usimamizi wa shule - luwingu.files.wordpress.com · kuleta maelewano. wadau katika shule ni i....
TRANSCRIPT
CHUO CHA UALIMU SINGACHINI
USIMAMIZI WA SHULE
UONGOZI
RICHARD. P J (Bed Arts)
6/6/2017
Kumbukumbu ni uti wa mgongo wa taasisi yoyote ile pia ni mishipa ya kusafirishia taarifa ndani na nje ya taasisi yoyote.(chama cha wanacheria Tanzania bara-Utawala na Uongozi)
Kumbukumbu
Ni nyaraka zenye taarifa mbalimbali zilizohifadhika katika sehemu maalumu na
kumbukumbu hizo huhusisha taarifa za vifaa,fedha,wanafunzi,wafanyakazi matukio
na hata mipango mbalimbali kwa ajili ya maendeleo ya shule ama kituo.
Kumbukumbu ni muhimu sana katika shule au kituo pia katika ofisi kwani
husaidia
Kutoa mwelekeo sahihi juu ya uongozi na utawala katika shule au kituo
Kufanya tathmini ya shule/kituo
Kuondoa migogoro isiyo ya lazima katika shule/kituo
Kujua maendeleo ya mwanafunzi,mtumishi na hata ya shule au kituo
Kubaini changamoto mbalimbali za kituo au shule.
Kumbukumbu mbalimbali za shule/kituo
A. VIFAA
Vifaa katika shule au kituo vimegawanyika katika makundi matatu vifaa vya
darasani na ofisini,vitabu(kiada,ziada rejea) na samani kumbumbu ya kununuliwa
kwa vifaa hivyo hurekodiwa katika aidha daftari maalumu au fomu
iliyoandaliwa.katika vitabu huwepo na daftari ambalo hutumika kurekodi vitabu
vyote nunuliwa idadi vilivyoazimwa na vilivyoondolewa kwenye matumizi vivyo hivyo
hata kwenye vifaa vingine.
Ni muhimu sana kuhakikisha kuwa kumbukumbu za vifaa vyote vinyoingia au
kutoka katika stoo.zifuatazo ni hati zinazotumika kutunzia kumbukumbu katika
stoo
a) Hati ya kununulia vifaa ni fomu inayotumika katika kuidhinisha malipo ya
manunuzi
b) Hati ya uwasilishaji(delivery note) vifaa vyote vilivyonunuliwa au pokelewa
huonekana katika hati hii na inapasa kutiwa sahihi na afisa mtoaji vifaa na
afisa mdhibiti pia afisa mpokeaji katika stoo anapaswa pia kutia
sahihi,kugonga muhuli na kuandika tarehe vilipopokelewa na ukurasa la leja
ambamo jina la kifaa hicho limeingizwa
c) Hati ya kupokelea vifaa hii ni fomu inayotumika kuthibitisha kuwa vifaa
vimepokelewa katika stoo hujazwa na mtunza stoo baada ya kupokea na
kuhakisha vifaa
d) Leja ya stoo mara baada ya kupokelewa ni lazima kumbukumbu zake
ziwekwe katika kitabu hiki cha leja.
e) Hati ya kutolea vifaa ika katika muundo wa kijitabu na huonesha vifaa vipi
vimetolewa na vilivyowasilishwa. Jina la aliyetoa na kupokea na cheo chake
f) Kitabu cha kiazimishia vifaa hutumika kutolea vifaa ambavyo havitumiki
vikaisha k.m vitabu majembe,ndoo,kompyuta
g) Rejesta ya kutolea vifaa hii hutumika kwa ajili ya kutolea vifaa vinavyodumu
na vile vinavyotumika na kuisha.
h) Bin card hii ni kadi ambamo huingizwa taarifa za kifaa kimoja na
kubandikwa kwenye kifaa hicho bini kadi hutumika kufuatilia vifaa
vinavyoingia,vilivyobaki ndani ya stoo na vinavyotolewa(angalia viambatisho
vya miundo uk..)
B. FEDHA
Katika shule ama kituo fedha ni sehemu muhimu ya utekelezaji wa kazi na
uendeshaji wa ofisi wa kila siku.shule inatakiwa kuweka mambo ya fedha katika
hali ya uwazi ili kuepusha migogoro isiyo ya lazima uwazi huo ni pamoja na uwepo
wa kumbukumbu za hati mbalimbali za kifedha
a) Stakabadhi
Kitabu hiki kitatumika kupokea mapato ya shule ama kituo na mara nyingi mapato
ya shule ama kituo yanatokana na ada za wanfunzi michango mbalimbali kutoka
kwa wazazi ,watu binafsi,makampuni au misaada kutoka kwa wafadhili pamoja na
fedha nyingine zozote zitakazopokelewa kwa ajili ya shule.
b) Hati ya malipo
Hiki ni kitabu kinachotumika kuidhinisha malipo kwa kufuata utaratibu ufuatao
Malipo yatafanyika pale tu ambapo hati ya malipo imeandaliwa
Imeidhinishwa na kupitiwa na wahusika
Viambatanisho vyote kama ankra,bei hati wasilisho vimeambatanishwa
Mlipwaji lazima asaini kukubali kupokea malipo
c) Kitabu cha mapato na matumizi
Hiki ni daftari maalumu(leja) ambapo mapato yote ya shule ama kituo lazima
yaorodheshwe kwenye kitabu hiki.
d) Kitabu cha fedha taslimu(petty)
Mbali na malipo yanayofanyika kwa kutumia hundi,malipo ya matumizi ya ofisi ya
kila siku yanalipwa kwa kutumia fedha kidogo zitakazotunzwa ofisini.
Hati za kumbukumbu za fedha zipo nyingi zilizotajwa hapo juu ni baadhi yake tu.
C. WANAFUNZI
Kumbukumbu za wanafunzi ni muhimu sana kuwepo kwani ndiyo msingi ama
dhumuni kuu la uwepo wa shule kumbukumbu hizo ni pamoja na
i. Kitabu cha usajili hiki ni kitabu chenye orodha ya majina ya wanafunzi au
watoto waliopo katika kituo ama shule huonesha pia mwaka alioanza shule
namba yake ya usajili na sehemu atokayo
ii. Daftari la mahudhurio ni daftari ambalo linaonesha mahudhurio ya kila siku
ya mwanafunzi
iii. Daftari la adhabu hili ni daftari lenye maelezo ya wanafunzi wanofanya
makosa na kupewa adhabu.
iv. Ripoti za kitaaluma haya ni matokeo ya majaribio mitihani ambayo
mwanafunzi anafanya kwa muda wote awapo shuleni uwepo wa ripoti hizi
husaidia sana kujua maendeleo yake kitaluma
v. Ripoti za maendeleo ya kiafya na kitabia kumbukumbu hizi ni muhimu na
husaidia sana kuwajulisha wazazi,jumuiya na kiserikali.
D. WAFANYAKAZI.
Katika kundi la wafanyakazi katika shule/kituo limegawanyika katika makundi
mawili wafanyakazi wasio walimu na walimu hata hivyo haizuii kuwa na
kumbukumbu zao katika mambo haya
i. Daftari la mahudhurio hili ni daftari linaloonesha mahudhurio ya
wafanyakazi wote kwa siku zote za kazi kila mfanyakazi anapaswa
kujiorodhesha kila siku na kusaini kuwa amefika kazini na kwa muda gani.
ii. Maazimio na maandalio ya masomo hizi ni nyaraka aandaazo mwalimu ili
yawe miongozo katika ufundishaji wake
iii. Shajara za masomo ni daftari la masomo analojaza mwalimu hasa baada ya
kufundisha.
iv. Taarifa za wafanyakazi lazima ziwepo taarifa ili zihuzuzo kila mfanyakazi
ikiwemo elimu, tarehe ya kuajiriwa, kupandishwa cheo, na masuala ya
kinidhamu.
E. MATUKIO
Shule ama kituo lazima kiweke kumbukumbu ya matukio mbalimbali baadhi yake
ni
i. Kalenda yenye kuonesha matukio ya shule
ii. Ratiba ya vipindi ya kila siku.
Maisha ya kumbukumbu na matumizi yake
Maisha ya kumbukumbu pia hulinganishwa na maisha ya viumbe hai kwa kuwa
huzaliwa,huishi na kufikia ukomo(hufa) na ukomo wa kumbukumbu ni pale
ambapo zinakuwa hazihitajiki kabisa katika matumizi ya kiofisi na huharibiwa kwa
mujibu wa kanuni na taratibu.kwa ujumla umuhimi wa kumbukumbu unaguza
maisha ya mtu mmoja mmoja taasisi na hata serikali kwani hutumika katika
Kutoa taarifa ya maendeleo ya kituo/shule
Kupandisha au kushusha cheo kwa watumishi
Kutoa ripoti za kitaaluma kwa wanafunzi
Kutathmini utendaji wa wafanyakazi
Kutoa taarifa/ripoti za matumizi ya kifedha
Kutoa historia ya shule/kituo
Utunzaji wa kumbukumbu za maendeleo ya kituo/shule
Kumbukumbu ni uti wa mgongo wa shule,kituo ama taasisi yoyote ile pia ni damu
na mishipa ya kuasfirishia taarifa ndani na hata nje ya kituo au
shule.kumbukumbu hutumika kuweka taarifa za kazi,mipango,na mikakati
mbalimbali ya kituo/shule kwa hiyo utunzaji wa kumbukumbu katika shule ni
jambo la lzima kwani husaidia kuonyesha uwazi katika uwajibikaji.hivyo
inashauriwa mtu,kikundi shule na taasisi yoyote kutunza kumbukumbu zake vema
Kila kituo/shule inaihitaji kumbukumbu katika kazi zake za kila siku na ustawi
wake kumbukumbu hizi ni pamoja na barua,taarifa za shule,ramani,taarifa za
fedha,vikao picha taarifa za wanafunzi na mengineyo kumbumbu hizi zinaweza
kuhifadhiwa kwa njia kuu mbili zifuatazo
I. Njia kawaida:hii ni njia ambayo inatumika tangu zamani hadi sasa ambapo
huhusisha taarifa za walimu,wanafunzi mipango mbalimbali ya shule
huwekwa katika maandishi,picha,na michoro mbalimbali katika karatasi na
huhifadhiwa katika mafaili na kuwekwa katika shelfu,droo na makabineti
taarifa hizi.
II. Njia ya kielekroniki hii ni njia ya kisasa kabisa ya kutunza kumbukumbu
ambapo kumbukumbu huwekwa katika maandishi,sauti,picha tuli na picha
tembezi(video)huwekwa njia hii hutumia vifaa kama
tarakirishi(kompyuta),simu za mkononi, tarakirishi mpakato(laptops)
Cds,(santuli) Memory cards na Flush
Picha hizo ni baadhi ya vifaa vya kuhifadhia kumbukumbu katika njia zote mbili za
kawaida na kielekroniki.
SHUGHULI ZA MAENDELEO ZA SHULE/KITUO
Shule/kituo ni taasisi iliyoanzishwa kwa malengo maalumu.uongozi katika
shule/kituo ni wa lazima ili kusimamia kufikiwa kwa malengo wekwa.Kufikiwa kwa
malengo ndiyo maendeleo yenyewe na ili maendeleo hayo yafikiwe kila mfanyakazi
lazima atomize vema majukumu aliyopangiwa na kiongozi wa shule/kituo baadhi ya
majukumu ni pamoja na
Kuchambua na kutekeleza miogozo mbalimbali itolewayo na serikali juu ya
uendeshaji wa shule/kituo
Kuhakikisha uwepo wa vitendea kazi kwa ajili wa walimb
u,wapishi,wasimamizi wa miradi ya shule/kituo
Uwepo wa vifaa vya kufundishia na kujifunzia
Kutayarisha masomo(nukuu za somo,azimio na maandalio)
Uwepo wa chakula kwa wanafunzi katika shule/kituo
Kufanya mawasiliano yenye tija kwa wafanyakazi,serikali na wadau
mbalimbali
Kusimamia uwepo wa miundombinu ya kutosha kwa wanafunzi na
wafanyakazi
Kushiriki kikamilifu katika shughuli za uzalishaji mali za shule/kituo
Kuandaa mikutano kwa wafanyakazi,wazazi,kamati za shule na wadau
wengine
Kusimamia utoaji bora wa elimu
kwa kawaida ili majukumu yaweze kufanyika kwa ufanisi hugawanywa kwa
wafanyakazi waliopo na hugawanyika katika idara mbalimbali ufanisi wa kila idara
hupelekea kuwepo na maendeleo ya shule ama kituo katika Nyanja mbalimbali
ikiwemo taaluma na uchumi.taz mchoro wa mgawanyo wa majukumu
Muundo wa uongozi na mgawanyo wa majukumu katika shule
Kielelezo cha muuundo wa uongozi na mgawanyo wa majukumu katika shule.
Majukumu ya mwalimu mkuu
Mwalimu mkuu ni kiongozi na msimamizi mkuu wa shughuli zote za manejimenti
na utawala katika shule.Pamoja na mambo mengine majukumu ya mwli mkuu ni
Kusimamia utekelezaji wa mtaala wa elimu;eneo hili linahusisha utumiaji wa
sera na miongozo ya elimu katika kutekeleza malengo au kazi mahususoi za
ufundishaji,kushirikisha walimu na wafanyakazi wasio walimu katika
kuandaa mpango wa jumla wa maendeleo ya shule pia kutathmini maendeleo
ya shule kitaaluma na mengineyo
Kuongoza watumishi jukumu hili linahusu kusimamia au kuelekeza
watumishi ili kufanikisha ufundishaji na ujifunzaji hii hujumuisha
MWALIMU MKUU
MWALIMU MKUU MSAIDIZI
M/TAALUMA M/NIDHAMU M/AFYA
KAMATI YA SHULE
M/MIRADI
W/IDARA WALIMU UONG/WANAF
WAFANYAKAZI/
WASIO WALIMU
M/ VIFAA
MWAL/MICHEZO
WANAFUNZI
M/CHAKULA
kushirikisha watumishi kuandaa sheria na kanunui mbalimbali,kufuatilia
ikama na maslahi ya watumishi,kuandaa taarifa mbalimbali za shule nk
Kusimamia ustawi wa wanafunzi kuweka kumbukumbu za
wanafunzi,kudhibiti nidhamu ya wanafunzi,kusimamia uandikishaji wa
wanafunzi
Kusimamia rasilimali za shule mwalimu mkuu akiwa mtendaji mkuuna
msimamizi wa mali za shule ana wajibu wa kuhakikisha kuwa kunakuwepo
utaratibu wa kuzitumia rasilimali hizo kwa umakini na ufanisi.
Kujenga na kuimarisha mahusiano wadau wa elimu shule ni sehemu ya jamii
au jumuiya kwa sababu kuna mwingiliano katika utekelezaji wa majukumu
mbalimbali hivyo ni muhimu shule ikadumisha uhusiano na taasisi
zinazosimamia Elimu kama mamlaka za ndani kwenye ngazi ya harimashauri
kata na kijiji.
Kusimamia mahudhurio ya walimu hii kuhakikisha kila mfanyakazi anasaini
katika daftari maalumu la mahudhurio.
Kutoa motisha kwa walimu na wafanyakazi wasio walimu ikiwemo
kuwahusisha walimu katika mchakato wa kupanga na kufanya maamuzi
yahusuyo uendeshaji wa shule.
Kuwajibika kwa mamlaka za juu(MEK,DEO,REO)
Majukumu ya Kamati ya shule
Kamati za shule zimeundwa kisheria na katibu wa kamati ni mwalimu mkuu na
baadhi ya majukumu yake ni
Kuhakikisha uandikishaji wa wanafunzi
Kuhakikisha kuwa wanafunzi wanahudhuria
Kusaidia kuboresha ustawi wa walimuwaliopo shuleni
Kusimamia na kuweka alama mipaka ya shule
Kuhakikisha shule inapata ushirikiano kutoka kwa wananchi.
Kuhakikisha shule inakuwa na samani na miundo mbinu ya kutosha.
Kusimamia mapato na matumizi ya shule.
Majukumu ya mwalimu mkuu msaidizi
Kusimamia wakuu wa idara taaluma,miradi nk
Kukaimu madaraka kutoka kwa mwalimu mkuu
Kusimamia maagizo mbalimbali apewayo na mwalimu mkuu
Kutekeleza mtaala
Kuratibu mipango mbalimbali ya shule.
Majukumu ya mratibu taaluma
Kumshauri mwalimu mkuu katika mambo yote yahusuyo taaluma
Ni mwenyekiti wa wa kamati ya taaluma
Kuhakikisha mihutasari na vitabu ,maazimio na maandalio yanakuwepo na
yanahifadhiwa sawasawa kwa kumbukumbu
Kuratibu mitihani yote ya ndani na nje
Kuhakikisha uwepo na kusimamia ratiba ya vipindi
Majukumu ya mwalimu wa nidhamu
Kuhimiza nidhamu bora na maadili kwa wanafunzi wote
Kuandaa na kusimamia sheria za shule
Kutoa ushauri kwa wanafunzi na wazazi juu ya mambo mbalimbali ya kitabia
Kushughulikia tuzo na zawadi mbalimbali za wanafunzi.
Katika kutekeleza majukumu mbalimbali ya shule/kituo kunahitajika kuwa na
wadau wengine je,wadau ni akina nani?
Ni mtu au kikundi cha watu,shirika au taasisi yenye maslahi au uhusiano kwa njia
moja au nyingine na taasisi husika.katika shule ni watu,kikundi cha watu taasisi au
mashirika ambayo kwa njia moja au nyingine yana maslahi katika shule hivyo
katika utekelezaji wa shughuli za kimaendeleo wadau wanaumuhimu sana kwani
huleta hamasa na hutoa michango mbalimbali ya kimaendeleo vilevile husaidia
kuleta maelewano.
Wadau katika shule ni
i. Mwalimu mkuu
ii. Walimu
iii. Kamati ya shule
iv. Wanafunzi
v. Serikali ya kijii
vi. Jamii
vii. Halmashauri
viii. Mashirika yasiyokuwa ya kiserikali
URATIBU WA SHUGHULI ZA MAENDELEO YA SHULE
Kuratibu ni kupanga na kuunganisha shughuli za watu mbalimbali kwa njia fulani
katika shule ama kituo kuna shughuli mbalimbali ambazo zinatakiwa kuratibiwa na
kazi hii hufanywa na uongozi uliowekwa mahususi kwa kazi hiyo uratibu huu ni wa
muhimu sana katika afya ya shule/kituo kwani
Huleta umoja na ushirikiano
Hurahisisha kutatua changamoto
Kuimarisha uwajibikaji
Huleta tija na ubunifuni katika kazi
Ikumbukwe kuwa katika ngazi ya shule shughuli za kimaendeleo ziko nyingi lakini
zimewekwa katika makundi makubwa matatu ambapo ni lazima yaangaliwe wakati
wa kuratibu
I. Utekelezaji wa mtaala
UTEKELEZAJI WA MTAALA
Mahudhurio ya walimu
Mahudhurio ya wanafunzi
Ratiba ya vipindi
Ufanisi wa walimu kazini Zana za kufundishi/funzia
Upimaji wa maendeleo ya
Ya wanafunzi
Masuala mtambuka
Mahusiano
II. Utawala na usimamizi
UTAWALA NA USIMAMIZI
Mawasiliano
Utunzaji wa nyaraka
Nidhamu
Ustawi wa jamii(afya,nyumba,motisha,usalama)
Uwepo wa walimu
Huduma kwa wateja
III. Rasilimali za shule
Vielelezo hapo juu vimeonyesha maeneo makuu matatu ambayo yanahitajika
kuratibiwa kwa wafanyakazi waliopo shuleni au kwenye kituo.
Je mbinu zipi zinaweza kutumika ili kuratibu shughuli za kimaendeleo za
shule/kituo?jibu ni kwamba zipo mbinu nyingi zinazowezesha kufanyika kwa
uratibu baadhi yake ni
Matangazo
Vikao
Semina.
RASILIMALI ZA SHULE
Rasilimali Fedha(mapato na matumizi) Muda (kalenda za shule,Ratiba ,taratibu za siku)
Rasilimali watu(mahudhurio ya w/kazi) Rasimali vitu(majengo,samani,v/michezo,mashamba,m/shule
Rejea
Wakala wa maendeleo ya uongozi wa elimu(2015) Moduli ya mada fafanuzi
Chama cha wanacheria Tanzania bara(2016)uongozi na utawala sheria katika lugha
rahisi
Uongozi katika vyuo vya elimu ya Taifa