BookMasterKirjanpito

BOOKMASTER KIRJANPITO

Sisällysluettelo:1 Yleistä........................................................................................................................................................... 32 Laitteistovaatimukset...................................................................................................................................33 Työn kulku...................................................................................................................................................34 Ohjelman käyttöönotto................................................................................................................................5

4.1 Ohjelman ajaminen................................................................................................................................54.2 Kirjanpidon aloitus................................................................................................................................6

5 Hiiren ja näppäimistön käyttö.....................................................................................................................96 Ohjelmalla työskentely...............................................................................................................................12

6.1 Pääikkuna.............................................................................................................................................136.2 Tilit.......................................................................................................................................................146.3 Viennit..................................................................................................................................................206.4 Laskelma..............................................................................................................................................286.5 Kirjaus..................................................................................................................................................386.6 Tuloste..................................................................................................................................................416.7 Projektit................................................................................................................................................42

7 Yrityksen tiedot..........................................................................................................................................448 Päiväkirjan tulostus....................................................................................................................................489 Pääkirjan tulostus.......................................................................................................................................4910 Tase-erittelyn tulostus..............................................................................................................................5011 Saldoluettelon tulostus..............................................................................................................................5112 Projektierittelyn tulostus..........................................................................................................................5213 Kuukausiyhteenvedot...............................................................................................................................5214 Verolomakkeiden tulostus........................................................................................................................5315 Tulosteiden ulkoasut................................................................................................................................5416 Varmuuskopiot.........................................................................................................................................5617 Kustannuspaikkalaskenta........................................................................................................................5718 Ammatinharjoittajan kirjanpito..............................................................................................................5719 Henkilöyhtiöiden yksityistilit...................................................................................................................5820 Tilikauden vaihto......................................................................................................................................5821 DDE tiedonsiirto.......................................................................................................................................5922 Verkkokäyttö............................................................................................................................................6023 Avoimien laskujen tarkkailu....................................................................................................................6124 Esimerkkejä kirjaussäännöistä................................................................................................................6225 Laskelmaesimerkki...................................................................................................................................6526 Arvonlisäveron käsittely...........................................................................................................................6627 Tiliote tositteena........................................................................................................................................6928 Euro.......................................................................................................................................................... 73

2

1 YleistäBookMaster for Windows on joustava ja helppokäyttöinen ohjelma IBM AT -yhteensopiville tietokoneille. Ohjelma toimii Windows-ympäristön alaisuudessa. Se soveltuu yritysten, yhdistysten, asunto-osakeyhtiöiden, ammatinharjoittajien tai tilitoimistojen käyttöön. Ohjelmalla voi hoitaa kätevästi usean yrityksen kirjanpidon.

Ohjelman tekijänoikeudet ovat BookMaster Oy:llä. Ohjelman myynti tapahtuu BookMaster Oy n ja sen jälleenmyyjien kautta. Toimituslevykettä ei ole kopiosuojattu, joten käyttäjä voi ottaa siitä varmuuskopion omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä.

Ohjelman tekijä ei vastaa ohjelmassa mahdollisesti olevien virheiden käyttäjälle aiheuttamista taloudellisista menetyksistä.

2 LaitteistovaatimuksetOhjelma toimii Microsoft Windows -ympäristössä, joka ei sisälly ohjelman hintaan. Kun ohjelma otetaan käyttöön, tietokoneessa tulee olla asennettuna Windows 95, 98, 2000, NT tai XP.

3 Työn kulkuBookMaster for Windows -ohjelma toimii kirjanpidon apuvälineenä. Ohjelma helpottaa tehtyjen kirjausten tarkistusta, tulostaa kirjanpitokirjoiksi sopivat tietokonelistaukset ja mahdollistaa erilaisten laskelmien teon.

Kirjanpidon hoito aloitetaan syöttämällä käsiteltävän yrityksen perustiedot, joita ovat yrityksen nimi ja yhteystiedot, yhtiömuoto ja tilikausi. Seuraava vaihe on tilikartan laatiminen. Jokaiselle tilille määrätään numero, nimi, alkusaldo tilikauden alussa ja saldon puoli (debet vai kredit).

3

Kuva: Syöttötiedot ja ohjelman antamat tulosteet

Liiketapahtumat syötetään päiväkirjaan tehtyjä kirjauksia vastaavassa muodossa. Näiden vientien perusteella ohjelma voi tulostaa päiväkirjan, pääkirjan, tase-erittelyn ja saldoluettelon.

Vientien syöttöä voi helpottaa laatimalla liiketapahtumien kirjaus-suunnitelman, jossa määrätään mille tileille liiketapahtuma kirjataan. Vientien syötössä ei tarvitse enää miettiä tilejä tai tilinumeroita.

Laskelmien avulla voi tehdä vapaamuotoisia kirjanpitoaineistoon perustuvia tulosteita. Yleisimmät laskelmat ovat tuloslaskelma, tase ja arvonlisävero-laskelma.

4

4 Ohjelman käyttöönottoOhjelma toimitetaan yhdellä levykkeellä, joka sisältää ohjelman tarvitsemat tiedostot.

Toimituslevykkeellä (cd-/korppulevyke) oleva asennusohjelma SETUP.EXE kopioi tarvittavat tiedostot kovalevylle. Käynnistä Windows ja aseta toimituslevyke levyasemaan. Valitse Käynnistä (Start) -valikosta Suorita (Run) -komento.

Tietokone kysyy käynnistettävän ohjelman nimeä. Kirjoita esim. A:\setup.exe.

Setup-ohjelma kysyy, mihin levyasemaan ja hakemistoon tarvittavat tiedostot kopioidaan. Ohjelma ehdottaa käytettäväksi C:\KPITO -hakemistoa. Jos haluttua hakemistoa ei vielä ole olemassa, ohjelma luo sen.

Kun tarvittavat tiedostot on kopioitu kovalevylle, asennusohjelma lisää Windowsiin ikonin, jolla BookMaster voidaan käynnistää. Ikoni löytyy ohjelmapalvelijan Kirjanpito-ryhmästä. Asennusohjelma ei osaa lisätä sovelluksen käynnistysikonia, jos ohjelmapalvelija on korvattu jollakin apuohjelmalla (esim. Norton Desktop for Windows).

4.1 Ohjelman ajaminen

Ohjelma käynnistetään Windowsista käsin. Asennusohjelma on luonut ikonin, joka käynnistää kirjanpidon. Osoita ohjelmapalvelijasta löytyvää kirjanpidon ikonia hiirellä ja paina kaksi kertaa peräkkäin hiiren vasenta näppäintä. Kun ohjelma on latautunut tietokoneen muistiin, se ei peitä koko kuvaruutua kuten monet Windows-ohjelmat. Kirjanpidon pääikkuna on pieni pitäen sisällään viisi ikonia, joilla voi avata varsinaiset työskentelyikkunat. Koska ohjelma ei täytä koko ruutua, kannattaa ohjelmapalvelija pienentää ikoniksi ohjelman käynnistyttyä.

Monen yrityksen ikonit

Jos ohjelmalla hoidetaan usean yrityksen kirjanpito, voi kullekin käsiteltävälle yritykselle tehdä oman käynnistysikonin. Ohjelma tekee tämän automaattisesti. Aina kun luot uuden käsiteltävän yrityksen, ohjelma kysyy lupaa luoda sille oman käynnistysikonin.

5

Jos jokaisella yrityksellä on oma ikoninsa, käy ohjelman alkuperäinen ikoni turhaksi. SETUP-ohjelma on luonut alkuperäisen ikonin Kirjanpito -ryhmään. Jos haluat, voit tuhota sen.

Lisätieto

Ohjelman automaattisesti tekemissä käynnistysikoneissa on käsiteltävä yritys määrätty käynnistyskäskyyn lisätyllä yrityksen perustiedoston nimellä. Jos käynnistyskäskyssä ei määrätä perustiedostoa, ohjelma lataa viimeksi käsitellyn yrityksen kirjanpidon.

4.2 Kirjanpidon aloitus

Kirjanpito aloitetaan perustamalla uusi käsiteltävä yritys. Perustamisvaiheessa pitää syöttää yrityksen perustiedot ja määrätä hakemisto, jonne yrityksen tiedostot talletetaan. Tärkeimmät yritykseen liittyvät perustiedot ovat yrityksen nimi ja yhteystiedot, yhtiömuoto, tilikausi ja tilikauden valuutta. Uuden kirjanpidon aloitus alkaa pääikkunan Uusi yritys... -komennolla.

6

Ensimmäiseksi ohjelma haluaa tietää perustettavan yrityksen nimen ja yhtiömuodon. Syötettävä nimi tulee sellaisenaan näkyviin tulosteissa. Yhtiömuodoksi voi valita ohjelman esittämistä vaihtoehdoista sen, joka on lähinnä todellista muotoa. Mikäli perustettavan yrityksen tilikauden valuuttava on euro, laitetaan rasti kohtaan Kirjanpitovaluuttana Euro.

Lähes kaikki valittavissa olevat yhtiömuodot edellyttävät kahdenkertaista kirjanpitoa. Vain ammatinharjoittajan kirjanpito on yhdenkertaista.

7

Syötetyn nimen pohjalta ohjelma antaa ehdotukset yritykselle luotavan perustiedoston ja hakemiston nimistä. Jokaisella käsiteltävällä yrityksellä pitää olla oma perustiedosto. Käyttäjä voi vaihtaa käsiteltävää yritystä avaamalla jonkin toisen perustiedoston. Anna perustiedoston nimeksi yrityksen selkeästi yksilöivä tiedostonimi.

Myös hakemistonimen pitää olla yksillöllinen. Kaksi yritystä ei voi jakaa samaa hakemistoa. Ohjelma luo uuden hakemiston annetulla nimellä ja tallettaa sinne jatkossa yrityksen viennit, tilikartan ja kirjaussuunnitelman.

Syötetyn yhtiömuodon perusteella ohjelma voi ehdottaa pohjatiedostoja tilikartalle ja kirjaussuunnitelmalle. Pohjatiedostot ovat esimerkkejä, jotka kopioidaan yrityksen hakemistoon ja joiden pohjalta voi muokata yrityksen käyttämän tilikartan ja kirjaussuunnitelman. Jos haluat aloittaa niiden muokkaamisen tyhjästä, pyyhi pohjatiedostojen nimet pois.

8

Seuraavaksi ohjelma esittää saman syöttöikkunan, joka aukeaa Yrityksen tiedot... -komennolla. Tärkein tuon ikkunan avulla syötettävä tieto on yrityksen tilikauden alku- ja loppupäivä. Sen syöttöikkuna avautuu Tilikaudet...-painikkeella. Syöttöikkunan käyttö on käsitelty kappaleessa Yrityksen tiedot.

Lopuksi ohjelma kysyy lupaa luoda yritykselle oman käynnistysikonin ohjelmapalvelijaan. Voit määrätä ohjelmaryhmän ja ikonin alle tulevan selitetekstin.

5 Hiiren ja näppäimistön käyttö

Pääikkuna

Kun muita ikkunoita ei ole avattu, pääikkunassa näkyy viiden muun ikkunan ikonit. Nämä ikonit voi avata ikkunoiksi hiiren vasemman näppäimen kaksoisnapsautuksella.

9

Tuloste-ikkunan ikoni kertoo, minne tulostus on ohjattu. Tulostuksen voi ohjata toiselle laitteelle osoittamalla ikonia ja painamalla hiiren oikeaa näppäintä.

Ruudulle Kirjoittimelle Tiedostoon

Luetteloikkunat

Tilit-, Viennit- ja Kirjaus-ikkunat ovat kaikki samantyyppisiä luetteloikkunoita ja toimivat samanlaisella näppäin- ja hiiriohjauksella. Jokainen tietue (tili, vienti tai kirjaussääntö) on ikkunassa omalla rivillään. Monia komentoja varten käyttäjän pitää valita haluamansa tietueet ennen komennon käynnistämistä. Valittujen tietueiden rivit näkyvät tummennettuina. Tietueiden valinta tapahtuu hiirellä osoittamalla tai liikuttamalla ikkunassa liikkuvaa kohdistinta näppäimistöllä.

Luetteloikkunan ohjaus hiirellä

Vasen näppäin Valitsee rivin ja pyyhkii muiden rivien valinnan.Shift Vasen näppäin Valitsee rivin.Ctrl Vasen näppäin Valitsee tai pyyhkii rivin.Kaksoisnapsautus Muokkaustilassa käynnistää tietueen muokkauksen.

Selaustilassa lähettää tietueen syöttöikkunalle (tilin lähetys vientien syöttöikkunalle).Oikea näppäin Pyyhkii kaikki valinnat.

Hiiren liikuttaminen vasen näppäin alaspainettuna valitsee kaikki alle jäävät tietueet. Siirtämällä hiiren tällöin ikkunan ylä- tai alapuolelle voi vierittää ikkunan sisältöä jatkaen tietueiden valitsemista.

Luetteloikkunan ohjaus näppäimistöllä

Ylänuoli Kohdistin rivi ylöspäin.Alanuoli Kohdistin rivi alaspäin.PgUp Kohdistin sivu ylöspäin. Vierittää ikkunan sisältöä.PgDn Kohdistin sivu alaspäin. Vierittää ikkunan sisältöä.Home Kohdistin ensimmäiselle näkyvälle riville.End Kohdistin viimeiselle näkyvälle riville.Ctrl Home Kohdistin ensimmäiselle riville. Vierittää ikkunan sisältöä. Ctrl End Kohdistin viimeiselle riville. Vierittää ikkunan sisältöä.Enter Muokkaustilassa käynnistää tietueen muokkauksen.

10

Selaustilassa lähettää tietueen syöttöikkunalle (tilin lähetys vientien syöttöikkunalle).Välilyönti Valitsee tai pyyhkii rivin.Esc Pyyhkii kaikki valinnat.

Jos kohdistinta liikuttaa painaen samalla SHIFT-näppäintä, valitsee kohdistimen liike kaikki alle jäävät rivit. Nopein tapa valita peräkkäisiä tietueita on liikuttaa kohdistinta ylä- tai alanuolinäppäimellä samalla kun painaa SHIFT-näppäintä.

11

6 Ohjelmalla työskentely

Leikepöydän käyttö

Kaikki luetteloikkunat (Tilit, Viennit ja Kirjaus) tukevat leikepöydän käyttöä. Ne kaikki lukevat ja kirjoittavat tietoa leikepöydälle myös puhtaassa tekstimuodossa, joten niistä voi siirtää tietueita vaikka tekstinkäsittelyyn tai taulukkolaskentaan. Niistä voi samaan tapaan siirtää tietoa myös Laskelma-ikkunaan. Esim:

Tummenna hiirellä joitakin vientejä Viennit-ikkunasta. Siirrä ne Kopioi-komennolla leikepöydälle. Avaa Laskelma-ikkuna ja tuo viennit sinne Liitä-komennolla.

Tilien syöttö

Vientien ja kirjaussääntöjen Debet- ja Kredit-kenttiin pitää syöttää tili. Yleisin tapa on käyttää tilin numeroa:

Debet3000+ Myynti alv 22%Toinen mahdollisuus on käyttää tilin nimeä, josta tarvitsee syöttää vain pieni osa hakusanaksi. Sitä mukaa kun syötät lisää kirjaimia, ohjelma etsii tilit läpi ja kirjoittaa kentän viereen ensimmäisen hakusanaan sopivan tilin nimen. Syötä lisää kirjaimia kunnes oikea tili on yksilöity. Voit syöttää useampia hakusanoja erottamalla ne välilyönnillä.

DebetMy 22+ Myynti alv 22%Jos et muista haluamasi tilin numeroa, voit osoittaa sen Tilit-ikkunasta hiiren kaksoisnapsautuksella tai ENTER-näppäimellä.

Aikavälin syöttö

Monia tulosteita varten ohjelma kysyy aikaväliä, jonka viennit otetaan huomioon. Aikaväli määrätään syöttämällä alku- ja loppupäiväys. Jos haluttu aikaväli on koko tilikausi tai jokin kuukausi, sen voi valita nopeimmin syöttökenttien vieressä olevasta listasta.

Päivästä01.01.2001Muu aikaväliTammikuu 2001Päivään31.01.2001Helmikuu 2001

Summat ja päivämäärät

Windowsin käyttäjäasetuksilla voi vaikuttaa muotoon, jossa ohjelma esittää desimaaliluvut ja päivämäärät. Käyttäjäasetukset tehdään Control Panel -ohjelmalla (ohjauspaneeli), jonka International -kuvake avaa kansallisten asetusten syöttöikkunan..

Number Format -kohdan Change-painike avaa ikkunan, jossa voi määrätä lukujen esitystavan. BookMaster ottaa huomioon asetuksiin syötetyn tuhansien erotusmerkin ja desimaalipilkun. Tuhansien erotusmerkiksi käy välilyönti tai piste. Desimaalipilkkuna käytetään yleensä pilkkua tai pistettä. Esitystapa voi siis olla esim. muotoa 1 234.50 tai 1234,50.

BookMaster käyttää aina kahden desimaalin tarkkuutta ja etunollaa. Näiltä osin BookMaster siis ei välitä käyttäjäasetuksista.

Date Format -kohdan Change-painike avaa ikkunan, jossa voi määrätä päivämäärien esitystavan. BookMaster ottaa huomioon asetuksiin syötetyn erottimen sekä vuosien esitystavan (nelinumeroinen 2001 vai kaksinumeroinen 01). Esitystapa voi siis olla esim. muotoa 31.12.2001 tai 31/12/01.

12

BookMaster käyttää aina päivä/kuukausi/vuosi -tietojärjestystä ja etunollaa päivän ja kuukauden kohdalla. Näiltä osin BookMaster siis ei välitä käyttäjäasetuksista.

6.1 Pääikkuna

Pääikkunalla hallitaan käsiteltäviä yrityksiä ja siitä käsin avataan muut työskentelyikkunat. Muut ikkunat on esitetty ikoneina pääikkunan sisällä. Ikoni avautuu ikkunaksi hiiren vasemman näppäimen kaksoisnapsautuksella tai Avaa-valikon alta löytyvällä toiminnolla.

Projekti-ikoni on näkyvissä vain, jos projekteja käytetään. Ne voi ottaa käyttöön Yrityksen tiedot...-komennolla.

Pääikkunan Tee-valikosta käynnistettävät yrityksen tietojen määritys, varmuuskopiointi, tilikauden vaihto ja tulosteiden ulkoasujen määritys on käsitelty omissa kappaleissaan.

TiedostoAvaa yritys

Komennolla voi avata toisen yrityksen kirjanpidon käsiteltäväksi. Ohjelma esittää listan, josta voi valita avattavan yrityksen.

TiedostoYrityksen tiedot

Komennolla voi muuttaa yrityksen nimitietoja, tilikausia ja tositelajeja. Komento on käsitelty kappaleessa Kirjanpidon aloitus.

TiedostoYrityksen tilasto

Komennolla saa näkyviin käsiteltävän yrityksen tilastotiedot, kuten vientien ja tositteiden määrät, tositelajien ja tilikausien lukumäärät. Esimerkiksi tilitoimisto voi käyttää tietoja laskutuksen perusteena.

13

6.2 Tilit

Tilit-ikkunalla käsitellään tilikarttaa, joka pitää sisällään otsikkorivejä ja todellisia tilejä. Otsikot ovat tilikarttaa selventäviä tekstiriviä, joilla on toiminnallista merkitystä vain tase-erittelyn tulostuksessa.

Tilit-ikkuna on normaalisti selaustilassa, jolloin tilikartan sisältöä ei voi vahingossa muuttaa. Ikkunan voi vaihtaa muokkaustilaan Tiedosto-valikosta löytyvällä Muokkaa tilejä -komennolla.

Todellisten tilien riveillä näkyy ensimmäisenä vasemmalla tilinumero, joka on normaalisti nelinumeroinen ja voi vaihdella välillä 1000 - 9999. Heti tilinumeron perässä kirjain, joka kertoo kuuluuko tili Rahoitusomaisuuden, Pääoman, Tulojen vai Menojen tileihin. Seuraavaksi tulee tilin nimi, jonka pituus voi olla neljäkymmentä merkkiä. Seuraavaksi tulee summa. Summan jälkeen tulee laskelmakohta minkä mukaan tilien summat tulostuvat peruslaskelmille. Oikeassa laidassa on tase-erittely tulostetta koskeva tilikohtainen määritys. Näytä-valikosta voi määrätä, onko se tilin alkusaldo, aikavälin summa vai tilin loppusaldo.

Tulosta -valikosta löytyy toiminnot tilikartan, aakkostetun tililistan, pääkirjan, tase-erittelyn ja saldoluettelon tulostukseen. Pääkirjan, tase-erittelyn ja saldoluettelon tulostus on käsitelty erillisissä kappaleissa. Aakkostettuun listaan tulevat kaikki todelliset tilit aakkosjärjestyksessä. Tilikartassa näkyvät myös otsikkotekstit. Otsikkoteksteillä on myös tase-erittely tulostetta koskevat otsikkokohtaiset määritykset.

Tilin valinta syötettävään vientiin

Vienteihin ja kirjaussääntöihin syötettävän tilin numeron voi etsiä Tilit-ikkunasta. Tilin lähetys tapahtuu hiiren vasemman näppäimen kaksoisnapsautuksella tai ENTER-näppäimellä.

Esim. Kohdistin on viennin syöttölomakkeen Debet-kentässä. Napauta hiirellä Tilit-ikkuna esiin, vieritä haluamasi tili esiin ja napsauta hiirtä kahdesti sen päällä. Vientien syöttölomake palaa päällimmäiseksi ikkunaksi ja näytetty tilin numero tulee Debet-kenttään.

14

NäytäKerro summat

Komento kertoo, mikä on tekstikohdistimen alla olevan tilin alkusaldo, paljonko sille on kirjattu vientejä debetiin tai kreditiin ja mikä on tilin saldo aikavälin lopussa. Jos muutat aikaväliä lomakkeessa, saat uudet summat näkyviin Laske -painikkeella.

Tilikartan muokkaus

Tilit-ikkunan voi vaihtaa muokkaustilaan Tiedosto-valikosta löytyvällä Muokkaa tilejä -komennolla. Muokkaustilassa valikosta löytyy toiminnot tilien lisäämiseen, tuhoamiseen ja muokkaamiseen. Kun halutut muutokset on tehty, Tiedosto-valikosta löytyvällä Lopeta muokkaus-komennolla voi palata selaustilaan. Tehdyt muutokset tallettuvat automaattisesti. Tilikartan muokkauksessa tehdään myös tase-erittelyä koskevat tulostus määritykset.

Ohjelma vaatii, että tilikartan numerointi on kasvava. Muokkauksen aikana tilien ei tarvitse olla numerojärjestyksessä. Kun muokkaus lopetetaan, ohjelma järjestää tilit automaattisesti numerojärjestykseen. Tilit voi järjestää haluamallaan hetkellä käyttämällä Muokkaa-valikon Järjestä tilit-komentoa.

15

Tilille syötettävät tiedot

RyhmäTilit jaetaan neljään ryhmään, joiden perusteella määräytyy, onko tilillä alkusaldoa ja millä puolella tilin saldo on. Rahoitusomaisuuden tilit kuuluvat taseen VASTAAVAA-puolelle. Pääomatilit kuuluvat taseen VASTATTAVAA-puolelle. Tulotilit lisätään tuloslaskelmaan, menotilit vähennetään siitä.

RyhmäAlkusaldoSaldon puoliRahoitusomaisuusondebetPääomaonkreditTuloteikreditMenoteidebet

Tase-erittelyTase-erittely kohdassa määritellään tilin tulostuminen tase-erittely tulosteelle. Alkusaldo valinta valitsee myös Kaikki viennit kohdan jolloin tulostetaan tilin tilikauden alkusaldo ja kaikki tilille kohdistuvat viennit. Myös loppusaldo tulostetaan. Vain avoimet viennit valinnalla tulostetaan tilin kaikki avoimet viennit sekä loppusaldo. Vain loppusaldo valinnalla tulostetaan tilin loppusaldo. Voitto/tappio seuraa valinnalla tulostetaan tilikauden voitto/tappio sen tilin jälkeen mille tämä kohta on laitettu valituksi. Tase-erittely valinnat ovat yrityskohtaisia. Tilien otsikoiden tulostus tasot määrätään otsikon syöttö tiedoissa. Taso 1 on ylin otsikko taso joka tulostetaan tase-erittelylle. Perustilikartassa on otsikoille annettu oletus tulostustasot. Määrityksiä voi muuttaa tuplaklikkaamalla otsikkoa. Kun otsikko taso vaihtuu tulostetaan otsikon alla olevan tiliryhmän yhteensä summa rivi.

Laskelman kohtaMäärää rivin, johon tili tulostuu tuloslaskelmassa tai taseessa. Ohjelman tarjoamat valmiit tulos- ja taselaskelmat toimivat vain, kun jokaiselle tilille on määrätty laskelman kohta. Jos et aio käyttää ohjelman tarjoamia valmiita laskelmia, kentästä ei tarvitse välittää.

NumeroTilinumerot ovat normaalisti nelinumeroisia eli väliltä 1000-9999. Määrää alatilit...-komennolla voi kasvattaa tilinumeroiden pituutta ja käyttää maksimissaan kahdeksan numeroa pitkiä tilinumeroita. Kahdella tilillä ei saa olla samaa numeroa.

16

NimiVoi olla neljäkymmentä merkkiä pitkä.

AlkusaldoRahoitusomaisuuden ja pääoman tileille syötetään tilikauden alun alkusaldo. Tulo- ja menotileillä on alkusaldo vain, jos ohjelma otetaan käyttöön kesken tilikauden.

Yleisin vastintiliNopeuttaa vientien syöttöä. Kentän voi jättää tyhjäksi. Kun viennin Debet-kenttään syöttää tilinumeron, ohjelma tarjoaa Kredit-kentän arvoksi yleisintä vastintiliä.

AvauskuuAvauskuu kertoo kuukauden jolloin tili on perustettu eli otettu yhtiön kirjanpidossa käyttöön. Avauskuu syötetään muodossa 03/01. Avauskuuta ei ole pakko syöttää.

Varoita epätavallisista kirjauksistaJos Debet -varoitus on rastittuna, ohjelma antaa huomautuksen, jos yrität syöttää tapahtuman tilin debet-puolelle. Jos Kredit -varoitus on rastittuna, ohjelma antaa huomautuksen, jos yrität syöttää tapahtuman tilin kredit-puolelle. Varoitukset synnyttävät huomautuksen, mutta eivät estä epätavallisen kirjauksen tekemistä.

Tilin muokkaus

Muokattavan tilin voi osoittaa nopeimmin hiiren kaksoisnapsautuksella. Näppäimistöä käytettäessä tili osoitetaan viemällä kohdistin sen kohdalle ja painamalla ENTER-näppäintä. Kohdistimen osoittamaa tiliä voi muokata myös Muokkaa-valikon Muokkaa...-komennolla.

Tilin lisäys

Tilikartan keskelle voi lisätä tilin viemällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja valitsemalla Muokkaa-valikon Lisää tili...-komennon. Syötettävä tili lisätään tilikarttaan kohdistimen alle jäävän tilin edelle. Tilikartan loppuun voi lisätä tilin muokkaamalla UUSI TILI -nimistä tietuetta, joka löytyy tilikartan lopusta. Syötetyn tilin voi myöhemmin siirtää paikalleen vaikka Järjestä tilit-komennolla.

Otsikon lisäys

Tilikartan keskelle voi lisätä otsikon viemällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja valitsemalla Muokkaa-valikon Lisää otsikko...-komennon. Otsikko lisätään tilikarttaan kohdistimen alle jäävän tilin edelle. Tilikartan loppuun voi lisätä otsikon muokkaamalla UUSI OTSIKKO -nimistä tietuetta, joka löytyy tilikartan lopusta. Otsikon voi sitten myöhemmin siirtää paikalleen leikepöydän kautta. Otsikolle voidaan antaa tase-erittelyn tulostukseen kuuluva taso. Taso 1 on ylin otsikko taso joka tulostetaan tase-erittelylle. Perustilikartassa on otsikoille annettu oletus tulostustasot. Määrityksiä voi muuttaa tuplaklikkaamalla otsikkoa. Kun otsikko taso vaihtuu tulostetaan otsikon alla olevan tiliryhmän yhteensä summa rivi.

Tilien tuhoaminen

Halutut tilit voi tuhota tummentamalla ne ensin ja käynnistämällä sitten Muokkaa-valikon Leikkaa- tai Poista-komennon. Tilien leikkaaminen on turvallisempaa, koska silloin ne voi tarvittaessa liittää takaisin.

17

Tilien siirto

Tilien siirto tapahtuu leikepöydän kautta. Tummenna haluamasi tilit ja leikkaa ne leikepöydälle Muokkaa-valikon Leikkaa-komennolla. Vie kohdistin sitten haluamaasi kohtaan tilikartassa ja liitä leikepöydällä olevat tilit takaisin tilikarttaan Muokkaa-valikon Liitä-komennolla.

Alatilien määritys

Kirjanpidon tilit voi jakaa päätileihin ja alatileihin. Kun alatilit ovat käytössä, tilinumeron perään voi tarvittaessa liittää alatilin yksilöivän numeron. Tämä mahdollistaa vientien kohdistamisen kirjanpidon päätilin lisäksi tiettyyn kustannuspaikkaan. Alatilit soveltuvat kustannuspaikka-laskentaan, jossa seurattavat kohteet pysyvät samoina useamman vuoden. Alatileinä voisi käsitellä esim. liikkeen eri myymälät. Pienyritys, jossa omistajat ovat samalla työntekijöitä, voisi käsitellä osakkaita/yhtiömiehiä alatilien muodossa.

Muokkaustilassa Tiedosto-valikosta löytyy Määrää alatilit... -komento. Avautuvassa syöttöikkunassa voi määrätä, ovatko päätilinumerot neli-, viisi- vai kuusinumeroisia. Jos alatilit ovat käytössä, ne liitetään päätilinumeron perään kahdella, kolmella tai neljällä numerolla.

Alatilejä voi syöttää korkeintaan sata kappaletta. Kullekin alatilille pitää syöttää yksilöllinen numero ja nimi.

Alatilien syöttö edellisen sivun ikkunaan synnyttää vain listan mahdollisista alatileistä. Tästä listasta voi valita alatilin, jonka alanumeron mukaiset tilit näkyvät ikkunassa.

Alatilien listan syöttäminen ei vielä synnytä tilejä tilikarttaan. Kaikki käytettävät alatilit pitää erikseen perustaa. Näin käyttäjä voi määrätä, millä päätileillä on mitäkin alatilejä. Tilikarttaan voi perustaa myös sellaisia alatilejä, joita ei ole syötetty alatilien listaan.

18

Alatilit voi syöttää tilikarttaan samaan tapaan kuin päätilitkin on syötetty. Tilin numeron kohdalle pitää vain syöttää tilin numero pidemmässä muodossa (esim. päätili 3000 + alatili 02 = 300002).

Ohjelma tarjoaa komennon, jolla voi perustaa useamman alatilin yhdellä kertaa. Kun kohdistin on halutun päätilin kohdalla, käynnistetään Lisää alatilit... -komento Muokkaus-valikosta. Ohjelma kertoo päätilin numeron ja antaa mahdollisuuden valita halutut alanumerot alatilien listasta. Ohjelma luo kaikki valitut alatilit, joita ei vielä ole olemassa. Alatilin nimeksi ohjelma yhdistää päätilin nimen ja alatilien listaan syötetyn nimen.

Päätilit ja alatilit ovat kaikki tilejä, joille voi syöttää alkusaldon ja kirjata vientejä. Alatilit ovat siitä erityisiä tilejä, että niiden summat lasketaan yhteen päätilin, kun tarkastelu tapahtuu päätilien tasolla.

Huom!Selaustilassa voi tarkastella joko päätilejä, kaikkia tilejä tai halutun alatilin mukaisia tilejä. Tämä valitaan Näytä-valikon Tililuokat-komennolla. Ikkunassa näkyvät tililuokat määräävät samalla miten pääkirja ja saldoluettelo tulostetaan. Näihin listauksiin tulee samat tililuokat, jotka näkyvät ikkunassa.

19

6.3 Viennit

Viennit-ikkunalla syötetään ja selataan päiväkirjan vientejä. Ikkuna on aina muokkaustilassa.

Viennit näkyvät ikkunassa päiväkirjan tapaan. Jokainen vienti on omalla rivillään. Samalle tositteelle kuuluvista vienneistä vain ensimmäisen kohdalla on tositenumero ja päiväys. Muissa saman tositteen vienneissä tuo tila on tyhjää.

Ohjelma sallii sekä yksi- että kaksipuolisten vientien syötön. Kaksipuolisissa vienneissä sama summa kirjataan sekä debet- että kredittilille. Yksipuolisissa vienneissä joko debet tai kredit on jätetty tyhjäksi ja syötetty summa kirjataan vain yhdelle tilille. Samassa tositteessa täytyy olla useampia yksipuolisia vientejä, jotka tasaavat toisensa (debet-puolelle viedyt summat yhteensä vastaavat kredit-puolelle vietyjä summia). Yllä olevassa kuvassa tosite 12 on esimerkki yksipuolisista vienneistä, jotka tasaavat toisensa.

Ikkunan viimeisinä riveinä on UUSI TOSITE ja UUSI VIENTI -tietueet. Näistä ensimmäisellä aloitetaan aina uuden tositteen syöttö. Jos tositteelle syötetään yksipuolinen vienti, ohjelma vaatii aina uutta vientiä, kunnes tositteen debet- ja kredit-puolet on tasattu. UUSI VIENTI -tietueen avulla voi lisätä viennin viimeisenä syötettyyn tositteeseen.

Kaikkiin lukituspäivän jälkeisiin vienteihin voi tehdä muutoksia. Leikepöydän kautta vientejä voi tarvittaessa siirtää tai tuhota.

Viennin syöttö

NumeroKenttään syötetään tositteen numero, jonka pitäisi kasvaa juoksevasti -- seuraavan tositenumeron pitäisi olla yhdellä edellistä suurempi. Ohjelma antaakin tositenumeron oletusarvoksi aina juoksevasti kasvavan luvun. Tarvittaessa tositenumeron perään voi lisätä kirjaimen, esim. 53A.

KirjausKenttään voi syöttää kirjaussäännön nimen hakusanalla. Kirjauksen voi myös selata Kirjaus-ikkunasta ja osoittaa sen hiiren kaksoisnapsautuksella tai ENTER-näppäimellä.

PäiväKenttään syötetään tositteen päiväys. Plus-näppäimellä päiväystä voi kasvattaa yhdellä. Miinus-näppäin pienentää päiväystä yhdellä päivällä.

20

DebetKenttään syötetään sen tili, jonka debetiin viennin summa lasketaan. Tili syötetään tilinumerona tai tilin nimenä. Syöttökentän perässä on plus- tai miinusmerkki kertoen väheneekö vai kasvaako tilin saldo viennistä. Tilin nimen perässä on tilin saldo viennin jälkeen.

KreditKenttään syötetään tili, jonka kreditiin viennin summa lasketaan.

SummaKenttään syötetään viennin summa. Kentän väri on hieman korostettu.

SeliteKenttään kirjoitetaan selväsanainen selitys viennistä.

OK, JATKAKun samalle tositteelle tulee useita kaksipuolisia vientejä, kannattaa vienti tallettaa OK, JATKA -painikkeella. Ohjelma kysyy automaattisesti uutta vientiä samalle tositteelle. OK-painike lopettaa tositteen syötön.

Tositelajit, Projektit

Viennin syöttöikkunassa on enemmän kenttiä, jos yrityksen kirjanpidossa käytetään tositelajeja tai projekteja.

Laji-listasta voi valita syötettävän tositteen lajin, jonka mukaan tositteen numerointi määräytyy. Jos tositelaji numerointi kasvaa juoksevasti, ohjelma hakee edellisen saman tositelajin tositteen perusteella seuraavan tositenumeron.

Viennin voi kohdistaa halutulle projektille syöttämällä sen Projekti-kenttään. Syöttö tapahtuu samaan tapaan kuin tilin syöttö. Projektin voi syöttää projektin tunnuksena tai antamalla hakusanan projektin nimestä. Halutun projektin voi myös etsiä Projektit-ikkunasta ja siirtää sen viennin syöttöikkunaan hiiren vasemman painikkeen kaksoisnapautuksella.

Numeronäppäimistön ja ENTERin käyttö

Windows-ohjelmien syöttöikkunoissa siirrytään kentästä toiseen TAB-näppäimellä. ENTERin painallus hyväksyy ja sulkee koko syöttöikkunan.

Tämä tuottaa hankaluuksia, jos haluaa käyttää numeronäppäimistöä yhdellä kädellä vientien syötössä. TAB-näppäintä käytettäessä käden pitää siirtyä näppäimistön toiseen laitaan.Tiedosto -valikosta löytyvällä Lue tapahtumat –käskyllä voidaan lukea ohjelmaan konekielinen tiliote tai BookMaster laskutusohjelman muodostama kirjanpidon aineisto. Katso ohjeen kohta Tiliote tositteena.

Tiedosto –valikosta löytyvällä Tarkista viennit –käskyllä ohjelma tarkistaa tilikauden viennit ja korjaa mahdolliset aikaisempien ohjelmaversioiden tallentamat liian tarkat desimaalit summissa.

Valinnat-valikosta löytyvällä Aseta syöttötapa... -käskyllä voi vaihtaa näppäimien toimintaa vientien syötössä ja käyttää ENTERiä kentästä toiseen siirtymiseen.

Viennin muokkaus

Aikaisemmin syötettyä vientiä voi korjata Muokkaa...-komennolla, kun kohdistin on viennin kohdalla. Nopein tapa muokattavan viennin osoittamiseen on hiiren kaksoisnapsautus. Näppäimistöllä vienti osoitetaan viemällä kohdistin sen kohdalle ja painamalla ENTERiä.

21

Viennin lisäys tositteeseen

Viimeiseen tositteeseen voi lisätä viennin muokkaamalla UUSI VIENTI -nimistä tietuetta, joka löytyy päiväkirjan lopusta.Aikaisemmin syötettyyn tositteeseen voi lisätä viennin Muokkaa-valikon Lisää vienti...-komennolla. Kohdistin osoittaa viennin, jonka edelle uusi vienti lisätään.

Tositteen lisäys

Päiväkirjan loppuun voi lisätä tositteen muokkaamalla UUSI TOSITE -nimistä tietuetta, joka löytyy päiväkirjan lopusta.Tositteen voi siirtää päiväyksen mukaiselle paikalle valitsemalla sen ja käynnistämällä Muokkaa-valikosta Järjestä tositteet... -komennon. Samalla ohjelma numeroi tositteet uudelleen.Aikaisempien kiinteästi numeroitujen tositteiden väliin voi lisätä uuden viemällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja valitsemalla Muokkaa-valikon Lisää tosite...-komennon. Tositteen numeron perään voi lisätä kirjaimen, esim. 53A.

Vientien tuhoaminen

Halutut viennit voi tuhota tummentamalla ne ensin ja käynnistämällä sitten Muokkaa-valikon Leikkaa- tai Poista-komennon. Vientien leikkaaminen on turvallisempaa, koska silloin ne voi tarvittaessa liittää takaisin.

Vientien siirto

Vientien siirto tapahtuu leikepöydän kautta. Tummenna haluamasi viennit ja leikkaa ne leikepöydälle Muokkaa-valikon Leikkaa-komennolla. Vie kohdistin sitten haluamaasi kohtaan ja liitä leikepöydällä olevat viennit takaisin päiväkirjaan Muokkaa-valikon Liitä-komennolla.

NäytäTiedot

Komennolla voi määrätä, mitkä tiedot näkyvät Viennit-ikkunassa. Vientien selaaminen ja lukeminen on helpompaa, kun ohjelma näyttää vain ne tiedot, joista ollaan kiinnostuneita.

Vuosi määrää näkyykö päiväyksessä myös vuosiluku. Jos tilikauden kaikki viennit ovat samalta vuodelta, kannattaa vuosi jättää näyttämättä.

Avoin määrää erotteleeko ohjelma avoimet viennit käsitellyistä piirtämällä sinisen kertomerkin summan perään.

22

EtsiEtsi vienti

Komennolla etsitään yksi tai useampia vientejä. Haku alkaa tilikauden alusta. Voit syöttää haluamaasi kenttään hakusanan, jonka perusteella vientejä etsitään. Jos hakusanaan sopiva vienti löytyy, kohdistin siirtyy sen kohdalle. Seuraavan samaan hakusanaan sopivan viennin voi etsiä Etsi seuraava-toiminnolla.

Jos syötät hakusanan useampaan kuin yhteen kenttään, yrittää ohjelma etsiä viennin, joka täyttää kaikki antamasi ehdot.

Hakuikkunnan Kaikki-painike etsii kaikki hakusanaan sopivat viennit ja esittää ne omassa seulontaikkunassaan.

Seulontaikkunassa näkyy valittujen vientien yhteissumma. Muokkaa... -painikkeella voi muokata kohdistimen osoittamaa vientiä. Vaihda Avoin -painike vaihtaa avoimeksi merkityn viennin käsitellyksi ja päinvastoin. Katso kappaleesta Avoimien laskujen tarkkailu lisätietoja avoimien tapahtumien hallinnasta.Kun seulontaikkuna suljetaan, ohjelma valitsee hakusanaan sopineet viennit. Ne voi siirtää leikepöydälle Kopioi-komennolla. Tätä voi käyttää, jos haluaa siirtää kaikki jollekin tilille tehdyt kirjaukset tekstinkäsittelyyn tai taulukkolaskentaan. Viennit ovat leikepöydällä tekstimuodossa, joka kelpaa tekstinkäsittelyyn tai taulukkolaskentaan liitettäväksi.Hakuun sopineista vienneistä voi tulostaa päiväkirjan, johon määrää tulevaksi vain valitut viennit. Päiväkirjan loppuun ohjelma tulostaa vientien yhteissumman.

Tositelajit, Projektit

23

Viennin hakuikkunassa on enemmän kenttiä, jos yrityksen kirjanpidossa käytetään tositelajeja tai projekteja. Vientiä voi etsiä myös tositelajin tai projektin perusteella.

ValinnatKerro tositesumma

Ohjelma laskee kohdistimen osoittaman tositteen vientien summat yhteen ja ilmoittaa tuloksen. Jos tositteen kokonaissumma on selvillä, voi tätä komentoa käyttää juuri syötetyn tiedon tarkistamiseen.

ValinnatKerro valittujen summa

Ohjelma laskee kaikkien valittujen vientien summat yhteen ja ilmoittaa tuloksen.

24

ValinnatAseta syöttötapa

Komennolla säädetään vientien syöttöjärjestystä. Valittu syöttötapa on käytössä joka ajokerralla kunnes asetuksia muutetaan. Normaalisti vientien syöttö tapahtuu valmiissa aikajärjestyksessä. Tositteet ovat valmiiksi järjestettyjä ja numeroituja. Joillakin yrityksillä osa tositteista voi tulla pari päivää myöhässä. Muut tositteet voi kuitenkin syöttää heti, kun käyttää epäjärjestyksessä syöttöä. Ohjelma järjestää tositteet aikajärjestykseen ja päivittää tositteiden numerot.

Samaan lomakkeeseen voi määrätä, mihin kenttään kohdistin tulee ensimmäisenä vientien syötössä. Päivä-kenttä on tavallisin valinta. Sellaisille yrityksille, joilla kertyy useita tositteita samalle päivälle, on Debet-kenttä kätevin vaihtoehto.

Valitse päivä-kentällä voi nopeuttaa tositteen päiväyksen syöttöä. Kun kenttä on rastittu ja kohdistin siirtyy vientien syötössä Päivä-kenttään, ohjelma valitsee ehdottamansa päiväyksen kaksi ensimmäistä merkkiä. Jos tilalle kirjoittaa uuden päivän, vanha päivä poistuu automaattisesti.

Toista selite-kenttä nopeuttaa syöttöä, jos halutaan saman selitteen toistuvan kaikissa saman tositteen vienneissä.

25

ValinnatLukitse viennit

Komennolla voi suojata tarkistetut ja hyväksytyt viennit muutoksilta. Käyttäjä antaa päivämäärän, johon asti viennit ovat lukittuja. Vain päivämäärän jälkeisiä vientejä voi muuttaa.

Tehdyn lukituksen voi myöhemmin purkaa muuttamalla lukituspäivän aikaisemmaksi.

MuokkaaJärjestä tositteet

Komennolla siirretään tositteet aikajärjestyksen mukaisille paikoilleen. Siirrettävät tositteet valitaan ennen komennon käynnistämistä.

Samalla kun tosite siirtyy uuteen paikkaan päiväkirjassa, tositteiden numerot muuttuvat. Tositenumerot muuttuvat vain, jos siirtyvän tositteen tositelaji pohjautuu pakosti juoksevaan numerointiin.

26

MuokkaaNumeroi tositteet

Käsky numeroi valitut tositteet uudelleen. Ohjelma muuttaa valittujen vientien tositenumerot juoksevasti kasvaviksi. Numerointi alkaa ensimmäisestä valitusta viennistä ja jatkuu siitä eteenpäin ensimmäiseen vientiin asti, jota ei ole valittu. Numeroitavat viennit muodostavat siis yhtenäisen valitun alueen.

Valitse uudelleen numeroitavien tositteiden viennit ja käynnistä komento. Ohjelma kysyy ensimmäiselle valitulle tositteelle tulevaa numeroa. Voit hyväksyä tositteen vanhan numeron tai syöttää uuden.

Käsky toimii vain sellaisella tositelajilla, jonka numerot kasvavat aina yhdellä eli tositelaji on pakosti juokseva. Jos näin ei ole, käsky ei muuta tositteen numeroa.

27

6.4 Laskelma

Laskelma-ikkunalla tehdään laskelmia, joiden ulkoasu määrätään tekstinkäsittelyn tapaan. Ikkunan avulla voi kirjoittaa omia tarpeita vastaavat tuloslaskelma-, tase- ja arvonlisäverolaskelmat. Erilaisia laskelmia voi tallettaa ja hakea levykkeeltä tekstitiedostoina. Muistissa olevan laskelman voi tulostaa ruudulle, kirjoittimelle tai tiedostoon.Laskelma on pelkkä laskentakaava, jonka perusteella varsinainen tuloste synnytetään. Laskelma-ikkuna ei näytä varsinaiseen tulosteeseen tulevia lukemia vaan pelkkiä laskukaavoja. Varsinainen tuloste syntyy, kun laskelma tulostetaan.Laskelmaan kirjoitettu teksti tulee sellaisenaan näkyviin tulosteessa -- aivan kuten tekstinkäsittelyssä. Tavallisen tekstin joukossa voi olla myös laskennallisia kenttiä, jotka alkavat ja päättyvät \ -merkillä. Laskennallisten kenttien kohdalle tulostuu luku, joka täyttää \ -merkkien väliin jäävän tilan.

Laskennallisiin kenttiin ei mahdu kovin pitkiä matemaattisia lausekkeita, mutta ne voivat sisältää muuttujan nimen. Kenttään tulostuu tällöin muuttujan arvo. Muuttujat määritellään laskelman ensimmäisillä riveillä. Muuttujan määritysrivillä on muuttujan nimi, = -merkki sekä muuttujan arvon määräävä matemaattinen lauseke. Laskelman tulostettava osa alkaa ensimmäisestä rivistä, jota ei voi tulkita muuttujan määritykseksi.

Laskelma-ikkuna tarjoaa varsin rajatut ominaisuudet tulosteen ulkoasun suunnitteluun. Kirjanpidosta lasketut lukuarvot voi kuitenkin siirtää muille Windows-ohjelmille, jotka soveltuvat paremmin tulosteen ulkoasun säätelyyn. Tällaisia ohjelmia ovat esim. Excel -taulukkolaskenta, Word for Windows -tekstinkäsittely. Tiedonsiirto tapahtuu DDE:n avulla. Katso kappale DDE tiedonsiirto.

Tuloslaskelma ja tase

Yhtiömuotojen hakemistoista löytyy valmiit tulos- ja taselaskelmat. Osakeyhtiön laskelmat ovat OSAKE-hakemistosta löytyvät TULOOY_2003.TXT ja TASEOY_2003.TXT. Niitä voi käyttää, jos on tilikartassa määrännyt jokaisen tilin kohdalla, mihin laskelman kohtaan tili kuuluu.

28

Laskelman tulostaminen

Käsiteltävänä oleva laskelma tulostetaan Tiedosto-valikon Tulosta...-komennolla. Ohjelma kysyy laskelman pääaikaväliä, jonka mukaan tulostettavat tilien summat lasketaan. Tulostusaikaväliä voi säädellä tarkemmin tilikirjaimien avulla.Pääaikaväli määräytyy tilikirjaimille annettujen aikavälien perusteella. Ensimmäinen käsiteltävälle tilikaudelle osuva aikaväli on samalla myös pääaikaväli. Useampi kirjain voi käyttää tuota samaa aikaväliä.

Laskelmaan tulevien summien tarkkuuden voi määrätä. Normaalisti käytetään pennien tarkkuutta.Tulostuksen voi vaihtoehtoisesti määrätä tapahtumaan kokonaisina euroina. Tämä säästää tilaa paperilla, sillä ohjelma jättää senttien lukemat pois tulosteesta. Pyöristyksen voi määrätä tapahtumaan lähimpään euroon tai katkaisten. Lähimpään euroon pyöristys tapahtuu normaalien pyöristyssääntöjen mukaan. Katkaisussa sentit jätetään huomiotta ja luvusta tulostetaan vain kokonaisten eurojen tai tuhansien osuus.

Ohjelma osaa haluttaessa jättää tulosteesta pois sellaiset rivit, joille tulostuisi vain nollasummia. Nollariveiksi tulkitaan rivit, joilla on laskennallisia kenttiä, mutta jokaiseen kenttään tulostuisi nollasumma. Merkityt nollarivit mukaan -jättää sellaiset nollarivit pois, jolta ei löydy käyttäjän määräämää merkkiä (oletuksena kertomerkki *). Nollarivit pois -vaihtoehto jättää kaikki nollarivit pois.

29

Laskelman tulostus laajentaen

Tiedosto-valikon Tulosta laajentaen...-komennolla voi tulostaa laskentakaavaa suuremman laskelman. Kysyttyään normaalit laskelman tulostusasetukset ohjelma antaa käyttäjälle mahdollisuuden valita laskelman laajennustavat:

Tilivälin tilit kukin omalle rivilleen synnyttää tulosteeseen kirjoitettua laskelmakaavaa enemmän rivejä. Laskelman tulostus tapahtuu tilikohtaisesti eriteltynä. Tilivälin sisältävä laskelman rivi synnyttää tulosteisiin useita rivejä, joilla kullakin on tilin nimi ja yhden tilivälille kuuluvan tilin osuus tilivälin summasta.

Esim rivi:

Rahat ja pankkisaamiset \L(1000-1020)\

Voisi synnyttää tulosteeseen rivit:

Kassa 1 050.70 Pankkitili OP 23 173.15 Postisiirtotili 11 274.02

Laajentaen tulostettaessa laskelmaan tulostuu kaksoistähdellä merkittynä sellaisten laskelmakohtien yhteissumma jotka on laskettu laskelman kaavassa muuttujaan.Esim.

Vaihto =S300 + S301 + S302 + S304 + S305 + S306 - S320...... Liikevaihto 703,85 **3000 Myynti 22% alv 550,003010 Myynti 17% alv 153,853020 Myynti 8% alv 0,003040 Myynti, veroton 0,00

Sarakkeiden lisäys pääaikaväliin verraten -ryhmän valinnat synnyttävät tulosteeseen lisää sarakkeita. Ohjelma osaa tulostaa useita aikavälejä rinnakkain käyttäen laskelmaan kirjoitettua yhden aikavälin laskentakaavaa. Laskelmaan voi tulostaa pääaikaväliin vertailevina sarakkeina edellisen tilikauden vastaavan aikavälin koko tilikauden tai koko edellisen tilikauden.

30

Verolomakkeet

Verolomakkeet 60, 61A ja 61B voidaan tulostaa verottajan lomakkeita vastaaville lomakkeille. Valinta tehdään tällöin Lomaketuloste -kohdasta valitsemalla lomakepohja ja laittamalla rasti kohtaan Käytä. Mikäli valintaa ei tehdä, tulostuu laskelma ohjelman vakio laskelmapohjalla.

ALV kuukausi-ilmoitus voidaan tehdä sähköisesti ElmaTYVI ALV ilmoituksella. ElmaTYVI-palvelu on valtiovarainministeriön vuonna 1996 käynnistämä TYVI-projektin, Tietovirrat Yritysten ja Viranomaisten välillä, mukaisia määrittelyjä vastaava palvelu. Sen avulla yritykset voivat jättää joustavasti julkishallinolle ja vakuutusyhtiöille tehtävät ilmoitukset. Ilmoituksen antamista varten tarvitaan internetyhteys sekä käyttäjätunnus ja salasana. Tarvittavat tunnukset voi tilata internetistä osoitteesta www.tyvi.elma.net. Ennen ilmoituksen lähettämistä on hyvä tarkistaa alv -ilmoituksen summat tulostamalla laskelma normaalisti ALV_2003.txt laskelmalla. Ilmoitus tehdään valitsemalla normaalisti laskelmapohjaksi alv laskelma. Tämän jälkeen valitaan Tiedosto - Tulosta ja tulosta laskelma -ikkunasta ilmoitus kuukausi sekä Lomaketuloste -kohdasta ALV_2003 lomake ja laitetaan Käytä -kohtaan rasti. OK- painikkeella avautuu alla oleva ikkuna. Mikäli arvonlisäverollinen toiminta on yhden tai useamman kuukauden yhtäjaksoisesti keskeytyneenä, kohdassa ilmoitetaan keskeytysjakson alkamis- ja päättymiskuukausi ja -vuosi muodossa kkvvvv-kkvvvv. Keskeytymisjakso voidaan ilmoittaa enintään 6 kuukaudeksi eteenpäin. Jos ALV ilmoitus annetaan normaalisti painetaan Peruuta -painiketta.

31

Valinnan jälkeen avautuu alla oleva ikkuna.

Lomakkeella lähetetään valitun kohdekuukauden ALV -ilmoitus. Näytä -painikkeella nähdään lähtevän aineiston tiedot. Lähetys tapahtuu kirjoittamalla palveluntarjoajalta saadut käyttäjätunnus ja salasana minkä jälkeen painetaan Lähetä -painiketta joilloin ohjelma muodostaa yhteyden internetin kautta ElmaTYVI palveluun ja lähettää aineiston. Lähetyksen tila -kohta kertoon lähetyksen onnistumisesta tai mahdollisesta virheestä lähetyksessä.

Työnantajasuoritusten valvontailmoitus sähköisesti ElmaTYVI palveluun tehdään vastaavasti kuin alv -ilmoitus. Laskelmapohjaksi valitaan tällöin yhtiömuotoa vastaavasta kansiosta tas.txt laskelma.

Tilikirjaimet

Tilien summiin viitataan laskelmassa tilikirjaimien avulla. Ellei kirjaimia muuteta toisiksi, laskelmassa on käytössä viisi oletuskirjainta:

A AlkusaldoS Summa (aikavälin vientien vaikutus saldoon)L LoppusaldoD Debet (debetiin tehdyt viennit aikavälillä)K Kredit (kreditiin tehdyt viennit aikavälillä)

Aseta -valikon Tilikirjaimet... -komennolla saa esiin lomakkeen, jolla tilikirjaimia hallitaan. Käytössä olevat tilikirjaimet näkyvät listana lomakkeen keskellä. Tilikirjaimia voi määrittää kahdeksantoista.

32

Tilikirjaimelle syötetään merkki (A,B,C...), lukema (alkusaldo, summa, loppusaldo, debet vai kredit) ja aikaväli. Tilikirjaimiksi voi valita mitä tahansa isoja kirjaimia. Tilikirjaimen aikaväli voi olla myös edelliseltä tilikaudelta. Näin laskelmaan voi tulostaa käsiteltävän tilikauden ja edellisen tilikauden tiedot rinnakkain. Tilikirjaimen aikaväli ei saa ulottua tilikaudelta toiselle, vaan sen pitää olla kokonaan jonkin tilikauden sisällä.

ProjektitKun projektit ovat käytössä, tilikirjaimen voi rajoittaa koskemaan yhden projektin summia.

Tilien lukemat

Tilien lukemat saadaan tulostumaan laskelmaan tilikirjaimien avulla. Tilikirjaimen perässä on sulkujen sisällä tilin numero tai tiliväli. Esim:

S(3000) Tilin 3000 summa halutulla aikavälillä.A(3000) Tilin 3000 alkusaldo.L(3000) Tilin loppusaldo (alkusaldo+summa).S(3000-4000) Tilivälin 3000 - 4000 summat laskettuna yhteen.L(3000-3099) Tilivälin 3000 - 3099 loppusaldot.

Tilivälin voi ilmaista myös tilinumeron lopussa olevilla x-kirjaimilla. Näin saa laskettua yhteissumman kaikista tileistä, joiden numeron alkuosa on sama.

S(10xx) Tilivälin 1000-1099 summa.Sama kuin S(1000-1099).

AlatilitYksittäisiin alatileihin voi viitata liittämällä tilinumeroon alatilin numeron, esim. S(300001). Päätilille kohdistetut summat saa tulostumaan käyttämällä pelkkää päätilin numeroa, esim. S(3000). Päätilin ja sen alatilien yhteissumman saa liittämällä päätilin numeron perään alatilin numero-osan verran X-kirjaimia, esim. T(3000xx), tai vastaavalla tilivälillä, esim. T(3000-300099).

Tilien lukemat laskelman kohtien mukaan

Kun teet laskelmia oman yrityksen tarpeita varten, laskelmassa summattavat tilit kannattaa määrätä tilien numeroiden avulla. Laskentakaavasta näkee suoraan, mitä tilejä se koskee. Haittapuolena on, että tällä tavalla tehdyt laskelmat toimivat vain yhdellä ja samalla tilikartalla.Ohjelman mukana tulevat valmiit laskelmat toimivat laskelman kohtien avulla. Valmiit laskelmat toimivat riippuvat käytetyn tilikartan numeroinnista. Edellytyksenä on, että jokaiselle tilikartan tilille määrätään laskelman kohta, johon se kuuluu tuloslaskelmassa tai taseessa. Katso Tilikartan muokkaus.

Laskelmassa tilikirjaimen perään voi liittää kolminumeroisen luvun. Lausekkeen arvoksi lasketaan kaikki tuohon laskelman kohtaan sidotut tilit yhteen. Esim. osakeyhtiön tuloslaskelmassa on rivi:

Vuokrat \S630 \

Riville tulostuu kaikkien laskelman kohtaan 630 sidottujen tilien yhteen laskettu summa.

33

Positiiviset/negatiiviset kentät

Verohallituksen lomakkeissa joihinkin kenttiin tulee lukema vain, jos se on positiivinen tai negatiivinen. Tämän voi toteuttaa lisäämällä laskennallisen kentän alkuun +- tai -+ merkinnän. 'Plusmiinus' -merkillä alkavaan kenttään tulostuu tyhjää, jos lausekkeen arvo on negatiivinen. Positiivinen arvo tulostuu normaalisti. 'Miinusplus' -merkki toimii vastaavasti toisin päin. Esim.

3. Myyntikate 104 \+-Myyntikate \ 105 \-+Myyntikate \

Muuttujien määritys

Laskelman ensimmäisillä riveillä voi määrittää muuttujia. Tällaisella rivillä on muuttujan nimi, 'yhtä suuri kuin' -merkki sekä muuttujan arvon määräävä matemaattinen lauseke. Esim.

Lv=S(3000)PROS1 =S(4000)*100/LvKalusto =L(1700)+T(1800)Poistot =0.3*Kalusto

Selitykset:Lv on tilin 3000 summa (liikevaihto).PROS1 kertoo kuinka monta prosenttia tili 4000 on aikaisemmin määritellystä Lv-muuttujasta (liikevaihdosta).Kalusto on tilien 1700 ja 1800 summat laskettuna yhteen.Poistot on 30 prosenttia Kalusto -muuttujasta.

Muuttujan määrityksen perään voi liittää heittomerkillä erotetetun kommentin. Katso BISNES-hakemistosta löytyvä BUDJETTI.TXT-laskelma. Esim.

B4000 =145000 'Aineet ja tarvikkeet

Huom!Muuttujien määrittelyssä voi viitata vain muuttujalistassa aikaisemmin esiintyneeseen muuttujaan, sillä muuttujien arvot lasketaan siinä järjestyksessä, missä ne ovat syöttöikkunassa.

Vertailu edelliseen vuoteen

Samaan laskelmaan voi tulostaa eri tilikausilta laskettuja tietoja. Tämän edellytyksenä on, että ohjelmaa on käytetty useamman tilikauden ajan.Edellisen vuoteen tapahtuvan vertailun voi toteuttaa helpoimmin Tulosta laajentaen... -komennon avulla. Tämä vaihtoehto toimii, jos edellisen vuoden tilikartta vastaa käsiteltävän tilikauden tilikarttaa.Vertailun edelliseen vuoteen voi toteuttaa myös tilikirjaimien avulla. Tämä edellyttää, että laskelmaan syötetään kahden sarakkeen laskentakaavat.

34

Budjettivertailu

Laskelmalla voi toteuttaa myös budjettivertailun. Tästä esimerkkinä käy BISNES-yrityksen hakemistosta löytyvä BUDJETTI.TXT.

Laskennallisissa kentissä voi käyttää kahta budjettivertailua helpottavaa ominaisuutta. Laskelman rivillä voi viitata rivin aikaisempiin laskennallisiin kenttiin määrittelyillä #1,#2,#3,... ja #9. Näin voi kätevästi tulostaa esim. toisen ja ensimmäisen kentän erotuksen kaavalla #2-#1.

Kahden kentän prosenttivertailussa voi käyttää määrittelyä muodossa %12. Tämä laskee ensimmäisen kentän prosenttiosuuden toisesta kentästä.

Esimerkki: Vuosi 1991 Budjetti Pros Erotus

Ostot \S(4000) \ \B4000 \ \%12 \% \#2-#1 \

Tulosteeksi voisi tulla:Ostot 143 812.55 160 000.00 89.88% 16 187.45

Erityiskentät

Päivämäärien, lukumäärätietojen ja yrityksen nimen on varattu erityiset laskennalliset kentät. Päivämäärien erityiskenttien avulla voi laskelmaan sisällyttää tulostushetken päiväyksen tai käsitellyn aikavälin alku- ja loppupäivän.

\VIKA\ Viimeisen syötetyn tositteen numero\TOSITELKM\ Pääaikavälin tositteiden lukumäärä\VIENTILKM\ Pääaikavälin vientien lukumäärä\YRITYS\ Käsiteltävän yrityksen nimi\PÄIVÄYS\ Tulostushetken päiväys\PÄIVÄSTÄ\ Aikavälin alkupäivä\PÄIVÄÄN \ Aikavälin loppupäivä

Käsitellyksi aikaväliksi tulkitaan pääaikaväli, joka on ensimmäisen käsiteltävälle tilikaudelle kuuluvan tilikirjaimen aikaväli. Muille tilikirjaimille mahdollisesti määrättyjä aikavälejä varten ei ole omaa laskennallista kenttää.Aikavälin voi tulostaa laskelmaan seuraavalla tavalla:

TULOSLASKELMA \PÄIVÄSTÄ\-\PÄIVÄÄN \

Sivunvaihdot

Tekstin joukkoon voi määrätä kohdan, johon sivunvaihto tulee. Tämä tehdään Muokkaus-valikon Lisää sivunvaihto-komennolla. Ohjelma lisää tekstikohdistimen osoittaman kohtaan rivin, joka saa aikaan sivunvaihdon laskelmaa tulostettaessa.

35

TiedostoLuo runko

Komennolla voi synnyttää tuloslaskelman, taseen tai budjettivertailun rungon. Käsky vähentää laskelman tekemiseen tarvittavaa kirjoitustyötä. Ohjelma synnyttää laskelmarungon, johon käyttäjä lisää tarvittavien välisummien laskentakaavat. Esimerkiksi tuloslaskelman runkoon oma rivi jokaiselle tulojen tai menojen ryhmään kuuluvalle tili. Rivillä on tilin nimi sekä yksi tai kaksi tiliin viittaavaa laskennallista kenttää. Tuloslaskelmasta puuttuu kaikki välisummat kuten myyntikate, käyttökate jne.

AsetaUlkoasu

Komennolla määrätään laskelman oma ulkoasu tulostusta varten. Määritykseen kuuluu käytettävä kirjoitin, kirjoittimen asetukset, kirjasintyyppi ja kirjainten koko. Laskelman tulostukseen kannattaa käyttää jotakin tasalevyistä kirjasinta (esim. Courier New).Leveitä laskelmia varten tulostuksen voi määrätä tapahtumaan vaaka-asennossa olevalle paperille. Tämä onnistuu tietenkin vain, jos käytössä oleva kirjoitin ja sen ajuri osaavat tulostaa vaakasuuntaan. Kun laskelma talletetaan, sen ulkoasu tallettuu samaan hakemistoon ASU-päätteiseen tiedostoon. Kirjoittimen tai tietokoneen vaihtuessa ASU tiedostot on hyvä luoda uudestaan koska niihin voi jäädä viittauksia vanhasta kirjoittimesta eikä ohjelma siksi pysty välttämättä tulostamaan laskelmia. Tällöin ASU tiedostot voidaan poistaa ja luoda ne uudestaan ohjelman Tee valikon kautta.

KerroLausekkeen arvo

Komennon avulla voit nopeasti selvittää, mikä on jonkin matemaattisen lausekkeen arvo. Komento siis vastaa eräänlaista laskinta.

EtsiEtsi

Komento kysyy hakusanaa ja etsii annettua sanaa kohdistimesta eteenpäin. Hakusanaa etsiessään ohjelma tulkitsee pienet ja isot kirjaimet samoiksi. Hakusanan voi siis syöttää pieninä tai isoina kirjaimina -- vaikutus on sama.Etsi seuraava -komento etsii viimeksi käytettyä hakusanaa uudelleen. Komennon voi käynnistää nopeimmin F3-näppäimellä.

36

EtsiKorvaa

Komento kysyy hakusanaa ja sille annettavaa korvausta. Ohjelma etsii annettua sanaa kohdistimesta eteenpäin ja korvaa sen määrätyllä sanalla.Korvaa seuraava -komento etsii hakusanan seuraavan kohdan ja korvaa sen. Komennon voi käynnistää nopeimmin F4-näppäimellä.

KerroTulosta voiton tarkistus

Komennolla voi tarkistaa tuloslaskelman tai taseen VOITTO-muuttujan (tai vastaavan) oikeellisuuden. Komennon suorituksen jälkeen tulostuvasta raportista ilmenee mitä tilejä ei huomioida muuttujan arvon laskennassa.

37

6.5 Kirjaus

Kirjaus-ikkunalla tehdään liiketapahtumien kirjaussuunnitelma, jota voi käyttää apuna vientien syötössä. Tapahtumien kirjaussääntöjen lisäksi ikkuna pitää sisällään suunnitelmaa selventäviä otsikkorivejä.

Kirjaussääntö on sääntö siitä, miten jokin toistuva tapahtuma syötetään kirjanpitoon. Kirjaussääntöön voi syöttää kaikki tapahtuman tiedot, jotka tiedetään etukäteen. Useimmissa tapahtumissa tiedetään ainakin tositteen tiliöinti sekä selitetekstin alku. Kun varsinaisia tapahumia syötetään Viennit-ikkunaan, käyttäjä voi aktivoida aikaisemmin tehdyn kirjaussäännön, joka tuo vientien pohjaksi kaikki kirjaussääntöön aiemmin syötetyt tiedot. Tositteen syötössä tarvitsee täydentää vain puuttuvat kohdat.

Kirjaussääntöjen käyttö tekee tositteiden syötöstä nopeampaa ja varmempaa. Nopeus kasvaa, koska varsinaisiin tapahtumiin tarvitsee naputella vain kirjaussäännöstä puuttuvat tiedot. Tositteiden syötöstä tulee varmempaa, koska kirjaussääntö huolehtii siitä, että samanlaiset tapahtumat tulee kirjattua aina samalla tavalla.

Kirjaus-ikkuna on normaalisti selaustilassa, jolloin kirjaussääntöjä ei voi vahingossa muuttaa. Ikkunan voi vaihtaa muokkaustilaan Tiedosto-valikosta löytyvällä Muokkaa sääntöjä -toiminnolla.

Näytä -valikosta voi valita, katseleeko sääntöjä niiden syöttöjärjestyksessä vai aakkosjärjestyksessä. Aakkostetussa listassa ei ole otsikkoja mukana.

Kirjaussäännön valinta syötettävään vientiin

Kirjaussäännön mukaisen tapahtuman syötön voi aloittaa Kirjaus-ikkunasta. Halutun kirjaussäännön voi aktivoida hiiren kaksoisnapsautuksella tai painamalla ENTER-näppäintä kirjaussäännön rivin päällä. Ohjelma avaa viennin syöttöikkunan ja kyselee läpi kaikki kirjaussäännön edellyttämät viennit.

Kirjaussäännön voi aktivoida myös viennin syöttöikkunasta käsin. Tapahtuman nimen voi kirjoittaa Kirjaus-kenttään. Tapahtuman nimestä riittää pieni osa hakusanaksi. Sitä mukaa kun syötät lisää kirjaimia, ohjelma etsii kirjaussäännöt läpi ja kirjoittaa kentän viereen ensimmäisen hakusanaan sopivan säännön nimen. Syötä lisää kirjaimia kunnes oikea sääntö on yksilöity. Voit syöttää useampia hakusanoja erottamalla ne välilyönnillä.

Kirjaussuunnitelman muokkaus

Kirjaus-ikkunan voi vaihtaa muokkaustilaan Tiedosto-valikosta löytyvällä Muokkaa sääntöjä -toiminnolla. Muokkaustilassa valikosta löytyy toiminnot sääntöjen lisäämiseen, tuhoamiseen ja niiden tietojen muokkaamiseen. Kun halutut muutokset on tehty, Tiedosto-valikosta löytyvällä Lopeta muokkaus-toiminnolla voi palata selaustilaan. Tehdyt muutokset tallettuvat automaattisesti.

38

Kirjaussäännön syöttö

Kirjaussäännölle syötetään tapahtuman yksilöivä nimi, joka voi olla kolmekymmentä merkkiä pitkä. Kirjaus-ikkunassa säännön nimi on ainoa tieto, joka erottaa kirjaussäännöt toisistaan.

Kirjaussääntö koostuu yhdestä tai useammasta viennistä. Kun kohdistin on jonkin luettelossa olevan viennin kohdalla, lomakkeessa olevilla painikkeilla voi muokata sitä, lisätä uuden viennin sitä ennen tai tuhota sen. Viennin muokkaus ja lisäys avaavat lomakkeen, johon voi syöttää viennin tiedot: debet, kredit, summa ja selite.

Kirjaussäännön vientiin ei tarvitse syöttää kaikkia siihen kuuluvia tietoja. Tyhjäksi jätetyt kentät täydennetään, kun kirjaussäännön mukainen tapahtuma syötetään päiväkirjaan. Syöttötapahtumaa voi nopeuttaa määräämällä Kohdistin-painikkeilla kentän, johon kohdistin menee ensimmäisenä.

Selite-kentässä voi osoittaa täydennettävän kohdan kysymysmerkillä. Kohdistin menee vientien syötössä suoraan kysymysmerkin kohdalle. Saman tositteen edellisen viennin saa toistumaan kirjoittamalla '=' -merkin säännön selitekenttään.

Kirjaussäännön vientiin voi summan sijasta syöttää prosenttilukeman. Kun kirjaussäännön vienti siirretään päiväkirjaan, ohjelma laskee summan prosenttilukemana edellisen viennin summasta. Prosenttilukemaa ei voi käyttää järkevästi kirjaussäännön ensimmäisessä viennissä.

Kirjaussäännön viimeiseen vientiin voi summan kohdalle syöttää myös pelkän yhtä suuri kuin merkin '='. Kun kirjaussäännön vienti siirretään päiväkirjaan, ohjelma laskee summaksi tositteen yksipuoliset viennit tasaavan lukeman.

39

Arvonlisäverolliselle myyntilaskulle voisi tehdä alla olevan kirjaussäännön. Vientien syötössä tarvitsee syöttää vain myytyjen tuotteiden arvonlisäveroton hinta, ohjelma laskee muut summat.

Säännön muokkaus

Muokattavan säännön voi osoittaa nopeimmin hiiren kaksoisnapsautuksella. Näppäimistöä käytettäessä sääntö osoitetaan viemällä kohdistin sen kohdalle ja painamalla ENTER-näppäintä. Kohdistimen osoittaman säännön muokkauksen voi käynnistää myös Muokkaa-valikon Muokkaa...-toiminnolla.

Säännön lisäys

Kirjaussuunnitelman keskelle voi lisätä säännön viemällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja valitsemalla Muokkaa-valikon Lisää sääntö...-toiminnon. Syötettävä sääntö lisätään kohdistimen osoittaman säännön edelle.Kirjaussuunnitelman loppuun voi lisätä säännön muokkaamalla UUSI SÄÄNTÖ -nimistä tietuetta, joka löytyy suunnitelman lopusta. Syötetyn säännön voi siirtää myöhemmin paikalleen leikepöydän kautta.

Otsikon lisäys

Kirjaussuunnitelman keskelle voi lisätä otsikon viemällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja valitsemalla Muokkaa-valikon Lisää otsikko...-toiminnon. Otsikko lisätään kohdistimen osoittaman säännön edelle.Kirjaussuunnitelman loppuun voi lisätä otsikon muokkaamalla UUSI OTSIKKO -nimistä tietuetta, joka löytyy suunnitelmaan lopusta. Otsikon voi sitten myöhemmin siirtää paikalleen leikepöydän kautta.

Säännön tuhoaminen

Halutut säännöt voi tuhota tummentamalla ne ensin ja käynnistämällä sitten Muokkaa-valikon Leikkaa- tai Poista-toiminnon. Sääntöjen leikkaaminen on turvallisempaa, koska silloin ne voi tarvittaessa liittää takaisin.

Sääntöjen siirto

Sääntöjen siirto tapahtuu leikepöydän kautta. Tummenna haluamasi säännöt ja leikkaa ne leikepöydälle Muokkaa-valikon Leikkaa-toiminnolla. Vie kohdistin sitten haluamaasi kohtaan kirjaus-suunnitelmassa ja liitä leikepöydällä olevat säännöt takaisin suunnitelmaan Muokkaa-valikon Liitä-toiminnolla.

40

6.6 Tuloste

Tuloste-ikkunalla voi selata ohjelman synnyttämiä listauksia tai tulostaa ne kirjoittimelle tai tiedostoon. Ikkuna näyttää aina viimeisenä tehdyn tulosteen, jota voi selata edestakaisin. Tulosteen voi lähettää kirjoittimelle tai tiedostoon Tulosta-valikon toiminnoilla.

Kaikki ohjelman antamat tulosteet on mahdollista ohjata joko ruudulle, kirjoittimelle tai tiedostoon. Ruudulle tulostamista kannattaa käyttää aina ensimmäiseksi ja tarkistaa, että tuloste sisältää halutut tiedot.

Jos et ole tyytyväinen tulosteen ulkoasuun kirjoittimella, voit ohjata tulostuksen tiedostoon. Ohjelma kysyy tiedoston nimeä, johon tulostus ohjataan. Kirjoittimelle lähettämisen sijasta ohjelma synnyttää tulosteesta ASCII-tiedoston, jota voi sitten käsitellä tekstinkäsittelyohjelmalla. Esim. otsikot voi muuttaa lihavoiduiksi tai tekstin joukkoon voi lisätä yrityksen logon.

Tulostuksen ohjaus

Kun Tuloste-ikkunaa ei ole avattu, pääikkunassa näkyvä ikoni kertoo, minne seuraava tulostus ohjataan. Ikoni esittää kuvaruutua, kirjoitinta tai levykettä. Tulostuksen ohjausta voi vaihtaa osoittamalla ikonia ja painamalla hiiren oikeaa näppäintä.Kun Tuloste-ikkuna on avattuna, sen Ohjaa-valikosta voi vaihtaa tulostuksen ohjausta. Valikosta löytyvissä kohdista yksi on aina merkitty käytössä olevaksi (Ruudulle, Kirjoittimelle tai Tiedostoon).

Kopiointi leikepöydälle

Tuloste-ikkunasta voi kopioida rivejä leikepöydälle. Kopioitava alue valitaan hiiren vasemmalla näppäimellä, jolloin valitut rivit tummentuvat. Teksti siirtyy leikepöydälle Tiedosto-valikon Kopioi-komennolla.

41

6.7 Projektit

Projekti-ikkunalla hallitaan projekteja, joiden avulla voi toteuttaa kustannuspaikkalaskentaa. Projektien lisäksi ikkuna pitää sisällään otsikkorivejä, joilla ei ole toiminnallista merkitystä. Projektit ovat eläviä kustannusseurannan kohteita, joita voi syntyä ja poistua käytöstä tilikauden aikana. Kunkin tilikauden projektilista tallettuu omaan tiedostoonsa.

Projekti-ikkuna on avattavissa vain, jos yrityksen tiedoissa on asetettu projektit käyttöön. Pääikkunan Yrityksen tiedot... -komennolla voi asettaa projektit käyttöön yrityksen kirjanpidossa, jolloin Projekti-kuvake tulee näkyviin pääikkunassa. Katso kappale Yrityksen tiedot.

Projekti-ikkuna on normaalisti selaustilassa, jolloin projekteja ei voi vahingossa muuttaa. Ikkunan voi vaihtaa muokkaustilaan Tiedosto-valikosta löytyvällä Muokkaa projekteja -komennolla.

Projektin valinta syötettävään vientiin

Tapahtumien syötössä voi tarvittaessa kohdistaa viennin halutulle projektille. Projektin voi syöttää joko tunnuksen tai nimen avulla. Sitä mukaa kun syötät kirjaimia Projekti-kenttään, ohjelma etsii tunnuksen tai nimen mukaan sopivan projektin ja kirjoittaa kentän viereen ensimmäisen hakusanaan sopivan projektin nimen. Syötä lisää kirjaimia kunnes oikea projekti on yksilöity. Voit syöttää useampia hakusanoja erottamalla ne välilyönnillä.

Projektin voi myös etsiä Projekti-ikkunasta. Projektin lähetys tapahtuu hiiren vasemman näppäimen kaksoisnapsautuksella tai ENTERillä.

Projektien muokkaus

Projekti-ikkunan voi vaihtaa muokkaustilaan Tiedosto-valikosta löytyvällä Muokkaa projekteja -komennolla. Muokkaustilassa valikosta löytyy toiminnot projektien lisäämiseen, tuhoamiseen ja niiden tietojen muokkaamiseen. Kun halutut muutokset on tehty, Tiedosto-valikosta löytyvällä Lopeta muokkaus-toiminnolla voi palata selaustilaan. Tehdyt muutokset tallettuvat automaattisesti.

Projektin syöttö

Projektille syötetään nimi ja yksilöllinen tunnus. Nimi voi olla kolmekymmentä merkkiä pitkä. Tunnus voi olla kuusi merkkiä pitkä ja saa koostua kirjaimista ja numeroista. Ohjelma valvoo, ettei projektille syötetty tunnus ole jo aiemmin käytössä.

42

Projektin muuttaminen

Käytössä olevan projektin nimeä ja tunnusta voi muuttaa, vaikka siihen olisi jo kohdistettu vientejä. Ohjelma antaa jokaiselle projektille yksilöllisen indeksin, jolla se tallettuu vienteihin. Samat tapahtumat säilyvät projektiin kohdistettuina, vaikka projektin tunnusta tai nimeä muuttaisi.

Käytöstä poistuneita projekteja ei saa tuhota heti!Vanhat projektit voi tuhota vasta seuraavan tilikauden alussa. Tuhoaminen tapahtuu Muokkaa-valikon Poista-komennolla. Ohjelma tallettaa kunkin tilikauden projektit omaan tiedostoonsa, esim. PROJ1992.DAT. Kun tilikausi vaihtuu, ohjelma pyytää osoittamaan edellisen tilikauden projektitiedoston, joka kopioidaan uuden tilikauden pohjaksi. Käytöstä poistuneet projektit voi sitten tuhota uuden tilikauden projektilistasta.

43

7 Yrityksen tiedotYrityksen tiedot... -Komento käynnistyy pääikkunan Tiedosto-valikosta. Uuden yrityksen luonnissa komento käynnistyy automaattisesti. Komennolla määrätään työn alla oleva tilikausi ja muutetaan yrityksen perustietoja. Perustietoina voidaan syöttää yrityksen nimi (annetaan kun yritys perustetaan ohjelmaan), Y-tunnus, katuosoite, postiosoite, kuntanumero, yrityksen yhteyshenkilö, puhelin- ja fax numerot sekä sähköpostiosoite. Muistio kohtaan voidaan kirjoittaa muuta yritystä koskevaa tietoa. Kenttään sopii 255 merkiä.

Tulosteisiin tulevaa yrityksen nimeä voi muuttaa vapaasti. Hakemiston nimeä tarvitsee muuttaa vain erikoistilanteissa, kun kovalevyn hakemistorakennetta on muutettu.

Laskelma -kenttään voi määrätä oletuslaskelman, jonka ohjelma lataa valmiiksi, kun yritys haetaan käsiteltäväksi. Oletuslaskelma määrää myös hakemiston, josta yrityksen laskelmia etsitään.

Projektit käytössä... -painike määrää, käytetäänkö yrityksen kirjanpidossa projekteja kustannuspaikkalaskentaa varten. Jos ne ovat käytössä, ohjelma piirtää pääikkunaan kuvakkeen Projekti-ikkunan avaamista varten. Ohjelma esittää myös vientien syötön, pääkirjan, päiväkirjan ja kirjaussääntöjen syöttöikkunat laajemmassa muodossa.

Yhtiömuoto... -painikkeella voi määrätä uudelleen yrityksen yhtiömuodon. Sen vaihtaminen vaikuttaa laskelmien ja verottajan lomakkeiden mukaisten laskelmien tulostamiseen. Yhtiömuoto määrää mihin laskelmakohdat ja verottajan lomakkeiden kenttiin tilit voi sitoa.

44

Salasana... -painikkeen avulla voi suojata yrityksen kirjanpidon. Kun salasana on määrätty, ohjelma kysyy sitä aina, kun yrityksen kirjanpito avataan. Käsiteltävillä yrityksillä voi kullakin olla oma salasanansa.

Tilikaudet

Tilikaudet... -painikkeella avautuu tilikausien syöttöikkuna, jossa näkyy luettelo yrityksen tilikausista sekä niiden hallintapainikkeet.

Kunkin tilikauden rivillä näkyy nelimerkkinen nimi, alkamispäivä ja päättymispäivä. Luettelon tilikausista on aina yksi tummennettuna. Painikkeiden avulla voi muokata sitä, lisätä uuden tilikauden sitä ennen tai tuhota sen. (5.0 versiota vanhemmissa versioissa luetteloon mahtuu kerrallaan 10 tilikautta.) Tilikauden muokkaus ja lisäys avaavat alla olevan lomakkeen:

Mikäli yrityksen tilikauden valuuttana on eurot, täytyy Euro kirjanpitovaluuttana -kohta olla valittuna.Tilikaudelle syötettyä nimeä käytetään tilikauden tiedostojen nimissä, esim. TILI2002.DAT ja VIEN2002.DAT.Kun tilikausien syöttöikkuna suljetaan, tummennettuna oleva tilikausi jää käsiteltäväksi. Ohjelma lataa tuolle tilikaudelle kuuluvan tilikartan ja viennit. Tilikauden alkamis- ja päättymispäivä määräävät aikavälin, jolle vientejä voidaan syöttää.

45

Tositelajit

Tositelajit... -painike avaa tositelajien syöttöikkunan, jolla voi määrätä käytössä olevien tositelajien nimet ja numeroinnin. Kirjanpidon tapahtumat voi jakaa tositelajeihin, joilla on omat tositenumeromuotonsa. Päiväkirjan voi tulostaa kaikista tositteista tai vain halutun tositelajin osalta.

Tositelajille määrätään nimi sekä numeromuoto, joka syötetään maksimipituisena esimerkkinä tositenumerosta. Se voi koostua numeroista ja välimerkeistä. Tavallisin numeromuoto on 12345, jolloin tositenumero on korkeintaan viisinumeroinen luku.

Pankin tiliotteista muodostetun tositenumeron muoto voisi olla 123-01. Tällainen tositenumero riittää yksilöimään tiliotteen ja rivin jolta tapahtuma löytyy. Kaksi ensimmäistä numeroa kertoo tiliotteen numeron. Kolme viimeistä numeroa kertoo rivin tiliotteella.

Etunollat-painike määrää, täytetäänkö tositenumero etunollilla maksipituiseksi. Numeromuodot, joissa on välimerkkejä, kannattaa pitää etunollilla täytettävinä.

Voi olla kirjain lopussa-painike sallii samannumeroiset tositteet, jotka eroavat toisistaan vain loppuun lisätyllä kirjaimella, esim. 315A.

Oletuksena juokseva numero -painikkeella ohjelma ehdottaa uuden tositteen numeroksi aina yhdellä kasvavaa numeroa.

46

Pakota numero juoksevaksi -painikkeen avulla voi määrätä ohjelman valvomaan, että tositenumerot kasvavat aina yhdellä.Jos tositelajeja on useita, niille kannattaa määrätä toisistaan eroavat tosinumeromuodot. Näin tositenumerosta näkee heti, mihin tositelajiin se kuuluu. Tätä on käytetty yllä olevassa tiliotteiden numeromuodossa.

Esim.Tosite on 016-07 tiliotteen rivi.Tosite 395 on normaali paperitosite.

47

8 Päiväkirjan tulostusPäiväkirjan tulostus tapahtuu Viennit-ikkunasta käsin. Päiväkirja on luettelo kaikista kirjanpitoon tehdyistä vienneistä tietyn aikavälin aikana.

Tulostus tapahtuu Tulosta-valikon Päiväkirja... -komennolla. Ohjelma esittää lomakkeen, jossa se kysyy aikaväliä, jonka viennit tulevat päiväkirjaan. Tulostusmuodon voi valita kahdesta vaihtoehdosta. Tiivis tulostusmuoto vie vähän tilaa, mutta siinä ei näy tilien nimiä vaan pelkät tilien numerot. Väljässä tulostusasussa myös tilien nimet tulevat näkyviin.Päiväkirjalistaukseen tulostettavia vientejä voi seuloa tietyillä kriteereillä. Päiväkirjan voi tulostaa vain ikkunasta valittujen vientien osalta, vain tietyn tositelajin tai vain tietyn tositenumerovälin osalta.

Ulkoasu... -painikkeella voi määrätä tulosteen ulkoasun. Määritykseen kuuluu käytettävä kirjoitin, kirjoittimen asetukset, kirjasintyyppi ja kirjainten koko. Tiiviille ja väljälle päiväkirjalle voi määrätä omat ulkoasut.

Ohjelma lisää listaukseen huomautuksen, jos tositenumerot eivät kasva juoksevasti tai jonkin tositteen debet- ja kredit-summat eivät täsmää. Päiväkirjan loppuun ohjelma tulostaa kaikkien vientien yhteissummat.

Tositelajit, Projektit, Alatilit

Jos kirjanpidossa käytetään tositelajeja, projekteja tai alatilejä, ohjelma kysyy päiväkirjan tulostuksen valintoja laajemmasssa ikkunassa. Päiväkirjan voi tulostaa tarvittaessa vain halutun projektin tai vain halutun tositelajin osalta. Samalla voi määrätä, tulevatko alatilit tilinumeroihin näkyviin ja tuleeko projektit näkyviin listauksessa.

48

9 Pääkirjan tulostusPääkirjan tulostus tapahtuu Tilit-ikkunasta käsin. Pääkirjassa ovat halutun aikavälin viennit tulostettuina tileittäin, jolloin on helppo tarkistaa, mitä tapahtumia jollekin tilille on kirjattu. Pääkirjasta on nähtävissä myös miten tilin saldo on vaihdellut halutun aikavälin kuluessa.Tulostus tapahtuu Tulosta-valikon Pääkirja... -komennolla. Ohjelma esittää lomakkeen, jossa se kysyy aikaväliä, jonka viennit tulevat pääkirjaan.

Ulkoasu... -painikkeella voi määrätä tulosteen ulkoasun. Määritykseen kuuluu käytettävä kirjoitin, kirjoittimen asetukset, kirjasintyyppi ja kirjainten koko. Leveälle ja kapealle pääkirjalle voi määrätä omat ulkoasut.

Pääkirjan voi tulostaa leveässä tai kapeassa muodossa. Leveä muoto vaatii kirjoittimen, joka tulostaa yli 80 merkkiä riville. Kapeassa muodossa ei näy vientien vastintiliä ja selite on katkaistua lyhyemmäksi.

Tilien valinta pääkirjaan

Pääkirjaa ei tarvitse aina tulostaa kaikkien tilien osalta. Pääkirjaa käytetään usein myös valittujen tilien tilitapahtumien tarkistamiseen. Tulostettavat tilit voi valita tummentamalla halutut rivit Tilit-ikkunasta ennen käskyn käynnistämistä.Nollatilit mukaan -painike määrää tulostetaanko myös nollatilit. Näitä ovat tilit, joilla ei ole alkusaldoa eikä tilitapahtumia tulostuksen aikavälillä.

49

Projektit

Vain projekti -syöttökentän avulla voi tulostaa pääkirjan tietyn projektin osalta. Pääkirjaan tulostuu saldot, summat ja viennit vain valittua projektia koskien.

Alatilit

Pääkirjaan tulostuvat alatilit ja päätilit määräytyvät Tilit-ikkunassa näkyvien tilien mukaan. Ikkuna voi näyttää kaikki tilit, vain päätilit vai vain valitun alatilin tilit.

10 Tase-erittelyn tulostusTase-erittelyn tulostus tapahtuu Tilit-ikkunasta käsin. Tase-erittelyssä on luetteloitu ryhmittäin halutun aikavälin tase-erät.

Tulostus tapahtuu Tulosta-valikon Tase-erittely... -komennolla. Ohjelma esittää lomakkeen, jossa se kysyy aikaväliä, jonka tase-erät tulevat tase-erittelyyn. Tase-erittelyyn tarvittavat tili ja otsikko määritykset tehdään tilikartan muokkauksessa. Tase-erittelyyn tulostuu vain tilit ja otsikot joille on tilikartan muokkauksessa annettu tase-erittelyn tulostusmääritys.

Ulkoasu... -painikkeella voi määrätä tulosteen ulkoasun. Määritykseen kuuluu käytettävä kirjoitin, kirjoittimen asetukset, kirjasintyyppi ja kirjainten koko. Leveälle ja kapealle tase-erittelylle voi määrätä omat ulkoasut.

Tase-erittelyn voi tulostaa leveässä tai kapeassa muodossa. Leveä muoto vaatii kirjoittimen, joka tulostaa yli 80 merkkiä riville. Kapeassa muodossa ei näy vientien vastintiliä ja selite on katkaistua lyhyemmäksi.

Tase-erittelyä voi muokata tallentamalla se esikatseluikkunasta tiedostoon ja avaamalla tiedosto esim. muistiossa.

50

11 Saldoluettelon tulostusSaldoluettelon tulostus tapahtuu Tilit-ikkunasta käsin. Saldoluettelo listaa halutun tilivälin tilien saldot annettuna päivänä. Saldoluetteloa käytetään, kun halutaan tarkistaa, pätevätkö kirjanpitoon syötetyt tiedot todellisten saldojen kanssa (esim. pankkitilin saldo).Tulostus tapahtuu Tulosta-valikon Saldoluettelo... -komennolla. Ohjelma esittää lomakkeen, jossa se kysyy aikaväliä, tulostettavia summia sekä mukaan tulevia tilejä.

Ulkoasu... -painikkeella voi määrätä tulosteen ulkoasun. Määritykseen kuuluu käytettävä kirjoitin, kirjoittimen asetukset, kirjasintyyppi ja kirjainten koko.

Alatilit

Saldoluetteloon tulostuvat alatilit ja päätilit määräytyvät Tilit-ikkunassa näkyvien tilien mukaan. Näytä-valikon toiminnoilla säädetään näkyvät kaikki tilit, vain päätilit vai vain valitun alatilin tilit.

51

12 Projektierittelyn tulostusProjektierittelyn tulostus tapahtuu Tilit-ikkunasta käsin. Projektierittely listaa valituille tileille tehdyt viennit, jotka on kohdistettu johonkin projektiin.

Projektierittely muistuttaa pääkirjaa. Erona on, että projektierittelyssä tapahtumat on järjestetty ensisijaisesti projekteittain eikä päiväyksen mukaan.

Tulostus tapahtuu Tulosta-valikon Projektierittely... -komennolla. Projektierittelyyn tulevat tilit pitää valita tummentamalla ennen komennon käynnistämistä. Ohjelma esittää lomakkeen, jossa se kysyy tulostuksen aikaväliä:

Jos Pelkät projektien summat om valittuna, projektierittelyyn ei tule yksittäisiä tapahtumia. Tilin alle listautuu pelkät projektikohtaiset tapahtumien yhteissummat.

Jos Projektien summat ja viennit on valittuna, projektierittely listaa myös yksittäiset viennit.

13 KuukausiyhteenvedotKuukausiyhteenvetojen tulostus tapahtuu Tilit-ikkunasta käsin. Kuukausiyhteenveto listaa valittujen tilien kuukausittaiset summat. Tulosteeseen voi valita alkusaldon, debet ja kredit summan, summan ja loppusaldon. Tulosteeseen voi valita halutut kuukaudet valintalistoista.

52

14 Verolomakkeiden tulostusYhtiömuotojen hakemistoista löytyy verolomakkeet. Esim. osakeyhtiölle OSAKE-hakemistosta löytyvät VERO600Oy.TXT, VERO61AOy.TXT. JA VERO61BOy.TXT. Niitä voi käyttää, jos tilikartassa on määritelty jokaisen tilin kohdalla, mihin laskelman kohtaan tili kuuluu.Käsiteltävänä oleva laskelma tulostetaan Tiedosto-valikon Tulosta...-komennolla. Ohjelma kysyy laskelman pääaikaväliä, jonka mukaan tulostettavat tilien summat lasketaan. Tulostusaikaväliä voi säädellä tarkemmin tilikirjaimien avulla.

Verolomakkeet 60, 61A ja 61B voidaan tulostaa myös verottajan lomakkeita vastaaville lomakkeille. Valinta tehdään tällöin Lomaketuloste -kohdasta valitsemalla lomakepohja ja laittamalla rasti kohtaan Käytä. Mikäli valintaa ei tehdä, tulostuu laskelma ohjelman vakio laskelmapohjalla.

53

15 Tulosteiden ulkoasut Kaikille ohjelman tekemille listauksille ja laskelmille voi määrätä oman ulkoasun tulostusta varten. Ulkoasun määritykseen kuuluu käytettävä kirjoitin, kirjoittimen asetukset, käytettävä kirjasintyyppi ja kirjainten koko.

Kirjasimen ja sen koon lisäksi ulkoasun määrityksessä voi valita käytettävän kirjoittimen. Asetukset...-painikkeella voi määrätä tulosteessa käytettävät kirjoittimen asetukset. Nämä syötetään lomakkeella, jonka sisällön määrää käytettävä kirjoitin ja sen ajuri. Useimmissa laserkirjoittimissa voi määrätä paperin tulostussuunnan. Vaakatasoon tulostusta voi käyttää leveimpien listausten tai laskelmien kanssa.

Ulkoasua tarvitsee muuttaa vain, jos ohjelman antamien tulosteiden ulkoasu ei miellytä. Normaalisti ohjelma käyttää Windows-ympäristön oletuskirjoitinta, joka määrätään Control Panel -ohjelmalla. Listauksiin ohjelma pyrkii käyttämään Times Roman -kirjasimen kokoa 11 ja laskelmiin Courier New -kirjasimen kokoa 11. Varsinainen paperille tulostuva kirjasintyyppi määräytyy kirjoittimen ja sen ajurin kykyjen mukaan. Jos kirjoitin ei tunne Times New Roman -kirjasinta, kirjoitinajuri tekee tulostuksen jollakin toisella kirjasimella, jolloin lopputulos voi olla liian pientä tai liian suurta tekstiä. Käyttäjä voi korjata asian määräämällä tulosteiden ulkoasussa jonkin sopivamman kirjasimen ja kirjainkoon.

TeeListausten ulkoasut

Komento käynnistyy pääikkunan valikosta. Komennolla hallitaan listausten ulkoasuja. Listausten oletusulkoasua käytetään, jos tulostettavalle listaukselle ei ole määrätty omaa ulkoasun määritystä.

TeeLaskelmien ulkoasut

Komento käynnistyy pääikkunan valikosta. Komennolla hallitaan laskelmien ulkoasuja. Laskelmien oletusulkoasua käytetään, jos tulostettavalle laskelmalle ei ole määrätty omaa ulkoasun määritystä.

54

LISÄTIETOJos ulkoasut määrätään, ohjelma synnyttää LISTAUS.ASU ja LASKELMA.ASU -tiedostot oletusulkoasuja varten. Nämä talletetaan samaan hakemistoon, missä KPITO.EXE on. Erikseen määrättävät tulostekohtaiset ulkoasut tallettuvat tulosteen nimen mukaiseen tiedostoon, esim. LEVEASAL.ASU. Laskelmakohtainen ulkoasu tallettuu samaan hakemistoon, missä laskelmatiedosto on. Loppuliitteenä on ASU. Kirjoittimen tai tietokoneen vaihtuessa ASU tiedostot on hyvä luoda uudestaan koska niihin voi jäädä viittauksia vanhasta kirjoittimesta eikä ohjelma siksi pysty välttämättä tulostamaan laskelmia. Tällöin ASU tiedostot voidaan poistaa ja luoda ne uudestaan ohjelman Tee valikon kautta.

55

16 VarmuuskopiotTyön alla olevista tiedostoista kannattaa ehdottomasti ottaa varmuuskopio aika ajoin. BookMaster tarjoaa yksinkertaiset toiminnot varmuuskopioiden tekoon ja niiden palauttamiseen. Vaihtoehtoisia tapoja varmuuskopioiden tekemiseen ovat erillinen apuohjelma tai yksinkertaisesti käyttäjän ohjaama tiedostojen kopiointi.

Varmuuskopioita ei missään tapauksessa pidä tehdä aina samalle levykkeelle. Tällöin on erittäin todennäköistä, että tiedostoon tullut virhe kopioituu myös varmuuskopioon ennen kuin se huomataan. Sekä varmuuskopio että varsinainen tiedosto tuhoutuvat. Varmuuskopiointiin kannattaa käyttää vuorotellen usempaa levykettä!

Varaa varmuuskopioiden tekemiseen ainakin kaksi tyhjää levykettä jokaista yritystä kohti. Nämä levykkeet täytyy formatoida valmiiksi, BookMaster-ohjelma ei osaa alustaa levykkeitä.

Muistutusväli

Kun ohjelma käynnistyy tai avataan yritys käsiteltäväksi, ohjelma tarkistaa, onko yrityksen tiedostoista tehty varmuuskopio viimeisen kymmenen päivän aikana. Jos yrityksen tiedostot ovat muuttuneet, mutta varmuuskopiota ei ole tehty, ohjelma ehdottaa varmuuskopion tekoa..

Voit muuttaa varmuuskopioiden muistutusvälin joksikin muuksi kuin kymmeneksi päiväksi. Jos haluat, että ohjelma ei muistuta sinua varmuuskopioiden teosta, syötä muistutusväliksi nolla päivää. Tätä kannattaa käyttää, jos varmuuskopiot tehdään ohjelman ulkopuolella.

TeeVarmuuskopio

Komento käynnistyy pääikkunan valikosta. Komennolla tehdään varmuuskopiot käsiteltävän yrityksen tiedostoista. Varmistukseen käytettävä levyke pitää olla valmiiksi formatoitu.

Ohjelma kopioi varmistuslevykkeelle yrityksen perustiedoston sekä kaikki yrityksen hakemiston DAT, INI ja TXT loppuiset tiedostot. Jos jokin muuttumaton tiedosto löytyy varmistuslevykkeeltä valmiiksi, sitä ei turhaan kopioida uudelleen. Varmistuslevykkeelle voisi syntyä seuraavat tiedostot:

- BISNES.YRI perustiedosto- BISNES hakemisto

- VIEN1991.DAT viennit- TILI1991.DAT tilikartta- KIRJAUS.DAT kirjaussäännöt- SAANNOT.DAT kirjaussääntöjen viennit- KAUDET yrityksen tilikaudet- BISNES.INI yrityksen perustiedot- TULOS.TXT tulolaskelma- TASE.TXT taselaskelma

TeePalauta varmuuskopio

Komento käynnistyy pääikkunan valikosta. Komennolla voi palauttaa aiemmin tehdyn varmuuskopion. Ohjelma etsii levykkeeltä tai annetusta määrätystä hakemistosta löytyvät yritysten varmuuskopiot ja esittää ne listana. Voit valita yhden yrityksen, jonka varmuuskopio palautetaan.

56

17 KustannuspaikkalaskentaKustannuspaikkalaskentaan voi käyttää alatilejä, projekteja tai molempia. Alatilit soveltuvat pysyvien kohteiden tarkasteluun ja projektit eläviin kohteisiin, joita syntyy ja poistuu käytöstä koko ajan.Projektien käytössä ohjelma ei tee mitään tarkistuksia, kun tapahtuma kohdistetaan jollekin projektille. Minkä vain tapahtuman voi kohdistaa mille vain projektille.Alatilien käyttöä on valvotumpaa. Jokainen käytettävä alatili pitää perustaa. Näin eri päätileillä voi olla eri alatilit eikä kaikilla päätileillä tarvitse olla alatilejä. Ohjelma hyväksyy kirjaukset vain käyttäjän perustamille alatileille.

Tulosteiden erittelytavat:

TulosteProjektitAlatilitPäiväkirjaKaikki projektit Yhdeltä projektiltaEi seulontaaPääkirjaKaikki projektit Yhdeltä projektiltaPäätilien tasolla (alatilien summa) Kaikki tilit Yhdeltä alatililtäSaldoluetteloKaikki projektit Yhdeltä projektiltaPäätilien tasolla (alatilien summa) Kaikki tilit Yhdeltä alatililtäLaskelmatTilikirjaimen voi rajoittaa yhteen projektiinTileihin voi viitata päätilien tai alatilien tarkkuudella

18 Ammatinharjoittajan kirjanpitoUuden yrityksen kirjanpitoa perustettaessa voi yhtiömuodoksi valita ammatinharjoittajan, jolloin kirjanpito on yhdenkertaista. Kaikki viennit kirjataan vain yhdelle tilille. Kirjaukset tapahtuvat maksuperusteisesti, jolloin laskuja ei syötetä tapahtumina kirjanpitoon. Vasta laskun maksu aiheuttaa rahansiirtoa ja kirjataan.

Ohjelma on suunniteltu etupäässä kahdenkertaista kirjanpitoa varten. Yhdenkertaisen kirjanpidon yksinkertaisuus tekee monista ohjelman ominaisuuksista turhia sitä käyttötarkoitusta varten.

Yhdenkertainen kirjanpito hoidetaan ohjelmalla pitkälti kahdenkertaisen kirjanpidon tapaan. Erona on, että vienteihin voi syöttää vain yhden tilin. Tämä syötetään aina Debet-kenttään.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa päiväkirja ja pääkirja tulostetaan aina erikseen. Samaa tapaa voi käyttää myös yhdenkertaisessa kirjanpidossa. Jos yhdenkertainen kirjanpito on tarpeeksi yksinkertaista, nämä kaksi kirjaa voi yhdistää päiväpääkirjaksi. Tämän tulostus käynnistetään Viennit-ikkunasta samaan tapaan kuin päiväkirjan tulostus. Päiväpääkirja onkin vain yksi päiväkirjan tulostusmuoto.

Päiväpääkirjan leveys määräytyy tiliryhmien määrän mukaan. Useimmiten se on niin leveä, että tulostus pitää tehdä pienemmällä kirjasinkoolla tai käännetylle paperille. Tämä edellyttää kirjoitinta, joka osaa tulostaa pienempiä merkkejä tai vaihtaa paperin vaaka/pystysuuntaa. Katso kappale Tulosteiden ulkoasut.

Tilit ryhmitellään päiväpääkirjaa varten syöttämällä tilikarttaan otsikkoja. Kunkin otsikon perässä olevat tilit kuuluvat samaan ryhmään ja samaan päiväpääkirjan sarakkeeseen. Otsikon teksti tulee sarakkeen ylälaitaan.

57

19 Henkilöyhtiöiden yksityistilitLiikkeenharjoittajat, kommandiitti-yhtiöt ja avoimet yhtiöt pitävät kirjaa pääomasijoituksista ja yksityisotoista. Ohjelman mukana tulevissa pohjatilikartoissa on yksityistilit tätä varten, esim:

2000P Yksityistili Julkunen

Yhdellä yksityistilillä voi tarkkailla yhden henkilön rahallisia pääomasijoituksia ja yksityisottoja. Tilin alkusaldo kertoo sijoitetun pääoman tilikauden alussa. Tiliä vähentävien debet-tapahtumien summa kertoo yksityisotot tilikauden aikana. Tiliä kasvattavien kredit-tapahtumien summa kertoo pääomasijoitukset tilikauden aikana.

Vaihtoehtoisesti samaa käyttötarkoitusta varten voi perustaa kolme eri tiliä:

2000P Alkupääoma Julkunen2001P Pääomasijoitukset Julkunen2002P Yksityisotot Julkunen

Tällaisessa jaottelussa on oma tili alkupääomaa varten. Alkupääoman tilillä 2000 ei ole tapahtumia tilikauden aikana. Pääomasijoitusten tilillä 2001 ei ole alkusaldoa ja tilikauden aikana on vain tiliä kasvattavia kredit-kirjauksia. Yksityisottojen tilillä 2002 ei ole alkusaldoa ja tilikauden aikana on vain tiliä vähentäviä debet-kirjauksia. Yksityisottojen loppusaldo on useimmiten negatiivinen.

20 Tilikauden vaihtoTilikauden vaihto tapahtuu pääikkunasta käsin. Tilikauden vaihdossa käsiteltävän tilikauden tilikartta ja loppusaldot siirretään uuden tilikauden alkusaldoiksi. Käsiteltävänä olevan tilikauden tiedot jäävät ennalleen ja niiden käsittelyä voidaan jatkaa. Jos uudelle tilikaudelle on jo syötetty vientejä, ne jäävät ennalleen -- vain uuden tilikauden tilikartta alkusaldoineen muuttuu.

Tilikauden vaihto voidaan ajaa usemman kerran. Kun tilikausi kalenterin mukaan loppuu, ajetaan tilikauden vaihto, jotta uuden tilikauden tapahtumien syöttö voidaan aloittaa. Tilikauden vaihto ajetaan myöhemmin uudelleen, kun vanhan tilikauden tilinpäätösviennit on tehty. Tällä toisella ajokerralla siirretään edellisen tilikauden lopulliset saldot uuden tilikauden alkusaldoiksi. Tilinpäätösviennit (poistot, varaukset jne.) pitää syöttää itse, ohjelma ei tee niitä automaattisesti.

Tilikauden vaihto tapahtuu pääikkunan Tee -valikon Tilikauden vaihto... -komennolla. Ohjelma avaa Tilit-ikkunan, josta se valitsee (tummentaa) kaikki rahoitusomaisuus- ja pääomatilit. Näille tileille ohjelma aikoo laskea tilikauden avaavan alkusaldon. Tilit-ikkunaa voi selata edestakaisin ja muuttaa alkusaldollisiksi valittuja tilejä. Kun valinnat on tehty, valitse OK alla olevasta ikkunasta.

58

Jos uutta alkavaa tilikautta ei ole aikaisemmin luotu, ohjelma kysyy tilikauden nimeä ja aikaväliä. Mikäli käsiteltävän tilikauden valuuttana on ollut markka, ohjelma ehdottaa euro muunnosta tehtäväksi. Mikäli vastataan kyllä, ohjelma muuttaa alkusaldot euroiksi ja uuden tilikauden valuutan euroiksi. Myös Euro kirjanpitovaluuttana kohta täytyy laittaa valituksi. Mikäli käsiteltävä tilikausi on jo euroina ohjelma ei ehdota euro muunnosta. Tällöin vain kohta Euro kirjanpitovaluuttana laitetaan valituksi. Kun uudelle tilikaudelle on siirretty alkusaldot, voit aina tarkistaa ne Tilit-ikkunasta ja muuttaa tarvittaessa.

Voitto/tappiovarat

Tilikauden vaihdon yhteydessä pitää edellisen tilikauden voitto lisätä seuraavan tilikauden alkusaldoihin. Lisäys tehdään normaalisti Edellisten tilikausien voittovarat -tilille. Ohjelma ehdottaa tämän lisäyksen tekemistä automaattisesti. Tarvittaessa seuraavan tilikauden alkusaldoja voi korjata muokkaamalla tilikarttaa tilikauden vaihdon jälkeen.

21 DDE tiedonsiirtoDDE on Windows-sovellusten välistä tiedonsiirtoa. BookMaster osaa toimia palvelimena, joka osaa lähettää kirjanpidosta laskettuja summia muille sovelluksille. Tämä mahdollistaa muiden sovellusten käytön laskelmien ulkoasun suunnitteluun ja laskelmien tulostukseen.

Tiedonsiirron käyttö edellyttää, että BookMaster-ohjelman polku on lisätty PATH-muuttujaan. AUTOEXEC.BAT:sta pitäisi löytyä alla olevaa esimerkkiä vastaava komento:

PATH C:\DOS;C:\BATCH;C:\KPITO;

Tiedonsiirtoon kelpaa mikä tahansa laskelmassa laskennalliseksi kentäksi kelpaava ilmaisu. Tietona voidaan siis siirtää tilien summia tai laskutoimitusten ja muuttujien arvoja. Tiedonsiirto pitää aina sitoa johonkin laskelmaan, jossa on määritelty tiedonsiirrossa käytettävät muuttujat tai joka voi olla tyhjä.

DDE-tiedonsiirtoa on testattu mm. Word for Windows 95 ja Excel 3.0 -ohjelmien kanssa.

Microsoft Word for Windows

DDE-linkin muodostaminen kirjanpidon ja Word for Windowsin välille kannattaa tehdä leikepöydän kautta. Suunnittele ensin laskelma, joka laskee haluamasi tiedot.

Valitse laskelmasta jokin laskennalliseksi kentäksi kelpaava tekstin pätkä (esim. muuttujan nimi) ja siirrä se leikepöydälle Kopioi-komennolla. Ota Word for Windows -sovellus esille lopettamatta BookMaster-ohjelmaa, ja liimaa laskennallinen kenttä haluamaasi kohtaan asiakirjassa Edit-valikon Paste Special-komennolla. Kirjanpidon laskema muuttujan lukuarvo tulee näkyviin asiakirjaan

59

Microsoft Excel

DDE-linkin muodostaminen kirjanpidon ja Excelin välille kannattaa tehdä leikepöydän kautta. Valitse laskelmasta jokin laskennalliseksi kentäksi kelpaava tekstin pätkä (esim. muuttujan nimi) ja siirrä se leikepöydälle Kopioi-komennolla. Ota Excel -sovellus esille lopettamatta BookMaster-ohjelmaa, ja liimaa laskennallinen kenttä haluamaasi Excelin sarakkeeseen Edit-valikon Paste Link-komennolla.

Kun ensimmäinen linkki on luotu, voit monistaa sitä kopioimalla sen Excelin sarakkeesta toiseen. Sarakkeen määrityksestä voi sitten muuttaa laskennallisen kentän nimen. Alla olevassa kuvassa sarakkeen määritys on =KPITO|TULOS.TXT!'L(3000)'. Muihin sarakkeisiin voi tilin 3000 loppusaldon tilalle kirjoittaa jonkin muun laskennalliseksi kentäksi kelpaavan ilmaisun.

Siirrossa uudempiin Excel versioihin tulee lukuihin tuhaterotin ja Excel muuttaa luvun tekstiksi jolloin siirrettyjen lukujen laskutoimitukset ei onnistu. Funktio poistaa välilyönnin.=ARVO(VAIHDA(KPITO|TULOoy02.TXT!'S300';MERKKI(160);""))

Vastaava funktio englanninkielisessä Excelissä.=VALUE(SUBSTITUTE(KPITO|C:\Kpito\Osake\TULOoy02.TXT!'S300';MDETERM(160);""))

1. Käynnistä Excel ja kirjanpito-ohjelma.2. Kopioi esimerkki funktio ja liitä se Excelin sarakkeeseen.3. Muuta laskennallisen kentän nimi (esimerkin S300) halutuksi siirto kentän nimeksi.3. Vie hiiren kursori kaava riville (Formula bar), muuta kentän nimi ja paina rivinvaihto näppäintä.4. Klikkauksen jälkeen sarakkeeseen tulee laskennallisen kentän summa kirjanpidosta.5. Kopioi ja vaihda laskennallisen kentän nimi vastaavalla tavalla muille siirrettäville tiedoille.

22 VerkkokäyttöBookMaster soveltuu mikroverkossa käytettäväksi. Kirjanpitotiedot voi tallettaa verkon yhteiselle levyasemalle, jota kaikki työasemat voivat käyttää.BookMaster ohjelma täytyy kuitenkin asentaa kaikille sitä käyttäville työasemille.

BookMaster ei ole todellinen monen käyttäjän järjestelmä. Vain yksi henkilö kerrallaan voi syöttää saman yrityksen tietoja. Useampi henkilö voi syöttää eri yritysten tietoja.

Ensimmäinen yrityksen kirjanpidon käynnistävä henkilö saa tietojen syöttöoikeuden. Ohjelman myöhemmin avaavat henkilöt voivat vain selata tietoja. Näille käyttäjille ohjelma ilmoittaa yrityksen kirjanpitoa avattaessa, että käyttö on rajattu pelkkään selaukseen.

BookMaster voidaan asentaa työasemaan niin, että se toimii aina selaustilassa. Näin voidaan välttää tilanne, jossa tietoja selaava henkilö estää muita käyttäjiä syöttämästä tapahtumia. BookMaster synnyttää oman KPITO.INI asetustiedostonsa Windowsin hakemistoon (esim. C:\WIN\KPITO.INI). Se on tekstitiedosto, jota voi muokata vaikka Muistio-teksturilla (Notepad). Työasema toimii aina selaustilassa, kun asetustiedoston loppuun lisää rivin:

selaus=1

60

23 Avoimien laskujen tarkkailuSovelluksen avulla voi pitää pienimuotoista reskontraa. Vientien syötössä jokainen tapahtuma määrätään joko avoimeksi tai käsitellyksi. Uudet viennit ovat oletusarvoltaan avoimiksi rastittuja.

Halutut avoimet tapahtumat voi listata Etsi vienti... -komennon avulla tai tulostamalla halutun tilin pääkirjan vain avoimien vientien osalta. Tällainen listaus myyntisaamistilistä toimisi avoimien laskujen luettelona.

Kun avoin lasku myöhemmin maksetaan, lasku pitää muuttaa avoimesta käsitellyksi. Maksutapahtumaa vastaavan viennin voi tietenkin hakea ikkunasta selaamalla tai Etsi vienti... -komennolla. Kätevimmin se käy kuitenkin ohjelman tarjoamalla aputoiminnolla, joka käynnistetään maksutapahtumaa kirjatessa. Tämä tehdään vientien syöttöikkunassa, kun maksutapahtuma on tiliöity ja summa syötetty. Etsi avoin... -painike käynnistää avoimien tapahtumien haun.

Ohjelma etsii syötetyn myyntisaamistilin tai ostovelkatilin avoimet viennit ja esittää ne vientien seulontaikkunassa. Kohdistin on syötettyä maksutapahtumaa tarkimmin vastaavan viennin (sama summa, sama projekti) kohdalla. Tuon tai jonkin muun viennin voi merkitä käsitellyksi Vaihda Avoin -painikkeella.

Avoimien vientien kohdalla on summan perässä sininen kertomerkki. Tase-erittely tulosteelle voidaan tulostaa määritellyn tilin avoimet viennit. Määrittelyt tehdään tilin muokkauksessa.

61

24 Esimerkkejä kirjaussäännöistäKirjaussääntöjä kannattaa tehdä 10 - 20 yleisimmälle tapahtumalle. Useimmissa yrityksissä tämä määrä kirjaussääntöjä riittää kattamaan lähes kaikki tapahtumat. Harvinaisemmille tapahtumille ei välttämättä kannata tehdä omaa kirjaussääntöä.

Kun kirjaussääntöjä on alle 20, Kirjaus-ikkunan voi pitää auki sellaisessa koossa, että kaikki kirjaussäännöt näkyvät yhtä aikaa. Haluttu kirjaussääntö löytyy ilman, että ikkunaa tarvitsee vierittää.

Postimerkkien osto

Postimerkkien oston voi kirjata tositteena, johon tulee vain yksi vienti. Kirjaussäännössä on valmiina tapahtuman tiliöinti ja seliteteksi. Varsinaisen tositteen syötössä tarvitsee syöttää vain päiväys ja summa.

Postimerkkien osto kirjataan tilille 6720 Posti. Maksu tapahtuu aina käteisellä eli tililtä 1900 Kassa.

Verollinen myyntilasku (nettosumma)

Verollisen myyntilaskun ensimmäinen vienti on valmiiksi tiliöity. Ensimmäiseen vientiin pitää syöttää nettosumma ilman arvonlisäveroa, joka kirjataan tilille 3000 Myynti. Selitetekstiin on lisätty kysymysmerkki kohtaan, johon laskun numero tulisi syöttää. Tapahtuman syötössä kohdistin siirtyy automaattisesti kirjaussäännön selitetektissä olevan kysymysmerkin kohdalle.

62

Kirjaussääntö antaa kaikki tapahtuman toisen viennin tiedot valmiina. Kirjaussäännössä oleva summa 22% laskee arvonlisäveron edelliseen vientiin syötetystä nettosummasta. Tämä kirjautuu tillle 2900 Myynnin alv-velka.

Myös kolmas vienti tulee kirjaussäännöstä täysin valmiina. Kirjaussäännön summaan syötetty 'yhtäsuuri kuin' -merkki tasaa tositteen. Summa kirjataan tilille 1600 Myyntisaamiset.

Verollinen myyntilasku (bruttosumma)

Jos myyntilaskuun halutaan syöttää ensimmäisenä bruttosumma, kirjaussääntö eroaa hieman edellisestä.

Ensimmäinen vienti on valmiiksi tiliöity. Ensimmäiseen vientiin pitää syöttää bruttosumma (koko laskun summa arvonlisäveroineen), joka kirjataan tilille 1600 Myyntisaamiset.

Kirjaussääntö antaa kaikki tapahtuman toisen viennin tiedot valmiina. Kirjaussäännössä oleva summa -22% laskee arvonlisäveron edelliseen vientiin syötetystä bruttosummasta. Ohjelma ymmärtää negatiivisen prosenttilukeman niin, että kyseinen prosenttimäärä on jo mukana edellisen viennin summassa. Näin arvonlisäveron laskenta tapahtuu tarkalla laskukaavalla. Arvonlisävero kirjautuu tillle 2900 Myynnin alv-velka.

Kolmas vienti tulee kirjaussäännöstä lähes valmiina. Kirjaussäännön summaan syötetty 'yhtäsuuri kuin' -merkki tasaa tositteen. Summa kirjataan tilille 3000 Myynti. Käyttäjän pitää kirjoittaa myyntilaskun numero selitteeseen.

63

Myyntilaskun suoritus

Kun asiakas maksaa myyntilaskun, pitää myyntisaamisia vähentää. Tapahtuma syötetään yhtenä vientinä, joka on valmiiksi tiliöity. Tapahtumaan pitää syöttää summa, joka kasvattaa tilin 1910 Pankkitili saldoa ja pienentää tilin 1600 Myyntisaamiset saldoa.

Kirjaussääntö voi määrätä myös tapahtuman tositelajin. Yllä olevassa esimerkissä myyntilaskun suoritus kuuluu aina tositelajiin Tiliote.

Verollinen käteisosto (bruttosumma)

Kirjaussääntö toimii eri menotileille kohdistettavien verollisten käteisostojen syötössä. Ensimmäiseen vientiin syötetään koko oston bruttosumma, joka kirjautuu tilin 1900 Kassa vähennykseksi.

Kirjaussääntö antaa kaikki tapahtuman toisen viennin tiedot valmiina. Kirjaussäännössä oleva summa -22% laskee arvonlisäveron edelliseen vientiin syötetystä bruttosummasta. Arvonlisävero kirjautuu tillle 1720 Ostojen alv-saamiset.

Kolmannen viennin debet-tiliksi pitää syöttää tapahtuman mukainen menotili. Kirjaussäännön summaan syötetty 'yhtäsuuri kuin' -merkki tasaa tositteen, joten menotilille kirjautuu oston nettosumma ilman arvonlisäveroa.

64

25 LaskelmaesimerkkiLaskelmiin tulevat tilien summat voi määritellä tilien numeroiden tai laskelmakohtien avulla. Kun teet omia laskelmia, kannattaa käyttää tilinumeroita. Näin yhteys laskentakaavojen ja tilien välillä on mahdollisimman selkeä. Ohjelman mukana tulevat laskelmat käyttävät laskelman kohtien numeroita. Nämä laskelmat toimivat, vaikka käyttäjä vaihtaisikin tilien järjestystä tai numerointia.

BISNES-yrityksen käyttöön tehty tuloslaskelma pohjautuu tilinumeroihin. Laskelman alkuosaan liittyvät laskentakaavat ovat:

Liikevaihto=S(3000) - S(3400) - S(3600) - S(3700)Muuttuvat =S(4000-4250) - S(4600)Myyntikate =Liikevaihto - Muuttuvat

TULOSLASKELMA \PÄIVÄSTÄ\ - \PÄIVÄÄN \

LIIKEVAIHTO \LIIKEVAIHTO \

Muuttuvat kulut Aineet ja tarvikkeet \S(4000-4050)\ Palkat \S(4100) \ Muut muuttuvat kulut \S(4200-4250)\ Valmistus omaan käyttöön \ 0.00\ Varastojen lisäys/vähennys \-S(4600) \ \-MUUTTUVAT \ -------------------------------Myyntikate \MYYNTIKATE \

Laskelman alussa on muuttujan määrityksiä. Laskelman tulostettava osa alkaa ensimmäisestä rivistä, jota ei voi tulkita muuttujan määritykseksi.

Liikevaihto -muuttujan arvo kertoo liikevaihdon. Myyntitilin 3000 summasta vähennetään myynnin oikaisuerien tilien 3400, 3600 ja 3700 summat.

Muuttuvat -muuttujan arvo kertoo muuttuvien kulujen yhteissumman. Siihen lasketaan kaikkien tilivälin 4000-4250 tilien summat yhteen, josta vähennetään varaston muutostilin 4600 summa.

Myyntikate saadaan vähentämällä liikevaihdosta muuttuvat kulut.

Kolmen muuttujan määrityksen jälkeen alkaa laskelman tulostettava ensimmäiseltä tyhjältä riviltä. Tulostettavassa osuudessa on tavallista tekstiä sekä laskennallisia kenttiä, jotka alkavat ja loppuvat kenoviivalla. Laskennalliset kentät erottuvat kuvassa lihavoituina. Tavallinen teksti tulostuu sellaisenaan. Laskennallisten kenttien kohdalle tulosteeseen tulee jokin lukema.

Kun laskelma tulostetaan, syntyy tuloste:

TULOSLASKELMA 01/01/91 - 31/12/91

LIIKEVAIHTO 245 300.12

Muuttuvat kulut Aineet ja tarvikkeet 181 162.50 Palkat 26 600.00 Muut muuttuvat kulut 2 054.90 Valmistus omaan käyttöön 0.00 Varastojen lisäys/vähennys -16 050.00 -193 767.40 ------------------------------

65

Myyntikate 51 532.72

Tulostettavan aikavälin alku- ja loppupäivä on saatu mukaan erityisten \PÄIVÄSTÄ\ ja \PÄIVÄÄN \ -kenttien avulla.

Muut laskennalliset kentät tuottavat tulosteeseen jonkin summan.

\LIIKEVAIHTO \ -kenttään tulostuu Liikevaihto -muuttujalle laskettu arvo.\S(4000-4050)\ -kenttään tulostuu tilivälin 4000-4050 tilien yhteissumma.\S(4100) \ -kenttään tulostuu tilin 4100 summa.

26 Arvonlisäveron käsittelyOhjelman mukana tulevat arvonlisäverolaskelmat perustuvat kirjaustapaan, jossa jokaisessa tapahtumassa kirjataan arvonlisäveron osuus suoraan alv-velan tai alv-saamisten tilille. Myynti- ja ostotileille kirjataan puhtaat arvonlisäverottomat nettosummat. Verohallitus suosittelee tämän nettoperiaatteen käyttöä.

Nettoperiaatteella tapahtuvan kirjaamisen etuna on, että kirjanpito on aina ajan tasalla. Myynnin alv-velka tilin saldo kertoo aina myynnistä kertyneet alv-velat. Ostojen alv-saamiset tilin saldo kertoo aina ostoista kertyneen alv-saatavat. Myyntitilin summa kertoo suoraan nettomyynnin. Ostotilin summa kertoo suoraan netto-ostojen määrän. Nettoperiaatteella tapahtuvan kirjaamisen haittapuolena on, että päiväkirjaan tulee enemmän vientejä. Jokaiseen verolliseen tositteeseen tulee erillinen alv:n kirjaava vienti.

Arvonlisäveroa voi käsitellä myös bruttoperiaatteella, jolloin myynti- ja ostotileille syötetään arvonlisäveroa sisältäviä summia. Tämän kirjaustavan suurin etu on se, että päiväkirjaan tulee vähemmän vientejä. Haittapuolena on se, että arvonlisäverovelkaa, nettomyyntiä ja netto-ostoja ei näe suoraan kirjanpidon tileiltä.

Alla on esimerkki myyntilaskun kirjaamisesta nettoperiaatteella. Arvonlisäveron osuus 110.00 eur kirjataan suoraan tilille 2900 Myynnin alv-velka.

Tosite Päiväys Debet Kredi Summa Selite15 04/01/02 1600 610.00 Myyntilasku 2

2900 110.00 Myynti alv3000 500.00 Myyntilasku 2

Alla on esimerkki ostolaskun kirjaamisesta nettoperiaatteella. Arvonlisäveron osuus 57.70 eur kirjataan suoraan tilille 1720 Ostojen alv-saamiset.

Tosite Päiväys Debet Kredi Summa Selite16 04/01/02 2630 320.00 Ostolasku 4567

1720 57.70 Ostot alv4000 262.30 Ostot esipainetut arkit

Kuukaudelta tilitettävän arvonlisäveron voi laskea vertaamalla myynnistä ja ostoista kertyneitä alv-osuuksia. Tilit -ikkunan voi vaihtaa näyttämään tarkasteltavan kuukauden summia. Näytä-alasvetovalikon Aikaväli... -komennolla voi valita kuukauden, jota tarkastellaan. Näytä-alasvetovalikon Summa -asetus määrää, näkyykö ikkunassa aikavälin alkusaldot, summat ja loppusaldot.

Kun Tilit-ikkuna näyttää halutun kuukauden summia, tilin 2900 Myynnin alv-velka ja tilin 1720 Ostojen alv-saamiset erotus kertoo kuukaudelta maksettavan summan.

66

Arvonlisäverolaskelman voi laskea ja tulostaa Laskelma-ikkunalla. Nettoperiaatteeseen sopiva laskelma ALV_2003.TXT löytyy jokaisen yhtiömuodon hakemistosta. Tulostamisvaiheessa valitaan tarkasteltava kuukausi. Laskelma laskee alv-velan ja alv-saamisten erotuksen sekä ottaa huomioon aikaisemmilta kuukausilta mahdollisesti jääneet alv-saamiset. Laskelman tulosteena tulisi:

201 22 %:n vero 110.00 202 17 %:n vero 0,00 203 8 %:n vero 0,00 205 Vero EU-tavaraostoista 0,00 206 kohdekuukauden vähennettävä vero 57.70 207 Edellisen kuukauden negatiivienen vero 0,00 208 Maksettava vero (+)/ 52.30

Kuukauden loppuun kannattaa syöttää tosite, joka siirtää kuukaudelta kertyneet arvonlisäverot tilitykseen tilille 2910 Tilitettävä alv-velka. Esim:

Tosite Päiväys Debet Kredi Summa Selite17 31/01/02 2900 110.00 Tammikuun alv

1720 57.70 Tammikuun alv2910 52.30 Tammikuun alv

Näin tilin 2900 Myynnin alv-velka saldo nollataan aina kuun lopussa. Tili 1720 Ostojen alv-saamiset nollautuu, jos myyntiä on kuukauden aikana ostoja enemmän. Jos ostoja on ollut enemmän, tilitykseen siirretään vain myyntiä vastaava summa. Loppu jätetään tilille 1720 Ostojen alv-saamiset, jotta se tulee huomioiduksi seuraavien kuukausien alv-tilityksessä.

Elma TYVI ALV -ilmoitus

ALV kuukausi-ilmoitus voidaan tehdä sähköisesti ElmaTYVI ALV ilmoituksella. ElmaTYVI-palvelu on valtiovarainministeriön vuonna 1996 käynnistämä TYVI-projektin, Tietovirrat Yritysten ja Viranomaisten välillä, mukaisia määrittelyjä vastaava palvelu. Sen avulla yritykset voivat jättää joustavasti julkishallinolle ja vakuutusyhtiöille tehtävät ilmoitukset. Ilmoituksen antamista varten tarvitaan internetyhteys sekä käyttäjätunnus ja salasana. Tarvittavat tunnukset voi tilata internetistä osoitteesta www.tyvi.elma.net. Ennen ilmoituksen lähettämistä on hyvä tarkistaa alv -ilmoituksen summat tulostamalla laskelma normaalisti. Ilmoitus tehdään valitsemalla normaalisti laskelmapohjaksi alv laskelma. Tämän jälkeen valitaan Tiedosto - Tulosta ja tulosta laskelma -ikkunasta ilmoitus kuukausi sekä Lomaketuloste -kohdasta ALV lomake ja laitetaan Käytä -kohtaan rasti. OK- painikkeella avautuu alla oleva ikkuna. Mikäli arvonlisäverollinen toiminta on yhden tai useamman kuukauden yhtäjaksoisesti keskeytyneenä, kohdassa ilmoitetaan keskeytysjakson alkamis- ja päättymiskuukausi ja -vuosi muodossa kkvvvv-kkvvvv. Keskeytymisjakso voidaan ilmoittaa enintään 6 kuukaudeksi eteenpäin. Jos ALV ilmoitus annetaan normaalisti painetaan Peruuta –painiketta.

67

Valinnan jälkeen avautuu alla oleva ikkuna.

Lomakkeella lähetetään valitun kohdekuukauden ALV -ilmoitus.Näytä -painikkeella nähdään lähtevän aineiston tiedot. Lähetys tapahtuu kirjoittamalla palveluntarjoajalta saadut käyttäjätunnus ja salasana minkä jälkee painetaan Lähetä -painiketta joilloin ohjelma muodostaa yhteyden internetin kautta ElmaTYVI palveluun ja lähettää aineiston. Lähetyksen tila -kohta kertoon lähetyksen onnistumisesta tai mahdollisesta virheestä lähetyksessä.

68

27 Tiliote tositteenaTITO-muotoinen tiliotetiedosto ja siihen liittyvä KTL-tapahtumaluettelotiedosto haetaan pankista erillisellä pankkiyhteys-ohjelmalla. Tuo sovellus huolehtii myös tiliotteen ja tapahtumaluettelon paperille tulostamisesta.

Tiliotetta varten kannattaa luoda oma tositelaji. Tämä tapahtuu pääikkunan Tiedosto -valikosta löytyvällä Yrityksen tiedot -komennolla. Se avaa ikkunan, jonka Tositelajit... -painikkeella voi muokata käytettäviä tositelajeja.

Tositelajin numeromuodoksi käy yllä olevan esimerkin mukainen. Kolme ensimmäistä numeroa kertoo tiliotteen juoksevan numeron ja väliviivan jälkeen tulevat kaksi numeroa kertovat rivin tuolla tiliotteella. Tiliotteen 34 viidennen rivin liiketapahtuman tositenumeroksi tulisi 034-05. Jokainen tiliotteen rivi on kirjanpidossa oma tositteensa.

Tiliotteen lukeminen käynnistyy Viennit -ikkunan valikosta löytyvällä Lue tapahtumat... -komennolla. Ohjelma kysyy luettavan tiedoston nimeä. Ohjelma tarkistaa tiedoston muodon ja pyytää käyttäjää sitten varmistamaan pankkitilin ja kirjanpidon tilin välisen yhteyden. Samalla voi määrätä luettavien tapahtumien tositelajin.

Ohjelma muistaa ikkunaan syötetyt tiedot ja ehdottaa samoja seuraavalla ajokerralla.

69

Tiliotteelta löytyvät tapahtumat esitetään ikkunassa. Tiliote määrää kirjanpitoon tulevan tositenumeron, tositteen päiväyksen ja summan. Useimmiten tiliotteelta löytyy myös tapahtumaan liittyvä seliteteksti. Näiden tietojen perusteella käyttäjä päättelee, mihin liiketapahtumaan kukin pankkitilin tapahtuma liittyy. Käyttäjä voi tummentaa yhden tai useampia rivejä ikkunasta ja käynnistää niiden siirron päiväkirjaan Hyväksy muokaten... -painikkeella. Tämä antaa käyttäjälle mahdollisuuden täydentää ja muokata tiliotteelta tulleita tietoja vientien syöttöikkunassa. Yhdestä tiliotteen rivistä voi muodostua useasta viennistä koostuva tosite päiväkirjaan.

Tapahtumien viemistä kirjanpitoon voi automatisoida kirjaussääntöjen avulla. Kirjaussäännössä voi määrätä ne tiedot, joita ei saada tiliotteelta. Monissa tapauksissa kirjaussäännön tarvitsee määrätä vain pankkitilin vastintili. Tarpeen vaatiessa kirjaussääntö voi koostua useammasta viennistä. Tämä on kätevää esim. arvonlisäverollisissa ostoissa, jossa kirjaussääntö voi laskea ja tiliöidä arvonlisäveron osuuden tapahtumasta.

Tiliotteen tapahtuma yhdistetään haluttuun kirjaussääntöön ennen päiväkirjaan hyväksymistä. Haluttu kirjaussääntö voidaan määrätä ikkunan ylälaitaan syötettävällä hakusanalla tai osoittamalla se Kirjaus-ikkunasta hiiren kaksoisnapautuksella. Yhdistä sääntöön -painike yhdistää kaikki ikkunasta tummennetut tiliotteen rivit kyseiseen sääntöön.

Hyväksy valitut -painiketta käytetään yhdessä kirjaussäännön kanssa. Se vie tummennetut tiliotteen tapahtumat päiväkirjaan automaattisesti. Tämä on kätevää, kun tiliotteelta tulevat tiedot ja kirjaussääntö muodostavat yhdessä kaikki kirjanpitoon syötettävät tiedot.

Koontitapahtumat

Tiliotteella voi olla koontitapahtumia. Näitä voivat olla esim. saapuneet viitesiirrot tai maksupalvelun kautta lähteneet maksut. Koontitapahtumien erittely löytyy KTL-muotoisesta tapahtumaluettelotiedostosta. Ohjelma esittää koontitapahtumat sinisinä.Jos koontitapahtumat koostuvat useimmiten kourallisesta tapahtumia (1-10), ne voidaan viedään kirjanpitoon kukin omana vientinään. Tällaisessa tapauksessa ne voidaan liittää tilioterivin määräämään tositteeseen. Esim.

061-05 23.09 1010 8 500.00 Viitepanot1100 3 500.00 Viitelasku 746, Hirvox Oy1110 1 800.00 Viitelasku 749, Kaurix Oy1100 1 200.00 Viitelasku 751, Peurax Oy

Tositteen ensimmäinen vienti tulee tiliotteelta. Muut viennit tulevat konekielisestä tapahtumaluettelosta. Jos tällaista kirjaustapaa käytetään, koontitapahtuma kannattaa viedä kirjanpitoon Hyväksy valitut -painikkeella, joka sallii tasaamattoman tositteen syntymisen päiväkirjaan. Viennit -ikkuna näyttää syntyneen viennin summan punaisella niin kauan, kunnes tosite on tasapainoitettu tapahtumaluettelon vienneillä.

KTL-tapahtumaluettelon lukeminen

70

KTL-tapahtumaluettelon lukeminen tapahtuu Viennit-ikkunan valikosta löytyvällä Lue tapahtumat... -komennolla. Ohjelma varmistaa pankkitilin ja kirjanpidon tilin välisen yhteyden. Samalla voi määrätä luettavien tapahtumien tositelajin.

KTL-tapahtumat voi lukea kirjanpitoon Omina tositteinaan tai Vienteinä tiliotetositteeseen. Ensimmäinen tapa toimii samalla tavalla kuin tiliotteen lukeminen.

Jälkimmäisessä tavassa tapahtumaluettelon tapahtumat eivät muodosta omia tositteitaan vaan ne lisätään vienteinä aiemmin luettuihin tiliotteen koontitapahtumien tositteisiin. Ohjelma esittää tapahtumat alla näkyvässä ikkunassa. Panot näkyvät ikkunassa positiivisina summina, otot negatiivisina.

Konekielinen tapahtumaluettelo ei kerro, mihin tiliotteen koontitapahtumariviin luettelon tapahtumat liittyvät. Käyttäjä joutuu yhdistämään tapahtumat oikeisiin koontisummiin.

Ohjelma tarjoaa tähän hieman apua kertomalla ikkunasta valittujen tapahtumien yhteissumman. Tätä voi verrata Viennit-ikkunaan aikaisemmin siirrettyihin koontisummiin. Viennit-ikkunan kohdistin kannattaa siirtää oikean koontisumman viennin kohdalle. Hyväksy valitut -painikkeella ohjelma lisää valitut tapahtumat vienteinä siihen tositteeseen, jonka rivillä Viennit-ikkunan kohdistin on.

Tapahtumaluettelosta tulevat viennit lisätään päiväkirjaan aina automaattisesti. Niitä voi muokata myöhemmin.

Tapahtumaluettelon kanssa pitää aina käyttää kirjaussääntöjä. Yksinkertaisimmillaan siinä määrätään vain pankkitilin vastatili alla olevan esimerkin mukaisesti. Viitenumeron saa lisättyä selitetekstiin kirjoittamalla kirjaussäännön selitteeseen 'yhtä suuri kuin' -merkin.

71

72

28 EuroMikäli yrityksen tilikauden kirjanpito on tehty markkoina ja halutaan siirtyä euroihin, täytyy tehdä euro muunnos.

EUROON SIIRTYMINEN TILIKAUDEN VAIHDON YHTEYDESSÄEnnen tilikauden vaihdosta ja euromuunnosta täytyy ottaa varmuuskopiot.Tilikauden vaihdon yhteydessä voidaan uuden tilikauden alkusaldot muuttaa euroiksi. Vaihto tapahtuu kun on valittu kirjanpidon pääikkunasta tilikauden vaihto ja hyväksytty tilikauden vaihdos. Tämän jälkeen avautuu alla oleva ikkuna mistä painamalla Kyllä –painiketta ohjelma muuttaa uuden tilikauden alkusaldot euroiksi ja kirjanpito voidaan aloittaa euroina. Mikäli käsiteltävä tilikausi on jo euroina ohjelma ei kysy euromuunnoksen suorittamista.

Mikäli ennen kirjanpidon päivitystä versioon 4.50 on tilikauden vaihdon jälkeen muutettu alkusaldot euroiksi käsin, täytyy yrityksen tilikausi tietoihin (Tiedosto - Yrityksen tiedot - Tilikaudet - Muokkaa) käydä lisäämässä rasti kohtaan Euro kirjanpitovaluuttana.

Ohjelmasta saa tulostettua normaalisti vertailuraportit Laskelma osiosta. Esim. osakeyhtiölle laskelmilla Tulooy_2003.txt ja Taseoy_2003.txt. Laskelmat löytyvät yhtiömuotoa vastaavasta hakemistosta. Vertailu raportti edelliseen tilikauteen tulostetaan Tulosta laajentaen toiminnolla valitsemalla Edellisen tilikauden vastaava aikavali. Ohjelma muuttaa vertailuraporttiin edellisen tilikauden markkamääräiset summat euroiksi.

73

EUROON SIIRTYMINEN KESKEN TILIKAUDENEnnen euromuunnosta täytyy ottaa varmuuskopiot.Euroon siirtyminen kesken tilikauden tapahtuu muuntamalla tilikauden viennit euroiksi ja muuntamalla tilikauden alkusaldot tilikauden vaihdolla euroiksiEnnen muunnosta katso tilikartasta tai perusta valmiiksi tili jolle mahdollinen muunnoksessa tuleva pyöristysero kirjataan.

Avaa viennit -osio ja valitse Muunnos -valikosta Muunna Viennit Euroiksi. Syötä pyöristystilin tilinumero. Kyllä –painikkeesta ohjelma suorittaa vientien euromuunnoksen. Ei –painike peruuttaa toiminnon. Vientien muunnoksen jälkeen täytyy tilikauden alkusaldot muuttaa euroiksi. Siirry edelliseen tilikauteen yrityksen tiedoissa (Tiedosto – Yrityksen tiedot – Tilikaudet). Suorita tilikauden vaihto Tee – Tilikauden vaihto –valikosta jolloin ohjelma muuttaa alkusaldot euroiksi. Siirry takaisin kuluvaan tilikauteen yrityksen tiedoissa vaihtamalla tilikautta.

Mikäli yrityksellä ei ohjelmassa ole aikaisempaa tilikautta, täytyy tilikauden alkusaldot muuttaa tilikarttaan euroiksi käsin. Valitse tilit ja valikko Tiedosto -Muokkaa tilejä. Muuta tili euroiksi Tilin syöttö -ikkunassa Alkusaldo kenttään.

Uutta yritystä perustettaessa voidaan valuutaksi valita euro merkitsemällä Kirjanpitovaluuttana euro -kohta valituksi yrityksen nimeämisessä.

74