smartschool best practices

Best Practices

Een praktische handleiding voor beginnende én ervaren Smartschoolbeheerders boordevol concrete tips voor een energieke leeromgeving.

Stap voor stap een praktische en zeer visuele handleiding voor beginnende en ervaren Smartschool- beheerders.

Klaar voor een leerrijk project een goede uitbreiding op de leerstof een vlotte communicatie ...

Aan de slag met SmartschoolDeze handleiding is gemaakt met volgende doelen in het achterhoofd:

Duidelijke instructies Het taalgebruik binnen deze handleiding wil activerend en concreet zijn zodat je als gebruiker onmiddellijk aan de slag kan met uitgewerkte tips en voorbeelden.

Gebaseerd op ervaringsdeskundigen De mosterd voor dit naslagwerk werd gehaald uit de vele reeds bestaande handleidingen en tips die beschikbaar zijn via het Kenniscentrum en het beheerdersforum van Smartschool. Achteraan deze bundel vindt u een speciaal woordje van dank.

Een overzichtelijk naslagwerkDankzij de vele grote screenshots wordt de werking van Smartschool zeer duidelijk en overzichtelijk gemaakt.

Praktisch didactischEr worden zoveel mogelijk concrete schoolsituaties en werkmethoden aangehaald zodat alles nog sneller duidelijk wordt.

Nog andere vragen? Surf naar www.smartschool.be/bb en vind snel een antwoord van andere Smartschool- beheerders

S M A R T S C H O O L B E S T P R A C T I C E S

InhoudsopgaveBuitengewoon Beheer

1. De co-account efficiënt gebruiken2. Rechten met verborgen groepen3. Smartschool Management Tool4. Platformen in de scholengemeenschap5. De basisrol van een gebruiker6. Gebruikers foutief verwijderd, en dan...7. Rechten binnen Intradesk

Jaarplan en Schoolagenda

8. Jaarplansjabloon opbouwen9. Taakbelasting in de schoolagenda10. Schoolagenda koppelen aan jaarplan

Educatief

11. Documenten aanbieden12. Video’s tonen in een steekkaart13. Leerpaden voor zelfstandig werken14. Woordenboeken inzetten als taalhulp15. Wintoets16. Wintoets naar Skore puntenboekje17. Vernieuwingen in de uploadzone

Praktisch

18. Sleutelhanger19. De functionele startpagina20. Nieuw(s) voor mij in een todo-lijstje21. RSS: publiceer “nieuw voor mij”22. Een agenda tonen of verbergen23. Kalender naar website via Google24 Geavanceerd zoeken in het LVS

Technisch

25. Noodzakelijke pop-ups toelaten26. Flash Uploader: wat kan er mislopen?

B E H E E R

Buitengewoon BeheerDoe nog meer met rechten en rollen bij gebruikers en groepen

B E H E E R

S M A R T S C H O O L B E S T P R A C T I C E S 6

Verschil tussen de hoofdaccount en de co-account

1. De co-account efficiënt gebruikenJe weet dat er een co-account is, maar hoe gebruik je deze het best?Elke account in Smartschool bestaat uit 2 delen, hoofdaccount en co-account, die elk door verschillende personen gebruikt kunnen worden.

Gebruik van de co-account

Een leerling gebruikt de hoofdaccount, zijn ouders de co-account.

Een leerkracht gebruikt de hoofdaccount, zijn interimaris de co-account.

Voordelen van het werken met co-accounts

Eenvoudig beheer door de Smartschoolbeheerder.

Prijsbesparing: aan het gebruik van de co-account zijn geen kosten verbonden.

Transparantie voor de gebruikers ervan.

Een co-account onderscheidt zich van de hoofdaccount door een ander wachtwoord. Op basis van dit verschillend wachtwoord weet Smartschool dus wie aanmeldt. De hoofd- en co-account hebben een gescheiden berichtenbox en “mijn documenten-zone”. Alle andere modules worden gedeeld door beide accounttypes.

Wachtwoord actief makenIn het tabblad “Uitgebreide informatie” wordt het wachtwoord voor de co-account ingevuld. Op pagina 8 leest u welk extra recht nog dient ingesteld te worden.


B E H E E R


2. Rechten met verborgen groepenSelectief rechten toekennen voor bepaalde soorten gebruikers Het instellen van rechten kan bij een grote groepenstructuur ondoorzichtig worden. Om dit te verbeteren kan u werken met verborgen groepen.

1. Maak een nieuwe groep aan met als naam “co-accounts actief”

2. Geef deze groep enkel het recht “gebruik maken van 2de wachtwoord”

3. Maak deze groep verborgen

4. Kopieer naar deze groep de vijf leerkrachten van ons voorbeeld

5. Geef elke leerkracht een wachtwoord bij “wachtwoord co-account”

Groep verbergen De verborgen groep in dit scherm heeft als naam co-accounts actief. Leerkrachten die in deze groep zitten, krijgen het recht om het 2de wachtwoord te gebruiken. Op deze manier wordt de co-account actief, maar staat de groep niet zichtbaar in bv. de berichtenmodule.

Activeer voor vijf leerkrachten de co-account

B E H E E R


Recht 2de wachtwoord gebruikenIn plaats van de volledige groep leerkrachten dit recht toe te kennen maakt u een nieuwe “verborgen groep” met de naam: geactiveerde co-accounts. U geeft deze groep énkel dit recht. Vervolgens kopieert u de 5 leerkrachten naar deze groep. Als de co-account later gedeactiveerd dient te worden volstaat het om de account uit deze groep te verwijderen.

Gebruikersbeheer Eén vinkje bij gebruik van 2de wachtwoord is voldoende.

Voordelen van deze werkwijze

Verborgen groep + 2de wachtwoord actief = overzicht bij co-accounts

U ziet onmiddellijk welke accounts over deze rechten beschikken.

Door het verplaatsen van accounts kunnen extra bevoegdheden toegekend worden.

Het wordt overbodig om het wachtwoord van co-accounts te wijzigen om de account uit te schakelen.

Deze werkwijze is ook bruikbaar voor andere rechten die u selectief wil toekennen.


B E H E E R


Klik op vernieuwen Nadat u op “Vernieuwen” heeft geklikt verschijnen hier alle mogelijke velden die in uw Smartschool omgeving aanwezig zijn.

3. Smartschool Management Tool (SMT)

Automatisch koppelen van kolommenTijdens het openen van een SMT-bestand zal de koppeling van de kolommen aan de velden niet automatisch gebeuren. Na het ophalen van de velden zal de koppeling wél automatisch worden uitgevoerd.

Door te klikken op de knop “Vernieuwen” zullen de kolomkoppen die overeenkomen met de veldnamen gekoppeld worden.

Eigen profielvelden invullen vanuit SMTDe profielvelden die u zelf heeft toegevoegd in het gebruikersbeheer worden ook gesynchroniseerd met Smartschool. Indien een keuzelijst is toegevoegd zullen enkel de ingegeven mogelijkheden aanvaard worden.

B E H E E R

S M A R T S C H O O L B E S T P R A C T I C E S 1 0

Andere waarde Indien er toch een andere waarde in een cel voorkomt zal de achtergrond van deze cel rood gekleurd worden.

Inladen zonder wijzigen van wachtwoordAls er tijdens het schooljaar een nieuwe synchronisatie uitgevoerd dient te worden, maar de wachtwoorden van de bestaande gebruikers dienen behouden te blijven zal SMT hier automatisch rekening mee houden. Als het bestand nieuwe gebruikers bevat, zal voor deze records wel een wachtwoord opgegeven moeten worden. Voor de bestaande gebruikers mag dit veld leeg blijven. Het wachtwoord zal niet gewijzigd worden.

Enkel het wachtwoord van Karin zal worden aangepast. De wachtwoorden van Jan, Piet en An blijven na de import ongewijzigd.

Bestand in Excel afgesloten?

Voordat een Excel-bestand wordt geïmporteerd dient eerst gecontroleerd te worden of het niet meer geopend is in Microsoft Excel. Dit programma blokkeert de toegang tot dit bestand en het openen zal niet lukken. Sluit het Excel-bestand dus af alvorens u start met SMT.


B E H E E R


4. Platformen in de scholengemeenschapWat zijn de gevolgen en voordelen van een koppeling tussen verschillende Smartschoolomgevingen binnen de scholengemeenschap?Indien er meerdere scholen in uw scholengemeenschap gebruik maken van Smartschool kunnen deze platformen aan mekaar gekoppeld worden. Door deze (gratis!) koppeling ontstaan er bruggen tussen verschillende modules over de platformen heen.

Berichtensysteem

Intradesk

Reserveringen

Enquêtes

Agenda

De meeste vakmodules

Community

Algemene configuratie:scholengemeenschap groepen

Modules beschikbaar op scholengemeenschapniveau

B E H E E R


Berichtensysteem: voorbeeld met vijf scholen

Rechten toekennen Er kunnen berichten verstuurd worden tussen de verschillende scholen. Via het rechtenbeheer in het gebruikersbeheer kan ingesteld worden welke groepen dit mogen. Het wordt aanbevolen om dit niet toe te staan aan leerlingen.

In deze scholengemeenschap kunnen vijf scholen met elkaar communiceren via het berichtensysteem. Hier worden de klassen van het Sint-Augustinusinstituut getoond.


B E H E E R


Mappen en bestanden delen op IntradeskMappen kunnen gedeeld worden tussen de verschillende scholen. De werking van de rechten is identiek zowel voor de groepen/personen in de eigen school als in die van andere scholen.

Vergeet niet op het hoogste niveau van

Intradesk (de schoolnaam) de gewenste

groepen van andere scholen minimaal

leesrechten te geven. Anders zullen zij

geen toegang krijgen tot de gedeelde

mappen.

B E L A N G R I J K

Rechten instellen op het hoogste niveau in Intradesk

B E H E E R


Reserveringen

Deel een categorie Het is mogelijk om een categorie te delen met de andere scholen. In die andere scholen zal de gedeelde categorie verschijnen en zal de beheerder voor zijn lokale groepen rechten kunnen toekennen. Dit is ondermeer interessant als lokalen op eenzelfde campus door meerdere scholen gebruikt worden.

Enquêtes

Gebruik samen templates Een template kan gedeeld worden met de andere scholen zodat zij hiervan gebruik kunnen maken. Het is nog niet mogelijk om resultaten automatisch te bundelen over scholen heen.

Agenda

Samen afspraken maken Afspraken kunnen deelnemers bevatten van andere scholen. Hierdoor is het mogelijk om directies binnen de scholengemeenschap gezamenlijk afspraken te laten maken, elk vanuit hun eigen school. Uitnodigingen voor afspraken worden automatisch via het berichtensysteem naar de juiste school gestuurd en komen altijd aan!


B E H E E R


Vakmodules

Vakken op scholengemeenschapniveau Het merendeel van de vakmodules zijn zichtbaar indien een vak co-leerkrachten of deelnemers heeft van andere scholen. Dit maakt het erg gemakkelijk om aan vakgroepwerking te doen op het niveau van de scholengemeenschap.

Vanaf Smartschool V9.3 (voorjaar 2010) zullen alle vakmodules compatibel zijn met de werking op scholengemeenschapniveau.

Community

Kies voor welke vakken je de community gebruikt Indien een vak gedeeld wordt, kan er gekozen worden om dit énkel voor de scholen van de scholengemeenschap te doen. Deze groep wordt dus bepaald door de koppeling van de scholen. Er kan dus op een eenvoudige manier lesmateriaal gedeeld worden binnen een vakgroep op scholengemeenschapniveau.

Wiki

Samen kennis vergaren Wiki’s kunnen volledig gedeeld worden met personen van andere scholen. Zo kunnen er documenten opgesteld worden op het niveau van de scholengemeenschap.

B E H E E R


Een school instellen als Master

Verantwoordelijke aanduiden Eén school kan ingesteld worden als Master. Enkel vanuit deze school kunnen de scholengemeenschapgroepen aangemaakt en gewijzigd worden. Alle andere scholen kunnen deze groepen wel gebruiken (om berichten naar te sturen, rechten in te stellen, ...), maar ze kunnen ze dus zelf niet wijzigen.

Scholengemeenschap groepenGroepen van personen samenvoegen tot een SG-groep. Eén school uit de scholengemeenschap wordt aangeduid als “Master”. Deze school kan via de algemene configuratie groepen instellen die voor elke school binnen de scholengemeenschap zichtbaar zijn. Zo kan er een groep gemaakt worden “Directies SG”. In deze groep zitten alle lokale groepen “directie” uit de verschillende scholen. Elke school bepaalt zelf welke persoon er in de groep “directie” zit. In een scholengemeenschap groep kunnen geen personen rechtstreeks toegevoegd worden, énkel groepen. Bijvoorbeeld:

Scholengemeenschap groep (bv: Directies SG)

Groep van school A (bv: Directie)

Persoon (bv: Jan Janssen)

Persoon (bv: Frans Kerkhofs)

Persoon (bv: Sandra Cornelissen)

Groep van school B (bv: Directie Middenschool)

Persoon (bv: Guido Halsband)

Persoon (bv: Marc Verdonckt)

Belangrijk Het is aanbevolen om met de verschillende Smartschoolbeheerders van de scholen samen te komen en een gezamenlijke structuur voor het gebruikersbeheer overeen te komen om een transparante werking op het niveau van SG te behouden.

Belangrijk

Alvorens de scholengemeenschapkoppeling geactiveerd wordt dient elke Smartschoolbeheerder de rechten in zijn platform voor bovenstaande mogelijkheden GRONDIG te controleren. Geactiveerde rechten (zoals het versturen van bericht naar andere scholen van de SG) zullen voor de koppeling geen effect hebben, maar treden in werking zodra dit gebeurd is. Beter voorkomen kan genezen...


B E H E E R


5. De basisrol van een gebruikerBelangrijkheid van het veld “basisrol” als leerkracht of leerlingIn het profiel van elke gebruiker komt het veld “basisrol” voor. In dit veld duidt u aan of deze persoon leerkracht of leerling is. Het is belangrijk om dit consequent in te vullen omdat hieraan specifieke functies gekoppeld zijn. Volgende functies zijn enkel toegankelijk voor personen met de basisrol “leerkracht”:

Kenniscentrum

Virtuele vakken van de GO!-begeleidingsdienst (enkel voor scholen van GO!)

Digitale schoolagenda als leerkracht

Toegang met basisrol leerkracht tot:

Indien u de basisrol dus niet correct instelt zullen deze opties niet beschikbaar zijn.

Het instellen van de basisrol kan ook eenvoudig gerealiseerd worden via Smartschool Management Tool, besproken in punt 3 in de handleiding.

Instellen van basisrol Stel in het profiel de basisrol in voor één gebruiker. Gebruik voor het aanpassen bij veel gebruikers beter de Smartschool Management Tool

B E H E E R


6. Gebruikers foutief verwijderd, en dan...Wat zijn de gevolgenAls u als Smartschoolbeheerder een of meerdere accounts foutief verwijderd heeft, neem dan volgende stappen in acht:

Beschikbare Back-Ups Het per ongeluk verwijderen van een account heeft dus geen dramatische gevolgen zolang u maar tijdig de aanvraag tot herstel indient.

De accounts worden hersteld met de volledige inhoud, waarna u enkel het groeplidmaatschap dient te controleren.

Het aanvraagformulier voor interventie vindt u als beheerder onder de knop "Handleiding" in Smartschool. Op dit formulier dient u ook de referentie van de beschikbare back-up in te vullen. U vindt deze terug in het back-upbeheer binnen de Algemene configuratie.

Maak de verwijderde account(s) NIET opnieuw aan. Enkel Smartschool kan deze terug herstellen.

Stuur het aanvraagformlier voor interventie onmiddellijk per fax of mail naar Smartschool.

Vermeld duidelijk welke accounts hersteld dienen te worden.

Stappenplan bij noodgevallen


B E H E E R


7. Rechten binnen IntradeskVoorzie elke map van correcte rechtenElke map in Intradesk kan voorzien worden van 3 soorten rechten:

Belangrijk: Instellen van rechten op het hoogste niveau

Leesrechten: de persoon kan enkel bestanden downloaden die in deze map aanwezig zijn.

Schrijfrechten: de persoon kan alle bestanden downloaden maar ook bestanden uploaden. Bestanden die hij zelf geüpload heeft, kan hij ook verwijderen. Bestanden die anderen geüpload hebben kan hij niet verwijderen.

Beheerrechten: personen die over dit recht beschikken kunnen alles: downloaden, verwijderen en eveneens de rechten van deze map wijzigen.

Vaak wordt vergeten dat er op het allerhoogste niveau in Intradesk ook rechten moeten ingesteld worden. Klik op de naam van de school (eerste element in de boomstructuur) en stel ook daarvoor de rechten in.

Hoe toegang geven tot een map Om iemand toegang te geven tot een map in Intradesk dient hij te beschikken over volgende rechten:

Gebruikersbeheer: Intradesk gebruiken Intradesk: minimaal leesrechten op het hoogste niveau Intradesk: minimaal op de map én op de bovenliggende mappen

Jaarplan en schoolagenda Combineer twee modules tot een superkrachtige tool voor uw school

J A A R P L A N E N S C H O O L A G E N D A


8. Jaarplansjabloon opbouwenStap na stap een nieuw sjabloon voor leerkrachten aanmakenAlvorens leerkrachten aan de slag kunnen gaan met de jaarplanmodule dient er een sjabloon aangemaakt te worden waarop dit jaarplan gebaseerd is. Zo een sjabloon bestaat uit volgende onderdelen:

Kolommen welke kolommen komen voor in dit sjabloon

Metadatavelden welke algemene gegevens dienen ingevuld te worden

Algemene info naam, omschrijving, ...

Onderdelen van een jaarplan

Het werk vooraf U maakt als beheerder alle benodigde sjablonen aan. Zo kunnen er verschillende soorten sjablonen nodig zijn voor ASO / TSO / BSO of afhankelijk van het type vak: talen, wetenschappen, praktijkvakken, ...

Gebruik van het jaarplan in andere modulesBij het selecteren van kolommen in het sjabloon kan u ook aanduiden of een kolom getoond dient te worden in de “mini-weergave”. Met miniweergave wordt gerefereerd naar de weergave van een jaarplan in een andere module zoals bvb de schoolagenda. Het jaarplan zal in een kleiner venster getoond worden waardoor er geen plaats is om de volledige inhoud te tonen. Het is aangewezen om enkel die kolommen te selecteren die nuttig zijn zoals “lesinhoud” en het “aantal lesuren”.

Datum Eindtermen Lesonderwerp Lesinhoud Onderdeel afgewerkt? Eigen opmerkingen VOET(en) 1ste GR A-stroomVOET(en) 1ste GR B-stroomVOET(en) 2de GRVOET(en) 3de GR...

Kolommen

LeerplannummerGebruikte handboekenDidactisch materiaalVoorzieningen lokaalOpmerkingen...

Metadatavelden

Naam sjabloonOmschrijving sjabloonZichtbaar in overzicht...

Algemene Info



9. Taakbelasting in de schoolagendaVolg de taken en toetsen op per klasVia de digitale schoolagenda kunnen leerkrachten taken en toetsen opgeven. Dit systeem maakt het zelfs mogelijk dat leerkrachten kunnen zien welke taken en toetsen andere leerkrachten voor deze klas reeds opgegeven hebben. Op die manier hebben ze altijd een controle over de taakbelasting van de klas.

Taakbelasting leerkrachten Naast de taakbelasting voor de klas hebben leerkrachten ook steeds een overzicht op hun eigen planlast. Alle aangekondigde taken en toetsen voor de komende 30 dagen zijn op elk moment raadpleegbaar. Zo staat de leerkracht nooit voor verrassingen.

Taakbelasting leerlingen

Planlast leerkrachten




Krachtig overzicht Om dit compleet te maken bestaat er zelfs een speciale “toetsenafdruk”. Deze speciale afdruk toont alle taken en toetsen die voor een klas gepland staan. Dit instrument is niet enkel zinvol om achteraf een overzicht af te drukken, maar het stelt de leerkrachten ook in staat om in samenspraak een planning op te maken.

Zo kunnen leerkrachten die slechts één of twee uren les geven eerst de kans krijgen om hun toetsen te plannen, alvorens een collega die 6 uren lesgeeft aan die bepaalde klas.

Overzicht per klas met taken en toetsen



10. Schoolagenda koppelen aan jaarplanCombineer twee modules tot een super krachtig geheelAls u zowel de digitale schoolagenda als de jaarplanmodule gebruikt kan u profiteren van de koppeling tussen beide modules. Dit voorbeeld toont u de meerwaarde.

Kolom met lesuren Het jaarplan bevat een kolom “Lesuren” waarin de leerkracht noteert hoeveel uren hij verwacht te spenderen aan dit onderwerp. Vanuit het jaarplan kan hij dit onderwerp ook effectief koppelen aan lessen uit zijn schoolagenda.

Koppel de planning met de realiteit aan de hand van de werkelijk geziene lesuren.




Koppel vanuit de schoolagenda deze les aan het jaarplan voor deze klas

Ditzelfde kan ook gebeuren vanuit de schoolagenda. Via het tabblad “Jaarplan” kan een geplande les effectief aan het lesmoment gekoppeld worden. Als kers op de taart kan de Smartschoolbeheerder via het beheer van de jaarplannen zelfs instellen om het lesonderwerp automatisch in te vullen door een kolom uit het jaarplan.

Koppel vanuit de agenda een les aan het jaarplan

Meer lessen gedaan dan gepland? Vanuit de schoolagenda krijgt de leerkracht eveneens te zien hoeveel van de voorziene lesuren al besteed werden aan het lesonderwerp. Zodra hij meer lesmomenten zal besteden dan begroot in het jaarplan, zal het aantal uren in het blauw getoond worden.

Planning

Effectieve lessen



Gebruik de intelligentie van het jaarplanbeheer door de lessen automatisch in de schoolagenda in te laten vullen.

Vul automatisch de agenda in

Wist u dat Smartschool vanuit het jaarplan de lesonderwerpen in de agenda van de leerkracht automatisch kan laten invullen? Gebruik hiervoor als beheerder bij het ontwerpen van een sjabloon het vinkje “Automatisch invullen in het lesonderwerp van de schoolagenda”

Om deze functie nuttig te kunnen gebruiken is het aangewezen om een kolom van het type tekst voor het lesonderwerp te voorzien in het sjabloon.


EducatiefBreng je leerstof en coaching als leerkracht naar de volgende ICT-level.

E D U C A T I E F


11. Documenten aanbieden De opslagruimte voor al je lesbestandenDe documentenmodule is dé plaats om bestanden (MS Word, Excel, Powerpoint, mp3, mpeg, zip, exe, ...) als leerkracht ter beschikking te stellen van de leerlingen. Bestanden kunnen net zoals op uw eigen computer gesorteerd worden in mappen en submappen. Sleep de belangrijkste documenten bovenaan, of sorteer alles alfabetisch.

Structuur aanbrengen U kiest best een mappenstructuur per periode of per thema bv. trimester 1, trimester 2... of Thema Tater, Verkeer, Heden en Verleden... afhankelijk waar je vak zich het best toe leent.

Documenten maken Maak hier een nieuw document of een “steekkaart” per onderwerp op. Deze kan naast tekst en opmaak ook afbeeldingen, en video zoals YouTube bevatten. U hebt hiervoor geen tekstverwerker als Word nodig.

Bestanden uploaden Plaats hiermee uw reeds bestaande documenten (MS Word, Excel, Powerpoint, mp3, mpeg, zip, exe, ...) online. Deze optie laat u toe om veel bestanden in één keer vanaf je pc of de Smartschool map “Mijn Documenten” te uploaden. De bestandsnamen kan u achteraf nog wijzigen.

Indien u ook een omschrijving wil meegeven per bestand, dan kiest u best de optie nieuw bestand. Nadeel is dat deze methode bestand per bestand uploadt.

Zichtbaar maken Laat enkel mappen en thema’s zien die je actueel behandelt. Voor de leerlingen biedt dit een beter overzicht.


E D U C A T I E F


Een goede steekkaartHet is beter om elk onderwerp apart te herwerken dan een volledige cursus in Word-formaat integraal te uploaden. Hieronder vindt u een voorbeeld van een steekkaart. Uiteraard kost het tijd om deze werkwijze te hanteren, maar het rendement op lange termijn is groter. Ook zullen uw leerlingen zich meer aangesproken voelen door “actief” materiaal dan een passief Word-document.

Grote titel Zorg voor een duidelijke grote titel die vertelt waarover de steekkaart gaat. Lettertype: Arial Black Lettergrootte: 14pt grootte

Illustreer met multimedia Gebruik goede afbeeldingen of integreer video’s om onderwerpen duidelijker te maken. Multimedia is een zéér grote troef dat een handboek nooit zal kunnen aanbieden.

Goede inleiding Schrijf een inleiding van maximum enkele regels en plaats die in het vet.

Korte teksten Vermijd lange teksten, maar splits op in alinea’s of meerdere sub-onderdelen.

Opgelet met de breedte van afbeeldingen Een goede middelmaat van de breedte is 700 pixels. Let dus op met rechtstreeks gebruik van afbeeldingen uit een fototoestel omdat deze gemakkelijk 3000 pixels breed zijn of zelfs meer.

E D U C A T I E F


Een nieuw document aanmakenBinnen een nieuw document kan u niet enkel met tekst werken, maar ook met afbeeldingen en video’s van sites als YouTube. Dit noemt dan video “embedden” of simpelweg bestaande inhoud van een andere website zichtbaar maken binnen een ander document.

Bestemming Kies de juiste map waar dit document hoort.

Een goede titel Vat zo goed mogelijk de inhoud van je document samen in één kernzin.

Meer plaats maken Sleep met deze hoek en maak het venster om te bewerken groter. Dit geeft u meer overzicht.

Deel goede dingen Een warme oproep om goede zaken te delen met de Smartschool Community.

Inline of niet? Meer info vindt u op de volgende bladzijde.


E D U C A T I E F


Inline of niet? Toon documenten in lijstvorm of uitgeklaptBehoud de structuur in een map met veel documentenVan zodra u documenten heeft aangemaakt en u plaatst deze als inline, zal de leerling deze documenten volledig uitgeklapt zien bij het openen van de map. Indien er veel documenten in de map aanwezig zijn kan het overzicht zoek raken. Beter is dan om enkel de belangrijkste documenten inline te tonen.

Véél scrollen Wanneer u veel documenten met afbeeldingen heeft die “inline” actief staan, zal de leerling veel moeten scrollen en loopt hij de kans om bepaalde leerstof over het hoofd te zien.

Documenten Niet inline Documenten Inline

E D U C A T I E F


Kleur, lay-out en afbeeldingen met de teksteditorGebruik de teksteditor om meer pit en duidelijkheid te geven aan documenten. Hieronder staan enkele handige knoppen aangestipt. Kies tussen de eenvoudige of uitgebreide teksteditor in je profiel.

Eenvoudige teksteditor

Uitgebreide teksteditor

Afbeelding toevoegen Zorg voor een maximale breedte van ongeveer 700 pixels.

Vet, cursief... Tip: Gebruik geen overdaad aan verschillende stijlen, maar beperk u tot titels of belangrijke woorden.

Symbolen invoegen Gebruik speciale tekens zoals Ω √ ¾ © ≤ ∞

Een betere keuze Tenzij je een oude pc hebt, behoudt u best de uitgebreide teksteditor. Deze staat standaard aan en bevat meer functies om documenten mee op te bouwen. Om te wisselen naar de eenvoudige versie gaat u naar uw profiel (menubalk bovenaan).

HTML Met deze knop kan u video’s zoals Youtube gaan invoegen in de broncode van het document.

Hyperlinks Link naar een bestaande pagina op het internet. Altijd eerst de tekst selecteren alvorens de hyperlink in te voegen.

Meer lettertypen Een goede keuze voor een hoofdtitel is Arial Black met lettergrootte 14 of 18.


E D U C A T I E F


Gebruik multimediabronnen in documentenOp internet kan u zelf ongelofelijk veel materiaal vinden om onderwerpen te illustreren. Hieronder vindt u enkele (bekende) bronnensites. Belangrijk: respecteer altijd de copyrights.

SchoolTV Beeldbank Zeer goede educatieve videofragmenten in het Nederlands www.schooltv.nl/beeldbank

Vimeo Videofragmenten met meestal meer kwaliteit dan Youtube, maar met een kleiner aanbod. www.vimeo.com

YouTube Zeer grote bron aan videomateriaal. Steeds goed screenen voor gebruik. www.youtube.com

Bing afbeeldingen Handig om grote afbeeldingen te kiezen uit je zoekopdracht. www.bing.com

Google afbeeldingen Biedt ook een waaier aan illustratie- materiaal voor steekkaarten www.google.com

E D U C A T I E F


12. Video’s tonen in een steekkaartIntegreer een YouTube film in document Surf naar een video die u wil toevoegen aan een document. Kopieer de code en plak deze als HTML in het document. Het lijkt moeilijker dan het eigenlijk is.

Code selecteren Deze code selecteert u volledig en kopieert u vervolgens.

Video in het document De leerlingen zien nu de video verschijnen in het document.

Code plakken 1. Ga naar het document en klik op de HTML-knop. 2. Zoek naar de plaats waar de video moet komen.3. Plak de YouTube code. Klik tot slot op bijwerken. 4. Er verschijnt een geel vlak met het Flash logo in het document. 5. Bewaar het document.

HTML gebruik deze knop om de code in uw document te bewerken


E D U C A T I E F


Documenten kopiëren of verplaatsen naar een ander vakSoms is het handig om één of meerdere bestanden te delen binnen een ander vak. Op deze manier hoeft een bestand maar één keer geüpload te worden om in meerdere vakken gebruikt te worden.

Eén of meerdere klassen U houdt hiervoor de ctrl-toets (Windows) of cmd-toets (Mac) ingedrukt bij het aanduiden van de klassen.

Kopiëren of verplaatsen Kies een of meerdere documenten die u wil kopiëren of verplaatsen en druk op deze knop.

Kopiëren of verplaatsen Kies tenslotte of u het bestand wenst te kopiëren of wil verplaatsen en bevestig met opslaan. Let op: deze actie is definitief.

Annuleren Met deze knop breekt u de actie af. Er zal niets gekopieerd of verplaatst worden.

E D U C A T I E F


Het enkel aanbieden van een cursus in Word zal leerlingen niet meer stimuleren dan het normale handboek. Ook al is het verleidelijk, doe het niet - tenzij enkel als back-up voor de papieren versie van een cursus. Een on-line Word-document heeft geen groot leerrendement.

Het is veel beter dat u grote hoofdstukken omvormt naar kleine, afgebakende “steekkaarten” per onderwerp. Leerlingen springen ook liever van het ene naar het andere onderwerp, in plaats van lange teksten te volgen van A tot Z.

U kan ook allerlei digitale media als afbeeldingen, bewegende schema’s, video’s en geluidsfragmenten integreren. Dit zijn toepassingen die nooit mogelijk zullen zijn met een papieren handboek.

Het proces van een volledige Word-cursus te downloaden en te openen duurt gemakkelijk een halve tot een volle minuut. Een onderwerp op één steekkaart rechtstreeks openen duurt slechts 2 seconden.

Eén van de voordelen van Smartschool is de community. Een plaats waar leerkrachten kunnen zoeken naar ideeën voor hun les. Des te meer collega’s hun lesmateriaal in de community plaatsen, des te meer leerkrachten en leerlingen hier uiteindelijk van kunnen profiteren.

Delen met de Community

Do’s en don’ts van documenten


E D U C A T I E F


13. Leerpaden voor zelfstandig werkenBepaal de logische volgorde in lesmateriaal op SmartschoolLeerkrachten die beschikken over veel lesmateriaal in Smartschool kunnen dit logisch rangschikken tot leereenheden in de module Leerpaden. Onderstaand voorbeeld toont een uitgebreid leerpad dat bestaat uit tal van lesmateriaal dat chronologisch gerangschikt wordt. Leerlingen starten bovenaan en werken op zelfstandige basis doorheen de leerstof.

Reeds geopend Aan het vinkje kan een leerling zien welk item van het pad hij reeds bewandeld heeft.

Bepaal gerichte remediëring Deze module gebruiken kost weinig tijd voor de leerkracht, maar het levert hem veel informatie op. Bv. over het werktempo, waardoor hij leerlingen individueel kan bijsturen.

Voordelen van leerpaden

Leerstof bundelen tot één logisch geheel.

Eenvoudig instrument voor begeleid zelfstandig werken.

Biedt grafieken over vorderingen en gebruik voor de leerkracht.

Ideaal voor het aanbieden van leerstof voor de examenperiode.

E D U C A T I E F


14. Woordenboeken inzetten als taalhulpVerklaar moeilijke woorden en nieuwe begrippen Leerkrachten die in hun klassen geconfronteerd worden met leerlingen met taalarmoede kunnen handig gebruik maken van de woordenboekmodule. Dit kleine instrument maakt het deze leerlingen een stuk gemakkelijker. Zo gaat u te werk:

1. Begrippen verklaren In het woordenboek plaatst u alle moeilijke woorden die in uw Smartschoolcursus voorkomen en voorziet hen van een woordje uitleg.

2. Activeer voor uw vak U activeert het gebruik van het woordenboek voor uw vak. U vindt dit binnen de vakopties.


E D U C A T I E F


3. Toon automatisch een duidelijke verklaring bij een termOveral waar deze termen opduiken worden ze met subtiele stippellijn onderlijnd. Door met de muis op deze term te gaan staan wordt de verklaring getoond. Daarnaast kan er op een van de vermelde zoekpagina’s geklikt worden om meer informatie op internet op te zoeken.

U kan ook binnen alle andere onderdelen van Smartschool een woordenboek activeren. Hiermee kunnen woorden in het schoolforum of in een nieuwsbericht verklaard worden. U geeft dit recht dan best ook aan alle leerkrachten zodat ze kunnen helpen met het vullen van dit woordenboek.Een woordenboek kan zelfs geëxporteerd en geïmporteerd worden zodat dit gedeeld kan worden tussen verschillende scholen!

Er is ook een woordenboek voor het volledige schoolplatform

E D U C A T I E F


15. WintoetsBreng digitaal toetsen naar het volgende niveauWintoets voor Smartschool is een toetsenpakket dat veel verder gaat dan simpele vraagtypes. Met enkele klikken kunnen een YouTube-film, een Google-Maps kaart, een Flash-film en nog veel meer type bronnen worden toegevoegd aan een vraag. Nog nooit was toetsen opstellen zo veelzijdig en toch eenvoudig!

Importeer Hot Potatoes Wintoets voor Smartschool ondersteunt sinds kort ook de import van Hot Potatoes oefeningen. Bepaalde types van oefeningen kunnen probleemloos worden omgezet naar het Wintoets formaat, inclusief commentaar en afbeeldingen. De ondersteunde formaten zijn:

JClose JMatch JQuiz

Vanaf dan kan de oefening verder bewerkt worden in Wintoets.

Afbeeldingen Illustreer vragen met foto’s en illustraties.


E D U C A T I E F


Muziek en geluid Voeg audiofragmenten toe. Ideaal bij taalvakken, PAV en muzikale opvoeding.

Video Een film van bvb. YouTube toevoegen aan een vraag is zeer eenvoudig.

HTML Gebruik eigen code om vragen helemaal naar uw hand te zetten.

Multimedia in Wintoets

E D U C A T I E F


Online toetsen in een veilige omgeving

De leerkracht bepaalt de regels van een toets Alvorens de toets gestart wordt, kan de leerkracht instellen of een wachtwoord vereist is. Op die manier kunnen de leerlingen de toets samen opstarten op het geplande moment.

Eveneens kan Wintoets een selectie van vragen nemen uit de database die aanwezig is. Zo krijgt iedere leerling willekeurig andere vragen van dezelfde materie. De gewenste moeilijkheidsgraad wordt door de leerkracht gekozen. Dit is slechts een kleine greep van de mogelijkheden die Wintoets voor Smartschool te bieden heeft.

Wachtwoord Geef een wachtwoord in waardoor leerlingen pas kunnen starten nadat ze dit wachtwoord hebben ontvangen.

U kan meteen aan de slag met Wintoets in combinatie met Smartschool. Er is een probeerversie van Wintoets beschikbaar met ALLE mogelijkheden om een toets met maximaal 10 vragen op te stellen. Meer info vindt u via het onderdeel Handleiding in Smartschool of op de website www.smartschool.be.

Gratis versie van Wintoets beschikbaar


E D U C A T I E F


16. Wintoets naar Skore puntenboekje Breng in één beweging alle resultaten van Wintoets naar het puntenboek Een WinToets die in Smartschool wordt afgenomen stuurt haar resultaten automatisch terug naar Smartschool. In deze resultaten zijn de score, de afnametijd en juiste en foutieve antwoorden van elke poging vervat. Leerkrachten die met Skore werken kunnen de resultaten van deze toetsen in één beweging doorsturen naar hun puntenboekje.

Klik hier om deze resultaten van Wintoets naar Skore door te sturen.

Vul de parameters van deze evaluatie in. Merk op dat de totaalscore kan gewijzigd worden t.o.v. de totaalscore van deze in WinToets.

De resultaten zijn onmiddellijk beschikbaar in het puntenboekje.

E D U C A T I E F


17. Vernieuwingen in de uploadzoneVerbeter online ingestuurde documenten zonder deze te downloaden Met de vernieuwde uploadzone beschikken de leerkrachten over enkele nieuwe functies die hen tijd kunnen besparen:

Volledige map van uploadmappen downloaden in ZIP-formaat.

Documenten on-line verbeteren met ZOHO.

Gebruik ZOHO bij voorkeur bij eenvoudige office-documenten. Voor complexe documenten met secties, tabellen en afbeeldingen gebruikt u best een off-line officepakket.

Volledige map downloaden Klik op de blauwe diskette om een volledige map te downloaden. Houd rekening met de verwerkingstijd om het ZIP-bestand samen te stellen. Vernieuw de pagina zeker niet omdat dan het proces opnieuw gestart wordt.

Verbeter online Gebruik deze functie om onmiddellijk de ingezonden taak te verbeteren.


PraktischGeavanceerde en krachtige tools om Smartschool nog efficiënter te gebruiken

P R A K T I S C H


18. SleutelhangerGa van het ene Smartschoolplatform naar het andere met één klikIndien u over meerdere accounts beschikt in één of meerdere Smartschoolplatformen kunnen deze aan mekaar gekoppeld worden. Door deze koppeling kan u wisselen tussen deze accounts zonder opnieuw te moeten aanmelden. Dit is dus een volwaardige “single sign-on oplossing”.

Snel wisselen via de Smartschool-werkbalk Eenmaal deze zijn toegevoegd kan u in de Smartschool-werkbalk klikken op uw naam om het menu te tonen. Klik op de naam van de gewenste account om hiernaar te wisselen.

Sleutelhangers toevoegen doet u via uw profielinstellingen.


P R A K T I S C H


19. De functionele startpaginaMogelijkheden om de startpagina optimaal te gebruikenDe startpagina in Smartschool kan een echte informatierijke toegangspoort worden als u onderstaande onderdelen gebruikt. Hierdoor kan het comfort voor de leerkrachten en de leerlingen verhoogd worden.

Actuele gebeurtenissen Plaats elke week een activiteit uit uw school met enkele foto’s of een filmpje “in de kijker” via de nieuwsberichtenmodule.

Handige informatie met één klik De “In de kijker”-techniek kan ook gebruikt worden om speciale snelmenu’s aan te maken waardoor leerkrachten en leerlingen snel toegang krijgen tot informatie. Deze hyperlinks kunnen naar informatie in of buiten Smartschool wijzen. Een goed voorbeeld is een snelkoppeling naar recente informatie: verslagen, dienstnota’s, nieuwsbrieven, ...

P R A K T I S C H


Tips voor de startpagina

Actualiteit in de kijker plaatsen

Hyperlinks naar andere informatie

Aparte startpagina voor leerkrachten en leerlingen

Een leerkrachten en leerlingen versieAparte startpagina voor leerkrachten en leerlingen. De “In de kijker”-blokken zijn nieuwsberichten die als “In de kijker” worden gemarkeerd. Ze kunnen dus per groep anders zijn. Op die manier kan de startpagina gepersonaliseerd worden voor leerkrachten en leerlingen. Men ziet enkel de informatie die voor hem/haar bedoeld is.

Versie voor leerlingen Startpagina met foto’s in de kijker van de Sportdag.

Versie voor leerkrachten Met daarop de foto’s in de kijker van het laatste personeelsfeestje.


P R A K T I S C H


20. Nieuw(s) voor mij in een todo-lijstjeHet tabblad “Nieuw voor mij” op de startpagina is een erg krachtig instrument dat niet altijd correct begrepen wordt. Nochtans kan dit onderdeel erg nuttig zijn.

Voorbeeld: Meld enkel updates binnen Intradesk

U wil op de hoogte blijven van nieuwe bestanden die op Intradesk worden toegevoegd. U stelt dus in dat u meldingen van nieuwe items op Intradesk wenst te ontvangen.

Op de startpagina verschijnen deze meldingen netjes chronologisch als iemand een bestand toevoegt. U hoeft dus zelf niet meer op zoek te gaan. U klikt om het document te downloaden of te openen. Zodra u dit bekeken heeft zet u het oogje uit. Het item zal dan verborgen worden. In de instellingen kan u kiezen of u verborgen items wil verbergen (standaard) of toch wil tonen.

Door op deze manier met de startpagina te werken heeft u dus altijd een up-to-date beeld van wat u nog niet gelezen heeft op Intradesk zonder dat u ernaar op zoek hoeft te gaan.

Met deze instellingen worden enkel wijzigingen in Intradesk gemeld op de startpagina. U kiest zelf welke modules u wil opnemen in de lijst op uw startpagina.

Toon of verberg de verborgen items in de lijst.

P R A K T I S C H


21. RSS: publiceer “nieuw voor mij”Leest alle nieuwe Smartschoolitems in uw favoriete RSS lezerDe informatie uit “Nieuw voor mij” kan u ook buiten Smartschool ontvangen. Deze “nieuwsstream” is beschikbaar in RSS-formaat waardoor u hem ook kan ontvangen in uw mail-client, smartphone of RSS-reader. U vindt het RSS-adres in uw profiel onder “Mijn startpagina” in het tabblad RSS exportadres.

Kies bij de voetjes voor het RSS exportadres.

Kopieer vervolgens het RSS-adres.

Abonneer je ten slotte op deze Smartschool RSS via een site zoals Netvibes of Google Reader waar je ook andere RSSfeeds kan plaatsen in één overzicht.


P R A K T I S C H


22. Een agenda tonen of verbergenBehoud het volledige overzicht bij veel agenda’sElke persoon heeft automatisch een eigen agenda in Smartschool. Deze agenda kan getoond of verborgen worden. Dit doet u door op het oogje voor de naam van de agenda te klikken. Indien u over meerdere agenda’s beschikt, kan u door dit oogje meer overzicht bekomen in de weergave.

Leraren en Personeel Op dit overzicht zijn duidelijk de Leraren en de Personeelsagenda zichtbaar.

Leraren verborgen Het oogje voor de lerarenagenda is grijs waarmee al deze afspraken nu worden verborgen

Leraren

Personeel

Leraren

Personeel

P R A K T I S C H


23. Kalender naar website via GooglePubliceer de Smartschoolagenda op een publieke website

1. Exporteer ICS Google Calendar kan een abonnement nemen op elke Smartschoolagenda. Elke nieuwe afspraak zal dan ook verschijnen in de Google Calendar.

2. Kopieer volledig adres Selecteer en kopieer het volledige adres

Deze functie is handig voor scholen die de schoolkalender willen publiceren op de schoolwebsite. Er wordt gebruik gemaakt van een tussenstap: Google Calendar.


P R A K T I S C H


4. Agenda Toevoegen via URL Kies eerst toevoegen, en daarna toevoegen via URL.

3. Surf naar uw Google Calendar Google Calendar is één van de vele gratis onderdelen van Google. Hiervoor dient u wel eerst een account aan te maken.

5. Smartschool URL plakken Vervolgens zal na enkele minuten de Smartschool agenda verschijnen binnen Google Calendar.

Openbaar maken Gebruik deze optie om de kalender voor iedereen zichtbaar te maken zoals op de eigen schoolsite.

P R A K T I S C H


24 Geavanceerd zoeken in het LVSToon op de startpagina de gewenste inhoudHet leerlingvolgsysteem is een enorm krachtig onderdeel dat informatie snel kan opzoeken. Om dit nog gebruiksvriendelijker te maken kan u ervoor opteren om op de startpagina van het LVS onmiddellijk het resultaat van een zoekfilter te tonen ipv de laatste 30 nieuwe items.

Maak uw geavanceerde zoekfilter aan en bewaar hem.

Duid het groene vinkje aan voor de naam van de zoekfilter, hiermee stelt u hem in als “Resultaten tonen op startpagina”

Activeer “Geavanceerd zoeken” om een eigen zoekfilter aan te maken.

Start een zoekactie via dit icoon in het LVS


TechnischOplossingen voor praktische problemen met browsers

T E C H N I S C H


25. Noodzakelijke Pop-ups toelatenSoms blokkeert de browser noodzakelijke popups van SmartschoolOp sommige plaatsen opent Smartschool een pop-up om gegevens in een nieuw venster te tonen. De standaardinstellingen Firefox en Internet Explorer blokkeren deze pop-ups. Stel uw browser zo in dat deze pop-ups niet geblokkeerd worden. Indien een gele balk getoond wordt kiest u voor “Pop-up vanaf ...smartschool.be altijd toestaan”.

Browserinstellingen Voeg hier het adres in van uw Smartschoolomgeving bij het blokkeren van pop-ups bij de instellingen van uw browser en bewaar het adres.


T E C H N I S C H


26. Flash Uploader: wat kan er mislopen?Het uploaden van bestanden via de Flashuploader kan falen indien de lokale pc niet correct is ingesteld. Volgende punten zijn belangrijk voor een correcte werking:

Flash Uploader zonder zorgen

Ondersteunde browser Gebruik enkel Firefox of Internet Explorer. Er bestaan veel soorten browsers en er komen er elke maand bij. Wij garanderen enkel een foutloze werking op de vermelde browsers.

Versie van Flashplayer Installeer de meest recente versie van de Flash-player. Deze is gratis te downloaden vanaf de website van Adobe.com

Tijdinstelling op de pc De datum en tijd op de lokale pc dienen correct te zijn ingesteld. Als de tijd voor of achter loopt kan de uploader niet synchroniseren met de servers van Smartschool en kan het uploaden falen.

Een woord van dank

V a n a f d e e e r s te d a g

d at S m a r t s c h o o l b e s to n d h e b b e n we g e p ro b e e rd o m s o f t wa re

te m a k e n d i e e e n a nt wo o rd b i e d t o p co n c re te v ra g e n e n p ra k t i s c h e p ro b l e m e n va n

d e s c h o l e n . T i j d e n s d e ze o p d ra c ht h e b b e n we va n ve l e S m a r t s c h o o l b e h e e rd e r s co n c re te t i p s e n

vo o r s te l l e n o nt va n g e n . O n s wo o rd j e va n d a n k i s d a n o o k g e r i c ht a a n h e n d i e o n s b i j s t a a n i n d e ze u i td a gi n g :

M a rc S a n n e n , G e r r y S e y n a e ve, R o ny J a co b s, D i r k D ’ h u y ve t te r s , Wi m Sw i n n e n , L i e ve Ee l e n , E r i k H e y m a n ,

J a n D e m e d t s , Wi m B e c u e, Lu c Va n o u p l i n e s , H i l d e Va n Co m p e r n o l l e , J a n Th o e l e n , Fre d e r i k D e v re e s e, D a n ny R o b b e n , K r i s to f B o e c k x , C h r i s to p h e D e m a e r, Lu c i e n J o u c k , B r u n o Va n R o m p a e y, Fi l i p Va n Ee s b e e c k , D i m i t r i Wo u te r s , N e s to r Sw i n n e n , S u z a n n e J a n s s e n s , D a n ny D i e l t j e n s , M i k e U y t te b ro e c k , Pe te r M a e s , R o e l Wi t v ro u we n , H e n k Ve rd r u, Ynte We y t s , M a rc M o n n e n s, G e e r t G ova e re, I vo E n g e l e n , R u d y S o e te we y, K at l e e n B a l d e we y n s, G re t a Pa u we l s , A n d ré Ca u we l s , B a r t R a e t s , D av y M o r t i e r, R u d y D e b o e u f, E r i c Sw i n n e n , Lu k

S e g e r s , Le o n S c h o n k e re n , Vi v i a n e Wa r s o n , Agn e s H u i j b s , Wa l te r B a e c k e l m a n s, D i r k B o e ye, R i k Co e n e n , D av i d

Tu t s , B ra m Cu y t , S o f i e D e Cu p e re, L i e ve n D e p re z , J a n D e D e c k e r, S te f a a n D e S c h r i j ve r, G o e d e l e

D e s e r ra n o, H i l d e Fl i p s , Le o N a b b e n , Ac h i m R o s i e r, A n n e l i e s Ve r va e t , M a a r te n

R a e s , K r i s Va n d e M o o r te l , . . .D a n k u we l vo o r u w

b i j d ra g e !

smartschool best practices

Documents