upplýsingaflæði sst námskeið
DESCRIPTION
Upplýsingaflæði og mikilvægi upplýsinga í aðgerðum.TRANSCRIPT
Upplýsingaflæði
Upplýsingar
Eru eins og vatn.
Upplýsingar hjálpa okkur að slökkva á þorstanum
fyrir þekkingu
Við þurfum öll á
upplýsingum að halda til
þess að taka ákvarðanir
og framkvæma það sem
þarf.
Þekking getur ekki flættNema upplýsingar flæði
Information can be compared to water.
Upplýsingar flæða á milli fólks í gegnum fyrirtæki,
stofnanir og tengsl manna með svipuðum hætti og vatn
flæðir um borg.
Hvar svo sem að þú sért
staðsettur í borginni, ættir
þú að geta treyst því að
vatnsflæðið sé stöðugt,
uppfylli lágmarks gæði
og ef þú skrúfar frá þá á
það að flæða
Það sama gildir um upplýsingar.
Þú verður að hafa aðgang að og geta
treyst þeim upplýsingunum sem þú
þarft á að halda
Við getum lokað á upplýsingarnar og með því átt auðveldara með að hafa stjórn á bæði aðgengi og gæðum
upplýsingana
En við verðum alltaf að muna að upplýsingar
taka stöðugum breytingum
Með því að tryggja stöðugt flæði getum við tryggt að við
séum ávallt með nýjustu upplýsingarnar
Upplýsingar sem flæða ekki munu að lokum
Úldna og þá þurfum við að henda þeim út
Þetta er mjög hættulegt umhverfi
ekki bara fyrir gullfiskinn.
Sjáið þið eitthvað upplýsngaflæði á milli einstaklinga í
þessu umhverfi?
To be continued ...
Grunnur að samstarfi og
yfirfærslu þekkingar er að
upplýsingarnar flæði á milli
manna.
Framsetning upplýsinga
Hvernig látum við upplýsingarnar flæða?
Aðgerðastjórinn
Hvað gerir aðgerðargrunnurinn fyrir okkur?
• Skráning á atvikum (logg)
• Skráning á þátttakendum og verkefnum
• Beiðnasendingar
• Skilgreining á aðgerðarlotum
• Skjalageymsla / -dreifing
Eyðublöð
• Stöðuskýrslur (SÁBFALM01 – ICS 201)
– SÁBF
– Yfirlit aðgerðar
– Samantekt
• Markmið aðgerðarinnar (SÁBFALM02 – ICS 202)
• Fjarskiptaáætlun (SÁBFALM03 – ICS 205)
• Tengiliðaskrá (SÁBFALM04 – ICS 205A)
• Hættumat (SÁBFALM05 – ICS 215A)
Töflur
Nokkrar einfaldar reglur
• Byrjið alltaf með hreina töflu
• Notið blokkstafi
• Skrifið skiljanlega
• Nýtið töfluna vel
– Ekki of stórt og ekki og lítið
• Skipuleggið notkun á töflunni
• Skiptið út pennum reglulega
• Haldið tússpennum frá töflunni
• Notið hreinsilögur og hafið hann til taks
Upplýsingatafla fyrir leit
Upplýsingatafla fyrir leit
Tímalína
Tímalína
Stöðukort
Hópar og verkefni
Verkefni aðgerðarstjórnar
To do listar
Hópar og verkefni
Stjórnandi
Framkvæmdir
Svið
Hlutverk / Svæði
Áætlanir
Staða bjarga
Skjölun
Aðgerðarlok
Staða mála
Tæknilegur sérfræðingur
Bjargir
Fjarskipti
Aðstaða
Matur
Rannsókn Fjármál
Öryggismál
Fjölmiðlar
Tengifulltrúi
Magic chart
Magic chart
Stöðukort
• Mikilvægt að uppfæra stöðu mála jafn óðum
• Upplýsingar verða að flæða vel á milli Framkvæmda og Áætlana
• Samræmdar merkingar hjálpa til
Stöðuskýrslur og stöðufundir
Stöðuskýrslur
• Sniðmát fyrir stöðuskýrslu
• Uppbygging– Meginatriði
– Samantekt
– Þolendur
– Samhæfing / stjórnun
– Starfssvæði
– Björgunarstörf
– Heilbrigðisþjónusta
– Innviðir
– Erlend aðstoð
– Þjónustumiðstöðvar
– Næsti upplýsingafundur
– Næsta stöðuskýrsla
Stöðuskýrslur
• Skráning á að vera regluleg
– Oftar og minna er betra enn sjaldan og mikið
• Bætið við myndum
• Ekki endurtaka
• Greinið frá staðreyndum enn ekki vangaveltum
• Tilgreinið hvaðan upplýsingarnar koma
• Verið hnitmiðuð
– Skráið í punkta formi
• Notið einfalt mál
– Skilgreinið stafsetningar
Keep it short and simple! (KISS)
Stöðufundir
• Hverjir mæta
– Ábyrgðaraðili aðgerðar
– Verkþáttastjórar
– Sérfræðingar
• Hversu oft
– Eins oft og þurfa þykir (3 tíma fresti)
– Ekki sjaldnar enn á 6 tíma fresti
Stöðufundir
• Hvenær
– Í upphafi aðgerðarlotu
• Dagskrá
– Stjórnandi
– Verkþáttastjórar
– Sérfræðingar
– Aðrir
• Skráning
– Mikilvægt að skrá það sem kemur fram
– Stöðuskýrsla
• Undirbúningur
Aðgerðarskýrslur
• Teknar saman eftir að aðgerð lýkur
– Ætti að gera fyrir allar stærri aðgerðir
• Hvað fór vel og illa
• Niðurstöður
Aðgerðarskýrslur - Uppbygging
• Inngangur
• Boðun
• Viðbrögð
– Fyrstu viðbrögð
– Aðgerðarlotur
• Stjórnun
• Bjargir
• Úrbætur
• Aðgerðarlisti
– Lýsing
– Ábyrgðaraðili
– Tímasett
SPURNINGAR?