Magaz ine voor moe i te loos werken met o rac le

www. f4 f .n l www.oc-c.n l

WE ZETTEN DE VOLGENDE STAPPEN

MET PERMANENCE PERIODE-OVERSTIJGENDE KOSTEN VERDELEN

VUMC: NAUWE SAMENWERKING EN DEZELFDE KERNWAARDEN

TRANSFORM EVENEMENT 2010: TERUGBLIK OP EEN GESLAAGDE DAG

KCI MEDICAL: LEREN VAN OPGEDANE ERVARINGEN

KPN: SUEZ ONDERSTEUNT BEST IN FINANCE

VAN R11 NAAR R12: ZOEK DE VERSCHILLEN

SERVICES FOR ORACLE APPLICATIONS

OC-C

Bedrijfsproces ontwerp

Implementaties

Functioneel Beheer

Managed Services/Hosting/DBA

Femkroner

Permanence

More4Apps sjablonen

Excel4Apps rapportage

F4F

Accounting Services

Financial Accounting

Testen

Opleidingen

Project Management

Project Services

Controlling

Management Accounting

AO/Internal Controlling

Bedrijfsproces optimalisatie

Corporate Performance Management

Business Intelligence

Financial Consolidatie

Governance, Risk & Compliance

4BPO

Business Process Outsourcing

Account Payables Outsourcing

Source-to-Pay Process Outsourcing

e-Facturatie

Artikelbeheer

Leveranciersbeheer

WEelco Reuhman over het Transform Evenement: “Ik heb toch echt

wel wat met bootjes. De frisse buitenlucht geeft een vakantiegevoel,

ontspanning pur sang. SAIL als evenement is natuurlijk op zichzelf

ook enorm inspirerend. Daarom was ik direct enthousiast om naast

een nieuwe versie van dit Transform magazine, het eerste Transform

Evenement te organiseren rondom R12 en SAIL 2010. Dat meerdere

collega’s en klanten dat ook vonden, is wel gebleken: de opkomst was

boven verwachting. We doen verderop in dit magazine een verslag van

het evenement.”

“Veel klanten worstelen met de overgang naar R12 van de E-Business

Suite en hebben vragen over wat er dan allemaal veranderd is ten

opzichte van R11”, vertelt Jan Groenen. “Daarom hebben we in dit

magazine ook een uitgebreid artikel gewijd aan de verschillende nieuwe

modules als AGIS, Subledger Accounting, E-Tax en meer in R12. Verder

hebben we KCI Medical en KPN bereid gevonden om wat te vertellen

over hun ervaringen en waar zij tegenaan gelopen zijn.”

Nieuwe producten uit eigen koker

“Veel Finance specialisten en controllers vragen ons continue naar een

eenvoudige manier om periode-overstijgende kosten te verwerken in

Oracle. Verder kregen we herhaaldelijk de vraag of er nu niet een echt

makkelijke manier is om direct vanuit Excel rapportages snel en met

complete drill-down mogelijk te maken vanuit het E-Business Suite

grootboek, anders dan FSG. Beide vragen kunnen we nu positief

beantwoorden. Permanence is ontwikkeld voor het verwerken van

periode-overstijgende kosten en via een exclusief partnership met

Excel4Apps bieden we Excel gebaseerde Financial Intelligence vanuit

Oracle. De laatste is onlangs nog genomineerd voor OAUG UK partner

van het jaar en hebben we natuurlijk ook op Oracle OpenWorld

WAT HEBBEN SAIL 2010, BUSINESS MODELS EN ORACLE R12 MET ELKAAR TE MAKEN?

“We zetten de volgende stappen”

‘Ach, laten we een evenement organiseren’ dachten we voor de vakantieperiode. Leuk

tijdens het vijfjarig SAIL evenement in Amsterdam. En dan delen we de vreugde en het

vaarplezier met een select gezelschap in combinatie met waardevolle inhoud. Eerst het

brein gekraakt over een leuk thema. Waar Oracle gebruikers geïnteresseerd in zijn?

Release 12 (R12) van de E-Business Suite is toch echt wel actueel op dit moment.

Wat is er veranderd en wat werkt er wel en wat niet?

opgezocht”, aldus Robert Belder. “De functionaliteit en de prijsstelling

passen helemaal bij onze filosofie van moeiteloos werken met Oracle

tegen aantrekkelijke kosten”.

Worstelen met de maandafsluiting

“Om het maandafsluitingsproces onder controle te krijgen, moeten

Oracle gebruikers zich nog steeds in bochten wringen merken wij

dagelijks.” Wim Seebregts legt uit: “Veel klanten worstelen letterlijk en

figuurlijk nog steeds met het maandafsluiting proces binnen Oracle.

Tijdens OpenWorld en in gesprekken met Oracle zijn wij onder de

indruk geraakt van de nieuwe Suite van Oracle Hyperion, met name

één specifiek onderdeel hieruit: het zogenaamde Financial Close

Management. Met een zeer helder dashboard en de uit te voeren

taken in een complete Gantt chart maakt Oracle het voor gebruikers

nu eindelijk inzichtelijk welke stappen binnen de organisatie doorlopen

moeten worden, door wie en in welke volgorde. Daarbij worden diverse

tools geboden om het leven makkelijk te maken. Omdat dit zo veel

organisaties in Nederland naar een volgende stap kan brengen, willen we

deze hier even onder de aandacht brengen. In de volgende Transform

zullen we er ook een artikel aan wijden.”

F4F Opleidingen

Zoals in onze vorige editie beschreven heeft F4F grote ambities. Eelco

Reuhman legt uit: “We willen onszelf continue op een positieve manier

blijven transformeren naar de veranderende vraag uit onze interne en

externe omgeving. Vandaar ook dat we een langgekoesterde ambitie

nu toch echt hebben doorontwikkeld en in ons dienstenportfolio hebben

opgenomen: Oracle opleidingen gericht op de werkelijke gebruikers.

Er is zo veel vraag naar praktijkgerichte kennis op het gebied van

Oracle R12 dat we hier werk van hebben gemaakt. Wilt u weten welke

opleidingen u kunt volgen? Kijk dan op pagina 16 of op

www.f4fopleidingen.nl.”

Planning en Control diensten

“De verzelfstandiging van onze Planning & Control diensten heeft

de eerste maanden een enorme groei doorgemaakt. Er blijkt veel

behoefte te zijn aan kennis van Controlling gekoppeld met kennis van

de E-Business Suite, Business Intelligence en/of Hyperion”, aldus

Robert Belder. “We zullen ons dan de komende maanden nog sterker

gaan richten op deze combinaties en onze mensen continue blijven

ontwikkelen met direct toepasbare vaardigheden. Tijdens OpenWorld

hebben we nieuwe ervaringen opgedaan die we in de praktijk zullen

gaan brengen voor onze klanten.”

“Wij bedanken het team, de sprekers en de deelnemers van ons

Transform Evenement tijdens SAIL 2010 nogmaals. We hebben

alleen maar positieve reacties gehad. Dat geeft energie om een nieuw

evenement en passende diensten voor Oracle gebruikers te bieden. We

zullen hierin ook onze Oracle OpenWorld kennis en ervaringen inbrengen.”

Robert Belder, Wim Seebregts, Eelco Reuhman, Jan Groenen

Van links naar rechts

op de foto:

Wim Seebregts,

Jan Groenen,

Eelco Reuhman en

Robert Belder voor het

hoofdkantoor van Oracle

in de VS

2

“Huurkosten, softwarelicenties,

energiekosten, verzekeringen,

onderhoudskosten, abonnements-

kosten. De laatste tijd kregen

we van klanten steeds vaker de

vraag of het niet mogelijk was

om deze periode-overstijgende

kosten op een eenvoudige

manier in Oracle te verwerken.

Nu worden vaak binnen het

grootboek en crediteuren alle

periodes opengezet om deze

kosten te boeken en worden

deze kosten aan de hand van

de facturen handmatige

verwerkt. Het gevolg: fouten in

de periodieke kostenspreiding

en foutieve boekingen in ver-

keerde periodes.” Jan Groenen,

directeur OC-C, vertelt dat hier

nu een oplossing voor is:

PERMANENCE.

“PERMANENCE is een krachtige financiële

oplossing die volledig geïntegreerd is binnen de

Oracle E-Business Suite financiële applicaties.

De achterliggende gedachte bij het ontwikkelen

van PERMANENCE is om via één gestroomlijnd

proces automatisch periode-overstijgende

kosten te verwerken.” Jan licht toe: “Nu kampen

veel Oracle E-Business Suite

gebruikers met fouten om-

dat boekingen handmatig

of via memoriaal boekin-

gen uitgevoerd worden.

Periodes in het grootboek

en de crediteurenadmini-

stratie worden vooruit in de

tijd opengesteld wat leidt

tot verkeerde boekingen en

correcties worden gewoon

compleet vergeten wat

weer resulteert in onjuiste

financiële rapportages.”

Met behulp van PERMANENCE is dit verleden

tijd. PERMANENCE wordt geactiveerd via het

starten van één proces in het grootboek.

Gebruikers hoeven geen periodes extra te

openen of in het grootboek maandelijks hand-

matige boekingen te maken en bij te houden.

Indien een factuur op een balansrekening van

het type vooruitbetaalde kosten (huur, licen-

ties of verzekeringen) geboekt wordt, kan de

crediteurenadministratie via een waardelijst

aangegeven over hoeveel

maanden de kosten ver-

deeld en op welke reken-

ing ze geboekt moeten

worden.

Jan legt uit dat PERMA-

NENCE vele voordelen

kent: “PERMANENCE is

bedacht en ontwikkeld

door Finance profession-

als met Oracle E-Business

Suite kennis en ervaring.

Het is versie-onafhankelijk

ontwikkeld en beschikbaar voor R11 en R12.

PERMANENCE is ontwikkeld met dezelfde

programmatuur waarmee Oracle E-Business

Suite gebouwd is en is dan ook geheel binnen

de Oracle E-Business Suite toe te passen.”

“Daarnaast maakt PERMANENCE gebruik van

de geïntegreerde logica van de vaste activa

module en past de Descriptive FlexField tech-

nieken binnen de Oracle E-Business Suite toe.

Ook biedt PERMANENCE een rapport voor

Planning & Control medewerkers wat de afloop

van balansrekeningen op een heldere en over-

zichtelijke manier laten zien. Zo is het mogelijk

om een uitgebreide rapportage te krijgen waarin

alle verwerkte leveranciersfacturen worden

weergegeven, waarin alle uitgevoerde en nog uit

te voeren boekingen beschreven staan en geeft

verkeerde of vergeten boekingen overzichtelijk

weer.”

Verder is een foutafhandelingscherm be-

schikbaar gemaakt om verkeerde of vergeten

boekingen achteraf te verwerken of te kun-

nen corrigeren. Dit rapport maakt gebruik van

Oracle standaarden en rapportages. Tot slot is

PERMANENCE razendsnel te implementeren.

Het bespaart vanaf de eerste dag kosten en

kent een zeer snelle terugverdientijd.

“PERMANENCE

is razendsnel te

implementeren.

Het bespaart vanaf

de eerste dag kosten

en kent een

zeer snelle

terugverdientijd.”

P

3jaargang 1, editie 2 - november 2010

peRManenCe: eenvoudig peRiode-oveRstijgende kosten veRdelen in de oRaCle e-Business suite

GEEN STANDAARD VERHALEN MAAR SAMENWERKEN

Na het samengaan in 2001 bestond de behoefte om de bedrijfsvoering en processen te optima-

liseren. We praten met Jacqueline Zoon en Sophia France over hun ervaringen rondom de

selectie, implementatie, het beheer en de bedrijfsvoering die met de Oracle E-Business Suite R11

gerealiseerd is. Jacqueline werkt inmiddels alweer acht jaar bij VUmc, Sophia heeft VUmc in 2007

gevonden. Beiden werken voor Cees Buren, de financieel directeur van VUmc, en zijn al weer

ruim drie jaar klant van zowel Fit 4 Finance als OC-C. Dat VUmc in 2012 fuseert met GGZ InGeest

is één van de redenen om de stap naar R12 te gaan maken.

We nemen de LIFT

Met de lift naar de 7de verdieping, door de frisse oranje gangen, waar we Jacqueline Zoon treffen

op haar kamer. Zij heeft zicht op de werkzaamheden voor de nieuwbouw die de uitbreidingen

van het VUmc moet ondersteunen. Jacqueline heeft aan de basis gestaan van de keuze voor

Oracle. “In 2003 heb ik meegewerkt aan de voorbereidingen voor de selectie van een ERP

systeem. Voordat ik bij VUmc ging werken, heb ik ruim tien jaar als projectleider ICT gewerkt

voor productiebedrijven. Deze bedrijven zijn op het gebied van ERP systemen vaak koploper.

Mijn ervaringen heb ik gebruikt als intern projectleider bij de invoering van Oracle EBS in het

VUmc. En tevens bij het inrichten van de processen bij het VUmc. Procesmanagement zit naast

functioneel applicatiebeheer ook in mijn takenpakket. Samen met medewerkers van VUmc is de

selectieleidraad uitgewerkt met daarin onze eisen en wensen voor een ERP systeem. In november

2004 hebben we voor Oracle gekozen. De eigenlijke inrichting en het opleiden van medewerkers

is van november 2004 tot begin 2006 uitgevoerd. De eigenlijke implementatie binnen ‘het huis’

begint pas echt op het moment van livegang: maart 2006. Betere ondersteuning van de bedrijfs-

voering door betere mogelijkheden voor control en reductie van ‘eigen spreadsheet administratie

voor projecten’ was doorslaggevend bij onze keuze voor Oracle”, aldus Jacqueline.

Bukken voor de tomaten

Sophia France is in maart 2007 bij VUmc in dienst gekomen. “Cultuur en zorg waren altijd al mijn

keuzes. Na bij het Muziektheater als hoofd financiën een inkooppakket geïmplementeerd te heb-

ben, heb ik de overstap gemaakt naar VUmc als manager van de bedrijfsadministratie. In maart

2007 mocht ik de eerste jaarrekening vanuit Oracle realiseren. Na een moeilijke go-live met een

Vlnr: Jacqueline Zoon (VUmc), Marijn Braakman (F4F) Sophia France (VUmc), Cees Buren (VUmc)

Vvu MedisCh CentRuM: nauWe saMenWeRking en dezelfde keRnWaaRden

4

VU medisch centrum is een universitair medisch centrum. Dit betekent dat niet alleen patiëntenzorg een taak is, maar

ook het verrichten van wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van opleidingen. VU medisch centrum is één van

de acht universitair medische centra (UMC) in Nederland en een relatief jonge organisatie in vergelijking met de andere

UMC’s. In 1964 opende het als het Academisch Ziekenhuis van de Vrije Universiteit haar deuren en vonden de eerste

operaties plaats. In oktober 1966 volgde de officiële opening van het VU ziekenhuis. In 2001 ontstond VU medisch

centrum door het samengaan van de medische faculteit en ziekenhuis. De drie kernwaarden van VUmc zijn betrokken-

heid, zorgvuldigheid en ambitie.

“Samenwerken met andere

ziekenhuizen en zelfs samen

investeren kan nog voor veel

verbetering zorgen.”

Jacqueline Zoon

big-bang voor de logistieke, inkoop, projecten en financiële processen, bleek mij al snel dat we de

administratie niet op orde hadden. Onze gebruikers waren bijvoorbeeld helemaal niet voorbereid

op elektronisch bestellen via iProcurement. Na een evaluatie in de Collegezaal met de gebruikers

moest ik bijna bukken voor de rode tomaten en nieuw en groen als ik was, beantwoordde ik de

vraag ‘komt het allemaal wel goed?’ natuurlijk positief.”

“We kwamen in aanraking met Fit 4 Finance en hebben met de Fitters alle processen nogmaals

doorlopen en hoe Oracle hierin dan ondersteunt. De conclusie was natuurlijk al snel dat Oracle

een andere manier van werken voor onze medewerkers betekende. We moesten de medewer-

kers leren met nieuwe processen binnen een standaard systeem te werken. We hebben hier

erg veel van geleerd en samen met functioneel beheer hebben we tijd en effort gestoken in het

bedenken van alle scenario’s die binnen een proces kunnen ontstaan en hebben deze

ook grondig uitgetest.”

“Fitters hebben de brugfunctie tussen de gebruikers en het systeem vervuld en verzorgen eigenlijk

vanaf 2007 via co-sourcing een deel van de administratie. OC-C vormt de frontoffice LIFThulp

voor de gebruikers voor hun vragen over het systeem. In een co-sourcing model werken onze

eigen functioneel beheerders en OC-C medewerkers onsite gezamenlijk aan een stabiele Oracle

E-Business Suite en werken wijzigingsverzoeken uit”, aldus Jacqueline en Sophia. Zo wordt er in

hechte samenwerking aan verschillende projecten gewerkt. Doel is om meer geautomatiseerd te

kunnen werken zodat medewerkers van VUmc meer tijd hebben voor controle en sturingsinforma-

tie voor het management.

“Onze data heeft nu een hoge mate van betrouwbaarheid en we willen het gebruik van Oracle in

2011 verder uitbouwen. Onze wens is om op kostendragerniveau één op één informatie uit het

systeem te kunnen halen. Hiermee kunnen we baten en kosten van onze medische verrichtingen,

de DBC’s (Diagnose Behandel Combinatie) en straks de DOT’s (DBC’s Op weg naar Transparan-

tie) specificeren en analyseren”, legt Sophia ons uit. “Steeds meer zorginstellingen zullen moeten

veranderen en budgetteren op basis van prestaties wordt hierin belangrijk. Wat kost een behande-

ling? Wat krijgen we ervoor? Op een omzet van ruim 500 miljoen euro wil je natuurlijk wel uitge-

breid kunnen sturen. En met de complexiteit van geldstromen die wij hebben, is een systeem als

Oracle niet meer weg te denken in de administratievoering.”

5jaargang 1, editie 2 - november 2010

Jacqueline vertelt verder: “Vanaf 2011 gaat er binnen de zorg gewerkt worden met een nieuw

DBC systeem genaamd DOT waarbij de huidige 30.000 DBC’s vervangen moeten worden door

3.000 stuks. Per 2011 moeten wij bij de zorgverzekeraars volgens het nieuwe systeem gaan

declareren. De nieuwe zorgproducten moeten meer transparantie bieden. Onze interne budget-

teringssystematiek moeten we op deze externe situatie aanpassen. Om dit proces beter te

kunnen ondersteunen heeft Oracle Hyperion onze interesse vanwege de mogelijkheden voor

budgetteren en de integratie met de E-Business Suite. Ik bezocht Oracle OpenWorld 2010 dan

ook om meer kennis op te doen over niet alleen R12 maar ook de Hyperion propositie en de

ontwikkelingen van Oracle in de zorg.”

Naast haar werkzaamheden voor VUmc krijgt Jacqueline veel vrijheid en zelfstandigheid om ook

invulling te kunnen geven aan haar activiteiten voor de Oracle Zorg gebruikersgroep in de Benelux:

SIG-Health. Samen met Harry Kamp (St. Elisabeth Ziekenhuis in Tilburg) en Leontien Kramer (MC

Haaglanden) verzorgen zij viermaal per jaar sessies waarbij kennis en ervaringen worden uitgewis-

seld. “Ik doe dat nu ruim twee jaar en heb hier veel plezier in en vind dit belangrijk voor de zieken-

huizen. Samenwerken en zelfs samen investeren kan nog voor veel verbeteringen zorgen.”

Sophia is ook voor samenwerken en vindt Fit 4 Finance dan ook een erg prettige partij. “Geen

standaard verhalen maar gezamenlijk werken we aan verbeteringen. Hierbij profiteren wij als

VUmc van de kennis en ervaring van Fit 4 Finance door hun 100% Oracle specialisatie en de

kennis en ervaring die zij meebrengen van andere Oracle gebruikers. Ik hoef niet meer alles zelf

te verzinnen.”

“Geen standaard verhalen

maar gezamenlijk werken

we aan verbeteringen.”

Sophia France

Tjitze Weststrate van Erasmus MC

KENNIS EN ERVARING UITWISSELEN OP HET BUITENDEK

TOp de tweede dag van SAIL Amsterdam 2010 verzamelden zich

in Science Center NEMO ongeveer vijftig deelnemers voor het

Transform Evenement 2010. Dit evenement, georganiseerd door

Fit 4 Finance en Oracle Competence Center, was speciaal bedoeld

voor Oracle E-Business Suite gebruikers over de zin en onzin

van Release 12, Oracle Business Intelligence en EPM

oplossingen. Onder de deelnemers waren onder andere

gemeenten, ziekenhuizen en telco’s. We blikken met u terug.

tRansfoRM eveneMent 2010: een teRugBlik op een geslaagde dag

6

Vrijdag 20 augustus: een warm zonnetje, een verfrissend briesje. Een perfecte dag voor een

evenement dat zich deels buiten afspeelde. Maar voor het zover was, werd in Science Center

NEMO eerst een inspirerende workshop gegeven door Patrick van der Pijl van Business Models

Inc. (zie kader). Patrick van der Pijl zoemde in op de Business case van één van de bekendste systeem werd een moderne, geautomatiseerde

ondersteuning voor de processen Financiën,

Inkoop & Logistiek en Human Resources ge-

boden. Tot slot vertelde Marcel Otto van KPN

over het SUEZ project: Samen Uniformeren

van Eenvoudige standaardprocessen Zonder

maatwerk. Het doel van dit project was het

verbeteren en standaardiseren van financiële,

logistieke en projectmanagement proces-

sen. Hierbij is gebruik gemaakt van standaard

ERP-software van Oracle die op één release

geïmplementeerd is. De belangrijkste ‘lessons

learned’ waren dat gebruikers tijdig bij het

proces betrokken moeten worden, alles goed

getest moet worden, een goede projectbezet-

ting en het kiezen van een goede implementa-

tiepartner.

zeehelden uit de Nederlandse geschiedenis:

Michiel de Ruyter. Ook nam hij de deelnemers

van het Transform Evenement mee in een ver-

nieuwende manier van jezelf opnieuw uitvinden.

Daarna kwamen drie klanten aan het woord.

Allereerst Frans de Bruin van KCI Medical over

de upgrade van Oracle EBS 11.5.9 naar Re-

lease 12 en de implementatie van OBIEE. Met

zakenpartners en vestigingen verspreid over

de hele wereld was het voor KCI tijd voor een

uniform, wereldwijd systeem. Daarna was het

woord aan Tjitze Weststrate van het Erasmus

Medisch Centrum. Met het project SPIJKER

zag het EMC een unieke kans om de bedrijfs-

voering te verbeteren. Met de overgang van het

oude informatiesysteem naar het nieuwe ERP-

vooR doMinante speleRsPatrick van der Pijl, oprichter van Business Models

Inc, in hip grijs pak met dito witte schoenen, verzorgde

tijdens het Transform Evenement een workshop

over het ontwikkelen van Business Models. In deze

workshop nam Patrick ons mee in een vernieuwende

manier van jezelf opnieuw uitvinden. Geen doorsnee

strategie- of managementmethodiek maar een

visuele manier van presenteren om innovatieve

businessmodellen te begrijpen en methodisch aan

te pakken.

Patrick, natuurlijk voorzien van een witte MacBook-laptop, tovert in razend tempo

slides met foto’s tevoorschijn. Aan de hand van voorbeelden legt Patrick uit dat

businessmodel innovatie nauwelijks nieuw te noemen is. Maar door de schaal en

snelheid van het internet verandert het industriële landschap nu meer dan ooit.

Patrick grijpt terug op de introductie van de creditcard in 1950 door Diners Club,

het model van Xerox voor leasen van een kopieermachine met betaling per kopie

en de producten van Apple waarin design en gebruiksgemak centraal staan.

Maar ook de businessmodellen van Google die via eenvoudig zoeken op internet

de advertentiemarkt op zijn kop heeft gezet, komen aan bod. En Spotify, die een

manier van gratis muziek via internet aanbiedt en hiermee de muziekindustrie

ondersteboven keert, wordt genoemd.

Maar wat heeft dit nu te maken dan met Oracle? Eigenlijk is dit heel eenvoudig

uit te leggen. Als je een gewijzigd of nieuw businessmodel kunt vormgeven dan

kun je dit met de negen bouwblokken van Business Models Inc. in het Canvas

beschrijven, analyseren en ontwerpen. Het Canvas beschrijft de kerntrends,

branche, macro-economische en marktkrachten. Het leuke hiervan is dat dit door

te vertalen is in bedrijfsprocessen op het gebied van CRM en ERP, en daarnaast

meetbaar te maken is via EPM en BI tools*.

Meer weten over Business Models Inc? Bezoek dan de website: www.

businessmodelsinc.nl

* Verklaring afkortingen: CRM staat voor Customer Relationship Management.

CRM dekt marketing, verkoop en service. ERP staat voor Enterprise

Resource Planning. ERP dekt orderverwerking, logistiek, productie, projecten,

personeelszaken en financiën. EPM staat voor Enterprise Performance

Management en BI staat voor Business Intelligence. EPM dekt de planning en

control cyclus en wordt gebruikt voor management accounting. BI wordt gebruikt

voor analystische rapportages over transacties.

Patrick van der Pijl van Business Models Inc.

7jaargang 1, editie 2 - november 2010

tRansfoRM eveneMent 2010: een teRugBlik op een geslaagde dag

Na dit formele gedeelte kon men genieten van

SAIL Amsterdam 2010. Op een rondvaartboot

over het IJ voeren de

deelnemers langs de

indrukwekkende vloot

van Tall Ships, varend erf-

goed, moderne schepen,

marineschepen en repli-

ca’s. Rond 18.30 uur gin-

gen alle deelnemers aan

boord van het VOC-schip

de Amsterdam. Deze

replica is bijna identiek aan de VOC-schepen

die tussen 1602 en 1795 reizen naar het Verre

Oosten maakten. Tijdens het Transform Evene-

ment werd op het VOC-schip volop kennis en

ervaringen uitgewisseld onder het genot van

een hapje en drankje op het buitendek. Na een

uurtje borrelen werd het

tijd om benedendeks

aan te schuiven voor

het diner in de vorm van

een Indonesisch buffet.

Ook hier was voldoende

mogelijkheid om kennis

uit te wisselen over

Release 12.

Na het buffet en de

koffie werd het voor de meesten tijd om weer

richting huis te vertrekken. Mede dankzij onze

deelnemers kijken we terug op een geslaagd

evenement!

“ De belangrijkste

‘lessons learned’ waren dat

gebruikers tijdig bij het

proces betrokken

moeten worden.”

Genietend van een cappuccino met schuimende melklaag wacht Frans de Bruin op het terras in

Gouda op het interview. Net weer terug van een week Oostenrijk waar een Oracle implementatie

aan de gang is. “Eigenlijk toeren we al weer zo’n zes jaar door Europa en Canada om in alle KCI

vestigingen Oracle uit te rollen. Dit doen we om ons ultieme doel te realiseren: wereldwijd een

uniform systeem dat onze activiteiten van verhuur en verkoop optimaal ondersteunt.” Frans kwam

in 1999 in dienst van KCI Nederland en heeft van origine een financiële achtergrond. KCI vroeg

Frans om een eerste uitdaging op te pakken: meehelpen bij het opzetten van een ondersteunend

kantoor voor EMEA en the Rest of the World. Dit was de basis om vervolgens in 2004 alles op

Oracle E-Business Suite 11.5.9 te implementeren.

In het tempo van een hogesnelheidstrein werden vervolgens de activiteiten van de UK, Duits-

land, Canada en de holdingmaatschappijen op Oracle overgezet. Dat deed het team van Frans

dermate goed dat ook de Amerikanen hun ‘eigen’ Oracle E-Business Suite omgeving met die van

EMEA en ROW wel wilden integreren. Maar dan wel op Release 12 vanwege de Shared Services

en 1 Global Instance mogelijkheden.

Omdat Frans wel van een uitdaging houdt, startte hij met zijn Oracle team in augustus 2008 een

eerste Smoke Test op Release 12.04. “En of er rook afkwam”, vertelt Frans. “Helemaal niets

werkte na de upgrade van 11.5.9. We kregen nog niet eens een inlogscherm te zien. We wisten

wel dat we omvangrijk maatwerk met name in de CRM modules hadden toegepast maar dat

de gevolgen dermate drastisch waren, hadden we vooraf niet bedacht.” Na het isoleren van het

maatwerk uit de omgeving en het doorpatchen naar Release 12.06 deed KCI een nieuwe poging.

“In september 2008 draaide de omgeving op 12.06 en werkte de standaardfunctionaliteit wel.

Vervolgens hebben we het maatwerk voor met name onze verhuurfunctionaliteiten beperkt weer

ingebracht en zijn de testrondes ingegaan. Hier hebben we serieus werk van gemaakt met de

organisatie”, aldus Frans, inmiddels aan zijn tweede cappuccino en happend in een lekker

broodje. Met zes maanden testwerk in acht testrondes van ieder 1.000 testscripts werden

2.100 issues weggewerkt, 148 patches van zowel Oracle alsook de ingehuurde ontwikkelaars

uit India toegepast en 130 service requests bij Oracle ingediend. Geen out of the box traject dus.

GELUKKIG WAS OC-C EEN GOEDE PARTNER

Frans de Bruin van KCI

VKCI Medical is marktleider op het gebied van wondgenezingstechnologieën die voor patiënten,

zorgverleners en leveranciers van doorslaggevend belang kunnen zijn. Wereldwijd rolt KCI op

dit moment Release 12 uit van de Oracle E-Business Suite. Daarnaast standaardiseert het bedrijf

op Oracle BI Applications voor de managementrapportages. 7000 mensen verspreid over twintig

landen moeten op een uniforme wereldwijde omgeving gaan werken. OC-C ondersteunde KCI

met de uitrol door een brug te slaan tussen kerngebruikers en de ontwikkelaars in India.

“Out of the box werkte er niets, gelukkig was OC-C een goede partner.”

van dooRslaggevend Belang

8

“Een van de grootste uitdagingen in dit hele project was de communicatie tussen mensen op

verschillende locaties in de wereld werkend vanuit meerdere tijdzones”, vervolgt Frans. OC-C

medewerkers Bas Klaassen en Mathieu Kamp kunnen dit bevestigen. In hun functies van respec-

tievelijke Applications DBA en Implementation Consultant hebben zij voor het team van Frans de

brugfuncties tussen Amerika, Europa en India gevormd. Bas ter ondersteuning van het team van

Amerikaanse DBA’s voor de Europese tijdzone. Mathieu voor zowel de Finance functionaliteit

alsook de afstemming van deze functionaliteit. Tegelijkertijd hielp Mathieu bij het implementeren

van een datawarehouse op basis van de voorgedefinieerde oplossing van Oracle BI Applications.

Hackett workshops en uniforme reporting

Om eenheid in de wereldwijd te implementeren processen te krijgen, heeft KCI met Hackett

Consulting een aantal workshops georganiseerd. Hier kwamen als resultaten zogenaamde

‘best practices business processen’ en een shared services organisatiemodel uit naar voren.

De basis voor deze best practices is nu gelegd met R12 en uniforme reporting. “Voor de

uniforme reporting hebben we pionierswerk verricht op het gebied van BI-Applications. Dat was

zeer leerzaam”, aldus Frans. “Ik denk dat we de eerste multinational zijn geweest die Oracle

Business Intelligence OBIEE aangevuld met BI-Applications, het prefab datawarehouse, heeft

aangeschaft en geïmplementeerd.”

9jaargang 1, editie 2 - november 2010

“De salespitch van Oracle was in ieder geval erg goed. Een technisch superieur product van

het voormalige Siebel, een korte implementatietijd, flexibel en integratie-mogelijkheden met onze

Oracle Hyperion Planning & Consolidatiesystemen. Daarbij waren er heel veel standaard dash-

boards beschikbaar en 5.000 rapporten op processen die wij wilden implementeren op R12.

De beslissing om het zelf te maken versus standaard in te kopen met een ratio van 2,5 tot 3,5

maal meer kosten was dan ook snel gemaakt. Bijna te mooi om waar te zijn”, zegt Frans.

“We liepen toch wel tegen wat uitdagingen aan”, legt Mathieu Kamp uit. “Het datamodel van

BI-Applications bleek volledig op dat van Siebel gebaseerd te zijn en dus ook de tools om data te

importeren vanuit de E-Business Suite. Daarbij werd er één valutasoort gehanteerd, US dollars, en

wij waren in Europa met Euro’s aan het werken. En natuurlijk met een 1:1 wisselkoers. Dat ging

natuurlijk niet werken. Daarbij had KCI ook nog maatwerk ontwikkeld om de verhuuractiviteiten

te ondersteunen, en werden de servicemodules niet ondersteund. We zijn eigenlijk met OBIEE

rapporten aan de slag gegaan en hebben BI-Applications gedeeltelijk verlaten. Maar er zijn inmid-

dels werkende rapportages en tevreden gebruikers. Dit ondanks slechte documentatie en veel

pionierswerk. Feitelijk hebben we een aantal Discoverer rapportages opnieuw gebouwd. Maar dat

was niet het idee van KCI met de aanschaf van BI-Applications.”

Leren van de opgedane ervaringen

Frans: “We hebben enorm veel geleerd van dit traject. Wat we wel moeten doen en wat niet.

We hadden eigenlijk de business vanuit IT veel eerder en nauwer moeten betrekken. Daarbij heb-

ben we wel heel erg veel scenario’s getest wat veel tijd en moeite kost. Daarbij moet je een up-

grade naar R12 niet als een puur technische exercitie zien. Er is namelijk erg veel gewijzigd door

de nieuwe modules binnen Finance. Als je het mij eerlijk vraagt is het er met HTML Forms niet veel

toegevoegde waarde bij gekomen. Qua BI tools zijn we met beide benen op de grond gezet.

Out of the box werkte er niets. Gebruikers houden van Answers, de report generator en de Dash-

boards maar voordat je ze de juiste data kunt presenteren, moet je toch ernstig rekening houden

met extra budget.”

Frans neemt de laatste slok van zijn cappuccino, we schudden elkaar de hand. Hij is alvast

aan het nadenken over de uitrol in Italië. Volgende week alleen nog even sachertorte eten in

Oostenrijk.

Noot van de redactie:

Frans de Bruin heeft deze case ook gepresenteerd op het Transform Evenement tijdens SAIL 2010.

“Een van de grootste uitdagingen in dit hele project was de

communicatie tussen mensen op verschillende locaties in de

wereld werkend vanuit meerdere tijdzones.”

Frans de Bruin

Ssuez ondeRsteunt Best in finanCe

10

HET STANDAARDISEREN VAN PROCESSEN

KPN bedient ongeveer 41 miljoen klanten en biedt mobiele en vaste telefonie, internet en televisie.

Met 33.148 fte’s behaalde KPN in 2009 een omzet van EUR 13,5 miljard. Best in Finance is het door

de CFO’s gedragen programma binnen KPN om invulling te geven aan de veranderende rol van

finance. Binnen KPN is de finance functie namelijk van strategisch belang. De sterk veranderende

markt, de snelle technologische ontwikkelingen en de continue vraag naar verbetering vragen om

financiële expertise op een groot aantal gebieden.

MARCEL OTTO:“DOOR VERBETERDE EN UNIFORME PROCESSEN IS ER MINDER KANS OP FOUTEN EN MINDER HANDMATIG WERK”

Omdat de primaire processen binnen de organisatie anders werden uit-

gevoerd is project SUEZ gestart. SUEZ staat voor ‘Samen Uniformeren

van Eenvoudige standaardprocessen Zonder maatwerk’. SUEZ is een

randvoorwaarde om het Best in Finance programma van de CFO’s

van KPN in Nederland mogelijk te maken. SUEZ heeft als doel om in

de eerste fase de processen op het gebied van Finance, Logistiek en

Project Management te standaardiseren: Order to Cash, Source to Pay,

Invest to Capitalize en Record to Report standaardprocessen op basis

van de laatste versie van de Oracle E-Business Suite R12.1.

We volgen Marcel Otto, de SUEZ programmamanager, door het res-

taurant van het hoofdkantoor van KPN in Den Haag. We nemen plaats,

met een Thaise salade en vruchtensapje, aan een tafel in de moderne

omgeving. Van origine is Marcel een financial. Hij heeft onder meer twee

jaar als direct report voor Ad Scheepbouwer gewerkt. Hierdoor heeft

Marcel erg veel van KPN intern gezien maar toen hij gevraagd werd om

het SUEZ programma vorm te geven, moest hij wel even goed nadenk-

en over deze stap in zijn carrière. Marcel legt uit: “Voor een dergelijk

groot project wat de gehele business van KPN in Nederland raakt, is

het natuurlijk meer dan belangrijk om met alle stakeholders door een

deur te kunnen. Ik heb dan ook als eerste een rondje gedaan want als

er iemand niet met mij zou kunnen samenwerken, had ik de opdracht

teruggegeven. Maar dat is niet gebeurd, dus heb ik een program-

mateam samengesteld en ben voortvarend aan de slag gegaan.”

“SUEZ levert KPN gewoon heel erg veel op”, vervolgt Marcel. “Door

verbeterde en uniforme processen is er minder kans op fouten en

minder handmatig werk. Veel meer gebeurt via automatische stan-

daardkoppelingen en daarom zijn wijzigingen in bijvoorbeeld een

artikel en prijs veel eenvoudiger door te voeren. Daarbij, en dat vinden

financials altijd bijzonder prettig, is er veel meer transparantie. We

werken met één bron van waarheid voor masterdata en daarom ook

met verbeterde managementinformatie. Bovendien leidt SUEZ tot

lagere kosten; door minder fouten zijn er minder herstelkosten, is er

goedkoper en centraal applicatieonderhoud en -beheer, en we kunnen

af met minder mensen en licenties. Verder krijgen we betere grip op

ons werkkapitaal.”

Ook KPN heeft gebruik gemaakt van Hackett benchmarks. In de top

van de benchmark resultaten staat het toepassen van één geïntegreerd

ERP platform bovenaan voor het grootste effect op de standaardisatie

van processen en systemen. Indien daarbij tot het invoeren van een

optimaal Shared Service Center (SSC) wordt overgegaan, is ERP een

randvoorwaarde. “KPN heeft de Shared Service Center organisatie al

ingevoerd door die activiteiten uit de segmenten te halen en te concen-

treren in één organisatie”, legt Marcel uit.

“We hebben wel alle mogelijke scenario’s en kosten versus opbreng-

sten doorgerekend voordat de keuze voor R12.1 gemaakt werd. De

eigenaren van de processen hebben de business case gemaakt en de

voordelen waren groot. Het levert ons bijvoorbeeld sterke reductie van

11jaargang 1, editie 2 - november 2010

voorraden op door centralisatie en uitfasering van oude systemen. Er

zijn veel minder ondersteunende uren nodig voor projectmanagement

doordat handwerk en dubbele invoer weggenomen wordt. Er is één

manier van projectvoering. Vermindering van de personeelsinzet door

automatisering van inkoopwerkzaamheden. Geen handmatige boekin-

gen meer en uitfasering van losse applicaties voor het facturen van

specials. En zo kan ik nog wel doorgaan,” zegt Marcel. “Maar dit doe je

natuurlijk niet zonder slag of stoot. Verandermanagement is cruciaal om

alles en iedereen mee te krijgen.”

Samen met de business

“We hebben SUEZ in stappen opgedeeld en zijn aardig onderweg”,

vervolgt Marcel. “Als eerste fase hebben we samen met de business

de best practices processen die meerdere Telco’s gebruiken tegen het

licht gehouden. Op hoofdlijnen hebben we de processen ontworpen.

Daarna hebben we de verdiepingsslag gemaakt en vervolgens Oracle

ingericht op basis van de best practices processen, rollen, taken, ver-

antwoordelijkheden en controls. De laatste zijn belangrijk want we zijn

beursgenoteerd en hebben met bijvoorbeeld compliancy wetge-

ving te maken. Als laatste stap moeten de nieuwe processen verankerd

worden in de organisatie. Die fase doorlopen we nu samen met de

kerngebruikers van de diverse afdelingen binnen de processen.”

Lessons learned

“We liepen toch wel tegen wat uitdagingen aan”, legt Marcel Otto uit.

“Binnen R12 van Oracle zijn binnen Financials nieuwe modules en func-

tionaliteiten beschikbaar. We wilden bijvoorbeeld gebruik maken van alle

mogelijkheden van Subledger Accounting door de ontkoppeling van de

organisatie te maken met het grootboek. Ieder jaar reorganiseren wij

binnen KPN en in het verleden moest daarvoor het oude R11 systeem

compleet op de schop en dat kostte gewoon erg veel geld. In com-

binatie met E-Tax, waarin de fiscale modellen worden vormgegeven,

betekende dat wel het nodige puzzelwerk en druk op de ketel.”

Marcel vertelt verder: “Een hele strakke governance is nodig voor het

implementeren zonder maatwerk. Al met al zijn we terug met een factor

5 in maatwerkcomponenten. Dat vergt toch wel wat afstemming met de

business over het hoe en waarom. Dus business- en proceseigenaren

moeten continue betrokken blijven. In een organisatie van ca 11.000

mensen is dat erg complex. Het vertrek- en eindpunt van iedere fase

moet je continue blijven meten en hier strak op sturen. Het allerbe-

langrijkste in een dergelijke exercitie is wel de projectbezetting en de

continuïteit hiervan.”

De Thaise salade is op. Marcel moet naar de volgende afspraak, zijn

agenda is bomvol.

Noot van de redactie:

Marcel Otto heeft deze case ook gepresenteerd op het Transform Evenement

tijdens SAIL 2010.

Eén uniform projectmanagementproces

Eenduidig beheer masterdata

Uniforme verwerking salesorders en kostprijsverkopen

Eenduidig en standaard roaming-proces

Eenduidige governance en procuratie voor alle processen in

KPN NL

Voordelen van SUEZ – de getallen:

EENVOUD

STANDAARDISATIE EN EENDUIDIGHEID

FLEXIBILITEIT

AUTOMATISERING

TRANSPARANTIE EN INZICHT

Reductie van aantal maatwerk software elementen

Reductie van aantal tijdschrijvers

Reductie van aantal openstaande projecten

Reductie van aantal autorisaties voor project accounting

Reductie van handmatige correctieboekingen

van 1060 software-elementen naar 200

van 7800 tijdschrijvers naar 4000

van 12000 projecten naar 6000

van 900 autorisaties naar 25

reductie correctieboekingen > 50%

~20% fte-besparing in dit werkveld

van 36 ordertypes naar 9

Sterk vereenvoudigde verwerking van reorganisaties door

dynamisch subledger

Dynamisch verwerken van veranderingen in BTW regelgeving

door E-tax module

jjaarlijkse herinrichtingskosten bijna nihil

Automatische verwerking BTW-component op facturen

Leveranciers kunnen zelf hun masterdata beheren, door

invoering i-supplier portal

~85% van alle leveranciersfacturen

Transparanter consolideren en meer inzicht in balans door

toevoegen boekmaand 0 en 13

Waar gebruiken andere Oracle klanten GL Wand allemaal voor? De inmiddels meer dan

drieduizend gebruikers zetten GL Wand in om ad-hoc rapportages te maken en gegevens te

consolideren via Excel maar ook de maandafsluitingrapportages te maken. Zij hebben supersnel

aansluitingen tussen het grootboek en de subadministraties voorhanden, combineren Excel

dashboards met drill-downs tot op transactieniveau en nog veel meer.

Nieuwe tools

Het mooie is dat Excel4Apps de functionaliteit van GL Wand continue verder ontwikkelt op basis

van de terugkoppeling van de duizenden gebruikers wereldwijd.

Inmiddels zijn er bovenop GL Wand een tweetal nieuwe tools

beschikbaar. Met BudgetWand kunnen budgetten vanuit Excel

naar de E-Business Suite ingelezen worden. Omgekeerd kan

budget versus actuals informatie vanuit de E-Business Suite

weer in Excel gebracht kan worden om te rapporteren. Uiteraard

met behoud van de General Ledger chart of accounts en alle

actuals uit het grootboek en de subadministraties.

Vrij nieuw nog is ReportsWand. Eigenlijk is deze tool alleen

geschikt voor ervaren gebruikers die maatwerk rapportages

willen ontwikkelen direct vanuit Excel op hun E-Business Suite

data. Een snel en goedkoop alternatief voor duurdere Business

Intelligence oplossingen. ReportsWand komt wel met een (kleine)

bibliotheek aan standaard rapportages voor zowel R11 als R12.

Er zijn Excel rapportages voor Debiteuren en Crediteuren, Activa, Kasboek, Projecten, HRM en

Payroll en rapportages voor system administrators.

Gebruikers die met ReportsWand aan de slag willen, moeten wel het datamodel van de

E-Business Suite kunnen doorgronden en moeten verstand hebben van PL-SQL. Dit is de

querytaal die Oracle richting haar database tabellen gebruikt. Maar met ReportsWand kunnen

organisaties en hun ontwikkelaars wel direct vanuit Excel PL-SQL queries uitvoeren en zo hun

bedrijfsspecifieke rapporten razendsnel ontwikkelen.

Wat nog wel het allermooiste is van Excel4Apps? De prijsstellingen, want die maken werken

met Oracle moeiteloos tegen schappelijke kosten. En dat vinden wij dan weer belangrijk. Een

dertig dagen gratis proefversie is beschikbaar als u nog niet helemaal overtuigd bent. Pas op,

het werkt verslavend!

Omdat je moet kunnen toveren om financiële rapportages uit een datawarehouse omgeving te

halen, vallen financiële gebruikers vaak terug op het handmatig knippen en plakken van informatie

uit Oracle en voegen deze toe aan een Excel worksheet. Er zijn van die handige tooltjes die dit

mogelijk maken. Maar is dit dan wat gebruikers willen? Nee, gebruikers willen gemak en snelheid.

Ze willen niet hoeven knippen en plakken en zoeken naar de juiste gegevens uit onnoemelijk veel

rapporten. Gebruikers willen gegevens analyseren in Excel, en op een betrouwbare databron.

Wat nu als je mensen die met Excel werken de tools geeft om direct vanuit Excel de gegevens uit

de Oracle E-Business Suite te halen die ze nodig hebben voor

hun financiële rapportages? Waarschijnlijk gebruikt u hiervoor

FSG (Oracle Financial Statement Generator). Oh, en bent u

inmiddels expert in het ontwikkelen van de juiste rapporten?

Of heeft u daar een mannetje voor?

Mogen we u dan even voorstellen aan Excel4Apps? Dit is een

door Oracle gecertificeerde leverancier van Excel gebaseerde

financiële rapportage-oplossingen, helemaal geïntegreerd

en verweven met de E-Business Suite. GL Wand is de Excel

rapportage-oplossing voor Oracle, door gebruikers inmiddels

omgedoopt tot GL Wanderful.

Vele voordelen

GL Wand werkt zowel in combinatie met Release 11 als

Release 12. De installatie is vanuit technisch en functioneel perspectief gezien eenvoudig. GL

Wand ’praat’ met de Oracle E-Business Suite via een veilige internetsessie. U logt in met uw

Oracle gebruikersnaam en wachtwoord. GL Wand werkt op basis van de security van Oracle en

alle responsibilities die de gebruiker heeft gekregen. Alle velden zijn op een overzichtelijke manier

te benaderen vanuit Excel.

Als u al bestaande FSG rapportages heeft, dan kan GL Wand deze converteren. ‘Wat levert dat

dan op?’ horen we u zeggen. Alle functionaliteiten van Excel natuurlijk, met daarbij volledige

drill-down naar GL balansdetails. Maar ook drill-down naar alle journaalposten met gebruik van de

accounting flexfield hiërarchie van uw Oracle omgeving. En drill-down naar Global Consolidation

System journaliseringen, drill-down naar alle subadministraties als Crediteuren, Debiteuren,

Vaste Activa, Voorraad, Inkoop en Projecten. En als u dat wilt, multi-ledger of multi-set-of-books

ondersteuning voor respectievelijk R12 en R11. Gebruikt u descriptive flexfields? Ook die worden

ondersteund.

Ggl-WandeRful of heeft u daaR een Mannetje vooR?

Organisaties verzetten bergen om Oracle E-Business Suite ERP implementaties voor elkaar te

krijgen. En om begrijpelijke redenen: één databron en integratie van applicaties en processen. Veel

gebruikers vinden Oracle rigide, inflexibel en kunnen zich moeilijk aanpassen aan geautomatiseerde

processen en workflows. En al helemaal aan de definitie, uitvoering en de analyse van financiële

rapportages rondom die geautomatiseerde processen.

12

HET HUWELIJK TUSSEN ORACLE EN EXCEL IS VOLBRACHT

Bekijk de demo’s op YouTube, zoekwoord: Excel4Apps

13jaargang 1, editie 2 - november 2010

“MEER DAN DRIEDUIZEND GEBRUIKERS ZETTEN GL WAND IN OM RAPPORTAGES EN MAANDAFSLUITINGRAPPORTAGES TE MAKEN

EN GEGEVENS TE CONSOLIDEREN VIA EXCEL”

F4F en OC-C ontmoeten Excel4Apps op Oracle OpenWorld

Vvan R11 naaR R12: zoek de veRsChillen

En toen was er E-Business Suite R12. R12 is met name rondom Financials compleet vernieuwd en

de Financiële architectuur is ontwikkeld voor organisaties die bijvoorbeeld in meerdere landen actief

zijn. Niet alleen zijn veel schermen nu beschikbaar in HTML in plaats van het oude Forms, maar ook

de look & feel is veranderd. Er zijn functionaliteiten uit Peoplesoft Financials ingebracht, waaronder

de nieuwe Subledger Accounting (SLA) en de E-Tax modules.

14

De architectuur van Financials bevat nu zes nieuwe onderdelen:

• Ledgers en Ledger Sets

• Subledger Accounting (SLA)

• E-Tax module

• Intercompany (AGIS)

• Vernieuwde ‘Bank’ module

• Multi-Org Access Control (MOAC)

Ledgers en Ledger sets

Subledger Accounting

Multi-Org Access Control

E-Tax Module IntercompanyTransacties Bank Module

OM/WIP Voorraad Inkoop Betalingen Ontvangsten Projecten

Legal Entities en Ledgers

R12 gebruikt nu drie belangrijke concepten voor het inrichten van een

grootboek: Legal Entities, Ledgers en Subledger Accounting (SLA). Legal

Entities beschrijven de juridische kenmerken van een organisatie, zoals

adresgegevens en fiscale gegevens. Legal Entities gaan zakelijke trans-

acties aan met andere Legal Entities en de relevante regelgeving wordt

bepaald door overheid- en belastingwetgeving. Door gebruik te maken

van de Legal Entities wordt het makkelijker om aan compliancy voor-

waarden te voldoen. Denk hierbij onder andere aan IFRS en US-GAAP.

In R12 worden Ledgers ingeregeld door de zogenaamde 4 C’s (bij R11

drie):

1) Valuta (Currency)

2) Grootboekrekening schema (Chart of Accounts)

3) Kalender (Calendar)

4) aCcounting methode (SLA set van accounting afleidingsregels)

De zogenaamde ‘Legal Entity’ bestond al in R11 en vormde de koppeling

tussen het grootboek (de ledger) en de subadministratie (operating unit).

In R12 heeft is de legal entity belangrijker geworden en kunnen diverse

nieuwe rapporten op legal entity niveau opgevraagd worden. Ook in

de verwerking van Intercompany transacties speelt de ‘legal entity’ een

belangrijke rol.

15jaargang 1, editie 2 - november 2010

Hierboven zetten we de verschillen tussen R11 en R12 naast elkaar (met de Amerikaanse benamingen).

11.5.10 functionaliteit R12 equivalente functionaliteit

Niet beschikbaar Multi-Org Access Control (MOAC)

Set of Books Ledgers

Multiple Reporting Currencies Reporting Currencies

Verschillende Accounting Methodes in Subledger Accounting (SLA)

Subadministraties

Global Intercompany System Advanced Global Intercompany System (AGIS)

ADI WebADI en Report Manager

Reporting Set of Books Reporting Currencies

Global Accounting Engine Subledger Accounting

Global Tax Engine E-Business Tax

Automatic Tax Calculations E-Business Tax

General Ledger Automatic Tax Calculation E-Business Tax

Global Descriptive Flexfields voor Deferred Multiperiod Accounting

Expense

Payables Reporting Entity Onderdeel van Legal Entity functionaliteit

Trading Community Architecture (TCA Trading Community Architecture model

model voor CRM alleen) voor CRM en ERP

Subledger Accounting

Subledger Accounting (SLA) is nu de schakel tussen de

transacties in de Operating Units en voert de verwerking naar

het Grootboek (Ledger of Ledger Sets) uit. Het is een scheiding

tussen het transactie model en het accounting model. SLA is

een service en geen module.

Met Subledger Accounting kunnen de boekingsgangen naar de

verschillende ledgers ingeregeld worden. Er kunnen vanuit SLA

meerdere ledgers/grootboeken gevuld worden, wat in R11 lijkt

op de functionaliteit Global Accounting Engine.

Met SLA kan de accounting voor de verwerking van één factuur

opgezet worden om een wereldwijd toegepast Grootboek

rekeningstelsel te vullen (Primary Ledger), naast bijvoorbeeld

een grootboek met het verplichte Franse Plan Comptable of

het Belgisch rekeningstelsel (in een Secondary Ledger). Het

mechanisme binnen SLA om dit op te kunnen zetten heet

Accounting Methods Builder (AMB).

Binnen de AMB kunnen regels opgesteld worden die de

individuele segmenten van het Accounting FlexField

(AFF) (oftewel de boekingsleutel) afleiden op basis van de

gedefinieerde regels. Oracle levert een standaard SLA inrichting

mee met R12. Het aanpassen van deze standaard kan leiden

tot grote problemen als dit verkeerd doorgevoerd wordt. Ons

advies is dan ook een ervaren specialist aanpassingen uit te

laten voeren.

Dit is echter maar één van de toepassingen van SLA. SLA slaat

alle journaliseringen op in dagboeken in een eigen datamodel

en tabellen. Dit kan natuurlijk gebruikt worden voor reconciliatie

en rapportages. Wij verwachten dan ook dat op termijn de

Hyperion Essbase OLAP engine optioneel gekoppeld kan

worden aan de SLA tabellen voor uitgebreide analyses en

reporting. In Fusion Applications is dit al toegepast. SLA biedt

verder veel meer functionaliteiten, raadpleeg de Oracle docu-

mentatie of vraag een van onze consultants naar toepassing

op uw situatie.

E-Tax

E-Tax vervangt alle BTW functionaliteiten uit R11 en maakt vanaf

één centrale plek alle BTW definities voor alle R12 modules

aan. Op basis van voorwaarden en gedefinieerde regels wordt

de BTW code afgeleid en wordt vervolgens de BTW bereke-

ning uitgevoerd. Voorwaarden kunnen onder andere de ship-to

en bill-to locaties en de grootboekrekening zijn. Wanneer een

upgrade van R11 naar R12 toegepast wordt dan worden de

BTW regels uit R11 overgenomen in R12. Wilt u hier wijzigingen

in toepassen dan moet u er wel rekening mee houden dat E-Tax

vrijwel geheel opnieuw ingeregeld moet worden!

AGIS voor het verwerken van intercompany

transacties

In R11 bestond het Global Intercompany System wat in R12

vervangen is door het verbeterde Advanced Global

Intercompany System, AGIS. In R12 is het mogelijk is om

automatisch intercompany batch transacties aan te maken in

zowel Debiteuren als Crediteuren. R12 kent ondersteuning voor

meerdere ontvangers en het evenredig verdelen van transacties.

Ten opzicht van R11 kunnen in R12 nu ook transacties of

batches weer teruggeboekt worden. Daarnaast is er integratie

met de AME workflow engine voor flexibele goedkeuringsregels

en notificaties. Intercompany transacties komen nu dus niet

meer ’koud’ direct in de administratie.

Bank Module

Net als E-Tax kunnen binnen R12 nu ook alle bankrekeningen

vanaf een centrale plek opgezet worden. Dezelfde definitie

wordt hierbij gebruikt voor alle betreffende R12 modules,

Crediteuren, Debiteuren, Payroll en Treasury. Het uitvoeren

van de uitgaande betalingen wordt uitgevoerd vanuit een

nieuwe module ‘Oracle Payments’ en deze kunnen operating

unit overstijgend zijn en zijn aan te bieden vanuit verschillende

‘bronnen’ (niet alleen vanuit Crediteuren maar ook vanuit

Debiteuren). Het is nu dus mogelijk om Debiteuren uit te betalen

vanuit de ‘Oracle Payments’ module.

MOAC maakt het Shared Service Centers makkelijk

Multi-Org Access Control (MOAC) is ontwikkeld om het principe

van Shared Service Centers voor organisaties eenvoudiger

toegankelijk te maken. Met MOAC kan vanuit één autorisatie

rolgebaseerde toegang gegeven worden tot meerdere

Operating Units (OU’s) zonder iedere keer (via het hoedje) te

moeten wisselen van autorisatie. Daarmee wordt het een stuk

eenvoudiger om gelijktijdig transacties te verwerken in meerdere

OU’s, bijvoorbeeld:

- Verwerking van leveranciersfacturen met gebruikmaking van

een goedkeuringshiërarchie (Crediteuren, Payments en AME

workflow)

- Gecentraliseerd betalen van crediteurenfacturen

- Project transacties invoeren en beheren (Projects)

- Facturen en Aanmaningen uitsturen en Collections gebruiken

om gelden te innen van klanten (Debiteuren)

De systeemrapporten in R12 zijn gebaseerd op XML/BI-

Publisher rapportages zodat de layout er modern uit kan zien.

Fit 4 Finance Opleidingen

De nieuwe functionaliteiten in R12 zijn divers en uitgebreid.

Daarom heeft Fit 4 Finance een aantal opleidingen ontwikkeld

voor de doelgroep ervaren (kern)gebruikers om de verschillen

tussen R11 en R12 te leren kennen in een eendaagse training.

Zie pagina 16 voor meer informatie.

R12:2500

BELANGRIJKE WIJZIGINGEN

Ff4f opleidingen, pRaktijkgeRiChte pRoCeskennisOp veler verzoek biedt F4F sinds dit najaar in aanvulling op haar bestaande diensten ook een reeks

van Oracle E-Business Suite opleidingen aan. Het idee voor deze opleidingen is ontstaan vanuit de

praktijk. F4F professionals hebben de afgelopen maanden hard gewerkt aan het ontwikkelen van

deze opleidingen.

Het grootste voordeel van de F4F opleidingen

is dat onze eigen ervaren medewerkers de cur-

sussen geven. Professionals die de afgelopen

jaren bij veel klanten kennis en ervaring hebben

opgedaan. Deze kennis en ervaring heeft F4F

verpakt in op de praktijk toegespitste opleidin-

gen. Doordat de opleidingen klassikaal zijn en

met deelnemers van verschillende organisaties,

stimuleert dit kennisdeling en scheelt boven-

dien aanzienlijk in de kosten.

Uitgebreid pakket Oracle opleidingen

F4F biedt praktijkgerichte opleidingen aan

voor ervaren (kern)gebruikers die meer van het

totale proces willen weten en zich hier verder

in willen verdiepen. Uiteraard zijn managers

of leidinggevenden die behoefte hebben aan

meer diepte ook welkom. Het is nu al mogelijk

om zeven verschillende opleidingen te vol-

gen. Binnenkort worden nieuwe opleidingen

toegevoegd. De opleidingen waarvoor u zich

direct kunt inschrijven zijn:

✓ Procestraining Factuur tot Ontvangst

Een cruciaal proces in iedere organisatie.

In deze opleiding krijgen gebruikers een

goed beeld van het hele debiteurenproces.

Wat gebeurt er bij het ontvangen van een

factuur en waarom?

✓ Procestraining Bestellen tot Betalen

Waarschijnlijk het meest gebruikte proces

in de Nederlandse Oracle community. Een

goed beeld van het hele proces van bestel-

len tot betaling.

✓ Werken met Oracle Data en Excel

Hoe krijg ik mijn Oracle data uit verschil-

lende rapporten en Oracle bronnen bruik-

baar in Excel? Welke Excel functies zorgen

ervoor dat de gegevens als bijvoorbeeld

management informatie gebruikt kunnen

worden?

✓ De verschillen tussen Oracle

E-Business Suite R11 en R12

Help uw organisatie gaat over naar R12!

Waarom zou uw organisatie de overstap

naar R12 maken? Wat zijn de verschillen

tussen R11 en R12? Wat zijn de

voordelen?

✓ Grip op uw Crediteurenadministratie

Bellen uw crediteuren geregeld over de

status van facturen? Hoe zorgt u ervoor dat

de facturen goed en snel afgehandeld

worden? Welke rapportages helpen u uw

periodeafsluiting soepel te laten verlopen?

✓ Grip op uw Debiteuren- en kasboek-

administratie

Tijdens deze opleiding staan we vooral stil

bij de periodeafsluiting, de bijbehorende

boekingsgangen en de benodigde rap-

portages. U verdiept hierdoor uw kennis en

u krijgt een goed beeld van de debiteuren-

en kasmodule.

✓ Grip op uw Inkoopadministratie

De nadruk bij deze opleiding ligt op het

beheersen van de periodesluiting. Welke

rapporten helpen om de aansluitingen te

vinden en hoe krijgt u controle op het

gehele proces?

De F4F Opleidingen methodiek,

net even anders

De opleidingen worden op verschillende

manieren gegeven en zijn vooral praktijk

gericht. Geen saaie droge kost maar

interactief het proces of een module

doorgronden. Bij een aantal oplei-

dingen wordt de lesstof uitgelegd

aan de hand van een presentatie,

bij andere opleidingen gaat de

medewerker zelf achter de

computer zitten. Uiteraard is het

mogelijk om tijdens alle opleidingen

vragen te stellen aan de docent.

Met waardevolle kennis weer naar

huis is ons doel.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over de inhoud van de

opleidingen of de locaties waar ze worden

gegeven? Kijk dan op www.f4fopleidingen.nl

CO

LOFO

N Eindredactie:

Berry Clemens

Marjan van der Marel

Teksten:

Berry Clemens

Marjan van der Marel

Fotografie:

Louis Haagman -

Zomertijd Fotografie

Fit 4 Finance/ OC-C

Ontwerp:

Sharon Sutherland -

Concept & Design

Drukwerk:

Roto Smeets

Verspreiding:

Oracle E-Business

Suite gebruikers

Redactieadres:

Transform Magazine

Rijksstraatweg 7

3316 EE Dordrecht

Tel: 078 653 45 65

Bedrijf: .................................................................................

Naam: .................................................................................

Functie: .................................................................................

Adres: .................................................................................

Postcode:.................................................................................

Plaats: .................................................................................

Email: .................................................................................

Tel: .................................................................................

Kopieer en stuur naar:

Antwoordnummer 6034

3301 VA Dordrecht

Kom Kennismaken Kaart:

o Accounting Services

o Opleidingen

o Testing

o Controlling

o BPO – Gratis Quickscan

o Implementatie EBS

o Functioneel Beheer EBS

o Hosting/DBA

o Permanence

o More4Apps

o Excel4Apps

(Streep keuzes aan / Email: transform@f4f.nl)

16

LEER MOEITELOOS WERKEN MET ORACLE