Kerio Workspace – инструмент совместной

работы

2

Kerio Workspace – новый подход к организации совместной работы

Удобная альтернатива e-mail для обмена файламии ведения проектов

Бесконечные пересылки файлов обсуждения проектов по e-mail создают массу проблем. Kerio Workspace значительно облегчает обмен информацией и совместную работу над файлами. Все рабочие документы хранятся в едином центре и синхронизируются в режиме онлайн, что обеспечивает удобный доступ к актуальным версиям файлов с десктопов, ноутбуков, смартфонов и планшетных ПК, всем кто работает над проектом. Благодаря встроенной системе комментирования и оповещений, Kerio Workspace позволяет участникам рабочих групп взаимодействовать так же легко и быстро как общаться в социальных сетях, и иметь «облачный» доступ к данным практически отовсюду. Ведение проектов с помощью Workspace настолько это удобное средство совместного доступа к документам и социального взаимодействия, что повышает эффективность работы команды.

3

Обзор программ для обмена файлами и организации совместной работы

Краткое описание: Хранилище файлов с

минимальным функционалом

Альтернатива

MS Office

Совместная работа

над проектами

Корпоративноехранилище

файлов

Интранет и

файловый сервер

Варианты развертывания

В облаке В облаке В облаке/локально

В облаке В облаке/локально

Совокупная стоимость владения

3170 руб./50 Гб 960 руб./25 Гб

960 руб./польз.

5760 руб./польз.

2880 руб./ польз.

Работа с файлами

Синхронизация файлов

Предпросмотр файлов

Полнотекстовый поиск

Загрузка файлов перетаскиванием мышью

Сохранение истории изменений

Проверка файлов

4

Обзор программ для обмена файлами и организации совместной работы

БезопасностьПроверка на вирусы Контроль доступа пользователей

ВозможностиИнтерфейс для смартфонов

Встраивание web-контента

Встроенный текстовый редактор

Текстовый поиск внутри документа

Списки событий Списки задач Комментарии и отзывы пользователей

Ленты новостей

5

Этапы внедрения Kerio Workspace

1 ЭТАП – Внедрение файлового хранилища 2 ЭТАП – Установка Kerio Workspace

3 ЭТАП – Внедрение Kerio Worksapce 4 ЭТАП – Отключение файлого хранилища

Создание общего сетевого хранилища на файловом сервере

Разграничение прав доступа к каталогам файлового сервера

Отключение локальных портфелей на компьютерах сотрудников

Тестирование Kerio Workspace Приобретение лицензий на программный

продукт Установка и настройка продукта Перенос части информации с файлового

сервера

Установка клиента Kerio Workspace на компьютеры сотрудников

Проведение обучающих семинаров по продукту

Создание и публикация обучающих видеороликов по Kerio Workspace

Перевод сетевого хранилища в режим только чтение

Перенос актуальной информации из файлового хранилища в Kerio Workspace

Перевод файлового хранилища в режим хранения мультимедийных файлов

апрель 2011

сентябрь 2012

6

Результат внедрения Kerio Workspace

1 Онлайн-доступ к файлам

2 Совместная работа над проектами

3 Поддержка мобильных устройств

4 Богатый функционал

5 Безопасность

7

Онлайновая библиотека файлов

Загрузка файлов в облачное хранилище путем перетаскивания мышью

Отправка ссылок на файлы, хранящиеся в Workspace, и приглашение коллег редактировать и обсуждать эти файлы

Использование встроенного полнотекстового поиска для быстрого доступа к нужной информации в теле документа

Собственное облако для хранения файлов

1. Онлайн-доступ к файлам

8

Редактирование файлов онлайн

Онлайн редактирование файлов путем использования «родного» приложения, установленного на ПК сотрудника

Оповещение сотрудника о том, что файл в данный момент уже редактируется другим сотрудником

Мгновенное оповещение коллег о внесенных изменениях путем размещения комментария на странице проекта

Собственное облако для хранения файлов

1. Онлайн-доступ к файлам

9

Синхронизация файлов

При нажатии на «Сохранить» файл будет обновлен не только на данном компьютере, но и в онлайновом хранилище, а также на локальных компьютерах коллег

Возможность делиться новыми файлами с коллегами, помещая эти файлы в специальную папку на вашем ПК

Со своего ПК сотрудник можете видеть детальную информацию о том кто и когда вносил изменения в данный файл

Собственное облако для хранения файлов

1. Онлайн-доступ к файлам

10

Отслеживание изменений

Отслеживание изменений, позволяющее предоставить коллегам информацию о новой версии документа, без необходимости отправки ссылок на новую версию

Возможность открывать просмотр и загружать и отправлять ссылки на любую сохраненную версию документа

Просмотр истории изменений документа и комментариев, написанных к этим изменениям

Собственное облако для хранения файлов

1. Онлайн-доступ к файлам

11

Онлайновое место встречи, которое можно изменить

Сортировка Пространств по отделам и проектам

Настройка внешнего вида и структуры страниц для удобного размещения файлов, изображений и видеороликов, комментариев

Установка различных прав на просмотр и редактирование контента, для разных сотрудников и отделов

Собственный центр

управления проектами

2. Совместная работа над проектами

12

Публикация комментариев и отслеживание изменений Настройка Ленты новостей,

которая отображает новости по всем проектам, или просмотр новостей непосредственно на соответствующих Страницах и Пространствах

Наблюдение за обсуждением проектов, работы отделов и участие в дискуссиях

Просмотр истории изменений страницы и информации о загруженных файлах

Собственный центр

управления проектами

2. Совместная работа над проектами

13

Управление проектами с помощью Событий и Задач

Создание событий в календаре для организации встреч и обсуждений

Создание списка задач, снабженных подробными инструкциями по выполнению

Синхронизация события и задачи в Workspace с календарями в компьютере или смартфоне сотрудника

Собственный центр

управления проектами

2. Совместная работа над проектами

14

Workspace в кармане

Чтение комментариев и публикация ответов на Страницах, Пространствах, Лентах новостей или с помощью e-mail

Перемещение по Пространствам и Страницам, просмотр файлов, сохраненных в популярных форматах

Использование поиска для нахождения контента на Страницах и в загруженных документах

Работа над проектами

находясь вне офиса

3. Поддержка мобильных устройств

15

На планшетном ПК

Доступны те же функции, что и на смартфонах

Пользователи планшетов могут редактировать документы с помощью встроенного текстового редактора

3. Поддержка мобильных устройств

Работа над проектами

находясь вне офиса

16

Пространство для хранения и обмена файлами

Загрузка файлов путем перетаскивания мышью

Редактирование файлов онлайн с помощью «родного» редактора

Проверка файлов/защита от перезаписи

Синхронизация файлов с ПК и смартфонами

Отслеживание истории изменений

Легкий доступ к любой версии файла

Предпросмотр файлов онлайн Полнотекстовый поиск в теле

файла

Список функций

4. Богатый функционал

17

Совместная работа над проектами

Предоставление совместного доступа к мультимедийным файлами перетаскивая их мышью

Функция отправки комментариев на e-mail

Отслеживание активности на Страницах по видам активностей или пользователям

Встраивание и использование контента с различных веб-сайтов

Редактирование текстов, используя встроенный текстовый редактор

Список функций

4. Богатый функционал

18

Поддержка мобильных устройств

Интерфейс, оптимизированный для смартфонов и планшетов

Перемещение по Страницам и Пространствам с помощью тач-скрина

Отслеживание ссылок на Страницы, Пространства и файлы

Просмотр Ленты новостей Публикация комментариев Предпросмотр документов Полнотекстовый поиск внутри

Пространств, Страниц и загруженных файлов

Возможность редактирования текста с помощью планшета

Список функций

4. Богатый функционал

19

Безопасность

Интегрированный антивирус Sophos

Контроль доступа пользователей

Принудительный HTTPS доступ SSL-шифрование Интеграция со службами

каталогов Active Directory

Список функций

4. Богатый функционал

20

Администрирование

Веб-консоль администрирования

Режим Администратора контента – управление контентом на всем сервере

Настраиваемое расписание автоматического резервного копирования и очистки от устаревших файлов

Настройка конфигурации портов веб-сервера

Настройка исходящих сообщений электронной почты

Возможность установки на Windows, Mac, Linux или виртуальную машину VMware

Удобное отображение журнала событий и отчетов

Список функций

4. Богатый функционал

21

Пример размещения контента

22

Пример размещения контента