natalfernando.files.wordpress.com · web viewperkembangan yang sangat pesat dalam sistem...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BERBASIS WEBDI PERPUSTAKAAN SEKOLAH IKAL MEDAN
P R O P O S A L
Disusun oleh :
Natal Fernando
NIM : 120709043
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S1
2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 JudulAnalisis dan perancangan sistem di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan.
1.2 Latar belakang masalah
Perpustakaan merupakan salah satu hal yang harus dimiliki oleh setiap lembaga
pendidikan termasuk Perpustakaan Sekolah. Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang
menghimpun dan menyimpan berbagai macam koleksi yang tujuannya adalah untuk
menunjang kegiatan akademik di Lembaga pendidikan yang menaunginya.
Perkembangan yang sangat pesat dalam sistem informasi terhadap kemajuan
organisasi sudah menjadi kebutuhan utama. Dengan dukungan sistem informasi yang baik
dan teratur maka sebuah lembaga pendidikan akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif
sehingga mampu bersaing dengan lembaga pendidikan yang lain. Penggunaan teknologi
informasi dalam lingkup perpustakaan pada Perpustakaan Sekolah IKAL Medan tidak hanya
sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi,
kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem, sehingga proses transaksi yang terjadi akan
menjadi efektif dan efisien. Teknologi Informasi juga dapat mendukung ketersediaan
informasi sebagai upaya menciptakan berbagai kemudahan - kemudahan dalam melakukan
semua transaksi yang ada di perpustakaan, misalnya proses pendaftaran anggota baru,
peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan pencarian koleksi pada rak di perpustakaan.
Tetapi hingga saat ini pengunjung di perpustakaan sekolah ini hanya sekedar
membaca buku dan mengembalikan buku ke rak seperti semula. Semua dilakukan tanpa ada
tuntunan dari pustakawan. Pengguna langsung menelusr ke rak untuk mencari buku yang
dibutuhkannya. Tidak ada kegiatan lain yang dilakukan diperpustakaan itu selain membaca
buku. Keberadaan katalog juga tidak diguankan dengan baik, padahal perpustakaan ini
memiliki katalog.
Berdasarkan hasil pengamatan awal yang penulis lakukan di Perpustakaan Sekolah
IKAL Medan, sistem yang digunakan oleh perpustakaan ini belum terautomasi dengan baik.
Maka permasalahan di atas, pada tugas ini akan dibuat sistem Informasi Perpustakaan
berbasis web pada Perpustakaan Sekolah IKAL Medan, yang dapat memberikan kemudahan
terhadap pengguna dan membuat fitur - fitur untuk memenuhi kebutuhan pustakawan.
Dengan adanya aplikasi perpustakaan yang berbasis web, diharapkan dapat menambah nilai
guna terhadap perpustakaan di Sekolah IKAL Medan.
1.3 Perumusan Masalah
Dari uraian permasalahan diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah yang ada
untuk dijadikan titik tolak pada pembahasan dalam penulisan penelitian ini. Adapun
perumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Perancangan Infrastruktur
Sistem Perpustakaan IKAL Medan? .
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dirancangnya sistem Informasi berbasis web pada Perpustakaan
Sekolah IKAL Medan adalah meningkatkan keefektifan dan keefesienan dalam pencarian dan
penggunaan informasi di perpustakaan tersebut dengan menerapkan Perancangan
Infrastruktur Sistem di Perpustakaan IKAL Medan.
1.5 Manfaat Penelitian
a. Dapat membantu dan mempermudah proses optimasi layanan Perpustakaan IKAL Medan
meliputi beberapa data yaitu data admin, data anggota, data buku, data katalog buku, data
peminjaman buku, data pengembalian buku, dan data rekam denda.
b. Diharapkan dalam penelitian ini dapat meningkatkan kualitas dan mutu teknologi
informasi pada Perpustakaan IKAL Medan.
BAB II
KAJIAN TEORITIS
1.3 Sistem Informasi
Kata “Sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki
keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dari definisi sistem, maka dapat
didefinisikan bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi.” (Ladjamudin, 2005:13).
Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi.
Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi
yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang
menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.
Sistem informasi juga berfungsi sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi organisasi
dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem informasi dituntut tidak hanya mengolah
data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang
mampu menambah nilai kompetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi
harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan
tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi
yang tepat bagi pengguna.
2.2 Komponen Sistem Informasi
Jon Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Bock).
Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai
satu sasaran. Adapun yang termasuk dalam komponen blok sistem informasi, yaitu :
1. Blok Masukan (Input Block)
Blok masukan memilki data yang masuk dalam sistem informasi yang termasuk metode-
metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan.
2. Blok Model (Model Block)
Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yamg akan
mengolah data menjadi keluaran (Output) yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Berupa hasil dari sistem informasi, yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna bagi manajemen perusahaan atau pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technologi Block)
Blok teknologi terdiri atas tiga perangkat utama yang berguna untuk menerima input,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran serta membantu pengendalian dari seluruh sistem. Perangkat dalam Blok Teknologi
adalah sebagai berikut :
Perangkat Keras (Hardware)
Adalah peralatan di dalam sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah yang
menyediakan dukungan fisik untuk komponen-komponen sistem informasi.
Perangkat Lunak (Software)
Adalah program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan menginstruksikannya
untuk melakukan pengolahan data.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama- sama pada
suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah untuk digunakan
kembali, dapat digunkan oleh satu atau lebih program secara optimal, data disimpan tanpa
mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakanya, data disimpan
sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan dan modifikasi data dapat dengan mudah
dan terkontrol.
6. Blok Kendali (Control Block)
Blok kendali berfungsi untuk mengamankan penerapan operasi sistem dari hal-hal yang dapat
merusak sistem informasi, seperti: bencana alam, kegagalan sistem itu sendiri, kecurangan-
kecurangan, ketidakefisien dan sebagainya.
2.3 Analisa Sistem
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman,
karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-
kendala yang dihadapi.
Analisa yang tepat akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di
tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan
menyebabkan penyusunan sistem gagal (Jogiyanto, 2005).
Untuk itu diperlukan ketelitian didalam melakukan sebuah analisa sistem, sehingga
tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-
langkah yang diperlukan didalam menganalisa sistem adalah :
a. Tahap perencanaan sistem
b. Tahap analisis sistem
c. Tahap perancangan sistem
d. Tahap penerapan sistem
e. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya
analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam
sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya
laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai
sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah
diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang
digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang
terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya
adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumya dan sistem yang akan diterapkan.
Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang
baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan
informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena
rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh
sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan
database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Selain itu
dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya
menentukan berbagai bentuk dan isi laporan beserta pemasukan data.
Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat
kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa
analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.
3 Tahap Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem menurut Robert J. Versello/John Reuter III
(Jogiyanto, 2001:46) yaitu “Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan
persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem
dibentuk”.
Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap
perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang
bangun yang lengkap pada programmer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat. Pada tahap ini
akan diperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan sistem
yang baru dan akan ditetapkan pula ruang lingkup dari sistem tersebut dengan
mengumpulkan fakta studi dengan cara menyebar angket kepada para pemakai dan bekerja
sama dengan para pemakai untuk menemukan masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
Dengan demikian perancangan sistem di sini adalah untuk menggambarkan secara
menyeluruh terminology yang diinginkan serta bagaimana dari masing-masing komponen
rancangan sistem keluaran, masukan, pemrosesan, pengendalian, database dan platform
teknologi yang akan dirancang.
Menurut Edi Purwono (2002:24), dalam perancangan suatu sistem ada 4 tahap yang
harus ditempuh dalam mengetahui daur hidup sistem, yaitu :
1. Tahap investigasi (penyelidikan). Tujuan tahap investigasi adalah untuk melihat dan
mengevaluasi permintaan suatu pengembangan sistem itu benar atau tidak. Kegiatan yang
dilaksanakan pada tahap investigasi :
a. Studi awal, yaitu memahami kebutuhan pemakai serta melihat dan mengevaluasi
pengembangan sistem.
b. Studi kelayakan, yaitu menentukan ruang lingkup, perkiraan biaya dan sumber daya lainnya
guna mendukung sistem yang sedang dirancang.
2. Tahap analisis. Tujuan tahap analisis adalah :
a. Memberikan pelayanan informasi kepada pimpinan dalam melaksanakan proyek sistem.
b. Membantu para pengambil keputusan mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur
terhadap hasil yang telah dicapai.
c. Mengevaluasi bentuk sistem lama baik proses pengolahan data maupun pembuatan laporan.
d. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai serta menyusun rencana pembangunan sistem dan
langkah penerapannya.
BAB III
METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM
3.1 PENGEMBANGAN SISTEM
• Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem
yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada.
3.1.1 Model PrototypePrototype adalah suatu pendekatan untuk mengidentifikasi kebutuhan dari perngkat
lunak yang dihasilkan. Meskipun prototype dapat digunakan sebagai model proses yang berdiri sendiri, namun lebih sering digunakan sebagai teknik yang diimplementasikan bersama dengan model-model lain. Tanpa memperhatikan bagaimana cara model ini dipakai, paradigma prototyping membantu developer dan user memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang akan dibangun ketika kebutuhan yang diinginkan tidak diuraikan secara jelas. Paradigma prototyping diawali dengan komunikasi antara developer dan user bertemu dan mendefinisikan sasaran-sasaran menyeluruh dari perangkat lunak yang akan dibangun, mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang diinginkan. Iterasi prototyping direncanakan secara cepat, demikian juga pemodelan dalam bentuk rancangan segera dibuat.
1. Communication, Developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diinginkan dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya.
2. Quick Plan, Perancangan dilakukan cepat dan mewakili semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype.
3. Modelling Quick Design, Berfokus pada representasi aspek software yang bisa dilihat customer/user. Modelling Quick Design cenderung ke pembuatan prototipe.
4. Construction of Prototype, Membangun kerangka atau rancangan prototype dari software yang akan dibangun.
5. Deployment Delivery & Feedback, Prototype yang telah dibuat oleh developer akan disebarkan kepada user/klien untuk dievaluasi, kemudian klien akan memberikan feedback yang akan digunakan untuk merevisi kebutuhan software yang akan dibangun.
Perulangan proses ini terus berlangsung hingga semua kebutuhan terpenuhi. Prototypes dibuat untuk memuaskan kebutuhan klien dan untuk memahami kebutuhan klien lebih baik. Prototype yang dibuat dapat dimanfaatkan kembali untuk membangun software lebih cepat, namun tidak semua prototype bisa dimanfaatkan.
Dengan prototype, komunikasi antar developer dan klien akan lebih mudah. Hal ini akan membuat klien mendapat gambaran awal dari prototype dan membantu mendapatkan kebutuhan detail lebih baik. Namun demikian prototype juga menimbulkan masalah sebagai berikut:
1. Dalam membuat prototype banyak hal yang diabaikan seperti efisiensi, kualitas, kemudahan dikembangkan, dan kecocokan dengan lingkungan yang sebenarnya. Jika klien merasa cocok dengan prototype yang disajikan dan berkeinginan kuat terhadap produk tersebut, maka developer harus kerja keras untuk mewujudkan produk tersebut menjadi lebih baik, sesuai kualitas yang seharusnya.
2. Developer biasanya melakukan kompromi dalam beberapa hal karena harus membuat prototype dalam waktu singkat. Mungkin sistem operasi yang tidak sesuai, bahasa pemrograman yang berbeda, atau algoritma yang lebih sederhana. Agar model ini bisa berjalan dengan baik, perlu disepakati bersama oleh klien dan developer bahwa prototype yang dibangun merupakan alat untuk mendefinisikankebutuhan software.
3. User melihat bahwa apa yang muncul dan dilihat dari prototype adalah perangkat lunak yang akan dioperasionalkan. User tidak menyadari bahwa prototype tersebut belum dibangun dengan memperhatikan kualitas perangkat lunak beserta pemeliharaannya. Jika disampaikan bahwa produk yang akan dioperasionalkan harus dibangun ulang sehingga produk memiliki kualitas tinggi dan dapat dipelihara dengan baik, maka user mengeluh dan bahkan meminta beberapa perbaikan untuk turut diterapkan dalam sistem yang akan dioperasionalkan.
Meskipun permasalahan ada, prototyping dapat menjadi model yang efektif untuk rekayasa perangkat lunak. Kuncinya adalah aturan permainan harus dijelaskan di awal proyek, bahwa developer dan user harus memiliki kesepahaman bahwa prototype dibuat sebagai sarana untuk mendefinisikan kebutuhan. Sedangkan perangkat lunak sesungguhnya dibangun dengan berdasarkan kualitas.
3.1.2 Kelebihan model Prototype
1. Pemodelan ini membutuhkan partisipasi aktif dai end-user. Hal ini akan meningkatkan sikap dan dukungan pengguna untuk pengerjaan proyek. Sikap moral pengguna akan meningkat Karen sistem berhubungan nyata dengan mereka.
2. Perubahan dan iterasi merupakan konsekuensi alam dari pengembangan sistem sehingga end user memiliki keinginan untuk merubah pola pikirnya. Prototyping lebih baik dalam menempatkan situasi alamiah ini karena mengaumsikan perubahan model melalui iterasi kedalam sistem yang dibutuhkan.
3. Prototyping mematahkan filosofi “end user tidak mengetahui secara detail sampai mereka melhat implementasinya.
4. Prototyping adalah model aktif, tidak pasif, sehingga end user dapat melihat, merasakan dan mengalaminya.
5. kesalahan yang tejadi dalam prototyping dapat dideteksi lebih dini.
6. Prototyping dapat meningkatkan kreatifitas karena membolehkan adanya upan balik dari end user, hal ini akan memberikan solusi yang lebih baik.
7. Prototyping mempercepat beberapa fase hidup dari programmer.
3.1.3 Kelemahan model Prototype
1. Prototyping memungkinkan terjadinya pengembalian kode, implementasi dan perbaikan siklus hidup yang digunakan untuk mendominasi sistem informasi.
2. Prototyping tidak menolak kebutuhan dan fase analisis sistem. Prototype hanya dapat memecahkan masalah yang salah dan memberi kesempatan sebagai sistem pengembangan konvensional.
3. Perencangan isu numerik tidak dialamatkan oleh prototyping. Isu tersebut dilupakan jika pengguna tidak berhati-hati.
4. Prototyping dapat mengurangi kreatifitas perancangan.
BAB IV
MODEL PENGEMBANGAN SISTEM PERPUSTAKAAN SEKOLAH IKAL MEDAN
4.1. Sistem yang Digunakan Sebelumnya
Mengingat perpustakaan Sekolah IKAL Medan masih menggunakan sistem yang manual
dalam setiap aspek diperpustakaan maka penulis menerapkan sistem pendekatan analisis
Prototype. Prototype adalah model pendekatan analisis sistem dalam mengidentifikasi
kebutuhan dari perangkat lunak yang akan diterapkan, model ini membantu developer dan
user memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang akan dibangun karena pada
model ini user hanya menjelaskan beberapa kebutuhan umum sistem yang digunakan
sebelumnya tanpa detail input, proses, dan output. Jadi dalam merancang sebuah sistem yang
baru penulis hanya memiliki gambaran umum saja terhadap perangkat lunak yang diinginkan.
Adapun tahapan dari model pendekatan yang dilakukan oleh penulis:
1. Analisis kebutuhan sistem
2. Quick Plan (perancangan cepat)
3. Desain Sistem
4. Pengujian Sistem
5. Implementasi
Sewaktu dianalisis sistem yang digunakan di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan masih
menggunakan sistem yang manual baik itu dalam hal peminjaman, perpanjangan,
pengembalian dan penulisan laporan oleh pustakawan. Ini dapat dilihat dari sistem pelayanan
yang diterapkan oleh Perpustakaan Sekolah IKAL Medan:
1. Peminjaman
Proses peminjaman di perpustakaan Sekolah IKALMedan masih menggunakan
sistem manual atau lebih tepatnya masih menggunakan buku catatan peminjaman
bahan pustaka.
2. Perpanjangan
Proses perpanjangan di perpustakaan Sekolah IKALMedan masih menggunakan
sistem manual atau lebih tepatnya masih menggunakan buku catatan peminjaman
bahan pustaka.
3. Pengembalian
Begitu juga proses pengembalian yang diterapkan oleh perpustakaan Sekolah
IKALMedan yang masih menggunakan buku catatan peminjaman bahan pustaka.
4. Penelusuran Informasi
Proses penelusuran/pencarian informasi bahan pustaka juga masih manual, dengan
kata lain pengunjung/pengguna perpustakaan langsung mendatangi rak buku yang
terdapat di perpustakaan Sekolah IKALMedan.
5. Laporan Pustakawan
Dalam menulis laporan pustakawan harus menulis dan mencari sendiri semua
informasi yang dibutuhkan dalam penulisan laporan.
4.2. Analisis Sistem Lama
Mengingat sistem lama yang manual tidak lagi memungkinkan untuk diterapkan di
Perpustakaan Sekolah IKAL Medan, maka peneliti melakukan penganalisaan untuk
membangun sebuah sistem informasi perpustakaan yang baru yang kelak akan diterapkan di
perpustakaan Sekolah IKAL Medan. Adapun beberapa tahapan yang dilakukan oleh peneliti
dalam membangun sebuah sistem informasi perpustakaan yang baru:
Proses penganalisaan yang dilakukan oleh peneliti didasari oleh kerangka PIECES
(Performance, Information, Economy, Control, Eficiency and Service). Analisis PIECES ini
sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi
perpustakaan yang baru, karena dalam analisis ini dapat ditemukan beberapa masalah utama
maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama. Adapun pengembangan dari
analisis PIECES:
1. Performance ( Kinerja Sistem). Dalam hal kinerja, sistem lama yang dipakai oleh
perpustakaan Sekolah IKAL Medan ini tidak terlalu efektif. Hal ini dapat dilihat dari
proses peminjaman yang masih harus mencatat nama anggota yang ingin meminjam
buku.
2. Information (Informasi). Pada sistem lama, data-data nama peminjam masih
disimpan di kertas. Hal ini sangat berakibat buruk apabila catatan tersebut yang aman
berkemungkinan akan hilang atau rusak.
3. Economy (Ekonomi) . Sistem yang lama masih mempertahankan jumlah pustakawan
yang kurang memadai. Sehingga pelayanan yang terjadi membuat kurangnya kepuasan
yang didapat oleh pengunjung perpustakaan.
4. Control (Pengendalian). Pada sistem manual, kontrol pada pencatatan, penyimpanan
dan pengolahan dikerjakan oleh pustakawan sehingga memungkinkan terjadinya banyak
kesalahan; kesalahan pada pencatatan, penumpukan, pengolahan data dan penyajian
informasi.
5. Eficiency (Efisiensi). Sistem informasi manual kurang efisien karena pencatatan dan
dokumentasi dilakukan secara manual. Pencatatan pada buku kurang efisien karena
pendokumentasian akan memakan banyak waktu dan tempat.
6. Service (Pelayanan). Pada sistem yang lama akan memakan waktu yang lama dalam
melakukan pengklasifikasian. Ini disebabkan pustakawan yang tidak terfokus pada satu
bagian saja.
4.3. Pemilihan Sistem Informasi Perpustakaan Baru (SliMS)
Setelah melakukan penganalisaan terhadap permasalahan yang terjadi di perpustakaan
Sekolah IKALMedan, peneliti mengajukan sebuah perangkat lunak sistem informasi
perpustakaan baru yang sudah terautomasi sesuai dengan kebutuhan. Diharapkan dengan
menerapkan perangkat lunak baru ini perpustakaan Sekolah IKALMedan dapat
meningkatkan sistem pelayanan serta membantu kinerja pustakawan menjadi lebih baik.
Perangkat lunak sistem informasi perpustakaan yang dimaksud penulis ialah SliMS
(Senayan Library Management System) adalah Open Source Software (OSS) berbasis web
untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga
skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, SLiMS
sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di
lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet. Keunggulan SliMS
lainya adalah multi-platform yang artinya perangkat lunak ini bisa berjalan secara native
hampir di semua sistem operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP dan
RDBMS MySQL.
Aplikasi SLiMS juga menyediakan modul untuk membangun katalog bersama. Pada
aplikasi SLiMS modul ini lebih populer dengan nama UCS (Union Catalogue Service) Agar
pengguna tidak lagi kebingungan dan harus menghapal alamat katalog online di internet,
maka katalog bersama dapat menjadi solusi. Dimana dengan mengakases 1 alamat katalog
perpustakaan, masyarakat dapat menemukan lokasi-lokasi sebuah koleksi di berbagai macam
perpustakaan lain yang tergabung dalam katalog bersama.
4.4. Sistem Informasi Perpustakaan Baru
Setelah peneliti melakukan model pengembangan Prototype dan kerangka analisis
PIECES, terdapat beberapa perbedaan yang mencolok antara sebelum dan sesudah
diterapkan sebuah sistem yang baru:
4.4.1. Perbedaan Model Pengembangan Prototype
Peminjaman Peminjaman
Proses peminjaman di perpustakaan Sekolah
IKALMedan masih menggunakan sistem
manual atau lebih tepatnya masih
menggunakan buku catatan peminjaman
bahan pustaka.
Dengan menerapkan sebuah sistem baru yang
telah terotomasi proses peminjaman yang
terjadi di perpustakaan Sekolah IKALMedan
tidak lagi berjalan secara lambat akan tetapi
lebih efisien, akurat dan cepat.
Perpanjangan Perpanjangan
Proses perpanjangan di perpustakaan Sekolah
IKALMedan masih menggunakan sistem
manual atau lebih tepatnya masih
menggunakan buku catatan peminjaman
bahan pustaka.
Sama halnya dengan proses peminjaman,
proses perpanjangan juga lebih efisien tentu
saja hal ini didukung oleh sistem informasi
yang telah terotomasi.
Pengembalian Pengembalian
Begitu juga proses pengembalian yang
diterapkan oleh perpustakaan Sekolah
IKALMedan yang masih menggunakan buku
catatan peminjaman bahan pustaka.
Pada proses ini proses pengembalian tidak
lagi serumit sistem sebelumnya dimana
pustakawan harus mencari-cari terlebih
dahulu pada buku catatan seperti siapa yang
meminjam, apa saja yang dipinjam dll.
sedangkan dengan menggunakan sistem ini
pustakawan hanya perlu meminta kartu
anggota perpustakaan pengguna saja, yang
kemudian pustakawan melakukan scanning
barcode dan semua informasi sudah termuat
disistem.
Penelusuran Informasi Penelusuran informasi
Proses penelusuran/pencarian informasi
bahan pustaka juga masih manual, dengan
kata lain pengunjung/pengguna perpustakaan
langsung mendatangi rak buku yang terdapat
di perpustakaan Sekolah IKALMedan.
Pada proses ini pengguna tidak lagi harus
berkeliling dari rak satu ke rak lainnya,
karena pada sistem ini sudah dimuat setiap
informasi dari koleksi yang ada. Jadi
pengguna hanya perlu tahu apa judul koleksi
yang akan dicari, maka sistem akan
menunjukkan di rak mana koleksi tersebut.
Laporan Pustakawan Laporan Pustakawan
Dalam menulis laporan pustakawan harus
menulis dan mencari sendiri semua informasi
yang dibutuhkan dalam penulisan laporan.
Pada proses ini pustakawan tidak lagi
mengalami hambatan yang serius dalam
mencari informasi yang dibutuhkan
pengguna atau laporan akhir, seperti: jumlah
koleksi saat ini, jumlah koleksi yang
dipinjamkan, jumlah eksemplar tiap-tiap
koleksi dll.
4.4.2. Perbedaan Kerangka Analisis PIECES
Performance ( Kinerja Sistem). Perfomance (kinerja Sistem)
Dalam hal kinerja, sistem lama yang dipakai
oleh perpustakaan Sekolah IKAL Medan ini
tidak terlalu efektif. Hal ini dapat dilihat dari
proses peminjaman yang masih harus
mencatat nama anggota yang ingin
meminjam buku.-.
Kinerja sistem yang akan diterapkan di
perpustakaan Sekolah IKALMedan sudah
terotomasi baik itu dari segi; peminjaman,
perpanjangan, pengembalian, penelusuran
informasi sehingga pustakawan tidak
mengalami kesulitan lagi dalam membuat
laporan.
Information (Informasi). Information (informasi)
Pada sistem lama, data-data nama peminjam
masih disimpan di kertas. Hal ini sangat
berakibat buruk apabila catatan tersebut yang
aman berkemungkinan akan hilang atau
rusak.
Pada sistem baru yang akan diterapkan setiap
informasi tidak lagi disimpan dikertas/buku,
setiap informasi yang dibutuhkan sudah
terotomasi hal ini memudahkan jika suatu
waktu informasi dibutuhkan kembali tidak
akan sulit ditemukan, dan tidak akan ada lagi
penumpukan informasi seperti yang terjadi
pada sistem lama.
Economy (Ekonomi) .
Sistem yang lama masih mempertahankan
jumlah pustakawan yang kurang memadai.
Sehingga pelayanan yang terjadi membuat
kurangnya kepuasan yang didapat oleh
pengunjung perpustakaan.
-. Control (Pengendalian). -. Control (pengendalian informasi)
Pada sistem manual, kontrol pada pencatatan,
penyimpanan dan pengolahan dikerjakan
oleh pustakawan sehingga memungkinkan
terjadinya banyak kesalahan; kesalahan pada
pencatatan, penumpukan, pengolahan data
dan penyajian informasi.
Pada sistem baru yang akan diterapkan setiap
informasi terhindar dari kesalahan-kesalahan
dalam hal pencatatan informasi, penumpukan
informasi sehingga memudahkan dalam hal
dalam hal pengolahan dan penyajian
informasi.
Eficiency (Efisiensi). Eficiency (efisiensi)
Sistem informasi manual kurang efisien
karena pencatatan dan dokumentasi
dilakukan secara manual. Pencatatan pada
buku kurang efisien karena
pendokumentasian akan memakan banyak
waktu dan tempat.
Sistem informasi yang akan diterapkan lebih
efisien karena pencatatan dan dokumentasi
sudah dilakukan secara otomasi sehingga
tidak akan memakan banyak waktu dan
tempat.
Service (Pelayanan). Service (pelayanan)
Pada sistem yang lama akan memakan waktu
yang lama dalam melakukan
pengklasifikasian. Ini disebabkan pustakawan
yang tidak terfokus pada satu bagian saja.
Pada sistem yang baru ini proses
pengklasifikasian tidak akan memakan waktu
yang lama karena sistem yang akan
diterapkan sudah terotomasi sehingga
memungkinkan pustakawan bisa membagi
fokus terhadap kualitas pelayanan.
BAB V
PENUTUP
5.1. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari pengembangan sistem di
Perpustakaan Sekolah IKALMedan:
1. Sistem baru yang diterapkan di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan adalah
sistem informasi perpustakaan yang sudah terotomasi.
2. Sistem baru yang akan diterapkan di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan
akan lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem sebelumnya.
3. Dengan Sistem yang baru maka akan memudahkan baik pengguna maupun
pustakawan dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
4. Meningkatkan kinerja pustakawan dalam hal pelayanan yang baik kepada
pengguna.
5.2. SARAN
1. Adanya anggaran dana dari Kepala Dewan yang sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan
2. Pengelola perpustakaan diharapkan lebih memperhatikan perawatan
(maintenance) aplikasi sistem automasi perpustakaan.
3. Melibatkan pakar analis sistem yang berlatarbelakang sarjana Ilmu
Perpustakaan dan Informasi dalam pembuatan sistem agar tidak terjadi
kesalahan dalam menerapkan sistem pada perpustakaan.