維持企業巧實力-傳承與執行力

報告人： 賴俊仁 經理 日期：17 July 2015

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新世代智動化工廠

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德國工業4.0-重要精神與概念

資料來源: 工業局從Industry 4.0看台灣生產力推升的契機, 2014

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未來製造業的挑戰-人

資料來源: 工業局從Industry 4.0看台灣生產力推升的契機, 2014

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工業4.0所需的人才

跨領域能力

終身學習

創新

「不需要多少空間，現場動手的人減少，在

電腦前面工作的人變多，」- 工研院副所長張

所鋐

工業4.0會減少現場的勞工，但創造更多坐

辦公室的員工，需要有一型更努力的人，去

撰寫軟體等，創造更多的辦公室工作機會。

- 東台精機董事長嚴瑞雄

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ISO 9001:2015 新版條文對知識管理的要求

組織應決定其流程運作和實現產品與服務符合性所需知識。

這方面的知識應被保存、且可適用於需要的範圍。

在處理變更需求與趨勢時、組織應考慮到其目前知識基礎、即決定如何獲得或使用所需的額外知識。

組織知識包括智慧財產權和學習課程等資訊。內部資源、如來自失敗或成功專案的學習、獲取組織內部該領域專家之知識和經驗。外部資源、如標準、學術資源、研討會、從客戶或供應商獲得的知識。

客戶稽核愈來愈重視人員能力與職務要求的符合度

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未來: 知識管理

文件管理 VS 知識管理

過去: 文件管理

- 發佈流程

- 版本控管

- 規範及表單

Enterprise Social Platform

- 分享與擴散

- 經驗傳承

- 協同合作與創新

- 教育訓練

- 預防錯誤再發

文件管理僅能滿足ISO文件發行版控需求，企業競爭力、員工能力與執行力的提升需建構完整的知識管理才能實現

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協助企業激盪創新能量，強化競爭力

知識 內容

企業 論壇

作業程序 學習地圖

工作 管理

會議 待辦

即時 通訊

協同式創新 平台

學習型組織

生產力

執行力

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學習型組織 美國學者彼得·聖吉（Peter M.

Senge）《第五項修練》（The

Fifth Discipline）

「知識管理」是建設

學習型組織的最重要的手段之一

學習型組織 執行力 生產力

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企業推動知識管理面臨的挑戰

企業經營

• 好手離退的衝擊

• 新人上手須加快

• Know-how難維持

• 跨單位溝通不易

推動小組

• 需好的推動方法

• 難以規劃分類

• 隱性知識難引發

• 持續推動困難

• User配合度

使用者

• 須更簡便的操作

• 尋找文件費時

• 不知道專家是誰

• 需掌握最新知識

• 行動裝置整合

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知識管理顧問服務能量

2013 2011 ~2009 2010 2012 2014

萬芳醫院

NCC

新光醫院

臺大醫院

資策會

奇美醫院

台中榮總

台灣大學

環保署

僑委會

台大雲林分院

金統立工業

財政資訊中心

動腦雜誌社

三立電視

高雄榮總

華創車電

金門酒廠

味全食品

成大醫院

台灣中油

普羅星澱粉

和昇塑料製品

秉信紙業

頂正包材

科技部

退輔會

和義貿易

中糧研究院

中華郵政

義大醫院

國美館

彰基醫院

陽光基金會

馬偕醫院

經濟部

國軍台中醫院

台大新竹分院

聯新醫院

中榮嘉義分院

昇陽半導體

台灣造船

嘉里大榮

精浚科技

住華科技

世界先進

旭東機械

民航局人訓所

義美食品

東洋建蒼

高榮屏院

高佳林實業

知識基本培訓 知識需求分析 系統應用訓練 應用主題輔導

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文件多分類滿足不同人員需求

知識館

生產部

研發部

業務部

品保部

管理部

文件可依照需求進行多對多分類，滿足不同角色人員需求

原始文件更新後，各分類夾文件版本即會一致

滿足不同需求的多分類特性，且兼顧文件存取權限

使用效益

研發工程師

業務人員

測試報告

客訪報告

分類主題

客戶別

LG

Sharp

Motorola

原廠

產品別

LG G3

SH930

Nexus 7

上傳者

業務主管

產品經理

閱覽者

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P.Map輔助流程遵循與學習成長

People Map學習地圖

依職務類別

依能力等級

整合HR 訓練記錄

Process Map程序地圖

串聯跨部門表單

提升作業程序遵循

因應稽核規範

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SOP線上清楚呈現，落實作業程序

以流程方式呈現作業程序

呈現步驟清楚說明，快速連結相關文件

瞭解說明後可立即編輯產出

針對不同SOP分類呈現

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高效能搜尋引擎

全文關鍵字檢索可連同附檔一併查詢

(包括office系列文件及.pdf檔)

文件搜尋不再被效能所侷限！

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搜尋結果再分群

讓使用者方便查找，快速聚焦！ 提供不同位置、主題、類型、作者及時間等結果分群統計。

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兼顧安全與管理便利性的權限控管

權限設定可針對特定文件夾或單一文件。

權限給予方式除了針對部門、群組或個人進行設定外，還可以就部門/群組/角色進行複合式權限設定。

權限設定可大批套用到子資料夾或以下文件

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呈現知識的點、線、面

摘要資訊及附加檔案

文件標籤雲

相關文件與

自動延伸閱讀

明確的權限與版本說明

儲存位置

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自由設計知識類型-表單

彈性的欄位設計

留存資料時，重點資訊不遺漏

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生產力－透過協同合作提升

McKinsey 報告指出知識工作者有 61% 時間用在閱讀

與回覆郵件、找尋與蒐集資料、溝通與協同互動

這些工作如果有良好的 Social technology 平台支持

, 則可提升 20-25% 的生產力.

學習型組織 生產力 執行力 生產力

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提昇跨部門間的協同合作, 執行力UP

業務於指定的報告欄位中輸入客情資訊

可於報告中提到特定同仁請求協助或通知

可由此了解關鍵人員是否皆已知悉

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更貼近企業工作需求的討論區

文件閱讀紀錄

1.內隱知識更容易觸發產生

2.更容易的跨部門意見收集

3.保留重要的公司決策過程

標註人名，更直接的方式分享資訊

企業論壇 挖掘內隱知識，激盪創新能量

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依組織需求，創建各領域討論板

聚集相同專長／興趣的人

串聯相同關鍵字主題

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運用「#」標記關鍵字，串聯相

關主題

討論內容與過程可轉成知識文件留存於

Social 元素適當、巧妙的運用於企業內部

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整合行動之裝置，讓知識跟著你走

功能簡單易使用 貼心弧形設計，單手操作快速新增

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GSS 企業版 IM，兼顧便利與資安

專屬公務通訊軟體，公私分明聚焦本職

企業控管帳號權限，彈性應變人員異動

符合ＸＭＰＰ標準，訊息傳遞前後加密

雲端記錄討論內容，簡易查詢方便追溯

結合既有工作流程，立即列入待辦清單

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Change Your Work Style

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Collaboration

Mobility

Social

工作可以更順暢、更方便

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減少使用 Email 傳遞資訊 1

會議結論能被追蹤與確實執行

掌握工作優先度、執行狀況

需要參考的資料能夠找得到

2

3

4

過程與結果可以留存，累積組織經驗資產 5

跨單位協同作業，能更順暢 6

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執行力最大的敵人

就是我們日常的工作

學習型組織 生產力 執行力

變革方案、創新構想為何常無疾而終？

依據統計，70% 是因為執行不力！

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• 工作報告

• 工作日誌

• 工作績效評核

• 工作經驗留存

• 短中長期工作規劃

• 確認工作輕重緩急

• 工作指派管道多元

• 工作分辦無限層

• 跨部門合作無障礙

• 個人化工作管理平台

• 完整記錄執行過程

• 完善提醒與稽催

• 工作總覽管理

• 時間軸管理

任務 目標

任務 指派

分工 拆解

結果產出 工作執行

工作溝通

會前

規劃議程

寄發通知

資料彙整

會中

資料分享

即時決議

會後

追蹤列管決議

會議紀錄保存

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落實執行力、行動力、無紙化 執行力

行動力

無紙化

有效的『會議與工作管理』

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個人化待辦首頁

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一覽表

子交辦一

子交辦二

權限分明

綜覽執行狀況

新增待辦或交辦，可再

Breakdown

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專案工作協同分工

新品開發

總經理

分工拆解與執行

研發部 設計部 業務部

跨部門工作指派

技術研發 與評估

產品設計 (外型、包裝)

市場調查、 競品分析

蒐集客戶 需求與建議

行銷企劃部

專案經理

協同合作 發揮執行綜效

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產品設計 (外型、包裝)

市場調查、 競品分析

蒐集客戶 需求與建議

技術研發 與評估

專案經理

研發部

設計部

業務部 行銷企劃部

1.收到通知信後，

點選信件主旨連到該筆工作

2.我的待辦呈現提示訊息，

點選後可進入該筆工作

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收到任務-進入該筆工作

研發部

即時接收工作 不遺漏

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收到任務-依據內容進行細項分工

指派工作

高級工程師

工程師

了解任務內容，以便進行細項工

作拆解！

研發部組長

依結案日評估工作期程

工作來源與工作內容

規劃 2013 年度徵才活動

如果有需要，建議可以先找 HR 部門開會議確認方向！

增加雙向溝通管道

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雙向溝通 即時互動

37

38

teamKube 文件歸檔到 Vitals ESP

38

3

9

行動交辦最即時

結合拍照、錄音功能 傳遞交辦事項參考資料

交辦

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單次會議/

週期性會議

• 規劃議程

• 寄發通知

• 資料彙整

會前 • 資料分享與查看

• 決議即時執行

會中

• 保存會議紀錄

• 追蹤列管決議

會議執行三階段

會後

減少會前、會中、會後的工作時間，提升效率

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智慧辦公 2.0 無紙化會議的新思維

40

召集會議

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拖拉或點擊想開會的時間，就能迅速建立會議

方法2.

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無紙辦公計畫會議

1608 會議室

方法1.

直接查看各人排程

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可預約您的 outlook、Gmail ……等

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無紙化環境建置討論會

主席報告 9:00 上午 ~ 9:10上午 執行長

無紙化計畫規劃報告

9:10 上午 ~ 9:30上午

企劃處

各部門配合工作

9:30 上午 ~ 9:50上午

總務處

臨時動議

9:50 上午 ~ 10:00上午

秘書處

主席報告 9:00 上午 ~ 9:10上午

秘書處 無紙化會議室建置報價

會議室設計圖

規劃「無紙化」各項執行工作

2013-04-07

2013 無紙化計畫書

執行方式討論

執行長 - 2013-02-07 09:13 上午

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2013 Q3 前完成設備建置；Q4 開始內部同仁教育訓練

調閱資料有效率

即時交辦不拖延 議程規劃 會議進行更流暢 擬訂討論重點 溝通不遺漏

即時完成會議紀錄的基礎

高智能會議工作桌 串聯會議各階段

寄送、匯出會議紀錄

無紙化辦公計畫會議

主席報告

9:00 上午 ~ 9:10上午

執行長

營運成果報告

9:10 上午 ~ 9:30上午

會計主管

行銷成果報告

9:30 上午 ~ 9:50上午

行銷業務主管

臨時動議

9:50 上午 ~ 10:00上午

執行長

主席報告

9:00 上午 ~ 9:10上午

執行長

2012 營收成果匯報

2011 營收報表

2011 營收統計圖

2013 組織營運規劃

2013-03-05

2013 營運狀況預估

準備「2012 營運成果報告」資料

2013-02-07

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執行長 - 2013-02-07 09:13 上午

2013 營運規劃而言，將著眼於大中華區的市場開發。

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會議歷程與會議紀錄 雙向連結

會議詳細資訊， 直接歸檔進入

Vitals ESP 文件庫

完整處理資訊 可以隨時檢視

陳○○

傳統管理法 處務例會追蹤項目表

陳○○

陳○○

teamKube 列管表

列管表的意義

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隨時查看最新工作進度

營運成果統計報告已完成，請參考附件。

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分享資訊與串聯會後工作

執行長 - 2013-02-07 09:13 上午 總經理室秘書 - 2013-09-12 02:13 下午

第四季行銷重點主要在社群行銷方面，並配合各通路商

推廣促銷活動。

掌握公司進程具深度與廣度

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提高 執行力

加速協同力

掌握全方位

專案時程更明確

節省人力負荷

即時進度掌控

提醒與稽催機制

建立跨部門溝通平台

進度透明化有助即早發

現問題，即早解決

兼具即時發布與專案管

理的特色

改善管理工具優化作業流程

即時且完整地呈現事

件脈絡與進度

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未來展望

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Q&A