:: eipa caf - homecaf.eipa.eu/files/uploads/20130125124042_rapport2011... · web viewkriterium 2...

Rapport fra

CAF egenvurdering 2011 Tydal kommune

15.03. 2011

Forord:

Denne rapporten er utarbeidet av Triangel AS og er en dokumentasjon av egenevaluering som tiltak for systematisk arbeid med forbedring og utvikling i Tydal kommune som organisasjon. Tilsvarende evaluering ble gjennomført i 2009.

Evalueringen ble gjennomført i 2 omganger – først som Individuell evalueringen i tiden – 25./26.01.2011 og deretter felles evaluering i grupper i tiden 10/11.02.2011. Senior rådgiver Erik Slettahaug deltok som veileder under evalueringsarbeidet. Oppsummering av tallmateriale og grafiske framstillinger i rapporten er laget av konsulent Eva Skarpnes.

Vi takker alle som har deltatt i evalueringsarbeidet, prosjektgruppe og styringsgruppe for godt samarbeid og stor innsats, og håper det som kommer fram i rapporten vil gi inspirasjon til konkrete mål og planer for forbedring og utvikling.

Marianne Zalik, Senior rådgiver Triangel ASprosjektleder

2

Innhold: Side:

1.0 Oppsummering. 4

2.0 CAF egenvurdering 2011 – Hovedpunkt i arbeidsmåte. 5

2.1 Organisering og tilrettelegging av arbeidet. 7

3.0 Evaluering og poengsetting 9

4.0 Fra 2009 til 2011. Prosess og tiltak for utvikling og forbedring. 11

5.0 Evalueringsresultater for virkemidler (kriterium 1 – 5) 13

5.1 Lederskap 19

5.2 Plan og strategi 21

5.3 Medarbeider 23

5.4 Partnerskap og ressurser 30

5.5 Prosesser 34

6.0 Evalueringsresultater for resultater ( kriterium 6 – 9) 38

6.1 Bruker og borgerresultater 41

6.2 Medarbeiderresultater 43

6.3 Samfunnsresultater 45

6.4 Nøkkelresultater 47

7.0 Sammenstilling av resultater 50

8.0 Vedlegg: Evaluering av gjennomføring 52

3

1.0 Oppsummering prosjekt CAF 2011

Systematisk arbeid med forbedring og utvikling krever klare mål, god plan, myndiggjorte medarbeider som tar ansvar og arbeider selvstendig – og det krever tydelig ledelse som følger opp, etterspør framdrift, evaluerer resultater og som gir tilbakemelding.

Denne andre gjennomgangen av Tydal kommune som virksomhet har bygget på erfaringer og tilbakemeldinger etter første evaluering i 2009. Eksemplene i vurderingskriteriene er tilpasset tjenesteområdene og evalueringen er denne gang differensiert på nivå 1 og nivå 2. Resultatet av kommunens egenvurdering må ses i lys av deltakernes personlige og faglige forutsetninger, verktøyets utforming og tilrettelegging for gjennomføring av prosjektet. Evaluering av gjennomføring ligger ved.

Caf- evalueringen danner grunnlag for systematisk arbeid med forbedring og utvikling. Formålet er å avklare status; Hvor står vi? Hva fungerer godt? Hva kan forbedres? Når status ar avklart prioriteres tiltak for forbedring og utvikling. Tiltakene dokumenteres i en handlingsplan for kommunen som helhet og for det enkelte tjenesteområde. Ved forrige målepunkt i 2009 prioriterte lederne å styrke innsatsen på følgende områder: tydelig ledelse, forbedring av strategiske prosesser og utviklingsarbeid med større grad av medvirkning innen tjenesteområdene. Tiltak for forbedring og utvikling er gjennomført. Oppsummering av evalueringsresultatene for virkemidler viser at organisasjonen samlet sett scorer lavere på de utvalgte områdene enn i 2009. Evalueringen viser også betydelig differanse mellom nivå 1 og nivå 2. Av tjenesteområdene er det omsorg som utmerker seg med positiv utvikling innen innsats og resultater.

Kriterium 1 ”Lederskap” er det virkemidlet som har innvirkning på alle resultatkriteriene.Samlet snittscore på kriterium 1 ”Lederskap” (2,9), kan være en indikasjon på at ledere i Tydal kommune ennå ikke i særlig grad vektlegger systematisk evaluering som tiltak for læring og utvikling / forbedring. Dette kan i noen grad forklare tendensen i resultatkriteriene med ” svak positiv tendens”. Forbedringstiltak innen lederskap med økt innsats på systematisk oppfølging av mål, arbeidsprosesser og resultater vil antakelig kunne gi utslag i form av bedrede resultater og en mer lærende organisasjon.

Barnehage, omsorg og helse scorer høyest på lederskap. Skole går tilbake sammenlignet med 2009 mens omsorg øker med 0,6 snittpoeng og nærmer seg 4.

Kriterium 2 ”Strategi og planlegging” handler om hvordan kommunen som virksomhet og tjenesteområdene omsetter sitt formål og sin visjon til strategier, mål og handlingsplaner. Dette virkemiddelkriteriet var også blant de utvalgte forbedringsområdene i 2009, men effekten av innsatsen har relativt ”flat” tendens. 2,9 snittpoeng tilsier at det fortsatt er størst fokus på planlegging og gjennomføring – å gjøre det som er planlagt. Fokus må kanskje over på spørsmålet om vi gjør de riktige tingene – og dernest om de gjøres riktig? Signalene fra medarbeiderne er tydelige. Det er behov for bruker- og medarbeiderundersøkelser.

Barnehage scorer 4,1 og dernest kommer skole med 3,6. Det bør nevnes at skole går tilbake med 0,9 snittpoeng.

4

Kriterium 5 ”Prosesser” handler om hvordan kommunen og tjenesteområdene identifiserer, utformer, styrer, forbedrer og utvikler arbeidsoppgaver og prosesser slik at de på best mulig måte støtter opp under formål, strategier og handlingsplaner. Opplæring i resultatledelse som metode og systematisk arbeid med kvalitet ser ikke ut til å ha gitt noen vesentlig samlet effekt i organisasjonen. Scoren går derimot ned med 0,3 snittpoeng. Dette arbeidet skulle initieres fra nivå 1 og pågå kontinuerlig på nivå 2. Det ser ut til at tjenestelederne og tjenesteområdene utvikler lærende arbeidsmåter – nærmest på tross av at nivå 1 scorer lavt.

Resultatet kan tyde på at tjenesteområdene på nivå 2 har mer oppmerksomhet på omverden og brukere. De planlegger, gjennomfører og evaluerer tiltak for å utvikle de viktigste prosessene slik at de på best mulig måte støtter opp under formål, strategier og handlingsplaner. Innspillene på forbedring viser at det er ønske om enda sterkere fokus på omverden gjennom brukerundersøkelser, bruk av CAF-rapporten og tydeligere styring av prosesser i prosjektarbeid.

Barnehage scorer høyest med 3,9 snittpoeng. De justerer seg for å nå mål, prøver å imøtekomme brukers behov og forventninger, det er takhøyde for prøving og feiling og kultur for nytenking og anerkjennelse. Skole går fra 4,1 til 3,6 snittpoeng og omsorg fra 2,9 til 3,5.

Vurderingen av kriterium 5 er i samsvar med det som tidligere er påvist – At Tydal kommune som organisasjon samlet sett ikke jobber systematisk med prosesser for evaluering, utvikling og forbedring av arbeidsmåter og tjenester. For dette virkemidlet bør målet for en lærende organisasjon være 4,0 snittpoeng i 2013.

CAF-modellen viser en sammenheng mellom innsats / virkemidler og resultater. Resultatene kan betraktes som effekten av innsatsen innen de forskjellige virkemiddelkriteriene (1-5) fig 4. Vurdering og poengsetting viser at kommunens og tjenesteområdene sine resultater samlet ligger i overkant av 3 poeng på poengskala fra 0-5 for resultatkriterier. Poengsummen ligger litt over middels og tyder på at resultater er målt og at målingen viser at de fleste av målene er nådd. Dette kan betegnes som en svak positiv trend i fht. utvikling og forbedring.

Generelt sterkere fokus på lederskap med økt innsats på systematisk oppfølging av mål, arbeidsprosesser og resultater vil antakelig kunne gi utslag i form av bedre resultater og en mer lærende organisasjon i 2013.

2.0 CAF egenvurdering - Hovedpunkt i arbeidsmåte.

5

CAF evalueringsverktøy gir grunnlag for framstilling og beskrivelse av elementer som er avgjørende for kvalitet i Tydal kommune som virksomhet. Verktøyet bygger på en europeisk modell og er omsatt til norsk av Statskonsult i 2006. Evalueringen omfatter både virkemidler/ innsats og resultater. 9 hovedkriterier og 28 delkriterier ivaretar til sammen hovedområdene for kommunen. Evalueringen bygger i størst mulig grad på fakta og dokumenterte forhold.

VIRKEMIDLER RESULTATER

1. LEDERSKAP2. STRATEGI OG PLANER3. MEDARBEIDERE4. PARTNERSKAP OG RESSURSER5. PROSESSER

6:BRUKERE, BORGERE, INNBYGGERE 7: MEDARBEIDERE8: SAMFUNNET9: NØKKELOMRÅDER

CAF-evalueringen er en slags ”måling” av status for Tydal kommune som organisasjon og tjenesteprodusent. ”Målingen” er et ledd i kommunen systematisk arbeid med forbedring og utvikling. Formålet er: 1) å sammenligne resultatene med evaluering i 2009 2) at resultatene av evalueringsarbeidet, slik det kommer fram i denne rapporten, videre skal danne grunnlag for prioritering av tema eller områder for forbedring og utvikling på ulike nivå i organisasjonen. Rapporten følges opp ved at kommunens overordnede administrative ledelse, tjenesteledere og tillitsvalgte

1. utarbeider en handlingsplan for gjennomføring av tiltak for forbedring i tiden fram til neste evaluering i 2013.2. gjennomfører konkrete tiltak.3. evaluerer og justerer praksis.4. avleverer resultat og deler erfaringer internt og eksternt.5. planlegger og gjennomfører ny evaluering i 2013

2.1 Organisering og tilrettelegging av arbeidet.

6

PÅVIRKER

Evalueringsarbeidet er utført av i alt 32 medarbeidere fra kommunens tjenesteområder. Evalueringen er først gjennomført individuelt av hver deltaker, og deretter som felles evaluering i grupper. For å få en mest mulig presis evaluering, ble vurderingen gjennomført med utgangspunkt i nivå 1 (administrasjonen: rådmann, fagsjefer og daglige ledere av støttefunksjonene) og nivå 2 tjenesteområdene i organisasjonen. Evalueringsgruppene ble satt sammen slik:

Grupper som har evaluert med utgangspunkt i nivå 1 (administrasjonen):- Helsetjenester: psykisk helse, rehabilitering, helsestasjon, lege, ergoterapi. - Teknikk og miljø: avd. for vann og avløp, avd. for teknisk drift og miljø- Støttefunksjoner: servicekontor, kommunekasse, arkiv - Næring og kultur: avd. for næring, avd. for landbruk og avd. for kultur

Grupper som har evaluert med utgangspunkt i nivå 2 (tjenesteområde):- Barnehage- Skole, kulturskole og SFO- Omsorgstjenesten

CAF- evalueringen er organisert og gjennomført som prosjekt med ekstern prosjektledelse fra Triangel AS i samarbeid med kommunens personalrådgiver, prosjektgruppe og styringsgruppe. Prosjektet hadde slik organisering:

Styringsgruppe:Rådmannens ledergruppe.

Prosjektgruppe:Mona Moen Lien, skole.Unni Veiset, barnehage.Per Ingebrigt Græsli, teknikk og miljø.Gry Horven, omsorg.Inger Rønning, helsetjenestene.Gunnar Kvarme, service og støttefunkjonerBerit Østbyhaug Bugten, næring og kultur.

Referansegruppe:Tjenesteledermøtet

I fase 1 av prosjektet ble det lagt særlig vekt på informasjon og opplæring. Det ble utarbeidet informasjonsmateriell til bruk på tjenesteområdene og tjenestelederne som også var referansegruppe fikk i oppdrag å gi tilstrekkelig informasjon på tjenesteområdene. Prosjektleder arrangerte ”mini”-kurs med generell opplæring i Caf for interesserte medarbeider. I tillegg ble det i fase 2 gitt opplæring til evalueringsgruppene og gruppelederne.

Siden evalueringen i 2009 har prosjektleder og prosjektgruppe i samarbeid omarbeidet og redigert eksemplene i verktøyet. Verktøyet er nå utviklet og tilpasset tjenesteområdene i Tydal kommune.

7

Oversikt over styringsdokumenter (plandokumenter, møteinnkallinger m. agenda, referater, vedtak m.m.) ble denne gangen vesentlig forenklet med utgangspunkt i erfaringer fra 2009. Det ble kun utarbeidet oversikt over kommunens overordnede styringsdokumentasjon og relevant dokumentasjon fra tjenesteområdene. Mange av deltakerne gjorde godt forarbeid noe som bidro til at gruppene lettere kunne finne henvisninger.

Disse gjennomførte evalueringen:

Skole:Mona Moan Lien (gruppeleder)Gunnar EikelandOddvar RaaenSiri EvjenIngvild Laugsand

Helse:Inger Rønning (gruppeleder)Ingrid HaarstadAnette OddenEli Holden

Støttefunksjoner:Janne Vifstad (Gruppeleder)Borghild HanssenRagnhild Almåsbakk

Omsorg:Gry Horven (Gruppeleder)Siri StuesjøGunhild V AuneAnne Mari Mjåland

Teknisk:Per I Græsli (gruppeleder)Per AuneEgil Steinar SlindLinda Marie SandøyArne Rokkones

Barnehage:Unni Veiseth (gruppeleder)Laila SelboeAnne Tove PaulsbyKari Kirkvold

Næring og kultur: Berit Østbyhaug Bugten Olav Harry ØstbyhaugMari AasÅge Ystad

8

3.0 Evaluering og poengsetting.

Evaluering ble gjennomført i kommunestyresalen + møterommet Grønvola. Før vurderingsarbeidet startet fikk deltakerne innføring i temaet kvalitet, CAF-modellen og arbeidsmåte. Arbeidet ble tilrettelagt med nødvendige hjelpemiddel og tilgjengelige veiledere, og det ble lagt vekt på å skape et godt arbeidsmiljø for deltakerne.

Først evaluerte deltakerne hvert av de 9 hovedområdene og de 28 delkriteriene med fokus på sterke sider og forbedring. Deretter ble det gitt poeng fra 0-5 til hvert delkriterium ut fra i hvilken grad ”ting” er gjennomført. Resultatene fra den individuelle vurderingen ble oppsummert og delt ut igjen som grunnlag for felles vurdering i grupper. Hver gruppe ble så enig om ”riktig poeng” for hver av de 28 delkriteriene

Individuell- og gruppeevaluering ble gjennomført i løpet av 1,5 dag hver. For å unngå stress ble framdriften denne gangen styrt av prosjektleder.

Rådgivere fra Triangel AS og kommunens personalrådgiver var til stede for om nødvendig å bistå med avklaringer eller innhenting av dokumentasjon.

CAF har 2 ulike poengskalaer – en for virkemiddelkriteriene og en for resultatkriteriene. Resultatene av evalueringen er avlest ut fra følgende indikatorer:

- innspill til hva som er bra og som kan gjøres mer av

- innspill på områder som kan forbedres

- poeng.

Virkemidler:Poengskalaen for vurdering av virkemidlene følger Demings sirkel / kvalitetssirkelen (PDCA). Hvis f.eks tjenesteområdet har utført planlegging av et tiltak, er dette ett trinn på sirkelen og belønnes med ett poeng. Hvis det både er planlagt og gjennomført, er dette ”enda bedre” og belønnes med 2 poeng. Ingen planlegging medfører 0 poeng. 5 poeng gis hvis det kan dokumenteres at det arbeides i samsvar med alle punktene i kvalitetssirkelen og at det er en grunnleggende forståelse for behovet for endring og forbedring. Det er altså systematisk forbedring og læring som er ”belønnet”. Fig. 1.

Resultater:For resultatkriteriene er poengene gitt på en annen måte. Her er det både dyktighet og evne til forbedring og utvikling som skal stimuleres. Dette måles ut fra graden av fremgang i resultater, kvaliteten av resultater og sammenligning med andre virksomheter. Med ”måling” menes her: en aktiv handling / et tiltak (telle opp, sammenligne periodisk, etterspørre effekt) for å finne ut hvor vi står i fht. mål vi har satt - der vi ønsker å være.

For å få 5 poeng må det både være utmerkede resultater i forhold til egne mål og i forhold til sammenlignbare virksomheter eller tjenesteområder.

9

Kvalitetshjulet Beskrivelse av faktiske forhold 5-poengskala

Tiltak er ikke planlagt eller gjennomført 0

Planlegge Tiltak er planlagt 1

Gjennomføre Tiltak er planlagt og gjennomført 2

Evaluere Tiltak er planlagt, gjennomført og vurdert 3

Justere Tiltak er planlagt, gjennomført, vurdert og justert/ forbedret (vi har lært)

4

Alt hva vi gjør innenfor dette emnet planlegges, gjennomføres, vurderes og justeres systematisk, og vi lærer av andres praksis og arbeider hele tiden med løpende forbedring.

5

Beskrivelse av faktiske forhold 5-poengskala

Det er ikke målt noen resultater/vi har ingen dokumentasjon for våre resultater 0

Resultater er målt og viser at vi ikke har nådd våre mål/ negativ tendens 1

Resultater er målt og viser at vi har nådd våre relevante mål/ flat tendens 2

Resultater er målt og viser at vi har nådd de fleste av våre mål/ svak positiv tendens

3

Resultater er målt og viser at vi har nådd alle våre mål/ sterk positiv tendens 4

Framragende resultater er oppnådd/ sammenlign. viser at de er bedre enn andres 5

10

Fig 1: Poengskala for evaluering av virkemiddelkriterier.

Fig. 2: Poengskala for evaluering av resultatkriterier.

4.0 Fra 2009 til 2011 - Prosess for utvikling og forbedring:

CAF (Common Assessment Framework) er et verktøy for systematisk arbeid med utvikling og forbedring av kvalitet. Det systematiske arbeidet følger en 2-årig syklus og de vanlige fasene kvalitetsarbeid er som vist i figuren under.

Formålet med egenvurdering av kommunen som organisasjon og tjenesteområdene er å avklare status; Hvor står vi? Hva fungerer godt? Hva kan forbedres? Når status ar avklart prioriteres tiltak for forbedring og utvikling. Tiltakene dokumenteres i en handlingsplan for kommunen som helhet og for det enkelte tjenesteområde.

Tiltak for forbedring og utvikling gjennomføres.

Evalueringen gjentas hvert andre år. Neste CAF – evaluering skjer i 2013. På denne måten sikres kontinuitet og framdrift i arbeidet med utvikling og forbedring.

Evalueringen i 2009 viste i gjennomsnitt et over middels resultat på virkemiddelkriteriene (1 – 5) for kommunen samlet. Tjenesteområdene sin samlede innsats innen ulike virkemidler, var i overkant av 3 poeng på kvalitetssirkelen (skala for virkemidler). Dette tyder på at tiltak eller arbeidsmåter innen de 5 hovedkriteriene for virkemiddel ble planlagt, gjennomført og vurdert, men at det i mindre grad ble utført systematisk arbeid for forbedring og læring gjennom justering av praksis og sammenligning på tvers av tjenesteområder eller kommuner.

Poengene for resultatkriteriene viste at de fleste målene var nådd og at de målinger som vurderingene bygget på, indikerte en ”svak positiv tendens”.

Av tjenesteområdene er det skole og barnehage som samlet sett får best vurdering.

Rapporten for 2009 konkluderer med at dersom Tydal kommune som organisasjon skal løfte gjennomsnittet på resultater ett hakk opp – til nivå 4 på poengskalaen ” resultater er målt og viser at vi har nådd alle våre mål”, må flere av tjenesteområdene vektlegge systematiske tiltak for læring og utvikling innen alle virkemiddelområdene. For å sikre sammenhengen mellom styringssignaler, mål og tjenesteyting bør organisasjonen i det videre arbeidet ha spesielt fokus på

tydelig ledelse

forbedring av strategiske prosesser

utviklingsarbeid med større grad av medvirkning innen tjenesteområdene

11

Lederne gjorde følgende prioritering av tiltak for forbedring og utvikling:

- Lederutvikling (12) *Utvikling av felles plattform for ledelse, - Formidling av politiske mål og veivalg (9) - Utforming av felles mal for V-plan for tjenesteledere (8) - Utvikle arbeidsmåte som sikrer medvirkning på møteplasser (8) - Utvikle møteplasser i fht. struktur og innhold. (7) - Styringssignaler og mål settes på agendaen i møter på alle nivå.(7)- Forventningsavklaring leder – medarbeider vv. (7)

Denne prioriteringen ble lagt til grunn for bestilling av lederutviklingsprogram tilrettelagt og gjennomført av Triangel AS. I programmet ble det lagt vekt på å styrke felles plattform for ledelse gjennom organisasjonskunnskap, bevisstgjøring på rolle, ledelse av utviklingsarbeid, avlevering av resultater og prosesser og metode som sikrer medvirkning. Med utgangspunkt innspillene til forbedring som kom fram i rapporten fra CAF-evalueringen og resultatledelse som metode, skulle lederne ha grunnlag for å drive systematisk utviklingsarbeid – både i kommunen som helhet og i det enkelte tjenestenivå.

Eksemplet under viser valgte tema / fokusområder for forbedring og utvikling innen ulike tjenesteområder.

12

EVALUERINGSRESULTATER 2011

Poeng for virkemiddelkriterier 2011:Se vedlegg fig. 1 Poengskala for virkemiddel

I kolonnen til høyre er tallene for 2009 satt inn til sammenligning. Merk at grunnlaget for snittverdien i 2011 er regnet med utgangspunkt i 7 grupper og i 2009 5grupper.

Tj.områder:

Kriterier:

Næring & Kultur nivå 1

Helse nivå1

Teknisk nivå1

Støtte nivå 1

Skole nivå 2

Barnehage nivå 2

Omsorg nivå 2

Snittalle

tj.omr.2011 2009

Ledelse 1,0 3,4 2,3 3,1 3,4 3,9 3,6 2,9 3,2Plan og Strategi 1,4 3,0 2,2 2,9 3,6 4,1 3,1 2,9 3,2Medarbeider 1,3 3,8 1,9 3,0 3,5 3,8 3,6 3,0 3,3Partnerskap og ressurser 2,0 3,4 2,6 2,8 3,8 3,8 3,4 3,1 3,6

Prosesser 1,5 2,8 1,8 2,7 3,6 3,9 3,5 2,8 3,1

I tabellen under har vi gjort et utvalg av grupper for å sammenligne 2009 og 2011.

13

Tj.områder:

Kriterier:


Helse nivå1

Teknisk nivå1

Støtte nivå 1

Skole nivå 2

Barnehage nivå 2

Omsorg nivå 2

Snittalle

tj.omr.2011

Ledelse 1,0 3,4 2,3 3,1 3,4 3,9 3,6 2,9Plan og Strategi 1,4 3,0 2,2 2,9 3,6 4,1 3,1 2,9Medarbeider 1,3 3,8 1,9 3,0 3,5 3,8 3,6 3,0Partnerskap og ressurser 2,0 3,4 2,6 2,8 3,8 3,8 3,4 3,1

Prosesser 1,5 2,8 1,8 2,7 3,6 3,9 3,5 2,8

Tj.områder:

Kriterier:

Teknisk nivå1

Støtte nivå 1

Skole nivå 2

Barnehage nivå 2

Omsorg nivå 2

Snittutvalgtj.omr.2011 2009

Ledelse 2,3 3,1 3,4 3,9 3,6 3,2 3,2Plan og Strategi 2,2 2,9 3,6 4,1 3,1 3,1 3,2Medarbeider 1,9 3,0 3,5 3,8 3,6 3,1 3,3Partnerskap og ressurser 2,6 2,8 3,8 3,8 3,4 3,2 3,6

Prosesser 1,8 2,7 3,6 3,9 3,5 3,1 3,1

Sammenligning av evalueringsresultater for CAF 2011 og 2009

14

Poeng for virkemiddelkriterier fordelt på nivå 1 og nivå 2 i organisasjonen:

Lederskap Plan og Strategi Medarbeider Partnerskap og ressurser Prosesser

Næring & Kultur ; nivå1 1,0 1,4 1,3 2,0 1,5Helse ; nivå 1 3,4 3,0 3,8 3,4 2,8Teknikk og miljø; nivå 1 2,3 2,2 1,9 2,6 1,8Stab / Støtte ; nivå 1 3,1 2,9 3,0 2,8 2,7Evaluering av nivå 1 - snitt tj.omr. 2,4 2,4 2,5 2,7 2,2

Skole; nivå 2 3,4 3,6 3,5 3,8 3,6Barnehage ; nivå 2 3,9 4,1 3,8 3,8 3,9Omsorg; nivå 2 3,6 3,1 3,6 3,4 3,5Evaluering av nivå 2 - snitt tj.omr. 3,7 3,6 3,6 3,6 3,6

Snitt alle tjenesteområder 2,9 2,9 3,0 3,1 2,8

15

EVALUERING AV RESULTATKRITERIER

Poeng resultatkriterier – 2011: Se vedlegg 2: Poengskala for resultater

Poeng ResultaterBruker, borger, innbygger -resultater

Medarbeider resultater

Samfunns resultater

Nøkkel resultater

Næring & Kultur nivå 1 3,0 2,0 2,5 2,0Helse nivå 1 4,2 2,0 3,7 3,3Teknisk nivå 1 2,1 2,7 2,6 2,0Stab / Støtte nivå 1 3,0 3,5 3,0 3,0Skole nivå2 4,0 3,8 4,0 3,6Barnehage nivå 2 5,0 4,0 3,8 4,1Omsorg nivå 2 5,0 4,0 4,5 4,0Snitt alle tjenesteområder 3,8 3,1 3,4 3,1

‘

16

Utvalg 2011 sammenlignet med 2009

Poeng Resultater

Bruker, borger, innbygger -resultater


Samfunns resultater

Nøkkel resultater

Teknisk nivå1 2,1 2,7 2,6 2,0Stab / Støtte nivå 1 3,0 3,5 3,0 3,0Skole nivå 2 4,0 3,8 4,0 3,6Barnehage nivå 2 5,0 4,0 3,8 4,1Omsorg nivå 2 5,0 4,0 4,5 4,0Snitt utvalgte 2011 3,8 3,6 3,5 3,3Snitt 2009 3,2 3,2 2,9 3,2

Evaluering av nivå1 og nivå 2:

Poeng ResultaterBruker, borger,

innbygger resultater


Samfunns resultater

Nøkkel resultater

Næring & Kultur nivå1 3,0 2,0 2,5 2,0Helse nivå1 4,2 2,0 3,7 3,3Teknisk nivå1 2,1 2,7 2,6 2,0Stab / Støtte nivå1 3,0 3,5 3,0 3,0Snitt alle tjenesteområder nivå1 3,1 2,6 2,9 2,6Skole nivå2 4,0 3,8 4,0 3,6

Barnehage nivå2 5,0 4,0 3,8 4,1Omsorg nivå2 5,0 4,0 4,5 4,0Snitt alle tjenesteområder nivå2 4,7 3,9 4,1 3,9

17

Kriterium 1 - Lederskap.Hvordan ledelsen bidrar til virksomhetens utvikling og måloppnåelse.

Under kriteriet Lederskap har deltakerne evaluert bevisene eller holdepunktene for hva ledelsen gjør for å:

1.1 gi retning for virksomheten ved å utvikle og formulere formål, visjoner og mål samt verdier.1.2 utvikle og anvende systemer til å lede, målstyre og omstille virksomheten.1.3 motivere og støtte medarbeiderne og fungere som et forbilde.1.4 håndtere forholdet til politikere og andre interessenter for å sikre oppslutning og medansvar.

19

Innspill fra evalueringsgruppene: Rød tekst er prioritert tiltak .

Fungerer godt Kan bli bedre Dokumentasjon


1.1 Avdelingsmøter gjennomføres.1.2 Omstilling nytenking: Prosjekt Sylan1.3 Medarbeidersamtaler1.4 Formidle politiske besl. og bidra til å omsette disse.

1.1 Manglende lederkompetanse ( å lede og motivere sine medarb.)1.2 Stillingsinstrukser mangler. Ingen rimelig balanse mellom oppgaver og ressurser. Ingen forutsigbarhet.1.3 Større rom for tilbakemeldinger på lederrollen1.4 Kontakt mellom ledelse og brukergrupper

1.1 MøteinnkallingerMøtereferatRapport fra CAF 2009

1.2 Budsjett 2011Prosjekt + beskr. Stillingsinstrukser.

1.3 Ref. medarbeidersamt.

1.4 Budsjett, regnskap Munt. tilbakemeld fra brukere

Helse nivå 1

1.1 Sektormøte. Mulighet til innspill.

1.2 Sektormøte, tjenesteledermøte, Lokalisering av fagsjef / organisering.1.3 Styrer arbeidsdagen selv. Positive tilbakemeldinger.1.4 Fagsjef lokalisert på rådhuset / rådmannens stab. Deltar i HOR

1.1 Klarere føringer på prioriterte oppgaver. Medarbeidersamtaler. Info ut til alle medarbeidere.

1.2 Stillingsinstruks. Brukerundersøkelse. Nye oppgaver/ ressbruk vs. konsekvenser for primæroppg.1.3 Medarbeidersamtaler

1.1Møteinnkalling og referat fra sektormøte.

1.2 Sektormøte Tjenesteledermøte. Lokalisering av fagsjef/ organisering

1.3 Flexi skjemaTimeavtalerDok.kalenderE-post

1.4 Orgaisasjonskart, møtereferat HOR

Teknisk nivå 1

1.1 Økonomiplan og handlingsprogram.1.2 Daglig drift –herunder ressurser.1.3 Lærings- og nyskapingskultur(kurs).1.4 Økonomiplan og handlingsprogr.

1.1 Involvere medarbeider i planprosessen.1.2 Informasjon

1.3Tilbakemeldinger

1.4 Dialog med brukere

1.1 Økonomiplan Mangler referat. 1.2 Lavt sykefravær Økonomiplan Lite avvik og klager.1.3 e-post m invitasjoner1.4 Økonomiplan med Handlingsprogram

Stab / Støtte nivå 1

1.1 Ref. på tjenesteleder- møtet m gjennomgang på

avdelingsmøtet.1.2 Resultatforbedring med utgangspunkt i CAF. Retningslinjer er utarbeidet.1.3 Opptrer/handler i tråd med kommunens verdier.1.4 Ved at ledelsen formidler politiske beslutninger og bidrar til å omsette disse

1.1 Allmøter for rådhus I og II må

gjenopptas.1.2 Tydeligere kommunikasjon nedover i organisasjonen.1.3 Mer oppmerksomhet – tilbakemelding på utførelse av jobben.1.4 Brukerundersøkelse

1.1

1.2 Mangler dok.

1.3 Opplevelse

1.4 Mangler dokumentasjon fordi brukerus ikke er planlagt og gj.ført.

20

til konkret handling.


Skole nivå 2

1.1 Alle er involvert i virksomhetsplan. Den evalueres og justeres.1.2 Godt tilpasset gruppesammensetning.1.3 Kursing, kompetanseheving.1.4 Deltar aktivt i ulike nettverk.

1.1 MER involvering av alle medarbeidere.

1.2 Felles arena for møter der ALLE deltar.1.3 Deling fra kurs. Lederutvikling, formidling.1.4 Styrke omdømme ved å trekke inn media og lokalt arbeidsliv.

1.1 Planleggingsdager og felles diskusjoner om felles normer og regler.1.2 Mangler dokumentasjon for slik arena.1.3

1.4

Barnehage nivå 2

1.1 Vi har fast møteplan og god struktur på møtene. Innhold er knyttet opp mot mål og visjoner.1.2 Leder kommuniserer tydelig hvilke mål som er valgt. Er i kontinuerlig dialog med ansatte om målene.1.3 Leder er dyktig til å støtte oss i vår faglige utvikling. Vi har en tilstedeværende leder.

1.4 Formidler og informerer oss om sitt samarbeid

1.1 Få foreldrene mer involvert og engasjert i innholdet i barnehagen.

1.2 Evaluering og oppdatering av

stillingsinstrukser.

1.3 Bruke medarbeiderne mer aktivt på møter. For eksempel faglige framlegg for de andre. (kan gi faglig komp.heving hos alle)1.4 Utvikle samarbeid med fagforeningen med 2 møter i

året

1.1 Møteplan og årsplan

1.2 Møtereferater. Gamle still. Instrukser.

1.3 Ref fra Medarbeidersamtaler

1.4 Møtereferater

Omsorg nivå 2

1.1 Avdelingsmøte hver måned

1.2 Sammenslåing mellom avdelingene

1.3 Tar hensyn til medarbeidernes situasjon og behov.

1.1 Formulere mer konkrete visjoner og mål. (ikke bare statlige føringer) Betjeningsmøte.1.2 Stillingsinstrukser1.3 Tilbakemelding til ledere

1.1 ReferatReferat fra avd. møter.

1.2 Ansettelse av fagsykepleier. Referater.

1.3 Referat fra medarb.samt

Kommentarer:Kriterium 1 Lederskap, handler om hvordan ledelsen (rådmannens ledergruppe, tjenesteledere og avdelingsledere) bidrar til utvikling og måloppnåelse og er ett av virkemidlene som organisasjonen vil forbedre/utvikle etter evalueringen i 2009. For å få en mer presis evaluering, er det i 2011 evaluert ut fra 2 nivå i organisasjonen. Utviklingen innen virkemiddelkriteriet Ledelse har relativt ”flat” tendens med 2,9 snittpoeng som er noe lavere enn 2009 da målingen viste 3,2 snittpoeng.

Tabellen s. 13 viser at nivå 1 (rådmann, fagsjefer og rådmannens lederteam) samlet får 2,4 snittpoeng. Med utgangspunkt poengkriteriene kan dette resultatet tolkes som at ledere på nivå 1 bidrar til å gi retning ved å utvikle og formulere formål, visjoner, mål og verdier. De bidrar til å utforme og gjennomføre planer, men er antakelig noe svakere på å involverer og støtte

21

tjenesteledere (og avdelingsledere) i arbeidsprosessene. Flere av gruppene kommer med innspill som etterspør oppfølging og tilbakemelding.På nivå 1 får helsetjenestene best scoring med 3,4 poeng. Av innspillene går det fram at tjenesteområdene innen helse styres gjennom sektormøtene og at medarbeiderne jobber selvstendig. Stillingsbeskrivelser, medarbeidersamtaler og klarere føringer på prioritering av oppgaver etterspørres.

På nivå 2 kommer barnehagene best ut med 3,9 poeng. Ut fra vurderingskriteriene på poengskalaen kan dette tolkes som at tjenesteområdet setter mål, planlegger, gjennomfører, evaluerer ---- og ved behov justerer praksis. Innspillene fra evalueringsgruppen bekrefter at leder og medarbeidere arbeider systematisk og strukturert. Barnehagen scorer også høyest samlet. Skole går fra 4.2 i 2009 til 3,4 ved denne målingen.

Vurderingsgruppen fra avdelinger innen Næring og kultur gir lavest vurdering med 1,0 snittpoeng. Vurderingene knyttes til behov for lederkompetanse, utforming av stillingsinstrukser, forholdet mellom oppgaver og ressurser, kultur for tilbakemelding og behov for dialog med brukergrupper.

Nivå 2 plasserer sitt lederskap på 3,7 snittpoeng og nivå 1 plasseres på 2,4. Ut fra innspillene ser det ut til at ledelsen på nivå 2 er tettere på, jobber strukturert og involverer sine medarbeidere i prosesser.

Systematisk arbeid med forbedring og utvikling krever klare mål, god plan, myndiggjorte medarbeider som tar ansvar og arbeider selvstendig – og det krever oppfølging. At du som leder – også på nivå 1 etterspør framdrift og resultater.

22

Kriterium 2 - Planlegging og strategi:Hvordan virksomheten omsetter sitt formål og sin visjon til strategier, mål og handlingsplaner.

I kriteriet Strategi og planlegging har deltakerne vurdert holdepunktene eller bevisene for hva virksomheten gjør for å:

2.1 samle inn informasjon om interessentenes nåværende og fremtidige behov.2.2 utvikle og revidere strategi og handlingsplaner ut fra politiske og økonomiske rammer.2.3 gjennomføre strategi og handlingsplaner i hele organisasjonen.2.4 planlegge og gjennomføre modernisering og fornyelse.

23

Innspill:



2.1 Værnesregionen.

2.2 Oppfølging av regnskap

og budsjett.2.3 Planlagt samling NKL2.4 Digitalisering og tilgang på nye programmer og hjelpemidler.

2.1 Flere og oftere brukerunders

innen hvert enkelt område.2.2 Å sette brukeren i sentrum.

2.3 Få i gang allmøter 4 g/årlig.2.4 Personalpolitikk. Planlegging

av menneskl ressurser for å prøve nye ting

2.1 Brukerus i VR

2.2 Brukerundersøkelsen.

2.3 Ref fra avd. møte2.4 Regnskap Hjemmesiden Personalreglement, kompetansekartlegging.

Helse nivå 1

2.1 Borgerus. 2010. Tilgang til

nasjonale målinger / statlige føringer.

2.2 Årlige planer.

2.3 Sektormøte Tjenesteledermøte2.4 Interkomm. samarbeid. Sampro

2.1 Brukerus. Helseovervåking i befolkningen Lokale kartegginger.

2.2 Brukerus for de ulike deltjenestene.

2.3 Medarbeidersamtale

2.4 Informasjon forut for fornyelse/omlegginger og systematisk opplæring i etterkant.

2.1 Borgerus. VR SSB

2.2 Årsmelding Budsjett Kostra2.3Ref sektormøte Ref tjenesteledermøtet.2.4 Innkalling og ref fra delprosjektgrupper.Avtale Tydal kommune og Sampro.

Teknisk nivå 1

2.1 Div. brukerregister

2.2 Rapportering – økonomi

2.3 Delegert ansvar og ressurser

2.4 Ressursmessig handlingsrom.

2.1 Regelmessig kartlegging av brukerbehov.2.2 Avdelingsmøter m/innkallingog sakliste. Referat og oppfølging.2.3 Ønske om medarbeidersamtale / medvirkning. Regelmessig møtestruktur.2.4 Gjennomføring av fornyelser

2.1 Arkivsystemet

2.2 Halvårsrapport

2.3 Delegasjonsregl.

Mangel på referater

2.4 ØkonomiplanStab / Støtte nivå 1

2.1 Temadebatter i kommunestyret Frokostmøter med næringsforeningen.2.2 Bruker driftsrapporter og årsrapporter som grunnlag for måling av øk.

resultater2.3 Fordeler og delegerer ansvar, oppgaver og ress.2.4 Fokuserer på vilje, evne og ferdigheter til å endre seg. Utvikling av digital

2.1 Brukerundersøkelser.

2.2 Medarbeiderne bør trekkes mer med.

2.3 Ved at ledelsen tar seg tid til å forklare og utdype virksomhetens strategier og overordnede mål.2.4 Kompetanseutvikling

2.1 Dok mangler.

2.2

2.3

2.4Opplæringsplan

24

forvaltning.

Skole nivå 2

2.1 Elevundersøkelser og elev- foreldresamtaler foretas regelmessig.2.2 Vi er flinke til å bruke driftsrapporter og årsrapporter for måling av

økonomiske resultater.2.3 Mål og oppgaver kommer tydelig fram i planer.2.4 Skolen er flink til å følge med på den digitale utviklingen. Godt økonomisk handlingsrom.

2.1 Vi bør foreta flere brukerus. Vi bør bli bedre på å invitere andre interessenter til samspill.2.2 Prioritering mellom ulike innspill.(utviklingsarbeid / etiske diskusjoner) Saker bør avsluttes før vi begynner på noe nytt.

2.3 Vi mangler jevnlig oppfølging

av status på arbeidet. Sluttføre før noe nytt starter. Engasjerer vi oss nok??2.4 Vi bør bli flinkere til å bruke hverandre. Arbeide med felle forståelse

2.1

2.2

2.3 Mangler dokumentasjon på statusrapportering.

2.4 Mangler dok. På samarbeid og samhandling.

Barnehage nivå 2

2.1 Det gjennomføres jevnlige

møter med interessenter samt brukerundersøk.2.2 Leder har jevnlige møter med brukere og interessenter.2.3 Samarbeider om planer. Alle medvirker. Ansvar og oppgaver fordeles og omsettes til handling.2.4 Medarbeiderne blir tidlig involvert i endringsprosesser. Vi føler at vi blir tatt med på alvor!

2.1Få til et oppslag (godt synlig) over interessenters behov og forventninger.2.2 Evaluere og skrive ned resultatoppnåelse av fastlagte mål.2.3 Forsterke initiativet. (det lille ekstra)

2.4 Bli mer bevisst på hvordan vi bruker ubunden tid. Oppdatere seg ( løfte seg selv)

2.1Ref. forelder- og oppstartssamtaler.

2.2Lov om barnehager

2.3PeriodeplanÅrsplan.

2.4Infoskriv til foreldre.BudsjettÅrsplanMøteref. Personalmøte(vår)

Omsorg nivå 2

2.1 IPLOsvurdering Innkomstsamtaler2.2 Interessenter kan komme med innspill.2.3 Arbeidsfordeling. Leder følger opp saker. Kompetanseplan.2.4 Sammenslåing mellom avdelingene. Værnesregionen

2.1 Brukerundersøkelse

2.2 Alle skal vite hvor en kan finne informasjon.2.3 Jevnlig oppfølging av planer og strategi. Evaluering2.4 Flinkere til å få brukere til å identifisere områder der det

er behov for fornyelse- idedugnad

2.1 Velkomstbrosjyre

2.2 Møtereferater.

2.3 Kompetanseplan Møtereferater

2.4 Møtereferater

Kommentarer:Kriterium 2 Strategi og planlegging handler om hvordan kommunen som virksomhet og tjenesteområdene omsetter sitt formål og sin visjon til strategier, mål og handlingsplaner. Dette

25

virkemiddelkriteriet var også blant de utvalgte forbedringsområdene i 2009, men effekten av innsatsen har relativt ”flat” tendens. 2,9 snittpoeng er noe lavere enn i 2009 da målingen viste 3,2 snittpoeng.

Tabellen s. 13 viser at nivå 1 (rådmann, fagsjefer og rådmannens lederteam) samlet får 2,4 snittpoeng. Med utgangspunkt poengkriteriene kan dette resultatet tolkes som at ledere på nivå 1 har et forbedringspotensiale knyttet til å arbeide systematisk for å samle inn og å bruke informasjon om interessenters nåværende og framtidige behov i forbedring og utvikling av tjenestene. Her kan det være behov for å evaluere om tjenestetilbud, utforming og omfang er riktig i fht brukerbehov. Av innspillene går det fram at det er behov for brukerundersøkelser og behovskartlegging på flere tjenesteområder.

På nivå 1 får helsetjenestene best scoring med 3,0 poeng. Av innspillene går det fram at tjenesteområdene innen helse har tilgang på nasjonale målinger.

På nivå 2 kommer barnehagene best ut med 4,1 poeng. Dette er en forbedring på 0,3 siden 2009. De har jevnlige møter med interessenter og brukere. Det er stor grad av medvirkning til utvikling av planer. Medarbeiderne opplever at ”de blir tatt på alvor”.Skolen ser også her til å komme lavere ut enn i 2009. Innspillene tyder på at det gjøres godt ”grunnarbeid”, men at det er behov for å gjøre prioriteringer og veivalg.

Ut fra innspillene speiles effekten av satsingen innen strategi og planlegging spesielt innen stab-støtte, barnehage og omsorg.

26

Kriterium 3 -Medarbeider:Hvordan virksomheten forvalter, utvikler og bruker medarbeidernes kompetanse og potensial på individnivå, gruppenivå og organisasjonsnivå.

I kriteriet Medarbeidere skal du vurdere holdepunktene eller bevisene for hva virksomheten gjør for å:

3.1 forvalte, utvikle og bruke medarbeiderressursene på åpent vis i forhold til valgte strategier, mål og handlingsplaner3.2 skaffe oversikt, utvikle og vedlikeholde medarbeidernes kompetanse og balansere medarbeidernes og virksomhetens interesser3.3 involvere medarbeiderne gjennom dialog og medbestemmelse

27

Innspill:



3.1 Samarbeid på tvers av enkelte avdelinger.

3.2 Opplæringsplan

3.3 Avdelingsmøter

3.1 Mangelfull lederkompetanse i fht. motivasjon, stress og konflikthåndtering.3.2 Ledelsen er for dårlig på inkludering og kommunikasjon i hht kompetanse.3.3 Invitere til medvirkning og medbestemmelse

3.1 Plangruppe Vedlegg i saksdok. Timeplan skolebibl.3.2 Opplæringsplan.

3.3 Referat.

Helse nivå 1

3.1 Empowerment

3.2 Mulighet for kompetanseutvikling

3.3 Sektormøte

3.1 Medarbeidersamtaler Stillingsinstruks

3.2 Medarbeidersamtaler

3.3 Medarbeidersamtaler

3.1 Avtalebøker Kursbevis Fleksitidsreglement BHT-avtale3.2 Kursbevis Kursinvitasjoner Studentveiledning 3.3 Innkalling og møtereferat fra sektormøter. Ikke dokumentasjon fra medarbeidersamt.

Teknisk nivå 1

3.1 Fleksibel organisering og oppgaveløsning. Oppdatering/utvikling.3.2

3.3 Caf

3.1 Nyrekruttering og delegering Tilbakemeldinger.3.2 Informasjon om kurs skjer vilkårlig. Utviklingsplan og kompetanse-profil gjennom

medarbeidersamtale3.3 System for medbestemmelse

3.1 PSU

3.2 E-post Tilfeldig info om kurs.

3.3 Caf.


3.1 Samarbeid med fagorganisasjonene. Mulighet for kompetanseutvikling.3.2 Kompetansekartlegging. Medarbeidersamtaler.

3.3 Ved å involvere medarbeidere i å avdekke

behov for og gjennomføre prosessforbedringer.

3.1 Viktig med tilbakemeldinger. Motivasjon.

3.2 Oppfølgingssamtaler og regelmessig kontakt med tilbakemeldinger.

3.3 Etterspørre og anvende medarbeidernes erfaringer.

3.1

3.2

3.3

Skole 3.1 Oppgaver og ansvar er 3.1 Vi bør ha jevnlige 3.1

28

nivå 2

tema på medarbeidersamtaler.3.2 Vi er gode på kompetanseutvikling og kurs.

3.3 Jevnlige fellesmøter der medarbeidere kan ta opp ”ting”

arbeidsmiljøundersøkelser. Vi bør gjøre mer for å rekruttere og beholde medarbeidere.3.2 Oppsummerng av kompetansekartlegging og oppfølging kan bli bedre.3.3 Vi bør ha trivselsundersøkelser og regelmessig lederevalueringer

3.2 Kompetanseplan

3.3 Ikke dokumentasjon.

Barnehage nivå 2

3.1 Vi følger med på endringene i omgivelsene. Får tilbud om kurs og faglitteratur.3.2 Det blir lagt til rette for intern og ekstern kompetanseheving.3.3 Skaper en god kultur mellom leder og medarbeidere.

Åpen og god dialog.

3.1 En kan repetere hver høst sentrale punkt i lønns og personalpolitikken.

3.2 Evaluere barnehagens behov

for kompetanseheving. Med felles fokus.3.3 Jevnlig arbeidsmiljø- undersøkelse hvert 2. år

3.1 Arbeidsmiljøloven Medarbeidersamtaler

3.2 Verktøykassa Fagbøker og tidsskrift.

3.3 Ref. møter Medarbeidersamtaler

Omsorg nivå 2

3.1 Ønsketurnus Kompetanseplan Timearbeid.3.2 Oversikt over kompetanse Kompetanseutvikling.3.3 Vi får anerkjennelse for vårt bidrag i utviklingsarbeid.

3.1 Hospitering Utviklingsmål

3.2 Stressmestring/ kommunikasjon.3.3 Arbeidsmiljøundersøkelse Idedugnad Bedre info fra tillitsvalgte

3.1 Kompetanseplan Turnusavtaler

3.2 Kompetanseplan.

3.3 Medarbeidersamtale Ref. fra avd. møte Ref fra turnusutvalg.

Kommentarer:Kriterium 3 Medarbeidere handler om hvordan kommunen som organisasjon og det enkelte tjenesteområde forvalter, utvikler og bruker medarbeidernes kompetanse og potensial på individnivå, gruppenivå og organisasjonsnivå. Snittet for tjenesteområdene samlet er 3,0 poeng. Nivå 1 får 2,5 i snitt og nivå 2 gis 3,6. Her ser vi et relativt stort gap mellom nivåene. Ut fra innspillene kan det se ut til at noe av forklaringen kan knyttes til grad av oppfølging i fht om den enkelte medarbeider har balanse mellom kompetanse og oppgaver. Mange grupper etterspør medarbeidersamtaler.

Helse scorer best på nivå 1 og barnehage på nivå 2 – begge med 3,8 snittpoeng. Barnehage viser til at de følger med på endringene i omgivelsene og at det legges til rette for intern og ekstern kompetanseutvikling ved behov. Dette er systematisk og godt utviklingsarbeid.

Laveste score går til næring og kultur med 1,3 snittpoeng. Innspillene fra gruppen kan tyde på at avdelingene trenger tydeligere og nær ledelse.

Skole går ned 0,5 snittpoeng til 3,5 og etterspør trivselsundersøkelser og regelmessig lederevaluering.

29

Kriterium 4 - Partnerskap og ressurser:Hvordan kommunen som virksomhet og det enkelte tjenesteområde planlegger og styrer partnerskap og interne ressurser slik at disse virkemidlene støtter opp under kommunens strategier og handlingsplaner på en effektiv måte

I kriteriet Partnerskap og ressurser er bevisene eller holdepunktene vurdert for hva virksomheten gjør for å:

4.1 etablere og utvikle viktige partnerskapsforhold4.2 etablere og utvikle partnerskap med brukere/borgere4.3 forvalte økonomiske ressurser4.4 forvalte informasjon og kunnskap4.5 forvalte teknologi4.6 forvalte bygninger, materiell og annet utstyr

30

Innspill:



4.1 Det finnes gode samarbparter. Fylket, Værnesregionen, Turistfiske i Neadalen, Naboer AB4.2 Kontaktutvalg Landbruk.

4.3 Økonomistyring4.4 Digitalt arkiv og hjemmesiden.4.5 Gode og oppdaterte IT- løsninger.4.6 God plass til hver enkelt arbeidstaker

4.1 Avvikling av samarbeid med Bli Lyst og Fjellregionen. Beholde gode sam- arbeidsparter og bevare opparb kunnskap.4.2 Lytte mer til våre brukere og invitere til dialog.4.3 Effektmåling.4.4 Bevare opparbeidet kunnskap. 4.5 Bærbar pc til alle saksbeh + bedre muligh til videokonferanse.4.6 Bygg nytt og miljøbevisst. Gammelt bør rives.

4.1 Prosjektbeskrivelser Dialogmøter Saksdok., møteref kommunestyret.

4.2 Saksdok. Formannsskap 20044.3 Budsjett/regnskap4.4 Ephorte Hjemmeside Ingen rutiner for å oppbevare dok av praksis og kvalitetsdok for viktige prosesser.4.5 Bjørn Roar Lien4.6 Bygningene Strøregningene for Rådhus I og II.

Helse nivå 1

4.1 Interkomm samarbeid

4.2 Aktiviseringstiltak

4.3 Budsjettdisiplin4.4. Hjemmeside TK

4.5 Mulighet for videokonferanse/internett.

Sampro ->aktivt bruk av IP.

4.6 Generelt bra lokaliteter

4.1 Kartlegging av ressurser og konsekvensanalyse i forkant av nye tiltak/prosjekter.4.2 Systematisere tilbakemeld fra brukere.4.3 Økonomiske midler som øremerkes prosjekter.4.4 Etterspørre oppdatert info ifht hjemmeside.

4.5 Oversikt over hvert enkelt dataprogram sitt bruksomr.

4.6Skilting uten universell utforming.Vaktmesterordning i fht korttidslageret.

4.1 Ulike møtereferat Prosjektplaner.4.2 Arbeidsavtaler Evaluering.4.3 Årsmelding / budsjett regnskap4.4Hjemmeside TK Retnlinjer/prosedyrer for å beholde strategisk viktig kunnsk når medarb. Slutter4.5 Videokonferanse Vend/ Risk Sampro.4.6 E-post om universell utforming Innkalling og referat fra vedlikeholdsrunde BHT-runde Skilt

Teknisk nivå 1

4.1 Partnerskapsavtaler: brann, renovasjon, tilsyn,plan4.2 Innsynsmulighet for brukere.4.3 Prioriteringer gjenspeiles i

4.1 Evaluering av avtaler og informasjon.4.2 Brukerunders.

4.3 Ressursbruk i fht. tjenesteyting.4.4 Beholde kunnskap når noen

4.1 Partnerskavtaler

4.2 Hjemmeside, postliste, arkiv , ephorte4.3 Økonomiplan, handlingsplan Kostra. Halvårsrapport

31

budsjettet.4.4 Eksternt samarbeid med nabokommuner.4.5Investering i IKT-løsninger

slutter Tilgang til informasjon4.5 Opplæring

4.4 Avtaler Værnesreg.4.5


4.1 Værnesregionen. Tydal Grunneigarlag4.2 Kommunens hjemmeside. Lokale media.4.3 Ved regelmessig budsjettoppfølging på interne møter. 4.4 Hjemmside, lokale media,

flygeblad4.5 IKT-plan Databrukeravtale.4.6 Bra tilgjengelighet for funksjonshemmede.

4.1Evaluere avtaler.

4.2 Oppdatering av hjemmeside. Få fram positive nyheter. 4.3 Evaluere innkjøpsavtaler

4.4Oppdatering hjemmeside – mer aktiv bruk.

4.5Opplæring

4.6 Bedre skilting i vestibylen

4.1

4.2Hjemmeside TK.

4.3 Innkjøpsavtaler

4.4

4.5

4.6 Lokalene i vestibylen

Skole nivå 2

4.1Etablerer viktige partnerskapsforhold.

4.2Jevnlige møter i div. råd og utvalg.

4.3God økonomistyring

4.4Mulighet for elektronisk lagring. Skolenett.

4.5Investering i teknologi og digitale løsninger – teknologisk utvikling.

4.6Godt vedlikehold(vaktmester og rengjøring)

4.1Utveksle erfaringer fra andre skoler. Hente inspirasjon, fagkunnskap fra andre etater og næringslivet.4.2 Hjemmesiden til skolen må jevnlig oppdateres og videreutvikles.4.3 Vurdere ressursbruk. (både rom personer og utstyr) Sikre sammenheng mellom mål, aktiviteter og budsjett.4.4 Informasjonssystem som fungerer for alle ansatte. Infotavle.4.5 Mer opplæring av medarbeidere i forh. til muligheter som ligger i IKT- systemet.4.6 Utnytte mulighetene ved åpen løsning

4.1Partnersk avtaler. Protokoll fra samarbeidsmøter.

4.2Møteinnkalling og referat.

4.3Årsmelding, rapport regnskap.

4.4SkolenettInfohefte

4.5 Digitale løsninger og programmer

4.6 Bygget

Barnehage nivå 2

4.1Har utviklet et godt samarbeid med Nea- regionen4.2 Vi er åpen for innspill fra brukere og har arenaer for å møte dem.

4.3God økonomisk styring.

4.4Gir alle medarbeidere tilgang til nødvendig informasjon.

4.1 Oppslag over partnerskap og interessenter. Hvem er de og hva gjør de?4.2 Finne ut hva foreldrene skal engasjere seg mer i. Samarbeide med foreldrerådet for å aktivisere

dette.4.3 Få en bedre oversikt over hva vi har og hva vi trenger før innkjøp.4.4 Nyhetsbrev og beskjeder gis til alle på nett(mail). Gode

4.1 Samarbeidsavtale med Nearegionen

4.2 Lov om barnehager Referat fra foreldresamtaler

4.3 Regnskap Innkjøpsavtaler.

Faglitteratur og stortingsmeldinger.

4.5 Kommunal ikt-plan

32

4.5 Godt utvalg og lett tilgang

til teknologi.4.6Godt fokus på HMS-arbeid

rutiner trengs.4.5 Mer opplæring. Kursing

4.6 Fortgang i saker som gjelder vedlikehold av området rundt bhg og bygninger

Rammeplan for bhg.

4.6 HMS-plan, lov om bhg, skilt veg.

Omsorg nivå 2

4.1 Værnesreg samarbeid Samarbeid med spes.helsetj.4.2 Pårørende / demetsforening. Pårørendebrosjyre4.3 God budsjettdisiplin

4.4 Prosedyrer Innhente opplysninger.4.5 Godt vedlikehold ved felles IKT løsninger4.6 Fysiske fasiliteter er godt utbygd.

4.1 Evaluering av prosjekt (eks CAF, Værnesreg og Profil)

4.2 Brukerundersøkelse

4.3 Info om budsjett til alle ansatte4.4 Oppdatere og følge prosedyrer.4.5 Raskere nett.4.6 Dårlig tilgjengelighet for funksjonshemmedes bolig om vinteren. Mangler WC på Litjstuggu.

4.1 Møteprotokoll Pasientjournal CAF.4.2 Ref. fra møter

4.3 Budsjett

4.4 Digitale verktøy ( Iplos, 4A, PPS prosedyre )4.5 IKT-avtaler ,IKT-plan

4.6 Rapport fra B.H.T. Handlingsplan HMS Vedlikeholdsplan Branninstruks.

Kommentarer:Kriterium 4 handler om hvordan Tydal kommune og tjenesteområdene forholder seg til andre virksomheter, både offentlige og private slik at virkemidlene partnerskap og ressurser støtter opp under kommunens strategier og handlingsplaner på en effektiv måte. Evalueringen i 2009 ga høyeste score på dette kriteriet med 3,6 snittpoeng. Ved denne evalueringen synker snittpoenget til 3,1 poeng. Innspillene tyder likevel på at kommunen og tjenesteområdene etablerer og utvikler viktige partnerskapsforhold, og forvalter sine ressurser innen økonomi, informasjon, teknologi, bygninger og materiell på en god måte. Men, her er også mange gode forslag til forbedringer som kan gjøre organisasjonen og det enkelte tjenesteområde mer effektiv.

Nivå 1 scorer sammenlagt lavere enn nivå 2 også på dette kriteriet.

Skole og barnehage scorer høyest – begge med 3,8 snittpoeng. Tjenesteområdene etablerer viktige partnerskapsforhold, har jevnlige møter med interessenter og mottar innspill, god økonomistyring og gode IKT løsninger for medarbeidere.

Flere av gruppene spiller inn at avtaler om partnerskap bør evalueres.

33

Kriterium 5 - Prosesser:Hvordan virksomheten identifiserer, utformer, styrer, forbedrer og utvikler sine viktigste prosesser slik at de på best mulig måte støtter opp under formål, strategier og handlingsplaner.

I kriteriet Prosesser er bevisene eller holdepunktene for hva virksomheten gjør for å

5.1 kartlegge, utforme, styre og løpende forbedre prosesser5.2 utvikle og levere brukerorienterte ytelser og service5.3 igangsette moderniserings- og nyskapingsprosesser

Innspill:



5.1 Bra disiplin blant medarbeidere når ting er bestemt.5.2 Hjemmeside

5.3 Avdelingssamling NKL

5.1 Informasjon, involvering og vilje til å ta beslutninger.

5.2 Bedre dialog med - og tilgjengelighet for brukere5.3 Lite risikovillig og ingen tid til eller belønning for å være innovativ

5.1 CAF Møtereferat NKL

5.2 Hjemmeside Outlook kalender og åpningstid i TK.

5.3 Møterref. NKL

34

Helse nivå 1

5.1 Delegert ansvar for budsjett og årsmelding. CAF-fokusområde5.2 Fleksibel arbeidstid5.3 Pilotprosjekt i Helse VR

5.1 Helseovervåking Brukerundersøkelse5.2 Brukerundersøkelse helse / deltjenester5.3 Brukerundersøkelse

5.1 Årsmelding og budsjett

5.2 Avtalebok

5.3 innkalling referat fra ulike delprosjekt.

Teknisk nivå 1

5.1Vilje til omstilling ved nye krav gitt i forskrift.5.2 Ulike avd. Sørviskontor Vakttelefon5.3 Det stiller økonomiser ess til nyskaping og modernisering

5.1 Ingen struktur på prosesskartlegging/forbedring

5.2 Brukerundersøkelser

5.3 Omverdenanalyse Medvirkning

5.1 Økonomiplan, Handlingsprogr

5.2 Org kart

5.3 Økonomiplan


5.1Caf-verktøyet. Følge med endringer i omgivelsene.5.2 Hjemmeside – informasjon ved hendelser.5.3 Værnesportalen.

5.1Kontinuerlig gjennomgang av kjerneprosesser på tjenesteområdene.5.2 Språkopplæring – engelsk og tysk.5.3 Invitere medarbeidere, brukere og interessenter til å komme med ideer til hvordan

virksomhetens oppgaver kan løses på nye måter.

5.1 Ikke systematisk og kontinuerlig.

5.2 Har ikke slik opplæring.

5.3 Ikke gjort.

Skole nivå 2

5.1Bruker resultater fra nasjonale prøver – tiltak og

lovendringer. Er tilpasningsdyktig i fht. bruk av ressurser.5.2 Samarbeid hjem / skole

5.3 Stiller økonomiske ressurser til rådighet. Det er lov å prøve og feile

5.1 Vi bør få en tydeligere styring

i prosessene i prosjektarbeid.

5.2 Mer adm.ressurser/ sekretærfunksjon- ta telefon, gi beskjeder m.m.5.3 Mer åpen for nue ideer. Vi bør søke å engasjere ALLE – holdningsskapende arbeid.

5.1 Nasjonale prøver, tiltak i utv.plan.

5.2 Møteinnkalling, foreldremøter, foreldresamtaler.5.3

Barnehage nivå 2

5.1 Vi er god til å organisere oss og justere oss i fht å nå mål.5.2 Vi viser vilje til å imøtekomme den enkelte

brukers behov og forventninger.5.3 Vi får tid og ressurser ved behov. Det er god takhøyde for prøving og feiling. Nytenking og anerkjennelse

5.1 Bruke Caf.rapporten mer aktivt.

5.2 Større fokus på hvordan vi jobber med foreldre med annet morsmål.

5.3 Vi kan invitere brukere og andre samarbparter til å komme med ideer.

5.1ÅrsplaRammeplanPeriodeplan5.2TurnusOppstartsamtaler.

5.3 Avtale i Nearegionen

Omsorg nivå 2

1.1 AvvikshåndteringProsedyrer Stillingsbeskrivelse.

5.1 Små interne prosjekt 5.1 Stillingsbeskrivelse Avviksskjema PROFIL.

35

1.2 InnkomstsamtaleSjekklisterIndividuelle tjenester.

5.3 Flink til å bruke medarbeider med spesialkompetanse. Økonomisk handlingsrom.

5.2 Brukerundersøkelse. Bedre info om tjenester på et

lettfattelig språk.

5.3 Intern undervisning.

5.2 ForvaltningslovenVedtak

5.3 Caf, Costra, Media.

Kommentarer:

Kriterium 5 handler om hvordan kommunen og tjenesteområdene identifiserer, utformer, styrer, forbedrer og utvikler arbeidsoppgaver og prosesser slik at de på best mulig måte støtter opp under formål, strategier og handlingsplaner. Dette virkemidlet var ett av de 3 prioriterte områdene for forbedring etter målingen i 2009. Opplæring i resultatledelse som metode og systematisk arbeid med kvalitet ser ikke ut til å ha noen vesentlig samlet effekt i organisasjonen. Scoren går derimot ned med 0,3 snittpoeng. Vi ser også her betydelig differanse mellom nivå 1 med 2,2 snittpoeng og nivå 2 som får 3,6. Som ledd i opplæringen i resultatledelse skulle det velges fokusområder og gjennomføres prosess for utvikling av beste praksis. Dette arbeidet skulle initieres fra nivå 1 og pågå kontinuerlig på nivå 2. Det ser ut til at tjenestelederne og tjenesteområdene utvikler lærende arbeidsmåter – nærmest på tross av praksis på nivå 1.

Resultatet kan tyde på at tjenesteområdene på nivå 2 har mer oppmerksomhet på omverden og brukere. De planlegger, gjennomfører og evaluerer tiltak for å utvikle de viktigste prosessene slik at de på best mulig måte støtter opp under formål, strategier og handlingsplaner. Innspillene på forbedring viser at det er ønske om enda sterkere fokus på omverden gjennom brukerundersøkelser, bruk av CAF-rapporten og tydeligere styring av prosesser i prosjektarbeid.

Barnehage scorer høyest med 3,9 snittpoeng. De justerer seg for å nå mål, prøver å imøtekomme brukers behov og forventninger, det er takhøyde for prøving og feiling og kultur for nytenking og anerkjennelse.

Vurderingen av kriterium 5 er i samsvar med det som tidligere er påvist – At Tydal kommune som organisasjon samlet sett ikke jobber systematisk med prosesser for evaluering, utvikling og forbedring av arbeidsmåter og tjenester. For dette virkemidlet bør målet for en lærende organisasjon være 4,0 snittpoeng i 2013.

36

EVALUERING AV RESULTATKRITERIER

Poeng resultatkriterier – 2011: Se side 9: Poengskala for resultater

Poeng Resultater



Samfunns resultater

Nøkkel resultater

Næring & Kultur nivå 1 3,0 2,0 2,5 2,0Helse VN1 4,2 2,0 3,7 3,3Teknisk VN1 2,1 2,7 2,6 2,0Stab / Støtte VN1 3,0 3,5 3,0 3,0Skole VN2 4,0 3,8 4,0 3,6Barnehage VN2 5,0 4,0 3,8 4,1Omsorg VN2 5,0 4,0 4,5 4,0Snitt alle tjenesteområder 3,8 3,1 3,4 3,1

38

Poeng for resultatkriterier fordelt på nivå 1 og nivå 2 i organisasjonen:

39

Poeng Resultater

Bruker, borger,

innbygger resultater


Samfunns resultater

Nøkkel resultater

Næring & Kultur nivå 1 3,0 2,0 2,5 2,0Helse nivå 1 4,2 2,0 3,7 3,3Teknisk nivå 1 2,1 2,7 2,6 2,0Stab / Støtte nivå 1 3,0 3,5 3,0 3,0Snitt alle tjenesteområder nivå 1 3,1 2,6 2,9 2,6Skole nivå 2 4,0 3,8 4,0 3,6Barnehage nivå 2 5,0 4,0 3,8 4,1Omsorg nivå 2 5,0 4,0 4,5 4,0Snitt alle tjenesteområder nivå 2 4,7 3,9 4,1 3,9

Kommentarer:

CAF-modellen viser sammenhenger mellom innsats / virkemidler og resultater i en organisasjon. Resultatene kan betraktes som effekten av innsatsen innen de forskjellige virkemiddelkriteriene (1-5) fig 4. Vurdering og poengsetting viser at kommunens og tjenesteområdene sine resultater samlet ligger i overkant av 3 poeng på poengskala fra 0-5 for resultatkriterier. Snitt for resultatkriteriene ligger litt over middels og viser positiv utvikling sammenlignet med 2009. I poengskalaen betegnes dette som en svak positiv tendens i fht. utvikling og forbedring.

Kriterium 1 ”Lederskap” er det virkemidlet som har innvirkning på alle resultatkriteriene.Samlet snittscore på kriterium 1 ”Lederskap” (2,9), kan være en indikasjon på at ledere i Tydal kommune ikke i særlig grad vektlegger systematisk evaluering som tiltak for læring og utvikling / forbedring. Både under kriterium 2 ”Strategi og planlegging”, kriterium 3 ”Medarbeidere” og kriterium 5 ”Prosesser”, viser evalueringsgruppene til at det er behov for gjennomføring av systematiske analyser og undersøkelser som viser behov og grad av tilfredshet.

Dette kan i noen grad forklare tendensen i resultatene med ” svak positiv tendens”. Sterkere fokus på lederskap med økt innsats på systematisk oppfølging av mål, arbeidsprosesser og resultater vil antakelig kunne gi utslag i form av bedre resultater og en mer lærende organisasjon.

Dersom Tydal kommune som organisasjon skal løfte gjennomsnittet på resultater ett hakk opp – til nivå 4 eller mer på poengskalaen ” resultater er målt og viser at vi har nådd alle våre mål”, må flere av tjenesteområdene vektlegge systematiske tiltak for læring og utvikling innen alle virkemiddelområdene. For å sikre sammenhengen mellom styringssignaler, mål og tjenesteyting bør organisasjonen fortsatt ha fokus på tydelig ledelse, forbedring av strategiske prosesser og utvikling.

Evalueringen av resultatkriteriene viser stor forskjell mellom nivå 1 og nivå 2. Av evalueringsområdene kommer Omsorg best ut med snitt på 4,3.

40

Kriterium 6 - Bruker, borger og innbyggerresultater:I hvilken grad kommunen eller tjenesteområder oppnår de ønskede resultater med hensyn til å tilfredsstille brukere og borgere

kriteriet Bruker- og borgerresultater er det vurdert hva virksomheten oppnår av

6.1 resultater ut fra bruker-/borgertilfredshetsundersøkelser6.2 resultater ut fra indikatorer på bruker-/borgertilfredshet

Innspill.



6.1 Borgerus. ga meget godt resultat for TK totalt sett

6.2 Det må tilføres mer ressurser

til kultur

6.2 Borgerus. VR

Helse nivå 1

6.1 Kort responstid6.2 Rask behandling ved henvendelser.

6.1 Tverrfaglig samarbeid kan bli bedre6.2 Brukerus. Avviksbehandling Etterspørre og systematisere

tilbakemeldinger

6.1 Borgerus. VR Venteliste

6.2 Venteliste Tilbakemeldingsskjema

Teknisk nivå 1

6.2 Få klager. Frister overholdes.

6.2 Saksbehandlingstid sårbar pga få ansatte( særlig i ferier)

6.2 Postliste Ferieplan


6.2 Ingen klager registrert de 6.2 Regelmessig oppdatering

2 siste årene ( ikke tidligere

heller)

Skole nivå 2

6.2 Få klager og rask saksbehandling. Indikator fra borger og elevundersøkelse viser stor tilfredshet med skolen.

6.2 Lærerdekning til kulturskole bør være klart før utlysing av

tilbud

6.2 Elevundersøkelse borgerundersøkelse

Barnehage nivå 2

6.1 Brukerundersøkelse viser jamt over høy tilfredshet

6.1Det er rom for forbedringer på alle punkt.

Arbeid for å sikre foreldrene sin medvirkning

6.1Brukerundersøkelsn 2010

Omsorg nivå 2

6.2 Ingen ventelister. Fornøyde brukere

6.2 Brukerundersøkelse 6.2 Borgerundersøkelse Media

Kommentarer:Kriterium 6 ”Bruker- og borgerresultater” viser i hvor stor grad kommunen eller det enkelte tjenesteområde oppnår det de ønsker i fht. å tilfredsstille brukere og innbyggere i Tydal. Bruker og –borger/innbyggerresultater ”speiler” innsatsen på virkemiddelkriteriene 1,2,4 og 5. Samlet snittpoeng for resultatkriterium 6 ligger innenfor nivå 3 i 5-poengskalaen, fig. 3. Vurderingen viser at resultater er målt og at kommunen som helhet og tjenesteområdene har nådd de fleste av målene. Resultatet beskrives som en ”svak positiv trend”.

Helse, skole, barnehage og omsorg scorer alle over 4 på bruker og borgerresultater noe som indikerer en ”sterk positiv trend” i fht. utvikling. Indikatorene som ligger til grunn for evalueringen er i hovedsak få klager og rask saksbehandlingstid. Det vises også til borgerundersøkelsen i Værnesregionen som ga svært gode resultater for TK.

Innspillene til forbedring peker på virkemidler som systematisk analyse av behov, medvirkning, ressursstyring og tilgjengelighet, systematisk registrering (dokumentasjon) av resultater/ tilbakemeldinger. Dette er i samsvar med innspillene på virkemiddelkriteriene.

42

Kriterium 7 - Medarbeiderresultater:I hvilken grad kommunen eller tjenesteområder når sine ønskede resultater med hensyn til å tilfredsstille medarbeidernes behov.

I kriteriet Medarbeiderresultater er det vurdert hva virksomheten oppnår av

7.1 resultater ut fra målinger av medarbeidernes tilfredshet og motivasjon7.2 resultater ut fra indikatorer på medarbeidernes

Innspill:



7.2 Lojal mot politiske vedtak 7.2 Vi blir for ofte møtt med et …..MEN!! Mer respekt for medarbeidernes innspill og daglig jobbsituasjon. Bedre til å prioritere

7.2 Avd. møte og dagl jobb

Helse nivå 1

7.1

7.2 Lavt sykefravær

7.1 Gjennomføring av medarbeidersamtaler.7.2 Medarbeidersamtaler Sårbarhet i små tjenester v.

7.1 Det er ikke dokgrunnlag.

7.2 Referat fra ulike møter.

43

fravær ( Vikartilgang) Egenmelding

Teknisk nivå 1

7.2 Lite sykefravær 7.2 Anerkjennelse for utført arbeid

7.2 Sykemeldinger


7.2 Motiverte medarbeidere 7.2 Mer stabilitet i skrankefunksjonen

7.2

Skole nivå 2

7.2 Lite sykefravær og stabil arbeidsstokk.

7.2 Utfordringer med tydelig ledelse. Bedre struktur på fellesmøter kan gi mer engasjement.

7.2 Sykefraværsstatistikk

Møteprotokoll - fellesmøter

Barnehage nivå 2

7.1 Vi har mange gode konstruktive møter med høy oppslutning og stort engasjement. Gode resultater fra medarbsamtalene i 2011

7.1 Opprette en intern trivselsgruppe i bhg.

7.1 Møteplan Ref fra medarb.samt.

Omsorg nivå 2

7.2 Gode muligheter for kompetanseutvikling. Lavt sykefravær

7.2 Mer engasjement fra medarbeidere og ledelse

Avsatt tid til refleksjon

7.2 Fraværsstatistikk

Kommentarer:Kriterium 7 ”Medarbeiderresultater” handler om i hvilken grad kommunen som organisasjon og det enkelte tjenesteområde når sine ønskede resultater i fht. å tilfredsstille medarbeidernes behov. Etter som det ikke er gjennomført medarbeiderundersøkelse eller arbeidsmiljøundersøkelse de siste årene hadde vurderingsgruppene lite grunnlagsdokumentasjon. – Men dette forholdet er i seg selv et ”resultat” som bekreftes av innspillene til forbedring. Evalueringsgruppene gir til sammen 3,1 snittpoeng på medarbeiderresultater.

Barnehage, omsorg og skole scorer tett oppunder 4 på poengskalen og viser til lavt sykefravær, engasjerte medarbeidere(barnehage) og muligheter til kompetanseutvikling.

De prioriterte innspillene nyanserer bildet noe. Det vises til behov for anerkjennelse for utført arbeid, ressursstyring og oppgavedeling, behov for tydelig ledelse og struktur, respekt for medarbeidere og behov for tid til ettertanke. Disse innspillene må ses i sammenheng med kriterium 1, 3 og 5.

44

Kriterium 8 - Samfunnsresultater:Hvilken innvirkning virksomheten har på samfunnet ut over resultatene som følger av dens formål og grunnleggende oppgaver.

I kriteriet Samfunnsresultater er det vurdert hva virksomheten oppnår av

8.1 samfunnsresultater slik det oppfattes av interessentene8.2 samfunnsmessige resultater ut fra kommunen som virksomhet eller tjenesteområde

Innspill:



8.1 Positiv 1.linjetjeneste ut mot bruker. Betydelig øk.støtte.8.2 Generelt godt omdømme blant brukere

8.1 Omdømme og profilering. Synlig i media.8.2 Mer synlig ledelse på arrangement. Mer bruk av media.

8.1 Rapport FM Dialogmøter Regnskap TK Tilbakemeldinger

8.2 Borgerus VR Avd. møte

Helse nivå 1

8.1Positiv medieomtale på ulike prosjekt. Veileding av studenter.8.2Samarbeide med frivilligeStudentveiledning

8.1 Fagstoff på hjemmeside

8.2 Synlig fagstoff på ulike arenaer.

8.1 NRK midt-nytt Fysioterapeuten Selbyggingen Avtale med HisT og NTNU8.2 Gave til Tydal

45

Sanitetsforr. (100 år) Avtale med HiST og NTNU. Avtaler med frivillige.

Teknisk nivå 1

8.1 Generelt bra omdømme8.2 Positivt bidrag til lokalsamfunnet

8.1 Info om tjenester8.2 Evaluering av etatens sitt bidrag

8.1 Lite klager8.2 Avgifter og gebyr.


8.1 Kommunens generelle omdømme er bra.

Godt omdømme i fht. innsyn i forvaltningen.

8.2 Støtte og tilrettelegging for lokale aktiviteter er meget god.

Lærlingeplasser.

8.1 Brukerundersøkelser

8.2 Energisparende tiltak.Det kreves kontinuerlig innsats for å opprettholde et godt omdømme.

8.1 Mangel på brukerundersøkelse.

8.2 Ikke dokumentasjon på kontinuerlig innsats.

Skole nivå 2

8.1 Aktiv aktør i lokalsamfunnet

8.2 Bra resultat på omdømmemålingGode permisjonsordninger.Fleksibel arbeidsstokk.

8.1 Bruke media til å skryte mer.

8.2 Måten vi tar imot nye ansatte, praksiselever og vikarer.

8.1Grundercamp/entrepre nørskap – mediaomtale8.2 Borgerundersøkelse

Barnehage nivå 2

8.1 Generelt godt omdømme og gode resultater i følge tilbakemeldinger fra politikere og brukere.

8.2 Vi oppfattes som positiv i fht å ta imot unge elever og studenter. Det har ført til at flere har valgt førskole - lærerutdanning.

8.1 Bruke media til å synliggjøre positive resultat og tiltak i bhg.

8.2 Gjennomføre åpen dag i bhg 1 gang i året.

8.1 Bruker og borgerus i V- reg. Brukerundersøkelse Notat m tilbakemelding

fra politikere.8.2 Div. samarbeidsavtaler Lønnsbilag

Omsorg nivå 2

8.1 Fleksibel organisasjon God mediaomtale.

8.2 Tar imot studenter, lærlinger. Godt samarbeid med spesialisthelsetj.

8.1 Gjøre våre tlbud bedre kjent i

lokamiljøet.

8.2 For harde gulv på avd. S

8.1 Møtereferat Dementsdager Adresseavisa Hjemmesida for TK Gaver og takkebrev.8.2 Lærlingekontrakt H.I.S.T P.D avdeling

Kommentarer:Kriterium 8 ”Samfunnsresultater” handler om hvilken innvirkning kommunen og tjenesteområdene har på samfunnet ut over resultatene som følger av formål og grunnleggende oppgaver. Dette kriteriet kan sees i sammenheng med kriterium 1 Lederskap, kriterium 2 Strategi og planlegging og kriterium 4 Partnerskap og ressurser. En samlet score på 3,4 kan tolkes som en ”svak positiv tendens” i fht hvordan kommunen og tjenesteområdene oppfattes av samfunnet. Vi ser også positiv utvikling siden 2009 da snittscoren var 2,9. Vurderingsgruppene har mange konkrete forslag til hvordan kommunen og det enkelte tjenesteområde kan innvirke på samfunnet på en positiv måte. Mye handler om å være mer synlig.

46

Kriterium 9 - Nøkkelresultater:Virksomhetens nøkkelresultater sett i forhold til formål og handlingsplaner.

I kriteriet Nøkkelresultater er det vurdert beviser eller holdepunkter for virksomheten sine mål og handlingsplaner evaluert ut fra

9.1 eksterne resultater9.2 interne resultater

Innspill:



9.1 Det gjøres et solid” håndtverk” på avd.9.2 CAF-gjennomgang

9.1 Mer effektiv organisering vil gi bedre tjenstetilbud.9.2 CAF-resultatene må tas på alvor. Tiltak gjennomføres . Handling i praksis

9.1 Rapporter FM / stat Regnskap /revisjon Antall klagesaker Org.kart.9.2 Mangler all-møter. Dokumentasjon etter CAF.gjgang. Ingen resultater etter CAF 2009

Helse nivå 1

9.1 Drift i hht budsjett

9.2 Økte inntekter CAF fokusområder

9.1 Sårbarhet i fht bemanning. Jf. kvalitetsstandarder.9.2 Kvalitetsarbeid Utvikling av retningslinjer/ prosedyrer.

9.1 Regnskap og årsmelding 9.2 Regnskap Tilskudd Div. skjema for CAF Kvalitetsstandarder

47

Teknisk nivå 1

9.1 Kvalitet på tjenestelevering

9.2 Gode budsjett

9.1 Effektivitet

9.2B Ingen merkbar effekt av CAF.9.2 D Bedre planlegging og evaluering.

9.1 Tilsyn- og avviksrapport

9.2 Budsjett og økonomiplan


9.1 Det er lagt til rette for bruk av selvbetjening og digital forvaltning.9.2 Overholdelse av normer og standarder gitt i lover og avtaleverk. Aktiv bruk av økonomihåndbok.

9.1 Regelmessig oppdatering.

9.2 Effektivisering gjennom innsparing og forbedrede tekniske løsninger.

9.1

9.2 Mangler dokumentasjon av prosesser og tiltak

Skole nivå 2

9.1 Vi kommer stort sett godt ut på landsbasis på div. målinger.9.2 God overholdelse av budsjett og regnskap.

9.1 Forbedring av elevmedvirkning

9.2 Kontinuerlig arbeid med kvalitetsutvikling. Aktiv bruk av CAFrapport

9.1 Karaktermålinger. Ekstern vurdering Tilsynsrapporter9.2 Budsjett og regnskap. CaF-rapport.

Barnehage nivå 2

9.1 Vi har god kvalitet på tjenesteleveringen og oppfyller krav gitt i bhgloven9.2 Vi arbeider systematisk og

kontinuerlig for å oppnå kvalitetsutvikling

9.1

9.2 vi ønsker info om alle tilsyn og kvalitetsmålinger som er gjennomført i bhg

9.1 Årsmelding Tilsynsrapport Caf-evaluering9.2 Caf-evaluering Årsregnskap Tilsynsrapport

Omsorg nivå 2

9.1 Kort saksbehandlingstid. Variert tjenestetilbud.9.2God budsjettkontroll Gode avtaler i Værnes- regionen.

9.1 Mangler interne kvalitetsmålinger på ulike områder.9.2 Evaluere sammenslåing av tjenester. Mer info om budsjett også fra fagsjef.

9.1 Vedtak PROFIL

9.2 Årsregnskap Samarbeidsavtale VR.

48

Kommentarer:Kriterium 9 Nøkkelresultater handler om kommunens og tjenesteområdene sine resultater sett i forhold til formål og handlingsplaner. Her er resultater både knyttet til interessentenes behov og krav (kvalitet, effektivitet, antall plasser m.m) og resultater knyttet til ledelsens egne målsettinger for driften (økonomi, arbeidsprosesser, styringssystem m.m.) Dette kriteriet må ses i sammenheng med innsatsen på alle virkemiddelkriteriene, men kriterium 1. Lederskap, kriterium 2 Strategi og planlegging og kriterium 5 Prosesser er kanskje av størst betydning. Hvis vi ser på vurderingene av innsatsen på krit. 1,2 og 5, har vi tidligere pekt på at størst fokus ligger på planlegging og gjennomføring – ikke systematisk evaluering og oppfølging med vekt på læring og utvikling. Barnehage har høyest score på Nøkkelresultater med 4,1 snittpoeng. Dette forteller at nøkkelresultater er målt og viser at barnehagen har nådd alle sine mål samt at de jobber systematisk med forbedring og utvikling. Dette bekreftes også gjennom innspillene fra tjenesteområdet.

Næring og kultur og teknisk scorer lavest og begge får 2,0 snittpoeng. Begge peker på at effektiviteten kan bli bedre og mulige tiltak er gitt gjennom innspillene til virkemidlene.

Evalueringen av nøkkelresultatene viser en positiv utvikling fra 2009. Vi finner likevel grunn til å gjenta konklusjonen fra forrige evaluering. ”Dersom Tydal kommune som organisasjon og det enkelte tjenesteområde skal komme på nivå med barnehage, må ledere i større grad etterspørre resultater av det som er planlagt og det arbeid som utføres, systematisk gjennomføre evaluering og sikre læring og utvikling gjennom medvirkning til endring av arbeidsmåter og tjenester” både på administrativt og utøvende nivå i organisasjonen.

49

SAMMENSTILLING AV EVALUERINGSRESULTATER FOR RESULTATKRITERIER 2009 0G 2011

Poeng for resultatkriterier 2011

Poeng Resultater



Samfunns resultater

Nøkkel resultater

Næring & Kultur nivå 1 3,0 2,0 2,5 2,0Helse nivå 1 4,2 2,0 3,7 3,3Teknisk nivå 1 2,1 2,7 2,6 2,0Stab / Støtte nivå 1 3,0 3,5 3,0 3,0Skole nivå 2 4,0 3,8 4,0 3,6Barnehage nivå 2 5,0 4,0 3,8 4,1Omsorg nivå 2 5,0 4,0 4,5 4,0Snitt alle tjenesteomr 3,8 3,1 3,4 3,1

Poeng for resultatkriterier 2009

Tjeneste- omr.Kriterium

Omsorg Skole Barne-hage

Adm. /Stab/ støtte

Teknisk drift

Snitt alle tj.omr.

6. Bruker, borger, innbyggerresult. 3,0 4,1 4,0 2,8 2,3 3,27. Medarbeider- resultater. 3,0 3,5 4,1 2,6 2,7 3,28. Samfunns- resultater. 2,8 3,7 3,6 2,9 1,7 2,99. Nøkkelresultater 3,6 3,8 4,0 3,0 1,7 3,2

50

1. Informasjon om CAF - prosjektet Snitt Skala: 1=dårlig - 5=svært braDet du har sett av informasjonsmateriell 2,

8 Informasjon fra tjenesteleder til medarbeidere? 2,

9

Kommentarer - noe som kan gjøres bedre? - Hvordan?Jobbes mer i ettertid av prosjektet. Språket kan enda gjøres enklere og mer forståelig. Mer og bedre informasjon ut i forkant. Språket er enda vanskelig. Kan gjøres mer forståelig. Få ut materiellet til deltakerne litt før. Fikk det utdelt dagen vi skulle evaluere. Informasjonsmateriell blie ikke utdelt på forhånd. Digitale skjema!Mer kortfattet.Bedre språk! Åpen informasjon til ALLE har vært en mangelvare. Var med og fikk info ved første CAF gjennomgang, og kom denne gang inn i siste liten. Men følte at jeg viste nok om det.

2. Innføring i metode og verktøy Snitt Skala: 1=dårlig - 5=svært braMinikurs 3,

3 Innføring i verktøy (kriterier og spørsmål) og arbeidsmåte ved individuell vurdering. 3,

4 Innføring i verktøy (kriterier og spørsmål) og arbeidsmåte ved felles vurdering. 3,

6

Kommentarer:

Mer gjennomgang av arbeidsmaterialet før vi starter. Mange vanskelig ord og uttrykk.Forenkle spørsmål og språk, slik at en som ikke er vant til kontorspråk og uttale forstår betydningen av spørsmålene. Forklare bedre - med eksempler relatert til arbeidshverdagen. Innføring ved individuell vurdering var bra. Forberedelsen før evaluernen ved å gå igjennom tidligere evalueringsrapporter. Behov for et elementeært innføringskurs i prosessledelse. Bedre språkføring.

52

3. Hjelpemiddel Snitt

Hefte med spørsmål, forklaringer og eksempel 3,0

Hefte for notater og poengsetting 3,5

Innhenting og systematisering av dokumentasjon. 3,4

Veiledning i vurderingsarbeidet 3,6

Poengtabell som grunnlag for felles vurdering 3,3

KommentarerSpråket er bedre enn sist, men Triangel har fortsatt en lang vei å gå for at språket skal bli enkelt og lettforståelig for de fleste av oss. Enda bedre / lettere språk. Kutt ut egenvurderingen og ha bare felles evaluering!Synes at språket kan forenkles en hel del mer. Vanskelig å svare på spørsmål man ikke forstår - blir litt "bingo". Forenkle spørsmålene enda mer. Hefte med spørsmål skulle fra Triangel sin side vært forenklet ifht. språk. Skjema for poeng skulle vært utbedret, mer detaljert. Vanskelig å sette poeng mtp. å skulle vekte flere momenter opp mot hverandre (hvor mye trekker "x" opp og "y" ned?)Språket kunne vært forenklet ytterligere.

4. Gjennomføring Snitt

Lokaler 3,6

Tilrettelegging av materiell 3,7

Sammensetting av vurderingsgrupper 4,1

Mat og drikke 4,1

1,5 dag til disposisjon for individuell vurdering 3,7

1,5 dag til disposisjon på felles vurdering 4,1

KommentarerVi satt i trangeste laget, ellers bra. Mange i samme rom / litt mye bråk. Lenge til lunsj når det ikke var noe å bite i før kl. 12.00. Litt travelt på begge heldagene.

53

Formange grupper i samme rom - støy. Formange grupper på et rom. Kaldt i lokalet - Savnet mugger med vann. Blir litt for lange dager når man starter 08.30 - 16.00Mer tilgang på frukt & grønnsaker. Litt for lite tid for individuell vurdering. Bra med lunsj, men kunne ha vært bedre tilgang på for eksempel vann frukt eller lignende gjennom hele dagen. Individuell vurdering bør gjennomføres over min. 2 hele dager for å unngå stress. Fruktfat stående tilgjengelig hele tiden og vannmugge.

5. Læring / ny innsikt Snitt I hvor stor grad har dette evalueringsarbeidet… 1=lite, 5=svært myeGitt deg læring / ny innsikt innenfor ditt tjenesteområde/arbeidsfelt? 3,

2 Gitt deg læring / ny innsikt i kjernevirksomheten i ditt tjenesteområde? 3,

2 Gitt deg læring / ny innsikt i kommunen som virksomhet? 3,

1 Vekket interesse hos andre medarbeidere? 2,

8

6. Totalvurdering Snitt 1=Dårlig 5=Svært braHvordan har opplevelsen av evalueringsarbeidet vært alt i alt? 3,

3

KommentarerTungt på det individuelle, der det var litt vanskelig og skjønne oppgavene. Stor forbedring på gruppearbeidet, artig å diskutere og komme med ønsker om hvordan ting skal gjøres. Håper det blir litt systematisk jobbing videre ut fra resultatene som kommer fram etter dette arbeidet.

54

:: eipa caf - homecaf.eipa.eu/files/uploads/20130125124042_rapport2011... · web viewkriterium 2...

Documents