Uudet kokousmenettelyt

Tuuli Tarukannel

1

PäätöksentekoMikä muuttuu:• Toimielinten päätöksenteossa sähköinen kokous ja sähköinen

päätöksentekomenettely • Kuntaa koskevat tiedot saataville kunnan verkkosivuille • Kunnan ilmoitukset verkkosivuille• Toimielimen päätökset tiedoksi julkaisemalla pöytäkirja verkkosivuilla • Ilmoitus hallinto-oikeuden päätöksestä verkkosivuille

Tavoitteena• Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen• Sähköisten kokousten lainsäädännön esteiden poistaminen• Välineneutraalisuus

• Kuntalakiuudistuksen tavoitteena on edistää sähköisten toimintamallien hyödyntämistä kunnallisessa päätöksenteossa.

• Esitys lisää kuntien harkintavaltaa erilaisten toimintamallien ja teknologioiden hyödyntämisessä sekä poistaa sähköisen hallinnon kehittämisen rajoitteita.

• Kunnissa tehtävien päätösten myötä uusi kuntalaki tulee vaikuttamaan siihen, että enenevässä määrin kunnallinen päätöksenteko sekä kunnan ja kuntalaisten vuorovaikutus siirtyy verkkoon.

1

Päätöksentekotavat

Hallintosääntöön tulee kirjoittaa tarvittavat määräykset eri päätöksentekotavoista.Toimielimen päätöksentekotavat:

1. Perinteinen kokous kokouspaikalla

2. Sähköinen kokous – Kokoukseen osallistutaan sähköisen yhteyden avulla osallistujan valitsemasta paikasta ja

osallistujien on oltava keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä– Yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata julkista kokousta– Kunta päättää, mihin toimielimiin sovelletaan

3. Sähköinen päätöksentekomenettely– Mahdollinen muissa kokouksissa paitsi valtuustossa eikä julkisissa kokouksissa– Päätös tehdään ennen toimielimen kokousta– Sähköisesti käsiteltävä asia yksilöidään kokouskutsussa ja annetaan määräaika käsittelylle– Siirretään käsittelyyn kokouksessa, jos yksikin vaatii– Soveltuu ns. rutiiniasioihin– Tarvitaan soveltuva tietojärjestelmä

Miten varaudun sähköiseen kokoukseen?

• Sähköinen kokous = osallistutaan sähköisen yhteyden avulla osallistujan valitsemasta paikasta.

• Sähköisessä kokouksessa läsnä oleviksi todettujen pitää olla yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Luovuttu uudessa kuntalaissa vaatimuksesta, jonka mukaan puheenjohtajan ja sihteerin tulee olla läsnä kokouspaikalla.

• Julkisessa kokouksessa yleisöllä oltava mahdollisuus seurata kokousta.• Kunta voi itse päättää, missä toimielimissä ja missä tilanteissa

sähköistä kokousta käytetään. • Kokous pidetään: soveltuvan tietojärjestelmän avulla tai

videoneuvotteluyhteydellä. • Ei säädetä toteutustavasta, tekniikka muuttuu nopeasti.

Sähköinen päätöksentekomenettely• Sähköinen päätöksentekomenettely on ajasta ja paikasta riippumaton

suljettu päätöksentekoa ennen toimielimen kokousta. • Voidaan käyttää kaikissa muissa toimielimissä paitsi valtuustossa ja

julkisissa kokouksissa. • Sähköisesti käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja

mainita, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. • Asia on käsitelty = kaikki toimielimen jäsenet on ilmaisseet kantansa

asiaan ja käsittelyyn kulunut määräaika on päättynyt• Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on

jättänyt kantansa ilmoittamatta.

• Kunnan harkinnassa on, mitkä asiat ovat tällaisia asioita ja asiat voidaan käsitellä sähköisessä päätöksenteossa.

• Sähköinen päätöksenteko on pääsääntöisesti tarkoitettu ns. rutiiniluonteisten asioiden käsittelyyn.

Miten varaudun sähköiseen päätöksentekomenettelyyn?

• Sähköinen päätöksenteko edellyttää siihen soveltuvan tietojärjestelmän tai muun tietoteknisen ratkaisun käyttämistä. Tällaisia ratkaisuja voisivat olla esimerkiksi suljettu tietojärjestelmä, johon kukin toimielimen jäsen voisi luotettavasti kirjautua esimerkiksi yleisen tietoverkon välityksellä.

• Määriteltävä missä toimielimessä.• Päätettävä, kuinka paljon ennen kokousta päätöksenteon tulee

tapahtua. • Päätettävä kuinka sähköisessä päätöksentekomenettelyssä

käsiteltävät asiat yksilöidään kokouskutsussa. Sähköisessä päätöksenteko- menettelyssä kokouskutsussa tulee ilmaista tietty aika, mihin mennessä toimielimen jäsenten on mahdollista käydä ilmaisemassa kantansa käsiteltävään asiaan.

7

Kuntien sähköistyminen ja uusi kuntalaki - varautuminen• Kuntien tietojärjestelmissä ilmenneet ongelmat ovat johtuneet muun

muassa:• määrittelyjen keskeneräisyydestä, puutteellisesta

laadunvarmistuksesta, järjestelmän toteutuksessa ilmenneistä osaamispuutteista, loppukäyttäjien koulutuksen puutteesta, riskienhallinnan pettämisestä, tietoturvallisuuden hallinnan pettämisestä, keskeneräisen ohjelmiston käyttöönotosta sekä ohjelmiston hankintaa koskevista osaamisongelmista.

• Ongelmat syntyvät hallinnon uudistuksen toteutusvaiheessa, seurauksena voi syntyä oikeudellisestikin hyvän hallinnon toteutumisen ja yksilön oikeusturvan vaarantava tietojärjestelmä.

• Syinä laajojen uudistusten epäonnistumisiin ovat esim. liian kireät aikataulut, hallinnon henkilöresurssien puute sekä asiakkaiden näkökulman riittämätön arviointi.

Kuntien sähköistyminen ja uusi kuntalaki• Työn tekemisen ja organisoinnin tavat ovat nykyisin jatkuvassa

muutoksessa. Usein edellistä uudistusta ei ole edes vielä ehditty viedä läpi, kun seuraava on jo tulossa.

• Organisaation toimintojen ja työtapojen kehittäminen tarkoittaa uudistumista ja pitkäjänteistä strategista työtä. Nopeita voittoja ei ole odotettavissa.

• Yhteinen ymmärrys muutoksen luonteesta, laajuudesta, syvyydestä ja tarkoituksesta auttaa sekä johtamisen suunnittelussa että toimenpiteiden kohdentamisessa ja ajoittamisessa.

• Työterveyslaitos: ”Pelkästään sisällöllisiin toimenpiteisiin keskittyminen tehtävämuutosten, aikataulujen ja resurssien säätelyn kautta ei turvata tuloksellista ja kestävää kehitystä edistävää muutosta. Toteutustavasta huolehdittaessa huomio kiinnitetään muutoksessa olevien erilaisiin näkökulmiin ja tarpeisiin. Lisäksi turvataan aktiivisin toimenpitein yhteisten merkitysten ja tulevaisuuskäsitysten luominen sekä aikaisemmista tavoista ja tottumuksista luopuminen ja uusien opettelu.”

8