vÁltozÁsmenedzsment -...
TRANSCRIPT
1
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
VÁLTOZÁSMENEDZSMENT
A változásmenedzsment beavatkozási területen a szervezeti változások kezelése és megvalósítása
Projekt neve: Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság szervezetfejlesztési programja
Projekt száma: ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0034
Készült: 2014. 06. 15.
Helyszín: Kecskemét, Liszt Ferenc utca 19.
Dokumentum neve:
KNPI Változásmenedzsment dokumentáció
Kitöltő neve: KNPI, VANIN Vezetési Tanácsadó Kft. és RESPONSUM Kft.
2
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Tartalomjegyzék 1 A Magyary Program alapján kialakított változásmenedzsment módszertan célja és elvárása ........... 4
2 A KNPI változásmenedzsment elvárásai és eredménytermékei a szakmai koncepció alapján ........... 4
3 A módszertan alapján azonosított változáskezelés fő szakaszai és eszközei ..................................... 6
4 Azonosítás....................................................................................................................................... 8
4.1 Változás típusának, változáskezelés szükségességének megállapítása ...................................... 8
4.2 Felelős szponzor azonosítása ................................................................................................... 9
4.3 Felelősök kijelölése .................................................................................................................10
4.4 Érintettek, érintett folyamatok és területek azonosítása .........................................................10
5 Felmérés, elemzés ..........................................................................................................................12
5.1 Kiinduló állapot felmérése ......................................................................................................13
5.2 Hatásvizsgálat .........................................................................................................................13
5.3 Kockázatok felmérése .............................................................................................................14
5.4 Vezetők bevonása...................................................................................................................17
5.5 Érintettek felmérése ...............................................................................................................18
6 Tervezés .........................................................................................................................................20
6.1 Változás tervezése ..................................................................................................................20
6.2 Rövid távú eredmények meghatározása .................................................................................23
6.3 Kommunikáció tervezése ........................................................................................................23
6.4 Képzés tervezése ....................................................................................................................25
7 Végrehajtás ....................................................................................................................................26
7.1 Változáskezelési terv végrehajtása ..........................................................................................26
7.2 Oktatás ...................................................................................................................................26
7.3 Kommunikáció ........................................................................................................................27
7.4 Visszajelzések monitorozása ...................................................................................................27
8 Fenntartás......................................................................................................................................28
8.1 Változás megszilárdítása .........................................................................................................28
8.2 Változás eredményeinek kommunikálása ...............................................................................28
3
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
8.3 Tudásmegosztás, eredményesség visszamérése és korrekciós lépések ....................................29
9 Jogszabályi követelmények ............................................................................................................29
10 Mellékletek ................................................................................................................................33
10.1 Melléklet_1_Változásmenedzsment prezentáció ....................................................................33
10.2 Mellékelt_2_Workshop dokumentáció ...................................................................................33
10.3 Melléklet_3_Változáskezelési terv ..........................................................................................33
10.4 Melléklet_4_Kommunikációs eszközök ...................................................................................33
10.5 Melléklet_5_Kommunikációs terv ...........................................................................................33
10.6 Melléklet_6_Képzés eszközei ..................................................................................................33
10.7 Melléklet_7_Képzési terv ........................................................................................................33
10.8 Melléklet_8_Jelenléti ív ..........................................................................................................33
10.9 Melléklet_9_Fényképes dokumentáció ...................................................................................33
10.10 Melléklet_10_Aláíró lap ......................................................................................................33
Ábrák jegyzéke: 1. ÁBRA A VÁLTOZÁSMENEDZSMENT SZAKASZAI ................................................................................................................. 6 2. ÁBRA VÁLTOZÁSKEZELÉS FŐ SZAKASZAI ÉS LÉPÉSEI ............................................................................................................ 7 3. ÁBRA VÁLTOZÁSKEZELÉS ESZKÖZEI ............................................................................................................................... 7 4. ÁBRA AZONOSÍTÁS LÉPÉSEI ........................................................................................................................................ 8 1. TÁBLÁZAT KIVÁLASZTOTT LEHETSÉGES VÁLTOZÁS ............................................................................................................. 9 2. TÁBLÁZAT VÁLTOZÁSMENEDZSER ÉS VÁLTOZÁSKEZELÉSI MUNKACSOPORT TAGJAI ....................................................................10 5. ÁBRA A KNPI SZERVEZETI ÁBRÁJA ..............................................................................................................................11 6. ÁBRA FELMÉRÉS, ELEMZÉS LÉPÉSEI ..............................................................................................................................12 7. ÁBRA KOCKÁZATKEZELÉS FOLYAMATA A MAGYARY PROGRAM MÓDSZERTAN SZERINT ..............................................................15 3. TÁBLÁZAT AZONOSÍTOTT KOCKÁZATOK ELEMZÉSE ...........................................................................................................16 4. TÁBLÁZAT KOCKÁZATELEMZÉSI KRITÉRIUM MÁTRIX .........................................................................................................17 5. TÁBLÁZAT ÉRINTETTEK BETŰVEL VALÓ AZONOSÍTÁSA .......................................................................................................18 8. ÁBRA KNPI ÉRINTETTI TÉRKÉP ...................................................................................................................................19 9. ÁBRA TERVEZÉS LÉPÉSEI ...........................................................................................................................................20 10. ÁBRA TERVEZÉSI SZAKASZ ESZKÖZEI ...........................................................................................................................20 11. ÁBRA KOTTER: AZ ELLENÁLLÁS MEGNYILVÁNULÁSAI .......................................................................................................24 6. TÁBLÁZAT A CSOPORTOKNAK SZÜKSÉGES KÉPZÉSEK .........................................................................................................25 12. ÁBRA VÉGREHAJTÁS LÉPÉSEI ....................................................................................................................................26 13. ÁBRA FENNTARTÁS LÉPÉSEI .....................................................................................................................................28 Rövidítések KNP - Kiskunsági Nemzeti Park KNPI - Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság KKM - kockázatelemzési kritérium mátrix
4
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
1 A Magyary Program alapján kialakított változásmenedzsment módszertan célja és elvárása
A Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program legfontosabb stratégiai célja az állami működés
hatékonyságának, a közszolgáltatások színvonalának emelése, és ezáltal a hatékony nemzeti
közigazgatás megteremtése.
A Magyary Programban kijelölt közigazgatás általános teljesítményfejlesztésével kapcsolatos célokat a
Kormány határozta meg, ezzel bevezetve a "Jó Állam" fogalmát. A Magyary Program megfogalmazása
szerint az állam "attól tekinthető jónak, hogy az egyének, közösségek, és vállalkozások igényeit a közjó
érdekében és keretei között, a legmegfelelőbb módon szolgálja." (Magyary Program 12.0, pp. 6.)
A jelen pályázat által elkészített dokumentáció a Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program
(Magyary Program) módszertani útmutató alapján az ÁROP-1.2.18/A pályázat szerint és az elfogadott
Szakmai koncepció szerint készült el.
2 A KNPI változásmenedzsment elvárásai és eredménytermékei a szakmai koncepció alapján
A KNPI által elfogadott szakmai koncepcióban foglaltak szerint a változásmenedzsment alapvető feladata a
dinamikus változások könnyebb kommunikálása, aminek érdekében szükséges létrehozni egy
változáskezelési módszert. A KNPI körében nem került sor eddig eltérés-elemzés illetve hatásvizsgálat
készítésére a szervezetet érintő változások vizsgálatához és előzetes elemzéséhez.
Ennek az állapotnak a megváltoztatása érdekében a projekt során egy változáskezelési témájú
workshop kerül megrendezésre, melynek hivatott célja a munkavállalók hozzáállásának megváltoztatása
a változások felé. A workshop eredményeképpen a KNPI dolgozói nem vagy csak kevésbé fogják tehernek
érezni a változásokat és támogatóbb magaviseletet fognak tanúsítani azok felé.
Azonban a változások elfogadása még nem eredményezi a kívánt állapotot, így a kommunikációs terv
megfogalmazásával készül iránymutatás arra vonatkozóan, hogy hogyan kerüljenek a változások
kommunikálásra a kollégákkal, a KNPI szervezeti sajátosságait figyelembe véve. Ez a lépés akkor
5
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
mondható sikeresnek, amennyiben a változások maguk is sikeresen kerülnek implementálásra a szervezet
mindennapi életébe.
Tehát a tudatos változáskezelés kívánt eredményei:
folyamatos kommunikálásának hatékonyabbá tétele (egyéni és szervezeti csoportok szintjén is)
munkatársak elkötelezettségének javítása
újszerű folyamatok elfogadtatásának megkönnyítése
együttműködés javítása
Ezek megvalósulásának módszerei:
dokumentumelemzés
kommunikációs terv készítése
szakmai műhelymunka (workshop) a változások hatásai, érintett elemzés és kockázatelemzés
témájában
kommunikációs terv végrehajtása
A változásmenedzsment beavatkozási terület eredménytermékei:
szakmai műhelymunka
kommunikációs terv változásmenedzsment témára vonatkozóan
A változásmenedzsment beavatkozási terület lépéseinek tervezett időtartama:
projektindító megbeszélés: 4 nap
változásmenedzsment alakuló megbeszélése: 4 nap
kommunikációs terv írása: 7 nap
workshop témái (érintettség elemzés, kockázatelemzés, a változások hatásai, kommunikációs terv
végrehajtása): 7 nap
Összesen: 22 nap
6
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3 A módszertan alapján azonosított változáskezelés fő szakaszai és eszközei
Az azonosítás szakasz célja a változás tartalmi elemeinek meghatározása, hogy mire vonatkozik a
változás és mi a szervezet által a változás eredményeként elérni kívánt cél.
A felmérés, elemzés szakasz célja, hogy a változáskezelés munkacsoport elvégezze a tervezést
megalapozó elemzéseket. Ennek keretében felmérje az első szakaszban azonosított – változással érintett
– területeket, folyamatokat, elemezze a változás lehetséges kockázatait, az érintett munkatársak igényeit,
változásra gyakorolt hatásukat.
A tervezés szakasz célja választ adni a „hogyan” kérdésre, azaz, hogy a kiinduló állapotból hogyan jutunk
el a változás során elérni kívánt állapotba, a kitűzött célt hogyan érhetjük el.
A végrehajtás szakasz célja a tervezés során elhatározott, megtervezett lépések elvégzése,
megvalósítása. Ennek érdekében a változásokat a lehető leghatékonyabban és a legrövidebb időn belül
kell végrehajtani a változás sikere érdekében.
A fenntartási szakasz célja, a változás során elért eredmények megszilárdítása, hogy a változások a
rendszer elfogadott részeivé váljanak, és a szervezetben a változások fenntartásával egy új, a változás
eredményeinek megfelelő, dinamikus egyensúlyi állapot alakuljon ki.
1. ábra A változásmenedzsment szakaszai
Azonosítás 1 Felmérés, elemzés 2 Tervezés 3 Végrehajtás 4 Fenntartás 5
7
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
2. ábra Változáskezelés fő szakaszai és lépései
3. ábra Változáskezelés eszközei
1. Azonosítás
Szükségesség megállapítása
Felelős szponzor
Felelősök kijelölése
Érintett folyamatok,
területek
Érintettek azonosítása
2. Felmérés, elemzés
Kiinduló állapot felmérése
Hatásvizsgálat
Kockázatok felmérése
Érintettek felmérése
3. Tervezés
Változás tervezése
Rövidtávú eredmények
meghatározása
Kommunikáció tervezése
Képzés tervezése
4. Végrehajtás
Változáskezelési terv végrehajtása
Oktatás
Kommunikáció
Visszajelzések monitorozása
5. Fenntartás
Változás megszilárdítása
Változás eredményeinek kommunikálása
Tudásmegosztás
Eredményesség visszamérése és
korrekciós lépések
•A változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum 1. Azonosítás
•Eltérés elemzés
•Munkacsoportok
•Kockázatelemzés
•Vezetői workshop
•Érintetti térkép
2. Felmérés, elemzés
•Változáskezelési terv
•Kommunikációs terv
•Képzési terv 3. Tervezés
•Felmérés készítése 4. Végrehajtás
•Felmérés
•Jelentés 5. Fenntartás
8
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
4 Azonosítás Projektindító megbeszélés a vezetői értekezleten: Az azonosítási fázis legfontosabb pontja, hogy el legyen döntve, hogy milyen változáskezelést kíván a Nemzeti Park Igazgatóság elindítani. A Projektindító megbeszélésen elmondásra került a változáskezelési módszertan főbb pontjai, ki lett választva a módszertan szerint a munkacsoport, mely ezen a módszertanon fog dolgozni és meg lett határozva a változáskezelési szponzor személye.
4. ábra Azonosítás lépései
4.1 Változás típusának, változáskezelés szükségességének megállapítása
A változásnak két típusát lehet megkülönböztetni:
Elsőfokú változás
Azok a fajta változások tartoznak ebbe a kategóriába, amelyekre standardizált válaszai vannak a
szervezetnek, azaz nem szükséges a szervezet változása hozzá. A meglévő kereteken belül történik ez a
változás, szabályozott körülmények között. Példa az elsőfokú változásra: új munkatárs belépése a
szervezetbe.
Másodfokú változás
Azok a fajta változások tartoznak ebbe a kategóriába, melyekre a szervezetnek nincs forgatókönyvszerű
válasza. Ezeknek a változásoknak az érvénybe lépétetéséhez szükséges a szervezet kereteinek a
módosítása. Mivel ebben az esetben valódi szervezeti változás áll fent, szükséges változáskezelési
tevékenységek művelése, melyre példaként szolgál a Magyary Program, aminek alapján ezen
dokumentum is íródik. Példa a másodfokú változásra: két szervezet összeolvadása, A szervezetben, jelen
vannak másodfokú változások, mely szükségessé teszi a módszertan legalább egy folyamatra való
implementálását annak érdekében, a későbbiek során egy változásra való felkészülés és lebonyolítás a
lehető legjobb eredménnyel fejeződjön be. A változások melyek érintik a KNP Igazgatóságát az
alábbiakban lettek meghatározva:
Igazgatóváltás (jelenleg megbízott igazgató van)
Haszonbérleti szerződések ellenőrzése
Szükségesség megállapítása
Felelős szponzor kijelölése
Felelősök kijelölése
Érintett folyamatok,
területek
Érintettek azonosítása
9
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Új területkezelési osztályvezető
Új pénzügyi rendszer bevezetése
Akkreditált kötelező képzések
Szervezeti szinten elérhető tábla a vezetői távollétre
A változások szisztematikus összegyűjtésében a fent leírtak foglalkoztatják a legjobban a dolgozókat. A
változási módszertan figyelembevételével – és átbeszélve a jogi, időbeli és erőforrásbeli kapacitásokat, az
alábbi kiválasztott változás mellett döntött a KNPI változásmenedzsment munkacsoportja:
1. táblázat Kiválasztott lehetséges változás
Kiválasztott változás: Szervezeti szinten elérhető tábla a vezetői távollétre
Cél: A titkárság kezelésével egy, minden dolgozó számára elérhető
táblázat kezelése, melyben a vezetők legalább egy héttel előre jelzik
a jövőbeli távolmaradásukat a dolgozók felé. A táblázat helye: a
KNPI közös meghajtója. Az eszköz bevezetésével a szervezeten
belüli feszültségek csökkentése a cél, mivel a vezetői döntések,
jóváhagyások, igénylők egyelőre nem biztonságosan kalkulálhatóak
és ez a KNPI-n belül feszültségek csökkennek.
Felelős: Dr. Kardos Mária
4.2 Felelős szponzor azonosítása
A változás könnyebb elfogadtatása érdekében szükséges, hogy a változások mögé álljon valaki, aki
azokat töretlenül támogatja. A kiválasztott személynek ezen kívül a szervezeten belül hatalommal kell
bírnia, hogy a szava sokat nyomjon a latba. Ez a közigazgatás hierarchikus jellege miatt a szervezet első
számú vezetője optimálisan. Alacsonyabban álló vezetők nem feltétlenül felelnének meg minden esetben
a feladatra, mivel a náluk nagyobb befolyással bíró vezetők körében nem tudná sikeresen elvégezni a
változás megvalósításához szükséges lépéseket.
A szponzornak ismernie kell a változás jövőképét, ami újfent csak indokolja a pozíció felső vezető által
való betöltését, hiszen annak világos fogalma van arról, hogy a szervezet a tervek szerint merre kell, hogy
tartson. Teljes elkötelezettséggel kell az ügy mellé állnia és ennek eredményeképpen a változás tartalmi
kereteiről készül egy dokumentum.
10
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
A KNPI esetében a kiválasztott felelős szponzor a KNPI megbízott igazgatója, Dr. Magyar Gábor.
4.3 Felelősök kijelölése
A változás sikeres koordinálása érdekében szükséges kijelölni a változás folyamatának megtervezéséért
felelős személyt (változásmenedzser) és a munkáját segítő változáskezelési munkacsoportot.
A változásmenedzser számára célszerű kiadni egy írásban rögzített változástervezési- és kezelési
mandátumot, amely tartalmazza a célként kitűzött jövőképet is. A változásmenedzser a változáskezelési
munkacsoport vezetője, ami az érintett területek vezetőinek esélyt nyújt a változás megtervezésébe és
végrehajtásába való szorosabb beleszólásra.
2. táblázat Változásmenedzser és változáskezelési munkacsoport tagjai
sorszám Név Tagság Beosztás
1 Tajti László Változásmenedzser Területkezelési Igazgatóhelyettes
2 Virág Ilona Munkacsoport tag Területkezelési Osztály
Csoportvezető
3 Vajda Zoltán Munkacsoport tag Pályázatkezelési és Fejlesztési
Osztályvezető
4 Magyar Gábor Munkacsoport tag Megbízott Igazgató
5 Dr. Kardos Mária Munkacsoport tag Jogi és Igazgatósági Osztályvezető
és Jogtanácsos
4.4 Érintettek, érintett folyamatok és területek azonosítása
A kiválasztott változás a szervezet egészét érinti, a KNPI minden egyes osztályát. Ebből kifolyólag az
érintettek azonosítása könnyű folyamat, hiszen a KNPI minden dolgozóját érinti a változás.
Érintettek azok, akikre hatással van a változás, valamint akik befolyásolhatják a változást vagy más
érintetteket. Az érintettek számára szükséges a kezdetektől tájékoztatást tartani, hogy a változás melletti
elkötelezettségük biztosítva legyen.
11
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Az érintettek csoportszerű lebontása és a változtatásokkal szemben tanúsított attitűdjük az 5.5 pont alatt
olvasható bővebben.
Igazgató
Belső ellenőr
Jogi és Igazgatási
Osztály
Birtokügyi és
Nyilvántartási
Csoport
Informatikai
Csoport
Általános
igazgatóhelyettes
Gazdasági
igazgatóhelyettes
Területkezelési
igazgatóhelyettes
Erdészeti Osztály
Területkezelési
Osztály
Természetvédelmi
Őrszolgálati Osztály
Ökoturisztikai és
Környezeti Nevelési
Osztály
Pályázatkezelési és
Fejlesztési Osztály
Természetmegőrzési
Osztály
Pénzügyi és
Számviteli Osztály
Üzemeltetési
Osztály
II. Dél-Dunemente-Bácska
Természetvédelmi
Tájegység
III. Homokhátság
Természetvédelmi
Tájegység
Tisza-völgy
Természetvédelmi
Tájegység
I. Felső-Kiskunsági
Természetvédelmi
Tájegység
5. ábra A KNPI szervezeti ábrája
12
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
5 Felmérés, elemzés A változásmenedzsment Workshop napirendje:
1. Változásról prezentáció (1. számú melléklet)
2. A fent rögzített változások összegyűjtése
3. A változások átbeszélése és megvitatása
4. A módszertan, a NPI erőforrásai és az idő függvényében az eredményességet figyelembe véve
egy változás kiválasztása
5. A változás felmérése
6. A változás hatásvizsgálata
7. Kockázatelemzés
8. Érintettek beazonosítása
9. Érintettségük meghatározása
A Workshop dokumentációja a 2 számú mellékletben található. A felmérési fázis elemei:
6. ábra Felmérés, elemzés lépései
Kiinduló állapot
felmérése Hatásvizsgálat
Kockázatok felmérése
Érintettek felmérése
13
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
5.1 Kiinduló állapot felmérése
A változásmenedzsment kezelés a kiinduló állapot felmérésével kezdődött. A jelen kiválasztott változási folyamat a belső és a külső elvárások teljesíthetőségének
szempontjából minden jogi, utasítási, törvényi kötelezettség szempontjából fontos változás.
Az érintett területek:
a KNPI alapító okirata
A KNPI Szervezeti és Működési Szabályzata
A munkaköri leírások
Az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat
5.2 Hatásvizsgálat
A hatásvizsgálat célja a kiinduló állapot és a jövőkép közötti különbség kimeneti oldalról tekintett
vizsgálata. A kimeneti oldal a jövőkép elérése érdekében megtenni tervezett intézkedések
következményei. Az intézkedés várható hatásainak előrejelzése annak érdekében, hogy a lehető
leghelyesebb döntéseket lehessen meghozni az intézkedés során.
A hatásvizsgálat legalapvetőbb módszertani követelménye, hogy ne az intézkedés (jelen esetben a
jövőkép elérése) következtében várható állapotot hasonlítsuk össze a jelenlegi állapo ttal, hanem az
intézkedés nélkül az adott időpontra előre jelezhető állapotot az intézkedés következtében ugyanebben az
időpontban várható állapottal. E kettő közötti különbséget nevezzük az intézkedés hatásának.
A hatásvizsgálat elvégzése nem kötelező, csak javasolt eleme az azonosítás módszertani szakasznak, ami
felől a változásmenedzser dönt, hogy szükséges-e.
A változáskezelési munkacsoport megállapítása a hatásvizsgálat terén: amennyiben nem lesznek
változtatások a dolgozók felé való tájékoztatás terén, akkor feszültségek maradnak a szervezeten belül, a
vezetői döntések, jóváhagyások, igénylők nem lesznek biztonságosan kalkulálhatók. Ez mind negatív
hatással lenne a KNPI számára.
14
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
5.3 Kockázatok felmérése
A változásmenedzsment során a kockázat az az esemény, tevékenység vagy annak elmulasztása,
amelynek bekövetkezte esetén a jövőképet, melyet a változtatás segítségével kíván a szervezet elérni,
negatívan befolyásolja.
A kockázatelemzés, kockázatkezelés célja, hogy feltárja a változás lehetséges kockázatait, megelőzze,
vagy csökkentse az azonosított kockázatok bekövetkezésének valószínűségét és változásra gyakorolt
hatásait.
A változásmenedzser és a változáskezelési munkacsoport feladata annak eldöntése, hogy a változás
megkívánja-e a kockázatelemzést.
A kockázatkezelés folyamatát az alábbi ábra mutatja be (az ábra az ausztrál kormánytól származik és a
Magyary Program változáskezelési módszertana példaként használja azt1). Ahogy a nyomon követési kör
is mutatja, a változás terjedelmének, időtartamának függvényében szükséges lehet a változáskezelés
során a folyamatos visszajelzések alapján a kockázatokat ismételten felmérni.
1 Australian Goverment, Department of Defence: Risk Management Plan
(http://www.defence.gov.au/woman/docs/5%20Risk%20Management%20Plan.pdf)
15
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
7. ábra Kockázatkezelés folyamata a Magyary Program módszertan szerint
A kockázatelemzés rendszerének négy fő szakasza a következő:
1. Kockázati tényezők azonosítása
A sikeres változáskezeléshez első lépésként szükséges azzal tisztában lenni a változásért felelősöknek,
hogy milyen kockázatok fenyegetik a fő céljaik elérését. Az összegyűjtött kockázatokat logikus sorrendben
csoportosítani szükséges, ami a nyilvántartást is lehetővé teszi.
2. Kockázatok értékelése
Miután a változás szempontjából releváns kockázatok összegyűjtésre kerültek, azokat a
változásmenedzsernek és a változáskezelési munkacsoportnak értékelnie kell. Az értékelésre használandó
az úgynevezett kockázatelemzési kritérium mátrix (KKM). A KKM alapján minden kockázat két alapvető
kritérium alapján értékelhető:
a bekövetkezési valószínűség
a változás céljaira gyakorolt negatív hatás alapján.
16
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Az azonosított kockázatok hatásainak megítélésére a KKM számszerűsített értéket ad, mely alapján be
lehet sorolni a kockázatokat magas, közepes és alacsony hatású kockázati kategóriákba. A KKM
összeállításához a kockázatok 1-5-ig terjedő skálán kerültek besorolásra mind a valószínűség, mind a
hatás szempontjából. A két szám összeszorzásából jött létre az összesített érték, melynek a kockázatok
sorrendbe lettek helyezve.
3. táblázat Azonosított kockázatok elemzése
# Kockázat Valószí-nűség (1-5)
Hatás (1-5)
Összesített érték
(hatás*való-színűség)
1 Pályázatoknál hiánypótlás 2-3 5 10/15
2 Számlakifizetések csúszása 2-3 3 6/9
3 Jogi kockázat 2 4 8
4 Aláírások elmaradása, késése 2 4 8
5 Fegyelmi szankciók 1 5 5
6 Hatósági határidőkön való túllépés aláírások hiánya miatt
1 1-5 1/2/3/4/5
7 Eróziós hatás, vezető hiánya miatti bizonytalanság 2 2 4
8 Minőségi hiány miatt határidő lekésése 1 3-4 3/4
9 Partnerekkel, külsős kapcsolatokkal való együttműködés, késedelmes ügyintézés, reputáció sérülése
1-2 1-2 1/2
10 Javaslatok nem születnek meg 1 1 1
A következő kockázatelemzési kritérium mátrix segít a kockázatok értékelésének szemléletesebb
vizuális ábrázolásában. A táblázatban szereplő számok az azonosított kockázatok értékelése táblázatban
szereplő kockázatok sorszámai. Egy szám több alkalommal is szerepel, tekintve a valószínűség és hatás
mértékére adott több lehetséges számot. A 4. számú táblázatban a vastag fekete vonal jelzi a kockázati
tűréshatárt.
3. Elfogadható kockázati szint meghatározása
A kockázati tűréshatár megállapítása a változásmenedzser és a változáskezelési csoport feladata. A szint
alatt elhelyezkedő kockázatokkal a szervezet megtanulhat "együtt élni", azaz tudomásul veszi a
létezésüket. A kritikus szint felett elhelyezkedő kockázatokat azonban kezelni kell!
17
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
4. táblázat Kockázatelemzési kritérium mátrix
A k
ocká
zat b
eköv
etke
zésé
nek
hatá
sa a
válto
zás
céljá
ra
Mag
as 6
5 1 1
6
Köz
epes
8 3/4
6 2 2
8
Ala
cson
y 6 9 7
6/9/10
Alacsony Közepes Magas
A kockázat bekövetkezésének valószínűsége
4. Kockázatok kezelése
A tűréshatár feletti kockázatok kezelésével a változásmenedzsernek, változáskezelési
munkacsoport(ok)nak foglalkoznia kell, azaz:
a változás céljaira gyakorolt veszélyességük alapján rangsorolni kell a kockázatokat aszerint, hogy
melyek azok, amelyekkel azonnal foglalkozni kell;
meg kell vizsgálniuk, hogy a kockázatok kezelésére a szervezetnél már kidolgoztak-e kontrollokat,
amennyiben igen, akkor elemezni kell, hogy a kockázatokat a beépített kontrollok mérsékelik-e és
milyen mértékben, vagy hatástalanságuk esetén bemutatni az okokat;
kockázat nagyságának függvényében gondoskodni kell az elhárításhoz szükséges erőforrásokról,
megoldási javaslatokról.
A KKM-ből leolvasható, hogy a legnagyobb prioritást a pályázatoknál levő hiánypótlás jelenti. Ennek az
előfordulása közepes és a hatása magas lenne a jövőképpel kapcsolatos változások tekintetében. A
szervezetnek meg kell próbálnia ezt a kockázatot kiküszöbölnie.
5.4 Vezetők bevonása
A szervezet vezetői, akik fontos erőforrásokkal és döntési jogkörrel rendelkeznek, a változás folyamatára
nézve is jelentős befolyással bírnak, akkor is, ha nem ők a változás szponzorai. Emiatt fontos már a
kezdetektől bevonni őket, kialakítani az elkötelezettségüket a változás iránt. A változással érintett vezetők
az azonosítás szakaszában meghatározásra kerültek, ezt követően kommunikálni kell feléjük a változás
18
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
célját, terjedelmét, a szükséges erőforrásokat, valamennyi információt, ami a változás terjedelmét
meghatározó dokumentumban rögzítésre került. Ennek formája lehet vezetői értekezletek, workshopok
tartása.
A vezetők bevonása többféleképpen tervezhető.
Első lépésként mind az érintett, mind a nem érintet, de véleményformáló vezetők felé tájékoztatási
kötelezettség van. A bevonás első lépése azaz a változás oka, és megoldási javaslat elmondása után
fontos kikérni a vezetők véleményét, hogy milyen lépéseket és milyen kommunikációt tartanak
szükségesnek. A megbeszélés workshop jellegű, lehetőleg moderátor által és nem a változást vagy az
intézményt irányító vezető moderálásával végezni. A bevonás akkor valósul meg, ha a vezetők a workshop
munka alatt megértik a változás szükségességét, fontosnak tartják, hogy ez megtörténjen, ismert számukra
a változás menete és a kommunikációs tervet elfogadták, a kommunikációs tervhez tartozó rájuk
vonatkozó részt ismerik és képesek magukénak érezve továbbítani a dolgozóik felé.
Ez a bevonás a workshopon az együttgondolkodással indult és a kommunikációs és ütemezési terv
megbeszélésével zárult. A vezetők ezalatt elfogadták, hogy a kért szabadság/távollét rögzítését miért
fontos előre, időben rögzíteni és elfogadták a feladatokat és a nehézségeket is, melyek a változással be
fognak következni.
5.5 Érintettek felmérése
Az érintettek felmérése szükséges ahhoz, hogy a kommunikáció tervezésekor a változásmenedzser és a
változáskezelési munkacsoport tisztában legyen azzal, hogy a szervezet különböző dolgozói hogyan
gondolkodnak a változással kapcsolatban és mivel lehetne őket sikeresen megszólítani és rábírni arra,
hogy támogassák a változtatásokat.
Jelölés Megnevezés
A Igazgató, igazgatóhelyettesek
B Osztályvezetők
C Dolgozók
D Titkárság
E Társ hatóság
F Ügyfelek
G Polgármester
H Minisztérium
5. táblázat Érintettek betűvel való azonosítása
19
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Fontos annak meghatározása, hogy
az érintettek mely csoportjait befolyásolja a változás;
milyen mértékben befolyásolja a változás;
kik lehetnek hatással a változás sikerességére;
milyen hatással lehetnek a változás sikerességére;
kik fogják a leginkább hátráltatni a változást;
kik lesznek a változtatás hajtóerői, vezetői.
Az ezek alapján megállapítottak egy érintetti-térképben lehet ábrázolni, mely szemléletesen mutatja a fent
felsoroltak szerinti elhelyezkedését a csoportoknak.
Befolyás a változásra
A változás mellett
A változás ellen
A
B
FDG
CE
H
8. ábra KNPI érintetti térkép
Az ábrán szereplő érintettek befolyásának nagysága nem csak a koordinátatengelyen való elhelyezésével
kerül szemléltetésre, hanem az őket jelképező körök nagyságával is. Minél nagyobb a kör, annál nagyobb
az érintettek befolyása a változtatásra. Az érintetti-térképről leolvasható, hogy
"A" érintetti kör kis mértékben áll csak a változás mellett, ám a befolyása arra lényeges.
"B" érintetti kör ellenzi a változtatást és a befolyása is jelentős rá, bár nem annyira, mint "A"
érintetti köré
"C" érintetti kör teljes mértékben a változtatások mellett áll, ám arra lényeges befolyása nincsen.
"D" érintetti kör ellenzi a változást, ám arra lényeges befolyása nincsen.
"E" érintetti kör teljes mértékben a változtatások mellett áll, ám arra lényeges befolyása nincsen.
20
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
"F" érintetti kör teljes mértékben a változtatások mellett áll, ám arra lényeges befolyása nincsen.
"G" érintetti kör teljes mértékben a változtatások mellett áll, ám arra lényeges befolyása nincsen.
"H" érintetti kör teljes mértékben a változtatások mellett áll, ám arra lényeges befolyása nincsen.
A sikeres kommunikációt az jelzi majd, ha az érintetti körök az X tengelyen egyre jobbra tolódnak el, azaz
egyre nagyobb mértékben állnak a változás mellett. Így az érintettek feltérképezése később is
megismétlendő folyamat, hiszen csak így lehet megbizonyosodni arról, hogy a folyamat valóban
bekövetkezik-e. Így az érintettek feltérképezése később is megismétlendő folyamat, hiszen csak így lehet
megbizonyosodni arról, hogy a folyamat valóban bekövetkezik-e.
6 Tervezés
9. ábra Tervezés lépései
10. ábra Tervezési szakasz eszközei
6.1 Változás tervezése
A változáskezelési terv célja a változás lépésenkénti megtervezése és a változás rövid távú
eredményeinek meghatározása. Választ kell adnia a cél és kiinduló állapotok közti eltérések és
hiányosságok megoldására. A terv elkészítése az elemzési szakaszban ismertetett kockázatelemzésen és
hatásvizsgálaton alapul.
Rendszerszemléletű tervezés
Változás tervezése
Rövidtávú eredmények
meghatározása
Kommunikáció tervezése
Képzés tervezése
Tervezés eszközei
Személyi tényezők
Kommunikációs terv Képzési terv
Dologi tényezők
Változáskezelési terv
21
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
A tervezés során érvényesíteni kell a rendszerszemlélet követelményét. Vizsgálni kell, hogy a változás
során bevezetett új cél, feladat, rendszer, stb. hogyan fog illeszkedni a működés egyéb tényezőihez pl. a
feladatrendszerhez, a humán erőforrás menedzsmenthez, az alkalmazott technológiákhoz, az információs
csatornákhoz, a meglévő szabályozási környezethez, a rendelkezésre álló anyagi erőforrásokhoz.
Követelmények
A tervezés során lehetőség szerint mérhető, jól behatárolt követelményeket kell meghatározni, határidő és
felelős megjelölésével. Ezen indikátorok használata megkönnyíti majd a végrehajtás és fenntartás
szakaszában a folyamatos visszamérést, lehetőséget ad a célok teljesítése során felmerülő kihívások,
problémák időben történő kezelésére.
Érintettek bevonás a tervezésbe
A változással érintettek tervezésbe történő bevonása egyrészt elősegítheti a változással szembeni
ellenállás leküzdését, másrészt megkönnyíti a tervezés folyamatát. Az érintett folyamatokat legjobban
ismerők véleménye, észrevételei, megoldási javaslatai előreviszik a tervezést. A későbbiekben a
munkatársak szívesebben hajtják végre a rájuk osztott feladatokat, ha látják, hogy ezek kimunkálása során
az ő javaslataikat is figyelembe vették.
Kulcskérdések, amelyek alapján kerül majd elkészítésre a változáskezelési terv:
Ki készíti el és ki fog közreműködni a változáskezelési terv elkészítésében, ki fogja azt jóváhagyni?
A terv elkészítése a változásmenedzser és a változáskezelési munkacsoport feladata. A munkacsoport
folyamatos monitorozás alatt tartja a folyamatot és a követelmények/célok esetleges változása esetén a
teljesíthetőséget naprakészen kell, hogy tartsák. Biztosítani kell, hogy a felelősök megkapják a vezetőség
támogatását és maguk is szívügyüknek érzik a változtatás végrehajtását.
A vezetők bevonása a tervezésbe olyan mértékben, hogy az elkötelezettségük megszülessen. Ez
mindig adott változástól függ. Jelen esetben az egyszeri workshop elég, hogy a tudatosítás és a
fenntartás fontossága előtérbe kerüljön, maga a tervezés és a kommunikáció kidolgozásába nem
kell bevonni a vezetőket.
Fontos pont, hogyha visszarendeződést azaz a változás visszaalakulását látja a változásért felelős
koordinátor, akkor azt azonnal ezen fórum összehívásával indítsa újra a változás fenntartását, és
megoldást találjanak a visszarendeződés visszafordítására. Ezt mindaddig kell tennie, ameddig
megszokott dolog lesz a változásban elvégzendő feladat.
22
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Az új feladatra milyen jogszabályok fognak vonatkozni? Milyen új szabályozások, módosítások
szükségesek? Jelen változás a meglévő elvárásokat és feladatok határidőben való elvégzését
segíti, a jogszabályokat, szabályzatokat, utasításokat nem ezeket módosítja. Ezért külön
jogszabály vagy utasítás változtatásra nincs szükség.
Mi a vezetés elvárása a változással kapcsolatban?
Eredményesebb, hatékonyabb feladat és határidő betartás, és rugalmasabb alkalmazkodás a
vezetői jelenléthez.
Változik-e az érintett szervezeti egység jellege, munkamegosztásban betöltött szerepe?
Nem
Történik-e vezetőváltás a szervezeti egységeknél?
Nem
Szükségesek-e személyi változások?
Nem
Változik-e a szervezeti egységek elhelyezése?
Nem
A változásnak milyen pénzügyi vonatkozásával kell számolni?
Semmilyennel
Milyen informatikai változásokra kell felkészülni?
Egyszerű, mindenki által elérhető felület biztosítása, és annak fenntartása, hogy ezt folyamatosan
elérjék a kollégák
Az intézkedési tervek készítése során az elérendő célokat lebontották-e a szervezeti egységek
szintjére, meghatározták-e a konkrét feladatokat, az egyes feladatok határidejét, a végrehajtásért
felelős személyeket?
Nem releváns
23
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
6.2 Rövid távú eredmények meghatározása
A legfontosabb eredmény, amit a változtatás során el lehet érni rövid távon is, hogy a vezetői távollétek
jelzése megtörténik a KNPI munkatársai felé. Így sokkal hatékonyabb lesz a munkavégzés, nem fog
távollét esetén feleslegesen időcsúszásba kerülni aláírandó, tervezendő, döntést váró dokumentum. Ez
már rövid távon is csökkenti a feszültséget a KNPI-n belül, mivel nem helyez terhet a dolgozók vállára,
hogy külön intézkedésekkel kelljen megoldani azt, ami rendes esetben egy rutin folyamat lenne. Így a
feszültség és rosszallás mások felé, akik miatt csúszás lépne fel, csökkenni fog már az első pozitív
változások miatt.
A rövid távú eredmény tehát a szervezet dolgozóira nehezedő stressz csökkenésének beindulása.
Változáskezelési terv a 3. számú mellékletben található.
6.3 Kommunikáció tervezése
A szervezeti változás sikerének egyik legfontosabb kulcstényezője a változás megfelelő
kommunikálása. A változásmenedzser, változáskezelési munkacsoport ezen eszköz segítségével fogja
megismertetni az érintetteket a kimunkált „jövőképpel”, az elérni kívánt célállapottal. A kommunikációs
eszközök a 4. számú mellékletben találhatóak.
A kommunikáció szerepei a változáskezelésben:
információ szolgáltatása
a munkatársak segítése, támogatása a változás során
a változással szembeni ellenállás kezelése, a változás iránti elkötelezettség növelése
Mivel a változtatások semmit sem érnek anélkül, ha az emberek elfogadnák, támogatnák és magukénak
éreznék azokat, a változtatások sikerének elengedhetetlen eleme a megfelelő kommunikációs eszközök
alkalmazása.
24
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
John Kotter elmélete
John Kotter amerikai professzor elmélete szerint az ellenállás
megnyilvánulásait négy általános kategóriába lehet besorolni.
11. ábra Kotter: az ellenállás megnyilvánulásai
Ellenérdekeltség: minden változás során vannak olyan érintettek, akik a változás miatt
hátrányokat fognak elszenvedni.
Meg nem értés, félreértés: a munkatársak félreértik, nem értik, nem ismerik a változás lényegét,
okát. Emiatt egy számukra kedvező változásnak is ellenállnak.
Eltérő értékelés: egy-egy szakterületen másként látják a problémákat, eltérő következtetéseket
vonnak le.
Félelem: a munkatársak azért is ellenállnak, mert félnek attól, hogy a változás generálta új
követelményeknek nem tudnak majd megfelelni.
Az ellenállás mérséklésére Kotter hat általános módszert határozott meg,
melyből négy szorosan kapcsolódik a kommunikációs tervhez, ezek:
képzés, kommunikáció;
részvétel, bevonás;
segítés, támogatás;
tárgyalás, megegyezés.
Az elmélet alapján került elkészítésre a kommunikációs terv, amiről a 5-as számú mellékletben lehet
olvasni (Melléklet_5_Kommunikációs terv).
Ellenérdekeltség Meg nem értés,
félreértés
Eltérő értékelés Félelem
25
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
6.4 Képzés tervezése
Amennyiben a változtatás azt megkívánja a változáskezelési munkacsoportnak szükséges egy képzési
tervet összeállítani az érintett csoportok számára, és minden, a képzéssel kapcsolatos, anyagi hátteret
megteremteni.
A képzési terv célja, hogy az új feladatok ellátásához szükséges tudást és ismereteket átnyújtsa az
érintetteknek és a bevezetett új eszközöket (azaz ebben az esetben az intraneten elérhető Excel-tábla
használatát) megismertesse velük.
A képzés megtervezéséhez szükséges egy előzetes kompetencia felmérés. A kompetencia felmérésben
a KNPI minden dolgozójának részt kell vennie, hiszen a bevezetendő rendszert mindannyian használni
fogják. A felmérés eredményei mellett meg kell határozni, hogy melyik csoportoknak melyik feladat
specifikus képzést kell nyújtani.
Az intranetes Excel-táblázat kezeléséhez szükséges elvárások a csoportok szempontjából:
Jelölés Megnevezés Szükséges képzés
A Igazgató, igazgatóhelyettesek Excel-táblázat értelmezése, naprakészen tartása, elérhetősége
B Osztályvezetők Excel-táblázat értelmezése, naprakészen tartása, elérhetősége
C Dolgozók Excel-táblázat értelmezése, elérhetősége
D Titkárság Excel-táblázat értelmezése, kezelése, elérhetősége
6. táblázat A csoportoknak szükséges képzések
Miután megállapításra került az elérendő cél minden csoport számára a képzés területén, össze lehet
állítani a képzési tervet. A képzés végén a szervezetnek lehetősége van egy ellenőrzést tartani, hogy
megbizonyosodhasson arról, a képzés elérte a kívánt célt.
Jelen esetben meg kell győződni a képzés szükségességéről a kompetencia felmérés ismeretében.
A képzés eszközeiről bővebben a 6-es számú mellékletben, a "Melléklet_5_Képzés eszközei" c.
dokumentumban olvasni.
A képzési terv maga az 7-ös számú mellékletben, a "Melléklet_7_Képzési terv" c. dokumentumban
olvasható.
26
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
7 Végrehajtás
12. ábra Végrehajtás lépései
7.1 Változáskezelési terv végrehajtása
Változás-végrehajtási csoport létrehozása
Amennyiben azt a változás megkívánja, szükséges létrehozni egy változás-végrehajtási csoportot. Erre
akkor van szükség, ha a változás mértéke túl nagy ahhoz, hogy a változásmenedzser változáskezelési
munkacsoport végre is tudja azt hajtani.
A KNPI esetében kijelölt változásnál nincs szükség külön változás-végrehajtási csoport kijelölésére, a
változásért a változásmenedzser és a változáskezelési munkacsoport a felelős (névsorért lásd: 2.
táblázat).
Változások koordinált és összehangolt végrehajtása
A változásokat a változáskezelési tervben megfogalmazott időrend és módszer szerint kell végrehajtani.
Ügyelni kell arra, hogy ezek mind határidőre teljesülnek, ellenkező esetben a folyamat nem tud sikeresen
végbemenni időben, ha a módosítások lehetősége véges.
A változáskezelési csoportnak végig ügyelnie kell az érintett elkötelezettségének megerősítésére és a
motivációjuk életben tartására. A résztvevők közötti egyetértés fenntartása kiemelt fontosságú.
Folyamatosan kerüljön dokumentálásra az előrehaladás a megállapított mérföldkövek elérésekor! A
dokumentálás fontos feltétele a 7.3-ban foglalt kommunikációs terv végrehajtásakor.
7.2 Oktatás
Az oktatás folyamata a 6.4 fejezet alatt foglalt képzési terv alapján kerül végrehajtásra. Az 7-es számú
melléklet "Melléklet_7_Képzési terv" c. dokumentumban foglaltakat szükséges végrehajtani. Az oktatás
Változáskezelési terv végrehajtása
Oktatás Kommunikáció Visszajelzések monitorozása
27
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
során igyekezzünk milyen személynek a saját kompetenciához alkalmazkodó tréninget tartani, ami által idő
és költség is megspórolható.
Fontos az, hogy
csak azon személyek részesüljenek képzésben, akiknek ténylegesen szükséges a változásmiatt
képzésen részt venniük
a képzési igények belső képzésekkel kerüljenek kielégítésre (kommunikálást megkönnyítendő)
külső személyek csak kulcsszereplők esetében kerüljenek alkalmazásra (akik később majd át-
vagy továbbképzik a többi munkatársukat)
legyen lehetőség véleménycserére
amennyiben igény merül fel rá, a kulcsszereplők részesülhessenek egyéni támogatásban
7.3 Kommunikáció
A kommunikációs terv végrehajtásáért a projektmenedzser és a változáskezelési munkacsoport felel.
Törekedni kell arra, hogy az üzenetek közérthetően legyenek megfogalmazva és minden érintetthez
eljussanak. A szervezeten kívüli szereplőket kellő időben tájékoztatni kell, naprakész, nem elavult
információkkal. Minden egyes alkalommal kerüljön indoklásra a változásban bekövetkező lépés, hogy
mindenki tisztában legyen a dolgok okával. A hátrányokat sem szabad elhallgatni az érintettek előtt, de
kerüljön hangsúlyozásra, hogy ezek a lehető legkisebb mértékre lesznek korlátozva.
7.4 Visszajelzések monitorozása
A végrehajtás során, a már említettek szerint, a változás végrehajtásában érintetteknek lehetősége van a
folyamatos visszajelzésre. Ezek alapján a változáskezelési terv módosításra kerülhet már a korai
fázisaiban is. Az új meglátásokkal, elképzelésekkel szemben nyíltnak kell lenni és amennyiben egy
optimálisabb módszer kerül megemlítésre, azt lehetőség szerint a változáskezelési tervbe kerüljön
beépítésre.
A változás sikeres végrehajtása után az érintettek számára hasznos pozitív visszacsatolást adni, és
elismerésben részesíteni azokat a munkatársakat, akik aktív szerepet vállaltak a változás végrehajtása
során.
28
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
8 Fenntartás
12. ábra Fenntartás lépései
8.1 Változás megszilárdítása
A fenntartási időszak során a szervezet vezetőinek a feladata, hogy a végrehajtás során kialakított új
eredmények alkalmazása folyamatos tesztelés alatt legyen. Az intranetes Excel-táblázat használata új
magatartási módokat követel meg a dolgozóktól, hiszen ezentúl az intranetes felületen tájékozódhatnak a
vezetői távollétek felől.
A változás támogatásának addig kell folyamatos jelleggel tartania, amíg a régi berögződéseket teljes
mértékben felváltotta a stressz mentes munkavégzés, amiben semmilyen személyes akadályozó tényező
nem áll fent a munkavégzés határidőkre való teljesítésében és így nem alakulnak ki személyek közti
konfliktusok.
8.2 Változás eredményeinek kommunikálása
A kommunikáció nem fejeződhet be azután sem, hogy a változás sikeresen véghezment a KNPI-ben. A
változtatás folytán létrejött sikerekről és hatékonyság növekedéséről ezentúl is tájékoztatni kell az
érintetteket. Lehetőség szerint ez kézzelfogható tényekkel együtt történjen, ugyanis azokkal minden
kétséget el lehet oszlatni, ha maradtak még.
Az eredményeket minél többször kerülnek kommunikálásra, annál jobban erősödik az változás fenntartása
iránti elkötelezettségük.
Változás megszilárdítása
Változás eredményeinek kommunikálása
Tudásmegosztás Eredményesség visszamérése és
korrekciós lépések
29
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
8.3 Tudásmegosztás, eredményesség visszamérése és korrekciós lépések
Mivel a változtatás az egész KNPI-t érinti és a kommunikáció során folyamatos tájékoztatásra kerültek, így
a tudásmegosztás is megvalósításra került a változás véghezvitele közben. Mivel az érintettek a képzések,
workshopok és informális tájékoztatók során naprakész információkkal rendelkeztek a változásról, külön
erőfeszítés nem szükséges a tudásmegosztás érdekében.
A fenntartási időszakban fel kell mérni, hogy a változás eredményei hogyan hasznosultak az eredeti
állapothoz képest, milyen változást hoztak, vannak-e a tervezett állapot és a megvalósult állapot között
eltérések, és amennyiben igen azokat mi indokolja, illetve szükséges-e módosítani rajtuk. Ha szükséges,
akkor ebben az esetben a korrekciós lépéseket meg kell tenni. A módosításokra való igényr a
változáskezelési csoport felé kell jelezni.
A szakasz során szükséges dokumentálási a fenntartási szakasz eredményeit. Mennyiben tér el az eredeti
cél és a megvalósult eredmény? A változás során felhasznált források változtak-e? Mik a hosszabb távú
kilátások?
A fenntartási szakasz akkor zárul le, amikor a végrehajtott változtatások a szervezet mindennapi életének
teljességgel beépült részei és a munkatársak teljes mértékben megértik, hogy miért volt erre szükség és
rendszeresen használják az intranetes Excel-táblázatot a vezetők távollétének nyomon követése céljából.
9 Jogszabályi követelmények
1996. évi LIII. törvény a természet védelméről
481/2013. (XII. 17.) Korm. rendelet a környezetvédelmi, természetvédelmi, vízvédelmi hatósági és
igazgatási feladatokat ellátó szervek kijelöléséről
2009. évi XXXVII. törvény az erdőről, az erdő védelméről és az erdőgazdálkodásról
153/2009. (XI. 13.) FVM rendelet az erdőről, az erdő védelméről és az erdőgazdálkodásról szóló 2009. évi
XXXVII. törvény végrehajtásáról
30
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
346/2008. (XII. 30.) Korm. rendelet a fás szárú növények védelméről
1998. évi XXVIII. törvény az állatok védelméről és kíméletéről
1995. évi LIII. törvény a környezet védelmének általános szabályairól
2003. évi XXXII. törvény a Washingtonban, 1973. március 3. napján elfogadott, a veszélyeztetett vadon élő
állat- és növényfajok nemzetközi kereskedelméről szóló egyezmény kihirdetéséről
13/2001. (V. 9.) KöM rendelet a védett és a fokozottan védett növény- és állatfajokról, a fokozottan védett
barlangok köréről, valamint az Európai Közösségben természetvédelmi szempontból jelentős növény- és
állatfajok közzétételéről
269/2007. (X. 18.) Korm. rendelet a NATURA 2000 gyepterületek fenntartásának földhasználati
szabályairól
275/2004. (X. 8.) Korm. rendelet az európai közösségi jelentőségű természetvédelmi rendeltetésű
területekről
292/2008. (XII. 10.) Korm. rendelet a veszélyeztetett vadon élő állat- és növényfajok nemzetközi
kereskedelmét szabályozó nemzetközi és európai közösségi jogi aktusok végrehajtásának egyes
szabályairól
348/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a védett állatfajok védelmére, tartására, hasznosítására és
bemutatására vonatkozó részletes szabályokról
67/1998. (IV. 3.) Korm. rendelet a védett és fokozottan védett életközösségekre vonatkozó korlátozásokró l
és tilalmakról
16/2009. (X. 8.) KvVM rendelet a barlangok felszíni védőövezetének kijelöléséről
1996. évi LV. törvény a vad védelméről, a vadgazdálkodásról, valamint a vadászatról
79/2004. (V. 4.) FVM rendelet a vad védelméről, a vadgazdálkodásról, valamint a vadászatról szóló 1996.
évi LV. törvény végrehajtásának szabályairól
2007. évi CVI. törvény az állami vagyonról
2011. évi CXCVI. törvény a nemzeti vagyonról
2010. évi LXXXVII. törvény a Nemzeti Földalapról
2007. évi CXXIX. törvény a termőföld védelméről
1994. évi LV. törvény a termőföldről
2013. évi CXXII. Törvény a mező- és erdőgazdasági földek forgalmáról
2013. évi CCXII. törvény a mező- és erdőgazdasági földek forgalmáról szóló 2013. évi CXXII. törvénnyel
összefüggő egyes rendelkezésekről és átmeneti szabályokról
31
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
262/2010. (XI. 17.) Korm. rendelet a Nemzeti Földalapba tartozó földrészletek hasznosításának részletes
szabályairól
474/2013. (XII. 12.) Korm. rendelet az elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlása érdekében az adás-
vételi és a haszonbérleti szerződés hirdetményi úton történő közlésére vonatkozó eljárási szabályokról
12/2012. (VI. 8.) VM utasítás a nemzeti park igazgatóságok természetvédelmi célú vagyonkezelési
tevékenységének egységes szakmai alapelvek szerinti ellátásáról
356/2007. (XII. 23.) Korm. rendelet a földhasználati nyilvántartás részletes szabályairól
2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről
2012. évi I. tv a munka törvénykönyvéről
1997. évi CLIX. törvény a fegyveres biztonsági őrségről, a természetvédelmi és a mezei őrszolgálatról
29/2012. (III. 7.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők képesítési előírásairól
273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről
35/1998. (II. 27.) Korm. rendelet a közigazgatási szakvizsgáról
174/2011. (VIII. 31.) Korm. rendelet a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgáról
10/2013. (I. 21.) Korm. rendelet a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről
9/2000. (V.19.) KöM rendelet a Természetvédelmi Őrszolgálat Szolgálati Szabályzatáról
4/2000. (I. 21.) Korm. rendelet a természetvédelmi őrökre, illetve őrszolgálatokra vonatkozó részletes
szabályokról
2011. évi CVI. törvény a közfoglalkoztatásról és a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó, valamint egyéb
törvények módosításáról
2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról
2000. évi C. törvény a számvitelről
2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről
1995. évi XCIII. törvény a védett természeti területek védettségi szintjének helyreállításáról
1993. évi II. tv. földrendező és földkiadó bizottságokról
1992. évi II. törvény a szövetkezetekről szóló 1992. évi I. törvény hatálybalépéséről és az átmeneti
szabályokról
1997. évi CXLI. törvény az ingatlan-nyilvántartásról
32
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
2004. évi CXL tv. a közigazgatási eljárás és szolgáltatás általános szabályairól
1993. évi XLVIII. törvény a bányászatról
1959. évi IV. tv. a Polgári Törvénykönyvről
1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről
312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és
ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról
2012. évi CLXXXV. törvény a hulladékról
2011. évi CXXVIII. törvény a katasztrófavédelemről
2001. évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelméről
2003. évi XXVI. törvény az Országos Területrendezési Tervről
1996. évi XXI. törvény a területfejlesztésről és a területrendezésről
1995. évi LVII. törvény a vízgazdálkodásról
2013. évi CII. törvény a halgazdálkodásról és a hal védelméről133/2013. (XII. 29.) VM rendelet a
halgazdálkodás és a halvédelem egyes szabályainak megállapításáról
2009. évi CXLIV. törvény a vízitársulatokról
33
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
10 Mellékletek
10.1 Melléklet_1_Változásmenedzsment prezentáció
10.2 Mellékelt_2_Workshop dokumentáció
10.3 Melléklet_3_Változáskezelési terv
10.4 Melléklet_4_Kommunikációs eszközök
10.5 Melléklet_5_Kommunikációs terv
10.6 Melléklet_6_Képzés eszközei
10.7 Melléklet_7_Képzési terv
10.8 Melléklet_8_Jelenléti ív
10.9 Melléklet_9_Fényképes dokumentáció
10.10 Melléklet_10_Aláíró lap