Útlánaþáttur:Notendur og útlán

Ágúst 2004

Harpa Rós Jónsdóttir,kerfisbókasafnsfræðingur

Helstu atriði kynningar• Almenn kynning á útlánaþætti

• Tækjastika• Vensl útlána• Uppsetning útlánstíma

• Leitir í útlánaþætti

• Eintakaglugginn

• Notandaskráin

• Lánþegastaða• Víðværar upplýsingar• Staðbundnar upplýsingar• Heimilisföng• Gjaldfærslur• Útlán• Frátektir

• Útlán & móttaka

• Útlán• Móttaka• Endurlán• Lánþegi með skuld• Gjaldfærslur• Frátektir

• Ótengd útlán• Lyklaborðsaðgerðir• Hjálp

Tækjastika útlánaþáttarÚtlánstími, uppsetning

Finna notanda

Notendaskrá

Útlán

Skila

Leit eftir eintaksnúmeri

Leit

Flettileit

Hætta

Vensl útlána

Stjórnunareining

Safn

Bókfræðifærsla

Eintak

Lánþegi

• Frátektir.

• Ljósritunarbeiðni.

• Lánþegi fær sendar tilkynningar.

• Greiðslur

Lánþegi lánar/skilar

eintaki.

Uppsetning útlána

• Hnappurinn Útlánstími - uppsetning birtir uppsetningu útlánatímans, þ.e. hvenær næsti skiladagur er fyrir tiltekna eintakastöðu pr. lánþegastöðu

Leit í útlánaþætti

• Í Útlánaþætti eru þrjár leiðir til þess að leita í bókfræðigrunninum og/eða eintökum

• Takmarkaðri möguleikar eru til að afmarka leit eða vinna nokkuð með niðurstöður þegar leit er gerð í Útlánaþætti heldur en í Leitarþætti

Flettileit Orðaleit Eintaksnúmeri (Ctrl+S) (Ctrl+F) (Ctrl+B)

Leit í útlánaþætti, niðurstöður

• Ef aðeins ein færsla samræmist innslegnum upplýsingum (samanber leit að eintaksnúmeri) birtist eintakaglugginn strax

• Ef fleiri en ein færsla samræmast leitarniðurstöðum birtast fyrst glugginn Stuttar færslur og skal þar smella á Velja hnappinn til að fá eintakagluggann

• Ef flettileit er notuð skal fyrsta velja Fulla færslu og þar næst Velja hnappinn til að birta eintakagluggann

EintakaglugginnBókfræðifærslan

Yfirlit yfir þau eintök er tengjast bókfræðifærslu,takmarkað við stjórnunareiningu

Eintakaglugginn - aðgerðir

• Frátektir: Yfirlit yfir útistandandi frátektir

• Taka frá: Setja inn frátekt á eintak

• Lánþegi: Upplýsingar um þann sem hefur eintak að láni

• Skrá skilað: Lánþegi telur sig hafa skilað eintaki þó það finnist ekki á safninu

• Týnt: Lánþegi telur sig hafa týnt eintaki

• Útlánasaga: Birtir upplýsingar um fyrri útlán og frátektir fyrir eintakið. Birting þessara upplýsingum tengist aðgangsheimildum

• Útlán – yfirlit: Yfirlit um útlán, frátektir og ljósritunarbeiðnir

Notendaskrá

Notendaskrá

• Víðværar (e. global): Upplýsingar sem eru samnýttar af öllum þátttökusöfnum kerfisins, eins og nafn og kennitala fengnar úr þjóðskrá Hagstofu Íslands

• Staðbundnar (e. local): Upplýsingar sem einungis eiga við tiltekið safn, þ.e. heimildir lánþega innan þess

Nafn, kennitala, heimili, strikamerki

Heimildir á safni A

Heimildir á safni B

Heimildir á safni C

Notendaskrá

• Mánaðarlega er upplýsingum úr þjóðskrá hlaðið inn í kerfið fyrir einstaklinga sem hafa íslenska kennitölu og eru búsettir hérlendis. Söfn þurfa því í flestum tilvikum aðeins að gera lánþega virka í sínu safni en ekki að frumskrá þá

• Þar sem notendaskráin er sameiginleg er nauðsynlegt að samræma vinnubrögð við skráningu í hana

• Vinsamlega kynnið ykkur leiðbeiningar um skráningu lánþega á þjónsutuvef landskerfi.is

Lánþegastaða

• Fyrir hvern lánþega er skilgreind lánþegastaða sem til um heimildir tiltekins lánþega til útlána á safninu

• Sami notandi getur haft mismunandi lánþegastöðu eftir söfnum, jafnvel innan sömu stjórnunareiningar

• Dæmi um lánþegastöðu í skóla:- Kennari (þarf ekki að greiða sektir)- Nemandi (þarf að greiða sektir)

2 leiðir að notendaskránni

Leit eftir nafni, notendanúmeri /strikamerki (=kennitala)

Notendanúmer /strikamerki notað við leit.Ef smellt er á örina, birtist neðri glugginn

Notendaskrá

1 ) Flett upp á nafniFlett upp á kennitöluFlett upp á strikamerki

2)

Sláið upplýsingarnar í reitinn og veljið Enter á lyklaborðinu

3)Ef notandinn er til birtist hann í bláu línunni og þá skal smellt á Velja hnappinn

Notendaskrá- aðgerðir

• Velja: Velja notanda úr listanum og birtist þá form með upplýsingum um viðkomandi

• Nýr: Búa til notanda í kerfinu (þ.e. fyrir þá sem ekki hafa íslenska kennitölu)

• Afrita: Afrita víðværar upplýsingar um notanda

• Eyða: Eyða öllum upplýsingum um tiltekinn aðila, víðværum sem og staðbundnum

Víðværar upplýsingar (Alt + 1)

Upplýsingar í þessum glugga eru sýnilegar hjá öllum aðildarsöfnum kerfisins

Breyta: Uppfæra víðværar upplýsingar

Bréf: Prenta yfirlit útlánastöðu lánþega

Tölvupóstur: Senda viðkomandi tölvupóst

Víðværar upplýsingar (1) Þegar búið er að fylla í viðeigandi reiti er Breyta valið til að vista upplýsingarnar

Víðværar upplýsingar (1)

• Notandanafn: Kennitala viðkomandi

• Leyninúmer: Úthluta skal leyninúmeri (fyrri hluti kennitölu). Notandi getur breytt því í vefviðmóti

• Strikamerki: Kennitala viðkomandi

• Leyninúmer f. strikamerki: Úthluta skal leyninúmeri (fyrri hluti kennitölu). Notandi getur breytt því í vefviðmóti

• Nafn: Fullt nafn, hámark 100 stafir

• Tungumál: Val á tungumáli vegna bréfa sem viðkomandi eru send

Víðværar upplýsingar (2)

Ef notandi er settur í bann í víðværum upplýsingum gildir það fyrir öll þáttökusöfn. Notist með varúð

Athugasemdir í víðværum upplýsingum eru sýnilegar öllum þátttökusöfnum. Notist með varúð

Staðbundnar upplýsingar (Alt+2)

Til að skrá viðkomandi sem lánþega er safnið valið (uppljómað), smellt á Breyta og birtist þá glugginn Notandi – staðbundnar upplýsingar

Eyða: Eyða viðkomandi sem lánþega í tilteknu safni

Endurnýja: Endurnýja skírteini viðkomandi

Staðbundnar upplýsingarAlmennar upplýsingar (1)

1) Velja lánþegastöðu

2) Smellið á Sjálfgildi

3) Smellið á Breyta t.a. vista upplýsingarnar

Skilaboð til lánþega sem birtast á gegnir.is

Staðbundnar upplýsingarAlmennar upplýsingar (2)

Athugasemdir birtast aðeins í staðbundum upplýsingum um notanda

Hægt er að setja lánþega í bann. Bann athugasemd birtist um leið og ábending um bann (t.d. ef reynt er að lána aðila sem er í banni)

Staðbundnar upplýsingarHeimildir (3)

Með því að smella á Sjálfgildi eru upplýsingar sóttar í notendasnið um heimildir viðkomandi aðila

Heimilisföng (Alt+3)

Nýtt: Búa til nýtt heimilisfang fyrir viðkomandi

Breyta: Breyta heimilisfangi

Afrita: Afritar allar upplýsingar fyrir tiltekið heimilsfang

Eyða: Eyða heimilisfangi

Heimilisföng

• Heimilisföng teljast til víðværar upplýsinga, þ.e. þau eru samnýtt milli stjórnunareininga og safna

• Hægt er að skilgreina allt að 4 heimilisföng fyrir sama aðila. Fyrir hvert heimilisfang þarf að skilgreina tegund þess:

• 01 Lögheimili• 02 Aðsetur • 03 Tímabundið

• Við útprentun tilkynninga er notast við heimisfang 02 Aðsetur en ef það er ekki til staðar er notast við 01 Lögheimili

Heimilisföng

Heimilisfang (götuheiti og staður) er ávallt skráð í þágufalli

Ef smellt er á gula umslagið opnast gluggi þar sem hægt er að senda viðkomandi tölvupóst

Nafn er sjálfgefið

Mögulegt er að láta heimilisföng renna út

Skilgreina tegund heimilisfangs

Gjaldfærslur lánþega(Alt+4)

Greiða: Greiða skuldir

Greiða valdar: Greiða tiltekna skuld

Ný færsla: Búa til nýja gjaldfærslu

Fella niður: Fella niður skuld

Prenta: Prenta yfirlit yfir útistandandi gjaldfærslur eða tiltekna færslu

Nánar: Nánari upplýsingar um gjaldfærslu

Gjaldfærslur lánþega

• Gjaldfærslur eru staðbundnar upplýsingar, þ.e. sýnileiki þeirra takmarkast við tiltekið safn

• Gjaldfærslur birta yfirlit yfir útistandandi skuld og/eða inneign lánþega við tiltekið safn

• Hægt er að heimila lánþegum að skoða skuldastöðu sína á gegnir.is

• Aðeins er hægt að ganga frá greiðslum í gegnum útlánaþáttinn

Gjaldfærslur lánþegaNý gjaldfærsla

Fletta upp eintakinu sem skuldin á við

Skuld eða inneign?

Upphæð

Setja inn athugasemd ef með þarf

Upphafsstafir/Nafn þess sem færði inn gjaldfærslu

Útlán lánþega(Alt+5)

Útlánaflipinn birtir yfirlit yfir útistandandi lán viðkomandi og takmarkast sýnileiki þeirra við tiltekið safn

Útlán lánþega - aðgerðir

• Nánar: Nánari upplýsingar um valið eintak

• Endurnýja: Endurnýja valið lán

• Endurnýja allt: **Ekki nota þennan möguleika**

• Eyða: Eyða útláni. Þessi aðgerð athugar ekki hvort frátekt sé á riti eða hvort komnar séu dagssektir

• Eintök: Birtir önnur sambærileg eintök fyrir tiltekna bókfræðifærslu

• Breyta dagsetningu: Breyta skiladegi valins láns

• Athugasemd: Setja inn athugasemd sem birtast mun á útprenti, t.d. lánayfirliti og rukkunum

• Týnt: Eintak skilgreint sem týnt og á því ekki að birtast á útsendum rukkseðlum

• Talið skilað: Lánþegi telur sig hafa skilað eintaki en það finnst ekki á safni

Beiðni um frátektir(Alt+6)

Beiðnir um frátektir birtir yfirlit yfir virkar frátektir viðkomandi lánþega hjá tilteknu safni

Nánar: Nánari upplýsingar um frátektina

Breyta: Breyta beiðni um frátekt

Eyða: Eyða frátekt

Eintök: Skoða upplýsingar um tiltekið eintak og önnur sambærileg í stjórnunareiningunni

Útlán og móttaka

Útlán

• Áður en útlán á sér stað athugar kerfið eintakið og lánþegann, til að ganga úr skugga um að útlán sé heimilt

• Ef kerfið sér eitthvað athugavert, er lánið ekki framkvæmt og athugasemd birtist. Það fer svo eftir heimildum starfsmanns hvort hann getur yfirskipað kerfið, þ.e. heimilað lán engu að síður

Útlán, athuga heimildir lánþega

Hefur útlánaheimild?

Heimild til að fá tiltekið eintak?

Er án sekta og vanskila?

Er undir hámarks-fjölda útlána?

Já

Já

Já

Útlán til notanda samþykkt.

Útlán til notanda ekki samþykkt.

Nei

Nei

Nei

Nei

Heimila yfirskipun.

Nei

Já

Notandinn.

Já

Útlán, athuga eintakið

Heimild til útláns

Fyrirliggjandi frátektir?

Útlán á eintaki ekki leyfð.

Nei

Útlán á eintaki er leyfilegt.

Heimila yfirskipun.

Já

Nei

Já

Eintak

Nei

Já

Útlán (F5)

1) Skanna inn notandanr./strikamerki

2) Skanna inn eintaksnúmer

3) Veljið Lána eða Enter hnapp lyklaborðsins

Upplýsingar um lánþega

Upplýsingar um útlán

Lyklaborðsaðgerð Hreinsa hnapps Alt+R

Útlán - aðgerðir

• Nánar: Upplýsingar um lán og lánþega

• Endurnýja: Framlengja tiltekið lán

• Endurnýja allt: Framlengja öll lán

• Eyða: Eyða láni

• Eintök: Skoða eintakalista bókfræðifærslu

• Breyta dagsetn.: Breyta skiladegi

• Athugasemdir: Athugasemdir, sem birtast í útprentun, t.d. á rukkseðlum

• Týnt: Skilgreina rit sem týnt

• Talið skilað: Rit hefur ekki skilað sér þrátt fyrir að lánþegi haldi öðru fram

Skoða útlán lánþega

• Með því að fletta viðkomandi upp og í víðværum upplýsingum velja Bréf “Yfirlit lánþega”

• Með því að fletta viðkomandi upp í notendaskrá og velja útlánaflipa

• Lánþegi getur sjálfur séð sín útlán með því að nota innskráningu á gegnir.is

Móttaka (F6)

Strikamerki eintakanna lesin

Upplýsingar um lánþega

Upplýsingar um ritið sem er skilað

Ef lánþegi skilar of seint koma upplýsingar um það jafnóðum fram

Móttaka

• Skila: Staðfesta móttöku rits

• Hreinsa: Hreinsa burt innslegnar upplýsingar

• Notandi: Upplýsingar um lánþegann

• Eintak: Upplýsingar um eintakið

• Ný greiðsla: Setja inn gjaldfærslu

• Greiða: Greiða skuld

Endurlán

• Áður en endurlán á sér stað athugar kerfið hvort fyrir því sé heimild. Til dæmis:

- Hvort bókin sé í vanskilum- Hvort frátekt sé á bókinni- Hvort lánþegi sé í vanskilum

• Hægt er að heimila lánþegum að framkvæma endurlán í vefviðmóti

• Í Útlána flipa notendaskrárinnar og í útlánaglugganum er hnappurinn Breyta dagsetningu

3 aðferðir við endurlán

• Aðferð 1: Úr fellivalmynd velja Útlán / Endurnýja eftir strikamerki

• Aðferð 2: Fletta upp eintakinu (eftir strikamerki, orðaleit eða fletttileit), úr eintakaglugganum velja Lánþegi Endurnýja

• Aðferð 3: Fletta upp lánþeganum, velja Útlána flipann og Endurlána hnappinn. N.B. Ekki nota Endurnýja allt hnappinn vegna kerfisgalla.

Lánþegi með skuld skilar bók

Samtals sú upphæð sem lánþegi skuldar

Smellið á örina til hliðar við reitinn til að sjá sundurliðun á gjaldfærslum lánþegans

Ný greiðsla: Búa til nýja gjaldfærslu

Greiða: Greiða allar útistandandi skuldir

Gjaldfærslur lánþega

Ef greiða á eina tiltekna skuld skal hafa þá gjaldfærslu uppljómaða og velja hnappinn Greiða valdar en Greiða ef greiða á allar útistandandi skuldir

Greiða skuld

• Gluggi birtist þar sem starfsmaður er spurður hvort lánþegi ætli örugglega að borga tiltekna upphæð

• Ef Yes er valið ætti Notepad skjal að opnast með kvittun sem hægt er að prenta út fyrir lánþegan

• Skuldin ætti þá að hverfa af gjaldfærslulistanum

Greiða hluta af skuld

• Ef lánþegi getur aðeins greitt hluta skuldar skal velja Ný gjaldfærsla úr móttökuglugganum, færa inn þá upphæð sem hann ætlar að borga, setja inn skýringu og merkja við inneign

Merkja við inneign

Frátektir

• Frá sjónarhóli kerfisins er ávallt verið að setja frátekt á tiltekið eintak, en ekki bók. Kerfið gerir þó mögulegt að frátektin gildi einnig um öll “eins eintök”

• Hægt er að setja frátektir inn, í útlánaþætti og einnig geta söfn boðið viðskiptavinum sínum slíka þjónustu á gegnir.is

• Þegar frátekt er færð inn, athugar kerfið heimildir varðandi eintakið og lánþegann

Að færa inn frátektir

• Aðferð 1: Fletta upp eintakinu og velja Ný beiðni um frátekt

• Aðferð 2: Úr fellivalmynd velja Beiðni / Ný beiðni um frátekt

Form fyrir frátektir

1) Færa þarf inn notandanr. Ef smellt er á örina birtist notendaskráin

2) Er rétt safn valið sem afhendingar-staður?

3) Pöntun gildir fyrir það safn, eintakastöðu og safndeild sem er valið

4) Í Teg. Innköllunar skal velja 03 Frátekt

5) Velja Staðfesta t.a. vista upplýsingar

Form fyrir frátektir

• Athugasemdir: Aðeins sýnilegar starfsfólki

• Frá og Til dags.: Kerfið gerir ráð fyrir að pöntun gildi í ár. Hægt er að skilgreina sérstaklega þann tíma sem notandi hefur áhuga á að pöntun sé virk

• Afhendingarstaður: Í söfnum sem eru með fleiri en eitt útibú er hægt að skilgreina hvar viðkomandi vill sækja frátekið rit

• Ef hakað er við Aðeins valið eintak á pöntunin einungis við tiltekið eintak, en ekki einnig önnur sambærileg

Að skoða frátektir

• Aðferð 1: Skoða frátektir á eintaki með því að fletta því upp og velja hnappinn Frátektir

• Aðferð 2: Skoða frátektir á lánþega með því að fletta honum upp og velja flipann Frátektir

Að eyða frátektum

• Aðferð 1: Til að eyða frátekt af eintaki skal velja Beiðni / Eyða beiðni eftir strikamerki, úr fellivalmynd

• Aðferð 2:

Til að eyða frátekt af eintaki skal fletta því upp, smella á hnappinn Frátektir, velja frátektina og Eyða

Að eyða frátektum

• Aðferð 3:

Til að eyða frátekt af notanda skal fletta honum upp, smella á Frátektar flipann, velja færsluna, Uppfæra

• Aðferð 4:

Til að eyða hópi frátekta, t.d. öllum þeim sem slegnar voru inn tiltekinn dag skal velja úr fellivalmynd Beiðni / Eyða beiðni um frátekt

Að móttaka rit með frátekt

• Þegar fráteknu riti er skilað birtast skilaboð

Gluggi fyrir skil

Gluggi fyrir frátektir

Gluggi til að prenta út kvittun

Ótengd útlán

• Í neyðartilvikum þar sem samband hefur rofnað við miðlarann er hægt að framkvæma “ótengd útlán/skil”

• Þegar ótengt útlán/skil er framkvæmt er lánþeganúmer og eintaksnúmer vistað í skrá sem svo er send á miðlaran þegar samband hefur komist á. Þá athugar kerfið um leið hvort lánþeginn og eintakið séu til í kerfinu

Ótengd útlán/skil

• Fellivalmynd Útlán Ótengd útlán

4) Velja Lána til staðfestingar

1) Velja hvort eigi að lána eða skila

2) Skanna inn notandanr. lánþega

3) Skanna inn strikamerki eintaks

Ótengd útlán – senda skrá

• Þegar tenging hefur náðst aftur við miðlara þarf að senda skrána með ótengdum lánum/skilum þanngað

1) Úr fellivalmynd Útlán Ótengd útlán

2) Veljið hnappinn Senda skrá

3) Spurt er “Færsluskrá er ekki tóm. Viltu hreinsa skrána?” og skal velja nei

4) Veljið hnappinn Niðurstöður. Ef aðgerð hefur heppnast og engin vankvæði komið upp með lán/skil er glugginn sem birtist tómur. Ef kerfið hefur hins vegar ekki fundið lánþega eða eintaksnúmer birtast athugasemdir (sjá næstu glæru)

Ótengd útlán - niðurstöður

• Dæmi um athugasemd sem kerfið gæti komið með þegar reynt er að senda gögn fyrir ótengd útlán á miðlara

Nokkrar lyklaborðsaðgerðirLána F5

Skila F6

Notendaskrá Ctrl + u

Finna færslu eftir strikamerki Ctrl + b

Finna færslu með orðaleit Ctrl + f

Finna færslu með flettileit Ctrl + s

Skemmri skráning Ctrl + i

Ný beiðni um frátekt Ctrl + r

Eyða beiðni eftir strikamerki Ctrl + d

Hreinsa útlána-/skilaglugga Alt + r

Hjálp

• Hjálp úr fellivalmynd

• Hjálp úr einstaka aðgerðagluggum

• Handbók um útlánaþátt á http://www.gegnir.is/S

• Þjónustuvef landskerfi.is