라이프해커 : 업무의 달인이 알려주는 121가지 업무 비법

아담 패시(http://adampash.com)는 프로그래머이자 라이프해커

닷컴의 편집장이다. 2005년부터 이 책을 쓴 아담은 2009년 편집

팀을 맡았다. 독학으로 소프트웨어 개발자가 된 아담은 텍스터와

MixTape.me 같은 인기 있는 프로그램을 개발했다. 현재 아담은

Popular Science와 PC World 같은 기술 간행물에 자주 글을 기고

하고 있으며 캘리포니아 로스엔젤레스에서 살고 있다.

지나 트라파니(http://ginatrapani.org)는 라이프해커닷컴의 창립 편

집자이며 2005년부터 2009년까지 편집팀을 이끌었다. 현재 그녀

는 정책 결정자나 언론인이 트위터나 페이스북 같은 소셜 네트워크

에서의 대화를 통해 혜안을 얻을 수 있게 도와주는 오픈소스 크라우

드소싱 플랫폼인 ThinkUp의 개발을 이끌고 있다. 지나는 브루클린

뉴욕을 경유해 햇살 가득한 캘리포니아 샌디에고에 살고 있다.

저자소개

나는 우리가 라이프해커에서 하는 일의 가치를 믿고 있으며 이

책의 개정판을 쓸 수 있게 돼 감사하다. 이 책의 기법들을 다듬

는 데 6년이라는 시간을 쏟았고, 그 사이 수많은 사람들이 이

책의 내용에 많은 도움을 줬다.

먼저 아내 엘렌에게 감사하고 싶다. 아내의 헌신과 열정, 타고

난 재능은 내게 계속해서 영감을 줬다. 또 라이프해커닷컴을 만

들어 준 닉 덴톤에게도 감사하다. 닉은 이 책에 기름을 붓는 아

이디어를 내는 작가와 긱(geek)들에게 자금을 지원해줬다. 또

나의 에이전트인 LaunchBooks의 데이비드 퓨게잇과 캐롤 롱,

빅토리아 스와이더, 산 디 필립스를 비롯한 와일리 출판사의 직

원들에게 감사하다. 이분들 덕분에 내 손으로 쓴 단어들이 페이

지의 글로 바뀌었다. 또 좋은 친구이자 공저자인 지나 트라파니

에게도 감사하다. 그녀가 라이프해커를 설립하고 첫 해에 나를

초대해준 것뿐 아니라 그녀의 지원, 충고, 지난 몇 년 동안의 진

심어린 우정에 감사하다. 또 라이프해커의 직원들, 특히 케빈

퍼디, 윗슨 고든, 아담 다치스의 노고와 창의성에 감사하다. 또

라이프 핵이란 단어를 조합해 수많은 인생 공략법 만들어낸 대

니 오브라인과 내게 영감을 준 데이비드 엘런의 책에도 특별히

감사하다(엘런의 글은 개인 생산성을 다루면서 가끔씩 인용했

다). 또 나의 부모님, 가족, 친구들에게도 감사하다.

끝으로 독자 커뮤니티와 라이프해커닷컴의 코멘터들에게도 감

사하다. 여러분의 이메일과 의견은 이 책의 모든 페이지에 반영

됐다.

- 아담 패시

감사의 글

스티브 잡스는 유명한 스탠포드 졸업 연설에서 ‘Connecting the

dots’에 대해 언급한 바 있다. 이 책은 스티브 잡스의 말처럼 생

산성 원칙이라는 한 점과 컴퓨터 활용 능력이라는 또 다른 점을

서로 연결해 업무 생산성을 배가하는 데 초점을 맞추고 있다. 이

책에서는 생산성 전문가들이 말하는 생산성 원칙을 기반으로 이

를 잘 구현할 수 있는 컴퓨터 활용법 및 실전 전략을 소개한다.

이 책은 이를 통해 여기저기 흩어져 있던 정보를 각 장의 생산성

원칙에 맞춰 서로 연결하고 생산성을 큰 그림으로 보고, 관리할

수 있게 해준다.

이 책은 컴퓨터를 잘 모르는 초보자는 물론 프로그램을 개발할

수 있는 전문가에 이르기까지 모든 독자층을 아우르는 주제를 담

고 있다. 각 장의 제목은 큰 틀에서의 생산성 원칙(이를테면 ‘이

메일 관리하기’, ‘주의력 방화벽 설치하기’, ‘자주 하는 일 간편히

하기’ 등)을 소개하고, 각 절의 내용은 이런 원칙을 실천할 수 있

는 구체적인 공략법을 설명한다. 이 책의 내용은 폴더 스키마를

통해 이메일과 내 문서 폴더를 관리하는 간단한 방법부터 VNC

서버를 활용해 원격으로 집에 있는 컴퓨터를 제어하는 법까지 초

급 수준부터 고급 수준까지 모두를 아우른다. 또 스마트폰과 클

라우드가 대중화된 현 시점에 맞춰 이를 잘 활용할 수 있는 구글

캘린더 활용법, 에버노트 활용법, 드롭박스를 통한 파일 동기화

등의 주제를 통해 업무 효율성을 꾀할 수 있는 실전 공략법을 소

개한다.

이 책이 다른 책과 차별화되는 점은 필요한 경우 이 책의 저자가

직접 프로그램을 만들어 독자들에게 배포한다는 점이다. 이 책이

역자서문

기반으로 하는 라이프해커닷컴(www.lifehacker.com)은 살아

있는 커뮤니티로, 지금도 꾸준히 새로운 공략법이 올라오고 있

다. 이 책은 컴퓨터에 대한 막연한 두려움을 느끼는 독자들에게

두려움을 떨치고 새로운 경험을 하게 할 만한(eye-opener) 책

이다. 독자들은 이 책을 읽고 난 후 지금까지 자신이 하던 일을

더 잘할 수 있는 방법이 있었음을 깨닫고, 자신이 하는 업무를

더 잘할 수 있는 방법을 끊임 없이 강구하게 될 것이다.

이 책은 우리가 하는 일을 좀 더 효율적으로, 좌절감을 느끼지

않고 할 수 있게 도와준다. 예컨대 이 책을 읽고 나면 퇴근하면

서 깜박 잊고 사무실에 최신 파일을 두고 온 것을 후회하지 않아

도 되며, 컴퓨터의 하드디스크가 어느 날 갑자기 부팅이 되지 않

더라도 당황하지 않아도 되고, 해외 출장 중 인터넷이 끊겨서 메

일을 열어볼 수 없더라도 충분히 대처할 수 있다. 지금껏 당연

하다고 느꼈던 불편(이를테면 나 자신에게 메일을 보내 최신 파

일을 첨부하고 집에서 열어보는 것 등)은 어쩌면 당연한 불편이

아닐지도 모른다. 세상에는 얼마든지 더 효과적인 방법이 있으

며, 이 책이 바로 그 방법과 공략법을 소개하는 책이다.

감사의 글

이 책의 번역을 맡겨주신 위키북스 박찬규 사장님, 이 책의 교정

을 담당해준 이대엽 편집자 님께 감사드린다. 또 훌륭한 책을 집

필해준 아담 패시와 지나 트라파니에게도 감사하다. 그리고 항상

나와 함께 하시는 하나님과 사랑하는 가족들에게도 감사하다.

- 유윤선

1장 이메일 관리하기

공략법 01 _ 이메일 수신함 비우기 그리고 비운 채로 유지하기 ....... 33

왜 이메일 수신함을 비울까? ………………………………………………33

신뢰할 수 있는 세 폴더의 설정 ……………………………………………34

메시지 처리하기 ……………………………………………………………36

이메일 수신함 비워두기 ……………………………………………………37

처음 해본다면... ……………………………………………………………38

주의할 점 ……………………………………………………………………38

공략법 02 _ 답장을 쓰는 시간 줄이기 ...................................................... 39

메시지를 일괄 처리하기 ……………………………………………………39

1분 규칙 ………………………………………………………………………40

작업이 끝나기 전에 작업 요청에 대해 답장 쓰기 ………………………41

수신함에 남겨두지 않는다 …………………………………………………41

공략법 03 _ 효과적인 메시지 작성하기 .................................................42

새 메시지의 작성 ……………………………………………………………42

메시지에 답하기 ……………………………………………………………47

공략법 04 _ 나에게 직접 전달된 메시지를 강조 표시하기 ..................51

마이크로소프트 아웃룻: 나에게만 온 메시지를 파란색으로 표시 ……51

다른 이메일 프로그램: 내게 오지 않은 메시지 필터 만들기 …………53

공략법 05 _ 일회용 이메일 주소 사용하기 ............................................. 53

웹 기반의 공개 이메일 주소 ………………………………………………54

멀티 도메인 이메일 주소 …………………………………………………54

목차

공략법 06 _ 메시지 검색 마스터하기 ........................................................55

검색 기준 ……………………………………………………………………55

저장된 검색 폴더 ……………………………………………………………58

공략법 07 _ 이메일 주소의 미래 대비 ...................................................... 60

요점 …………………………………………………………………………61

공략법 08 _ 지메일로 여러 이메일 주소 합치기 ....................................61

지메일 수신함에서 다른 주소 메일 받기 …………………………………62

지메일 이외의 주소에서 메시지 작성하기 ………………………………64

공략법 09 _ 반복적인 답장의 스크립트화 및 자동화 ............................66

일반적인 응답 빠르게 처리하기 ………………………………………… 67

공략법 10 _ 우선순위 낮은 메시지 걸러내기 ...........................................69

Bacn 필터링 …………………………………………………………………70

참조된 메시지 필터링 ……………………………………………………… 71

지메일의 자동 분류함 ……………………………………………………… 73

2장 데이터 정리하기

공략법 11 _ 문서 폴더 정리하기 ................................................................. 80

여섯 개의 메인 폴더 ………………………………………………………80

홈 디렉터리를 다른 드라이브로 옮기기 …………………………………82

여섯 개의 폴더를 넘어서 …………………………………………………83

목차

공략법 12 _ 컴퓨터에 저장한 파일 바로 가져오기 .................................83

윈도우 컴퓨터 검색하기 ……………………………………………………84

맥 컴퓨터 검색하기 …………………………………………………………87

공략법 13 _ 파일 캐비넷 정리하기 ............................................................. 89

종이 문서를 보관할 수 있는 충분한 공간을 마련한다 …………………90

수납 공간당 파일 폴더를 하나로 제한 ……………………………………90

단순하고 논리적인 이름 스키마의 선택 …………………………………91

라벨 메이커의 활용 …………………………………………………………91

정리하고 아카이브로 보관한다 ……………………………………………92

공략법 14 _ 다양한 비밀번호 바로 찾아내기 ...........................................92

모든 곳에 같은 비밀번호를 사용하지 않는다 ……………………………93

규칙 하나로 100가지 비밀번호 기억하기 ………………………………93

공략법 15 _ 비밀번호 안전하게 관리하기 ................................................ 95

모든 비밀번호를 관리하는 마스터 비밀번호 ……………………………95

라스트패스로 비밀번호 찾아 사용하기 …………………………………98

공략법 16 _ 즐겨찾기에 태그 달기 ............................................................100

딜리셔스 시작하기 ……………………………………………………… 100

즐겨찾기 추가하기 ……………………………………………………… 100

폴더가 아닌 태그 ………………………………………………………… 101

URL을 통해 딜리셔스로 이동하기 …………………………………… 102

딜리셔스의 다른 기능 …………………………………………………… 103

공략법 17 _ 디지털 사진 정리 .................................................................... 104

피카사로 사진 불러오기 ………………………………………………… 104

사진 정리하고 라벨 붙이기 …………………………………………… 105

목차

사진 검색하기 …………………………………………………………… 108

피카사의 다른 기능들 …………………………………………………… 109

공략법 18 _ 폴더와 드라이브의 미디어 한데 모으기 ........................... 109

윈도우 7 라이브러리 …………………………………………………… 109

윈도우 7 라이브러리 생성하고 관리하기 …………………………… 111

공략법 19 _ 저장된 검색 폴더 만들기 ...................................................... 111

윈도우의 저장된 검색 폴더 …………………………………………… 112

맥 OS의 저장된 검색 폴더……………………………………………… 114

공략법 20 _ PC 디스크 비밀번호로 보호하기 .......................................114

암호화된 볼륨 위치의 설정 …………………………………………… 115

암호화된 볼륨을 활용해 파일 저장하고 불러오기 …………………… 117

공략법 21 _ 맥에서 디스크 비밀번호로 보호하기 ................................ 118

암호화된 디스크 이미지 새로 만들기 ………………………………… 119

비밀번호로 보호한 디스크에 접근하기 ……………………………… 120

공략법 22 _ 전체 윈도우 운영체제 암호화하기 .................................... 120

운영체제 암호화 설정하기 ……………………………………………… 121

공략법 23 _ 구글 계정에 2단계 인증 설정하기 ..................................... 123

2단계 인증 설정 ………………………………………………………… 124

2단계 인증 사용하기 …………………………………………………… 125

공략법 24 _ 개인 플래너 디자인 ............................................................... 128

왜 자신만의 플래너를 만들어야 하나? ……………………………… 129

DIY 플래너 구성하기 …………………………………………………… 129

DIY 플래너 템플릿과 크기 ……………………………………………… 130

목차

3장 작업 잘 마무리하기

공략법 25 _ 할 일 목록을 할 수 있는 내용으로 채우기 ...................... 134

나는 나 자신의 사장이다 ……………………………………………… 134

스스로에게 명령 전달하기 ……………………………………………… 135

연습만이 완벽에 이르는 길이다 ……………………………………… 139

공략법 26 _ 아침에 가장 먼저 할 일 설정하기...................................... 140

한 가지 일을 먼저 끝내기 ……………………………………………… 140

전날 미리 준비한다 ……………………………………………………… 141

공략법 27 _ 시간 지도 만들기 .................................................................. 142

이상적인 시간 지도 ……………………………………………………… 142

하위 지도 ………………………………………………………………… 144

실제 시간 지도 …………………………………………………………… 144

공략법 28 _ 일과를 빠르게 기록하기 ....................................................... 145

종이 ……………………………………………………………………… 146

메모장 .LOG 파일(윈도우 전용) ……………………………………… 147

일반 텍스트로 빠른 로그 남기기(윈도우 전용) ……………………… 147

규칙 기반의 자동 시간 로그 설정(윈도우) …………………………… 150

공략법 29 _ 타이머로 할 일 끝내기 ...........................................................151

일단 대시를 시작한다 …………………………………………………… 152

대시를 조절한다 ………………………………………………………… 152

왜 시간 제약을 부여할까? ……………………………………………… 153

타이머 소프트웨어 ……………………………………………………… 153

공략법 30 _ 제리 제인필드의 체인을 통해 새 습관 들이기 .............. 155

목차

공략법 31 _ 하루 일과 제어하기 .................................................................157

추가 작업을 구분하고 잘라낸다 ……………………………………… 157

시간을 잡아먹는 일을 중단한다 ……………………………………… 159

근무 후 약속을 잡는다 ………………………………………………… 159

마무리 알람을 설정한다 ………………………………………………… 160

공략법 32 _ 작업을 게임 플레이로 바꾸기 ............................................. 160

다음 레벨로 나아간다 …………………………………………………… 161

협력하고, 경쟁하고, 보상한다 ………………………………………… 161

자신에게 뇌물을 준다 …………………………………………………… 162

스스로 시간을 정한다 …………………………………………………… 162

작업을 놀이로 바꿔주는 앱 …………………………………………… 163

4장 생각 정리하기

공략법 33 _ 미래의 자신에게 알림 보내기 ..............................................167

공략법 34 _ 메모 잘 하기 ............................................................................ 170

기법 1: 다음 행동을 기호화한다 ……………………………………… 171

기법 2: 페이지를 네 부분으로 나눈다 ………………………………… 171

기법 3: 기록하고 요약한다 …………………………………………… 171

커스텀 메모지 인쇄하기 ………………………………………………… 172

공략법 35 _ Remember the Milk로 일상 관리하기 ..............................173

일정 관리하기 …………………………………………………………… 174

목록과 태그 관리하기 …………………………………………………… 175

일정 알림 설정하기 ……………………………………………………… 177

일정 검색하기 …………………………………………………………… 178

목차

추가 RTM 활용법 ………………………………………………………… 180

추천하는 RTM 앱과 애드온 …………………………………………… 181

공략법 36 _ 텍스트 파일로 일상 관리하기 ............................................. 182

왜 일반 텍스트일까? …………………………………………………… 183

편집기를 활용해 텍스트 파일 관리하기 ……………………………… 184

명령행을 사용해 텍스트 파일 관리하기 ……………………………… 186

todo.sh와 todo.txt 터치 소개 ………………………………………… 187

공략법 37 _ 모든 기기에서 접근할 수 있는

유비쿼터스 노트 저장 공간 설정하기 ................................187

심플노트로 어디서나 일반 텍스트 노트 동기화하기 ………………… 188

에버노트를 활용해 일반 텍스트 이상의 정보 저장하기 …………… 191

공략법 38 _ 온라인 자료를 방해가 없는 오프라인 환경으로 옮기기 .... 195

인스타페이퍼로 읽을거리 저장하기 …………………………………… 195

인스타페이퍼 툴 ………………………………………………………… 196

5장 주의력 방화벽 설치하기

공략법 39 _ 시간을 낭비하는 웹사이트 방문 제한하기 ..................... 200

StayFocusd 설치와 설정 ……………………………………………… 201

차단된 사이트 방문하기 ………………………………………………… 202

StayFocusd 비활성화 어렵게 하기 …………………………………… 202

공략법 40 _ 시간을 낭비하는 웹사이트 영구 차단하기 ......................203

결과 ……………………………………………………………………… 204

목차

공략법 41 _ 이메일 방해 줄이기 ................................................................205

이메일 프로그램을 닫는다 ……………………………………………… 206

한 시간에 한 번씩 메시지를 확인하게끔

이메일 프로그램을 설정한다 …………………………………………… 207

공략법 42 _ 작업을 여러 바탕화면으로 분리하기 ............................... 208

윈도우 …………………………………………………………………… 209

맥 OS X …………………………………………………………………… 210

공략법 43 _ 비행 금지 구역 정하기........................................................... 211

집중 영역으로 들어갈 수 있게 스스로를 설정한다 ………………… 212

아무도 나을 찾아오지 못하게 한다 …………………………………… 213

더 조용한 시간에 자유로운 공간에서 근무한다 ……………………… 213

공략법 44 _ 대화 없는 시간대 설정하기 ................................................. 214

Quiet Hours를 사용해 타이머로 통신 차단하기 …………………… 215

핵 옵션: 프리덤 ………………………………………………………… 216

공략법 45 _ 바탕화면 정리하기 ................................................................. 216

윈도우 …………………………………………………………………… 217

맥 OS X …………………………………………………………………… 218

공략법 46 _ 집을 재사용 가능한 공간으로 꾸미기 .............................. 219

들어온 항목을 넣을 공간을 마련한다 ………………………………… 220

기억해야 할 물건들은 자주 다니는 곳에 배치한다 ………………… 220

쓰지 않는 물건은 정리하고 …………………………………………… 220

쓰는 물건은 쓰기 쉬운 위치에 둔다 …………………………………… 220

작업하기 쉽게 전략적으로 위치를 지정한다 ………………………… 221

목차

작업 기반의 센터를 만든다 …………………………………………… 221

기록할 수 있는 재료를 도처에 둔다 ………………………………… 221

수신함을 설정한다 ……………………………………………………… 222

같이 사는 친구와 힘을 합친다 ………………………………………… 222

공략법 47 _ 물건들을 사형수 수감 건물에 가두기 ...............................223

공략법 48 _ 핑크 소음으로 방해되는 소리 줄이기 ..............................224

FM3 Buddha Machine Wall …………………………………………… 224

Nature Sounds for Me ………………………………………………… 225

6장 자주 하는 일 간편히 하기

공략법 49 _ 키 세 번으로 웹 검색하기 ....................................................228

브라우저의 내장 검색 상자 활용법 …………………………………… 229

인스턴트 검색: 구글 순간 검색 친해지기 …………………………… 231

공략법 50 _ 키보드로 윈도우 PC 명령 실행하기 .................................233

윈도우 내장 키보드 단축키 …………………………………………… 233

시작 메뉴에서 문서와 응용 프로그램 실행하기 ……………………… 235

론치를 활용해 프로그램과 파일 빨리 열기 …………………………… 235

공략법 51 _ 키보드로 맥 명령 실행하기 ..................................................237

내장 맥 OS X 키보드 단축키 ………………………………………… 237

퀵실버를 활용한 기본 파일 및 응용 프로그램 실행 ………………… 238

고급 퀵실버 기능 ………………………………………………………… 239

목차

공략법 52 _ 윈도우용 텍스터로 반복 입력 줄이기 ..............................241

텍스터 약어 설정하기 …………………………………………………… 241

텍스터의 더 많은 기능들 ……………………………………………… 245

공략법 53 _ 맥용 텍스트익스팬더로 반복 입력 줄이기 ......................246

텍스트익스팬더 약어 설정하기 ………………………………………… 246

고급 텍스트익스팬더 활용법 …………………………………………… 249

공략법 54 _ 반복되는 웹 폼 자동으로 채우기 .......................................250

자동 완성 프로필 만들기 ……………………………………………… 251

웹 폼 자동으로 채우기 ………………………………………………… 253

공략법 55 _ 사진 크기 일괄 조정하기 .....................................................254

윈도우에서의 크기 일괄 조정 ………………………………………… 254

맥에서의 크기 일괄 조정 ……………………………………………… 255

피카사를 활용한 크기 일괄 조정(윈도우와 맥) ……………………… 256

공략법 56 _ BugMeNot으로 무료 사이트 가입 건너뛰기 ..................256

공략법 57 _ 느린 인터넷 회선에서 웹 페이지 속도 올리기 ...............258

느린 인터넷 속도에 맞게 웹 브라우저 설정하기 …………………… 258

대역폭을 많이 차지하는 내용 차단/비활성화 하기 ………………… 260

다른 작업 하면서 탭을 사용해 페이지를 로드한다. ………………… 261

가능한 한 오프라인으로 작업한다 …………………………………… 261

공략법 58 _ 웹사이트 비밀번호 안전하게 저장하기 ...........................262

파이어폭스에서 마스터 비밀번호 설정하기 ………………………… 263

목차

공략법 59 _ 구글 캘린더로 일정 관리 검은띠 따기 .............................265

일정 빠른 추가 …………………………………………………………… 265

공유 캘린더 일정 수신하기 …………………………………………… 267

개인 캘린더 공유하기 …………………………………………………… 267

B 회의실 예약하기 ……………………………………………………… 267

이메일로 매일마다 일정 자동으로 받기 ……………………………… 268

캘린더에서 이번 주 날씨 보기 ………………………………………… 268

구글 캘린더로 친구를 일정으로 초대하기 …………………………… 269

문자 메시지로 일정 상세 내용 받기 …………………………………… 269

구글 캘린더 단축키 마스터하기 ……………………………………… 269

7장 반복 작업 자동화하기

공략법 60 _ 자동화된 파일 백업 솔루션 설정하기 ..............................273

준비물 …………………………………………………………………… 274

백업 시스템 설정하기 …………………………………………………… 274

크래시플랜+ 계정 백업 방식의 장점 ………………………………… 277

크래시플랜으로 백업한 파일 복원하기 ……………………………… 277

공략법 61 _ 타임머신 백업 활성화하기 ................................................279

외장 하드디스크에 파일 자동 백업하기(맥) ………………………… 279

삭제하거나 덮어 쓴 파일 복원하기 …………………………………… 281

타임머신의 기본 백업 주기 바꾸기 …………………………………… 282

공략법 62 _ 자동으로 PC 정리하기 .........................................................283

벨버디어로 다운로드 폴더 비우기 …………………………………… 284

벨버디어로 휴지통 비우기 ……………………………………………… 285

추가적인 자동 파일 처리 ……………………………………………… 285

목차

공략법 63 _ 자동으로 맥 정리하기 ...........................................................286

헤이즐로 다운로드 폴더 비우기 ……………………………………… 286

헤이즐로 휴지통 비우기 ………………………………………………… 287

추가적인 자동 파일 처리 ……………………………………………… 288

공략법 64 _ 자동으로 재부팅하고 애플리케이션 실행하기 ...............289

컴퓨터 자동 재부팅하기 ………………………………………………… 289

자동으로 소프트웨어나 문서 실행하기 ……………………………… 290

웹 브라우저 자동으로 시작하기 ……………………………………… 291

공략법 65 _ 구글 검색 결과 자동으로 받아보기 ...................................292

공략법 66 _자동으로 음악, 영화 등 내려받기 .......................................294

wget 설치하고 실행하기 ……………………………………………… 294

전체 웹사이트 복사하기 ………………………………………………… 295

자주 끊기는 인터넷 회선에서 부분 다운로드 재개하기 …………… 296

웹에서 자동으로 새 음악 내려받기 …………………………………… 297

윈도우에서 wget 다운로드 자동화하기 ……………………………… 298

8장 이동 중 데이터 활용하기

공략법 67 _ 드롭박스로 어디서나 중요 파일 접근하기 ......................302

드롭박스가 해주는 일 …………………………………………………… 302

드롭박스로 파일 공유하기 ……………………………………………… 305

Dropbox 폴더 밖에서 파일과 폴더 동기화하기 ……………………… 306

애플리케이션 동기화와 데이터 암호화 ……………………………… 307

목차

공략법 68 _ 웹 기반의 오피스 스위트로 문서 관리하기 ................... 308

데스크톱 소프트웨어에서 웹 애플리케이션으로 옮겨야 하는 이유 … 308

데스크톱 오피스 소프트웨어의 웹 애플리케이션 대체재 …………… 311

온라인 오피스 스위트로 할 수 있는 일 ……………………………… 312

데스크톱과 웹 사이의 간격 메우기 …………………………………… 313

공략법 69 _ USB 드라이브에 인생 담기 ................................................. 315

왜 USB 드라이브를 사용하나? ………………………………………… 315

무설치 프로그램 ………………………………………………………… 316

USB 드라이브에 저장하면 유용한 데이터 …………………………… 318

드라이브에 보안 적용하기 ……………………………………………… 318

USB 드라이브 활용하기 ………………………………………………… 320

공략법 70 _ 하마치로 가상 개인 네트워크 만들기 .............................. 321

하마치 VPN이란? ……………………………………………………… 321

하마치 설정하기 ………………………………………………………… 322

하마치 VPN으로 할 수 있는 작업 …………………………………… 324

공략법 71 _ 홈 웹 서버 구동하기 ...............................................................325

1 단계: 다른 서버나 방화벽 소프트웨어 비활성화하기……………… 326

2단계: 아파치 HTTP 서버를 설치한다 ………………………………… 326

3단계: 문서를 공유할 수 있게 아파치 설정하기 …………………… 328

4단계: 웹사이트 문서 비밀번호로 보호하기 ………………………… 329

공략법 72 _ 집 컴퓨터에서 웹앱 구동하기 .............................................332

집 컴퓨터에서 구동할 수 있는 웹 애플리케이션 …………………… 333

1단계: 웸프서버 설치하기 ……………………………………………… 334

2단계: 웹앱 디렉터리를 홈 서버에 두기 ……………………………… 336

3단계: 설정하기 ………………………………………………………… 336

목차

공략법 73 _ 개인 위키피디아 구축하기 ...................................................338

준비물 …………………………………………………………………… 338

미디어위키 설정하기 …………………………………………………… 338

위키 테스트하기 ………………………………………………………… 340

간단한 위키텍스트 설명 ………………………………………………… 341

공략법 74 _ 원격으로 집 컴퓨터 제어하기 .............................................342

1단계: VNC 서버 설치하기 …………………………………………… 344

2단계: VNC 클라이언트 설치하기 …………………………………… 346

VNC 관련 추가 고려 사항 ……………………………………………… 346

공략법 75 _ 집 컴퓨터에 웹 주소 부여하기 ...........................................347

1단계: DynDNS 계정 설정하기 ………………………………………… 348

2단계: 컴퓨터 설정해 DynDNS 업데이트하기 ……………………… 349

3단계: 자신의 도메인 시험해보기 …………………………………… 349

DynDNS 옵션 …………………………………………………………… 349

공략법 76 _ 노트북 최적화하기 ................................................................ 350

배터리 수명 늘리기 ……………………………………………………… 350

키보드와 화면 보호하기 ………………………………………………… 351

차갑게 두기 ……………………………………………………………… 351

오프라인으로 일할 수 있게 준비하기 ………………………………… 352

데이터 보호하기 ………………………………………………………… 352

주의해서 들고 다니기 …………………………………………………… 353

백업 ……………………………………………………………………… 353

도움되는 추가 장치를 챙긴다 ………………………………………… 354

핫스팟 찾기 ……………………………………………………………… 354

목차

9장 스마트폰으로 똑똑하게 일하기

공략법 77 _ 터치 화면 입력 속도 높이기 ................................................356

누울 자리를 보지 않고 다리 뻗기 ……………………………………… 357

구두점 단축키 …………………………………………………………… 359

대체 키보드 설치하기(안드로이드 전용) ……………………………… 360

자신에게 맞는 키보드 고르기(안드로이드 전용) …………………… 361

공략법 78 _ 컴퓨터와 휴대폰의 경계 허물기.........................................362

컴퓨터에서 iOS로 ……………………………………………………… 362

컴퓨터에서 안드로이드로 ……………………………………………… 365

공략법 79 _ 폰으로 컴퓨터 원격 제어하기 .........................................366

포켓클라우드 설정하기 ………………………………………………… 367

포켓클라우드 활용하기 ………………………………………………… 368

권장할 만한 다른 원격 애플리케이션 ………………………………… 369

공략법 80 _ 태스커로 안드로이드 기능 자동화하기 ...........................370

작업 해부하기 …………………………………………………………… 370

예제 - 폰을 뒤집어 놓을 때 무음으로 설정하기 …………………… 371

공략법 81 _ 전화번호 하나로 모든 번호 관리하기 ...............................373

구글 보이스 설정하기 …………………………………………………… 374

전화 걸기와 문자 메시지 보내기 ……………………………………… 375

구글 보이스에 전화기 추가하기 ……………………………………… 376

벨 시간 설정하기 ………………………………………………………… 376

그룹별 커스텀 전화와 음성메일 기능 설정하기 ……………………… 377

구글 보이스와 폰 연동하기 …………………………………………… 378

구글 보이스의 다른 장점 ……………………………………………… 378

목차

공략법 82 _ 폰을 활용한 증강 현실..........................................................379

어디에 있는지 알아오기 ………………………………………………… 380

구글 고글스로 보고 있는 내용에 대해 배우기 ……………………… 381

가격 비교하기 …………………………………………………………… 382

공략법 83 _ 위치 인식 기능을 활용해 어디에 있었는지 기억하기 ....383

방문한 장소에 체크인하기 ……………………………………………… 383

지도에 사진 남기기 ……………………………………………………… 386

구글 지도를 사용해 찾기 ……………………………………………… 387

공략법 84 _ 음성으로 폰에 명령하기 .......................................................388

아무 데서나 음성을 사용해 입력하기 ………………………………… 389

폰 검색하고 명령 내리기 ……………………………………………… 389

공략법 85 _ 카메라폰을 스캐너로 활용하기 .......................................... 391

캠스캐너 스캔 활용하기 ………………………………………………… 393

스캔한 PDF 공유하기 …………………………………………………… 393

공략법 86 _ 문자 메시지로 ‘피처폰’ 똑똑하게 만들기 ........................394

문자 메시지로 웹 검색하기 …………………………………………… 394

문자 메시지로 구글 캘린더 접근하기 ………………………………… 396

Fuelly로 기름 마일리지 추적하기 ……………………………………… 397

문자 메시지로 트위터 봇에 명령하기 ………………………………… 398

공략법 87 _ 테더링을 통해 모바일 폰으로 컴퓨터 인터넷 연결하기 .. 400

준비물 …………………………………………………………………… 400

테더링 방법 ……………………………………………………………… 401

목차

공략법 88 _ 디지털 사진 기억 공간 개발하기 .......................................402

카메라폰에서 에버노트로 사진 업로드하기 ………………………… 403

에버노트로 사진 데이터베이스 만들기 ……………………………… 403

공략법 89 _ 페이팔로 휴대폰에서 돈 보내고 받기 .............................. 404

페이팔 모바일 …………………………………………………………… 405

10장 웹 마스터하기

공략법 90 _ 구글 검색 전문가 되기 ........................................................ 409

따옴표를 활용한 정확한 구문 지정 …………………………………… 410

+와 –를 사용한 단어 포함 또는 제외 ……………………………… 411

사이트 내에서 검색하기 ………………………………………………… 411

특정 타입의 파일 검색하기 …………………………………………… 412

계산 ……………………………………………………………………… 412

동의어 …………………………………………………………………… 413

조건과 연산자 결합하기 ………………………………………………… 413

공략법 91 _ RSS로 웹사이트 구독하기 ................................................... 414

웹사이트 피드 구독법 …………………………………………………… 415

인기 있는 다른 피드 리더 ……………………………………………… 417

피드로 동적인 정보 검색하고 관리하기 ……………………………… 418

공략법 92 _ 주소 표시줄에서 특정 웹사이트 내 빠르게 검색하기 .... 418

즐겨찾기 모음 내려받기 ………………………………………………… 422

라이프해커 빠른 검색 …………………………………………………… 423

목차

공략법 93 _ 웹 브라우저 확장하기 ...........................................................424

파이어폭스 확장 플러그인 설치하기 ………………………………… 425

크롬 플러그인 설치하기 ………………………………………………… 426

추천할 만한 파이어폭스 및 크롬 확장 플러그인 …………………… 428

공략법 94 _ DownThemAll로 파이어폭스 다운로드 무장하기 .........429

DownThemAll로 개별 파일 내려받기 ………………………………… 430

필터로 파일 여러 개 한 번에 받기 …………………………………… 431

웹 페이지에서 MP3 모두 내려받도록 필터 설정하기 ……………… 432

클릭 한 번으로 dTa 설정 접근하기 …………………………………… 434

공략법 95 _ 유용한 북마클릿 10개 ...........................................................435

공략법 96 _온라인에서 재사용 가능한 미디어 찾기 ...........................437

재사용 가능한 미디어란? ……………………………………………… 437

6개의 재사용 가능 미디어 검색 엔진과 소스 ………………………… 438

공략법 97 _ 지도에 데이터 표시하기 ...................................................... 440

공략법 98 _ 여러 사이트를 홈 페이지로 설정하기 ..............................442

멀티탭 홈페이지 ………………………………………………………… 442

여러 탭 즐겨찾기 추가하기 …………………………………………… 444

여러 탭 한 번에 열기 …………………………………………………… 444

공략법 99 _ 구글을 통해 사용할 수 없는 웹사이트에 접근하기 ......445

공략법 100 _ 구글이 나에 대해 말하는 내용에 첨언하기 ...................446

이미 웹사이트가 있다면? ……………………………………………… 447

개인 도메인 마련하기 …………………………………………………… 447

문패 달기 ………………………………………………………………… 448

목차

템플릿 커스터마이징하기 ……………………………………………… 449

웹 호스팅 찾기 …………………………………………………………… 450

개인 사이트 링크 연결하기 …………………………………………… 451

간단히 개인 사이트 구축하기 ………………………………………… 451

공략법 101 _ 웹 브라우저 사용 흔적 지우기...........................................452

비밀 모드 사용하기 ……………………………………………………… 452

브라우징 세션 후 데이터 지우기 ……………………………………… 455

핵 옵션 …………………………………………………………………… 456

11장 컴퓨터 생존 기술 익히기

공략법 102 _ 악성코드로부터 PC 보호하기 ...........................................458

증상 ……………………………………………………………………… 459

악성코드 제거 및 예방 툴 ……………………………………………… 459

감염된 시스템 복원하기 ………………………………………………… 460

웹 브라우저 하이재킹 …………………………………………………… 463

공략법 103 _ 악성코드로부터 PC 보호하기 ...........................................464

악성코드 예방 …………………………………………………………… 464

30개의 안티바이러스 툴로 의심되는 파일 한 번에 스캔하기 ……… 465

공략법 104 _ 시작 프로그램 정리하기 .....................................................466

시작 메뉴(초급) ………………………………………………………… 466

시스템 설정 유틸리티(중급) …………………………………………… 467

Autoruns(고급) …………………………………………………………… 468

시스템을 느리게 하는 프로그램 진단하고 제거하기 ………………… 469

목차

공략법 105 _ 시스템 설정 변경 취소하기 ...............................................471

시스템 복원 기능으로 복원 시점 만들고 복원하기 ………………… 472

시스템 복원이 스냅샷을 찍는 시점 …………………………………… 473

시스템 복원의 디스크 사용량 제한하기 ……………………………… 474

공략법 106 _ 하드디스크에서 데이터 완전히 지우기 .....................475

윈도우 …………………………………………………………………… 475

맥 OS X …………………………………………………………………… 476

공략법 107 _ 윈머지로 파일 및 폴더 비교하고 합치기........................ 477

폴더 비교하고 병합하기 ………………………………………………… 478

텍스트 파일 비교 및 병합 ……………………………………………… 479

오피스 문서 비교하고 병합하기 ……………………………………… 480

공략법 108 _ 윈도우 PC 방화벽 적용하기 .............................................. 481

내 컴퓨터에 방화벽이 필요할까? ……………………………………… 482

존알람 소프트웨어 방화벽 ……………………………………………… 482

인터넷에 연결할 수 있는 프로그램 제어하기 ………………………… 483

공략법 109 _ 맥에 방화벽 적용하기 .......................................................485

방화벽 설정 선택하기 …………………………………………………… 486

공략법 110 _ USB 드라이브로 윈도우 속도 높이기 ..............................488

USB 드라이브에 레디부스트 활성화하기 …………………………… 488

레디부스트가 사용할 공간 할당하기 ………………………………… 489

목차

공략법 111 _ 하드디스크 여유 공간 비우기 ........................................ 490

디스크를 많이 차지하는 내용 시각화하기 …………………………… 490

CCleaner로 전체 시스템 청소하기 …………………………………… 492

공략법 112 _ 삭제된 파일 살리기 ...............................................................492

공략법 113 _ 빠른 복원을 위해 PC 이미지 복사하기 ...........................495

새 시스템 이미지 만들기 ……………………………………………… 495

시스템 이미지 복원하기 ………………………………………………… 499

공략법 114 _ 빠른 복원을 위해 맥 이미지 복사하기 ............................ 501

새 시스템 이미지 만들기 ……………………………………………… 502

시스템 이미지 복원하기 ………………………………………………… 503

고급 CCC ………………………………………………………………… 504

공략법 115 _ 부팅되지 않는 PC에서 파일 복구하기 ........................... 505

준비물 …………………………………………………………………… 505

디스크 준비하기 ………………………………………………………… 506

DVD 드라이브에서 부팅되게 컴퓨터 설정하기 ……………………… 506

시작 ……………………………………………………………………… 507

데이터 복구하기 ………………………………………………………… 507

12장 여러 컴퓨터 관리하기

공략법 116 _ 윈도우 파일 공유하기 .......................................................... 510

폴더 공유하기 …………………………………………………………… 511

컴퓨터 이름 결정하기 …………………………………………………… 512

목차

다른 PC에서 공유 폴더 접근하기 ……………………………………… 513

맥에서 공유 폴더 접근하기 …………………………………………… 514

문제 해결 팁 ……………………………………………………………… 515

공략법 117 _ 맥 파일 공유하기 ................................................................... 516

폴더 공유하기 …………………………………………………………… 516

다른 맥에서 공유 폴더 접근하기 ……………………………………… 518

PC에서 공유 폴더 접근하기 …………………………………………… 518

공략법 118 _ 여러 컴퓨터 사이에서 웹 브라우저 동기화하기 ...........520

브라우저의 기본 동기화 툴 활성화하기 ……………………………… 520

확장 플러그인으로 동기화 강화하기 ………………………………… 523

공략법 119 _ 여러 컴퓨터에서 프린터 한 대 공유하기 ........................524

프린터 공유하기 ………………………………………………………… 525

윈도우에서 공유 프린터에 연결하기 ………………………………… 526

맥에서 공유 프린터에 연결하기 ……………………………………… 527

공략법 120 _ 듀얼 모니터 최적화하기 .....................................................528

기본 사용법 ……………………………………………………………… 528

듀얼 모니터 바탕화면 보여주기 ……………………………………… 529

모니터 사이에서 작업 표시줄 펼치기 ………………………………… 530

창 관리하기 ……………………………………………………………… 531

바탕화면 고정과 오버레이 ……………………………………… 532

공략법 121 _ 하나의 키보드와 마우스로 여러 컴퓨터 제어하기 .......533

시너지 서버 설정하기 …………………………………………………… 534

시너지 클라이언트 설정하기 …………………………………………… 536

목차

30 라이프해커 : 업무의 달인이 알려주는 121가지 업무 비법

이메일을 더 적게 받고 싶은지 물으면 누구나 그렇다고 대답할 것이다. 하지

만 편리한 이메일 없이 살고 싶은지 물으면 물론 아니라고 답할 것이다. 이

메일은 생산성 기술 분야에서 가장 큰 양날의 칼이며, 사용자에게 크나큰 편

리함을 제공하는 동시에 사람들의 일상에 큰 부담을 준다. 하지만 자신의 분

야에서 성공한 전문가들은 이메일에 끌려다니며 하루를 보내기보다는 이메

일을 관리하는 법을 알고 이를 활용할 줄 안다.

한편으로 이메일은 버튼 클릭 한 번으로 인터넷에 연결된 모든 기기를 통해

저 멀리 떨어진 사람에게 정보를 전달할 수 있게 해준다. 하지만 다른 한편

으로 이메일 수신함에는 언제 시간을 내서 모두 읽을 수 있을지 엄두가 나지

않는 1,762개의 읽지 않은 메시지가 들어 있다. 이 글을 읽는 순간, ‘딩동!’하

고 또 다른 이메일이 도착한다.

이메일이 보편화되기 전에는 편지를 보내려면 사람이 종이에 정보를 쓰고,

편지를 봉인하고 편지 봉투에 주소를 적고, 우표를 붙이고 우편함에 집어넣

었다. 며칠 또는 몇 주가 지나면 메시지가 수신자의 책상에 도착했다. 오늘

날의 이메일도 편지와 같은 문자 기반의 통신 수단을 제공하지만 더 빠르고

CHAPTER

이메일 관리하기

01

1장 _ 이메일 관리하기 31

편리할뿐더러 편지와 마찬가지로 귀여운 편지봉투 아이콘까지 갖추고 있다.

하지만 편지를 받을 때처럼 이메일을 받지는 않는다. 우리가 받는 이메일 메

시지는 일반 편지와 달리 수신함에 계속 쌓인다. 직장인에게 이메일의 효과

는 양적인 측면에서 종이 편지와는 사뭇 다르다. 이메일을 전송하는 속도,

편리함, 낮은 전송 비용 덕분에 우체국이 부러워할 정도로 이메일의 전송량

은 크게 증가했다. 보고에 따르면 하루에 2천 9백 4십억 통의 이메일이 전

송된다고 한다. 이메일 중 80% 정도는 스팸이지만, 이를 감안하더라도 대충

500억 통의 유효한 이메일이 하루 동안 전송된다.

이렇게 사실상 무료이고 실시간으로 전달되는 메시지 전송은 보내는 사람

에게는 좋지만 받는 사람에게는 그다지 좋지만은 않다. 편지를 보내는 비용

과 불편함은 일종의 필터 기능을 한다. 보통 사람들은 자신의 편지함에 어떤

우편물이 들어 있는 것을 보면 이 우편물을 보낸 사람이 이런 비용과 시간을

감수할 정도로 우편물의 내용이 중요하다고 생각한다.

하지만 이메일은 이런 전송 부담을 덜어준다. 매일 보내는 이메일의 양이 늘

어나면서 수신한 메시지 중 중요한 메시지를 골라내는 부담은 (전송자가 아

니라)수신자에게 가중된다. 이메일 수신 부담은 정보화 사회의 고질적인 병

폐로, 전문가들은 이런 이메일이 매년 수십억 달러만큼 기업 근로자의 생산

성을 떨어뜨린다고 예측한다.

일부 기업과 사용자는 극단적인 전략을 사용해 이런 이메일 수신 부담에 맞

서고 있다.

■ 2004년 스탠포드 교수인 로렌스 레식은 자신의 이메일 수신함에 지난 2년간 쌓인 수

천 건의 읽지 않은 이메일을 보고 ‘이메일 파산’을 선언했다. 로렌스 교수는 이메일을

모두 열어보는 대신 로렌스 교수에 따르면 이 작업은 불가능했다고 했다 해당 연락처로 자동 사

과 메일을 보내고 이메일을 보낸 발신자가 메일을 다시 보내야 할 정도로 메일이 중요

할 때만 자신에게 메일을 다시 보내달라고 요청했다 [참고 문헌1]. 웹에서 ‘이메일 파산’

을 검색하면 다른 사람들도 로렌스 교수의 이런 전례를 따라 자신들의 웹사이트에서

공개적으로 이메일 파산을 선언한 것을 볼 수 있다.

■ 긴 메일 답장을 쓰는 데 지친 나머지 디자이너 마이크 데이비슨은 답장을 다섯 문장

이내로 쓰는 정책을 세웠다. 답장이 이렇게 짧게 오는 데 대해 의아하게 생각하는 사


람들은 마이크가 자신의 메시지 서명에 포함시킨 정책 설명을 통해 좀 더 자세한 정보

를 확인할 수 있었다 [참고 문헌2].

■ 한 휴대전화 회사는 이메일 없는 날을 정했다. 이 회사 직원들은 매주 금요일 이메일

을 보내지 않으며, 수신한 이메일 고객이 보낸 메일은 제외을 확인하지도 않는다. 이 회사

직원들은 일주일에 한 번씩 이메일로부터 자유로워지고 이메일 탓에 방해를 받지 않

게 되면서 일의 능률도 그만큼 올랐다고 말한다 [참고 문헌3].

과거에 수신한 이메일을 모두 처리하느라 몇 시간을 보낸 적이 한 번이라도

있다면 왜 이런 방법까지 쓰는지 이해할 수 있을 것이다. 이메일에 끌려다

니는 하루 일과는 쉽게 찾아볼 수 있다. 이를 확인하려면 일하는 동안 이메

일 프로그램을 열어두기만 하면 된다. 그럼 매번 이메일 프로그램에서 이메

일이 도착했음을 알려줄 때마다 지금 하는 일의 중요도나 몰입도와 상관없

이 상관없이 하던 일을 중단하고 이메일 수신함을 열어보게 된다. 그런 다음

새 메시지를 찾아본다. 이 메시지가 긴급한 메시지면 바로 처리하지만, 긴급

하지 않은 내용이면 하던 일로 돌아온다. 그런 다음 ‘내가 어디까지 일을 했

지?’라고 생각하곤 한다. 하루 일과가 끝날 때쯤에는 이메일 수신함에 어떻

게 이렇게 많은 메일이 쌓였는지 의아해 하며 메일을 어떻게 처리할지 고민

스럽다. 또 하루가 어떻게 갔는지 기억이 나지 않는다.

대부분의 사람들은 이런 식으로 이메일을 처리한다. 하지만 더 나은 방법이

있다.

이메일과 씨름하는 시간은 하루 30분 미만으로 줄일 수 있다. 누구나 이메일

수신함을 비우고 마침내 하루 일정을 제대로 지켰다는 기분을 만끽할 수 있

다. 메시지는 한 번에 여러 개씩, 다른 작업을 하는 도중 머리가 맑을 때 짬

을 내서 정리하면 된다. 그럼 직장 상사와 동료들에게 일 처리가 빠르다는

말을 더 자주 듣게 될 것이다. 또 메시지에서 원하는 내용을 좀 더 빨리 찾아

내고, ‘읽어야 할 의무감’을 주는 이메일이 수신함에 계속해서 쌓이는 현상을

방지하는 방법도 있다. 이메일을 잘 관리하는 것만으로 직장에서 대응이 빠

르고 더불어 그만큼 책임감 있고, 많은 일을 관리할 줄 알며, 믿을 수 있는 사람이라

는 평판을 들을 수 있다. 더불어 머지 않아 부와 명예도 뒤따를 것이다.


이 책에서 소개한 공략법의 업데이트, 링크, 참고 사항, 추가 팁과 툴은 http://lifehackerbook.

com/을 참고하자. 특정 장의 최신 내용을 바로 살펴보려면 http://lifehackerbook.com/ch1/처럼

장 번호를 추가로 붙이면 된다.

NOTE

이메일 파산을 선언하지 않더라도, 또 오늘이 일주일의 특정 요일이기 때문

에 이메일을 사용하는 일을 자제하지 않더라도 이메일을 관리할 수 있다. 날

마다 실천하는 작은 변화와 더 나은 습관은 이메일처럼 시시각각 찾아오는

수없이 많은 정보가 여러분을 방해하지 않고 오히려 돕게 할 수 있다. 이 장

에서는 이메일을 관리하고 잘 활용하는 실전 전략을 살펴본다.

공략법

이메일 수신함 비우기그리고 비운 채로 유지하기

01>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

정기적으로 이메일 수신함을 비울 수 있으면 이메일 관리 최고 수준에 도달

할 수 있다. 이메일 수신함을 비우면 잔뜩 쌓여 있는 알 수 없는 정보를 모두

정리할 수 있으며, 이런 정보가 매일 계속해서 쌓이는 것을 막을 수 있고, 우

리의 마음도 좀 더 중요한 일에 집중할 수 있게 자유로워진다.

왜 이메일 수신함을 비울까?

이메일 수신함은 처리하지 않은 메시지를 잠시 보관하는 공간으로 사용한

다. 처리하지 않은 이메일은 아직 결정을 내리지 않은 이메일을 말한다. 이

메일이 도착한 날이 지나기 전에 새 메시지를 어떻게 처리할지 결정하는 습

관을 들이고, 이메일 메시지를 수신함에서 제거하자.

어떤 이들은 최근에 일어난 일을 한눈에 볼 수 있게 이메일 수신함을 가득

채워두기를 좋아한다. 이런 사람들은 자신이 하고 있는 일, 자신이 속한 집


단에서 이야기하는 주제, 가장 최근에 나온 유튜브 유머 동영상 등을 항상

이메일 수신함에 보관해둔다. 하지만 ‘수신’ 사실을 제외하고 공통점이 전

혀 없는 우편물을 실제 우편함에 가득 쌓아놓지 않는 것처럼 이메일 메시지

수신함도 메시지로 가득 채워둘 이유가 전혀 없다. 읽은 메시지로 가득 찬

수신함은 우리에게 아무 도움이 안 된다. 이 수신함에서는 가장 중요한 메

시지를 우선순위별로 지정할 수도 없고, 또 메시지 성격에 맞게 메시지 내

용을 확인하기도 어렵다. 예를 들어, 이메일로 온 모임 초대는 이메일 수신

함보다는 달력에 표시하는 게 훨씬 더 의미가 있다. 또 나중에 방문할 웹사

이트 주소는 이메일보다는 브라우저의 즐겨찾기에 추가하는 게 더 낫다. 아

울러 프로젝트 문서는 이메일 프로그램이 아니라 적절한 폴더에 보관해야

한다. 이처럼 모든 내용은 이메일 수신함이 아닌 각자 자신만의 공간이 있

다.

이메일 수신함이 비어 있으면 매번 이메일을 확인할 때마다 봐야 하는 수많

은 메시지 목록이 주는 심리적인 부담이 줄어든다. 비어 있는 이메일 수신함

은 새로 수신한 메시지와 처리했거나 행동으로 옮긴 메시지 사이에서 명확

히 구분 기준을 제시한다.

이 공략법에서는 간단한, 세 폴더 시스템을 통해 이메일 수신함을 계속 비워

둔 채, 수신함을 들락거리지 않고 수신한 모든 메시지를 쉽게 찾아 행동에

옮길 수 있는 시스템을 소개한다.

신뢰할 수 있는 세 폴더의 설정

이메일 수신함을 비워두기 위해 필요한 세 개의 폴더는 그림 1-1에 나온 아

카이브 Archive, 팔로우업 Follow Up, 대기 Hold 폴더다.

일부 이메일 프로그램 특히 지메일http://gmail.com 은 메시지 아카이브를 기본 제공한다. 이

때는 아카이브 라벨이나 폴더를 만들지 않아도 된다. 그냥 프로그램의 기본 아카이브 메시지 저

장 공간을 사용하면 된다 아카이브 메시지 저장 공간은 전체 보관함을 클릭해 들어갈 수 있다.

NOTE


그림 1-1: 아카이브, 팔로우 업, 대기 폴더를 사용하면 이메일 수신함을 비워둘 수 있다.

아카이브 폴더

우리가 받는 메일은 대부분 지금 당장은 필요 없지만 나중에 다시 살펴봐야

할 내용인 경우가 많다. 이런 메시지를 아카이브로 보관하자. 아카이브 폴더

는 오랫동안 이메일을 참조할 수 있게 모아둔 폴더다. 이 폴더 공간은 나중

에, 오랜 시간이 지난 시점에 다시 찾아볼 만한 정보가 담긴 메시지를 보관

하는 공간이다. 이 공간에는 완료된 이메일 글타래나, 완료된 요청, 여러분

이 읽은 메모, 여러분이 답한 질문, 완료된 프로젝트 이메일 등을 보관하면

된다. 기본적으로 나중에 참조할 만한 완료된 이메일 교환 내용을 아카이브

에 보관하면 된다.

아카이브는 하위 폴더가 없는 단일 폴더 구조로 돼 있다. 이 점은 폴더명을

지정해 정보를 좀 더 세분화해서 관리하기를 좋아하는 사람들이 조금 싫어

할 수 있다. 하지만 우리는 도서관 사서가 아니며, 어떤 메시지를 어떤 폴더

에 집어넣어야 할지 결정하는 데 굳이 시간을 낭비할 필요도 없다. 아카이

브의 내용은 언제든 완벽하게 검색할 수 있다. 올바른 검색 기호를 사용하면

아카이브에 집어넣은 메시지를 나중에 아무 때나 찾아볼 수 있다. 복잡한 폴

더 구조를 사용하지 않고 아카이브에서 메시지를 꺼내는 자세한 방법은 공

략법 6 ‘메시지 검색 마스터하기’를 참고하자.

팔로우 업 폴더

팔로우 업 폴더에 들어 있는 메시지는 완료해야 하는 작업을 나타낸다. 이

폴더 안에는 바로 답을 줄 수 없는 메시지나 해야 할 작업에 대한 메시지를


보관한다. 이러한 메시지는 우리가 할 일 하나하나를 나타낸다. 몇 년 동안

연락이 닿지 않다가 오랜만에 온 고등학교 친구의 메일이나 분기 보고서를

갱신하라는 상사의 요청은 우리가 나중에 해야 할 행동을 수반하므로 팔로

우 업 폴더에 보관해야 한다. 이때 단순히 메시지를 팔로우 업 폴더에 집어

넣는 것만으로는 부족하다. 실제로 행동으로 옮길 수 있게 할 일 목록에 해

야 할 작업 내용을 입력해둬야 한다.

대기 폴더

대기 폴더는 며칠 이내에 살펴봐야 할 중요 메시지를 임시로 보관하는 공간

이다. 다른 사람이 중요한 정보를 전송해주기를 기다리고 있거나 시간이 중

요한 주제에 대한 이메일 글타래를 갖고 있다면 대기 폴더에 보관하면 된다.

대기 폴더 안에 집어넣어야 할 메시지의 예로는 현재 배송 중인 우편물에 대

한 택배 운송장 번호나 ‘화요일까지 답장 줄게요:대규모 프로젝트’ 같은 직장

동료의 메시지 등이 있다.

대기 폴더는 일주일에 한 번씩 검토하고 메시지가 더는 중요하지 않으면 이

폴더에서 제거한다. 예를 들어 택배 우편물이 배달됐거나 실제로 직장 동료

가 화요일에 답장을 줬다면 이들 메시지를 이 폴더에서 제거하면 된다.

메시지 처리하기

이제 세 폴더를 갖췄으니 메일 수신함을 비울 차례다. 몇 개월 동안 수신한

메시지로 가득 채워진 수신함부터 정리를 시작하든, 마지막으로 확인한 후

20여 통의 메시지만 새로 추가된 수신함부터 정리를 시작하든 방식은 동일

하다. 이메일 수신함에서 가장 오래된 이메일부터 시작해 메시지를 열고 다

음 작업을 한다.

■필요 없는 메시지이면 지운다.

■ 바로 답할 수 있는 질문이나 요청에는 바로 답한다. 그런 다음 아카이브에 보관하거나

지운다.


■ 답장을 보내는 데 1분 이상 시간이 필요하다면 팔로우 업 폴더로 메시지를 옮기고 할

일 목록에 해야 할 일을 추가한다.

■ 현재 기다리고 있는 사안이거나 며칠 내에 필요한 내용이라면 대기 폴더로 메시지를

옮긴다. 시간이 중요한 사안 이를테면 직장 동료가 금요일까지 문서를 주기로 약속한 경우 이라면

제때 해당 사안을 그때 확인할 수 있게 달력에 메모를 추가한다.

■나중에 찾아볼 만한 정보 메시지라면 아카이브로 옮긴다.

이메일 수신함이 완전히 비워질 때까지 모든 메시지를 이런 방식으로 정리

한다.

이 폴더 구조가 모든 사람에게 항상 적합한 것은 아니지만 간단하고, 잘 정의된 처리 시스템을

처음 사용하기에는 적합하다. 혹시 이 방식을 조금 수정해 적용할 때는 ‘폴더 수가 적을수록 개별

메시지를 처리하기가 더 쉬워진다’는 사실만 기억하자.

NOTE

이메일 수신함 비워두기

이메일 수신함을 비우고 난 후 이메일 수신함이 계속 비어 있게 관리하는 일

은 하루에 몇 차례만 반복하면 된다. 이메일을 관리하는 시간을 오전, 점심

후 한 번, 늦은 오후에 한 번 등 미리 계획해두자. 그리고 다음 황금률을 따

르도록 자신을 훈련시킨다.

이메일 수신함에는 절대 읽은 메시지를 남기지 않는다.

각 메시지를 어떻게 처리할지는 메시지를 처음 읽을 때 바로 결정한다. 여기

에 예외란 있을 수 없다. 이런 습관을 엄격하게 실천한다. 수신한 메시지에

담겨 있는 정보를 올바른 위치로 옮긴다. 즉, 날짜는 달력으로, 프로젝트 문

서는 관련 폴더로, 웹사이트 주소는 즐겨찾기로 옮긴다. 간단히 ‘예’, ‘아니오’

로 바로 답할 수 있는 메시지는 바로 답장을 쓴다. 이메일 수신함에 있는 이

메일은 한 번 이상 절대 건드리지 않아야 한다.

기술 전문가인 마크 허스트는 “수신한 이메일은 냉장고 선반에 들어 있는 테

이크아웃 중국 음식처럼 생각하면 된다. 이런 음식은 가능한 한 빨리 먹는


게 제일 좋다. 하루 정도는 괜찮지만 하루만 지나도 악취가 나기 시작한다

[참고 문헌4] ”고 말한 바 있다.

처음 해본다면...

수천 건의 메시지가 들어 있는 이메일 수신함에서 처음 작업을 시작한다면

이메일 수신함을 비우는 일이 매우 부담될 수 있다. 이 경우 이메일을 관리

하는 좋은 습관을 바로 시작할 수 있는 좋은 방법 중 하나는 기존 메시지를

별도의 특수 폴더(이메일 관리 전문가인 메를린 맨은 이를 ‘이메일 DMZ(비무

장 지대)’ [참고 문헌5] 라고 부른다)로 모두 옮기는 것이다.

그런 다음 지금 이후로 이메일을 확인할 때마다 항상 이메일 수신함을 비우

기로 결심한다. 이렇게 이메일을 비우고 난 후 매번 이메일을 처리할 때마다

‘DMZ’ 폴더에 있는 오래된 메시지도 조금씩 함께 처리한다. 그럼 더디긴 하

지만 확실히 기존 이메일도 관리하면서 새로운 습관도 자리 잡을 수 있다.

주의할 점

아직 해결하지 않은 메시지가 모두 팔로우 업과 대기 폴더에 잘 정리돼 있다

고 해서 할 일이 없거나 문제가 해결된 것은 아니다. 이 시스템에서 주의할

점은 이들 폴더에 옮겨놓은 작업을 제대로 끝마칠 수 있게끔 팔로우 업 폴더

의 메시지 이들 메시지는 모두 할 일 목록에 들어 있어야 한다 와 대기 폴더의 메시지를 꾸준

히 검토해야 한다는 점이다. 해야 할 일이 얼마나 많은지 쉽게 확인하고 할

일이 없다는 착각에 빠지지 않게끔 대기 폴더와 팔로우 업 폴더의 메시지를

모두 ‘읽지 않음’으로 표시하는 것도 좋다.

Inbox Zero 시리즈(http://inboxzero.com)와 이 공략법에서 소개한 여러 기법에 큰 영향을 준 맥

월드 매거진의 ‘The Inbox Makeover’ 기사(http://macworld.com/2005/04/features/tipsinbox/

index.php)의 저자인 메를린 맨에게 특별히 감사드린다.

NOTE


공략법

답장을 쓰는 시간 줄이기02>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

제시간에 맞춰 이메일에 답하는 일은 직장 경력에 가장 도움이 되는 일 중

하나다. 하지만 엄마 뱃속에서 태어날 때부터 수없이 쏟아지는 새 메시지를

잘 처리하는 소질을 타고나는 사람은 없다. 이메일에 빠르게 답하는 법은 후

천적으로 익혀야 할 기술이다. 그리고 이 기술을 익히면 수없이 쌓인 이메일

수신함의 메시지 때문에 일상 업무에 지장을 겪는 전 세계의 다른 사람들과

차별화될 수 있다.

토마스 넬슨 출판사의 마이클 하야트도 이런 사실에 동의한다. 그는 “사실

여러분이 메일에 답장을 쓸 때마다 여러분의 평판, 즉, 여러분의 브랜드를

세우고 있는 것입니다. 여러분이 보내는 답장에 따라 여러분에 대한 사람들

의 인식이 형성됩니다. 답장을 느리게 하면 사람들은 여러분이 업무 능력이

떨어지고 일에서 뒤처져 있다고 판단합니다. 답장을 빠르게 보내면 사람들

은 여러분이 업무 능력이 뛰어나고 일을 잘 처리한다고 생각합니다. 여러분

이 인식하든 안 하든, 사람들의 이런 인식은 직장 내에서의 승진과 향후 여

러분이 회사에서 최고로 올라갈 수 있는 위치를 결정하게 됩니다. ‘답장을 천

천히 보내도 되겠지’라는 안일한 생각을 해서는 안 됩니다. 그건 직장 경력

을 죽이는 것과 마찬가지입니다” [참고 문헌6] 라고 언급한 바 있다.

날마다 받는 수십 통의 메시지에 바로 답장하기란 불가능하지만 수신함의

노예가 되지 않으면서 답장을 더 빠르게 쓰는 방법은 있다. 이 공략법에서는

하루 일과를 망치지 않으면서 적시에 이메일에 답장하는 데 필요한 전략을

소개한다.

메시지를 일괄 처리하기

새 메시지가 도착할 때마다 매번 작업에 방해를 받는다면 결국 우리의 작업

흐름은 이메일 수신함에 들어오는 메시지에 좌지우지된다. 이렇게 내버려둬

서는 안 된다.


이메일 통신 수단의 폭발적인 성장과 이메일 기능을 갖춘 스마트폰이 널

리 확산되면서 많은 미국인들은 쉴새 없이 이메일 수신함을 쳐다보게 됐다.

2010년 조사 응답자의 72퍼센트는 정규 근로 시간을 벗어난 시간 여기에는 출근

전 아침 시간, 휴가 기간, 주말도 포함된다 에도 자신의 이메일을 확인한다고 응답했다. 미

국인 5명 중 한 명은 잠자리에서도 직장 이메일을 확인한다 [참고 문헌7].

이렇다 보니 이메일을 확인하는 데 많은 시간을 쓰게 되고, 이런 시간 중 대

부분을 낭비하게 된다. 이메일 수신함에 남아 있는 이메일을 다 읽기 전까지

는 하루가 끝난 게 아니다.

미리 정한 시간에 하루 두세 번 이메일 수신함과 ‘미팅’을 하고 이메일을 처

리하자. 업무상 이메일 프로그램을 계속 실행해야 한다면 5분마다 확인하는

게 아니라 1시간 또는 2시간 마다 새 메시지를 확인하게끔 프로그램을 설정한다

(끊임없이 이메일을 확인하는 부담에서 벗어나는 자세한 법은 공략법 41 ‘이

메일 방해 줄이기’를 참고하자).

1분 규칙

이메일 처리를 시작할 때는 가장 오래된 메시지부터 처리하기 시작한다. 이

때 1분 규칙을 준수한다. 메시지를 처리하거나 메시지에 응답하는 데 1분 미

만이 걸리면 메시지를 그 자리에서 바로 처리한다. 1분이 긴 시간처럼 보이

지 않을 수도 있지만 실제로는 60초 안에 많은 일을 할 수 있다. 질문에 빠르

게 답을 적어 보내거나, 요청한 내용에 간단한 질문을 추가로 보내거나, ‘괜

찮은 것 같네요’나 ‘전화로 얘기합시다. 언제가 좋을까요?’, ‘첨부 파일 잘 받

았습니다. 고맙습니다’ 같은 메시지를 적기에는 60초면 충분하다. 메시지에

길고 복잡하게 답해야 한다고 생각되면 오프라인으로 답을 주는 방안을 고

려하고 메시지 대신 전화를 한다.

새 메시지 대부분은 ‘1분 내에 응답할 수 있는 메시지’ 범주에 속하는 만큼 이

러한 메시지에는 바로 답장을 보낸다.


작업이 끝나기 전에 작업 요청에 대해 답장 쓰기

어떤 사람이 프로젝트나 작업을 완료해달라고 요청하면 ‘지금 바로 이 작업

을 처리할 시간이 없으니 나중에 처리하기로 하고 수신함에 그냥 남겨둬야

지’라고 생각하기 쉽다. 하지만 이렇게 무심코 내버려둔 메시지는 몇 주 또

는 한 달 동안 그대로 방치되기 쉽고, 결국 발신자에 답장을 보내지도, 작업

을 완료하지도 못할 수 있다. 이는 무책임으로 가는 가장 빠른 지름길이다.

누군가 이메일로 뭔가를 해달라고 요청하면 다음 내용을 적어 바로 답장을

보낸다.

■작업을 시작하기 전에 궁금한 사항들

■작업 완료 기한에 대한 문의

■현재 상태 얼마나 바쁜지에 대한 와 작업을 시작할 수 있는 시점

■작업과 관련해 발신자에게 다음 번 답장을 줄 수 있을 만한 시점

“앞으로 3달 간은 일정이 모두 예약돼 있습니다. 기한이 언제까지인가요?

그래도 제가 이 일을 해야 한다고 생각하시면 9월에 다시 메일을 보내주시

기 바랍니다” 같은 답장은 사실 ‘지금은 할 수 없습니다’라는 의미를 전달하

지만 답장을 아예 안 보내거나, 3주 후에 보내는 것보다 훨씬 프로답고 수신

자도 이를 더 고맙게 여긴다.

수신함에 남겨두지 않는다

수신함의 메시지를 한 번 건드리면 답장을 빨리 작성하든 다음에 처리하기

위해 폴더에 집어넣든 바로 다음 단계로 넘어가야 한다. 하지만 둘 중 어떤

결정을 내리든 수신함에 있는 메시지를 그냥 훑어본 후, 나중에 다시 살펴볼

생각으로 그대로 남겨둬서는 안 된다. 이렇게 하면 나중에 같은 행동을 반복

해야 하므로 그만큼 시간 낭비가 된다.


공략법

효과적인 메시지 작성하기03>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

오래된 컴퓨터 과학 분야의 격언인 ‘쓰레기가 들어가면 쓰레기가 나온다

(Garbage in, garbage out)’는 컴퓨터에 잘못된 값을 입력하면 쓸데없는

결과가 나온다는 의미다. 사람은 컴퓨터보다는 훨씬 더 관대하지만 많은 측

면에서 GIGO 규칙은 이메일에도 그대로 적용된다. 이메일 메시지의 내용

이 분명할수록 원하는 답장이 됐든 요청한 작업의 처리가 됐든, 수신자에게

정보를 전달하는 일이 됐든 원하는 결과를 얻을 확률도 높다.

비효율적인 이메일 메시지에서는 발신자가 원하는 내용이 명료하지 않고,

가장 중요한 정보를 찾기가 어려우며, 메시지의 본문이 지나치게 길고 읽기

어렵다.

우리는 적어도 하루 한두 시간은 이메일을 읽고 답하는 데 쓴다. 하지만 보

내고 받은 메일 메시지가 모두 명료하고 불필요한 정보가 전혀 없다면 이 중

얼마나 많은 시간을 절약할 수 있을까?

이 공략법에서는 최소한의 시간, 에너지, 노동으로 우리가 보내는 메일에서

가장 큰 효과를 얻는 법을 다룬다.

새 메시지의 작성

가장 효과적으로 메시지를 작성해 전송하려면 아래에 정리한 간단한 전략을

기억해둔다.

목적을 결정한다

모든 이메일 메시지는 특정 목적이 있다. 정보를 전달하고 싶든, 특정 행동

을 요청하고 싶든 말이다. 작성 버튼을 클릭하기 전에 이 이메일을 보내 무


엇을 기대할 수 있는지 미리 알고 있어야 한다. 이메일 메시지의 목적을 모

른다면 이메일을 쓰지 말아야 한다.

머릿속 생각을 글로 정리해야 한다면 이메일을 스스로에게 보낸다. 그런 다

음 다른 사람에게 묻거나 말할 내용을 덧붙인다.

정보를 전달하는 제목을 사용

이메일 수신자가 수십 통의 이메일 가운데 우리가 보낸 이메일을 읽게 하려

면 첫 인상이 매우 중요하다. 이메일 수신자가 보는 첫 번째 내용은 메시지

의 제목 줄이다. 메시지의 제목 줄은 메시지의 목적을 전달하는 단어 몇 개

로 요약하는 게 좋다. 스스로를 신문 헤드라인 작성자라고 생각하고 독자의

시선을 잡기 위해 단 몇 단어로 전체 줄거리를 요약해야 한다고 생각하자.

이메일 수신자는 제목 줄을 사용해 수신함의 내용을 빠르게 살펴보고 정렬

하며, 이메일 대화 내용을 훑어보고, 우선순위를 부여하며, 한눈에 정보를

흡수한다는 점을 기억하자. 따라서 이메일의 제목 줄도 이에 맞게끔 작성해

야 한다.

다음은 몇 가지 안 좋은 제목을 예로 든 것이다.

제목: 안녕!

제목: 이 말을 하고 싶었습니다...

제목: 부탁 좀 들어주실래요?

제목: 중요!!!

이들 제목 중 어느 것도 메시지의 내용을 구체적으로 알려주지 않는다. 물

론 메시지가 중요!!!할 수 있다. 하지만 메시지의 내용이 대체 뭐란 말인가?

또 ‘부탁’은 스테이플러를 빌려주는 것부터 신장을 기증하는 것까지 범위가

다양할 수 있다. 마찬가지로 발신자는 ‘당신의 넥타이가 마음에 드네요’부터

‘당신이 내일 해고된다는 얘기를 들었어요’에 이르기까지 다양한 말을 하고

싶어할 수 있다.


좋은 제목의 예로는 다음과 같은 제목을 들 수 있다.

제목: 내일 있을 매니저 미팅 일정

제목: 월요일 프레젠테이션에 대한 질문

제목: 질문 : 기사에서 당신의 말을 인용해도 될까요?

제목: 참고 : 이번 주 목요일은 사무실에 없습니다

제목: 요청 : 새로운 레이아웃 디자인에 대해 의견을 남겨주세요

제목: 중요 : 오늘 오후 3시 전에 계약서를 팩스로 보내야 합니다

메일 제목에서 접두어 참고, 요청, 중요를 사용해 나머지 줄의 내용을 전달하

기 전에 메시지의 성격을 미리 알려준 것에 주목하자. 영어 메일을 보낸

다면 질문에는 Q, 요청에는 REQ, 중요 메일에는 IMPT로 표시할 수도

있다.

메시지에 각기 다른 주제와 관련한 요청 또는 정보가 여러 개 담겨 있다

면 이를 별도의 메시지로 나눈다. 이렇게 하면 각 메시지에서 전달하는

요점을 구체적인 관련 이메일 글타래로 전달할 수 있다.

내용은 간결하게

이메일을 쓰는 이유는 자신의 생각을 듣기 위해서가 아니다. 바로 수신자로

부터 원하는 응답을 끌어내기 위해서다.

이메일 메시지가 짧을수록 수신자가 이메일을 읽을 확률도 높고 우리의 요

청이 이뤄질 확률도 높다. 길고 장황한 이메일을 읽으면서 질문, 작업 요청,

중요 요점을 추려내는 일을 좋아할 사람은 아무도 없다. 수신자의 시간을 존

중하고 수신자가 우리가 보낸 메일을 빠르게 살펴볼 것이라고 예상하자. 요

점을 바로 지적하고 전송을 누른다. 그럼 짧은 이메일 메시지에 대해 모두들

고마워할 것이다.


이메일을 잘 활용하는 사람 중에는 주제 줄만 적힌 메시지를 사용해 간단한 정보를 전달하는 사

람들이 많이 있다. 예를 들어 ‘참고: 오후 내내 사무실에 부재 중[EOM} EOM은 End of Message

의 약어로 메시지 끝이란 뜻이란 제목이 적힌 메시지는 이 메시지가 전달한 내용을 모두 담고 있

다. 지메일은 이런 EOM이 무슨 뜻인지도 알고 있으므로 EOM을 제목 줄에 사용해 본문 없는 메

시지를 보내면 ‘본문에 텍스트를 입력하지 않고 이 메시지를 전송하겠습니까?’라는 일반적인 경

고창을 그냥 건너뛴다1.

NOTE

메시지 내용 줄이기1

직장 네트워크 외부에 있는 사람에게 메시지를 보낸다면 다운로드 속도나

이메일 소프트웨어가 자신의 환경과 다를 수 있는 만큼 불필요한 첨부 파일

과 메시지에 불필요한 HTML 요소를 제거하는 게 좋다. 이와 관련한 팁을

몇 가지 소개하면 다음과 같다.

■ 사진을 첨부한다면 사진을 올바른 방향으로 회전하고 크기를 조절했는지 확인한다(이

메일에 적합하게끔 사진을 빠르게 조절하는 법은 공략법 55 ‘사진 크기 일괄 조절하

기’를 참고).

■ 모든 사람이 HTML 이메일을 읽을 수 있다고 가정해서는 안 된다. 많은 사람들(필자

를 비롯해)은 마케팅 광고와 긴 메시지 다운로드 시간을 줄이기 위해 HTML 이메일

을 비활성화한 채로 사용한다.

■ 우리가 작성한 메시지가 수신자의 이메일 소프트웨어에서 작성한 대로 보일 것이라고

가정해서는 안 된다. 모든 이메일 애플리케이션은 메시지 형식을 각기 다르게 적용한

다.

■ 일부 이메일 소프트웨어에서는 메시지에 들어 있는 긴 웹사이트 주소를 클릭

하지 못할 수도 있다. 메시지를 보내기 전에 이런 웹사이트 주소를 줄이려면

TinyURL (http ://tinyurl.com ), Goo.gl (http ://goo.gl/), Bit.ly (http ://bit.ly/)

같은 서비스를 사용하면 된다.

답장을 쓰기 쉽게끔 한다

질문, 중요 요점, 작업 요청이 담겨 있는 메시지에서 줄 바꿈을 몇 번 사용하

면 큰 도움이 될 수 있다. 줄 바꿈과 구두점을 자유롭게 사용해 메시지를 더

읽기 쉽게 만들고 수신자가 답장을 쓰기 쉽게 하자.

1　 현재 지메일에서는 본문 내용 없이 제목만 적어서 메일을 보내도 EOM 여부와 상관없이 별도로 경고창을 보여주지 않고 바로 메

일이 전송된다.


예를 들어 다음 메시지에서는 정보와 질문이 하나의 긴 단락에 섞여 있다.

은정 님에게,

화요일에 대한 메시지는 잘 받았습니다. 고맙습니다! 근데 회의실 번호는 어떻게 되나

요? 저는 사실 기차를 타지 않고 직접 운전해서 가기로 했습니다. 이 경우 주차권이

필요할까요? 더불어 제 노트북에 파워포인트 프레젠테이션이 있는데, 프로젝터를 연

결해 바로 사용할 수 있나요 아니면 제가 프로젝터를 가져가야 할까요?

메시지 형식을 다음과 같이 작성하면 은정 씨가 답을 해야 할 메시지를 훨씬

쉽게 파악할 수 있을 것이다.

은정 님에게,

화요일 미팅에 대한 준비는 모두 끝마쳤습니다. 몇 가지 질문할 내용을 정리했습니다.

* 회의실 번호는 어떻게 되나요?

* 제가 직접 운전해서 갈 경우 주차권을 어떻게 받을 수 있나요?

* 제 노트북에 연결할 프로젝터가 구비돼 있나요?

두 번째 이메일 버전에서는 발신자가 궁금한 질문이 명확히 정리돼 있고 또

은정 입장에서도 이 메시지를 통해 각 질문에 맞게 답하기도 훨씬 쉽다.

왜 모든 사람이 메시지를 받았는지 명확히 알려준다

받는사람 목록에 여러 사람이 있는 메시지는 메시지를 받는 사람으로 하여

금 집단적으로 낮은 책임감을 부여할 수 있다. 만일 모든 사람이 ‘누군가 이

일을 처리할거야’라고 생각한다면 아무 일도 처리되지 않는다. 메일을 보낼

때는 꼭 필요한 경우에만 메시지에 여러 수신자를 포함시켜야 하며, 다음 예

문과 같이 본문에 왜 모든 사람이 이 메시지를 받았는지 명확히 해야 한다.

받는사람: 김정훈, 박은주, 이미영

제목: 스탭 오찬이 6월 18일로 확정

6월 18일 화요일 1시 Lottie’s에서 40인용 방을 예약했습니다.

김정훈: 이 날 셔틀을 운송 수단으로 사용할 수 있을까요? 은경 씨에게 이 부분에 대

해 알려주세요.

박은주: 4일까지 지시 사항과 셔틀 관련 정보를 담아 전 스탭에게 이메일을 보내주세요.

이미영: 참고로 이번주 정기 미팅은 취소해야 합니다.


첨부 파일을 잊지 않는다

메시지를 급하게 쓰다 보면 ‘첨부된 파일은’이라고 말하고선 실제로는 파

일을 첨부하지 않는 일도 많다. 마이크로소프트 아웃룩에 사용할 수 있

는 첨부 파일 누락 감지 플러그인(www.officelabs.com/projects/

forgottenattachmentdetector/Pages/default.aspx에서 무료 제공)은 ‘첨

부 파일’ 같은 단어를 써서 메시지를 작성하고 파일을 첨부하지 않은 채 메시

지를 보내려고 할 때 이를 알려준다. 지메일은 이보다 더 간편하다. 지메일

에서는 파일 첨부를 까먹었다고 판단하면 이를 사용자에게 알려주는 기능을

기본으로 제공한다2.

메시지에 답하기

세 개의 질문을 적어 이메일을 보냈는데 이 중 한 개의 답만 받는 것보다 더

나쁜 상황도 없다. 불필요하게 이메일을 주고받지 않으려면 가능한 한 완벽

하게 답장이 필요한 모든 메시지에 답해야 한다.

개별 사안에 각 줄별로 답을 한다

질문 또는 답을 해야 할 사안 목록이 들어 있는 이메일을 받았다면 답장 버

튼을 누른 후 자신의 의견을 사안 바로 밑에 작성한다. 즉, 원본 이메일에 답

을 적음으로써 모든 사안에 빠짐없이 답한다. 예를 들어, 은정은 앞의 메시

지에 다음과 같이 답할 수 있을 것이다.

정훈 님에게,

정훈 님이 작성한 메시지:

> * 회의실 번호는 어떻게 되나요?

회의실 번호는 B동 316호입니다.

> * 제가 직접 운전해서 갈 경우 주차권을 어떻게 받을 수 있나요?

서쪽 주차장에 차를 주차하시고 부스에 이름을 남겨주세요. 그럼 경비원이 주차권을

발행해줄 겁니다.

2　 이 기능은 한글도 지원하며, 본문 중 ‘첨부 파일’이란 단어를 사용하고 실제로 파일을 첨부하지 않으면 이를 경고해준다.


> * 제 노트북과 연결할 프로젝터가 구비돼 있나요?

네, 있습니다. 기술 팀에서 사람이 나와서 연결 설정을 도와드릴 겁니다

그럼 그때 뵙겠습니다,

은정

작업 요청

특정 작업에 대한 요청을 받으면 작업을 완료할 준비가 될 때까지 답장을 쓰

는 것을 미뤄서는 안 된다. 대신 요청 내용을 확인하고 작업에 들어가기 전

에 궁금한 사항에 대한 질문을 적어 답장을 작성한다.

예를 들어, 다음과 같은 이메일을 받았다면

제목: 요청: 새로 디자인한 레이아웃에 대한 의견을 남겨주세요

새로 적용한 폰트와 배경색에 대해 어떻게 생각하시는지 알려주세요.

다음과 같이 바로 답장을 쓸 수 있다.

제목: Re : 요청 : 새로 디자인한 레이아웃에 대한 의견을 남겨주세요

장 은재 님이 작성한 메시지:

> 새로 적용한 폰트와 배경색에 대해 어떻게 생각하시는지 알려주세요.

새 디자인에 대한 링크를 보내주실 수 있나요?

더불어 최종 코멘트를 남길 수 있는 기한도 알려주세요.

예시를 통해 리드한다

여러분은 효과적인 이메일 쓰기의 달인일지 몰라도 이메일 소통은 쌍방향으

로 이뤄진다. 수준이 낮은 이메일 메시지를 받거든 예시를 통해 상대방을 리

드해야 한다. 이런 이메일에 답장을 보낼 때는 향후 수신함에서 이 주제를

쉽게 찾아볼 수 있게끔 구체적이지 않은 이메일의 제목 줄을 수정한다. 또

장황하게 이어지는 메시지를 단락으로 구분하고 줄별로 답장을 적는다. 자

신이 느끼기에 메시지의 목적이 분명하지 않다면 ‘이와 관련해 제가 다음으


로 할 일은 뭔가요?’라는 질문을 적어 답장을 보낸다. 누군가 2,000 단어가

적힌 장황한 설명 메시지를 보내면 ‘좋아 보이네요’라고 짧게 답한다. 이러한

전략은 우리에게서 긴 응답 메시지를 실시간으로 기대하지 않게끔 상대방을

훈련시키며, 상대방이 다음 번에 더 적절한 형태로 이메일 제목을 적고 작업

요청을 할 수 있게 돕는다.

실시간으로 답장을 보내지 않는다

어떤 사람들은 ‘새 메일이 도착했습니다’라는 알림 소리에 죽고 살지만 이메

일의 본래 목적은 즉각적이고 실시간으로 이뤄지는 통신 수단은 아니며, 이

런 식으로 이메일을 사용해서도 안 된다. 지금 바로 대답이 필요하다면 전화

를 하면 된다. 그게 아니라면 그 자리에서 바로 이메일에 답장하지 않을 수

도 있다고 상대방이 예상하게끔 만드는 게 좋다.

이메일을 실시간으로 확인하더라도(끝내야 할 다른 일이 있다면 이렇게 해

서는 안 된다) 특히 직장 동료에게서 온 긴급하지 않은 메시지에는 바로 답

장을 쓰지 않는 게 좋다. 이렇게 바로바로 답장을 써 버릇하면 앞으로 계속

해서 지킬 수 없는 불가능한 기대를 상대방에게 심어주게 된다. 이메일에 답

장을 주는 최대 답장 기한을 설정하자. 예를 들어, 근무일에는 4에서 6시간

내에 답장을 적거나 최대 24시간에서 48시간을 넘기지 않고 답장을 쓰는 것

이다.

수신함에서 벗어날 줄 알아야 한다

텍스트를 통한 통신에서 어조를 느낄 수 없는 것은 가장 큰 단점이다. 특히

이메일처럼 빠르고 즉각적인 통신 수단에서는 더욱 그렇다. 이메일 발신자의

얼굴 표정이나 어조는 이메일 메시지에 담겨 있지 않으므로 수신자는 감정이

상할 수 있고, 화가 날 수도 있으며 메시지를 오해할 수도 있다. 미국 심리학

회는 이메일 사용자가 전송 버튼을 누를 때 자신의 어조를 전달하는 능력을

25퍼센트만큼 과대해석하고 다른 사람들이 보낸 메시지의 어조를 정확히 해

석하는 능력도 과대해석한다는 연구 보고를 발표한 바 있다 [참고 문헌8].


어떤 사안은 이메일을 통해 전달하기에는 매우 복잡하고 민감하다. 전화기

를 집어들고 직접 전화를 걸어야 할 때와 직접 방문해 메시지를 전달하고 그

자리에서 질문에 답해야 할 때를 잘 분별해야 한다.

아무것도 말하지 말아야 할 때를 알아야 한다

이메일을 통해 주고받은 내용이 사적인 내용이라고 생각할 수 있지만 실제

로는 그렇지 않다. 우리가 작성한 메시지는 모두 서버에서 인터넷을 통해 전

송되며, 업무용 이메일은 기업 서버에도 저장된다. 한 연구 조사에 따르면

미국 대기업의 약 1/3이 근로자의 이메일을 열심히 모니터링한다고 밝힌 바

있다 [참고 문헌9]. 이 숫자는 이메일과 관련한 법적 책임과 사생활 영역에 대한

분쟁이 늘어나면서 앞으로도 계속 증가할 것이다.

화가 나 있거나, 감정적인 상태, 스트레스를 받거나 피곤한, 배고픈, 술 취한

상태, 또는 기타 다른 이유로 컨디션이 정상이 아닐 때는 절대 이메일을 쓰

지 말아야 한다는 사실을 명심하자. 이메일을 일단 보내고 나면 다시 이메일

을 주워담을 수 없다. 작성한 모든 이메일은 법정에서 사용할 수 있는 문서

라는 점과 승진이나 해고의 근거가 될 수 있다는 점을 염두에 두자. 사내 신

문에 싣지 못할 내용이나 신문사 기자에게 말하거나 미팅에서 발표할 수 없

는 내용은 이메일에 절대 적어서는 안 된다.

이메일을 받아 기분이 상하거나 감정이 격해지면 이 내용을 텍스트 파일

에 적고 저장한 후 충분히 생각할 시간을 스스로에게 준다. 그런 다음 나

중에 다시 이 파일을 꺼내 내용을 수정하거나 상세 메모를 처음부터 다시

작성한다.3

한밤중에 경솔하게 메일을 보낸 후 다음 날 아침에 일어나 후회하는 편이라면 지메일 실험실에

서 제공하는 많은 기능 중 하나인 메일 고글스를 이용해 보자(https://mail.google.com/mail/

u/0/?shva=1#settings/labs). 메일 고글스는 메일을 성급하게 보내기 전에 간단한 수학 문제를

풀게끔 한다. 메일 고글스는 자신이 취약한 시간대에 실행되게끔 일정을 예약할 수 있다. 물론

현재 컨디션과 상관없이 간단한 산수를 할 수도 있지만 전송 버튼을 누르기 전에 아침이 될 때까

지 기다리는 게 더 도움될 것이다3.

tip

3　현재 메일 고글스는 지메일 실험실에서 찾아볼 수 없다. 대신 지메일 실험실에 있는 '보내기 취소' 기능을 사용하면 보낸 메일을

바로 보내지 않고 몇 초 동안 '보내기 취소' 버튼을 클릭해 발송을 취소할 수 있다. 그 외 지메일 실험실에는 유용한 기능이 많이 있다.


공략법

나에게 직접 전달된 메시지를 강조 표시하기

04>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

새로 온 읽지 않은 이메일로 수신함이 가득 찬 것을 볼 때면 어떤 메시지를

바로 처리해야 하고 어떤 메시지를 나중으로 미룰 수 있을지 판단하기가 거

의 불가능하다. 우리는 참조 메일을 받기도 하고 긴 메일 수신 목록에 포함

되기도 하며, 전 직원 또는 부서별 알림 메일을 받기도 한다. 시간에 쫓긴다

면 이런 이메일은 모두 나중에 읽어도 괜찮은 메시지에 해당한다. 하지만 나

에게만 온 메시지는 어떻게 처리해야 할까?

이메일 과부하 전문가인 이치 사보는 이렇게 얘기한다 [참고 문헌10].

이런 메시지는 내 수신함을 채우고 있는 나머지 내용보다 더 중요할 확률이 매우 높다. 그

이유는 다음과 같다.

이런 이메일은 여러 사람에게 보낸 게 아니라 특별히 나에게만 보낸 메일이다.

따라서 이런 이메일은 내 직무와 관련 있을 확률이 더 높다.

또 이런 이메일에서는 특정 행동을 요청할 확률도 더 높다.

이런 메일에 내가 답을 하지 않으면 아무도 대신 답을 써주지 않는다.

마이크로소프트 아웃룻:

나에게만 온 메시지를 파란색으로 표시

마이크로소프트 아웃룩 2007에서는 간단한 설정 한 번으로 나에게만 온 중

요 메시지를 강조할 수 있다. 그림 1-2처럼 도구 구성을 선택하고 색 지

정 영역에서 나에게만 보낸 메시지를 다음에 지정한 색으로 표시합니다 옆

에 있는 적용 버튼을 클릭한다.


그림 1-2: 나에게만 온 메시지를 강조 표시해 수신함의 내용을 정리한다.

아쉽게도 아웃룩 2010에서는 사용자가 직접 조건 형식을 설정해야 한다. 이

를 위해서는 다음 절차를 따라 하면 된다.

1. 보기 탭 보기 설정 조건부 서식을 클릭한다.

2. 추가를 클릭하고 이름을 내게 온 메시지로 입력한 후 조건을 클릭한다.

3. 내 위치 옆에 있는 체크박스를 클릭하고 그림 1-3처럼 받는 사람 드롭다운 메뉴에서

받는 사람 항목에 혼자 있는 경우를 선택한다. 확인을 클릭한다.

4. 이번에는 글꼴 버튼을 클릭하고 여러분이 원하는 형식을 사용해 여러분에게만 온 이

메일을 강조 표시한다.

그림 1-3: 아웃룩 2010에서 나에게만 온 메시지를 강조 표시하기

이제 나에게만 온 메시지는 다른 메시지와는 다른 색상으로 보일 것이다. 이

메일을 처리하는 시간이 되면 먼저 파란색 메시지부터 처리하는 게 좋다. 물

론 원한다면 나에게만 온 이메일을 다른 색상으로 표시하도록 드롭다운 리

스트에서 색상을 선택해도 된다.


다른 이메일 프로그램: 내게 오지 않은 메시지 필터 만들기

요즘 사용되는 이메일 프로그램은 대부분 사용자가 정한 기준과 수신한 메

시지를 비교해 특정 행동을 수행하는 규칙 또는 필터 기능을 제공한다. 수신

자가 나로 지정되지 않은, 우선순위가 떨어지는 메시지가 잘 눈에 띄지 않게

끔 필터를 만들자. 이때 이러한 메시지를 수신함 - 우선순위 낮음 폴더로 옮

기는 것도 괜찮다. 이메일 필터를 사용해 자동으로 수신함을 정리하고 우선

순위를 지정하는 자세한 방법은 공략법 10 ‘우선순위 낮은 메시지 걸러내기’

를 참고하자.

지메일에서는 여러분의 이메일 주소로 직접 전달된 메시지를 제목 옆에 보이는 오른쪽 꺾쇠 인

용 표시 ~보다 큰 기호를 두 개 연속으로 쓴 것처럼 보이는 >> 표시 로 강조할 수 있다. 자신을 비

롯해 다른 사람에게도 전달된 메시지는 ~보다 큰 기호(>)로 강조할 수 있다. 수신자 목록에 여러

분의 주소가 없는 메시지 이를테면 배포 목록 는 제목 옆에 아무 표시도 보이지 않는다. 지메일의

설정 영역에서 개인 전용 표시 아래에서 이 항목을 활성화하면 된다.

tip

공략법

일회용 이메일 주소 사용하기05>>레벨: 초급 >>플랫폼: 웹 >>비용: 무료

우리가 받는 정크 메일은 대부분 우리가 회원 가입을 할 때 등록한 이메일

주소를 구매하거나 수집한 스패머들이 보낸 메일이다. 대부분의 회원제 웹

사이트에서는 유효한 이메일 주소를 필요로 한다. 또 때로는 회원 등록을 마

치려면 이메일 수신함에서 이메일을 직접 읽어야 한다.

이메일을 요구하는 사이트에 이메일 주소를 주고 싶지 않거나 스팸 메일을

수신하고 싶지 않다면 한 번 쓰고 버릴 수 있는 이메일 주소를 대신 사용하

면 된다.


웹 기반의 공개 이메일 주소

Mailinator(http://mailinator.com)같은 일부 서비스는 무료로 공개된 일

회용 이메일 주소를 제공한다. mailinator.com 도메인에서 아무 이메일 이

름을 선택([email protected], [email protected]

등)한 후 이를 사용해 웹사이트에 등록한다. 그런 다음 Mailinator.com으

로 이동해 공개 수신함을 확인한다. 이때 비밀번호는 필요 없다.

이때 누구든 [email protected] 수신함을 확인할 수 있는 만큼 이 이메일 수신함에 지나치게

개인적인 메시지는 전달되지 않게 주의한다.

caution

Dodgit(http://dodgit.com)은 Mailinator와 유사한 서비스를 제공하지만

RSS를 통해 dodgit.com의 모든 공개 이메일 계정을 확인할 수 있는 기능을

제공한다.

RSS에 대한 상세 내용은 공략법 91, ‘RSS로 웹사이트 구독하기’를 참고하자.

멀티 도메인 이메일 주소

자신이 갖고 있는 도메인에서 이메일을 호스팅하고 있다면(이 장에서 곧이

어 나올 공략법 7, ‘이메일 주소의 미래 대비’ 참고) 사용할 수 있는 이메일

이름이 무궁무진하다. 사실상 @yourdomain.com 앞에는 어떤 이름이든

지정할 수 있다. 만일 스팸을 받기 시작했다면 나중에 차단하거나 걸러낼 수

있게 웹사이트에 가입할 때 고유한 이름을 사용한다.

예를 들어, 자신의 실제 이메일 주소가 [email protected]이라면

Amazon.com에 가입할 때는 이메일 주소로 amazon.com@example.

com을 사용해 이 주소를 통해 아마존의 메일을 받는다. 만일 아마존에서

이메일 주소를 외부에 팔아서 [email protected] 주소로 스팸

이 들어오기 시작한다면 아마존에서 우리 개인 정보를 팔았다는 사실을 알

수 있고 이 주소로 오는 이메일을 차단하면 된다(이는 단순히 예로 든 것이

다. Amazon.com 사용자로 등록한 지난 수년 동안 필자는 아마존에서 사

용한 고유 이메일 주소로 스팸을 받은 적이 단 한 번도 없다).


웹사이트를 가입 절차 없이 사용할 수 있는 자세한 방법은 공략법 56, ‘BugMeNot으로 무료 사

이트 가입 건너뛰기’를 참고하자.

NOTE

공략법

메시지 검색 마스터하기06>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

앞서 본 공략법에서는 나중에 참고할 수 있게 완료된 메시지의 아카이브를

만들었지만 아카이브 폴더 안에는 하위 폴더가 없었다. 이로 인해 발신자,

프로젝트, 요일별로 폴더를 만들어 정리하기를 좋아하는 사람들은 초조함을

느낄 수 있다. 하지만 종이 문서와 달리 저장된 메시지가 어디에 있는지 찾

을 때는 폴더가 필요 없다. 찾는 메시지와 관련한 몇 가지 핵심 성격만 알고

있다면 검색어를 잘 써서 찾고자 하는 이메일을 바로 꺼낼 수 있다. 여섯 개

의 중첩 폴더 구조를 모두 살펴보지 않더라도 말이다.

현실 세계에서는 수년 동안 받은 편지와 엽서, 메모를 한 서랍 안에 다 집어

넣은 후 영식이가 2007년 강남구 역삼동에서 계약한 월세 집에 대한 편지를

1초 안에 찾기가 불가능하다. 하지만 수천 개의 메시지가 담긴 이메일 폴더

에서는 약간의 노하우만 있으면 이런 작업을 할 수 있다.

검색 기준

대부분의 이메일 프로그램은 메시지 검색 기능을 갖추고 있다. 물론 구글의

웹 기반 이메일 제품인 지메일은 시중에 나와 있는 이메일 중 가장 강력한

검색 기능을 갖췄다. 하지만 이와 별개로 오늘날의 이메일 프로그램은 대부

분 강력한 검색 수단을 제공한다.

대부분 간단한 키워드 검색으로 충분하지만 지메일의 고급 검색 연산자를

사용하면 복잡한 검색어를 작성할 수 있다. 예를 들어, 영식이의 메시지를

검색하려면 그림 1-4에 나온 지메일의 검색 옵션 영역처럼 지정할 수 있다.


추가로 영식이나 영희가 보낸 메시지 중 “강남구 역삼동”이란 문구가 들어

있거나 ‘월세’라는 단어가 포함된 단어를 검색하려면 OR 연산자 파이프 문자 |로

표시 를 사용하면 된다. 구글의 웹 검색과 마찬가지로 구문을 따옴표로 감싸면

정확히 일치하는 내용을 검색할 수 있다. 전체 검색어는 다음과 같이 한 검

색 상자에 모두 집어넣을 수 있다.

from: (영식 | 영희) (“강남구 역삼동” OR 월세)

그림 1-4: “강남구 역삼동”이란 문구가 들어 있는, 영식에게서 받은 메시지를 검색

특정 용어를 검색 기준에서 제외할 수도 있다. 예를 들어, 특정 회사 예컨대 ex-

ample.com 도메인에서 Joe를 제외한 사람들에게서 받은 전체 메시지를 보고 싶

다면 다음과 같이 검색하면 된다.

from: ( *@example.com AND –[email protected])

지메일의 검색 연산자에 대해서는 http://mail.google.com/support/bin/

answer.py?answer=7190에 잘 정리돼 있다. 여기서는 가장 많이 사용하

는 연산자 몇 개만 표로 정리했다.


연산자 정의 사용 예

from: 발신자를 지정한다. from: 은정

은정에게서 받은 메시지만 반환한다.

to: 수신자를 지정한다. to: 윤식

윤식에게 보낸 메시지만 반환한다.

Subject: 제목 줄을 검색한다. subject: 점심

제목 줄에 점심이란 단어가 들어간 메시

지만 반환한다.

OR 용어 A 또는 용어 B에 속하는

메시지를 검색한다. OR는 모

두 대문자로 지정해야 한다. 파

이프(|)는 OR를 대신하는 기능

을 한다.

from: 은정 OR from: 윤식

은정 또는 윤식에게서 받은 메시지만 반

환한다.

- 검색어에서 용어를 제외한다. Java –coffee

Java라는 단어가 들어 있지만 coffee라는 단어는 들어 있지 않은 메시지를

반환한다.

has:attachment 첨부 파일이 있는 메시지를 검

색한다.

from: 희진 has:attachment

희진에게서 온 메시지 중 첨부 파일이

포함된 메시지만 반환한다.

filename: 첨부 파일의 이름 또는 종류를

통해 첨부 파일을 검색한다.

filename: poem.doc

첨부 파일의 이름이 poem.doc인 메시

지만 반환한다.

filename:jpg

JPEG 사진 파일이 첨부된 메시지만 반

환한다.

“ ” 정확한 구문을 검색한다 대소문

자는 고려하지 않는다.

“Nice job”은 nice job 또는 Nice job

구문이 들어간 메시지를 반환한다.

subject: “저녁 식사와 영화”

제목에 ‘저녁 식사와 영화’가 들어 있는

메시지를 반환한다.

( ) 단어를 그룹으로 지정한다. 제

외하지 말아야 할 단어를 지정

하는 데 사용한다.

from: 은정(저녁 OR 영화)

은정에게 온 메시지 중 저녁 또는 영화

가 들어간 메시지만 반환한다.

subject: (저녁 영화)

제목에 저녁과 영화가 모두 들어간 메시

지를 반환한다. 이때 AND를 암시적으

로 사용하는 것에 주의한다.


after: 특정일 이후 보낸 메시지를 검

색한다 날짜는 항상 yyyy/mm/dd

형식이어야 한다.

after: 2010/09/01

2010년 9월 1일 이후 보낸 메시지를

반환한다.

before: 특정일 이전에 보낸 메시지를

검색한다 날짜는 항상 yyyy/mm/

dd 형식이어야 한다.

before: 1997/05/17

1997년 5월 17일 이전에 보낸 메시지

를 반환한다.

after: 2007/06/01 AND

before: 2007/07/01

2007년 6월 1일 이후, 2007년 7월

1일 이전에 보낸 메시지를 반환한다 즉,

2007년 6월에 보낸 메시지를 검색.

이러한 연산자를 활용하면 잘 구성한 검색어를 통해 아카이브 폴더 또는 전체 이

메일 아카이브에서 특정 성격의 메시지를 단 몇 초만에 바로 찾을 수 있다.

저장된 검색 폴더

또 다른 효과적인 디지털 파일 정리 기법은 검색 결과를 폴더로 저장하는 것

이다. 이때는 종이 문서를 정리할 때처럼 문서를 파일 안에 집어넣고 파일에

라벨을 붙이지 않아도 된다. 그냥 검색 기준을 통해 정의한 가상의 이메일

폴더를 생성하면 된다.

예를 들어 이 책을 쓰고 있는 현 시점 기준으로 필자는 필자와 와일리 출판

사 사이에 주고받은 메일을 모두 보관하는 검색 기반의 Book 폴더를 만들

어뒀다.

지메일에서 이런 폴더를 생성하려면 지메일 실험실에서 빠른 링크 기능을

활성화하면 된다(https://mail.google.com/mail/u/0/?#settings/labs).4

4　 현 시점 기준으로 빠른 링크 기능은 아직 지메일 실험실에 들어 있으며, 기본적으로 비활성화돼 있다. 이 기능을 사용하려면 먼저

구글 실험실에서 이 기능을 활성화해야 한다.


구글은 지메일 실험실에서 새 기능의 테스트를 모두 마친 후 가끔씩 해당 기능이 실험실을 졸업

하게 한다. 지메일 실험실에서 빠른 링크 기능을 찾을 수 없다면 이 기능은 아마 표준 기능으로

편입됐을 것이다. 이때는 이 기능을 사용하기 위해 별도로 설정을 활성화하지 않아도 된다4.

NOTE

이 기능을 활성화하고 나면 검색 폴더를 저장할 준비는 모두 끝난다.

1. 먼저 지메일 검색 상자에서 검색을 수행한다.

2. 그런 다음 왼쪽 지메일 사이드바에서 빠른 링크 추가를 클릭하고 검색 내용을 저장할

이름을 지정한다. 그림 1-5에서는 수신자나 발신자에 ‘wiley.com’이나 필자의 이

메일 주소가 포함된 메시지가 모두 Book 폴더에 저장되게 했다. 이 검색어는 그림

1-5에서 볼 수 있듯이 지메일에서 정의한 것이다.

3. 끝으로 지메일 사이드바에 Book 검색 결과 폴더가 링크로 표시된다. 이 링크를 클릭

하면 지메일은 검색 결과에 부합되는 모든 메시지를 가져온다.

그림 1-5: 검색 결과를 저장해 필자의 Book 폴더를 만든 모습

마이크로소프트 아웃룩과 모질라 썬더버드도 검색 결과 저장 기능을 제공한

다. 아웃룩의 메일 폴더 바에서 검색 폴더를 대상으로 마우스 오른쪽 버튼을

클릭하고 새 검색 폴더를 선택해 새 폴더를 생성한다. 썬더버드에서는 파일

새로 만들기 저장된 메시지 검색을 선택한 다음 새로 저장된 검색

폴더 대화상자를 사용해 검색 이름을 지정하고 검색 폴더를 생성한다.

이와 같이 저장된 검색 폴더를 활용하면 검색 조건에 부합하는 이메일을 여

러 저장 검색 폴더에 보관할 수 있다는 장점이 있다. 저장된 검색 폴더를 삭

제하면 검색어만 삭제될 뿐 메시지는 삭제되지 않는다. 따라서 이 책을 마치

고 나면 필자는 이 폴더를 삭제할 예정이다. 하지만 원본 위치에 있는 메시

지는 모두 그대로 남아 있게 된다.


공략법

이메일 주소의 미래 대비07>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

지난 몇 년간 우리가 사용한 이메일 주소는 집에 있는 양말 켤레 수 정도지

만 , 좀처럼 이메일 주소를 자주 바꾸고 싶은 생각은 없었을 것이다. 자주 쓰

는 이메일 주소를 바꾸면 이메일 메시지를 놓칠 수도 있고 관계가 소원해질

수도 있는 만큼 불편도 꽤 크다. 우리는 수많은 친구, 친척, 웹 서비스에 이

메일 주소를 알려주고 메일링 목록, 웹사이트, 검색 엔진 인덱스에 영구히

캐싱되는 문서에 이메일 주소를 남긴다. 하지만 이메일 주소가 이전 ISP, 과

거 직장, 자신이 다닌 대학 등에 묶여 있다면 이메일 주소를 바꾸는 게 좋다.

하지 말아야 할 일

■ 직장 또는 회사의 이메일 주소를 개인 용도로 사용하지 않는다. 언젠가는 여러분도 졸

업할 테고 현 직장을 떠날 수 있는데, 이메일 메시지는 그대로 남겨둔 채 몸만 떠나고

싶지는 않을 것이다. 물론 직장이나 학교 이메일 주소는 직장이나 학교 관련 이메일을

주고받는 데는 적절하다. 하지만 자주 사용하는 개인적인 이메일 주소로는 적합하지

않다.

해야 할 일

■ 모든 곳에서 접근할 수 있는 주소를 사용한다. 집, 직장, 공공 장소에서 여러 컴퓨터를

사용하면 할수록 더욱 그렇다. 모든 곳에서 자신의 이메일에 안전하게 접근할 수 있는

지 확인하고 이렇게 할 수 있는 이메일 주소를 선택한다. 많은 웹 기반 이메일 서비스

는 좀 더 안전한 SSL 로그인을 사용하고(구글의 지메일처럼) 사용하기 쉬운 동적 인

터페이스를 제공한다. 이러한 주소 중 하나를 사용하거나 이들 주소 중 하나와 연동되

는 주소를 사용한다. 이메일 포워딩을 사용하면 자신이 보내고 받은 모든 이메일의 복

사본을 온라인 아카이브 검색 기능을 제공하는 웹 기반의 계정으로 보낼 수도 있다.

■ 기억하기 쉬우며 나중에 후회하지 않을 이름을 선택한다. 과거에는 qtGrrl81 같은 이

메일 이름을 자랑스럽게 사용했을 수도 있다. 하지만 현재 여러분은 일감을 찾는 프리

랜서 또는 직장에 지원하는 구직자이므로 좀 더 전문적인 이름이 필요하다. 기억하기

쉽고 쉽게 인식할 수 있으며, 적립식 펀드 회사에 전화로 이메일 주소를 알려줄 때 민

망하지 않을 만한 이름을 선택한다.


요점

몇 년 동안 유지할 수 있는 이메일 주소를 선택해야 한다. 가장 이상적인 더불

어 가장 많은 비용이 드는 해결책은 도메인 이름을 등록하고 이메일 주소를 도메인 제

공자로 설정(예를 들어 [email protected])하는 것이다. 도메인 제공

자가 사라지면 이 도메인을 다른 제공자로 옮기면 되므로 주소를 바꿀 필요

가 없다.

자신의 도메인과 이메일 제공자를 얻는 데 돈을 쓰고 싶지 않다면 인기 있는

무료 웹 기반 메일 서비스 중 하나를 골라 선택하는 것도 좋은 방법이다. 지

메일과 야후! 메일은 모두 무료이며, 어디서나 사용할 수 있는 웹 기반의 이

메일을 제공한다.

무료 웹 기반의 서비스를 사용할 때의 문제점은 이메일에 대한 제어권을 우

리가 조금 잃게 된다는 점이다. 만일 지메일이 도메인을 바꾸거나, 비용을

부과하기 시작하거나 서버 문제가 있거나, 사업을 그만둔다면 모두 일어날 확률은

낮지만 가능한 시나리오다 아무런 대책 없이 피해를 입게 된다. 하지만 개인 도메인

이름을 갖고 있는 상황에서는 제공자를 변경할 수 있고 뭔가가 잘못되더라

도 데이터를 자신만이 갖고 있을 수 있다.

구글 앱스(www.google.com/apps/) 서비스는 구글의 이메일 서비스인 지메일에서 커스텀 도메

인을 사용할 수 있게 해줌으로써 앞의 두 방식의 장점만을 제공한다. 미래 어느 시점에 지메일에

서 다른 메일로 옮기고 싶다면 이메일 주소를 바꾸지 않고 도메인을 다른 서비스로 다시 매핑하

기만 하면 된다.

TIP

공략법

지메일로 여러 이메일 주소 합치기08>>레벨: 중급 >>플랫폼: 웹 >>비용: 무료

공략법 7을 읽은 후 여러분은 구글의 웹 기반 서비스인 지메일로 모든 이메

일 주소를 옮기기로 했다. 여기까지는 좋다. 그런데 기존 이메일 주소로 가


는 메시지는 어떻게 처리해야 할까? 이런 메시지는 그냥 포기해야 할까?

그렇지 않다. 지메일은 단순히 이메일 호스트가 아니다. 지메일은 이메일 클

라이언트로서 외부 서비스에서 이메일을 가져와 이를 지메일의 수신함에 집

어넣는 기능도 제공한다. 이 기능을 활용하면 사람들에게 바뀐 이메일 주소

를 모두 알려주지 않아도 되며, 지메일로 옮기면서 메시지를 한 건도 놓치지

않을 수 있다.

지메일 수신함에서 다른 주소 메일 받기

지메일에서 다른 주소의 메일을 수신하는 방법은 두 가지가 있다. 지메일의

메일 가져오기 기능을 사용하는 방법과 다른 주소에서 지메일로 자동으로

메일을 포워드하는 방식이다.

옵션 1: 지메일의 POP 메일 가져오기 설정

대부분의 이메일 제공자는 POP 접근을 통해 메시지를 조회할 수 있는 기능

을 제공한다. 지메일의 메일 가져오기 기능을 사용하면 POP을 통해 이들

메시지를 조회하고 지메일 주소로 바로 전달된 메시지와 더불어 이러한 메

시지를 수신함에서 보여줄 수 있다. 지메일에서는 POP을 통해 최대 5개까

지 다른 이메일 주소에서 이메일을 가져올 수 있다.

지메일의 메일 가져오기 기능을 사용하려면 기존 이메일 계정에서 POP 접

근 기능을 제공해야 한다. 무료 이메일 주소가 모두 POP을 지원하지는 않지

만 대부분은 이를 지원한다. 다른 이메일 계정의 설정을 확인해 보거나 고객

지원 센터에 연락해 지메일이 아닌 다른 이메일 계정에서 POP 접근을 지원

하는지 확인하자. 이때 POP 서버 주소, 포트, 사용자명, 비밀번호에 해당하

는 네 가지 설정이 필요하다. 더불어 아직 가입하지 않았다면 http://gmail.

com에서 지메일 계정에 가입한다.

지메일 계정에 로그인하고 나면 기존 계정에서 메시지를 가져오게끔 메일

가져오기 기능을 설정한다. 방법은 다음과 같다.


1. 지메일 내 아무 페이지에서나 페이지 상단의 환경설정을 클릭한다.

2. 계정 및 가져오기를 클릭하고 불러오기를 클릭한다.

3. 다른 계정의 메일 확인 POP 3 사용 영역에서 내 POP3 메일 계정 추가를 클릭한다.

4. 접근하려는 계정의 전체 이메일 주소를 입력하고 다음 단계를 클릭한다.

5. 그림 1-6에서 볼 수 있듯이 지메일은 이메일 주소를 기반으로 사용자명, POP 서버,

포트 필드를 최대한 채워놓는다. 비밀번호를 입력한다.

그림 1-6: 지메일이 아닌 주소에서 POP을 통해 이메일 불러오기

6. 지메일에서만 메일을 확인한다면 ‘가져온 메일의 사본을 서버에 남겨둡니다’ 체크박스

를 선택 해제한다. 다른 소프트웨어에서 다른 메일에 접근하고 싶다면 또는 지메일을 백업

용도로 사용하고 싶다면 이 체크박스를 선택하면 된다. 또 보안 연결 SSL 을 통해 메일을 가

져오게 설정할 수도 있다 일부 서버는 이를 지원하고, 다른 서버는 이를 지원하지 않는다. 더불어

수신한 메시지에 라벨을 붙이거나 아카이브 저장 여부도 선택할 수 있다.

7. 옵션을 설정한 후에는 계정 추가를 클릭한다. 지메일에서는 사용자명, 비밀번호, 기타

설정이 정확하지 않으면 에러를 내보낸다. 지메일이 메시지를 제대로 가져오면 발신

자 주소를 설정할 수 있는 옵션을 제공한다 ‘지메일 이외의 주소에서 메시지 작성하기’ 절에 좀

더 자세한 설명이 나온다.

메일 가져오기 설정을 마치고 나면 구글은 정기적으로 다른 계정을 확인하

고 내 구글 계정에 새 메시지가 자동으로 나타난다.


지메일은 이전에 메일을 가져오려고 시도했을 때의 결과에 따라 각기 다른 주기로 새 메시지를

검사한다. 메일을 가져오는 기본 주기는 사용자가 설정할 수 없으며, 지메일은 더 많은 메일을

받으면 더 자주 메일 계정을 검사할 뿐이다. 과거 계정이 비교적 활동이 뜸해 지메일이 지나치게

늦게 메일을 가져온다면 활성 메일링 목록이나 구글 그룹에 기존 주소를 입력한 후 이러한 메일

을 새 수신함에서 필터를 통해 간단히 걸러내면 지메일이 메일을 가져오는 주기를 좀 더 빠르게

할 수 있다.

NOTE

옵션 2: 지메일로 메시지 자동 전달하기

기존 이메일 계정이 POP 접근을 지원하지 않으면 또는 지메일로 합쳐야 할 메일 주소가

5개보다 많다면 기존 이메일 계정에서 지메일로 메시지를 자동 전달하게 설정하

면 된다. 이 방식과 관련한 정확한 사항은 이메일 계정마다 다르지만 이메일

제공자가 메일 자동 전달 기능을 지원한다면 대부분 계정 옵션 영역에서 이

기능을 확인할 수 있다.

지메일 이외의 주소에서 메시지 작성하기

이제 여러 이메일 주소로 전달된 이메일이 지메일 수신함으로 모두 들어오

게 됐지만 여전히 특정 메시지에 답장을 쓸 때는 발신자 주소를 다양하게 지

정해 쓰고 싶을 수 있다. 온라인에서 여러 개의 각기 다른 페르소나를 갖고

있는 사람 하지만 지메일에서 모든 메시지를 보는 사람에게 있어서 메일을 보낼 때 다양한

발신자 주소를 사용할 수 있는 기능은 핵심이라 할 수 있다. 지메일로 로그

인한 후 여러 개의 다양한 발신자 주소를 설정하는 법은 다음과 같다.

1. 아무 페이지에서나 상단의 환경설정을 클릭한 후 계정 및 가져오기 탭을 누른다.

2. 다른 주소에서 메일 보내기 영역에서 다른 이메일 주소 추가를 클릭한다.

3. 이름 필드에 전체 이름을 입력하고 이메일 주소 필드에 메시지를 보낼 때 사용할 이메

일 주소를 입력한다.

4. 지메일 서버 또는 이 계정의 SMTP 서버를 통해 이 주소로 메일을 보내게끔 선

택한다. 첫 번째 방식은 가장 쉽고 대부분의 경우에 괜찮지만 마이크로소프트 아

웃룩 같은 일부 클라이언트에서는 지메일 이외의 이메일 주소에서 보낸 발신자가

[email protected] 대신 [email protected]으로 표시


된다. 이 문제를 피하려면 다른 주소의 서버를 통해 메일을 보내야 하는데, 이때는 적

절한 SMTP 서버와 포트, 사용자명과 비밀번호를 제공하면 된다.

5. 다음 단계를 클릭하고 이어서 확인 메일 보내기를 클릭한다. 그럼 지메일은 이 메일

주소를 지메일 계정에 추가한다는 사실을 여러분이 확인할 수 있게끔 다른 이메일 주

소로 확인 메시지를 보낸다. 지메일에서 이 메일 주소의 내용을 이미 받고 있다면 이

메시지를 수신함에서 바로 볼 수도 있다. 이 메시지의 링크를 클릭하거나 지메일 계정

의 계정 영역에서 확인 코드를 입력하면 모든 절차가 마무리된다.

그림 1-7에서 볼 수 있듯이 지메일 계정에는 여러 개의 발신자 주소를 추가

할 수 있다.

그림 1-7: 특정 지메일 주소에 대한 발신자 주소 목록

새 메시지를 받은 후 답장을 쓸 때 사용할 기본 이메일 주소로 이메일 주소

중 하나를 설정한다. 또 원한다면 정보 수정 링크를 클릭해 발신자 주소와

답장을 받는 주소를 다르게 설정할 수도 있다.

계정에 주소를 추가한 후에는 커스텀 발신자 주소를 사용해 메시지를 보낼

수 있다. 작성을 클릭하면 그림 1-8처럼 발신자 주소에서 드롭다운 리스트

를 사용해 주소를 선택할 수 있다.


그림 1-8: 드롭다운 리스트에서 원하는 발신자 주소를 선택한다.

공략법

반복적인 답장의 스크립트화 및 자동화09>>레벨: 중급 >>플랫폼: 윈도우, 맥 OS X, 유닉스(썬더버드) >>비용: 무료

보낸 이메일 폴더에 반복되는 구문이 있거나 같은 질문을 묻는 메일을 계속

해서 받거나 같은 정보를 답장에 써야 하는가? 반복적인 이메일 작성을 빠

르게 끝내려면 이메일에 드롭할 수 있는 스크립트로 이메일 답장을 작성해

둔 후, 필요에 따라 조금 수정하고 같은 정보를 매번 작성할 때 드는 시간을

줄이고 바로 보낼 수 있다. 신뢰할 수 있는 스크립트 템플릿을 활용하면 바

쁜 공항에서 항공기를 신속하게 제어하는 관제사처럼 반복되는 지루한 이메

일을 빠르게 정리할 수 있다.

퀵텍스트 썬더버드 확장 플러그인은 키를 몇 차례 누르는 것만으로 지루한

이메일 메시지에 대한 개인화된 답장을 작성하는 데 도움을 주는 재사용 가

능한 텍스트 조각을 저장해준다.

썬더버드가 자신이 자주 쓰는 이메일 클라이언트가 아니더라도 자동화된 응답 옵션을 몇 가지

사용할 수 있다. 지메일 사용자라면 지메일 실험실에서 미리 준비된 답변 사용하기를 찾아보자.

이 기능은 퀵텍스트와 거의 유사한 기능 하지만 조금 덜 강력하다을 제공한다. 또는 이메일 관

련 여부와 상관없이 텍스트 대체 방식을 통해 반복적인 입력을 줄이고 싶다면 공략법 52와 53의

‘윈도우용 텍스터로 반복 입력 줄이기’와 ‘맥용 텍스트익스팬더로 반복 입력 줄이기’를 참고하자.

NOTE


일반적인 응답 빠르게 처리하기

다른 텍스트 저장 유틸리티와 달리 퀵텍스트는 메시지의 세부 사항 수신자의 성

과 이름, 제목 줄, 첨부 파일명 등을 참조하는 변수를 인식하므로 이메일에 특화돼 있

다. 퀵텍스트는 빠르고 개인화된 답장을 쓸 수 있게 이들 변수를 올바른 값

으로 바꿔준다. 김은주의 메시지에 ‘김은주 님께’라는 답장을 보내거나 준호

의 이메일에 ‘준호 님 안녕하세요’라고 답장을 보낼 때는 키워드 하나 또는

클릭 한 번으로 충분하다. 이름은 입력하지 않아도 된다.

간단한 시나리오를 예로 들어 보자. 컴퓨터를 중고로 팔려고 하고, 게시판이

나 지역 신문에 광고를 올렸다고 가정하자. 그럼 하루 안에 여러분의 수신함

은 이와 관련한 문의 이메일로 가득차게 된다. 이런 메시지에 답할 때는 다

음과 같이 퀵텍스트를 사용하면 된다.

1. http ://extensions.hesslow.se/quicktext에서 퀵텍스트를 내려받는다. .xpi 파일을 컴퓨터에 저장한다.

2. 썬더버드 도구 메뉴에서 부가 기능을 선택한다. 파일에서 부가 기능 설치 드롭다운을

클릭하고 방금 전에 저장한 .xpi 파일을 찾는다. 설치를 클릭한다. 설치가 완료되면 썬

더버드를 재시작한다.

3. 쓰기 버튼을 클릭해 새 이메일 메시지 작성을 시작한 후 도구 Quicktext를 클릭

한다.

4. Add Group 버튼을 클릭하고 그룹의 이름을 지정한다. 예를 들어 컴퓨터 중고 판매

로 지정한다.

5. 새 그룹을 선택한다. 그런 다음 Add Template을 클릭한다. Title 입력란에 템플릿

이름을 저가로 지정하고 제목 아래 텍스트 영역에 재사용할 텍스트를 입력한다(단계

6 참고). 더불어 그림 1-9처럼 키워드를 저가로 설정한다.

6. 텍스트를 다음과 같이 설정한다.

안녕하세요 [[TO=firstname]],

제 컴퓨터에 관심을 보여주셔서 감사합니다. 보내주신 가격보다 더 높은 가격을 제안하신 분이 현

재 몇 명 있는데, 혹시 거래가 이뤄지지 않으면 다시 알려드리겠습니다. 더 높은 가격을 제안하고

싶으시면 다시 알려주세요.


그림 1-9: 퀵텍스트에서 저가 스크립트를 작성한다.

7. 컴퓨터 관련 문의에 대한 답장으로 적용하기에 적합한 퀵텍스트 텍스트를 몇 개 더 만

들어둔다. 예를 들어 상세정보 키워드를 사용해 다음과 같은 내용으로 상세 정보라는

퀵텍스트를 만들어둔다.

안녕하세요 [[TO=firstname]],

제 노트북에 대한 관심을 보여주셔서 감사합니다. 노트북 사양은 2.4GHz 인텔 코어 2

듀오 프로세서에, 램은 4GB이고 하드 드라이브는 128GB입니다. 더 많은 정보가 필요

하시면 알려주세요.

8. 스크립트를 설정한 후에는 컴퓨터를 구매하려는 사람이 보낸 메시지를 연다. 답장 버

튼을 누르면 앞서 설정한 퀵텍스트 그룹의 드롭다운 리스트를 볼 수 있다. 컴퓨터 판

매와 안부 관련 퀵텍스트는 그림 1-10에 나와 있다.

9. 드롭다운 리스트에서 적절한 응답을 선택하거나 키워드 이 예제에서는 저가를 입력한 후

탭 키를 눌러 답장을 삽입한다. 그럼 작성한 답장이 이름이 채워진 채 메시지 본문에

자동으로 삽입될 것이다.

퀵텍스트는 다른 텍스트 조각 내의 텍스트 조각을 참조할 수도 있다. 예를

들어 다음 두 텍스트 조각을 포함하는 인사말이라는 그룹을 설정할 수 있다.

■친구는 다음과 같이 설정한다.

[[TO=firstname]]에게

■회사는 다음과 같이 설정한다.

[[To=firstname]] [[To=lastname]] 님께.


그림 1-10: 퀵텍스트 스크립트를 활용한 메시지 작성

그런 다음 다른 텍스트 조각에서 [[TEXT=인사말|친구]] 변수를 사용하면

두 인사말 중 하나를 참조할 수 있다. 퀵텍스트의 변수에 대한 전체 목록은

퀵텍스트 홈페이지(http://extensions.hesslow.se/text/3/All+Tags/)를

참고하자.

공략법

우선순위 낮은 메시지 걸러내기10>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

여러분은 앞으로 두 시간 후까지 끝내야 하는 중요한 프레젠테이션에 대한

작업을 하느라 눈코 뜰 새 없이 바쁘다. 그런데 딩동! 하고 시스템 트레이에

개봉하지 않은 편지봉투가 하나 나타난다.

‘1개의 읽지 않은 메시지가 있습니다.’

이 메시지는 직장 동료가 프레젠테이션과 관련해 아주 중요한 정보를 적은

메시지일 수도 있고, 또 직장 상사가 당장 보자고 하는 메일일 수도 있다.


여러분은 메일로 가서 수신함을 살펴본다. 하지만 확인해 보니 이 메일은

이모가 새끼 고양이에 치마를 입힌 사진을 포워딩한 메일이었다.

초당 수백만 건의 메시지가 인터넷에서 전달되고, 우리 수신함에는 수많은

메시지가 계속해서 쌓인다. 스팸 필터를 적용하면 정크 메일을 바로 걸러

낼 수 있지만 회사 팀원들과의 즐거운 한 때, 이모가 포워딩한 이메일, 페이

스북 친구 알림, 구글 경고 이메일, 우선순위가 낮은 메일링 리스트의 메시

지 같은 이메일은 어떻게 처리해야 할까? 웹 사용자 몇 명이 모여 이런 중

간 등급의 이메일을 가리켜 bacn이란 용어로 부르기 시작했다. 이 용어는

‘스팸보단 낫지만 개인적인 이메일만은 못하다better than spam but not as good as

a personal email’ [참고 문헌11] 는 뜻이다. 다시 말해 이들 메시지는 언젠가는 읽을

내용이지만 적어도 지금 당장 읽을 내용은 아니다. bacn 이메일에는 실제로

중요한 이메일과 같은 우선순위를 부여하는 대신 좀 더 중요한 일에 집중할

수 있게끔 시스템이 bacn을 자동으로 처리할 수 있게 해야 한다.

Bacn ‘베이컨’으로 발음은 포드캠프 피츠버그 2의 일부 웹 사용자가 만들어낸 인터넷 신조어다.

이 용어는 관심은 있지만 당장 읽을 필요는 없는 이메일을 가리킨다.

NOTE

Bacn 필터링

규칙 또는 이메일 필터을 정해 우선순위가 낮은 메시지가 수신함에 들어오지 않

게 지정하고 이러한 메시지를 조금 덜 시급한 다른 장소에 보관한다. 이메일

필터는 필터 조건에 부합하는 이메일 메시지를 수신할 때 특정 행동을 실행

하게끔 정의하는 조건 목록을 말한다. 필터링 행동은 ‘annoying.person@

example.com에서 받은 메시지를 모두 삭제’처럼 아주 단순할 수도 있고

‘수신인 필드에 내 이메일 주소 다섯 개 중 한 개도 들어 있지 않고 제목 줄에

긴급 단어가 들어 있지 않은 메시지는 모두 중요하지 않음 폴더로 옮김’처럼

복잡할 수도 있다.


메일 필터 또는 규칙을 만드는 절차는 이메일 클라이언트마다 다르다. 이어지

는 예제는 http://mozilla.org/products/thunderbird에서 내려받을 수 있

는 훌륭한 무료 크로스플랫폼 이메일 프로그램인 썬더버드를 사용하고 있다.

썬더버드와 별개로 구글의 인기 있는 이메일 클라이언트인 지메일도 수신 메시지를 효과적으로

필터링할 수 있는 기능을 제공한다. 지메일의 더보기 드롭다운 리스트를 클릭해 필터 만들기 링

크를 클릭하고 공략법 6 ‘메시지 검색 마스터하기’에서 배운 고급 지메일 검색 트릭을 활용하면

지메일 수신함에 필터를 적용할 수 있다.

TIP

썬더버드에서 이메일 필터를 설정하려면 도구 메일 규칙을 선택하고 새

필터 추가 버튼을 클릭한다. 그림 1-11은 이모가 포워딩한 메시지와 메일링

리스트에서 온 메시지를 나중에라는 폴더로 정리하는 규칙을 보여준다.

그림 1-11: 모질라 썬더버드에서 메일 필터를 사용해 우선순위가 낮은 메시지를 나중에 폴더로 옮긴다.

참조된 메시지 필터링

이메일을 잘못 사용하는(특히 업무와 관련해) 가장 흔한 경우 중 하나는 특

정 메시지 주제와 조금이라도 관련 있는 사람에게 메시지를 똑같이 전달하

는 것이다. 이와 같은 참조된 이메일 메시지에 대해서는 나를 직접적인 수신


자로 지목하지 않는다고 가정해도 된다 다시 말해 수신인 목록에 여러분의 이메일 주소가 없

다. 더불어 이런 이메일은 급한 내용이라기보다는 정보를 알려주는 내용이

대부분이다. 참조된 메시지는 대부분의 경우 특별히 답장을 하거나 행동을

하지 않아도 된다. 가장 중요한 업무와 관련해 온 신경을 집중하고 있을 때

는 내가 참조된 메시지가 수신함에서 별도 폴더로 이동하도록 규칙을 설정

해 나중에 검색하고 찾아보는 게 좋다.

이를 위해서는 먼저 이메일 프로그램에 CC 폴더를 하나 만들어둬야 한다.

그런 다음 그림 1-12에 보이는 것처럼 ‘내 이메일 주소가 수신인 필드에 없

다면 이 메시지를 보관’하게끔 규칙 필터을 설정한다.

공략법 6 ‘메시지 검색 마스터하기’에서는 특정 조건을 기반으로 메시지를 검색하는 팁을 제공

한다.

NOTE

이 필터를 활성화하면 수신인 필드에 내 이메일 주소가 없는 신규 메시지는

모두 CC 폴더로 자동 이동한다.

그림 1-12: 내가 갖고 있는 두 이메일 주소로 직접 오지 않은 메시지를 CC 폴더로 옮기는 이메일 규칙


지메일의 자동 분류함

bacn별로 필터를 설정하고 관리하는 일이 성과 대비 노력이 더 커 보인다

면 지메일의 자동 분류함 기능이 더 적합할 수 있다. 자동 분류함은 내 이메

일 행동을 분석하고 어떤 메시지를 열고 응답하는지 등 가장 중요한 이메일을 자동으로

파악한다. 또 이들 메시지를 자동 분류함에 집어넣어준다. 이 말은 자동 분

류함이 제 기능을 하면 bacn이 없는 수신함을 만들 수 있다는 뜻이다.

자동 분류함을 활성화하려면 지메일 페이지 상단의 환경설정 링크를 클릭하

고 받은 편지함 탭을 클릭한 후 자동 분류함 드롭박스 항목을 선택한다. 그

런 다음 변경 사항을 저장하면 된다. 그럼 지메일은 자동 분류함을 실행해

재로드되고 자동 분류함이 판단한 조건에 분류 조건에 따라 지메일의 수신

함의 내용이 바뀐다.

기본적으로 자동 분류함은 그림 1-13처럼 이메일을 세 영역으로 나눈다. 바

로 중요하지만 읽지 않은 이메일, 별표 이메일, 기타 이메일로, 기능은 여러

분이 생각하는 그대로다. 중요하지만 읽지 않은 메일에는 지메일이 생각하

기에 우선순위가 높은, 아직 읽지 않은 메일이 들어 있다. 별표 이메일에는

별표를 표시한 이메일이 모두 들어 있다. 기타 이메일에는 나머지 이메일이

전부 들어 있다.


그림 1-13: 지메일의 기본 자동 분류함 뷰

자동 분류함을 활성화할 때 지메일이 보여주는 세 개의 기본 수신함이 자신에게 적합하지 않을

수도 있다. 설정 받은 편지함으로 이동하면 지메일에서 사용하는 수신함 영역을 조절해 여러

분이 필요한 대로 자동 분류함 영역을 조절할 수 있다.

TIP

지메일이 제대로 기능을 수행하지 못한다고 생각되면, 다시 말해 중요도가

떨어지는 메시지가 중요한 메일로 표시됐거나 중요한 메시지 일부가 중요하

지 않다고 분류됐다면 메시지에 직접 우선순위를 추가하거나 제거할 수 있

다. 이렇게 하면 내게 중요한 메시지를 더 잘 식별하게끔 지메일을 훈련시킬

수 있다. 따라서 여러분이 더 많은 피드백을 줄수록 우선순위 수신함도 더

잘 동작한다.

메시지가 중요하다는 표시를 하려면 메시지를 볼 때 더보기 드롭다운에서

중요 대화로 표시 항목을 선택하면 된다. 또 메시지가 중요하지 않다고 표시

하려면 중요하지 않은 대화로 표시 드롭다운 항목을 선택하면 된다.


그림 1-14: 책갈피 표시가 있는 메시지는 중요 메시지를 나타낸다.

단축키

키보드 단축키를 좋아하는 사용자라면 메시지를 선택하고 +나 =를 입력해 메시지를 중요 메일

로 표시할 수 있다. -를 입력하면 메시지를 중요하지 않음으로 표시할 수 있다.

[참고 문헌]

1. Michael Fitzgerald, “Call It the Dead E-Mail Office,” Wired (www.wired.com/culture/lifestyle/news/2004/06/63733 ).

2. Mike Davidson, “A Lo -Fi Solution to Email Overload : Sentenc.

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3. “Companies l imit email use to boost productivity ,” Creston

News Advert iser (http : //www .crestonnewsadvert iser .com/

articles/2007/08/27/news/state_news/8-27ia-exchange-techlimit.

txt ).

4. Mark Hurst, Bit Literacy (Good Experience Press, 2007 ), 24.

5. Merlin Mann, “Fresh Start : The Email DMZ,” 43 Folders (http ://www.43folders.com/2006/01/04/email -dmz/).

6. Michael Hyatt, “What’s the Secret to Your Success?,” Working Smart

weblog (http ://michaelhyatt.com/what%e2%80%99s-the-secret-to-

your-success.html ).


7. “Xobni Survey : 70% of Us Email Outside of Biz Hours; 50% of

Americans Email on Vacation,” Xobni Blog, September 2010 (http ://

blog.xobni.com/2010/09/02/xobni -survey -70 -of -us -email -

outside-of-biz-hours-50-of-americans-email-on-vacation/).

8. American Psychological Association (http ://apa.org/monitor/feb06/egos.html ).

9. “Companies Read Employee E-Mail,” Wired (http ://wired.com/news/wireservice/0,71071-0.html?tw=rss.index ).

10. I tzy Sabo , “Smal l Change Makes Big Difference to Emai l

Priorit ization : How to Color -code Your Messages ,” Email

Overloaded weblog (http ://itzy.wordpress.com/2005/12/27/how-

to-color-code-your-messages/).

11. Eric Weiner, “Move Over, Spam : ‘Bacn’ Is the E-Mail Dish Du Jour,”

NPR (www.npr.org/templates/story/story.php?storyId=14032271&ft=

1&f=1006 ).

2장 _ 데이터 정리하기 77

인터넷과 이메일 시대 이전에는 인류가 지금처럼 정보의 홍수에 시달린 적

은 없었다. 정보는 우리의 디지털 삶 속으로 끊임없이 흘러 들어온다. 날마

다 웹사이트 주소, 사용자명과 비밀번호, 약속, 메모, 노래, 문서, 디지털 이

미지, 동영상이 컴퓨터에 쌓이고, 이런 정보를 관리해야 하는 숙제를 남긴

다. 1장 ‘이메일 관리하기’에서는 날마다 날아드는 전자 메시지를 관리하는

최고의 전략을 살펴봤다. 이 장에서는 이런 메시지와 다른 정보 채널에 들어

있는 데이터를 관리하는 가장 좋은 방법을 배운다.

이메일 과부화와 마찬가지로 정보 과부하를 극복하는 방법은 정보가 도착함

과 동시에 모든 내용을 제 위치에 집어넣는 것이다. 하지만 우리는 도서관

사서도 아니고, 하드디스크의 폴더에 정보를 모두 정리하느라 많은 시간을

쓸 여유도 없다. 물론 데이터를 복잡한, 다층 구조로 정리하는 방법은 수없

이 많지만 정보를 정리할 때는 똑똑하면서 게으른 접근 방식을 사용하는 게

좋다. 즉, 데이터를 유용하게 사용하는 데 꼭 필요한 수준에서 정리를 해야

하는 것이다.

CHAPTER

데이터 정리하기

02


자신의 개인 정보 도서관을 더 잘 정리할수록 나중에 정보를 꺼내서 활용하

기도 더 쉽다. 하지만 더 잘 정리한다고 해서 꼭 폴더를 더 많이 만들어야 하

는 건 아니다. 정리 시스템의 분류 기준이 적을수록 관리하기는 더 좋다.

다음은 데이터를 사용할 수 있는 세 가지 핵심 방법이다.

■저장한다.

■조회한다.

■데이터를 가지고 멋진 일을 한다.

데이터 정리 시스템을 설계할 때는 저장과 조회 방법에 신경 써야 한다. 다

시 말해 두 행동을 가능한 한 단순하게 만들어야 한다. 예컨대 다음 번에 온

라인 구매를 할 때 쇼핑 폴더, 영수증 폴더, 지출 폴더 중 어디에 영수증을

저장했는지 기억해야 한다면 이는 바람직하지 않다. 또 비밀번호를 웹 브라

우저에 저장했는지 passwords.doc 파일에 저장했는지 헷갈려서도 안 된다

물론 두 장소가 충분히 안전한지 자문할 수는 있다.

여기서 사용하는 기법은 가장 효과적인 디지털 저장 공간을 사용해 날마다

다루는 정보를 저장하는 것이다. 이런 공간을 잘 정리하면 파일 정리 시스템

을 간단하게 유지할 수 있다. 빠르게 정보를 입력하려면 저장 위치를 조금만

만들어야 한다. 정보를 찾아볼 시점이 되면 고급 검색 기법을 활용해 필요한

정보를 얼마든지 쉽게 찾을 수 있다.

이 장에서는 나중에 쉽게 찾아볼 수 있게 새로운 정보를 올바른 위치에 빠르

게 저장하는 시스템을 만드는 법을 보여준다. 이를 활용하면 물리적인 책상

위 공간과 디지털 데스크톱에 쌓여 있는 정보 더미를 모두 정리할 수 있다.

또 다양한 항목을 수용할 수 있을 만큼 충분한 저장 공간을 확보할 수 있다.

간단한 키워드 검색을 통해 필요한 정보를 개인, ‘사서’로부터 받을 수 있다.

또 나중에 필요한 정보 이를테면 동료의 바뀐 주소나 다음 달 보고서에 필요한 웹 페이지를 받으면

이 정보를 어디에 저장해야 할지 바로 알 수 있게 된다. 이런 정보를 정보 관

리 시스템으로 옮기는 작업은 아무 생각이나 노력 없이 자동으로 이뤄진다.


이 장에서 설명하는 폴더 스키마와 데이터 라벨은 자신의 목적에 따라 얼마

든지 수정할 수 있지만 원칙만은 그대로 지켜야 한다. 정보를 다루는 개인

시스템을 설계할 때는 다음을 염두에 둬야 한다.

■모든 항목에는 제자리가 있다.

■ 이런 저장 공간은 크고, 일반적이어야 하며 인식하고 기억하기 쉽게 가능한 한 그 수

가 적고 단순해야 한다.

■ 어디에 무엇을 넣어야 할지, 또는 원하는 것을 찾으려면 어디로 이동해야 할지 고민하

지 않아도 되게끔 복잡한 여러 하위 폴더 트리로 저장 공간을 나누지 않는다.

■모든 항목은 매우 쉽게 찾을 수 있어야 하며 바로 가져올 수 있어야 한다.

■ 불필요한 정보는 정기적으로 제거한다. 오래된 항목은 보이지 않게 아카이브에 보관

한다.

정보는 시시각각 우리 삶 속으로 흘러들어온다. 하지만 우리는 즉각적이고

생각이 필요 없는 파일 정리 기술을 마스터할 수 있다. 즉, 새로운 정보가 우

리들의 디지털 문간에 들어오는 순간 바로 정리할 수 있는 것이다. 우리는

날마다 거대한 지식 도서관을 확장하면서 동시에 하던 일에 집중할 수 있게

끔 작업 공간을 유지할 수 있다. 우리는 데이터가 눈 앞에는 안 보이지만 언

제든 닿는 위치에 있을 때 가장 효과적으로 일할 수 있다. 정보 과부하에 대

한 심리적인 부담감은 들어오는 정보를 바로 처리할 수 있다고 확신하는 순

간 더 이상 부담이 되지 못한다. 이 장에서는 시간을 낭비하지 않으면서 정

보에 쉽게 접근할 수 있게끔 꼭 필요한 수준에서 정보 정리를 하는 법을 살

펴본다.

컴퓨터 바탕화면이든 실제 물리적인 책상 위든 정보가 흩어져 있다는 사실

은 뭉그적거리고 있는 상태나, 산만한 상태, 또 정보를 제대로 처리하지 못

하고 있음을 뜻한다. 이제 이를 정리해 보자.


공략법

문서 폴더 정리하기11>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

모든 운영체제에는 사용자 문서를 저장하는 기본 위치가 있다. 컴퓨터를 어

느 정도 사용해봤다면 컴퓨터의 내 문서 폴더가 이내 지저분해진다는 사실

을 알고 있을 것이다. 스스로 생각하기에 바탕화면이 쉽게 지저분해진다고

느끼거나 정리되지 않은 하위 폴더 안에서 파일을 정리하느라 시간을 쓰고

있다면 이제 변화를 줄 시점이다. 간단한 폴더를 몇 개만 만들어두면 언제

든 바로 사용할 수 있게끔 다양한 형태의 파일을 잘 정리해둘 수 있다.

여섯 개의 메인 폴더

지난 몇 년간 필자는 필자가 사용하는 모든 컴퓨터의 문서 폴더에 여섯 개의

폴더를 만들어 사용했고 한 번도 정리에 실패하지 않았다. 이 방식은 우리가

보관하는 모든 파일을 관리할 수 있으며, 바탕화면을 정리해주고, 자동화된

백업 시스템과도 매끄럽게 연동된다(공략법 60 ‘자동화된 파일 백업 솔루션’

참고) 더불어 명령행 파일 처리도 쉽게 할 수 있다.

이러한 여섯 개의 메인 폴더는 그림 2-1과 같이 가나다 순으로 문서, 문서

아카이브, 미디어, 백업, 잡동사니, 스크립트, 잡동사니다.

그림 2-1: 내 문서 정리 시스템의 여섯 개의 핵심 폴더


이들 폴더가 하는 일과 담고 있는 내용을 간단히 정리하면 다음과 같다.

문서: 문서 폴더는 여섯 개의 폴더 중 핵심이 되는 폴더다. 이 폴더에는 내가 하고 있

는 현재 작업, 프로젝트, 클라이언트용 작업 파일이 모두 들어간다. 이 폴더의 내용은

수시로 바뀌므로 자주 정리해야 한다.

문서 폴더 안에는 금융, 클라이언트, 창작 같은 하위 폴더를 둘 수 있다. 또 클라이

언트 폴더는 담당 클라이언트나 진행 중인 책 같은 하위 폴더를 포함할 수도 있다.

이렇게 하면 세 개의 하위 폴더 계층구조가 생기는데, 정리 작업을 할 때는 파일

트리의 깊이가 최대 이 범위를 넘지 않게 해야 한다.

문서 아카이브: 문서 폴더에서는 몇 주에 한 번씩 마무리된 작업 파일을 정리해야 한

다. 완료된 프로젝트, 퇴사한 직원, 지난 회계년도용 파일 등이 정리할 내용에 해당한

다. 이들 내용은 문서 아카이브 폴더로 집어넣는다. 이 아카이브는 참조와 검색용이며,

이 폴더를 사용하면 작업할 때 주로 사용하는 문서 폴더가 지저분해지는 것을 막을 수

있다. 문서 아카이브 폴더 내의 파일들은 자주 바뀌지 않는 만큼 다른 좀 더 느린 일정 주

기로 백업해도 된다.

미디어: 이곳에는 음악, 동영상, 사진 폴더를 저장한다. 이처럼 공간을 많이 차지하는

파일들을 모두 하나의 부모 폴더 아래에 두면 백업과 관련해 장점이 있다. 멀티미디어

백업은 차지하는 용량으로 인해 문서 백업과는 성격이 다르다. 미디어를 모두 미디어

폴더에 집어넣으면 백업을 진행할 때 이들 파일을 백업 대상에서 쉽게 제외할 수 있

다. 미디어 폴더를 사용해 미디어를 관리하면 홈 웹 서버를 사용해 미디어를 공유(공

략법 71, ‘홈 웹 서버 구동하기’ 참고)할 때도 편리하다는 점을 참고하자.

백업: 첫 번째로 백업이 이뤄지는 위치다. 실제 데이터 백업은 외부 디스크에 해야 하

지만 백업 폴더에는 메인 웹 브라우저 프로필 백업, CSV로 내보낸 주소록, 웹사이트

데이터베이스의 덤프 등을 저장할 수 있다.

스크립트: 실행할 수 있는 스크립트나 바로가기는 모두 스크립트 폴더에 보관한다. 이

곳은 자주 사용하는 배치 스크립트를 보관하는 공간이다.

잡동사니: 잡동사니 또는 temp나 임시는 현재 작업 중인 파일과 관련한 임시 폴더로 오

랫동안 저장할 필요가 없는 파일을 임시 보관한다. 웹 브라우저와 이메일 프로그램에

서 내려받은 파일과 첨부 파일을 기본적으로 잡동사니 폴더에 저장하게끔 설정하자.

동영상을 확인하거나 스크립트를 테스트하거나 소프트웨어의 setup.exe 프로그램

을 보관할 장소가 필요하다면 잡동사니 폴더에 집어넣으면 된다. 잡동사니 폴더의 파

일 중 보관할 파일은 문서 폴더로 옮기고, 나머지 파일은 자동화된 하드디스크 관리

프로그램이 여러분이 잠자는 동안 잡동사니에서 몇 주 이상된 파일을 모두 검사해 삭

제하게 한다(공략법 62/63 ‘자동으로 PC/맥 정리하기’ 참고).


홈 디렉터리를 다른 드라이브로 옮기기

컴퓨터를 업그레이드해 본 사람이라면 기존 데이터를 새 장비로 옮기는 게

얼마나 큰 고역인지 잘 알고 있을 것이다. 이때는 데이터를 좀 더 옮기기 쉽

게끔 홈 디렉터리를 별도의 드라이브로 옮기는 게 또는 재지정하는 게 좋다. 이 방

식은 한 장비에서 각기 다른 운영체제를 사용해 듀얼 부팅을 할 때 특히 편

리하다.

윈도우 7에서 홈 디렉터리 재지정하기

윈도우 7의 기본 홈 디렉터리는 C:\사용자\사용자명\이다.

윈도우 7에서는 컴퓨터의 모든 폴더를 손쉽게 옮기거나 재지정할 수 있다.

문서 폴더를 새 드라이브로 옮기는 방법은 다음과 같다.

1. 시작 메뉴를 열고 사용자명을 클릭한다.

2. 내 문서를 대상으로 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한다. 그런 다음 윈도우 컨텍스트 메뉴

에서 속성을 선택한다.

3. 내문서 속성 대화상자에서 위치 라벨이 적힌 탭을 클릭한다. 그런 다음 이동 버튼을

클릭한다.

4. 내 문서를 옮기거나 재지정할 드라이브나 폴더를 선택한다. 그런 다음 폴더 선택 버튼

을 클릭한다. 확인을 클릭한다.

5. 그럼 윈도우가 기존 위치에서 새 위치로 모든 파일을 옮길 수 있게 해주는 확인창을

보여줄 것이다. 예를 클릭해 이동을 확인하면 모든 설정이 끝난다.

폴더를 재지정하더라도 기존 위치에서 폴더는 그대로 보인다. 예를 들어

C:\사용자\사용자명\문서 폴더는 그대로 있다. 하지만 파일은 이제 별도 드

라이브에 실제로 저장된 상태다.

맥 OS X에서 홈 디렉터리 재지정하기

맥에서 홈 디렉터리는 /사용자/사용자명/에 있다.

홈 폴더를 다른 드라이브로 옮기는 일은 간단하게 할 수 있다.


1. 시스템 환경설정을 연다. 그런 다음 사용자 및 그룹을 클릭한다.

2. 계정 창의 왼쪽 하단에 있는 자물쇠를 클릭한다. 그런 다음 사용자 계정을 바꾸기 위

해 비밀번호를 입력한다.

3. 홈 폴더 위치를 바꿀 계정을 대상으로 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 컨트롤-클릭 한다. 그

런 다음 고급 옵션을 클릭한다.

4. 홈 디렉터리 필드 옆에 있는 선택 버튼을 클릭한다. 이어서 홈 디렉터리를 옮길 드라

이브나 폴더로 이동한다. 열기를 클릭하고 승인을 클릭한다.

여섯 개의 폴더를 넘어서

홈 디렉터리에 꼭 이들 폴더만 있으란 법은 없다. 예를 들어 프로그래머라면

코드나 개발 디렉터리도 있을 수 있다. 이때는 새로 추가한 폴더가 여섯 개

의 핵심 폴더 내에 실제로 속하지 않게만 하면 된다. 폴더가 단순할수록 더

노력이 적게 든다는 사실을 기억하자. 폴더가 많을수록 내용이 더 어지러워

지기 쉽고 정리가 안 될 확률이 높다. 따라서 시스템의 기본 폴더에 새 폴더

를 추가하는 일은 가급적 삼가야 한다.

공략법

컴퓨터에 저장한 파일 바로 가져오기12>>레벨: 중급 >>플랫폼: 윈도우, 맥 OS X >>비용: 무료

컴퓨터의 문서는 두 가지 방식으로 정리할 수 있다. 과거에 종이 파일을 정

리할 때처럼 수십 개의 폴더를 만들어 복잡한 구조로 데이터를 저장할 수도

있고, 새로운 디지털 방식으로 하나 또는 몇 개의 폴더에 데이터를 보관할

수도 있다. 종이 파일 정리 방식에서 디지털 정리 방식으로 전환할 때 익히

고 신뢰해야 할 가장 중요한 기술은 바로 검색 기술이다.

현대 운영체제는 디지털 문서를 이해할 때 여전히 종이를 패러다임으로 사

용한다. 예를 들어 모든 운영체제에서 마닐라 폴더 아이콘은 디지털 폴더를

나타낸다. 물론 컴퓨터를 처음 사용하는 사람들에게는 이런 은유가 잘 적용


될 수 있지만 고급 사용자들은 폴더가 실제로는 위치가 변하지 않는 디스크

상의 데이터를 단순히 가리키기만 한다는 사실을 잘 알고 있다.1 디지털 문

서는 종이 문서에는 없는 특수한 성격을 갖고 있다. 운영체제에서는 이들

문서를 자동으로 인덱싱해서 사람들이 거대한 파일 캐비넷 속에서 일일이

라벨을 확인해 가며 폴더를 찾는 수고를 하지 않고도 문서를 찾을 수 있게

해준다.

종이 기반의 세계에서 디지털 문서 시나리오로 넘어올 때는 종이 문서 파일

을 저장하던 방식대로 디지털 문서를 저장하는 게 익숙하다. 하지만 데이터

는 이런 폴더로 드래그앤드롭하지 않더라도 이미 색인이 지정돼 있고 검색

이 가능한 만큼, 이제는 다음 단계로 나아가야 한다. 즉 제대로 검색하기만

하면 필요한 데이터를 바로 찾을 수 있다는 사실을 믿고 이를 활용해야 하는

것이다.

모든 주요 운영체제는 파일 검색 기능을 제공한다. 윈도우 7과 비스타의 검

색 기능은 모든 탐색기 창과 시작 메뉴에 기본적으로 검색 상자를 둠으로써

윈도우 XP와 비교해 크게 개선됐다. 맥 OS X은 스포트라이트 검색을 제공

하고, 리눅스 데스크톱에서는 비글 Beagle 같은 툴을 통해 검색 상자 하나로

파일 시스템을 검색할 수 있게 해준다.

윈도우 컴퓨터 검색하기

윈도우 검색 기능을 사용할 때는 키를 단 몇 번만 눌러 윈도우 PC를 검색할

수 있다. 컴퓨터에서 하고 있던 작업과 상관없이 윈도우 키를 누르면 검색

필드에 포커스가 위치한 상태로 시작 메뉴가 열리고 하드디스크를 검색할

준비가 모두 끝난다. 또는 윈도우 + F 키보드 단축키를 누르면 새 탐색기 창

이 열리면서 바로 검색을 할 수 있다.

1　예를 들어 한 폴더에 있는 파일을 다른 폴더로 옮기더라도 물리적인 디스크상에서 파일을 새 위치에 다시 쓰지는 않는다. 즉 파일

이 있는 위치는 폴더 내부가 아니라 디스크상의 특정 위치이며(해당 파일을 처음 쓸 때의 위치) 폴더 구조를 지정한다고 해서 운영체

제 내부적으로 파일 색인을 좀 더 조직적으로 관리하는 것도 아니다.


윈도우 XP를 탑재한 기존 기기를 갖고 있다면 윈도우 검색 기능을 아래 경로에서 내려받을 수

있다.

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=23

NOTE

윈도우에서 검색 색인을 적용하는 파일

윈도우 검색 색인에는 다음 내용이 포함된다.

■ 텍스트, 워드, 엑셀, 파워포인트, PDF, MP3, ZIP 파일의 내용, 이미지, 오디오, 동영

상 파일을 비롯한 컴퓨터상의 파일들

■아웃룩, 아웃룩 익스프레스, 썬더버드의 이메일

■ 미디어 파일의 메타데이터. 이를테면 MP3 음악 파일에서 단순 파일명이 아닌 아티스

트 이름과 제목

■인터넷 익스플로러를 사용해 열어 본 웹 페이지

■인스턴트 메신저 로그

윈도우 검색 기능에서 색인을 적용하는 파일 타입과 폴더를 변경하려면 시

작 메뉴를 열고 색인 옵션을 입력한 후 엔터를 눌러 윈도우 검색 색인 옵션

을 연다 또는 제어판으로 이동해 열 수도 있다.

색인 옵션 대화상자에서는 수정 버튼을 클릭해 색인을 적용한 폴더에 추가

하거나 제외할 항목을 지정할 수 있다. 색인을 적용할 폴더 옆에 있는 체크

박스를 누르거나, 윈도우 검색 기능에서 원하지 않는 결과를 자주 보여준다

면 이들 항목이 들어 있는 폴더 옆의 체크박스를 선택 해제한다.

윈도우 검색 기능에서 색인하는 파일 형식을 수정하려면 고급 버튼을 클릭해

고급 옵션 대화상자를 연다. 그런 다음 파일 형식 탭을 클릭한다. 이 탭에서

는 색인을 적용하는 파일 형식을 추가 또는 제거할 수 있을 뿐 아니라 파일 형

식의 내용도 색인에 포함시킬지 또는 속성만 포함시킬지도 설정할 수 있다.


윈도우 검색 다듬기

윈도우 검색 상자에 입력을 시작하면 컴퓨

터는 여러분이 입력한 텍스트만을 기반으

로 그림 2-2처럼 색인된 항목을 찾는다.

이때 웹에서처럼 검색 결과를 줄이기 위해

고급 검색 연산자를 사용할 수 있다(공략

법 90 ‘구글 검색 전문가 되기’ 참고).

그림 2-2: 윈도우 검색을 실행 중인 모습

고급 검색 연산자에는 현재 다음 표에 보이는 내용이 포함된다.

연산자 설명

“...” 검색어 전체 또는 일부를 큰 따옴표로 감싸면 따옴표로 감싼 구문을 정확히 포함하

는 항목만이 검색 결과로 반환된다. 예를 들어 “Copyright 2007”을 검색어로

사용하면 ‘In 2007, I filed for copyright’라는 구문이 들어 있는 항목은 검색어

와 구문이 정확히 일치하지 않으므로 검색 결과에 포함되지 않는다.

OR 두 단어 중 하나 또는 둘 모두와 일치하는 내용을 검색할 때 사용한다 주의: OR라는

단어는 항상 대문자로 사용해야 한다. 예를 들어 마이크로소프트 OR 윈도우를 검

색하면 마이크로소프트, 윈도우, 또는 둘 모두를 포함하는 항목이 검색 결과로 나온다.

- 단어 바로 앞에 사용하면 이 단어를 포함하는 단어는 검색 결과로 반환되지 않게 해

준다. 예를 들어 자바 –커피를 검색어로 사용하면 커피란 단어를 제외한 자바란

단어만 들어 있는 데스크톱 캐시의 모든 항목이 포함된다.

*: 별표 와일드카드는 모든 텍스트 대신 사용할 수 있으며, 윈도우 검색 기능에서는 파

일 확장자를 기반으로 검색 결과를 줄일 때 특히 편리하다. 예를 들어 tax *.xls를

검색하면 tax 단어가 들어 있는 엑셀 파일만 검색할 수 있다.

kind: 타입과 혼동하지 말아야 할 연산자로, 이 연산자는 확장자와 상관없이 검색에서

반환하는 파일의 카테고리를 제한한다. 사용할 수 있는 인자에는 programs,

docs, music, email, video가 있다. 예를 들어 dylan kind:music

을 검색하면 dylan이란 단어가 들어 있는 컴퓨터의 음악 파일을 모두 검색한다. 이

때 음악 파일이 MP3이든, WMA이든 다른 오디오 파일이든 상관없다.

folder: 파일 검색 결과가 들어 있는 폴더를 제한한다. 예를 들어 basketball

folder:C:\사용자\사용자명\문서를 검색하면 C:\사용자\사용자

명\문서 폴더 안 또는 하위에 있는 검색 결과만 나타난다. 또 부분 폴더 경로를 통

해 검색을 수행할 수도 있다. 예를 들어 검색 범위를 movies 폴더로 제한하고 싶

다면 그냥 folder:movies를 입력하면 된다.


이메일 검색은 이메일 메시지 헤더와 일치하는 결과로 제한할 수 있다. 이때

사용할 수 있는 연산자로는 Subject:, To:, From:, CC:가 있다. 이들 연산

자는 한 검색어에 모두 포함시킬 수도 있다. 또 “”와 - 연산자 중 하나를 포

함시키거나 둘 다 검색어에 포함시킬 수도 있다.

윈도우 검색 기능의 고급 검색 연산자에 대한 전체 목록과 이를 어떻게 활용

하는지에 대한 자세한 정보는 아래 링크를 참고하자.

www.microsoft.com/windows/products/winfamily/desktopsearch/

technicalresources/advquery.mspx

맥 컴퓨터 검색하기

맥 OS X에서는 내장 스포트라이트를 사용해 메뉴 바나 파인더 내에서 하드

디스크를 검색할 수 있으며, 두 검색 방식 모두 키 한두 번 누르는 것으로 끝

난다. 바탕화면 오른쪽 구석에 있는 돋보기 아이콘을 클릭하거나 컨트롤 +

스페이스바를 누르면 아무 때나 스포트라이트를 사용해 검색할 수 있다. 파

인더가 열려 있다면 커맨드 + F를 눌러 파인더 내에서 검색을 시작할 수 있

고, 아무 위치에서나 컨트롤 + 옵션 + 스페이스바를 누르면 새로운 파인더

를 열면서 바로 검색을 시작할 수 있다.

스포트라이트에서 인덱스를 지정하는 파일들

스포트라이트의 인덱스에는 다음 내용이 포함된다.

텍스트, 워드, 엑셀, 파워포인트, PDF, MP3, ZIP 파일의 내용, 이미지, 오디오, 동영

상 파일 등 컴퓨터상의 파일들

Mail.app의 이메일

시스템 환경설정

미디어 파일의 메타데이터. 예를 들어 단순 파일명이 아닌 MP3 노래 파일의 아티스

트 이름과 제목

사파리를 통해 열어 본 웹 페이지


스포트라이트에서 색인을 지정하는 파일 카테고리를 모두 보려면 시스템 환

경설정을 열고 Spotlight를 선택하면 된다. 검색 결과 탭에서는 스포트라

이트 색인 카테고리를 선택 또는 선택 해제할 수 있다(예를 들어 음악 라이

브러리의 규모가 크고 아이튠즈 내에서만 이러한 음악 파일을 검색하고 싶

다면 음악 카테고리를 선택 해제하면 된다).

또 카테고리를 원하는 순서대로 드래그앤드롭하면 스포트라이트가 각 카테

고리에 부여하는 우선순위를 조절할 수 있다. 예를 들어 스포트라이트로 연

락처를 주로 검색한다면 연락처를 목록 상단으로 옮기는 게 좋다. 또는 스

포트라이트로 응용 프로그램 실행 파일을 자주 검색한다면 응용 프로그램을

상단으로 옮기는 게 좋다.

스포트라이트에서 색인을 적용하지 말아야 할 폴더가 있다면 개인 정보 탭

을 클릭한다. 그런 다음 + 버튼을 클릭해 제외 목록에 포함시킬 폴더를 추가

한다.

스포트라이트 검색 다듬기

검색어를 입력하는 동안 스포트라이트는 여러 가지 요소를 기반으로 검색어

와 일치하는 결과를 반환한다. 검색어가 비교적 고유어에 해당할 때는 일반

검색만으로도 충분하지만, 파일 시스템에 들어 있는 수없이 많은 내용이 검

색 결과로 나올 때는 웹에서 검색할 때처럼 검색 결과를 줄일 수 있게 좀 더

고급 검색 연산자를 사용해야 한다(공략법 90 ‘구글 검색 전문가 되기’ 참고).

스포트라이트의 고급 검색 연산자는 현재 다음 표에 나와 있는 내용을 제공

한다.

연산자 설명

“...” 검색어 전체 또는 일부를 큰 따옴표로 감싸면 따옴표로 감싼 구문을 정확히 포함하

는 항목만이 검색 결과로 반환된다. 예를 들어 “Copyright 2007”를 검색어로

사용하면 ‘In 2007, I filed for copyright’라는 구문이 들어 있는 항목은 검색어와

구문이 정확이 일치하지 않으므로 검색 결과에 포함되지 않는다.

- 단어 바로 앞에 사용하면 이 단어를 포함하는 단어는 검색 결과로 반환되지 않게 해

준다. 예를 들어 자바 –커피를 검색어로 사용하면 커피란 단어를 제외한 자바란

단어만 들어 있는 데스크톱 캐시의 모든 항목이 포함된다.


name: 기본적으로 스포트라이트는 파일과 파일 내용의 이름을 기반으로 검색을 수행한다.

name 연산자는 시스템의 파일명으로 검색 대상을 제한하며, 파일의 내용은 무시한

다. 이 연산자는 파일 타입으로 검색 결과를 제한할 때도 유용하다. 예를 들어 tax

name:.xls를 검색하면 내용에 tax란 단어가 들어 있는 .xls가 들어 있는 파일명

만이 검색 결과에 포함된다.

kind: 이 연산자는 확장자와 상관없이 검색에서 반환하는 파일의 카테고리를 제한한다. 사

용할 수 있는 인자에는 applications, documents, music, email,

movies가 있다. 예를 들어 beatles kind:music을 검색하면 beatles란 단

어가 들어 있는 컴퓨터의 음악 파일을 모두 검색한다. 이때 음악 파일이 MP3이든,

AAC이든 다른 오디오 파일이든 상관없다.

이메일 검색을 사용하면 이메일 헤더 조건과 일치하는 이메일만 찾을 수 있

다. 이때 사용할 수 있는 검색 연산자로는 Subject:, To:, From:이 있다. 이

들 연산자는 한 검색어에 같이 사용할 수 있다. 더불어 “ ”와 - 연산자 중 하

나를 포함시키거나 둘 다 검색어에 포함시킬 수도 있다.

스포트라이트는 여기에 수록하지 않은 검색 연산자를 몇 가지 더 제공하는

데, 이들 연산자는 대부분 메뉴 바에서 검색할 때보다는 파인더 스포트라이

트에서 검색할 때 사용하기가 더 쉽다. 구체적인 스포트라이트 검색을 수행

하려면 파인더에서 검색하는 게 더 좋다. 그럼 검색을 특정 폴더로 제한할

수 있고 아이튠즈 스마트 재생목록과 유사한 검색어를 구성할 수도 있다.

공략법

파일 캐비넷 정리하기13>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

사무실을 어지럽히는 주범은 대부분 잔뜩 쌓여 있는 파일이다. 때로는 바보

처럼 이 파일들이 파일 캐비넷 위 또는 바로 옆에 쌓이기도 한다. 이런 파일

들을 계속 쌓아두기보다는 정리하면 어떨까? 하지만 이렇게 정리하고 싶어도

하지 못하는 주된 이유는 캐비넷이 이미 파일로 가득 차 있기 때문이다.


이 공략법에서는 파일로 넘치는 파일 정리 공간을 개선해 중요한 종이 작업

을 깔끔하게 정리하는 법을 살펴본다.

종이 문서를 보관할 수 있는 충분한 공간을 마련한다

현실을 직시해야 한다. 플라스틱 파일 상자나 고무 밴드가 있는 거대한 바인

더만으로는 부족하다. 우리에게는 개인 문서, 금융, 보험, 자동차, 클라이언

트, 세금, 의료 관련 서류까지 관리해야 할 서류가 산더미다.

종이 서류를 다 보관할 수 없을 만큼 크기가 작은 파일 캐비넷을 사용하고

있었다면 또는 파일 캐비넷이 전혀 없었다면 이들 파일을 저장할 공간을 마련하기 위해

공간이 충분하고 잘 디자인된 파일 서랍 또는 캐비넷에 투자하자. 그럼 많

은 여유 공간이 생긴다. 사실 ‘끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 Getting Things

Done’의 저자인 데이비드 알렌은 파일 서랍이 3/4 정도만 꽉 차 있어야 한다

고 말한다. “파일 처리에 대한 무의식적인 저항을 없애려면 힘들이지 않아도

파일을 집어넣고 꺼낼 수 있게 서랍에 여유 공간을 충분히 유지해야 한다.”

[참고 문헌1]

알렌은 새 파일 캐비넷을 구매할 때 품질에 돈을 아끼지 말라고 충고한다.

“무거운 파일 서랍을 열 때 29.95달러를 주고 특별 세일가로 구매한 캐비넷

서랍에서 퍽!하는 소리와 함께 서랍의 롤러 베어링이 더 이상 움직이지 않는

것처럼 나쁜 상황도 없다. 우리에게는 3/4이 꽉 차 있을 때도 독일 명차의

문처럼 부드럽고 견고하게 닫히는 서랍이 있는 파일 캐비넷이 필요하다.”

이 말은 사실이다. 사용하기 쉽고 재미있는 도구야말로 우리가 계속 사용하

게 될 도구다.

수납 공간당 파일 폴더를 하나로 제한

파일 캐비넷의 내부 공간이 복잡해지면 본능적으로 여러 개의 마닐라 폴더

를 한 개의 수납 폴더에 집어넣게 된다. 하지만 이는 잘못된 생각이다. 한 개


의 마닐라 폴더는 한 개의 수납 폴더에만 집어넣어야 한다. 이렇게 하면 폴

더를 서로 구분할 수 있고 폴더를 찾기도 더 쉬워진다 수납 폴더를 사용할지 여부는 어

디까지나 취향의 문제다.

마닐라 폴더와 수납 폴더 여분을 항상 손에 닿는 위치에 두어 최대한 쉽게

새 폴더를 만들 수 있어야 한다.

단순하고 논리적인 이름 스키마의 선택

물론 A부터 Z 순으로 평범하게 이름 순서대로 정리할 수도 있지만 파일 폴

더를 알파벳순으로 정렬하는 것보다 훨씬 더 다양한 정리 방식이 있다. 한

가지 좋은 방법은 자동차, 클라이언트, 세금, 은행 계좌 등 카테고리별로 정

리하는 것이다. 그런 다음 폴더 앞에 다음과 같은 단어를 붙이면 된다. 예를

들어 한 폴더의 이름은 자동차: 혼다 어코드가 될 수 있고, 다른 폴더의 이름

은 클라이언트: Acme, 또 다른 폴더의 이름은 은행 계좌: ING 다이렉트 등

이 될 수 있다.

어떤 방식을 사용하든 종이 문서를 빠르고 간편하게 찾을 수 있게끔 명확하

고 일관된 이름을 사용한다.

라벨 메이커의 활용

비용과 공간을 조금 아껴보겠다는 생각에 라벨 메이커를 사용하지 않으려

는 유혹에 빠질 수 있다. 이는 충분히 이해할 만 하다. 하지만 라벨 메이커처

럼 값싸고 조그만 툴이 주는 가치를 과소평가해서는 안 된다. 깔끔하게 라벨

을 붙인 폴더는 파일 서랍이 깔끔하고, 언제든 사용할 수 있으며, 잘 정리돼

있고, 전문적으로 보이게끔 해준다. 새 라벨을 만드는 일은 매우 재미있으며

펜으로 탭에 글씨를 적다 공간이 부족하거나 쓴 내용에 취소선을 긋고 또는 화

이트로 지우고 다시 쓰는 것보다 더 만족스럽다. 인쇄한 라벨은 폴더를 읽기 쉽

게 해주며 클라이언트나 동료와의 미팅에 내놓기에도 더 좋다.


예를 들어 Brother P-Touch Home and Hobby Label Maker(www.

amazon.com/Brother-PT-65-P-touch-Labeler-Screen/dp/

B00004VVIX)를 사용하면 이런 라벨 작업을 잘 끝낼 수 있으며, 40달러 정

도의 비용이 든다.

정리하고 아카이브로 보관한다

시간이 지나면 파일 서랍의 내용이 통제 수준을 벗어나고 더 이상 필요 없

거나 전혀 필요 없는 내용으로 채워지기 쉽다. 실제로 파일 정리한 문서의

80%는 다시 참조하지 않는다 [참고 문헌2]. 종이 문서는 몇 달에 한 번씩 정리해

야 한다. 이때는 웹에서 얻을 수 있는 사용자 가이드처럼 중요하지 않은 내

용, 더 이상 갖고 있지 않은 장비에 대한 가이드, 지난 프로젝트 조사 자료,

퇴직한 직원의 서류 문서 등을 제거한다.

버리고 싶지는 않지만 당장은 필요하지 않은 오래된 문서는 클립보드 파일

상자에 담아 창고에 보관한다. 거래가 끝난 은행 계좌 기록, 과거 신용 보고

서, 1996년의 세금 등이 이런 문서에 해당된다.

공략법

다양한 비밀번호 바로 찾아내기14>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

컴퓨터 시스템 관리자라면 누구나 비밀번호를 가장 쉽고 안전하게 저장하려

면 자신의 머릿속에 저장하라고 말한다. 하지만 네트워크, 웹사이트, 직장과

집 컴퓨터를 사용하는 데 필요한 수십 개의 비밀번호를 모두 기억하기란 불

가능에 가깝다. 적어도 올바른 시스템을 갖추기 전까지는 말이다.

좋은 비밀번호란 기억하기 쉽고 다른 사람이 맞추기 어려운 비밀번호다. 물

론 비밀번호가 하나라면 쉽겠지만 웹사이트, 무선 네트워크, PIN 설정마다

매번 새로운 비밀번호를 생각해내야 한다. 그럼 새 비밀번호를 어떻게 선택

해야 할까? 또 비밀번호를 어떻게 기억해야 할까?


모든 곳에 같은 비밀번호를 사용하지 않는다

자동차, 집, 사무실, 차고, 은행 보관 금고 등에 같은 열쇠를 사용하지 않는

것처럼 가상의 자물쇠에도 모두 같은 비밀번호를 사용해서는 안 된다. 모든

곳에 같은 비밀번호를 사용하면 이 비밀번호가 노출되고 누군가 비밀번호를

손에 넣을 경우 여러분의 모든 신원이 위험에 처하게 된다.

예를 들어 여러분의 적립식 펀드 회사가 사용자명과 비밀번호를 노출하는

보안 침해를 당했고, 같은 로그인 정보를 온라인 뱅킹과 아마존닷컴 Amazon.

com에서도 사용했다면 절도범들은 적립식 펀드 계좌뿐 아니라 여러분의 은

행 계좌와 아마존닷컴에 저장된 신용카드 정보도 손에 넣을 수 있다. 또 여

러분이 방 친구에게 무선 네트워크 비밀번호를 알려줬고, 이 비밀번호가 이

메일 비밀번호와 같다면 방 친구는 어렵지 않게 여러분의 개인 메시지를 훔

쳐볼 수 있다.

이런 문제를 해결하려면 사용하는 서비스마다 고유의 비밀번호를 사용해야

한다.

규칙 하나로 100가지 비밀번호 기억하기

수십 개의 로그인 계정에 대해 고유 비밀번호를 기억하는 것은 불가능해 보

일 수 있지만 실제로는 그렇지 않다. 이런 비밀번호를 만드는 규칙 하나만

알면 100가지 비밀번호를 모두 기억하지 않아도 된다.

적용 방식은 다음과 같다. 기본 비밀번호를 선택하고 서비스 이름을 어떤 형

태로든 이 기본 비밀번호에 조합해 고유 비밀번호를 만든다. 예컨대 기본 비

밀번호에 서비스명의 앞 세 글자를 더해 비밀번호를 만들 수 있다. 예를 들

어 기본 비밀번호가 asdf라면 야후! Yahoo!의 비밀번호는 ASDFYAH이고, 이

베이 eBay용 비밀번호는 ASDFEBA가 된다.

또 숫자를 사용하는 또 다른 예로 일부 서비스에서는 비밀번호에서 숫자를 요구한다 같은 글

자예를 들어 여러분의 이니셜이나 좋아하는 숫자 로 시작해 서비스명의 처음 두 모음을 더


하는 방식이 있다. 이 경우 아마존에 대한 내 비밀번호는 GMLT10AA가 될

것이고, 라이프해커 Lifehacker.com에 대한 비밀번호는 GMLT10IE가 될 수 있

다(이때 어릴 적 별명처럼 다른 사람들이 잘 모르는 중간 이니셜을 포함시켜

보안을 강화한다).

단일 비밀번호 생성 규칙을 정하기 전에 각 서비스마다 비밀번호 요구사

항은 다르지만 최소 8글자 길이에 문자와 숫자를 모두 포함시키는 비밀

번호가 좋은 비밀번호라는 사실을 기억해두자. 비밀번호를 좀 더 안전하

게 보호하려면 또는 특수 문자를 요구하는 서비스에도 적용할 수 있으려면 GMLT10LIF# 또는

GMLT10#LIF처럼 특수 문자를 비밀번호 주변 또는 안에 포함시킨다.

규칙 기반 비밀번호의 문제점 중 하나는 일부 사이트에서는 특수 문자를 허

용하지 않는 등 우리가 정한 원칙과 충돌하는 비밀번호 정책을 사용한다는

점이다. 이런 경우에는 이들 서비스에 대한 비밀번호를 문서화하거나 예외

규칙을 기억해야 한다. 다음 공략법에서는 단일 규칙을 따르지 않는 비밀번

호를 관리하는 법을 설명한다.

http://angel.net/~nic/passwd.html에서 제공하는 똑똑한 비밀번호 생성기는 웹사이트 URL을

기반으로 임의의 비밀번호를 생성해준다.

NOTE

기본 비밀번호 선택하기

다음은 기본 비밀번호를 선택할 때 사용할 수 있는 몇 가지 옵션이다. 구문이나 노래의 첫 글자

를 사용한다. 예를 들어 잭슨 5의 ‘I Want You Back’을 사용한다면 기본 비밀번호는 IWUB다. 이

때 비밀번호를 기억하려면 노래를 한 번 불러보면 된다.

• 미리 정한 키보드 패턴, 이를테면 yui나 zxcv 등을 사용한다. 이때는 비밀번호를 기억하려면

키보드를 살펴보면 된다.

• 배우자의 이니셜과 여러분의 기념일을 합친 TFB0602 등을 사용한다(이런 비밀번호를 사용

하면 기념일 카드를 쓰는 것을 빼먹지 않을 수 있다).

보안 수준을 더 높이려면 배우자의 이니셜이나 cat 같은 단어처럼 기억하기 쉬운 단어를 선택한

다음 입력할 때 키보드에서 한 줄 위로 손가락을 옮긴다. 예를 들어 cat의 경우 dq5가 된다.

그런 다음 이 기본 비밀번호를 서비스와 관련한 고유 추가 정보와 결합한다.


공략법

비밀번호 안전하게 관리하기15>>레벨: 고급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 무료

공략법 14에서는 기억하기 쉬운 비밀번호를 고르는 법을 다뤘다. 그런데 이

미 갖고 있는 비밀번호는 어떻게 해야 할까? 또는 부여된 비밀번호 중 바꿀

수 없는 비밀번호는 어떻게 해야 할까? 또 일반적인 비밀번호 관리법을 적

용할 수 없는, 특수 요구사항을 필요로 하는 시스템용 비밀번호는 어떻게 처

리할까? 때로는 비밀번호를 그냥 적어서 기억해야 한다. 이런 비밀번호는

다른 사람이 읽기 쉬운 포스트잇 메모지나 텍스트 파일, 워드 문서에 저장해

서는 안 된다. 라스트패스(http://lastpass.com/)라는 무료 비밀번호 관리

툴을 사용하면 이렇게 기억하기 어려운 비밀번호를 안전하게 보관하고 찾을

수 있다.

모든 비밀번호를 관리하는 마스터 비밀번호

라스트패스 데이터베이스는 암호화된 상태로 사용자의 비밀번호를 모두 저

장하고 하나의 마스터 비밀번호를 사용해 데이터베이스에 접근한다. 라스트

패스는 각 로그인과 관련한 사용자명, 비밀번호, URL, 참고 사항용 필드를

갖고 있으며, 비밀번호를 관리하기 쉽게끔 윈도우, 웹사이트, 와이파이 네

트워크 같은 로그인 그룹을 만들 수 있게 해준다. 라스트패스는 웹 브라우저

확장 플러그인부터 단독 실행형 데스크톱 응용 프로그램까지 다양한 형태로

사용할 수 있다. 이어지는 내용에서는 주로 브라우저 확장 플러그인만 설명

하는데, 이는 비밀번호 관리가 주로 브라우저상에서 이뤄지기 때문이다.

웹 기반의 라스트패스 서비스는 모든 인기 브라우저와 운영체제를 지원한

다. 라스트패스 서비스의 가장 좋은 점은 다양한 로그인 인증 정보를 한 번

만 추가하면 비밀번호를 자동으로 동기화해 라스트패스를 설정한 모든 곳에

서 비밀번호에 접근할 수 있다는 점이다.


라스트패스의 보안

비밀번호를 제 3자의 서버에 보관한다는 사실에 본능적으로 거부감을 느낄 수 있다. 하지만 라스

트패스의 기술은 컴퓨터상에서 비밀번호 암호화와 복호화를 모두 적용한다. 이 말은 라스트패스

에 근무하는 사람들을 비롯해 누구도 여러분의 비밀번호에 접근할 수 없다는 뜻이다. 라스트패스

의 보안과 기술에 대한 자세한 정보는 https://lastpass.com/whylastpass_technology.php에서

확인할 수 있다.

라스트패스는 안전하고 커스터마이징 가능하다. 라스트패스를 계속해서 실행한 채로 두면 일정

유휴 시간이 지난 후 비밀번호 데이터베이스가 잠기기 때문에 비밀번호에 다시 접근하려면 마스

터 비밀번호를 입력해야 한다.

라스트패스에서 비밀번호를 설정하고 저장하는 법은 다음과 같다.

1. https ://lastpass.com/misc_download.php에서 라스트패스를 내려받아 설치

한다(라스트패스 웹사이트는 브라우저와 운영체제에 따라 내려받을 버전을 자동으로

추천한다).

2. 그림 2-3에 보이는 것처럼 이메일 주소와 마스터 비밀번호를 입력해 라스트패스 계

정을 생성한다(대부분의 브라우저에서는 설치 후 로그인 또는 계정 생성 대화상자를

보여준다). 마스터 비밀번호는 다른 비밀번호들에 대한 키로 사용되므로 안전하면서

도 기억하기 쉬운 비밀번호를 선택해야 한다(공략법 14 ‘다양한 비밀번호 바로 찾아내

기’를 참고하면 도움될 것이다).

그림 2-3: 마스터 비밀번호로 사용할 안전한 비밀번호를 선택한다. 이 비밀번호는 우리에게 필요한

마지막 비밀번호다.


3. 계정을 생성한 후 라스트패스는 브라우저를 확인해 저장된 비밀번호와 폼 데이터를

찾고 이를 라스트패스 데이터베이스로 불러오는 기능을 제공한다. 라스트패스에서 불

러올 사이트 정보를 선택한다.

4. 초기 라스트패스 설정을 마치면 이제 데이터베이스에 비밀번호를 추가할 수 있다. 브

라우저에서 라스트패스 버튼을 클릭하고 사이트 사이트 추가를 선택해 라스트패스

에 각 항목을 수동으로 추가할 수도 있지만 가장 쉬운 방법은 평상시처럼 브라우저를

사용하는 것이다. 라스트패스는 로그인 인증 정보를 웹사이트로 보낼 때 이를 감지해

이런 인증정보를 라스트패스 데이터베이스에 저장할지 묻는다. 그림 2-4를 참고하

자.

5. 브라우저를 사용하는 동안 라스트패스에서 사이트를 기억하게 하려면 Save Site 버

튼을 클릭한다. Save Site 대화상자에서는 사이트 그룹 추가, 인증 정보 이름 수정,

사이트 방문 시마다 라스트패스를 통한 사용자명과 비밀번호를 자동 완성, 자동 완성

비활성화, 인증 정보를 채우기 전 마스터 비밀번호 항상 요구하기 같은 설정을 할 수

있다. 그림 2-5처럼 라스트패스는 비밀번호를 입력하는 동안 비밀번호 필드 바로 아

래에서 비밀번호가 얼마나 안전한지도 보여준다. 원한다면 라스트패스에서 사용자 대

신 안전한 비밀번호를 자동으로 생성해줄 수도 있다.

6. 저장을 클릭하면 라스트패스 데이터베이스에 로그인 정보가 입력된다. 라스트패스로

관리할 로그인 정보마다 앞의 과정을 반복한다.

그림 2-4: 라스트패스는 새 사이트에 로그인할 때마다 인증 정보를 저장할 수 있게 대화상자를 보여준다.


그림 2-5: 새 비밀번호 값을 라스트패스 저장소에 추가하는 모습

라스트패스로 비밀번호 찾아 사용하기

라스트패스는 브라우저와 연동되므로 라스트패스 데이터베이스에 저장한

웹사이트를 방문할 때마다 비밀번호를 아주 똑똑하게 잘 채워준다. 이메일

주소와 마스터 비밀번호를 사용해 라스트패스에 로그인하기만 하면 된다.

이렇게 라스트패스에 로그인하고 나면 라스트패스가 저장된 사이트에 대해

사용자명과 비밀번호를 자동으로 채워주며, 그림 2-6처럼 텍스트 인풋에

라스트패스 아이콘을 표시해 라스트패스에서 정보를 자동으로 채웠음을 알

려준다. 이를 통해 시간을 크게 절약할 수 있으며, 마스터 비밀번호만 기억

해두면 된다.


그림 2-6: 라스트패스는 비밀번호를 자동으로 채워줄 수 있으며, 웹사이트로 자동 로그인하게 해준다.

이 장에서 주로 브라우저 기반의 라스트패스 기능을 다루기는 했지만 웹사

이트용 로그인 정보만 기억할 수 있는 건 아니라는 점을 참고하자. 예를 들

어 우리가 사용하는 학교, 집, 친구 집, 커피숍 등의 네트워크에 대한 로그인

정보를 저장한 와이파이 네트워크 비밀번호 그룹을 설정할 수도 있다.

친구인 현석의 집에 있을 때는 와이파이 네트워크 그룹을 찾거나 라스트패

스의 검색 상자에서 현석을 입력해 현석이 집 항목을 찾으면 된다. 이 항목

을 대상으로 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 비밀번호 복사를 선택하고, 현

석이 집의 와이파이 로그인 입력창에 이를 붙여넣는다.

물론 텍스트 파일에 비밀번호를 저장하고 이 텍스트 파일을 암호화할 수도

있지만 텍스트 파일이나 워드 문서는 라스트패스 데이터베이스와 같은 구조

화된 비밀번호 상세 항목을 제공하지 않는다. 라스트패스는 검색 가능한 암

호화된 데이터베이스로서, 소프트웨어 시리얼 번호, 신용카드 번호, PIN 같

은 다른 주요 정보를 저장하는 데 활용할 수 있다(라스트패스가 매우 안전하

긴 하지만 중요한 정보를 지구상에서 가장 안전하게 보관할 수 있는 곳은 바

로 내 머릿속이라는 점을 기억하자).


공략법

즐겨찾기에 태그 달기16>>레벨: 중급 >>플랫폼: 웹 >>비용: 무료

웹은 나날이 커지며 추가 할 즐겨찾기 또한 마찬가지다. 소셜 즐겨찾기 서비

스인 딜리셔스Delicious(www.delicious.com)에서는 즐겨찾기를 온라인에

저장하고 찾기 쉽게 키워드 태그라고 함 를 각 즐겨찾기에 추가할 수 있다. 온라

인에 즐겨찾기를 저장하면 사용하는 모든 컴퓨터에서 즐겨찾기에 접근할 수

있다는 장점이 있다.

딜리셔스 서비스의 간단한 인터페이스로 인해 이 웹 애플리케이션의 풍부한

기능과 다양하게 활용할 수 있는 요소가 처음에는 눈에 잘 안 띌 수 있다. 야

후!가 운영하는 딜리셔스는 관심 있는 웹 콘텐츠에 빠르게 접근하거나 조직

적으로 관리하려는 웹 연구 조사원이 파워 북마커에게는 환상적인 옵션이

다. 이 공략법에서는 딜리셔스를 활용해 즐겨찾기를 관리하고, 웹 콘텐츠의

개인적인 인덱스를 생성하고, 웹상에서 더 유용한 리소스를 찾을 수 있게 커

뮤니티로 발을 들이는 법을 몇 가지 살펴본다.

딜리셔스 시작하기

www.delicious.com에서 무료 계정에 가입한다. 딜리셔스에 로그인하면

‘www.delicious.com/사용자명’을 통해 딜리셔스 즐겨찾기를 사용할 수

있다. 기본적으로 소셜 즐겨찾기 서비스란 내 즐겨찾기가 모두 공개돼 있으

며 딜리셔스 커뮤니티의 다른 가입자들이 모두 볼 수 있다는 뜻이다. 원한다

면 개별 즐겨찾기별로 즐겨찾기를 개인용으로 설정할 수 있다.

즐겨찾기 추가하기

딜리셔스에 즐겨찾기를 추가하는 기본 방법은 www.delicious.com/save

에서 save 링크를 사용하는 것이다. 하지만 이 방법은 가장 비효율적인 방


법이기도 하다. 좀 더 빠르게 즐겨찾기를 추가하려면 www.delicious.com

/tools에서 딜리셔스 브라우저 버튼 영역으로 가서 브라우저에 맞게 딜리셔

스 확장 플러그인을 설치하고 브라우저 툴바로 딜리셔스 북마클릿을 드래그

앤드롭한다. 그럼 저장하려는 페이지로 이동한 후 버튼을 클릭해 즐겨찾기

를 바로 추가할 수 있다.

폴더가 아닌 태그

대부분의 웹 브라우저는 폴더와 하위 폴더로 즐겨찾기를 관리한다. 이견이

있을 수도 있지만 딜리셔스의 가장 좋은 기능은 바로 태그 기능이다. 태그는

여러 단어를 조합한 키워드를 기반으로 즐겨찾기 목록을 볼 수 있게끔 해주

는 라벨 또는 키워드를 말한다.

예를 들어, 익은 망고를 잘 써는 방법을 설명하는 웹 페이지를 즐겨찾기에

추가할 때는 딜리셔스의 북마크에 페이지를 추가하고 망고, 방법, 부엌, 과

일, 요리, 여름 태그를 추가하면 된다. 북마크 하나에는 원하는 수만큼 태그

를 달 수 있다.

또 맛있는 스무디를 만드는 법을 설명한 페이지를 즐겨찾기에 추가했다면

스무디, 과일, 레시피 태그를 달 수 있다. 그럼 망고 페이지와 스무디 페이

지가 모두 과일 태그 목록에 보인다. 하지만 방법 태그에서는 망고 페이지만

보인다. 더불어 과일과 여름 태그를 모두 사용한 목록에는 스무디 페이지에는 여름

태그가 없으므로 망고 페이지만 보일 것이다.

딜리셔스의 북마크에 태그를 입력하려면 공백으로 구분한 단어 목록을 입력

하면 된다. 따라서 스무디 페이지의 북마크에 대한 tags 필드에는 스무디 과

일 여름을 입력하면 된다. 태그 필드의 자유로운 입력 형식은 새로운 태그

를 만들고 지정하는 작업을 매우 쉽게 해주지만 오타를 입력하거나 유사한

태그 이를테면 야채와 채소를 입력할 가능성이 크다. 딜리셔스를 어느 정도 사용하

다 보면 본인이 자주 사용하는 태그 어휘를 개발하게 되는데, 딜리셔스는 사

용자가 태그를 입력하는 동안 기존에 입력한 태그 중에서 권장 태그를 보여

준다.


그림 2-7에서 필자는 Silva Rhetoricae라는 페이지를 즐겨찾기에 추가하고

있다. 여기서는 BYU 교수의 수사가 총망라된 이 페이지를 즐겨찾기에 추가

하면서 관련 설명을 태그에 포함시켰다.

그림 2-7: 딜리셔스에서 즐겨찾기에 태그를 추가하는 모습.

필자가 태그 필드에 w 글자를 입력할 때 딜리셔스에서는 필자가 태그 어

휘에 미리 설정한 태그를 사용해 일치하는 태그를 제안한다(예를 들어,

webdesign, writing, web, webapp, webdev). 여기서는 writing을 선

택했다.

URL을 통해 딜리셔스로 이동하기

딜리셔스의 URL 스키마를 활용하면 딜리셔스 내에서 쉽게 원하는 내용을

찾을 수 있다. 딜리셔스 URL에 찾는 내용을 추가하면 원하는 정보를 쉽게

찾을 수 있다. 예를 들어 다음은 기본 URL이다.

http ://www.delicious.com/

모든 딜리셔스 사용자가 망고 태그를 단 즐겨찾기를 찾으려면 다음과 같이

tag와 망고를 추가하면 된다.

http ://www.delicious.com/tag/망고


김수정이란 사용자가 글쓰기 태그를 단 즐겨찾기를 찾으려면 사용자명과 태

그를 추가하면 된다.

http ://www.delicious.com/김수정/글쓰기(자신의 즐겨찾기를 빠르게 찾으려면 김

수정/글쓰기 대신 사용자명과 태그를 입력하면 된다).

전체 딜리셔스 사용자 가운데 tech와 howto 태그를 단 즐겨찾기를 찾으려

면 + 기호로 태그를 합치면 된다.

http ://www.delicious.com/tag/tech+howto

그럼 전체 딜리셔스 사용자 가운데 tutorial, router, linksys 태그를 단 즐

겨찾기는 어떻게 찾을 수 있을까?

http ://www.delicious.com/tag/tutorial+router+linksys

즐겨찾기로 추가한 전체 사운드 파일은 다음과 같이 찾을 수 있다.

http ://www.delicious.com/tag/system :media :audio

즐겨찾기로 추가한 전체 동영상 파일은 다음과 같이 찾을 수 있다.

http ://www.delicious.com/tag/system :media :video

mashup 태그가 달린 MP3 파일들은 다음과 같이 찾을 수 있다.

http ://www.delicious.com/tag/system :filetype :mp3+mashup

딜리셔스의 다른 기능

https://secure.delicious.com/settings/bookmarks/import에서 불러오

기 기능을 사용하면 현재 브라우저의 즐겨찾기를 딜리셔스로 불러올 수 있

다. 또 https://secure.delicious.com/settings/bookmarks/export에서

는 딜리셔스의 즐겨찾기 링크를 내보낼 수 있다.

딜리셔스의 링크를 웹 브라우저와 동기화하려면 브라우저에 맞는 플러그인

을 www.delicious.com/tools에서 무료로 내려받아 사용한다.


공략법

디지털 사진 정리17>>레벨: 초급 >>플랫폼: 윈도우, 맥 OS X >>비용: 무료

디지털 카메라, 카메라 폰, 값싼 저장 공간의 폭넓은 보급으로 아마추어 사

진가라 하더라도 시간이 지나면서 수백 심지어 수천 개의 디지털 사진을 컴퓨터

에 보관하게 됐다. 사진을 몇 달만 찍어도 하드디스크가 IMG_8394.jpg 같

은 이미지로 채워진 여러 폴더로 쉽게 지저분해진다. 사진은 누군가 실제로

꺼내 보지 않는 한 아무 의미가 없다. 또 찾고 싶은 사진을 찾을 수 없다면

내 컴퓨터에 묻힌 사진은 아무도 보지 못할 것이다.

디지털 사진의 문제점은 컴퓨터가 디지털 사진에 대한 정보를 많이 갖고 있

지 않다는 점이다. 컴퓨터 입장에서 디지털 사진은 각기 다른 색상의 점들

을 모아놓은 것에 불과하다. 카메라 설정과 날짜, 시간 같은 일부 정보는 사

진을 찍을 때 저장되지만, 사진은 사진 속에 누가 있고 어떤 이벤트를 기념

해 사진을 찍었는지 컴퓨터에게 전혀 알려주지 않는다. 사진을 검색할 수 있

으려면 또 검색을 통해 잘 활용하려면 설명, 라벨, 등급 같은 메타데이터를 추가해야

한다. 구글의 윈도우, 맥, 리눅스용 사진 정리 툴인 피카사(http://picasa.

com)는 사진을 정리하고, 편집하고, 설명과 라벨을 추가하고, 별점을 매기

고, 디지털 사진에서 얼굴을 자동으로 인식할 수 있게 도와준다.

피카사로 사진 불러오기

http://picasa.com에서 피카사(무료)를 내려받아 설치한다. 이 프로그램을

처음 실행하면 사진을 찾기 위해 전체 컴퓨터를 모두 검색할지, 특정 폴더만

검색할지 묻는다. 이 중 원하는 항목을 선택하면 피카사는 컴퓨터에 있는 모

든 사진 및 동영상에 대한 색인을 등록한다. 이 작업이 끝나면 그림 2-8에

서 볼 수 있듯이 왼쪽 영역에 연도별로 폴더 목록이 정리된 것과 오른쪽 영

역에 이미지 그리드가 보이는 것을 볼 수 있다.


그림 2-8: 피카사에서 사진 보기

이제 사진을 정리하고 사진에 의미를 부여할 준비가 모두 끝났다.

사진 정리하고 라벨 붙이기

피카사는 매우 똑똑해서 디지털 사진에서 자동으로 얼굴을 인식할 수 있으

며, 조금만 도와주면 사진에 찍힌 사람을 기준으로 사진을 모아 정리하는 일

도 쉽게 할 수 있다. 사람 얼굴 인식 기능과 피카사의 위치, 태그, 설명, 앨

범, 별점 기능을 결합하면 순식간에 사진들을 일목요연하게 정리할 수 있다.

사람

PC에서 이미지를 불러온 후 피카사는 사진을 스캔하고 사진 속에 누가 있는

지 파악한다. 사진속 사람들에게 태그를 다는 가장 빠른 방법은 그림 2-9처

럼 왼쪽 사이드바에서 이름이 없는 인물을 클릭하는 것이다. 그럼 피카사는

이미지에서 인식한 얼굴들을 여러분에게 보여주고 이 사람들의 이름을 물어

본다.


그림 2-9: 피카사의 인물 패널은 사진 속 인물들을 기반으로 사진을 인식할 수 있게 도와준다.

이 작업을 하는 동안 피카사는 내 친구의 얼굴을 익히고 이후 사진에서 일치

하는 사람을 자동으로 제안한다. 지메일을 사용 중이라면 구글 계정으로 피

카사에 로그인할 수 있으며, 피카사가 연락처에 있는 사람들의 얼굴과 사진

을 비교해 사진 속 사람들에게 태그를 다는 동안 자동 완성 기능을 제공한

다. 새로운 사람에 태그를 달 때마다 피카사는 이 사람의 사진 앨범을 만들

어준다.

장소

때로는 사진 속 인물만큼이나 사진을 찍은 장소가 궁금할 때가 있다. 사진에

장소를 추가하려면 지오태그를 추가할 이미지들을 선택하면 된다. 그런 다

음 우측 하단에 있는 위치 패널 표시/숨기기 버튼을 클릭한다. 이어서 사진

에 추가할 위치를 검색하거나 녹색 핀을 클릭하고 이 핀을 지도상의 위치에

내려놓아 사진에 장소를 추가한다.


최신 스마트폰으로 사진을 찍었다면 사진 파일의 메타데이터에 사진을 찍은

위치 지오태그라고 부름가 이미 들어 있을 확률이 높다. 이때는 여러분이 아무것도

추가하지 않더라도 피카사가 위치를 인식하고 사진을 찍은 위치를 지도에

자동으로 보여준다.

설명

피카사에서 개별 사진을 더블클릭해 포커스인한다. 그런 다음 ‘설명을 넣으

세요’ 라벨이 적힌 텍스트를 클릭한다. ‘결혼식에서 턱시도를 입은 정호’처럼

나중에 검색할 때 사용할 만한 설명 문구를 입력한다.

나중에 사진을 검색할 때 사용할 만한 키워드를 최대한 많이 등록한다. 별

명, 약어, 기타 불명확한 설명은 피한다. 이런 설명은 나중에 도움이 안 된

다. 앞서 예로 든 대로 설명을 설정했다면 결혼, 정호, 턱시도로 검색해 이

사진을 찾을 수 있다.

피카사의 설명 시스템에서 가장 좋은 부분은 사진 내에 실제로 텍스트를 저장한다는 점이다. 따

라서 사진을 온라인으로 배포하거나 피카사를 더 이상 사용하지 않더라도 사진의 설명을 잃어버

릴 염려가 없다.

NOTE

앨범

모든 사진에 개별적으로 설명을 추가하는 일이 엄두가 나지 않는다면 앨범

을 사용하면 된다. 앨범은 사진을 모아놓은 것이지만 이런 사진을 꼭 같은

폴더 안에 집어넣을 필요는 없다. 또 한 사진을 여러 개의 앨범에 보관할 수

도 있는데, 이 점이 바로 폴더와 앨범이 다른 점이다.

앨범의 이름을 설명이 담긴 이름 ‘결혼식’처럼 으로 지정하고 Ctrl+클릭해 여러

사진을 선택한 후 이들 사진을 피카사의 좌측 하단에 있는 트레이에 놓는다.

그런 다음 ‘앨범에 선택한 항목을 추가합니다’ 버튼을 클릭해 사진을 앨범에

집어넣는다.

별

열심히 사진을 찍다 보면 나머지 사진보다 훌륭한 사진이 한두 장 나오기 마

련이다. 별을 사용해 가장 좋아하는 사진을 피카사에서 표시한다. 사진에 별

을 지정하려면 또는 별을 없애려면 피카사에서 사진을 선택하고 하단에 있는 별 버

튼을 클릭해 별 표시를 켜고 끄면 된다.

사진 검색하기

설명, 별, 얼굴을 사용해 앨범에 사진을 정리했다면 사진을 검색하고 정렬해

원하는 대로 찾아볼 수 있다. 피카사의 상단 패널에 있는 검색 상자를 사용

해 필요한 사진만 걸러낸다. 각 글자를 입력할 때마다 피카사는 파일명, 인

물, 설명, 앨범, 폴더명 등의 정보를 검색해 일치하는 사진 목록을 동적으로

걸러낸다.

그림 2-10처럼 검색 필드 좌측에 있는 버튼 중 하나를 클릭해 별이 있는 사

진, 얼굴이 있는 사진, 동영상, 지오태그가 있는 사진 등으로 검색 결과를

필터링한다. 또 날짜 슬라이더를 사용하면 시간 기준으로 목록을 줄일 수도

있다.

그림 2-10: 피카사에서 날짜 기준으로 별표가 있는 사진 보기


피카사의 다른 기능들

피카사는 다음과 같은 유용한 사진 관리 기능도 제공한다.

■컴퓨터에서 재생하거나 CD로 구울 수 있는 슬라이드쇼

■비밀번호를 통한 앨범 보호

■피카사 내의 폴더 사이에서 사진의 일괄 이동 및 일괄 이름 변경

■적목 보정, 잘라내기, 색조 조정, 기타 사진을 개선할 수 있는 편집 툴

■사진 아카이브 DVD 굽기 기능

■ 인터넷상에서 이미지를 공유할 수 있게 피카사 웹 앨범(http ://picasaweb.com/)

으로 파일을 업로드하는 기능

공략법

폴더와 드라이브의 미디어 한데 모으기18>>레벨: 초보자 >>플랫폼: 윈도우 7 >>비용: 무료

문서 폴더에 모든 파일을 저장하는 건 현실적으로 어렵다. 예를 들어 보통 사

람들은 날이 갈수록 용량이 늘어나는 디지털 미디어 라이브러리를 보관하기

위해 별도의 하드디스크 내장 하드든 외장 하드든를 하나씩은 갖고 있다.

마이크로소프트는 윈도우 7에서 각기 다른 위치 더불어 각기 다른 하드디스크의 폴더를

한곳으로 모을 수 있는 기능을 제공한다. 그 방법은 다음과 같다.

윈도우 7 라이브러리

기본적으로 윈도우 7 라이브러리는 하드디스크상의 어느 위치에 파일이나

폴더가 있든 상관없이 한곳에서 쉽게 접근할 수 있게끔 공통 타입의 파일과

폴더를 모으도록 설계됐다. 라이브러리에 포함되는 모든 폴더는 라이브러리

내에서 볼 수 있지만, 이들 폴더는 원래 위치에 그대로 저장돼 있다(라이브

러리를 지우더라도 라이브러리 내의 파일이나 폴더는 전혀 영향을 받지 않

는다).


기본적으로 윈도우 7을 설치하면 네 개의 라이브러리가 생긴다. 바로 문

서, 음악, 사진, 비디오다. 예를 들어 이동 중에 보려는 동영상을 노트북의

C:\사용자\사용자명\비디오에 저장하고, 방대한 동영상 자료를 외부 USB

하드 드라이브의 E:\영화에 저장했다면 외장 드라이브로 이동해 영화 폴더

를 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 라이브러리에 포함 비디오를 클릭하면

두 폴더를 모두 동영상 라이브러리에 포함시킬 수 있다. 그림 2-11과 같이

다른 라이브러리에도 이 원칙이 그대로 적용된다.

라이브러리에서 폴더를 제거하려면 라이브러리로 이동한다. 그런 다음 라이

브러리 제목 바로 아래 있는 링크를 클릭한다. 라이브러리 위치 대화상자를

사용해 폴더를 추가 또는 제거한다.

그림 2-11: 라이브러리에 새 폴더 추가하기


윈도우 7 라이브러리 생성하고 관리하기

네 개의 기본 라이브러리 형식만 관리하면서 라이브러리를 사용하고 싶다면

기본 라이브러리를 그냥 사용해도 되지만 특정 파일에 맞게 라이브러리를

추가로 만들 수도 있다.

라이브러리는 컴퓨터의 하드디스크뿐 아니라 외장 하드의 폴더 또는 홈그룹

이나 로컬 네트워크에 있는 다른 컴퓨터도 포함시킬 수 있다는 유용한 장점

이 있다.

지난 번 가족 휴가 때 찍은 사진 라이브러리를 모으려고 하는데, 일부 사진

이 내 하드디스크에 있고, 또 일부 사진은 다른 사람의 컴퓨터, 또 일부는 노

트북에 있다고 가정하자. 이 경우 탐색기 사이드바에서 라이브러리를 대상

으로 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 새로 만들기 라이브러리를 선택해

새 라이브러리를 생성하고 라이브러리에 ‘가족 휴가’ 같은 새 이름을 지정할

수 있다.

앞에서 설명한 대로 가족 휴가 라이브러리에 새 폴더를 추가한다. 이 폴더에

마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 라이브러리에 포함 가족 휴가를 선택한

다. 라이브러리는 이처럼 간편하게 추가할 수 있다. 이제 사진이 어디에 저

장돼 있든 상관없이 한곳에서 모든 사진을 볼 수 있다.

공략법

저장된 검색 폴더 만들기19>>레벨: 초급 >>플랫폼: 윈도우(비스타 및 7), 맥 OS X (10.4 이상) >>비용: 무료

문서 파일 정리 작업을 줄이고 검색 기법을 더 자주 사용하다 보면 자연스럽

게 폴더 패러다임과 검색 기능을 저장된 검색 폴더 형태로 결합하는 방식을

떠올리게 된다. 저장된 검색 폴더는 특정 검색 기준에 부합하는 파일을 보관

하는 보관함이다. 예를 들어 컴퓨터의 여러 폴더와 하위 폴더에 번역이라는


단어가 제목에 들어 있는 여러 파일이 있다면 ‘제목에 번역이 들어 있는 모든

파일’을 검색하면 이들 파일의 목록이 나온다. 이 검색 결과를 폴더로 저장

하면 같은 성격을 지닌 문서를 가상의 폴더에 동적으로 저장할 수 있다.

기존 폴더와 비교해 저장된 검색 폴더의 주된 장점은 파일이 동시에 한 폴더

보다 많은 곳에 존재할 수 있다는 점이다. 제안서 번역.doc라는 이름의 워

드 문서는 ‘제목에 번역이 포함된 문서’라는 저장된 검색 폴더와 ‘전체 워드

문서’라는 저장된 검색 폴더 모두에 있을 수 있다. 이런 식으로 검색 결과를

정리하면 필요할 때 원하는 정보만 따로 분리할 수 있다. 저장된 검색 폴더

는 이를테면 특정 프로젝트에 대한 작업을 할 때 임시 용도로 사용하면 매우

편리하다. 저장된 검색 폴더를 지우더라도 이 안에 있는 파일은 삭제되지 않

는다. 이들 파일은 각자의 위치에 그대로 남아 있는 것이다. 이 공략법에서

는 윈도우와 맥 OS에서 저장된 검색 폴더를 만드는 법을 살펴본다.

윈도우 XP는 저장된 검색 폴더 기능을 제공하지 않는다.

NOTE

윈도우의 저장된 검색 폴더

윈도우는 각 탐색기 창 우측 상단에 검색 상자를 두고 있다. 검색 기준 예를 들

어 번역 키워드을 입력해 검색을 실행하면 윈도우는 파일 검색 결과를 보여준다

(기본적으로 윈도우는 현재 폴더 하위 경로를 검색하지만 다음에서 다시 검

색 아래 있는 탐색기 창 하단에서 다른 루트 폴더를 클릭하면 검색 범위를

확장할 수 있다). 검색 결과에 만족한다면 그림 2-12에 보이는 것처럼 검색

저장 버튼을 클릭해 검색 결과를 폴더로 저장한다.


그림 2-12: 윈도우 7에서 검색 폴더 만들기

검색 폴더를 유용하게 활용하려면 꼭 필요한 내용을 정확히 지정하는 게 중

요하다. 공략법 12 ‘컴퓨터에 저장된 파일 바로 가져오기’에서 설명한 검색

연산자는 여기서도 사용할 수 있으므로 이러한 연산자를 사용해 검색 기준

을 최대한 줄인다. 예를 들어 삼성–전자를 검색하면 삼성이란 단어는 들어

있지만 전자란 단어는 없는 문서가 반환된다. 또 삼성 OR 전자를 검색하면

삼성, 전자, 또는 삼성과 전자 모두를 언급한 문서가 반환된다 OR가 대문자인 것에

주의하자. 더불어 “삼성전자”를 큰따옴표로 감싸 검색하면 정확한 구문 일치 검

색이 이뤄져 삼성전자라는 단어가 정확히 들어 있는 문서만 반환된다.

검색 폴더를 저장하고 나면 이 아이콘은 그림 2-13에서 볼 수 있듯이 전통

적인 폴더와는 다르게 표시된다.

그림 2-13: 윈도우 7의 저장된 검색 폴더


맥 OS의 저장된 검색 폴더

맥 OS X의 저장된 검색 기능은 스마트 폴더 아이튠즈의 스마트 재생목록처럼라고 한

다. 스마트 폴더를 만들려면 아무 파인더 창에서나 우측 상단 구석의 검색

상자에 검색어를 입력한다. 검색 기준을 추가하려면 + 버튼을 클릭하면 된

다(또는 공략법 12 ‘컴퓨터에 저장된 파일 바로 가져오기’에서 소개한 검색

연산자를 사용해도 된다). 그림 2-14처럼 파일 종류, 데이터 수정일, 저자,

내용 등 원하는 수만큼 검색 기준을 추가한다.

그림 2-14: 파인더 내에서 검색하기

검색이 끝나면 저장 버튼을 클릭해 스마트 폴더를 원하는 위치에 저장한다.

스마트 폴더는 일반 폴더와는 다른 아이콘을 보여준다. 스마트 폴더에는 장

치 이미지가 있는 라벤더 색상 아이콘이 있다.

공략법

PC 디스크 비밀번호로 보호하기20>>레벨: 고급 >>플랫폼: 윈도우, 리눅스 >>비용: 무료

디지털 콘텐츠 정리와 관련해 다음으로 할 일은 개인 정보 및 안전과 관련한

일이다. 모든 사람은 외부인이나 자신의 컴퓨터에 접근할 수 있는 다른 사람


으로부터 보호해야 할 파일이 있기 마련이다. 온라인 저장 공간을 사용하고,

이메일로 민감한 정보를 주고받으며, 잃어버리기 쉬운 CD나 USB 드라이브

에 데이터를 저장한다면 데이터가 잘못된 사람의 손에 들어가지 않게 데이

터를 암호화하는 게 좋다.

데이터를 암호화할 때는 파일을 구성하는 비트를 의미 없는 정보로 변환하

는 특수 알고리즘을 사용한다. 이렇게 변환한 정보는 올바른 비밀번호를 통

해서만 의미 있는 상태로 복원할 수 있다.

TrueCrypt는 윈도우, 맥, 리눅스에서 사용할 수 있는 무료, 오픈소스 암호

화 프로그램이다. TrueCrypt는 암호화된 파일을 실행 도중 읽고 쓸 수 있

는 가상 하드디스크를 만들어준다. 이 공략법에서는 윈도우와 리눅스에서

TrueCrypt를 사용해 개인 파일을 암호화하는 법을 설명한다.

암호화된 볼륨 위치의 설정

TrueCrypt를 사용해 암호화된 가상 디스크를 설정하는 법은 다음과 같다.

1. http ://truecrypt.org에서 TrueCrypt를 내려받아 설치한 후 실행한다.

2. Create Volume 버튼을 클릭해 암호화된 드라이브 위치를 준비하는 마법사를 실

행한다. Create an Encrypted File Container를 선택하고 Next를 클릭한 후

Standard TrueCrypt volume을 선택하고 다시 한 번 Next를 클릭한다.

3. Volume Location 페이지에서 Select File 버튼을 클릭하고 암호화된 파일을 보

관하려는 위치로 이동해, 그림 2-15처럼 C :\사용자\adam\문서\4myeyesonly

같은 이름을 입력한다.

이 이름 예제에서는 4myeyesonly은 암호화하려는 파일명이 아니며, 암호화할 파일을 보

관할 컨테이너다. Next를 클릭한다.

그림 2-15: TrueCrypt를 활용해 암호화된 볼륨을 생성한다.

4. 암호화 알고리즘을 선택한다. 궁금한 독자라면 드롭다운 리스트를 살펴보며 각 옵션

의 정보를 확인해도 된다. 기본 옵션인 Advanced Encryption Standard AES 는

대부분의 용도에 적합하다(혹시 일급 기밀 정보 파일 [참고 문헌3] 을 갖고 있더라도 이

옵션으로 충분하다). Next를 클릭한다.

5. 가상 드라이브의 크기를 선택한다. 예를 들어 그림 2-16에 보이는 것처럼 100MB를 선택한다.

그림 2-16: 암호화된 컨테이너의 크기를 설정한다.

TrueCrypt의 한 가지 장점은 실제 내용의 크기를 짐작할 수 없게끔 항상 100MB를

정확히 채우는 것처럼 파일을 보여준다는 점이다. Next를 클릭한다.

6. 볼륨의 비밀번호를 선택한다. TrueCrypt는 20개의 단어와 숫자를 조합한 비밀번호

처럼 크래킹하기 어려운 비밀번호를 요구한다. 이 비밀번호는 스누퍼로부터 데이터를

보호하기 위한 것인 만큼 추측하기 어렵고, 사전에 없는 단어로 만들어야 한다는 것이

다. 또는 키 파일을 사용해 볼륨에 락을 걸 수도 있다.


비밀번호를 잊어버리거나 키 파일이 훼손 또는 유실되면 TrueCrypt 볼륨에 영구히 접근할 수 없

다는 점을 기억하자.

warning

7. 이 볼륨을 포맷한다. 이 부분은 매우 재미있다. TrueCrypt는 사용자의 마우스 포인터

위치 같은 랜덤 정보를 시스템으로부터 수집해 랜덤 데이터로 파일 드라이브 위치를 포

맷해 이를 읽을 수 없게 만든다. Format 버튼을 클릭해 이 작업을 진행한다(포맷이란

단어에 놀라지 말자. 여기서 포맷한다고 해서 하드 드라이브가 삭제되는 게 아니다. 다

만 여기서는 앞서 생성한 드라이브 위치 파일이 경우 4myeyesonly만 포맷한다).

포맷이 끝나면 암호화된 볼륨 위치를 사용할 준비가 모두 끝난다.

암호화된 볼륨을 활용해 파일 저장하고 불러오기

TrueCrypt 파일에는 견고하게 잠근 매우 민감한 파일을 보관할 수 있다. 파

일을 보관하는 법은 다음과 같다.

1. TrueCrypt에서 Select File을 선택하고 방금 생성한 볼륨으로 이동한다.

2. TrueCrypt에 있는 목록 중 X : 처럼 사용 가능한 드라이브 문자를 선택한다(그림

2-17 참고).

그림 2-17: TrueCrypt 드라이브를 마운트하려면 파일 컨테이너를 선택하고 사용 가능한 드라이브

문자를 선택한다.

3. Mount 버튼을 클릭하고 볼륨 비밀번호를 입력한다. 올바른 비밀번호를 입력하면 가

상 드라이브 X :가 마운트된다.


4. Computer로 이동한다. 컴퓨터상의 다른 드라이브 옆에 새로운 Local Disk X : 드

라이브가 보일 것이다. 민감한 정보를 모두 이 드라이브로 드래그앤드롭하고 다른 디

스크에서 작업할 때처럼 이 드라이브에서 작업한다.

5. 데이터를 활용한 작업이 모두 끝나면 마운트된 드라이브 여기서는 X :를 선택하고

Dismount 버튼을 클릭한다. 그럼 X : 드라이브를 더 이상 사용할 수 없다. 이제 여러

분이 생성한 4myeyesonly 파일만 남게 된다. 이 파일은 USB 드라이브로 옮기거

나, 스스로에게 메일로 보내거나, CD로 굽거나, 아이팟에 집어넣을 수 있으며, 완벽히

암호화된다.

누군가가 혹시 이 파일을 열더라도 그 내용은 해독할 수 없다. TrueCrypt가

설치돼 있고 비밀번호나 키 파일을 갖고 있는 사람만 드라이브를 마운트해

안에 있는 파일에 접근할 수 있다.

TrueCrypt는 USB 드라이브 같은 전체 드라이브를 보호할 수도 있다. 이를 위해서는 Select File

대신 Select Device를 클릭하고 보호할 드라이브를 선택하면 된다. 또 TrueCrypt는 USB 드라이

브에도 설치할 수 있다.

tip

공략법

맥에서 디스크 비밀번호로 보호하기21>>레벨: 중급 >>플랫폼: 맥 OS X(10.4 이상) >>비용: 무료

맥에서 개인적으로 보호할 파일이나 폴더가 있다면 맥 OS X의 내장 디스크

유틸리티를 사용해 디스크 이미지를 암호화할 수 있다. 디스크 이미지는 별

도 디스크처럼 마운트할 수 있고, 다시 잠그기 위해 언마운트할 수 있는 파

일이다. 이는 마치 USB 드라이브와 비슷하지만 실제 물리적인 드라이브는

없다. 민감한 고객 데이터나 배우자의 깜짝 생일 파티 계획을 비밀번호로 보

호하고 싶다면 암호화된 디스크 이미지를 사용해 원하는 개수만큼 파일과

폴더를 비밀번호로 잠글 수 있다. 이 공략법에서는 디스크 이미지를 잠그고

잠금 해제하는 법을 설명한다.

암호화된 디스크 이미지 새로 만들기

암호화된 디스크 이미지를 생성하는 법은 다음과 같다.

1. /응용 프로그램/유틸리티/에서 디스크 유틸리티를 실행한다.

2. 파일 메뉴에서 신규 빈 디스크 이미지를 선택한다.

3. 별도 저장 대화상자에서 디스크에 사용할 이름 예를 들어 내 비밀 파일 을 입력한다. 크기

드롭다운 리스트에서 디스크의 크기를 선택한다(이 디스크에 저장할 데이터를 모두

수용할 수 있을 만큼 크게 정한다). 그림 2-18에 보이는 것처럼 암호화 드롭다운 목

록에서 128비트 AES 암호화(권장됨)를 선택한다.

그림 2-18: 비밀번호로 보호할 새 디스크 이미지의 이름, 크기, 암호화 방식을 설정한다.

4. 다음으로 디스크 이미지에 접근할 때 사용할 암호를 설정한다. 암호는 안전하면서도

기억하기 쉬워야 한다(암호를 고르는 데 도움을 받으려면 열쇠 아이콘이 있는 버튼을

클릭하고 암호 지원을 실행해 권장하는 암호를 살펴본다). 기본적으로 새 암호는 쉽게

잊어버리지 않을 수 있게 키체인에 저장된다(그림 2-19 참고).

그림 2-19: 암호화된 디스크 이미지를 마운트하는 데 필요한 비밀번호를 설정한다.


그럼 디스크 유틸리티가 내 비밀 파일 디스크 이미지를 생성하고 마운트한

다. 이 이미지가 생성되면 새 디스크가 바탕화면에 나타난다. 맥에서 다른

디스크를 사용할 때처럼 파일을 이 디스크로 이동, 저장, 복사한다. 개인 파

일을 디스크에 모두 추가했다면 여느 때처럼 디스크를 꺼낸다 Ctrl+클릭한 후 내

비밀 파일 추출 클릭. 이제 ‘내 비밀 파일.dmg’ 파일은 USB나 CD 같은 다른 디스

크로 얼마든지 옮겨도 된다. 비밀번호가 없으면 아무도 이 디스크를 마운트

할 수 없다.

비밀번호로 보호한 디스크에 접근하기

암호화된 디스크 이미지에 들어 있는 파일에 접근하려면 디스크 이미지를

더블클릭한다. 그럼 맥은 이 이미지를 마운트하려고 시도한다. 암호가 키

체인에 저장돼 있다면 디스크가 바로 마운트되고 평상시처럼 이 디스크에

파일을 저장하고 열 수 있다. 하지만 암호가 저장돼 있지 않다면 암호를

먼저 입력해야 디스크가 마운트되고 파일이 복호화돼 사용할 수 있는 상

태가 된다.

공략법

전체 윈도우 운영체제 암호화하기22>>레벨: 고급 >>플랫폼: 윈도우 >>비용: 무료

처음 시작할 때는 민감한 파일 그룹부터 암호화하는 게 좋다. 하지만 컴퓨터

에 수많은 민감한 자료가 들어 있고 이들 자료 중 어느 자료를 암호화된 볼

륨에 집어넣고, 어느 자료를 집어넣지 말아야 하는지 고민하고 싶지 않다면

TrueCrypt를 사용해 전체 시스템 드라이브를 암호화해 컴퓨터의 모든 파일

을 기본으로 암호화하는 게 좋다.


운영체제 암호화 설정하기

전체 시스템 드라이브 암호화는 암호화 볼륨을 만드는 것과 비슷하다. 방식

은 다음과 같다.

1. http ://truecrypt.org에서 TrueCrypt를 내려받아 설치한 후 실행한다.

2. Create Volume 버튼을 클릭해 암호화된 드라이브 위치를 준비하는 마법사를 실행

한다. Encrypt the System Partition or Entire System Drive를 선택한다.

Next를 클릭한다. 시스템 암호화 타입으로는 Normal을 선택하고 다시 Next를 클

릭한다.

3. 드라이브 파티션을 나눴고 특정 파티션만 암호화하는 게 아니라면 Area to Encrypt 대화상자에서 Encrypt the Whole Drive를 선택한다 이 경우 Encrypt the Windows

System Partition를 선택. Next를 클릭한다.

4. 그럼 호스트 보호 영역을 암호화할지 선택하는 대화상자가 나타난다. 컴퓨터의 호스

트 보호 영역에는 민감한 데이터가 거의 없는 만큼 가장 안전한 답은 아니오다. 이때

예를 선택하면 컴퓨터는 부트 시 호스트 보호 영역에 접근해야 하므로 문제가 생길 수

있다. 필자는 아니오를 선택할 것을 권장한다. Next를 클릭한다.

5. 컴퓨터에 설치된 운영체제의 개수를 선택한다. 운영체제를 하나만 실행 중이면

single-boot를 선택하고 하나 이상 사용 중이면 multi-boot를 선택한다. Next를 클릭한다.

6. 암호화 알고리즘을 선택한다. 기본값인 AES는 대부분의 경우 적합하다. Next를 클

릭한다.

7. 볼륨 비밀번호를 선택한다. TrueCrypt는 20개의 단어와 숫자를 조합한 비밀번호처

럼 크래킹하기 어려운 비밀번호를 요구한다. 이 비밀번호는 스누퍼로부터 데이터를

보호하기 위한 것인 만큼 추측하기 어렵고, 사전에 없는 단어를 선택한다. 그림 2-20에 보이는 것처럼 TrueCrypt는 랜덤 데이터를 수집해 드라이브를 암호화하는 데 사

용한다. 창에서 마우스를 움직여 TrueCrypt가 랜덤 데이터를 수집하는 데 조금 도움

을 준다. Next를 클릭한다.


그림 2-20: TrueCrypt는 암호화 키를 강화하기 위해 랜덤 데이터를 생성한다.

8. 이제 TrueCrypt가 암호화 키를 생성했을 것이다. Next를 클릭한다. 그럼

TrueCrypt는 부트 로더와 관련해 뭔가가 잘못되거나 마스터 키가 잘못되는 등 만약

의 사태에도 데이터에 접근할 수 있게 백업 디스크를 생성하고 구우라는 창을 보여준

다. 화면의 설명을 따라 한 후 백업 디스크를 성공적으로 구웠는지 확인한다. Next를

클릭한다.

9. 이제 컴퓨터에서 암호화되지 않은 채 삭제된 파일을 안전하게 제거하라는 창이 나타

난다. 이런 삭제 과정이 필요한 이유는 컴퓨터에서 파일을 삭제하더라도 복원 기법을

통해 파일을 복원할 수 있기 때문이다. 데이터를 암호화한 후에는 이렇게 삭제된 파

일을 복원하더라도 문제가 되지 않는다. 누군가가 삭제한 파일을 복원하더라도 복원

된 데이터가 암호화돼 있기 때문이다. 이 단계는 계속해서 암호화를 진행하기 전에 현

재 삭제된 데이터를 다시 씀으로써 기존에 암호화하지 않고 삭제한 데이터를 이런 복

원 방식을 통해 복원할 수 없게끔 해준다. 암호화하지 않은 채 삭제한 파일을 누군가

가 복원하는 상황을 전혀 걱정하지 않아도 된다면 None을 선택하고 Next를 클릭한

다. 하지만 누군가 암호화하지 않고 삭제한 기존 데이터를 복원하는 게 걱정된다면 드

롭다운에서 선호하는 제거 방식을 선택한 후 Next를 클릭한다.

10. 전체 시스템을 암호화할 때 뭔가가 잘못되면 큰 문제가 아닐 수 없다. 따라서 이 시

점에서 TrueCrypt는 모든 것이 예상한 대로 동작하는지 또 여러분이 비밀번호를 기억하

는지 테스트하려고 한다. Test 버튼을 클릭하면 TrueCrypt가 컴퓨터를 재시작하

고 앞서 설정한 마스터 비밀번호를 묻는 창을 보여준다. 모든 게 계획대로 진행되면

TrueCrypt가 구동되고 사전 테스트가 완료됐음을 알려준다. Encrypt를 클릭한다.

그럼 TrueCrypt가 암호화 절차를 시작한다.

암호화가 끝나면 전체 운영체제가 암호화되고 바로 사용할 수 있는 상태가

된다.


공략법

구글 계정에 2단계 인증 설정하기23>>레벨: 중급 >>플랫폼: 전체(웹) >>비용: 무료

앞의 세 공략법의 내용은 로컬 하드디스크의 데이터를 암호화하는 법을 다

뤘지만, 웹에서 생활하는 시간이 많아지면서 민감한 데이터 중 많은 데이터

를 클라우드에 보관하고 있다. 구글이 웹 기반의 생산성 애플리케이션 지메일,

구글 캘린더, 구글 문서도구 같은 웹앱 형태을 잘 만들어놓은 덕분에 내가 갖고 있는 민감

한 데이터 중 많은 부분이 구글 계정 내에 보관된다. 이 공략법에서는 2단계

인증을 통해 구글 계정의 보안 수준을 높이는 법을 살펴본다.

해커와 구글 계정 좀 더 구체적으로 내가 갖고 있는 민감한 정보 사이에 가로막힌 유일한 장

벽은 바로 내 비밀번호다. 가장 강력한 비밀번호를 사용하고 있더라도 사람

들이 비밀번호를 알아내기만 하면 사람들은 내 계정에 들어 있는 모든 정보

에 접근할 수 있다.

2단계 인증은 새 웹 브라우저, 새 애플리케이션, 또는 새 모바일 기기에서

구글 계정에 로그인하려고 할 때 여러분이 실제로 여러분이 주장하는 사람

이 맞는지 구글이 확인하는 좀 더 안전한 방식이다. 2단계 인증을 적용하려

면 비밀번호만으로는 부족하다. 구글은 이를 다음과 같이 설명한다.

“2단계 인증에서는 은행 웹사이트에서 볼 수 있는 것과 유사한 인증을 위한 두

개의 독립적인 요소가 필요하다. 바로 비밀번호와 일회용 코드다.”[참고 문헌4]

이들 두 요소는 다음과 같다.

1. 내 비밀번호 여느 때처럼

2. 구글에서 다음 세 방식 중 하나로 여러분의 폰으로 전송하는 일회용 확인 코드

■ 안드로이드, 아이폰, 블랙베리에서 사용할 수 있는 구글 인증 앱을 활용

■ 휴대폰 문자 메시지

■ 음성 통화(휴대폰이 없다면 일반 전화를 사용할 수도 있다는 의미다. 이 음성 통

화에서는 여러분에게 코드를 읽어준다)


새 브라우저에서 로그인하려면 비밀번호와 일회용 확인 코드가 모두 필요하

다. 이렇게 로그인하고 나면 구글이 로그인 정보를 30일 동안 기억하게 할

수 있다.

2단계 인증 설정

보안을 강화하고 싶다는 확신이 들거나 2단계 인증을 시험해 보고 싶다면

다음 절차를 따라 한다.

1. 구글 계정으로 로그인하고 브라우저로 www.google.com/accounts/의 구글 계

정으로 이동한다. 구글 이외의 도메인 예를 들어 개인 웹사이트에서 구글 앱을 사용 중이라

면 구글 앱 계정에 대한 관리자가 계정에 대해 2단계 인증을 활성화해야 한다.

2. 페이지 왼쪽에서 보안을 클릭하고 2단계 인증 수정 버튼을 클릭한다(원한다면 이 링

크를 즐겨찾기에 추가해도 된다).

3. 이제 그림 2-21에 보이는 것처럼 구글의 2단계 인증 설정 가이드를 따라 진행한다.

이 과정은 매우 단순하다. 2단계 인증에 사용할 새 폰을 추가하고 이 폰이 실제로 내

폰임을 인증한다. 안드로이드, 아이폰, 블랙베리 스마트폰을 사용하지 않고 있다면 문

자 메시지를 통해 폰을 인증한다. 또는 스마트폰 사용자라면 안드로이드용(https://

market.android.com/details?id=com.google.android.apps.authenticator ), 아이폰용

(http://itunes.apple.com/us/app/google-authenticator/id388497605?mt=8 ), 블랙

베리용 구글 인증 앱을 사용해 자신의 폰을 인증할 수 있다. 이런 전용 앱으로 폰을 확

인하려면 QR 코드를 스캔한다. QR 코드는 스마트폰이 내장 카메라를 통해 읽을 수

있는 정사각형 바코드를 말한다.

4. 끝으로 폰과 관련한 구체적인 지시사항은 www.google.com/accounts/b/0/

SmsAuthConfig 에 있는 구글의 2단계 인증 설정 마법사를 따른다.


그림 2-21: 구글의 2단계 인증 설정 가이드는 두 번째 기기를 설정해 사용자의 신원을 확인한다.

폰을 설정한 후에는 백업을 추가할 수 있다. 백업은 가령 폰을 잃어버리더라

도 계정에 여전히 접근할 수 있게끔 제공되는 신뢰할 수 있는 번호다. 이런

백업 코드는 인쇄해서 지갑이나 다른 안전한 곳에 보관해도 된다.

2단계 인증 사용하기

이제 2단계 인증을 설정했으니 새 브라우저에서 구글 계정에 로그인하는 절

차를 다음과 같이 진행할 수 있다.

1. 구글 로그인 페이지를 방문한다.

2. 평상시처럼 사용자명과 비밀번호를 입력한다.


3. 그럼 그림 2-22처럼 코드를 입력하라는 창이 나타난다. 이 창은 내가 인증한 폰 번

호에 대해서만 연동돼 있다. 이 코드는 안드로이드, 아이폰, 블랙베리용 구글 인증 앱

이나 SMS, 음성 통화를 통해 받을 수 있다 또는 필요하다면 인쇄한 백업 코드 중 하나를 사용할

수 있다.

4. 코드를 입력하고 선택적으로 ‘이 컴퓨터의 인증을 30일간 기억합니다’체크박스를 체크

한 후 확인을 클릭하면 로그인할 수 있다.

그림 2-22: 2단계 인증을 활성화하면 새 브라우저에서 구글에 처음 로그인할 때 신원을 확인하는

창이 나타난다.

2단계 인증을 사용하는 방법은 아주 간단하지만 로그인이 좀 더 번거로워진

다. 하지만 보통은 이처럼 보안을 강화하는 게 충분히 가치가 있다.

2단계 인증을 적용한 후에는 데스크톱 이메일 클라이언트 같은 서드파티 애

플리케이션이 구글 계정에 로그인하는 방식이 달라진다는 점에 익숙해져야

한다. 이들 클라이언트는 구글의 웹 기반 2단계 인증을 지원하지 않으므로

구글 계정에 접근하는 새로운 서드파티 애플리케이션에 로그인할 때는 일회

용 비밀번호를 생성해야 한다. 이 비밀번호는 각 애플리케이션에 한 번씩만

생성하면 된다 애플리케이션에 대한 접근을 취소한 경우가 아니라면. 적용 방법은 다음과 같

다.

브라우저에서 www.google.com/accounts/b/0/IssuedAuthSub

Tokens로 이동해 2단계 페이지로 간다2. 이 페이지 상단에서는 구글 계정

2　필자는 이 페이지를 즐겨찾기에 추가할 것을 권장하지만 이 링크는 계정 설정 페이지에서 보안 애플리케이션 및 사이트 인증

을 통해 찾을 수도 있다


에 대한 접근을 허용한 전체 웹앱을 볼 수 있다. 이 페이지 하단에서는 그림

2-23에 보이는 것처럼 애플리케이션 전용 비밀번호 영역을 볼 수 있다.

그림 2-23: 한 페이지에서 2단계 인증을 사용해 인증한 웹사이트와 애플리케이션을 관리한다.

이곳에서 2단계 인증을 지원하지 않는 애플리케이션용 새 비밀번호를 생성

해야 한다. 이를 위한 절차는 다음과 같다.

1. 일회용 비밀번호를 생성할 대상 기기 또는 애플리케이션의 이름을 입력한다.

2. 비밀번호 생성을 클릭한다.

3. 그럼 구글은 그림 2-24에 보이는 것처럼 기기를 사용할 수 있게 새로운 16자리 숫

자더불어 네 개의 공백를 반환한다. 이 비밀번호는 완료 버튼을 눌러 한번 감추고 나면 다

시 조회할 수 없다 이는 보안상 좋은 것이다.


30일마다 재설정되는 웹 기반의 2단계 인증 절차와 달리 애플리케이션용 비

밀번호는 한 번만 입력하면 된다. 이 인증 정보는 일회용 비밀번호와 함께

영구적으로 활성화된다. 하지만 어느 때든 구글 계정에 비밀번호, 기기, 애

플리케이션의 접근을 취소할 수 있다 필자는 그림 2-24에서 만든 비밀번호를 이런 식으로 취

소했다. 또 폰을 분실하거나 출력한 코드를 잃어버렸을 때는 기기 설정 페이지

에서 폰의 정보와 모든 출력 가능 코드를 제거할 수도 있다.

그림 2-24: 구글은 2단계 인증을 지원할 수 없는 기기에 사용할 수 있는 일회용 비밀번호를 생성해준다.

이처럼 이 절차는 구글 계정에 접근할 때 몇 단계를 더 거치게 하지만 구글

계정 더불어 그 안에 있는 모든 개인 정보을 해커의 위협으로부터 안전하게 보호함으로

써 안심하고 사용할 수 있게 해준다.

공략법

개인 플래너 디자인24>>레벨: 초급 >>플랫폼: 전체 >>비용: 사무용품비

값비싼 전자 PDA를 버리고 종이 기반의 플래너 시스템을 사용해야 하는 이

유는 여러 가지가 있다. 그 중 몇 가지만 언급하자면 비용, 이식성, 유지보

수 측면이 있다. 종이 기반의 플래너는 배터리나 메모리가 부족할 일이 전혀

없다. 종이 플래너는 강제 종료되거나 예상한 대로 동작하지 않는 등 오류를

일으키지 않는다. 최신 기술에 해박한 사람들 가운데 많은 사람들이 종이 캘

린더와 할 일 목록을 여전히 사용하고 있다. 이 공략법에서는 컴퓨터와 프린


터를 사용해 자신만의 종이 플래너, 캘린더, 프로젝트 매니저를 개발하는 법

을 설명한다.

D*I*Y 플래너 시스템(http://diyplanner.com)은 개인 취향대로 고를 수

있는 방대한 PDF 템플릿 라이브러리다. 템플릿을 고른 후에는 원하는 페이

지를 출력하고 취합해 플래너를 만들 수 있다.

왜 자신만의 플래너를 만들어야 하나?

아무 사무용품점이나 들어가 미리 만들어진 다양한 종이 플래너를 선택할

수도 있다. 하지만 직접 자신만의 플래너를 만들 때의 장점은 다름아닌 커스

터마이징과 확장성이다. 예컨대 블랙베리를 사용하다가 종이 솔루션을 사용

해보기로 마음 먹은 사용자나 용지가 바닥날 때마다 플래너 제조사에서 새

로운 커스텀 프린트 페이지를 주문하는 데 지친 사용자에게는 이런 플래너

가 딱이다. DIY 플래너를 사용하면 손쉽게 페이지를 추가, 대체, 보충할 수

있다. 리필은 새 페이지를 인쇄하는 것처럼 간단히 해결할 수 있다.

특정 프로젝트 기간 같은 커스텀 타임라인을 표현하는 DIY 플래너도 손쉽

게 만들 수 있다. DIY 플래너에는 향후 몇 주의 정보만 가지고 다님으로써

얇고 휴대하기 쉽게 유지하는 게 좋다.

DIY 플래너 구성하기

먼저 만들려는 플래너의 크기와 타입을 결정한다. DIY 플래너 사이트는 다

양한 크기로 출력할 수 있는 템플릿을 갖추고 있다.

■클래식 북미에서 주로 쓰는8 1/2~11인치 종이의 절반 페이지

■편지지 크기 8 1/2~11인치 종이

■A4 유럽 및 북미를 제외한 국가의 편지지 크기

■A5 A4 크기의 절반

■힙스터 PDA 인덱스 카드

http://diyplanner.com/templates/official에서 필요한 템플릿 키트를 내

려받는다. 어도비 아크로뱃 또는 Foxit(http://foxitsoftware.com)같은


PDF 리더를 사용해 템플릿을 읽고 출력한다. 선택한 크기에 따라 종이를 절

반 클래식과 A5의 경우으로 잘라야 할 수 있고, 바인더 안에 집어넣을 수 있게 펀치

로 구멍을 뚫어야 한다. 힙스터 PDA 인덱스 카드 크기 버전은 작은 바인더

클립으로 한데 모을 수 있다.

DIY 플래너 템플릿과 크기

DIY 플래너 시스템은 다음과 같은 템플릿을 비롯해 방대한 템플릿을 제공

한다.

■캘린더, 할 일 목록, 노트 필기 페이지

■스티븐 코비의 우선순위 매트릭스

■데이비드 알렌의 Getting Things Done 시스템 버킷 다음 행동, 대기, 프로젝트 등

■마인드 맵

■사진사 제출 형식

■책 메모

■쇼핑 목록

■주소록

■연락처 로그 전화 통화/이메일/연락처의 인스턴트 메신저 주소

■금융 원장

■회의 안건

■목표 트래커

■가로 줄 노트, 세로 줄 노트, 모눈종이 노트

■프로젝트 개요와 노트 형식

자신만의 플래너를 만드는 데 필요한 형식의 페이지를 원하는 수만큼 인쇄

한다. 나중에 사용하는 플래너의 크기를 바꾸기로 하거나 특정 정보(이를테

면 성이 김으로 시작하는 연락처를 집어 넣은 주소록 페이지나 약속을 적을

더 큰 일간 캘린더 페이지)에 대한 페이지를 추가해야 한다면 페이지를 출력

한 후 플래너에 그냥 추가하면 된다.


[참고 문헌]

1. David Allen, Getting Things Done,(Penguin Books, 2001 ), p.100.

2. Calahan, Stephanie L. H. “Statistics.” Calahan Solutions (http ://www.calahansolutions.net/statistics/)

3. “National Policy on the Use of the Advanced Encryption Standard AES to Protect National Security Systems and National Security

Information”(http ://csrc.nist.gov/groups/ST/toolkit/documents/aes/CNSS15FS.pdf ).

4. Nishit Shah, “Advanced sign-in security for your Google account,”

The Official Gmail Blog (http ://gmailblog.blogspot.com/2011/02/advanced-sign-in -security -for -your.html )

라이프해커 : 업무의 달인이 알려주는 121가지 업무 비법

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