เลขานการทโลกตองการในศตวรรษท 21

โดย ศภชย ศรหาตา

ความรพ นฐานของอาชพ "เลขานการ"

“เลขานการยคน ตองเปนเลศทงบทบาทและผลงาน”

ความหมายของค าวา "เลขานการ"

ค าวา “เลขานการ” เปนค าสทธ มาจากค าวา เลข สนธกบ อนการ ดงนน เลข + อนการ รวมกนเปนค า “เลขานการ”ค าวา เลขา แปลวา ลาย ตวอกษร การเขยน งานขดเขยน ค าวา อนการ แปลวา การท าตาม การเอาอยาง “เลขานการ” หมายถง ผมหนาทเกยวกบหนงสอตามทผใหญสง

ดงนน ผทท างานในต าแหนงเลขานการ ตองเปนผทไดรบความไววางใจใหเกบความลบของหนวยงานหรอเจานาย หรอผบรหารขององคการนนๆ

ความหมายของค าวา "เลขานการ"

ค าวา เลขานการ ตรงกบค าในภาษาองกฤษวา Secretary

มาจากภาษาลาตนวา Secretum แปลวา ความลบ (Secret)

ดงนน ค าวา Secretary แปลวา “ผรความลบ”

ความหมายของค าวา "เลขานการ"

มาจากรากศพท 9 ตว ในภาษาองกฤษ ดงตอไปน1. S = Sensitivity คอ ความรสกไวในแงการท างาน รอะไรไดเรว เขาใจ

อะไรไดงาย2. E = Efficiency คอ ความมประสทธภาพ ถกตอง ประหยด ปลอดภย3. C = Courage คอ ความกลาท างานโดยไมกลววาจะเกดความผด4. R = Responsibilityคอ มความรบผดชอบในการท างาน5. E = Energy คอ การมก าลงใจและสขภาพดในการท างาน6. T = Technique คอ มเทคนคในการท างาน7. A = Active คอ ความกระตอรอรนในการท างาน8. R = Reliability คอ ความไววางใจ9. Y = Youth คอ อยในวยทเหมาะแกการ

ท างานและมความคลองตว

ท าไมถงตองมเลขานการ

“เลขานการ” คอ.....ผชวยแบงเบาภารกจของ “ผบรหาร”

ผชวยอ านวยความสะดวกผทเขามาตดตอประสานงาน

ผประสานงานตางๆ ทไดรบมอบหมาย ใหส าเรจลลวงไปไดดวยด และมประสทธภาพ

ท าไมถงตองมเลขานการ

“เลขานการ” เปรยบเสมอน.....เลขาเหมอนมออกคหนง เหมอนเทาอกค เหมอนห เหมอนตาอกคของนาย

เลขากบนายเหมอนรางกายเดยวกน นายคอสวนศรษะทคดวางแผนจะท าอะไร เลขาคอตวทรบไปท าใหเสรจ ถามแตศรษะ ไมมตวงาน งานกจะไมเดน กองอยตรงนน

เลขานการเปรยบเสมอนฟนเฟองทชวยใหเครองจกรหมนไปไดอยางมประสทธภาพ

ลกษณะของโลกธรกจในปจจบนและอนาคตเปนอยางไร

ยคของขอมลขาวสารและการเชอมตอทางเครอขายขอมล

การตดตอคาขายกวางไกลไปทวโลก

การใชเทคโนโลยใหม ๆ ในการเพมประสทธภาพในการท างานและลดคาใชจาย

โครงสรางขององคกรทแบนราบและยดหยนมากยงขน

การท าธรกจการคารวมกนระหวางองคกรในประเทศและตางประเทศจะมมากขน

ลกษณะของโลกธรกจทเปลยนแปลงไปมผลกระทบตอบทบาทหนาทของเลขานการอยางไร

บทบาทของเลขานการทเปลยนไปบทบาทเกา บทบาทใหม

ท างานตามนายสง มองภาพแคบ ขอมลในการท างานมาจากนายสวนใหญ สวนใหญท างานกบนายโดยตรงไมยายท ปรมาณงานขนกบนาย อาศยต าแหนงนายสงผอนได การประเมนผลงานขนกบนายโดยตรง

ใชวจารณญาณของตน มองภาพกวาง เปนผจดการขอมล (Information Manager)

มโอกาสหมนเวยนและเขารวมทมตาง ๆ ปรมาณงานขนกบเปาหมายของงาน ทมงาน และ

องคกร ตองใชมนษยสมพนธและความสามารถของ

ตนเอง การประเมนผลงานขนกบทมงานทเกยวของ

คณสมบตของเลขานการทเหมาะสมกบโลกปจจบนและอนาคตเปนอยางไร

มบคลกด แสดงความเปนมออาชพ

เชอถอไดและมความรบผดชอบสง

มวจารณญาณทด คาดการณไกล แกปญหาเฉพาะหนาตางๆได

เปนนกสอสารทด

แสดงออกซงพฤตกรรมทเหมาะสม

เลขานการมออาชพ หมายความวาอยางไร

มความรความช านาญเกยวกบการด าเนนงานของส านกงาน

สามารถรบผดชอบโดยไมตองมการควบคมอยางใกลชด

เปนผมความคดรเรม รจกใชดลยพนจ พจารณาและตดสนใจภายในขอบเขตอ านาจของตน

เปนศนยกลางของการตดตอสอสารในองคกร

คณสมบตของเลขานการทนายตองการ

บรหารเวลาไดอยางมประสทธภาพหวใจของการบรหารเวลา คอ...

การวางแผน (Planning)

การจดล าดบความส าคญ (Prioritizing)

มความรอบรทงในงานเลขานการและงานทเกยวของ และยนดทจะพฒนาอยตลอดเวลา

คณสมบตของเลขานการทนายตองการ

มทกษะดาน การฟง การพด การอาน การเขยน มวธการเพอจบประเดน ยอ และสรปความ (5W, 1H)

ใคร (Who)

ท าอะไร (What)

ทไหน (Where)

เมอไร (When)

ท าไม (Why)

อยางไร (How)

บทบาทหนาทและจรรยาบรรณเลขานการ

หนาทของเลขานการม 4 งาน คอ1. งานหลก

2. งานสรางภาพพจน

3. งานอ านวยความสะดวก

4. งานสวนตวของเจานาย

หลกจรรยาบรรณของเลขานการ

มความรบผดชอบตองานปฏบตตามกฎขององคการทตนท างานอยโดยเครงครดรกษาความลบของงานในหนาทปรบปรงและเรยนรความกาวหนาทางวทยาการทกสาขาค านงถงความตองการ และปญหาของผใตบงคบบญชา และผบงคบบญชาไมมพฤตกรรมทจะท าใหเสยภาพพจน ท าลายศกดศรมทศนคตทดตอสถานภาพของอาชพอน ๆ

จะกาวหนาตองพฒนา (อะไรบาง)

บคลกภาพ (ทงบคลกภายใน และ บคลกภายนอก)รปรางหนาตา (Body)

ความสามารถ (Ability)

ความคลองแคลงวองไว (Mobility)

สตปญญา (Intelligence)

การแสดงตน (Self Expression)

จะกาวหนาตองพฒนา (อะไรบาง)

มนษยสมพนธ วธท าใหผอนชนชอบ

วธท าใหผบงคบบญชาชนชอบ

วธท าใหเพอนรวมงานชนชอบ

ทกษะตางๆ ทจ าเปนทกษะดานความคด ความจ า

ทกษะทางดานเทคนค

บคลกทเหมาะสมกบเลขาฯ มออาชพในการสรางความประทบใจ

สหนายมแยมแจมใส

มศลปะในการพด

มารยาทด มความสภาพ มความตงใจด และ มความแนบเนยน

แตงกายสะอาด ทงรางกาย เลบ มอ ผม ผวพรรณ

กระฉบกระเฉง วองไว มปฏภาณไหวพรบ คลองตว

บทบาทของเลขานการดานการนดหมาย

ทกทายแขกทกคนดวยมารยาทดงาม ทงทาทางและการพด

แสดงความสนใจ และ แสดงความเปนมตร

พยายามเขาใจและเหนใจแขกทไมไดนดหมายไว

จดล าดบการเขาพบ (กอน-หลง)

จดจ าชอแขกไดอยางแมนย า

ยตการสนทนาอยางสวยงาม

บทบาทของเลขานการในการใชโทรศพท

รบโทรศพททนททไดยนสญญาณรขอมลขาวสารเรองทจะพดเปนอยางดน าเสยงทใชพด ควรเปนน าเสยงปกต และสภาพใหเกยรตผฟงจดบนทกเปนฟงเปน ฟงอยางตงใจมความแมนย าในการจ ามปฏภาณไหวพรบพดจาชดเจนใหผตดตอมาเปนฝายยตการสนทนา

การรบมอตอยคสมยใหม ทมการเปลยนแปลงตลอดเวลา

ทกวนน โลกเปลยนแปลงไปอยางรวดเรว ดงนนเลขาฯทด ควรมการเรยนรและพฒนาตวเองอยเสมอดงตอไปน

ฝกฝนทกษะการฟง พด อาน เขยน โดยเฉพาะทกษะทางดานภาษาองกฤษ และภาษาอนๆเรยนรทางดาน IT เพอใหทนยค ทนเหตการณคณธรรม และ จรยธรรม

ความซอสตย สจรตการตรงตอเวลาความรบผดชอบตองานทไดรบมอบหมาย

ฯลฯ

บทสรป ของการเปนเลขาฯ มออาชพ

“มคนถามบอย ๆ วา เปน เลขาฯยากไหม

ค าตอบกคอ...ไมยาก

แตวาถาจะเปนเลขาฯทด และเกง อนนนยาก”

บทสรป ของการเปนเลขาฯ มออาชพ

เลขานการทด จ าเปนตองมความร ความสามารถในงานอาชพ ความสามารถเฉพาะตวอยางหลากหลาย เปนผมบคลกภาพด สงางาม และรกษาความลบไดด และมการพฒนาตวเองอยเสมอ

เคลดลบ 9 วธ ของการเปนเลขาฯ มออาชพ

ดงนน เลขาฯ ทดและประสบความส าเรจ ควรปฏบตดงตอไปน

มความรบผดชอบตอตวเอง

มความคดรเรมสรางสรรค และ รจกถามเมอไมเขาใจ

มความรอบคอบ และ ละเอยดออนในการท างาน

มความคลองตวสง และ แกไขปญหาเฉพาะหนาได

มความมนใจ กลาเผชญหนากบความจรง

ขยน อดทน และรบผดชอบตอหนาทสง

มความตรงตอเวลา

มความประนประนอมท างานรวมกบผอนได

ตองเปนห เปนตา แทนเจานาย