Versjon 1 12.11.2014

Veileder ytelses- og funksjonskravBetaversjon

InnholdInnledning.......................................................................................................................................3

DEL 1: Introduksjon til ytelses- og funksjonskrav.........................................................................3

1.1 Hva karakteriserer ytelses- og funksjonskrav.........................................................................3

1.2 Åpne spesifikasjoner og detaljspesifikasjoner........................................................................4

1.3 Gevinster ved å bruke ytelses- og funksjonskrav........................................................................5

1.3 Bærekraft................................................................................................................................5

1.4 Ytelseskrav og ulike typer funksjonskrav................................................................................6

1.5 Sammenheng mellom ytelses- og funksjonskrav, resultater, oppfølgning og kontraktsvilkår 6

1.6 Prisbestemmelser...................................................................................................................7

1.7 Risiko......................................................................................................................................8

Del 2: Ytelses- og funksjonsspesifikasjon steg for steg................................................................9

2.1 Steg 1: Klargjør formål og mulighetsrom......................................................................................9

2.1.1 Hvilken utfordring skal løses?................................................................................................9

2.1.2 Strategiske føringer...............................................................................................................9

2.1.3 Anskaffelsens formål og effektmål.......................................................................................10

2.1.4 Markedskartlegging.............................................................................................................10

2.2 Steg 2: Lage konkurransestrategi................................................................................................11

2.2.1 Behovskartlegging...............................................................................................................11

2.2.2 Vurdering av konkurransesituasjonen.................................................................................12

2.2.3 Behov for kontroll................................................................................................................13

2.2.4 Dialog med markedet..........................................................................................................13

2.2.5 Budsjett...............................................................................................................................13

2.2.6 Risikokartlegging..................................................................................................................14

2.2.7 Konkurransestrategiske beslutninger..................................................................................15

2.3 Steg 3: Forberede gjennomføring av konkurransen...................................................................16

2.3.1 Hvordan måle resultatoppfyllelse........................................................................................16

2.3.1 Gjennomføringsplan for anskaffelsen..................................................................................16

1

Versjon 1 12.11.2014

2.3.2 Utforming av konkurransegrunnlaget..................................................................................17

2.3.3 Kravspesifikasjonen.............................................................................................................18

2.3.4 Tildelingskriterier.................................................................................................................19

2.3.4 Kvalifikasjonskrav................................................................................................................19

2.3.4 Hvordan kunne dokumentere resultatoppnåelse ved leveransen.......................................20

2.3.5 Kontraktsvilkår.....................................................................................................................20

2.3.6 Veiledning til leverandørene................................................................................................21

2.3.7 Konkurranseregler...............................................................................................................22

2.4 Steg 4: Evaluere tilbud..........................................................................................................23

2

Formål

Resultatmål (Behov)

Funksjon og ytelse

Måleindikatorer

Detalj-spesifikasjo

n

Versjon 1 12.11.2014

Innledning

Denne veilederen hjelper deg til å utforme spesifikasjoner basert på ytelses- og funksjonskrav. Veilederen har 2 deler. Dette er en betaversjon, dvs første utkast til veileder.

Del 1 inneholder hva som kjennetegner ytelses- og funksjonskrav, fordelene for innkjøper og leverandør knyttet til bruk av spesifikasjonsformen og sammenhengen mellom behov, krav, tildelingskriterier og kontraktsoppfølging.Spesifikke tema som konkurransegrunnlagets «røde tråd», ulike kravtyper, risiko, prismekanismer og hvordan tilbyderne kan veilededes omtales også.

Del 2 inneholder en steg for steg- veileder som guider leseren gjennom et utvalg av steg og aktiviteter i anskaffelsesprosessen som er spesielt relevante for konkurranser med ytelses- og funksjonskrav.

For en komplett generell veiledning i hele prosessen; se Anskaffelser steg for steg på www.anskaffelser.no

DEL 1: Introduksjon til ytelses- og funksjonskrav1.1 Hva

karakteriserer ytelses- og funksjonskrav

En konkurranse med ytelses- og funksjons spesifikasjoner (også kalt åpne spesifikasjoner) er i prinsippet en helt vanlig offentlig anskaffelse, men særpreges av en annerledes kravspesifikasjon og kontraktsoppfølging enn der hvor detaljerte spesifikasjoner er brukt.Det grunnleggende prinsippet er at oppdragsgivers behov beskrives gjennom krav til ytelse og funksjon, ikke hvordan

oppgaven skal løses eller med mer detaljerte spesifikasjoner. Leverandører kan dermed i større grad selv vurdere hvilken løsning som vil være den beste å tilby for å dekke de behovene oppdragsgiver har angitt. Spesifikasjonsformen legger på denne måten mer til rette for at de beste løsningene kan tilbys, i stedet for å begrenses av hva oppdragsgiver har antatt som eneste løsning gjennom å detaljspesifisere noe.

Formålet er beskrivelsen av den effekt eller tilstand som ønskes oppnådd helt eller delvis gjennom anskaffelsen. Les mer om formål under Steg 1.

Resultatmålene er en konkretisering av hvordan anskaffelsen bidrar til oppfyllelse av formålet og ivaretar behovene. Resultatmålene uttrykkes gjennom anskaffelsens ytelser og funksjoner.

3

Fokus for ytelses- Fokus for ytelses- og funksjonskravog funksjonskrav

Versjon 1 12.11.2014

Ytelsen er de leveransene oppdragsgiver ønsker å få tilbud på og funksjonene beskriver eventuelle karakteristika ved ytelsen.

Måleindikatorene skal brukes for å finne ut om behovet blir dekket gjennom anskaffelsens leveranser. Måleindikatorene knyttes til ytelse og/eller funksjonene.

1.2 Åpne spesifikasjoner og detaljspesifikasjoner

Kravspesifikasjonen kan ha større eller mindre karakter av funksjonskrav. Det vil typisk være en blanding av detaljerte krav (detaljspesifikasjon) og åpne spesifikasjoner og det er ofte vanlig. Spesielt på lovregulerte områder, kan det være detaljkrav knyttet til kompetanse, utføring, kontroll mv.Ytelses- og funksjonskravene vil typisk representere en ønsket tilstand i gjennomføringen av kontrakten, og vil ofte settes som tildelingskriterier, slik at leverandørene konkurrerer om grad av oppfyllelse.

Eksempler på åpne spesifikasjoner: Brukerne skal bli mest mulig selvhjulpne (eksempel på hjemmehjelpstjenester). Brukerne skal ha en behagelig og trygg transport og komme fram til skolestart i tide (eksempel

fra skoletransporttjenester). Saksbehandlingstiden skal være effektiv, sikker og bidra til mer fornøyde brukere (eksempel på

saksbehandlingssystem).

De detaljerte kravene vil være minimumskrav som skal oppfylles, som beskrivelse av fremgangsmåter på hvordan oppgaver skal løses, krav til innsatsfaktorer, krav til kvaliteten på den ytelsen som skal leveres.

Eksempler på (detaljerte) krav: Krav til overholdelse av lovgivningen. Krav til høyde, bredde, lengde, vekt osv. ved kjøp av utstyr Krav til minimum oppetid for drift. Krav til universell utforming av ytelsen. Krav til overholdelse av en standard. Krav til kompatibilitet med eksisterende utstyr (grensesnitt). Krav til maksimalt energibruk ved kjøp av utstyr. Krav til maksimal lengde på brukerens tid i transportkjøretøyet (krav til transport).

Det er viktig at de detaljerte spesifikasjonene relaterer seg til andre karakteristikker enn ytelses- og funksjonskravene, slik at det ikke blir motstrid mellom kravene.

4

Versjon 1 12.11.2014

1.3 Gevinster ved å bruke ytelses- og funksjonskrav

Den største fordelen med ytelses- og funksjonskrav er at konkurransedokumentene tydeliggjør ønsket verdi for oppdragsgiver ved å sette fokus på behov og resultater. Tilbyderne konkurrerer, med selvvalgte metoder og produkter, om hvem som kan levere beste kvalitet og service innenfor en økonomisk forsvarlig ramme. Gjennom dette gis leverandørene et kraftig incitament til å optimalisere sine leveranser.Spesifikasjonsformen åpner for at leverandører selv vurderer hvilken løsning som vil være den beste å tilby for å dekke de behovene oppdragsgiver har angitt, i stedet for å begrenses av hva oppdragsgiver har antatt som eneste løsning gjennom å detaljspesifisere noe. Denne formen bidrar også til å legge mer til rette for nytenkning og innovative løsning.

Ytelses- og funksjonskrav sikrer på denne måten offentlig sektor adgang til markedets nyeste kunnskap, og vil kunne introdusere nye og mer effektive måter å løse offentlige oppgaver på.

Ytelses- og funksjonskrav styrker leverandørens eierskap til, og dermed ansvar for, løsningen. Risiko flyttes gjennom dette fra oppdragsgiver som ikke har dybdekunnskap om områdets produkt- og tjenesteutvikling til leverandøren som selv har foreslått den løsning og metode som de anser gir den mest effektive oppfyllelse av kundens resultatmål. Siden tilbudet på denne måten også forutsettes å dekke oppdragsgivers krav til ytelse og funksjon i hele kontraktsperioden, vil behovet for uforutsette tilleggstjenester fjernes.

På samme måte som leverandøren får incentiver til å optimalisere leveransen, vil den offentlige oppdragsgiver ha incentiver til å redusere sitt forbruk og kostnader. Ytelses- og funksjonskontrakter vil, i motsetning til betaling etter medgåtte enhetspriser, i større grad være fastpriskontrakter hvor levererandøren skal levere avtalt kvalitet til avtalt pris. Leverandøren blir forpliktet på bakgrunn av det tilbudet som leveres inn, behovet for dyre tilleggsytelser reduseres og oppdragsgivers forutsigbarhet i forhold til kostnader økes.

1.3 Bærekraft

Ved å spesifisere formålet med anskaffelsen og de resultater som skal nås, kjøper den offentlige virksomheten i større grad nytten av et produkt i stedet for selve produktet. Dette bidrar til behov for å produsere færre antall produkter, bedre råvareutnyttelse, mindre forbruk og mer effektiv tjenesteproduksjon. Dette bidrar til bedre bærekraft.

Leverandører vil tenke helhetlig og tilrettelegge selve tjenesteleveransen slik at de begrenser behov for innsatsfaktorer som produkter og utstyr. Maksimal brukstid på innsatsfaktorer er kostnadseffektivt, og det reduserer miljøbelastningen ved at færre produkter og mindre utstyr er nødvendig å kjøpe inn.

5

Fokus påbestillersbehov ogresultater

?

Leverandør tar mer eierskap

Optimering av leveransen

Figur 1 Gevinster ved ytelses- og funksjonskrav

Versjon 1 12.11.2014

For oppdragsgiveren blir det bruk uten eierskap da leverandøren i økende grad vil eie produktene/utstyret. Oppdragsgiver vil dermed ikke lenger ha produkter/fasiliteter (utstyr, verktøy, biler, konferanselokaler) som i lange perioder står ubrukt. Det er for eksempel beregnet at den offentlige bilparken står parkert i snitt 95 % av døgnet.

1.4 Ytelseskrav og ulike typer funksjonskrav

Ytelseskrav er en overordnet beskrivelse av hva oppdragsgiver ønsker å få tilbud på for å oppnå anskaffelsens formål. Hvis for eksempel utfordringen er at mange eldre som ønsker å bli boende hjemme klarer seg dårlig fordi de ikke prioriterer måltider, spiser dårlig og blir svake vil formålet med en anskaffelse av mat kunne være:

Anskaffelsen skal bidra til å gi eldre et verdig liv med økt livskvalitet og selvhjulpenhet gjennom å tilby næringsriktige og delikate måltider

Funksjonskravene er karakteristika ved ytelsen, og deles ofte inn i 3 hovedtyper.

Krav til leveransenOppdragsgivers krav til leveransene, for eksempel levering av mat til eldre hjemmeboende. Dette kan være krav i form av:

Kvalitetskrav, for eksempel « Levering av mat som er næringsrik, innbydende og gjenspeiler årstider, helger og høytider»

Servicekrav, for eksempel «Leverandøren skal fortløpende sikre at maten dekker brukernes forskjellige ønsker og behov for mat. Maten skal leveres til brukerne i deres hjem med en hyppighet som gjør at maten framtrer som fersk

Krav til resultatetGi brukerne en positiv opplevelse og medvirke til å høyne deres livskvalitet.

Krav til effektKrav til de effekter som skal oppnås og som leverandøren skal bidra til. For eksempel « Eldre opplever at de får bedre livskvalitet og blir mer selvhjulpne gjennom kommunens matservering» eller «Eldre i kommunen kan bo i sine hjem lenger».

1.5 Sammenheng mellom ytelses- og funksjonskrav, resultater, oppfølgning og kontraktsvilkår

En av utfordringene ved spesifikasjoner generelt, er at virksomheten ikke kjenner baseline (nåsituasjonen) godt nok. Det er ikke tradisjon for å arbeide med målbare kvalitetsstandarder, det kan være mangelfull statistikk og det foretas sjelden løpende registrering av mengder av produksjonen av tjenestene. Dette blir spesielt utfordrende ved ytelses- og funksjonskrav. Det skyldes at denne usikkerheten i kombinasjon med krav til å oppnå målsettinger og resultater kan overføre for mye risiko til leverandøren og det kan i tillegg være vanskelig å estimere denne usikkerheten.

En baseline beskriver i hovedtrekk hvordan dagens løsning ser ut. Den vil typisk inneholde elementer som: Utgiftsnivået

6

Versjon 1 12.11.2014

Organisering av området Karakteristika av området

kjennetegn ved brukere, tilleggstjenester, tilgrensende oppgaver/områder, osv. Dokumentasjon for dagens servicenivå Dokumentasjon for dagens kvalitetsnivå Dokumentasjon for status ift. forventede resultater og effekter på området

f. eks. ventetid, leveringstid, levetid på produktene, brukertilfredshet, klagestatistikk, medarbeidertilfredshet osv.

Ved bruk av ytelses- og funksjonskrav er det spesielt viktig å etablere en god baseline på et tidlig tidspunkt i anskaffelsesprosessen. Baseline beskriver dagens løsning, og er dermed viktig får å avdekke gapet i forhold til ønsket resultat og formål med anskaffelsen. Baseline gir innkjøpsvirksomheten et kvalifisert grunnlag for å sette ambisiøse, men samtidig realistiske krav til de ytelser de ønsker å få inn tilbud på.

Samtidig gir en god baseline leverandørene det beste utgangspunktet for å forberede et relevant tilbud som kan møte den ønskede endring i ytelser.

Videre gir en baselineinnkjøpsvirksomheten en basis for å følge opp om leverandøren leverer de leveranser, resultater og effekter som forventes. Når baseline er kjent, vil endring av effekter som økning av brukertilfredshet kunne måles. Først ved å se resultatene, vet oppdragsgiver om det er levert kontraktsmessig ytelse. Det betyr at oppfølgningen må konsentrere seg om oppfyllelse av resultatene og effektene og ikke som ved tradisjonelle anskaffelser (detaljspesifikasjon); hvorvidt den beskrevne metode, produkter eller aktiviteter er utført/levert. Dette krever nye metoder og kompetanse hos bestiller for å gjennomføre og styre konkurransen og følge opp kontrakten.

1.6 Prisbestemmelser

Betaling vi ofte være basert på en form for resultatavhengig avregning, dvs ikke ut fra hvor ofte leverandøren gjennomfører en viss aktivitet, men på grunnlag av oppnåelse av resultatet. På bakgrunn av dette skapes det et insitament for leverandøren til å utvikle og implementere optimal tilrettelegging av oppgaven som sikrer best mulig ressursutnyttelse.

Kontrakter om drifts- og vedlikeholdstjenester vil i større grad være fastpriskontrakter i motsetning til betaling etter medgåtte enhetspriser eller kostnader knyttet til faktisk utført arbeid. Ved å forplikte leverandøren til å levere avtalt kvalitet og resultater til en gitt pris, vil oppdragsgiver ha kontroll og forutsigbarhet på hva som skal betales for tjenestene fremover. Leverandøren blir forpliktet på bakgrunn av det tilbudet som leveres inn. Ved kontrakter om fastpris, kan det avtales fast betalingsplan, noe som vil være forutsigbart for begge parter og sikre leverandøren en jevnere inntekt.

Ytelses- og funksjonsspesifikasjoner beskytter oppdragsgiver mot tilleggsbestillinger, da leverandøren forplikter seg til å levere et visst resultat til en gitt avtalt pris. Ved innlevering av tilbud vil leverandøren foreta en omkostnings- og risikovurdering og virksomheten må vurdere hvor villige de er til å betale en slik risikopremie. Jo større risiko forbundet med leveransen, jo større vil risikopremien være. Fastpriskontrakter kan være et alternativ til dette.

7

Versjon 1 12.11.2014

Konkurranser der åpne spesifikasjoner benyttes i kombinasjon med en fastpris, kan således være et viktig virkemiddel for å holde budsjettet. Kontrakter som er inngått på bakgrunn av ytelses- og funksjonskrav gir virksomheten en mulighet til å optimalisere serviceleveransen innenfor bevilget budsjettramme. Virksomheten fokuserer på ønskede resultater og leverandørene konkurrerer på hvor mye kvalitet de kan tilby innenfor en gitt prisramme. Fastpris kan også være en fordel for leverandørene da åpne spesifikasjoner i større grad fokuserer på out-put snarere enn in-put og det kan være vanskelig for leverandørene å vurdere hvordan leveransen skal prises.

Også for virksomheten kan en fastpris være en fordel, da evaluering av tilbudene opp mot tildelingskriterier der også pris er et element, kan være utfordrende. I tillegg begrenses muligheten for at leverandørene skyter over mål og tilbyr noe som er helt urealistisk, eller at tilbudene er meget forskjellige i forhold til kvalitet på ytelsens og prismessig.

Kontrakter har vanligvis sanksjoner som riset bak speilet og det bør også kontrakter med ytelses- og funksjonsspesifikasjoner ha. Vær imidlertid oppmerksom på at strenge sanksjoner kombinert med usikkerhet hos leverandørene, vil gjenspeile seg i et prismessig dyrere tilbud og i verste fall medføre at leverandører avstår fra å innlevere tilbud. Ytelses- og funksjonskontrakter er ofte preget av tettere samarbeid i kontraktsoppfølgningsfasen for å finne fornuftige løsninger enn ved tradisjonelle spesifikasjoner, spesielt ved umodne markeder og førstegangs konkurranse på et område. Det som er viktig for virksomheten er å få leveransen, ikke utløsning av en sanksjon.

1.7 Risiko

Ytelses- og funksjonskrav er i utgangspunktet en spesifikasjonsform som fungerer grunnleggende risikoreduserende både for oppdragsgiver og leverandør selv om det er noen punkter oppdragsgiver må være oppmerksom på

Når leverandøren selv velger sine løsninger overføres risiko fra oppdragsgiver til leverandør. Leverandøren har, basert på kunnskap om egne løsninger, valgt den løsning som vurderes som den beste.

Risiko knyttet til utfordringer i kontraktsperioden forutsettes vurdert av tilbyder i pristilbudet I tilbudsevalueringen tar oppdragsgiver stilling til om risikopåslaget er akseptabelt.Et oppdrag med et større volum og lengere kontraktsperiode vil normalt få et mindre risikopåslag enn et lite oppdrag fordi tilbyder både kan spre risiko og tilrettelegge oppgaveløsningen på en kosteffektiv måte i et lengere investeringsperspektiv.Det er en forutsetning for riktig prissetting av risiko at det har vært et nødvendig element av konkurranse om kontrakten. Som oppdragsgiver må du vurdere om markedssituasjonen er slik at det er reell konkurranse.

Et annet sentralt element i risikovurderingen er vurderingen av både virksomhetens og markedets modenhet for spesifikasjonsformen. For virksomheten vil spørsmålet være om den har tilstrekkelig kompetanse til å formulere og å følge opp ytelses- og funksjonskrav, for tilbyderne er spørsmålet om de har vilje og kompetanse til å besvare utlysninger med åpne spesifikasjoner. Dialog med markedet kan gi verdifull informasjon tidlig i planleggingsarbeidet.

8

Eksempel:

Lillevik kommune har et kommunestyrevedtak som sier «Lillevik skal være en bærekraftig kommune i sunn vekst med vekt på å lav miljøbelastning». Og kommunestyret vedtok i fjor å avsette kr. 500 000,- til oppgradering av Byparken ihht. kommunestyrevedtaket.

Versjon 1 12.11.2014

Del 2: Ytelses- og funksjonsspesifikasjon steg for steg

Veilederens Steg for Steg-del guider leseren gjennom et utvalg av steg og aktiviteter i anskaffelsesprosessen som er spesielt relevante for konkurranser med ytelses- og funksjonskrav.

2.1 Steg 1: Klargjør formål og mulighetsrom

Balansen mellom anskaffelsens formål/effektmål og dens mulighetsrom er «nøkkelen» i ytelses- og funksjonsspesifikasjoner. Det er i dette mulighetsrommet markedet skal tilby sine «beste løsninger» uten å være bundet av detaljerte krav til hvordan oppdraget skal løses.

2.1.1 Hvilken utfordring skal løses?

Arbeidet med en anskaffelse har alltid sin basis i en trigger/utløsende faktor. Triggeren kan være alt fra det helt praktiske «Avtalen på rengjøring går ut om 6 måneder» til politiske vedtak som «Kr. 2.700 000,- til prosjektet park for alle – rehabilitering av byparken». Når du som oppdragsgiver skal definere anskaffelsens mål, er et klart bilde av hvilken utfordring anskaffelsen skal løse helt sentralt for å kunne beskrive den effekten du vil ha av anskaffelsen. Det er denne effekten som skal beskrives i ytelses- og funksjonskravene.

2.1.2 Strategiske føringer

Det vil ofte være strategiske føringer i virksomheten som legger rammer for anskaffelsen, og som et første steg må hvilke disse er avklares. Eksempler på strategiske føringer kan være hvilke oppgaver virksomheten skal utføre selv med egne ansatte og når virksomheten skal bruke markedets kompetanse. Det kan også være føringer for å videreutvikle markedet på områder med utfordringer. Eksempler her er kostnadsdrivende tjenesteområder i sterk vekst, (for eksempel på grunn av økende antall brukere) eller innenfor områder med tendens til monopoldannelser. Det kan også være interne føringer som for eksempel miljøsertifisering. Dersom virksomheten er miljøsertifisert, for eksempel ihht. ISO14001, vil det være nedfelt mål og tiltak i planen. Målsettinger vil typisk dreie som om å redusere klimagassutslipp, farlige kjemikalier, energibruk mm. De fastsatte målene vil være formulert i konkrete tiltak også for anskaffelser.

9

Eksempel:

Anskaffelsens utfordring er at Byparken i Lillevik kommune i liten grad blir brukt av innbyggerne fordi den oppleves som utrygg og generelt er lite velholdt. Det skrives om problemet i lokalavisen, valget nærmer seg og politikerne gir kommuneadministrasjonen i oppdrag å iverksette tiltak.

Versjon 1 12.11.2014

I eksempelet over vises det hvordan det ved budsjettildelingen kan være rammer for hvordan pengene kan anvendes. Dette vil igjen angi retningen for hvilke resultater og effekter som skal oppnås gjennom anskaffelse av vedlikehold av parken. Strategiske føringer er ofte åpne og tilrettelegger for flere mulige måter å oppfylle strategien og tilrettelegger derfor for å bruke ytelses- og funksjonskrav.

2.1.3 Anskaffelsens formål og effektmål

Etter at utfordring og strategiske føringer er klarlagt fortsetter du med å beskrive anskaffelsens formål og effektmål. Formålet er den kvalitative beskrivelsen av effekten eller tilstanden virksomheten vil ha ut av anskaffelsen, og består av kombinasjonen av utfordring og strategiske føringer. Formålet er grunnmuren i ytelses- og funksjonsspesifikasjonen. Anskaffelsens formål er i mange sammenhenger bare en delmengde i å løse hele utfordringen. I eksempelet fra Lillevik kommune vil både mer velstelte plener, mer belysning, mer vakthold og andre åpningstider kunne være tiltak, men eksempelanskaffelsen gjelder grøntområdene. Formålet kan konkretiseres til effektmål som er en etterprøvbar beskrivelse av formålet. Effektmålet kan være en utdypning som gir viktig informasjon til tilbyderne om hva virksomheten ønsker å oppnå.

2.1.4 Markedskartlegging

Formålet med denne aktiviteten er å få en oversikt om muligheter i markedet og et grovt estimat på anskaffelsens kostnadsbilde. Denne aktiviteten er i hovedsak en undersøkelse uten å oppsøke leverandører (såkalt skrivebordsundersøkelse).

Ytelses- og funksjonsbeskrivelser åpner opp for at også nye markeder kan tilby sine løsninger som kan tilfredsstille de resultater og effekter som ønskes oppnådd. Det som ofte kjennetegner leveranser ved bruk av åpne spesifikasjoner, er at virksomheter i større grad får tilbud om tjenesteleveranser. Der virksomheten tradisjonelt har anskaffet produkter/varer og selv stått for driften i form av utførelse, lagerhold, distribusjon, opplæring, oppgradering, service- og vedlikehold, vil en åpen spesifikasjon tilrettelegge for at leverandører overtar ansvaret for dette.

Googlesøk på tidligere kjente bransjer vil derfor ikke være tilstrekkelig, selv om disse også utvikler sine produkter. Her bør virksomheten søke på tjenesteområder, bruke nettverk og sosiale medier. Messer og konferanser kan også være relevante kilder. Selv om det ikke avdekkes umiddelbart et marked som kan dekke behovet, er dette likevel viktig informasjon for den videre markedsdialog og valg av strategi. Det kan for eksempel bety at virksomheten må tilrettelegge for konkurranse ved å bearbeide markedet. Det kan være nødvendig å informere om virksomhetens ønsker om resultater

10

Eksempel:

Anskaffelsens formål kan formuleres slik: «En trivelig og miljøvennlig park som brukes av befolkningen»

Det etterprøvbare effektmålet kan være:«En velstelt og slitesterk plen som egner seg til fritidsaktiviteter for ulike deler av befolkningen. Eksempler på aktiviteter er soling, ballspill, jogging, barnebursdager og picnic».

Versjon 1 12.11.2014

og effekt og etterspørre hvordan markedet kan imøtekomme dette. Det kan også bety at virksomheten må tilrettelegge for å bringe ulike leverandørkonstellasjoner sammen.

2.2 Steg 2: Lage konkurransestrategiFor å kunne ta de riktige beslutningene for anskaffelsen, bør visse aktiviteter gjennomføres for å kartlegge rammene for anskaffelsen, hvordan konkurransen er og hvilken risiko som er forbundet med anskaffelsen. Ved bruk av ytelses- og funksjonskrav kan det være andre utfordringer og risikoer enn ved tradisjonelle spesifikasjonsformer.

2.2.1 Behovskartlegging

Utfordringen med behovskartlegging ved ytelses- og funksjonskrav er å løfte seg og tenke nytt. Ved tradisjonelle detaljspesifikasjoner beskrives behovet som hvilke aktiviteter som skal utføres, hvilken løsning som er nødvendig, og hvordan ting skal se ut for å oppfylle formålet med anskaffelsen. Ved slike spesifikasjonsformer er ofte ikke resultatoppnåelse eller effekter i sentrum. Ved ytelses- og funksjonsspesifikasjoner er det nettopp formålet, resultater og effekt som er i fokus når behovet skal beskrives og ikke løsningen.

Som ved tradisjonelle spesifikasjoner skal relevante interessenter involveres i behovskartleggingen. Interessenter kan for eksempel være ansatte som skal bruke løsningen i sitt arbeid, eller brukere som mottar tjenester fra din virksomhet.

Ved å ta utgangspunkt i hva virksomheten ønsker å oppnå med anskaffelsen, skal det lages en ytelsesspesifikasjon på bakgrunn av de leveranser som er nødvendige for å oppnå formålet med anskaffelsen. Du må hele tiden fremheve overfor interessentene:

Hva er formålet med anskaffelsen? Hvilke resultater ønsker virksomheten at anskaffelsen skal bidra til? Hvilken endring ønsker virksomheten å oppnå med anskaffelsen? For hvem eller hva skal disse endringene og resultatene være oppnådd?

Dette kan være en utfordrende øvelse, og kan kreve endring i måten å tenke på og også kan også innebære en følelse av å gi fra seg kontroll. Ofte kan fagpersoner som har fått i oppgave å beskrive sitt behov faktisk heller ha beskrevet løsning. Og da er din oppgave og spørre tilbake hvorfor er akkurat denne løsningen det de trenger.

Fagpersoner som har lang erfaring i å detaljbeskrive kan føle at en viktig kompetanse tas fra dem. Det er ikke riktig, fordi fagpersonene også har kompetanse på hva som er behovet og det er dette som er det vesentlige å få frem. Fagpersonenes kompetanse på et område er viktig ikke minst i vurdering av om leveransene som tilbys er egnet til å oppfylle det formål og de resultater som ønskes.

Din oppgave som innkjøper blir å verifisere de kravene som interessentene mener er viktig for anskaffelsen. Hvorfor er dette kravet viktig? Noen kaller det «de 3 hvorfor» - dvs. still spørsmålet «hvorfor» 3 ganger. Øvelsen blir å bore dypere inn i behovene som er beskrevet slik at du kommer helt til kjernen av hva som er ytelsen eller funksjonen som skal oppnås. Det vil bidra til at den som stiller kravet faktisk må begrunne hvorfor det er viktig og på den måten løfte seg og tenke nytt. Ta også utgangspunkt i den etablerte baseline og se dette i sammenheng, slik at behovene uttrykker en endring fra dagens situasjon til noe annet. Du bør registrere alle behovene som er fremkommet etter

11

Versjon 1 12.11.2014

denne grundige prosessen og lage forslag til prioritering av behov opp mot oppfyllelse av formålet og ivaretagelse av strategiske føringer.

12

Versjon 1 12.11.2014

2.2.2 Vurdering av konkurransesituasjonen

En kartlegging av konkurransesituasjonen på markedet, vil kunne legge føringer for hva slags type spesifikasjon som er egnet og hvordan konkurransen bør tilrettelegges.

En bevisst bruk av ulike spesifikasjonsformer og kombinasjonen av disse, legger til rette for å utvikle tjenesteproduksjonen og utnytte markedets kunnskap og erfaring.

Noen vurderinger som kan være avgjørende for valg av spesifikasjonsform og kombinasjoner av disse er følgende:

Der det er strategisk viktige anskaffelser som knytter seg til kjernevirksomheten, kan det være strategisk hensiktsmessig å åpne opp for nye måter å løse oppgavene på. Ytelses- og funksjonsspesifikasjoner kan her være et godt virkemiddel.

Der det er liten konkurranse i markedet, er ytelses- og funksjonsspesifikasjoner egnet for å få større konkurranse ved å tiltrekke seg flere leverandører som har andre måter å løse utfordringer på.

På områder der det skjer en rask utvikling, vil det være ønskelig å utnytte markedets kompetanse og erfaring. Detaljspesifikasjoner er her ikke egnet, da offentlige virksomheter ikke har og ikke bør ha den detaljkunnskap som leverandørmarkedet besitter.

Der markedet kjennetegnes av små og mellomstore bedrifter (SMB), vil hver og en av dem kun levere relativt beskjedne volumer. Det er antatt at ytelses- og funksjonskrav ikke er så anvendelig ved små volumer.

Der ytelsen er sterkt lovregulert slik at det ikke kan konkurreres på metode eller det kreves spesifikk fagkompetanse, er heller ikke ytelses- og funksjonskrav særlig egnet.

Hvor godt baseline (nåsituasjon) er kjent. Det kan være utfordrende å måle effekt eller endring for oppdragsgiver når baseline ikke er godt nok kjent. Det bør derfor vurderes om virksomheten bør begynne med ytelses- og funksjonskrav på de områder der måling av endring er mulig.

Da ytelses- og funksjonskrav også retter deg mot markeder som ikke er kjent, kan det være veldig konkurransehemmende å stille for strenge kvalifikasjonskrav. Generelt er kunnskap om markedet og konkurransesituasjonen viktig slik at du ikke stiller for strenge kvalifikasjonskrav, selv om du mener de er nødvendige for å sikre kontraktsgjennomføringen. Et eksempel her er å stille krav om erfaring fra tilsvarende prosjekter, noe som vil være ekskluderende for leverandører som har helt nye, gode løsningsalternativer.

For ikke å ekskludere potensielle leveranderandører, kan det være hensiktsmessig å tenke alternativt. Er virksomheten villig til å ta en litt større risiko? Kan bankgaranti fra leverandøren avhjelpe manglende soliditet? Kan du invitere til at leverandørene samarbeider?

Det kan her være nødvendig også å bruke mer tid i planleggingsfasen på informasjon til markedet og være tilstede på arenaer for potensielle leverandører for å vekke interesse i markeder som tradisjonelt ikke har tilbudt ytelsene.Konkurransesituasjonen har også betydning for hvor lang tilbudsfrist bør være. Ved førstegangs bruk av ytelses- og spesifikasjonskrav, vil leverandørene kunne trenge lenger tid for å utarbeide et konkurransedyktig tilbud.

13

Versjon 1 12.11.2014

2.2.3 Behov for kontroll

De forskjellige typer kravspesifikasjoner medfører forskjellige måter å styre og kontrollere på i kontraktsoppfølgingsfasen. Virksomhetens valg av kravstype vil dermed være et uttrykk for hvilket behov for kontroll den offentlige virksomheten har til leveransen av den enkelte ytelse. Kontrollbehovet er erfaringsmessig størst første gang virksomheten har konkurranse på et område, samt for oppgaver som er særlig sensitive tjenesteområder for virksomheten, (for eksempel tjenester for sårbare brukere), politisk aktuelle eller er sterkt lovregulert. Detaljspesifikasjoner gir virksomheten kontroll på hvordan leveransen utføres, mens ytelses- og funksjonskrav overlater til leverandøren hvordan leveransen utføres.

2.2.4 Dialog med markedet

Anskaffelser der det brukes ytelse- eller funksjonskrav krever tettere kontakt mellom innkjøper og leverandører og brukere enn i anskaffelser der det brukes detaljspesifikasjoner Dialog med markedet kan gjennomføres på ulike måter. I forkant av anskaffelsen kan det arrangeres dialogmøte åpent for alle interesserte leverandører. Hensikten med dialogmøtet er å presentere planene for anskaffelsen og forberede markedet på at det vil bli brukt ytelses- og funksjonskrav. Samtidig er dialogmøtet en god mulighet for å få leverandørenes reaksjoner på og innspill til ytelses- og kravspesifikasjonen. Forslag til gode tema å diskutere med leverandører når det gjelder funksjonskrav kan være:

Gir behovsbeskrivelsen mening? Oppfattes de som funksjonskrav? Virker skal-kravene konkurransebegrensende? Utelukker de at andre løsninger kan tilbys? Gir beskrivelsen av anskaffelsens formål og suksesskriterier mening? Gir de oppsatte funksjonskrav, resultater og effekter mening? Hvordan skal ytelse måles og dokumenteres, både ved evaluering og i kontraktsoppfølgingen? Hvilke evalueringskriterier velges? Hvordan følge opp leveransen med leverandøren i kontraktsfasen? Hvordan dokumentere at

kravene leveres?

Dialogen med leverandørene kan også gjennomføre digitalt, for eksempel gjennom Doffin og egne hjemmesider. Dialogaktivitetene skal annonseres som frivillig kunngjøring på Doffin. Her kan da også utkast eller forslag til kravspesifikasjonen legges ut på «høring» slik at leverandørene kan sende sine innspill skriftlig tilbake. Hensikten er å teste ut om den oppfattes som god av leverandørene og vil føre til at det leveres inn gode tilbud.

Tilbakemeldingene kommet frem gjennom dialogen skal bidra til utformingen av konkurransegrunnlaget og ytelses- og funksjonskravene som benyttes. Det er viktig å ikke ”skreddersy” konkurransegrunnlaget til én leverandørs løsning.

2.2.5 Budsjett

For at markedet skal ha insitament til å utvikle og investere i nye løsninger, må kontraktene ha en kontraktsvarighet og omfang som tillater at leverandøren kan avskrive sine investeringer.. I offentlig sektor budsjetteres det for 1 år av gangen. Forankring i virksomheten på kostnader i en tidshorisont som stimulerer markedet må vektlegges i planleggingsarbeidet.

14

Versjon 1 12.11.2014

Ny praksis vil også kunne medføre kostnader til kompetansebygging og eventuelt konsulent tjenester i en overgangsperiode. Dette er kostnader som egentlig ikke er en del av den aktuelle anskaffelsen, men som likevel vil måtte budsjetteres inn i de første anskaffelsene som følger ny praksis.Kostnader til bred dialog med markedet og eventuelle eksperttjenester som skal stimulere og vurdere nye løsninger må også inn i budsjettet.

2.2.6 Risikokartlegging

Bruk av ytelses- funksjonskrav innebærer at leverandøren gis en vesentlig frihet til selv å tilrettelegge arbeidet og velge de arbeidsmetoder som skal inngå i oppgaveløsingen. Det stiller krav til leverandøren om å kunne planlegge oppgaven hensiktsmessig, bruke arbeidsmåter og metoder som støtter en effektiv drift og følger opp at oppdragsgivers krav til leveranser og resultater oppfylles. Tilsvarende stiller bruk av ytelses- og funksjonsspesifikasjoner nye krav til oppdragsgivers måte å gjennomføre anskaffelsesprosessen og håndtere samarbeidet i kontraktsoppfølgingen på. Som oppdragsgiver skal du være i stand til å være innstilt på å gi slipp på en del av kontrollen med hvordan oppgaven løses, og ha tillit til at den løses best av leverandøren, for heller å styrke hvordan du skal kontrollere resultatene av oppgaveløsningen.

Før det besluttes å bruke ytelses- og funksjonskrav bør det derfor gjøres en risikoanalyse med hensikt å vurdere om både leverandørmarkedet og innkjøpsvirksomheten selv er modne nok. Figur 2. under oppsummerer noen av de viktigste spørsmålene som bør avklares i risikoanalysen.

Figur 2. Dimensjoner i risikoanalysen

15

Konkurransegrunnlag

Leverandør

Innkjøpsvirksomheten

Kan leverandørene levere på ytelses- og funksjonskravene?

Ønsker leverandørene å levere basert på ytelses- og funksjonskrav?

Er leverandørene interessert i å bidra til å tilføre merverdi i leveransen?

Er leverandørene teknisk i stand til å gi tilbud?

Er leverandørene i stand til å foreslå egne måter å løse oppgaven på?

Kontrakt

Har virksomheten den riktige kapasitet og kompetanse til å systematisk følge opp ytelses- og funksjonskrav?

Er virksomheten klar til å styre kontraktsoppfølgingen basert på insitamentstruktur og sanksjoner i form av bøter?

Har virksomheten den nødvendige kompetansen til å utforme ytelses- og funksjonskrav?

Er det rom for og tilrettelagt for å tilpasse virksomheten?

Er det vilje til å godta at oppgaven kan løses på en annen måte en den vante?

Versjon 1 12.11.2014

Risikoanalyse på dette stadiet kan med fordel involvere dialog med en rekke forskjellige aktører:Internt i egen virksomhet: De forskjellige risikoer forbundet med å bruke ytelses- og funksjonskrav bør først og fremst vurderes på bakgrunn av grundige interne drøftinger med de ulike berørte delene av virksomheten. Dette kan være fagenheter og innkjøpsressurser som vil bidra i forberedelsene og gjennomføringen av anskaffelsen og i oppfølgingen av kontrakten. Hensikten er å få bragt på banene alle relevante forhold og involvere de berørte parter, i forkant av prosessen. Dialog med andre offentlige innkjøpere: Erfaringer fra andre innkjøpere som har brukt ytelses- og funksjonskrav kan også gjerne dras inn i risikoanalysen. Både for å få kunnskap om hvordan virksomheten har håndtert de krav som ytelses- og funksjonsspesifikasjoner stiller til egen virksomhet, og deres erfaringer med hvordan leverandørmarkedet reagerte.

Dialog med leverandørmarkedet: Det bør også vurderes å ha dialog med potensielle leverandører i forkant av anskaffelsen. Hensikten er å få vite hvordan markedet vil reagere på en anskaffelse der det brukes ytelses- og funksjonskrav.

2.2.7 Konkurransestrategiske beslutninger

Konkurransestrategiske beslutninger handler om å ta de valg som best tilrettelegger for at målsettingen med anskaffelsen nås, til den laveste prisen gjennom hele kontraktsperioden. Valg av spesifikasjonstype, prosedyre, kontraktsvilkår med mer legger føringer for godheten av leverandørenes tilbud og at de ønskede resultater og effekter oppnås. Ved bruk av ytelses- og funksjonskrav kan valgene blir annerledes enn ved tradisjonelle spesifikasjonsformer. Valgene er strategiske beslutninger og krever ledelsesforankring, det er ikke noe den enkelte innkjøper selv avgjør.

Valg av spesifikasjonsformSpesifikasjonsformen og kombinasjonen av spesifikasjonsformer bør baseres på vurderinger av konkurransesituasjonen, behov for kontroll på leveransen, risiko knyttet til anskaffelsen og måloppnåelse, hvorvidt ytelsen er sterkt lovregulert eller ikke og modenhet i virksomheten og markedet.

Valg av prosedyreHvordan virksomheten henvender seg til markedet vil kunne være avgjørende for et vellykket resultat. Flere fremhever at konkurranse med forhandling er en foretrukket prosedyre når de bruker åpne spesifikasjoner, da de hevder det er nødvendig å kommunisere med leverandørene. Forhandling er imidlertid ikke alltid en lovlig prosedyreformen. Konkurransepreget dialog kan her være et alternativ. Anbudskonkurranse er den vanligste prosedyreformen og for å bøte på at det ikke gis adgang til å forhandle, kan dialogmøter forut for konkurransen, befaring eller konferanse etter kunngjøring av konkurransen være egnede virkemidler. En befaring vil lette leverandørens forståelse for nå-situasjonen i forhold til det ønskede resultat oppdragsgiver ønsker å oppnå. Gapet her forteller leverandørene hvilken ytelse det er nødvendig å tilby.

16

Versjon 1 12.11.2014

KontraktslengdeFor korte kontrakter trekkes ofte frem som et hinder for leverandørene i å innlevere tilbud. Spesielt der det er store investeringer forbundet med kontraktene, bør kontraktslengen være tilstrekkelig til at leverandørene kan avskrive investeringene. Ytelses- og funksjonskrav bidrar i større grad til tjenesteleveranser, og leverandøren eier produksjonsmidlene og utfører tjenesten. Vær oppmerksom på at dersom leverandøren må rigge til en organisasjon og investere i produkter, utstyr og lokaler som ikke lar seg avskrive i kontraktsperioden, vil leverandøren neppe innlevere noe tilbud. Kontraktslengden bør derfor vurderes ut fra leverandørens behov for investeringer.

17

Eksempel:

Resultatmål: Grøntområdene skal være velholdt gjennom hele året. Alt vedlikehold av plenområdene skal gjennomføres uten bruk av kjemikalier som er skadelige for helse eller miljø.

Resultatoppfyllelsen vil bli målt på følgende måter:a) Månedlig egenerklæring fra leverandør som beskriver plen, beplantning og gangveier

fra et brukerperspektivb) Månedlig egenerklæring over brukte plantevernmidler og deres fareklassifiseringc) Stikkprøver av at gresset skal ikke på noe tidspunkt er høyere enn 8 cmd) Brukerundersøkelser som gir mer enn til sammen 85 % på parameterne «svært

Versjon 1 12.11.2014

KontraktsvilkårHvordan ytelsene best følges opp, avhenger av virksomhetens kontrollbehov og en risikoanalyse; hvor sensitive sluttbrukere det er snakk om, hva er konsekvensene av at målsettingen og effektene ikke nås. De virkemidler som velges for kontraktsoppfølgning vil være avledet av risikovurderingen. Er det behov for tett oppfølgning eller kun stikkprøvekontroll? Er det tilstrekkelig med leverandørens egenkontroll eller er det nødvendig med kontroll også fra virksomhetens side. Hvordan tilrettelegges kontrollen best for å bidra til effektiv ressursbruk og ikke bidra til unødige kostnader? I tillegg vil det være en vurdering av om det er et nytt område ytelses- og funksjonskravene anvendes på, fordi da kan for strenge sanksjoner forhindre leverandørene fra å delta i konkurransen. Tett samarbeid blir ofte trukket frem som et egnet virkemiddel på nye områder for ytelses- og funksjonskrav.

2.3 Steg 3: Forberede gjennomføring av konkurransen

2.3.1 Hvordan måle resultatoppfyllelse

Resultatmålene viser hvordan oppdragsgiver vil måle om forventninger til kvalitet, omfang og tilgjengelighet oppnås.

Ytelsen er de leveransene oppdragsgiver ønsker å få tilbud på og funksjonene beskriver eventuelle karakteristika ved ytelsen. Måleindikatorene brukes til å verifisere at ønskede resultater nås.

For å finne gode måleparametre på hvordan verifisere at det ønskede resultat oppnås, er det viktig å ta utgangspunkt i ytelsesspesifikasjonen. I eksempelet ovenfor er måleindikatorene angitt, en av dem er spørreundersøkelse. Resultatmålet er oppnådd derom spørreundersøkelsen viser 85 % fornøydhet.

2.3.1 Gjennomføringsplan for anskaffelsen

Tanken bak Ytelses- og funksjonskrav, er at virksomheten bør ha spisskompetanse på hvilket behov som skal tilfredsstilles, konkretisere dette i et overordnet formål og konkretisere hvilke resultater/effekter som skal nås. Leverandørmarkedet bør ha spisskompetanse på å dekke dette

18

Versjon 1 12.11.2014

behovet. Dette er for mange en helt ny måte å tenke på og det kan kreve mye omstillingsevne, -vilje og tidsbruk.

Når gjennomføringsplanen for anskaffelser skal lages, er det viktig å ta hensyn til at tidsestimatet og ressursforbruket er noe annerledes enn ved tradisjonelle spesifikasjoner. Ytelses- og funksjonsspesifikasjoner gir erfaringsmessig økt tidsbruk i behovs- og planleggingsfasen (spesielt ved førstegangs bruk av spesifikasjonsformen), mindre tidsbruk på selve konkurransegrunnlaget og gjennomføringen av konkurransen (konkurransefasen) og igjen mer tid på kontraktsoppfølgingsfasen. Dersom virksomheten nedlegger tilstrekkelig tid både til planlegging og oppfølgning, vil den erfare større grad av måloppnåelse, resultater og effekter.

Gjennom åpne spesifikasjoner, vil de få frihet til å bruke sin erfaring og kompetanse til å tilrettelegge oppgaven slik at de mest mulig effektivt vil kunne nå de ønskede resultater og effekter.

Beregn tid til følgende i planleggingsfasen: Nødvendig kunnskap om, og dokumentasjon av baseline (nåværende løsning) inkludert dens

fordeler og utfordringer. Klarlegging og prioritering av nye funksjonelle ønsker. Beslutte kvalitetsnivå på ytelsene. Dialogaktiviteter med både brukere og marked. Ha konkurransegrunnlaget på høring hvis aktuelt.

Beregn tid til følgende i konkurransegjennomføringsfasen: Svare på spørsmål om, og eventuelt presisere konkurransegrunnlaget.

Siden spesifikasjonsformen er ny for mange kan det være mer spørsmål fra leverandørene om hvordan de ulike kravene skal forstås. Er det mange spørsmål kan det være hensiktsmessig å holde en tilbyderkonferanse hvor konkurransegrunnlaget gjennomgås.

Beregn tid til følgende i kontraktoppfølgningsfasen: Tilvenning til nye kontrollformer hos både oppdragsgiver og leverandør.

Det kan for eksempel, være enklere å kontrollere hvor mange timers hjemmehjelp en pensjonist skal ha, enn med hvilken kvalitet og med hvilken effekt tjenesten er levert.

Etablering av et kontrollregime som sikrer at det rapporteres på resultat og kvalitet. Regimet må, så langt det er mulig, tilpasses eksisterende rutiner og rapporter hos både virksomhet og leverandør.

Løpende dialog om det etablerte kontrollregime faktisk måler resultat og kvalitet, altså anskaffelsens effekt.

2.3.2 Utforming av konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget er alle de dokumenter som sendes ut til markedet. Det består av kravspesifikasjon, krav til leverandørene (kvalifikasjonskrav), hvordan konkurransen skal gjennomføres med tildelingskriterier og frister, samt kontraktsvilkår.

Ytelses- og funksjonsspesifikasjonen skal sammen med leverandørens løsningsforslag oppfylle de resultater og effektmålene oppdragsgiver har satt for å oppfylle formålet med anskaffelsen. Det er derfor vesentlig at formål og resultater/effektmål er tydelig kommunisert i konkurransegrunnlaget slik at leverandøren kan levere sitt beste forslag.

19

Versjon 1 12.11.2014

20

Versjon 1 12.11.2014

2.3.3 Kravspesifikasjonen

Ved bruk av ytelses- og funksjonskrav, må også elementer som tradisjonelt hører hjemme i andre deler av konkurransegrunnlaget med i kravspesifikasjonen. Ytelses- og funksjonskrav skal fungere som en veiledning til potensielle leverandører om hva oppdragsgivers behov er.

Ved ytelses- og funksjonsspesifikasjoner er formålet med anskaffelsen og de ønskede resultater er meget sentralt. Ved rene detaljspesifikasjoner fremkommer ofte kun kravene av spesifikasjonen og formålet er ofte vagt beskrevet. En tydelig beskrivelse av formålet er en nødvendig forutsetning for at leverandøren skal skjønne hva virksomheten har behov for og kunne tilby sin beste løsning på dette.

Ved å formulere funksjonskravene presise og avledet av formålet er det tydelig for leverandører hva deres leveranser skal bidra til og hva som blir kontraktsforpliktelsen. Samtidig blir det oppdragsgivers sikkerhet for at ønskede resultatet og formål kan nås.

I tillegg er det vesentlig for leverandørene å få en forståelse av baseline (nåsituasjon) og også hvordan de målsettinger og resultater som er satt for anskaffelsen skal følges opp. Da blir det lettere for leverandøren å vurdere hva som skal til for å nå ønsket resultat og effekt og tilpasse sitt tilbud til det.

Leverandørene må ut fra konkurransegrunnlaget forstå hva de blir målt på ved levering av ytelsen. Ytelses- og funksjonskravene må konkretiseres, være tilstrekkelig presise og prioriteres dersom ikke alle resultater er like viktige. Husk at jo flere detaljkrav du bruker, jo større sjanse er det for at leverandøren ikke kan levere sin beste løsning.

Det bør tydelig fremkomme: Hvilket formål skal ytelsen dekke? Hvilke effekter og resultater skal oppnås? Hva legges det vekt på ved evaluering av tilbudene? Baseline (hva er nåsituasjonen?) Hvordan skal kontrakten følges opp? Hva er suksesskriteriene for at resultatene er oppfylt?

21

Eksempel:

Formålet med anskaffelsen: En trivelig og miljøvennlig park som brukes av befolkningen.

Ytelseskrav: Parkvedlikehold som sikrer en grønn, robust og slitesterk plen som passer til allsidig bruk.Funksjonskrav: Vedlikeholdet skal foregå uten miljø og helseskadelige stoffer. Vedlikeholdet skal ikke være til unødig sjenanse for brukerne.

Resultater og effekter: Flere innbyggere bruker parken og dette skal verifiseres ved brukerundersøkelse. Brukerundersøkelsen vil fokusere på om parken egner seg til ulike fritidsaktiviteter. En annen måte effekt og resultat kan måles på er ved stikkprøver av gressets lengde (maks 8 cm).

Versjon 1 12.11.2014

22

Versjon 1 12.11.2014

2.3.4 Tildelingskriterier

Oppfyllelse av rene ytelses- og funksjonskrav vil som regel være tildelingskriterier, men de kan også være en blanding av minimumskrav og tildelingskriterier. Minimumskravene skal være oppfylt og de er ikke gjenstand for vurdering som tildelingskriterier, med mindre det uttrykkelig sies at overoppfyllelse av krav vil bli vurdert i tildelingsfasen.

Tildelingskriteriene skal være avledet av ytelses- og funksjonskravene. Det vil si de skal tydelig være relatert til formålet og resultatene/effektene som ønskes oppnådd. Vektingen av tildelingskriteriene skal også avspeile viktigheten av resultatene/effekten.

Siden det er leverandøren som skal beskrive hvordan oppgaven vil bli løst, bør slike tildelingskriterier ha en viss vekt i forhold til pris/kostnad. Vektingen av tildelingskriteriene som knytter seg til resultater og effekter i forhold til pris/kostnad vil tydeliggjøre for leverandøren hvor viktig det er å oppnå resultatene i forhold til det å holde kostnader nede.

Leverandørene vil typisk kunne levere inn ulike løsningsalternativer som ikke er direkte sammenlignbare. For å kunne sammenligne tilbudene i forhold til hverandre og rangere dem i forhold til tildelingskriteriene, er det viktig gjennom veiledningen til leverandørene å tilrettelegge utformingen av tilbudene slik at de blir tilstrekkelig sammenlignbare på de områdene som skal evalueres. Derfor må virksomheten veilede potensielle leverandører i konkurransegrunnlaget om at de skal beskrive hvordan de vil kunne oppfylle den ønskede målsetting og resultater.

Eksempler på tildelingskriterier om kvalitet, hvor det kan legges vekt på at funksjoner, resultater eller effekter i evaluering av kriteriet:

At leverandøren sannsynliggjør, at løsningen gjør borgeren mer selvhjulpen (for eksempel ved hjemmehjelpstjenester).

At leverandøren sannsynliggjør og beskriver hvordan borgeren gjennom maten vil oppleve årstider, helger og høytider (eksempel fra matleveranser til sykehjem/hjemmehjelp).

At leverandørens løsning stiller så få og lite ressurskrevende krav som mulig til brukernes eksisterende IKT-systemer (eksempel fra IKT-systemer og transport).

At de kjøretøy som skal brukes, har en så lav miljøbelastning som mulig innen for rammene av kvalitetsstandardene og de fysiske krav til kjøretøyet (eksempel fra transport).

2.3.4 Kvalifikasjonskrav

23

Eksempel:

Tildelingskriterier:

Vedlikeholdet skal tilrettelegges på en måte som gjør at flere innbyggere er godt fornøyd med Byparken.

Vedlikeholdet skal gjennomføres på en måte som gir lav helse- og miljøbelastning.

Versjon 1 12.11.2014

Det er viktig å ikke begrense konkurransen unødig når du åpner opp for nye markeder. Generelt er det viktig at leverandøren er tilstrekkelig solid til å kunne levere i hele kontraktsperioden, i tillegg til å kunne tåle et eventuelt erstatningsansvar. På den annen side vil strenge krav til soliditet, kunne forhindre små og mellomstore bedrifter (SMB) eller nystartede virksomheter i å delta. Da SMB ofte kan være mer fleksible og innovative enn større organisasjoner som ofte har lengre beslutningslinjer, er det viktig å ikke forhindre disse fra å delta. Det kan nettopp være en av disse som har den beste løsningen på din ytelsesspesifikasjon. Bankgaranti, kan her være et alternativ til kredittrating eller solide årsregnskaper.

Du kan også i konkurransegrunnlaget gjøre spesielt oppmerksom på at det er fullt ut mulig og lovlig å knytte til seg kvalifikasjoner leverandøren selv ikke besitter. Det kan være kvalifikasjoner både mht økonomi, kapasitet, erfaring, kompetanse mv. Det er viktig å være tydelig på at leverandøren må ha en forpliktende avtale med eventuelle underleverandører for at du skal kunne ta hensyn til dette i konkurransen.

Krav til kompetanse, kan være viktig, spesielt ved lovregulerte ytelser, men vær oppmerksom på at krav til spesialkompetanse vil kunne begrense konkurransen.

Kvalitetssikringssystem, rutiner, organisering mv. kan være kvalifikasjoner hos en leverandør som sier noe om egnetheten. Dersom du under evalueringen av tilbudene ønsker å legge vekt på hvordan leverandøren anvender sin kompetanse, sine rutiner og kvalitetssikringssystemer for den konkrete leveranse for å synliggjøre hvordan mål og resultater skal oppnås, må du være påpasselig så du ikke stiller samme krav til kvalifikasjon som til utførelsen av tilbudet (sistnevnte vil være et tildelingskriterium).

2.3.4 Hvordan kunne dokumentere resultatoppnåelse ved leveransen

De tilbud du får inn ved ytelses- og funksjonskrav kan være veldig forskjellige, og det kan være vanskelig på forhånd å bestemme hvordan kontrakten skal følges opp i forhold til resultatoppfyllelse. Det finnes likevel noen hovedprinsipper:

Valget av metoder til oppfølgning og måling bør tilpasses de prosesser og rutiner som allerede er etablert i din virksomhet, slik at det ikke etableres nye kostnadsdrivende prosesser.

Hvordan oppfølgningen skal foregå kan være et tema i dialogen med leverandørene slik at oppfølgningen er tilpasset leverandørenes organisasjon og slik at oppdragsgiver ikke må betale for prosesser som er kostnadsdrivende for leverandøren.

Metodene bør være effektive slik at de minsker unødvendig rapportering. Metodene og effektene må være beskrevet på en slik måte at de kan måles.

Du bør derfor vurdere hvordan en mest mulig effektiv og smidig kontraktsoppfølgning kan gjennomføres. . De metoder du er sikker på skal benyttes, må angis i konkurransegrunnlaget, for eksempel dersom det er besluttet at det skal gjennomføres brukerundersøkelser. Du kan i tillegg be leverandørene foreslå supplerende metoder for verifisering av resultatoppfyllelse og det kan i den forbindelse være hensiktsmessig å si noe om hvilke rutiner og prosesser (uten å røpe sensitiv informasjon) som gjennomføres i virksomheten i dag. Husk imidlertid på at det er resultatet som er det viktigste, ikke metoden resultatet kvalitetssikres på, men de fleste virksomheter har behov og krav på å synliggjøre resultatoppfyllelse.

24

Versjon 1 12.11.2014

2.3.5 Kontraktsvilkår

Kontrakten beskriver partenes rettigheter og forpliktelser i kontraktsperioden. Ytelses- og funksjonsspesifikasjonen og leverandørens tilbud vil være dokumenter som blir en del av kontrakten, ofte i form av bilag til kontrakten.

Det som kjennetegner oppfølgning av ytelses- og funksjonskontrakter, er tettere kontraktsoppfølgning og samarbeid enn ved tradisjonelle detaljspesifikasjoner. På bakgrunn av risikokartlegging og -analysen bør det vurderes konkret hvilke virkemidler som er egnet til å bidra til at mål og resultater nås. Er det tett oppfølgning, kontroll, sanksjoner eller incentiver eller en kombinasjon som er mest egnet for denne kontrakten?

La det fremkomme tydelig av konkurransegrunnlaget at det er regulert sanksjoner i kontrakten, at leveransen vil bli fulgt opp og at sanksjoner vil bli benyttet. Det viktige er imidlertid å få ytelsen og ikke sanksjonen, så det å ha strategier for å følge opp kontrakten, sette inn tiltak tilstrekkelig tidlig er viktig. Slike tiltak kan være tettere samarbeid, varsling, stikkprøver, rapporter mm.

Der leverandøren leverer inn tilbud med tydelig forpliktelse til resultatoppnåelse, vil det kunne vektes positivt i evalueringen av det enkelte kriterium.

Kontroll kan være fysisk avsjekk, statistikk, stikkprøver, brukerundersøkelser, leverandørens egne kontrollrutiner mv. Leverandørens beskrivelse av de kvalitets- og kontrollrutiner han vil benytte for oppdraget, vil for eksempel under evalueringen kunne skille tilbudene fra hverandre mht. sannsynligheten for at mål og resultat nås. Disse kvalitets- og kontrollrutiner vil så bli en del av kontrakten for å verifisere at kontraktsforpliktelsene overholdes. Sanksjonen skal i utgangspunktet forebygge et avtalebrudd, slik at leverandøren bestreber seg på å levere det som er avtalt. Sanksjonene bør stå i forhold til alvorligheten av at et resultat ikke nås og virke som en økonomisk belastning for leverandøren. I tillegg skal sanksjoner være egnet til å reparere eventuelle avvik og være en økonomisk kompensasjon. Det er viktig at oppdragsgiver tydeliggjør i konkurransegrunnlaget at sanksjonene faktisk vil bli brukt.

Insentiver som økonomiske belønningsmekanismer og kan ofte være mer egnet enn sanksjoner. Leverandøren kan for eksempel få mer betaling for eksempel dersom ytelsene som leveres er over en viss kvalitet, eller ytelsene leveres på kortere tid.

2.3.6 Veiledning til leverandørene

Konkurransegrunnlaget skal kunne fungere som veiledning til tilbyderne om hva som vil bli vektlagt. Ytelses- og funksjonskrav gir leverandørene mulighet for å foreslå alternative løsningsforslag. Det innebærer at virksomheten kan motta tilbud som er veldig forskjellige innholdsmessig og teknisk, selv om de oppfyller det samme formålet. Populært sagt risikerer virksomheten å skulle sammenligne pærer og bananer.

Det skal klart fremgå i konkurransegrunnlaget hva som er det overordnede formålet og suksesskriteriene for anskaffelsen. Videre skal tildelingskriteriene være avledet av, og tydelig kunne relateres til, formålet og suksesskriteriene. Avslutningsvis skal veiledningen til leverandørene i konkurransegrunnlaget tydelig henvise til tildelingskriteriene.

25

Versjon 1 12.11.2014

Når det er klart for tilbyder hva virksomheten vil legge vekt på er det større sannsynlighet for at leverandørene beskriver nettopp disse forholdene ved oppgaveløsningen. Det gjør det således lettere for virksomheten å evaluere tilbudene.

Det er særlig viktig å ta med veiledning til tilbyderne om hvordan kravene skal besvares, hvilke krav som skal besvares med løsningsforslag og hvordan de vil bli evaluert. Beskriv tydelig hvordan tilbyders løsning kan oppfylle kravene. Hvis det ikke gis veiledning til leverandør om hvordan kravene skal besvares og tilbudet bare svarer ja til at krav er oppfylt, kan ikke du som oppdragsgiver vurdere om den løsningen leverandøren foreslår er god eller ikke.

Det du skal veilede om er at de skal kunne beskrive hvordan deres tilbud vil kunne oppfylle formålet med anskaffelsen og de forventede resultater og effekter, og det skal gjøres for hvert tildelingskriterium. Det kan for eksempel tydeliggjøres i en liste over krav og ønsket besvarelse som legges i den generelle anbudsveiledningen til leverandører.

Det er viktig å få frem i veiledningen hva leverandøren vil bli målt på i kontraktsfasen, hva som skal være effekt og resultat av leveransen, og hvordan tilbyder skal beskrive at tilbudt løsning oppnår disse.

Som tips til leverandørene kan veiledning også inneholde en beskrivelse av hva en besvarelse kan bestå av. Imidlertid er det viktig at dette kun vil være eksempler og at leverandøren selv får velge hva de tar med i sin besvarelse for å sannsynliggjøre resultatoppnåelse.

2.3.7 Konkurranseregler

Konkurranseregler er reglene for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Hvilken prosedyre skal velges, hvilke frister gjelder og hvordan skal tilbudene evalueres.

Konkurranse med forhandling trekkes ofte frem som en foretrukken prosedyre ved åpne spesifikasjoner. Det er imidlertid ikke alltid hjemmel til å bruke denne prosedyren. Da kan grundigere veiledning i konkurransegrunnlaget, avholdelse av tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring være egnede virkemidler for å gi leverandørene mulighet til å sette seg inn i situasjonen slik den er nå (baseline) og få en bedre forståelse for hva virksomhetens behov er.

Åpne spesifikasjoner krever også en annen type kompetanse og forståelse fra leverandørene. De må kanskje rigge til organisasjonen sin litt annerledes og trenger derfor ekstra tid til å vurdere og skrive tilbud. I tillegg kan de ha større behov enn ved tradisjonelle konkurranser til å stille spørsmål til

26

Eksempel:

Veiledning til tildelingskriteriet: Leverandøren skal beskrive etter hvilke prinsipper vedlikeholdet av plenen skal tilrettelegges. Det vil bli vektet positivt at leverandøren redegjør for hvordan tidligere erfaring som har gitt gode resultater vil bli brukt i denne leveransen.

Eksempler på beskrivelser kan være hvordan vedlikeholdet vil organiseres, hvilken kapasitet som vil bli tilbudt, hvilke kvalitetssikringsrutiner som vil bli benyttet.

Versjon 1 12.11.2014

virksomheten for å få utdypet eller presisert konkurransegrunnlaget. Det er derfor klokt å sette en noe lenger tilbudsfrist i slike tilfeller.

Hvordan tilbudene skal evalueres skal også fremkomme av konkurransereglene. Ved ytelses- og funksjonskrav vil det være tildelingskriteriet «det økonomisk mest fordelaktige tilbud» som brukes, da slike konkurranser ikke evalueres på pris alene. Hvilke underkriterier som ligger til grunn, må være tydelig og også vektingen av dem.

27

Versjon 1 12.11.2014

2.4 Steg 4: Evaluere tilbud

Det som karakteriserer tilbud som leveres inn på bakgrunn av ytelses- og funksjonskrav, er at de vil inneholde forskjellig løsningsforslag som ikke er direkte sammenlignbare. Imidlertid skal de evalueres i forhold til hverandre og i forhold hvert tildelingskriterium.

Tildelingskriteriene i ytelses- og funksjonsspesifikasjoner er knyttet opp til resultat- og måloppnåelse.Leverandørenes beskrivelse av sin løsningsmodell og hvordan den ivaretar resultatoppfyllelse vil danne grunnlag for evaluering av tilbudene. Hvordan vil leverandøren levere en ytelse som oppfyller målsettingen og bidrar til de resultater og effekter som ønskes?

Eksempler på beskrivelser:

Hvilke rutiner, testmetoder og/eller kvalitetssikringstiltak som vil bli benyttet for leveransen. Hvilke innsatsfaktorer, som tilbudt kompetanse og utstyr som vil bli brukt. Hvilken kvalitet og kapasitet som vil bli tilbudt? Hvordan vil leverandøren organisere gjennomføringen av leveransen? Hvordan vil leverandøren kvalitetssikre leveranser? Hvordan vil tidligere erfaring og/eller måloppnåelse fra tilsvarende leveranser benyttes i

denne leveransen?

Det enkelte tildelingskriterium skal vurderes ut fra det leverandøren beskriver. Med andre ord, hvor godt beskriver leverandøren hvordan oppgaven vil bli løst og hvordan sannsynliggjør leverandøren at resultatene vil bli nådd og i hvilken grad?

Basert på denne vurdering rangeres tilbudene i forhold til hvert tildelingskriterium og i forhold til den vektingsmodellen som er valgt.

Difi har et pågående prosjekt om evalueringstemaer, og erfaringer fra dette arbeidet vil etter hvert inntas også i denne veiledningen.

28