SECRETARIA X ASSESSOR Todos fazem parte do secretariado, diferena que secretria (para mulheres) e Assessor (para homens), ambos colaboram para melhor organizao dos compromissos e documentos de uma empresa.PRINCIPAIS FUNES Atendimento telefnico; Atendimento clientes e fornecedores; Redao de e-mail, cartas e documentos; Manuteno de arquivos e agendas; Coordenao de compras e cotao de material; Agendamento e apoio reunies, palestras e congressos e conferncia; Organizao de viagens.CDIGO DE TICAtica um conjunto de valores morais e princpios que norteiam a conduta humana na sociedade. A tica serve para que haja um equilbrio e bom funcionamento social, possibilitando que ningum saia prejudicado. Neste sentido, a tica, embora no possa ser confundida com as leis, est relacionada com o sentimento de justia social.TICA PROFISSIONAL Princpios fundamentais; Direitos; Obedincia, aplicao e vigncia do cdigo de tica. Deveres; Sigilo profissional; Relaes entre profissionais ; Relaes com a empresa; Relaes com as entidades da categoria.CARACTERSTICAS DO PROFISSIONAL IDEAL Capacidade de liderana; Moderao perante as situaes delicadas; Agilidade para tomada de decises; Bom senso e equilbrio emocional;O QUE DEVEMOS EVITAR? No respeitar cargos superiores; Comer ou mascar chicletes em local de atendimento; Falta de modstia; Interromper quem fala; Roer unhas; Sentar-se sobre a mesa; Reaes agressivas; Pentear-se, maquiar-se ou usar espelhos em local de atendimento; Fazer de sua mesa a central de fofocas; Ignorar quem quer ser atendido; Andar descalo; Fumar no local de trabalho.IMPORTNCIA DA VOZ CUIDADO COM A ENTONAO; ALTURA DO TOM DE VOZ; COMBINAO COM A EXPRESSO FACIAL; UMA BOA ALIMENTAO E TCNICAS VOCAIS EVITAM FICAR AFNICO.APARNCIA Secretria Use sempre roupas sociais, EVITE jeans e NO USE saias muito curtas; Abuse das cores neutras, evite decotes, frentes nicas e transparentes; Sapatos sociais com meio salto so elegantes, sandlias. EVITE use tnis; Os cabelos devem estar sempre arrumados, unhas sem esmaltes lascados; Ao se maquiar diariamente use tons claros e combine as cores.APARNCIA Assessor Procure combinar o terno com a cor da camisa e da gravata; NUNCA use gravatas com desenhos exagerados; NUNCA use terno com tnis; Cabelos sempre limpos e arrumados; Barba feita; Cuide das unhas.ATENDIMENTO AO SUPERIOR Respeite hierarquia; Evite tratar seu superior com intimidade; Respeite sempre o sigilo profissional; Se seu superior reclamar de seu trabalho, procure melhorar e no leve para o lado pessoal; Evite faltar no trabalho; No seja bajulador; Seu superior no o seu confidente; Nunca fale mal das pessoas.ATENDIMENTO AO TELEFONE Se a ligao for externa atenda no 1 toque; Utilize o script de abertura: Nome da empresa, seu nome, Bom dia, Boa tarde ou Boa noite; Se a ligao for interna use o script de abertura: Seu nome ou Departamento e seu nome; Transfira sempre as ligaes nos ramais certos; Tente saber mximo possvel de quem ligou antes de transferir uma ligao; Nunca esquea o telefone fora do gancho Se ligar para um ramal deixe tocar apenas 3 vezes; Nunca transfira uma ligao direto para um ramal, sempre informe quem deseja falar; Evite expresses como meu amor, querida(o), meu bem, anjo, dentre outras; Evite tirar o corpo fora. Diga Vou checar e d retorno; D importncia s anotaes e passe recados corretamenteANOTANDO RECADOS Data e Hora da ligao; Nome de quem ligou; Empresa e Departamento; Nmero do telefone; Mensagem; Seu nome.PONTOS QUE ACABAM COM O SEU TEMPO Retrabalho; Conversas paralelas; Falta de procedimento; Esquecimentos; Falta de agenda; Discipline-se na utilizao do telefone, ou seja, "Fale somente o necessrio;QUAL A IMPORTNCIA DA ESCRITA?Escrever bem saber expressar ideia clara, rpida e persuasiva. Uma boa redao revela capacidade de raciocnio e esforo pessoal, mesmo daqueles que tm mais facilidade.LER TREINO PARA A ESCRITA Benefcios para a mente como: Ampliao de vocabulrio; Melhora na dico; Melhora na escrita; Melhora do raciocnio...ORTOGRAFIA Pior erro confiar em corretor ortogrfico de word, afinal estamos com novas regras de ortografias e alguns sistemas Office ainda no esto atualizados.DOCUMENTOS qualquer prova por escrito. Documentos comerciais podem ser usuais como: cartas, relatrios, telegramas, ou eventuais como: atestados, circulares, procuraes.CUIDADOS AO REDIGIR UM DOCUMENTO: Analise o assunto a escrever; Analise se o destinatrio vai entender; Informe-se sobre o assunto para no errar informaes; Use palavras simples e claras; Evite opinies pessoais; Use frases curtas e evite separao silbica; No caso de resposta, responda o que foi pedido; Tenha cuidado com a esttica do documento.AVISO

Meio de comunicao rotineiro de maneira simplificada entre funcionrios e departamentos.BILHETES um meio simples e rpido de propagar mensagens. O bilhete de carter intimo; por essa razo, deve ser manuscrito do prprio punho do emissor.COMUNICADOManeira pela qual se divulga uma mensagem para vrias pessoas de modo simples, direto, de fcil entendimento.ATESTADODocumento que confirma a veracidade de um fato.REUNIES Serve para a troca de informaes, ideias, tomada de decises em conjunto e soluo de problemas. Se uma reunio no for bem planejada e dirigida poder ser perda de tempo. TIPOS DE REUNIES Conferncia; Mesa Redonda; Painel; Seminrio; Simpsio;ORGANIZAO PARA UMA BOA REUNIO Qual ser a pauta da reunio? Quem sero os participantes? Data, horrio e local da reunio? Materiais e equipamentos necessrios? Quem ser o Orador, Controlador, Redator?ITENS IMPORTANTES: Convocar os participantes por escrito com antecedncia mnima de 48 horas para que possam se programar, informando a(s) pauta(s) da reunio. No fugir do foco na reunio, caso necessrio abordar outro assunto agendar uma sesso extraordinria em outra data. Convocar somente colaboradores ligados pauta para que no tire colaboradores da rea sem necessidade no momento.ATA o registro exato e resumido de decises tomadas em uma reunio. Em geral, deve ser assinada pelas pessoas que presidiram e secretariaram a reunio. Pode ser formal (em livro prprio) e informal (em folhas avulsas).