référentiel des missions de coordination

Référentiel des missions de coordination GRETA BN 2013.doc/ le 04/09/2015 1/22

Référentiel des missions de coordination

- Coordonnateur d’agence sectorielle

- Coordonnateur d’agence pluri-sectorielle

- Formateur et coordonnateur de dispositif Groupe de travail académique : Luc Frémond (CFC), Philippe Lemée (CFC), Jean-Yves Dubois (coordonnateur d’agence sectorielle), Isabelle Hergault (IEN-FC), Louis Arsac (CFC). En tant que de besoin, sont mobilisés d’autres coordonnateurs (agences multi-sectorielles, de dispositifs, etc.), formateurs coordonnateurs, Ludovic Arvier (directeur des études du CAFOC), etc.


PROLEGOMENES Ce document a pour objet de présenter les missions de coordination, qu’il s’agisse de coordonnateur à temps plein ou non selon la taxinomie suivante :

- Coordonnateur d’agence sectorielle

- Coordonnateur d’agence pluri-sectorielle

- Formateur et coordonnateur de dispositif Ou de formateurs-coordonnateurs sur quotité de temps dédié, sachant que ces derniers sont exclusivement sur une coordination de dispositif

I- Méthode de travail

La conception du référentiel est réalisée par un groupe de travail chargé d’identifier les activités déployées dans une mission de coordination. Un document martyr est

soumis à l’analyse critique d’un groupe de coordonnateurs représentant la taxinomie évoquée supra. Le groupe de travail s’adjoint en tant que de besoin la

participation de personnels portant éclairage sur tel champ de l’activité ou sur telle activité particulière.

II- Modélisation (1) des missions de coordination dans l’organisation du travail


Est pris en compte ici la variabilité des missions id est de l’effet de l’environnement (l’organisation du travail) sur les profils d’activités. Ou il apparaît que l’ancrage du

coordonnateur est clairement sur la dimension organisationnelle et que la variabilité des missions de coordination s’effectue soit :

- en direction du formateur sur la dimension pédagogique

Formateur

Coordonnateur

C.F.C.

Assistante

Administrative

ADMINISTRATIF

PEDAGOGIQUE

O

R

G

A

N

I

S

A

T

I

O

N

C

O

N

S

E

I

L

Variabilité

Variabilité

Variabilité

Variabilité


- en direction de l’assistante administrative sur la dimension administrative

mais pas a priori sur la dimension conseil

Cette variabilité ne doit pas masquer le lien fonctionnel coordonnateur/CFC en particulier.

Cette modélisation ne prend en compte que la dimension du CFC à l’interne

III- Finalité de la mission

D’une manière générique :

- Le coordonnateur d’agence (à distinguer du coordonnateur de dispositif) est garant de la qualité des formations au sein de l’agence, sous l’autorité du CEF

- Il coordonne la mise en place des fonctions : Accueil, Bilan/Positionnement, Formation, Validation, Accompagnement liées au parcours des stagiaires.

- Il assure l’ingénierie et le fonctionnement des dispositifs de formation

- Il s’implique dans l’action commerciale de l’agence

- Il participe de l’animation pédagogique du réseau

Son activité est essentiellement centrée sur l’interne.

IV- Cartographie des coordonnateurs (doc. Philippe Lemée)

Cartographie des coordonnateurs du réseau des GRETA de Basse-Normandie

au 05.10.2012


GRETA AGENCE COORDONNATEUR ACTION DISPOSITIF AGENCE NATURE DES ACTIONS

Calvados

Lycée Jules Verne – Mondeville Industrie

À déterminer X Plate-forme électrotechnique

Lycée Laplace - Caen Bâtiment – BTP

Jean-Yves DUBOIS X

Lycée Fresnel - Caen Tertiaire Bureautique

dont FTLV tertiaire Stéphanie LE PENVEN X

Lycée Fresnel - Caen Compétences Clés FTLV

Stéphanie LE PENVEN X

EREA Yvonne Guégan – Hérouville St Clair

Sanitaire et Social – Hôtellerie Restauration

Serge DAVY X

Insertion - Caen PIAF La Folie Couvrechef Conduite de projets

X

Lycée Arcisse de Caumont – Bayeux

Karine AUVRAY X

FTLV, Compétences clefs, Elan’s, formations pré-qualifiantes, formations qualifiantes, formations intra-entreprises, marchés subséquents, ECCP, Espoir, convention avec CNED

Lycée Jean Jooris – Dives sur Mer Conduite de projets

PFB Formations qualifiantes

FTLV

Gilles LECERF X

Lycée Guibray - Agence Falaise Aucun

Lycée Albert Sorel – Agence d’Honfleur

Virginie SEGURET Julia GROSSET-MAGAGNE

X X Orientation/Insertion Formations qualifiantes : Bois Charpente Formations qualifiantes : Logistique

Lycée Paul Cornu - Lisieux Régine LAVIEC X Formations qualifiantes, Industrie, Sanitaire et Social, Formation Générale, FTLV Région, Compétences Clés, Orientation

Estuaires

Saint-Lô Alice LEROUX X Orientation – Insertion Comptabilité – Informatique - Secrétariat

Avranches Pascale BERNARD X Orientation - Insertion

Coutances – Avenue de la République

Michel PIALOUX Aurélie LECAM-MICHEL X

Comptabilité – Informatique – Formations Générales - Accompagnement VAE – Orientation/Insertion

Lycée La Roquelle - Coutances – Avenue de la République

Charlotte BARRIET (conseiller technique)

X Bâtiment – TP – Bois – Industrie ?

Lycée La Morandière – Granville Irène PINCON X Formations Générales – Développement Personnel – Orientation/Insertion

GRETA AGENCE COORDONNATEUR ACTION DISPOSITIF AGENCE NATURE DES ACTIONS

GIP FCIP CAFOC

Hérouville Saint Clair Géraldine PHILIPPOT X Trajectoire Vers l’Emploi


Nota : Les Greta du Cotentin et du Sud-Normandie ont choisi de confier les activités de coordination aux formateurs (une quotité de temps est dédiée dans leur service).

V- L’évolution de la mission

La mission est née dans le début des années 80 avec les « dispositifs jeunes 16/25 » et s’est institutionnalisée peu ou prou. Aujourd’hui, il s’agit d’une mission qui

requière un profil et des compétences spécifiques. Elle résulte de la cristallisation de plusieurs missions issues des emplois d’Assistante Administrative, de CFC et de

Formateur et est centrée sur l’organisation (cf. modélisation 1).


VI- Modélisation (2) des relations de la coordination dans l’exercice de ses missions (doc. LA basé sur modélisation GRETA sud-ouest)

Légende : .......... : contacts ponctuels ____ : contacts fréquents ____ : contacts denses Missions Locales : contacts fréquents

Rectorat I.A.

Etat Région

O.P.C.A.

Pôle emploi

SYSTEME INTERNE

Centre ressources

Coord

Organismes de formation

DAFCO CAFOC

Missions locales

Assistantes administraives

Formateurs

Stagiaires

CFC

Entreprises clients

Service comptable et financier

Entreprises

matièred’oeuvre

Chef de trx.

Autres Coordonnateurs

SYSTEME EXTERNE

CEF


VII- Missions de coordination A- Le pôle mise en œuvre (axe fonctionnement interne)

Acte pédagogique

Suivi administratif et/ou financier

Logistique

Organisation de supports techniques

B- Le pôle organisation et stratégie (axe développement interne)

Conseil à l’interne

GPEC/GPRH

RAO

Amélioration Continue

Ingénierie

C- Le pôle développement et relation au marché (axe développement externe)

Vente de prestation

Prospection

Développement du territoire

Relations partenariales

Système client

D- Le pôle réseau et relation fonctionnelle (axe fonctionnement externe)

Animation de partenariats

Gestion de l’alternance

Relation entreprise (PAE)

Relation prescription


VIII – Modélisation (3) de la vectorisation des pôles (doc. Ludovic Arvier et Luc Frémond)

DÉVELOPPEMENT & RELATION AU MARCHÉ ORGANISATION & STRATÉGIE

Réseau & Relation Fonctionnelle

Mise en œuvre

Conseil à l’interne

GPEC/GPRH

RAO

Amélioration Continue

Ingénierie

Acte pédagogique

Suivi administratif et/ou financier

Logistique

Organisation de supports techniques

Animation de partenariats

Gestion de l’alternance

Relation entreprise (PAE)

Relation prescription

DÉVELOPPEMENT

FONCTIONNEMENT

INT

ER

NE

EX

TE

RN

E

CFC

Coordonnateur

d’agence

Missions de

coordination

CEFOR

DIRECTION

GRETA CEFOR

CFC COORDONNATEUR

D’AGENCE

Coordonnateur

d’agence

CFC

Missions de coordination

DIRECTION

GRETA

CEFOR

Chef des Travaux

VENTE DE PRESTATION

DÉVELOPPEMENT DU TERRITOIRE

RELATIONS PARTENARIALES SYSTÈME CLIENT


IX- Modélisation des axes dans le cadre des pôles (doc. LA)

PÔLE DÉVELOPPEMENT

ET RELATION AU MARCHÉ

PÔLE RÉSEAU ET RELATION

FONCTIONNELLE

PÔLE MISE EN OEUVRE

PROSPECTION

ACTE

PEDAGOGIQUE

ORGANISATION DE SUPPORTS

TECHNIQUES

LOGISTIQUE

VENTE DE

PRESTATION

SUIVI ADMINISTRATIF

et/ou FINANCIER

RAO

INGENIERIE AMELIORATION

CONTINUE

DEVELOPEMENT

DU TERRITOIRE

ANIMATION DE PARTENARIATS

SYSTEME

CLIENT

RELATIONS

PARTENARIALES

GESTION DE

L’ALTERNANCE

RELATION

PRESCRIPTION

RELATION

ENTREPRISE (PAE)

PÔLE

ORGANISATION ET

STRATÉGIE

GPEC/GPRH CONSEIL

A L’INTERNE


REMARQUE LIMINAIRE :

Les coordonnateurs d’agence – mono ou poly sectorielles – ont des activités sur les quatre pôles Versus

Les formateurs coordonnateurs de dispositifs n’ont d’activités

que sur le pôle A – à l’exclusion de certaines d’entre elles (cf. point X) : mise en œuvre, axe fonctionnement interne

X- RÉFÉRENTIEL DES MISSIONS DE COORDINATION

Doc. Philippe Lemée, Isabelle Hergault, Ludovic Arvier, K. Auvray, V. Benoit, J-Y. Dubois, R. Laviec, N. Le Bronnec, H. Lepesant, A. Leroux, L. Arsac


Pôle A Mise en œuvre

Axe fonctionnement interne ACTIVITÉS

A B C D E F Commentaires

ACTE PEDAGOGIQUE

Assurer le recrutement (réunions d’information, entretien de positionnement, plans de formation)

Mettre en place les plannings des formateurs et des stagiaires

Accompagner l’équipe pédagogique pour l’appropriation des actions (contenus pédagogiques, cahiers des charges)

Participer au management des équipes : animer, stimuler l’évolution des pratiques, réguler les inter-actions (formateurs, stagiaires)

En appui aux CFC et à l’IEN FC pour ce qui est de stimuler l’évolution des pratiques

Communiquer (via réunions pédagogiques, réunions d’agence)

Co-assurer le lien avec les partenaires, prescripteurs, clients En coordination avec le CFC

Assurer les inscriptions aux diplômes, titres professionnels Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif ; Dans cette deuxième hypothèse : assistante administrative, chef de travaux

Assurer le suivi des parcours de formation des stagiaires avec les outils adéquats (prévisionnel/réalisé) et s’assurer auprès des formateurs des compétences acquises par les stagiaires

Informer le CFC du suivi financier Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif

S’assurer du respect du cahier des charges, et alerter en cas de non-respect

Alerte en direction du CFC, CEF, IEN FC

Co-élaborer, co-organiser et participer aux bilans, et aux évaluations des actions de formation

En lien avec les CFC

Transmettre les informations nécessaires au rédacteur du bilan pédagogique (dans les 2 semaines suivant la fin de formation)

Élaborer les évaluations d’entrée avec les formateurs (vérification des pré requis, mesurer les acquis en vue d’un positionnement réglementaire), rédiger la synthèse de positionnement et l’envoyer aux candidats (retenus ou non) ainsi qu’aux structures d’accueil

SUIVI ADMINISTRATIF et/ou FINANCIER

Assurer le suivi des conventions Etablir les devis de formation et veiller à l’équilibre financier (taux d’encadrement)

Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif

Co-animer des réunions d’informations collectives avec des structures d’accueil, partenaires et financeurs

Renseigner et envoyer à l'I.E.N. Formation Continue les procédures de mise en œuvre des formations diplômantes

Sous la responsabilité du CEF)


ORGANISATION DE SUPPORTS TECHNIQUES

S’approprier des outils de suivi administratifs, financiers et pédagogiques de l’action de formation (tableaux consommation des heures, tableaux récapitulatifs consécutifs aux informations collectives, planning des CCF, PFMP)

Cette activité relève du coordonnateur d’agence et pour partie du formateur coordonnateur de dispositif sachant que ces derniers ne construisent pas d’outils de suivi financier

Utiliser et veiller à l’utilisation des outils en ligne (PROGRE, Agora, intranet, QuickR, e-GRETA, e-PLÔME etc.)

Elaborer le livret stagiaire en mobilisant les outils du réseau en lien avec à l’équipe pédagogique

Contribuer à l’élaboration de plaquettes de communication des dispositifs

Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif : dans ce dernier cas figure, ce sont les assistantes commerciales qui sont en charge

Concevoir et exploiter les évaluations-bilans

S’assurer des suivis à 3 et 6 mois des bénéficiaires Cette activité relève du coordonnateur d’agence et pour partie du formateur coordonnateur de dispositif (Assistante Administrative sauf pour Compétences Clés)

Pôle A Mise en œuvre

Axe fonctionnement interne ACTIVITÉS

A B C D E F Commentaires

LOGISTIQUE

Réserver salles, ateliers – plateaux techniques – matériel (achats, maintenance, etc.)

Achats en lien avec les chefs des travaux et agents comptables

Prévoir les investissements (matériels, ressources pédagogiques) en lien avec le CFC

En lien avec les CFC

Organiser les salles de formations, le centre de ressources Gérer l’ouverture et la fermeture des locaux pendant les périodes de congés

Renseigner les outils de suivi d’activité (emploi du temps des salles, etc.)


Pôle B organisation et stratégie

Axe développement interne

ACTIVITÉS A B C D E F Commentaires

CONSEIL A L’INTERNE

Proposer des outils de communication externe

Etre source d’information pour les nouveaux arrivants (rôle et fonction des CFC, des coordonnateurs, description des dispositifs…)

Répartir les actions de formation en fonction des compétences des intervenants (formateurs et assistantes administratives) et de la durée des services

Contribuer à identifier les besoins de formation des formateurs

Identifier les besoins en RH - contribuer au recrutement - élaborer les contrats de vacation


Pôle B organisation et stratégie

Axe développement interne


RAO

Participer à l’élaboration des réponses aux appels d’offres sur le plan pédagogique

Définir les durées par domaine, les équipes pédagogiques, les lieux de formation, l’alternance centre-entreprise

AMELIORATION CONTINUE et EVALUATION

Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité

S’assurer de la conformité des actions et des dispositifs par rapport à la norme qualité

Organiser les évaluations et prise en compte du niveau de satisfaction des stagiaires, de l’équipe et des commanditaires en vue de l’amélioration continue

Garantir la traçabilité des outils et leur mutualisation

Ajuster l’ingénierie pédagogique dans le cadre de reconduction de dispositifs


Pôle C Développement et relation

au marché Axe développement externe


PROMOTION DES PRESTATIONS et RELATION CLIENT

Etre en capacité de proposer des formations en fonction des différents statuts (DIF, CIF, CSP, contrats de professionnalisation …)

Participer aux forums, salons en lien avec la formation continue

Accompagner les CFC en entreprise Elaborer des actions de communication en direction des entreprises

Présenter les dispositifs et les prestations aux prescripteurs publics comme privés


Pôle D Réseau et relation

fonctionnelle Axe fonctionnement externe

ACTIVITÉS A B C D E F

ANIMATION DE PARTENARIATS

Elaborer les bilans (intermédiaires et fin de formation) Animer des comités de pilotage/bilans

Faire vivre le partenariat dans la mise en œuvre du dispositif

GESTION DE L’ALTERNANCE

Être un appui à la recherche de stages

Tenir le fichier « entreprise » de l’agence (du réseau ?), et le mettre à jour, en lien avec l’assistante administrative

Préparer le livret de suivi des Périodes de Formation en Milieu Professionnel (PFMP), tant dans le secteur certifiant que dans le secteur de l’amont de la qualification, et des évaluations Contrôle en Cours de Formation (CCF) pour les diplômes (en lien avec l’IEN FC)

S’assurer du suivi stagiaire par les formateurs : établir un fichier de suivi des stagiaires en entreprise ou en milieu professionnel, établir le suivi des visites d’évaluation certificative pour les titres et les diplômes, assurer le suivi de l’élaboration des comptes-rendus en entreprise/bilans de stages/CCF en milieu professionnel

Communiquer en direction des entreprises aux fins de les informer sur les nouvelles formations





Organiser l’exploitation des PFMP avec l’équipe pédagogique et

établir un questionnement avec ladite équipe :

Permettant de mutualiser les

expériences des stagiaires (prévoir

un temps d’échange avec le groupe

en formation sur le déroulement du

stage).

permettant aux stagiaires de

confronter leurs impressions, le

stagiaire doit pouvoir distinguer la

nature d’un poste, de la qualité des

relations qu’il avait avec le

personnel, et ne pas juger un

secteur au travers de ces dernières

permettant de comparer les

méthodes employées et de les

analyser

Permettant aux stagiaires de

préparer la prochaine PFMP

Permettant aux stagiaires

d’envisager les modalités de son

insertion professionnelle

Signaler aux membres de l’équipe les problèmes rencontrés sur un

lieu de stage afin d’éviter qui se reproduise au stage suivant s’il est

géré par un autre formateur.

RELATION ENTREPRISE Proposer des formations





(PFMP)

Elaborer des plans de formation, des évaluations

RELATION PRESCRIPTION Mettre en place des comités d’étude avec les référents prescripteurs A B C D E F

Légende : A : C.E.F B : C.F.C C : Intendance D : Chef de Travaux E : Formateur F : Référent administratif

Référentiel de compétences du coordonnateur d’agence Greta (doc. Isabelle Roulleau)


(grille basée sur le Bulletin officiel n° 29 du 22 juillet 2010)

Repérage de la ressource :

C1 – Agir en personnel de GRETA de façon éthique et responsable :

Respecter et faire respecter la personne, être attentif au projet de chacun.

Respecte ses obligations de ponctualité, d’assiduité, de sécurité à l’égard des stagiaires

Exercer sa liberté et sa responsabilité pédagogique dans le cadre des obligations réglementaires et du cadre hiérarchique et fonctionnel du GRETA

Exercer une obligation de réserve dans la relation « client – prestataire »

C2 – Maîtriser la langue française pour accompagner, animer et communiquer :

Être exemplaire dans son usage de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral

Être attentif à la qualité de la langue chez les stagiaires

S'exprimer avec clarté et précision en tenant compte du niveau des stagiaires, qu'il s'agisse d’accueillir, accompagner ou fournir des explications

Réguler les échanges dans une réunion, exposer oralement, structurer son discours

C3 – Maîtriser son champ d’intervention et avoir une bonne culture générale :

Avoir une connaissance approfondie du système de la formation tout au long de la vie et de la formation continue des adultes à l'éducation nationale

Avoir une bonne maîtrise de son champ d’intervention, des dossiers, des actions de formation, faire preuve de rigueur et d’organisation

Connaître les composantes du socle commun de connaissances et de compétences et du cadre de référence européen des compétences clés

C4 – Concevoir et mettre en œuvre son intervention : Connaître le processus d’apprentissage et les obstacles que peuvent rencontrer les adultes et la manière d’y remédier, s’appuyer sur l’expérience des stagiaires, raisonner en terme de compétences dans la formation des stagiaires

Connaitre et appliquer les procédures réglementaires liées aux diplômes, aux titres, aux certifications

Prévoir toutes les phases d’une réunion d’équipe pédagogique (préparer, organiser, animer et rendre compte) et les mettre en œuvre

Exploiter des documents de référence (référentiel, offres commerciales, cahier des charges pédagogiques…)

Élaborer une séquence de formation, définir des objectifs opérationnels, prévoir des activités, évaluer

Élaborer des programmations, un plan de formation conforme (négocié avec le prescripteur, contrat passé avec le stagiaire) C5 – Organiser le travail d’un groupe/du stagiaire :

Faire progresser un groupe/un stagiaire aussi bien dans la maîtrise des connaissances, des capacités et des attitudes

Faire progresser un groupe/un stagiaire dans le respect des règles de la vie en société

Etre le garant de la bonne réalisation du « contrat pédagogique » et des engagements pris

Gérer la multimodalité des parcours de formation dans un cadre financier contraint


C6 – Prendre en compte la diversité des publics :

Diversifier son intervention en fonction des besoins et des facultés des stagiaires, afin que chaque stagiaire progresse

Accompagner chaque stagiaire, y compris les stagiaires à besoins particuliers

Adapter les contenus de formation à une demande spécifique en lien avec les équipes de l’agence ou de l’EPLE

Mettre en œuvre un accompagnement personnalisé et individualisé, mener un entretien d’aide

C7 – Évaluer les acquis des stagiaires :

Évaluer les acquis et le degré d’acquisition des compétences atteint par les stagiaires

Utiliser le résultat des évaluations/bilans pour adapter le parcours de formation du stagiaire

Communiquer et expliciter au stagiaire les résultats obtenus

Connaitre les principes et les outils des différentes évaluations qu’un formateur peut être amené à pratiquer, différencier l’évaluation, la validation, la certification, se référer aux textes réglementaires pour les évaluations certificatives

Concevoir des évaluations aux différents moments de la formation du stagiaire

C8 – Maîtriser les technologies de l’information et de la communication :

Utiliser et intégrer les outils numériques pour communiquer dans son travail au quotidien

Mettre en œuvre des outils numériques pour suivre les stagiaires, animer un groupe de formateurs

Combiner les modalités pédagogiques

C9 – Travailler en équipe et coopérer avec les partenaires du GRETA :

Participer à la conception et à la rédaction des projets pédagogiques avec le CFC

Participer à la recherche de stages, d’entreprise d’accueil, à la gestion commerciale du GRETA

Contribuer à la mutualisation des ressources, des outils de formation du GRETA

Contribuer aux réponses à appel d’offres

C10 – Se former et innover :

Mettre à jour ses connaissances réglementaires et pédagogiques

Faire appel à ceux qui sont susceptibles de lui apporter aide ou conseil dans l’exercice de son métier

Faire une analyse critique de son travail et modifier, le cas échéant, ses pratiques de formation, proposer des axes d’amélioration

référentiel des missions de coordination

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