unesco. executive board; 180th; report by the...

执行局 180 EX/34

临时议程项目 34

总干事关于实行《国际公共部门会计标准》（IPSAS）

及因此可能需要修改《财务条例》问题的报告

概要

大会第三十四届会议批准本组织从 2010 年 1 月起采用《国际公共

部门会计标准》（IPSAS）》。本文件列有大会要求提供的信息及其实

施情况的补充资料。它载有三个附件：I/会计政策和指导文件；II/建议

书和指导文件清单；III/已确定的《联合国系统会计标准》（UNSAS）

与《国际公共部门会计标准》之间的差异。

这份文件还介绍了在财务和行政方面的影响：参见第 20--28 段。

希望执行局采取的行动：见第 32 段中建议做出的决定。

巴黎，2008 年 8 月 4 日原件：英文

第一八 0 届会议

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引言

1. 联合国系统采用《国际公共部门会计标准》（IPSAS）是其行政和财务改革进程的一部

分，其目的在于提升财务会计和财务报告标准，使之达到所认可的政府机关和“非营利”

部门最佳作法的国际标准。

2. IPSAS 标准要求实行“完全应计法”会计制。应计会计制是记录财务交易的一种方

法，它应在有关交易所涉时期中记录这些交易的所有特征。它更为真实地展示有关业绩和财

政状况。而收付实现制会计只是记录某一特定时期实现的现金交易，尽管对现金交易监管工

作至关重要，但这种会计方法不象完全应计会计制那样完备。联合国系统对《联合国系统会

计准则》（UNSAS）的运用已考虑到了应计会计制的某些内容，但现在被认为离完全应计

会计制的要求还很远。

3. 《国际公共部门会计标准》委员会由来自 120 个国家的 163 个专业财会机构组成，主

要负责制订会计标准。制订这种标准需要投入大量人力和时间。《国际公共部门会计标

准》》委员会是一个专门、独立的制定国际标准的机构，它采用的强势应有程序包括公开咨

询和召开会议。经济合作与发展组织（OECD）、欧洲共同体（EC）和北大西洋公约组织

（NATO）已采用这一《国际公共部门会计标准》来制定财务报告，而世界银行、亚洲开发

银行和国际农业发展基金（IFAD）则已选择采用根据地区研究所国际会计标准（IAS）和国

际财务报告标准（IFRS）（私营部门使用的国际标准）进行的完全应计会计制。此外，已有

30 多个国家在其公共部门的财务报告中采用或正在准备采用 IPSAS 标准。

4. 因此，采用 IPSAS 标准旨在改进整个联合国系统在这方面的可比性、协调性，提高透

明度和增强责任心。

5. 2006 年秋，执行局通过 175 EX/INF.7 号文件（第 175 EX/33 号决定）首次接触到《国

际公共部门会计标准》（IPSAS）。在 2007 年春召开的第一七六届会议上，执行局收到了

关于实行《国际公共部门会计标准》（IPSAS）问题的第一份进展情况报告（176 EX/40 号

文件），并通过了第 176 EX/40 号决定，建议下届大会批准本组织采用《国际公共部门会计

标准》。

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6. 大会第三十四届会议（第 34 C/71 号决议）：

• 批准采用《国际公共部门会计标准》（IPSAS），从 2010 年 1 月 1 日起将其作为教

科文组织的会计标准，并且

• 请总干事向执行局第一八 O 届会议提交一份关于拟修改《财务条例》的初步建议以

及一份含有工作日程的行动计划，以便于反映采用《国际公共部门会计标准》所带

来的必要变化，并提交一份修改《财务条例》的最终建议，供大会第三十五届会议

（2009 年）审议和批准。

联合国系统采取的行动

7. 2005 年 11 月，由联合国秘书长主持的联合国系统行政首长委员会（CEB）附属机构--

管理问题高级别委员会（HLCM）建议联合国组织至迟从 2010 年起采用《国际公共部门会

计标准》。2006 年 7 月，联合国大会通过第 60/283 号决议批准联合国系统采用 IPSAS 标

准。

8. 在管理问题高级别委员会和财务与预算网络（FB 网）支持下，联合国会计标准特别工

作组是联合国各组织讨论和决定与采用 IPSAS 标准有关的各种问题的平台。在特别工作组

的领导下，已制订出联合国会计标准项目；由采用 IPSAS 标准问题指导委员会监督特别工

作组的工作，探讨有关政策和指导方针问题。

9. 整个联合国系统的《国际公共部门会计标准》项目的首要目标是：(a) 拟定会计政策和

指导方针说明；(b) 提供咨询和支助；(c) 编写整个联合国系统的培训材料；(d) 协调与联合

国系统内外有关各方的联系，特别是同外聘审计组的联系。

10. 联合国系统 IPSAS 项目组设在纽约，目前由组长和三名专业人员组成。迄今取得的主

要成绩是：编写了许多文件和简报，开发网页，拟定了一个监督和报告单个组织进展情况的

程序，并制定了全系统开展培训的共同方法。在纽约、日内瓦、维也纳、罗马建立了地区联

络小组，以便审议项目小组提交的文件，并就共同关心的问题交流看法。教科文组织积极参

加了特别工作组和地区联络小组的工作。

11. 特别工作组意识到，选定在 2008 年 1 月 1 日之前成为遵守 IPSAS 标准的“率先采用

者”，在该日期或不久之后最需要得到指导。针对这一最后期限，按照雄心勃勃的工作计划

编制的会计政策和指导方针文件（见附件 I）已提交在 2006 年 8 月至 2008 年 2 月期间召开

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的特别工作组会议审议。附件 II 列有 FB 网络批准的有关此问题的建议及指导方针文件清

单。

12. IPSAS 项目小组还需在将对全系统产生影响的其他三个重要领域做更多的工作。第一

个领域是合并财务报表，这将需要确定由有关的某个组织监管（按 IPSAS 标准定义）的那

些实体，以决定在每个组织的财务报表中应该包括哪些内容。第二个领域涉及预算实践这一

重要问题，在这个问题上，目前的一致意见是，将按照 IPSAS 标准的要求，在财务报表的

说明中增加核对这一栏，对经审计的财务报表和批准的预算之间的差异予以说明。最后一个

方面是，联合国秘书处与联合国资助组织一起正在进行的工作，即拟定一个考虑到 IPSAS

标准的要求，并可为各专门机构修订自己的财务规章提供参考的业经修改的《财务条例》草

案。

教科文组织采取的行动

13. 自 2006 年下半年以来，秘书处会计处（BOC）参与了联合国 IPSAS 项目小组所进行的

上述开发工作。本组织作为世界粮食计划署（WFP）牵头的罗马联络小组成员，一个 IPSAS

标准“率先采用者” ，派代表参加了会计标准问题特别工作组，推动并参与了联合国系统

在采用 IPSAS 标准的道路上所经历的整个变革进程。

14. 在 2007 年最后一个季度，本组织同一个主要的注册会计师事务所 --普华永道

（PricewaterhouseCoopers）公司签订了关于在教科文组织开始实行 IPSAS 标准阶段提供帮助

的合同。这项工作的范围和预期的结果包括：(a) 证实已知的“差异”，确认现在实行

UNSAS 标准的作法和未来实行 IPSAS 标准的作法之间的其他差异，(b) 制定一个实行 IPSAS

标准的综合里程碑行动计划；(c) 发起宣传计划。

15. 自 2007 年年中以来，已建立处理政策问题的指导委员会，后又决定建立一个更加实在

的组织机构，以便于项目的日常管理工作。这包括设立项目管理小组，其主要作用是对项目

进行正常的日常管理方面发挥作关键作用，并建立一些“差异”问题小组，负责详细分析有

关问题，并提出解决办法，以便于本组织在 2010 年之前成为符合 IPSAS 标准的机构。该项

目从 2008 年第一季度起的结构如下：

联合国教科文组织项目结构及其责任范围

• 联合国全系统的决策

• 整个教科文组织的决策

• 向指导委员会提出政策性建议• 代表教科文组织参加联合国IPSAS小组

• 项目监管和报告• “差异“问题小组协调• IPSAS 内外沟通

• 制定符合IPSAS标准的政策• 分析对《行政手册》的影响和确定培训需求

• 确定对会计程序和教科文组织IT-系统 (如 FABS系统)的调整1

23

5

...

4

教科文组织指导委员会(BOC, BB, ED, DIT/MIS, ERC)

项目管理小组(BOC, DIT/MIS, AO/ODG, BB

教科文组织研究机构)联合国IPSAS小组

IPSAS 顾问(PWC)

• 技术咨询• 政策指导

“差异”问题管理小组

180 EX

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16. 迄今为止，本组织职员和顾问在确定现有做法和 IPSAS 标准要求间的主要差异方面已

做了大量工作。这里不作详细介绍，但本文件后面的附件 III 提供了一份已确定的差异清

单，并对每项差异做了简要说明，以便于对项目小组和“差异”管理人员所要开展工作的问

题有所了解。根据所涉问题的重要性及其对整个本组织所可能产生的影响确定为应最优先考

虑的差别是：(a) 财务报表和公布帐目说明，(b) 外币、(c) 收入确认、(d) 有形和无形资产、

(e) 支出的认可/承诺及(f) 雇员福利。

17. 还对培训工作给予了关注，迄今为止，已为那些被视为重要的职员举办了五期培训

班，以便在变革管理过程的早期阶段提供帮助。有近 100 人参加了这些培训班，学员来自方

方面面（会计局、预算局、对外关系与合作部门、行管人员，执行主任），内容属于综合

类，有时也涉及到学员们尤为关注的具体专题。2008 和 2009 年还计划为总部外地办事处和

其他感兴趣各方举办培训班。2008 年底和 2009 年，本组织将享有联合国 IPSAS 标准项目小

组正在整理的详细培训材料。这套培训包括课堂教学和内容多种多样的互联网课程，包括会

计和行政人员及高级管理人员在内的各类感兴趣的人士均可采用。培训对那些直接有关的人

了解和学习今后如何以不同的方式做事至关重要。它也是从那些不太直接相关，但需投入到

这一重要变革时期的人员那里争取得到对项目的支持的一种手段，并且是一个非常有效的传

播工具。

18. 制定一项合理的传播战略对于培养所有利益相关方支持 IPSAS 标准的强烈意愿十分必

要。逐步推广 IPSAS 标准是整个联合国系统的一项工作，因此本组织自然会受益于联合国

系统有关这个项目的宣传工作。通过进展情况报告和会议期间的口头情况交流，提供明确全

面的信息，这也是针对理事机构和秘书处广大受众的宣传工作的一个重要组成部分。2008

年 5 月开始在局域网张贴的资料提供了项目进展情况的综合信息，今后大约每四个月发布一

次。总之，如上所述，培训也是强化秘书处对 IPSAS 标准之意义的认识的一种重要手段。

19. 在这一项目期间，一直保持与外聘审计员的联系至关重要，这样可向他们通报所作出

的决定，并酌情提请他们注意在其核实财务报表工作时可能遇到的重大问题。现已设立审计

员可以查阅的一个联合国 IPSAS 标准特别网站，这有助于他们随时了解所提供的有关指导

方针和所确定的有关政策。另外，还开展了一些讨论，在会计局和法国审计院代表之间就教

科文组织框架内的一些具体问题进行了书面交流。在审计依然是采用 UNSAS 标准的 2006--

2007 年度财务报表期间，，外聘审计员就本组织采用 IPSAS 标准将面临的变化提出了很多

值得思考的问题，他们的书面报告就这些问题作了广泛评述。

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行动计划（时限、预算和资金）

20. 在教科文组织实施 IPSAS 标准的工作从 2006--2007 双年度帐目关闭后的 2008 年第一季

度开始进行。估计在 2008 年到 2010 年的这三年期间，总部大约需要 900 人/工作日（相当于

1.1 个全日制长期人员），研究机构和外地办事处则需要 1400 人/工作日。理想的情况是许

多工作都在 2008 年和 2009 年完成，但有些工作可能要到 2010 年，即在编写当年的财务报

表之前才能完成，而编写财务报表的工作将在 2011 年初结束。

21. 要使采用 IPSAS 标准的工作取得成功，并要本组织从随后合并期间的改进工作中获得最

大好处，教科文组织职员就应该承担起相当大的一部分工作。另外，所获经验也是对参与者的

回报，并是一次重要的学习机会，随后可能会证明这些经验对他们个人以及对整个联合国系统

都是有利的。将需要后备职员和顾问提供支持，以协助承担额外工作量，并提供专门技术。

22. 大会上届会议获悉，2008--2009 年的开支估计额为 187 万美元（34 C/42 号文件）。同

届会议还批准了 124.6 万美元的预算总额（出自 34 C/5 文件正常计划的 100 万美元和使用 34

C/45 号文件中所列的新加坡会费 24.6 万美元）。人事局的预算还安排了 15 万美元，可以用

于开展 IPSAS 标准方面的培训活动。所有这些资金总计为 136.9 万美元。在上一个双年度结

束时, 会计局聘用的顾问对教科文组织的情况以及在 2010 年之前实行 IPSAS 标准所应做的工

作进行了评估。业经修订的费用估算额为 208 万美元。

23. 因此，本双年度的预算状况如下：

（单位：百万美元）

项目

34 C/42 号文件要求

提供的款项

2008--2009 年

34 C/5, 34 C/42 文件可

提供的款项

2008--2009 年

修订的概算

2008--2009 年

向差距问题

小组提供资金

人事费 0.28 0.266 0.266 0

顾问费 0.14 0.447 0.447 0

旅差费 0.20 0.125 0.125 0

培训费 0.60 0,150 0.420 0.270

IT-信息系统费 0.50 0,296 0.500 0.204

通信材料费 0.032 0.032 0

行政手册 0 0.210 0.210

为联合国项目组捐款 0.15 0.080 0.080 0

共计 1.87 1.396 2.080 0.684

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实行 IPSAS 标准对预算做法的影响

24．尽管使用 IPSAS 标准，特别是从收付实现制过度到完全应计会计制将对会计工作和财

务报表产生广泛影响，但有一种意见认为，在实行 IPSAS 标准的情况下，总的编制预算的

做法和预算执行情况的报告几乎都将保持不变。在教科文组织之前采用 IPSAS 标准的国际

组织，如经济合作与发展组织就保留了他们编制预算的方法及其管理预算执行的方式。还有

一些公共实体，虽说是非国际性的机构，包括法国政府，均已更换了他们的会计制度，从收

付实现会计制过度到应计会计制，但也保留了他们的预算监管和财务报告制度的方法。因

此，认为这一做法同样适用于教科文组织。

25. 例如，根据会计制度将以应计制方法为基础的 IPSAS 标准，财务报表只列出某一财务

期内与已提供的货物或劳务有关的开支，因此不包含预算中已划拨，但与尚未完成的工作相

关的那部分未偿付的承付款（ULOs）。另一方面，不与财务报表一起提交给会员国的预算

执行情况报告将继续列出合法记入有关财务期预算的所有开支，包括与那些尚未提供的货物

和服务相关的未偿付的承付款，因为这些未偿付的承付款与经会员国批准的该财务期预算内

的计划和活动有关。因此，预算执行情况报告所列某财务期的开支、节余或可能的亏损情况

将与财务报表所列数据不一致，但是应该指出的是，预算节余或亏损情况将由预算执行情况

报告来确定。还有其他一些因素会导致财务报表和预算执行情况报告之间出现不同的开支数

据，例如资产的折旧和贬值在财务报表中被记为开支，但在预算执行情况报告中都不这样处

理。造成两个报告之间开支数据不同的这些因素将在财务报表中进行全面核实，并加以说

明。

《财务条例》

26. 《财务条例》有一部分内容（第 3、4 和 5 条）主要是涉及预算方面的问题。还有一部

分内容（第 1、2、6、7、10、12 和 13 条）是涉及预算和财务这两个方面的问题，还有一部

分内容（第 8 和 9 条）则是纯财务问题（财库）。只有第 11 条专谈帐目，其中所提出的要

求基本上都具有通用性。剩下的第 14 和 15 条涉及一般和具体规定，实行 IPSAS 标准时不需

要作变动。

27. 根据目前对 IPSAS 标准之要求的了解，应当考虑对《财务条例》作出以下改动（斜体

字）。这些设想的改动仅供参考，整个联合国系统内的这一项工作一旦完成，就将向理事机

构提交一份更详细的建议，并作出相应的解释。

180 EX/34 – Page 8

• 第 1.1 条 --要增加内容，改写为：“本条例及《内部公共部门会计标准》

（IPSAS）适用于联合国教科文组织之财务管理。”

• 第 2 条--改写为：“每一财务期为两个连续日历年，其中一年为偶数年，每年审计

IPSAS 标准编制的财务报表。”

• 第 5.5 条--在末尾另加一句话：“会费分期付款应作为其有关年度一月一日的收入

入帐。”

• 第 11.1 条--改写为：“总干事应设立必要的会计帐，并应按照 IPSAS 标准提供说

明有关本年度的下述方面的会计报告：a) 等等。

• 第 11.2 条--应当删除，因为今后将编制业经审计的年度会计报告。

• 第 11.5 条--（新的第 11.4 条）--改写为：“总干事应在不迟于有关年度第二年的

三月三十一日以前将会计报告送交外聘审计员。”

• 第 12.1 条--鉴于是年度审计，应改动第三行的年份，以便协调一致：“ 外聘审计

员……应由……委任,其职责是审计其委任后的六年的帐目为职责………。”

• 第 12.10 条--改写为“外聘审计员之报告连同业经审计之年度会计报告，应根据大

会指示经执行局并连同其认为适当之评论一并转交大会。”

28. 除上面建议对《财务条例》作出的并应在编制 2010 年财务报表时予以考虑的有关变动

之外，还需要从更加长远的角度，根据预算做法今后可能发生的变化，重新考虑其他一些更

为根本的原则。采用 IPSAS 标准和与经修改的收付实现制相反的完全应计会计制是改进本

组织工作方式并使其现代化的一次最佳机会。可以考虑做出的其中一些变动是：

(a) 列入一项资本支出预算项目，为核实财务报表中的固定资产和折旧情况提供便

利，

(b) 采用储备金帐户，借此结转预算未开支余额并单独记帐，但有关资金的使用应由

理事机构决定；或保留在本组织内作为总储备金或用于支付长期债务（如职员离

职后的健康保险（ASHI）），再或用于在今后的年代为特定计划提供资金，

(c) 作为自动归还会员国的杂项收入可按照理事机构的愿望，改用于本组织内的其他

用途。

180 EX/34 – Page 9

结束语

29. 鉴于政府机关坚持采用最佳管理制度和责任制框架，以争取更加高效地使用资源的全

球性趋势，IPSAS 标准有助于为各个组织了解新的政策和旨在及时提供有用的和相关信息的

方法。在这一改革的趋势中，会计制既是所有业务运作变革的汇合点，也是改革的关键所

在。

30. 对在教科文组织实行 IPSAS 标准构成挑战的主要风险是：

(a) 如果要做到统一实行这一标准，本组织的非集中化特性要求向总部外办事处和研

究机构大力推广，

(b) 需要更多的人提高对财务问题的认识和增长会计知识，以便促进实施并随后加强

核查程序，并在将来保持充分的财务监管，

(c) 实行新的操作方式在业务运作阶段所面临的困难（经费短缺、知识不足、拒绝接

受变革等）。

进行适当的培训和宣传将有助于解决这些风险。

31．将从编制 2010 年符合 IPSAS 标准的财务报表情况以及相关明确的审计意见中反映出来

的，关于实行 IPSAS 标准的成功取决于以下方面：

• 继续得到理事机构和高层管理部门的重视和支持，

• 改进整个秘书处对应计会计制观念的认识并接受这一观念，

• 所有人都可以利用一种可靠的 SAP/FABS 信息系统，并每天按照 IPSAS 标准记录

各种交易情况，

• 适当修订《财务条例》和规章制度，使其符合 IPSAS 标准的要求。

希望执行局采取的行动

32．鉴于上述情况，执行局可考虑通过如下决定：

执行局，

1．忆及第 34 C/71 号决议，该决议批准正式采用《国际公共部门会计标准》

（IPSAS），从 2010 年 1 月 1 日起将其作为教科文组织的会计标准，还请总干事

180 EX/34 – Page 10

向执行局第一八 O 届会议提交一份有关行动计划的初步建议，其中包括实行

IPSAS 标准的日程表，以及可能需要的对《财务条例》（2008 年版）修订案，

2．审议了第 180 EX/34 号文件，

3．注意到联合国系统和教科文组织已做的工作（本文件附件 I、II 和 III），特别是

教科文组织有关项目小组按照整个联合国系统的统一做法，对会计标准进行了实

质性的技术审查，

4．还注意到实行 IPSAS 标准的项目有 68.4 万美元的预算缺口，并注意到总干事打算

从预算外财源争取更多资金，或在本双年度预算中寻求节余，以便为 IPSAS 项目

提供资金，

5．请总干事向执行局第一八一届会议提交一份关于实施行动计划，其中包括建议对

《财务条例》进行的任何修改的进展情况报告。

180 EX/34 Annex I

ANNEX I

System-wide IPSAS Project Team

ACCOUNTING POLICY AND GUIDANCE PAPERS

As of 31 March 2008

Submitted to Task Force (TF) or Focus

Group (FG)

Papers Task Force decisions

1. IPSAS 17: PPE background paper

Further guidance and recommended accounting practices requested.

2. ED 29: Revenue from non-exchange transactions background paper

Further guidance and recommended accounting practices requested.

Submitted to August 2006 TF meeting

3-9. Accounting policy papers 1.06 to 7.06

Policies 1-06/1, 1-06/2, 2-06/1, 2-06/2, 3-06/1, 4-06/1, 6-06/1, 7-06/1 and 7-06/2 were approved. Policy 5-06/1 was amended and approved. Policies 1-06/3 and 1-06/4 were not approved, but the issues therein have subsequently been addressed.

10. IPSAS 23 (ED 29): Applied to revenue from voluntary contributions

Minor amendments and further guidance requested. This paper was revised and resubmitted to the April 2007 TF meeting, at which the TF requested a further paper providing examples to support a decision at its June meeting. Unresolved issue: Guidance accepted – issues resolved.

11. Expense recognition (General guidance)

Minor amendments and further guidance requested. This paper was revised and resubmitted to the April 2007 TF meeting, at which it was approved.

12. Model financial statements

TF support for the model statements. Minor amendments and further guidance requested. (Policy 1-06/3 addressed.) This paper was revised and resubmitted to the April 2007 TF meeting, at which it was approved as a “work-in-progress”.

Submitted to December 2006 TF meeting (Previously reviewed by Focus Groups) Revised and re-submitted to April 2007 TF meeting (With further review by Focus Groups)

13. IPSAS 17: PPE This paper was submitted to the December TF meeting, then revised and resubmitted to the April 2007 TF meeting, at which the revised recommendations were approved.

180 EX/34 Annex I – page 2


Group (FG)


14. Expenses arising from funding agreements with implementing partners

TF requested a further paper with examples to support a decision at its June meeting. Unresolved issue: Guidance accepted – issues resolved, recommended accounting policy referred to June 2008 TF meeting.

15. ED 31: Employee benefits

All recommendations approved.

16. IPSAS 12: Inventories All recommendations approved.

17. IAS 31: Intangibles All recommendations approved. (Approval gained via e-mail and will be confirmed at June 2007 TF meeting.)

18. Transitional provisions

All recommendations approved.

Submitted to April 2007 TF meeting (Previously reviewed by Focus Groups)

19. Valuation of PPE on first time recognition

A revision made at the April TF meeting and all recommendations approved.

20. Financial instruments Approved.

21. Foreign exchange Further guidance requested and revisions to the paper.

22. Leases Approved conditional on amendments being made to the appendices.

23. Guidance on first time recognition of PPE

Noted. The paper was noted as useful guidance. Further guidance identified as needed.

24. Revenue recognition – funding agreement examples Briefing note: Revenue issues raised by ILO

Unresolved issue: Guidance accepted – issue resolved. Gain further advice and provide additional guidance on identified issues.

25. Expenses – funding agreement examples

Minor edits to paper, review for any consequential amendments after advice has been received on revenue recognition, and address identified issues. Unresolved issue: Guidance accepted – issue resolved. Refer back to June meeting to address the recommended policy.

26. Segment reporting Redraft paper to address further issues and include any issues arising from the consolidation study or funding paper.

Submitted to June 2007 TF meeting (Reviewed by Focus Groups)

27. Revenue from assessed contributions

Approved.

180 EX/34 Annex I – page 3


Group (FG)


28. Revenue from pledges

Approved.

29. Fund accounting Update paper to take into account issues or advice arising from the consolidation study.

30. Control over assets Briefing note: Project assets

Revise paper addressing issues discussed and provide further guidance. Unresolved issue: Guidance accepted – issue resolved.

31. Budget-Actuals Information

Approved. (Minor edits and further guidance required.) The two recommendations were revised and approved. A further recommendation was approved to the effect that budget-actual comparisons be to the final budget.

32. Financial statements: Note disclosures

Noted. The paper was noted as a “work-in-progress” with requirement to update to reflect TF meeting decisions and continue with further work required.

Briefing note: Annual audits

Approved. Recommendation to have annual audits amended to emphasize that this requires governing body approval, then approved.

33. Transitional provisions

Acknowledged as useful guidance.

34. IPSAS 17: Property plant and equipment classification


35. IPSAS 4: Foreign exchange specific issues


36. Employee benefits (pensions and United Nations case study)


37. IPSAS 20: Related party disclosures


38. First-time recognition of intangibles


39. Intangible assets accounting for software and ERP systems


Submitted to Task Force for discussion at 26-27 February 2008 Task Force meeting.

40. External Review of 3 unresolved issues

External view accepted – issues resolved.

180 EX/34 Annex II

ANNEX II

RECOMMENDATIONS AND LIST OF GUIDANCE

Recommended policies and practices agreed by the Task Force

Topic Recommendations Task Force meeting at

which agreed

IPSAS 1, and IPSAS 2: Financial statements presentation

(i) Breakdown revenue and expenses on the face of the statement. [AP1]

(ii) Use current/non-current classifications for assets and liabilities and use a 12-month period for this determination. [AP]

(iii) Adopt the names for the components as used in IPSAS, which are: (a) statement of financial position; (b) statement of financial performance; (c) statement of changes in net assets/equity; (d) cash flow statement; and (e) accounting policies and notes to the financial

statements. [AP] (iv) Report cash flows from operating activities using either

the direct or the indirect method. [AP] (v) Comparative figures will not be provided in first year of

adoption. [AP] (vi) Report expenses by nature in financial statements. [AP]

August 2006 and April 2007

IPSAS 12: Inventories

• Transportation, storage and other costs subsequent to purchase or production:

• Transportation costs for aid delivered globally to be capitalized up to entry into the recipient country, and then transportation costs “in country” would be expensed, in cases where the United Nations system organization maintains control and is required to deliver the aid to the country where it will be distributed. [RAP]

• Cost formulas:

• Use either FIFO or weighted average for those inventories that are interchangeable. [RAP]

• Classification of inventories:

• Use classifications that best reflect the type of inventories held by each United Nations system organization. [RAP]

April 2007

1 RAP = recommended accounting practice. AP = accounting policy.

180 EX/34 Annex II – page 2


which agreed

IPSAS 5: Borrowing costs

• Capitalize borrowing costs as part of the cost of an asset constructed or produced. [AP]

August 2006

IPSAS 17: Property, plant and equipment

• Capitalization threshold: Up to a maximum of US $5,000 (or equivalent in currency other than US dollars). After two years, each organization reviews and adjusts as necessary. [RAP]

• Classes and useful lives: PP&E class Useful Life Communications and IT equipment 3-7 years Vehicles 3-10 years Furniture and fixtures 5-12 years Leasehold improvements Shorter of lease

term and useful life

Buildings 5-50 years Land No depreciation Further classes should be added when further significant material groups of assets exist, for example, infrastructure assets, work-in-progress, specialized vehicles, machinery. An organization may need to amalgamate recommended classes, if a class is not material. [RAP]

• Depreciation method: straight line. [RAP]

• Residual value: zero (unless at the end of the asset’s usefulness to the Organization the residual value is likely to be significant). [RAP]

• Recognize items of property, plant and equipment at cost less any accumulated depreciation and amortization. [AP]

• Do not recognize heritage assets, but reconsider the policy when the IPSAS has done further work on requirements for reporting heritage assets. [AP]

• First time recognition of PP&E: Recognize at either cost or fair value. [AP]

April 2007

ED 31: Employee benefits

• The corridor method to be used when accounting for defined benefit plans. [RAP]

April 2007

All IPSAS: Transitional provisions

Organizations use transition periods only to the extent necessary to ease the difficulty of compliance with that particular IPSAS and thereby make compliance practically speaking more achievable. If deferral of full implementation is not necessary in order to achieve that aim, an organization should not use a transition period in order to unnecessarily defer full implementation of an IPSAS. [Financial reporting policy]

April 2007

180 EX/34 Annex II – page 3


which agreed

IAS 38: Intangibles

• No revaluation after initial recognition (i.e. subsequent measurement at cost less accumulated amortization and impairment). [AP]

• Amortization method: straight line. [RAP]

• Residual value: zero (unless entity expects to dispose of the asset before the end of the economic life and there is a market for the asset or a commitment from a third party to buy it). [RAP]

• Classes of intangible assets for disclosure in the notes: (if applicable) (a) Software acquired separately (required) (b) Software internally developed (required) (c) Intangible assets under development (d) Licences and rights (e) Copyrights (f) Other intangible assets. [RAP]

Useful lives

• Software acquired separately: 3 to 10 years (g) Software internally developed: 3 to 10 years (h) Intangible assets under development: not amortized (i) Licences and rights: shorter of the licence or rights

period and useful life of 2 to 6 years (j) Copyrights: shorter of the copyright period and

useful life of 3 to 10 years (k) Other intangible assets. [RAP]

April 2007

Annual audits Acknowledging that the frequency of audit is determined by the governing body, it is recommended that organizations have their annual financial statements audited each year, when they begin presenting IPSAS compliant annual financial statements. [Financial reporting policy]

June 2007

IPSAS 24: Budget-actual information

1. All organizations include the actual differences (variances) between actual amounts and budget amounts in their comparison of budget and actual amounts. [RAP]

2. Those organizations that budget on a biennial/multi-year basis provide, at the end of the period, a budget-actual comparison for the biennial/multi-year period as a whole. [RAP]

3. All organizations’ budget-actual comparisons be to their final budget. [AP]

June 2007

180 EX/34 Annex III

ANNEX III

UNESCO – IDENTIFIED GAPS BETWEEN UNSAS AND IPSAS

Component Gap analysis

Scope of consolidation

Gap analysis 1: Entities within the scope of consolidation have to apply the same accounting rules based on IPSAS In order to produce IPSAS compliant financial statements, all entities within the consolidation scope of UNESCO should apply the same accounting standards based on IPSAS. The financial reporting date of these entities should also be similar or at maximum three months difference. In this latter case, some adjustments should be made.

Gap analysis 2: The elimination of inter-entities balances and transactions Balances and transactions between entities within the economic entity, including sales, transfers and revenues recognized consequent to an appropriation or other budgetary authority, expenses and dividends, are eliminated in full.

Gap analysis 3: The accounting treatment of the Staff Savings and Loan Services IPSAS do not deal with the specific topic of funds accounting. According to our analysis, two issues are to be raised to establish the compliant accounting treatment: the existence of a “legal entity” for the trust and the existence of control (as defined by IPSAS 6 on controlled entities). The first condition is not met and the second is met only partially as only one (power) out of the two control conditions (power and benefit) is fulfilled.

As a conclusion, the accounting treatment can be analysed regarding other organizations options adopted to face similar issue. The conclusions of the United Nations IPSAS team who work on the topic should also be followed.

Financial statements and notes disclosure

Gap analysis 1: New components of financial statements and a defined structure to be followed New required components are the statement of changes in capital, the table of reconciliation between the accounting and budget results and segment reporting. Assets and liabilities shown on the statement of financial position have to be classified according to their current/non-current nature. Revenues and expenditures are to be broken down on the face of the statement of financial performance. The amounts of assets that are restricted and the nature of those restrictions shall also be disclosed either on the face of, or in the notes to, the general purpose financial statements.

Gap analysis 2: Disclosures to be made in the notes These disclosures can relate to the different statements but also to off-balance sheet information (contingent assets, liabilities, events after the reporting period). UNESCO has to identify the new disclosures and if required complete the current ones.

Gap analysis 3: Related party disclosure Disclosure of certain related party relationships, related party transactions and the relationship underlying those transactions as well as information on key management (remuneration, compensation, loans, etc.) is compulsory.

Gap analysis 4: Cash flow statement At present time, only the general fund and the other proprietary funds are included within the current cash flow statement. All funds should be included within the cash flow statement of UNESCO.

Gap analysis 5: Budget information To be IPSAS compliant, UNESCO has to publish a comparison between the budget and actual amount on a yearly basis and give explanations on the differences.

180 EX/34 Annex III – page 2

Foreign currency

Gap analysis 1: Exchange rate for transactions in foreign currency Gaps or potential gaps identified regarding the exchange rate used at UNESCO to recognize transactions in foreign currency are as follows:

- United Nations operational rate of exchange versus spot exchange rate at date of transaction for initial recognition of transaction in foreign currency (except for income and expenditure of the general fund).

To be noted: If the United Nations operational rate is close to the spot exchange rate then there is no gap.

- UNESCO constant exchange rate versus spot exchange rate at date of transaction for initial recognition of income and expenditure in foreign currency for the general fund.

To be noted: The constant exchange rate does not correspond to a week or a month average therefore the use of this rate qualifies for a gap.

Gap analysis 2 (potential): Recognition of exchange differences A possible gap is identified regarding exchange differences that may arise related to gain or loss of non-monetary items recorded directly in net assets/equity: future IPSAS adjustments to follow up for the accounting of related exchange differences (e.g. PP&E, inventories).

Gap analysis 3: Points to follow up in connection with the consolidation of the institutes UNESCO has also to apply rules on IPSAS 2 for integrating cash flows from its institutes (using euros) into the consolidated cash flow statement. Those cash flows are currently not integrated in the cash flow statement. If UNESCO and its institutes have inter-operations regarding monetary assets then the exchange difference has to be recognized in the UNESCO surplus or deficit.

Revenue recognition

Gap analysis 1: Timing of assessed contributions recognition Under IPSAS, UNESCO will not be able to recognize the full amount of assessed contribution at the beginning of the biennium but rather to record the assessed contribution to which they relate. The difficulty lies in estimating this amount. One possible option could be to recognize revenue on a pro rata basis based on the budgeted expenses that are shown yearly in the biennium budget.

Gap analysis 2: Initial recognition of voluntary contributions (including funds received under inter-organization arrangements) Under IPSAS, UNESCO shall recognize its voluntary contributions on an accrual basis rather than on a cash basis. At year end, revenue estimation could be done on a pro rata basis.

Gap analysis 3: Accounting for voluntary contributions with conditions (including funds received under inter-organization arrangements) A related liability shall be recognized only when a condition exists within the agreement. Revenue is recognized for the increase in net assets (assets minus related liabilities). This gap analysis requires full review of each of the agreements signed in the frame of voluntary contributions.

Gap analysis 4: Accounting for prize award programmes Only the benefits less the possible liability due to the agreement shall be recognized as revenues according to IPSAS 23.

Cash and cash

equivalent

One gap has been identified concerning the obligation to disclose the amount of restricted cash either on the face of the statement of financial position or in the notes to the financial statements.


Investments

Gap analysis 1: Classification of financial instruments UNESCO needs to perform a full review of its portfolio to ensure compliant classification of its financial instruments to IAS 39.

Gap analysis 2: Change in FV of assets UNESCO needs to comply with measurements prescribed by IAS 39 following its classification of financial instruments.

Gap analysis 3: Hedging UNESCO must perform its formal designation and documentation regarding hedge strategy undertaken. UNESCO must then comply with IPSAS requirement (initial recognition and measurement, subsequent measurement) and follow up the effectiveness of the hedging strategy.

Gap analysis 4: Embedded derivatives UNESCO currently measures the two lines of investments with possible derivatives embedded therein at fair value with changes in fair value through equity for unrealized gains and through P&L for unrealized losses. UNESCO must review the full investment portfolios in order to identify potential embedded derivatives and, depending on the measurement adopted for the host contract and the results of the analysis performed, to determine whether it is closely related or not, comply with IAS 39 requirement as for the measurement of the related derivative (full changes in fair value through P&L).

Gap analysis 5: Impairment Depending on the classification of financial assets under IAS 39, UNESCO will have to review its portfolios of investment for impairment purposes.

At present time, no impairment is needed as all unrealized losses are expensed.

Accounts receivable

Gap analysis 1: Revenue recognition for assessed and voluntary contributions (see component on revenue recognition) Gap analysis 2: Provision for bad debts (depreciation) For assessed contributions, no allowance for doubtful accounts is recorded at the end of the financial year to recognize the risk of non-receipt of certain amounts. IPSAS requires the performance of an analysis of UNESCO aged receivable balance to identify the potential risks of not collecting those receivables relating to assessed contributions. Based on this risk analysis, a provision for bad debts is to be recognized in the accounts.

Gap analysis 3: Disclosure of gross and net receivables IPSAS require showing receivables for their gross and net value. The amount of provision for depreciation is compulsory information.


Other assets

Gap analysis 1: Gaps linked to tangible fixed assets These gaps are described in the component evaluation “tangible fixed asset”. One gap can still be mentioned: the presentation of the financial statements under IPSAS requires a presentation of item according to their nature. Therefore, all items related to fixed assets have to be classified under the fixed assets line and cannot be spread out into different lines of the balance sheet.

Gap analysis 2: Operations between entities consolidated into UNESCO financial statements have to be eliminated (see consolidation component) Gap analysis 3: Prepaid expenses are not recognized (expenses invoiced but with no total/partial delivery) Under accrual-based accounting, transactions or events are recognized when they occur (which is not necessarily when cash or its equivalent is received or paid). Revenue should be accounted for in the period to which it relates (IPSAS 9). Therefore, revenue is to be recognized at the delivery of the goods and the receiving of the service. IPSAS 9 gives implicitly the rules for time recognition for expenses since it gives the rules for income recognition, being the reflect of expenses. If the delivery or the rendering of services is partial at the end of the reporting period, it induces to compute under a “pro rata” basis the amount of expenditure directly linked to the reporting period and to record prepaid expenses. Prepaid expenses are recorded as assets on the balance sheet with a decrease of expenditures in the profit and loss statement as counterpart.

Gap analysis 4: Stocks distributed at no cost are not valued at replacement cost IPSAS 12 requires that stocks distributed at no cost should be valued at replacement cost. The current treatment based on a valuation of 0 in the balance sheet does not allow to recognize the expenditure on the period it incurs. After discussion with UNESCO, these stocks should not be significant.

Gap analysis 5: The cost method is based on a modified FIFO Under IPSAS 12, two methods of cost valuation are authorized: the FIFO and the WAC method. The current method used should be modified in order to be fully FIFO compliant.

Gap analysis 6 (potential): The accounting treatment of the Brazilian suspense accounts related to other assets The other assets include assets from the UNESCO Brasilia Office. They refer to suspense accounts which stand for assets related to expenses from which the contract has not been signed yet, expenses engage without corresponding income received yet and expenses for project overwhelming the project. The asset recognition criteria do not seem to be met under IPSAS. However, a deeper analysis would be required to confirm that gap.

Intangible assets

Gap analysis 1: Recognition of intangible assets According to IPSAS, all intangible assets (currently not recognized) complying with the following conditions should be recorded in the financial statements:

1. The assets are identifiable, i.e.: - capable of being separated from the entity and either sold, transferred, licenced,

rented or exchanged, either individually or together with a related contract, asset or liability; or

- arising from contractual or other legal rights, regardless of whether those rights are transferable or separate from the entity or from other rights or obligations.

2. Their costs can be measured reliably and the future economic benefits are probable.


Tangible fixed assets

including renovation

work in progress

Gap analysis 1: Recognition of tangible fixed assets IPSAS 17 prescribes that an item of property, plant and equipment should be recognized as an asset when it complies with defined conditions. UNESCO is not IPSAS compliant concerning the recognition of tangible fixed assets as acquired fixed assets are recorded as expenses. Inventories on fixed assets currently held under FA module or Excel spreadsheets should be reviewed to ensure completeness and correct valuation. The recognition of the “project asset” is under review by the United Nations IPSAS team.

Gap analysis 2: Accruals on fixed assets deliveries IPSAS 17 prescribes that all fixed assets:

(a) delivered but not billed at year-end should be reliably assessed and accrued in the financial statements;

(b) billed but not delivered at year-end should not be accounted for fixed assets. Accruals are not taken into consideration for UNESCO fixed assets.

Gap analysis 3: Accounting treatment of fixed assets acquired at no cost IPSAS 17 (§23) prescribes that such fixed assets be recorded for their fair value at the date of acquisition.

Gap analysis 4: Accounting treatment of subsequent expenditures IPSAS prescribe that all repairs, renovation and maintenance made to restore or maintain the future economic benefits have to be recorded as expenses (and not added to the value of the building). Subsequent expenditure on property, plant and equipment is only recognized as an asset when the expenditure improves the condition of the asset, measured over its total life, beyond its most recently assessed standard of performance. The nature of the renovation costs of phase I should be analysed carefully in order to conclude whether they improve the condition of the building.

Gap analysis 5: Depreciation of fixed assets IPSAS 17 (§2) prescribes that a depreciation should be calculated on fixed assets over its useful life to reflect the pattern in which the asset’s economic benefits or service potential is consumed by the entity (§54). No depreciation has been recorded by UNESCO at 2006 year-end.

Gap analysis 6: Performance of Impairment tests IPSAS 21 (§22) mentions that an annual review of fixed assets must be made to determine any possible impairment losses, particularly if some indicators suggest that the carrying amount of the asset is likely to be higher than the recoverable service amount. At this stage, UNESCO does not perform impairment tests.

Gap analysis 7: Disclosures IPSAS 17 (§73) requires extensive and detailed disclosure in the financial statements of each class of property, plant and equipment (PP&E), one of them being the reconciliation of carrying amounts at the beginning and at the end of the period, which has not been disclosed by UNESCO at year-end. Please note that IPSAS also requires extensive and detailed disclosures in the financial statements for each class of PP&E.

Gap analysis 8. Recognition of lease relating to land in the financial statements IPSAS 13 requires that a lease on a land should be considered as an operating lease unless land ownership passes to the lessee at the end of the lease term. The lease agreement for the land of Fontenoy mentions that UNESCO has the possibility: - to renew the lease for another period of 99 years;

- to purchase the land at the end of the lease period for the fair market value at date of acquisition. Consequently, these rents are likely to be treated as financial leases and each land should be accounted in the balance sheet for the lower of:

- the fair value of the leased assets; - the present value of the minimum lease payments.

However, the yearly rent for each land is not significant (€15 per year roughly), bringing the net present value close to 0 (well below the fair value of lands). Therefore, the land would be recorded for a not significant value in the financial statements.


Tangible

fixed assets including

renovation work in

progress (continued)

Gap analysis 9: Approach by component IPSAS require that significant fixed assets should be split by component and should be depreciated separately over its useful life.

Gap analysis 10 (potential): Renting of part of the UNESCO buildings to national delegations Those rents have to be analysed in order to conclude if they qualify for “investment property”. According to IPSAS 16, the nature of the lease (finance) or the possibility included in the contract to buy the part of the building occupied by the delegations are two recognition criteria.

Payments/ contributions

received in advance and

other liabilities

No gaps have been identified as the recognition and measurement rules applied are IPSAS compliant.

Unliquidated obligations

(ULOS)

Gap analysis 1: Recognition of ULOS Under accrual accounting, ULOs can be recognized as follows: 1. For ULOs extracted from MM: as deliveries have not happened yet, ULOs are not

recognized as expenditures, or provisions. They should be disclosed as legal commitments in the notes.

2. For ULOs extracted from FM: as the FM module does not enable identifying deliveries, ULOs can be recognized as accrued charges (for goods and services delivered but not paid) or disclosed in the notes (for goods and services not yet delivered).

Accounts payable

Gap analysis 1: Disclosures Companies under IFRS rules usually identify “Goods or services received not invoiced” on a specific line. Besides, a difference must be made between current and non-current liabilities or the presentation must classify the liabilities in decreasing liability order, if this information is more suitable to the nature of the organization.

Gap analysis 2: Time recognition/Accrued charges IPSAS 9 implicitly recommends to record the purchase at the delivery of the goods and the receiving of the service. According to the SAP module used (FM or MM), this time for recognition is not always applied (see ULOs gap analysis).

Gap analysis 3: Valuation of unredeemed coupons withdrawal It seems that unredeemed coupons have never been written off for the amounts waiting for conversion for many years. As a consequence, there may have never been any impact on the income and expenditure statement, whereas a material amount should be recognized as an income. Processes to track the “age” of those coupons have already been implemented (validity date, aged balance, etc.) but should be completed by the effective application of a rule for writing off unredeemed coupons.

Gap analysis 4: Operations between entities consolidated into UNESCO financial statements have to be eliminated (see consolidation component)

Members’ deposits

The members’ deposit only relates to cash deposit made by employees. They qualify for restricted assets and therefore should be either disclosed on the face of the financial position or in the notes (see gap analysis related to cash and cash equivalents).

Loans No gap identified: the capitalization of borrowing costs is not applicable to UNESCO.


Employee benefits

Gap analysis 1: Exhaustive recognition of employee benefits Under IPSAS, UNESCO will have to recognize expenses and related liabilities at the same time as the employee provides the services in exchange for which the benefits are provided.

Gap analysis 2: Accounting of the post employment benefits 1. Accounting treatment of the pension fund

The accounting treatment of the pension fund is currently under discussion by the United Nations IPSAS team as it is a common issue for all United Nations organizations. The question is to know whether the UNESCO pension fund liabilities are to be posted in the UNESCO financial statements. The financial obligation of UNESCO to the fund consists of its mandated contribution at the rate established by the United Nations assembly with any share of any actuarial deficiency payments. The responsibility and risk of underperformance plan seems to rely on UNESCO and not on the United Nations and therefore pension liabilities should be accounted for in the UNESCO financial statements. However, a deeper legal analysis on identifying the responsible entity has to be led. 2. Accounting treatment of the medical care benefits

Medical care benefits have to be accounted for in the UNESCO financial statements. The current valuation method is based on an actuarial basis. However, a review of the calculation made has to be performed by actuarial experts due to its complexity. UNESCO has also to comply with the corridor accounting method as recommended by the United Nations. Lastly, the Organization has also to take into assets of the medical benefits fund: if those assets meet the “plan assets” criteria defined by the ED then UNESCO can net off its liabilities.

Gap analysis 3: Presentation in the statement of financial position IAS 19 and ED 31 require employee benefits to be classified according to their short- or long-term nature. It depends if the benefits fall within 12 months at the end of the reporting period in which the employee has rendered the service.

Provisions

for risks and liabilities

Gap analysis 1: Recognition of provisions - The gap analysis in the component in the “reserve” component points out that some administrative reserves need to be qualified as provisions.

- IPSAS 19 indicates that recognition is based on the best estimate notion. The current impossibility to estimate then the legal cases outcomes should be reviewed according to the “best estimate” concept.

Reserves and fund balances

Gap analysis 1: Reclassification of reserves in the financial statements - Working capital could be reclassified as “Capital contributed by Member States” as it is similar to equity (mandatory).

- The administrative reserves (included in the operating reserves) definition corresponds to provisions. They have been established in accordance with the rules pertaining to each fund to cover mainly staff related costs (separation, after service entitlements) and other outflows that may arise in the future. - Balances relating to projects funded by donors may be requested by the donors (trust funds for instance). They indeed remain the ownership of the donors and should therefore not be recorded as a reserve in the financial statements (under reserves and fund balances), but as a liability in the balance sheet.

- Some items recorded in the “other surpluses” (amounts available for the positive incentive scheme and unspent balances of ULOS) could be classified under more relevant reserve items such as budgetary surpluses.

180 EX/34 Annexe I

ANNEXE I

Équipe du Projet IPSAS à l’échelle du système

NOTES ET DOCUMENTS SUR LA POLITIQUE COMPTABLE ET LES DIRECTIVES PRATIQUES Y AFFÉRENTES

au 31 mars 2008

Soumis au groupe de travail des normes comptables (GT) ou au

groupe de discussion (GD) Notes et documents Décisions du Groupe

de travail

1. IPSAS 17 - Immobilisations corporelles Note d’information

Demandé de nouvelles directives et pratiques comptables recommandées

2. ED 29 (« Exposure draft » dit « exposé-sondage »). Produits des opérations sans contrepartie directe. Note d’information

Demandé de nouvelles directives et pratiques comptables recommandées

Soumis à la réunion du GT d’août 2006

3-9. Notes 1.06 à 7.06 sur la politique comptable

Les notes 1-06/1, 1-06/2, 2-06/1, 2-06/2, 3-06/1, 4-06/1, 6-06/1, 7-06/1 et 7-06/2 ont été approuvées. Les notes 1-06/3 et 1-06/4 n’ont pas été approuvées, mais les questions qui y sont posées ont par la suite été traitées.

Soumis à la réunion du GT de décembre 2006 (précédemment examinés par les groupes de discussion)

Révisés et soumis à nouveau au GT à sa réunion d’avril 2007 (avec un nouvel examen de la part des groupes de discussion)

10. Application de la norme IPSAS 23 (ED 29) aux produits de contributions volontaires

Amendements mineurs et nouvelles directives demandés. Cette note a été révisée et présentée à nouveau au GT à sa réunion d’avril 2007, où celui-ci a demandé un autre document donnant des exemples à l’appui d’une décision qu’il prendrait à sa réunion de juin. Question à régler : Directives acceptées - problèmes résolus.

11. Comptabilisation en charges (directive générale)

Amendements mineurs et nouvelles directives demandés. Cette note a été révisée et représentée au GT à sa réunion d’avril 2007, à laquelle elle a été approuvée.

12. États financiers types Appui du GT pour les états types. Amendements mineurs et nouvelles directives demandés (examen de la note 1-06/3). Cette note a été révisée et présentée à nouveau au GT à sa réunion d’avril 2007, à laquelle elle a été approuvée à titre de « travail en cours ».

13. IPSAS 17 - Immobilisations corporelles

Cette note a été présentée au GT à sa réunion de décembre, puis révisée et présentée à nouveau à sa réunion d’avril 2007, où les recommandations révisées ont été approuvées.

180 EX/34 Annexe I - page 2



de travail

Soumis à la réunion du GT d’avril 2007 (précédemment examiné par les GD)

14. Charges résultant d’accords de financement avec les partenaires d’exécution

Le GT a demandé un nouveau document donnant des exemples à l’appui d’une décision qu’il prendrait à sa réunion de juin.

Question encore à régler : Directives acceptées - problèmes résolus. Renvoi de la recommandation concernant la politique comptable à la réunion du GT de juin 2008.

15. ED 31 : Avantages offerts au personnel

Toutes les recommandations approuvées.

16. IPSAS 12 : Stocks Toutes les recommandations approuvées.

17. IAS 31 : Immobilisations incorporelles

Toutes les recommandations approuvées. (Approbation obtenue par courriel, à confirmer à la réunion du GT de juin 2007.)

18. Dispositions transitoires

Toutes les recommandations approuvées.

19. Évaluation des immobilisations corporelles lors de la première comptabilisation

Révision faite à la réunion d’avril du GT et toutes les recommandations approuvées.

20. Instruments financiers Approuvé.

21. Change Nouvelles directives demandées et révision de la note sur certains points.

22. Contrats de location Approuvé, sous réserve de modifications à apporter aux annexes.

23. Directives sur la comptabilisation initiale des immobilisations corporelles

Noté. Il a été pris note de ce document en tant que directive utile. De nouvelles directives jugées nécessaires.

24. Comptabilisation des produits - exemples d’accords de financement

Note de synthèse : questions relatives aux produits soulevées par le BIT

Question encore à régler : Directives acceptées - problème résolu. Recueillir de nouveaux conseils et fournir des directives supplémentaires au sujet des problèmes repérés.

Soumis à la réunion du GT de juin 2007 (examinés par les GD)

25. Charges - exemples d’accords de financement

Légères retouches rédactionnelles, réexamen aux fins d’amendements éventuels après réception d’avis sur la comptabilisation des produits et étude des problèmes décelés. Question encore à régler : Directives acceptées - problème résolu. Renvoi à la réunion de juin pour étudier la ligne d’action recommandée.




de travail

26. Information sectorielle Récrire le document pour traiter de nouvelles questions et y faire figurer celles qui résulteraient de l’étude de la consolidation ou de la note sur le financement.

27. Produits des contributions mises en recouvrement

Approuvé.

28. Produits des annonces de contributions

Approuvé.

29. Comptabilité des fonds Mettre la note à jour pour tenir compte des questions ou avis découlant de l’étude de la consolidation.

30. Contrôle des actifs Note de synthèse : actifs de projet

Réviser la note consacrée aux questions discutées et fournir de nouvelles directives. Question encore à régler : Directives acceptées - problème résolu.

31. Information sur les montants inscrits au budget par rapport aux montants réalisés

Approuvé. (Légères retouches rédactionnelles et nécessité de nouvelles directives.) Les deux recommandations ont été révisées et approuvées. Une autre recommandation, selon laquelle les comparaisons de montants inscrits au budget et réalisés devaient se rapporter au budget final, a été approuvée.

32. États financiers : informations à présenter dans les notes

Noté. Il a été pris note de ce document comme « travail en cours », avec demande de mise à jour pour rendre compte des décisions du GT et poursuite des travaux requis.

Note de synthèse : Audits annuels

Approuvée. Recommandation de faire modifier les audits annuels pour souligner que l’approbation des organes directeurs est nécessaire, puis de les faire approuver.

Soumis au Groupe de travail pour discussion à sa réunion des 26 et 27 février 2008

33. Dispositions transitoires

Note reconnue comme une directive utile.

34. IPSAS 17 : Classement des immobilisations corporelles

Reconnue comme une directive utile.

35. IPSAS 4 : Questions spécifiques de change


36. Avantages offerts au personnel (Pensions et étude de cas ONU)


37. IPSAS 20 : Information relative aux parties liées





de travail

38. Comptabilisation initiale des immobilisations incorporelles


39. Comptabilité des immobilisations incorporelles pour les systèmes de logiciels et ERP


40. Étude extérieure de 3 questions restées sans solution

Avis extérieur accepté - problèmes résolus

180 EX/34 Annexe II

ANNEXE II

RECOMMANDATIONS ET LISTE DE DIRECTIVES

Recommandations concernant les méthodes et pratiques à suivre arrêtées par le Groupe de travail

Sujet Recommandations Date (réunion)

d’adoption par le Groupe de travail :

IPSAS 1 et IPSAS 2 Présentation des états financiers

(i) Présenter séparément les produits et les charges dans le corps de l’état financier. [AP1]

(ii) Recourir à la distinction éléments courants/non courants pour les actifs et les passifs et retenir à cette fin une période de 12 mois. [AP]

(iii) Adopter les noms désignant les différents éléments dans le Manuel IPSAS, à savoir : (a) état de la situation financière, (b) état de la performance financière, (c) état des variations de l’actif net/situation

nette, (d) tableaux des flux de trésorerie, (e) présentation de la politique comptable et

notes relatives aux états financiers. [AP] (iv) Présenter les flux de trésorerie provenant des

activités opérationnelles et recourant indifféremment à la méthode directe ou la méthode indirecte. [AP]

(v) Il ne sera pas fourni de chiffres à des fins de comparaison la première année d’application des normes. [AP]

(vi) Présenter les charges classées selon la nature dans les états financiers. [AP]

Août 2006 et avril 2007

IPSAS 12 Stocks

• Transport, stockage et autres coûts consécutifs à l’achat ou à la production : o Les frais de transport de l’aide acheminée vers

le reste du monde doivent être inscrits à l’actif jusqu’à l’entrée du territoire du pays bénéficiaire, après quoi les frais de transport « sur place » seraient portés en charges, dans les cas où l’organisation considérée du système des Nations Unies conserve la maîtrise de l’aide et est tenue de la livrer au pays où elle sera distribuée. [RAP]

Avril 2007

1 RAP = Pratique comptable recommandée. AP = politique comptable.

180 EX/34 Annexe II - page 2



• Méthodes de détermination du coût : o Pour les stocks d’éléments fongibles, utiliser au

choix la méthode du premier entré-premier sorti (PEPS) ou celle de la moyenne pondérée. [RAP]

• Classement des stocks : o Recourir aux classements qui rendent le mieux

compte du type de stocks détenus par l’organisation considérée du système des Nations Unies. [RAP]

IPSAS 5 Coûts d’emprunt

• Incorporer les coûts d’emprunt comme élément du coût de l’actif, construit ou produit, considéré. [AP]

Août 2006

IPSAS 17 Immobilisations corporelles

• Limite d’incorporation du coût de l’actif : 5 000 dollars des États-Unis au maximum (ou l’équivalent dans une autre monnaie). Au terme d’une période de deux ans, chaque organisation procède à un réexamen et aux ajustements éventuellement nécessaires. [RAP]

• Catégories et durées de vie utile : Catégorie d’immobilisations Vie utile corporelles

Matériel de communications et matériel informatique 3 à 7 ans Véhicules 3 à 10 ans Mobilier et agencements 5 à 12 ans Améliorations des baux durée du bail ou vie utile si celle-ci est plus courte Bâtiments 5 à 50 ans Terrains Pas d’amortissement D’autres catégories devraient être ajoutées quand il existe d’autres groupes significatifs importants d’actifs tels que les actifs d’infrastructure, travaux en cours, véhicules spécialisés ou machines. Une organisation peut avoir besoin de regrouper des catégories recommandées, si l’une d’elles n’est pas significative. [RAP]

• Méthode d’amortissement : o Linéaire. [RAP]

• Valeur résiduelle : zéro (à moins qu’à la fin de la vie utile de l’actif pour l’Organisation, sa valeur résiduelle ne soit susceptible d’être significative). [RAP].

Avril 2007




• Comptabiliser les éléments des immobilisations corporelles (immeubles, installations et équipement) à leur coût, diminué des amortissements cumulés et des pertes de valeur cumulées. [AP]

• Ne pas comptabiliser les actifs historiques, mais reconsidérer l’option retenue lorsque le Conseil IPSAS aura avancé dans ses travaux sur les prescriptions applicables à la présentation des actifs historiques. [AP]

• Comptabilisation initiale des immobilisations corporelles : les comptabiliser, au choix, à leur coût ou à leur juste valeur. [AP]

Sujet Recommandations

Il est recommandé que :

Date (réunion) d’adoption par le

Groupe de travail : ED 31 Avantages offerts au personnel

• La méthode dite du couloir soit utilisée pour la comptabilité des régimes à prestations déterminées. [RAP]

Avril 2007

Toutes les IPSAS : dispositions transitoires

Les organisations n’aient recours à des périodes transitoires que dans la mesure nécessaire pour alléger la difficulté de se conformer à l’IPSAS considérée, et par là même rendre la mise en conformité plus réalisable en pratique. S’il n’est pas nécessaire de différer l’application intégrale de la norme pour atteindre ce but, une organisation ne devrait pas utiliser de période de transition pour repousser inutilement l’application intégrale d’une norme IPSAS. [Politique d’information financière]

Avril 2007

IAS 38 Immobilisations incorporelles

• Il n’y ait pas de réévaluation après la comptabilisation initiale (c’est-à-dire que, par la suite, elles soient évaluées à leur coût, diminué des amortissements cumulés et des pertes de valeur cumulées). [AP]

• Méthode d’amortissement : linéaire. [RAP]

• Valeur résiduelle : Zéro (à moins que l’entité ne compte aliéner l’actif avant la fin de sa vie économique et qu’il existe un marché pour cet actif ou un engagement d’un tiers de l’acheter). [RAP]

• Catégories d’actifs incorporels sur lesquelles des informations sont à présenter dans les notes : (le cas échéant) (a) logiciels acquis séparément (exigé) (b) logiciels développés en interne (exigé) (c) actifs incorporels en cours d’élaboration (d) licences et droits (e) droits de reproduction (f) autres actifs incorporels. [RAP]

Avril 2007




Durées de vie utile

• Logiciels acquis séparément : 3 à 10 ans (g) logiciels développés en interne : 3 à 10 ans (h) actifs incorporels en cours d’élaboration : pas

d’amortissement (i) licences et droits : durée de la licence ou des

droits, ou vie utile de 2 à 6 ans, si celle-ci est plus courte

(j) droits de reproduction : durée du droit d’auteur, ou vie utile de 3 à 10 ans, si celle-ci est plus courte

(k) autres actifs incorporels. [RAP]

Audits annuels Considérant que la fréquence des audits est fixée par l’Organe directeur, il est recommandé que les organisations fassent auditer chaque année leurs états financiers annuels, lorsqu’elles commenceront à présenter des états financiers annuels conformes aux normes IPSAS. [Politique d’information financière]

Convenu à la réunion de juin 2007 du

Groupe de travail

IPSAS 24 Information sur les montants inscrits au budget et les montants réalisés

1. Toutes les organisations fassent entrer les différences effectives (variances) entre les montants réalisés et les montants inscrits au budget dans leur comparaison de ces montants. [RAP] 2. Les organisations qui établissent leur budget sur un exercice biennal ou pluriannuel présentent, en fin d’exercice, une comparaison des montants inscrits au budget et des montants réalisés pour l’ensemble de l’exercice biennal ou pluriannuel. [RAP] 3. Toutes les organisations rapportent leurs comparaisons des montants inscrits au budget et des montants réalisés à leur budget final. [AP]

Convenu à la réunion de juin 2007

180 EX/34 Annexe III

ANNEXE III

UNESCO - ÉCARTS DÉCELÉS ENTRE NORMES UNSAS ET IPSAS

Élément Analyse des écarts Champ de la

consolidation

Analyse de l’écart n° 1 : Les entités entrant dans le champ de la consolidation doivent appliquer les mêmes règles de comptabilité, fondées sur les normes IPSAS

Pour produire des états financiers conformes aux normes IPSAS, toutes les entités entrant dans le champ de la consolidation à l’UNESCO devraient appliquer les mêmes normes de comptabilité IPSAS. Leurs dates de reporting financier devraient aussi être semblables, ou différer au maximum de trois mois, auquel cas il faudrait opérer des ajustements.

Analyse de l’écart n° 2 : Élimination des soldes et opérations interentités

Les soldes et opérations entre les entités composant une entité économique, à savoir ventes, transferts et produits comptabilisés à la suite d’une ouverture de crédit ou autre autorisation budgétaire, les charges et les dividendes sont intégralement éliminés.

Analyse de l’écart n° 3 : Traitement comptable des services d’épargne et de prêt du personnel

Les normes IPSAS ne disent rien sur le sujet précis de la comptabilité des fonds. D’après notre analyse, deux questions doivent être soulevées pour établir le traitement comptable conforme : l’existence d’une « personne morale » pour la fiducie et l’existence d’un contrôle (selon la définition de la norme IPSAS 6 relative aux entités contrôlées). La première exigence n’est pas satisfaite et la seconde ne l’est que partiellement, puisque l’une seulement (le pouvoir) des deux conditions du contrôle (pouvoir et avantages) est remplie.

En conclusion, le traitement comptable peut être analysé au regard des options retenues par d’autres organisations pour répondre à une question analogue. Il faudrait aussi suivre les conclusions de l’Équipe IPSAS des Nations Unies qui travaille sur ce sujet.

Informations à présenter dans

les états financiers et dans

les notes

Analyse de l’écart n° 1 : Des composantes nouvelles à présenter dans les états financiers et une structure déterminée à respecter

Les éléments nouveaux prescrits sont l’état des variations du capital, le tableau de rapprochement entre résultats comptables et budgétaires et les informations sectorielles. Les actifs et passifs figurant dans l’état de la situation financière doivent être classés selon leur nature, en courants et non courants. Les produits et les charges doivent être portés séparément dans l’état de la performance financière. Les montants des actifs qui sont soumis à restrictions et la nature de ces restrictions doivent aussi être indiqués, soit dans les états financiers à usage général, soit dans les notes y afférentes.

180 EX/34 Annexe III - page 2

Élément Analyse des écarts Analyse de l’écart n° 2 : Informations à présenter dans les notes

Ces informations peuvent avoir trait aux différents états, mais aussi relever de l’information hors bilan (actifs éventuels, passifs éventuels, événements postérieurs à la période de reporting). L’UNESCO doit déterminer quelles sont les informations nouvelles à présenter et, au besoin, compléter celles qu’elle présente actuellement.

Analyse de l’écart n° 3 : Information relative aux parties liées

La présentation d’informations sur certaines relations entre parties liées, opérations entre parties liées et relations sous-tendant ces opérations ainsi que d’informations sur les principaux dirigeants (rémunération, indemnités, emprunts…) est obligatoire.

Analyse de l’écart n° 4 : Tableau des flux de trésorerie

À l’heure actuelle, le tableau des flux de trésorerie ne comprend que les fonds à usage général et les autres fonds appartenant en propre à l’UNESCO. Tous les fonds devraient figurer dans le tableau des flux de trésorerie de l’Organisation.

Analyse de l’écart n° 5 : Information budgétaire

Pour se conformer aux normes IPSAS, l’UNESCO devra publier une comparaison entre les montants approuvés dans le budget et les montants réalisés chaque année, en donnant des explications sur les différences.

Monnaie étrangère

Analyse de l’écart n° 1 : Taux de change pour les opérations en monnaie étrangère

Les écarts ou écarts potentiels décelés à propos du taux de change utilisé à l’UNESCO pour comptabiliser les opérations en monnaie étrangère sont les suivants :

- Taux de change opérationnel des Nations Unies ou cours au comptant à la date de l’opération pour la comptabilisation initiale d’une opération en monnaie étrangère (autre qu’une recette ou dépense du Fonds général). À noter : Si le taux opérationnel des Nations Unies est proche du cours au comptant, il n’y a pas d’écart.

- Le taux de change constant de l’UNESCO ou le cours au comptant à la date de l’opération pour la comptabilisation initiale d’une recette ou dépense en monnaie étrangère du Fonds général. À noter : Le taux de change constant ne correspondant ni à une moyenne hebdomadaire, ni à une moyenne mensuelle, le recours à ce taux doit être considéré comme un écart.


Élément Analyse des écarts Analyse de l’écart n° 2 (potentiel) : Comptabilisation des écarts de change

Il pourrait y avoir un écart en cas de différences de change liées à un gain ou une perte de valeur d’éléments non monétaires comptabilisés directement dans l’actif net/situation nette : il faudrait alors procéder à des ajustements en fonction des normes IPSAS pour pouvoir rendre compte correctement des différences de change ayant trait à ces éléments (immobilisations corporelles et stocks par exemple).

Analyse de l’écart n° 3 : Questions à suivre à l’occasion de la consolidation des instituts

L’UNESCO devra aussi appliquer les règles d’IPSAS 2 pour intégrer les flux de trésorerie de ses instituts (en euros) au tableau consolidé des flux de trésorerie. À l’heure actuelle, les instituts ne sont pas intégrés au tableau des ces flux. Si l’UNESCO et ses instituts effectuent entre eux des opérations sur des actifs monétaires, il faudra que la différence de change soit comptabilisée dans l’excédent ou le déficit de l’Organisation.

Comptabilisation

des produits Analyse de l’écart n° 1 : Date de la comptabilisation des contributions mises en recouvrement

Sous le régime IPSAS, l’UNESCO ne sera pas en mesure de comptabiliser l’intégralité des contributions mises en recouvrement en début d’exercice et devra plutôt enregistrer en chaque cas la fraction de la contribution à rattacher à l’année considérée. La difficulté consiste à estimer ce montant. L’une des solutions possibles serait de comptabiliser les produits au prorata des charges inscrites au budget, qui sont indiquées par année dans le budget biennal.

Analyse de l’écart n° 2 : Comptabilisation initiale des contributions volontaires (y compris les fonds reçus en vertu d’arrangements interorganisations)

Dans le cadre des normes IPSAS, l’UNESCO doit enregistrer ses contributions volontaires en comptabilité d’exercice, et non pas de trésorerie. En fin d’année, l’estimation des produits correspondants pourrait être faite au prorata.

Analyse de l’écart n° 3 : Comptabilité des contributions volontaires assorties de conditions (y compris les fonds reçus en vertu d’arrangements interorganisations)

Une charge ne peut être comptabilisée à ce titre que s’il existe une condition dans l’accord. Le produit est représenté par une hausse de l’actif net (actifs diminués des passifs correspondants). L’analyse de cet écart exige un examen complet de chacun des accords signés dans le cadre de contributions volontaires.

Analyse de l’écart n°4 : Comptabilité des programmes d’attribution de prix

Selon la norme IPSAS 23, seuls doivent être comptabilisés en produits les avantages, diminués, le cas échéant, du passif dû à l’accord.


Élément Analyse des écarts Trésorerie et

équivalents de trésorerie

Un seul écart a été décelé en ce qui concerne l’obligation d’indiquer le montant des soldes de trésorerie soumis à restrictions, soit dans les états de la situation financière eux-mêmes, soit dans les notes afférentes aux états financiers.

Investissements

Analyse de l’écart n° 1 : Classement des instruments financiers

Il est nécessaire que l’UNESCO procède à un examen complet de son portefeuille, afin que le classement de ses instruments financiers soit effectivement conforme à la norme IAS 39.

Analyse de l’écart n° 2 : Variation de la juste valeur d’actifs

Après avoir ainsi classé ses instruments financiers, l’UNESCO devra les évaluer comme le prescrit la norme IAS 39.

Analyse de l’écart n° 3 : Opérations de couverture

Il faut que l’UNESCO établisse sa désignation et sa documentation officielles pour sa stratégie en matière de couverture.

Il faudra ensuite qu’elle se conforme aux prescriptions de la norme IPSAS (comptabilisation initiale et évaluations ultérieures) et suive l’efficacité de cette stratégie.

Analyse de l’écart n° 4 : Dérivés incorporés

À l’heure actuelle, l’UNESCO mesure les deux types d’investissements, avec les instruments dérivés qui peuvent y être incorporés, à leur juste valeur, les variations de cette juste valeur étant mesurées par les instruments de fonds propres dans le cas des profits latents et par le compte de résultats dans celui des pertes latentes. Il faut qu’elle réexamine l’intégralité des portefeuilles de placements, en vue d’identifier les dérivés susceptibles d’y être incorporés, et, en fonction de l’évaluation retenue pour le contrat hôte et des résultats de l’analyse effectuée pour déterminer si les caractéristiques économiques et les risques du dérivé incorporé considéré sont ou ne sont pas étroitement liés à ceux du contrat hôte, de se conformer aux prescriptions de la norme IAS 39 concernant la mesure des instruments financiers dérivés (variations intégrales de la juste valeur à travers le compte de résultat).

Analyse de l’écart n° 5 : Dépréciation

Selon le classement des actifs financiers prescrit par la norme IAS 39, l’UNESCO devra réexaminer ses portefeuilles de placements aux fins de l’établissement de la dépréciation.

Pour l’heure, aucune dépréciation n’est nécessaire, puisque toutes les pertes latentes sont portées en charge.


Élément Analyse des écarts Analyse de l’écart n° 1 : Comptabilisation en produits des contributions

mises en recouvrement et des contributions volontaires (voir la composante relative à la comptabilisation des produits)

Analyse de l’écart n° 2 : Provision pour créances douteuses (amortissement)

Créances à recevoir

Dans le cas des contributions mises en recouvrement, rien n’est enregistré à la fin de l’année financière pour tenir compte des créances douteuses et comptabiliser ainsi le risque de non-recouvrement de certains montants. Les normes IPSAS exigent que l’UNESCO procède à une analyse chronologique de son solde de créances anciennes à recevoir, en vue de déterminer les risques potentiels de non-perception de ces sommes à recevoir au titre des contributions d’États membres. À partir de cette analyse des risques, une provision pour créances douteuses sera portée dans les comptes.

Analyse de l’écart n° 3 : Indication des valeurs brute et nette des sommes à recevoir

Les normes IPSAS exigent que soient indiquées la valeur brute et la valeur nette des créances à recevoir. Le montant de la provision pour amortissement est une information obligatoire.

Autres actifs

Analyse de l’écart n° 1 : Écarts concernant les immobilisations corporelles

Ces écarts sont décrits dans l’évaluation de la composante « Immobilisations corporelles ». On peut quand même en mentionner un : suivant les normes IPSAS, les différents éléments des états financiers doivent être présentés selon leur nature. Partant, tous les éléments afférents aux immobilisations doivent être classés sous cette rubrique et ne peuvent pas être éparpillés entre différentes lignes du bilan.

Analyse de l’écart n° 2 : Les opérations entre les entités qui sont consolidées dans les états financiers de l’UNESCO devront être éliminées (voir la composante « consolidation »)

Analyse de l’écart n° 3 : Les charges payées d’avance ne sont pas comptabilisées (charges facturées, mais sans livraison, totale ou partielle)

En comptabilité d’exercice, les opérations ou événements sont comptabilisés lorsqu’ils ont lieu (ce qui n’est pas nécessairement le cas de l’encaissement ou du décaissement de trésorerie ou d’équivalents de trésorerie). Les produits devant être constatés dans la période à laquelle ils se rapportent (IPSAS 9), ils seront comptabilisés à la livraison des marchandises et à la réception du service. La norme IPSAS 9 fournit implicitement les règles à appliquer pour déterminer la date à laquelle comptabiliser des charges, puisqu’elle énonce celles qui s’appliquent à la comptabilisation des produits, reflet des charges. Si la livraison ou la prestation de service n’est que partielle en fin de période de reporting, cela amène à calculer « au prorata » le montant des charges directement liées à la période de reporting et à enregistrer celles qui ont été payées d’avance. Ces dernières sont portées à l’actif du bilan et ont pour contrepartie une baisse des dépenses dans les comptes de résultats.


Élément Analyse des écarts Analyse de l’écart n° 4 : Les stocks distribués à un coût nul ne sont pas évalués au coût de remplacement

La norme IPSAS 12 prescrit que les stocks distribués à un coût nul ou symbolique soient évalués au coût de remplacement. Le traitement actuel qui repose sur l’inscription d’une valeur nulle (0) au bilan, ne permet pas de les comptabiliser en charges de la période où elles sont encourrues. Après discussion avec l’UNESCO, ces stocks ne devraient pas être importants.

Autres actifs

Analyse de l’écart n° 5 : La méthode du coût repose sur une méthode premier entré, premier sorti (PEPS) modifiée

Selon IPSAS 12, deux méthodes de détermination du coût sont autorisées : celle du premier entré, premier sorti et celle du coût moyen pondéré. La méthode employée actuellement devrait être modifiée pour devenir pleinement conforme à celle du PEPS.

Analyse de l’écart n° 6 (potentiel) : Le traitement comptable des comptes d’attente du Bureau de Brasilia afférents aux « autres actifs »

Les « autres actifs » comprennent ceux des actifs du Bureau de Brasilia de l’UNESCO. Il s’agit des comptes d’attente qui représentent des actifs liés à des charges pour lesquelles le contrat n’a pas encore été signé, à des dépenses engagées sans que les rentrées correspondantes aient encore été reçues et à des dépenses au titre de projets dépassant largement le projet considéré. Les critères de comptabilisation des actifs ne paraissent pas être remplis au regard des normes IPSAS. Cela dit, une analyse plus approfondie s’imposerait pour confirmer cet écart.

Analyse de l’écart n° 1 : Comptabilisation des actifs incorporels

Selon les normes IPSAS, tous les actifs incorporels (qui pour le moment ne sont pas comptabilisés) devraient être enregistrés dans les états financiers lorsqu’ils satisfont aux conditions suivantes :

Immobilisations incorporelles

1. Ces actifs sont identifiables, c’est-à-dire : - capables d’être détachés de l’entité et vendus, transférés, concédés

sous licence, donnés en location ou échangés, soit individuellement, soit avec un contrat, un actif ou un passif connexe, ou

- nés de droits contractuels ou autres droits juridiques, que ces droits soient ou non transférables ou détachés de l’entité, ou d’autres droits ou obligations.

2. Leur coût peut être valablement évalué, et leurs avantages économiques futurs sont probables.


Élément Analyse des écarts Analyse de l’écart n° 1 : Comptabilisation des immobilisations corporelles

La norme IPSAS 17 prescrit qu’une immobilisation corporelle soit comptabilisée en tant qu’actif lorsqu’elle remplit des conditions déterminées.

L’UNESCO ne se conforme pas aux normes IPSAS en ce qui concerne la comptabilisation des immobilisations corporelles, car les actifs fixes acquis sont portés en charges. Il faudrait revoir les stocks d’actifs fixes actuellement détenus suivant le module FA ou le tableur Excel pour veiller à ce qu’ils soient complets et évalués exactement.

L’équipe IPSAS des Nations Unies étudie actuellement la comptabilisation des « actifs de projet ».

Analyse de l’écart n° 2 : Passifs à payer au titre des livraisons d’actifs

La norme IPSAS 17 prescrit que tous les actifs :

(a) livrés mais non facturés en fin d’année fassent l’objet d’une évaluation fiable et soient inscrits au passif dans les états financiers ;

(b) facturés mais non livrés en fin d’année ne soient pas inscrits parmi les immobilisations.

Immobilisations corporelles, y compris les travaux de

rénovation en cours

Ces passifs ne sont pas pris en considération pour les immobilisations corporelles de l’UNESCO.

Analyse de l’écart n° 3 : Traitement comptable des actifs acquis pour un coût nul

La norme IPSAS 17 (paragraphe 23) prescrit que ces actifs soient comptabilisés à leur juste valeur à la date de l’acquisition.

Analyse de l’écart n° 4 : Traitement comptable des dépenses ultérieures

Les normes IPSAS prescrivent que toutes les opérations de réparation, rénovation ou entretien effectuées pour rétablir ou préserver les avantages économiques futurs soient portées en charges (et non pas ajoutées à la valeur du bâtiment).

Les dépenses ultérieures relatives à une immobilisation corporelle ne sont comptabilisées à l’actif que si elles améliorent l’état de cette immobilisation, mesuré sur sa durée d’utilité totale, au-delà de son niveau de performance défini en dernier lieu.

La nature des coûts de rénovation de la phase I devrait être analysée avec soin, pour permettre de déterminer si l’état du bâtiment s’en trouve amélioré.


Élément Analyse des écarts



Analyse de l’écart n° 5 : Amortissement des immobilisations corporelles

La norme IPSAS 17 (paragraphe 12) prescrit le calcul d’un amortissement d’un actif sur sa durée d’utilité, pour refléter le rythme selon lequel les avantages économiques futurs ou le potentiel de service liés à l’actif sont consommés par l’entité (paragraphe 54). Aucun amortissement n’avait été enregistré par l’UNESCO à la fin de l’année 2006.

Analyse de l’écart n° 6 : Exécution de tests de dépréciation

La norme IPSAS 21 (paragraphe 22) indique qu’il faut procéder chaque année à un examen de chacun des actifs, pour déterminer s’il a pu perdre de sa valeur, surtout si certains indicateurs donnent à penser que la valeur comptable de l’actif est probablement supérieure à sa valeur de service recouvrable. À ce stade, l’UNESCO n’effectue pas de tests de dépréciation.

Analyse de l’écart n° 7 : Informations à fournir

La norme 17 (paragraphe 73) exige que, pour chaque catégorie d’immobilisations corporelles, des informations aussi étendues que détaillées soient fournies dans les états financiers et notamment un rapprochement entre les valeurs comptables à l’ouverture et à la clôture de l’exercice, informations que l’UNESCO n’avait pas présentées en fin d’année.

Analyse de l’écart n° 8 : Comptabilisation des contrats de location relatifs à un terrain dans les états financiers

La norme IPSAS 13 exige qu’un contrat de location portant sur un terrain soit considéré comme un contrat de location simple, à moins que la propriété du terrain ne passe au preneur à l’expiration du contrat de location. Le contrat de bail pour le terrain de Fontenoy mentionne la possibilité pour l’UNESCO :

- de renouveler le bail pour une autre période de 99 ans ; - d’acheter le terrain, à l’expiration de la durée du bail, à sa juste valeur sur

le marché à la date d’acquisition.

En conséquence, ces loyers sont appelés à être traités comme des contrats de location-financement, et chaque terrain devrait être inscrit au bilan, pour la plus faible des deux valeurs suivantes :

- la juste valeur des actifs loués ; - la valeur actuelle des paiements minimaux au titre de la location.

Or, le montant du loyer annuel de chaque terrain étant insignifiant (de l’ordre de 15 euros par an), la valeur actuelle nette est proche de 0 (bien en deçà de la juste valeur des terrains). Il s’ensuit que ces terrains seraient comptabilisés dans les états financiers à une valeur non significative.





Analyse de l’écart n° 9 : La démarche par composante

Suivant les normes IPSAS, il faut que les immobilisations importantes soient divisées par composantes, chacune étant amortie séparément sur sa durée de vie utile.

Analyse de l’écart n° 10 (potentiel) : Location d’une partie des bâtiments de l’UNESCO à des délégations nationales

Ces loyers doivent être analysés pour permettre de décider s’ils peuvent être classés dans la catégorie « immeubles de placement ». Selon la norme IPSAS 16, la nature du contrat de location (location-financement) ou la possibilité inscrite dans le contrat d’acheter la partie du bâtiment occupée par les délégations constituent deux critères de comptabilisation.

Paiements/

contributions reçus par avance et autres passifs

Aucun écart n’a été décelé, car les règles de comptabilisation et d’évaluation appliquées sont conformes aux normes IPSAS.

Engagements non liquidés

Analyse de l’écart n° 1 : Comptabilisation des engagements non liquidés.

En comptabilité d’exercice, les engagements non liquidés peuvent être comptabilisés comme suit : (1) pour ceux qui sont extraits de MM : les livraisons n’ayant pas encore été effectuées, ils ne sont pas comptabilisés comme charges, ou provisions. Ils devraient être indiqués en tant qu’engagements juridiques dans les notes. (2) Pour ceux qui sont extraits de FM : comme le module FM ne permet pas d’identifier les livraisons, les engagements non liquidés peuvent être comptabilisés en tant que charges à payer (pour les biens et services livrés, mais non payés) ou indiquer en note (pour les biens et services qui n’ont pas encore été livrés).

Passifs à payer

Analyse de l’écart n° 1 : Informations à fournir

Les sociétés appliquant les règles des Normes internationales d’information financière (IFRS) indiquent habituellement les « Biens ou services reçus sans facture » sur une ligne distincte.

Par ailleurs, il faut faire la différence entre passifs courants et non courants, ou adopter une présentation classant les passifs par ordre d’engagement décroissant si cette information correspond mieux à la nature de l’organisation considérée.

Analyse de l’écart n° 2 : Date de la comptabilisation/charges à payer

La norme IPSAS 9 recommande implicitement d’enregistrer l’achat à la livraison de la marchandise et à la réception du service. Selon le module SAP utilisé (FM ou MM), ce n’est pas toujours cette date qui est retenue pour la comptabilisation (voir l’analyse de l’écart concernant les engagements non liquidés).



Passifs à payer

Analyse de l’écart n° 3 : Évaluation des bons non rachetés retirés

Il semble que les bons non rachetés n’aient jamais été annulés en ce qui concerne les montants en attente de conversion depuis de nombreuses années. En conséquence, il n’y a sans doute jamais eu la moindre incidence sur l’état des recettes et des dépenses, alors qu’il y aurait un montant substantiel à comptabiliser en recettes. Différents procédés ont été appliqués pour retrouver « l’âge » de ces bons (date de validité, solde affecté d’un âge,…), mais il faudrait les compléter par l’application effective d’une règle prévoyant l’annulation des bons non rachetés.

Analyse de l’écart n° 4 : Les opérations entre entités consolidées dans les états financiers de l’UNESCO doivent être éliminées (voir la composante consolidation)

Dépôts des membres (du SEPU)

Les dépôts des membres ne concernent pas que les fonds en numéraire déposés par le personnel. Ils peuvent être considérés comme des actifs soumis à restrictions et devraient par conséquent être indiqués soit dans l’état de la situation financière, soit dans les notes (voir l’analyse de l’écart relatif à la trésorerie et aux équivalents de trésorerie).

Emprunts Pas d’écart décelé : l’inscription des coûts d’emprunt à l’actif n’est pas applicable à l’UNESCO.

Avantages offerts au personnel (prestations à

payer au personnel)

Analyse d’écart n° 1 : Comptabilisation exhaustive des avantages offerts au personnel.

Sous le régime IPSAS, l’UNESCO devra comptabiliser les charges et passifs connexes au moment même où les membres du personnel fourniront les services en échange desquels les avantages sont offerts.

Analyse d’écart n° 2 : Comptabilité des avantages postérieurs à l’emploi

(1) Traitement comptable de la Caisse des pensions

Le traitement comptable de la Caisse des pensions est actuellement à l’étude au sein de l’Équipe centrale du projet IPSAS Nations Unies, car il s’agit d’un problème commun à toutes les organisations du système. La question est de savoir si les passifs de l’UNESCO au titre de la Caisse des pensions doivent être inscrits dans ses états financiers.

L’obligation financière dont l’UNESCO est redevable à la Caisse consiste en ses cotisations obligatoires, au taux fixé par l’Assemblée générale des Nations Unies, et la part qu’elle aurait, le cas échéant, à verser pour couvrir un éventuel déficit actuariel de la Caisse. La responsabilité et le risque d’une sous-performance du régime des pensions paraît reposer exclusivement sur l’UNESCO, et non sur le système, d’où il découle que les engagements relatifs aux prestations de retraite à verser devraient être indiqués dans les états financiers de l’Organisation. Cela dit, il faut faire une analyse juridique plus approfondie pour déterminer quelle est l’entité responsable.



Avantages offerts au personnel (prestations à

payer au personnel)

(2) Traitement comptable des prestations d’assurance maladie

Ces prestations doivent être représentées dans les états financiers de l’UNESCO. La méthode actuelle d’évaluation repose sur une base actuarielle. Toutefois, vu sa complexité, il faut que des actuaires professionnels revoient ce calcul. L’UNESCO devra aussi se conformer à la méthode comptable du couloir, recommandée par l’ONU. Enfin, elle devra en outre comptabiliser les actifs de la Caisse d’assurance maladie : si ces actifs satisfont aux critères des « actifs du régime » définis par l’ED, l’UNESCO pourra annuler ses passifs.

Analyse de l’écart n° 3 : Présentation dans l’état de la situation financière

La norme IAS 19 et le projet ED 31 exigent que les avantages accordés au personnel soient classés selon leur durée, courte ou longue, c’est-à-dire selon que les prestations sont dues dans les 12 mois suivant la fin de la période de reporting au cours de laquelle l’intéressé a rendu le service, ou plus tard.

Provisions pour risques et

passifs

Analyse de l’écart n° 1 : Comptabilisation des provisions

- Il ressort de l’analyse de l’écart qui concerne l’élément « réserves » que certaines réserves administratives doivent être qualifiées de provisions.

- La norme IPSAS 19 indique que la comptabilisation repose sur le principe de la meilleure estimation. L’impossibilité actuelle d’estimer les résultats des actions en justice devrait être réexaminée à la lumière de la notion de « meilleure estimation ».

Analyse de l’écart n° 1 : Reclassement des réserves dans les états

financiers

Réserves et soldes des fonds

- Le Fonds de roulement pourrait être reclassé en « Capital provenant des contributions des États membres », car il est semblable aux fonds propres (obligatoire).

- La définition des réserves administratives (qui figurent dans les réserves d’exploitation) correspond aux provisions. Ces réserves ont été constituées suivant les règles applicables à chacun des fonds, essentiellement pour couvrir les dépenses de personnel connexes (cessation de service, droits après la cessation de service) et d’autres sorties futures éventuelles.

- Les soldes afférents aux projets financés par des donateurs peuvent être demandés par eux (cas des fonds-en-dépôt, par exemple). Ils demeurent en effet la propriété des donateurs et devraient donc ne pas être enregistrés comme réserves dans les états financiers (au titre des réserves et soldes des fonds), mais comme un passif au bilan.

- Quelques éléments comptabilisés dans les « autres excédents » (montants disponibles pour le système d’incitation positive et soldes non dépensés des engagements non liquidés) pourraient être classés sous des rubriques plus pertinentes des réserves, telles que les excédents budgétaires.

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