Dalam era komunikasi, era informasi, era perang citra atau apapun nama era pada zaman ini, peranan public relations semakin diperlukan, entah itu di berbagai sector, di pemerintahan,di bidang industry dan bisnis dan public relations internasional. Istilah public relations di Indonesia lebih dikenal dengan hubungan masyarakat.Sebenarnya baru dikenal pada abad ke 20, namun gejalanya sudah Nampak sejak abad-abad sebelumnya.

Unsur-unsur dasarnya yaitu member informasi, membujuk dan mengintegrasikan khlayak selalu tampak dalam kehidupan masyarakat zaman dahulu. Gejala tersebut terlihat pada adanya hubungan yang harmonis diantara individu-individu, individu dengan kelompok, ataupun antar kelompok dalam pergaulan.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN PUBLIC RELATIONS ?

Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang difinisi dari PR. Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh: pertama beragamnya definisi PR yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional PR didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas/PR.  Definisi yang sangat umum diberikan oleh John. E. Marston, “ PR is planned, persuasive communication designed to influence significant public”

PR adalah kegiatan komunikasi yang terencana dan persuasif untuk mendesain publik-publik yang nyata. PR bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan-tujuan sesaat. PR perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target-target public tertentu.

Dari definisi yang sangat umum tadi, kita menuju kepada definisi yang lebih spesifik, yang lebih konkret. Marston memberikan defisnisi yang baik sekali lagi;

“PR adalah seni untuk membuat perusahaan Anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan para penyalurnya”.

Sedangkan Harlow (dalam Grunig, James E, 1984: 7), memberikan definisi dengan mengkombinasikan berbagai elemen dari berbagai definisi sebagai berikut: 

Public Relations is the distinctive management functions which helps establish and maintain mutual line of communication, acceptance and cooperation between an organization and its public; involves the management of problems and issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion 

(Public Relations adalah fungsi manajemen yang membantu mendirikan dan memelihara hubungan komunikasi yang saling menguntungkan, keterbukaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya, melibatkan manajemen problem dan issu, membantu manajemen untuk tetap terinfomasi dan responsive terhadap publik).

Definisi Harlow walaupun terkesan sangat umum ataupun general, memberikan arti penting bagi kegiatan PR itu sendiri. Bahwa kegiatan PR yang dilakukan oleh setiap organisasi maupun institusi pada intinya adalah kegiatan komunikasi, serta membantu agar

manejemen tetap terinformasi (keluar dan kedalam) serta responsive terhadap apa yang terjadi pada lingkungannya.

Public relations berfungsi sebagai “jembatan komunikasi” antar suatu organisasi dengan lembaga lain,serta berbagai elemennya. Tujuannya adalah supaya terjadi saling pengertian antara kedua belah pihak, dan akhirnya terciptanya citra positif serta dukungan public terhadap keberadaan organisasi tersebut.

Praktik PR pada hakikatnya adalah aktivitas, oleh sebabitu tujua praktik PR serupa dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan pengetauan, perasaan dan perilaku komunikan. Praktik pR juga bertujuan untuk membentuk dan mempertahankan perasaan serta perilaku positif masyarakat luas terhadap organisasi, lembaga atau perusahaan.Tujuan praktik PR adalah membuat public dan organisasi, lembaga aau perusahaan saling mengenal, baik kebutuhan, kepentingan, harapan maupun budaya masing-masing (kusumastuti,2002 :20-21)

Praktik Pr juga memiliki fungsi manajemen, yakni mendorong kemampuan dan saling memelihara arus komunikasi yang menciptakan pengertian, penerimaan dan kerjasama antara organisasi dengan berbagai publiknya, termasuk melibatkan diri dalam manajemen untuk memecahkan masalah atau mengatasi suatu isu, membantu manajemen untuk menginformasikan dan merespon terhadap opini public.

Adapun ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas:

1. Membina hubungan ke dalam (publik internal)Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unt/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat.

2. Membina hubungan keluar (publik eksternal)Membina hubungan keluar (publik eksternal) Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.Dengan demikian peran PR /Humas tersebut bersifat 2 arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking)

Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah:

o Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)o Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.o Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.o Menghadapi krisis (Facing of Crisis)o Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

TUGAS-TUGAS PUBLIC RELATIONS Inti tugas Public Relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan public sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dan Public. Persesuaian yang menciptakan hubungan harmonis di mana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan adanya dua jenis public bagi suatu badan atau perusahaan (public intern dan ekstern), maka tujuan Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan internal Public Relations, dan di luar dengan sebutan external Public Relations. Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya tadi, yaitu berkomunikasi ke dalam dengan public intern, dan keluar dengan public ekstern. 

INTERNAL PUBLIC RELATIONS Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan. Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargaya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan dimana mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperhatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis.

Dalam hal ini, peran PR sangat diprioritaskan, oleh karena itu dalam perusahaan harus memilih seorang PR yang tepat bagi peusahaanya agar kegiatan internal public relations dalam perusahaan berjalan dengan baik.

Praktik PR sebagai komunikator tentunya harus memiliki persyaratan tertentu, sehingga dapat menjalankan fungsi PR secara professional. Ada lima persyaratan mendasar bagi seorang yang ingin menjalankan fungsi PR, yakni :

-ability to communicate ( kemampuan berkomunikasi)

-ability to organize (kemampuan beroranisasi)

-ability to get on with people (kemampuan untuk bergaul atau berrelasi)

-personality integrity (memiliki kepribadian yg jujur)

-imagination ( banyak ide kreatif)

Itulah beberapa syarat bagi seorang yang ingin menjalan fungsi PR yang baik dalam suatu perusahaan, agar internal public relations dalam suatu perusahaanya berjalan dengan baik.

Dan menurut F. Rachmadi (1994), bahwa mengingat fungsi PR yang utama adalah menyelenggarakan hubungan dengan publiknya baik itu public interal maupun public eksternal guna memperoleh dukungan dan simpati public, maka seorang PR harus memiliki :

-kemampuan mengamati dan menganalisa masalah

-kemampuan menarik perhatian

-kemampuan mempengaruhi opini

-serta kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling percaya

Pada prinsipnya, PR adalah fungsi manajemen puncak. Kehadirannya didalam perusahaan selayaknya berada langsung dibawah pimpinan palig atas, atau sekurang-kurangnya mempunyai hubungan kerja langsung dengan pemimpin perusahaan. Bagi seorang PR, posisi di level atas organisasi ini memudahlan dia melaksanakan tugasnya, yang menuntut pengetahuan menyeluruh mengenai keadaan perusahaan dan demi kecepatan menyampaikan berita kedalam perusahaan. Idealnya PR berfungsi sebagai juru bicara pipinan paling atas. ( Rachmadi.1994:8-10)

Di dalam suatu perusahaan, tentu ada kesalahpahaman antara karyawan satu dengan karyawan lain, atau pimpinan dengan karyawannya yang membuat suasana perusahaan kurang harmonis dan tidak nyaman, disini peran PR sangat dibuthkan untuk menstabilkan dan mencairkan suasananya, dan ini merupakan tugas PR yang cukup sulit. Karena PR harus mampu menganalisis situasi, yang paling penting adalah bahwa analisis tersebut dilakukan denga pendekatan sistematik yang berorientasi pada pemecahan masalah. Tidak ada dua situasi yang persis sama,jadi sedekat apapun suatu situasi, analisis untuk menemukan penyebabnya akan menuntut pendekatan yang unik ( Coulson-thomas.1996:27)

Menurut Coulson-thomas, analisis situasi yang efektif menuntut pemahaman mengenai orang, dan sikapnya terhadap informasi. Sedangkan kebutuhan untuk menganalisis mengandalkan keinginan untuk menghasilkan sesuatu yang dapat dilaksanakan segera.Bila informasi kurang pasti, maka seorang pejabat PR tidak oleh duduk diam saja dimejanya, ia harus dapat berbaur dan mengunjungi karyawan yang lain. Kadang selentingan perlu juga dimanfaatkan sebagai sumber informasi. Apa yang terjadi dalam praktik suatu organisasi seringkali tidak muncul dalam struktur kerja hirarki yang formal. Oleh karena itu sangatlah penting bagi seorang PR untuk mempelajari struktur informal dan praktik-praktik suatu organisasi. Dengan mengetahui hal tersebut, ia dapat menentukan dimana kekuatan dan pengaruhnya.

Tugas PR dalam hal ini memang cukup sulit, tetapi ini merupakan suatu tantangan tersendiri yang membuat seorang PR lebih kreatif dalam menghasilkan ide-ide yang menarik dalam menyelesaikan masalah.

Untuk melaksanakan tugas-tugas PR yang baik, seorang PR harus mempunyai pribadi yang memancarkan energy positif. Wajah dan air muka orang-orang yang berprinsip itu cerah, gembira, menyenangkan dan bahagia. Sikap yang optimis, positif dan bergairah serta

percaya diri. Energi positif ini seperti aura perasaan subjektif yang mengubah medan energy negative disekitar kita.Disamping itu, bila kita memiliki energy positif yang besar, dan bertemu dengan energy negative yang kuat, maka kita mampu menetralisasi energy negative tersebut.Energi ini diperlukan untuk menjadi sumber perdamaian, penengah dan untuk mencegah energy destruktif.

Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi citra baik instansi atau perusahaan dimana mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis. Oleh karena itu pemahaman PR akan komunikasi organisasi beserta saluran-saluran komunikasi organisasi menjadi sangat penting karena PR akan bekerja melalui saluran-saluran komunikasi organisasi yang ada, dan memastikan saluran tersebut berfungsi dengan baik dalam organisasi. 1. Mengkomunikasian kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan.2. Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil.3. Membangun jaringan komunikasi interkatif antara karyawan, manajemen dan direksi.4. Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.5. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan

6. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.

Itulah tugas-tugas dan peranan seorang PR dalam suatu perusahaan. Betapa pentingnya seorang PR bagi perusahaan dalam meningkatkan citra perusahaan. Dan meningkatkan karir karyawannya. Dalam internal public relations, PR mengemban tugas yang cukup berat karena dia sebagai juru bicara perusahaan atas setiap kebijakan yang telah dibuat perusahaan PR harus bisa sebagaimana mungkin menyampaikan pesan tersebut kepada karyawannya dengan baik agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Selain menjaga harmonisasi antara pemimpin dengan karyawannya, PR pun bertugas menjaga harmonisasi antara sesame karyawan agar tidak terjadi perselisihan diantara mereka.PR harus memiliki hubungan yang baik kepada seluruh karyawan dan pimpinannya. PR pun harus cepat tanggap apabila telah terjadi sesuatu di dalam perusahaan, PR harus cepat mengatasi dan mengetahui inti permasalahan yang terjadi. Untuk itu tidak sembarang orang seorang pemimpin perusahaan memilih seorang PR bagi perusahaanya. Ada beberapa syarat yang harus dipenuhinya, yang telah saya sebutkan di atas.