ขอมล (DATA)ขอมล (Data) เปนองคประกอบทสำำคญ

สวนหนงของระบบสำรสนเทศคอมพวเตอร (Computer Information System) กำรจดกำรขอมล (Data Management) เปนกลยทธหนงในกำรบรหำรองคกรใหมประสทธภำพโดยเฉพำะอยำงยงในยคเทคโนโลยขำวสำรคอมพวเตอรทเจรญ กำวหนำไปอยำงรวดเรว กำรจดกำรบรหำรองคกรใหประสบควำมสำำเรจนน กำรตดสนใจทถกตองรวดเรว และทนตอเหตกำรณถอเปนหวใจของกำรทำำธรกจในยคปจจบน ดงนนกำรจดกำรขอมลใหมประสทธภำพ เพอนำำไปสกำรตดสนใจทถกตอง จะชวยใหองคกรอยรอดไดในกำรแขงขนกบองคกรอนๆ

1. กำรเกบขอมล ตองเกบขอมลเพอใหสำมำรถนำำกลบมำใชไดในภำยหลง 2. กำรจดขอมล ตองจดขอมลใหอยในรปแบบทสำมำรถเรยกใชงำนไดอยำงมประสทธภำพ 3. กำรปรบปรงขอมล ตองปรบขอมลใหมควำมถกตองสมบรณอยเสมอ 4. กำรปกปองขอมล ตองปกปองขอมลจำกกำรทำำลำย ลกลอบใช หรอแกไขโดยมชอบ รวมทงปกปองขอมลจำกอบตเหตทอำจเกดจำกวนำศภย หรอควำมบกพรองภำยในระบบคอมพวเตอร

หนวยของขอมลคอมพวเตอรสำมำรถจดเรยงจำกขนำดเลกไปขนำดใหญดงน

บต (bit) เชน 0 หรอ 1 ตวอกษร (character) ตวอกษร 1 ตว

ASCII 1 bytes ( 8 bit) Unicode 2 bytes (16 bit)

เขตขอมล (field) ขอควำมใด ๆ ซงประกอบไปดวยกลมตวอกษรทแทนขอเทจจรงID NAME Position

001 John Engineer002 Anna Manager เขตขอมล

ตวอกษร

ระเบยนขอมล (record) กลมของเขตขอมลตำงๆ แฟม (file) กลมของระเบยนขอมลทมโครงสรำงเดยวกน

ID NAME Position001 John Engineer002 Anna Manager… … … ระเบยนขอมล

แฟม ตำำแหนง

แฟม

ฐำนขอมลฐำนขอมล

ฐำนขอมล (database) กลมของแฟมทมควำมสมพนธกน

อำจำรย

วชำ

นกศกษำ

เขตขอมลคย (key field)ใชสำำหรบระบระเบยนขอมลอยำงเฉพำะเจำะจง ขอมลในกลมนจะไมซำำกบระเบยนอน ๆ

เขตขอมลคยเขตขอมลคย

คำตรรกะ (booleans) มคำ จรง กบ เทจ จำำนวนเตม (integers) เลขทไมมเศษสวนหรอทศนยม

เชน 1, -1, 345, -543 จำำนวนจรง (floating-point values) จำำนวนตวเลขใดๆ

เชน 23.456, -4755.3333445 ตวอกษร (character) ขอมลทแทนดวยกลมของบต

เปนตวอกษรหรอสญลกษณ เชน A, S, B

สำยอกขระ (strings) กลมของตวอกษร วนทและเวลำ (date/time) ขอมลวนทหรอเวลำ ไบนำร (binary) ขอมลทำงคอมพวเตอร เชน แฟม

รปภำพ ไฟลวดโอ

แฟมหลก (master files) คอแฟมทเกบขอมลทเกดกำรเปลยนแปลงนอย หรอแทบไมมกำรเปลยนแปลงเลย อำจเรยกไดวำเปนแฟมขอมลถำวร หรอกงถำวร แฟมลกคำ แฟมสนคำ แฟมขอมลกำรขำยประจำำเดอน

แฟมรำยกำรเปลยนแปลง (transaction files) ) คอแฟมทเกบขอมลรำยกำรเปลยนแปลง (transaction) เกบสะสมรวบรวมไว เพอนำำมำประมวลผลและนำำไปปรบปรงแฟมหลกอกทหนง ระเบยนหนงในแฟมรำยกำรเปลยนแปลงจะแทนเหตกำรณหรอควำมเปลยนแปลงทจะนำำไปปรบปรงแฟมหลกในภำยหลง เมอปรบปรงแลวแฟมหลกกจะมสถำนะเปนปจจบนตรงตำมควำมเปลยนแปลงในควำมเปนจรงซงเกบสะสมไวในแฟมรำยกำรเปลยนแปลง แฟมรำยกำรขำยในแตละวน

กำรประมวลผลแบบกลม (batch processing) เปนกำรประมวลผลโดยรวบรวมขอมลตำงๆ มำประมวลผลตำมชวงเวลำทกำำหนด โดยขอมลทใชในกำรประมวลผลอำจมำจำกเอกสำรตำงๆ ขอมลทปอนแบบออนไลน แตขอมลจะยงไมถกประมวลผลทนท จนกวำจะถงชวงเวลำทกำำหนดไว เพอลดคำใชจำย เชน คำนำำประปำ คำไฟฟำ ยอดบญชบตรเครดต

กำรประมวลผลทนท (real-time processing) เปนกำรประมวลผลทไดผลลพธทนทเมอทำำรำยกำรเขำสระบบ เชน กำรถอนเงนจำกต ATM ทตองมกำรปรบเปลยนยอดเงนในบญช ซงถำกำรประมวลผลทำำแบบออนไลน จะเรยกวำ online transaction processing (OLTP)

กำรเขำถงขอมลแบบลำำดบ (sequential data access) เปนกำรเขำถงขอมลแบบทตองอำศยกำรอำนขอมลตงแตตน จนถงขอมลทตองกำร เหมำะสำำหรบกำรอำนขอมลปรมำณมำกและเรยงลำำดบ แตไมเหมำะกบขอมลทมกำรเพม ลบ หรอแกไขเปนประจำำ

กำรเขำถงขอมลแบบสม (random data access)เปนกำรเขำถงขอมลทไมตองอำศยกำรอำนขอมลตงแตตน กำรเขำถงขอมลลกษณะนจะตองใชกลไกกำรหำตำำแหนงระเบยนวธตำงๆ ดงจะกลำวตอไป กำรเขำถงขอมลแบบสมเหมำะสำำหรบกำรคนหำขอมลจำำนวนไมมำก และเหมำะสำำหรบแฟมทมกำรเพม ลบ และแกไขเปนประจำำ

มปจจยทตองพจำรณำในกำรเลอกโครงสรำง ไดแก ปรมำณขอมล ควำมถในกำรดงขอมล ควำมถใน

กำรปรบปรงขอมล จำำนวนครงทอำนขอมลจำกหนวยควำมจำำสำำกรองตอกำรดงขอมล

กำรจดโครงสรำงขอมลแบบตำงๆ แฟมลำำดบ (sequential file) แฟมสม ( direct file หรอ hash file) แฟมดรรชน (indexed file) แฟมลำำดบดรรชน (indexed sequential file)

แฟมลำำดบ (sequential file) เปนกำรจดโครงสรำงแฟมทงำยทสด คอ ระเบยนถกเกบเรยงตอเนองกนไปตำมลำำดบของเขตขอมลคย

แฟมสม (direct file หรอ hash file) ใชแกปญหำควำมลำชำในกำรเขำถงขอมลของแฟมลำำดบ คอใชขอมลในเขตขอมลคยเปนขอมลนำำเขำ และใหผลลพธเปนตำำแหนงทอยของระเบยน

แฟมดรรชน (indexed file) คอใชดรรชนทเกบคำของเขตขอมลคยทงหมดพรอมดวยตำำแหนงของระเบยนทมคำเขตขอมลคยนน เชน เรยงตำมลำำดบตวอกษรของคย

แฟมลำำดบดรรชน (indexed sequential file) คอตวระเบยนในแฟมขอมลไมเรยงตำมลำำดบ แตเรยงเฉพำะคยในดรรชน และมกำรกำำหนดดรรชนบำงสวน(partial indexed)เพมขนมำ

แฟมโปรแกรม คอแฟมโปรแกรมประกอบดวยชดคำำสงตำงๆ ททำำงำนอยำงใดอยำงหนง เชน โปรแกรมประมวลผลคำำ Microsoft Word

ประเภทแฟมโปรแกรม สวนขยายCommand COMApplication Program EXEBatch Program BATDynamic Link Library DLL

แฟมขอมล คอแฟมทไดจำกกำรบนทกขอมลดวยแฟมโปรแกรม ซงแฟมขอมลบำงประเภทสรำงและเปดดวยโปรแกรมใดโปรแกรมหนงโดยเฉพำะ

ประเภทแฟมขอมล สวนขยาย โปรแกรม มาตรฐานAdobe Photoshop Drawing

PSD Adobe Photoshop

Bitmap BMP

Conceptual Data Model

CDM PowerDesigner DataArchitectMicrosoft Word

DocumentDOC Microsoft

WordVisio Drawing VSD Visio

ควำมซำำำซอนของขอมล (data redundancy) เกบขอมลเดยวกนไวมำกกวำ 1 แหง เนองจำก

แตละหนวยงำน ตำงคนตำงเกบ สอดคลองกนของขอมล (data inconsistency)

เกบแฟมขอมลไวหลำยท เปลยนแปลงในหนวยงำนหนงอำจไมไดตำมไปเปลยนแปลงในอกหนวยงำนหนง

ขอมลแยกอสระตอกน (data isolation) แฟมขอมลไมมกำรเชอมโยงกน ตำงคนตำงเกบ

รปแบบกอำจแตกตำงกน เชน หนวยเปนนวและหนวยเปนเซนตเมตร ทำำใหกำรเขำถงทำำไดยำก

ควำมไมปลอดภยของขอมล (poor security) กำำหนดสทธในกำรเขำถงขอมลทำำไดยำก

เนองจำกแตละหนวยงำนมอสระในกำรจดกำรขอมล

ขำดบรณภำพของขอมล (lack of data integrity) กำรตรวจสอบควำมถกตองของขอมลเปนไปได

ยำก เชน คำเกรดเฉลยตองไมตดลบ เนองจำกขอมลเกบอยหลำยท

ควำมขำนตอกนระหวำงโปรแกรมประยกตกบโครงสรำงของแฟมขอมล (application / data dependence) โครงสรำงแฟมขนอยกบโปรแกรมประยกตท

แตละหนวยงำนใช ซงถำมกำรปรบเปลยนโปรแกรมประยกตกตองปรบเปลยนโครงสรำงแฟมดวย