuadamente en almacén y suministre a producción según sus requerimientos;

que producción le manifieste el uso de dichas materias primas o materiales; y por último, que

todas estas operaciones sean debidamente registradas por Contabilidad para ordenar el pago

correspondiente.