Enterprise Content Management

VidenDanmark – 31. marts 2011

ECM

ECM – VidenDanmark

• Præsentation

• Hvad er ECM

• Vælg det rette værktøj

• Viden

• Tidens trends

• Modenhedsmåling

• Mere viden

Bare spørg!!

Præsentation

• Michael Fray, ECM Specialist - AlphaDoc A/S

• President, CDM Europe

• Formand, DIMO ECM-erfagruppe

• Bestyrelsesmedlem, DIMO

• Forfatter til ECM – Enterprise Content Management: ISBN 9788779008311

• AIIM Ambassador + Education partner

Publikum?

• Kunder

• Leverandører

• Alle kan lære noget

Øvelse – 5 minutter

• Hvad er Enterprise Content Management - Skriv det eller de ord der først falder dig ind på en gul lap Maks. 3 lapper

Øvelse – 5 minutter

• Udpeg en eller flere personer til at sortere dem i X antal hovedgrupper

ECM er ikke

• Én enkelt teknologi

• Én mirakelkur

• Let

• Overstået på en uge

Hvad er ECM

Strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to key

organizational processes.

Capture Manage Store Preserve Deliver

Kilde: AIIM International

På dansk

ECM er de teknologier der bruges til at opsamle, håndtere, lagre, bevare og levere informationer og dokumenter relateret til

organisationens processer.

Enterprise = Hele virksomheden

AIIM – ECM Roadmap

Kilde: AIIM International

ECM = Ustruktureret indhold

• 80% er ustruktureret indhold – dokumenter på fællesdrev osv.

• 90% af dette indhold er uden virksomhedens kontrol

• Dvs. 72 % er ustruktureret indhold uden kontrol

Kilde: AIIM International

Videnøkonomi og -medarbejdere

Hvad er papiret værd?

Vælg det rette værktøj

• Hvad er det rigtige værktøj?

• ?

• Det kan kun en analyse afsløre

Vælg det rette værktøj

Vi lærer det nok..

ECM Bilen

Kilde: AIIM International

ECM Bilen

Kilde: AIIM International

ECM Bilen

Kilde: AIIM International

Opgradering af viden

Kilde: AIIM International

Viden Ny viden Mere Ny

viden

Behov for viden

• Økonomi - Tal

• HR - Mennesker

• IT

I gang med ECM

• Identificer og dokumenter de reelle forretningsmæssige krav

• Etabler en god politik og styring (governance)

• Opbyg en struktur for taksonomi

• Opret og anvend et kontrolleret ordforråd

• Design en passende sikkerhed

8 måder at slå sit ECM-projekt ihjel på 1. Sørg for kun at medtage ledere på højt niveau i

planlægningsfasen. 2. Undlad at vælge en projektleder - Eller vælg nogle stykker.. 3. Skriv detaljerede projekt- og tidsplaner, og ignorer dem derefter. 4. Kæmp om hvem der skal betale for hvad. 5. Lad de brugere der klynker mest få mest indflydelse. 6. Få masser af råd om ”best practice” for gennemførelse af ECM

projekter, og gør derefter det modsatte. I er specielle! 7. Nægt at ændre noget som helst ved nuværende

forretningsprocesser. 8. Klag til alle der vil lytte om hvor forfærdeligt den nye software er,

og hvordan din papirbaserede processer var så meget bedre.

Kilde: AIIM ECM Toolkit

Tidens trends

• Kanalstrategier

• Automatisering

Kanalstrategier

• Veje ind i organisationen

• Veje ud af organisationen

Hvad koster dine kanaler?

Digitalisering + Automatisering = Effektivisering

• Mange virksomheder har styr på digitalisering

• Tid til automatisering

• Automatisering forudsætter digitalisering

– Input Management

– Output Management

– Process Management

– Workflows

– Tæt integration

Automatisering

Erfaringer med automatisering

• Fakturagodkendelse

• HR

• Kundeservice

• ….

Kom godt i gang med automatisering

• Brug automatisering til at forstå ECM

• Processens start – undgå overdragelser

– Start af opgaver = start af proces

• Automatiser fremsendelsen

• Automatiser proces

– Større effektivitet, ensartet kvalitet og udførelse

Kilde: IBM

Modenhed

• ECM Maturity Model – ECM3

• www.ecm3.org

• 1. Servicegruppen (Tidl. postrumsgruppen)

• 2. Flowgruppen

• 3. Format og arkiv

• 4. ECM

• Ture, virksomhedsbesøg og arrangementer

• Er både for brugere og leverandører!

• Fællesskab af europæiske foreninger med fokus på Enterprise Content Management

Målsætninger • Strategisk netværk til at samle organisationer, der

beskæftiger sig med ECM

• Støtte medlemmerne i at opfylde deres roller og ansvar som ECM/EDH/ESDH organisationer

• Øge bevidstheden om ECM

• Teknologi- og videndeling

• Lette samarbejder mellem lokale foreninger, lokale leverandører af løsninger og services samt partnere i Europa

Fora

Mere viden

• CDM Europe - www.cdm-europe.org

• DIMO - www.dimo.dk

• AIIM – www.aiim.org

• AIIM Communities: www.aiimcommunities.org

• LinkedIn: www.linkedin.com/groups?gid=2327325

• ECM3: ecm3.org

• Podio: https://videndanmark.podio.com/

• ECM Akademiet: www.ecmakademiet.dk

Arrangementer

• 6. – 7. april Digitaliser Danmark 2011 – Digitaliseringskonferencen - digitaliser.dk

• 20. -22. september DMS EXPO - dmsexpo.com

• 29. september Digitaliseringsmessen - digitaliseringsmessen.dk

Papirfri dag 2011

• 27. oktober 2011

• København

• CDM Europe konference

• www.papirfridag.dk

Kontaktinfo

• Michael Fray

• mf@alphadoc.dk

• Mob. 25 11 10 06

• Twitter: http://twitter.com/michaelfraydk

• LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/michaelfray

• AlphaDoc A/S: www.alphadoc.dk

• ECM Akademiet: www.ecmakademiet.dk