ystävällinen taloushallinto - 2015 painos 2

9 789525 852578

Sähköinen taloushallinto muuttaa niin tilitoimistojen kuin yritystenkin työtapoja. Tämä käsikirja kertoo käytännönläheisesti, miten talouden prosessit muuttuvat, kun paperivetoisista menetelmistä siirrytään digita-lisaation myötä sähköisiin toimintamalleihin.

Sähköistymisen myötä manuaalisesta tallentamisesta siirrytään rutiinien automatisointiin ja aitoon asiantuntijatyöhön. Se tarkoittaa kannatta-vampaa liiketoimintaa, sujuvampaa arkea, käyttäjäystävällisyyttä ja pa-rempaa asiakaspalvelua – siis ystävällistä taloushallintoa.

Kirja sisältää viisi kiinnostavaa asiakastarinaa, joissa yrittäjät kertovat säh-köisen taloushallinnon hyödyntämisestä. Heidän haastattelunsa löydät myös videoina.

YSTÄ

VÄ

LLINE

N TA

LOU

SHA

LLINTO

– A

MM

AT

TILA

ISEN

KÄ

SIKIR

JA SÄ

HKÖ

ISTY

MISE

STÄ

YSTÄVÄLLINENTALOUSHALLINTO

AMMATTILAISEN KÄSIKIRJA SÄHKÖISTYMISESTÄ



”Raaski luopua rakkaista mapeista”Toimitusjohtaja Seppo Järvi,

Gerako Oy

”Tilitoimiston eitarvitse olla mykkä”

Toimitusjohtaja Juha-Matti Sivula, Vihainen Talouspäällikkö Oy

”Sähköinen taloushallinto mahdollistaa etätyön”Toimitusjohtaja Anne Mertaoja,

Talouskonsultointi Mertaoja Oy

Copyright © Procountor Oy ja Serus Media Oy Tämän teoksen tekstin ja kuvien jäljentäminen painamalla, monistamalla, skan-naamalla tai muilla tavoin ilman Kirjoittajien, Kustantajan tai Kirjakonseptin tuot-tajan lupaa kielletään tekijänoikeuslain mukaisesti. Kirjan sisältö on huolellisesti tarkistettu. Tästä huolimatta virheet ovat aina mahdollisia. Kirjoittajat, Kustantaja ja Kirjakonseptin tuottaja eivät vastaa mahdollisten virheiden vuoksi kuluttajalle, organisaatiolle tai kolmannelle taholle mahdollisesti aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista.

2. painos, elokuu 2015 Kirjoittajat: Mikko Siivola, Anna Yli-Heikkuri, Leena Helanto, Tanja Kaisaniemi, Krista Koskinen, Katja Kuntola, Benita Helistö,Salla Kinnarinen ja Heidi Ignatius-Partanen.

Piirroskuvat: Teemu TähkänenValokuvat: Kari Merikanto Kirjakonsepti: Serus Media Oy/ Personal [email protected]

Kustantaja: Procountor Oy

[email protected]

ISBN: 978-952-5852-57-8

Sisällys

Esipuhe 6

Lukujen esittely 8

1 Sähköisyyden mahdollisuudet 10

Ulkoistamisen lyhyt historia 12

Digitalisaation tuomia muutoksia 15

Haasteena päällekkäisyydet ja töiden kasautuminen 17

Tehoa sähköisestä taloushallinnosta 19

Sähköistymisen SWOT 23

Tarina: Talouskonsultointi Mertaoja Oy Sähköistyminen mahdollistaa etätyön 29

2 Taloushallinto pintaa syvemmältä 30

Tavoitteena win-win 32

Talouden ydintoiminnot sähköisesti 37

Tehokas ja luotettava pilvipalvelu 45

Tarina: Gearko Oy ”Mutu-johtamisesta tietojohtamiseen” 51

4

3 Sähköiset prosessit 52

Asiakasyrityksen ja tilitoimiston yhteistyö 54

Ostot 57

Matka- ja kululaskut 59

Palkanlaskenta 61

Kirjanpito 62

Sisäinen laskenta 64

Raportointi 65

Viranomaisilmoitukset 66

Arkistointi 67

Tilinpäätös 68

Uuden asiakkuuden käynnistys tilitoimistossa 68

Tarina: Vihainen talouspäällikkö Oy ”Arvokas tieto tilitoimistosta yrittäjälle” 73

4 Tilitoimiston liiketoiminta 74

Muutoksen mahdollistaminen 76

Tallentajasta automaation hallitsijaksi 77

Liiketoimintamalli ja hinnoittelu 79

Tilitoimistolle oma palvelukonsepti 83

Käyttöönotto tilitoimistossa 86

Perinteistä palvelua pilvestä 88

Ohjelmistotoimittaja yhteistyökumppanina 90

Tehoa toiminnanohjauksesta 92

Tarina: Taloushallinta Uniikki Oy ”Positiivinen Personal Trainer” 95

5

5 Tilitoimistopalvelu asiakkaan kannalta 96

Sähköisten palvelujen tarjoaminen 98

Luottamukseen perustuva asiakassuhde 102

Tarina: Muumimaailma Oy Sähköinen ohjelmisto maksimoi ennustettavuuden 106

6 Yrityksen näkökulma 108

Sähköisyys on yrityksen etu 110

Sisäisesti hoidettu tai joustavasti ulkoistettu 111

Sähköistyminen selkeyttää prosesseja 113

Kaikenkattava ohjelmisto pilvestä 114

Kustannukset yritykselle 114

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon 116

Sähköinen tilintarkastus 118

7 Muistilistat 120

Muistilista ohjelmiston valinnasta 122

Muistilista ohjelmiston käyttöönotosta 124

Muistilista asiakasyritykselle 125

Muistilista tilitoimistolle 126

Loppusanat 127

6

Esipuhe

Taloushallinnon ala on murroksessa. Sähköinen taloushallinto syrjäyttää perinteiset paperivetoiset työtavat. Sähköistyminen muuttaa niin talous-hallinnon palveluita tarjoavien tilitoimistojen kuin palveluita käyttä-vien yritystenkin arkea. Kyseessä on konkreettinen esimerkki yhdestä aikamme megatrendistä – digitalisaatiosta. Uusi, sähköiseen työnkul-kuun ja verkkopalveluihin perustuva toimintamalli tarjoaa suuria etuja, mutta haastaa samalla kokeneetkin alan ammattilaiset omaksumaan uusia työ- ja toimintatapoja.

Sähköinen taloushallinto on nykyaikainen tapa toimia, ja se on noussut perinteisen, rutiineihin ja tiedon manuaaliseen tallennukseen keskittyneen taloushallinnon vaihtoehdoksi. Sähköisyys tehostaa työtä ja vähentää rutiininomaisia tehtäviä jättäen aikaa varsinaiselle asian-tuntijatyölle. Samalla tilitoimiston ja asiakasyrityksen yhteistyö hel-pottuu. Koska sähköisen taloushallinnon pilvipalvelut ovat edullisesti myös pienten yritysten käytettävissä, yleistyy sähköistyminen nopeasti etenkin pienten ja keskisuurten eli pk-yritysten ja näitä palvelevien tili-toimistojen keskuudessa.

Sähköisestä taloushallinnosta on puhuttu jo pitkään – itsekin olen työskennellyt sen parissa jo vuodesta 2003 lähtien – mutta nyt se yleistyy nopeasti. Kun sähköisyydestä on viime vuosina nopeasti tullut taloushallinnon valtavirtaa, on alalla ollut suuri tarve aihetta koskevalle tiedolle. Julkaisimmekin vuonna 2013 tilitoimistoammattilaisille suun-natun ”Taloushallinto. Nyt.” -kirjan. Tavoitteemme oli kasata yhteen tiiviiseen pakettiin tietoa nykyaikaisesta sähköisestä taloushallinnosta ja sen vaikutuksista. Iloksemme havaitsimme, että kirjalle oli selkeä tilaus. Ensimmäinen painos loppui viikoissa, ja saimme kirjasta paljon myönteistä palautetta.

Päätimme nyt, kaksi vuotta myöhemmin, että aika on kypsä uudelle versiolle kirjasta. Edessäsi oleva ”Ystävällinen taloushallinto” on hyvin läheistä sukua aiemmalle teokselle, mutta sisältää myös uusia näkö-kulmia aiheeseen. Ydinviestimme on sama kuin kaksi vuotta sitten: säh-

7

köinen taloushallinto on tätä päivää ja lisää taloushallinnon tuottamaa lisäarvoa niin pk-yrityksissä kuin tilitoimistoissakin. Ystävällisestä taloushallinnosta puhumme, koska uskomme vahvasti, että sähköinen taloushallinto tarkoittaa tehostumisen lisäksi parempaa asiakaspalvelua ja käyttäjäystävällisyyttä.

Kirjan kohdeyleisö on laajentunut tilitoimistoammattilaisista katta-maan myös pk-yrityksissä työskentelevät taloushallinnon ammattilaiset. Yritysnäkökulma onkin aiempaa vahvemmin esillä. Työskenteletpä sitten tilitoimistossa tai muussa yrityksessä esimerkiksi yrittäjänä, kir-janpitäjänä, reskontranhoitajana tai palkanlaskijana, kohtaat todennä-köisesti sähköisen taloushallinnon tuomia muutoksia työssäsi. Niiden ymmärtäminen auttaa sinua menestymään. Koska valtaosa pk-yrityk-sistä ulkoistaa taloushallintonsa tilitoimistolle, käsittelemme useassa kohdassa asiakkaan ja tilitoimiston välistä yhteistyötä. Suurten yritysten prosessit ja järjestelmät muodostavat oman kokonaisuutensa, jota emme tässä kirjassa käsittele.

Sähköiseen taloushallintoon on siirtynyt jo 15–20 % suomalaisista yrityksistä ja tilitoimistoista. Sen vuoksi halusimme päästää ääneen joitakin tämän joukon edustajia. Kirja sisältää joukon tilitoimistoja asiakascaseja, joissa siirtymän jo tehneet ihmiset kertovat sähköisen taloushallinnon mukanaan tuomista muutoksista. Näistä caseista on tuotettu myös vapaasti katsottavissa olevat videoversiot.

Kokonaisuudessaan tämän teoksen on tarkoitus tarjota sinulle, hyvä lukija, kattavat yleistiedot sähköisestä taloushallinnosta ja edellytykset sen hyödyntämiseen. Yhdessä kirjan muiden kirjoittajien kanssa toi-vomme, että kirjan sisältämät näkökulmat ja ajatukset ovat kiinnostavia ja niistä on hyötyä työssäsi!

Espoossa, 18.4.2015Mikko Siivola

8

Lukujen esittely

LUKU 1: Sähköisyyden mahdollisuudetLuvussa 1 kuvaamme nykyaikaisen, sähköisen taloushallinnon ja perin-teisen taloushallinnon välisiä eroja ja käymme läpi asioita, joita säh-köisen taloushallinnon käyttöönottoa suunnittelevan tilitoimistoam-mattilaisen kannattaa harkita.

LUKU 2: Taloushallinto pintaa syvemmältäLuvussa 2 perehdymme tarkemmin sähköisen taloushallinnon etuihin niin tilitoimiston kuin asiakasyrityksen näkökulmasta. Lisäksi tarkaste-lemme internetissä pilvipalveluna toimivan taloushallinto-ohjelmiston hankkimista.

LUKU 3: Sähköiset prosessitLuvussa 3 syvennymme sähköisen taloushallinnon eri prosesseihin, muun muassa myyntilaskutukseen ja ostojen käsittelyyn, matka- ja kululaskujen hallintaan sekä palkanlaskentaan että pääkirjanpitooon.

LUKU 4: Tilitoimiston liiketoimintaLuvussa 4 tarkastelemme sähköisen taloushallinnon käyttöönottoa tili-toimistossa sekä tilitoimiston liiketoiminnan kehittämistä sähköisen taloushallinnon avulla.

LUKU 5: Tilitoimistopalvelu asiakkaan kannaltaLuvussa 5 kerromme, miten tilitoimiston asiakasyritykset kokevat säh-köisen taloushallinnon ja mitä näkökulmia tilitoimiston myynnistä ja asiakaspalvelusta vastaavan kannattaa pitää mielessä tarjotessaan säh-köisiä palveluita asiakkailleen.

9

LUKU 6: Yrityksen näkökulmaLuvussa 6 kerromme tarkemmin sähköisen taloushallinnon hyödyistä asiakasyrityksen kannalta. Annamme myös yleisiä vinkkejä siihen, miten sähköiseen taloushallintoon siirtyminen sujuu vaivattomimmin.

LUKU 7: MuistilistatLuvussa 7 kerromme tarkemmin sähköisen taloushallinnon hyödyistä asiakasyrityksen kannalta. Annamme myös yleisiä vinkkejä siihen, miten sähköiseen taloushallintoon siirtyminen sujuu vaivattomimmin.

10

1 Sähköisyyden mahdollisuudetLuvussa 1 kuvaamme nykyaikaisen sähköisen taloushallinnon ja perinteisen taloushallinnon välisiä eroja sekä käymme läpi asioita, joita sähköisen taloushallinnon käyttöönottoa suunnitte-levan taloushallinnon ammattilaisen kannattaa harkita.

12

Ulkoistamisen lyhyt historia

Yritykset ovat pitkään ulkoistaneet taloushallinnon tehtäviä tilitoi-mistoille. Tämä trendi on voimistunut entisestään. Kun Suomessa 1960-luvulla oli tuhatkunta tilitoimistoa, on niitä nyt yli 4000. Nykyään valtaosa suomalaisista yrityksistä käyttääkin tilitoimistojen palveluita. Samalla tilitoimistoalan henkilömäärä on kasvanut yli 12.000 työnteki-jään ja liikevaihto lähes miljardiin euroon.

Ulkoistettukin taloushallinto perustui ensin paperilla tehtävään kir-janpitoon. Myöhemmin automaattinen tietojenkäsittely ja tietokoneella toimivat kirjanpito-ohjelmat alkoivat tehostaa toimintaa, vaikka tietoja siirrettiinkin asiakkaalta tilitoimistoon ja eri ohjelmien välillä edelleen valtaosin paperilla. Kirjanpidon ja taloushallinnon ohjelmien kehitys on seurannut tietotekniikan yleistä kehittymistä, ja 2000-luvulla mukaan kuvaan ovat tulleet myös internetissä toimivat taloushallinnon ohjel-mistot.

Suomen kirjanpitolaki on mahdollistanut kirjanpitomateriaalin säilyt-tämisen sähköisessä muodossa tasekirjaa lukuun ottamatta jo vuodesta 1997. Sähköisen taloushallinnon pioneerit kuten Pauli Vahtera puhuivat ja kirjoittivatkin jo 1990-luvun lopulla paperittomasta kirjanpidosta. Ensimmäiset todelliset sähköisen taloushallinnon ohjelmistot tulivat

13

markkinoille vuosituhannen vaihteessa, Procountor vuonna 2001.Verkkolaskutuksen ja sen myötä sähköisen taloushallinnon odotettiin

yleistyvän hyvin nopeasti, mutta todellisuudessa uusien käytäntöjen yleistyminen kesti pitkään. Suuryritykset ja julkinen sektori ottivat kustannussäästöjä tuovat sähköiset ostolaskut nopeasti käyttöön, mutta pienemmissä yrityksissä ja näitä palvelevissa tilitoimistoissa kehitys oli hitaampaa. Syynä tähän voidaan nähdä sopivien kustannustehokkaiden ratkaisujen puute niin ohjelmisto- kuin tilitoimistopuolellakin.

Verkkolaskutuksen osuus pientenkin yritysten keskuudessa on kuitenkin kasvanut jatkuvasti. Esimerkiksi EK:n ja FKL:n kyselyn mukaan vuonna 2014 jo 64 % yrityksistä käytti verkkolaskutusta. Myös Procountorin tilastot oheisessa kaaviossa näyttävät, että verkkolaskujen osuus kaikista myynti- ja ostolaskuista kasvaa tasaisesti.

Kaavio 1: Verkkolaskujen osuus Procountorin asiakkaiden laskuliikenteestä

Sähköinen taloushallinto on paljon muutakin kuin verkkolaskujen lähet-tämistä ja vastaanottamista. Monesti verkkolaskuja kyllä hyödynnetään, mutta kokonaisprosesseissa on edelleen tarpeettomia manuaalisia työ-vaiheita. Hyvin kuvaava mittari taloushallinnon toimialan yleiselle säh-köisyysasteelle on se, kuinka monen yrityksen taloushallinto perustuu asiakkaan ja tilitoimiston yhteiskäytössä olevaan pilvipalveluun. Eri

Q1/2002

Q4/2002

Q3/2003

Q2/2004

Q1/2005

Q4/2005

Q3/2006

Q2/2007

Q1/2008

Q4/2008

Q3/2009

Q2/2010

Q1/2011

Q4/2011

Q3/2012

Q2/2013

Q1/2014

Q4/2014

50%45%40%35%30%25%20%15%10%5%0%

(Lähde: Procountor, 2015).

14

tietolähteiden perusteella tällainen ohjelmisto on käytössä noin 20 % suomalaisista tilitoimistoista, ja näiden palveluiden piirissä on 10 –20 % pk-yrityksistä.

Hyvin monien uusien teknologioiden omaksuminen mukailee Rogersin esittelemää innovaatioiden diffuusiomallia, joka on esitetty alla olevassa kaaviossa. Mallin mukaan innovaation omaksuvat ensin rohkeat innovaattorit ja sitten varhaiset omaksujat. Varhaisesta ja myö-häisestä enemmistöstä muodostuvaan suureen pääjoukkoon päästään vasta, kun kyllin moni varhainen omaksuja on lähtenyt liikkeelle ja uusi ratkaisu on saanut riittävästi uskottavuutta. Koska pääosa väestöstä kuuluu varhaiseen ja myöhäiseen enemmistöön, innovaation omaksu-minen nopeutuu tähän joukkoon siirryttäessä.

Kaavio 2: Innovaatioiden diffuusiomalli

Kehitys sähköisen taloushallinnon osalta on nyt edennyt Suomessa varhaiseen enemmistöön. Tämä näkyy siinä, että taloushallinnon pil-vipalveluista on tullut valtavirtaa ja niitä ottavat käyttöön aivan taval-liset pk-yritykset ja tilitoimistot. Siirtyminen perinteisestä sähköiseen taloushallintoon nopeutuu edelleen lähivuosien aikana. Uskomme, että vuonna 2020 enemmistö suomalaisista pk-yrityksistä on sähköisen taloushallinnon piirissä. Nyt onkin oikea aika hankkia aiheesta tietoa ja alkaa hyödyntää sähköistä taloushallintoa omassa työssään.

2,5% 13,5% 34% 34% 16%

Innovaattorit

Aikaiset omaksujat

Varhainen enemmistö Myöhäinen enemmistö

Vitkastelijat

Innovaation omaksujat

15

Digitalisaation tuomia muutoksiaTaloushallinnon sähköistyminen on esimerkki yhdestä aikamme megat-rendistä, digitalisaatiosta. Digitalisaatio tulee muuttamaan taloushal-linnon toimialaa merkittävästi. Jo nykyaikaiset pilvipalvelut mahdol-listavat pitkälle viedyn automaation. Vaikka tulevia muutoksia ei voi tietää ennalta, voidaan nykyisten trendien pohjalta tehdä perusteltuja olettamuksia, jotka toivottavasti hyödyttävät omaa uraansa ja ammatti-taitoaan kehittävää taloushallinnon ammattilaista.

Tilitoimistoista tulee talouden analyytikoita. Sähköistymisen ja kehit-tyvän automaation myötä tilitoimistossa tehtävän rutiinityön määrä vähenee. Samalla alan edelläkävijöillä on mahdollisuus kehittää liike-toimintaansa tarjoamalla asiakkaille monipuolisempaa palvelua. Tilitoi-mistot palvelevat yhä useammin taloushallinnon lisäksi asiakkaan liike-toimintajohtoa. Esimerkiksi sisäisen laskennan rooli pk-yrityskentässä kasvaa ja tilitoimistoilla on tärkeä rooli tämän tukemisessa.

Taloushallinnon osaajille on kysyntää. Taloushallinnon alan työllisyys säilyy, mutta työn sisältö uudistuu. Tehtävien painopisteen siirtyessä rutiineista ja tiedon mekaanisesta käsittelystä sen soveltamiseen, kas-vavat alan ammattilaisten osaamisvaatimukset. Erityisesti taloushal-linnon kokonaisuuksien hahmottaminen, ohjelmisto-osaaminen ja myös asiakaspalvelutaidot korostuvat. Asiantuntijatutkintojen kuten KLT-tutkinnon arvostus kasvaa entisestään.

Pilvipalveluiden kehitys jatkuu ja käyttäjäystävällisyys korostuu. Taloushallinnon ohjelmistoilla on tärkeä rooli alan kehityksessä. Säh-köisen taloushallinnon pilvipalvelut ovat jo kypsiä tuotteita, mutta niiden nopea kehitys tulee jatkumaan, mikä osaltaan tukee yhä useampien yritysten siirtymistä sähköiseen taloushallintoon. Kun alan

16

ammattilaisten lisäksi myös tavalliset yrityskäyttäjät käyttävät taloushal-linnon ohjelmistoja, korostuvat käytettävyyden ja käyttäjäkokemuksen merkitykset. Näistä tulee ohjelmistojen kilpailuvaltteja. Myös mobiili-palveluiden rooli kasvaa – ensin yksittäisissä työvaiheissa, kuten kuittien skannauksessa, ja tämän jälkeen muissa toiminnoissa.

Tilitoimistot kilpailevat asiakaspalvelulla. Sähköisten palveluiden tarjoaminen on tilitoimistoille niiden yleistymisen hetkellä selkeä kil-pailuetu. Sähköisistä palveluista tulee kuitenkin nopeasti uusi normi, jolloin pelkkä tekninen etumatka ei ylläpidä tilitoimiston kilpailukykyä. Tulevaisuudessa ystävällisen asiakaspalvelun merkitys tilitoimiston kil-pailutekijänä korostuukin entisestään.

Talousosaamisesta ja ohjelmistoista tulee kasvava vientituote. Yri-tysten maksuliikenteen varhainen sähköistyminen, verkkolaskujen yleisyys ja edistyksellinen kirjanpitolainsäädäntö tarjoavat Suomessa hyvät lähtökohdat sähköisen taloushallinnon palveluiden kehittämi-seen. Edelläkävijöiden hiomat järjestelmät ovat kypsiä, ja alalla on hyviä ammattilaisia. Edellytykset taloushallinnon asiantuntija- ja ohjelmisto-palveluiden viennille ovat siis olemassa. On myös kansantaloudellisesti toivottavaa, että alan toimijat hyödyntävät niitä.

Kehitys kohti reaaliaikaista taloushallintoa jatkuu. Sähköisen talous-hallinnon seuraava askel on reaaliaikainen taloushallinto. Tällä tarkoi-tetaan edistyneempää automaatiota, jossa tietoa siirretään ja käsitellään eri ohjelmistoissa ja työvaiheissa nykyistäkin sähköisemmin ja auto-maattisemmin. Yksi esimerkki reaaliaikaisesta taloushallinnosta on raportointikoodistoon pohjautuva XBRL-muotoinen tilinpäätösrapor-tointi viranomaisille.

Kokonaisuudessaan digitalisaatio tarjoaa nyt ja tulevaisuudessa paljon mahdollisuuksia taloushallinnon ammattilaisille. Toivomme, että tämän kirjan tiedot sähköisen taloushallinnon vaikutuksista niin tilitoimiston kuin asiakasyrityksenkin toimintaan antavat vankan pohjan oman osaa-misen päivittämiselle huomisen haasteita varten.

17

Haasteena päällekkäisyydet ja töiden kasautuminenYrityksen taloushallinto muodostuu joukosta yrityksen toiminnalle olennaisia tehtäviä, jotka perustuvat lainsäädäntöön ja toisaalta liike-toiminnan tarpeisiin. Tällaisia tehtäviä ovat varsinaisen pääkirjanpidon lisäksi esimerkiksi myyntilaskutus ja reskontranhoito, ostolaskujen maksu, matka- ja kululaskujen hallinta, palkanlaskenta, viranomai-silmoitusten laadinta sekä sisäinen laskenta. Samoja tehtäviä voidaan hoitaa perinteisin tai sähköisin menetelmin, ja yritys voi joko hoitaa kaikki tehtävät itse tai ulkoistaa niitä tilitoimistolle osittain tai koko-naan.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä sekä näitä palvelevissa tilitoimis-toissa taloushallinnon haasteet ovat perinteisesti liittyneet usein työn tehokkuuteen, asi-akasyrityksen ja tilitoimiston väliseen tiedonkulkuun sekä yhteis-työn sujuvuuteen. Kun taloushallintoa hoidetaan perinteisellä paperivetoisella toimintatavalla, yksittäistä paperitositetta käsitellään useaan kertaan ja usean eri ihmisen toimesta. Samaa tositetta käsitellään ensin asiakasyrityksessä ja sitten uudestaan tilitoimistossa. Tämä on paitsi tehotonta ja lisää kahdenkertaista työtä, myös kasvattaa taloushallinnossa sattuvien virheiden määrää. Yrittäjän kannalta taloushallinnon ammattilaisen tekemät manuaaliset työvaiheet ja tallennustyö lisäävät kustannuksia.

Jo yksin paperilaskujen käsittely sisältää lukuisia käsintehtäviä työvai-heita. Yrittäjän tai yrityksen laskutusta hoitavan työntekijän tulee laatia, tulostaa, kuorittaa ja postittaa myyntilaskut asiakkaalle. Ostolaskut tulee käsitellä, asiatarkastaa ja hyväksyä sekä maksaa, tyypillisesti verkkopan-kissa. Kun alun perin tietokoneella laadittu lasku kulkee paperilla, jo kerran sähköisessä muodossa ollut tieto täytyy syöttää uudestaan tieto-koneelle.

Manuaaliset työvaiheet ja tallennustyö lisäävät

kustannuksia.

18

Laskujen ja muiden paperitositteiden tiedot tulee myös kerätä ja toimittaa tilitoimistoon. Yleensä asiakasyritys toimittaa aineiston tili-toimistoon kuukausittain mapissa tai vaikkapa muovipussissa. Tilitoi-mistossa paperitositteet järjestetään, tiliöidään ja syötetään – jälleen kerran samaa tietoa tallentaen – kirjanpito-ohjelmaan sekä mapitetaan. Laskut kirjataan reskontraan, ja maksusuoritukset merkitään tiliotteelta manuaalisesti laskulle. Suuren työmäärän lisäksi papereiden tulos-taminen, kopiointi ja lähetys aiheuttavat myös kustannuksia. Lisäksi tulostetun materiaalin, kuten tositteiden, ilmoitusten sekä raporttien arkistointi on vaivalloista ja vaatii myös rahanarvoista varastotilaa.

Digitalisaatio, nykyaikaiset ohjelmistoratkaisut ja sähköiset prosessit ovat tehostaneet työntekoa monilla aloilla. Asiakkaalle voikin olla han-kala perustella taloushallinnon hoitoa tavalla, jossa manuaaliset rutiinit ja tiedon tai tarvittavien tositteiden etsiminen vievät runsaasti aikaa sekä liiketoiminnan edustajalta että korkeasti koulutetulta taloushal-linnon asiantuntijalta. Nykyisessä taloustilanteessa asiakkaat kaipaavat

ajantasaista tietoa yrityksensä tilasta. Tilitoi-miston asiakastyytyväisyys saattaa

kärsiä, jos asiakas saa raportit pitkällä viiveellä eikä reskontra pysy ajantasaisena, koska laskuja ei merkitä ajantasaisesti makse-

tuiksi.Tilitoimiston kannalta perinteinen,

manuaalisilla prosesseilla hoidettava taloushal-linto on haastavaa niin aikataulutuksen kuin työn kustannustehokkuu-denkin näkökulmista. Kirjanpitotyö voidaan tavallisesti aloittaa vasta kuukauden päätyttyä, kun asiakas on toimittanut kuitit, laskut ja tiliot-teet kirjanpitäjälle. Usein kaikki asiakkaat tuovat kirjanpidon materiaalit lähes samaan aikaan, jolloin työtä ei saada valmiiksi kovinkaan nopeasti kuukauden päätyttyä. Paperilla hoidetuilla viranomaisilmoituksilla on tiukemmat aikarajat, ja viranomaisten sähköisiä palveluita käytettäessä tietoja joudutaan syöttämään uudestaan ilmoittamista varten. Myös olemassa olevan tiedon varmuuskopiointi ja säilytys saattavat aiheuttaa haasteita.

Asiakkaat kaipaavat ajantasaista tietoa yrityksensä tilasta.

19

Tehoa sähköisestä taloushallinnostaSähköinen taloushallinto tarjoaa nykyaikaisen vaihtoehdon taloushal-linnon tehtävien hoitamiseen. Kutsumme sähköistä taloushallintoa tässä kirjassa ystävälliseksi taloushallinnoksi, koska se tarjoaa niin asi-akasyritykselle kuin tilitoimistollekin kannattavampaa liiketoimintaa, sujuvampaa arkea, tehokkaampia prosesseja, käyttäjäystävällisyyttä ja parempaa asiakaspalvelua. Samalla alan ammattilaisilta haluttu talous-hallinnon osaaminen on aiempaa kokonaisvaltaisempaa.

Alunperin sähköisen taloushallinnon ajateltiin tarkoittavan yksin-kertaisesti paperitonta laskujen käsittelyä, mutta nykyaikainen säh-köinen taloushallinto on paljon muutakin kuin verkkolasku. Osto-laskujen sähköinen käsittely tuottaa merkittäviä säästöjä laskuja vastaanottavalle yritykselle, joten verkkolaskutus lähti yleistymään suuryritysten ja julkisen sektorin johdolla. Pk-yritykset ovat seuranneet perässä, ja sähköisen taloushallinnon yleistyminen onkin 2010-luvulla nopeutunut merkittävästi.

Verkkolaskujen lisäksi sähköistä aineistoa saadaan ostolaskujen skannauksen, konekielisen tilioteaineiston vastaanoton sekä sähköisen maksuliikenteen avulla. Myös viranomaisilmoitusten sähköinen lähet-täminen ja kirjanpitomateriaalin sähköinen arkistointi ovat yleistyneet. Sähköinen taloushallinto tarkoittaakin nykyään taloushallinnon koko-naisvaltaista hoitamista nykyaikaisilla verkossa toimivalla ohjelmistolla ja automaatiota hyödyntävillä prosesseilla.

Sähköinen taloushallinto vastaa taloushallinnon tarpeisiin ja perin-teisen taloushallinnon ongelmiin tehostamalla toimintaa ja sähköis-tämällä työnkulun. Se poistaa runsaasti päällekkäisiä työvaiheita, kun kerran tietokoneella ollutta tietoa ei välillä siirretä paperilla ja tallen-neta uudelleen. Tämä tehostaa ajankäyttöä ja tuo kustannussäästöjä. Suurimmat säästöt perinteiseen taloushallintoon verrattaessa syntyvät ostolaskujen käsittelyssä, mutta myös muut taloushallinnon osa-alueet tehostuvat.

20

Sähköisen taloushallinnon ohjelmisto hankitaan yleensä internetissä toimivana pilvipalveluna, mikä alentaa kustannuksia ja ohjelmistoyllä-pidon tarvetta. Sekä asiakkaan että tilitoimiston työntekijöillä on omilla käyttäjätunnuksillaan pääsy samaan järjestelmään, mikä helpottaa tie-tojen jakamista. Yhteiskäyttöisen ohjelmiston ansiosta sähköinen talous-hallinto myös helpottaa työnjakoa niin yrityksen eri työntekijöiden kesken kuin asiakkaan ja tilitoimistonkin välillä. Yhteiskäyttöinen, pilvipalveluna toimiva ohjelmisto onkin yksi sähköisen taloushallinnon avainasioista.

Merkittävää etua sähköinen taloushallinto tuo myös raportoinnin paranemisena: raportointi kuukauden aikana on ajantasaisempaa, sillä myyntilaskut, osto-, matka- ja kululaskut sekä tiliotteet kirjautuvat kir-janpitoon sitä mukaa kun ne saapuvat tai asiakas ne tekee. Vastaavasti liiketoiminnan kannalta tärkeät raportit saadaan nopeasti kuukauden päätyttyä, ja liiketoiminnan tulosta sekä kassan ja reskontran tilannetta voidaan tarkastella helposti myös kesken kuukauden. Myös sisäisen las-kennan projekti- ja kustannuspaikkaseuranta tehostuu.

Tiedonhaku nopeutuu ja helpottuu, koska sähköisen arkistoinnin ansiosta aineistoa voidaan hakea monipuolisilla hakuehdoilla ja se on saatavilla paikasta ja ajasta riippumatta, ilman mappien selailua. Kun taloushallinto ja sen rutiinityöt automatisoidaan, saadaan yrityksen resursseja kohdennettua esimerkiksi talouden ohjaukseen ja prosessien tehostamiseen. Tiedot viranomaisilmoituksille kerätään automaattisesti tositteilta ja ilmoitusten lähetys tapahtuu sähköisesti. Myös tilintar-kastus on vaivatonta, sillä kaikki tiedot ovat sähköisen taloushallinnon ohjelmassa, jonka raporteissa voidaan porautua aina tositteelle saakka.

Sähköinen taloushallinto on paitsi tehokas, myös ympäristöystäväl-linen vaihtoehto. Siirtyminen sähköisiin aineistoihin ja prosesseihin vähentää merkittävästi tarvetta tulostamiselle sekä paperien kuljettami-selle ja arkistoinnille. Internetissä toimivat ohjelmistot toimivat ajasta ja paikasta riippumatta ja siten parantavat etätyön edellytyksiä sekä tilitoi-mistoissa että asiakasyrityksissä. Seuraavan sivun kaaviossa on esitetty yhteenveto sähköinen taloushallinnon eduista verrattuna perinteiseen kirjanpitoon.

Perinteinentaloushallinto

Sähköinentaloushallinto

Paljon manuaalistatallennustyötä

Automaatio, tietojen kertatallennus

Tietoa säilytetäänmyös paperilla

Kaikki tiedot sähköisessä muodossa

Yleensä vain ulkoinen laskenta

Hyvät työkalut sisäiseen laskentaan

Jäykät asiakkaan jakirjanpitäjän roolit

Joustava työnjako

Eri ohjelmistot asiakkaallaja tilitoimistolla

Yhteiskäytössä oleva ohjelmisto

Paikallinen asennustai oma palvelin

Pilvipalvelu, ei teknistä ylläpitoa

Lisenssipohjainen ohjelmisto, vaatii investoinnin

Käyttöön perustuva kuukausihinnoittelu

Ulkoiset yhteydet rakennettava erikseen

Ulkoiset yhteydet sisältyvät palveluun

Ohjelmiston käyttö vain paikallisesti tai vaatii VPN-, Citrix- tms. erillisratkaisun

Ohjelmisto internetissä, käyttö ajasta ja paikastariippumatta

Perinteinen kirjanpito vs. sähköinen taloushallinto

21

Perinteinentaloushallinto

Sähköinentaloushallinto

Paljon manuaalistatallennustyötä

Automaatio, tietojen kertatallennus

Tietoa säilytetäänmyös paperilla

Kaikki tiedot sähköisessä muodossa

Yleensä vain ulkoinen laskenta

Hyvät työkalut sisäiseen laskentaan

Jäykät asiakkaan jakirjanpitäjän roolit

Joustava työnjako

Eri ohjelmistot asiakkaallaja tilitoimistolla

Yhteiskäytössä oleva ohjelmisto

Paikallinen asennustai oma palvelin

Pilvipalvelu, ei teknistä ylläpitoa

Lisenssipohjainen ohjelmisto, vaatii investoinnin

Käyttöön perustuva kuukausihinnoittelu

Ulkoiset yhteydet rakennettava erikseen

Ulkoiset yhteydet sisältyvät palveluun

Ohjelmiston käyttö vain paikallisesti tai vaatii VPN-, Citrix- tms. erillisratkaisun

Ohjelmisto internetissä, käyttö ajasta ja paikastariippumatta

Perinteinen kirjanpito vs. sähköinen taloushallinto

Kaavio 3: Perinteinen kirjanpito vs. sähköinen taloushallinto:

Sähköistyminen tilitoimiston arjessaSähköistyminen vaikuttaa tilitoimiston arkeen, ja ennen kaikkea se mahdollistaa keskittymisen ydinosaamiseen eli laadukkaiden taloushal-lintopalveluiden tuottamiseen asiakkailleen.

Vaikka sähköinen taloushallinto automatisoikin rutiineja, kirjanpi-täjän taloushallinnon ammattitaidon ja ohjelmisto-osaamisen merkitys itse asiassa korostuu. Kirjanpitäjän tulee taloushallinnon ammattilai-

22

sena osata ohjata automaatiota oikein sekä tunnistaa erilaiset poikkeus-tapaukset. Palvelevassa ja asiakaslähtöisessä tilitoimistossa prosessit on pitkälle automatisoitu ja asiakkaan neuvonnan merkitys korostuu.

Nykyaikaisessa sähköisen taloushallinnon ohjelmassa kaikille tosit-teille voidaan muodostaa automaattisesti tiliöinnit oletusten perusteella, jolloin käsin tehtävä tiliöintityö vähenee murto-osaan. Rutiinityön kuormitusta vähentää myös se, että laskut tallentuvat samalla kertaa niin hyväksymiskiertoon, reskontraan ja maksatukseen, kirjanpitoon ja viranomaisilmoituksille kuin arkistoonkin. Päällekkäisten työvaiheiden poistuminen tehostaakin toimintaa merkittävästi.

Sähköistymisen myötä tallennustyön määrä siis vähenee, ja vastaa-vasti automaation hallinnan ja täsmäytystyön merkitys korostuu. Tämä avaa uusia mahdollisuuksia työn asiantuntijaroolin vahvistamiseen ja asiakkaan neuvontaan. Työn ennustettavuus myös paranee, sillä kun materiaali tulee tasaisesti, asiakastyötä voidaan tehdä joustavasti kesken kuukauden ja työkuormaa on mahdollista jakaa tasaisemmin.

Ystävällisen asiakaspalvelun ja hallitun asiakaskokemuksen merkitys tilitoimiston kilpailutekijänä korostuu. Sähköistä palvelua haluavat asiakkaat odottavat tilitoimistolta muutakin kuin lakisääteisten vel-voitteiden täyttämistä. Tilitoimiston olisikin hyvä ottaa aktiivinen ja asiakaslähtöinen ote asiakkaan palvelemiseen ja asiakasyrityksen talo-udesta huolehtimiseen. Tilitoimiston kannalta tarjolla on erinomainen mahdollisuus syventää asiakassuhdetta ja tarjota asiakkaalle erilaisia neuvonta- ja muita lisäarvopalveluita.

Sähköinen taloushallinto:

1. Poistaa päällekkäisiä työvaiheita ja tehostaa ajankäyttöä

2. On kustannustehokas ratkaisu

3. Mahdollistaa ajantasaisen reskontran ja läpinäkyvän raportoinnin

4. Jättää aikaa asiantuntijatyölle

5. Sujuvoittaa tilitoimiston ja asiakkaan välistä yhteistyötä

23

Sähköistymisen SWOT

Sähköinen taloushallinto tarjoaa kiistatta monia mahdollisuuksia työ-tapojen kehittämiseen ja taloushallinnon tuottaman lisäarvon kasvatta-miseen. Toisaalta omat hyvät puolensa on myös tutulla ja turvallisella, tallennusvetoisella kirjanpidolla. Monet yritykset ja tilitoimistot ovat kuitenkin ottaneet käyttöön sähköisen taloushallinnon ratkaisuja, jotka yleistyvät kiihtyvällä tahdilla.

Seuraavassa luvussa tarkastellaan analyyttisesti sähköisen talous-hallinnon vahvuuksia ja heikkouksia pääosin tilitoimiston ja osittain myös pk-yrityksen näkökulmasta. Osio luo viitekehyksen, jonka avulla jokainen voi arvioida sähköisen taloushallinnon soveltuvuutta oman yrityksensä tai tilitoimistonsa käytössä.

Aihe on erityisen tärkeä tilitoimiston liiketoiminnan kannalta. Tili-toimistoyrittäjät voivat lähestyä sähköisen taloushallinnon kysymyksiä hyvin erilaisista lähtökohdista, ja eri lähtökohdista toimivat ihmiset arvottavat eri asioita – yksi toimintamalli ei välttämättä ole oikea kai-kille. Taloushallintoa tulisikin katsoa kokonaisuutena samalla, kun harkitaan lähestymistapaa reaktiivisen ja proaktiivisen välillä. Onko toiminnan kannalta järkevintä siirtyä kohti sähköistä taloushallintoa pienimuotoisesti, jolloin vastataan olemassa olevien asiakkaiden tar-peisiin ja vaatimuksiin, vai tulisiko sähköistä taloushallintoa hyödyntää tilitoimiston palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen?

Sähköisen taloushallinnon vahvuudetInternetissä pilvipalveluna toimivat ohjelmistot mahdollistavat töiden joustavan järjestelyn sekä yrityksen sisällä että asiakasyrityksen ja tilitoi-miston välillä. Yhteiskäyttöisessä ohjelmistossa työnjako tilitoimistossa ja tilitoimiston ja asiakkaan välillä muuttuu aiempaa joustavammaksi. Tämä helpottaa esimerkiksi varahenkilöjärjestelyjä. Kaikkialla käytet-tävissä olevat ohjelmistot ja sähköinen arkistointi mahdollistavat myös etätyön aivan uudella tavalla.

24

Sähköisyys myös tehostaa taloushallinnon prosesseja. Esimerkiksi automaattitiliöintien avulla voidaan merkittävästi vähentää tilitoimis-tossa tehtävää tallennustyötä. Myös yhteistyö asiakkaan ja tilitoimiston välillä syvenee, kun molemmilla on samaan aikaan pääsy samoihin tietoihin. Tilitoimisto voi tarjota paljon lisäarvoa taloudestaan kiinnos-tuneelle asiakkaalle, joka yhteiskäyttöisessä ohjelmistossa myös näkee taloutensa tilan reaaliajassa. Tilitoimisto pystyy myös helposti tarjoa-maan asiakkailleen mahdollisuuden lähettää ja vastaanottaa verkkolas-kuja.

Kun asiakkaan taloustiedot ovat sähköisessä muodossa, vähenee pape-reiden käsittelyn, kirjanpitäjälle toimittamisen ja säilyttämisen tarve. Esimerkiksi verkkolaskuina saapuneet ja paperilta skannatut ostolaskut voidaan säilyttää sähköisessä arkistossa, eikä paperitositteiden arkistoa tarvita. Matka- ja kululaskujen kuitit voidaan esimerkiksi skannata tal-teen älypuhelimen kameralla. Sähköisen aineiston arkistointi on myös turvallista, ja erilaisten hakujen tekeminen arkistoidusta aineistosta on hyvin tehokasta.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat paitsi kustannustehokas myös ekologinen ratkaisu. Paperin käyttö vähenee merkittävästi, kun aineisto käsitellään ja säilytetään sähköisesti. Matkustamisen tarve vähenee myös samalla, kun etätyöskentelyn mahdollisuus kasvaa.

Kun ohjelmistot hankitaan kuukausimaksullisina, internetissä toi-mivina pilvipalveluina, vähenee ohjelmistoinvestointien tarve sekä asi-akkaalla että tilitoimistolla huomattavasti – tai loppuu jopa kokonaan. Yrityksen arki helpottuu, kun ohjelmistopäivitykset, varmuuskopioinnit ja muu tekninen ylläpito sisältyvät palveluun.

Sähköisen taloushallinnon haasteetVaikka uudet toimintamallit tuovat lisäarvoa sekä asiakkaalle että tili-toimistolle, tuo niihin siirtyminen aina mukanaan myös haasteita. Tämä pätee myös sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon, vaikka sen käy-tännöt ovatkin sadoille kotimaisille tilitoimistoille ja heidän asiakkail-leen nykyään jo arkipäivää.

25

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon muuttaa merkittävästi taloushallinnon prosesseja, jolloin kokeneidenkin kirjanpitäjien täytyy opetella uusia työtapoja. Vanhoja, tallennusvetoisia prosesseja ei voida sellaisenaan siirtää sähköiseen taloushallintoon. Töiden kulku onkin syytä arvioida uudelleen niin, että sähköisyyden mahdollisuudet huo-mioidaan. Kun siirrytään yhteiskäyttöiseen järjestelmään, on myös tärkeä sopia selkeästä työnjaosta asiakasyrityksen ja tilitoimiston välillä.

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tarkoittaa myös uusien ohjel-mistojen käytön opiskelua. Tähän asti tilitoimistojen laajasti käyttämät ohjelmistot ovat olleet Windows-pohjaisia, asennettavia ohjelmistoja, joiden tuki sähköisyydelle ja internet-käytölle on rajallista. Sähköi-seen taloushallintoon siirtyminen tarkoittaa siis tilitoimiston kannalta yleensä myös ohjelmiston vaihtoa, mihin liittyy oma koulutustarpeensa.

Kaikki tilitoimiston asiakkaat, varsinkaan pienimmät yritykset, eivät välttämättä koe hyötyvänsä uusista työkaluista, vaan haluavat pitäytyä perinteisessä palvelumallissa. Sähköistyvän tilitoimiston tulee etsiä keinot myös näiden asiakkaiden palvelemiseen. Onneksi pilvipalvelut sopivat kuitenkin myös perinteisten palveluiden tarjoamiseen.

Sähköisen taloushallinnon mahdollisuudetSähköinen taloushallinto ja siihen liittyvä uudenlainen ajattelu tuo mukanaan nipun mahdollisuuksia, jotka huomioimalla asiaan panos-tava tilitoimisto voi nostaa paitsi taloudellista arvoaan, myös profiiliaan alan asiantuntijana markkinoilla. Automaation myötä tilitoimistolle tarjoutuu parempi mahdollisuus suunnata resurssejaan tuottavammin ja myydä asiakkailleen muutakin kuin tallennustyötä. Tämä nostaa työn ”jalostusarvoa” kannattavasti. Vastaavasti asiakaskannattavuutta voi-daan parantaa, kun työn tehostuessa on mahdollista palvella enemmän asiakkaita samalla henkilöstömäärällä.

On huomattava, että sähköinen taloushallinto on johtamassa talous-hallinnossa toimialan murrokseen. Olemalla muutoksessa aktiivisesti mukana tilitoimistolla on mahdollisuus nopeaankin kasvuun ja lii-ketoimintansa kehittämiseen sekä yrityksen arvon kasvattamiseen.

26

Muutoksen ohessa osaavasta ohjelmistotoimittajasta tulee tilitoimistolle tärkeä kumppani, joka voi tukea toiminnan kehittämistä ja kasvua.

Työnkuvan muuttumisen kautta parantuvat myös mahdollisuudet houkutella alalle nuoria työntekijöitä, jotka haluavat kehittyä taloushal-linnon osaajina ja tehdä muutakin kuin tallennustyötä.

Sähköisen taloushallinnon riskitTyön tehostuessa tilitoimistojen ansaintalogiikka muuttuu merkittä-västi. Etenkin tuntiperusteista hinnoittelua käytettäessä on vaarana, että hyöty tilitoimistotyön tehokkuuden parantumisesta valuu kokonaan asiakkaalle vähenevän tuntilaskutuksen kautta. Sopivalla hinnoittelu-mallilla tulisi löytää win–win-tilanne, jossa sekä tilitoimisto että asiakas hyötyvät.

Samalla, kun tilitoimisto pyrkii vastaamaan kysyntään kaikkia hyö-dyttävällä hinnoittelumallilla ja vastaamaan muutoksen tuomiin haas-teisiin, vaativat yhä useammat asiakkaat sähköistä taloushallintoa. Jos tilitoimisto ei ole valmis tarjoamaan sitä, kohtaa se asiakasmenetysten uhan.

Riskejä voidaan hallita tehokkaasti jo ohjelmistotoimittajaa valittaessa. Sähköisessä taloushallinnossa ohjelmistotoimittajasta tulee tilitoimis-tolle tärkeä kumppani, ja oikean kumppanin valinta on tilitoimistolle merkittävä strateginen valinta, johon on syytä paneutua huolella. Ohjel-miston tulisi olla laajassa käytössä ja ohjelmistotoimittajan sitoutunut sen pitkäjänteiseen kehittämiseen. Ohjelmiston hinnoittelua arvioita-

essa etenkin asiakaskäyttäjien määrään liittyvää hinnoittelua ja käytön tukipalveluiden

tasoa sekä hintaa tulee arvioida kriittisesti. Luotettavan ohjelmisto-toimittajan kanssa myös tietoturva on parempi ja siihen liittyvät uhat

ovat hallinnassa.

• Oikean hinnoittelumallin valinta

• Ohjelmistotoimittajan valinta

• Asiakkaat vaativat sähköistä taloushallintoa: asiakasmenetyksen uhka

• Uusien työtapojen opiskelun välttämättömyys

• Tilitoimiston mahdollinen vaihtuminen

• Pienten asiakkaiden perinteinen palveleminen turvattava

• Työn ”jalostusarvon” nousu

• Tilitoimistotyön tehokkuuden ja kannattavuuden kasvu

• Houkuttelevampi työnkuva ja kiinnostavuus

• Liiketoiminnan kasvu ja kehittäminen alan murroskohdassa

• Ohjelmistotoimittaja tilitoimiston kumppanina ja kehityksen tukena

• Tilitoimiston arvon nousu tulevaisuuteen panostamisen kautta

• Tehtävien ja työnjaon joustavuus

• Tehokkaat prosessit

• Tiivis yhteistyö tilitoimiston ja asiakkaan välillä

• Vähentynyt tarve asiakkaan papereiden käsittelemiseenja säilyttämiseen

• Verkkolaskujen helppo lähetys ja vastaanottaminen

• Mahdollisuus etätyöhön

• Ei ohjelmistoinvestointeja eikä vastuuta teknisestä ylläpidosta

• Ekologisuus

• Sähköisen aineiston tehokas ja turvallinen arkistointi ja tiedonhaku

Uhat

Heikkoudet

Mahdollisuudet

Vahvuudet

Sähköisen taloushallinnon SWOT tilitoimiston kannalta

Sähköisen taloushallinnon vaikutuksista tilitoimistotyöhön

kerrotaan lisää luvussa 5.

27

Kaavio 4: Sähköisen taloushallinnon SWOT-analyysi tilitoimiston kannalta

• Oikean hinnoittelumallin valinta

• Ohjelmistotoimittajan valinta

• Asiakkaat vaativat sähköistä taloushallintoa: asiakasmenetyksen uhka

• Uusien työtapojen opiskelun välttämättömyys

• Tilitoimiston mahdollinen vaihtuminen

• Pienten asiakkaiden perinteinen palveleminen turvattava

• Työn ”jalostusarvon” nousu

• Tilitoimistotyön tehokkuuden ja kannattavuuden kasvu

• Houkuttelevampi työnkuva ja kiinnostavuus

• Liiketoiminnan kasvu ja kehittäminen alan murroskohdassa

• Ohjelmistotoimittaja tilitoimiston kumppanina ja kehityksen tukena

• Tilitoimiston arvon nousu tulevaisuuteen panostamisen kautta

• Tehtävien ja työnjaon joustavuus

• Tehokkaat prosessit

• Tiivis yhteistyö tilitoimiston ja asiakkaan välillä

• Vähentynyt tarve asiakkaan papereiden käsittelemiseenja säilyttämiseen

• Verkkolaskujen helppo lähetys ja vastaanottaminen

• Mahdollisuus etätyöhön

• Ei ohjelmistoinvestointeja eikä vastuuta teknisestä ylläpidosta

• Ekologisuus

• Sähköisen aineiston tehokas ja turvallinen arkistointi ja tiedonhaku

Uhat

Heikkoudet

Mahdollisuudet

Vahvuudet

Sähköisen taloushallinnon SWOT tilitoimiston kannalta

28

Talouskonsultointi Mertaoja Oy• Yrittäjä: Anne ja Lauri Mertaoja

• Liikevaihto: 1,7 M €

• Henkilölukumäärä: 15

• Perustamisvuosi: 2002

“Etätyötä voi tehdä autossa, Balilla, Alpeilla tai mökillä.”

Katso Laurin videomietteet

procountor.com/tarinat

29

Anne ja Lauri Mertaoja, Talouskonsultointi Mertaoja Oy

Sähköistyminen mahdollistaa etätyönTalouskonsultointi Mertaojan 15 asiantuntijaa ovat palvelleet asiakkaita kaikilla muilla mantereilla paitsi Australiassa. Toimisto sijaitsee Helsingissä, mutta siellä kenenkään ei tarvitse istua.

Yrittäjäpariskunta Anne ja Lauri Mertaoja vastaavat puhelimeen tämän-hetkisellä työpaikallaan, mökillä. Heidän yritystään voi luonnehtia moderniksi tilitoimistoksi, jonka toiminta perustuu sähköisyyteen. Työntekijöitä heillä on yhdellätoista paikkakunnalla. Jokainen työsken-telee asiakkuuksiensa parissa ilman lukkoonlyötyjä työaikoja tai kello-kortteja.

- Etätyötä voi tehdä autossa, Balilla, Thaimaassa, Alpeilla tai veneellä Saimaalla. Kaikista näistä meillä on kuvalliset todisteet, he kertovat hymyillen.

- Työnteon ajankohtaa säätelee ennen muuta asiakkaiden palvelu, mutta sen sallimissa rajoissa koko henkilöstömme tekee töitä muual-lakin kuin kotonaan. Työajan käsite on hämärtynyt – meidän arkeamme ohjaa esimerkiksi kulloisenkin sijaintimme säätila.

Mertaojat ovat konseptoineet yrityksensä Procountor-ohjelmiston ympärille. Kaikki asiakkaat ja työntekijät käyttävät samaa ohjelmistoa.

- Asiakkuuden vaihto vaikkapa sairastapauksissa työntekijältä toiselle onnistuu varsin kivuttomasti. Kirjanpitotieto löytyy pilvestä eikä pöydän nurkalta tai kotikoneen levyltä.

Etätyömahdollisuuden myötä yritys on haluttu ja pidetty työnantaja. Itsenäinen työ on tarjonnut mahdollisuuden kokonaan uudenlaisiin harrastuksiin tai elämäntyyliin.

- Ajatusmaailman täytyy olla lähempänä controlleria tai talouspääl-likköä kuin perinteistä pilkunviilaajaa. Etätyö vaatii paljon vastuuta ja luottamusta.

- Olemme ohjelmistoon tyytyväisiä siksi, että siihen on tehty asiak-kaiden haluamia muutoksia. Käyttäjiä aidosti kuunnellaan.

30

2 Taloushallinto pintaa syvemmältäLuvussa 2 perehdymme tarkemmin sähköisen taloushallinnon etuihin niin tilitoimiston kuin asiakasyrityksen näkökulmasta sekä taloushallinto-ohjelmiston hankkimiseen internetissä toimivana pilvipalveluna.

32

Tavoitteena win-win

Sähköinen taloushallinto lukuisia tarjoaa mahdollisuuksia niin tilitoi-mistojen ammattilaisille kuin asiakasyrityksillekin. Parhaassa tapauk-sessa sähköistymisestä hyötyvät sekä tilitoimisto että asiakas. Tässä onnistuminen kuitenkin edellyttää uusien toimintatapojen riittävää ymmärrystä sekä valmiutta muutokseen.

Tilitoimistojen suhtautuminen sähköiseen taloushallintoon on ollut kaksijakoista. Jotkut tilitoimistot ovat profiloineet itsensä sähköisen taloushallinnon tarjoajiksi ja hakeneet siten kasvua. Toisaalta monet tilitoimistot ovat lähestyneet sähköistä taloushallintoa melko varovai-sesti ja tehneet selvitystyötä sitä mukaa, kun nykyiset asiakkaat ovat alkaneet pyytää sähköisen taloushallinnon palveluita.

Asiakasyrityksen kannalta sähköisen taloushal-linnon edut ovat merkittäviä. Kuukau-

simaksullisina pilvipalveluina tar-jottavat taloushallinto-ohjelmistot mahdollistavat myös pk-yrityksille sellaisten taloushallinnon ja rapor-

toinnin työkalujen hankinnan, joihin kymmenen vuotta sitten oli

varaa vain suuryrityksillä.Pienistä ja keskisuurista yrityksistä sähköiseen talous-

Asiakasyrityksen kannalta sähköisen taloushallinnon

edut ovat merkittäviä.

33

hallintoon ovat siirtyneet nopeimmin laskutukseen perustuvaa B2B-lii-ketoimintaa harjoittavat yritykset. Tilitoimistolle tämä on voinut näkyä esimerkiksi siten, että tilitoimiston pk-yritysasiakkaalla on ollut tarve lähettää verkkolaskuja julkishallinnolle tai suuryritykselle, tai yrityksen johto on kuullut sähköisen taloushallinnon hyödyistä ja halunnut ottaa käyttöön internetissä pilvipalveluna toimivan taloushallinto-ohjel-miston.

Tyypillisesti tällaiset sähköistä taloushallintoa haluavat aktiiviset asiakkaat painottavat valinnois-saan enemmän palvelutasoa ja tarkempien taloustietojen tuomia hyötyjä kuin taloudellisia säästöjä. Tällöin tilitoimiston haasteena on kyky vas-tata asiakkaan palvelutarpeeseen.

Sähköinen taloushallinto asiakasyrityksen näkökulmastaAsiakasyrityksessä aloitteen sähköiseen taloushallintoon tekee usein yleis- tai talousjohto. Sähköinen taloushallinto antaa heille aiempaa ajantasaisemman kuvan yrityksen taloustilanteen kehittymisestä, kuten esimerkiksi tuloksesta, myyntisaamisista ja ostoista sekä kassasta.

Kun tähän yhdistetään hyvät sisäisen laskennan ja raportoinnin työ-kalut, johdon mahdollisuudet seurata ja ymmärtää yrityksen taloutta paranevat selvästi. Tämä on merkittävä etu etenkin sellaisille yrityksille, joiden liiketoiminta on monipuolista ja aktiivisesti kehittyvää.

Kun johdolla on uusia mahdollisuuksia seurata yrityksen taloutta, heidän kiinnostuksensa sitä kohtaan usein myös kasvaa. Yhteydenpito tilitoimiston suuntaan muuttuu usein aiempaa tiiviimmäksi: kuukau-sittaisten tositteiden toimittamisen ja raporttien saamisen sijasta tili-toimiston yhteyshenkilöön otetaan yhteyttä pitkin kuukautta erilaisiin asioihin liittyen. Tilitoimiston kannalta tässä on myös hyvä mahdolli-suus tarjota asiakkaille erilaisia neuvonta- ja konsultointipalveluita.

Aktiiviset asiakkaat painottavat valinnoissaan enemmän palvelutasoa.

34

Asiakasyrityksen myyjien tai muiden laskutusta tekevien henkilöiden osalta sähköinen taloushallinto tarkoittaa uuden laskutusjärjestelmän käyttöönottoa. Nykyaikaisessa sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa on monipuoliset työkalut myyntitilausten, tarjousten ja laskujen laadin-taan sekä lähettämiseen sähköisesti eri kanavia pitkin. Vaikka kaikkia laskuja ei lähetettäisikään verkkolaskuina, paperilaskut voidaan lähettää tulostuspalvelun kautta, jolloin voidaan luopua myyntilaskujen tulos-tamisesta, kuorittamisesta ja postittamisesta. Samassa järjestelmässä toimiva asiakasrekisteri ja CRM-toiminnot täydentävät myyntipuolen kokonaisuutta.

Myyntien lisäksi myös ostot kannattaa ehdottomasti sähköistää. Asi-akasyrityksessä tämä tarkoittaa tyypillisesti sitä, että laskut vastaanote-taan verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta, ja että ostolaskujen yhteyshenkilöt asiatarkastavat laskut, jotka johto hyväksyy maksetta-viksi. Uusista laskuista saa sähköpostiin ilmoituksen, joten henkilön on helppo tietää, milloin ohjelmistoon pitää kirjautua. Pienemmissä, esi-merkiksi täysin yrittäjävetoisissa yrityksissä yrittäjä voi laittaa ostolaskut

suoraan maksuun haluttuna päivänä ilman ylimääräisiä välivaiheita.

Kattava sähköisen taloushallinnon ohjelmisto sisältää helppokäyttöiset toiminnot matka- ja kululaskujen laadintaan. Kun kaikki matkustavat työntekijät laativat itse omat matka-

laskunsa, työ jakaantuu tasaisemmin eri ihmisille. Henkilöt voivat skannata

laskuun liittyvät kuitit ja muut tulosteet matkalaskun liitteiksi vaikkapa älypuhelimen avulla, jolloin paperista arkistoa ei tar-vita. Matka- ja kululaskujen tarkastus, hyväksyntä ja maksatus voidaan hoitaa samassa ohjelmistossa aivan kuin ostolaskujenkin osalta.

Sähköinen taloushallinto kannattaakin asiakasyrityksessä viedä koko organisaatioon. Kaikille toimihenkilöille kannattaa perustaa omat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, joihin on määritetty oikeat käyt-

Kaikki matkustavat työn-tekijät laativat itse omat

matkalaskunsa.

35

töoikeusrajaukset. Näitä tunnuksia käytetään esimerkiksi matkalas-kujen laadintaan ja palkkatietojen katseluun. Jaetut käyttäjätunnukset ovat paitsi ohjelmistojen käyttöehtojen vastaisia, aiheuttavat ne myös ongelmia tietoturvan ja audit trailin osalta. Tällöin ei voida olla var-moja, kuka tunnusten käyttäjä on tehnyt minkäkin toimenpiteen. Ohjelmistoa valittaessa asia kannattaa huomi-oida siten, ettei asiakaskäyttäjien käyttäjätunnuksista lukumäärästä huolimatta tule suuria tunnus- tai moduulikohtaisia veloituksia.

Sähköinen taloushallinto tilitoimiston henkilöstön näkökulmastaSuurin osa suomalaisista tilitoimistoista on yrittäjävetoisia, ja toiminnan kehittäminen on siten pitkälti yrittäjän vastuulla. Tilitoimistoyrittäjän kannalta sähköisen taloushallinnon käyttöönotto tarjoaa mahdolli-suuden parantaa liiketoiminnan kannattavuutta työn tehostumisen kautta. Sähköiseen taloushallintoon panostaminen myös nostaa omis-tuksen arvoa – jos yrittäjä päättää aikanaan luopua tilitoimistoliiketoi-minnasta, on sähköisen taloushallinnon palveluita tarjoava tilitoimisto selvästi perinteistä tallennusvetoista kirjanpitoa tarjoavaa toimistoa kiinnostavampi ostokohde.

Myös palveluiden myynti uusille asiakkaille on usein yrittäjän vas-tuulla. Erillisiä myyjiä tai asiakasvastaavia on usein suuremmissa tili-toimistoissa. Sähköinen taloushallinto helpottaa uusasiakashankintaa, kun tilitoimisto voi tarjota aidosti nykyaikaista palvelua ja panostaa myös sisäiseen laskentaan ja neuvontaan pelkän tallennustyön sijasta. Lisäksi sähköisyys helpottaa kauempana toimivien yritysasiakkaiden palvelemista – esimerkiksi jyväskyläläinen tilitoimisto voi hyvin palvella helsinkiläistä asiakasyritystä, kun tiedot ovat sähköisessä muodossa eikä papereita juuri liikutella. Sähköisten tilitoimistopalveluiden myynnissä kannattaa kuitenkin huomioida, että perinteisessä kirjanpitotyössä

Sähköistymisen vaikutuksesta asiakasyrityksen toimintaan

kerromme luvussa 6.

36

hyvin toiminut tuntiperusteinen hinnoittelu ei välttämättä ole enää paras vaihtoehto.

Kun sähköinen taloushallinto otetaan käyttöön uudelle asiakasyri-tykselle, on helppoa sopia hinnoittelu ja työnjako asiakkaan kanssa suoraan sähköiseen taloushallintoon sopivaksi. Nämä asiat täytyy pitää mielessä myös silloin, kun tilitoimiston olemassa oleva asiakas siirtyy perinteisestä sähköiseen palvelumalliin. Paperilla toimitettavien tosit-teiden tallennukseen perustuvan prosessin siirtäminen sellaisenaan yhteiskäyttöiseen taloushallinto-ohjelmistoon ei ole tehokkain ratkaisu. Hinnoittelun osalta haasteena on, että automaation myötä laskutettavien tuntien määrää saattaa laskea. Esimerkiksi kiinteä tai tositeperusteinen hinnoittelu onkin usein tilitoimiston kannalta järkevä ja asiakkaan kan-nalta turvallinen valinta.

Kaikkein eniten sähköinen taloushallinto vaikuttaa tilitoimistossa työskentelevän kirjanpitäjän arkeen. Myynti- ja ostolaskuprosesseihin liittyvä tallennustyö muodostaa usein jopa 80 % kirjanpitotyöstä, ja sähköisen taloushallinnon myötä sen osuus vähenee merkittävästi.

Kirjanpitäjän työssä korostuu tällöin automaation hal-linta, poikkeustilanteiden tunnistaminen

ja hoitaminen sekä täsmäytystyö. Esimerkiksi ostolaskujen tiliöintiä voidaan automatisoida toimittaja-perusteisesti, jolloin kirjanpitäjän ei joka kuukausi tarvitse erikseen

tiliöidä asiakasyrityksen toistuvaa ostolaskua erikseen. Kun oletustiliöinnit

laitetaan kerralla kuntoon, voidaan tämän jälkeen vain valvoa niiden oikeaa toimintaa. Samalla ohjelmisto-osaamisen merkitys kirjanpitäjän työssä korostuu: esimerkiksi eri täsmäytysraporttien ja -työkalujen tunteminen tehostaa työtä ja tukee kirjanpitäjän tunnetta siitä, että hän hallitsee asiakasyrityksen kirjanpidon täydellisesti, vaikka tiliöinnit ovatkin pääosin muodostuneet automaattisesti.

Monissa tilitoimistoissa sähköiseen taloushallintoon on siirrytty vai-

Kirjanpitäjän työssä korostuu automaation

hallinta.

37

heittain. Uusi internetpohjainen taloushallinto-ohjelmisto otetaan käyt-töön muutamille asiakkaille, mutta pääosaa hoidetaan vielä vanhassa, tietokoneelle asennettavassa ohjelmistossa. Nykyään kustannustehok-kailla, internetpohjaisilla vaihtoehdoilla voi-daan kuitenkin palvella myös perin-teistä palvelua haluavia asiakkaita. Kaikissa tapauksissa on järkevää keskittää samalla ohjelmistolla palveltavia asiakkaita samalle kir-janpitäjälle – näin varmistetaan riit-tävän hyvä ohjelmisto-osaaminen. Samalla kannattaa mahdollisuuksien mukaan huolehtia myös varamiehityksestä, eli siitä, että kirjanpitäjän lomien ja sairauspoissaolojen aikana myös joku toinen työntekijä tuntee asiakkaat ja käytetyn ohjelmiston riittävän hyvin.

Talouden ydintoiminnot sähköisestiSähköinen taloushallinto on laaja kokonaisuus, jolla tarkoitetaan talous-hallinnon hoitamista nykyaikaisin työvälinein ja sähköisten prosessien avulla. Se sisältää mm. verkkolaskutuksen, automatisoidut tiliöinnit, sähköisen arkiston sekä selaimessa toimivan tilitoimiston ja asiakkaan yhteiskäyttöisen järjestelmän. Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto on ehkä tunnetuin sähköisen taloushallinnon piirre, mutta sähköinen taloushallinto on enemmän kuin pelkkä verkkolaskutus. Parhaassa tapauksessa kaikki taloushallinnon ja kirjanpidon materiaali käsitellään ilman paperisia tositteita mahdollisimman automaattisesti.

Sähköiset tositteet ja aineisto ovat olennainen osa sähköistä talous-hallintoa. Kun tositteiden siirto ja käsittely tapahtuu sähköisesti, kah-denkertainen tallennustyö voidaan välttää. Rutiinityö vähenee ja monia työvaiheita voidaan automatisoida. Tämä tehostaa taloushallinnon hoi-

Sähköistymisen vaikutuksista tilitoimisto-

työhön ja tilitoimiston liiketoi-mintaan kerrotaan

lisää luvussa 4.

38

tamista selvästi. Tiedot myös arkistoidaan ja niihin päästään helposti käsiksi sähköisesti.

Kokonaisuudessaan sähköinen taloushallinto käsittää kaikki yrityksen talouteen liittyvät tehtävät ja toiminnot, kuten myyntilaskutuksen, osto-laskujen käsittelyn, palkanlaskennan, matka- ja kululaskutuksen, res-kontrat, kirjanpidon, raportoinnin ja viranomaisilmoitukset. Taloushal-linnon prosessien tehostamisen lisäksi sähköinen taloushallinto antaa yrityksen johdolle paremmat edellytykset seurata yrityksen kassan, kannattavuuden ja muun talouden kehittymistä.

Käytännössä sähköinen taloushallinto perustuu lähes aina pilvipal-veluna toimivaan taloushallinnon ohjelmistoon.

Tällaista ohjelmistoa voi käyttää sekä itse oman taloushallintonsa hoitava

pk-yritys että ulkoistettuja talous-hallinnon palveluita tarjoava tilitoi-misto. Kun asiakasyritys ja tilitoi-

misto käyttävät samaa järjestelmää, tiedonkulku asiakkaan ja tilitoimiston

välillä sähköistyy. Yhteistyö muuttuu muutenkin joustavammaksi, kun eri työvaiheet voidaan jakaa tarkoituksenmukai-sesti asiakkaan ja tilitoimiston välille.

Myynti- ja ostolaskutSähköisen taloushallinnon ohjelmat tarjoavat kattavat työkalut myyn-tilaskujen laadintaan. Laskut lähetetään sähköisesti ja verkkolaskutuk-sessa laskun tiedot siirtyvätkin sähköisessä muodossa laskuttajan järjes-telmästä suoraan vastaanottajan järjestelmään. Jos laskun vastaanottaja ei hyväksy tai voi vastaanottaa verkkolaskua, on lasku mahdollista myös siirtää helposti jaettavaksi perinteisenä kirjepostina tulostuspalvelun avulla.

Sähköinen taloushallinto perustuu pilvipalveluna toimivaan ohjelmistoon.

39

Laskut vastaan-otetaan

Laskut hyväksytään

Kirjanpito ja reskontra päivitetään

Laskut maksetaan

Tiliotteetnoudetaan

pankista

Kirjanpito ja reskontrapäivitetään

Ostolaskujen prosessi

Ostolaskujen käsittely tehostuu sähköisessä taloushallinnossa huomattavasti. Tämä tuo kustan-nussäästöjä. Verkkolaskut ovat valmiiksi sähköisessä muodossa, ja myös paperilla saapuvien las-kujen sähköistäminen onnistuu ostolaskujen skannauspalvelun avulla. Sähköisen taloushal-linnon ohjelmisto käsittelee niin myynti- kuin ostolaskutkin auto-maattisesti kirjanpitoon, hyväk-symiskiertoon ja reskontraan. Järjestelmään sisältyvä pankkiyh-teys automatisoi edelleen reskont-ranhoitoa. Oheisissa kaaviossa on kuvattu myynti- ja oastolaskujen käsittelyä, jotka hoituu sähköi-sessä taloushallinnossa pitkälti automatisoidusti.

Kaavio 6: Ostolaskujen käsittely vaiheittain

Myyntilaskujen prosessi

Laskut luodaan

Laskut lähetetään

Kirjanpito ja reskontra

päivitetään

Viitemaksutnoudetaan

pankista

Kirjanpito jareskontra

päivitetään

Kaavio 5: Myyntilasku-tus vaiheittain

40

Palkanlaskenta, matka- ja kululaskutPalkanlaskenta sekä matka- ja kulu-laskujen käsittely voidaan toteuttaa sähköisesti, jolloin kaikki tiedot löytyvät sähköisen taloushallinnon järjestelmästä ja ne voidaan toi-mittaa asianosaisille helposti ja tur-vallisesti internetin välityksellä.

Yrityksen matkustava henkilö-kunta laatii itse omat matkalaskunsa ja matkalaskujen kuitit voidaan liittää skannaamalla matkalaskun liitteiksi. Matka- ja kululaskujen kuittien digitointi onnistuu esimer-kiksi älypuhelimen avulla, jolloin niiden käsittely helpottuu ja virheet vähenevät. Henkilökunta voi myös seurata palkkatietojaan sähköisesti. Kun kaikki tieto on samassa jär-jestelmässä, saadaan vuosi-ilmoi-tuksille poimittua automaattisesti tiedot sekä matkalaskuilta että pal-kanlaskennasta. Viereinen kaavio kuvaa matka- ja kulukaskujen säh-köistä käsittelyä.

Kaavio 7: Matkalaskujen prosessi vaiheittain

Henkilökuntalaatii laskut

Laskut hyväksytään

Kirjanpito ja reskontra päivitetään

Laskut maksetaan

Tiliotteetnoudetaan

automaatti-sesti

Kirjanpito ja reskontrapäivitetään

Matkalaskujen prosessi

41

KirjanpitoSähköiseen taloushallintoon kuuluu luonnollisesti myös pitkälle automa-tisoitu kirjanpito. Tämä tarkoittaa myyntilaskujen automaattista kir-jautumista kirjanpitoon ja myyn-tireskontraan niiden lähetyksen yhteydessä sekä sitä, että ostolaskut kirjautuvat ostoreskontraan ja kier-rätykseen verkkolaskun saapuessa laskuttajalta. Automaattisen kir-janpidon ja selaimessa käytettävän taloushallinto-ohjelmiston ansiosta yrityksen kirjanpito on ajan tasalla ja aina saatavilla, ajasta tai paikasta riippumatta.

Sähköiseen taloushallinnon ohjel-mistoon voidaan myös tallettaa kir-janpidon ja taloushallinnon doku-mentteja. Sähköisesti arkistoitujen laskujen, päivä- ja pääkirjojen, tilinpäätösdokumenttien ja muiden taloushallinnon dokumenttien hal-linta on monipuolisten hakukritee-rien ansiosta tehokasta ja paperisen arkistoinnin tarve vähenee mer-kittävästi. Viereinen kaavio kuvaa sähköisen kirjanpiton päävaiheita.

Kaavio 8: Kuukausi- kirjanpito vaiheittain

Tiliöintien tarkastus

Kuukausikirjanpito vaiheittain

Muistio-viennit ja

täsmäytykset

Kausi-veroilmoitus verottajalle

Kaudensulkeminen

Raportointi

Automaatti-tiliöinnit

tositteiden perusteella

42

Sähköisen taloushallinnon prosesseja on kuvattu yksityis-

kohtaisemmin luvussa 3.

Raportit ja viranomaisilmoituksetYrityksen toimintaan liittyy useita viranomaisilmoituksia ja raportteja, joista suuri osa voidaan toimittaa sähköisen taloushallinnon avulla myös sähköisesti. Tiedot raportteihin ja eri viranomai-silmoituksille haetaan automaatti-sesti järjestelmään jo kertaalleen tallennetuista tositteista. Yrityksen taloushallintoon kytketyistä ilmoi-tuksista muodostetaan automaattisesti kirjanpitomerkinnät sekä tarvittaessa maksu-tositteet.

Asiakasyrityksen näkökulmasta sähköinen taloushallinto vie rapor-toinnin uudelle tasolle. Perinteiset ns. ulkoisen laskennan raportit voidaan ottaa joustavasti nettiselaimessa toimivan sähköisen taloushal-linnon ohjelmiston kautta ja esimerkiksi kirjanpidon saldotietoihin on helppoa porautua suoraan raportilta. Lisäksi sisäisen laskennan – esi-merkiksi projekti- tai kustannuspaikkaseurannan – raporttien käyttö tuo johdolle lisäarvoa.

Sähköisesti toimitettavia viranomaisilmoituksia ovat esimerkiksi kau-siveroilmoitukset, TyEL-ilmoitukset, palkkojen vuosi-ilmoitukset sekä veroilmoitukset. Ilmoitusten sähköinen allekirjoittaminen onnistuu KATSO-tunnusten avulla. Sähköinen ilmoittaminen tehostaa tilitoi-miston työtä.

43

VERKKOLASKUTUSVerkkolaskutuksessa laskun tiedot siirtyvät sähköisessä muodossa laskuttajan järjestelmästä suoraan vastaanottajan järjestelmään, jossa ne käsitellään automaattisesti kirjanpitoon, hyväksymiskiertoon sekä reskontraan.

MATKA- JA KULULASKUTUS Työntekijät voivat tallentaa suoraan sähköisen taloushallinnon ohjel-maan matka- ja kululaskunsa liitteineen, jolloin 1) ne ovat nopeasti hyväksymiskierrossa, 2) kuittien käsittely vähenee ja 3) maksuajatyhe-nevät.

PALKANLASKENTA Palkat lasketaan samassa järjestelmässä muiden taloushallinnon osa-alueiden kanssa, jolloin niitä ei tarvitse erikseen kirjata. Lisäksi maksut saadaan automatisoitua ja merkattua maksetuksi. Työnteki-jöillä on mahdollisuus nähdä palkkalaskelmat omilla käyttäjätunnuk-sillaan suoraan taloushallinto-ohjelmistosta.

RAPORTIT JA VIRANOMAISILMOITUKSET Eri raporteille haetaan tiedot jo kertaalleen tallennetuista tositteista. Myös viranomaisilmoituksille tiedot haetaan automaattisesti ja ilmoi-tukset lähetetään sähköisesti suoraan vastaanottavalle taholle.

TIETOTURVA Nykyaikainen sähköisen taloushallinnon ohjelmisto on kuin verkko-pankki, jossa tietoliikenneyhteydet ovat aina salattuja, kirjautumiseen käytetään istuntokohtaista salasanaa ja ohjelmistopalvelun tarjoaja huolehtii tietojen turvallisesta säilyttämisestä asiakkaan ja tilitoimis-ton puolesta.

Sähköisen talouyshallinnon etuja

44

Viisi myyttiä sähköisestä taloushallinnosta

1. Sähköinen taloushallinto soveltuu vain suurille yrityksille Väärin: Sähköinen taloushallinto sopii erityisen hyvin pk-yritysten käyttöön. Eri työvaiheet voidaan tehdä hyvin tehokkaasti, ja pienenkin yrityksen on mahdollista hankkia huippuluokan taloushallinnon työvä-lineet edullisesti netissä toimivana pilvipalveluna.

2. Sähköinen taloushallinto on kallista Väärin: Sähköinen taloushallinto on kustannustehokas ratkaisu. Pro-sessit tehostuvat, mikä mahdollistaa säästöjä. Lisäksi taloushallinto-oh-jelmisto voidaan hankkia edullisena kuukausimaksullisena palveluna eikä ohjelmistoon, päivityksiin ja palvelimiin tarvitse enää investoida.

45

3. Sähköpostilla lähetetty lasku on sähköistä taloushallintoaPuolitotuus: Sähköisen taloushallinnon ohjelmistosta on mahdollisuus lähettää laskuja myös sähköpostitse, mutta laskun vastaanottajan kan-nalta sähköpostilla toimitettu lasku on verkkolaskua huonompi vaih-toehto. Verkkolasku sisältää laskun kuvan lisäksi laskun tiedot kone-kielisessä muodossa, jonka vastaanottava taloushallinto-ohjelmisto voi automaattisesti lukea.

4. Sähköisen taloushallinnon käyttö edellyttää IT-taitoja Väärin: Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston käyttö on yhtä helppoa kuin verkkopankinkin. Nykyaikaiset ohjelmistot ovat helppokäyttöisiä, ja kun talouden eri prosessit löytyvät yhdestä ja samasta käyttöliitty-mästä, ei monimutkaisia IT-ratkaisuja tarvita.

5. Sähköinen taloushallinto on nykypäivääTotta: Sähköinen taloushallinto on käytössä sadoissa kotimaisissa tili-toimistoissa ja tuhansissa erikokoisissa yrityksissä.

Tehokas ja luotettava pilvipalveluPilvipalvelu (englanniksi Cloud Service) on suomenkielinen termi, joka kuvaa internetissä tapahtuvaa tietojenkäsittelyä. Monia erilaisia ohjelmistoja tarjotaan nykyään pilvipalveluna, ja esimerkiksi sähköinen taloushallinto perustuu lähes aina pilvipalveluna hankittavaan ohjel-mistoon. On kuitenkin hyvä muistaa, ettei sähköinen taloushallinto ole sama asia kuin pilvipalvelu.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot myydään tavallisessa nettise-laimessa toimivina kuukausimaksullisina palveluina. Näitä internetissä toimivia palveluita kutsutaan nykyään joko pilvipalveluiksi tai SaaS- eli Software as a Service -palveluiksi. Sähköinen taloushallinto on paljon muutakin kuin nykyaikainen taloushallinto-ohjelmisto, mutta nyky-

46

aikainen taloushallinto-ohjelmisto on käytännön edellytys sähköisten prosessien hyödyntämiselle.

Vaikka lyhenne SaaS on ollut käytössä jo useita vuosia, se ei ole englanninkielisenä terminä

juurtunut Suomessa ohjelmistoalan ulkopuolella kovin laajaan käyt-töön. Pilvipalvelu sen sijaan istuu hyvin arkiseenkin kielenkäyttöön

ja on siten noussut nopeasti yleiseksi tavaksi viitata erilaisiin internetistä, eli

”pilvestä”, toimitettuihin palveluihin. Yri-tysohjelmistojen hankkiminen pilvipalveluna on viime

vuosien aikana yleistynyt hyvin nopeasti.Kuten englanninkielinen termi Software as a Service viittaa, kyse on

ohjelmiston hankkimisesta palveluna. Ohjelmiston käyttäjä ei maksa haluamastaan ohjelmistosta ensin kallista lisenssiä ja sitten erillisiä ylläpitomaksuja, vaan ohjelmiston käytöstä maksetaan yleensä kuukau-sittainen todelliseen käyttöön perustuva palvelumaksu. Ohjelmistoa, tietokantoja tai muutakaan ei tarvitse asentaa omalle työasemalle tai lähiverkon palvelimelle, vaan palvelu on käyttäjän käytettävissä taval-lisen verkkopankin tavoin nettiselaimella.

Pilvipalveluun tallennetut tiedot säilytetään palvelua tarjoavan yri-tyksen tehokkailla palvelimilla, joilta palvellaan jopa tuhansia muitakin asiakkaita ja joiden ylläpidosta huolehditaan hyvin laadukkaasti. Pilvi-palveluna hankittu kokonaispalvelu sisältääkin siis ohjelmiston käyttö-oikeuden lisäksi paljon muuta – esimerkiksi tietojen varmuuskopioinnit ja palvelun muun teknisen ylläpidon.

Viime vuosina pilvipalveluiden tarjoajat ovat kiinnittäneet myös paljon huomiota ohjelmiston käytettävyyden kehittämiseen. Talous-hallinto-ohjelmistojen osalta on tärkeää, että sekä tilitoimistojen teho-käyttäjien että asiakasyritysten satunnaisten käyttäjien tarpeet on huo-mioitu. Parhaassa tapauksessa pilvipalvelu voikin tarjota sekä helposti lähestyttävät perustoiminnot asiakaskäyttäjille että tehokkaat työkalut vaativaan ammattikäyttöön.

Asiakas

Sähköisen taloushallinnon pilvipalvelun muodostama kokonaisuus

Taloushallinnon ohjelmisto

Tilitoimisto

Myyntilaskut

Palkanlaskenta

Pankit Tulostus-palvelu

Skannaus-palvelu

Verkko-laskutus Viranomaiset

Ostolaskut

Kirjanpito

Matkalaskut

Raportointi

Sähköisen taloushallinnon pilvipalvelu sisältää parhaimmillaan kaikki niin asiakkaan kuin tilitoimistonkin tarvitsemat yhteydet samassa paketissa.

Yritysohjelmistojen hank-kiminen pilvipalveluna on yleistynyt hyvin nopeasti.

47

Kokonaisuudessaan pilvipalveluna hankittavat yritysohjelmistot ovat luotettavia, vaivattomia ja kustannustehokkaita. Ei olekaan ihme, että yhä useammat yritykset hankkivat lähes kaikki käyttämänsä ohjelmistot pilvipalveluina, ja että pilvipalvelut valtaavat alaa myös taloushallinnon alalla. Alla oleva kaavio kuvaa, miten sähköisen taloushallinnon pilvi-palvelu voi sisältää kaikki niin asiakkaan kuin tilitoimistonkin tarvit-semat toiminnot ja yhtyeydet samassa paketissa.

Kaavio 9: Sähköisen taloushallinnon pilvipalvelun muodostama kokonaisuus

Pilvipalveluna tarjottavan ohjelmiston käyttö ja tietoturvaKäytännössä pilvipalveluna tarjottava ohjelmisto toimii niin, että käyt-täjä avaa oman tietokoneensa nettiselaimella palvelun osoitteen ja kirjautuu palveluun henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan. Kirjau-tumisen jälkeen ohjelma aukeaa selaimeen, ja käyttäjä pääsee käsiksi

Asiakas

Sähköisen taloushallinnon pilvipalvelun muodostama kokonaisuus


Tilitoimisto

Myyntilaskut

Palkanlaskenta

Pankit Tulostus-palvelu

Skannaus-palvelu

Verkko-laskutus Viranomaiset

Ostolaskut

Kirjanpito

Matkalaskut

Raportointi

Sähköisen taloushallinnon pilvipalvelu sisältää parhaimmillaan kaikki niin asiakkaan kuin tilitoimistonkin tarvitsemat yhteydet samassa paketissa.

48

ohjelmassa oleviin tietoihin. Tämä muistuttaa paljon tavallisen verkko-pankin käyttöä.

Kaikki ohjelmaan syötetyt tiedot tallentuvat palveluntarjoajan pal-velimilla oleviin tietokantoihin, ja tieto siirtyy käyttäjän tietokoneelle käytön aikana salattua yhteyttä pitkin. Ohjelman käyttö onnistuu miltä tahansa nettiin kytketyltä tietokoneelta.

Tilitoimiston ja muiden yritysten kannalta pilvipalveluina hankituilla yritysohjelmistoilla on useita etuja. Koska pilvipalvelut on suunniteltu palvelemaan laajoja asiakasjoukkoja, niiden käyttöönotto on usein nopeaa ja edullista. Palveluiden avausmaksut vastaavat yleensä 1 –3 kuukauden käytön veloitusta, minkä jälkeen ohjelmistosta maksetaan todelliseen käyttömäärään perustuvaa kuukausimaksua. Pilvipalveluna tarjotun ohjelmiston käyttöönotto ei edellytä erillisiä laitehankintoja eikä asennuksia työasemalle tai yrityksen omalle palvelimelle. Käyttö onnistuu tavallisella nettiselaimella, ja ohjelmistosta latautuu aina sisäänkirjautumisen yhteydessä automaattisesti uusin versio. Näin tilitoimiston tai asiakasyrityksen ei tarvitse kantaa huolta ohjelmiston versiopäivityksistäkään.

Parhaimmassa tapauksessa pilvipalveluna hankittava taloushallin-to-ohjelmisto sisältää pelkän ohjelmiston lisäksi valmiina myös keskeiset ulkoiset yhteydet sekä näiden ylläpidon. Kun pankki- ja verkkolaskuyh-teydet, laskun tulostus- ja skannauspalvelut sekä sähköiset viranomais-yhteydet hankitaan samassa kokonaisuudessa taloushallinto-ohjel-miston kanssa, niiden käyttöönotto on hyvin helppoa. Palveluntarjoaja myös huolehtii niiden teknisestä ylläpidosta ja seurannasta tilitoimiston ja asiakasyrityksen puolesta.

Aiemmin, pilvipalveluiden alkutaipaleella monet yritykset epäröivät pilvipalveluiden käyttöönottoa tietoturva- ja luotettavuussyistä. Vaikka nämä huolet ovat vähentyneet pilvipalveluiden yleistyessä, on tieto-turvaan syytä kiinnittää erityistä huomiota. Pilvipalvelua käytettäessä palveluntarjoaja huolehtii palvelinympäristön teknisestä ylläpidosta, tietoturvasta ja varmuuskopioinneista.

Koska luotettavan palvelun tarjoaminen on pilvipalvelua tarjoavan

Asiakkaan ja tilitoimiston yhteiskäyttöinen ohjelmisto hel-pottaa yhteistyötä


Myyntilaskut

Palkanlaskenta

Pankit

Tilin-tarkastajat

Tilitoimisto-käyttäjät

Viranomaiset

Ostolaskut Maksuliikenne

Kirjanpito

Matkalaskut

Raportointi

Sähköiset yhteydet

Yritys-käyttäjät

Toimittajat

Asiakkaat

Palkansaajat

49

yrityksen uskottavuuden elinehto, tekniseen ylläpitoon ja luotettavuu-teen panostetaan yleensä paljon. Tietoturvan osalta käyttäjän kannattaa varmistaa, että tiedonsiirtoyhteydet ovat salattuja, ja että sisäänkirjau-tumisessa käytetään käyttäjätunnuksen ja kiinteän salasanan lisäksi myös istunnoittain vaihtuvaa salasanaa, aivan kuin verkkopankissakin. Oheinen kaavio kuvaa, miten eri sidosryhmät hyötyvät pilvipalveluna toimivasta taloushallinnon ohjelmistosta.

Kaavio 10: Asiakkaan ja tilitoimiston yhteiskäyttöinen ohjelmisto helpottaa yhteistyötä

Asiakkaan ja tilitoimiston yhteiskäyttöinen ohjelmisto hel-pottaa yhteistyötä


Myyntilaskut

Palkanlaskenta

Pankit

Tilin-tarkastajat

Tilitoimisto-käyttäjät

Viranomaiset

Ostolaskut Maksuliikenne

Kirjanpito

Matkalaskut

Raportointi

Sähköiset yhteydet

Yritys-käyttäjät

Toimittajat

Asiakkaat

Palkansaajat

50

Gerako Oy• Toimitusjohtaja: Seppo Järvi

• Liikevaihto: 22 M €



”Raaski luopua rakkaista mapeista”

Katso Sepon videomietteet


51

Seppo Järvi, Gerako Oy

”Mutu-johtamisesta tietojohtamiseen”Organisaation vanhoista toimintamalleista on tärkeää poisoppia, toteaa Gerako Oy:n toimitusjohtaja Seppo Järvi.

Neljää yhtiötä hallinnoiva Järvi pitää Procountor-ohjelmiston ylivoi-maisena etuna ajantasaista pilvipalvelusta löytyvää raportointitietoa.

- Paperiaikaan tieto oli vanhaa ja näimme vain numerosarjoja. Lukuja tarkastellessa syntyi lisäkysymyksiä ja kommunikaatio tilitoimiston tai talousosaston kanssa perustui enemmän tai vähemmän siihen, että pyy-simme lisäselvitystä jostain yksityiskohdasta. Vastausta odotettiin pari päivää.

- Sähköisen ohjelmiston myötä tarvittava tieto on tietokoneen ruu-dulla muutamalla hakutoiminnolla – kerrankin on tietojärjestelmä, joka palvelee käyttäjäänsä ja helpottaa käyttäjän työtä. Johtamisen kannalta tämä tarkoittaa suurta mullistusta: mutu-johtaminen muuttuu aidosti tietojohtamiseksi.

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tapahtui neljässä yhtiössä limittäin vuosien 2009 –2014 aikana.

- Jos antaisin vinkin sähköistymistä vielä miettivälle yritykselle, se olisi: ”kun siirrytte, siirtykää oikeasti ja ottakaa kaikki irti uusista mah-dollisuuksista.” Luopukaa alussa heti paperitositteista. Ajatus voi vaatia uskallusta, mutta täytyy raaskia luopua niistä rakkaista mapeista. Van-hoista toimintamalleista täytyy oppia pois.

Järvi kertoo vertailuksi kaksi esimerkkiä, miten käytännön prosessit ovat muuttuneet automatisoinnin myötä.

- Aikaisemmin projekti-ihmiset lähettivät laskutukseen viestin, että tämän projektin voisi laskuttaa, nyt projekti-ihminen luo itse laskun käyttäjäystävällisessä järjestelmässä.

- Toiseksi vaikkapa paperisen matkalaskun kiertonopeus saattoi venyä pitkäksi, varsinkin jos yrityksellä oli toimipisteitä useammalla paikka-kunnalla. Nämä esimerkit tuntuvat kaukaisilta, mutta näin tosiaan toi-mimme vielä muutama vuosi sitten.

52

3 Sähköiset prosessit Luvussa 3 syvennymme sähköisen taloushallinnon eri proses-seihin, muun muassa myyntilaskutukseen ja ostojen käsittelyyn, matka- ja kululaskujen hallintaan sekä palkanlaskentaan, pääkir-janpitoa tietysti unohtamatta.

54

Asiakasyrityksen ja tilitoimiston yhteistyö Käsittelemme tässä luvussa taloushallinnon pääprosesseja sähköisen taloushallinnon näkökulmasta ja kuvaamme samalla tyypillistä asiak-kaan ja tilitoimiston välistä työnjakoa. Mikäli pk-yritys hoitaa oman taloushallintonsa ilman tilitoimistoa, voidaan tilitoimiston tilalle pro-sesseissa vaihtaa yrityksen oma talousosasto tai taloushallinnon asioista vastaava henkilö.

Pilvipalveluna toimiva taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa jous-tavan työnjaon asiakasyrityksen ja tilitoimiston välillä, mitä on havain-nollistettu allaolevassa kaaviossa. Niin tilitoimiston kuin asiakkaankin henkilöillä on käyttöoikeuksilla rajattu pääsy tarvittaviin toimintoihin. Kun molemmilla osapuolilla on pääsy samoihin tietoihin, talousasioista keskustelu ja muu yhteistyö on aiempaa tiiviimpää ja sujuvampaa.

Yleisenä käytäntönä kannattaa olla, että asiakas hoitaa itse myyn-tilaskujen laadinnan kaltaiset työvaiheet, joihin liittyvä tieto pitäisi kuitenkin toimittaa tilitoimistoon tarkassa muodossa. Toisaalta tilitoi-miston kannattaa hoitaa syvällisempää taloushallinnon asiantuntemusta edellyttävät vaiheet kuten kuukausikirjanpidon täsmäytys ja sulkeminen Työnjaosta kannattaa sopia selkeästi mutta sitä voidaan tarvittaessa muuttaa joustavasti esimerkiksi kiireaikojen tai sijaislamista koskevien tarpeiden mukaisesti.

Kaavio 11: Pilvipalvelu mahdollistaa joustavan työnjaon

• Myyntilaskutus• Ostolaskujen käsittely• Matkalaskujen hallinta• Palkkatietojen katselu• Pankkiyhteydet• Raportointi ja seuranta• Ajantasainen taloustieto

Asiakasyritys

Pilvipalvelu mahdollistaa joustavan työnjaon

• Kirjanpito• Reskontra• Palkanlaskenta• ALV- ja muut ilmoitukset• Tilinpäätös• Raportointi ja seuranta• Konsultointi

Tilitoimisto

Pilvipalveluna toimiva taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa joustavan työnjaon asiakasyrityksen ja tilitoimiston välillä.

Jaetut tiedotpilvipalvelussa

55

MyynnitLaadukkaalla sähköisen taloushallinnon ohjelmistolla myyntilas-kujen laadinta on helppoa ja nopeaa. Kun laskutus on joustavaa, sitä voi toteuttaa juoksevasti kuukauden aikana. Näin kassavirran hallinta tehostuu. Kun myyntilaskut lähtevät nopeammin asiakkaille ja res-kontran seuranta sähköistyy, laskuista saadaan nopeammin suoritukset. Myyntilaskun laadinnan apuna hyödynnettävät tuote- ja asiakasrekis-terit helpottavat puolestaan laskujen laadintaa ja mahdollistavat moni-puoliset, myyntitietojen pohjalta tehtävät raportit.

Sähköisen taloushallinnon etuna myyntilaskujen käsittelyssä on myös virheiden määrän pieneneminen, sillä sama tieto pitää tallentaa ainoas-taan yhden kerran. Esimerkiksi myyjät voivat itse laatia myyntilaskun, kun laskutuksessa käytettävä järjestelmä on laajassa käytössä, eikä ohjelman käyttöä olla rajattu tietyille henkilöille. Laskuja voidaan laatia paitsi yksittäin, myös useita laskuja muodostavien toimintojen avulla. Laskut voidaan myös siirtää vakiomuotoisen rajapinnan kautta toisesta ohjelmasta taloushallinto-ohjelmaan lähettä-mistä, reskontraa ja kirjanpitoa varten.

Perinteisessä taloushallinnossa laskut on laadinnan jälkeen tulos-tettava asiakkaalle, omaan map-piin sekä tilitoimiston mappiin. Työlään tulostus-, mapitus- ja pos-titusprosessin sijaan valmiit laskut voidaan sähköistä taloushallintoa hyödyntämällä toimittaa yhdellä napin pai-nalluksella asiakkaalle. Se, halutaanko lähetys toteuttaa verkkolaskuna, postipalveluna tai vaikkapa sähköpostitse, voidaan määritellä valmiiksi asiakaskohtaisesti. Jokainen laskutustapa on laskuttavan yrityksen näkö-kulmasta yhtä vaivatonta, eikä tilitoimistolle tarvitse toimittaa laskusta erillistä kopiota – kaikki myynteihin liittyvä tieto on automaattisesti tilitoimiston käytettävissä. Myös paperisen tulosteen saa tarvittaessa käyttöön milloin tahansa.

Laskut voidaan toimittaa yhdellä napin painalluksella

asiakkaalle.

56

Myös myyntilaskujen hallinnointiin liittyvät prosessit tehostuvat ja lisäävät sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä työn mielekkyyttä. Perinteisessä taloushallinnossa laskut tulostetaan tyypillisesti mappiin aikajärjestykseen ja tietyn laskun etsiminen voi viedä hyvinkin paljon aikaa. Sähköisessä taloushallinnossa myyntilaskujen tarkastelu on mah-dollista niiden tilasta huolimatta. Myyntilaskujen etsiminen näytölle on myös huomattavasti perinteistä mappijärjestelmää vaivattomampaa, sillä hakuehdoksi voidaan asettaa lähes mikä tahansa laskulta löytyvä tieto.

Kaavio 12: Myyntilaskuprosessi

Myyntilaskutuksessa kirjanpidon automaatio onkin erittäin tärkeää. Käytännössä asiakkaalle otetaan käyttöön tuoterekisteri, jossa tuotteen

Automaatti-tiliöinnit

ja reskontra

Laskun sähköinen

lähetys

Viitesuoritusten automaattinen

nouto pankista ja kohdistus

Myyntilaskuprosessi

Asiakas Tilitoimisto Taloushallinto-ohjelmisto

Laskun laadinta

Laskun lähetys

Myyntira-porttien seuranta

PääkirjanpitoReskontranseuranta

Myyntireskontran seuranta ja päivitys

57

taakse on määritelty kirjanpidontili ja muut tiliöintisäännöt. Näin myyn-tilasku kirjautuu automaattisesti pääkirjaan ja tuloslaskelmaan oikein jo laskua laadittaessa. Kun tiliotteet ja viitteet noudetaan pankista auto-maattisesti päivittäin, on laskutuksen käytössä jatkuvasti ajantasainen tieto erääntyvistä ja erääntyneistä laskuista – viitteelliset suoritukset ovat kohdistuneet oikeille laskuille automaattisesti, ja vain viitteettömät suoritukset kohdistetaan oikeisiin laskuihin manuaalisesti.

Kun yrityksellä on käytössään ajantasainen tieto myyntireskontras-taan, voidaan huomautuskirjeet lähettää myöhässä maksaville asiak-kaille. Ellei huomautuskirje tehoa, laskut voi siirtää perintätoimiston hoidettavaksi yhdellä napin painalluksella. Perintäprosessi käynnistyy tehokkaasti, koska sekä perintätoimiston että sähköisen taloushallinnon ohjelmistot siirtävät tietoja keskenään, ja ihmisten tekemiä, aikaa vieviä työvaiheita poistuu.

Ostot

Perinteisessä taloushallinnossa on totuttu käytäntöön, jossa asiakasyritys vastaanottaa laskunsa postitse, tarkistaa laskut paperimuodossa, tal-lentaa niiden tiedot nettipankkiin ja maksaa lopulta sitä kautta laskunsa. Avaamattomista ja pankkiohjelmaan tallentamattomista laskuista on lähes mahdotonta muodostaa kokonaiskuvaa, mikä on ongelmallista talouden hallinnan kannalta. Yritys joutuu myös käyttämään aikaa las-kujen toimittamiseen kirjanpitäjälleen sekä maksamaan siitä, että tämä tallentaa kirjanpitoon samoja lukuja, jotka yrityksen edustaja itse on jo kertaalleen tallentanut verkkopankkiin.

Sähköisessä taloushallinnossa ostolaskuihin liittyvät haasteet on rat-kaistu siten, että työ on tehokasta ja useisiin tallennusvaiheisiin liittyvä virheiden mahdollisuus on minimoitu. Käytännössä järjestelmään vas-taanotetaan verkkolaskuja, tai paperiset laskut ohjataan skannauspal-velun kautta sähköisen taloushallinnon ohjelmistoon, jolloin laskujen manuaaliselta tallentamiselta voidaan välttyä kokonaan. Asiakasyri-

58

tyksen toiveista riippuen laskuille voidaan tehdä sähköinen kierrätys tai ne voidaan laittaa maksuun yhdellä napin painalluksella ilman verkko-pankissa käyntiä.

Kaavio 13: Ostolaskuprosessi

Ostolaskujen tiliöinnit automatisoidaan yleensä toimittajan eli laskun lähettäneen yrityksen mukaan. Käsiteltyjen ostolaskujen tiedot ovat kirjanpidossa oletustileillään, ja kirjanpitäjällä on tarvittaessa mahdol-lisuus muuttaa tiliöintejä. Jos oletustiliöinti puuttuu, ostolasku tiliöityy automaattisesti jollekin sovitulle ”kaatotilille”, josta lasku on tarkastuk-

Laskunsähköinen

vastaanotto

Automaatti-tiliöinnit jareskontra

Maksun siirtopankkiin

eräpäivänä

Tiliotteiden automaat-

tinen nouto pankista ja kohdistus

Ostolaskuprosessi


Laskunasiatarkastus

Laskunhyväksyntä

Laskunmaksaminen

Reskontran seurantaja päivitys

Pää-kirjanpitoseuranta

Osto-raporttienseuranta

Maksujenseuranta

59

sessa helppo poimia ja tiliöidä käsin. Lisäksi voidaan määrittää jatkoa varten automaattitiliöinnit, jolloin samalta toimittajalta tuleva lasku tili-öityy seuraavalla kerralla automaattisesti oikein. Esimerkiksi puhelin-lasku tulee kuukausittain samalta yritykseltä, joten sen tiliöinti voidaan helposti automatisoida.

Ostolaskut otetaan vastaan ensisijaisesti aitoina verkkolaskuina tai skannattuina tiedostoina, ulkoista skannauspalvelua käyttäen. Kun osto-laskut tiliöidään ennalta määrätyin ehdoin ja asetuksin, manuaalisten käsittelykertojen määrä vähenee. Pitkälle automatisoitu ostolaskujen käsittelyprosessi keventää kokonaistyömäärää sekä pienentää virheiden riskiä. Eri tutkimusten mukaan suurimmat kustannussäästöt voidaankin saavuttaa juuri ostolaskujen sähköistyksen avulla.

Matka- ja kululaskut

Sähköisen taloushallinnon avulla voidaan myös nopeuttaa henkilös-tölle maksettavien maksujen, kuten matka- ja kululaskujen, käsittelyä. Matkalla ollut yrityksen työntekijä voi välittömästi matkansa jälkeen itse laatia matkalaskunsa ohjelmistoon, jossa laskun hyväksyntä, maksa-minen ja kirjanpito hoidetaan. Näin matka- ja kululaskujen käsittelystä poistuu jälleen aikaa vieviä ja henkilösidonnaisia toimenpiteitä.

Perinteisessä taloushallinnossa matkalaskujen kuittien käsittelyyn kuluu usein paljon aikaa. Matkustava henkilö joutuu keräämään kuitit ja toimittamaan ne lisätietoineen eteenpäin yrityksen omalle talous-hallinnon henkilölle tai tilitoimistoon. Sähköisessä taloushallinnossa matka- tai kululaskuun liittyviä kuitteja ei tarvitse toimittaa tilitoimis-toon, vaan ne skannataan laskun liitteeksi. Skannaus onnistuu älypu-helimessa toimivalla sovelluksella, jolloin kuitti voidaan skannata heti kun se saadaan, ja riski kuitin hukkumisesta tai unohtumisesta pienenee merkittävästi.

Laskun laadinta netissä on helppoa, ja tehtävä helpottuu entisestään, kun ohjelma sisältää helppokäyttöisen matkalaskurin, ja verottajan

60

vuosittain vahvistamat päivärahojen ja kilometrikorvausten enimmäis-määrät löytyvät sähköisen taloushallinnon järjestelmästä. Matka- ja kululaskujen kierrätys ja maksaminen toimivat vastaavasti kuin ostolas-kujenkin osalta.

Kaavio 14: Matka- ja kululaskuprosessi

Matka- ja kululaskuprosessi

Automaatti-tiliöinnit ja reskontra

Maksun siirto pankkiin

eräpäivänä

Tiliotteiden automaattinen nouto pankista

ja kohdistus


Laskun laadinta

Laskun tarkastus ja hyväksyntä

Laskun maksaminen

Raporttien seuranta PääkirjanpitoMaksujen

seuranta

Reskontran seuranta ja päivitys

Palkanlaskennan prosessi


Palkkojen sähköinen

lähetys


eräpäivänä




Palkkatietojen ylläpito

Kauden palkkatietojen

toimitusPalkkalistan

laadinta

Palkkalistan maksaminen

Raporttien seuranta

Palkkalistan lähetys

Reskontran seuranta ja

päivitys

Pääkirjanpito

61

Palkanlaskenta

Perinteisen taloushallinnon järjestelmissä palkanlaskenta on täysin eril-lään kirjanpidosta. Sähköisessä taloushallinnossa kaikki palkanlasken-taan liittyvä tieto taas löytyy samasta järjestelmästä. Kun kaikki tieto on helposti yrityksen johdon saatavilla, voi esimerkiksi asiakasyrityksen toimitusjohtaja suoraan tuloslaskelmalta porautua henkilöstökuluihin ja nähdä, mistä kyseiset luvut muodostuvat.

Kaavio 15: Palkanlaskennan prosessi



Palkkojen sähköinen

lähetys


eräpäivänä




Palkkatietojen ylläpito

Kauden palkkatietojen

toimitusPalkkalistan

laadinta

Palkkalistan maksaminen

Raporttien seuranta

Palkkalistan lähetys

Reskontran seuranta ja

päivitys

Pääkirjanpito

62

Palkanlaskenta on yleensä ulkoistettu tilitoimistolle, jossa työsken-televä palkanlaskija ylläpitää yrityksen työntekijöiden palkkatietoja ja suorittaa palkanlaskennan 1 –2 kertaa kuukaudessa asiakkaan toimit-tamien tietojen perusteella. Palkkalaskelmien lähetys tapahtuu sähköi-sesti, ja palkat myös maksetaan suoraan taloushallinto-ohjelman käyttö-liittymän kautta SEPA-palkkoina. Myöskään palkanmaksun yhteydessä ei ole tarvetta tallentaa tietoja erikseen kirjanpitoon, ja palkanlaskennan taustalle muodostuvaan kirjanpitoon voidaan automatisoida palkkojen kaikki sivukulut.

Kirjanpito

Sähköisen taloushallinnon perusajatuksiin kuuluu tiliöintien automa-tisointi ja saman tiedon kahdenkertaisen tallennuksen poistaminen. Kaikkien tositteiden taustalle voidaan automaattisesti muodostaa kir-

janpidon tiliöinnit joustavien oletusten perusteella. Perinteisessä taloushallinnossa myyn-

teihin ja ostoihin liittyvien tietojen tallennus muodostaa suuren osan kirjanpitäjän työstä. Sähköisessä taloushallinnossa tämä rutiinin-

omainen tallennustyö poistuu, ja kirjanpitäjän työ muuttuu mielenkiin-

toisemmaksi.Kirjanpitäjä voi tarkastaa automaattisesti muodostuvaa kirjanpitoa

jatkuvasti, mikä tasaa kuukauden aikaista työkuormaa. Hän myös kirjaa tarvittavat jaksotukset, poistot ja muut muistioviennit kuukausittain. Arvonlisäverovelan laskeminen tapahtuu automatisoidun arvonlisä-verolaskelman avulla. Kun kuukauden kirjanpito on täsmäytetty, sekä ALV- että TAS-tiedot ilmoitetaan verottajalle kausiveroilmoituksella, joka voidaan lähettää sähköisesti KATSO-tunnuksia käyttäen ja maksaa suoraan taloushallinto-ohjelmiston kautta. Lopuksi kuukauden pituinen

Pääkirjanpidon prosessi


Ilmoituksen sähköinen

lähetys


Myyntilasku-prosessi

Ostolasku-prosessi



Tiliöintien tarkastus ja korjaus

Raporttien seuranta

Jaksotukset, poistot, ym.

muistioviennit

ALV-laskelman laadinta

Kausivero-ilmoituksen

laadinta

Seurantajakson sulkeminen

Rutiininomainen tallen-nustyö poistuu.

63

Pääkirjanpidon prosessi


Ilmoituksen sähköinen

lähetys


Myyntilasku-prosessi

Ostolasku-prosessi



Tiliöintien tarkastus ja korjaus

Raporttien seuranta

Jaksotukset, poistot, ym.

muistioviennit

ALV-laskelman laadinta

Kausivero-ilmoituksen

laadinta

Seurantajakson sulkeminen

Kaavio 16: Pääkirjanpidon prosessi

64

seurantajakso suljetaan, jolloin jo raportoituja tietoja ei epähuomiossa muuteta.

Perinteisessä taloushallinnossa tilitoimistolla ei ole ollut tietoa asi-akasyrityksen tuoreista tositteista ja tapahtumista, minkä johdosta tilitoimiston on ollut hankalaa konsultoida asiakastaan. Kirjanpidon automatisointi onkin muuttanut kirjanpitäjän työtehtävien luonnetta huomattavasti: aikaisemmin aikaa vieneet rutiinitehtävät voidaan hoitaa nykyään helposti, ja taloushallinnon asiantuntijatehtäviin sekä muihin tuottavampiin työtehtäviin jää entistä enemmän aikaa.

Kun tilitoimiston edustaja on säännöllisesti tekemisissä asiakkaansa kanssa, vuorovaikutusta on aikaisempaa enemmän ja asiakkaan liike-toimintaa opitaan tuntemaan paremmin. Monet tilitoimistot ovatkin sähköisen taloushallinnon mahdollistamana ottaneet palveluvalikoi-maansa mukaan perinteisten tilitoimistopalveluiden lisäksi myös muita palveluita, kuten liikkeenjohdon konsultointia sekä vero- ja rahoitus-neuvontaa.

Sisäinen laskenta

Sähköinen taloushallinto tuo pienenkin yrityksen saataville uudenlaiset sisäisen laskennan työvälineet. Pienet ja keskisuuret yritykset toimivat usein rajallisin resurssein eikä niillä ole perinteisessä taloushallinnossa useinkaan mahdollisuutta seurata omaa toimintaansa tarkasti, esimer-kiksi kustannuspaikoittain. Vaikka tilitoimiston kirjanpitojärjestelmässä olisikin mahdollisuus kustannuspaikkaseurantaan, olisi kirjanpidon perusteena olevien tietojen kustannuspaikkakohtainen toimittaminen asiakkaalta tilitoimistolle liian työlästä ja kallista. Kun tähän yhdistää perinteisen taloushallinnon pitkät raportointiviiveet, ei perinteinen toi-mintamalli tarjoa asiakasyrityksen päätöksentekoon juurikaan apua.

Nykyaikaisessa taloushallinto-ohjelmistossa mikä tahansa kirjanpidon tosite voidaan kohdistaa ja jakaa joustavasti erilaisille seurantakohteille. Sisäisen laskennan merkinnät voidaan automatisoida myynti-, osto-,

65

matka- ja kululaskujen sekä palkkojen osalta aivan kuten tiliöinnitkin. Lisäksi asiakasyrityksen henkilökunnan on helppo täydentää merkin-töjä esimerkiksi ostolaskun kierrätyksen yhteydessä. Asiakas voi milloin vain etsiä kyseiselle kustannuspaikalle kohdistettuja tositteita ja saa monipuolisia sisäisen laskennan raportteja suoraan taloushallinto-oh-jelmistosta. Tilitoimisto voi myös tarjota asiakkaalle arvokasta apua raportoinnin kehittämisessä ja raporttien tulkinnassa.

Raportointi

Sähköisen taloushallinnon tuottama tieto on kaikkien sitä tarvitsevien saata-villa. Parhaimmillaan taloushal-linnon raportti on suoraan järjes-telmästä otettuna, sillä tällöin tieto on mahdollisimman ajantasaista ja monilta raporteilta pystyy porautumaan aina alkuperäiselle tositteelle asti. Taloushal-linnon raportit ovat tärkeä yrityksen johdon työkalu ja päätöksenteon tuki. Monipuolista tietoa tarjoavien raporttien avulla on mahdollista ennakoida muun muassa tulevaa kassavirtaa.

Perinteisessä taloushallinnossa raportit ovat yleensä vain paperisia tai PDF-muotoisia tulosteita. Niistä ei ole suoraa yhteyttä tositteille, vaan tarvittaessa kyseinen tosite on etsittävä raportilla näkyvän tosite-numeron avulla. Tyypillisesti tilitoimisto lähettää asiakkaalleen kerran kuukaudessa taloushallinnon raportteja ja yhteenvetoja juuri valmis-tuneesta kuukaudesta. Koska kirjanpidollisesti kuukausi saadaan usein valmiiksi vasta arvonlisäveron maksupäivään mennessä, tarkoittaa se käytännössä sitä, että asiakkaalle toimitettu raportti esittää toissakuu-kauden lukuja.

Sähköinen taloushallinto muuttaa kirjanpitäjän työtä myös rapor-toinnin osalta, ja työnkuva muuttuu tiedon tallentamisesta sen jatko-

Raporteilta pystyy porautumaan aina alku-peräiselle tositteelle asti.

66

jalostamiseen. Tätä tietoa käytetään päätöksenteon tukena. Kattavat raportit on mahdollista ottaa suoraan taloushallinto-ohjelmiston käyt-töliittymästä halutuilla hakuehdoilla. Tavallisten kirjanpitoraporttien lisäksi sähköisen taloushallinnon ohjelma tarjoaa hyvät mahdollisuudet sisäiseen laskentaan sekä mahdollistaa erilaiset myyntien, ostojen ja pal-kanlaskennan raportteja.

Viranomaisilmoitukset

Erilaisten yrityksen toimintaan kuuluvien viranomaisilmoitusten aika-taulut rytmittävät usein asiakasyrityksen ja tilitoimiston arkea: kirjan-pito on saatava valmiiksi viimeistään arvonlisäveron maksupäivään mennessä.

Perinteisessä taloushallinnossa asiakasyritys kerää yhteen ja järjestää päättyneen kuukauden tositteet usein vasta, kun seuraavaa kuukautta on

kulunut jo kauan. Asiakasyritys voi usein jättää tämän työvaiheen aivan viime hetkille. Näin myös

tilitoimistossa työt kasaantuvat helposti lähelle arvonlisäveron maksupäivää.

Sähköistä taloushallintoa hyödyn-tävässä tilitoimistossa työskentelevä kirjanpitäjä näkee reaaliaikaisesti

kaikki asiakasyrityksen tositteet ja pystyy työskentelemään joustavasti ja

ajantasaisesti. Kun perinteisessä taloushallinnossa kir-janpito monesti valmistuu vasta arvonlisäveron maksuun mennessä, vii-meistellään sähköisessä taloushallinnossa samoilla hetkillä jo seuraavaa kuukautta. Päättyvän kuukauden kirjanpito voidaan saada valmiiksi heti kuukauden päätyttyä eli hyvissä ajoin ennen vaadittujen viranomaisil-moitusten eräpäivää.

Viranomaisilmoitusten hoitaminen tarkoittaa perinteisessä talous-hallinnossa monesti myös kirjanpidosta saatujen lukujen tallentamista

Kirjanpito voidaan saada valmiiksi heti kuukauden

päätyttyä.

67

uudelleen esimerkiksi verottajan sähköiseen palveluun. Sähköisessä taloushallinnossa tiedot kerätään ilmoituksille automaattisesti ja ne siir-tyvät taloushallinnon järjestelmästä verottajalle ilman tietojen uudelleen tallentamista. Myös ilmoituksiin liittyvien maksujen suoritus onnistuu suoraan sähköisen taloushallinnon ohjelmistosta.

Arkistointi

Nykyaikaisessa sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa laskut, palk-kalaskelmat, tiliotteet ja muut tositteet sekä raportit arkistoidaan auto-maattisesti sähköiseen arkistoon. Jopa useita vuosia vanhojen tietojen hakeminen on nopeaa ja vaivatonta, kun arkisto on kiinteä osa talous-hallinto- ohjelmistoa ja käytössä on monipuoliset hakuehdot.

Perinteisessä taloushallinnossa tositteet on aina toimitettu fyysisesti tilitoimistolle. Tilitoimiston asiakas haluaa usein tarkastella toimittamiaan tositteita jälkikäteen: esimerkiksi asiakkaan ostama laite voi hajota ja hän haluaa nähdä ostokuitista laitteen takuuajan. Ilman sähköistä taloushal-lintoa asiakas joutuu pyytämään, että tilitoi-mistossa etsitään kyseinen tosite esiin arkistomapista. Tällöin kirjan-pitäjä todennäköisesti tutkii kirjanpidon tapahtumat selvittääkseen laitteen ostoajankohdan, jonka saatuaan hän tietää mistä mapista tosite voisi löytyä. Vaikka tosite löytyisikin, etsiminen on sekä vaivalloista että kallista asiakkaalle.

Sähköisessä taloushallinnossa arkistointi on tehokasta, ja kaikki arkis-toitu materiaali on vain muutaman hakutoiminnon päässä. Asiakas löytää tarvitsemansa ostokuitin sähköisestä arkistosta lyhyemmässä ajassa, kuin mitä perinteisessä taloushallinnossa olisi kulunut tilitoimis-tolle tehdyn etsimispyynnön esittämiseen.

Arkisto on kiinteä osa taloushallinto-

ohjelmistoa.

68

Tilinpäätös

Perinteisessä taloushallinnossa tasekirjan ja tase-erittelyiden tekeminen on usein täysin irrallaan kirjanpito-ohjelmasta, ja työ tehdään esimer-kiksi taulukkolaskentaohjelmalla. Jos jokin lähtötietojen luku muuttuu, ei muutosta välttämättä huomata päivittää erilliseen tiedostoon. Säh-köisessä taloushallinnossa tiedot haetaan automaattisesti kirjanpi-dosta tilinpäätöksen raporteille, jolloin työ nopeutuu ja virheiden riski vähenee.

Sähköisessä taloushallinnossa on järkevää tehdä jo kuukausikirjanpito aiempaa kattavammin, jopa välitinpäätöstasoisesti sisältäen esimerkiksi tase-erittelyjen päivityksen. Sähköisyys parantaa kirjanpidon laatua ja tasaa työkuormaa vuoden aikana, kun monet aiemmin tilinpäätösvai-heeseen jätetyt tehtävät on hoidettu jo kuukausikirjanpidon yhteydessä.

Uuden asiakkuuden käynnistys tilitoimistossaAsiakkuuden perustaminen ja kirjanpidon aloittaminen sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa on varsin suoraviivaista, mutta edellyttää

kuitenkin tilitoimistossa työskentelevältä ammattilai-selta tiettyjä työvaiheita. Tilitoimisto voi

myös helpottaa asiakasyrityksensä työtä tukemalla tätä ohjelmiston käyttöönotossa.

Kun päätös sähköisen taloushal-linnon käyttöönotosta on tehty, asi-

akkuuden käynnistystä voidaan alkaa valmistella ja asiakkaan kanssa voidaan pitää käyn-

nistyspa-laveri. Asiakkaan tarpeiden läpikäynnin yhteydessä kannattaa sopia asiakkaan ja tilitoimiston välisestä työnjaosta. Asiakkaan tulee tilata taloushallinto-ohjelmisto käyttöönsä sekä allekirjoittaa pankkiyh-

Luvussa 7 muistilista käyttöönotosta.

69

teysvaltuutus, jonka perusteella pankki avaa sähköiset pankkiyhteydet taloushallinto-ohjelmiston käyttöä varten.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa kullekin asiakasyritykselle perustetaan tilitoimiston tai ohjelmistotoimittajan toimesta erilliset ympäristöt, jotka sisältävät vain juuri kyseisen asiakkaan tietoja. Perus-taminen onnistuu helposti ohjelmiston käyttöliittymän kautta. Perusti-likarttaan ja raporttimalleihin tehdään mahdolliset asiakkaan liiketoi-minnan edellyttämät muutokset.

Ympäristöön tallennetaan asiakasyrityksen perustiedot ja ohjelman eri osioihin tallennettavat tiedot – esimerkiksi asiakas-, tuote- ja hen-kilörekisterit – sekä tehdään tarvittavat käyttöase-tusten muutokset. Kirjanpidon vertailutiedot tuodaan sisään vanhasta ohjelmistosta tai uuden asiakkaan tapauksessa aiemmalta tilitoimistolta saaduista raporteista. Siirrettävien tietojen määrä ja tarkkuus riippuvat pitkälti asiakkaan tarpeista ja siitä, mitä tie-toja aiemmasta järjestelmästä on saatavilla. Saldojen ja monien muiden tietojen siirto voidaan tehdä tehokkaasti esimerkiksi Excel-ohjelmassa muokattavien CSV-muotoisten siirtotie-dostojen avulla.

Tilitoimiston käyttäjät voivat käyttää kaikkien asiakkuuksien kanssa samoja henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia, ja asiakkaan käyttäjille perustetaan omat käyttäjätunnukset. Käyttäjätunnuksille asetetaan henkilökohtaiset käyttöoikeudet, joiden avulla käyttäjä pääsee käsiksi juuri oikeisiin tietoihin. Esimerkiksi kirjanpitäjällä ja asiakasyrityksen johdolla on tyypillisesti laajat käyttöoikeudet, kun taas henkilöstön edustajalla saattaa olla oikeus laatia ainoastaan itselleen matkalaskuja sekä tarkastella omia palkkatietojaan. Tilintarkastajan puolestaan täytyy pystyä tarkastelemaan kaikkia tietoja, muttei muuttamaan mitään.

Asiakkaan kannattaa käyttöönoton yhteydessä osallistua tilitoimiston tai ohjelmistotoimittajan järjestämiin koulutuksiin, jotta asiakkaan

Käyttäjätunnuksille ase-tetaan henkilökohtaiset

käyttöoikeudet.

70

ohjelmisto-osaaminen karttuu. Koulutuksissa voidaan keskittyä sovitun työnjaon mukaisiin asioihin: tyypillisesti asiakkaan henkilöstön kan-nattaa perehtyä esimerkiksi myyntilaskujen lähettämiseen, ostolaskujen käsittelyyn, matkalaskujen laadintaan ja raporttien seuraamiseen, kun taas kirjanpidon, palkanlaskennan ja viranomaisilmoitusten osaamista tarvitaan lähinnä tilitoimistossa. Usein uudelta asiakkaalta tulee myös jatkossa ohjelmiston käyttöä koskevia kysymyksiä. Vastauksia näihin voi

saada sekä tilitoimiston yhteyshenkilöltä että ohjel-mistotoimittajan asiakaspalvelusta.

Asiakkuuden käynnistämisen jäl-keen käynnistyy juokseva toiminta edellä kuvattujen prosessien mukai-sesti. Käytännössä uuden asiakkaan

kanssa kannattaa alkukuukausina seurata tavallista tarkemmin sovitun

työnjaon noudattamista ja tarkoituksenmukaisuutta sekä muutenkin huolehtia korostuneesti asiakkaan tyytyväisyydestä. Kirjanpitäjän työssä puolestaan korostuu alkuvaiheessa erilaisten ole-tustiliöintien asettaminen ja ylläpitäminen, jotta taloushallinto saadaan toimimaan mahdollisimman tehokkaasti. Seuraavan sivun kaaviossa on esitetty yhteenveto uuden asiakkuuden käynnistämisen prosessin eri vaiheista.

Kirjanpitäjän työssä korostuu alkuvaiheessa

oletustiliöintien asettaminen.

Asiakas Tilitoimisto

Uuden asiakkuuden käynnistyksen prosessi

Taloushallinto-ohjelmisto

Käynnistyksenvalmistelu jasuunnitelma

Asiakas-ympäristön

perustaminen ohjelmistoon

Siirtotuotanto-käyttöön

Sopimuksen lähettäminen Procountorille

Palveluidentilaaminen

Käynnistyksen tekniset toimet

Koulutus

Alkupalaveri

Jatkuva asiakaspalvelu

71

Asiakas Tilitoimisto

Uuden asiakkuuden käynnistyksen prosessi


Käynnistyksenvalmistelu jasuunnitelma

Asiakas-ympäristön

perustaminen ohjelmistoon

Siirtotuotanto-käyttöön

Sopimuksen lähettäminen Procountorille

Palveluidentilaaminen

Käynnistyksen tekniset toimet

Koulutus

Alkupalaveri

Jatkuva asiakaspalvelu

Kaavio 17: Uuden asiakkuuden käynnistyksen prosessi

Vihainen Talouspäällikkö Oy• Yrittäjä: Juha-Matti Sivula

• Liikevaihto: 171.000 €



”Tilitoimiston ei tarvitse olla mykkä”

Katso Juhan videomietteet


73

Juha-Matti Sivula, Vihainen Talouspäällikkö Oy

”Arvokas tieto tilitoimistosta yrittäjälle”Vihaiselle Talouspäällikölle ei enää tuoda kottikärryillä kenkä-laatikoita, jotka pursuavat ostokuitteja.

Juha-Matti Sivula perusti vuonna 2011 erilaisen tilitoimiston, joka ei lähetä asiakkailleen pelkkiä kylmiä Excel-tiedostoja, vaan tuo yrityksille taustatietoa ja näkemystä päätösten tueksi.

- Tavallinen yrittäjä ei tiedä kirjanpidosta paljoakaan. Yrittäjällä saattaa olla jonkinlainen näppituntuma yrityksensä tilanteesta, mutta se ei välttämättä perustu faktaan. Hän saattaa ajatella, että kassassa on rahaa – kai meillä menee hyvin. Tosiasiassa eurot saattavat olla esimer-kiksi verottajan saatavia. Tämä arvokas tieto pitää saada tilitoimistosta yrittäjälle asti, toteaa toimitusjohtaja Sivula.

Vihaisen Talouspäällikön asiantuntijat ottavat kantaa ja ovat läsnä. Käytännössä se saattaa tarkoittaa jopa viikoittaisia tapaamisia asiakkaan suurissa muutostilanteissa. Muutostilanne voi olla investointi tai toisessa ääripäässä lomautuslappujen jakamista yrittäjän kanssa.

- Tilitoimiston ei tarvitse olla mykkä, mitäänsanomattomia raportteja lähettelevä taho. Numeroiden pyörittely taulukkoon ei riitä. Käydään se budjetti yhdessä läpi ja mietitään käytännön tasolla, mitä esimerkiksi myyntiluvut tarkoittavat yritysten myyjien arjessa.

Yritys siirtyi sähköiseen taloushallintoon vuonna 2014.- Sähköistyminen helpottaa elämää. Enää meille ei tuoda kottikär-

ryissä kuitteja pursuavia kenkälaatikkoja.Sivula valitsi nimenomaan Procountorin, koska uskoi ohjelmiston

pysyvän jatkossakin kehityksen kärjessä.- Olin vastikään opastamassa asiakasta Procountorin käytössä. Hän oli

hyvin hämmästynyt: ”Ai tämän pystyy tekemään näin helposti?”. Kyllä, sen oikeasti pystyy, Sivula naurahtaa.

74

4 Tilitoimiston liiketoimintaLuvussa 4 tarkastelemme sähköisen taloushallinnon käyttöön-ottoa tilitoimistossa sekä tilitoimiston liiketoiminnan kehittä-mistä sähköisen taloushallinnon avulla.

76

Muutoksen mahdollistaminen

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon muuttaa tilitoimistoalaa ja tili-toimistojen liiketoimintaa merkittävästi. Tässä luvussa kerromme, mil-laisia mahdollisuuksia sähköisyys tarjoaa tilitoimiston palvelumallin ja koko tilitoimistoliiketoiminnan kehittämiseen.

Keskeisiä muutosalueita on useita: Paperiton yhteistyö. Pilvipalveluna toimivan taloushallinnon ohjel-miston avulla asiakasyrityksellä ja tilitoimistolla on aina pääsy samoihin tietoihin. Kun myynti- ja ostolaskuja hallinnoidaan sähköisessä muo-dossa ja tiliotteet saapuvat suoraan ohjelmistoon ei yrittäjän tarvitse toimittaa tositteita ja laskuja erikseen kirjanpitäjälle. Yrittäjällä ja tili-toimistolla on enemmän aikaa keskustella yritykselle merkityksellisistä liiketoiminnan luvuista.

Joustava työnjako. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa joustavan työnjaon asiakasyrityksen ja tilitoimiston välillä. Työnjako tilitoimiston ja yrityksen välillä voidaan määritellä tapauskohtaisesti, taloushallinnon tehtäviä on helppo jakaa ja työnjakoa voidaan muuttaa tarvittaessa jous-

77

tavasti. Myös varahenkilöjärjestelyt on vaivattomampi toteuttaa ja tili-toimisto pystyy tarjoamaan asiakkaalleen lisäpalveluita.

Tilitoimisto talouspäällikkönä. Sähköistymisen myötä tilitoimistossa tehtävän tallennustyön osuus vähenee merkittävästi. Tilitoimiston kannalta työ helpottuu kun laskut ja muut tositteet kirjautuvat ajallaan sähköisesti. Tilitoimisto voi hyödyntää työssään tehokasta kirjanpidon automaatiota, jolloin kirjanpidon manuaaliset virheet vähenevät ja kir-janpitäjän rooli muuttuu. Lisäarvoa asiakkaalle ja kannattavuutta tilitoimistolle. Sähköinen taloushallinto tuottaa asiakkaalle selvää lisäarvoa parantuneen palvelu-tason kautta. Samalla tilitoimiston työn tehokkuus paranee automaation ansiosta. Hyödyntäessään mahdollisuutensa oikein voi tilitoimisto sekä parantaa asiakastyytyväisyyttään että oman liiketoimintansa kannatta-vuutta.

Tasaisesti kuukauden ja vuoden aikana jakautuva työkuorma. Tosit-teet saapuvat suoraan järjestelmään, eikä asiakkaan tarvitse toimittaa niitä kuukausittain paperilla kirjanpitäjälle. Taloushallinto on ajanta-saista ja kuukausikirjanpito on mahdollista tehdä jopa välitilinpäätös-tasoisesti. Näin saadaan ehkäistyä työn kasautuminen tilinpäätösaikaan.

Tallentajasta automaation hallitsijaksiSähköisen taloushallinnon käyttöönotto muuttaa taloushallinnon pro-sesseja edellisessä luvussa kuvatulla tavalla. Tämä muutos heijastuu tietysti myös tilitoimistossa työskentelevien taloushallinnon ammatti-laisten työhön: asiakkaan paperilla toimittaman materiaalin tallenta-minen vähentyy ja automaation hyödyntäminen lisääntyy. Kirjanpidon tarkastaminen ja täsmäyttäminen korostuu, koska tätä kautta tunniste-

78

taan poikkeustapaukset ja voidaan tehostaa automaatiota ohjaavia sään-töjä.

Kuukauden aikainen työkuorma tasautuu, koska asiakas ei toimita aineistoa kerralla, vaan aineistoa syntyy sähköisen taloushallinnon ohjelmistoon automaattisesti sitä mukaa, kun tositteita kirjautuu. Myyn-tilaskujen tiliöinnit saadaan tuoterekisterin avulla automatisoitua hyvin tarkasti ja ostolaskutkin pitkälti toimittajarekisterin avulla. Tiliöintien tarkistuksia ja muuta työtä voidaan tehdä juoksevasti sitä mukaan, kun tositteet kirjataan ohjelmistoon.

Myös yhteydenpito asiakkaan ja kirjanpitäjän välillä muodostuu monesti aiempaa

tiiviimmäksi. Ensituntumalta voisi ajatella, että kun asiakas voi kat-sella ja käsitellä tietoja itsenäisesti internetissä toimivan ohjelmiston

kautta, hänellä olisi harvemmin asiaa kirjanpitäjälle. Käytännössä usein käy

kuitenkin niin, että yhteiskäyttöinen ohjelmisto hel-pottaa asioista keskustelemista puhelimessa tai sähköpostin välityksellä. Monesti asiakkaan mielenkiinto omaa taloushallintoaan kohtaan myös kasvaa, mikä tukee asiakkaan ja kirjanpitäjän yhteydenpitoa.

Kirjanpitäjällä on mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä aikataulutta-miseen, kun työt eivät kasaudu enää asiakkaan toimittamien aineistojen mukaan kuun vaihteeseen, vaan kirjanpitoa voidaan tehdä reaaliajassa sitä mukaa, kun tapahtumia syntyy. Myös työn ja muun elämän yhteen-sovittaminen helpottuu, kun työtä voi tehdä selainpohjaisella ohjelmis-tolla ajasta ja paikasta riippumatta.

Sähköisessä taloushallinnossa automaatio linkittää eri prosessit ja reskontran hoidon sekä varsinaisen pääkirjanpidon läheisesti toisiinsa. Tästä syystä töitä organisoidaankin usein tilitoimiston sisällä siten, että tietyllä ammattilaisella on laaja vastuu asiakkuudesta eikä esimerkiksi niin, että yksi henkilö hoitaisi myyntireskontraa, toinen ostoreskontraa ja kolmas kirjanpitoa. Palkanlaskijan rooli on työn vaatiman erikois-

Yhteiskäyttöinen ohjelmisto helpottaa

asioista keskustelemista.

79

osaamisen takia kuitenkin usein eriytetty muista, ja muutenkin proses-sikohtainen työnjako on mahdollinen, kunhan työtavoista ja työnjaosta on sovittu selkeästi.

Liiketoimintamalli ja hinnoittelu

Sähköisen palvelumallin myötä tilitoimistot pystyvät kehittämään työ-tapojensa lisäksi myös ansaintamallejaan. Toisaalta muutos herättää myös paljon kysymyksiä. Miten palvelut hinnoitellaan, ja mitä hinnoit-telussa tulisi huomioida? Miten tilitoimiston palvelutasoa parannetaan niin, että sekä toimisto että asiakas hyötyvät työn tehostumisesta? Mitä muuta tulee ottaa huomioon, kun harkitaan sähköisen taloushallinnon käyttöönottoa?

Oikea hetki hinnoittelun uudistamiseen Tilitoimistopalveluiden hinnoittelussa käytetään useita erilaisia hin-noittelumalleja. Eniten käytetty malli lienee tuntiperusteinen hinnoit-telu, jossa tilitoimisto laskuttaa asiakasta tehtyjen työtuntien mukaan sovitulla tuntihinnalla. Yleisesti käytettyjä hinnoittelumalleja ovat myös vienti- tai tositeperusteinen hinnoittelu, kiinteä hinnoittelu tai näiden eri mallien yhdistelmät. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on tilitoimistolle perusteltu hetki tarkastella myös omien palveluidensa hinnoittelua.

Kun sähköisen taloushallinnon prosessit otetaan onnistuneesti käyt-töön, monta työvaihetta saadaan automatisoitua. Tämä tehostaa kirjan-pitotyötä. Jos tilitoimiston laskutus perustuu puhtaasti toteutuneisiin työtunteihin ja sähköisen taloushallinnon parissa tehty tunti lasketaan saman arvoiseksi kuin perinteisen kirjanpitotyön tunti, johtaa tehok-kuuden parantaminen asiakaslaskutuksen vähenemiseen. Käytännössä tämä laskee asiakaskannattavuutta. Asiakas on toki tilanteeseen tyyty-väinen, mutta tilitoimiston kannalta on ongelmallista, jos toimistossa

80

tehty panostus tehokkuuteen päätyy koko-naan asiakkaan eduksi.

Sähköisen tilitoimistopalvelun hinnoittelu vaihtelee paljon tili-toimistoittain. Tässä esitellään muutamia markkinoilla olevia hinnoittelumalleja. Jokainen tilitoi-misto joutuu kuitenkin itse päättämään, mikä malli sopii itselle parhaiten.

Sähköistyminen on perusteltu hetki tarkas-

tella hinnoittelua.

Yleisiä tilitoimistopalvelun hinnoittelumalleja

Tuntiperusteinen laskutus. Tilitoimistopalvelun laskutus tapahtuu tuntiperusteisesti. Tuntihintaan voi vaikuttaa työlaji tai henkilön osaamistaso. Suoriteperusteinen laskutus. Laskutus tapahtuu suoritemää-rien perusteella, esimerkiksi eri tositteiden lukumäärän mukaan.

Kiinteä kuukausiveloitus. Laskutus tapahtuu kerran kuukau-dessa kiinteästi sovitulla hinnalla. Lisätyöt laskutetaan yleensä tuntihintaan.

Mallien yhdistelmä. Monissa tilitoimistoissa käytetään useita eri malleja samanaikaisesti. Eri asiakkailla voi olla erilainen las-kutusperuste. Samallekin asiakkaalle voidaan yhdistää useita eri hinnoittelumalleja, esimerkiksi kirjanpito tuntiperusteisesti ja palkanlaskenta suoriteperusteisesti. Tuntiperusteisessa hinnoit-telussa on yleensä käytössä minimilaskutusaika, esimerkiksi 15 minuuttia.

81

Uutta liiketoimintaa lisäarvopalveluistaTilitoimistopalveluiden vuosittaiset hinnat vaihtelevat karkeasti ottaen välillä 0,4–4,0 % asiakkaan vuosiliikevaihdosta oheisen kaavion esittä-mällä tavalla. Suhteellinen osuus riippuu mm. asiakkaan liiketoiminnan koosta ja luonteesta sekä siitä, millaista palvelua asiakkaalle tuotetaan.

Kaavio 18: Tilitoimistopalvelun viitteellinen hintataso

Sähköisen palvelun hinnoittelu käytännössä

Onnistunut sähköistäminen tehostaa tilitoimiston työtä. Siirtymistä pois tuntiperusteisesta hinnoittelusta kannattaa harkita vakavasti. Tärkeä lähtökohta sähköisen taloushallinnon hinnoittelun rakenta-misessa on tarjottavan palvelun sisällön ja työnjaon selkeä määrittely. Tämän perusteella kuukausittaisen peruspalvelun sisältö voidaan sopia selkeästi ja palvelun hinta joko asetetaan kiinteäksi tai sidotaan suorite-perusteisesti asiakkaan volyymiin – käytännössä yleisimmin tositteiden tai kirjanpitovientien määrään.

Asiakkaan kannalta tämä on järkevää, koska kuukausittainen hinta on hyvin ennakoitavissa. Tilitoimiston kannalta kasvanut tehokkuus parantaa myös tilitoimiston tulosta.

Peruspalvelun päälle suoritettavat lisätyöt, kuten neuvontapalvelut tai sovitusta poikkeavat tehtävät laskutetaan erikseen edelleen tuntiperus-

Liikevaihto Hinta (% liikevaihdosta)

100 000 € Alkaen 2,5 %

200 000 € Alkaen 2,5 %

1 M€ Alkaen 1,5 %

5 M€ Alkaen 0,5 %

20 M€ Alkaen 0,5 %

Tilitoimistopalvelun viitteellinen hintataso

82

teisesti. Lisäpalveluiden tuntihinnoittelu voi olla myös peruskirjanpitoa korkeampi, sillä lisätyöt ovat yleensä myös sisällöltään vaativampia.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston osuus asiakkaan kuukausihin-nasta on tyypillisesti 20–25 %. Sähköistymistä hakeva asiakas on valmis maksamaan saamastaan lisäarvosta eikä tilitoimiston kannata tarpeet-tomasti laskea omaa palvelulaskutustaan. Myös ohjelmistotoimittajan tilitoimistolle maksama mahdollinen jälleenmyyntipalkkio parantaa tilitoimiston kannattavuutta. Ohessa on annettu kaksi esimerkkiä säh-köisen palvelun hinnoittelusta.

Kaksi esimerkkiä hinnoittelusta

A) Kiinteä kk-hinta + palkat + lisätyöt

+ Tilitoimisto laskuttaa asiakkailtaan kiinteän kk-hinnan, palkkalaskelmat kappalemäärän mukaan ja lisätyöt tuntihinnalla

+ Kiinteä kuukausihinta on yleensä pienehkölle asiakkaalle 50–150€/kk/asiakas (sisältää ennalta sovitut kirjanpidon työt)

+ Palkkalaskelmat laskutetaan suoriteperusteisesti 12–25€/kpl

+ Tämän lisäksi muista kuukausittaisista töistä laskutetaan työlajikohtainen tuntihinta alkaen 45–75€/h

+ Tilinpäätökset ja muu vaativampi työ laskutetaan erikseen korkeammalla tuntihinnalla, esim. 110€/h

83

Tilitoimistolle oma palvelukonseptiSähköinen taloushallinto tarjoaa tilitoimistolle useita mahdollisuuksia laajentaa palvelutarjontaansa. Samalla kannattaa kuitenkin muistaa, ettei kaikkea mahdollista kannata tehdä, vaan liiketoiminnassa tulisi keskittyä järkevimmiksi näkemiinsä asioihin. Tilitoimiston kannattaa tunnistaa nämä asiat ja muodostaa oma palvelukonseptinsa, jonka mukaan se toimii. Konseptissa voidaan ottaa kantaa esimerkiksi alla lueteltuihin asioihin.

B) Tositeperusteinen + lisätyöt

+ Tilitoimisto laskuttaa asiakkaalta Procountorin tositemääriin perustuvan tositepohjaisen hinnan sekä lisätyöt tuntihinnalla

+ Laskutus perustuu Procountorin tositteiden määrään kuukaudessa (sama määrä kuin Procountorin laskulla)

+ Työmäärä ja hinnoittelu riippuu asiakkaan kanssa sovitusta työnjaosta, hinta esim. 3–10 €/tosite

+ Tositteet voidaan myös hinnoitella työnjaosta ja keskimääräisestä työmäärästä riippuen eri hintaisiksi, esim:

• Myyntilaskut 3 €/kpl

• Ostolaskut 8 €/kpl

• Matkalaskut 6 €/kpl

• Palkkalaskelmat 12–25 €/kpl

• Tilipäätös ja muut lisätyöt veloitetaan erikseen riittä-vän korkealla tuntihinnalla

84

Pohdi

• Minkälaisia asiakasyrityksiä palvellaan? Toimiala, koko, muut yhdistävät tekijät.

• Mikä on sähköisten palveluiden rooli? Toiminnan ydin kaikissa tai useimmissa asiakkuuksissa vai pelkkä lisäpalvelu pienelle osalle asiakkaista?

• Millaisia palveluita tarjotaan? Kirjanpito, palkanlaskenta, myyn-tien ja ostojen ulkoistus, talouspäällikköpalvelut, talouskonsul-tointi tai veroneuvonta.

• Miten palvelut tuotetaan? Omissa vai asiakkaan tiloissa, mikä on etätyön rooli?

• Miten palvelut hinnoitellaan? Tuntiperuste, tositeperuste, kiinteä hinta, jotain muuta?

• Miten erottaudutaan kilpailijoista? Hinta, laatu, osaaminen, pai-kallisuus tai sähköisyys?

• Miten asiakkaat hankitaan? Myynnin ja markkinoinnin keinot ja verkostojen merkitys?

• Mikä on tahtotila tilitoimiston liiketoiminnan kehittämiselle? Esimerkiksi toiminnan kasvu ja muut tulevaisuuden tavoitteet?

Konseptin muotoseikoilla ei niinkään ole suurta merkitystä. Tärkeintä on, että tilitoimistoyrittäjä ja henkilöstö yhdessä tiedostavat toiminta-

mallin. Konseptin määrittelyssä on tärkeää päättää, mitä tilitoimisto tekee. Vähintään yhtä

tärkeää on valita, mitä se ei tee. Yksi ja sama toimintamalli ei sovi kai-kille tilitoimistoille, mutta edellä kuvattujen kaltaisia toiminnan

avainkysymyksiä kannattaa kui-tenkin miettiä. Huolellinen toiminta-

mallin, hinnoittelun ja ansaintalogiikan pohtiminen auttaa usein kohdentamaan ja siten tehostamaan toimintaa entisestään.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistoja kannattaa aina vertailla ennen

Taloushallinnon ohjel-misto on tilitoimistolle

tärkeä strateginen valinta.

85

valinnan tekemistä. Taloushallinnon ohjelmisto on tilitoimistolle kes-keinen työväline, joten kyseessä on tärkeä strateginen valinta. Vertailussa on hyvä kiinnittää huomiota niin ohjelmistojen toiminnallisuuteen, käytettävyyteen, tietoturvaan ja hinnoitteluun kuin ohjelmistotoimit-tajan tarjoamaan yhteistyömalliin ja asiakaspalveluunkin. Ohjelmistoja tulee arvioida myös asiakasnäkökulmasta – vaikka ohjelmisto soveltuisi hyvin tilitoimiston kirjanpidon työkaluksi, se ei täytä sähköisen talous-hallinnon vaatimuksia, elleivät sen toiminnot sovellu hyvin myös lop-puasiakkaan käyttöön.

Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitäjän ammattitaidon mer-kitys korostuu, sillä rutiininomaisen tallennustyön sijaan hänen tulee ymmärtää taloushallinnon kokonaiskuva. Tilitoimistossa kannattaa varmistua siitä, että koko henkilöstön osaamistaso on riittävä. Ammatti-taidon ylläpitäminen ja kehittäminen esimerkiksi erilaisten koulutusten muodossa kannattaakin aina.

Palvelutason kehittäminen sähköisen taloushallinnon avullaSähköinen taloushallinto tarjoaa tilitoimistolle mahdollisuuden kehittää palveluitaan ja parantaa asiakkaan kokemaa palvelutasoa tavalla, josta nämä ovat valmiita ja jopa halukkaita maksamaan. Yleensä asiakkaat kokevat nykyaikaisen sähköisen taloushallinnon ohjelmiston ja sen tuoman taloustietojen läpinäkyvyyden jo itsessään arvokkaaksi. Tämä lisää tyytyväisyyttä taloushallinnon hoitoa kohtaan.

Koska sähköisen taloushallinnon asiakas saa ajantasaisen tiedon talou-tensa kehittymisestä, herää myös kysymyksiä aikaisempaa tasaisemmin sen sijaan, että ne kasautuisivat aineiston ja raporttien toimittamisen yhteyteen. Tällöin tilitoimisto voi parantaa asiakastyytyväisyyttään hyvin yksinkertaisesti viestinnän keinoin. Kysymysten nopea käsittely on hyvä esimerkki tästä. Saadut kyselyt myös kannattaa kuitata mahdol-lisimman nopeasti, vaikka vastausta ei heti pystyisi antamaankaan.

Jotkut sähköiseen taloushallintoon panostavat tilitoimistot ovat myös

86

tuotteistaneet kannattavia lisäarvopalveluita. Neuvontapalveluista muo-dostuva lisäarvopalvelu on voitu paketoida esimerkiksi kuukausittai-seksi tapaamiseksi, jossa käydään läpi asiakkaan keskeisiä tunnuslukuja ja pyritään kehittämään toimintaa. Myös tilitoimiston tarjoama talous-hallinnon asiantuntijapalvelu on voitu tuotteistaa jopa ulkoistetuksi talouspäälliköksi, joka muiden tehtävien ohella vaikkapa osallistuu asia-kasyrityksen hallituksen kokouksiin.

Käyttöönotto tilitoimistossa

Alkutaipaleella olevan tilitoimistoyrittäjän tai tilitoimiston perustamista harkitsevan taloushallinnon ammattilaisen kannalta sähköinen talous-hallinto tarjoaa erittäin hyvät edellytykset liiketoiminnan käynnistämi-seen. Pilvipalveluna hankittava taloushallinnon ohjelmisto ei edellytä alkuinvestointia; itse asiassa oikean ohjelmistokumppanin valitsemalla taloushallinto-ohjelmiston käyttö on tilitoimistolle veloituksetonta, kun tilitoimiston asiakas maksaa ohjelmiston käytöstä suoraan ohjelmisto-toimittajalle. Koska sähköisen taloushallinnon palveluille on kysyntää, aloittelevan tilitoimistoyrittäjän kannattaakin harkita juuri niihin keskit-tymistä.

Kun ohjelmisto valitaan huolellisesti, myös mahdolliset perinteistä pal-velua haluavat asiakkaat voidaan palvella kustannustehokkaasti samalla taloushallinto-ohjelmistolla, eikä perinteisesti tietokoneelle asennettavaa kirjanpito-ohjelmistoa siten ole tarpeen hankkia lainkaan. Täydellisten tilitoimistopalveluiden tuottamiseen riittää tavallinen toimisto-ohjelmis-

toilla varustettu kannettava tietokone, sähköpostiosoite, puhelin, tulostin, yksinkertaiset tilitoi-

miston nettisivut, työpiste ja muut vastaavat perustarpeet.

Tilanne on hieman erilainen vakiintuneessa tilitoimistossa, joka

harkitsee palveluvalikoiman laa-

Asiakkaille on tärkeää tiedottaa uusista

palveluista.

87

jentamista sähköiseen taloushallintoon. Tilitoimiston olemassa olevia asiakkaita palvellaan enemmän tai vähemmän perinteisillä menetelmillä, eikä kaikkien asiakkaiden siirto uuteen palvelumalliin onnistu sormia napsauttamalla. Toisaalta se ei kertaheitolla ole tavoiteltavaakaan.

Sähköisen taloushallinnon käyttö tilitoimistossa saattaa alkaa yksit-täisen asiakkaan aloitteesta, mutta myös tilitoimisto voi olla asiassa aloitteellinen. Joka tapauksessa nykyisille asiakkaille on tärkeää tiedottaa uusista tarjolla olevista palveluista. Näin asiakkaat osaavat kysyä säh-köisen taloushallinnon palveluista omalta yhteyshenkilöltään. Samalla riski siihen pienenee, että asiakas haluaisi sähköisen taloushallinnon käyt-töönoton vuoksi vaihtaa toimistoa.

Pienehkössä, noin 1–5 henkilöä työllistävässä tilitoimistossa sähköisen taloushallinnon käyttö alkaa usein yhden tai muutaman asiakasyrityksen kanssa. Sähköisen taloushallinnon prosessien, työnjaon ja ohjelman käytön suhteen kannattaa ottaa mallia ohjelmistotoimittajan suosituk-sista. On eduksi, jos uuden ohjelmiston käyttöönotossa on alusta lähtien mukana 2–3 kirjanpitäjää, jolloin edellytykset toimivalle varahenkilöjär-jestelylle ovat olemassa.

Sähköisen taloushallinnon asiakkuudet kannattaa keskittää kyseisille henkilöille: uuden ohjelmiston oppiminen on aina haaste, ja ohjelmis-to-osaaminen on huomattavasti vahvempaa, jos järjestelmää käyttävä henkilö viettää sen parissa pääosan työajastaan. Uutta ohjelmistoa käyt-tävän kirjanpitäjän ei pitäisi joutua tilanteeseen, jossa pääosa asiakkaista on vuosikausienkin jälkeen vanhassa tutussa ohjelmistossa ja uudessa ohjelmistossa hoidetaan vain yksi tai kaksi asiakasta.

Suuremmassa tilitoimistossa sähköiseen taloushallintoon siirtyminen saattaa olla laajempi projekti, jossa uuden ohjelmiston käyttöönoton lisäksi päivitetään tilitoimiston palvelutarjontaa, toimintatapoja ja työ-ohjeita. Sisäisessä työnjaossa harkitaan malleja, joissa samaa asiakkuutta hoitaa useampi henkilö – esimerkiksi pääkirjanpitäjä, reskontranhoitaja ja palkanlaskija. Tällaisessa työnjaossa on omat hyötynsä, mutta toisaalta tulee huolehtia siitä, että vastuunjaot ja osaprosessien rajat on määritelty riittävän selkeästi.

88

Koska kirjanpitäjän ohjelmisto-osaamisella on sähköisen talous-hallinnon hoitamisessa suuri merkitys, on järkevää keskittää yhdelle kirjanpitäjälle vain yhden tai kahden ohjelmiston asiakkuuksia. Myös laajemmalla tasolla on kannattavampaa keskittää kaikki tilitoimiston asiakkuudet yhteen tai enintään pariin ohjelmistoon, kuin käyttää suurta määrää eri ohjelmistoja. Monet hyvin kannattavat ja nopeasti kehittyvät tilitoimistot ovatkin keskittäneet kaikki sähköisen taloushallinnon asiakkaansa samaan ohjelmistoon ja kertovat sähköisen taloushallinnon palveluista myös perinteisesti palveltaville asiakkailleen.

Perinteistä palvelua pilvestä

Usein kaikki tilitoimiston asiakkaat eivät halua heti sähköistää taloushal-lintoaan. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tilitoimisto tarvitsisi useampia ohjelmistoja. Kun ohjelmistotoimittaja tarjoaa oikeanlaisen palvelu- ja hinnoittelumallin, sähköisen taloushallinnon ohjelmistolla voidaan pal-

vella sekä sähköistä että perinteistä kirjanpitopalvelua haluavia asiakkaita järkevästi ja kustan-

nustehokkaasti. Tilitoimisto pääsee hyötymään

pääosasta pilvipalvelun etuja, esi-merkiksi selainpohjaisesta käytöstä

ja automaattisista päivityksistä, vaikka asiakkaan kannalta käytössä

ovat edelleen perinteiset prosessit. Tilitoimisto voi hoitaa kirjanpidon sähköisesti, ja tiliotteet voidaan noutaa automaat-tisesti kirjanpitojärjestelmään. Tositteet saadaan tuttuun tapaan asiak-kaalta paperilla kuun lopussa. Haluttaessa myös perinteisellä tavalla palveltavalle asiakkaalle voidaan tarjota mahdollisuus katsella raportteja erillisillä tunnuksilla suoraan pilvipalvelusta – tämä parantaa palvelua ja havainnollistaa asiakkaalle sähköisyyden hyötyjä.

Perinteinen palvelumalli

Asiakasyritys

Tilitoimisto


Raportointikäyttö

Palvelumaksut Ohjelmistopalvelu

Tilitoimisto-palvelut Käyttömaksut

Ohjelmistolla voidaan palvella sekä

sähköistä että perinteistä kirjanpitopalvelua

haluavia asiakkaita.

89

Kaavio 19: Sähköinen palvelumalli

Kaavio 20: Perinteinen palvelumalli

Sähköisessä, yhteiskäyttöiseen ohjelmistoon perustuvassa palvelumal-lissa olevien asiakkaiden kannalta on tärkeää, ettei asiakashinnoit-telu perustu käyttäjien ja käytettyjen tunnusten määrään. Käyttäjä- ja moduulihinnoittelu ohjaa osaoptimointiin, jossa käyttöoikeuksia ei välttämättä anneta todellisten käyttötarpeiden mukaan, vaan käyttökus-tannusten kautta ajatellen. Tämä heikentää työn tehokkuutta ja vähentää sähköisestä taloushallinnosta saatavaa lisäarvoa.

Sähköinen palvelumalli

Asiakasyritys

Tilitoimisto


Ohjelmistopalvelu

Käyttömaksut


Jälleenmyynti-palkkiot

Tilitoimisto-palvelut

Perinteinen palvelumalli

Asiakasyritys

Tilitoimisto


Raportointikäyttö


Tilitoimisto-palvelut Käyttömaksut

90

Toisaalta tilitoimiston kannalta on edullisempaa, että perinteisen taloushallinnon asiakkaita palvelevien kirjanpitäjien ohjelmiston käytöstä veloitetaan puhtaasti käyttäjä- eikä yritysperusteisesti. Näin yksittäinen kirjanpitäjä voi palvella samalla hinnalla vaikka 20–30 pientä asiakasyritystä eikä ohjelmistosta tule asiakaskohtaista kuluerää perin-teisen palvelumallin osalta.

Asiakastietojen siirtäminen van-hasta ohjelmistosta sähköiseen taloushallintoon onnistuu nykyisin parhaassa tapauksessa vaivattomasti siir-totyökaluja käyttäen. Ohjelmiston käyttöönotto ei vaadi yksittäiseltä asiakkaalta isoa käyttöönottoprojektia, ja siirrossa huomioidaan, että asiakkaiden kirjanpito pystytään hoitamaan ilman kat-koksia. Ohjelmistotoimittaja hoitaa tilitoimiston puolesta kuntoon kaikki ulkoiset yhteydet, kuten pankki- ja verkkolaskutussopimukset.

Edellisen sivun kaaviot kuvaavat, miten sekä sähköinen että perinteinen tilitoimistopalvelu voidaan tuottaa pilvipalvelun avulla. Kun ohjelmisto tukee molempia malleja, tilitoimiston on usein kustannustehokkaampaa luopua erillisestä asennettavasta kirjanpito-ohjelmistosta ja siirtää kaikki asiakkaat pilvipalveluun. Tällainen siirto kannattaa tehdä selkeänä pro-jektina, jota ohjelmistotoimittaja tukee esimerkiksi koulutuksella. Kaikille asiakkaille voidaan tarjota mahdollisuutta siirtyä sähköiseen palvelu-malliin, ja siitä kiinnostuneet voidaan sähköistää. Edelleen perinteistä palvelua haluavat asiakkaat siirretään uuteen ohjelmistoon, mutta palve-lumalli säilyy asiakkaan näkökulmasta entisellään.

Ohjelmistotoimittaja yhteistyökumppaninaSiirtyminen sähköiseen taloushallintoon tiivistää usein tilitoimiston ja ohjelmistotoimittajan välistä suhdetta, ja ohjelmistotoimittajaa voisi

Käyttöönotto ei vaadi yksittäiseltä asiakkaalta

isoa käyttöönottoprojektia.

91

kuvata jopa tilitoimiston strategiseksi kumppaniksi. Tilitoimiston taloushallintopalveluita ja ohjelmistotoimittajan ohjelmistoa käyttävät yritykset ovat molempien yhteisiä asiakkaita, joiden palvelemista sujuva yhteistyö helpottaa.

Tilitoimiston henkilökunnan hyvä ohjelmisto-osaaminen tehostaa työntekoa, joten ohjelmistotoimittajan järjestämiin tilaisuuksiin osallistu-minen ja koulutustarjonnan hyödyntäminen on perusteltua. Ohjelmisto-toimittajan kanssa tehtävä yhteistyö tukee myös palvelun myyntiä uusille asiakkaille sekä erilaisten, vaativienkin, asiakastarpeiden soveltavaa rat-kaisemista ohjelmiston tukemien prosessien puitteissa.

Tilitoimiston omien asiakasveloitusten lisäksi tilitoimisto voi kääntää myös käytettävän taloushallinto-ohjelmiston tulonlähteeksi. Jotkin säh-köisen taloushallinnon ohjelmistotoimittajat tarjoavat tilitoimistoille mahdollisuuden saada jälleenmyyntipalkkiota omien asiakkaidensa mak-samista ohjelmistoveloituksista. Yhteisen asiakasmäärän kasvaessa suu-reksi tämä tulonlähde voi kasvaa merkittäväksi. Tämä vaikuttaa suoraan tilitoimiston liiketulokseen.

Myös tilitoimiston asiakkaiden ohjelmis-to-osaaminen on tärkeää käytännön työn sujumisen ja asiakastyytyväisyyden varmistamisen kannalta. Tilitoi-misto voikin ohjata asiakkaitaan ohjelmistotoimittajan pitämiin koulutuksiin, tai vaihtoehtoisesti pitää itse sähköiseen taloushallintoon ja ohjelmistoon liittyviä koulutuksia asiakkailleen. Tilitoimiston pitämät koulutukset voivat tuoda sille hieman lisälaskutusta. Ne myös tarjoavat tilitoimistolle erittäin hyvän mahdollisuuden opettaa asiakkaalle ohjelmiston käyttöä ja myydä toivottua yhteistyömallia tili-toimiston suuntaan: koulutustilaisuuksissa voidaan esimerkiksi käydä läpi, mitkä työvaiheet kuuluvat asiakkaalle ja mitkä tilitoimistolle, miten erilaiset aineistot toimitetaan tilitoimistolle ja miten raportit saadaan suo-raan ohjelmistosta juuri silloin kun niille on tarvetta.

Luvussa 7 muistilista ohjelmistojen vertailuun.

92

Tilitoimiston käyttämä ohjelmisto vaikuttaa huomattavasti asiakaskoke-mukseen ja henkilöstön työssä viihtymiseen. Taloushallinnon ohjelmisto on tilitoimiston tärkein työkalu ja se tuleekin valita huolellisesti, jotta se vastaa sekä omia että asiakkaan tarpeita. Ohjelmiston ominaisuuksien lisäksi ohjelmistotoimittajan valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota muun muassa tilitoimistolle tarjottavaan yhteistyömalliin, sähköisten ja perinteisen prosessien toimintaan, tukipalveluiden saatavuuteen sekä ohjelmiston ja tukipalveluiden hinnoitteluun.

Tehoa toiminnanohjauksesta

Sähköisen taloushallinnon yleistyessä yhä useammat tilitoimistot ottavat käyttöön myös työn- ja toiminnanohjauksen ratkaisuja. Tili-

toimiston kaltaisessa palvelualan yrityksessä toimin-nanohjauksella tarkoitetaan kokonaisuutta,

joka kattaa muun muassa myynti-työn, asiakassuhteiden hoidon, palveluprosessin hallinnan, seu-rannan ja laskutuksen. Nykyään tilitoimistoille on varta vasten

suunniteltuja toiminnanohjausjär-jestelmiä, joiden laskutus on integroitu

saumattomasti sähköisen taloushallinnon ohjelmistoon. Tilitoimiston kannattavuutta voidaan merkittävästi parantaa tehok-

kaiden prosessien, tiedonhallinnan ja tarkan ajankäytön seurannan avulla. Tehokkaat prosessit jättävät enemmän aikaa asiakastyöskentelyyn, kun turhia työvaiheita poistuu. Ajankäytön seuranta lisää laskutettavien töiden määrää ja auttaa hinnoittelemaan palveluita paremmin.

Seuraavalla sivulla on esimerkki tilitoimiston toiminnanohjausjärjestel-mästä, jonka avulla tilitoimisto voi hallinnoida koko liiketoimintaproses-siaan.

Yhä useammat tilitoi-mistot ottavat käyttöön myös työn- ja toiminnan-

ohjauksen ratkaisuja.

93

Asiakassuhteen hoito• Asiakkuuden hoidon suunnittelu ja seuranta• Asiakkaiden luokittelu tiedotusta ja markkinointia varten• Joukkoviestinnän välineet• Dokumenttien hallinta

Toimeksiantojen suunnittelu• Hinnastot• Asiakassopimukset• Toimeksiantojen työmäärien resursointi henkilöittäin• Toimeksiantojen tehtävien suunnittelu

Palveluprosessin hallinta• Tuntien ja tuotteiden kirjaus laskutusta ja työaikakirjanpi-

toa varten• Tehtävien kuittaus ja kommentointi• Sijaistus

Seuranta ja laadunvalvonta• Työaikakirjanpito tuntikirjausten perusteella• Laskuttamattomien töiden seuranta• Avointen tehtävien seuranta• Poikkeamien seuranta• Toimeksiantojen hälytykset työmääräarvioiden ylityksistä

Laskutus• Laskutus hinnastojen ja tuntikirjausten perusteella• Saumaton integraatio taloushallinnon ohjelmistoon

94

Taloushallinta Uniikki Oy• Yrittäjä: Sanna Mikkola

• Liikevaihto: 420 000 €



”Meitä pyydettiin Onni-projektin pilottiyritykseksi”

Katso Sannan videomietteet


95

Sanna Mikkola, Taloushallinta Uniikki Oy

”Positiivinen Personal Trainer”Helsinkiläinen Taloushallinta Uniikki Oy toimi pilottina Procountorin Onni-projektissa. Sanna Mikkola summaa, että ohjausryhmä oli kuin tsemppaava personal trainer.

Tilitoimiston ohjelmiston vaihtaminen on mittava prosessi, jonka suun-nittelu ja toteutus vaativat resursseja. Taloushallinta Uniikissa vaihdos tuli ajankohtaiseksi vuonna 2013.

- Samaan aikaan kun mietimme ohjelmanvaihdosta Procountor pyysi meitä pilottiyritykseksi Onni-projektiin, jossa tarkoituksena oli kehittää kaikkien tilitoimistoasiakkaiden kirjanpidon siirtämistä Procountoriin. Se oli todellinen win-win-tilanne; me saimme pilottilaisina arvokasta koulutusta veloituksetta, mutta vastaavasti testasimme siirtotyökalua, toimitusjohtaja Sanna Mikkola toteaa.

Uniikin asiakkaat koulutettiin ohjelman käyttöön ja heidän vertailu-tietonsa siirrettiin ohjelmaan. Mikkolan mukaan asiakaskoulutuksen ja tietojen siirtämisen ajoitus oli yksi projektin tärkeimmistä opeista.

- Uudella siirtotyökalulla saa konvertoitua viimeisen vuoden viennit järjestelmään tositetasolla. Perinteisesti tilinpäätöshetken saldot siirre-tään pääkirjavienteinä ohjelmasta toiseen, mutta siinä tapauksessa ver-tailutietoja ei saa ajettua kuukausittain.

Mikkola myöntää, että myllytys muutosten kourissa tuntui välillä tus-kaiseltakin.

- Ilman joka toinen kuukausi järjestettyä ohjausryhmän tapaamista aikataulut olisivat saattaneet venyä ja iskeä sekä turnausväsymys että uskonpuute. Olenkin sanonut, että Procountorin väki toimi kuin per-sonal trainer – he tuuppasivat positiivisesti eteenpäin.

- Joku saattaisi ajatella, että ohjelmistomuutokseen ei tarvita projektia. Se on mielestäni hyvin lyhytnäköistä ajattelua.

96

5 Tilitoimistopalvelu asiakkaan kannaltaLuvussa 5 kerromme, miten tilitoimiston asiakasyritykset kokevat sähköisen taloushallinnon, ja millaisia näkökulmia tilitoi-miston myynnistä ja asiakaspalvelusta vastaavan kannattaa pitää mielessään tarjotessaan sähköisiä palveluita asiakkailleen.

98

Sähköisten palvelujen tarjoaminen

Tilitoimistojen arki on usein kiireistä, eikä asiakkaille aina riitä tarpeeksi aikaa. Sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa ja prosesseja käytettäessä tilitoimistoissa perinteisesti tehdyt rutiinit tehostuvat huomattavasti. Näin aika riittää paremmin asiakkaiden palvelemiseen.Jokaisella tilitoimistolla on varmasti asiakkaita, jotka ovat hyvin kiin-nostuneita oman liiketoimintansa ja taloushallintonsa kehittämisestä ja helpottamisesta. Kun sähköisen taloushallinnon mahdollisuuksista halutaan kertoa tilitoimiston asiakkaalle, alkuun pääsee jo kysymällä ja kuuntelemalla asiakkaan ajatuksia, ideoita ja kehityssuunnitelmia. Tämän jälkeen asiakkaan kanssa voi käydä läpi, miten sähköinen talous-hallinto tukee taloushallinnon kehittämistä.Taloushallinnon asiantuntijan aika ja neuvot tuottavat lisäarvoa, jota asiakas osaa arvostaa ja myös toivoo saavansa. Asiakas on aina oman liiketoimintansa – muttei välttämättä taloushallinnon – asiantuntija, joten varsin yksinkertaisistakin talousneuvoista on hänelle paljon apua. Asiakas voi toki arvostaa myös uutteraa tallentajaa, joka huolehtii kir-janpidon perusvaatimuksista, ja jota tavataan kerran kuussa kuittien toimittamisen yhteydessä.

Kysy itseltäsi:

• Haluatko, että sinulla on aikaa asiakkaillesi?

• Haluatko palvella asiakastasi paremmin?

Jotta kirjanpitäjä voi tarjota asiakasyritykselleen lisäarvoa, on hänen ymmärrettävä asiakkaan tarpeet. Mitä asiakas haluaa, mihin suuntaan aikoo omaa liiketoimintaansa kehittää? Asiakkaan kanssa onkin syytä keskustella hänen tarpeistaan aidosti kuunnellen. Yrittäjät kertovat mie-lellään omasta liiketoiminnastaan ja arvostavat tilanteestaan kiinnostu-

99

nutta taloushallinnon ammattilaista.Mikäli asiakas ei vielä ole ilmaissut haluaan siirtyä sähköiseen talous-

hallintoon, kannattaa asia ottaa puheeksi esimerkiksi asiakkaan tuo-dessa kuittejaan tilitoimistoon. Sähköinen toimintamalli muuttaa asia-kassuhdetta, muttei suinkaan vähennä asiakkaan ja kirjanpitäjän välistä yhteydenpitoa. Taloushallinnon viranomaisilmoituksineen voi hoitaa kätevästi myös ilman kuukausittaista kuittikäyntiä, ja keskusteluyhteys tiivistyy, kun käytössä on yhteiskäyttöinen taloushallinnon pilvipalvelu.

Seuraavien kysymysten esittäminen asiakkaalle voi kannattaa:

• Mitkä ovat liiketoimintasi kehityssuunnitelmat, miltä tule-vaisuus näyttää?

• Minkälaisia tarpeita yritykselläsi on taloushallinnolle?

• Onko sinulla kiireisiä taloushallintoon liittyviä toiveita tai ideoita?

• Tarvitsetko verkkolaskutusta tai sähköistä raportointia?

• Haluaisitko aidosti ajantasaista taloushallintoa, ja hyötyi-sitkö siitä?

• Haluaisitko tietää ajasta ja paikasta riippumatta, miten yritykselläsi menee?

Monet asiakkaat ovat jo kuulleet sähköisestä taloushallinnosta. Vaikka asia olisi asiakkaalle uusi, tämä on hyvin todennäköisesti kiinnostunut uudesta ratkaisusta, joka helpottaa taloushallinnon rutiineja ja tukee yritysjohdon päätöksentekoa. Tilitoimiston – käytännössä usein juuri asiakkaan oman kirjanpitäjän – tehtäväksi jää ainoastaan kertoa, että asiakkaan tarvitsema ratkaisu on tarjolla.

Asiakkaan ajan lisäksi sähköinen taloushallinto säästää myös kir-

100

janpitäjän aikaa. Mikäli asiakkaalla on esimerkiksi tarve etsiä vanhoja kuitteja tai tositteita, hän voi hakea ne järjestelmästä itse sen sijaan, että tekisi etsintäpyynnön tilitoimistolle. Asiakas voi myös tallentaa matka- ja kulukuitit älypuhelimellaan jatkokäsittelyä varten, jolloin paperisia kuitteja ei tarvita. Myös tilintarkastus helpottuu, kun kuitit ja tositteet haetaan mappien sijaan suoraan sähköisen taloushallinnon ohjelmis-tosta.

Tilitoimiston kannattaa rohkeasti tarjota sähköisen taloushallinnon palveluita nykyisille asiakkailleen. Yritykset arvostavat tilitoimistoja, jotka ovat kiinnostuneita tarjoamaan uusia palveluita ja kehittämään heidän toimintaansa. Sähköinen taloushallinto on sekä tilitoimiston että asiakkaan etu.

Taloushallinnon kumppanin valinta yrityksen kannaltaYritykset voidaan jakaa karkeasti kahteen ryhmään sen mukaan, millä perusteella ne hankkivat taloushallinnon palveluita ja valitsevat yhteistyökumppaninsa niitä varten. Ensimmäisen ryhmän tavoitteena on vain täyttää lakisääteiset velvoitteet, joten he päätyvät valitsemaan niin sanotun perinteisen taloushallinnon palvelun mahdollisimman edullisin kustannuksin. Toisen ryhmän tavoitteena on saada taloushal-linnosta lisäarvoa – esimerkiksi panostaa oman työn tehokkuuteen ja kehittää yritystoiminnan ennustettavuutta ajantasaisella taloustiedolla. Tällöin yrityksen lähtökohtana taloushallinnon kumppanin valinnassa on löytää ratkaisu, joka tukee liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Pelkkää lakisääteistä kirjanpitoa mahdollisimman edullisesti hakeva yritys on tilitoimiston kannalta suoraviivainen mutta harvoin eri-tyisen kannattava asiakas. On tilitoimiston oma valinta, haluaako se kilpailla myös hinnalla vai keskittyä enemmän lisäarvoa tavoittelevien asiakkaiden laadukkaaseen palvelemiseen. Joka tapauksessa sähköisen taloushallinnon palveluita hakeville asiakasyrityksille valinnassa painaa

101

paljon myös palvelun laatu ja tilitoimiston koettu asiantuntemus. Lähtökohtaisesti sähköistä palvelua hakeva asiakasyritys tavoittelee

kustannustehokasta, joustavaa ja luotettavaa kumppania taloushallinnon palveluiden tuottamiseen. Asiakkaan kannalta katsottuna taloushal-linnon palvelukokonaisuus muodostuu sekä varsinaisesta tilitoimisto-palvelusta että pilvipalveluna toimivasta taloushallinnon ohjelmistosta. Tilitoimiston onkin hyvä miettiä tarjontaansa molemmat näkökulmat huomioiden.

Toisaalta myös taloushallinnon ohjelmiston merkitys asiakkaan pal-velukokonaisuudelle on suuri. Ohjelmiston tulisi olla kustannustehokas ja helppokäyttöinen sekä tehostaa asiakkaan prosesseja ja mahdollistaa yrityksen taloudellisen tilanteen ajantasainen seuranta. Asiakkaan kannalta on myös tärkeää, että tilitoimiston henkilö-kunnalla on hyvä osaaminen vali-tussa ohjelmistossa – näin asiakas voi luottaa työn tehokkuuteen ja saa tarvittaessa myös ohjelmistoon liittyvää apua tilitoimistosta.

Yritykset edellyttävät tilitoimistolta laatua ja

asiantuntemusta.

Yrittäjät arvostavat taloushallinnon ohjelmistossa

• Helppokäyttöisyys

• Yhden käyttöliittymän periaate eli kaikki tieto yhdessä paikassa

• Mahdollisuus muodostaa ja katsella raportteja itse

• Ajantasaiset taloustiedot ajasta ja paikasta riippumatta

• Monipuoliset myyntilaskutuksen työkalut

• Myyntien osalta vaivaton maksumuistutus ja perintään siirto

102

Luottamukseen perustuva asiakassuhdeMoni asiakkaista on tehnyt perusteellisen kartoituksen vaihtoehdoista ennen yhteydenottoa. Toisaalta lopulliset vaihtoehtojen kilpailutukset ja päätökset tehdään usein nopealla aikataululla, joten yritykset haluavat tarvitsemansa lisätiedot nopeasti ja vaivattomasti. Tämä tarkoittaa, että

vastausta yhdenottoon toivotaan nopeasti, mieluiten jo saman päivän aikana. Potentiaalisen

asiakkaan menettämisen riski on suuri, jos vastausta ei saada tar-peeksi nopeasti. Valitettavan usein potentiaaliset asiakkaat

kuitenkin törmäävät tilanteeseen, jossa vastausta ei tule lainkaan tai se

tulee liian myöhään.Yritykset odottavat palvelua heti ensimmäisestä yhteydenotosta läh-

tien, joten tilitoimiston on oltava tällöin aktiivinen. Päätöksenteossa arvostetaan läpinäkyvyyttä, joten yhteistyön konkreettiset hyödyt kan-nattaa tuoda esille heti ensimmäisestä yhteydenotosta lähtien. Tilitoi-miston tulee alusta lähtien neuvoa ja avata asiakkaalle taloushallinnon kokonaiskuvaa kertomalla, mistä luvut tulevat ja mihin ne vaikuttavat. Palvelun tulee kokonaisuudessaan olla joustavaa, mutta asiakkaan kanssa on toki tärkeää käydä läpi, mitä taloushallinnon osa-alueita asiakas haluaa hoitaa itse ja mitkä ulkoistaa tilitoimistolle. Tilitoimisto tekee asiakkaaseen hyvän vaikutuksen, kun osaa kuvata kokonaisuuden tältäkin kannalta selkeästi ja ymmärrettävästi.

Kun asiakkaalle ennen yhteydenottoa syntyy positiivinen mielikuva tilitoimiston tarjoamista palveluista, ja kun yhteydenotosta alkava kes-kustelu tukee tätä näkemystä, on asiakkaan viime kädessä helppo tehdä päätös uudesta tilitoimistosta. Menestyksekkään asiakassuhteen syntyä tukee se, jos tilitoimistolla on selkeä malli uuden asiakkaan haltuunot-toon ja palvelutuotannon käynnistämiseen.

Vastausta yhdenottoon toivotaan nopeasti.

103

Tarjoaako tilitoimistosi hyvää palvelua?

Tilitoimisto! Tarjoatko asiakkaillesi hyvää palvelua? Kuinka hankkisit vastauksen asiakkaan kysymyksiin?

Paljonkohan minulla on saamatta rahaa asiakkailta?

A) Asiakas pystyy heti tarkastamaan myyntireskontran ajan-tasaisen tilanteen tilitoimiston ja asiakkaan yhteiskäyttöisestä ohjelmistosta.

B) Asiakkaan on pyydettävä tietoa tilitoimistosta ja hän saa tiedon samana päivänä.

C) Asiakkaan on pyydettävä tietoa tilitoimistosta ja hän odot-taa tietoa useita päiviä.

Tilitoimiston on saatava aikaan tiivis ja luottamuksellinen suhde yrityksen ja kirjanpitäjän välillä. Luottamuksen saavuttaminen saattaa viedä aikansa, mutta lopputuloksena voi olla erittäin palkitseva ja pit-käjänteinen asiakassuhde. Yrittäjälle on synnyttävä kuva, että yrityksen talousasioista huolehditaan aidosti, ja neuvoja saa aina tarvittaessa. Yrittäjät myös maksavat neuvoista ja lisäpalveluista mielellään – rutii-ninomaisesta tallennuksesta ei haluta maksaa, mutta hyvästä palvelusta kylläkin. Hyvä ja luottamuksellinen asiakassuhde myös sietää erilaiset pienet arkiset haasteet ja on taloushallinnon alalla usein hyvinkin pit-käkestoinen.

104

Mitä erään viimevuotisen laskun tiedoissa lukikaan?

A) Asiakas pystyy heti itse hakemaan vanhan laskun sähköises-tä arkistosta ja tarkistamaan haluamansa tiedot.


C) Asiakkaan on pyydettävä tietoa tilitoimistosta ja hän odot-taa tietoa useita päiviä.

Kohta on heinäkuu, liikevaihtoa ei ole tiedossa ja lomarahat pitäisi maksaa, kestääköhän kassa?

A) Asiakas pystyy heti tarkastamaan ajantasaisen tilanteen tilitoimiston ja asiakkaan yhteiskäyttöisestä ohjelmistosta.


C) Asiakkaan on pyydettävä tietoa tilitoimistosta ja hän odot-taa tietoa useita päiviä tai ei saa sitä lainkaan.

105

Kannattikohan tuo urakkahintainen projekti vai maksoinko asiakkaalle siitä, että sain tehdä hänelle töitä?

A) Asiakas pystyy heti tarkastamaan projektin kannattavuu-den sisäisen laskennan raporttien avulla tilitoimiston ja asiak-kaan yhteiskäyttöisestä ohjelmistosta.


C) Asiakkaan on pyydettävä tietoa tilitoimistosta ja hän odot-taa tietoa useita päiviä tai ei saa sitä lainkaan.

Kauppaa ja laskutusta syntyy, mutta silti oman yrityksen kassa on koko ajan tiukilla – mistä tämä johtuu?

A) Asiakas pystyy itse tutkimaan asiaa kattavien raporttien avulla tilitoimiston ja asiakkaan yhteiskäyttöisestä ohjelmis-tosta. Lisäksi hän saa tilitoimistolta helposti neuvontapalve-luita. B) Asiakkaan on pyydettävä tietoja tilitoimistosta ja hän voi saada asian selvittämistä tukevia neuvontapalveluita. C) Asiakas ei saa tilitoimistosta apua tällaiseen tilanteeseen.

Eniten A-vastauksia: Onneksi olkoon, tarjoat selvästi hyvää sähköistä palvelua! Eniten B-vastauksia: Hyvä, palvelu ei ole täysin sähköistä mutta kuitenkin nopeaa. Eniten C-vastauksia: Hmm, asiakkaat hyötyisivät var-masti nopeammasta palvelusta.

106

Muumimaailma Oy• Hallintojohtaja: Jarkko Kuitunen

• Liikevaihto: 6,3 M €

• Henkilölukumäärä: 10 vakituista, 250 kesätyöntekijää


”Kesällä saatan istuskella Muumi- laaksossa ja lähetellä sieltä laskuja eteenpäin.”

Katso Jarkon videomietteet


107

Jarkko Kuitunen, Muumimaailma Oy

Sähköinen ohjelmisto maksimoi ennustettavuudenMuumimaailma pystyy ennustamaan kesäsesongin jokaisen päivän kävijätavoitteen ja myynnin täsmällisesti, kertoo hal-lintojohtaja Jarkko Kuitunen.

Sähköinen taloushallinto antaa yritykselle monipuoliset laskennan ja raportoinnin työkalut. Muumimaailmassa näihin elementteihin yhdis-tetään tukeva faktatieto kävijämäärien ja kassajärjestelmien raporteista.

- Tästä datasta tehdyn matriisin pohjalta kykenemme ennustamaan, mikä on ensi kesän ruuhkaisin päivä. Tiedämme hämmästyttävän tar-kasti millaisen myynnin teemme vaikkapa yksittäisellä myyntikioskilla, Kuitunen toteaa.

Talousosaston näkökulmasta sähköisyys on muuttanut muun muassa raportoinnin sekä kassavirran ja myyntireskontran seurannan proses-seja.

- Välillä harmittaa, kun ennen laskut vietiin päivän päätteeksi kirjan-pitäjälle ja siinä jutusteltiin kuulumiset. Sitä vaihetta ei enää ole. Säh-köistyminen on ylipäätään nopeuttanut työskentelyn rytmiä. Asioita ei jäädä odottelemaan – ne tapahtuvat saman tien.

Procountorin parhaimmiksi puoliksi Kuitunen mainitsee katta-vuuden, nopeuden, ajantasaisuuden ja käytettävyyden.

- Vuosien varrella olen nähnyt monenlaisia tilinpitojärjestelmiä, joissa numerot ovat liikkuneet esimerkiksi siirtotiedostojen kautta. Procountor on logiikaltaan paras. Sen kanssa pääsee sinuiksi nopeasti.

- Huonoksi puoleksi mainitsisin sen, että kun tieto on aina saatavilla, välillä kone on aukaistava illallakin, Kuitunen kertoo hymyillen.

Muumimaailma Oy toimii maantieteellisesti kolmessa paikassa: Kailon ja Väskin saarilla sekä Naantalin keskustassa.

- Sähköinen kirjanpito ei ole sidottu paikkaan. Meillä työ on hyvinkin kausiluonteista, emmekä muutenkaan ole sidottuna mappien ääreen. Kesällä saatan ihan hyvin istuskella vaikka Muumilaaksossa ja lähetellä sieltä laskuja eteenpäin.

108

6 Yrityksen näkökulmaLuvussa 6 kerromme tarkemmin sähköisen taloushallinnon hyödyistä pk-yritykselle. Annamme myös yleisiä vinkkejä siihen, miten sähköiseen taloushallintoon siirtyminen sujuu vaivattomimmin.

110

Sähköisyys on yrityksen etu

Kerroimme edellä, miten sähköistyminen uudistaa tilitoimiston työta-poja ja liiketoimintaa. Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon muuttaa työtapoja ja kasvattaa taloushallinnon tuomaa arvoa merkittävästi myös palveluita käyttävän yrityksen näkökulmasta. Nykyaikaiset taloushal-linnon pilvipalvelut tarjoavat pk-yritykselle sellaisia työvälineitä, jotka aiemmin olivat vain suuryritysten saatavilla – siirtyminen sähköiseen taloushallintoon onkin ehdottomasti asiakasyrityksen edun mukaista!

Sähköinen taloushallinto tuo yrityksessä etuja useilla eri tasoilla. Ensinnäkin kaikkien taloustietojen siirtyminen paperilta sähköiseen muotoon keventää rutiineja, vähentää virheitä ja tehostaa taloushal-linnon prosesseja asiakasyrityksessä samaan tapaan kuin tilitoimistos-sakin.

Toiseksi pilvipalveluna toimiva, ajasta ja paikasta riippumatta saata-villa oleva taloushallinnon ohjelmisto helpottaa työnjakoa ja sujuvoittaa yrityksen arkea. Taloushallinnon ohjelmiston käyttöä ei ole enää sidottu työasemaan tai yrityksen sisäverkkoon, mikä helpottaa erityisesti liik-kuvaa tai etätyötä tekevien työntekijöiden elämää. Kaikille taloushal-linnon tietoa ja työkaluja tarvitseville voidaan antaa heidän tarvitse-mansa käyttöoikeudet – esimerkiksi palvelun myynyt henkilö voi itse laatia myyntilaskun sen sijaan, että pyytäisi sähköpostitse hallinnon

111

työntekijää lähettämään lasku. Pilvipalveluna toimiva ohjelmisto sisältää myös teknisen ylläpidon, jolloin varmuuskopiointeihin, versiopäivityk-siin ja muuhun kuluva aika säästyy ja voidaan käyttää tuottavammin.

Kolmanneksi sähköinen taloushallinto tuo johdon saataville kattavat ja ajantasaiset tiedot yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot sisältävät hyvät raportointitoiminnot, ja kun juokseva kirjanpito muodostuu pitkälle automatisoidusti ja ohjel-misto sisältää myös pankkiyhteyden, saa johto lähes reaaliaikaista tietoa liiketoiminnan kehityksestä. Raporteilta on myös mahdollista porautua aina laskuja rivitason tietoihin. Sisäisen laskennan toimintojen avulla on mahdollista seurata tuottoja ja kustannuksia esimerkiksi kustannus-paikka- ja projektikohtaisesti, jolloin ymmärrys liiketoiminnan kannat-tavuudesta paranee edelleen. Parhaimmassa tapauksessa sähköinen taloushallinto tuokin todella suuria hyötyjä, kun yritysjohto hyödyntää taloustietoja liiketoimintaa koskevassa päätök-senteossa.

Sisäisesti hoidettu tai joustavasti ulkoistettu Suurin osa pk-yrityksistä ulkoistaa taloushallintonsa kokonaan tai osit-tain tilitoimistokumppanin hoidettavaksi. Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ja työtavat toimivat kuitenkin myös yrityksessä, joka hoitaa oman taloushallintonsa sisäisesti. Edellä kuvattuja etuja on siis mahdol-lista saavuttaa myös silloin, kun yritys hoitaa oman kirjanpitonsa.

Pienemmässä yrityksessä sisäinen malli voi tarkoittaa sitä, että yrittäjä tai yrityksen työntekijä hoitaa taloushallinnon asioita muiden tehtä-viensä ohessa. Hieman suuremmassa yrityksessä tai useammasta yri-tyksestä koostuvassa konsernissa yrityksellä voi olla jo oma kirjanpitäjä, talouspäällikkö tai kokonainen talousosasto. Sähköisen taloushallinnon

Sähköistyminen keven-tää rutiineja ja vähentää

virheitä.

112

ohjelmiston avulla yrityksen taloushallintoa hoitavat henkilöt voivat helposti saada käyttöönsä vaativaan ammattikäyttöön soveltuvan ohjel-miston, jollaista myös ulkoinen tilitoimisto käyttäisi.

Sisäisessä mallissa etäisyys liiketoiminnasta hallintoon on usein lyhyt, mikä voi helpottaa tiedonkulkua ja lisäarvon tuottamista taloustiedon avulla. Toisaalta toiminta on henkilösidonnaisempaa ja hiljaisen tiedon merkitys on suuri – esimerkiksi oman kirjanpitäjän sairastuminen voi aiheuttaa suuria ongelmia taloushallinnon pyörittämiseen. On myös tär-keää huomata, että edes tehokas sähköisen taloushallinnon ohjelmisto ei korvaa kirjanpitäjää – vaikka rutiinikirjaukset voidaan automatisoida, tulee vastaan aina poikkeustapauksia ja tiedon soveltamista vaativia kysymyksiä, joissa tarvitaan kirjanpitäjän ammattitaitoa. Kirjanpidon osaamista tarvitaan siis joko sisäisesti tai tilitoimistokumppanin kautta.

Sähköinen taloushallinto tarjoaa yritykselle mahdollisuuden myös aiempaa joustavampaan ulkoistuspalveluiden käyttöön. Yritys voi esimerkiksi käyttää tilitoimistoa normaalisti vain kuukausittaisen kir-janpidon viimeistelyyn ja tilinpäätöksen tekoon, mutta tarvittaessa – esimerkiksi kiireaikana tai normaalia vaativammissa tilanteissa – tili-toimistolta on helppo ostaa myös enemmän palveluita.

Yrityksen kannattaa kiinnittää tilitoimiston valinnassa huomiota eri-tyisesti tilitoimiston tarjoaman palvelun laatuun ja osaamiseen. Kyseessä on tärkeä asiantuntijapalvelu, joten halvimman tuntihinnan etsiminen johtaa harvoin parhaaseen lopputulokseen. On eduksi, jos tilitoimistolla on kokemusta sähköisen taloushallinnon palveluiden tuottamisesta ja

osaamista yrityksen käytössä olevasta tai käyt-töön tulevasta taloushallinnon ohjel-

mistosta. Tietysti myös muulla osaamisella, kuten esimerkiksi yrityksen toimialan erityiskysy-mysten tuntemisella, on tärkeä

rooli kumppanin valinnassa.

Sähköistyminen mahdol-listaa joustavan ulkoistus-

palveluiden käytön.

113

Sähköistyminen selkeyttää prosessejaSähköisen taloushallinnon käyttöönotto mahdollistaa taloushallinnon prosessien tehostamisen yrityksessä. Parhaimmillaan taloushallinto on yrityksen liiketoiminnan tukijalka ja tärkeä työväline yrityksen kannat-tavuuden ylläpitämiseksi sekä kasvun mahdollistamiseksi. Siksi on tär-keää, että taloushallinnon prosessit ovat ajan tasalla ja niitä on kehitetty sähköisen taloushallinnon täysimääräiseksi hyödyntämiseksi.

Sähköistyminen automatisoi taloushallinnon prosesseja ja vähentää manuaalista tallennustyötä merkittävästi. Myynti-, osto-, matka- ja kululaskujen käsittely helpottuu sekä tiedonhaku nopeutuu. Töitä voi-daan jakaa yrityksen sisällä tehokkaammin. Viranomaisraportit toimite-taan sähköisesti ja reaaliaikaisten raporttien hakeminen onnistuu muu-tamalla klikkauksella. Tilintarkastus tapahtuu niin ikään sähköisesti ja tositteet ovat tallessa sähköisessä arkistossa, jonka varmuuskopioinnista huolehtii ohjelmistotoimittaja.

Taloushallinnon prosesseja on kuvattu tarkemmin luvussa 4. Niissä lähdetään oletuksesta, että työvaiheet jakautuvat yrityksen ja tilitoi-miston kesken, mutta samat prosessit ovat sovellettavissa myös tilantee-seen, jossa yritys hoitaa oman taloushallintonsa sisäisesti. Tällöin yksin-kertaisesti tilitoimiston vastuulle ajatellut työvaiheet tulevat kirjanpitoa hoitavan henkilön tai talousosaston hoidettaviksi.

Malliprosessit kannattaa mukauttaa yrityksen koosta ja liiketoimin-nasta syntyviin tarpeisiin. Pienyritys ei tarvitse monivaiheista prosessia ostolaskujen tarkastamiseen, hyväksymiseen ja maksamiseen, vaan yrit-täjä voi suoraan todeta laskujen oikeellisuuden ja päättää niiden mak-suunpanosta. Toisaalta hieman suuremmassa yrityksessä voidaan toimia esimerkiksi siten, että hallinnon henkilö suorittaa ostolaskujen teknisen tarkastuksen, tilaaja varsinaisen asiatarkastuksen, johto hyväksynnän ja maksuliikenteestä vastaava henkilö hyväksyttyjen laskujen maksamisen. Ohjelmiston valinnassa kannattaakin kiinnittää huomiota siihen, että se joustaa erilaisissa tilanteissa.

114

Kaikenkattava ohjelmisto pilvestäPerinteisesti yrityksissä käytetään eri ohjelmistoja taloushallinnon ja lii-ketoiminnan eri osa-alueiden hoitoon. Keskisuuressa yrityksessä, jossa järjestelmäpaletti on kasattu vaiheittain, voi ohjelmistoja olla useitakin. Pelkästään taloushallinnon hoidossa voi olla erillinen laskutusohjelma, matkalaskuohjelma, palkanlaskentaohjelma, kirjanpito-ohjelma, pank-kiyhteysohjelma ja raportointityökalu. Usean eri ohjelmiston ylläpitä-minen ja päivittäminen on paitsi kallista, myös vie paljon aikaa. Tietojen siirto ohjelmistojen välillä on usein manuaalista ja koottu tieto puuttuu.

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon yksinkertaistaa yrityksen ohjelmistokokonaisuutta selvästi. Yhdellä ohjelmistolla voidaan kattaa taloushallinnon tarpeet laajasti, ja eri osa-alueiden väliset tiedot ovat aina keskenään ajan tasalla. Näin prosessit tehostuvat ja toiminnasta tulee läpinäkyvämpää.

Nykyaikaisilla taloushallinnon ohjelmistolla voidaan hoitaa muitakin liiketoiminnan tarpeita. Esimerkiksi asiakasrekisteriä voidaan laajentaa kevyillä CRM-toiminnoilla. Lisäksi taloushallinto-ohjelmistoon on mahdollista integroida asiakkaan omia tai toimialakohtaisia järjestelmiä. Etenkin toisen pilvipalvelun integroituminen on usein kätevää, ja näin saadaan vaikkapa myyntilaskujen tiedot siirtymään vaivattomasti pro-jektinhallinnasta laskutukseen, reskontraan ja kirjanpitoon.

Kustannukset yritykselle

Perinteisesti taloushallinnon ja muiden ohjelmistojen kustannukset ovat koostuneet käyttöönottoprojektin kustannuksista, käyttöä varten ostettavista lisensseistä sekä jatkuvista käyttö- tai ylläpitomaksuista. Ohjelmiston hankinta on siis vaatinut selkeän investoinnin. Pilvipalve-luna hankittavien ohjelmistojen osalta kustannukset muodostuvat eri tavalla, ja siksi ne ovatkin yleensä hyvin kustannustehokas vaihtoehto.

115

Seuraavassa kuvataan kustannuksia, joita taloushallinnon pilvipalve-luista useimmiten aiheutuu.

Aloitus. Internetselaimessa käytettävä, pilvipalveluna toimiva talous-hallinnon ohjelmisto ei vaadi asentamista omalle koneelle tai yrityksen lähiverkon palvelimelle. Näin ollen asennuksista ja palvelinhankinnoista ei tule kustannuksia. Lisäksi ohjelmistot myydään tyypillisesti kuukau-simaksullisina palveluina, jolloin investointia kalliisiin lisensseihin ei tarvita. Taloushallinnon ohjelmiston aloituksen osalta kustannuksia tulee lähinnä palveluiden ja yhteyksien avauksista sekä koulutuksesta. Tietojen siirtoon ja muihin käyttöönoton toimenpiteisiin tulee toki varata omaa, tilitoimistokumppanin tai ohjelmistotoimittajan aikaa.

Käyttö. Pilvipalveluiden käyttökustannukset vaihtelevat ohjelmistotoi-mittajasta riippuen. Parhaassa tapauksessa kustannukset ovat tapah-tumaperusteisia, jolloin palvelun käytöstä laskutetaan kuukausittain pääosin tositemäärien mukaan, eikä käyttäjäkohtaisia kustannuksia ole. Osa ohjelmistotoimittajista puolestaan veloittaa käytöstä käyttäjä- ja moduulikohtaisesti. Tämäkin on toimiva ratkaisu, mutta kustannukset saattavat kasvaa yllättäen, jos ohjelmisto halutaan tarjota yrityksen sisällä useiden henkilöiden käyttöön.

Ylläpito ja tuki. Pilvipalveluna toimivaa taloushallinnon ohjelmistoa päivitetään säännöllisesti eikä tästä laskuteta asiakasta erikseen. Päi-vitykset latautuvat automaattisesti eivätkä edellytä yritykseltä toi-menpiteitä. Palvelun kuukausihinta sisältää myös muun teknisen ylläpidon, kuten varmuuskopioinnin. Myös asiakaspalvelu ja käyt-tötuki ovat parhaassa tapauksessa maksuttomia, jolloin erillisiä yllä-pidon ja tuen kustannuksia ei pilvipalvelua käytettäessä ole lainkaan. Taloushallinnon palvelut. Mikäli yritys ulkoistaa taloushallinnon teh-täviä tilitoimistolle, tilitoimisto veloittaa palveluistaan oman hinnas-tonsa mukaisesti. Perinteisesti tilitoimistojen veloitukset ovat perustu-

116

neet pitkälti tuntityöhön, mutta sähköisen taloushallinnon palveluita tarjotaan usein myös kiinteällä kuukausihinnalla tai suoriteperustei-sesti, esimerkiksi tositemäärään perustuen. Yritys pystyy ennakoimaan tällaisen kustannuksen tuntihintaa paremmin. Tilitoimiston valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota ennemmin hyvään palvelukokonaisuu-teen kuin alhaisimpaan tuntihintaan.

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoonMoni yritys vaihtaa perinteisestä sähköiseen taloushallintoon. Siirtymiä toiseen suuntaan on vaikea löytää, eikä ihme. Yrityksen taloudellisen tilanteen läpinäkyvyys, ohjelmistokokonaisuuden yksinkertaistuminen ja palvelun joustavuus ovat vahvoja perusteita muutokselle.

Siirtyminen sähköiseen palveluun kannattaa suunnitella huolella. Käy-tettävä ohjelmisto tulee valita huolella. Keskeistä on

myös se, kuka hoitaa käyttöönottoon liit-tyvät tehtävät. Jos yrityksen talous-

hallinto on ulkoistettu tilitoimis-tolle, kannattaa sitä hyödyntää myös tässä – tilitoimisto tuntee

käytetyn ohjelmiston hyvin, ja sillä on kokemusta käyttöönotosta.

Jos yritys hoitaa oman taloushallintonsa, organisaatiosta kannattaa nimetä käyttöönottoprojektista vastaava hen-kilö. Myös ohjelmistotoimittajan palveluita kannattaa hyödyntää.

Käyttöönottoa suunniteltaessa koko taloushallinnon prosesseja kan-nattaa arvioida uudelleen. Ohjelmiston voi viedä laajasti koko organi-saation käyttöön. Tällöin sähköisestä taloushallinnosta saa parhaan hyödyn. Kun käyttöoikeudet asetetaan oikein, voivat kaikki työntekijät saada pääsyn esimerkiksi laskutukseen, ostolaskujen tarkastamiseen, matkalaskujen laadintaan ja omien palkkatietojen katseluun. Sähköisen

Siirtyminen sähköiseen palveluun kannattaa suunnitella huolella.

117

taloushallinnon mahdollistamia toimintatapoja kannattaa myös hyö-dyntää esimerkiksi etäpäivien ja sisäisen laskennan raportoinnissa.

Erityisen hyödyllistä on ostolaskujen sähköistäminen. Verkkolasku-tuksen käyttöönoton yhteydessä onkin tärkeää ottaa yhteyttä toimitta-jiin ja pyytää laskut jatkossa verkkolaskuina. Paperilaskujen kohdalla toimittajat voidaan opastaa käyttämään skannauspalvelun postiloke-ro-osoitetta. Myös sähköisten myyntilaskujen, ohjelmistoon sisältyvän pankkiyhteyksien ja sähköisen viranomaisraportoinnin käyttöönotto kannattaa huomioida.

Käyttöönotto onnistuu, kun se suunnitellaan hyvin ja apua sen val-misteluun, toteutukseen sekä ohjelmiston hyödyntämiseen pyydetään tarvittaessa tilitoimistosta ja ohjelmistotoimittajalta.

Pohdi seuraavia asioita:

• Hoidetaanko kirjanpito yrityksessä vai onko se ulkois-tettu?

• Miten työnjako yrityksen sisällä ja tilitoimiston kanssa kannattaa sopia?

• Millaisia käyttäjäoikeuksia eri työntekijät tarvitsevat?

• Millaista koulutusta tarvitaan, milloin ja kenelle?

• Millaisia tarpeita liittyy myyntilaskutukseen ja ostolasku-jen kiertoon?

• Millaisia raportteja tarvitaan?

• Jos käytössä on ennestään useampi ohjelmisto, mistä voidaan luopua?

• Onko tarvetta ohjelmistointegraatioille?

• Toimiiko yritys kansainvälisillä markkinoilla?

118

Sähköinen tilintarkastus

Sähköistä taloushallintoa hyödyntävän yrityksen kannattaa hoitaa myös tilintarkastus mahdollisimman sähköisesti. Sähköisellä tilintarkas-tuksella tarkoitetaan sellaisen yrityksen tilintarkastamista, joka hoitaa taloushallintonsa käyttäen sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa. Tilin-tarkastuksen tarkoitus on pysynyt ennallaan, ainoastaan välineet ovat kehittyneet ja tehostuneet.

Kirjanpidon tarkastamisen tavoitteena on todeta, että kirjanpito tuottaa oikeaa

tietoa tilinpäätöstä varten ja var-mistaa, että kirjanpitoa on hoi-dettu kirjanpitolain mukaisesti. Tilintarkastuksen tavoitteena

on todeta, että tuloslaskelma on kirjanpitolain mukainen ja johdettu

oikein kirjanpidosta. Lisäksi sen tulee todeta, että taseessa esitetyt varat ja velat ovat oikein. Tilinpäätöksestä tulee käydä ilmi lain ja hyvän kir-janpitotavan edellyttämät tiedot.

Sähköisessä taloushallinnossa automaatiota hyödynnetään mahdolli-simman paljon ja vastaavasti manuaalista tallentamista vältetään. Tämän vuoksi tarkastamis- ja täsmäyttämisvaiheet korostuvat sähköisessä taloushallinnossa. Tarkastamisen avulla voidaan tunnistaa poikkeusta-paukset, jotka vaativat oletuksiin pohjautuvan automaation korjaamista.

Sähköisessä tilintarkastuksessa tiedon etsiminen, asioiden ristiin tar-kastaminen ja täsmäyttäminen on vaivattomampaa kuin perinteisessä taloushallinnossa. Tarkastuksessa halutaan tehdä tilikohtaisia vertai-luja edellisen tilikauden vastaaviin lukuihin. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa tämän ja antaa tilintarkastajalle mahdollisuuden porautua raporttien kautta aina tositteille saakka. Kirjanpidosta on aina vai-keuksitta pystyttävä toteamaan niin sanottu audit trail eli kirjausketju. Kirjausketju tarkoittaa liiketapahtumien kirjaamista kirjanpitoon siten, että yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta.

Kirjanpidosta on aina vaikeuksitta pystyttävä toteamaan niin sanottu

audit trail eli kirjausketju.

119

Kirjanpidossa pitää vastaavasti tositteiden ja näiden välisen kirjanpidon tiliöinnin välinen yhteys olla helposti selvitettävissä.

Tilintarkastaja valitsee tarkastettavat asiat esimerkiksi tapahtumien olennaisuuden ja niihin liittyvien virheiden ja puutteiden riskin mukaan. Tilintarkastajan työtä helpottaa, jos raportilla näytettäviä tietoja voidaan järjestää uudelleen, esimerkiksi lajitella summan mukaiseen järjestyk-seen.

Tilintarkastuskertomuksessa tilintarkastaja antaa lausunnon siitä, antavatko tilinpäätös ja toimintakertomus oikeat ja riittävät tiedot. Säh-köisessäkin tilintarkastuksessa tilinpäätösmerkintä ja tilintarkastusker-tomus toteutetaan lakisääteisesti paperidokumentteina, jotka voidaan myös skannata talteen sähköiseen taloushallinto-ohjelmistoon.

Tilintarkastajan työtä on myös hallinnon tarkastus. Toisin sanoen johdon toimien laillisuutta tarkastetaan läpikäymällä esimerkiksi pöy-täkirjat, viranomaisilmoitukset ja kaupparekisteriotteet. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa kaiken taloushallintoon liittyvän tiedon sähköisen arkistoinnin. Etuna on, että tietoon pääsee nopeasti käsiksi mistä vain, ja tietoa voidaan vaivattomasti siirtää erillisiin raportointia helpottaviin ohjelmistoihin.

Usein yritykset saavat tilikauden aikana tilintarkastustyön kannalta tärkeitä, tarkastettavia tietoja myös paperilla. Esimerkiksi kaupparekis-teriote, yhtiöjärjestys tai pankkitilin saldovahvistus voivat olla tällaisia paperimuodossa olevia dokumentteja. Mikäli aineisto ei ole tilikauden aikana ollut sähköisessä muodossa, voi yritys skannata paperiset doku-mentit valmiiksi tilintarkastajaa varten, jolloin myös näitä voidaan tar-kastaa sähköisesti.

Sähköisella taloushallinnolla tilintarkastustyö hoituu perinteistä talous-hallintoa helpommin ja nopeammin. Myös riippumattomuus ajasta ja paikasta korostuu, jolloin tilintarkastajan työstä tulee joustavampaa. Edel-lytyksenä on kuitenkin se, että tilintarkastaja tuntee yrityksen käyttämän sähköisen taloushallinnon ohjelmiston. Tilintarkastajan ohjelmisto-osaa-miseen kannattaakin kiinnittää huomiota silloin, kun tilintarkastajaa vali-taan. Näin yhteistyö on mahdollisimman tehokasta ja tuloksellista.

120

7 MuistilistatLuvussa 7 tarjoamme yhteenvetona kattavat muistilistat talous-hallinnon sähköistämistä harkitsevalle pk-yritykselle sekä talous-hallinnon ohjelmistoa valitsevalle tilitoimistolle.

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on kannattavaa niin asiakasyritykselle kuin tilitoimistollekin. Se tarkoittaa kuitenkin yleensä uuden ohjelmiston valintaa ja käyttöönottoa, joten asiaan on syytä paneutua riittävän perusteellisesti. Apuna kan-nattaa käyttää seuraavia muistilistoja sähköisen taloushallinnon ohjelmiston valinnasta ja käyttöönotosta.

122

Muistilista ohjelmiston valinnasta

Onko taloushallinnon ohjelmisto aito pilvipalvelu? Kaikkien säh-köisen taloushallinnon etujen hyödyntäminen edellyttää, että talous-hallinnon ohjelmistona on aito, kokonaan nettiselaimella käytettävä pilvipalvelu, jota voivat käyttää sekä asiakasyrityksen että tilitoimiston käyttäjät. Ohjelmiston tulisi olla myös käytettävissä 24/7-perusteisesti ajasta ja paikasta riippumatta ilman VPN-, RDP-, Citrix- tai muita eril-lisiä yhteysratkaisuja.

Kattaako ohjelmisto tarvittavat taloushallinnon osa-alueet? Säh-köisen taloushallinnon tehokkuus perustuu siihen, että kerran tallen-nettu tieto on reaaliaikaisesti käytettävissä ohjelmiston eri osa-alueilla. Onkin tärkeää, että taloushallinnon ohjelmisto sisältää tarvittavat toi-minnot, kuten myyntilaskutuksen, ostojen käsittelyn, matkalaskut, res-kontranhoidon, kirjanpidon ja ajantasaisen raportoinnin ilman erillisiä lisäosia.

Sisältääkö ohjelmisto myös kattavat ulkoiset yhteydet? Ohjelmiston ydintoimintojen lisäksi myös ns. ulkoiset yhteydet ovat tärkeitä. Näillä tarkoitetaan esimerkiksi sähköistä pankkiyhteyttä, verkkolaskuyhte-yksiä, tulostus- ja skannauspalvelua sekä sähköisiä viranomaisilmoi-tuksia. Kun nämä yhteydet sisältyvät kiinteästi taloushallinnon ohjel-mistoon, kokonaisuus on kattava ja kustannustehokas.

Tukeeko ohjelmisto myös mobiilikäyttöä? Mobiiliuden merkitys yri-tysohjelmistoissa kasvaa. Taloushallinnon ohjelmistoa valittaessa on hyvä varmistua, että ohjelmiston käyttöliittymä toimi eri päätelaitteilla ja lisäksi ohjelmistoon liittyvän mobiilisovelluksen olemassaolo on eduksi. Mobiilisovelluksella voi esimerkiksi skannata matkalaskujen kuitteja ja tulevaisuudessa ohjelmistotoimittaja voi kehittää sitä edelleen.

123

Joustaako ohjelmisto erilaisissa käyttötilanteissa? Taloushallinnon ohjelmisto on yleensä pitkäaikainen hankinta, joten on tärkeää, että se joustaa eri tilanteissa. Ohjelmiston tulisikin mahdollistaa joustavat mää-ritykset muun muassa käyttöoikeuksien, tilikartan, raporttikaavojen ja sisäisen laskennan mallien osalta. Näiden määritysten tulisi olla myös suoraan asiakkaan tai tilitoimiston käyttäjien muokattavissa.

Liittyykö ohjelmistoon moduuli- ja käyttäjäkohtaisia veloituksia? Taloushallinnon ohjelmistojen hinnoittelumallit vaihtelevat. Kustan-nustaso riippuu aina asiakkaan tarpeista, mutta moduuli- ja käyttäjä-kohtaisiin veloituksiin perustuva hinnoittelu nousee usein tositepoh-jaista hinnoittelua korkeammaksi. Hinnoittelun pitäisi mahdollistaa käyttöoikeudet kaikille niitä tarvitseville käyttäjille ja myös varahenki-löille ilman, että kustannukset nousevat liiaksi.

Edellyttääkö ohjelmisto investointeja tai pitkää sitoutumista? Ohjel-miston kustannuksia arvioitaessa on hyvä huomioida sekä käyttöönoton kustannukset että kuukausimaksut. Kuukausimaksullinen pilvipalvelu ei edellytä investointeja palvelimiin tai lisensseihin. Kuukausimaksujen tulisi myös sisältää kaikki normaalit ohjelmistopäivitykset. Lisäksi pitkiä määräaikaisia sopimuskausia on syytä välttää.

Kuuluuko ohjelmistoon veloitukseton ja laadukas käyttötuki? Uuden ohjelmiston käyttöönotto on aina merkittävä hanke, ja usein tukitar-peita esiintyy myös käyttöönottovaiheen jälkeen. Niin asiakkaalle kuin tilitoimistollekin on arvokasta, jos ohjelmistotoimittaja tarjoaa veloituk-settoman ja hyvin palvelevan asiakastuen puhelimitse ja sähköpostitse.

Saako ohjelmiston käyttöön kattavasti koulutusta ja tukimateri-aalia? Käyttötuen lisäksi koulutustarjonta ja ohjelmistoon liittyvä tuki-materiaali ovat tärkeitä. Koulutustarjonnan tulisi olla monipuolista, ja parhaassa tapauksessa sitä täydentävät kattava ohjekirja, ohjevideot ja muu itsenäisesti käytettävä tukimateriaali.

124

Muistilista ohjelmiston käyttöönotostaMiten ohjelmiston käyttöönotto on järjestetty? Ohjelmiston käyt-töönottoon voivat osallistua sekä asiakasyrityksen, tilitoimiston että ohjelmistotoimittajan edustajat. Tärkeää on, että toimintamallista ja vastuista on sovittu selkeästi. Varsin yleistä on, että ohjelmistotoimit-taja tukee ensin tilitoimistoa tämän käyttöönotossa ja kouluttamisessa, minkä jälkeen tilitoimisto vuorostaan tukee omia asiakkaitaan näiden käyttöönotoissa.

Onko asiakasyrityksen ja tilitoimiston välisestä työnjaosta sovittu selkeästi? Sähköinen taloushallinto perustuu yleensä asiakkaan ja tili-toimiston yhteisessä käytössä olevaan pilvipalveluun. Kun molemmilla osapuolilla on pääsy samaan ohjelmistoon, on suositeltavaa, että työn-jaosta sovitaan selkeästi. Kannattaa esimerkiksi sopia, kuka tarkastaa ostolaskut, kuka maksaa ne ja kuka rakentaa niihin liittyvät automaat-titiliöinnit. Työnjaosta sopimisessa voidaan käyttää apuna esimerkiksi ohjelmistotoimittajalta saatavaa työnjakotaulukkoa.

Onko taloushallinnon prosessit päivitetty sähköiseen maailmaan? Sähköinen taloushallinto muuttaa taloushallinnon perusprosesseja tässä kirjassa kuvatulla tavalla. Jos uusi ohjelmisto otetaan käyttöön, mutta vanhat työtavat siirretään siihen sellaisenaan, jäävät tavoitellut hyödyt saavuttamatta. Työnkulkuja on siis syytä uudistaa ja tarvittaessa pyytää tähän apua esimerkiksi ohjelmistotoimittajan kouluttajilta.

Millaisia käyttöoikeuksia eri henkilöt tarvitsevat ohjelmistoon? Pilvipalveluna toimivaan ohjelmistoon on mahdollista antaa erilaisia käyttöoikeuksia asiakasyrityksen ja tilitoimiston eri käyttäjille. Käyttö-oikeuksien tulisi olla riittäviä, mutta ei liian laajoja. Erityisen tarkkana kannattaa olla luottamuksellisten tietojen – esimerkiksi palkkalaskel-mien – katseluoikeuksissa sekä maksuliikenteeseen liittyvissä oikeuk-sissa. Myös varahenkilöiden käyttöoikeustarpeet on syytä huomioida.

125

Muistilista asiakasyritykselle

Löydänkö helposti tilitoimiston, joka käyttää sähköistä ohjelmistoa? Mitä vakiintuneempaa ja suositumpaa ohjelmistoa käyttää, sitä hel-pompi on löytää kumppanikseen ohjelmistoa käyttävä tilitoimisto. Tämä kannattaa huomioida taloushallinnon ohjelmistoa valittaessa.

Tukeeko ohjelmisto yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeitä toi-mintoja? Asiakkaan kannattaa ohjelmistoa valitessa varmistaa, että se tukee oman liiketoiminnan kannalta keskeisiä toimintoja. Esimerkiksi myyntilaskutuksen osalta tämä voi tarkoittaa monipuolisia laskutuso-minaisuuksia, kuten sopimusperusteista laskutusta, verkkolaskutusta sekä operaattori- että pankkiverkon kautta tai mahdollisuutta siirtää erääntyneet myyntilaskut perintään suoraan ohjelmistosta.

Tukeeko ohjelmisto yrityksen kansainvälistä liiketoimintaa? Jos yrityksellä on kansainvälistä liiketoimintaa, se kannattaa huomioida myös ohjelmiston valinnassa. Erityisesti useammassa Pohjoismaassa toimiva yritys voi hankkia ohjelmiston, jota voidaan käyttää kätevästi usean maan taloushallinnon hoitamiseen. Vaikka näin ei tehtäisikään, kannattaa käyttöliittymän, laskujen ja raporttien kielitukeen kiinnittää huomiota. Lisäksi kannattaa muistaa, että kansainvälinen käyttö voi vai-keutua, jos kirjautumiseen edellytetään verkkopankkitunnuksia.

Onko kyseessä aidosti asiakkaan ja tilitoimiston yhteinen järjes-telmä? Tilitoimistolla on usein tärkeä rooli taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotossa ja taloushallinnon tehtävien hoitamisessa. Asiakasyri-tyksen tarpeet saattavat kuitenkin vuosien kuluessa muuttua, joten on hyvä varmistua siitä, että asiakas voi tarvittaessa päättää ohjelmiston ja sinne kertyvien taloustietojensa käytöstä.

126

Muistilista tilitoimistolle

Tukeeko ohjelmisto sekä perinteistä että sähköistä toimintamallia? Tilitoimiston osaamisen ja kustannustehokkuuden kannalta on parasta, jos mahdollisimman suurta osaa tilitoimiston asiakkaista pystytään pal-velemaan samassa ohjelmistossa. Useimmiten sähköiseen taloushallin-toon siirtyvällä tilitoimistolla on myös asiakkaita, jotka haluavat edel-leen jatkaa perinteisellä palvelumallilla. Valittavan ohjelmiston tulisikin ominaisuuksiensa ja hinnoittelunsa puolesta tukea niin perinteistä kuin sähköistäkin palvelumallia. Tarjoaako ohjelmistotoimittaja tilitoimistoa tukevan yhteistyö-mallin? Sähköisen taloushallinnon ohjelmistotoimittaja ja tilitoimisto ovat parhaimmillaan toistensa liiketoimintaa tukevia yhteistyökumppa-neita. Tilitoimisto tarjoaa ohjelmistoa loppuasiakkaille ja tukee näitä sen käytössä, jolloin ohjelmistotoimittajan tulisi huomioida tämä myös kau-pallisesti. Toisaalta ohjelmistotoimittaja voi tarjota tilitoimistolle paljon arvokasta tukea. Selkeintä on, jos ohjelmistotoimittaja on rakentanut tilitoimistokumppaneita varten valmiiksi mietityn kumppanimallin.

Pystyykö ohjelmistotoimittaja tukemaan tilitoimistoa muutoksessa? Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on suuri muutos tilitoimiston arkisen työn ja koko liiketoiminnan kannalta. Ohjelmistotoimittajan valinnassa onkin syytä kiinnittää huomiota paitsi ohjelmiston ominai-suuksiin, hinnoitteluun ja kaupalliseen yhteistyömalliin, myös toimit-tajan palveluhaluun. Parhaassa tapauksessa ohjelmistotoimittaja tarjoaa tilitoimistolle hyvää henkilökohtaista palvelua, joka kattaa niin kaupal-lisen yhteistyön, asiakassiirtojen tuen kuin yleisen neuvonnankin. Säh-köinen taloushallinto on yhteispeliä!

127

Loppusanat

Toivottavasti tämä kirja on tarjonnut sinulle uutta tietoa sekä mahdolli-sesti myös synnyttänyt uusia ahaa-elämyksiä ja ideoita taloushallinnon asiantuntijuuden ylläpitämiseksi. Tilitoimistossa työtä voi tehdä monella tavalla ja tämän kirjan tarkoitus oli antaa kattava kuva taloushallinnon rutiineista ja liiketoiminnan mahdollisuuksista sähköisessä ympäris-tössä. Yrityksissä sähköinen taloushallinto vastaavasti on yhä tärkeämpi toiminnan tehostaja ja lisäarvon lähde. Toivomme, että kirjasta on ollut apua niin talouden rutiinien kehittämiseen kuin sähköisyyden hyödyn-tämiseen koko liiketoiminnan kannalta.

9 789525 852578

Sähköinen taloushallinto muuttaa niin tilitoimistojen kuin yritystenkin työtapoja. Tämä käsikirja kertoo käytännönläheisesti, miten talouden prosessit muuttuvat, kun paperivetoisista menetelmistä siirrytään digita-lisaation myötä sähköisiin toimintamalleihin.

Sähköistymisen myötä manuaalisesta tallentamisesta siirrytään rutiinien automatisointiin ja aitoon asiantuntijatyöhön. Se tarkoittaa kannatta-vampaa liiketoimintaa, sujuvampaa arkea, käyttäjäystävällisyyttä ja pa-rempaa asiakaspalvelua – siis ystävällistä taloushallintoa.

Kirja sisältää viisi kiinnostavaa asiakastarinaa, joissa yrittäjät kertovat säh-köisen taloushallinnon hyödyntämisestä. Heidän haastattelunsa löydät myös videoina.

YSTÄ

VÄ

LLINE

N TA

LOU

SHA

LLINTO

– A

MM

AT

TILA

ISEN

KÄ

SIKIR

JA SÄ

HKÖ

ISTY

MISE

STÄ





”Raaski luopua rakkaista mapeista”Toimitusjohtaja Seppo Järvi,

Gerako Oy

”Tilitoimiston eitarvitse olla mykkä”

Toimitusjohtaja Juha-Matti Sivula, Vihainen Talouspäällikkö Oy

”Sähköinen taloushallinto mahdollistaa etätyön”Toimitusjohtaja Anne Mertaoja,

Talouskonsultointi Mertaoja Oy

ystävällinen taloushallinto - 2015 painos 2

Documents