UNIDAD IIORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONALORGANIGRAMA

Una organización requiere un orden en los diferentes niveles que la componen, lo que va generando grados de complejidad en las relaciones entre los diferentes componentes de la empresa. Para tener una buena estructura organizacional, se requiere un organigrama, que indique la línea de autoridad y responsabilidades de cada puesto o departamento, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de la organización.

Definición de Organigrama: Es una representación grafica de la estructura de una empresa. Representa las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, asi como la de las personas que trabajan en las mismas.

Los organigramas son la representación grafica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y asesoría.

Jack Fleitman, Negocios exitosos, McGraw-Hill, 2000, p. 246

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA MIXTOMixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base 

ORGANIGRAMA CIRCULARCirculares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

ORGANIGRAMA EMPRESARIAL

Desempeña un papel informativo Contiene los elementos de autoridad, los diferentes niveles jerárquicos y la relación

entre ellos. Facilitar la detección de fallas en la organización.

Además, debe de cumplir con los siguientes requisitos: Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Estructura de la organización

Puestos y categorías

Relación entre la organización

Relación entre las unidades que la integran

Jerarquía de puestos de mayor a menor de importancia

Comunicación y sus vías

Líneas de supervisión

DEPARTAMENTALIZACIÓNDefinamos que significa departamento en el contexto de la organización de una empresa. Se le considera departamento a la unidad administrativa que se emplea para dividir a una empresa en sus partes, según las actividades y sus funciones, procurando organizar el trabajo en unidades sociales o agrupamientos humanos específicamente constituidos, actuando con mayor o menor grado autonomía.“La departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente relacionadas. En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad. A continuación se procede a la departamentalización con el objeto de lograr una gestión eficiente.

El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales.Por ejemplo: División por jerarquía División por funciones División por división(unidades/delegación, grupo de clientes,

grupo de productos, proyecto, etc.) División por proceso productivo: facilitando la especialización en

cada proceso productivo. División por proyectos o clientes División por departamentos geográficos División por departamentos orientados al mercado División por turnos de trabajo

La elección del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la departamentalización depende, en general, de los objetivos de la organización, de las características del entorno exterior, de la tecnología utilizada, de la formación de los trabajadores, del tipo de tareas ejecutadas, de la existencia (o no existencia) de unidades/delegaciones alejadas geográficamente, de la dimensión de la organización y de la estrategia a seguir.

RELACIÓN ENTRE EL ORGANIGRAMA Y DAPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización esta directamente relacionada con la dimensión que tenga la empresa u organización, ya que cada mando dirige un número limitado de empleados. Cuando se crean los diversos departamentos, un jefe superior puede controlar a cierto número de jefes inmediatos y cada uno de éstos a otro de rango inferior, así se origina una estructura que llega hasta operativos básicos.El organigrama permite graficar visualmente todas estas funciones, es una fuente autorizada de consulta, indica la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales departamentos o áreas de la empresa, facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relación dentro de la empresa, ayudan a evitar o descubrir la duplicidad de funciones o lagunas, así como tramos insuficientes o excesivos de control; refleja los diferentes tipos de trabajo.

De la misma forma se muestra la representación de la división del trabajo, al mostrar los cargos y cómo se agrupan en unidades administrativas.

LA ESTRUCTURA DE UN ORGANIGRAMA

El primer paso es determinar el tipo de organigrama que vas a utilizar, no olvidando la misión, visión y a partir de eso, realizar las siguientes actividades: Elaborar una lista con todas las funciones de la empresa Clasificarlas por niveles Agruparles según el orden jerárquico Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas Especifica las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligaciones entre las

funciones de puesto. Establece las líneas de comunicación entre los departamentos

Recuerda que el tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán tener relación con el tamaño y necesidades especificas, así como las funciones involucradas.

UNIDAD DEPARTEMENTA

L AUNIDAD

DEPARTEMENTAL C

GERENTE GENERAL PLANIFICACIÓN

ASESORÍA

SUBGERENTE

DIRECTOR DE ÁREA B

DIRECTOR DE ÁREA A

DIRECTOR DE ÁREA C

SUBDIRECTOR DE ÁREA B

SUBDIRECTOR DE ÁREA A

UNIDAD DEPARTEMENTA

L BUNIDAD

DEPARTEMENTAL

INTERPRETACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL ORGANIGRAMA

Las líneas verticales indican autoridad sobre las áreas que están abajo. Las líneas horizontales señalan especialización y correlación. Cuando la línea cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Cuando la línea se coloca al lado de la figura geométrica indica relación de

apoyo. Las líneas sin interrupción indican autoridad formal, mando, comunicación y

jerarquía. Las líneas discontinuas indican relación de coordinación y funciones. La figura geométrica resaltada indica condición especial de autonomía. Las figuras geométricas que tienen un numero indican que participan en un

comité especial.

COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL

La comunicación formal de la empresa.

La comunicación es esencial en nuestras vidas como seres sociales que somosy es fundamental y decisiva en el ámbito laboral. Teniendo en cuenta si la comunicación se efectúa dentro o fuera de la estructura jerarquica de la empresa, hablando de:

COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMALComunicación formal:Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para trasmitir ordenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo

Comunicación informal:Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos tramites, y en ocasiones permite obtener información adicional

Importancia de la comunicación informal

“La comunicación informal es una corriente dentro de la estructura de la comunicación laboral y es esencial para la eficiencia organizativa. La comunicación informal es la que se establece entre miembros de una organización por relaciones afectivas, identidad, simpatía que se produce entre ellos, independientemente del cargo o la posición que ocupen, facilita la colaboración y el intercambio de experiencias y conocimientos.Este canal permite asegurar una mayor coordinación entre las distintas unidades de la organización situadas en el mismo nivel jerárquico o entre personas situadas en distintos niveles jerárquicos pero con la misma autoridad.En este sentido la comunicación formal de una empresa suele utilizar medios como los murales, intercomunicadores, teléfonos, internet, circulares, memorandos, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etcétera.”

En cuanto a la comunicación informal, es evidente cuando el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de este, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.En este caso, se trata de “desviaciones en la comunicación” como el rumor, que es un tipo de comunicación informal. Surge debido a las limitaciones de información ante situaciones importantes, confusas o ambiguas que producen ansiedad e incertidumbre; por ejemplo, los cambios en las organizaciones.La comunicación informal muchas veces es vistas como algo adverso al funcionamiento de una organización. Esto ocurre cuando se propaga en forma de rumores malsanos, mentiras, informaciones inexactas que pueden tener consecuencias negativas para la moral de la empresa, pero, si se le presta el debido cuidado y se maneja a favor, aprovechando esa información se puede obtener beneficios, contribuyendo a consolidar el funcionamiento de la organización.En el funcionamiento de los canales de información tiene que haber un balance entre comunicación informal y comunicación formal. La comunicación formal y la informal se complementan y se necesitan mutuamente.

Comunicación formal e informal, ¿para qué?

La comunicación se encuentra presente en todo proceso laboral y es un factor determinante en las actividades que son realizadas.Las actividades de comunicación mas frecuentes son las reuniones para organizar la empresa, en las entrevistas a posibles socios o empleados, en las negociaciones con proveedores o clientes, en los discursos internos o externos a la empresa y en las conversaciones informales.A través de comunicación, transmitimos la misión y visión de la empresa, la cual reafirmamos o corregimos durante el proceso de operación. Asimismo, sirve a todos los integrantes de la empresa para conocer a quien dirigirse en el caso de dificultades y acortar tiempos de atención, para corregir el rumbo de la empresa y dar instrucciones en los tramos de control adecuados, así como proponer mejoras en la organización o en el proceso de producción.En esta parte debe considerarse también, las formas y el momento adecuado para transmitir la información, el tono y la intención, pues de ello depende como lo perciben los clientes, proveedores, empleados y miembros de la organización de la empresa; esto influirá en la percepción del mensaje, favoreciendo o entorpeciendo la comunicación.