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UNIDAD 3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
NIDIA HIMELDA GARZON LINARES ROMILDA LOZANO VALENZUELA
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
Trabajo de Gestión Documental II, Grupo 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 2015
UNIDAD 3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
NIDIA HIMELDA GARZON LINARES ROMILDA LOZANO VALENZUELA
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
Trabajo de Gestión Documental II, Grupo 4
DOCENTE: MARÍA NANCY URIBE CUELLAR
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 2015
INTRODUCCIÓN
La correcta organización de los documentos en una entidad es factor primordial para el
funcionamiento de la entidad. La información es la que ayuda a la toma de decisiones a
nivel institucional e interinstitucional. Con el desarrollo de este trabajo se pretende
estudiar algunos temas de gran importancia para el funcionamiento del archivo en una
entidad y es la clasificación documental y el ciclo vital de los documentos.
La clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos
semejantes con características comunes teniendo como base la estructura orgánico
funcional de las instituciones y los tramites que adelantan las dependencias en el ejerció de
las funciones.
Los documentos como producto de su trámite adquieren algunos valores como son el
administrativo, el fiscal, el contable y legal lo cual convierte a un documento en un
instrumento importante para la toma de decisiones. Los documentos son sometidos a un
proceso de valoración de carácter cultural e histórico y es lo que se denomina ciclo vital
del documento.
.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de
sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan de esta
manera los Fondos, las Secciones, las Sub secciones, Las Series Documentales y las
subseries, Los Tipos Documentales.
También encontramos como segundas las denominadas secciones ficticias y
las colecciones.“Ley 594 de 2000. Titulo 1, Articulo 4”
Estas normas se aplican de acuerdo a la descripción de cada archivo enviandoasí la
acumulación de fondos acumulados, estas se aplican según la necesidad del archivo
trabajando de una manera que nos permita controlar la documentación y aplicar las
normas según corresponda.
Elementos Mínimos de la Descripción de una Agrupación Documental.
Cuando se ha procedido a una identificación de las agrupaciones documentales, se ha
obtenido su clasificación correspondiente, así como la detección y alta de los sujetos
productores esenciales de la documentación, se disponen de los elementos mínimos de
descripción de cada agrupación documental para proceder a lo que se conoce como
descripción multinivel, son los siguientes:
Código de referencia.
El Título.
El Productor
Las Fechas.
La Extensión de la unidad de descripción.
Nivel de descripción.
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.
CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series
de un grupo documental. Es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la
entidad que lo produce, una vez identificadas las categorías administrativas
(dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las
cuales se refleja la institución productora de los documentos.
ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado
DESCRIPSION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que
consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: Representación precisa de una unidad de descripción y,
en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo,
análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y
localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
ORDENACION ORGANIZACIÓN
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
Ordenar los Documentos de Archivo en Series y Subseries Documentales con base en la Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.
Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.
La organización del archivo incluye, pues, la clasificación y ordenación y la descripción.
Proceso general de dar forma a los documentos de un archivo de manera que pueda ser controlado y accedido.
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
El conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación de
los documentos relacionados en una forma jerárquica con criterios orgánicos o
fundamentales para revelar su contenido.
La clasificación documental es una labor intelectual mediante la cual se establecen las
agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Organización = clasificación + ordenación +descripción
5¿Qué implica la clasificación?
Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y
las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.
Acciones
Funciones: Atribuciones encomendadas a una institución para que realice y
cumpla los fines para los que ésta fue creada.
.Actividades: cuya puesta en marcha da lugar a la prestación de los servicios para el
logro de las funciones
Trámites: los cuales son el reflejo del conjunto de actividades relativos a la puesta
en marcha de la empresa
Estructura Orgánica
Los documentos se producen en diferentes dependencias de cada entidad, por tanto
deben estar agrupados de tal manera que reflejen la organización
Asuntos
Hacen referencia al contenido concreto del documento.
Fundamentos de la Clasificación
La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo
La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
Los asuntos que tramita cada división administrativa
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?
La clasificación se basa en dos principios muy importantes a tener en cuenta en la
organización de los documentos y son:
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: en la clasificación se aplica a partir del conocimiento
de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se
producen para el desarrollo de un trámite se relaciona con las unidades documentales.
En las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto que por
función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue
creada.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: permite identificar los creadores de documentos que
bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos,(secciones y
subseciones documentales). El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad
incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas sobre
la cual tenga una responsabilidad directa.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la
Clasificación?
Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental
siendo estas el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento en
cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTORES: la primera tarea que debe abordarse es la
identificación de las agrupaciones documentales. Fondo, sección, subsección a partir de
la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones
del organismo productor y de los organigramas.
ESTRUCTURA ORGANICA: Para recuperar la información sobre la estructura orgánica
de la entidad nos debemos basar en
Organigramas
Creación y supresión de dependencias.
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos.
La clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual
es necesario tener a mano los estatutos como los organigramas. Con la información
brindada por estos elementos se delimitara la agrupación documental correspondiente a
cada división.
SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: Se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Cada serie documental está asociada a un asunto cuya denominación resulta del análisis
del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera. Las
subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
identificadas de forma separada de esta por su contenido y características especificas o
por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas
semejantes.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Es el esquema que refleja la jerarquización y
clasificación dada a la documentación producida por una institución.
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?
Son los elementos fundamentales de una serie documental. Son el resultado físico de
una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le
han sido asignadas.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos
de cada una.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: está constituida por el mismo tipo documental.
Ejemplo: un acuerdo o una resolución.
UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA: están constituidas por varios tipos documentales.
Formando un expediente. Ejemplos.
UNIDAD
DOCUMENTAL
TIPO DOCUMENTAL
CONTRATO 058 DE
2011
Pólizas
Balances
Certificaciones
Cámara de comercio
Acta de inicio
Otro si
Acta de liquidación
HISTORIAS LABORAL
Hoja de vida
Certificaciones de estudio
Certificaciones laborales
Referencias personales
Requisición de personal
Contrato
Afiliaciones…….
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Los tipos documentales son unidades documentales simples originadas en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla describirla y asignarle categoría diplomática. Ejemplo en la
siguiente serie documental se pueden visualizar varios tipos documentales.
SERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTLES
COMPROBANTES
DE EGRESO
Comprobante 1518
Comprobante de
egreso
Cheque
Facturas
Causación
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?
Son las fases por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
hasta su disposición final.
Es analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida.
En el manual de archivología Hispanoamérica Aurelio Tanodi sostiene y hace distinción
de tres fases.
FASE PREARCHIVISTICA (PRIMERA
FASE)
Implica la recepción, la adquisición,
reunión de documentos y trámite.
FASE ADMINISTRATIVA (SEGUNDA
FASE)
Los documentos cumplieron su tramite
pero se conservan por un tiempo
prudencial en los archivos de las
entidades productoras para fines de
consulta o para sentar precedentes o
antecedentes que surjan cumpliendo
necesidades administrativas. Su
consulta es esporádica.
FASE HISTORICA (TERCERA FASE)
Los documentos se transforman en
fuente de consulta para fines prácticos,
científicos y culturales generalmente se
guardan en los archivos históricos.
ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
Administrativo * Científicos
Legal * Históricos
Fiscal * Cultural
Contables * Testimonial
Técnicos * Evidencial
13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos
de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización,
Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y
Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de
una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en
cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de
autor.
Aporte Nidia Imelda Garzón Linares.
Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Planeación: Definido en el decreto 2609 de 2012 “Conjunto de actividades encaminadas a
la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en
el sistema de gestión documental.”
Esta compañía cuenta con un Centro de administración documental el cual gestiona los
procesos de archivo y correspondencia, teniendo como objetivo principal servir de apoyo en
los proyectos realizados.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto se programará un diagnóstico para evaluar los
procesos actuales y proponer las oportunidades de mejora que se requieran la misma,
abarcará la actualización de herramientas archivísticas a la luz de las necesidades de la
compañía.
Producción: “Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados esperados.”
En la actualidad los documentos generados por los trabajadores son ingresados al aplicativo
de gestión documental para dejar evidencia de su creación, el contenido de los mismos
cumple con los lineamientos dados por las gerencias de las áreas.
La recepción de documentos externos se realiza por el proceso de correspondencia donde
se realiza la actividad de radicación dejando un registro del ingreso del documento para su
posterior distribución interna, dicha evidencia se consigna en el aplicativo de gestión
documental.
Creación de comunicaciones permite administrar y consultar todas aquellas comunicaciones
que tienen un carácter corporativo las cuales se generan y envían entre las diferentes áreas
y sedes de la entidad. También encontramos comunicados externos los que facilitan la
administración y consulta de las comunicaciones generadas por la entidad y cuyo destino es
una persona natural o jurídica externa a la entidad con que se tiene un determinado vínculo
en el desarrollo de las actividades empresariales.
Gestión y trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a
un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos.”
Luego de surtirse los procesos de recepción y distribución las áreas realizan las gestiones
internas para cumplir con las obligaciones de la compañía (respuestas a entes de control,
pagos a proveedores, trámites administrativos internos entre otros), en el caso de generar
documentos las mismas luego de finalizadas se traducen en una evidencia documental que
reposa en el archivo para su posterior consulta.
Organización:“Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema
de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.”
La entidad de los documentos remitidos por los funcionarios se realiza teniendo como base
las TRD, las series y sub-series son el primer nivel de filtro entre las unidades documentales,
las carpetas son alimentadas respetando el principio de orden original y codificadas para
hacer su posterior recuperación.
Transferencia:“Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los
documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato
de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de
formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.”
Las transferencias documentales son realizadas por los funcionarios, por medio del aplicativo
de gestión documental, el mismo deja evidencia del momento en el trabajador remite su
documentación para custodia del CAD de igual forma el proceso requiere la validación de la
información consignada en el aplicativo versus los soportes físicos.
El calendario de transferencias documentales está habilitado durante todo el año ya que
hay una dinámica de custodia centralizada y toda la información de las unidades
documentales queda registrada en el aplicativo de gestión documental
Disposición de documentos: “Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo,
con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.”
La eliminación y/o conservación de los documentos luego de cumplir su permanencia en el
archivo central (agotados sus valores primarios) está sujeta a la verificación del cumplimiento
de los requisitos establecidos en las TRD. El proceso implica realizar un inventario de todos
los expedientes el cual es presentado al comité de archivo para su aplicación.
Preservación a largo plazo: “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.”
La entidad a dispuesto espacios en sus oficinas para la conservación física de los
documentos con el fin de garantizar su accesibilidad inmediata de igual forma está suscrito
un contrato de bodegaje con una empresa especializada en el tema la cual cumple con los
requisitos para la labor.
Por otro lado los documentos digitales son conservados en los servidores de la compañía
cumpliendo los parámetros técnicos garantizando su integridad y permanencia, los mismos
van a ser recuperados utilizando los metadatos registrados durante su fase de gestión y
central.
Valoración: “Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final (eliminación o conservación temporal o definitiva).”
Asociado a los procesos adelantados en la disposición final se espera tener actualizadas las
TRD con el fin de contar con una valoración ajustada a los procesos internos y a las
disposiciones legales vigentes.
Entidad visitada Fundación Homi, Hospital de la Misericordia
Aporte Romilda Lozano
En esta entidad cada área se encarga de la planeación y la producción de sus
documentos de acuerdo a sus funciones.
Luego es aprobado por la Dirección general y empieza el trámite
Luego cada funcionario en el nen su respectiva área asigna la unidad de conservación
aplicando el proceso de organización.
cuando cumple con el tiempo de retención según lo estipule la TRD es transferido al
archivo central.
Transferencia
Dispsición de documentos: según lo estipule el tiempo de retención en la TRD el area
de gestión documental junto con el funcionario hace la selección para verificar si el
documento se va conservar totalmente.
Preservación a largo plazo: De acuerdo con la decisión tomada en la selección y
teniendo encuenta la valoración; en donde se mira si el documento cumple con valores
secundarios se decide dejar algunos documentos como los informes de gestión para
conservación total.
Entidad visitada Grupo AR
Aporte Diana Marcela Supelano Bermúdez
Planeación
La planeación de la organización y control de los documentos fue definido hace 2 años
aproximadamente, en la cual fue contratada una empresa de Archivo para realizar las TRD
y el inventario Documental de los documentos que se encuentran en la compañía.
Producción
En la compañía cada área o dependencia son los generan sus documentos
Gestión y Trámite
La gestión y el trámite de los documentes tanto de archivo como la correspondencia en la
cual los documentos son digitalizado e ingresados al aplicativo de gestión documental en
la cual podemos por medio de unos descriptores dar una mejor consulta para nuestros
usuarios finales, la correspondencia también es radicada en el aplicativo.
Organización
La organización de los documentos va de acuerdo a las necesites de cada área y por
supuesto donde sea de mejor utilidad tanto numérica, alfabética o alfanumérica. Dentro de
la compañía también se tiene una organización especial para unas series como por
ejemplo:
PROCESOS DE OFERTA Y VENTA (DIRECCIÓN SERVICIO AL CLIENTE)
Estos expedientes se deben organizar en su interior en cinco (5) separadores distinguidos así:
a. Jurídica
Contratos
Otrosí
Datos personales
Promesa de compraventa
Oferta irrevocable de compra de bien inmueble
Cesión a terceros
inclusión
Asignación de parqueadero
Aceptación guía de compra
Aceptación de parqueaderos
Aclaración a la oferta
Carta de instrucciones
Descripción de la distribución del inmueble plano
b. Crédito
Estudio de crédito (autorización para consulta y reporte en CIFIN y DATACREDITO)
Copia Cédula de Ciudadanía
c. Documentación
Copia de Escritura Pública
Acta de entrega del inmuebles
Acta de entrega de escritura
Certificado de tradición y libertad
Orden de escritura
Lista chequeo de escrituración
d. Financiero
Carta de instrucciones anexa al pagaré y pagaré crédito y subsidio
Consignación de pago
Recibos de caja
Consignaciones
Notas debito
Notas crédito
Auxiliar de movimientos contables
e. Comunicaciones
Cartas
Correos Electrónicos
Reporte de conversación (Histórico de Negociaciones)
Memorandos
Extractos de clientes
Poder especial, amplio y suficiente
Autorizaciones
Novedades de crédito
Copia de Paz y Salvo
Carta de pensiones y Cesantías
Carta de crédito re aprobado
Carta de crédito aprobado
Carta de subsidio
Carta de subsidio prorroga
Inclusión cuando viene con un oficio remisorio (memorando, carta, etc.)
La cesión cuando viene con un oficio remisorio (memorando, Carta, etc.)
Transferencia:
Las transferencias documentales se realizan de acuerdo a los tiempos de retención que se
encuentran establecidas en las TRD en la cual el funcionario debe diligenciar el formato
que se encuentra en el aplicativo de gestión documental para realizar la transferencia.
Disposición de Documentos
Realmente en la empresa hasta este momento se está aplicando las TVD que tenia la
empresa y la eliminación se está realizando de acuerdo a los vencimientos por tiempo de
retención y está siendo digitalizada para salvaguardar la información en un servidor y asi
mantener la información de la empresa asegurada, también se contrato una empresa de
Eco reciclaje para realizar la eliminación de todos los documentos de acuerdo a las
necesidades de la compañía y teniendo en cuenta la seguridad que se debe tener al
eliminar los documentos.
Preservación a largo plazo
la compañía no contaba con el espacio adecuado para salvaguardar la documentos y se
tomo la decisión de contratar una compañía de archivo para la custodia documental de los
documentos que todavía no han cumplido su tiempo de retención , en la compañía cada
oficina cuenta con su archivo de gestión y dentro de la instalaciones contamos con dos
bodegas para custodiar los documentos del archivo Central.
14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan
en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).
Entidad visitada Fundación Homi, Hospital de la Misericordia
Aporte Romilda Lozano
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA COMERCIAL
SERIE: CONTRATOS
SUBSERIE: CONTRATOS CON ENTIDADES PUBLICAS
ASUNTO: contrato de prestación de servicios con el fondo financiero distrital
ARCHIVO
DE
GESTIÓN
Planeación: El funcionario encargado del área de contratos
redacta el contrato. Luego lo pasan a la dirección general para
ser firmado y legalizado (producción). Después es enviado a la
entidad competente en este caso al fondo financiero distrital
para terminar su legalización. (Tramite). Entonces el contrato
cuando ya está legalizado por las dos partes es archivado y
organizado en su respectiva carpeta en la oficina productora para
su consulta en cumplimiento de su respectiva función cumpliendo
con el objetivo para el que fue creado. Se conserva allí por cinco
años o dependiendo lo que dure el proceso en este caso hasta
cuando sea liquidado. Si el contrato ya fue liquidado el
funcionario encargado verifica el proceso de organización
(clasificación, ordenación y descripción); se hace la transferencia
primaria al archivo central.
ARCHIVO
CENTRAL
En esta etapa se deja el tiempo según lo estipule la tabla de
retención documental. Se hace la valoración según sus valores.
Para tomar la decisión si debe dejar para conservación total. Es
decir cumple con la disposición, preservación y valoración.
ARCHIVO
HISTRICO
Por ser un documento que cumplen con valor cultural y científico
y además por ser un trámite con una entidad del estado la
dirección general y la oficina productora toman la determinación
de conservarlos.
Aporte Nidia Imelda Garzón Linares.
Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Archivo de Gestión: permite la administración de la información que se genera
diariamente en los puestos de trabajo y que se encuentra contenida en carpetas de gestión
de cada uno de los empleaos de la entidad.
Para el proceso de creación o unificación de la unidad documental o
expediente la hace cada uno de los funcionarios; una vez conformada proceden
a crearlo en la herramienta donde capturan algunos datos así:
El funcionario encargado de su archivo maneja las Dependencia, Serie y Subserie de
acuerdo a la TRD asignada.
Una vez ingresados los datos el funcionario responsable transfiere la unidad Documental al
archivo Central.
Archivo Central: permite la administración de los archivos de la organización los cuales
se encuentran en periodo de retención y consulta activos en la entidad y que constituyen
soporte legal, comercial, técnico, económico y demás procesos realizados por la entidad.
El proceso que realiza cada funcionario es que en el archivo Central le permite realizar la
consulta de todos los archivos existentes dentro de la compañía y que se estén
custodiados por el centro de administración documental; para este proceso es importante
aclarar que el CAD ya debió aceptar la transferencia y asignarle su respectiva ubicación
dentro del archivo rodante, estantería fija o de acuerdo a las especificaciones de custodia
de los mismos. .
Por política de la compañía este tiene restricciones a la hora de validar la información
contenida en cada una; en pocas palabra la información es confidencial de acuerdo a la
Dependencia que genera o crea su expediente.
Para resaltar que están los documentos en archivo central y de acuerdo a las TRD, se
eliminan, se seleccionan o se conservan totalmente; este se hace cada año de
acuerdo al reporte que generé la herramienta y de acuerdo a las Tablas actuales.
En este modulo los colaboradores también pueden pedir en préstamo al CAD, las
unidades siendo responsables de su devolución y buen trato a los documentos en
tiempos establecidos por el ANS; firmado la ficha de préstamo como soporte del mismo y
toda la trazabilidad del expediente y prestamos queda registrado.
Archivo Histórico: permite la administración de los archivos históricos de la entidad que terminaron su periodo de retención, pero que tienen algún valor histórico y por lo tanto se deben almacenar y custodiar por un tiempo prudencial.
Este como su nombre lo indica solo encontramos expedientes que han sido conformados y que de acuerdo a la valoración que tiene la TRD y/o su importancia deben conservarse como valor de la empresa.
Tiene las mismas funciones que el archivo central donde les permite consultar el físico, sus
imágenes y tener en préstamo de acuerdo a su confidencialidad.
Archivo clientes: permite administrar los archivos de clientes que se ecuentran en periodo
de retencion y consulta activos en la compañía y que se constituyen soporte legal.
Comercial,tecnico, economico de cada uno de los clientes de la entidad, tuiene las mismas
funciones que el de archivo central y con las mismas caracteristicas, soo que encontrata
todo los cliente activos y retirados.
Entidad visitada Grupo AR
Aporte Diana Marcela Supelano Bermúdez
Archivo Gestión
Los documentos que se encuentran en el archivo de gestión los conservan cada área y
una parte de esos archivos son conservados y custodiados por el Centro de Información
de la compañía, por motivos de espacio de alguna aéreas
Archivo Central
Parte de este archivo de encuentra en custodia de la empresa de archivo que se contrato
para este fin, y es consultada por medio del aplicativo de dicha empresa. La otra parte del
archivo central se encuentra en una de las bodegas de la compañía en la cual son
almacenados y custodiados por el Centro de Información. Teniendo las restricciones
necesarias para la consulta y solicitud de los documentos. Dentro de la compañía el
préstamo de documentos son un 95% en digital y solo el préstamo de documentos en
físico son para ocasiones especiales (legales). En el momento que se realizan las
transferencias los auxiliares y analista debemos digitalizar todos los documentos para ser
custodiados y nuestros usuarios finales logren visualizar sus archivos de forma digital.
Archivo Histórico
Actualmente en la compañía no se tiene este archivo los planos y las escrituras que son de
conservación total y vitalicia son almacenadas y conservadas en una parte del archivo
central. Esta en proyectos realizar la planoteca para la adecuada organización y
conservación de todos los planos de los proyectos que realizan en la compañía.
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia tiene y
cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo
permiten tomar algunas fotografías).
Entidad visitada Fundación Homi, Hospital de la Misericordia
Aporte Romilda Lozano
La unidad de correspondencia en esta entidad hasta ahora se está implantando. Es
una prueba piloto, se está haciendo mediante share point. Hay una persona encargada
de radicar las comunicaciones tanto internas como externas. En este caso se cumple con
la planeación, la producción la gestión y el trámite.
Aporte Nidia Imelda Garzón Linares.
Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Ventanilla: Es donde se recibe toda la correspondencia para la entidad; lo que permite y
facilita la administración, consulta de las diferentes comunicaciones que se reciben de las
personas naturales y jurídicas ajenas a la entidad a las cuales se les debe hacer un
determinado proceso interno.
Recepción de comunicaciones oficiales
Los usuarios y las empresas de correo entregan la correspondencia a los auxiliares del
grupo de gestión documental, quienes a su vez realizar una revisión previa del documento
e ingresan los datos de cada documento al sistema de información y gestión documental.
A. Se llena el formulario de radicación de entrada con los datos de la persona que nos
envía la comunicación,
B. Se diligencian los campos del medio de recepción, la descripción de los anexos y la
dependencia a la que viene dirigida la comunicación.
C. Se selecciona la opción radicar después de comprobar que los datos ingresados
son correctos
D. El sistema nos emite el número de radicado que identificara el documento durante
todo el trámite.
Stiker de radicación; El auxiliar radicador después de realizar el ingreso de datos al
sistema imprime dos stiker, uno para el usuario, con el cual realiza el seguimiento a su
comunicación, y un segundo stiker para el documento que lo identificara en todo el
proceso.
Alistamiento de la planilla para recorridos: En este proceso se selecciona todo lo radicado
en un lapso de tiempo ya que por el volumen se hacen cuatro recorridos para la entrega de
la correspondencia a las diferentes áreas o colaboradores.
Se selecciona lo radicado por el auxiliar, la herramienta me exporta en PDF un formato con
todos los datos ingresados y la Dependencia a la cual pertenece el colaborador; esta se
saca impresa y se organiza de acuerdo al radicado luego el técnico de distribución hace
entrega del documento físico para su trámite pertinente, al area encargada o al
colaborador.
Este procesó es el que se cumple en la ventanilla de recepción de correspondencia
posterior se siguen con los demás procesos que están dentro del CAD.
Aporte Diana Marcela Supelano Bermúdez
Entidad visitada Grupo AR
La correspondencia de la compañía es maneja por una empresa de correspondencia
ubicada en el piso primero del edificio, todos las comunicaciones y facturas deben ser
radicadas para ser subidas a las instalaciones en 4 recorridos diarios.
De igual manera nosotros volvemos a radicar en el aplicativo de gestión documental para
tener un mejor control de las comunicaciones y las facturas de la compañía
Las comunicaciones son radicadas con unos descriptores ya diseñados para esta labor en
la cual después de guardar nos genera un nuevo radicado.
Después de radicado llegara una notificación al correo institucional de cada persona a la
cual fue radicada la comunicación
Despues de radicada se realiza el recorrido dentro de la compañía para la entrega de la
comunicaciones si es necesario entregar el fisico , porque desde que se radica se adjunta
la imagen del documentos radicado. Y el usuario final podra descargarla desde una
actividad que se genera en el Modulo de SGD
Para la radicacion de las facturas tambien se realiza desde el modulo de gestion
documental y se adjunta la imagen y se genera un radicado
En la compañía se tiene como politica que las facturas fisicas solo son entregadas a la
direccion contable y los usuarios finales tendran sus actividades y sus aprobaciones
pertinentes para el pago de esta.
De esta manera se manejan la correspondencia de la compañía todos los dias se radican
comunicaciones y los dias martes y miercoles las facturas.
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca
o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción
hasta su conservación definitiva o eliminación.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o
etapas.
Entidad visitada Fundación Homi, Hospital de la Misericordia
Aporte Romilda Lozano
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL
SERIE: INFORMES DE GESTIÓN
PRODUCCIÓN Se crea el documento teniendo en cuenta las técnicas
establecidas para la creación del mismo. Valor administrativo
GESTION Y
TRAMITE
El informe es aprobado y publicado por la Dirección General
cumpliendo con su función y objetivo para el que fue creado.
Desarrolla valor administrativo y legal
ORGANIZACIÓ
N
El informe es organizado en su respectiva unidad de
conservación; clasificado, ordenado y descrito.es de consulta
masiva y sus valores siguen siendo administrativo y legal
TRANSFERENC
IA
Desarrolla valores administrativos y legales; es un documento
primordial para la toma de decisiones en la entidad es
transferido al Archivo Central. Su consulta es esporádica.
DISPOSICION
DE
DOCUMENTOS
Según la tabla de retención se debe conservar totalmente.
Desarrolla valor cultural
PRESERVACIÓ
N A LARGO
PLAZO
Es un documento que por su valor cultural hace parte del
patrimonio histórico de la entidad, se debe digitalizar y conservar
teniendo en cuenta la normatividad vigente para ello.
VALORACIÓN Es un documento que permiten conocer las decisiones de la
institución y sirven como referencia para la investigación y la
cultura. Por su valor cultural es de conservación total.
Nota: Desde la producción hasta la transferencia cumple con valores
primarios y a partir de la disposición de documentos cumple con
valores secundarios.
Aporte Nidia Imelda Garzón Linares.
Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Ejemplo: Contrato de Arrendamiento
A la ventanilla de correspondencia llega el contrato del proveedor o cliente se radica junto
con los anexos y el funcionario encargado del área es responsable de alimentar esa unidad
documental o conformarla e informar al CAD de su actualización para su respectiva
digitalización y cargue de imágenes por tipos documentales.
1. En primer lugar de acuerdo a los cuadros de clasificación y la TRD este pertenece a la
Vicepresidencia de asuntos legales y corporativos.
2. Etas tablas ya están cargadas en la herramienta y asignada a cada area según
corresponda el colaborador ingresara los datos así:
Diligencia todos los campos para obtener esto:
3. La herramienta está diseñada para que de acuerdo a los tiempos de retención el indique la fecha de vencimiento del mismo.
Tenido en cuenta los datos del cuadro de calcificación y la TVD, esta unidad documental
vencería el 02/09/2023 y se conservaría totalmente física y digital.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o
etapas.
Una vez el trabajador de la entidad genera la trasferencia de los documentos creados
en el módulo de archivo, el técnico del CAD será notificado desde la herramienta para
una posterior verificación en cuanto el trabajador remita las unidades documentales
en modo físico.
Los trabajadores pueden consultar y solicitar unidades documentales por medio de la
herramienta, una vez el técnico del CAD recibe la solicitud gestiona su recuperación y
entrega al solicitante.
Luego de solicitada la unidad documental se entrega bajo el formato de solicitudes de
préstamo con el fin de dejar evidencia de la actividad.
Cumplen a cabalidad con el clico vital del documento
Cumplen y aplican la normatividad legal vigente
La información está a la mano y de forma ágil, rápida y segura.
Este documento desarrolla valores primarios y secundarios.
Aporte Diana Marcela Supelano Bermúdez
Entidad visitada Grupo AR
Serie Comprobantes Subserie comprobantes de Egreso Ar Construcciones
a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su
producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
El documento es generado en la Dirección financiera en el cual se realizan los pagos
de las facturas, anticipos, y demás pagos de la compañía.
La Subserie permanece un mes en el archivo de Gestión y hacen la transferencia de
acuerdo a las políticas establecidas por la compañía para realizar este proceso.
Cuando es recibida por el Centro de Información se verifica con el formato de
transferencias que coincida con el físico.
Se digitaliza en el modulo SGD (las TRD ya fueron incluidas dentro del modulo para
cada una de las dependencias)
Después de Digitalizada subseries queda para consulta solo de la Dirección
Financiera y para los usuarios que con autorización de la Directora son
habilitados para consultar esta Subserie.
Los comprobantes de Egreso son custodiados por 10 años más en el Archivo
Central para luego se eliminan de acuerdo a la disposición final de las TRD
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas
Archivo Gestión y central:
o Valor legal
o Valor Fiscal
o Valor Contable
Archivo Histórico: Para la compañía no tiene valores históricos pero a mi concepto esta serie
puede tener un valor Evidencial.
CONCLUSIONES
1. Con el desarrollo de este trabajo logramos comprender la importancia de los procesos
de gestión documental; al visitar los archivos por parte de cada una de las integrantes fue
más fácil entender el tema y afianzar todos los conocimientos al ver los procesos
aplicados en la realidad.
2. Reconocimos la importancia que tiene la ventanilla única de correspondencia en la
entidad. Allí inicia la gestión y el trámite del documento cumpliendo con el objetivo para el
cual fue creado. Ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía
diferente la de las unidades de correspondencia.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Archivo General de la Nación, Cartilla de clasificación Documental. Consultado 02 de
septiembre de 2015.disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos
Archivo General de la Nación, Cartilla de clasificación Documental. Consultado 30 de
agosto de 2015.Disponible en: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395
Archivo General de la Nación, Cartilla de ordenación Documental. Consultado 30 de
agosto de 2015. Disponible en: http://190.26.215.130/?idcategoria=2329
Técnicas Documentales de Archivo. Ordenación y Clasificación de los documentos de
archivo. Consultado el 30 de agosto de 2015. Disponible en:
http://www.actiweb.es/itsam/archivo9.pdf.