第 5 章

資產負債表的製作

應用實例說明

損益表表達的是一段期間企業的營運狀況, 屬於動態報表；而本章要介紹的資產負債表, 又稱為財務狀況表, 是用來呈現某一時間點企業的財務狀況, 這個時間點通常是以一個會計年度的結束日為基準, 屬於靜態報表。另外, 資產負債表係由資產、負債及業主權益三大要素所組成, 編表時必須符合資產 = 負債 + 業主權益的會計公式才行。

應用實例說明

小琪任職於新明股份有限公司的會計部門, 在 92 年即將結束之前,會計主管希望小其可以依據 91 年的資產負債表相關資料, 將它建立成電腦檔案, 再完成 92 年資產負債表的製作, 並將兩期間的內容做一個清楚的比較。除此之外, 還要求增加檔案的安全性, 確保資料不被隨意篡改。這一連串的步驟, 其中有什麼 Excel 的操作技巧呢？底下就一塊兒來看看。

應用實例說明

本章提要

建立資產負債表

設定錯誤提示訊息

分析報表

保護工作表

建立資產負債表

建立資產負債表資料

建立計算公式

計算小計項目

計算資產、負債、業主權益總額

設定報表格式

建立資產負債表資料

下表就是要建立 91 年資產負債表的相關資料, 其中我們只要在工作表輸入資料, 並完成簡單的計算工作就可以了。

建立資產負債表資料

建立資產負債表資料

請各位逐一將資料輸入工作表中, 或是直接開啟範例檔案 Ch05-01,並切換至完成資料輸入的 91 年資產負債表工作表來接續操作。

計算小計項目

在工作表中, 有些科目必需先完成小計的工作, 才能接續計算總額的部份, 例如 C9 儲存格的應收帳款淨額, 就是由應收帳款 – 備抵呆帳計算出來的, 因為呆帳是指可能收不回來的帳款。

計算時請選定 C9 儲存格, 然後輸入公式 "= B8 – B9"：

計算小計項目

計算小計項目

再用同樣的方法, 在 C14 輸入公式 "= B13 –B14", 計算出辦公設備的現值；在 C16 輸入公式 "= B15- B16", 計算出機器設備的現值：

計算資產、負債、業主權益總額

資產總額 = 流動資產合計 + 固定資產合計, 所以我們要先算出儲存格 C11 的流動資產合計。請在 C11 輸入公式 "= SUM (C6：C10)"：

計算資產、負債、業主權益總額

然後在 C17 輸入公式 "= SUM (C14：C16), 計算出固定資產合計,這樣就可以在 C18 輸入公式

"= C11 +C17" 計算出資產

總額：

計算資產、負債、業主權益總額

而負債總額 = 流動負債合計 + 長期借款, 所以我們先在 C24 輸入公式 " = C22 + C23 ", 算出流動負債合計, 然後在 C27 輸入公式 " = C24 +C26 ", 即可算出負債總額。業主權益總額就更簡單了, 只要在 C33 的儲存格輸入公式 "= SUM(B30：B32)", 就可以算出業主權益總額了：

計算資產、負債、業主權益總額

計算資產、負債、業主權益總額

最後再算出負債及業主權益總額, 這份資產負債表就大致完成了, 請在 C34 輸入公式 "= C27 + C33", 看看計算出來的數字是否符合資產 = 負債 + 業主權益的公式？

計算資產、負債、業主權益總額

計算資產、負債、業主權益總額

資產總額是 $10,077,720, 但是負債與業主權益總額卻是 $10,077,270, 小琪仔仔細細的對了一遍, 原來是在計算資產總額時, 將累計折舊－機器設備的金額抄錯了, 正確的金額是 $181,250, 把它更正過來後, 再看看數字對不對？

計算資產、負債、業主權益總額

設定報表格式

完成資產負債表的輸入和計算工作後, 小琪還想為報表加上一些格式設定, 讓報表更容易閱讀, 例如可為需要小計的儲存格加上下框線。

如果您尚未輸入完成, 可直接切換至 Sheet2 工作表來接續練習。我們以應收帳款淨額為例, 請在 B9 儲存格上按右鈕, 選擇『儲存格格式』命令：

設定報表格式

設定報表格式

接著請仿以上步驟, 分別為 B14、B16、B32 儲存格加上下框線。另外, 為了突顯資產、負債及業主權益的總額, 可利用同樣的方法, 為 C18、C34 儲存格加上不同樣式的下框線, 例如雙底線的樣式, 完成後再按下一般工具列上粗體鈕, 可使總額的數字更明顯 (您可以切換至 Sheet3 工作表來觀看我們美化後的結果)：

設定報表格式

取消 / 顯示格線

如果覺得 Excel 的格線會影響報表格式的檢視, 讓您無法順利看出報表樣子的話, 也可以將格線暫時取消, 只要執行『工具/選項』命令, 切換至檢視頁次即可設定：

取消 / 顯示格線

取消 / 顯示格線

設定錯誤提示訊息

小琪剛才差點兒就闖了大禍, 如果資產、負債及業主權益沒有平衡的話, 根本不能算是一份正確的資產負債表。但是話說回來, 我們方才計算出來的正確數字是 $10,077,270, 錯誤的數字是 $10,077,720, 如果不仔細校對的話, 還真不容易發現有錯。既然用人工校對有潛在的危機, 不如我們就請 Excel 來做最後的把關吧！這一節我們就要教您在報表的最後, 加一個檢查的條件, 來確保報表的正確性。

IF 函數的應用

IF 函數的應用

我們可以利用 IF 函數來建立這個檢查的條件。IF 函數是指若符合設定的條件, 就傳回一個指定的值；若不符合, 就傳回另一個值。

在此我們要將函數設計成：如果資產總額和負債和業主權益總額相等, 就不顯示任何訊息；一旦兩個數字不相等, 就顯示 "數字不相等, 請重新檢視" 的提示訊息。

IF 函數的應用

請開啟範例檔案 Ch05-02, 切換至 91 年資產負債表, 然後選定一個要顯示錯誤提示訊息的儲存格 (例如本例選擇 B35 儲存格) 並如下操作：

執行『插入/函數』命令, 開啟插入函數交談窗：

IF 函數的應用

IF 函數的應用

再由交談窗中設定要檢查的條件式及顯示的訊息：

IF 函數的應用

為了測試檢查點的結果, 我們暫時將本期損益的數字改為 $3,688,000, 此時會出現如下的結果：

IF 函數的應用

查詢函數類別

由於 IF 函數屬於邏輯類函數, 因此您也可以於插入函數交談窗中選取邏輯類別, 此時就只會列出該類別下的函數。

如果想要知道各個函數屬於何種類別, 可按下 [F1] 鍵或執行『說明/Microsoft Excel 說明』命令, 開啟 Excel 說明工作窗格來替您解答：

查詢函數類別

分析報表

接下來的工作, 是要把 92 年的資產負債表一併完成, 然後將 91 年和 92 年的資產負債表做一個清楚的比較, 我們可以利用上一章介紹過的複製方法, 將 91 年的報表格式複製到 92 年, 然後再更新數字和期間, 即可快速完成 92 年的資產負債表。請您開啟範例檔案 Ch05-03, 其中我們已經將 91 年和 92 年的資料更新完畢了。

分析報表

複製資料

凍結窗格

分割視窗

複製資料

兩年度的報表都完成後, 接下來我們準備將兩張報表的數字複製到同一張工作表中, 如此一來就能明顯看出兩年度數字的變化, 以便於做分析、比較。

請先切換至 92 年資產負債表, 選取 B3：C34 的儲存格範圍, 然後按下複製鈕後繼續如下操作：

複製資料

複製資料

複製資料

在複製不同年度工作表時, 必需注意報表的會計科目是否相同。

若有差異, 還是將會計科目 (A 欄) 一起複製, 較能比較出兩年度的差異。

凍結窗格

當我們將報表向下或向右捲動時, 就會有看不到該數值所屬年度和會計科目的困擾, 兩個年度比較起來還算容易, 若是五、六個年度一起做比較, 困難度就會相對增加了。此時我們可以將報表的標題列及會計科目欄凍結起來, 讓它保持不動, 就可解決這個難題了。

凍結窗格

請切換至 Sheet3 工作表, 選定 B4 儲存格, 然後執行『視窗/凍結窗格』命令, 使選定儲存格的上方及左方各插入一條凍結線：

凍結窗格

凍結窗格

插入凍結線後, 拉曳垂直捲軸可上下捲動工作表中的資料, 但前 3 列的資料會保持不動；拉曳水平捲軸可左右捲動, 但是 A 欄的資料會保持不動：

凍結窗格

凍結窗格

如果要取消凍結窗格, 只要執行『視窗/取消凍結窗格』命令, 就可以讓報表恢復原貌了。

單獨設定水平或垂直的凍結線

如果只想設定水平的凍結線, 可以選取工作表中最左邊那一欄的儲存格, 再執行『視窗/凍結窗格』命令, 就能只在選取儲存格的上方插入一條凍結線；若要設定垂直的凍結線, 則要選取最上面那一列的儲存格, 執行相同的命令後, 使凍結線顯示在儲存格的左方：

單獨設定水平或垂直的凍結線

單獨設定水平或垂直的凍結線

分割視窗

除了凍結窗格的技巧, 在介紹一樣好用的分割視窗功能！請先取消報表上的凍結窗格, 然後將指標移至水平捲軸上的分割方塊上：

分割視窗

分割視窗後, 仍可任意地拉曳分割線來調整分割的位置。

分割視窗

若是拉曳垂直捲軸上的分割方塊, 則可將視窗分割成上、下兩半：

分割視窗

分割視窗

分割視窗

執行『視窗/移除分割』命令, 或雙按分割線皆可取消分割視窗的效果。

『凍結窗格』與『分割視窗』的使用時機

看完凍結窗格與分割視窗兩項技巧後, 或許您會有個疑問, 到底這兩者的使用時機有什麼差別呢？

若是想要固定的部份不需要再捲動了, 您可以選擇使用凍結窗格的技巧；若是想要固定的部份資料量較多,需要利用捲軸才能檢視完整內容的話, 那麼就得選用分割視窗的功能來達成了。

保護工作表

報表都完成了, 另一件重要的工作, 就是避免報表被隨意更動。

不論是主管檢閱時不小心的一個刪改動作, 或是有心人的篡改, 都有可能會讓高階主管做出錯誤的決策, 造成公司莫大的損失, 因此本節就要教您如何為工作表做一道防護措施。

保護工作表

保護工作表

解除工作表的保護

後記

保護工作表

請開啟範例檔案 Ch05-04, 並切換至 91 年資產負債表, 以下即為您說明保護工作表的設定步驟：

選取要保護的範圍, 若要保護整張工作表, 可按下工作表最左上角的全選鈕：

保護工作表

保護工作表

執行『格式/儲存格』命令, 開啟儲存格格式交談窗：

保護工作表

按下確定鈕後, 改執行『工具/保護/ 保護工作表』 命令：

保護工作表

按下確定鈕後, 再確認一次密碼即可。

保護工作表

在設定密碼時, 可輸入英文字母、數字或是*、+、#...等的特殊符號, 但不能以中文字做為密碼。另外, 要提醒您的是, 英文字母的大、小寫將被視為不同。

根據我們在保護工作表交談窗中設定的結果 (只允許使用者選取鎖定及未鎖定的儲存格), 您會發現當我們再次選取 91 年資產負債表的儲存格時, 就無法進行選取外的其它設定了：

保護工作表

保護工作表

如果有人執意更改了工作表的內容或設定, 就會出現如下的警告訊息：

解除工作表的保護

將工作表保護起來後, 若要修改工作表的資料內容, 就必需先解除工作表的保護效力。請接續上例, 並切換至 91 年資產負債表, 然後執行『工具/保護/取消保護工作表』命令：

解除工作表的保護

您必需知道原來的密碼才能解除工作表的保護狀態, 所以為了以防萬一,建議您將密碼和對應的檔案列個清單並妥善保存。