standard operating-procedures-basic
TRANSCRIPT
Istilah
Prosedur Operasional Standar
prosedur operasi yang baku
PROTAP atau Prosedur Tetap
Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures
SOP
prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten
pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.
SOP: asal usul
SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan
SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang
Definisi
International Conference on Harmonisation (ICH)
“Detailed, written instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function”
Definisi
Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis
Untuk siapa SOP dibuat?
SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager
SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb
Kapan SOP disusun?
SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?
Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
Siapa yang menyusun SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
Persiapan SOP
SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya
SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.
Jenis SOP
Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten.
Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
Organisasi
Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama yang kemudian secara sah membentuk badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006)
Tagline Organisasi ideal:(dari berbagai sumber)
Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan terjal yang belum dikenalnya
Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana Organisasi akan dibawa
Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai secara bertahap melalui tujuan, sebagai milestone atas pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih pendek dari Visi
Tagline Continued:
Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan manajerial
Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi, prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating Procedures
Conclusion I: SOP adalah operasional day by daydalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi
Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam Organisasi untuk Mewujudkan Visi
Planning & decision making
Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia Modal
Co
ntr
oll
ing
Leading
Or
ga
niz
ing
Fungsi-fungsi Manajemen
TujuanOrganisasi
Efektif
Efisien
Menjalankan MisiMewujudkan
Visi
Aktivitas
Operasi
Dituangkan dalam Prosedur yang dibakukan
melalui SOP
Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP
Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOP
Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi
Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
Pengertian Mutu
Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah dalam penggunaan, estetika dan sebagainya
Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “ The totality of characteristics of an entity that bear on its ability to satisfy stated or implied needs” (Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkankemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat “
Tagline untuk Mutu
Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginanpelanggan (customer need)
Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratanpelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggodauntuk menyimpulkan bahwa melebihi harapanpelanggan (“more than”) dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atauketidakmungkinan untuk memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten.
Conclusion: Quality is conformance to agreed requirements” No less – no more
Manajemen Mutu
Menurut standard internasional ISO 8402:
Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dantanggungjawab manajemen. Keseluruhannyadiimplementasikan menggunakan alat-alat sepertirencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu danperbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu
FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah: PDCA Plan, Do, Check, and Act
Sistem Mutu
Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality system) didefinisikan sebagai :
“The organisation structure, procedures, processes and resources needed to implement quality management.” (Strukturorganisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)
Dokumentasi dalam Sistem Mutu
Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedur terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan hal yang sangat penting dalam penerapan sistem mutu tersebut. Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu
Tagline SOP dalam Mutu
SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:
“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”
Dokumentasi yang efektif haruslah :
1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatuorganisasi dalam lingkup sistem mutu.
2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwaperusahaan peduli dengan pencapaian mutu danmemiliki suatu sistem mutu untuk mencapaikeberhasilan.
3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten danpemahaman-pemahaman yang sama di seluruhorganisasi.
4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasidan juga perubahan-perubahan yang disepakatidalam sistem mutu.
5. Memungkinkan anggota-anggota organisasibekerja lebih efektif dan produktif.
6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitasorganisasi dapat berlanjut efektif selamaperiode dimana orang yang bertanggung jawabtidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistemmutu untuk mem-verifikasi efektivitasnya.
“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut di atas”
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)30
Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar atautepat
Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atautepat
SOP yang efektif adalah:
SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP
7 Kriteria Manual SOP32
Specific
Lengkap prosedur
Jelas dan mudah dipahami
Layak Terap (Applicable)
Controllable
Layak Audit
Layak Ubah (Changeable and flexible)
Spesifik33
Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai dengan kebutuhan organisasi
Penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat
Layak Terap36
Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi
Layak Ubah38
Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP
Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)
Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional), Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar)
Cont’d40
Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan tekanan Manajerial,
Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki Kepentingan Pribadi
Tips
41
Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
Cont’d42
Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Cont’d43
Panjang vs Pendek
Panjang:
Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah
Pendek:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesina. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoranb. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
Cont’d44
Jelas vs Tidak Jelas
Tidak jelas:
Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi
Jelas:
Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil produksi
Cont’d45
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya
Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain
Tingkat Rincian46
Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti.
Flowchart : diagram alir
menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain
Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis
Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi
Flowchart : diagram alir
Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah
Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit
Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/Akhir
Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
Simbol-simbol: diagram alir
Mulai
Decision:
Proses :
Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-Page Connector
Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-Page Connector
Dokumen:
Multidokumen
Kegiatan Manual
Data:
Input Manual:
Kartu:
Simbol,Bagan Arus KegiatanRincian prosedur
Tampilan
Penghubung
Penggabungan
Arsip Tetap
Pemaduan
Sortir
Delay
Penguraian
Arsip sementara
Pilihan Langkah/Or
Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung
Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll
Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur
Simbol Bagan Arus Penyimpanan
Pita tertanda:
Data tersimpan/Stored Data
Disket Magnetik
Penyimpanan Internal
Disrect Acces Storage
Sequential Acces Storage