wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia · pliku wstępne wprowadzanie dokumentów do sap-a )...
TRANSCRIPT
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 1 / 17
Instrukcja robocza
Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
FV60
Cel
Zastosuj tę procedurę, aby wstępnie wprowadzić (zarejestrować) fakturę.
Wymagania wstępne
• Niezbędne dane do wprowadzenia.
• Po wejściu do transakcji sprawdź w : 1. Czy zaznaczona jest opcja „Kopiow. tekstu przy wpr. danych kont KG” oraz „Podatki
obliczane netto” – jeśli nie, zaznacz! 2. W polu „Opcja rodz.dok.” wybierz z listy „wprowadzanie z krótkim oznaczeniem”.
Zapisz zmiany za pomocą i wróć do wprowadzania faktury przez .
Ścieżka menu
Użyj poniższych ścieżek menu, aby rozpocząć tę transakcję:
• Wybierz Rachunkowość Rachunkowość finansowa Dostawcy Księgowanie Wprowadzanie wstępne, aby przejść do ekranu „Wstępne wprowadzenie faktury dostawcy”.
Kod transakcji
FV60
Wskazówki
• Symbol „ * ” zastępuje dowolny ciąg znaków. Najczęściej stosowany przy opcji wyszukiwania.
• Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego rodzaju dokumentu, formy płatności, warunków płatności oraz blokady płatności znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a
• Oznaczenia pól: R – pole wymagane, O – pole opcjonalne, C – pole warunkowe.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 2 / 17
1. Rozpocznij transakcję, korzystając z powyższej ścieżki menu lub kodu transakcji.
SAP Easy Access
2. Wypełnij poniższe pole w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Kod transakcji R Kod transakcji wpisujemy w okno dialogowe w lewym górnym rogu ekranu. Przykład: fv60
3. Kliknij lub zatwierdź klawiszem ENTER.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 3 / 17
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
4. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Operacja R Operacja - typ wprowadzanej faktury (wybierany z listy): zwykła lub korygująca (nota uznaniowa). Przykład: R Faktura
Dostawca R Dostawca – numer dostawcy
Jeśli nie znajdziesz kontrahenta w bazie, zapoznaj się z Procedurą zgłaszania dostawcy na stronie www.sapiens.uj.edu.pl w dziale Pytania i odpowiedzi -> Funkcjonowanie SAP Przykład: 1000009
5. Kliknij w polu „Dostawca”, aby skorzystać z pomocy wyszukiwania.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 4 / 17
Ograniczenie zakresu wartości
Użyj , aby wybrać zakładkę i kryterium wyszukiwania (najczęściej Dostawcy wg NIP).
6. Wypełnij poniższe pole w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Numer podatku 1 R Numer podatku 1 - Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).
Wprowadzaj wg wzoru: „ 000-000-00-00 ”. Przykład: 635-172-96-81
7. Kliknij , aby rozpocząć wyszukiwanie.
Konto lub klucz wyszukiwania dla następnej pozycji
8. Kliknij dwukrotnie szukany element, np. .
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 5 / 17
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
9. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Data faktury R Data faktury – data wystawienia faktury Przykład: 08.01.2007
Referencja R Referencja – numer faktury Przykład: 12/07
Rodz. dokumentu R Rodzaj dokumentu - jednoznaczny dwuznakowy kod przypisany do każdego księgowanego dokumentu (wskazówki dot. wyboru odpowiedniego rodzaju dokumentu znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a )
Jeśli to pole nie jest widoczne patrz Wymagania wstępne na 1 stronie tej instrukcji. Przykład: P1 P1(DzPods FK przele)
10. Kliknij np. .
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 6 / 17
11. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Kwota R Kwota – kwota brutto z faktury. Przykład: 1220
Opis R Opis – informacja o fakturze (za co faktura jest wystawiona). Przykład: Materiały
12. Zaznacz pole oraz wybierz z listy odpowiedni kod podatku.
13. Kliknij zakładkę .
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 7 / 17
14. Wypełnij poniższe pole w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
War. płat. R Warunek płatności - kliknij , aby wybrać z listy odpowiedni warunek (wskazówki dot. wyboru odpowiedniego warunku płatności znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a ). Przykład: DW14
15. Potwierdź wybór klawiszem ENTER.
Jeśli terminu płatności nie można ująć za pomocą powyższych warunków płatności, należy w polu „Data pods.” wpisać odpowiednią datę i potwierdzić klawiszem „Enter”. Pamiętaj, aby wówczas pominąć pole „War.Płat”!
16. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
For. płat. R For. płat. – forma płatności, którą odczytujemy z faktury, wskazówki dot. wyboru odpowiedniej formy płatności
znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a Przykład: Przy przelewie elektronicznym nie
wypełniamy formy płatności.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 8 / 17
17. Kliknij w polu „For.płat.”, aby wybrać z listy formę płatności.
Forma płatn.
Jeśli faktura dotyczy karty Visa to najlepiej wybrać formę płatności „C” jako zasilenie karty. Więcej przypadków można znaleźć w dokumencie Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a )
18. Kliknij dwukrotnie odpowiedni element, np. .
19. Wypełnij poniższe pole w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Bank part. O Rachunek bankowy dostawcy (kliknij , żeby wybrać z listy).Przykład: 2058
Bank własny R Bank własny – bank, z którego ma być płacony przelew.
Dla faktur płaconych z DS lub BW należy wybrać odpowiedni bank z przedziału UB354 - UB367.
Przykład: UB020
20. Kliknij w polu „Bank własny”, aby skorzystać z pomocy wyszukiwania.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 9 / 17
ID dla banku własnego
21. Kliknij dwukrotnie odpowiedni element, np. .
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
22. Kliknij zakładkę .
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 10 / 17
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
23. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Tekst nag. O Tekst nagłówka – oznaczenie instytutu/ jednostki.
Przykład: SWSZ
K.ref.1 O K.ref.1 – pole to możemy wypełnić w celu identyfikacji dokumentu (faktury) ze względu na dział, instytut, osobę, projekt badawczy, itp.
Przykład: Wydział Polonistyki
K.ref.2 O Dodatkowe kryterium identyfikacji dokumentu.
Przykład: Projekty krajowe
Pola „K.ref.1” i „K.ref.2”, można wykorzystać w transakcji FBL1N jako klucz do wyszukiwania dokumentów.
24. Kliknij zakładkę .
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 11 / 17
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
25. Wypełnij poniższe pole w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Data dekl. R Data dekl. – data obowiązku podatkowego. Szczegóły na www.sapiens.uj.edu.pl w dziale Finanse i Księgowość -> Komunikaty. Aby można było zmieniać tę datę, należy uzupełnić kod podatku w zakładce „Dane podstawowe”. Przykład: 08.01.2008
Jeśli dla danej faktury zostało wcześniej wprowadzone obligo (transakcja FMX1), przejdź do kroku 38 instrukcji.
26. Kliknij w polu „Konto KG”, aby wybrać konto Księgi Głównej.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 12 / 17
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
W celu zawężenia wyszukiwania w polu „Konto Księgi Głównej”, wpisz początek numeru odpowiedniego konta, np. 4*, gdzie symbol „ * ” zastępuje dowolny ciąg znaków.
27. Kliknij .
Konto KG
28. Kliknij dwukrotnie szukany element, np. .
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 13 / 17
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
29. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób:
Nazwa pola R/O/C Opis
Kwota wal.dokum. R Kwota wal.dokum. – kwota netto.
Jeżeli w nie jest zaznaczony element „Podatki obliczane netto”, to wpisujemy kwotę brutto!
Przykład: 1000
K R K – kod podatku (odczytujemy z faktury). Przykład: N1
30. Kliknij w polu „K”, aby wybrać odpowiedni rodzaj podatku.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 14 / 17
Kod podatku
31. Kliknij dwukrotnie odpowiedni kod, np. .
Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 15 / 17
32. Przesuń za pomocą , aby wyświetlić pozostałe kolumny.
33. Wypełnij odpowiednie z poniższych pól w zależności od rodzaju działalności:
Nazwa pola R/O/C Opis
MPK C MPK – miejsce powstawania kosztów (Wypełniamy w przypadku działalności dydaktycznej). Przykład: 11000000
Nr zlec C Nr zlec – numer zlecenia (Wypełniamy w przypadku zleceń remontowych i inwestycyjnych).
Element PSP C Element PSP – indywidualny numer projektu (Wypełniamy w przypadku działalności badawczej).
34. Kliknij w polu „MPK” , aby skorzystać z pomocy wyszukiwania.
Ograniczenie zakresu wartości
Wyczyść pole „Maks. liczba wystąp.”, aby wyświetlić pełną listę MPKów.
35. Kliknij .
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 16 / 17
Miejsce powstawania kosztów
36. Kliknij dwukrotnie szukany element, np. .
Lista z pełnym opisem MPKów znajduje się na stronie www.sapiens.uj.edu.pl w dziale Finanse i Księgowość -> Przydatne pliki.
37. Zatwierdź klawiszem ENTER i przesuń w tabeli, aby sprawdzić czy zostało zaczytane stanowisko i pozycja finansowa.
Sprawdź czy świeci się „zielona lampka” .
38. Kliknij , aby wstępnie wprowadzić fakturę.
Tytuł:Wstępne wprowadzanie faktury bez zamówienia
Nazwa pliku: ~WSTĘPNE WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA Nr ref.:
Wersja: Draft A Ostatnia zmiana: 2014-06-09 16:09
Instrukcja roboczaStrona 17 / 17
System wyświetla " Dokument 1001000047 został wstępnie wprowadzony w jedn. gosp. UJKR".
39. Transakcję zakończono.
Wynik
Faktura została wstępnie wprowadzona.
Komentarz
Na dokumencie oddawanym do Kwestury proszę wpisać numer dokumentu, który wyświetlił się po wprowadzeniu do Systemu SAP.