Elisa Bottignolo - Ricercatrice e Formatrice www.klab-education.itwww.facebook.com/klabeducationelisa.bottignolo@klab-education.it

Tel. 388 1642198

P.I. 04646320285

Pagina 2

K-Lab Education

A.B.C. di un evento

Che cos’è un evento?

Un evento è una manifestazione pubblica resa nota al fine di attirare l’attenzione e di suscitare interesse nei confronti dell’azienda o dell’ente che organizza.

Prevede la partecipazione di un pubblico interessato ai risultati esposti. La riuscita/insuccesso di un evento incide sulla reputazione di un’azienda.

Pagina 3

K-Lab Education

A.B.C. di un evento

Quali sono le tipologie di evento?

Convegni

Fiere

Inaugurazioni

Open dayCelebrazioni aziendali

Congressi

Tavole rotonde

Pagina 4

K-Lab Education

A.B.C. di un evento

Ogni evento si articola in tre fasi:

1) Pianificazione

2) Gestione e organizzazione

3) Follow up

Pagina 5

K-Lab Education

A.B.C. di un evento

PIANIFICAZIONE

Precisare gli obiettivi che l’evento si propone di raggiungere.

Decidere le modalità con le quali procedere alla sua realizzazione.

Stabilire un piano di lavoro che servirà da riferimento per la gestione operativa della manifestazione.

Preparare piano e materiali di comunicazione: ufficio stampa e promozione.

Pagina 6

K-Lab Education

A.B.C. di un evento

GESTIONE E ORGANIZZAZIONE

È la fase operativa in cui devono essere curati tutti gli spetti logistici e di contenuto della manifestazione previsti nel piano di lavoro.

Comunicazione corporea Comunicazione verbale

Pagina 7

K-Lab Education

A.B.C. di un evento

FOLLOW UP

È l’analisi dei risultati; attivazione e consolidamento delle relazioni con i partecipanti all’evento. Ha inizio con la raccolta dei feed-back (opinioni e colloqui informali con i partecipanti, questionari).

Pagina 8

K-Lab Education

OPERATIVITÀ - SCHEDE Gruppo 1 e 2 - Piano attività

1. Trovare nome e logo dell’agenzia di promozione turistica. Immagini e parole coerenti con le azioni e la strategia professionale (strategia

di branding)

2. Presa visione e ripasso del materiale di studio trattato in classe (avere sempre le slide sotto mano come riferimento)

3. Iniziare il lavoro di costruzione della presentazione che verràcondivisa in evento - tipologia evento convegno -. Produrre delle slide di presentazione accattivanti e coerenti, seguendo le tappe

concordate nella parte introduttiva degli incontri. Nella prima parte delle slide: presentazione agenzia (chi siamo, dove operiamo, reason why). Nella seconda parte delle slide: presentazione

offerta turistica per ospiti Comenius (Sommario, definizione degli obiettivi, analisi SWOT, analisi dell’ospite, proposte, budget, canali

di promozione, innovazioni)

4. Arricchire il materiale con frasi evocative, esempi, immagini: solleticare sogni e immaginari

5. Individuazione dei ruoli in evento: chi espone, chi offre supporto tecnico, chi risponde alle domande

Pagina 9

K-Lab Education

OPERATIVITÀ - SCHEDE Gruppo 3 - Piano attività

1. Il terzo gruppo sarà un ponte tra i due gruppi in gara

2. Organizzare promozione (creare una pagina facebook?), segreteria organizzativa, accoglienza e logistica dell’evento espositivo

3. Creazione lista degli ospiti (suddivisa in vip e ospiti generici) da portare in evento e da utilizzare per spedire materiale e inviti

4. Creazione del volantino dell’evento

5. Creazione e invio di inviti istituzionali e generici

6. Creazione del comunicato stampa

7. Creazione del programma dell’evento

8. Costruzione della cartella stampa (all’interno sarà presente un invito generico, il programma dell’evento, il volantino dell’evento, il comunicato stampa e un

foglio bianco)

9. Scelta del sottofondo musicale per l’accoglienza degli ospiti e creazione slide di benvenuto con loghi delle due agenzie e messaggio relativo alla gara e alla

tipologia di evento

10. Creazione badge di riconoscimento per l’evento

11. Riflessione e creatività sull’entrata dei partecipanti della gara

12. Divisione dei ruoli in evento: hostess (registrazione ospiti e consegna cartelle stampa agli ospiti vip), accoglienza (accompagnamento in sala degli ospiti vip e indicazioni su dove sedersi agli altri ospiti), fotografie (momenti salienti del

convegno)ve logistica (gestione tecnologia, pc, musica, luci in sala)