web viewøvrigt tilbudsmateriale accepteres i microsoft word og pdf format. ... hvis faktura...

Sydjysk Kommuneindkøb, EU-udbudKøkkenudstyr og hårde hvidevarer

EU-UDBUD

VareindkøbOffentligt udbud

På levering afKøkkenudstyr, Professionelle hårde

hvidevarer, samt Hårde hvidevarer og el-artikler

til Sydjysk Kommuneindkøb

Side 1


Indholdsfortegnelse

1. Indledning....................................................................................................................................41.1 Generelt om Sydjysk Kommuneindkøb......................................................................41.2 Udbudsansvarlig.............................................................................................................41.3 Udbyders fremtidige rammeaftaler............................................................................41.4 Opgavens omfang..........................................................................................................4

2. Udbudsproceduren....................................................................................................................52.1 Udbudsform.....................................................................................................................52.2 Udvælgelseskriterier......................................................................................................52.3 Tildelingskriterium.........................................................................................................72.4 Formkrav..........................................................................................................................82.5 Sprog.................................................................................................................................82.6 Ejendomsret....................................................................................................................82.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet..................................................................................82.8 Tilbudsfrist.......................................................................................................................82.9 Åbning af de indkomne tilbud......................................................................................92.10 Vedståelsesfrist for tilbud...........................................................................................92.11 Aftalegrundlag..............................................................................................................92.12 Alternative bud.............................................................................................................92.13 Konsortier......................................................................................................................92.14 Udbyders forbehold.....................................................................................................92.15 Tilbudsgivers forbehold...............................................................................................92.16 Aflysning......................................................................................................................10

3. Kravspecifikation......................................................................................................................113.1 Kravspecifikation for alle delområder omfattet af udbuddet..............................113.2 Kravspecifikation – delaftale 1, Køkkenudstyr........................................................123.3 Kravspecifikation – delaftale 2, Professionelle hårde hvidevarer.......................143.4 Kravspecifikation – delaftale 3, Hårde hvidevarer til husholdningsbrug...........17

4. Rammekontrakt........................................................................................................................224.1 Parterne..........................................................................................................................224.2 Kontraktgrundlag..........................................................................................................224.3 Rammekontraktens omfang.......................................................................................224.4 Kontraktperiode............................................................................................................234.5 Bestilling af varer.........................................................................................................234.6 E-handel.........................................................................................................................234.7 Levering og leveringsbetingelser..............................................................................244.8 Følgeseddel...................................................................................................................244.9 Returvarer......................................................................................................................244.10 Priser.............................................................................................................................244.11 Prisregulering..............................................................................................................254.12 Ændring af produktsammensætning......................................................................254.13 Fakturering..................................................................................................................254.14 Betaling........................................................................................................................264.15 Bonus, gebyrer mv....................................................................................................264.16 Offentlige påbud.........................................................................................................274.17 Miljø...............................................................................................................................274.18 Etik og socialt ansvar................................................................................................274.19 Kontakt mellem parterne.........................................................................................274.20 Statistik........................................................................................................................284.21 Garanti og reklamation.............................................................................................284.22 Underleverandører.....................................................................................................28

Side 2


4.23 Erstatning og forsikring.............................................................................................284.24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure..................................................284.25 Misligholdelse.............................................................................................................294.26 Misligholdelsesbeføjelser..........................................................................................294.27 Opsigelse af kontrakt................................................................................................294.28 Lovvalg og afgørelse af tvister................................................................................304.29 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten.................................................304.30 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer....................................304.31 Kontraktændringer....................................................................................................304.32 Underskrift...................................................................................................................30

Bilag

Bilag 3 – Erklæring om udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtg. nr. 336 af 13. maj 1997......33Bilag 4 - Tidsplan.......................................................................................................................35

Side 3


1. Indledning

1.1 Generelt om Sydjysk Kommuneindkøb Sydjysk Kommuneindkøb er et indkøbssamarbejde mellem Billund, Ringkøbing-Skjern, Varde og Vejen Kommuner.

Følgende kommuner ønsker at deltage i udbuddet:Billund Kommune, indbyggertal ca. 26.200Ringkøbing-Skjern, indbyggertal ca. 58.900Varde Kommune, indbyggertal ca. 49.500Vejen Kommune, indbyggertal ca. 42.500

Herefter kaldet udbyder.

Hver kommune indgår selvstændig kontrakt og optræder som selvstændige juridiske enheder i kontraktperioden. Tovholderkommunen koordinerer stillingtagen til evt. forlængelse.

1.2 UdbudsansvarligBillund Kommune er tovholder i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet, og varetager indtil kontraktskrivning al kommunikation vedrørende udbuddet.

Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med de valgte kontrakthavere som individuelle juridiske parter. Det betyder, at hver deltagende kommune er en selvstændig juridisk myndighed, hvilket medfører, at der skal indgås særskilt kontrakt med hver af de deltagende kommuner. Det betyder ligeledes, at hver kommune selv træffer afgørelse om man ønsker at gøre brug af eventuelle optioner.

Tovholderkommunen fortsætter efter kontraktskrivning som koordinator for den indgåede indkøbsaftale. Alle forhold vedrørende indkøbsaftalen som har relevans for alle de tilsluttede kommuner, forsøges kommunikeret via tovholder.

1.3 Udbyders fremtidige rammeaftalerOpgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én leverandør for hver delaftale. Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle udbudte delaftaler.

Udbyder forpligter sig i kontraktperioden til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. Udbyder forbeholder sig ret til køb til anden side, hvis en af kontrakten omfattet vare ikke kan dække et særligt behov, eller varen er i restordre.

Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter.

1.4 Opgavens omfangUdbuddet er opdelt på følgende delaftaler:

Delaftale 1: Storkøkkenudstyr Delaftale 2: Professionelle hårde hvidevarer Delaftale 3: Hårde hvidevarer og el-artikler (ikke professionelle).

Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 4.200.000 danske kr. ekskl. moms (anslået). Der er alene tale om et skøn, som ikke er bindende for udbyder.

Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3

Side 4


Kommune ca. forbrug ca. forbrug ca. forbrugBillund 150.000 kr. 450.000 kr. 150.000 kr.Ringkøbing-Skjern 790.000 kr. 510.000 kr. 170.000 kr.Varde 300.000 kr. 350.000 kr. 150.000 kr.Vejen 350.000 kr. 700.000 kr. 200.000 kr.I alt 1.590.000 kr. 2.010.000 kr. 670.000 kr.

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets afsnit 3.

2. Udbudsproceduren

2.1 UdbudsformUdbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen.

I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier.

I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og evaluering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier i afsnit 2.3 Tildelingskriterier.

Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Lov nr. 492 af 12. maj 2010. Der vil endvidere ske offentliggørelse i ”Den Europæiske Unions Tidende” i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter.Det præciseres, at i henhold til Lov nr. 492 af 12. maj 2010, må udbyder tidligst underskrive kontrakten efter ophør af stand-still perioden, som er 10 kalenderdage.

2.2 UdvælgelseskriterierUdvælgelse af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold.

De efterspurgte oplysninger skal indsendes for tilbudsgiver samt eventuelle påtænkt anvendte underleverandører.

Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e).

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne nedenfor gives for hver deltager i konsortiet.

Side 5


Dokumentationen (udvælgelseskriterierne) anvendes til vurdering af tilbudsgivers/virksomhedens egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder udbyder sig ret til at afvise tilbudsgiver.

Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som værende ikke-konditionsmæssigt.

Personlige forhold:1. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har

ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997).

Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-d, er udelukket fra at deltage i udbuddet.

Tilbudsgiver skal indsende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. §§ 1-3.

Dette skal ske ved udfyldelse af formularen i bilag 3. Denne skal underskrives og vedlægges tilbuddet.

2. Tilbudsgivers virksomhedsprofil herunder beskrivelse af organisation, produktudvikling samt kvalitetssikring – skal vedlægges tilbuddet.

Der er metodefrihed til afgivelse af oplysningerne

Økonomisk og finansiel kapacitet:3. Oplysning om virksomhedens omsætning, resultat før skat (DKK), samlede aktiver og

egenkapital for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår skal vedlægges. For nystartede virksomheder, der ikke kan præstere nøgletal for 3 år, kan vedlægges nøgletal fra minimum seneste offentliggjorte regnskabsår, suppleret med en finansiel vurdering fra revisor.

På forlangende skal de(n) valgte tilbudsgiver(e) fremskaffe revisorerklæring om rigtigheden af de økonomiske ovenstående oplysninger.

Oplysninger om nøgletal skal indsættes i skabelonen – bilag 4.

Teknisk kapacitet:1. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges

referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Listen skal indeholde beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner, samt disses kontaktoplysninger. Udbyder har ret til at kontakte de på referencelisten angivne kontaktpersoner og at anvende de fra kontaktpersonerne givne oplysninger til vurderingen af tilbudsgivers evne til at varetage opgaven.

Oplysninger om referencer skal indsættes i skabelonen – bilag 5.

2.3 TildelingskriteriumRammeaftale vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver de for Sydjysk Kommuneindkøb økonomisk mest fordelagtige tilbud idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:

Delkriterier Vægtnin

Side 6


gPrisTilbud skal afgives ved udfyldning af de grå felter på tilbudslisten (bilag 1).

Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms og inkl. alle afgifter.

De priser der tilbydes på tilbudslisten skal være inklusive alle evt. skruer, installationskit eller andre dele der er nødvendige for at den enkelte vare kan fungere/sættes op mv.

Alle omkostninger skal være indregnet i tilbuddet. Udbyder accepterer således ingen former for øvrige tillæg og gebyrer.

Priser skal afgives med udgangspunkt i tilbudsgivers officielle vejledende prisliste fratrukket en rabatsats. Herefter fremkommer den til udbyder tilbudte nettopris som udbyder vil ligge til grund for evalueringen af dette delkriterie.

Der skal tilbydes den samme rabat på alle produkter indenfor hver varekategori. Rabatsatsen skal herefter også gælde for det af tilbudsgiver tilbudte supplerende sortiment, jf. delkriteriet sortimentsbredde.

Der skal afgives tilbud på alle tilbudslistens varelinjer. Der er kun afgivet tilbud på de varelinjer hvor alle grå felter er udfyldt.

Delområde 1: Der må afviges med +/- 5 % på de mål der angives på en varelinje – undtaget er de tilfælde hvor der er beskrevet et interval, der skal den tilbudte vare ligge indenfor intervallet.

Delområde 2 og 3: Der må afviges med +/- 10 % på de mål der angives på en varelinje – undtaget er de tilfælde hvor der er beskrevet et interval, der skal den tilbudte vare ligge indenfor intervallet.

60 %

SortimentsbreddeDer vil blive lagt vægt på, at tilbudsgiver har et bredt sortiment af forskellige produkter indenfor de angivne varekategorier.

Vurdering af tilbudsgivers sortiment sker på baggrund af det tilbudte supplerende sortiment indenfor hver af varekategorierne. Det vurderes i forhold til i hvor høj grad det opfylder udbyderes behov for et bredt sortiment. Tilbudsgiver beslutter selv hvor mange - og hvilke produkter - der tilbydes i sortimentsbredden. Det oplyste supplerende sortiment skal udfyldes i bilag 1 - Tilbudsliste, jf. skabelonen i fanebladene ”Delaftale X – Supplerede sortiment”

Det oplyste supplerende sortiment i hver varekategori – skal stemme overens med oplysninger i tilbudsgivers officielle vejledende prisliste.

40%

2.4 FormkravUdbuddet afvikles via Mercell, der er en elektronisk udbudsportal. Al kommunikation med ordregiver skal ligeledes foregå via Mercell. (Se yderligere under pkt. 2.7 og 2.8).

Side 7


Alle dokumenter i tilbuddet til udbyder skal uploades og sendes gennem Mercell inden tilbudsfristen udløber og er omkostningsfrit for tilbudsgiver.

Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til [email protected] eller ring på tlf. 6313 3700.

Tilbudsskema (bilag 1) skal forblive kompatibelt med Microsoft Excel. Øvrigt tilbudsmateriale accepteres i Microsoft Word og PDF format.

Tilbuddets udformning bør følge systematikken i udbudsmaterialet.

Det er vigtigt, at tilbudsgiver forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette.

Vedlagt tilbudsliste (bilag 1) skal i uændret form benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet.

2.5 SprogTilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, tysk, norsk eller engelsk. Hvis udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning.

2.6 EjendomsretTilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud herunder udarbejdelse af tilbudsmateriale, fremsendelse af vareprøver m.m.

2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialetAlle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og sendes via Mercell. Spørgsmålene skal være udbyder i hænde senest den dd.mm.2014, kl. 12.00.

Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort i Mercell.

2.8 Tilbudsfrist Alle dokumenter i tilbuddet til udbyder, skal uploades til Mercell inden tilbudsfristens udløb, og er omkostningsfrit for tilbudsgivere. Tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell vil ikke blive taget med i vurderingen.

Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den dd.mm.2014, kl. 12.00

2.9 Åbning af de indkomne tilbudDer vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.10 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. I tilfælde af klage til Klagenævnet for Udbud, forlænges vedståelsesfristen med længden af Klagenævnets afgørelse vedrørende opsættende virkning – max. 30 dage.

Side 8

mailto:[email protected]


2.11 AftalegrundlagAftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten.

Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved udbyder i den udbudte kontraktperiode.

2.12 Alternative budDer kan ikke afgives alternative bud.

2.13 KonsortierHvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e).

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet.

2.14 Udbyders forbeholdDe anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Udbyder har dog justeret tallene i forhold til forventet fremtidigt behov.

Den skønnede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.

I den udstrækning at indkøb af de af udbuddet omfattede produkter er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder udbyder sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) kontrakt(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.

I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har udbyder undersøgt, om der forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Hvis der indgås obligatoriske aftaler, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem udbyder og de valgte leverandører på området.

2.15 Tilbudsgivers forbeholdEventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt rammekontrakten, vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet.

Side 9


Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom standard brancheforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.16 AflysningIndtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbyder kunne aflyse udbuddet, hvis udbyder har saglige grunde hertil, herunder budgetmæssige ændringer eller politiske forhold.

Side 10


3. Kravspecifikation

Alle nedenstående krav skal opfyldes. Tilbudsgiver bedes tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav i fremsendt tilbud. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ikke-konditionsmæssigt.

3.1 Kravspecifikation for alle delområder omfattet af udbuddet.Lovgivning og kvalitetSamtlige produkter skal være i overensstemmelse med (dvs. fremstillet, afprøvet og godkendt) gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser, standarder og andre myndighedskrav i kontraktperioden, herunder arbejdstilsynets forskrifter.

Energistyrelsens anbefalingerSamtlige elektriske produkter skal til enhver tid overholde Energistyrelsens indkøbsvejledning til offentlige institutioner, der gøres særligt opmærksom på følgende vejledninger:

Professionelle hårde hvidevarer Hårde hvidevarer til husholdninger Storkøkkenvejledningen

Bestillinger Det er den enkelte institution/afdeling der foretager bestilling. Der skal tilbydes et bredt sortiment af produkter, som henvender sig til både store og

små enheder. Det skal være muligt at bestille i anbrud, dog ikke færre end mindste pakkestørrelse. Der skal være internetportal med data/beskrivelse af samtlige varer. Der må ikke være krav om indgåelse af serviceaftaler eller lignende i forbindelse med

køb. Ved eventuel opretholdelse af garantien der kræver serviceeftersyn, skal dette være indeholdt i tilbudsprisen.

Produkter Der skal ydes mindst 2 års garanti på alle produkter med mindre andet er nævnt Der må kun leveres nye produkter – Demomodeller accepteres ikke. Det skal være muligt at købe reservedele i produktets levetid. Produkterne skal i det omfang det er muligt overholde G/N-mål. Ved forespørgsel, skal tilbudsgiver kunne oplyse om produktet indeholder

antibakterielle midler, herunder nanosølv. Maskinerne må ikke stille særlige krav til brug af bestemte rengøringsmidler eller

kemiprodukter i øvrigt.

Vejledninger, manualer og brugsanvisningerAlle vejledninger, manualer og brugsanvisninger skal være udformet på dansk og engelsk.

KonsulenterDer skal være mulighed for telefonisk konsulentbistand på hverdage fra kl. 8.00-16.00, samt mulighed for at udbyders institutioner at få konsulentbesøg efter behov.

Det forventes at konsulenterne har en kompetent og respektfuld adfærd overfor udbyders personale og i øvrigt behersker dansk i skrift og tale.

Side 11


Tilbudsgiver skal sikre at der er nok konsulentressourcer til rådighed omkring aftalens opstart, således at det sikrer udbyder en god og effektiv implementeringsfase. Tilbudsgivers konsulenter skal senest 1 uge efter aftaleopstart have været i kontakt med de af udbyder oplyste køkkener/institutioner (oplyses efter tildeling).

Levering og installation Levering sker frit til den af udbyder oplyste leveringsadresse. Gebyrer, tillæg og

andre ekstra omkostninger accepteres ikke. Emballering skal være gennemført på en for produktet forsvarlig måde. Tilbudsgiver skal ved levering sørge for montering og installering af de produkter der

er omfattet af delaftale 2 og 3 (Småapparater undtaget). Ved installation menes at apparatet er klar til brug. Udbyder vil dog i nogle tilfælde vælge selv at montere og installere apparaterne, hvorved der ikke skal betales for dette

Tilbudsgiver skal udføre montering og installation af hårde hvidevarer jf. de til enhver tid gældende bestemmelser om arbejdsmetoder, arbejdsprocesser og arbejdsgange i arbejds-miljølovgivningen.

Ved montering og installation skal nærværende personale instrueres i brugen af apparatet.

Montering skal foretages i eksisterende installationer. Skal der laves nye installationer betragtes dette som en håndværkerydelse.

Tilbudsgiver er ansvarlig for, at de personer, der tilslutter og udfører service og reparationer på hårde hvidevarer, er autoriseret til opgaven. På forlangende skal dette kunne dokumenteres.

Reparationer under garantien skal foretages hurtigst muligt og indenfor samme døgn. Reparationer kan foretages i tidsrummet 07.00-14.00.

Såfremt tilbudsgiver under udførelse af en opgave konstaterer, at adgangsvejene til en institution giver anledning til problemer i forhold til arbejdsforholdene for chaufførerne er tilbudsgiver forpligtet til at kontakte den enkelte institution, med oplysningerne, således at udbyder kan sikre ordentlige adgangsveje.

Ved levering af nye hårde hvidevarer, skal tilbudsgiver kun tage det gamle apparat med retur, hvis institutionen ønsker det. Dette er i øvrigt uden omkostning for institutionen.Der skal endvidere afgives købstilbud på det gamle apparat. Udbyder forbeholder sig retten til at indhente tilbud fra andre mulige købere.

Ved montering og installering skal montøren tage emballagen med retur.

3.2 Kravspecifikation – delaftale 1, KøkkenudstyrMålgruppe:Den primære målgruppe for aftalen er professionelle køkkener/kantiner, hvorfor samtlige produkter skal henvende sig til dette brug.

Aftalen vil dog også blive anvendt af kommunens andre institutioner i de tilfælde det tilbudte sortiment opfylder deres behov. Her tænkes sekundært på daginstitutioner, samt hjemkundskabslokaler.

Generelle krav til delaftale 1 Alle produkter skal kunne tåle opvask i industrimaskine Hårdt plast skal være melamin eller polycarbon/polycarbonat Indgår der rustfri stål skal det være 18/8 eller 18/10 Metalflader skal have poleret overflade Overflade behandling skal sikre minimalt angreb af galvaniske spændinger Modstandsdygtigt overfor rustdannelser

Side 12


Formbestandigt

Varegrupperne: Bestik, Glasvarer, glasklart, kander, melamin og porcelæn Der skal tilbydes produkter fra samme serie i det omfang det er muligt Der skal være suppleringsgaranti Stort sortiment, flere former, farver og størrelser

Porcelæn: Der skal tilbydes hvidt porcelæn medmindre andet er beskrevet. Store serier med mange forskellige dele Må ikke indeholde bly eller cadmium Skal kunne tåle opvask i industrimaskine Kan tåle mikroovn Kopper skal være udstyret med afløbsrender Skal være stabelbar

Derudover skal der tilbydes en ”ekstra god” kvalitet der også skal opfylde følgende krav: Skal være hårdt brændt min. 1400 grader Kantskårsgaranti i aftalens løbetid Mulighed for tilkøb af påtrykning af logo

Glasartikler, samt glasklart Store serier med mange forskellige dele Drikkeglas der er stabelbare Alle glasartikler skal være hærdet glas

Bestik Store serier med mange forskellige dele Produkter i rustfri stål skal være 18/10, højglanspoleret, uden mønster

Køkkenartikler Produkter i rustfri stål skal være 18/10, højglanspoleret, uden mønster. Skærebrætter skal være i forskellige materialer, størrelser og farver. Vægte skal have digitalt display, og det skal være muligt at få modeller med

tilkobling til strøm. Termometre skal være egnet til egenkontrol, der skal kunne tilbydes forskellige

varianter til henholdsvis overflade- og indstiksmålinger.

Kander Termokander: God isoleringsevne og rengøringsvenlig

Pander, potter, gryder og kantiner Bredt udvalg Håndtag skal være påsvejsede Kan anvendes på el, gas og induktion Der skal kunne købes låg til alle gryder Kantiner skal være i GN-mål

Derudover skal der kunne leveres modeller med følgende muligheder: Forskellige overfladebehandlinger herunder slip-let

Beholdere Opbevaringsbeholdere skal kunne tåle nedfrysning

Rullende materiel: Rulleborde, afrydningsvogne, stikvogne, løftevogne, reoler mv. Stødfast lakering Drejbare hjul

Side 13


Rengøringsvenligt udformet og kan tåle daglig brug i let vådt miljø Der skal kunne leveres hjul med og uden bremser til samtlige modeller (supplering)

Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder Indrettet efter GN-mål Borde med kant Håndtag Fuld udformning i rustfri stål Kombination af forskellige materialer Højde justering med håndbetjening og fodpedal, samt elektronisk betjening Løftevogne med løfte/sænke funktion Hjul hvor alle metaldele er i rustfrit stål Hjul med lukkede lejer, som kan modstå vand ved rengøring

3.3 Kravspecifikation – delaftale 2, Professionelle hårde hvidevarerMålgruppe:Den primære målgruppe for aftalen er professionelle køkkener/kantiner, hvorfor samtlige produkter skal henvende sig til dette brug.

Generelt: Hylder skal kunne vaskes i industriopvasker. Indrettet efter G/N-mål og modeller med standard mål, forskellige størrelser Der må ikke stilles krav om at der skal tegnes serviceaftale i forbindelse med køb af

produkter Tilbudsgiver skal sørge for hurtig reparation i garantiperioden, maksimalt 1 døgn.

Køle og fryseskabe Alle flader skal være udformet i slagfaste materialer Vendbare selvlukkende døre Justerbare ben Flytbare hylder Rengøringsvenlig inderside Udvendigt termometer, med temperatur alarm Dansk betjenings/informations panel Automatisk afrimning Energi og miljørigtig konstruktion af isolering

Derudover ønskes der modeller med følgende muligheder Tilkobling af lås Fodpedal Rustfrit stål indvendig og udvendig. Rustfrit stål-hylder Tilvalg af glasdør Montering af hjul Tilkobling af ekstern kompressor for relevante modeller

Ovne

Lågen skal kunne åbnes sideværts og i to trin Udstyret med indvendigt lys Rengøringsvenlig udformning Ovndør med dobbelt glas Jævn varmefordeling på ydersiden max. 35 grader Programmer med varmluft, varmluft med hastighedsjustering, kogning, stegning,

raskning m.m. Indrettet efter GN – mål Godkendt til brug med det valgte driftsmiddel el - gas - vand – afløb Grad-indstilling fra 35 grader til mindst 250 grader for standard modeller

Side 14


Derudover ønskes der modeller med følgende muligheder Justerbar arbejdshøjde Lys og lyd indikator Indbygget stegetermometer med udvendig aflæsning Grad-indstilling op til 300 grader Tilkobling af håndbruser Tilkobling af udsugning på ovn Automatisk rengøringssystem Rengøringssystemet skal kunne bruge rengøringsmidler fra flere forskellige

producenter Udvendig og indvendige sider af rustfrit stål højre/venstre hængt dør Bruges med vogn-system for GN Computerstyring (f.eks. til egenkontrolprogrammer) Modeller både i lav og bredt design og i højt og smalt design Modeller med forskellig størrelse ovnrum For-programmering

Mikroovn til professionelt brug Rengøringsvenlig Mindst max. effekt på 800 W Skal have optøningsfunktion Glasplade mindst ø25 cm Simple og komplekse modeller ønskes tilbudt

Røremaskiner Gulv og bordmodel med kedel Trinløs hastighed Leveret med ris, spartel og dejkrog Kedel i rustfrit stål Let tilgængelig nødstop-knap Udstyret med sikkerhedsgitter/skærm

Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder: Stort tilbehørs program Forskellige kedelstørrelser Mulighed for anvendelse af løftelift

Kogebord Stel i rustfrit stål

Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder: Forskelligt antal kogeplader/blus/zoner Induktion, glaskeramisk og gas Masseplade Modeller med rustfri underhylde

Skære- og skrællemaskiner Rengørings venlige, kan adskilles for rengøring

Pålægsmaskine Udformet i aluminium eller rustfrit stål Klingen skal være hårdtforcromet og hulslebet Skivetykkelse ca. 0-15 mm, skal kunne reguleres Skal være udstyret med gearmotor

Side 15


Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder: Udstyret med vedligeholdelsesfri gearmotor Fuldautomatisk drift Plads til bakke under kniven, Med slibeapparat

Grøntskærer Automatisk start/stop-funktion Førerør skal medfølge Stort udvalg af skiver

Cutter/mixer Pulsfunktion Variabel hastighed Forskellige størrelser Sikkerhedsafbryder

Stavblender Udført i rustfrit stål Tilslutning med ledning Variabel hastighed

Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder: Udskiftelig blenderhoved

Underbords/modul opvaskemaskine Skal både kunne placeres under et bord og som fritstående model Åbne/lukke hætte, automatisk Indbygget afløbspumpe Indbygget blødtvandsfilter Leveres med doseringsanlæg Skal kunne klare min. 8 opvask pr. dag Min. 3 forskellige opvaskeprogrammer. Programmernes varighed må ikke overstige

30 min. Slutskyl ved 80 grader. Temperaturen skal holdes på 80 grader min. 1 minut Tilslutning til varmt såvel som koldt vand Der skal kunne tilkøbes forskellige kurve og tilbehør Kontrollampe for drift, salt- og afspændings-påfyldning

Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder: Friskvandsopvaskemaskine Tankopvaskemaskine Med indbygget system for afhjælpning af damp ved åbning Hæve/sænke funktion Synligt display med tydelig angivelse af vask- og skyllevandstemperatur Børnesikring Modeller som kan rumme løse kurve fra 500x500 mm op til 530x530 mm Udvendige mål H/B/D: ca. 850/600/600 mm.

3.4 Kravspecifikation – delaftale 3, Hårde hvidevarer til husholdningsbrugMålgruppeDen primære målgruppe er, skoler og daginstitutioner, sekundært andre typer af institutioner/kontorer, hvor der er indbygget (the)køkken.

Der skal tilbydes produkter af god overordnet kvalitet, dvs. produkter med stærke sliddele og dermed en lang holdbarhed.

Side 16


Der skal være 5 års reservedelsgaranti, dette bekræftes i tilbuddet. Der skal kunne leveres sokler til de tilbudte hårde hvidevarer.

Køleskabe (kun køl)Der skal afgives tilbud på et bredt udsnit af køleskabe til forskellige formål.

Alle tilbudte køleskabe skal desuden opfylde følgende krav: Skal kunne fås med både højrehængslet og venstrehængslet dør Energimærke A+ eller A++ eller bedre Støjniveau: Max. 40 db(A) Indvendig belysning

Køleskabe med frostboks Der skal afgives tilbud på et bredt udsnit af køleskabe med frostboks til forskellige formål.

Alle tilbudte køleskabe med frostboks skal desuden opfylde følgende krav: Skal kunne fås med både højrehængslet og venstrehængslet dør Energimærke: A+ eller A++ eller bedre Støjniveau: Max. 40 dB(A) Indvendig belysning i køl

Køle-fryseskabeDer skal afgives tilbud på et bredt udsnit af køle-fryseskabe til forskellige formål.

Alle tilbudte køle-fryseskabe skal desuden opfylde følgende krav: Skal kunne fås med både højrehængslet og venstrehængslet dør Energimærke: A+ eller A++ eller bedre Støjniveau: Max. 40 dB (A) Køl: Hylder og skuffer Indvendig belysning i køl Frost: Skuffer Optøningstid ved strømsvigt i frost: Minimum 20 timer Visuel alarm for temperaturstigning 2 kompressorer 2 termostater

FryseskabeDer skal afgives tilbud på forskellige typer af fryseskabe, der kan imødekomme de fleste behov. Tilbudte fryseskabe skal desuden opfylde følgende krav:

Skal kunne fås med både højrehængslet og venstrehængslet dør Energimærke A+ eller A++ (<100 liter ”A”) eller bedre Akustisk og visuel alarm Optøningstid ved strømsvigt (kapacitet < 100 liter): Minimum 15 timer Optøningstid ved strømsvigt (kapacitet mellem 100 og 200 liter): Minimum 20 timer Optøningstid ved strømsvigt (kapacitet > 200 liter): Minimum 30 timer Antal skuffer (kapacitet <100 liter): Minimum 2 skuffer Antal skuffer (kapacitet mellem 100 og 200 liter): Minimum 3 Skuffer Støjniveau: Max. 40 dB(A) CFC og HFC fri isolering

KummefrysereDer skal tilbydes kummefrysere med forskellig kapacitet:

Tilbudte kummefrysere skal desuden opfylde følgende krav: Energimærke: A+ eller A++

Side 17


Lys Kontrollampe for: Drift og indfrysning Akustisk og visuel alarm Optøningstid ved strømsvigt (kapacitet < 150 liter): Minimum 15 timer Optøningstid ved strømsvigt (kapacitet > 150 liter): Minimum 50 timer CFC og HFC fri isolering

KogepladerDer skal afgives tilbud på følgende typer kogeplader:

1) Massekogeplade til indbygning, med 2 kogezoner2) Massekogeplade til indbygning, med 4 kogezoner3) Glaskeramisk kogeplade til indbygning, med 2 kogezoner4) Glaskeramisk kogeplade til indbygning, med 4 kogezoner5) Induktionskogeplader til indbygning, med 2 kogezoner6) Induktionskogeplader til indbygning, med 4 kogezoner

Tilbudte kogeplader skal desuden opfylde følgende krav: Massekogeplader: Glaskeramiske og induktionskogeplader: Skal have fingertouch betjening eller

betjeningspanel Glaskeramiske og induktionskogeplader: Restvarmeindikator for hver kogezone Skal være børnesikret dvs. låses så det ikke er muligt at tænde ved en fejl.

OvneDer skal afgives tilbud på følgende typer ovne:

1) Indbygningsovn med kapacitet < 50 liter2) Indbygningsovn med kapacitet > 50 liter, med bundhængslet låge

Alle tilbudte ovne skal desuden opfylde følgende krav: Energimærke: A eller bedre Ovnfunktioner:

- Traditionel ovn med over- og undervarme - Varmluft med luftcirkulation - Grill Med lys Selvrensende Kold ovnlåge med 3 lag glas

KomfurerDer skal afgives tilbud på følgende typer komfurer:

1) Komfur med massekogeplader2) Komfur med glaskeramisk plade3) Komfur med induktionsplade

Tilbudte komfurer skal desuden opfylde følgende krav: Energimærke: A eller bedre 4 kogezoner Komfur med glaskeramisk plade eller induktion: Restvarmeindikator for hver

kogezone Ovnvolumen: Minimum 50 liter Ovnfunktioner:

- Traditionel ovn med over-undervarme- Varmluft med luftcirkulation- Grill

Ovn med lys Selvrensende ovn Kold ovenlåge med 3 lag glas

Side 18


Mikroovn til husholdningsbrug Rengøringsvenlig effekt på 700-800 W

med optøningsfunktion

Emfang / emhætter Der skal afgives tilbud på forskellige typer af emfang/emhætter:Motor skal være inklusiv i prisen

Tilbudte emfang/emhætter skal desuden opfylde følgende krav: Til aftræk i det fri Minimum 3 sugestyrker ELLER trinløs Støjniveau: maks. 57dB ved højeste sugestyrke. Emfang / emhætter på 60 cm: Højeste sugestyrke skal være minimum 340 m3 pr.

time Emfang / emhætter på 90 cm: Højeste sugestyrke skal være minimum 800 m3 pr.

time Vaskbart fedtfilter af metal. Fedtfilteret skal kunne vaskes i opvaskemaskine Med lys. Lyskilden skal være enten lysstofrør eller energisparepære

OpvaskemaskinerDer skal kunne tilbydes både en indbygningsmodel og en fritstående opvaskemaskine.

Begge opvaskemaskiner skal desuden opfylde følgende krav: Energimærke: A eller bedre Mindst 80 grader opvask Opvaskeevne: A Tørreevne: A Minimum 5 vaskeprogrammer Minimum 3 opvasketemperaturer Mulighed for forskudt start Kapacitet: min. 12 kuverter samt inklusiv bestikkurv. Indikator for: Salt og afspændingsmiddel Vandforbrug: Max. 14 liter vand pr. opvask AquaStop Støjniveau: Max. 47 dB (A) El-tilslutning: 230/240 Volt

VaskemaskinerDer skal afgives tilbud på vaskemaskiner med forskellige kapaciteter og til forskellige behov

Alle vaskemaskiner skal desuden opfylde følgende krav: Fritstående Energimærke: A eller bedre Vaskeevne: A Kar og tromle skal være af rustfri stål Fuldelektronisk styring Mængdeautomatik Minimum 8 vaskeprogrammer. Et af programmerne skal være uldvask og et skal

være kogevask Centrifugering: Minimum 1300 omdrejninger ELLER restfugtighed på max. 53 % Vandforbrug: Max. 45 liter pr. vask Støjniveau: Max. 55 dB(A)

TørretumblereDer skal afgives tilbud på kondenstørretumblere med kapacitet på ca. 7 kg.

Side 19


Skal desuden opfylde følgende krav: Fritstående Energimærke: A eller bedre Tromle af rustfri stål ELLER galvaniseret tromle Reverserende tromlegang Elektronisk fugtighedsmåling Flere tørreprogrammer Antikrølfunktion Indikator for: Tilstoppet fnugfilter El-tilslutning for: 230/400 Volt

Kondenstørretumbleren skal desuden kunne tilsluttes afløbsslange samt have indikator for fyldt kondensvandbeholder.

Diverse småmaskinerDer skal tilbydes et bredt udvalg af småmaskiner til forskellige behov og formål.

Side 20


4. Rammekontrakt

Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Rammekontrakt vedr. Udbud på Køkkenudstyr, mv.

4.1 ParterneNærværende rammeaftale er indgået mellem

Ordregivers navnEvt. afdelingAdressePostnr. og By

Kontraktansvarlig:

Direkte tlf. nr.Mobil nr.:Mail:

FirmanavnAdressePostnr. og ByCVR reg. nr.

Kontraktansvarlig:

Direkte tlf.nr. Mobil nr.:Mail:

I det følgende kaldet ordregiver I det følgende kaldet kontrakthaver

4.2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:

A. Rammekontrakt mellem kontrakthaver og ordregiverB. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af dd.mm.ååååC. Eventuelle spørgsmål og svarD. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne – herunder

eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde

E. Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå.

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

4.3 Rammekontraktens omfangLevering af Storkøkkenudstyr indenfor delområdet XX til den i pkt. 4.1 nævnte ordregiver.

Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som ordregiver løbende afgiver.

4.4 KontraktperiodeKontrakten er gældende fra den dd.mm.2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den dd.mm.2017 jf. dog pkt. 4.25 Misligholdelse.

Side 21


Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 12 måneder. Udnyttelse af option sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 6 måneder før kontraktens udløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.

Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører kontrakten uden yderligere varsel.

De enkelte deltagende kommuner kan forlænge kontrakten individuelt, uden at dette påvirker kontraktvilkårene.

4.5 Bestilling af varerVarebestillinger skal kunne afgives på følgende måder:

Telefonisk – med personlig betjening E-mail E-handelssystem (Varde/Ringkøbing) Webportal – med login

Relevant personale hos kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at ordregiver kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbskontoret.

Kontrakthaver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Kontrakthaver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra ordregiver.

4.6 E-handelOplyses senere

4.7 Levering og leveringsbetingelserVarerne leveres frit på den aftalte leveringsadresse.

Levering sker løbende efter ordre fra det enkelte forbrugssted.

Bestillinger afgivet inden kl. 16.00 på hverdage skal leveres indenfor de 2 efterfølgende hverdage, med mindre særlige forhold gør sig gældende.

I forbindelse med akutte behov og pludseligt opståede situationer skal der dog være mulighed for dag-til-dag levering efter nærmere direkte aftale med forbrugsstedet.

Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte.

4.8 FølgeseddelMed hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen:

Rekvirenten Modtagelsessted Ordrenummer, varebetegnelse, antal

4.9 ReturvarerVed fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

Ved fejlleveringer har kontrakthaver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker på foranledning af og for leverandørens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

Side 22


Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fakturerede beløb til rekvirenten.

4.10 PriserFor bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå angivne enhedspriser på nettosortimentet. Priserne kan reguleres i henhold til pkt. 4.11 Prisregulering.

Priserne i kontrakthavers tilbud inkl. prisreguleringer må aldrig overstige kontrakthavers officielle listepriser.

Hvis kontrakthaver jf. pkt. 4.12 Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne rabatsatser på listeprisen for de oprindelige produkter.

Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes.

Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i pkt. 4.11 Prisregulering.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

4.11 PrisreguleringPriserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer 1 gang årligt den 1. April. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.09.2015. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmark Statistiks Nettoprisindeks på baggrund af indeksets fremskrivning fra Juli 2014 til Juli 2015.

Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer, dog med fremskrivning af årstal.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på parternes foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Hvis prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles og godkendes af parterne senest 30 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal via mail sendes til alle de deltagende kommuners kontaktpersoner, da de enkelte kommuner handler som selvstændige juridiske enheder.

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til Indkøbskontoret 14 dage inden ændringens ikrafttræden.

Prisændringers ikrafttræden er desuden betinget af, at kontrakthaver senest antal dage inden ændringens ikrafttræden fremsender et opdateret elektronisk varekatalog til ordregiver (Varde / Ringkøbing-Skjern).

Side 23


4.12 Ændring af produktsammensætningHvis en vare på tilbudslisten udgår, eller kontrakthaver foretager ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at underrette ordregiver herom. Ordregiver skal omgående tilbydes et erstatningsprodukt med samme kvalitet og tilbudt nettopris som de oprindeligt tilbudte varer på tilbudslisten. Kontrakthaver er straks forpligtet til at ændre på produktet, hvor det følger af lovgivningen og/eller myndighedskrav.

Hvis kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde disse produkter.

Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser.

4.13 FaktureringAlle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv.

Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer.

Ordregiver foretrækker elektronisk fakturaer dannet i leverandørens eget økonomi- og fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel. Fakturablanket dannet via NemHandel www.virk.dk er gratis og fungerer fuldt elektronisk. Oplysninger om e-fakturering kan findes på www.oes.dk.

Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos ordregiver, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent / CPR.nr. på brugeren Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer.

Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL.

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i ordregivers e-handelssystem:

For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal kontrakthaver efterkomme følgende punkter: CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld

overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten.

Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.).

Bestillingsenheder: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af kontrakten og kontrakthavers e-katalog.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Side 24

http://www.oes.dk/

http://www.virk.dk/


Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.

Entydige varelinier: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinier med ekstra oplysninger, idet de vil fremkalde en afvigelse i fakturamatchet.

Der henvises i øvrigt til afsnit 4.6 E-handel.

4.14 BetalingBetalingsbetingelse 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura.

4.15 Bonus, gebyrer mv.Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

4.16 Offentlige påbudKontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden.

Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i pkt. 4.28 Lovvalg og afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål.

Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

4.17 MiljøKontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv.

På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende.

4.18 Etik og socialt ansvarOrdregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til

afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og

135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Hvis ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.

Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten.

Side 25


4.19 Kontakt mellem parterneParterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.

Konsulentbesøg skal aftales i forvejen. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra leverandørens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings indkøbsbehov.

På hver af parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter antal måneder fra kontraktens ikrafttræden.

4.20 StatistikKontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Hyppigheden forventes at være maksimalt 1 gang pr. år.

Statistikken skal fremsendes på varelinjeniveau og indeholde oplysninger om: Produktnavn, produktgruppe, varenummer, mængde og pris. Bruger (CPR-nr.), område, dato for køb og fakturanummer.

Statistikken skal kunne summeres. Der aftales nærmere efter indgåelse af kontrakt.

Statistikken skal fremsendes elektronisk og skal være kompatibel med Microsoft Excel.

4.21 Garanti og reklamationEr andet ikke bestemt i kontrakten, gælder købelovens regler om forbrugerkøb.

Eventuelle mangelindsigelser og misligholdelsesbeføjelser kan gøres gældende af udbyder.

Hvor intet andet er anført, gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler.

Kontrakthaver yder minimum 2 års garanti på produkter købt i nærværende kontraktDer må ikke stilles krav om serviceabonnement for opretholdelse af garantien.

Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt.

4.22 UnderleverandørerHvis kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.

4.23 Erstatning og forsikringKontrakthaver er - efter dansk rets almindelige erstatningsregler - ansvarlig for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter.

Kontrakthaver er forpligtet til at tegne Erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Dækningen skal for hver forsikringsbegivenhed mindst dække op til 10.000.000 kr. for personskade og 5.000.000 for tingskade.

Kontrakthavers eventuelle regreskrav overfor underleverandør er Sydjysk Kommuneindkøb uvedkommende.

Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft.

Side 26


4.24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeureI tilfælde af force majeure, som defineret i Købeloven, herunder også strejke og lockout, som forhindrer kontraktens opfyldelse, bortfalder parternes forpligtigelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen.

Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part.

4.25 MisligholdelseSom misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.

Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.

Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:

Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. pkt. 4.18 Overtrædelse af offentlige påbud jf. pkt. 4.16 Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning

og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin

tavshedsforpligtelse jf. pkt. 4.29.

Hvis boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

4.26 MisligholdelsesbeføjelserOrdregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover.

Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten uden varsel.

I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Det bemærkes, at ovenstående misligholdelsesbeføjelser kan gøres individuelt gældende af en eller flere af de af kontrakten omfattede kommuner, hvis misligholdelsen er isoleret til denne/disse. En evt. individuel kontraktophævelse/-opsigelse er uden betydning for de øvrige kommuners kontraktforhold.

4.27 Opsigelse af kontraktOrdregiver tager forbehold for kendelser, afgørelser eller domme afsagt af en administrativ myndighed, herunder navnlig Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen og Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans, hvis disse pålægger ordregiver at annullere en tildelt kontrakt, som følge af ordregivers manglende overholdelse af gældende

Side 27


lovgivning. Ordregiver forbeholder sig ved disse tilfælde ret til at opsige kontrakten med 2 måneders varsel.

I så fald skal ordregiver godtgøre kontrakthaver de direkte og dokumenterbare udgifter, som kontrakthaver har afholdt eller skal afholde i forbindelse med udførelsen af kontrakten og som kontrakthaver ikke med rimelige bestræbelser har kunnet eller kan undgå.

4.28 Lovvalg og afgørelse af tvisterNærværende kontrakt er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, skal der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Hvis tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds.

4.29 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontraktenNærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ved kontraktens indgåelse skal der, hvis én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.

Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages.

Rammekontrakten vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.

Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.

4.30 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringerKontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandører uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver.

Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag.

Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

4.31 KontraktændringerNærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter.

Side 28


Prisændringer i henhold til pkt. 4.11 Prisregulering betragtes ikke som en kontraktændring.

4.32 UnderskriftNærværende kontrakt underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Dato: ______________________

Kontrakthaver:

___________________________

Dato: ______________________

XXX Kommune:

____________________________

Side 29


Bilag 3 – Erklæring om udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtg. nr. 336 af 13. maj 1997

OM BEGRÆNSNING AF SKYLDNERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OFFENTLIGE UDBUDSFORRETNINGSER MV.

1. Virksomhedens forhold Nærværende erklæring afgives på vegne af:

Virksomheden: [Navn]CVR-nummer: [CVR-nummer]

2. Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Det erklæres hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet udgør:Kr.: [Beløb]

3. Supplerende oplysninger ved gæld over kr. 100.000 Der er stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstigerkr. 100.000

Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag [indsæt].

Der er den [dato] indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt på tilbudstidspunktet.

Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag [indsæt].

Ved gæld til det offentlige forstås skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger.

Ved det offentlige forstås offentlige myndigheder i Danmark eller i det land, hvor virksomheden er etableret.

4. Udbudsdirektivets art. 45

Det erklæres herved, at virksomheden ikke i øvrigt befinder sig under omstændigheder som beskrevet i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a, b, c og d, hvilket vil sige:

at der ikke er afsagt en endelig dom om a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA, b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA, c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser og d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge;

at virksomhedens bo ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning;

Side 30

Ja Nej

Ja Nej


at virksomhedens bo ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning;

at virksomheden ikke ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed; og

at virksomheden ikke i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret, f.eks. som følge af dom, kendelse eller lignende.

Underskriftsforhold

Erklæringen afgives på vegne af virksomheden af nedenstående person, som med sin underskrift

1. bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen;2. på tro og love bekræfter korrektheden af oplysningerne i erklæringen; og3. giver samtykke til, at ordregiver må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de

relevante myndigheder

Navn: ___________________________________

Titel:____________________________________

Underskrift:______________________________

Side 31

web viewøvrigt tilbudsmateriale accepteres i microsoft word og pdf format. ... hvis faktura...

Documents