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Bürofachkraft im medizinischen BereichBÜROORGANISATION
Gabriele Schilling
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BÜROORGANISATION
Lernziele:
Eingangspost fachlich korrekt bearbeiten können Ausgangspost fachlich korrekt bearbeiten können Richtig adressieren können Den Wert von Dokumenten erkennen und das Wissen über
Aufbewahrungspflichten Kenntnisse über die Möglichkeiten von Hilfsmitteln zur Organisation von
Unterlagen Kenntnisse über das Terminmanagement Seine Zeit bewusst managen können
Gabriele Schilling, Seite 2
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BÜROORGANISATIONAufgaben und Kompetenzen
Gabriele Schilling, Seite 3
Fach-kompetenz
Methoden-kompetenz
Sozial-kompetenz
z. B: BuchhaltungAnatomie, MS Office,Deutsch ….
z. B: Problemlösungs-methodenSelbstmanagement…
z. B: mit anderen gut zusammenarbeiten können….
Handlungs-kompetenz
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BÜROORGANISATIONAufgaben und Kompetenzen
Welche Fähigkeiten und Kenntnisse benötigt eine
Bürofachkraft im medizinischen Bereich?
Welche Eigenschaften sind von Vorteil?
Gabriele Schilling, Seite 4
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Bürofachkraft im medizinischen Bereich
POSTEINGANG
Gabriele Schilling, Seite 5
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BÜROORGANISATION
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Posteingang - Ablauf
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Poststücke ÜbernahmeBriefe, Sendungen etc. Postkasten oder Empfänger
ist jede erwachsene Person, die an der Abgabestelle anwesend ist
Eingeschriebene Briefe Unterschrift (elektronisch)
Pakete Unterschrift (elektronisch)
Rückscheinbrief Unterschrift (auf Rückschein, geht an
RSb (Amt oder Behörde) Absender zurück)
Wertbrief bis 1500 € Unterschrift
Wertbrief ab 1500 € Unterschrift Empfänger persönlichEigenhändig Unterschrift Empfänger persönlichRsa (Amt oder Behörde) (auf Rückschein, geht an Absender zurück)
Nicht an Postbevollmächtigte Unterschrift nur Empfänger persönlich
Posteingang - Übernahme
Postvollmacht
Gabriele Schilling, Seite 7
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BÜROORGANISATION
Sendungsarten können einzeln ausgewählt werden Max. fünf Personen gleichzeitig Gültigkeit zwei Jahre, erlischt durch schriftlichen vorzeitigen Widerruf oder bei
Änderung Gilt nicht für bescheinigte Sendungen mit dem Vermerk
"nicht an Postbevollmächtigte" Die Ausstellung ist kostenpflichtig Sie kann online oder bei einer Postfiliale beantragt werden Für die Identifikation muss sich der Vollmachtgeber nach der Registrierung einmal
bei einer Postfiliale persönlich identifizieren (amtlicher Lichtbildausweis, Firmenbuchauszug etc.) oder über Handy-Signatur den Auftrag bestätigen
Posteingang - Postvollmacht
Gabriele Schilling, Seite 8
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Welche Schriftstücke darf eine Sekretärin nur mit einer
Postvollmacht übernehmen?
Was gilt für die Postvollmacht?
Posteingang - Postvollmacht
Gabriele Schilling, Seite 9
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Ersatzzustellung
Postfach
Urlaubsfach
Posteingang - weitere Postübernahmemöglichkeiten
Gabriele Schilling, Seite 10
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BÜROORGANISATION
Was sind die Vorteile von digitaler Archivierung?
Wie ist der Posteingang in Ihrem Unternehmen
organisiert?
Posteingangssystem
Gabriele Schilling, Seite 11
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BÜROORGANISATIONPosteingang - Öffnen
Briefmesser
Elektrischer Brieföffner
Elektrischer Brieföffner
Gabriele Schilling, Seite 12
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BÜROORGANISATION
Die Regeln für das Öffnen der Post lassen sich vom
Grundrecht des Briefgeheimnisses und von der
Empfängerinformation in der Postordnung ableiten:
"Empfänger einer Postsendung ist die in der Anschrift
angegebene Person".
Welche Schriftstücke dürfen Sie öffnen?
Posteingang - Öffnen
Gabriele Schilling, Seite 13
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BÜROORGANISATION
Was wird kontrolliert?Was ist zu tun, bei Fehlern wie z.B.
IrrläuferPersönlicher Brief wurde geöffnetAngeführte Beilagen fehlen oder Beilagen sind falschFax ist unleserlichE-Mail-Attachement kann nicht geöffnet werdenE-Mail wird irrtümlich gelöscht
Posteingang - Entnehmen – Kontrollieren
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BÜROORGANISATION
Wie schaut ein Eingangsstempel aus?
Was wird gestempelt?
Das Führen eines Posteingangsbuches bewährt sich!
Warum und für welche Poststücke?
Posteingang - Stempeln - Posteingangsbuch
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BÜROORGANISATION
Wie können Sie Ihren Chef entlasten?
Posteingang - Chefentlastung
Gabriele Schilling, Seite 16
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Bürofachkraft im medizinischen Bereich
POSTAUSGANG
Gabriele Schilling, Seite 17
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Kontrollieren
Zusammentragen
Falten, kuvertieren und schließen
Postausgang
Gabriele Schilling, Seite 18
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BÜROORGANISATION
Das Frankieren kann erfolgen durch:das Aufkleben von Briefmarkenden Einsatz von FrankiermaschinenBriefsendungen können anstelle von Postmarken oder
Freistempelabdrucken auch den von der Post vorgegebenen Bar-Freimachungsvermerk, wenn gleichzeitig mindestens 20 solcher Briefsendungen derselben Sendungsart aufgegeben werden.
Postausgang – Wiegen und Frankieren
Gabriele Schilling, Seite 19
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BÜROORGANISATION
Frankiermaschinen müssen gekauft und bei der Post angemeldet werden.
Ab 30. Juni 2013 dürfen nur noch Frankiermaschinen mit integrierter Software verwendet werden.
In Österreich gibt es vier Hersteller, deren Produkte von der österreichischen Post zugelassen sind.
Postausgang – Frankiermaschine
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BÜROORGANISATION
Was sind die Vorteile einer Frankiermaschine?
Postausgang – Frankiermaschine
Gabriele Schilling, Seite 21
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BÜROORGANISATION
BriefsendungenBriefe (national und international)Sendungen in KartenformKlick-BriefWerbepost
Sendungen mit GefahrgutinhaltZeitungenPakete
...
Postausgang - Arten der Postsendungen
Gabriele Schilling, Seite 22
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BÜROORGANISATION
Briefe national und international
Briefsendungen sind adressierte Sendungen von bis zu 2 kgVoraussetzung für Standardsendung: Max.: 162 x 235 mm mind.: 90 x 140 mm Höchstgewicht: 20 g (Standard-Brief) 50 g (Standard-Plus-Brief) Stärke: max. 5 mm maschinell bearbeitbare Sendungen maschinell lesbare Anschriften
Postausgang – Briefsendungen
Gabriele Schilling, Seite 23
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BÜROORGANISATIONPostausgang – Briefsendungen
Internationale Briefe können „ECONOMY“, „PRIORITY“ und „EMS“ (Express Mail Service) verschickt werden.
Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Brief 100 g in die USA?
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BÜROORGANISATIONPostausgang – Briefsendungen
Gabriele Schilling, Seite 25
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BÜROORGANISATION
Sendungen in KartenformKlickbrief Info Werbepost
Österreich: Info.Mail Sendungen an bestimmte PersonenInfo.Post Sendungen an einen HaushaltInfo Post Select teiladressierte Sendungen (Zielgruppen)Kuvert für Prospekte
International: Euro. MailEuro.PostInternational Direct Mail
Postausgang – Briefsendungen
Gabriele Schilling, Seite 26
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Sendungen mit Gefahrgutinhalt
Dazu zählen aus dem medizinischen Bereich:Patientenproben (z. B. Blut- und Gewebeproben)Biologische Produkte (z. B. Mikroorganismen, Impfstoffe)Ganze tote Tiere oder Teile davon
Für diese Sendungen gelten spezielle Verpackungs- und Kennzeichnungsvorschriften.
Postausgang – Postsendungen
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PaketeSind bescheinigte Sendungen, deren Gewicht 31,5 kg und eine
gewisse Größe nicht überschreiten dürfen. Bescheinigt heißt, das Aufgabepostamt bestätigt die Annahme der Sendung und gibt an den Empfänger ebenfalls gegen Bestätigung ab.
Pakete können international als „Standard“, „Schnell“ oder „EMS“ verschickt werden.
Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Paket von 5 kg in die USA?
Postausgang – Postsendungen
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BÜROORGANISATIONPostausgang – Postsendungen
Gabriele Schilling, Seite 29
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BÜROORGANISATION
StandardEinschreibenRückscheinEigenhändigWertbrief
Postausgang – Versandarten
Gabriele Schilling, Seite 30
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Bürofachkraft im medizinischen Bereich
RICHTIG ADRESSIEREN
Gabriele Schilling, Seite 31
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BÜROORGANISATION
LinksbündigKeine LeerzeilenBestimmungsland nur bei Postsendungen ins AUSLANDErlaubte Sonderzeichen . , “ - & /Keine Graphikelemente im AdressblockDVR-Nr. gehört nicht ins AnschriftsfeldKlare Schrift!Kein internationales Kennzeichen vor Postleitzahl
Richtig Adressieren - Formatierungen der Empfängeranschrift
Gabriele Schilling, Seite 32
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BÜROORGANISATION
FrauMag. Berta Friedmannc/o Benuto GmbHAndreasplatz 12A-1140 Wien
Richtig Adressieren - Empfängeranschrift
X
Gabriele Schilling, Seite 33
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BÜROORGANISATIONRichtig Adressieren – Position der Anschrift
Gabriele Schilling, Seite 34
www.post.at
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Bürofachkraft im medizinischen Bereich
DOKUMENTENMANAGEMENT
Gabriele Schilling, Seite 35
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BÜROORGANISATION
Warum ablegen?1. Betriebliche Notwendigkeit• Gedächtnisstütze für interne Zwecke• Sicherung von Ansprüchen von außen• Abwehr unberechtigter Ansprüche nach außen• Dokumentation von Abläufen und Nachweis dessen,
was getan wurde• Terminplanung: Was ist als nächstes zu tun?• usw.
Dokumentenmanagement
Gabriele Schilling, Seite 36
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BÜROORGANISATION
Warum ablegen?2. Gesetzliche Vorschriften• Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen• Sozialversicherung, Personalakte• Bescheide,• Patientenakten usw.
Dokumentenmanagement
Gabriele Schilling, Seite 37
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BÜROORGANISATION
Kein WertProspekte, Werbebriefe, usw.
WegwerfenTageswert
unverlangte Anbote, Zeitungen, Telefonnotizen Bearbeitung, wo notwendig, alles was nicht mehr gebraucht wird
in den Papierkorb
Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts
Gabriele Schilling, Seite 38
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BÜROORGANISATION
PrüfwertUnterlagen mit zeitlich befristetem Wert: Preislisten, Anbote,
Mahnungen, Einladungen, etc. Zwischenablage oder Wiedervorlage Papierkorb oder Geschäftsfall zuordnen
GesetzeswertHandelsbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege, Patientenakten
Unterschiedlich lang nach Vorschrift Ablage Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)
Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts
Gabriele Schilling, Seite 39
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BÜROORGANISATION
Gesetzeswert:UGB: Buchhaltungsunterlagen, Inventare, Bilanzen sowie
Belege für Buchungen (Rechnungen) 7 JahreUnterlagen für Sozialversicherung (Belege für
Personalverrechnung) 7 Jahre
Dokumentenmanagement – Gesetzeswert
Gabriele Schilling, Seite 40
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Patientenakte
Ambulanter medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 10 Jahre
Stationärer medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 30 Jahre
Röntgenbilder, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist -> mind. 10 Jahre
Dokumentenmanagement - Gesetzeswert
Gabriele Schilling, Seite 41
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BÜROORGANISATION
Dokumentations- oder DauerwertUnterlagen von langfristiger Bedeutung für das Unternehmen Dokumente, Verträge, Muster, Verfahren, Patente
Ablage auf Zugriff oder im Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)
Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts
Gabriele Schilling, Seite 42
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BÜROORGANISATION
• Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet
• Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue)
• ß wird wie ss behandelt• SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden
S – SCH – ST
Gabriele Schilling, Seite 43
Dokumentenmanagement – ABC-Regel
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BÜROORGANISATION
• Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet
• Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue)
• ß wird wie ss behandelt• SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden
S – SCH – ST
Gabriele Schilling, Seite 44
Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen
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BÜROORGANISATION
• Namen werden immer nach dem Familiennamen geordnet• Bei gleichen Namen werden die Vornamen mit berücksichtigt• Sollte dies nicht ausreichen, können noch andere Kriterien
herangezogen werden• Versicherungsnummer + Geburtsdatum• Kundennummer• Personalnummer• Schülerstammnummer• …..
Gabriele Schilling, Seite 45
Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen
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BÜROORGANISATION
• Doppelnamen werden so behandelt, als wäre der Bindestrich nicht vorhanden
• Namensvorsätze wie z. B. „von“, „van“, „de“ oder „von der“ werden nicht berücksichtigt
Gabriele Schilling, Seite 46
Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen
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Bürofachkraft im medizinischen Bereich
BÜROHILFSMITTEL
Gabriele Schilling, Seite 47
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BÜROORGANISATION
• Wofür sind Ablagekörbe gut geeignet?• Was sind Vor- und Nachteile von Ablagekörben?
Gabriele Schilling, Seite 48
Bürohilfsmittel - Ablagekörbe
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 49
Bürohilfsmittel - Ablagefächer
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 50
Bürohilfsmittel - Stehsammler
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 51
Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 52
Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 53
Bürohilfsmittel - Pultordner
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 54
Bürohilfsmittel - Ordner
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 55
Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 56
Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen
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BÜROORGANISATION
• Diverse weitere Mappen und Hüllen• Klemmmappe• Umschlagmappe• Dreiflügelmappe• Klarsichtfolien• Ordo-Mappen• etc.
Gabriele Schilling, Seite 57
Bürohilfsmittel
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Bürofachkraft im medizinischen Bereich
TERMINMANAGEMENT
Gabriele Schilling, Seite 58
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Gutes Terminmanagement
alle Faktoren des Zeitmanagements und
der Arbeitstechnik berücksichtigen
Terminplanung Schlüssel zum Erfolg oder Misserfolg
durch richtige Planung sich selbst und Vorgesetzte entlasten
Gabriele Schilling, Seite 59
Terminmanagement – ALPEN
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 60
Terminmanagement – ALPEN
A Aufschreiben
L Länge der Aufgabe oder des Termins abschätzen
P Pufferzeiten einplanen
E Entscheiden nach Prioritäten (Eisenhower)
N Nachkontrolle
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BÜROORGANISATION
Welche Termine kennen Sie?
Terminmanagement
Gabriele Schilling, Seite 61
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BÜROORGANISATION
Termine haben
ein Datum
einen Anfang
ein Ende
einen Ort, an dem sie stattfinden
ein Thema
Teilnehmer
Gabriele Schilling, Seite 62
Terminmanagement – Termine
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Bürofachkraft im medizinischen Bereich
SELBSTMANAGEMENT
Gabriele Schilling, Seite 63
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BÜROORGANISATION
Gabriele Schilling, Seite 64
Ziele von Selbstmanagement sind: bessere Organisation der eigenen Arbeit besseres Zeitmanagement weniger Aufwand für die Erledigung der Arbeiten bessere Ergebnisse und höhere Motivation weniger Hektik und Stress sowie weniger Fehler mehr Zeit für das Wesentliche höhere Arbeitszufriedenheit
Selbstmanagement – Ziele
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BÜROORGANISATION
Wie soll man nun aber ansetzen? Viele verbringen die meiste Zeit mit relativ unwichtigen Aufgaben
statt sich auf wenige, aber lebenswichtige Aktivität zu konzentrieren Oft sind 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie
80 % des Ergebnisses
Gabriele Schilling, Seite 65
Selbstmanagement – Pareto-Prinzip (80:20-Regel)
Zeit Ergebnisse
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BÜROORGANISATIONPrioritäten setzen
Eisenhower- Prinzipgering
Wichtigkeit
hoch
B-Aufgabenplanen und recht zeitig terminieren
A-Aufgabensofort erledigen
C-Aufgabendelegierenreduziereneliminieren….
gering Dringlichkeit hoch
? !!
Gabriele Schilling, Seite 66
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BÜROORGANISATION
• sowohl dringend als auch wichtig • für die Erfüllung der ausgeübten
Funktion von größtem Wert• muss man sich selbst widmen
und sofort in Angriff nehmen
A-Aufgaben
• hohe Wichtigkeit, aber noch nicht dringlich• können zunächst warten• müssen aber geplant, d. h. terminiert werden• Tätigkeiten rechtzeitig einplanen, dass sie nicht
zu A-Aufgaben werden (Endtermin!)
B-Aufgaben
Selbstmanagement – Prioritäten setzen
Gabriele Schilling, Seite 67
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BÜROORGANISATION
• KEINE hohe Wichtigkeit, aber dringend• sollten soweit wie möglich delegiert, reduziert
oder standardisiert werdenC-Aufgaben
• sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit
• Abstand nehmen• Mut zum Papierkorb• überlegen , was passiert schlimmstenfalls,
wenn dies nicht erledigt wird
D-Aufgaben
Selbstmanagement - Prioritäten setzen
Gabriele Schilling, Seite 68
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BÜROORGANISATION
Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des ganzen Tages bestimmten Schwankungen unterworfen, die sich in einem natürlichen Rhythmus vollziehen und im Voraus absehen lassen. Es gibt zwar eine Reihe individueller Unterschiede, die durch Ernährungs gewohn heiten und andere persönliche Merkmale beeinflusst werden.Im berühmten Leistungstief sollten Sie nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus arbeiten, sondern versuchen, zu entspannen und diese Phase für soziale Kontakte und Routinetätigkeiten (C-Aufgaben) nutzen.
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Selbstmanagement - Leistungskurve
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BÜROORGANISATION
Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leis tungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Betrachten Sie Pausen nicht als Zeit verschwen dung, sondern als erhol sames Auft anken von Energie:Einschlägige medizinische Unter suchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa einer Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat.
Selbstmanagement - Planen Sie Pausen ein
Gabriele Schilling, Seite 70