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ESTRATEGIA DE REGULARIZACIÓN ACADÉMICA

ACADEMIA INFORMÁTICA Y COMPUTACIÓN III TURNO MATUTINO Y VESPERTINO

DOCENTESJOSÉ LUIS JUÁREZ NÁJERAMARÍA EDITH HERNÁNDEZ NAVA VÍCTOS MIGUEL MARTÍNEZ MORENOMAYRA VALDES REYES

MATERIAL DE APOYOA. INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO

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EPO 11 ESCUELA PREPARATORIA OFICIAL NÚM. 11CUAUTITLAN IZCALLI, MEX.

B. ELEMENTOS BÁSICOS DE UNA HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO

LIBROS :Un libro en Excel representa el espacio de trabajo que al ser almacenado con el nombre correspondiente a su contenido, integra un archivo.

HOJAS DE TRABAJO: En un libro de Excel 2007 el número máximo de hojas que se pueden insertar depende de la capacidad del disco duro y la memoria disponible. Al abrir un documento de Excel, todas las hojas de trabajo que lo conforman se cargan en la memoria del equipo.

Las hojas de trabajo de Excel se integran de:

o FILAS: Son las divisiones horizontales de cada hoja y se identifican con __________. Las filas van del 1 al _______.

o COLUMNAS: Son las divisiones de manera ________ de cada hoja que se nombran con _____________ y la combinación de éstas, van de la A a la________. Son un total de __________

o CELDAS: Es la intersección entre ______ y ________, se identifican primero con la _______ de la columna y después el _________ de fila. Total de celdas:______

o RANGOS: Conjunto de celdas.

TIPOS DE RANGO

RANGOS IDENTIFICACIÓN IMAGEN Rango de fila 1:1

Rango de columna D:D

Rango vertical C2:C9

Rango horizontal A3:E3

Rango rectangular o

mixtoC3:F10

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C. FORMAS DEL PUNTERO EN LA HOJA DE TRABAJO

En Excel el puntero del ratón puede adoptar una cantidad de formas diferentes. La forma indica el efecto que tendrá el movimiento del ratón sobre los datos.

FORMA USADA PARA:

Seleccionar una celda o rango

En Excel 2007, se puede arrastrar una selección cuando el puntero se encuentra encima del borde de lo que se está seleccionando, con la forma Mover.

Autorrellenar (copiar valores dentro de las celdas a través de las que arrastra) o llenar series (copia un diseño de valores, como el llenado de los días de la semana)

Ingresar o editar datos. El cursor (línea vertical dentro de la celda) titila.

Redimensionar columna

Redimensionar fila

Copiar los formatos de celdas con la herramienta, Copiar Formato

D. FORMAS DE DESPLAZAMIENTO EN EXCEL 2007

Barras de desplazamiento Desplazamiento horizontal y vertical de la pantallaFlechas de cursor Cambio de celda superior, inferior, izquierda y derecha

AvPág Pantalla abajoRéPág Pantalla arriba

Control + Inicio Celda A1Control + Fin Última celda utilizada

Fin + → Última celda de la fila activaFin + ← Primera celda de la fila activaFin + ↓ Última celda de la columna activaFin + ↑ Primera celda de la columna activa

Fin + Inicio Celda A1F5 Cuadro de texto ir a

Cuadro de nombres Moverse a la celda escrita en el cuadro de nombres

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E. TIPOS DE DATOS

VALORES CONSTANTES

Un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NUMEROS Puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica. Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA Y HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo. En las fechas se puede utilizar formato de fecha corta o de fecha largaEjemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM viernes, 06 de octubre de 2000 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16 000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. Si se mezclan números con guiones o diagonales Excel lo interpretará con un texto. Por ejemplo los números telefónicos: 53-98-71-35 El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

FORMULAS

Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

F. FORMATO DE NÚMEROS.

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1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notación científica.

2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.

3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los números negativos.

4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical.

5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la cantidad de

decimales.8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos elegir entre nueve

diferentes formatos.9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos especificar la

cantidad de decimales a mostrar.10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho valor como un

texto, inclusive si es un número.11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la Configuración

regional seleccionada. Algunas opciones de formatos especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los números de seguridad social.

12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a otro artículo en la sección de material adicional.

G. ERRORES EN LA INTRODUCCION DE FÓRMULAS Y FUNCIONES

Al introducir una fórmula en una celda puede producirse un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Al avisar Excel del error, muestra un cuadro de diálogo como el siguiente:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazarla en el No.

Podemos detectar un error cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro superior, se mostrará un cuadro, como el siguiente:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.

Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

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Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se usará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo en la esquina de la celda.

MENSAJE DE ERROR CAUSA DEL ERROR

#¡N/A!.

Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de búsqueda.

#¡REF!

Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inválida en la fórmula. Por ejemplo, en la fórmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #¡REF! ya que no podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas.

#¡NUM!

Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de función que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico). Otra posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 ó 1.

#¿NOMBRE?

Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna función. También puede surgir cuando utilizamos alguna función personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el nombre de algún rango nombrado.

#¡DIV/0! Este es fácil. Se produce al hacer una división por cero, o bien, por una referencia a un cero.

#¡VALOR!

Similar a #¡NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la función, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico cuando la función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.

#¡NULO!

Este es poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de intersección de dos rangos, no exista. En Excel, el operador de intersección es un espacio en blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda común a ambos rangos.

http://lqrexceltotal.blogspot.com/2009/01/tipos-de-errores.html

H. CREACIÓN DE FÓRMULAS EN EXCEL

Las fórmulas son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones y/u operadores. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=).

Cuando selecciona una celda que contiene una fórmula, ésta (la fórmula) se visualiza en la barra de fórmulas, mientras que el resultado de la misma se visualiza en la propia celda.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

a) Tipos de operadores.

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http://lqrexceltotal.blogspot.com/2009/01/tipos-de-errores.html

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS: se emplean para producir resultados numéricos. Por ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO:se emplea para concatenar (enlazar) celdas que contengan texto. Por ejemplo: &.

OPERADORES RELACIONALES: Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Por ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA: indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

b) Prioridad de las operaciones.

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. El orden en que el programa Excel realiza las operaciones matemáticas es el siguiente:

Primero las operaciones entre paréntesis. En segundo lugar, las potencias Posteriormente las multiplicaciones y divisiones Por último, las sumas y restas.

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

I. MANEJO DE FUNCIONES EN EXCEL

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura.

a) Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

b) Ejemplos de funciones en Excel

TIPO DE FUNCIÓN DESCRIPCIÓN EJEMPLO

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=SUMA(D3,6)ARGUMENTOS: pueden ser números, texto o referencias de celda o funciones.


FUNCIÓN

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

(Permiten la manipulación de fechas y horas)

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

=AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.

HOY()Devuelve la fecha actual en formato

de fecha

Ejemplo: =HOY() devuelve 09/09/2004

FUNCIONES DE TEXTO

(Permiten la manipulación de

textos)

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de

caracteres con la unión

=CONCATENAR(Antonio ,” "Gutiérrez) devuelve Antonio

Gutiérrez

NOMPROPIO(texto)

Convierte la primera letra de cada palabra del

texto a mayúscula y el resto de la

palabra a minúsculas.

=NOMPROPIO(antoniomanuel ramiro) devuelve Antonio

Manuel Ramiro

FUNCIONES MATEMÁTICAS

REDONDEAR(número;núm_decimales)

Redondea un número al número

de decimales especificado.

=REDONDEAR(7.356,1) devuelve 7.4

PRODUCTO (número1;número2;…)

Devuelve el resultado de

realizar el producto de todos

los números pasados como

argumentos

=PRODUCTO(20;4) devuelve 80

SUMA(número1;número2; …)Suma todos los números de un

rango.=SUMA(3,8) devuelve 11

FUNCIONES ESTADÍSTICAS

PROMEDIO(número1;número2;...)Devuelve la media

aritmética de la lista de valores.

=PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4

MAX(número1;número2;...)Devuelve el valor máximo de la lista

de valores.

=MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18

MIN(número1;número2;...)Devuelve el valor mínimo de la lista

de valores.

MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2

J. CREAR GRÁFICOS EN EXCEL

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Una gráfica es la representación visual de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Su utilización hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos, ya que una gráfica dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Un gráfico transmite rápidamente los mensajes. Con un gráfico, se pueden transformar los datos de hoja de cálculo para mostrar comparaciones, patrones y tendencias.

Cuando se crea una gráfica en Excel, podemos optar por crearlo:

Como gráfica incrustada: Insertar la gráfica en una hoja normal como cualquier otro objeto.

Como hoja de gráfica: Crear la gráfica en una hoja exclusiva, en las hojas de gráfica no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

a) PASOS PARA CREAR UN GRÁFICO INCRUSTADO.

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1. Se seleccione el rango de celdas que se quieren incluir en la gráfica, de esta forma, Excel podrá generarla automáticamente.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que prefiere.

3. A continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.

De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado.

b) CREACIÓN DE UNA HOJA DE GRÁFICO

Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.

1. Haga clic en el gráfico incrustado para seleccionarlo. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

3. En el cuadro de diálogo que se abre Seleccione dónde desea colocar el gráfico.

c) CAMBIAR EL DISEÑO O EL ESTILO DE UN GRÁFICO

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Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.

Aplicar un diseño y estilo predefinidos.

En la pestaña de diseño, podemos seleccionar un diseño y estilo predefinidos utilizando el grupo de comandos Diseños de gráficos y Estilos de diseño.

Cambiar el diseño de los elementos de forma manual

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico, por ejemplo:

En la ficha Ejes se puede incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados.

En la ficha Etiquetas se pueden agregar y modificar la ubicación del título de la gráfica, el rótulo de los ejes, la leyenda y el rótulo de datos.

En la ficha Fondo es posible modificar el área de trazado y la forma en que se insertará la gráfica en ella.

d) CAMBIAR EL FORMATO DE LOS ELEMENTOS DE FORMA MANUAL

Primero debe seleccionarse uno de los elementos de la gráfica (leyendas, rótulo, área de trazado, etc).

En la pestaña Formato, encontraremos los siguientes grupos de comandos:

La ficha Estilos de forma, permite personalizar rellenos, contornos y efectos de la gráfica.

La ficha Estilos de WordArt, permite modificar la apariencia de los textos.

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