Hagsýni Heiðarleiki

Þekking

Ríkiskaup Hvernig getum við orðið að liði?

Útboð og rammasamningar

Fræðslusetur Ríkiskaupa

Vetur 2015

Ríkiskaup Starfsemin hófst 15. janúar 1949

Rekin fyrir sjálfsaflafé Erum ekki á fjárlögum • Fagleg þjónusta við stofnanir og sveitarfélög

• Sérhæfð þekking og reynsla

• 26 starfsmenn

Ríkiskaup selja ríkisstofnunum og ríkisfyrirtækjum þjónustu sína samkvæmt gjaldskrá sem ráðherra setur. Gjaldskráin skal miðast við að tekjur standi undir rekstri stofnunarinnar. 89. gr. OIL.

Fjármála- og efnahagsmálaráðuneyti

Forstjóri

Gæðastjóri

Rekstrarsvið

Lögfræðisvið

Ráð

gjafarsvið

Við

skiptaþ

róu

narsvið

Lykiltölur úr starfseminni

Árið 2014

• 150 útboð, örútboð og önnur ráðgjafaverkefni

• 1 jörð og 5 sumarhús seld, 10 söluverkefni og jarðarmöt í gangi til viðbótar

• Um 100 bifreiðar og tæki, auk fjölda óskráðra tækja og muna seld

• Um 240 pantanir í innkaupadeild

• Fjöldi viðskiptavina um 800

• 31 rammasamningsflokkur

• Birgjar 588 með 885 samninga (des. 2014)

Leiðarljósið og grunnurinn

Niðurstöður verkefnisstjórnar:

• Kallað er eftir aga, samstöðu og heildstæðri stefnu í innkaupum á vörum og þjónustu.

• Fram kemur að ríkið kaupir vörur, þjónustu og framkvæmdir fyrir um 90 mia. kr. á ári (2011),

– 140 mia.kr. sbr. fjárlög 2016.

• Sameiginleg innkaup aðeins 30% af heild. Kaupmáttur ekki nýttur sem skyldi. Allt að 45% verðmunur við tölvuinnkaup milli stofnana

Leiðarljósið….

Samstarfshópur um breyttar áherslur í innkaupum ríkisins Starfshópurinn lagði fram eftirfarandi tillögur til að auka skilvirkni í opinberum innkaupum:

• Gera þarf langtímaáætlanir í innkaupum og tengja við framkvæmd fjárlaga.

• Ríkið þarf að beita innkaupaaðferðum með markvissari hætti t.d. með sameiginlegum innkaupum, örútboðum og fækkun birgja.

• Bæta þarf upplýsingakerfi svo að ríkið hafi yfirsýn yfir innkaup sín og geti sett sér markmið um hagræðingu.

• Búa þarf til hvatakerfi fyrir stofnanir og birgja/seljendur.

• Mikilvægt að leigugreiðslur endurspegli markaðsleigu á hverjum tíma og að stofnanir hafi hag af því að hagræða í húsnæðismálum sínum.

Grundvöllur og leiðarljós…

• Innkaupastefna

• Ábyrgðarmaður innkaupa

• Rekstraráætlanir

• Forstöðumanni og ábyrgðarmanni innkaupa ber að fara reglulega yfir árangursviðmið í innkaupamálum eins þau eru sett fram í innkaupastefnu – Sérstaklega kveðið á um þetta í fjárlögum 2015!

Leiðarljósið…

Lög um opinber innkaup(OIL) 84/2007 1. gr. Tilgangur laganna. Tilgangur laga þessara er að tryggja jafnræði fyrirtækja við opinber innkaup, stuðla að hagkvæmni í opinberum rekstri með virkri samkeppni og efla nýsköpun og þróun við innkaup hins opinbera á vörum, verkum og þjónustu

Tilgangur og markmið OIL

• Koma í veg fyrir spillingu

• Hagkvæmni – fara vel með opinbert fé

• Stuðla að samkeppni

• Efla nýsköpun

• Jafnræði meðal bjóðenda

• Gegnsætt ferli

• Bann við mismunun v. þjóðernis og af öðrum sambærilegum ástæðum.

• Opna markaði milli landamæra á Evrópska efnahagssvæðinu

• Umhverfisvernd

• Félagsleg markmið

Opinber aðili – skv. 3. gr. OIL

• Ríki, sveitarfélög, stofnanir þeirra og annarra opinberra aðila, sbr. 2. mgr.

• Samtök sem þessir aðilar kunna að hafa með sér.

• Getur borið réttindi og skyldur að lögum.

• Sérstaklega hefur verið stofnað til hans í því skyni að þjóna almannahagsmunum, enda reki hann ekki starfsemi sem jafnað verður til starfsemi einkaaðila, svo sem á sviði viðskipta eða iðnaðar.

Opinber aðili – skv. 3. gr. OIL

• Auk þess skal eitthvert eftirfarandi atriða eiga við um hann:

• Starfsemi hans er að mestu leyti rekin á kostnað ríkis eða sveitarfélaga, stofnana þeirra eða annarra opinberra aðila.

• Opinber fjármögnun nemur meira en 50% af árlegum rekstrarkostnaði.

• Yfirstjórn ríkis eða sveitarfélaga, stofnana þeirra eða annarra opinberra aðila.

• Lýtur sérstakri stjórn sem ríki eða sveitarfélög, stofnanir þeirra eða aðrir opinberir aðilar skipa að meiri hluta.

• KÚ – 28/2011 - Eykt ehf. gegn Félagsstofnun stúdenta. Forval: Bygging stúdentagarða við Sæmundargötu í Reykjavík. Ekki opinber aðili.

• KÚ 33/2005 - ÓG gegn Ríkiskaupum og Rauða krossinum. Rekstur sjúkraflutninga aðeins að 30% fjármagnaður m. opinberum framlögum og því ekki opinber aðili.

Viðmiðunarfjárhæðir – 20. gr. OIL

„Öll innkaup á vöru, þjónustu og verkframkvæmdum yfir viðmiðunarmörkum skal bjóða út eða gera í samræmi við þau innkaupaferli sem nánar er kveðið á um í lögunum.“

Innlend viðmiðunarmörk • Vörusamningar 12.000.000 kr.

• Þjónustusamningar 15.500.000 kr.

• Verksamningar 29.000.000 kr.

Viðmiðunarfjárhæðir á evrópska efnahagssvæðinu • Vörusamningar 21.571.317 kr.

• Þjónustusamningar 21.571.317 kr.

• Verksamningar 834.842.176 kr.

Innkaupaferlin

• Almennt útboð

• Lokað útboð

• Forval

• Samkeppnisviðræður

• Samningskaup – Samningskaup að undangenginni útboðsauglýsingu, 32. gr.

– Samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar, 33. gr.

• Rammasamningar – Örútboð innan rammasamninga

• Hönnunarsamkeppni

• Vörusamningar 12.000.000 kr. • Þjónustusamningar 15.500.000 kr. • Verksamningar 29.000.000 kr.

Rammasamningur - Undir ákveðnu upphæðamarki = bein kaup með verðkönnun - Yfir upphæðamarki - Örútboð - Sameiginleg innkaup – kanna heimild innan samnings

Verðfyrirspurnir - Tryggja samkeppni - Kanna markaðinn - Verðfyrirspurnarform á www.rikiskaup.is

Útboð - Almennt útboð - Lokað útboð og forval - Samkeppnisviðræður - Samningskaup

Yfir viðmiðunarmörkum

Útboðsskyldu aflétt

Undir viðmiðunarmörkum

Stök innkaup

• Tölvu- & tæknibúnaður

• Þjónusta verktaka

• Ökutæki

• Húsgögn

• Ráðgjöf

Regluleg innkaup

• Tölvu, síma og fjarskiptaþjónusta

• Skrifstofuvörur

• Ræsting og hreinlætisefni

• Prentun

• Raforka

• Öryggisgæzla

Sameiginleg innkaup

• Mötuneyti

• Pappír

• Tæki

• Prentþjónusta

• Hýsing

Forsendur sameiginlegra innkaupa

• Samvinna stofnana

• Skilgreining þarfa

• Magn, afhending, tími

• Aðeins einn rammasamningur ennþá með opinni heimild til sameiginlegra örútboða ennþá (matvæli)

• Þangað til verða skilgreind innkaup hvers og eins þátttakenda í sameiginlegu örútboði að vera yfir upphæðarmörkum viðkomandi samnings

• Leyfilegt að fara sameiginlega í verðfyrirspurn fyrir innkaup undir upphæðarmörkum

Almenn útboð á vöru og þjónustu

• Kaupendur vilja kaupa sjálfir inn, en þekkja ekki alltaf – Regluverkið

– Verklagið / Verkefnastjórnun

– Markaðinn

• Verkaskipting kaupanda og Ríkiskaupa (RK) – Þörfin (tækni- / kröfulýsing) kemur frá kaupanda

– Verklag og regluverk frá RK

Hvað eru rammasamningar?

Rammasamningur = útboðsform þar sem magn er ótiltekið

Rammasamningar ríkisins = flokkur rammasamninga sem Ríkiskaup gera fyrir hönd kaupenda hjá ríki (og sveitarfélögum)

Í rammasamningsútboði má m.a festa niður:

• Hæfi bjóðenda – persónulegt , fjárhagslegt og tæknilegt. Kröfur um hæfni og þekkingu sem bjóðendur skulu að lágmarki uppfylla.

• Tilteknir eru þeir flokkar vöru og þjónustu sem falla undir hvert útboð.

• Ákveðinn lágmarksafsláttur af almennri verðskrá bjóðenda fyrir umsamda vöru eða þjónustu. Í flestum þjónustusamningum er samið um ákveðin tímaverð fyrir smærri verk.

• Margvíslegir almennir skilmálar eru tilgreindir s.s. um ábyrgðir, tryggingar ofl. eftir því sem við á hverju sinni. Greiðsluskilmálar eru einnig tilteknir.

Rammasamningar

Rammasamningsútboð (RS)

• Í RS er fest niður það sem hægt er

• Fastur afsláttur fyrir smáinnkaup (meðalafsl. % er 20)

• Bestu kaup eru gerð í örútboðum í kjölfar RS

• Í örútboðum eru festir lausir endar..

• ..s.s. magn, þjónustustig, afhending, gæði

• „Lögmálið“ um magn og verð

Innkaup í rammasamningum

Skýr skil á milli: - rammasamningsútboðs og

- innkaupa í rammasamningi

Kaup innan rammasamninga – tilgreind innkaupamörk:

• UNDIR = Bein innkaup skv. kjörum og skilmálum sem eru skilgreindir í rammasamningnum. Kaupendur skulu gera samanburð milli seljenda t.d á nýjungum og verði sem kann að hafa breyst á samningstíma.

• YFIR = Örútboð innan rammasamninga milli allra seljenda í rammasamningnum (sem efnt geta samninginn).

Örútboð – já… en hvernig?

• Kaupandi tekur saman þarfir sínar og kröfur

• Vara, þjónusta eða vara og þjónusta?

• Ákveðin kaup á tilteknu magni til afgreiðslu á tilteknum tíma eða tímabili.

• ..og síðan

• skoðið rammasamningana – www.rikiskaup.is

• kannið markaðinn / seljendur í RS

• takið saman stutta lýsingu (innkaupaferli)

• sendið á seljendur (gefið þeim tíma..)

• tilboð metin og niðurstaða kynnt öllum !!

Tryggð við rammasamninga

Gefur okkur aukinn sparnað og aukna verðvitund kaupenda Meðalafsláttur um 22% • Veltan árið 2009 var tæpir 6 milljarðar • Veltan árið 2010 var rúmir 7 milljarðar • Veltan árið 2011 var tæpir 9 milljarðar • Veltan árið 2012 var tæpir 10 milljarðar • Veltan árið 2013 var um 10,6 milljarðar • Veltan árið 2014 var um 11,3 milljarðar

Áætlaður ávinningur rúmir 10 milljarðar á þessum árum

Hugsanlega aðeins 30% - 40% af mögulegum RS-innkaupum

Kostir rammasamninga og örútboða

• Útboðsskyldu fullnægt

• Tiltekin kjör og skilmálar þegar skilgreind

• Kaupandi stýrir sjálfur innkaupum sínum m.v. þarfir og vöruframboð á hverjum tíma

• Virk samkeppni innan samnings

• Tveir eða fleiri kaupendur geta sameinast um magninnkaup

• Hæfir bjóðendur sem þekkja og samþykkja verklagið keppa um tiltekin viðskipti, magn eða afhendingu til skemmri eða lengri tíma

• Vistvænar kröfur

• Örútboð ódýrt verkfæri

• Rétt og vönduð vinnubrögð – gott fordæmi !!

Umhverfisskilyrði í rammasamningum

• Ríkið hefur sett sér stefnu um vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur með áherslu á minni sóun og minni umhverfisáhrif

• Leitað er leiða til að velja þann kost sem er síst skaðlegur umhverfinu og heilsu manna en ber sama eða lægri líftímakostnað samanborið við aðrar vörur og þjónustu sem uppfylla sömu þörf

• Umhverfisskilyrðin eru sett fram á vegum verkefnisins Vistvæn innkaup sem er samstarfsverkefni ríkis og sveitarfélaga sjá nánar á vef vistvænna innkaupa: www.vinn.is

• Örútboð innan rammasamninga eru verkfæri innkaupafólks til að koma að auknum kröfum um margvíslega umhverfisþætti

… Umhverfisskilyrði í rammasamningum

• Þýdd og staðfærð umhverfisskilyrði eru til í 18 flokkum vöru og þjónustu

• Skilyrðin hafa verið tekin inn í rammasamningsútboð að hluta eða í heild frá árinu 2011

• Ríkiskaup hafa fest sitt verklag í útboðum þannig að ætíð skuli innleiða umhverfisskilyrði í nýjum rammasamningsútboðum eftir því sem við á og þeim fjölgar

• 2015 eru 15 RK flokkar þar sem hægt er að nota umhverfisskilyrði og eru þau þegar komin inn í 14 þeirra

Sólskinssögur

RS Síma og Internetþjónusta 20 – 25% lækkun - velta 1.2 milljarðar á ári

RS Hugbúnaðarleyfi MS 25 – 30% lækkun - velta 500 milljónir á ári

RS Endurskoðun – örútboð f. sveitafélag:

– Greiddi 6,9 milljónir árið 2011

– Eftir útboð í lok árs 2012: • Mun greiða kr. 2,3 milljónir

Sparnaður samtals 4,6 millj. eða 67%

Ávinningur af útboðum

Hýsing og rekstur Landskerfa bóksafna 400.000.- kr. á mán – var 2.1 milljón

Ökuskírteini: 2 € eftir útboð, var 3,2 €, Kostnaðaráætlun 10 €

Tölvukaup 46 milljón kr., Kostnaðaráætlun 70 millj. -> 63 millj

Tryggingar sveitarfélaga 20-30% afsláttur að meðaltali 50% lækkun á iðgjöldum fyrir A 32% lækkun á iðgjöldum fyrir B 20% lækkun á iðgjöldum fyrir C

Þjónusta og samstarf við stofnanir

• Ríkiskaup eru stöðugt að leita leiða til að styrkja þjónustuna

• Ánægjulegt samstarf við stofnanir um ný áherslumál – Vistvæn innkaup

– Nýsköpun

– Rafræn innkaup

– Þróun aðferða

• Ávinningur er afrakstur okkar allra og merki um góð vinnubrögð

Upplýsingar um OI

Almennt: • www.rikiskaup.is • www.vinn.is • www.utbodi.is Fésbókin: • www.facebook.com/Rikiskaup/ • www.facebook.com/graennrikisrekstur/ Upplýsingar á vef fjármála- og efnahagsráðuneytisins: • www.fjarmalaraduneyti.is/verkefni/innkaup/ • www.stjornendavefur.is/Fjarmal-stjv/opinb-innkaup/

Takk fyrir