デモ対策虎の巻～君，当日慌てることなかれ～

文責：大槻麻衣

書いた日：2010/7/28

更新日：2017/09/21

大まかな流れ

1. デモに必要な機材のみで起動確認

2. 資料準備，メンバとの事前打ち合わせ

3. 学会側に色々確認

4. 手順 1，2 を踏まえたうえで持ち物リストを作る

5. 配送業者見積もり＆スケジュール調整

6. 梱包・発送する

7. セットアップ

8. デモ

9. 撤収・発送する

10. 学校で受け取り，復旧作業

11. 報告

1.デモに必要な機材のみで起動確認

•スタンドアロンで動くかどうかチェック

• 特に，ネットワーク，電源周りを要チェック

• 不要な機材がつながっていないか，ネットワークにつながっていなくても動くか，など

• ブースのサイズなど，当日の環境に出来るだけ近い環境でテストしましょう

•バグ取り

• 言うに及ばず．

• 問題に気が付くのはできるだけ早いほうがいいです

• 当日その場で問題に気づいたときとか目も当てられない…

2. 資料準備，メンバとの事前打ち合わせ

• ポスター（poster.pdf）• 遠目だと何のデモかわからなくて，立ち止まってもらえないことがあるので，何をやっているのかがぱっとわかる工夫をしましょう

• 当日ポスターパネルが準備されるかどうか，準備される場合はサイズや向きなどを学会側に要確認

• ポスターをA4サイズに縮小印刷したもの• 当日配布する．必要部数は学会によってまちまちなので参加したことのある人に聞いてみよう

• デモ動画• 体験待ちの人に見せながら説明するためのもの

2. 資料準備，メンバとの事前打ち合わせ

•スムーズにデモが出来るように以下の資料を作っておき，メンバで共有しましょう

• 体験の流れ（demo_flow.doc）

• 想定質問リスト（FAQ.doc）

• 補助資料（FAQ.ppt）• プリントアウトし，ファイルに綴じてデモに持参し，現地で必要に応じて見せられるようにする

• ノートPC，タブレットにスライドデータを入れておくのもOK

•体験者役，説明員役に分かれてロールプレイ

• 経験豊富な先輩にも協力してもらおう★

•長時間のデモの場合はシフトを組んでおく

3. 学会側に色々確認

普通は，向こうからデモに関するメールが来るとは思いますが念のため…

• 貸し出し可能な機材• いす，机，ポスターパネルくらいは貸し出してくれるはず…

• 電源容量

• 割り当てスペースサイズ• デフォルトの電源容量・スペースサイズが足りない場合は学会側と要交渉

• 搬入出スケジュール，送付先，学会側担当者の連絡先• 遠方の場合，デモの前日から入れるかどうか＆セットアップできるのかを要確認（これもリスク対策）．

• 近場の場合，自分たちでレンタカーを借りて搬入することもあります（先生方と要相談）．この場合は駐車場の有無も要確認

4. 持ち物リスト (list.xls) を作る (1/2)

•サイズ，重さ，消費電力を書いておく

• 後輩に喜ばれます

• 海外でのデモの際は，飛行機に持ち込める重さに制限があるので重さ情報必須

•文房具や工具類

• 意外と忘れがち

•機材トラブルを想定し，可能な限り予備機やバックアップを準備しておくこと

• バックアップHDD は手持ちにするなど

•ケーブル類，電源タップ

• 断線に備え，数量に余裕を持って入れておきましょう

4. 持ち物リスト (list.xls) を作る (2/2)

• ビデオカメラ，デジカメ• デモ中の体験風景を動画や静止画で撮影しておくと参加報告時や論文を書く際に役立ちます

• ディスプレイ• 体験者の見ている風景を流しておくのに使います• ノートPCで宣伝動画を垂れ流しておくのも吉

• 小型プリンタとコピー用紙• チラシが切れたときや何かお知らせ（「ただいま調整中」など）をしたいときに役立ちます

• アンケート用紙• 学外の人から意見を得ることができる貴重な機会です• ただし，無意味なアンケートにならないように，内容は事前にしっかり検討を！

• （最近ならGoogle form + tabletの方があとから集計が便利）

5. 配送業者見積もり＆スケジュール調整 (a)

ヤマト運輸でJITBOX を利用して機材をまとめて発送する場合

http://www.kuronekoyamato.co.jp/box/box.html

1. 近くの事業所に電話連絡する

2. メールでスケジュール，送付先などの詳細を連絡

（yamato.doc）

3. 必要に応じて見積もりに来てもらう

• 保険について：毎回分からなくなるんですが多分かけていたと思います．先生方に確認して下さい

4. 見積もりが出たら値段とスケジュールを先生方に連絡

5. GO サインが出たら業者にその旨を連絡

• 代金は後日銀行振り込みになると思われます．確認するとともに，必要な伝票などを忘れずに受け取っておくべし

5. 配送業者見積もり＆スケジュール調整 (b)

空港ゆうパックを利用して機材を空港まで発送する場合

http://www.post.japanpost.jp/service/you_pack/airpo/index.html

•基本的な手順は (a) と同じですが，個々のトランクのサイズと重量に注意！！

• 航空会社によって上限が異なるので事前に要確認

• 超過した場合には別途追加料金（結構な金額）を支払わなければならなくなります…

• 高額な機材を海外に持ち出すときには「これは商用ではありません．学術目的です」という指導教員の署名入りレター（もちろん英語）を見せる必要があることもあります

6. 梱包・発送する (1/4)

•機材に「大学名」シールを貼っておく

• ケーブルなどにも可能な限り貼るのが理想ですが，数量的に難しいので無くなったら困るもの，替えのきかないもの，高価なものに優先的に貼っていきましょう

• 配線が複雑な機材は「あれ，これどこに挿すんだっけ?」ということが往々にしてあるのでラベルを貼る，写真を撮っておく，図を描いておくなどの対策を

忘れ物がないように，持ち物リストにチェックをつけながら＆研究室のメンバにダブルチェックをしてもらいながら梱包すること！！！

6. 梱包・発送する (2/4)

•精密機器は特に念入りに緩衝材でくるむ

• 箱型の物は「デパート包み」がおすすめ• 詳細はググって

• 緩衝材でくるむと，ぱっと見何か分からなくなるので緩衝材を留めた養生テープに油性ペンで物品名を書いておく

•発送直前に「あ，入れ忘れた」というものを放り込めるように，ダンボールのうち1つをぎりぎりまで封せずに置いておくと便利

コネタ：スーツや革靴，着替えを緩衝材の代わりに入れておくと手荷物が減って楽

6. 梱包・発送する (3/4)

•個々のダンボールにラベル（contents.ppt）を貼る

• ラベルには，発表番号，タイトル，何をいれたか，大学名，研究室名を書く

• 「何を入れたか」はリアルタイムに梱包しながら書く

6. 梱包・発送する (4/4)

•業者さんと緊急時連絡先を交換しておく

•往復便の場合は伝票がないと復路発送が出来ない可能性もあるので確実に持っておいてください

発送後はいい機会なのでフロアの掃除をしておきましょう

7. セットアップ

•余裕を持って会場入りして，デモに臨みましょう

• セットアップは機材を動かしたりして結構重労働なのでラフな格好で

•遠方出張でデモ日までに余裕があるならホテルの部屋でセットアップして動作確認をしてください

8. デモ

•体験者からのコメント，質疑応答，生じた問題は可能な限り記録しておき，デモ後にメンバで共有すること

• メモ用紙とペンは必須です• 人間の記憶は割と簡単に揮発します．新鮮なうちにまとめておきましょう！

• また，メモを取っているという姿勢を聴衆に見せることでいい意見が引き出せる，という効果もあります

• 長期のデモではその日ごとにちょっとでいいので反省会をしましょう

8. デモ

•シフト外の時間で周りの展示や他の発表を聞きに行きましょう

•デモが終了したらデモ中に得られたコメント，質疑応答，気づいた点をまとめ，速やかに先生方に報告しましょう（demo_memo.txt）

9. 撤収・発送する

•行きの梱包に比べて時間が限られることが多いので，機材の量に応じて適宜早めに撤収準備を

•片付け後はもう一度ブース周りを見て，忘れ物が無いように

コネタ：スーツや革靴，着替えの他に，研究室へのお土産も事前に買って入れておくと手荷物が（以下略

10. 学校で受け取り，復旧作業

•できるだけ早いうちに復旧・動作確認しましょう

•足りないものや破損しているものが無いか確認

11. 報告

•研究室の予算で出張している以上，参加した学生には報告の義務があります

•グループミーティング，ゼミで報告できるよう，早目の準備を！

最後に

•いくら準備をしていてもトラブルが発生するのがデモ発表です

•しかし，リアルタイム＆インタラクティブにやり取りできるエキサイティングな発表もまたデモ発表なのです

•デモを乗り越えた皆さんはきっと臨機応変に対応する力が養われていることでしょう

•当日は目いっぱい楽しんできて下さい

健闘を祈ります！

お疲れ様でした！

P.S. この資料はぜひ皆さんの手で改善していって下さい