www.esdh-specialisten.dk

v/Bjerne Hansen

Det gode ESDH-Projekt

ESDH-systemets succes afhænger af medarbejdernes forudsætninger og måder at bruge systemet på!

Kriterier for succes

Ledelsen bakker synligt op om projektet

Forhindre at projektet bliver modarbejdet

Tydelige mål med implementeringen

Tydelige krav i forhold til journalisering

Lang tidshorisont

”Uden ledelsens opbakning går den organisatoriske implementering meget langsom eller helt i stå”

1. Der hersker utilfredshed med Superbrugerne, da man inden for visse områder ikke finder disse erfarne og fortrolige nok med anvendelsen af ESDH-systemet. Specielt i forbindelse med de mere sagsbehandlingsbetingede problemer er det ikke altid muligt at få hjælp fra superbrugerne, da de typisk beskæftiger sig med oprettelser og registrering. (Typisk HK’er som tidligere hare været journalmedarbejdere)

2. Cheferne er uden betydning som hjælp til anvendelsen af ESDH. 80 % af medarbejderne mener ikke, at de kan få hjælp fra deres nærmeste chef.

3. Det er problematisk, at hverken chefer eller superbrugere er forbilleder for brugen af ESDH og ofte ikke kan afhjælpe medarbejdernes problemer med systemet.

Support

1. Konsekvens af at bruge lokaldrev, papir, e-mail og USB-nøgler uden at registrere det i ESDH-systemet, giver ikke et reelt billede af en sags indhold

2. Sagsbehandlingstiden forlænges væsentligt ved den fysiske transport, frem for elektronisk form. Derudover kan det være vanskeligt at lokalisere, hvor i processen sagen er og i den forbindelse styring af frister. Endvidere er det usikkert, hvorvidt alle rettelser kommer med i det endelige dokument.

3. Aflevering til Statens arkiver vanskeliggøres

4. Sager om aktindsigt kan blive en ´pinlig´ affære

5. Lovgivningen overholdes ikke. (Forvaltningsloven og persondataloven)

Konsekvenser

• Størstedelen af de gennemgåede problemstillinger opstår på grund af manglende viden om ESDH systemet.

• Forhold som undervisning, vejledninger og supportfunktionerer er således aldeles vigtig, for at opnå en god og stabil anvendelse af ESDH, såvel som et hvilket som helst andet it-system.

• Ledelsen er en af de afgørende faktorer for at implementeringen bliver en succes.

Konklusion

• Implementering af ESDH kræver oftest omlægning af arbejdsgange og i visse tilfælde tilsvarende en ændret organisering af opgaverne.

• At der i organisationen tillige skabes en fælles opfattelse af, at ESDH er det centrale digitale redskab, som medarbejdere og ledere har til at gennemføre deres faglige arbejde. (Under 20 % forstår værdien af facetplanen/journalplanen)

• At der afsættes de nødvendige ressourcer over en lang tidshorisont.

Forståelse

• Arbejdsgangsanalyse – afdækning af praksis,

procedurebeskrivelse

• Udarbejdelse af registreringsvejledning, hvad skal

registreres og hvem skal have hvilke rettigheder

• Fokus på ledelsen – synlig ledelse der stiller de nødvendige

krav om brug af systemet

• Udvælgelse og uddannelse af kompetente

ambassadører/Superbrugere

Hvordan klargøres organisationen til ESDH

• Kommunikation/information

• Uddannelse af slutbrugere (også selv om leverandøren siger

det er meget nemt at lære)

• Udarbejdelse af brugbare vejledninger – elektronisk eller i

papirform

• Floorwalking

• Opfølgning og kvalitetssikring (evt. ESDH-revisor)

• Uddelegere ansvar for udførelsen af de satte mål

Hvordan klargøres organisationen til ESDH

ESDH-systemets succes afhænger ESDH-systemets succes afhænger af medarbejdernes af medarbejdernes forudsætninger og forudsætninger og måder at bruge systemet på!måder at bruge systemet på!

-og ikke mindst deres følelser -og ikke mindst deres følelser omkring det!omkring det!

Implementeringens situation

At få indført et nyt system handler ikke om selve systemet, men måden det bliver præsenteret på.

At medarbejderne kan se en mening med at skulle lære sig noget nyt og ændre sine vaner.

At lære nyt, kræver ofte at skulle aflære sig det gamle.

Betingelser for god formidling

Motivation og læring

Anerkendelse

Føler ikke at man er en del af projektet Føler sig ikke inddraget. ”Det er ikke mit projekt” Bange for at miste status Har ikke tid i en travl hverdag til at lære nyt Har en opfattelse af, at tingene bliver langt mere besværlige Vane tænker, er ikke omstillingsparat Bange for at blive overflødig Angst for at blive udstillet som en der ikke kan finde ud af det. Har ikke overskud til at lære nyt Personlige problemer På vej til pension Tænker på at få ny arbejde Har dårlige erfaringer fra

tidligere implementeringer

Modstandspotentiale

Først når alle Først når alle er med, kan er med, kan implementeringen implementeringen betragtes som en succes!betragtes som en succes!

www.esdh-specialisten.dk