Potilastiedon arkiston käyttöönotto- ota oppia hyvistä kokemuksista ja vältä virheet

Sirpa Taskinen

Itä-Savon kuulumiset Itä-Savon shp on tallentanut potilastietonsa kansalliseen

arkistoon nyt vajaat neljä kuukautta Toiminta on jo tasaantunut rutiiniksi, ei enää ongelmatilanteita,

yhteydenottoja tai ohjeiden kyselyjä Järjestelmän käytettävyys pääasiassa helppoa ja yksinkertaista,

normaalissa päivittäisessä vastaanotto- tai osastotilanteessa ei näy terveydenhuollon ammattilaiselle mitenkään

Palvelutapahtuma kuitenkin edelleen haasteena ja sen valinnassa tehdään koko ajan virheitä niissä tilanteissa, joissa joudutaan itse ottamaan kantaa palvelutapahtuman valintaan, lisää automatiikkaa tarvittaisiin

21.2. oli Kanta-informointeja 21401 kpl, suostumuksia 13696 kpl ja kieltoja 8 kpl sis. myös Omakannan kautta tehdyt (asukkaita vajaat 46 000)

Sirpa Taskinen

Potilastiedon arkisto – mikä muuttui?

Potilasasiakirjamerkinnät aiemmin vain oman organisaation ammattilaisille – nyt myös potilaille ja toisten organisaatioiden ammattilaisille

Potilas saa helposti yksityiskohtaista tietoa omista potilasasiakirjoistaan netin kautta (Omakanta-verkkopalvelu), toistaiseksi potilaiden yhteydenotot vähäisiä

Avoimuus lisääntyy – huomiointi kirjauksia tehdessä Jokainen potilastietojärjestelmän käyttökerta kytkeytyy

palvelutapahtumaan Potilastiedon arkisto vaikuttaa jokaisen

potilastietojärjestelmää käyttävän työhön heti ensimmäisestä käyttöönottopäivästä alkaen vrt. eResepti (vain lääkärit ja sh:t)

Sirpa Taskinen

Huomioitava

Vanhat ratkaisut nousevat esille uudella tavalla Rekisterit ja rekisterinpitäjyysratkaisut

potilastietojärjestelmässä Käytöstä poistetut suorituspaikat ja organisaatiot Tietokantojen yhdistämiset Lomaketyyppien poistot OIDittomat suorituspaikkat Organisaation omat käytännöt esim. lääkkeiden

vapaamuotoisessa kirjaamisessa Organisaatiorakenne esim. sosiaalihuollon mukanaolo

sairaanhoitopiirissä Omat aiemmat ohjeistukset ja käytännöt esim.

suostumuksissa ja kielloissaSirpa Taskinen

Lisäksi liittymisvaiheen tehtäviä

Yhteisrekisterin informointien ja kieltojen konvertointi (jos käytössä shp:n yhteisrekisteri) Voidaan tehdä useammassa vaiheessa

Palvelutapahtuman generointi liittymisvaiheessa olemassa oleville ajanvarauksille, osastojaksoille ja myös esim. 1 vko taaksepäin päättyneille Tehtävä liittymisen yhteydessä

Sirpa Taskinen

Näkyvät muutokset Hoitosuhteen varmennus (jos ei aiemmin käytössä)

Potilaan informointi (Tallenna ja jatka suostumukseen)

Suostumuksen pyytäminen Palvelutapahtuma Kielto mahdollisuus Tietojen näkymisen viivästäminen

(Omakannassa) ERAS-asiakirja (Rakenteinen kirjaaminen)

Sirpa Taskinen

Hoitosuhteen varmennus Hoitosuhteen erityinen syy-valintaikkuna voi alussa avautua jatkoa

useammin (palvelutapahtumien generoinnin onnistuminen) Ohjeistus:

Mikä syy valitaan missäkin tilanteessa, kannattaa kuvata käytännön esimerkein

Jos hoitosuhteen varmennusta ei anna, potilaan tiedot eivät aukea

Potilaan tietoihin saa mennä, jos on hoitosuhde tai asiallinen yhteys (lainsäädäntö)

Asiallinen yhteys todennetaan hoitosuhteen erityisellä syyllä, joka on voimassa yhden vuorokauden Riittävä merkintä, ei lisäkirjauksia lomakkeille syystä, jos pelkkä katselu

Turvaa ammattilaisen asemaa esim. lokitietopyynnöissä, joten kannattaa valita oikea syy Syy tallentuu nyt tietokantatauluun, entä lokitietojärjestelmät tai muut keinot

näyttää valittu syy jälkikäteen?

Sirpa Taskinen

InformointiPotilastiedon arkistosta informointi: Potilaan oltava tietoinen, että hänestä kirjatut tiedot menevät tässä

organisaatiossa Potilastiedon arkistoon, siksi informointi tulee antaa ensimmäisellä käynnillä liittymisen jälkeen

Edellytys suostumuksen tai kiellon antamiselle tai tietojen hakemiselle Arkistosta

Kelan esite ja lyhyt suullinen informointi Ensimmäisenä liittymisen jälkeen potilaan tapaavan ja potilastiedot

avaavan ammattilaisen tulisi antaa informointi Organisaatioiden toimintamallit, kuka ja milloin

Informoinnin puuttuminen ei ole este oman organisaation potilastietojen käyttämiselle omassa potilastietojärjestelmässä

Yhteisrekisteri-informointi: Edellytys sairaanhoitopiirin alueen potilastietojen käytölle shp:n

sisällä ilman potilaan erillistä suostumusta

Sirpa Taskinen

Informoinnin ohjeistus

Asiakkaan pitää ymmärtää informointi, humalaisen tai muuten sekavan informointia ei tule edes yrittää

Näitä asioita henkilöstö tulee kysymään: Alaikäisen informointi

Milloin voi antaa lapselle itselleen, minkä ikäiselle?

Dementikot ja vuodeosastojen altzheimer-potilaat Laillinen edustaja terveydenhuollon asioissa, mistä tietää onko? Voiko omaiselle antaa informoinnin ja kuitata potilaan informoinnin

näin annetuksi?

Pitääkö informoida myös muut kuin shp alueen asukkaat? Ulkokuntalaiset ja turistit

Jos asiakas ei anna suostumusta, onko silti informoitu? Voiko informoinnin perua?

Sirpa Taskinen

Suostumus Suostumus selkeintä pyytää informoinnin yhteydessä (Efficassa

Tallenna ja avaa suostumukset –painike)

Kysytty kertaluonteisesti, jos potilas ei anna suostumusta, jatkossa potilaan vastuulla Kysytään seuraavan kerran, kun tietoja pitää hakea Arkistosta

ISSHP:ssä 35% informoiduista ei anna suostumusta Uusi asia, savolainen epäluuloisuus, katsotaan mitä tästä tulee

Tarvittaisiin kansallista viestintää ja tiedotusta pian Kelalta

Alaikäisen suostumus vanhemmalta, vanhempi allekirjoittaa Potilas ei ole sairauden tai vamman takia kykenevä allekirjoittamaan Kanta-

arkisto suostumusta-valinta

Vanhempi voi jättää suostumuksen antamatta, ei ole sama kuin kielto

Jos suostumusta ei ole, se ei estä potilaan tietojen käyttämistä omassa potilastietojärjestelmässä

Jos suostumusta ei ole, hätätilanteessa potilaan tiedot voi hakea myös Potilastiedon arkistosta Sirpa Taskinen

Suostumuspaperit Suostumukset oltava paperilla, sillä laissa allekirjoituksen vaatimus

papereiden käsittely hankalaa ja työllistävää

Arkistot täyttyvät potilaspapereiden sijasta erilaisilla suostumuspapereilla (Omakannan käyttöä lisättävä)

Suostumusten käsittely ja säilytys suunniteltava siten, että paperit pystytään aikanaan myös hävittämään (12 v. kuolemasta)

Säilytettävä erillään potilaspapereista

ISSHP:ssä vastaanotot eivät kerää suostumuspapereita mappeihin, vaan toimittavat ne syntymäajan mukaan kuukausittaisessa järjestyksessä sairaalan arkistoon

Arkisto säilyttää paperit erillään kansioissa potilaan syntymäajan mukaan (kuukausi)

Kuolleet seulotaan pois, kuten potilaspapereista Työllistää arkistoa erittäin paljon, ainakin alkuvaiheessa, kun

suostumuksia tulee paljon

Sirpa Taskinen

Palvelutapahtuma Kaikki merkinnät potilastietojärjestelmään kytketään

palvelutapahtumiin, potilaan tietoihin ei voi kirjata mitään, jos palvelutapahtumaa ei ole luotu tai valittu

Pelkkään tietojen katseluun ei palvelutapahtumaa tarvita Myös informoinnin voi kuitata ja suostumuksen ottaa ilman

palvelutapahtumaa Palvelutapahtumat syntyvät automaattisesti esim.

ajanvarauksesta tai lähetteestä, mutta poikkeustapauksissa palvelutapahtuman voi joutua valitsemaan tai luomaan uuden palvelutapahtuman ja jokainen voi tehdä valinnan eri tavalla

Selkeä ohjeistus: Milloin luodaan uusi palvelutapahtuma Milloin valitaan joku olemassa oleva palvelutapahtuma Mikä palvelutapahtumista valitaan

Sirpa Taskinen

Kielto Vain todella murto-osa potilaista tekee kiellon, meillä 0,037%

informoiduista Kiellot tehty heti alussa, kieltojen määrä ei ole kasvanut, vaikka informoinnit ovat

Onko kielto noussut määräänsä suurempaan huomioon, sillä ilman kieltoakaan ei koskaan voi varma onko kaikki tiedot potilaasta käytössä?

Kielto ei estä potilastietojen näkymistä tai käyttämistä omassa potilasjärjestelmässä siellä missä tiedot ovat syntyneet

ISSHP:ssä kieltojen teko keskitetty arkiston toimistoon Estää turhien kieltojen teon, kun toimistosihteerit osaavat kertoa kiellon

vaikutuksista

Kaksi henkilöä helpompi kouluttaa perusteellisesti kuin koko henkilökunta

Kieltää voi ainoastaan potilas itse, vanhempi ei voi tehdä kieltoja lapsen puolesta eikä edes laillinen edustaja vajaavaltaisen puolesta

Potilastietojärjestelmään ei voi tehdä kieltoa toiselle puolelle Suomea, ainoastaan Omakannassa

Sirpa Taskinen

Tietojen näkyvyys ja viivästäminen Tiedot tallennetaan Arkistoon, mutta potilas ei näe kaikkia

sinne tallennettuja tietojaan Omakannan kautta Ammattilainen voi valita itse viivästääkö kirjaamansa tiedon

tai organisaatiotasolla voidaan valita tietyt tiedot viivästettäväksi (esim. viitearvon ulkopuolella olevat labratulokset). Potilastietojärjestelmässä valitaan milloin tiedot saavat näkyä

Pysyvää viivästyttämistä koskee sama lainsäädäntö kuin mikä on rekisteritietojen tarkastusoikeudessa

Nyt viivästetään organisaatiotasolla viitearvoista poikkeavat labra- ja patologian vastaukset 14 vrk, ei pysyvää viivästämistä organisaatiotasolla

Sirpa Taskinen

Omakannan näkymä

Sirpa Taskinen

ERAS-erillisasiakirja

Selkeä ohjeistus milloin ja missä tapauksissa käytetään Ymmärretään helposti väärin

Haluttaisiin lomake, johon voisi kirjata toisen henkilön potilaasta kertomaa tietoa potilaalta piiloon eikä toisen henkilön itsestään kertomaa tietoa

Yleensäkin organisaatioilla kova huoli siitä mitä potilas näkee Omakannasta ja miten tietoa voisi heiltä piilottaa Osastojaksojen väliarviot, käyttäytymiseen liittyvät riskit jne.

Potilailta tullut erittäin vähän yhteydenottoja kyselyjä tai valituksia Omakannan kautta katsotuista potilastietomerkinnöistä

Sirpa Taskinen

Rakenteinen kirjaaminen ja potilasasiakirjojen käsittely Arkistoon tieto siirtyy ainoastaan sellaisilta lomakkeilta, joissa on

käytössä rakenteinen kirjaaminen: hoitoprosessin vaihe, otsikot, teksti

Määrämuotoisilta lomakkeilta tieto ei siirry, esim. erilaiset mittauslomakkeet

Rakenteinen kirjaaminen edelleen hakusessa, vaikka ollut käytössä vuosia Yhden otsikon alle voidaan sanella koko potilaan hoito

Arkistoon siirtyvät ainoastaan hyväksytyt tiedot Monissa organisaatioissa automaattinen hyväksyntä 14 päivää

tai enemmän Potilasasiakirjojen merkintöjen määräajat asetuksessa 5 pvää

Sirpa Taskinen

Tietojen hakeminen Potilastiedon arkistosta

Toisen organisaation tiedoista ei vielä kokemusta kuin ristiintestauksesta

Muita liittyjiä ei ole ja oman organisaation tietoja Arkisto ei palauta (Tiedon ratkaisu), paitsi suoraan potilastietojärjestelmään tulevat (informoinnit, suostumukset jne.)

Omat tiedot katsotaan omasta potilastietojärjestelmästä Potilastiedon arkistosta tullaan katsomaan toisten organisaation

potilasasiakirjamerkintöjä Effican Arkistokatselun kautta Nyt Arkistokatselua käytetään vanhojen lakkautuneiden

potilasjärjestelmien tietojen katsomiseen omasta sähköisestä arkistosta

Jatkossa samassa näkymässä sekä oman arkiston että Potilastiedon arkiston näkymät

Arkistokatselun käyttöliittymässä kehittämisen varaa

Sirpa Taskinen

Sirpa Taskinen

Ehdotus? Voisiko Kelan järjestää kaikille yhteisen käyttöliittymän Potilastiedon

arkistoon potilastietojen katselua varten, joka rajapinnan kautta yhdistettäisiin potilastietojärjestelmiin?

Nyt jokainen tietojärjestelmä tekee oman versionsa ja katseluliittymät vielä melko alkeellisia

Samat lääkärit kiertävät useammissa organisaatioissa ja eri järjestelmissä nyt erilainen ulkoasu ja toiminnallisuus

Tietojen haun kehittämiseen olisi panostettava Lääkärit toivovat hakumahdollisuutta sairauksittain esim. potilaan

lonkkavaivasta kaikki tiedot tai verenpainetaudista eikä palvelutapahtumittain

Arkistokatselussa hakuehtoina organisaatio, näkymät tai päivämäärät

Sirpa Taskinen

Arkistotoimen tehtävät Suunnitella ja organisoida suostumus- ja kieltolomakkeiden säilytys, keräys,

arkistointi ja hävittämiskäytännöt eAMS - sen laatimisella ei ole mitään tekemistä liittymisen kanssa, vaan

ajantasaisen AMSin ylläpito kuuluu arkistotoimesta vastaavan normaaleihin tehtäviin, mutta ei tarvitse aikatauluttaa liittymisen yhteyteen

Kun eAMS päivitetään, organisaatio ei tee tehtäväluokitusta potilaan palvelutapahtumasta (2014 ja 2016 vaiheistetut), ainoastaan Arkiston ulkopuolelle jäävät potilasasiakirjat terveydenhuollon tehtäväluokassa 06 omassa eAMSissa

Organisaatio ei hae Arkistoa varten potilasasiakirjoille sähköisen pysyvän säilytyksen lupaa, vaan Kela

Toistaiseksi vain liittymisen jälkeen syntyvät potilasasiakirjat arkistoituvat Potilastiedon arkistoon

Potilastietojen luovuttaminen paperimuodossa, tieto luovutuksesta myös Potilastiedon arkistoon (Efficassa tulostusvaihe)

Entä aluekatselut ja mahdolliset suorat terminaaliyhteydet? Myös niissä tapahtuu tietojen luovuttamista

Sirpa TaskinenSirpa Taskinen

Arkistonhoitajan tehtävät liittymisvaiheessa

Ilmoittaa oma ja varahenkilön varmennekortin numero liittymisilmoituksen tekijälle

Testata, että arkistonhoitajan käyttöliittymä toimii (yhteydet avattu)

Vastaanottaa tai tutustua käyttöönottokokeen suunnitelmaan Kelalta

Tarkistaa käyttöönottokokeessa arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta, että testitapauksen metatiedot Arkistossa ovat SÄHKE2-määritysten mukaiset ja tulostaa sieltä nämä tiedot raportin liitteeksi

Täyttää Kelan toimittama käyttöönottokokeen raportti näiden tietojen osalta

Sirpa Taskinen

Arkistonhoitajan tehtävät liityttyä Tarvittaessa tarkistettava arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta

potilastietoja arkistosta – Miksi ja miten? – Toimintamalli valmiiksi esim. kuten rekisteritietojen

tarkastuspyyntö Huomioitava lokitietojen tarkastuspyynnöissä vaihtuva laki

– Julkisuuslaista asiakastietolakiin (säilytysaikojen jatkaminen) (hävitysluettelon hyväksyminen)

– Pysyvästi säilytettävän otannan muutos tulossa Pysyvästi säilytettävien potilastietojen tulostaminen paperille tai

mikrofilmaaminen sähköisistä potilastietojärjestelmistä voidaan toistaiseksi lopettaa– Arkistoon siirtyneet tiedot säilyttää Kanta– Muiden osalta odotetaan tuloksia HUS ja Kajaani-piloteista,

siihen asti tiedot säilyvät operatiivisissa järjestelmissä (Arkistolaitos 24.2.2014) Sirpa Taskinen

Koulutus Mahdollisimman lähellä käyttöönottoa ja liittymistä Ammattiryhmittäin vai kaikille yhteinen, auditorio- vai

luokkakoulutus Ei liian isoa kokonaisuutta

Järjestys omat toimintamallit, versiopäivityksen tuomat muutokset, kansalliset toimintamallit

Omat toimintamallit ja ohjeistus oltava valmiit ja selkeät jo koulutuksissa eikä vasta käyttöönoton jälkeen

Vastuutettava kaikki potilastietojärjestelmää käyttävät osallistumaan koulutukseen Uhkaus, kiristys vai lahjonta?

Kouluttajien olisi tunnettava myös organisaation toiminta ja osattava vastata yllättäviin kysymyksiin

Ulkoistettu koulutus vs. omat kouluttajatSirpa Taskinen

Ohjeistus

Mahdollisimman paljon jo etukäteen, kertaus liittymisen jälkeen Ohjeita ei sisäistetä tai ymmärretä ennen kuin käytäntö on

alkanut ja tilanteet tulleet eteen

Koosteita vai tipoittain Mitä kaikkea pitää ammattilaisen käyttöönoton jälkeen tehdä Liian pitkiä ohjeita ei jakseta lukea tai ei löydetä olennaista tietoa Lyhyitä erillisiä ohjeita, jotka voi koota aihealueittain sopivaan

mediaan isommiksi kokonaisuuksiksi

Kaikki mahdolliset sisäiset tiedotuskeinot käyttöön ohjeiden levittämisessä Intranet, sähköposti, levyasemat, viikkotiedotteet,

osastokokoukset, eri ammattiryhmien kokouksetSirpa Taskinen

Viestintä Viestintä kuntoon, löytyykö organisaatiosta viestinnän

ammattilaisia? Nettisivut Paikalliset sanomalehdet, alueradiot, erilaiset tapahtumat,

kirjastot, apteekit Eri kohderyhmät, eri ikäiset huomioitava Viestinnän ajoitus, ei liian aikaisin eikä liian myöhään Kansallista viestintää vielä odotetaan vrt. eResepti

Omakannan käytön markkinointi Omakantaan olisi saatava testitunnukset, jolloin sen käyttöä

voisi opettaa kouluissa Jokainen Omakannan kautta kuitattu informointi ja

suostumus, vähentää työtä ja ruuhkia organisaatioissa Muistettava myös sisäinen viestintä

Sirpa Taskinen

Tekniset seuraukset

• Sanomaliikenne Ensemblen kautta kasvoi käyttöönoton jälkeen ensin kolminkertaiseksi ja tasaantui kaksinkertaiseksi

• Sovellus muuttui aiempaa raskaammaksi, lisätarve virtuaalityöasemien virtuaalipalvelimille

• Aiemmin 20 istuntoa/palvelin, käyttöönoton jälkeen vain 15• Työasemien muistin tarve kasvoi n. 20%• Työasemien sovellusten levytila oltava 10 Gb, keskusmuisti 8 Gb

Windows 7:lle (suositus 64 bittinen), näytön koko väh. 19” ja minimiresoluutio 1280*1024

• Versiopäivitysten tekeminen yhä haastavampaa kun tietojärjestelmän koko kasvaa ja monimutkaistuu

• Palvelinrakenne kriittinen ja iso. Myös KanTa-polku tuo omat lisähaasteensa päivityksiin

• Päivitykset kestävät yhä kauemmin ja myös käyttökatkot pitenevät. Erikoisosaamista tarvitaan enemmän sekä ohjelmistotoimittajalta että asiakkaalta

Sirpa Taskinen

Taloudelliset vaikutukset

• Toimittajan projektityö ja päivityskulut• Kertaluontoiset käyttöoikeus- tai lisenssimaksut, esim.

Efficassa suostumus- ja kieltokäsittely, eArkistotoiminnallisuudet ja lokitus

• Vuosittaiset käyttömaksut näistä palveluista ja liittymistä• Valtion käyttömaksut Kanta-palvelujen käytöstä• Mahdolliset palvelin- ja työasemahankinnat• Muut hankinnat (esim. toimikortit, kortinlukijat)• Oman henkilöstön työ• ISSHP:n kaikki kulut 31.12.2013 ovat 502 133 euroa

sisältäen testauskulut ja erillisen Kvarkki-projektin (rtg)

Sirpa Taskinen

Havaintoja

Sosiaalihuolto osoittautunut haasteelliseksi Arkiston käyttöönoton yhteydessä, sillä usein samaa potilasta hoitavat sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon toimijat ja usein vielä samassa yksikössä

Esim. kotipalvelu/kotisairaanhoito ja vanhainkodit/perusterveydenhuollon lääkäri

Toimintamalleja on jouduttu pohtimaan uusiksi, esim. vanhankodin potilaat lääkärin ajanvarauskirjalle (ennen paikkakartta), jolloin saadaan kirjaukset terveydenhuollon rekisteriin ja menemään Arkistoon

Palvelutapahtuman ymmärtäminen vaikeaa kaikille ammattilaisille

Omakannan ja Arkistonhoitajan käyttöliittymän käytettävyys

Sirpa Taskinen

Vinkkejä

• Korostettava, että muutos koskee jokaista potilastietojärjestelmää käyttävää

• Jos hoitosuhteen varmennuksen saa käyttöön ennen liittymispäivitystä, kannattaa ottaa

• Rekisteriasiat mahdollisimman selviksi työntekijöille

• Huolellinen testaus ja valmistelu tärkeää, mutta jossain vaiheessa uskallettava tehdä päätös liittymisestä ja käyttöönotosta

.

Sirpa Taskinen

Kysymyksiä?

sirpa.taskinen@isshp.fi