Уважаемые студенты!Выполнить все задания практической работы. (Структуру БД мы сделали на последней паре). Выполнить создание всех запросов.Прислать выполненную работу на почту vkgnmf@mail.ru или адрес mail.mf@vcgo.ru см. на сайте колледжа до 26 марта 2020 г.Эта практическая работа будет продолжаться. Следующая практическая работа будет выполняться на том же файле, задания будут добавлены по основному расписанию. За выполненную работу будут выставлены оценки в журнал и электронный тоже. Написать общий отчет по работе в тетради (проверю когда выйдете на учебу).

Обязательно присылайте файлы с работами, от этого будут зависеть ваши оценки! При отсутствии файла 26 марта 2020 г. в журнал будут выставлены неудовлетворительные оценки.

Практическая работа № 16-20 Работа с СУБД MS Access

Цель работы: – систематизация, расширение и закрепление теоретических знаний о СУБД;– научится технологии работы в среде системы управления базами данных, создавать и

редактировать базы данных реляционного типа, осуществлять к ним запросы, формировать отчеты;

Теоретический материал Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления

понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

Работа с мастерамиМастер – специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании

объекта определенного типа. Эта программа поможет вам за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Контекстно-зависимая справка и ПомощникСправочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных

программ как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.

Структура таблицы и типы данных

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, – она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их описание.

Тип данных ОписаниеТекстовый (Значение

по умолчанию)1) Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)

Числовой Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов

Дата/время Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно

Денежный Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части

Поле MEMO Для хранения комментариев; до 65535 символовСчетчик Специальное числовое поле, в котором Access автоматически

присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя

Логический Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)

Поле объекта OLE Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access

Гиперссылка Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу или к странице. Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка

Мастер подстановок Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

Ввод данных в ячейки таблицыВвод данных в ячейки таблицы производится обычным образом – вы переводите курсор в

нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши <Enter> или <Таb>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особенность при вводе данных – для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы

введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений (рис. 9.1). Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных – параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей – доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут значение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Рис. 9.1. Окно построителя выраженийРедактирование данных

Редактирование данных производится очень просто – курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами <DeI> или <Backspase>) и вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом: переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <3аменитъ>, а если нет – один раз щелкнуть по кнопке <3аменить все>.

Сортировка данныхДля удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной

последовательности. Например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки – и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) – по второму и т.д.

Современные СУБД такие, как Access, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтраФильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access

существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу.

Ввод и просмотр данных посредством формыФормы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления

данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Формирование запросов на выборкуЗапросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С

помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В Access можно создавать следующие типы запросов: запрос на выборку; запрос с параметрами; перекрестный запрос; запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание

таблицы); запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы,

подчиненные запросы)

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вывести на экран данные о фамилиях доцентов, стаж которых более 15 лет (на основе таблицы Преподаватели).

Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Более того, фильтры можно сохранять как запросы.

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий. Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основе таблицы Преподаватели).

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

Формирование отчетовОтчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой

информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Организация данныхОдно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что вы можете

хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов. Поясним это на примере. Допустим, вам в базе надо хранить данные о студентах (фамилия, изучаемая дисциплина) и преподавателях (фамилия, номер кафедры, ученая степень, преподаваемая дисциплина). Если хранить данные в одной таблице, то в строке с фамилией студента, изучающего конкретную дисциплину, будут храниться все атрибуты преподавателя, читающего эту дисциплину. Это же огромная избыточность данных. А если хранить данные о студенте в одной таблице, о преподавателе – в другой и установить связь между полями «Читаемая дисциплина» – «Изучаемая дисциплина» (фактически это одинаковые поля), то избыточность хранимых данных многократно уменьшится без ущерба для логической организации информации.

В Access можно задать три вида связей между таблицами: Один-ко-многим, Многие-ко-многим и Один-к-одному.

Связь Один-ко-многим – наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связе Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В – несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое – общим с таблицей В.

При связе Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:• связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является

ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются;• связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются

ключевыми или имеют уникальные индексы;• связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа один-ко-многим через

третью таблицу, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, общих для двух других таблиц.

Целостность данныхЦелостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддержания

связей между записями в связанных таблицах (таблиц, объединенных с помощью связи), а также

обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

• связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

• связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое;

• обе таблицы принадлежат одной базе данных Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Формирование сложных запросовВ перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как

суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй – в верхней строке. Например, нам надо узнать средний стаж работы ассистентов, доцентов и профессоров на разных кафедрах (на основе таблицы Преподаватели). Перекрестный запрос позволит легко решить эту задачу, создав таблицу, в которой заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов – названия кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей.

Запрос на изменение – это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов увеличилась заработная плата ассистентов. Запрос на обновление позволит быстро внести эти изменения в таблицу Преподаватели.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых преподавателей, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Преподаватели.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Например, на основе таблицы Преподаватели можно создать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах.

Ход работы1. Прослушайте установку на выполнение лабораторной работы.2. Ознакомьтесь с краткими теоретическими сведениями по теме.3. Выполните задания лабораторной работы.4. Оформите отчет о проделанной работе.

Выполнение типовых заданийЗадание 1. Создание базы данных 1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Нажмите на кнопку . 3. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и

выполняют их заказы. Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде. Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся. Таблица 9.1

СотрудникиИмя поля Тип данных

Код сотрудника Счетчик Фамилия Текстовый Имя Текстовый Отчество Текстовый Должность Текстовый Телефон Текстовый Адрес Текстовый Дата рождения Дата/Время Заработная плата Денежный Фото Объект OLE Эл_почта Гиперссылка

Таблица 9.2Клиенты

Имя поля Тип данныхКод клиента Счетчик Название компании Текстовый Адрес Текстовый Номер телефона Текстовый Факс Числовой Адрес электронной почты Гиперссылка Заметки Поле МЕМО

Таблица 9.3Заказы

Имя поля Тип данныхКод заказа Счетчик Код клиента Числовой Код сотрудника Числовой Дата размещения Дата/Время Дата исполнения Дата/Время Сумма Денежный Отметка о выполнении Логический

6. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

7. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора. 8. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном

меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.

9. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы – Код заказа.

10. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

11. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. 12. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

13. В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

14. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.15. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со

стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.

16. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия. 17. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося

списка. 18. Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку Далее. 19. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля

подстановок и щелкните на кнопке Готово. 20. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента. 21. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует

несколько типов отношений между таблицами: 1) при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице

соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

2) при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

3) при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

22. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

23. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных → кнопка . 24. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема

данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

25. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

26. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на со ответствующее поле в таблице Заказы.

27. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рис. 9.1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 9.1. Создание связи между таблицами

28. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

29. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение. 30. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК. 31. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно. 32. В результате должна получиться схема данных, представленная на рис. 9.2.

Рис. 9.2. Схема данных В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схеме данных они

отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-ко-многим» помечается «1» вблизи главной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один-к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

33. В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках. 34. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная

фирма. 35. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму. 36. Покажите работу преподавателю.

Задание 2. Отбор данных с помощью запросов Запросы являются основным средством просмотра, отбора, изменения и анализа информации,

которая содержится в одной или нескольких таблицах базы данных.Существуют различные виды запросов, но наиболее распространенными являются запросы на

выборку, с них и начнем наше знакомство. 1. Откройте базу данных «Фирма», созданную ранее. 2. Выполните команду: вкладка ленты Создание → Мастер запросов → Простой запрос. 3. В появившемся диалоговом окне (рис. 9.3) укажите таблицу Сотрудники и выберите поля

Фамилия, Имя, Телефон. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 9.3. Создание простого запроса 4. Введите имя запроса – Телефоны – и нажмите кнопку Готово. Перед вами появится

запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников. 5. Следующий запрос попробуйте создать с помощью Конструктора, для этого выполните

команду: вкладка ленты Создание → Конструктор запросов. 6. В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке

Добавить, а затем – на кнопке Закрыть. 7. Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним дважды щелкнуть

левой кнопкой мыши (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Создание запроса в режиме Конструктора 8. Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке,

необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию. 9. Сохраните запрос с именем «Адреса клиентов».

10. Самостоятельно создайте запрос «Дни рождения», в котором можно будет просмотреть дни рождения сотрудников.

11. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле. Для этого откройте запрос в режиме Конструктора.

12. В строке Условие отбора для поля «Дата рождения» введите значение *.04.*. В данной записи * означают, что дата и год рождения могут быть любыми, а месяц 4-м (т.е. апрель). После этого окно запроса должно выглядеть так, как оно представлено на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Создание запроса 13. Закройте Конструктор и просмотрите полученный результат. Если в запросе Дни

рождения нет ни одной записи, значит, в таблице Сотрудники нет ни одного человека, родившегося в апреле. Добавьте в таблицу Сотрудники несколько человек, родившихся в апреле, и посмотрите, как изменится запрос. Запросы автоматически обновляются при каждом открытии.

14. Если нам нужно узнать, кто из сотрудников родился в мае, то придет- ся создать новый запрос или изменить условие в существующем запросе Дни рождения. Данная процедура является неудобной и занимает много времени. Если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми значениями условий используют запрос с параметром. При запуске такого запроса на экран выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора. Чтобы создать запрос с параметром, пользователю необходимо ввести текст сообщения в строке Условие отбора бланка запроса (рис. 9.6).

Рис. 9.6. Создание запроса с параметром 15. Запись Like[Введите дату] означает, что при открытии запроса появится диалоговое окно

(рис. 9.7) с текстом «Введите дату» и полем для ввода условия отбора. Если ввести условие *.04.*, то в запросе появится список сотрудников, родившихся в апреле. Запустите запрос еще раз и введите значение *.05.*, посмотрите, как изменился запрос.

Рис. 9.7. Окно для ввода условия отбора16. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске выводилось диалоговое окно с

сообщением «Введите фамилию». Поскольку в запросе нужно вывести конкретную фамилию, в условии отбора слово Like писать не надо.

17. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске запрашивались не только фамилия, но и имя сотрудника.

18. Самостоятельно создайте запрос «Выполненные заказы», содержащий следующие сведения: фамилия и имя сотрудника, название компании, с которой он работает, отметка о выполнении и сумма заказа. Данные запроса возьмите из нескольких таблиц.

19. В условии отбора для логического поля Отметка о выполнении введите Да, чтобы в запросе отображались только выполненные заказы.

20. Сделайте так, чтобы столбец Отметка о выполнении не выводился на экран. 21. Создайте запрос Сумма заказа, в котором будут отображаться заказы на сумму более 50

000 руб. 22. Измените запрос, чтобы сумма заказа была от 20 000 до 50 000 руб. Для данных запросов в

условии отбора можно использовать операторы сравнения >, <, =, >=, <=, < > и логические операторы And, Or, Not и др.

23. Иногда в запросах требуется произвести некоторые вычисления, например посчитать подоходный налог 13 % для каждой сделки. Для этого откройте запрос Сумма заказа в режиме Конструктора.

24. В пустом столбце бланка запроса щелкните правой кнопкой мыши на ячейке Поле и в появившемся контекстном меню выберите команду Построить. Перед вами появится окно

Построитель выражений (рис. 9.8), который состоит из трех областей: поля выражения, кнопок операторов и элементов выражения. Сверху располагается поле выражения, в котором оно и создается. Вводимые в это поле элементы выбираются в двух других областях окна Построителя.

25. В левом списке откройте папку Запросы и выделите запрос Сумма заказа. В среднем списке выделите поле Сумма и нажмите кнопку Вставить. Идентификатор этого поля появится в поле выражения Построителя.

26. Щелкните на кнопке * и введите 0,13 (рис. 9.8). Таким образом, мы посчитаем подоходный налог 13 %.

Рис. 9.8. Построитель выражений 27. Нажмите кнопку ОК, после чего в ячейке свойства Поле появится значение «Выражение1:

[Сумма]*0,13». 28. Замените Выражение1 на Налог и закройте Конструктор. 29. Откройте запрос и посмотрите, что у вас получилось. 30. Используя Построитель выражений, добавьте в запрос Сумма заказа поле Прибыль, в

котором будет вычисляться доход от заказа (т. е. сумма минус налог). 31. Создайте запрос Менеджеры, с помощью которого в таблице Сотрудники найдите всех

менеджеров фирмы. 32. Покажите работу преподавателю.

Вопросы для домашнего задания:1. Какую базу данных называют реляционной?2. Из каких основных объектов состоит база данных?3. С помощью чего можно создавать таблицы? 4. Что такое ключевое поле? 5. Как установить несколько ключевых полей? 6. Как установить связи между таблицами? 7. Какие существуют отношения между таблицами? 8. Что означают на схеме данных «1» и «∞»? 9. Зачем нужен Мастер подстановок?10. Для чего предназначены запросы? 11. Какие виды запросов вы знаете? 12. С помощью чего можно создавать запросы? 13. Для чего используют запрос с параметром? 14. Как можно сделать вычисления в запросах? 15. Что означает запись в условии запроса « =50»? 16. Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?